Bài giảng quản trị dự án chương 3 b TS huỳnh thanh điền

Chương 3 bis

TUYÊN BỐ NỘI DUNG HOẠT
ĐỘNG DỰ ÁN
Từ tình huống thực tiễn đến khái
quát khung lý thuyết


Các buổi học trước
• Đã xây dựng được đội dự án
• Buổi học hôm nay chúng ta thảo luận về tuyên bố nội
dung dự án


Tình huống 1
Dự án Tin học hoá hệ thống quản lý
• Ông Tuấn là Tổng giám đốc công ty X nhận thấy

có quá nhiều văn bản giấy tờ thực hiện giao dịch
nội bộ, ông cho rằng nên đơn giản hoá thông
qua mạng máy tính nội bộ
• Ông Tuấn giao cho ông Hùng là một kỹ sư tin
học ở bộ phận kỹ thuật thực dự án này.


Ông Hùng làm gì?
• Ông Hùng không biết rõ là ông Tuấn muốn thực hiện tin
học hoá hệ thống quản lý của công ty như thế nào?
• Ông Hùng cố khai thác thông tin này nhưng vẫn không
đạt được vì ông Tuấn rất bận.
• Ông Hùng chỉ nghe ông Tuấn thường phàn nàn rằng quá

nhiều hồ sơ, giấy tờ nội bộ. Còn mong muốn cụ thể thì
cũng chưa biết là như thế nào?
• Các đơn vị phòng ban khác thì không quan tâm và
không ông Hùng đang làm gì (chỉ biết ông đang thực
hiện dự án gì đó?)


Ông Hùng thực hiện dự án
• Ông Hùng cùng tổ tin học bắt tay thực hiện dự án và báo
cáo tiến độ dự án sau một thời gian ngắn.
• Tuy nhiên ông Hùng lại gặp khó khăn về nguồn lực, ông
không biết nguồn lực cho phép của dự án là bao nhiêu.
Mọi trường hợp cụ thể đều phải bàn bạc với ông Tuấn


Kết quả đạt được của ông Hùng và
sự kỳ vọng của ông Tuấn
• Cuối cùng Ông Hùng vui vì mình đã thực hiện
được mục tiêu là các văn bản nôi bộ đều thực
hiện thông qua mạng.
• Tuy nhiên, ông Tuấn lại không hài lòng vì ông
cần một hệ thống làm việc hoàn hảo hơn như
họp từ xa, phê duyệt điện tử và những kỹ thuật
hiện đại khác… chứ không chỉ việc chỉ chuyển đi
các văn bản thông qua hệ thống máy tính.
• Ông Hùng bất ngờ...!? Phải chi ông ấy nói từ
trước


Câu hỏi thảo luận

• Theo bạn nguyên nhân vì sao ông Hùng không đáp ứng
được sự kỳ vọng của Ông Tuấn
• Nếu bạn là ông Hùng thì bạn sẽ triển khai dự án này
như thế nào?


Mục tiêu
•

Ông Hùng còn mơ hồ về mục tiêu của dự án

•

Ông Tuấn yêu cầu: “đơn giản hoá thông qua mạng máy tính nội bộ”.
Là cách nhà tài trợ mô tả mục tiêu của dự án

•

Ông Hùng nên mô tả chi tiết mục tiêu và phương pháp thực hiện
của ông Tuấn trước khi thực hiện dự án

•

Việc chi tiết hoá các mục tiêu và phương pháp thực hiện là công
việc của nhóm chứ không phải là của nhà tài trợ. Nếu nhà tài trợ
làm điều này thì sẽ triệt tiêu tính sáng tạo của đội dự án (Hackman)


Thiếu sự tuyên bố
• Mọi người trong công ty không hiểu đều ông Hùng làm

phục vụ cho mục đích gì của Công ty.
• Họ chưa được thống báo để biết.
• Ông Hùng chưa được giao quyền sử dụng nguồn lực để
thực hiện dự án (mọi thứ đều bàn bạc với ông Tuấn)
• Ông Hùng chưa danh chính, ngôn thuận huy động các
đơn vị khác trong tổ chức để lấy ý kiên hay sự giúp đỡ.


Tình huống 2
Dự án bảo tồn đồng cỏ Bàn
• Ông Trần đại diện cho nhà tài trợ là Hội Sếu Quốc tế ở
Việt Nam để triển khai dự án bảo tồn Đồng cỏ bàn.
• Ông cho tìm đến ông Mạnh để triển khai dự án và cung
cấp cho cho Mạnh về mục tiêu của dự án:


Mục tiêu dự án của ông Trần
(Đã nêu trong báo cáo nghiên cứu khả thi)
– Bảo tồn đồng cỏ bàn thông qua nâng cao đời
sống cho người dân từ cây cỏ bàn.
– Ba nhóm mục tiêu cụ thể:
• Nâng cao năng lực cộng đồng sản xuất hàng thủ công
mỹ;
• Bảo tồn đồng cỏ bàn;
• Tư vấn chính sách bảo tồn đồng cỏ cho chính quyền địa
phương;


Từ mục tiêu đến kế hoạch
• Các nhóm công việc cụ thể được xác định

– Nhóm công việc nâng cao năng lực cộng đồng
– Nhóm công việc bảo tồn
– Nhóm công việc tham mưu xây dựng chính sách bảo tồn đồng
cỏ ở địa phương.

