Bài giảng quản lý dự án TS mai văn nam

TRƯỜNG ĐẠI HỌC CẦN THƠ
KHOA KINH TẾ-QTKD
BÀI GiẢNG

QUẢN LÝ DỰ ÁN
GV: TS. Mai Văn Nam


QUẢN LÝ DỰ ÁN PHÁT TRIỂN

PHẦN I: QUẢN LÝ DỰ ÁN
PHẦN II: GIÁM SÁT VÀ LƯỢNG GIÁ DỰ ÁN


QUẢN LÝ DỰ ÁN PHÁT TRIỂN

PHẦN I:

QUẢN LÝ DỰ ÁN


QUẢN LÝ DỰ ÁN PHÁT TRIỂN
I. Quản lý dự án là gì?

Là việc ứng dụng kiến thức, kỹ năng, công cụ và kỹ
thuật vào hoạt động của dự án để đáp ứng các yêu cầu
của dự án


QUẢN LÝ DỰ ÁN PHÁT TRIỂN
II. Nội dung của quản lý dự án

Tổ chức

Kiến thức

Nhân sự

Kỹ năng
Quản lý

Thời gian

Công cụ
Chi phí
Kỹ thuật

Mâu Thuẫn


1. QUẢN LÝ TỔ CHỨC
1. Các đặc điểm văn hoá (văn hoá cộng đồng)
Tính đồng nhất của hành vi ứng xử: Khi các cá
nhân liên quan đến DA làm việc với nhau nên sử dụng
cùng một ngôn ngữ, hình thức và cách cư xử.
Các chuẩn mực: Là những quy định, những ràng
buộc có ý nghĩa chi phối hoạt động của các thành viên
trong DA.
Tính tham gia cộng đồng: Là lợi ích và kết quả
mong đợi (mục tiêu DA) mà DA mong đợi cần được
cộng đồng ủng hộ, chấp nhận, tham gia cùng chia sẻ.

1. QUẢN LÝ TỔ CHỨC
1. Các đặc điểm văn hoá cộng đồng
Chính sách khuyến khích động viên: Cần có chính
sách khuyến khích động viên của DA đối với các cá
nhân tích cực tham gia.
Bầu không khí làm việc: Cần tạo ra những điều
kiện làm việc, cách thức cư xử và quan hệ hợp tác tốt
giữa những người trong DA và giữa DA với bên ngoài.
Kỹ năng quản lý tổ chức: Phát huy thế mạnh, năng
lực và khả năng đặc biệt của các thành viên DA để
thực hiện thành công những công việc cụ thể.


1. QUẢN LÝ TỔ CHỨC
2. Cơ cấu tổ chức
Các cấp độ trong cơ cấu tổ chức:
Lãnh đạo; Trợ lý; Thực hiện.
 Địa phương; Nhà tài trợ; Dự án; Tiểu dự án; Cộng
đồng


2. QUẢN LÝ NHÂN SỰ
Người cán bộ QLDA cần tìm câu trả lời cho các câu
hỏi sau:
 Dự án đang cần đối tượng nhân sự nào?
 Có thể tuyển họ ở đâu?
 Bố trí họ như thế nào? (cơ cấu tổ chức như thế
nào là hợp lý?)

2. QUẢN LÝ NHÂN SỰ
 Chuẩn bị bảng mô tả công việc cho từng chức danh.
 Bố trí sử dụng nhân lực
Cần chú ý đến vấn đề tổ chức:
- Đối với dự án mới, nên xác định cơ cấu tổ chức
phù hợp với đặc điểm nhân sự để việc quản lý được
thuận tiện và hiệu quả.
- Đối với dự án đang triển khai, việc bố trí nên
tính đến khả năng thích ứng của nhân sự cũng như khả
năng tiếp nhận của tổ chức đối với nhân sự nhằm đảm
bảo tạo ra môi trường làm việc tốt nhất cho nhân sự
mới.


2. QUẢN LÝ NHÂN SỰ
 Việc quản lý nhân sự luôn gắn liền với quy trình tổ
chức, các chuẩn mực hoạt động, sự phân công – phân
nhiệm rõ ràng, động viên – khuyến khích.


2. QUẢN LÝ NHÂN SỰ
Lý thuyết nhu cầu của Maslow
Tự thể hiện
Tự trọng

Cấp cao

Xã hội
An toàn

Sinh lý (nhu cầu thiết yếu)

Cấp thấp


2. QUẢN LÝ NHÂN SỰ
Ứng dụng thuyết nhu cầu của Maslow:
Muốn động viên mức độ tham gia DA của cộng
đồng: cán bộ QLDA phải hiểu nhu cầu thực sự của
nhân viên và đối tượng tham gia và thụ hưởng DA.
 Các nhu cầu cấp thấp được thỏa mãn chủ yếu từ
bên ngoài
 Các nhu cầu cấp cao được thỏa mãn chủ yếu từ
nội tại của con người.


3. QUẢN LÝ THỜI GIAN
Các kinh nghiệm:
“Một số cán bộ QLDA ít kinh nghiệm thường có
thời gian làm việc ngoài giờ rất lớn và họ cho rằng
đây là cách duy nhất hiệu quả giải quyết công việc tồn
động”.

