Tổ chức và quản lý công tác lưu trữ trong các cơ quan

Tổ chức và quản lý công tác lưu trữ trong các cơ
quan, tổ chức
I. Nguyên tắc quản lý công tác lưu trữ
Theo quan điểm của nhiều quốc gia, trong đó có Việt Nam, tài liệu
lưu trữ được xem là tài sản của toàn dân, vì vậy cần được nhà nước
quản lý tập trung thống nhất. Nguyên tắc này được thể hiện cụ thể
như sau:
1. Quản lý tập trung thống nhất tài liệu lưu trữ quốc gia
Tài liệu lưu trữ là di sản văn hóa dân tộc, là tài sản quốc gia nên cần
có sự quản lý thống nhất của nhà nước.
Theo Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia 2001, tài liệu lưu trữ quốc gia là
những tài liệu có giá trị về chính trị, kinh tế, quốc phòng, an ninh,
ngoại giao, văn hóa, giáo dục, khoa học và công nghệ được hình
thành trong các thời kỳ lịch sử của dân tộc Việt Nam, trong quá trình
hoạt động của các cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính
trị - xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, tổ chức
kinh tế, đơn vị vũ trang nhân dân và các nhân vật lịch sử, tiêu biểu
phục vụ việc nghiên cứu lịch sử, khoa học và hoạt động thực tiễn.
Cũng theo Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia, toàn bộ tài liệu lưu trữ quốc
gia được tập hợp lại thành Phông Lưu trữ Quốc gia Việt Nam do cơ
quản của Đảng và Nhà nước thống nhất quản lý. Hiện nay, Phông
Lưu trữ Quốc gia Việt Nam gồm hai phông lớn: Phông Lưu trữ
Đảng Cộng sản Việt Nam và Phông Lưu trữ Nhà nước Việt Nam.
Trong đó, Phông Lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam do Cục Lưu trữ
Văn phòng Trung ương Đảng quản lý và Phông Lưu trữ Nhà nước
Việt Nam do Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước (trực thuộc Bộ Nội
vụ) quản lý. Tuy nhiên, hai phông này đều chịu sự điều chỉnh chung
của hệ thống các văn bản quy phạm pháp luật về công tác lưu trữ
như: Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia 2001; Nghị định 111/2004/NĐ-CP
của Chính phủ ngày 08 tháng 4 năm 2004 quy định thi hành chi tiết
một số điều của Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia; Các thông tư hướng

dẫn như: Thông tư số 30/2004/TT-BTC ngày 07/4/2004 của Bộ Tài
chính hướng dẫn về chế độ thu, nộp, quản lý, sử dụng phí khai thác


và sử dụng tài liệu lưu trữ… Nói cách khác, toàn bộ tài liệu lưu trữ
của các cơ quan thuộc Phông Lưu trữ Quốc gia Việt Nam cho dù
được bảo quản ở lưu trữ lịch sử, lưu trữ cố định hay lưu trữ hiện
hành đều chịu sự quản lý thống nhất của Đảng và Nhà nước.
Theo Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia, trong thời gian tới cần có một cơ
quan lưu trữ quốc gia quản lý tập trung thống nhất toàn bộ tài liệu
của Đảng và Nhà nước đặt dưới sự lãnh đạo của Đảng và sự quản lý
thống nhất của Nhà nước (Điều 3).
2. Quản lý tập trung thống nhất về tổ chức và nghiệp vụ lưu trữ
Để quản lý tập trung thống nhất tài liệu lưu trữ, cần phải thiết lập
một hệ thống các cơ quan lưu trữ từ trung ương tới địa phương bao
gồm: các cơ quan quản lý ngành lưu trữ và mạng lưới các kho, các
trung tâm lưu trữ.
- Hệ thống các cơ quan quản lý ngành lưu trữ ở Việt Nam bao gồm:
+ Đứng đầu là Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước (thuộc Bộ Nội vụ):
Đây là cơ quan thực hiện chức năng quản lý nhà nước về lĩnh vực
văn thư, lưu trữ và quản lý tài liệu lưu trữ quốc gia thuộc Phông Lưu
trữ Nhà nước Việt Nam theo quy định của Pháp luật.
+ Cơ quan, bộ phận phụ trách công tác lưu trữ ở các Bộ, ngành và
các địa phương được tổ chức thống nhất theo các văn bản hướng dẫn
của Nhà nước. Trước đây, theo Thông tư số 40/1998/TT-TCCP ngày
20 tháng 01 năm 1998 của Ban Tổ chức Cán bộ Chính phủ (nay là
Bộ Nội vụ) thì tại các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc chính
phủ thành lập các Phòng Lưu trữ. Phòng Lưu trữ Bộ, ngành có chức
năng quản lý toàn bộ tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt
động của cơ quan, các đơn vị trực thuộc cơ quan và thực hiện các

nghiệp vụ lưu trữ tại cơ quan trong giai đoạn hiện hành trước khi
nộp lưu vào lưu trữ quốc gia. Hiện nay, ở tất cả các Bộ, ngành đều
có Phòng Lưu trữ.
+ Tại địa phương: Ở cấp tỉnh có Trung tâm Lưu trữ tỉnh trực thuộc
Văn phòng Uỷ ban nhân dân tỉnh. Ở cấp huyện có Phòng lưu trữ
huyện trực thuộc Uỷ ban nhân dân huyện.
Sau khi ban hành Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia Việt Nam, năm 2001
và Nghị định số 111/2004/NĐ-CP của Chính phủ quy định chi tiết
thi hành một số điều của Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia Việt Nam ngày


