Bài giảng quản trị dự án chương 1 ths phan thị thu hương

QUẢN TRỊ DỰ ÁN
(Project Management)
Th.s Phan Thị Thu Hương
1


ĐỊNH HƯỚNG CỦA MÔN HỌC :
MỘT VÀI CÂU HỎI LIÊN QUAN


Thế nào là dự án ? Và thế nào thì không phải
là dự án?



Tại sao biết quản trị dự án lại quan trọng?



Bạn có thể kỳ vọng học được gì trong suốt
khoá học?



Bạn kỳ vọng học như thế nào?
2


MỤC TIÊU MÔN HỌC










Hiểu những khái niệm cơ bản, những khuôn khổ và các
chức năng của QTDA
Hiểu và biết cách sử dụng một vài công cụ kỹ thuật trong
QTDA
Hiểu tiến trình và những vấn đề liên quan đến việc quản
lý dự án.
Liên hệ những khuôn khổ phân tích đã học với những
vấn đề và những tình huống được cung cấp trong các bài
tập.
Đánh giá những ứng dụng tiềm tàng các khái niệm và các
kỹ thuật QTDA trong các dự án thực tế gắn liền với công
việc của bạn.

3


Bài 1
TỔNG QUAN VỀ DỰ ÁN
VÀ QUẢN TRỊ DỰ ÁN









Các khái niệm cơ bản : dự án, chu kỳ sống
của dự án, và quản trị dự án
Các đặc điểm của dự án
Các chức năng và các giai đoạn QTDA
Những yếu tố thành công chủ yếu của dự án
Thất bại và các vấn đề của dự án
Nhà quản lý dự án
4


CÂU HỎI THẢO LUẬN :


Thế nào là dự án ?



Điều gì tạo ra sự khác biệt giữa công việc dự
án và công việc thường ngày của tổ chức?

5


THẾ NÀO LÀ DỰ ÁN ?
Dự án là “một nổ lực tạm thời đã cam kết để

hoàn thành một sản phẩm hoặc dịch vụ duy
nhất” (PMBOK, 2000)


Có một mục tiêu được thiết lập (duy nhất)



Có một thời điểm bắt đầu và kết thúc được xác định



Các nguồn lực yêu cầu thường từ các lĩnh vực khác nhau, bị
hạn chế.



Nên có một khách hàng/nhà bảo trợ chính



Bao hàm sự không chắc chắn

6


CÁC LOẠI DỰ ÁN
1. Dự án hợp đồng (Contractual project)
2. Dự án nghiên cứu và phát triển (R&D project)
3. Dự án hệ thống thông tin (Information System project)

4. Dự án xây dựng (Construction Project)
5. Dự án đào tạo và quản lý (Management and Trainning
Project)
6. Dự án bảo dưỡng lớn (Major Maintenance Project)
7. Dự án viện trợ phát triển/Phúc lợi công cộng
(Public/Welfare/Development Project)

7


CHU KỲ SỐNG CỦA DỰ ÁN
Định nghiã
Mức
độ nổ
lực What

1.Mục đích
2.Mục tiêu
3.Phạm vi
4.Ràng buộc

Hoạch định

How

1.Hoạt động
2.Nhiệm vụ
3.Nguồn lực
4.Thời gian
5.Trách nhiệm

Thực hiện

Kết thúc

Transferring &
completing

Doing it

1.Báo cáo thực trạng
2.Các thay đổi
3.Chất lượng
4.Dự báo

8

1.Huấn luyện khách hàng
2.Chuyển giao tài liệu
3.Giải phóng nguồn lực
4.Đánh giá lại nhân sự
5.Các bài học


CHU KỲ SỐNG CỦA DỰ ÁN
Chuyển giao
Nghiệm thu

100%
%

hoàn
thành
dự án

Hợp
đồng
"Ra''
quyết
định

0
Định nghiã

Hoạch
định

Kết thúc

Thực hiện

9


ĐỊNH NGHĨA QUẢN TRỊ DỰ ÁN
°

Quản trị dự án là tiến trình quản lý và định
hướng những nổ lực và những nguồn lực để đạt
được những mục tiêu dự án trong sự ràng buộc
về thời gian, chi phí, sự hạn chế về đội ngũ và sự

thoả mãn của các thành viên có liên quan

°

“Quản trị dự án là việc ứng dụng kiến thức, các
kỹ năng, các công cụ và kỹ thuật quản trị để các
hoạt động dự án đáp ứng những yêu cầu cuả dự
án”.