“Trong khi đó, các cán bộ QLDA có kinh
nghiệm cảm thấy thoải mái hơn nhờ biết cách phân
quyền và sử dụng có hiệu quả”


3. QUẢN LÝ THỜI GIAN
Các câu hỏi liên quan đến quản lý thời gian

Bạn có gặp khó khăn gì khi phải hoàn thành công
việc trong một khoản thời gian đã định?
Bạn có thể làm việc bao lâu trước khi bị ai đó làm
gián đoạn?
Bạn có đề ra một quy trình để xử lý gián đoạn
không?
Bạn có thể làm việc liên tục mà không bị gián đoạn
không? Khi đó có phải làm thêm giờ không?


3. QUẢN LÝ THỜI GIAN
Các câu hỏi liên quan đến quản lý thời gian (tt)
Bạn xử lý thế nào đối với các vị khách bất ngờ và
những cú điện thoại không mong đợi?
Bạn hoàn thành công việc nhiều hơn hay ít hơn 3
hoặc 6 tháng trước?
Bạn có gặp khó khăn khi phải nói ‘không’ với mọi
người?
Bạn có đủ thời gian mỗi ngày cho những sở thích
riêng của mình không?


3. QUẢN LÝ THỜI GIAN
Một số nguyên nhân làm mất thời gian của cán bộ
QLDA
Không phân quyền hoặc phân quyền không hợp lý;
Năng lực của người đồng sự và nhân viên kém;
Khả năng sử dụng nguồn lực hạn chế;
Mô tả chức năng nhiệm vụ từng vị trí không rõ ràng;
Công việc dỡ dang hay công việc đã hoàn thành

nhưng kém chất lượng cần gia công chỉnh sửa;
Các kênh thông tin kém chất lượng;


3. QUẢN LÝ THỜI GIAN
Một số nguyên nhân làm mất thời gian của cán bộ
QLDA (tt)
Những vị khách bất ngờ và những cuộc điện thoại
không mong đợi;
Quá nhiều hội họp, đi công tác xa, …
Có quá nhiều người cùng làm việc trong một không
gian chật hẹp;
Thiếu năng lực quyết định;
V.v ……


3. QUẢN LÝ THỜI GIAN
Quản lý thời gian hiệu quả
Có nhiều kỹ thuật giúp cán bộ QLDA sử dụng hợp lý
nhất thời gian của mình:
Phân quyền
Bám sát lịch trình, kế hoạch
Quyết định nhanh
Quyết định nên tham dự (hội họp) hay không
Biết cách nói ‘không’
Bắt đầu ngay


3. QUẢN LÝ THỜI GIAN
Quản lý thời gian hiệu quả (tt)

Giải quyết những việc khó, việc quan trọng trước
Từ chối tham gia những hoạt động không cần
thiết
Xây dựng lịch tiếp khách
Kiểm soát thời gian điện thoại
Xác định có nên đi công tác hay không
Làm việc khi dừng chân trong các chuyến công
tác
……


3. QUẢN LÝ THỜI GIAN
Biểu mẫu quản lý thời gian:
Ngày: …………/………./…………..
Công việc

Ưu tiên

Đã bắt đầu

Đang thực
hiện

1.
2.
3.
4.
Hình 2.3a – Công việc cần làm

Hoàn

thành


3. QUẢN LÝ THỜI GIAN
Tuần: …………/tháng………./…………..
Thời gian

Ưu tiên

Đã bắt đầu

Đang thực
hiện

Thứ hai
Thứ ba
Thứ tư
Thứ năm
Thứ sáu
Thứ bảy
Chủ nhật

Hình 2.3b – Công việc hàng tuần

Hoàn thành


3. QUẢN LÝ THỜI GIAN
Lời khuyên dành cho cán bộ QLDA:
Biết khả năng hoàn thành công việc hàng ngày,

hàng tuần của chính mình và của nhân viên để có sự
phân công thực hiện hợp lý;
Hiểu được năng lực của các nhóm và xây dựng tiêu
chuẩn hoạt động phù hợp với từng nhóm năng lực đó;
Không xây dựng kế hoạch làm việc ngoài giờ khi
không thật cần thiết;


3. QUẢN LÝ THỜI GIAN
Lời khuyên dành cho cán bộ QLDA (tt):
Cố gắng giám sát quá trình thực hiện của chính bạn
và nhân viên, khi cần thiết nên từ chối thực hiện
những việc không quan trọng và cố gắng thực hiện
những việc khó trước. Nên bắt đầu ngay, quyết định
nhanh và cố gắng tìm thêm thời gian cho mình;
Không họp khi không thật sự cần thiết.


3. QUẢN LÝ THỜI GIAN
Lời khuyên dành cho cán bộ QLDA (tt):
Xác định nên hay không nên tham gia các hoạt động
được mời (hội họp, lễ, …), đặc biệt là các hoạt động
diễn ra ở nơi xa, cần thời gian đi lại dài. Trong trường
hợp này, cần có kế hoạch làm việc mỗi khi dừng
chân;
Thực hiện phân quyền gắn với huấn luyện nội bộ,
và biết cách nói ‘không’ khi cần thiết;