08 tháng 4 năm 2004, Bộ Nội vụ đã ban hành Thông tư số
21/2005/TT-BNV ngày 01 tháng 02 năm 2005 hướng dẫn chức
năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của bộ phận phụ trách văn thư
lưu trữ tại các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và
Uỷ ban nhân dân.
Thông tư này quy định như sau:
Tại các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ thành lập
Phòng Văn thư - Lưu trữ thuộc Văn phòng. Phòng Văn thư - Lưu trữ
Bộ có chức năng giúp Chánh Văn phòng tham mưu cho Bộ trưởng
quản lý và tổ chức thực hiện công tác văn thư, lưu trữ của Bộ.
Tại các cơ quan, tổ chức có tư cách pháp nhân, là đơn vị trực thuộc
Bộ có Văn phòng thì có thể lập Phòng Văn thư – Lưu trữ hoặc bộ
phận chuyên trách làm công tác văn thư, lưu trữ.
Tại cấp tỉnh: Văn phòng Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh kiện toàn, sáp
nhập các phòng, tổ và người làm công tác văn thư, lưu trữ để thành
lập Phòng Văn thư - Lưu trữ và Trung tâm Lưu trữ tỉnh.
Trung tâm Lưu trữ tỉnh thuộc Văn phòng Uỷ ban nhân dân tỉnh có
chức năng của lưu trữ lịch sử; Trung tâm Lưu trữ tỉnh là đơn vị sự
nghiệp có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài khoản theo quy định

của pháp luật.
Như vậy là, hệ thống các cơ quan quản lý nhà nước về công tác văn
thư – lưu trữ cũng như hệ thống các kho, trung tâm để bảo quản tài
liệu lưu trữ đã được tổ chức thống nhất trong cả nước.
- Để quản lý thống nhất về mặt nghiệp vụ lưu trữ, Đảng và Nhà nước
đã nghiên cứu và ban hành các văn bản quy phạm pháp luật để
hướng dẫn, chỉ đạo công tác lưu trữ của các cơ quan trong toàn quốc.
Chính vì vậy, các nghiệp vụ lưu trữ như: Thu thập, bổ sung tài liệu;
Phân loại tài liệu; Xác định giá trị tài liệu; Chỉnh lý tài liệu; Bảo
quản tài liệu; Tổ chức công cụ tra cứu khoa học tài liệu, Ứng dụng
công nghệ thông tin trong lưu trữ… tại lưu trữ quốc gia và lưu trữ
các cơ quan từ trung ương đến địa phương đều thực hiện theo sự
hướng dẫn, chỉ đạo của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước và các cơ
quan chuyên môn trên cơ sở quy định của các văn bản nói trên.
Tài liệu Phông Lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam có hệ thống các cơ
quan quản lý riêng và hệ thống các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn
nghiệp vụ riêng của Đảng Cộng sản Việt Nam song cũng được tổ
chức và thực hiện thống nhất từ trung ương đến địa phương.
Nguyên tắc quản lý tập trung thống nhất trên đây hiện đang được áp
dụng đối với tất cả các cơ quan nhà nước, các tổ chức xã hội và các
doanh nghiệp nhà nước. Riêng các doanh nghiệp ngoài quốc doanh,


nguyên tắc này có một số điểm cần chú ý. Xét trên tầm vĩ mô, tài
liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của các doanh
nghiệp (trong đó có các doanh nghiệp ngoài quốc doanh) đã được
Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia năm 2001 xác định là thuộc thành phần
Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam. Vì thế, công tác lưu trữ ở các
doanh nghiệp cũng cần phải tuân theo những quy định chung trong
Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia như: Việc chuyển tài liệu lưu trữ ra nước

ngoài, thu thập, quản lý, bảo vệ, khai thác, sử dụng và công bố tài
liệu lưu trữ quốc gia thuộc bí mật nhà nước và tài liệu đặc biệt quý
hiếm được thực hiện theo quy định của pháp luật; Nghiêm cấm việc
chiếm giữ, tiêu huỷ trái phép, làm hư hại tài liệu lưu trữ quốc gia
hoặc sử dụng tài liệu lưu trữ quốc gia vào mục đích trái với lợi ích
của nhà nước, quyền và lợi ích hợp pháp của tổ chức, cá nhân. Song
đến nay, nhà nước vẫn chưa có những quy định cụ thể trong việc
quản lý công tác lưu trữ trong các doanh nghiệp ngoài quốc doanh.
Vì vậy, để quản lý thống nhất tổ chức lưu trữ, tài liệu lưu trữ và việc
thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ trong doanh nghiệp thì trước mắt các
doanh nghiệp cần căn cứ vào những quy định của nhà nước để ban
hành các quy chế, quy định cụ thể về công tác lưu trữ trong doanh
nghiệp.
Trong các doanh nghiệp, nguyên tắc tập trung quản lý thống nhất tài
liệu lưu trữ được thể hiện ở việc tập trung toàn bộ tài liệu lưu trữ
hình thành trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp và các đơn vị
trực thuộc tạo thành Phông Lưu trữ của doanh nghiệp đó. Việc quản
lý tài liệu lưu trữ trong phông và việc thực hiện các nghiệp vụ lưu
trữ được thực hiện thống nhất theo những quy định, quy chế của
doanh nghiệp về quản lý tài liệu lưu trữ và công tác lưu trữ, dựa trên
nguyên tắc tuân thủ pháp luật của nhà nước Việt Nam.
II. Các biện pháp tổ chức, quản lý công tác lưu trữ trong các cơ
quan
1. Tổ chức bộ phận quản lý công tác lưu trữ
Bộ phận quản lý công tác lưu trữ là một bộ phận không thể thiếu
trong cơ cấu tổ chức của một cơ quan. Bộ phận quản lý công tác lưu
trữ có chức năng giúp lãnh đạo quản lý công tác lưu trữ trong cơ
quan bằng việc thực hiện các nhiệm vụ cụ thể như: Xây dựng những

