Bài giảng quản lý dự án ( TS phùng tấn việt ) chương 3 xây dựng kế hoạch thực hiện, lập kế hoạch, dự đoán và phân bổ n

Chương 3

XÂY DỰNG KẾ HOẠCH THỰC HIỆN,
LẬP KẾ HOẠCH, DỰ ĐOÁN VÀ
PHÂN BỔ NGUỒN LỰC
Eric Verzuh


• Yêu cầu:
Xây dựng kế hoạch nhằm hướng tới tối
ưu hóa cho 1 Dự án.
Ie: Tập trung vào các bước XDKH.


Đặt vấn đề?
1. Điều tuyệt diệu của đêm nhạc Rock là màn trình diễn
đậm đà sắc thái và phong cách của các diễn viên múa. Và
để có được điều đó họ đã tập 1 thời gian nhất định để
đạt đến trình độ hoàn thiện như thế!
2. Một dự án là nổ lực mang tính tạm thời nhằm tạo ra 1
sản phẩm độc nhất! Nhóm dự án họ hiếm khi có cơ hội
để thực tập và họ chỉ có 1 màn trình diễn và điều đó tốt
hơn nếu như họ đạt mục đích từ lần đầu!
 Đêm nhạc Rock có 1 biên đạo múa đã thực hiện
việc biên đạo và luyện tập cho vũ công!
 Nhà quản lý dự án phải dựa vào các kế hoạch
hành động cụ thể để biên đạo cho cả nhóm!
Các kế hoạch đó hình thành 1 nền tảng cho sự dự
đoán, cân đối, giao tiếp, quản lý các phạm vi và rất nhiều
chức năng quản lý dự án khác!

Xây dựng 1 kế hoạch chi tiết, cần giải quyết 1 số câu hỏi?

1.
2.
3.
4.

Chính xác công việc nào sẽ hoàn thành dự án?
Các kỹ năng cần thiết cho công việc?
Ai sẽ được phân công cụ thể cho mỗi công việc?
Mỗi dự án cần bao nhiêu ngày và cần những nổ lực
cũng như chi phí bao nhiêu?
5. Tác nghiệp cần theo 1 trình tự nhất định hay
không?
6. Quy mô nhóm dự án?
 Những vấn đề trên sẽ được xử lý trong các lược
đồ mạng lưới, biểu đồ Gantt, các bảng tính toán
nguồn lực, và cấu trúc phân tích công việc.


LẬP KẾ HOẠCH DỰ ÁN
1. Khái niệm:
Lập kế hoạch dự án là việc xác định và phân bổ các
công việc của dự án theo một trình tự logic, qui định rõ
các công việc cụ thể cần thực hiện, nguồn lực và thời
gian cần thiết để hoàn thành các mục tiêu đã xác định
của dự án.
2. Vị trí:
1. Lập kế hoạch là tiến hành chi tiết hóa các mục

tiêu của dự án thành những công việc cụ thể và hoạch
định 1 chương trình biện pháp để thực hiện các công
việc đó.
2. Là bước khởi đầu cho giai đoạn thực hiện dự án.
3. Có ý nghĩa quan trọng và quyết định đối với việc
biến dự án thành hiện thực.


QUÁ TRÌNH HOẠCH ĐỊNH CHI
TIẾT


MÔ HÌNH HOẠCH ĐỊNH CHI TIẾT
Từ định nghĩa dự án
Các quy tắc

dự án

Hoạch định

Phạm vi

Tiền hoạch định quản
lí rủi ro:

Bước 1:
Phát triển 1 cấu trúc
công việc (WBS)

- Phương thức phát triển

- Các tác vụ quản lí rủi ro

Bước 2:
Tập hợp các tác vụ
Lược đồ mạng lưới

Các tác vụ dự án

Bước 3:
Dự đoán, thẩm định
các gói công việc

Dự đoán thời gian
Các yêu cầu về trang
tiết bị và ước lượng
kỹ năng và phân công

Bước 4:
Tính toán kế hoạch
ban đầu

Chi phí lao động

Bước 6:
Phát triển ngân sách

Đường găng

Các giới
hạn về tài

nguyên

và kết quả

Bước 5:
Cấp phát, cân đối
nguyên:
- Hoạch định khả thi
- Dự báo tài nguyên

tài

Kế hoạch dự án:
Các tác vụ, Kế hoạch,Trách nhiệm
Ngân sách, Dự báo tài nguyên

Chi phí
nguyên vật
liệu..


