Bài giảng quản lý dự án chương 1 TS phùng tấn việt

MBA
QUẢN LÝ DỰ ÁN
TS. PHÙNG TẤN VIẾT

Mail:
Tel: 091 3 406 999


Tài liệu tham khảo

 The Portable MBA in project management
Eric Verzuh, NXB HCM, Ng dịch: Trần Huỳnh Minh Triết

 Quản trị dự án
VS. TSKH Nguyễn Văn Đáng

 Quản trị dự án
PGS.TS Vũ Công Tuấn, NXB TP Hồ Chí Minh

 Quản trị dự án
PGS.TS. Từ Quang Phương

 Luật đầu tư, ND12/2009 QLDA


Chương một.

QUẢN LÝ DỰ ÁN LÀ MỘT SỨC MẠNH CHIẾN LƯỢC


1. TỔNG QUAN VỀ DỰ ÁN

1.1. Dự án và quản lý dự án.

 Dự án và quản lý dự án là gì?
 Thế nào là quản lý dự án?
 Dự án là gì?
Dự án: Viện quản trị dự án Hoa Kỳ đưa ra định nghĩa: "Dự án là một nỗ lực trong một
thời gian ấn định để đưa ra một sản phẩm hàng hoá, dịch vụ hay một kết quả nhất định nào
đó"
 Điều này có nghĩa là một dự án chỉ được làm một lần duy nhất. Nếu nó được lặp đi lặp
lại nhiều lần thì đó không phải là dự án nữa.
Ex: Golf? Xdựng 1 nhà máy; thiết kế 1 xe hơi mới; Xd mới 1 con đường..


1.2. Định nghĩa dự án (Project) ?

Dự án là “ Công việc mang tính chất tạm thời và tạo ra 1 sản phẩm hay dịch vụ độc nhất”.( Eric
Verzuh)
- Công việc tạm thời, Ie: Sẽ có điểm bắt đầu và kết thúc.
- Khi công việc xong nhóm dự án sẽ giải tán hoặc chuyến sang dự án khác.


SỰ CẦN THIẾT CÓ 1 NGUYÊN TẮC SỰ KHÁC BIỆT

1. Các vấn đề về dự án là khá rắc rối và nhiều thách thức tồn tại:
- Nhân sự (DA có điểm đầu và cuối nên nhân sự cũng vậy)
- Ngân sách
- Thẩm quyền
- Đánh giá, ước lượng, kiểm soát (khối lượng, vốn?)
- Giao tiếp/ Truyền đạt.

2. Chúng ta sẽ đối mặt với những thách thức và khó khăn khi 1 đơn vị có hàng chục, hàng trăm dự án.
 Và mỗi dự án có những rủi ro riêng, có nhiều bên tham gia, kênh thông tin và các yêu cầu
về nguồn lực.


PHÂN BIỆT MỘT SỐ THUẬT NGỮ

Chương trình (Program)(chuổi CV được lập sẳn)

Dự án (Project)

Nhiệm vụ (Task)

Gói công việc
(work package)

Đơn vị
(work unit)


2.

CÁC

CHỨC

NĂNG

CỦA

QUẢN

LÝ

DỰ

ÁN

Nguyên lý quản lý dự án là 1 phạm trù rộng lớn với các khái niệm, công cụ, kỹ thuật nhằm tạo
ra hiệu quả trong lựa chọn và thực thi DA.

Chọn lựa

Định nghĩa

DA

DA

Lập kế hoạch

Kiểm soát

Kết thúc

DA

DA

DA

Quản lý rủi ro

Quản lý thời gian, chất lượng

Phản hồi, thay đổi, hành động điều chỉnh, sửa sai


1.

Lựa chọn:

.Thiết lập cơ sở cho 1 DA, Hoặc tạo ra 1 tình huống doanh nghiệp cho DA: các mục tiêu: Tỷ suất
lợi nhuận, NPV, nguồn nhân lực.. Và những hạn chế.. Tại sao? ý nghĩa?

.Điều chỉnh các mục tiêu của DA: theo chiến lược
.Thứ tự ưu tiên..
2. Định nghĩa (phạm vi):

.Xác định các bên tham gia: khách hàng, đối tác..
.Xây dựng các mối quan hệ với nhà tài trợ: tài chính, thị trường, vật chất..
.Ghi nhận các mục tiêu và ràng buộc: Ngân sách, điểm mốc chính, tiến độ hoàn thành..