văn bản quy định về công tác lưu trữ trong cơ quan; quản lý và thực
hiện các nghiệp vụ lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ của cơ quan; đề
xuất các phương án đào tạo, bồi dưỡng cán bộ lưu trữ cho cơ quan
và hàng năm báo cáo tình hình thực hiện công tác lưu trữ trong cơ
quan, lập kế hoạch thực hiện công tác lưu trữ của cơ quan trong thời
gian tới.
Đối với các cơ quan nhà nước, các tổ chức chính trị, tổ chức chính
trị xã hội, việc tổ chức bộ phận quản lý lưu trữ được thực hiện theo
những quy định cụ thể của nhà nước. Cụ thể là:
1.1. Ở các cơ quan cấp Bộ
Tại Thông tư số 21/2005/TT-BNV (đã trích dẫn ở trên), bộ phận
quản lý công tác lưu trữ tại các cơ quan cấp Bộ là Phòng Văn thư –
Lưu trữ Bộ thuộc Văn phòng Bộ. Phòng Văn thư – Lưu trữ Bộ có
nhiệm vụ:
- Căn cứ vào quy định của pháp luật, giúp Chánh Văn phòng xây
dựng các văn bản của Bộ hướng dẫn thực hiện công tác văn thư - lưu
trữ;
- Giúp Chánh văn phòng Bộ xây dựng kế hoạch phát triển ngắn hạn,
dài hạn về văn thư, lưu trữ;
- Giúp Chánh văn phòng Bộ xây dựng kế hoạch ứng dụng khoa học
công nghệ vào văn thư, lưu trữ; phối hợp với các cơ quan, tổ chức
khác thuộc Bộ thực hiện việc đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ cho cán
bộ văn thư, lưu trữ;
- Giúp Chánh văn phòng Bộ phối hợp với Thanh tra Bộ trong việc
giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm pháp luật về văn thư,
lưu trữ;
- Thực hiện thống kê, báo cáo thống kê về văn thư và lưu trữ theo
quy định của pháp luật.
1.2. Ở cấp tỉnh và thành phố trực thuộc Trung ương
Cũng theo Thông tư này, bộ phận quản lý công tác lưu trữ ở cấp tỉnh

là Phòng Văn thư - Lưu trữ tỉnh:
Phòng Văn thư - Lưu trữ tỉnh có chức năng giúp Chánh Văn phòng
tỉnh tham mưu cho Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh quản lý và tổ
chức thực hiện công tác văn thư lưu trữ của tỉnh.


Phòng Văn thư - Lưu trữ tỉnh có nhiệm vụ:
- Giúp Chánh văn phòng xây dựng kế hoạch dài hạn, ngắn hạn và
hàng năm về công tác văn thư, lưu trữ của tỉnh và hướng dẫn tổ chức
thực hiện khi được cấp có thẩm quyền phê duyệt;
- Căn cứ vào những văn bản quy phạm pháp luật về văn thư, lưu trữ
và hướng dẫn của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước xây dựng các
văn bản hướng dẫn thực hiện chế độ, quy định về công tác văn thư,
lưu trữ để Chánh văn phòng trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh ban
hành.
- Giúp Chánh văn phòng trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh phê
duyệt kế hoạch tổ chức thực hiện và kiểm tra việc thực hiện chế độ,
quy định về công tác văn thư, lưu trữ đối với các cơ quan, tổ chức
thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh; các cơ quan, tổ chức có tài liệu là
nguồn nộp lưu vào Trung tâm Lưu trữ tỉnh.
- Giúp Chánh văn phòng xây dựng kế hoạch ứng dụng khoa học
công nghệ vào văn thư, lưu trữ; phối hợp với các cơ quan, tổ chức
khác thuộc Ủy ban thực hiện việc đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ cho
cán bộ văn thư, lưu trữ;
- Thực hiện thống kê, báo cáo thống kê về văn thư và lưu trữ theo
quy định của pháp luật;
- Tổ chức thực hiện các nhiệm vụ lưu trữ hiện hành của cơ quan Văn
phòng Ủy ban nhân dân tỉnh.
1.3. Ở cấp huyện
Tại Văn phòng Ủy ban nhân dân cấp huyện có bộ phận văn thư – lưu