BƯỚC 1: CẤU TRÚC PHÂN TÁCH CÔNG VIỆC (WBS)
(WBS: Work Breakdown Structure)
Định nghĩa WBS: WBS xác định tất cả các tác vụ trong 1 dự án.
Sử dụng WBS để đơn giản hóa danh sách các tác vụ.
Ie: Nó chuyển một 1 công việc lớn, độc nhất, có thể
mang tính chất bí mật, hay 1 khối công việc - dự án thành
nhiều tác vụ nhỏ có thể quản lý được.
WBS: Có thể thiết lập bằng dạng đồ họa (H1) hay dạng biểu
mẫu đơn giản (H2).

Xây dựng WBS sẽ giúp chúng ta:
- Cung cấp minh họa chi tiết về phạm vi của dự án.
- Giám sát quy trình: vì mỗi tác vụ là 1 loại hình công việc có
thể đo lường được.
- Cho phép dự báo chính xác về chi phí và thời gian.
- Xây dựng nhóm dự án.


H1. WBS dạng đồ họa
Dự án
Biệt thự

Thiết kế, Chuẩn
bị mặt bằng

Xây dựng

Trang trí
nội thất

Hoàn thiện

Hoạt động 1

Xây móng

Điện – Nước

Nội thất

Hoạt động 2

Tường và
trần tầng 1

Cửa

..

Hoạt động 3

Tường và
Trần tầng 2

Cầu thang

…

Hoạt động 4

Sân thượng

Các thiết bị khác

…


H2. WBS dạng đơn giản
Dự án
1. Thiết kế

2. Xây dựng:
Tường rào
Nhà

Xây dựng:
1 - Móng, trụ,
tường..
2- Điện,
nước..
3- Tường rào..
4- Nội thất..

Gói công việc

Tác vụ


Cấu trúc phân tách công việc
(WBS)
1. WBS: Phân tách tất cả các công việc trong dự án
thành các tác vụ (hoạt động) riêng lẻ.
2. Thông thường có 2 tác vụ trong một WBS (H2):
- Các gói công việc.
- Các tác vụ tóm lược (một số công việc phụ).
Quy mô gói công việc: Thực tiễn kiểm chứng và phổ
biến nhất hiện nay mà các dự án thường vượt quá
kế hoạch chính là, các gói công việc quá lớn dẫn đến
không kiểm soát được.
Ex: Một tác vụ được dự đoán là kéo dài 8 tháng, số giờ
lao động là 3.800 giờ thì xem là 1 dự án con, không

phải là 1 tác vụ.


Nguyên tắc gói công việc
Đảm bảo các gói công việc hiệu quả, kiểm soát được; gói công
việc tuân theo các nguyên tắc phổ biến sau:
1. Nguyên tắc 8/80: Không có tác vụ nào ít hơn 8 hay lớn hơn 80
giờ công lao động. Ie: Giới hạn thời gian gói công việc nằm
trong khoản 1-10 ngày lao động (tính hướng dẫn).
2. Nguyên tắc thời gian báo cáo: Không 1 tác vụ nào dài hơn
khoảng cách giữa 2 điểm trạng thái. Ex: Nếu bạn duy trì các
cuộc họp giao ban tuần, thì không tác vụ nào dài hơn 1 tuần.
Ưu điểm là sát việc, không có hiện tượng hoàn thành tỷ lệ
%??.
3. Nguyên tắc “nếu như nó hữu ích”:
Tác vụ có thể dự đoán được
Tác vụ dễ chỉ định hơn
Tác vụ có thể theo dõi 1 cách dễ dàng hơn.
Tóm lại: Nếu việc phân tách công việc theo 1 cách nào đấy là
không hữu ích, Ie: Việc dự báo, theo dõi và phân công chúng
không thuận lợi, thì khuyên bạn đừng nên tách chúng.