3. Hoạch định:
Xây dựng 1 bản chi tiết các công việc..
Phân tích thứ tự công việc, thời gian bắt đầu, kết thúc
Dự đoán các công việc: thiết bị, vật liệu, xây lắp..
Xử lí thông tin, tài liệu, nhân sự..
4. Kiểm soát:

Giám sát DA theo kế hoạch
Thành lập nhóm công tác, chi phí, kế hoạch, chất lượng
Thực hiện các hành động kịp thời để DA đúng tiến độ.


3.THÀNH CÔNG CỦA DA: BỘ 3 RÀNG BUỘC
Các dự án có thể có sự khác nhau về qui mô, song đều có sự thống nhất về các ràng buộc cơ bản và
Dự án sẽ được xem là thành công, yêu cầu thực hiện đạt được 3 tiêu chí:
 Đúng Thời gian (tiến độ)
 Đảm bảo ngân sách (Chi phí)
 Chất lượng cao (Kết quả)

Kết quả

Kết quả
Mong muốn

Mục tiêu
Tổng hợp

Thời gian

Thời gian

Chi phí

cho phép

(ngân sách)

Chi phí


Những nhân tố ràng buộc sự thành công
của mục tiêu dự án

(Tiến độ)Thời gian dự án
(Quy mô)Phạm vi dự án

Mục tiêu
Dự án

Chi phí dự án (ngân sách)

(Kết quả)Sự đánh giá
của Khách hàng


4. QUẢN LÝ DỰ ÁN LÀ GÌ ?

 Quản lý dự án là một trong các lĩnh vực của quản trị nói chung!
Câu trả lời là: đúng và không đúng?
Sự khác nhau giữa QLDA và QL là tính trình tự, chứ không theo các hoạt động thông
thường như trong quản lý nói chung.

Ie: Những thành viên nhóm dự án thường không báo cáo trực tiếp cho một giám đốc dự án,
thay vào đó họ sẽ báo cáo cùng lúc đến nhiều nhà quản lý các bộ phận.

 Ex: (2007) DA EC của SKĐT Và Mr Ecark…

QUẢN LÝ DỰ ÁN LÀ GÌ ?

1. Theo khung kiến thức quản lý dự án đưa ra (Project Management Body of Knowledge – PMBOK):
’’ Quản lý dự án là việc áp dụng:



Kiến thức



Kỹ năng



Công cụ, và



Kỹ thuật

vào các hoạt động của dự án nhằm đạt được mục tiêu đề ra".

2. Quy trình quản lý dự án được tiến hành bằng cách kết hợp:



Lập kế hoạch dự án




Thực hiện dự án

Điều hành và kiểm soát dự án



Kết thúc dự án


5. Vấn đề thường mắc phải của QLDA là gì?

 Một người, kể cả lãnh đạo không thể nào suy nghĩ hết mọi thứ, một ước
lượng (quyết định) sai dẫn đến toàn bộ dự án sẽ bị sụp đổ ngay khi nó mới bắt
đầu. Do đó:
1. Quy tắc đầu tiên của Quản lý dự án là những người tham gia vào dự án phải
cùng nhau lên kế hoạch.
2. Nhà quản lý dự án đóng vai trò như một người vận hành, nhạc trưởng, CEO.


Dự án, quản lý dự án theo NĐ12/2009

 Dự án (Project): Những vấn đề người ta có thể làm/ Kế hoạch cho một hành động.
 Quản lý: Thực hiện mục đích của cá nhân bằng hành động của người khác.
 Quản lý dự án: Thực hiện các mục tiêu dự án bằng các nhà thầu và các đối tác khác
có liên quan.
 Quản lý dự án: Quản lý các nhà thầu và các mối quan hệ.

QUẢN LÝ DỰ ÁN
Quản lý dự án là quá trình lập kế hoạch, điều phối thời gian, nguồn lực và giám sát quá
trình phát triển của dự án (phát triển các chức năng quản trị cho dự án) nhằm đảm
bảo cho dự án hoàn thành đúng thời hạn, trong phạm vi ngân sách, nguồn lực được
duyệt và đạt được các yêu cầu đã định về kỹ thuật và chất lượng sản phẩm dịch vụ,
bằng các phương pháp và điều kiện tốt nhất cho phép.


6. CÁC GIAI ĐOẠN CỦA CHU KỲ DỰ ÁN

ĐẦU VÀO

ĐẦU RA

Giai đoạn 1
KHỞI SỰ DỰ ÁN

Xác định

Ý TƯỞNG DA

Giai đoạn 2
LẬP KẾ HOẠCH

Xác định

DỰ ÁN

KẾ HOẠCH DỰ ÁN

•
•
•
•

Giai đoạn 4
KẾT THÚC

KẾ HOẠCH DỰ ÁN

LÀM NHƯ THẾ NÀO

Giai đoạn 3
TRIỂN KHAI

DỰ ÁN

LÀM CÁI GÌ?