trữ chuyên trách, giúp Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân huyện tổ
chức thực hiện và quản lý công tác văn thư, lưu trữ đối với các cơ
quan chuyên môn và các tổ chức thuộc huyện và đối với Ủy ban
nhân dân cấp xã; thu thập, chỉnh lý, bảo quản và phục vụ khai thác,
sử dụng tài liệu lưu trữ được bảo quản ở kho lưu trữ lịch sử của
huyện; thực hiện các nhiệm vụ lưu trữ hiện hành tại Văn phòng Ủy
ban nhân dân huyện.
Thông thường bộ phận thực hiện công tác lưu trữ được đặt dưới sự
quản lý của Văn phòng và dưới sự chỉ đạo trực tiếp của Chánh văn
phòng cơ quan. Những cơ quan có bộ phận lưu trữ được đặt ngang
với Văn phòng hoặc Phòng Hành chính của cơ quan thì bộ phận
quản lý công tác lưu trữ được đặt dưới sự chỉ đạo trực tiếp của Thủ
trưởng cơ quan hoặc Phó thủ trưởng cơ quan. Ví dụ Phòng Văn thư
Lưu trữ Bộ đặt trong Văn phòng Bộ và dưới sự chỉ đạo trực tiếp của


Chánh Văn phòng Bộ; Trung tâm Lưu trữ tỉnh thuộc Văn phòng
UBND tỉnh và cũng chịu sự quản lý của Chánh văn phòng tỉnh….
2. Tuyển dụng và bố trí cán bộ làm công tác lưu trữ
Cán bộ là nhân tố đóng vai trò quan trọng trong công tác văn thư,
lưu trữ ở các cơ quan. Trình độ của cán bộ lưu trữ có tác động trực
tiếp đến phương pháp, cách thức tổ chức khoa học tài liệu trong kho
lưu trữ cơ quan. Cán bộ có trình độ chuyên môn nghiệp vụ cao sẽ
tìm ra phương pháp phân loại và sắp xếp tài liệu của cơ quan một
cách khoa học hợp lý, dễ tra tìm. Ngược lại trình độ cán bộ chuyên
môn thấp sẽ ảnh hưởng không tốt đến cách phân loại và sắp xếp tài
liệu của cơ quan ảnh hưởng đến hiệu quả của công tác khai thác và
sử dụng tài liệu. Chính vì vậy, việc tuyển dụng và bố trí cán bộ làm
công tác lưu trữ ở cơ quan là một việc làm cần thiết cần được sự
quan tâm trực tiếp sát sao của lãnh đạo văn phòng và lãnh đạo cơ

quan.
Theo Thông tư số 40/1998/TT-TCCP ngày 24 tháng 01 năm 1998
của Ban Tổ chức Cán bộ Chính phủ (nay là Bộ Nội vụ) hướng dẫn tổ
chức lưu trữ ở các cơ quan nhà nước các cấp thì số lượng và trình độ
cán bộ làm công tác lưu trữ được bố trí và quy định như sau:
- Phòng Lưu trữ Bộ có một trưởng phòng, tuỳ theo khối lượng và
yêu cầu công tác có thể có phó trưởng phòng. Biên chế của Phòng
Lưu trữ Bộ tối thiểu là hai người có trình độ trung học lưu trữ trở lên
do Bộ trưởng quyết định trong tổng số biên chế hành chính sự
nghiệp được giao cho Bộ.
- Trung tâm Lưu trữ tỉnh do Giám đốc phụ trách, giúp việc cho giám
đốc có một phó giám đốc.
Trung tâm lưu trữ tỉnh có bộ phận quản lý nghiệp vụ và bộ phận
quản lý kho lưu trữ.
Biên chế của trung tâm lưu trữ tỉnh có tối thiểu là năm người, có
trình độ trung học lưu trữ trở lên do Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh
quyết định trong tổng số biên chế hành chính sự nghiệp được giao
của tỉnh.
- Ở cấp huyện bố trí từ một đến hai người, có trình độ trung học lưu
trữ trở lên làm công tác lưu trữ chuyên trách thuộc văn phòng Ủy
ban nhân dân huyện (tính trong tổng số biên chế hành chính sự
nghiệp được giao của huyện).
- Ở cấp xã có cán bộ văn phòng Ủy ban nhân dân xã kiêm nhiệm


công tác lưu trữ.
Nhưng hiện nay, tại Thông tư số 21/2005/TT-BNV ngày 01 tháng 02
năm 2005 của Bộ Nội vụ hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền
hạn và tổ chức của tổ chức văn thư, lưu trữ Bộ, cơ quan ngang Bộ,
cơ quan thuộc Chính phủ và Uỷ ban nhân dân thì việc bố trí nhân sự