(PMI*, Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide), 2000)
*The Project Management Institute (PMI) is an international professional society.
Their web site is www.pmi.org.

10


BỘ BA RÀNG BUỘC CỦA
QUẢN TRỊ DỰ ÁN
Quản trị dự án thành công là đáp
ứng ba mục tiêu này và thoả mãn
kỳ vọng của khách hàng

11


Bộ ba ràng buộc


Mỗi dự án được ràng buộc theo nhiều cách khác
nhau bởi chính nó:







Phạm vi : Cái gì mà dự án cố gắng hoàn thành
Thời gian: Bao lâu thì dự án sẽ thực hiện xong
Chi phí : Chi phí là bao nhiêu

Nhiệm vụ của nhà quản lý dự án là cân đối ba
mục tiêu thường hay cạnh tranh nhau này
12


PMI PMBOK
Project management Body of Knowledge

13


THÀNH VIÊN CÓ LIÊN QUAN
Những người hoặc những nhóm người mà
-

Có những mối quan tâm (trực tiếp hoặc gián tiếp) đến sự thành công
hay thất bại của dự án
Có thể có ảnh hưởng đến sự thành công hoặc thất bại đối với việc thực
hiện dự án

Họ là ai ?
-

Chủ sở hữu dự án/ Nhà tài trợ
Đội dự án
Đội ngũ hổ trợ dự án
Khách hàng
Những người sử dụng cuối cùng
Các nhà thầu/Nhà thầu phụ/Nhà cung cấp
Chính phủ và những người có quyền lực ở địa phương,…

14


9 LĨNH VỰC KIẾN THỨC QUẢN TRỊ DỰ ÁN
Các lĩnh vực kiến thức mô tả những năng lực then chốt mà các
nhà quản lý dự án phải phát triển


4 lĩnh vực kiến thức nòng cốt hướng đến các mục tiêu dự án
riêng biệt (Phạm vi, thời gian, chi phí và chất lượng)



4 lĩnh vực kiến thức tạo sự thuận lợi là những phương tiện
mà thông qua đó các mục tiêu dự án có thể đạt được (quản lý
nguồn nhân lực, quản lý truyền thông, quản lý rủi ro và quản
lý mua sắm)



1 lĩnh vực kiến thức (quản lý hợp nhất dự án) tác động và bị
tác động bởi tất cả các lĩnh vực kiến thức khác

15


CÁC CÔNG CỤ VÀ KỸ THUẬT
QUẢN TRỊ DỰ ÁN


Các công cụ và kỹ thuật quản trị dự án trợ giúp nhà
quản lý dự án và đội của họ trong những khía cạnh
khác nhau của quản trị dự án



Một vài công cụ và kỹ thuật cụ thể:


Định nghĩa dự án và cấu trúc phân việc-WBS (phạm vi)



Sơ đồ Gantt, sơ đồ mạng, phân tích lộ trình tới hạn (Thời
gian)



Ước lượng chi phí và quản lý giá trị kiếm được (chi phí)

16


QUẢN TRỊ DỰ ÁN CÓ MỐI LIÊN
HỆ NHƯ THẾ NÀO VỚI NHỮNG
MÔN HỌC KHÁC
Các nhà quản lý dự án cũng phải có kiến thức và
kinh nghiệm trong


Quản trị tổng quát



Lĩnh vực ứng dụng của dự án

17


CÁC CHỨC NĂNG QTDA
ĐỊNH NGHĨA (Define)
Phạm vi, các mục tiêu, các ràng buộc, các rủi ro
Các điểm mốc, các chi tiết kỹ thuật và hợp đồng
HOẠCH ĐỊNH (plan)
Các hoạt động : kết quả, lịch trình, nguồn lực, thành quả kỳ vọng
Nhân sự : Ai, tổ chức, sự phân công trách nhiệm và quyền lực
Kế hoạch quản trị rủi ro và cơ chế kiểm soát
KIỂM SOÁT (Control)
Đo lường sự tiến bộ