KẾT QUẢ

•
•

Thực hiện
Kiểm tra, giám sát
Điều chỉnh …

Đánh giá

Nghiệm thu, Bàn giao
Rút kinh nghiệm,

bài học,

•

KẾT QuẢ

Giải quyết sau DA

BÁO CÁO


Các giai đoạn của chu kỳ dự án

Mức nỗ lực

Xây dựng

Lập kế hoạch

Ý tưởng DA

(Phát triển)

Thực hiện dự án

Kết thúc DA

Thời gian


CÁC GIAI ĐOẠN CỦA CHU KỲ DỰ ÁN

Điều chỉnh

•
Khởi sự DA

Hoạch định

thực hiện

•

Điều chỉnh
cho DA hiện tại

Điều phối
Kết thúc

Kiểm soát

Học hỏi
cho DA tương lai


Quy trình quản lý dự án

1.

Xác định dự án

2.

Tổ chức dự án

3.

Xác định các công việc cần thực hiện

4.

Xác định tính liên quan và trình tự các công việc

5.

Bố trí thời gian cho từng công việc và toàn dự án

6.

Dự trù chi phí và nguồn lực cho mỗi công việc và toàn dự án

7.

Tổ chức thực hiện các hoạt động

8.

Kiểm tra, đánh giá

9.

Tổng kết


7. QUẢN LÝ DỰ ÁN THEO ĐỐI TƯỢNG
(theo Viện Nghiên cứu Quản trị Dự án Quốc tế)

2. QL
Phạm vi

1. Lập KH

3. QL

DA

Thời gian

9. QL

4. QL chi

Cung ứng

phí
QLDA

8. QL
5. QL

Rủi ro

Chất lượng

7. QL

6. QL

Thông tin

nhân lực


8. Quản lý vĩ mô và quản lý vi mô đối dự án.
1. Quản lý vĩ mô:
Quản lý vĩ mô hay quản lý nhà nước đối với dự án là tổng thể các biện pháp tác động đến các
yếu tố của quá trình hình thành, thực hiện và kết thúc dự án.
Công cụ: Cơ chế, chính sách, kế hoạch, quy hoạch, ngân sách, thuế, hệ thống pháp luật, tiền
lương..
2. Quản lý vi mô:
Là quản lý các hoạt động cụ thể. Như lập kế hoạch, điều phối, kiểm soát, chi phí, nguồn vốn,
rủi ro.. Đối với các hoạt động của dự án.
Quá trình quản lý từ khâu chẩn bị đầu tư cho đến vận hành dự án. Ie gắn 3 mục tiêu: Thời
gian, chi phí, kết quả.


9. Tác dụng của quản lý dự án

 Ưu điểm
 Liên kết tất cả các hoạt động, công việc của dự án.
 Giải quyết mối quan hệ giữa nhóm quản lý dự án với khách hàng và các nhà thầu, nhà cung cấp.
 Tăng cường sự hợp tác giữa các thành viên.
 Phát hiện sớm những khó khăn vướng mắc nảy sinh.
 Tạo ra sản phẩm và dịch vụ có chất lượng cao hơn.

 Hạn chế
 Những mâu thuẫn, quyền lợi và trách nhiệm của nhà quản lý dự án trong một số trường hợp

không thể hiện đầy đủ.
 Vấn đề hậu dự án.


Sự khác nhau giữa QLSX và QLDA

C

Quản lý sản xuất

Quản lý dự án

Nhiệm vụ có tính lặp lại, liên tục

Nhiệm vụ không có tính lặp lại liên tục mà có tính chất mới mẻ.

Tỷ lệ sử dụng nguồn lực thấp

Tỷ lệ sử dụng nguồn lực cao

Sản xuất hàng loạt

Sản xuất đơn chiếc

Thời gian tồn tại của các công ty là lâu dài

Thời gian tồn tại của dự án có giới hạn

Các số liệu thống kê sẵn có và hữu ích đối với việc ra quyết định

Các số liệu thống kê được sử dụng hạn chế trong quản lý dự án.

Không quá tốn kém khi chuộc lại lỗi lầm

Phải trả giá đắt cho các quyết định sai lầm

Tổ chức theo tổ nhóm là hình thức phổ biến

Nhân sự mới cho mỗi dự án

Trách nhiệm rõ ràng và được điều chỉnh qua thời gian

Phân chia trách nhiệm thay đổi tuỳ thuộc vào tính chất của từng dự án

Môi trường làm việc tương đối ổn định

Môi trường làm việc thường xuyên thay đổi