làm công tác lưu trữ có sự điều chỉnh như sau:
- Phòng Văn thư – Lưu trữ Bộ có trưởng phòng, các phó trưởng
phòng và một số cán bộ, công chức, viên chức nghiệp vụ;
Biên chế của Phòng Văn thư – Lưu trữ Bộ do Bộ trưởng quyết định
theo đề nghị của Chánh Văn phòng trong tổng số biên chế của Bộ để
đảm bảo hoàn thành nhiệm vụ được giao.
Cán bộ, công chức, viên chức của Phòng Văn thư – Lưu trữ Bộ phải
có đủ tiêu chuẩn nghiệp vụ của ngạch công chức văn thư, lưu trữ
theo quy định của pháp luật.
- Tại các cơ quan, tổ chức có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài
khoản trực thuộc Bộ có Văn phòng thì tuỳ theo khối lượng công việc
của công tác văn thư, lưu trữ có thể lập Phòng Văn thư – Lưu trữ
hoặc bộ phận chuyên trách làm công tác văn thư, lưu trữ.
- Tại các cơ quan, tổ chức có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài
khoản trực thuộc Bộ, nếu không có văn phòng thì bố trí bộ phận
chuyên trách làm công tác văn thư, lưu trữ.
Cán bộ, công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ ở các cơ
quan tổ chức này phải có đủ tiêu chuẩn nghiệp vụ của ngạch công
chức văn thư, lưu trữ theo quy định của pháp luật.
- Trung tâm Lưu trữ tỉnh có Giám đốc, các Phó giám đốc và một số
cán bộ, công chức, viên chức nghiệp vụ. Giám đốc, Phó Giám đốc
Trung tâm Lưu trữ tỉnh do Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh bổ nhiệm
theo đề nghị của Chánh văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh và Giám
đốc Trung tâm (với chức danh Phó Giám đốc);
Biên chế của Trung tâm Lưu trữ tỉnh là biên chế sự nghiệp do Chủ
tịch Ủy ban nhân dân tỉnh quyết định trong tổng số biên chế sự
nghiệp của tỉnh;
Cán bộ, công chức, viên chức của Trung tâm Lưu trữ tỉnh phải có đủ
tiêu chuẩn nghiệp vụ của ngạch công chức văn thư, lưu trữ theo quy
định của pháp luật.

- Tại các cơ quan chuyên môn và các tổ chức có tư cách pháp nhân,
có dấu và tài khoản thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh có bộ phận chuyên
trách công tác văn thư, lưu trữ. Biên chế cụ thể làm văn thư lưu trữ
do Thủ trưởng cơ quan đó quy định theo hướng dẫn của Ủy ban
nhân dân tỉnh và các quy định của pháp luật.


- Ở cấp huyện: Biên chế của bộ phận Văn thư, lưu trữ do Chủ tịch
Ủy ban nhân dân huyện quyết định theo thẩm quyền trong tổng số
biên chế hành chính sự nghiệp của huyện.
- Tại các phòng, ban chuyên môn của huyện và cấp xã có cán bộ
kiêm nhiệm làm công tác văn thư, lưu trữ.
Cán bộ, công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ của
huyện và xã phải có đủ tiêu chuẩn nghiệp vụ của ngạch công chức
văn thư, lưu trữ theo quy định của pháp luật.
Theo thông tư này, trình độ của cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ
ở các cơ quan nhà nước phải đáp ứng được tiêu chuẩn nghiệp vụ của
các ngạch công chức quản lý văn thư lưu trữ ban hành kèm theo
Quyết định số 650-TCCP/CV ngày 20 tháng 8 năm 1993 của Ban Tổ
chức Cán bộ Chính phủ (nay là Bộ Nội vụ) và đáp ứng được những
yêu cầu về cán bộ, công chức, viên chức ở các văn bản hiện hành
khác như: Pháp lệnh Cán bộ công chức và các Nghị định hướng dẫn
thi hành.
Thông tư số 21/2005/TT-BNV ngày 01 tháng 02 năm 2005 của Bộ
Nội vụ được ban hành thay thế cho Thông tư số 40/1998/TT-TCCP
ngày 24 tháng 01 năm 1998 của Ban Tổ chức Cán bộ Chính phủ.
Tuy nhiên, hiện nay thông tư số 21/2005/TT-BNV chưa được triển
khai thực hiện mà các cơ quan nhà nước vẫn đang thực hiện theo
Thông tư 40/1998/TT-TCCP.
Trong những năm qua, hầu hết các cơ quan từ trung ương đến địa

phương đều tổ chức bộ phận lưu trữ và bố trí nhân sự làm công tác
lưu trữ theo thông tư hướng dẫn trên. Các cơ quan nhà nước từ trung
ương đến địa phương đều đã bố trí cán bộ làm công tác lưu trữ.
Những cán bộ làm công tác lưu trữ được bố trí trước khi thông tư 40
được ban hành, nếu chưa có trình độ chuyên môn thì các cơ quan
đều đã có kế hoạch đào tạo hoặc đào tạo lại về nghiệp vụ lưu trữ
bằng việc tạo điều kiện cho các cán bộ này tham gia học đại học tại
chức, trung học tại chức hoặc học các lớp nghiệp vụ ngắn hạn. Đến
nay, hầu hết cán bộ lưu trữ của các cơ quan nhà nước đều có tr×nh
độ chuyên môn nhất định song vẫn chưa đáp ứng được yêu cầu của
công tác lưu trữ ở các cơ quan.
Về vấn đề tuyển dụng cán bộ làm công tác lưu trữ: Hiện nay hệ
thống các cơ sở đào tạo cán bộ làm công tác lưu trữ ở nước ta đã
bước đầu đáp ứng được yêu cầu của ngành lưu trữ. Trước đây ở Việt
Nam chỉ có một cơ sở đào tạo cán bộ có trình độ đại học về lưu trữ
là: Khoa Lưu trữ học và Quản trị Văn phòng thuộc Trường Đại học


