Bài giảng quản lý dự án ( TS phùng tấn việt ) chương 9 tạo dựng một môi trường cho những dự án thành công trong tổ chứ

Chương 9:
TẠO DỰNG MỘT MÔI TRƯỜNG CHO NHỮNG
DỰ ÁN THÀNH CÔNG TRONG TỔ CHỨC.
Robert J. Graham
Randall L. Englund


Đặt vấn đề:
1. Những thay đổi táo bạo là sự cần thiết để phát
triển thành công việc quản lý dự án, phần lớn
khâu quyết định là tổ chức:
Vì lẻ, do sự trì truệ, lực cản, các yếu tố tập
quán, thói quen.. Và nổ lực vượt qua là 1 vấn đề
lớn?
 Vai trò của nhà QLDA! Và cần có sự khao khát thực
hiện thay đổi ???
2. Và nếu khâu tổ chức tốt, mà không có sự hổ trợ
của ít nhất 1 nhà quản lý cấp cao thì sự thay đổi
đó sẽ không xảy ra!
?????? ??


MỘT QUY TRÌNH CHO SỰ THÀNH CÔNG VÀ NHỮNG MẶC ĐỊNH CHO
SỰ KHÔNG THÀNH CÔNG DỰ ÁN
- H. Oval các bước quy trình.
- Mũi tên triển khai các bước
không thành công

Bước 1
Sự hổ trợ từ ban quản lý cấp
cao

Bước 7
Xây dựng 1 tổ chức học
tập về dự án

Sai lầm lặp lại

Nếu điều đó không đc
hoàn tất, thì các bước
Bước 2
sau dễ thất bại, cần
Phát triển 1 cấu trúc dữ
có Sự quản lí cấp cao
liêu đầu vào ở cấp độ
mới
phòng ban
Nếu không có dữ
liệu đầu vào, Quy
trình bị loại bỏ
Bước 3

Bước 6
Công việc quản lý dự án
như là 1 vị trí sự nghiệp

XD, Phát triển quy
trình lựa chọn dự án

Vị trí không
thực tiễn

Bước 5
Thiết lập 1 chương
Kỹ năng không
trình phát triển cho nhà
được phát triễn QLDA (Văn phòng quản
lý dự án)

Bước 4
Xây dựng năng lực cho
các nhà quản lý cấp cao
để Quản lý các giám
đốc dự án

Thực hiện không
hợp lý, sẽ có sự
cạnh tranh lớn
giữa các nguồn
tài nguyên DA.
Quay trở lại
cách cũ


B.1. Phát triển sự ủng hộ từ nhà quản lý cấp cao:
Nếu điều này không được hoàn tất, phần lớn
các bước theo sau sẽ bị thất bại và tổ chức sẽ
yêu cầu và đòi hỏi 1 nhà quản lý cấp cao mới.
Theo Martin (P.M. Institute): Lúc nào cũng có 1 công ty đang rớt khỏi
danh sách top 200 của Fortune và 1/3 trên tổng số các công ty đang
lọt ra khỏi danh sách. Thông thường là do công nghệ, song công
nghệ chỉ là 1 nguyên nhân, hơn 80% là do các vấn đề tổ chức,

hoạch định, quản lý có thể là các nguyên nhân tiềm tàng.
Và từ đó: Việc 1 dự án mất kiểm soát là vấn đề của nhà quản lý cấp
cao hơn là các vấn đề của giám đốc dự án.
Và Nếu có 1 tầm nhìn đổi mới, các nhà quản lý dự án ở bậc cấp cao
nhất của 1 tổ chức sẽ được khai sáng sau nhiều dự án thất bại.


Một số giải pháp chọn nhà QL cấp cao:
- Giải pháp tuyển chọn người vào vị trí quản trị cấp
cao - không nhất thiết tại chổ? Và có thể từ nơi khác
đến, có hiểu biết, nắm bắt yêu cầu dự án.. Và điều
hành hiệu quả.
Ví dụ: Một công ty bảo hiểm đang gặp 1 vấn đề về công nhệ thông
tin và đã thuê 1 quản lý cấp cao từ 1 cty máy tính hàng đầu làm
giám đốc IT…

- Một zải pháp khác: Các nhà quản lý cấp cao tham gia
vào các khóa huấn luyện với các nhà quản lý dự án. Họ
chia sẽ, thấu hiểu được những khó khăn.. Và nếu
không có sự hổ trợ từ những nhà quản lý cấp cao?