ĐƯA VIỆC QUẢN LÝ DỰ ÁN VÀO CẤU TRÚC CÔNG
ViỆC (WBS)
Mục đích: là đưa các hoạt động quản lý vào cấu trúc
phân tách công việc. Và xem là “ Việc quản lý dự án”.
Dự án

Phát triển sản

phẩm A

Phát triển sản
phẩm B

Quản lý dự án

Chọn nhà thầu

Quản lý dự án


BƯỚC 2. ĐỊNH NGHĨA (Tập hợp) CÁC MỐI QUAN HỆ CÔNG
VIỆC
• Xác định mối quan hệ giữa các công việc - theo trình tự công việc
chi tiết - các gói công việc.
• Minh họa 5 tác vụ từ dự án làm đẹp phong cảnh sau: Các tác vụ
bao gồm:
1. Thu thập vật liệu cho bãi cỏ.
2. Loại bỏ các mảnh vụn.
3. Chuẩn bị đất đai.
4. Gieo hạt cho bãi cỏ.
5. Trồng các bụi cây.
 Khi chủ ngôi nhà và các thanh thiếu niên và thành viên trong
gia đình; những người sẽ thực hiện dự án, qua các tác vụ!
 Và vấn đề trình tự các công việc như thế nào cho hợp lý?
EX: Trình tự Vật liệu, đá; mảnh vụn; cỏ dại phải loại bỏ trước khi
gieo hạt. Nếu ngược lại các hạt sẽ mất đi khi gieo hạt! H2.1.
Tác vụ 1,2 không có công việc phải thực hiện trước nó! Và nếu
có đủ nguồn lực thực hiện đồng thời. H1,2.

Minh họa H2.1: Bảng công việc thực hiện theo trình tự
Dự án làm đẹp phong cảnh
Tác vụ

1. Thu thập vật liệu cho
bãi cỏ.
2. Loại bỏ các mảnh vụn.
3. Chuẩn bị đất đai.
4. Gieo hạt cho bãi cỏ.
5. Trồng các bụi cây.

Việc thực hiện
trước

Tài nguyên

Chủ nhà

1, 2
3
2

Nhóm thanh thiếu niên
Các thiếu niên
Các thiếu niên
Các thiếu niên

Minh họa trên sơ đồ mạng
H1. Không đúng (tác vụ 4, 5 bị dồn nguồn lực, đây là vấn đề sai lầm thông thường nhất)
1
Kết
thúc
Bắt
đầu

2

3

4

5

H2. Đúng

1

3

4

Bắt
đầu

Kết
thúc

2

5


Các cột mốc là những điểm đánh dấu hữu
dụng
Trong dự án có nhiều gói công việc, sự kiện; và nhà quản
lý dự án thấy rằng rất hữu ích nếu đánh dấu các sự
kiện nổi bật và các điểm đó gọi là các điểm mốc! Các
điểm mốc có thời gian bằng không! Có 3 lý do:
1. Các dấu mốc đánh dấu sự bắt đầu và kết thúc dự
án; giúp ta đọc được kế hoạch dễ dàng hơn.
2. Các mốc có thể sử dụng để đánh dấu đầu vào từ
các bên tham gia (các báo cáo tác động môi trường..)!
3. Một cột mốc có thể thể hiện cho 1 số sự kiện
quan trọng chưa được thể hiện bằng 1 gói công việc
hay 1 tác vụ?
Ex Việc chi trả các khoản dựa trên mứt độ hoàn
thành công việc..


CÁC MỐI QUAN HỆ THỜI ĐiỂM PHỤ THUỘC
GIỮA CÁC CÔNG VIỆC
Kết thúc – Bắt đầu (FS)

Kết thúc – Kết thúc (FF)

A

A
B

B

Bắt đầu – Bắt đầu (SS)
A
B


BƯỚC 3. DỰ TÍNH CÁC GÓI CÔNG ViỆC

- Để xác định chi phí và thời gian của toàn bộ 1 dự
án; Chúng ta cần xây dựng 1 dự báo về chi phí và
thời gian cho mỗi gói công việc; đây được gọi là
sự dự báo từ dưới lên.
- Việc dự báo kế hoạch cho mỗi tác vụ đo lường
thời gian từ lúc khởi động đến lúc kết thúc! Sự dự
báo này được gọi là thời gian tồn tại của tác vụ.
- Ex: Có thể mất 1 ngày để mua hàng, song mất 10
ngày để giao hàng và tổng cộng 11 ngày?...
- Việc Dự báo chi phí có thể đến từ 4 nguồn:
1. Lao động.
2. Các thiết bị.
3. Nguyên vật liệu.
4. Các chi phí cố định.