Khoa học Xã hội và Nhân văn Hà Nội. Gần đây, năm 2004, tại
Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn Thành phố Hồ Chí
Minh cũng vừa thành lập Khoa Lưu trữ học và Quản trị Văn phòng.
Hệ Trung học có hai cơ sở đào tạo là Trường Trung học Văn thư
Lưu trữ Trung ương I Hà Nội, Trường Trung học Văn thư Lưu trữ
Trung ương II tại thành phố Hồ Chí Minh và một số cơ sở dạy nghề
và đào tạo các lớp ngắn hạn về nghiệp vụ văn phòng, nghiệp vụ văn
thư – lưu trữ…
Một số năm gần đây, việc tuyển dụng cán bộ lưu trữ vào làm việc tại
các cơ quan nhà nước đã có chiều hướng coi trình độ chuyên môn
đáp ứng yêu cầu công tác lưu trữ cơ quan là tiêu chuẩn hàng đầu. Vì
vậy, hầu hết các học sinh, sinh viên được đào tạo về nghiệp vụ lưu

trữ và nghiệp vụ văn phòng đều có nhiều khả năng tìm được việc
làm hơn một số ngành khác. Số lượng và trình độ cán bộ lưu trữ làm
việc trong các cơ quan nhà nước tương đối ổn định. Đồng thời nhu
cầu về cán bộ làm công tác lưu trữ tại các doanh nghiệp, các tổ chức
chính trị, tổ chức chính trị xã hội, tổ chức xã hội nghề nghiệp cũng
ngày càng lớn đòi hỏi việc đào tạo và cung cấp cán bộ có trình độ
chuyên môn cao về lĩnh vực lưu trữ cần được quan tâm, chú trọng và
đẩy mạnh.
3. Tổ chức kho tàng, trang thiết bị cho công tác lưu trữ
Tài liệu lưu trữ là di sản văn hóa của dân tộc cần phải được bảo quản
an toàn, tránh hư hỏng, mất mát.
Để thực hiện chủ trươgn trên, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước đã
có những hướng dẫn cụ thể về công tác bảo quản tài liệu. Đó là
Công văn số 111/LTNN-NVĐP ngày 04 tháng 4 năm 1995 về việc
hướng dẫn bảo quản tài liệu lưu trữ; ban hành một số tiêu chuẩn về
bảo quản tài liệu như: tiêu chuẩn hộp đựng tài liệu; tiêu chuẩn bìa hồ
sơ; tiêu chuẩn giá đựng tài liệu….
Tại các lưu trữ lịch sử, nhà nước đã rất quản tâm đến công tác bảo
quản những tài liệu lưu trữ quý hiếm của dân tộc bằng việc phê
duyệt nhiều đề án lớn như: Đề án xây dựng Kho lưu trữ Trung tâm
Lưu trữ Quốc gia III; Đề án Cải tạo nâng cấp kho lưu trữ trung tâm
tưu trữ quốc gia I; Đề án cấp cứu tài liệu châu bản; Đề án nâng cấp
Phông Lưu trữ Quốc hội Việt Nam; Đề án Bảo hiểm Tài liệu lưu trữ
Quốc gia… Đồng thời Nhà nước cũng cấp kinh phí cho các trung
tâm mua sắm các trang thiết bị hiện đại để bảo quản tài liệu như: Tủ
đựng tài liệu bản đồ; giá di động để đựng tài liệu giấy; hệ thống điều


hòa nhiệt độ tại kho…
Tại các lưu trữ cơ quan, việc xây dựng kho tàng, mua sắm các trang

thiết bị phục vụ cho công tác bảo quản tài liệu phụ thuộc vào sự
quan tâm của lãnh đạo cơ quan và lãnh đạo văn phòng đối với công
tác lưu trữ. Tuy nhiên, mặc dù hầu hết các lưu trữ hiện hành đều
chưa xây dựng được kho lưu trữ chuyên dụng song cũng đã có đầy
đủ các trang thiết bị như; giá, tủ, hộp, cặp, hệ thống điều hoà nhiệu
độ… đảm bảo ở mức tương đối yêu cầu bảo quản tài liệu ở giai đoạn
hiện hành.
Đối với các cơ quan có tài liệu chuyên môn, đặc thù mà phương
pháp và vật liệu chế tác khác tài liệu giấy như: tài liệu phim, ảnh, ghi
âm, ghi hình; tài liệu địa chất, khoáng sản, khí tượng thuỷ văn và
một số ngành đặc thù khác thì việc bảo quản tài liệu cũng mang tính
khác biệt và cần có các trang thiết bị riêng do các ngành đó trang bị.
4. Ban hành văn bản chỉ đạo và hướng dẫn nghiệp vụ công tác
lưu trữ
Một trong những yếu tố làm căn cứ pháp lý cho việc thực hiện
nguyên tắc quản lý tập trung thống nhất về công tác lưu trữ trong
toàn quốc là hệ thống văn bản quy pham pháp luật của ngành lưu
trữ. Hiện nay, nhà nước ta đã xây dựng và ban hành một hệ thống
văn bản quy phạm pháp luật tương đối đầy đủ về công tác lưu trữ,
cụ thể như sau:
Văn bản pháp lý có giá trị cao nhất ngành lưu trữ là: Pháp lệnh Lưu
trữ Quốc gia 2001, được Uỷ ban Thường vụ Quốc hội ban hành ngày
28 tháng 4 năm 2001. Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia là văn bản mang
tính bao quát, quy định được những vấn đề cơ bản của ngành lưu trữ
cần có sự điều chỉnh của pháp luật như: Tổ chức lưu trữ quốc gia;
Quản lý công tác lưu trữ; Thu thập và Bổ sung tài liệu lưu trữ; Xác
định giá trị tài liệu; Bảo quản tài liệu; Khai thác và sử dụng tài liệu
lưu trữ; Khen thưởng và kỷ luật trong ngành lưu trữ…. Pháp lệnh
Lưu trữ Quốc gia ra đời đánh dấu bước phát triển mới của ngành lưu
trữ Việt Nam, là tiền đề cơ bản để thực hiện những chuyển biến của