B.2. Phát triển 1 cấu trúc cho các dữ liệu đầu
vào cấp phòng ban.
Nếu không có dữ liệu đầu vào, quy trình
sẽ thất bại, bởi vì sự phối hợp các phòng ban
cần thiết cho quản lý dự án không được hoàn
tất.
Nó rất quan trọng khi phải phát triển 1
chương trình QL dự án.

Nó hướng dẫn cho sự phát triển các hoạt
động thực tiễn của dự án xuyên suốt tổ chức.
Bởi vì nó liên quan, ảnh hưởng đến tất cả
các bộ phận của tổ chức.


B.3. Phát triển quy trình lựa chọn dự án.
- Đây là Công việc của nhà quản lý cấp cao.
- Đảm bảo các dự án được lựa chọn phù
hợp nhất với yêu cầu chiến lược.
- Họ sẽ quyết định tổ hợp sản xuất các loại
sản phẩm trong ngắn hạn và dài hạn.
- Điều này không thực hiện hợp lí sẽ có sự
cạnh tranh lớn hoặc sử dụng không hiệu quả
giữa các nguồn tài nguyên trong những dự án.


B.4. Xây dựng năng lực cho nhà quản lý
cấp cao quản lý các nhà quản lý dự án.
Là Bước rất quan trọng nhất để quản lý, kiểm
soát các nhà quản lý dự án; nếu không thành
công, tất cả các nổ lực xem như lãng phí
(thường nhà quản lý dự án hay phàn nàn
rằng không để họ tự chủ), để phát triển năng
lực nhà quản lý cấp cao thường họ hay tổ
chức hội thảo, để tìm ý tưởng mới thay vì
nghe người trong cuộc?.


B.5. Thiết lập 1 chương trình phát triển

cho nhà quản lý dự án.
Nhà quản lí cấp cao ban đầu thiết lập các nhóm tự
quản lí như là một cách thức làm việc, có sự tin
tưởng và giao quyền quyết định.
Các nhà quản lý cấp cao phải xác định những gì họ
nghĩ và sự đóng góp quan trọng nhất đối với
những nhà quản lý dự án tiềm năng, sau đó đi
sâu vào quá trình đào tạo, huấn luyện. Công việc
này thường là của văn phòng phát triển dự án.


Bước 6: Thực hiện quản lý dự án như là một vị
trí sự nghiệp.
- Quản lý dự án như là một vị trí sự nghiệp
chứ không phải như một trách nhiệm cộng thêm
thông thường của mọi người. Nghĩa là cần
chuyên môn, chuyên nghiệp! Do đó cần phải
được đào tạo căn bản!
- Họ được chỉ định vị trí tới giai đoạn cuối
của quá trình phát triển dự án và tiếp tục quy
trình đó cho đến khi kết thúc.
- Họ được quyết định một số vấn đề, giải
quyết các xung đột nếu cần thiết.


Bước 7: Xây dựng một tổ chức học tập về dự
án.
- Đánh giá?
- Rà soát?
- Chia sẻ đúng, sai, kinh nghiệm?

- Và điều quan trọng là quản lý tốt, khả thi và
hiệu quả cho dự án sau, nếu Anh, chị được
chọn làm nhà QLDA!!!!


NGƯỜI QUẢN LÝ CẤP CAO THÀNH CÔNG VÀ HOÀN HẢO LÀ NGƯỜI
(người quản lý cấp cao lý tưởng):

1. Thực hiện 1 sự kiểm soát tất cả các dự án đang thực
hiện và tối ưu hóa danh mục đầu tư dự án.
2. Kiểm tra xem tầm quan trọng của quản lý dự án đối với
tổ chức như thế nào.
3. Phát triển 1 chương trình hay văn phòng quản lý dự án.
4. Sử dụng sự đánh giá và ưu tiên hóa để chọn lựa dự án.
5. Tiếp nhận sự huấn luyện hay hổ trợ từ bên ngoài để
cải thiện năng lực quản lý đối với các nhà quản lý dự
án.
6. Nhận biết chuyên môn của việc quản lý dự án và đầu
tư vào việc huấn luyện các nhà quản lý dự án.
7. Học tập từ các sai lầm, tránh tính bảo thủ trong tổ
chức, và xây dựng sự tin cậy, cởi mở trong tổ chức.