Bài giảng phân tích và thiết kế tổ chức chương i ths phan anh hồng

Chương I
Tổng quan chung về tổ chức

1




Chương I
1.
1.1
1.2
2.
2.1
2.2
2.3

Quan ni m chung v t ch c
Khái niệm tổ chức
Đặc trưng cơ bản của tổ chức
C
c u t ch c
Quan niệm về cơ cấu tổ chức
Các thuộc tính của cơ cấu tổ chức
Các kiểu cơ cấu tổ chức
2

Khái niệm tổ chức
1.1 Quan niệm về tổ chức
1.2 Các khía cạnh nghiên cứu tổ chức

3




• Tổ chức là một hệ thống xã hội ñược tạo
ra ñể thực hiện những mục tiêu xác ñịnh.
• Tổ chức là một hệ thống gồm nhiều phân
hệ có những mối quan hệ hữu cơ, hợp lý,
rõ ràng, hợp tác và phối hợp chặt chẽ, tác
ñộng lẫn nhau trong một tổng thể, phát
sinh một lực tổng hợp tác ñộng cùng chiều
lên một ñối tượng nhằm ñạt mục tiêu.
4




Quan niệm về tổ chức
• Tổ chức là một hệ thống của hai hay nhiều
người, phối hợp với nhau nhằm ñạt ñược
những mục tiêu chung.
• Tổ chức là một nhóm người hợp tác lại với
nhau ñể ñạt mục ñích chung (nhà thờ,
CLB).

5




Quan niệm về tổ chức
• Tổ chức là một sự sắp xếp mang tính xã
hội theo ñuổi mục tiêu tập thể, kiểm soát
hoạt ñộng riêng của tổ chức, có ranh giới
phân biệt với môi trường bên ngoài.
• Tổ chức là một ñơn vị xã hội, ñược ñiều
phối một cách có ý thức, có phạm vi
tương ñối rõ ràng, hoạt ñộng nhằm ñạt
ñược một hoặc nhiều mục tiêu chung.
6




• Tổ chức là một hệ thống tập hợp của
hai hay nhiều người, có sự phối hợp
một cách có ý thức, có phạm vi (lĩnh
vực, chức năng hoạt ñộng) tương ñối
rõ ràng; hoạt ñộng nhằm ñạt ñược một
hoặc nhiều mục tiêu chung.

7

Môi trường bên ngoài

Nguồn
nhân lực

Tổ
chức
là một
hệ
thống
Tổ chức là
một hệ
thống.ppt

h
trìn

Cấ
ut

Mục tiêu

Quá

rúc

Văn hóa tổ chức

Quản lý

Tác ñộng trực tiếp

Tác ñộng chiến lược

8




Các khía cạnh nghiên cứu tổ chức
• Từ khía cạnh cơ cấu
– Mức ñộ tập trung các yếu
tố liên quan như quyền lực
– Mức ñộ phi tập trung hóa
– Các quy ñịnh chính thức về
chính sách, thủ tục;
– Thứ bậc
– Mức ñộ chuẩn hóa các quy
trình
– Chuyên môn hóa
– Các hoạt ñộng liên quan
ñến ñào tạo, phát triển.

• Từ khía cạnh về bối cảnh
– Văn hóa
– Môi trường bên ngoài ảnh
hưởng ñến hoạt ñộng của
tổ chức
– Mục tiêu, mục ñích
– Quy mô

– Công nghệ

9




Các quan ñiểm tiếp cận nghiên cứu
tổ chức
1.2.1 Các quan ñiểm tổ chức ñịnh hướng
môi trường;
1.2.2 Các quan ñiểm tổ chức ñịnh hướng
con người;

10




Các quan ñiểm tổ chức ñịnh môi
trường

• Tổ chức là một “cơ thể sống”
• Tổ chức như một “rãnh mòn tâm lý”
• Tổ chức như một “dòng chảy, biến hóa”
2.2.ppt

2.6.ppt

2.7.ppt

11




Các quan ñiểm tổ chức ñịnh hướng
con người
•
•
•
•
•
•

Tổ chức là một “cỗ máy”
Tổ chức là một “bộ não”
Tổ chức là một “nền văn hóa”
Tổ chức là một “hệ thống chính trị”
Tổ chức như một “công cụ thống trị”
Quan ñiểm “con người – tổ chức”
2.1ppt.ppt

2.3.ppt

2.4.ppt

2.5.ppt

2.8.ppt

2.9.ppt

12




2.Đặc trưng cơ bản của tổ chức
•

Mục tiêu của tổ chức

•

Cơ cấu của tổ chức

•

Quyền lực trong tổ chức

•

Nguồn lực của tổ chức

•

Môi trường của tổ chức

•

Chu trình của tổ chức
13




Tổ chức sinh ra ñể làm gì?
• Kết hợp tất cả các nguồn lực lại với nhau ñạt ñược mục
tiêu và kết quả mong muốn;
• Tạo ra sản phẩm hàng hóa và dịch vụ một cách hiệu quả
hơn;
• Khuyến khích ñổi mới;
• Sử dụng tốt hơn công nghệ thông tin và sản xuất;
• Thích ứng nhanh hơn với môi trường thay ñổi và sự ảnh
hưởng của môi trường;
• Tạo ra giá trị cho nhiều người có liên quan;
• Thích ứng với thách thức về ña dạng, ñạo ñức, ñổi mới...
14




II. Cơ cấu tổ chức
1. Quan niệm về cơ cấu tổ chức
2. Các thuộc tính của cơ cấu tổ chức

15

Khái niệm cơ cấu tổ chức
Cơ cấu tổ chức ñược hiểu là cấu trúc bên
trong và các quan hệ giữa các cá nhân, bộ
phận cấu thành tổ chức nhằm ñảm bảo
cho tổ chức vận hành tốt, ñạt ñược các
mục tiêu của tổ chức.