ngành lưu trữ trong giai đoạn cải cách nền hành chính nhà nước.
Tiếp đó Nghị định số 111/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004
của Chính phủ Quy định chi tiết thi hành một số điều của Pháp lệnh
Lưu trữ Quốc gia; Thông tư số 40/2004/TT-BTC ngày 07 tháng 4
năm 2004 do Bộ Tài chính hướng dẫn việc thu và sử dụng phí khai
thác tài liệu lưu trữ quốc gia; Thông tư số 21/2005/TT-BNV ngày 01
tháng 02 năm 2005 của Bộ Nội vụ hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ,


quyền hạn và tổ chức của tổ chức văn thư, lưu trữ Bộ, cơ quan ngang
Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và Uỷ ban nhân dân; Quyết định số
13/2005/QĐ-BNV ngày 06 tháng 5 năm 2005 của Bộ Nội vụ về việc
ban hành chế độ báo cáo thống kê cơ sở công tác văn thư, lưu trữ;
Quyết định số 14/2005/QĐ-BNV ngày 06 tháng 5 năm 2005 của Bộ
Nội vụ về việc ban hành chế độ báo cáo thống kê tổng hợp công tác
văn thư, lưu trữ; và một số văn bản hướng dẫn nghiệp vụ của Cục
Văn thư Lưu trữ nhà nước như: Công văn số 283/VTLTNN-NVTW
ngày 19 tháng 3 năm 2004 về việc ban hành hướng dẫn chỉnh lý tài
liệu hành chính; Công văn số 260/VTLTNN-NVĐP ngày 06 tháng 5
năm 2005 về việc hướng dẫn xây dựng quy chế công tác văn thư và
lưu trữ cơ quan…
Tại các cơ quan, tổ chức ngoài việc tuân theo những quy định của
những văn bản trên cần phải thực hiện những quy định cụ thể của cơ
quan ban hành. Những cơ quan được lãnh đạo quan tâm sát sao đến
công tác lưu trữ thường ban hành những quy chế quy định một số
điều cụ thể về quản lý công tác lưu trữ, việc thực hiện các nghiệp vụ
lưu trữ và trách nhiệm của các cán bộ, công chức, viên chức cơ quan
đối với công tác lưu trữ. Cũng có nhiều cơ quan ban hành những
công văn hướng dẫn về việc thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ trên cơ
sở những quy định, hướng dẫn của nhà nước như: Quyết định số

16/2003/QĐ-BCN ngày 03 tháng 3 năm 2003 của Bộ trưởng Bộ
Công nghiệp về việc ban hành Quy chế tiếp nhận, xử lý, ban hành và
lưu trữ văn bản của cơ quan Bộ Công nghiệp; Chỉ thị số
06/2001/CT-BTS ngày 14 tháng 9 năm 2001 của Bộ trưởng Bộ Thuỷ
sản về việc tăng cường công tác quản lý và chỉ đạo nghiệp vụ Văn
thư Lưu trữ trong ngành thuỷ sản….
Cán bộ chuyên trách lưu trữ tại cơ quan có nhiệm vụ tham mưu cho
lãnh đạo trong việc ban hành những văn bản về công tác lưu trữ cơ
quan đồng thời cũng là người trực tiếp thực hiện những quy định đề
ra trong văn bản và hướng dẫn mọi người trong cơ quan cùng thực
hiện. Có như vậy công tác lưu trữ cơ quan mới đi vào nề nếp và hoạt
động có hiệu quả.
5. Công tác thanh tra, kiểm tra và xử lý các vi phạm trong công
tác lưu trữ
Công tác thanh tra, kiểm tra trong ngành lưu trữ do Thanh tra Cục
Văn thư Lưu trữ Nhà nước đảm nhận dựa theo những quy định của
pháp luật về công tác lưu trữ. Hàng năm, Thanh tra Cục Văn thư và