• Các nhóm công việc được mô tả khá chi tiết các nội
dung: tiến độ, chi phí, trách nhiệm thành viên, nhà từ tư
vấn…


Ông Trần và bản kế hoạch của ông Mạnh
•

Sau khi lên kế hoạch chi tiết, ông Mạnh gửi đến ông Trần để phê
duyệt.

•

Tuy nhiên ông Trần không có ý kiến về bản kế hoạch của Ông
Mạnh, Ông Mạnh không có bản kế hoạch nhà tài trợ phê duyệt.

•

Ông Mạnh cứ theo bản kế hoạch của mình thực hiện. Các bên có
liên quan đến dự án biết được ý đồ của bản kế hoạch này (chính
quyền địa phương, cộng đồng, các thành viên trong đội).


Khó khăn khi giải ngân
•

Ông Mạnh không hiểu gì sao ông Trần không góp ý cho bản kế
hoạch.

•

Nhưng mỗi lần ông Mạnh yêu cầu ông Trần giải ngân cho dự án thì
ông Trần lại yêu cầu ông Mạnh báo cáo công việc triển khai và
những công việc tiếp theo cần ngân sách.

•

Ông Mạnh thật sự đau đầu với những lần tranh luận với ông Trần
về các khoản sắp chi cho dự án vì các thành viên trong đội đang
cần nguồn lực để thực hiện


Vấn đề tuyển dụng nhân sự
• Trong kế bản kế hoạch ông Mạnh có đề cập đến nhân
sự thực hiện công tác quản lý địa bàn, am hiểu tiếng
Campuchia.
• Tuy nhiên khi ông Mạnh tuyển dụng nhân sự thì ông
Trần lại phàn nàn rằng Ông Mạnh không xin ý kiến của
ông.


Tranh luận điều chỉnh mục tiêu
• Trong mục tiêu nâng cao năng lực cộng đồng từ
sản xuất các mặt hàng thủ công khi tập trung
sản xuất vào hợp tác xã.

• Ông Mạnh đề xuất nên phát triển thêm loại
nguyên liệu khác không phải là cây bàn nhưng
ông cho rằng ông Mạnh đã đi sai mục tiêu


Thảo luận
• Những tồn tại trên là do đâu?
• Nếu bạn là ông Mạnh bạn sẽ làm gì trong những ngày
đầu khi triển khai dự án?


Thiếu sự cam kết của nhà tài trợ
• Ông Trần không có ý kiến về bản tuyên bố và kế hoạch triển khai
dự án. Đó là sự thiếu cam kết của nhà tài trợ.
• Ông không giải ngân theo kế hoạch là do ông chưa phê duyệt
ngân sách (có thể ông không hiểu về tầm quan trọng của bản kế
hoạch)
• Khi các công việc trong kế hoạch được thực hiện thì ông Trần
phản đối là do ông chưa hiểu nội dung của bản kế hoạch (tuyển
dụng, điều chỉnh mục tiêu)
• Không phê duyệt bản kế hoạch đồng nghĩa với chưa giao quyền
cho nhà quản lý cụ thể (tuy ển dụng)


Nội dung của bản tuyên bố dự án
• Tên nhà tài trợ
• Mối liên hệ giữa mục tiêu dự án và mục tiêu tổ
chức
• Những lợi ích của dự án đối với tổ chức
• Kế hoạch thời gian dự kiến cho công việc

• Mô tả ngắn gọn về kết quả hay mục tiêu của dự án
• Ngân sách, các khoản phân phối và nguồn lực
dành cho nhóm dự án
• Quyền hạn của nhà quản lý dự án
• Chữ ký của nhà tài trợ


• Ông Tuân ko nói rõ mục đích
• Ko cho ông Hùng biết rõ quyền hạn
• Kô có sự hỗ trợ

– Tại ông tuấn: ko nói rõ
– Hùng: ko đề xuất mục
Yêu cầu rõ
Quyền và trách nhiệm
Hỗ trợ của các PBan


•
•
•
•
•

Ông T ko đưa ra mục tiêu, thiếu giám sát
Nguồn lực, quyền hạn
Thiếu hỗ trợ
Ông Hùng: ko có kế hoạch được duyệt
Nếu:
–

–
–
–

Hỏi rõ mục tiêu
Đề xuất kế hoạch
Báo cáo định kỳ
Phổ biến dự án để cho biết lợi ích đối với tổ chức


• Ông Tuấn lỗi nhiều I
• Giám sát
• Đóng góp về hoạch định mục


• Mục tiêu không rõ
• Không co tuyên bố nội dung
• Lỗi ông Tuấn: kô nói rõ mục tiêu
• Lỗi ông Hùng: ko biết mục tiêu mà làm
• Nếu là ông Hùng:

– Hỏi rõ yêu cầu của ông Tuấn
– Lập kế hoạch trình cho ông Tuấn


• Lỗi do ông Hùng
• Lỗi ông Tuấn là không nói rõ mục đích
• Nếu là ông Hùng

– Xác định rõ mục tiêu

– Phạm vị, thời gian