16




Khái niệm cơ cấu tổ chức
Cơ cấu tổ chức là tổng hợp các bộ phận
(ñơn vị và cá nhân) có mối liên hệ và quan
hệ phụ thuộc lẫn nhau, ñược chuyên môn
hóa, có những nhiệm vụ, quyền hạn và
trách nhiệm nhất ñịnh, ñược bố trí theo
những cấp, những khâu khác nhau nhằm
thực hiện các hoạt ñộng của tổ chức và
tiến tới những mục tiêu xác ñịnh
17




Cơ cấu tổ chức phải ñảm bảo
- Việc xác ñịnh các chức năng cụ thể phải phù hợp

với các chức năng cơ bản của tổ chức;
- Phải có chủ thể ñảm nhận chức năng ñã ñược xác
ñịnh;
- Không trùng lắp chức năng, nghĩa là không thể có
nhiều bộ phận cùng ñảm nhận một chức năng;
- Một bộ phận hoặc cá nhân có thể bố trí ñảm nhiệm
một số chức năng gần giống nhau hoặc có quan
hệ hữu cơ với nhau, nhưng phải ñảm bảo kỹ năng
tác nghiệp theo yêu cầu của từng chức năng.
18




Các thuộc tính của cơ cấu tổ chức
•
•
•
•
•
•

Chuyên môn hóa công việc
Phân chia tổ chức thành các bộ phận
Quyền hạn và trách nhiệm
Cấp bậc và phạm vi quản lý
Tập trung và phân quyền trong quản lý tổ
chức
Sự phối hợp giữa các bộ phận, phân hệ
của cơ cấu

19




Chuyên môn hóa công việc
• Để mỗi nhân viên ñảm nhận mỗi nhiệm vụ
chuyên môn riêng biệt của mình trong toàn bộ
công việc của tổ chức.
• Phân chia các công việc phức tạp thành những
hoạt ñộng ñơn giản, mang tính ñộc lập tương
ñối ñể giao cho từng người => biến họ thành
các chuyên gia.
• Dễ ñào tạo ñể thực hiện
• Cho phép các nhà quản trị dễ dàng hơn trong
việc kiểm soát công việc.
20




Chuyên môn hóa công việc
• Chuyên môn hóa quá mức => buồn chán
và bất mãn.
• Để khắc phục:
– Mở rộng công việc (Job enlargement)
– Làm phong phú công việc (Job enrichment)

21

Phân chia tổ chức thành các bộ phận
• Phản ánh quá trình chuyên môn hóa và hợp
nhóm các công việc;
• Nhiệm vụ và các chức năng hoạt ñộng của tổ
chức theo chiều ngang ñể giao phó cho các nhà
quản trị phụ trách.
• Nếu không biết cách phân chia tổ chức thành
các bộ phận thì sự hạn chế về số thuộc cấp có
thể quản trị trực tiếp sẽ làm hạn chế quy mô của
tổ chức;
• Việc hợp nhóm các hoạt ñộng và con người ñể
tạo nên các bộ phận tạo ñiều kiện mở rộng tổ
chức ñến mức ñộ không hạn chế.
22




Quyền hạn và trách nhiệm
• Quyền hạn là quyền tự chủ trong quá trình
quyết ñịnh và quyền ñòi hỏi sự tuân thủ
quyết ñịnh gắn liền với một vị trí (chức vụ)
nhất ñịnh trong một tổ chức.
• Quyền hạn luôn gắn liền với trách nhiệm
tương xứng.
• Có 3 loại quyền hạn trong tổ chức: quyền
hạn trực tuyến, quyền hạn tham mưu và

quyền hạn chức năng.
23




Cấp bậc và phạm vi quản lý
• Tầm quản lý (tầm kiểm soát) – số người
và bộ phận mà nhà quản lý có thể kiểm
soát hiệu quả.
– Tầm quản lý rộng
– Tầm quản lý hẹp

số ñầu mối quản lý ít
số ñầu mối quản lý nhiều

24




Để xác ñịnh tầm quản lý phù hợp, cần xem
xét các tương quan:
• Tầm quản lý và trình ñộ của cán bộ quản lý có
quan hệ tỷ lệ thuận;
• Tính phức tạp của hoạt ñộng quản lý và tầm
quản lý có quan hệ tỷ lệ nghịch;
• Trình ñộ và ý thức tôn trọng, tuân thủ mệnh lệnh
của cấp dưới với tầm quản lý có quan hệ tỷ lệ
thuận;

• Tầm quản lý và sự rõ ràng trong xác ñịnh nhiệm
vụ, quyền hạn, trách nhiệm có quan hệ tỷ lệ
thuận;
• Năng lực của hệ thống thông tin có tác ñộng
ñến tầm quản lý
25