Lưu trữ nhà nước tiến hành thanh tra, kiểm tra các cơ quan lưu trữ từ
Trung ương đến địa phương và việc thực hiện các văn bản quy phạm
pháp luật tại lưu trữ các cơ quan, sau đó báo cáo với Lãnh đạo Cục
và Vụ Pháp chế của Bộ Nội vụ.
Thanh tra, kiểm tra là khâu quan trọng trong việc thực hiện chức
năng quản lý nhà nước của mỗi cơ quan. Thanh tra, kiểm tra có mục
đích, ý nghĩa như sau:
- Thanh tra, kiểm tra việc thực hiện các quy định của văn bản nhà
nước trong thực tế xem có chính xác không, chính xác bao nhiêu
phần trăm và có cần chỉnh sửa, bổ sung gì không.
- Thanh tra kiểm tra để phát huy những điểm tích cực, kịp thời phát

hiện những sai lệch (nếu có), từ đó tìm biện pháp khắc phục cho phù
hợp với tình hình thực tế của từng cơ quan, đơn vị cụ thể.
- Thanh tra, kiểm tra để đưa ra những kết luận, đánh giá về kết quả
đạt được của từng đơn vị, cá nhân từ đó xây dựng cơ chế khen
thưởng và kỷ luật khách quan, công bằng.
Công tác thanh tra, kiểm tra được tiến hành thường xuyên liên tục
theo định kỳ và trong những trường hợp cần thiết thì tiến hành kiểm
tra đột xuất. Tuy nhiên, hiện nay chúng ta vẫn chưa có những quy
định cụ thể về công tác thanh tra, kiểm tra và xử lý các vi phạm
trong ngành lưu trữ. Điều đó cũng phần nào gây khó khăn cho công
tác thanh tra, kiểm tra của ngành.
Trong các văn bản quy phạm pháp luật về công tác lưu trữ, việc
khen thưởng và xử lý các vi phạm trong công tác lưu trữ cũng đã
được đề cập. Chương 4, Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia quy định về
việc khen thưởng và xử lý vi phạm như sau:
Điều 28. Cơ quan, tổ chức, cá nhân có thành tích trong việc thu thập,
quản lý, bảo vệ tài liệu lưu trữ; phát hiện, giao nộp, tặng cho tài liệu
lưu trữ có giá trị, tài liệu lưu trữ đặc biệt quý, hiếm cho cơ quan lưu
trữ thì được khen thëng theo quy định của pháp luật.
Điều 29. Người nào chiếm giữ, tiêu huỷ trái phép làm hư hại tài liệu
lưu trữ quốc gia hoặc có hành vi khác vi phạm những quy định của
pháp lệnh này thì tuỳ theo tính chất, mức độ vi phạm mà bị xử phạt
hành chính hoặc bị truy cứu trách nhiệm hình sự; nếu gây thiệt hại
thì phải båi thường theo quy định của pháp luật.
Người nào lợi dụng chức vụ, quyền hạn vi phạm các quy định của
pháp lệnh này thì tuỳ theo tính chất, mức độ vi phạm mà bị xử lý kỷ
luật hoặc bị truy cứu trách nhiệm hình sự; nếu gây thiệt hại thì phải
bồi thường theo pháp luật.
Nghị định số 111/2004/NĐ-CP cũng quy định các cơ quan, tổ chức,

cá nhân hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ; phát hiện, giao nộp, tặng tài
liệu cho cơ quan lưu trữ; phát hiện, tố giác kịp thời hành vi chiếm
đoạt, làm hư hại hoặc tiêu huỷ trái phép tài liệu lưu trữ quốc gia sẽ
được khen thưởng theo quy định của pháp luật. Cơ quan nào, người
nào vi phạm thì bị kỷ luật theo quy định của pháp luật; các tổ chức,
cá nhân có quyền tố cáo, khiếu nại những hành vi vi phạm pháp luật
trong lĩnh vực lưu trữ; việc giải quyết khiến nại, tố cáo theo quy định
của pháp luật.
Đối với lưu trữ cơ quan, ngoài việc chịu sự thanh tra, kiểm tra và xử
lý các vi phạm pháp luật của Thanh tra Cục Văn thư và Lưu trữ nhà
nước còn chịu sự thành tra, kiểm tra thường xuyên của bộ phận làm
công tác thanh tra, kiểm tra của cơ quan. Bộ phận thanh tra, kiểm tra
của cơ quan lấy những quy định pháp luật của nhà nước về công tác
lưu trữ làm căn cứ pháp lý đồng thời dựa trên những quy định cụ thể
về công tác lưu trữ của cơ quan.
Đối với các doanh nghiệp không chịu sự thanh tra, kiểm tra của Cục
Văn thư và Lưu trữ nhà nước thì lãnh đạo doanh nghiệp căn cứ vào
những quy định của pháp luật và những quy định, quy chế của cơ
quan về công tác lưu trữ để làm căn cứ tiến hành thanh tra kiểm tra
thường xuyên theo định kỳ hoặc đột xuất. Từ đó có những đánh gía
chính xác để phát huy điểm tích cực, điều chỉnh những sai sót nếu có
và xây dựng cơ chế khen thưởng, kỷ luật thích đáng.
Trên đây là những vấn đề cơ bản về tổ chức và quản lý công tác lưu
trữ trong các cơ quan, tổ chức. Cán bộ lưu trữ cần nắm vững kiến
thức của chương này để tham mưu, tư vấn cho lãnh đạo trong việc tổ
chức công tác lưu trữ và tuyển dụng cán bộ chuyên môn làm công
tác lưu trữ ở cơ quan. Ngoài ra cán bộ lưu trữ cũng cần nắm vững
những yêu cầu về trình độ của cán bộ lưu trữ để quyết định việc
tham dự các chương trình đào tạo cho phù hợp.

TS. Nguyễn Lệ Nhung