Truyền thông (communication)
Các hoạt động điều chỉnh
Kiểm soát = Giám sát + So sánh + Điều chỉnh
KẾT THÚC (close)
Kết thúc tất cả những hợp đồng và quyết toán
Báo cáo chuyển giao cuối cùng

18


KHỞI SỰ DỰ ÁN
Phần lớn các dự án được phát triển qua các giai đoạn tương tự
sau :
°

Nhận dạng và đánh giá nhu cầu (hoặc cơ hội) đối với dự án

°

Hình thành và thoả thuận các mục đích, mục tiêu, các cam kết
và các chiến lược của dự án

°

Xác định phạm vi dự án và chuẩn bị kế hoạch quản lý mục tiêu

°

Tìm kiếm sự chấp nhận và sự ủng hộ của các thành viên có liên
quan

°

Ban hành các giới hạn, các giả định và tiêu chuẩn hoàn thành
dự án

°

Chuẩn bị thiết kế dự án (tài liệu dự án) và phê chuẩn

19


HOẠCH ĐỊNH DỰ ÁN
°

Mô tả phạm vi và các hoạt động, kết quả và các đặc điểm

°

Ước lượng thời gian, chi phí và những nguồn lực khác

°

Lập tiến độ các hoạt động dự án

°

Nhận dạng các hoạt động tới hạn

°

Xác định nhu cầu nhân sự và tuyển dụng nhân viên cho dự án

°

Tổ chức đội dự án và phân công công việc/trách nhiệm/quyền
hạn

°

Hoạch định việc kiểm soát và giám sát dự án

°

Viết văn kiện dự án (và đạt được sự chấp thuận)

°

Đàm phán và ký kết hợp đồng

20


KIỂM SOÁT DỰ ÁN
°

Thiết lập các công cụ kiểm soát và giám sát

°

Đo lường tiến trình và kết quả thực hiện

°

Thông tin cho các thành viên có liên quan

°

Hiệu chỉnh các vấn đề và giải quyết các mâu thuẩn

21


KẾT THÚC DỰ ÁN
°

Đạt được sự chấp nhận của khách hàng và các thành
viên có liên quan

°

Cung cấp tài liệu về kết quả thực hiện dự án, các chi
tiêu và các kết quả

°

Sắp xếp nguyên vật liệu và thiết bị còn lại, và giải tán
đội dự án

°

Đánh giá sự ủng hộ cần thiết tiếp theo

°

Chuẩn bị báo cáo cuối cùng

22


CÁC LỢI THẾ CỦA VIỆC SỬ
DỤNG QTDA CHÍNH THỨC










Kiểm soát tài chính, vật lực và nguồn nhân lực tốt hơn
Các mối quan hệ với khách hàng được cải thiện
Thời gian phát triển ngắn hơn
Các chi phí thấp hơn
Chất lượng cao hơn và độ tin cậy được gia tăng
Lợi nhuận biên tế cao hơn
Năng suất được cải thiện

Điều phối nội bộ tốt hơn
Tinh thần làm việc của nhân lực cao hơn

23


Câu hỏi thảo luận

Điều gì (hoặc điều kiện gì) là quan trọng
nhất mà bạn cần để dự án của bạn thành
công?

24


CÁC NHÓM YẾU TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN
SỰ THÀNH CÔNG CỦA DỰ ÁN
Năng lực

Thuộc cá nhân:Kiến
thức, các kỹ năng, kinh
nghiệm,…
Thuộc tổ chức: Quản lý,
tổ chức, công nghệ,
truyền thông

Sự mong
muốn

- Hiểu biết, thoả thuận và cam kết

đối với các mục đích
Lợi ích tương xứng
- Thái độ,...

Môi trường
có thể có

-Sự ủng hộ của quản lý cấp cao
- Sự ủng hộ của các thành viên
quan trọng
-Điều kiện bên ngoài tổng quát,..

25