BƯỚC 4. TÍNH TOÁN KẾ HOẠCH BAN ĐẦU

Tính toán kế hoạch ban đầu được tính toán bằng
cách sử dụng sơ đồ mạng lưới và thời lượng cho
mỗi gói công việc nhằm xác định ngày bắt đầu và
kết thúc cho mỗi tác vụ cũng như cả dự án.
1. Thời điểm bắt đầu sớm nhất - Early Start (ES).
2. Thời điểm hoàn tất sớm nhất - Early Finish (EF).
3. Thời điểm bắt đầu trễ nhất - Late Start (LS).
4. Thời điểm kết thúc trễ nhất - Late Finis (LF).
 Việc tính toán các kế hoạch xác định 4 thời
điểm trên là quy trình gồm 3 bước:


TÍNH TOÁN KẾ HOẠCH BAN ĐẦU
1. Bước tiến tiến độ: (Cho mỗi tác vụ).
- Thời điểm bắt đầu sớm nhất
- Thời điểm hoàn tất sớm nhất
2. Bước lùi tiến độ: Xác định thời gian bắt đầu trể nhất
và thời gian hoàn thành trể nhất.
3. Tính toán các thời lượng linh động: Nếu 1 dự án có
ngày hoàn thành được áp đặt từ bên ngoài và cho
phép có nhiều thời gian để hoàn tất thì tất cả các
tác vụ đều linh động.
Ex: Việc mua sắm cho ngày Giáng sinh. Ngày 25.12 là
ngày áp đặt từ bên ngoài (ngay từ đầu năm, có đến 200
ngày cho việc mua sắm đến ngày Noel, không bị áp lực vì còn
nhiều thời gian linh động để thực hiện).


Đường găng
1. Khi kế hoạch ban đầu đã được tính xong, dự án bắt

đầu được định hình. Một trong những tính năng
của việc hoạch định ban đầu là đường găng!
2. Thuật ngữ đường găng được sử dụng rộng rãi nhất
và cũng thường bị hiểu nhầm nhiều nhất! Trong các
thuật ngữ về quản lý dự án. Song, khái niệm về nó
thật khá đơn giản.
3. Đường găng là đường dài nhất xuyên suốt mạng
lưới (nghĩa là thời gian lâu nhất, không nhất thiết là
đường có tác vụ nhiều nhất?)!


Sơ đồ PERT: Đường găng
2
A4

A2

2

1
A1

0

2
A3
5

A6

1

4

3
A5
6

A7
4

3


BƯỚC 5. PHÂN BỔ VÀ CÂN BẰNG CÁC NGUỒN LỰC
Mục đích: Là nhằm tối ưu hóa việc sử dụng nhân lực và các
thiết bị được phân phối cho dự án.
Quy trình cân bằng nguồn lực: Thuật ngữ và khái niệm
“nguồn lực”, Các nguồn lực: Con người, thiết bị, nguyên vật
liệu.
Cân bằng tuân theo 4 bước:
- Dự đoán các yêu cầu nguồn lực xuyên suốt dự án.
- Xác định đỉnh của nhu cầu nguồn lực.
- Tại mỗi đỉnh, hãy trì hoãn các tác vụ không cần thiết; Song
không thay đổi chất lượng và tiến độ.
- Khi trì hoãn hoặc loại bỏ phải đánh gía lại gói công việc.
Ex: Thay vì 2, 3 người thì chỉ cần 1 người..
Vấn đề: Chúng ta sẽ làm gì nếu KH Cân bằng NL không thực tiễn?

BƯỚC 6. XÂY DỰNG CHI TIẾT VỀ NGÂN SÁCH

Nguồn gốc của dữ liệu cho ngân sách chi
tiết:
1. Chi phí lao động nội bộ
2. Chi phí thiết bị nội bộ
3. Chi phí bên ngoài và thiết bị
4. Chi phí nguyên vật liệu
5. Tạo ra hoạch định về lưu chuyển tiền
mặt.