Bài giảng phân tích và thiết kế tổ chức chương III ths phan anh hồng

Chương III
Các mô hình phân tích
tổ chức

1




Chương III
1.
2.
3.
4.

Phân tích tổ chức theo mô hình SWOT
Phân tích tổ chức theo mô hình 7S
Phân tích tổ chức theo mô hình 9 bước
Phân tích tổ chức theo mô hình 5P

2




Phân tích tổ chức theo mô hình SWOT
•
•
•

•

Quan niệm chung về phân tích SWOT
Mô hình phân tích SWOT
Quy trình phân tích SWOT
Các lĩnh vực áp dụng mô hình phân tích
SWOT

3




Quan niệm chung về phân tích
SWOT
• Phân tích SWOT là công cụ kế hoạch ñược
sử dụng ñể hiểu sức mạnh, hạn chế, cơ hội
và ñe dọa của một tổ chức hay một dự án.
• Phân tích SWOT là sự tìm kiếm tất cả các
yếu tố cả bên trong và bên ngoài ảnh
hưởng tích cực hay cản trở sự phát triển
của tổ chức và ñạt ñược mục tiêu của tổ
chức.
4




Phân tích SWOT
• Một khung ñơn giản dùng cho xây dựng các

chiến lược thay thế.
• Có tác dụng khi phải ñối mặt với một tình huống
phức tạp, giới hạn về thời gian.
• Cung cấp tình huống chiến lược tổng thể
• Là bước cơ bản ñể thực hiện các phân tích rộng
hơn bên trong và bên ngoài.

5




• Phân tích swot tạo ra thông tin hữu ích
phù hợp cho tổ chức

6




Phân tích (SWOT) trong phân tích tổ
chức

Strenghts: Điểm mạnh của vấn đề
Opportunities: Thời cơ, cơ hội để giải quyết
Weaknesses: Những yếu kém liên quan đến vấn đề
Threats: Những khó khăn cản trở từ bên ngoài

7

SWOT . . .
Phân tích tổ chức

Phân tích bên trong

Điểm mạnh

Điểm yếu

Phân tích bên ngoài

Cơ hội

Các nguy cơ

Hồ sơ SWOT
8




Bªn
ngoµi

Bªn
trong

§iÓm m¹nh §iÓm yÕu
cña tæ chøc cña tæ chøc

Thêi c¬

C¶n trë

9




Các bớc để xây dựng ma trận SWOT
1. Xác định tất cả những thời cơ, cơ hội có thể liên
quan đến tổ chức.
2. Lập danh mục các cản trở đến sự vận động, tồn
tại, phát triển của tổ chức
3. Lập danh mục tất cả những điểm mạnh liên quan
đến tổ chức.
4. Lập danh mục tất cả những yếu kém liên quan
đến tổ chức (yếu kém của chính quyền cơ sở).
10




5. So sánh sức mạnh và cơ hội
6. So sánh điểm yếu và cơ hội
7. So sánh sức mạnh và cản trở bên ngoài.
8. So sánh yếu kém và cản trở bên ngoài.

11

Ưu ñiểm và hạn chế của phân tích
swot
• Ưu ñiểm:
– Thuận lợi trong xác ñịnh các ñiểm mạnh và những
ñiểm yếu của tổ chức
– Khuyến khích phát triển suy nghĩ chiến lược;
– Cho phép ban lãnh ñạo tập trung vào những ñiểm
mạnh và thiết lập các cơ hội;
– Có thể cho phép một tổ chức dự ñoán trước những
nguy cơ trong tương lai và thực hiện những hành
ñộng ñể tránh hoặc giảm thiểu sự ảnh hưởng của
chúng.
– Cho phép một tổ chức có thể nhận ra các cơ hội và
khai thác các cơ hội ñó
– Linh hoạt
12




Nhược ñiểm
• Một số người sử dụng các dữ liệu phân tích quá ñơn
giản trong việc ra quyết ñịnh.
• Cơ hội sử dụng những nguồn dữ liệu có chất lượng
trong tổ chức có thể mất nhiều thời gian và gặp khó
khăn về mặt chính trị.

• Rủi ro trong việc nắm bắt quá nhiều dữ liệu tạo ra sự
khó khăn trong việc xác ñịnh bản chất của tổ chức và
dẫn tới khó kiểm soát việc phân tích.
• Thiếu cấu trúc chi tiết, dẫn tới mất các yếu tố then chốt.
• Tốc ñộ thay ñổi làm cho nó tăng thêm khó khăn trong
việc dự báo sự phát triển. Điều này có thể làm ảnh
hưởng cho tổ chức trong tương lai.
13




Kỹ năng phân tích SWOT cá nhân
• Điểm mạnh
– Ưu ñiểm nào chỉ bạn mới có? (ví dụ: kỹ năng, bằng
cấp, giáo dục hoặc các mối quan hệ)?
– Việc nào bạn có thể làm tốt hơn người khác?
– Bạn ñang sở hữu những mối quan hệ cá nhân nào?
– Đâu là những ñiểm mạnh ñược người khác công
nhận (cụ thể là sếp của bạn)?
– Bạn tự hào nhất về thành công nào của mình?
– Giá trị nào không ai có ngoài bạn ra?
– Bạn có những mối quan hệ cá nhân khiến người khác
phải thèm muốn? Nếu có, mức ñộ thân thiết tới ñâu?
14




Chú ý

• Cân nhắc từng câu trả lời trên quan ñiểm của
bạn và của mọi người xung quanh.
• Nhớ ñừng quá khiếm tốn hay rụt rè mà phải thật
sự khách quan thì ñánh giá mới chính xác.
• Nếu thấy khó cần chỉ ra ñiểm mạnh ngay lập
tức,
• hãy liệt kê hết tất cả tính cách của bạn và tìm
xem ñiểm mạnh của mình ñang nằm ở ñâu.

15




Gợi ý
• Hãy thử phân tích những ñiểm mạnh của
mình trong mối liên hệ với mọi người xung
quanh.
• Ví dụ, nếu bạn là một nhà toán học giỏi
nhưng những người xung quanh cũng giỏi
ko kém, thì ñó không ñược xem là thế
mạnh mà chỉ là một trong những ñiều ñầu
tiên ñể gia nhập nhóm
16




Kỹ năng phân tích SWOT cá nhân
• Điểm yếu

– Đâu là công việc bạn hay trốn tránh vì không tự tin
mình có thể làm tốt?
– Mọi người nhận xét ñâu là ñiểm yếu của bạn?
– Bạn có hoàn toàn tự tin về trình ñộ và kỹ năng làm
việc của bạn không? Nếu không, ñâu là ñiểm yếu
nhất của bạn?
– Đâu là thói quen xấu của bạn trong công việc? (ví dụ,
bạn thường hay trễ giờ, làm việc không có kế hoạch,
nóng tính, thiếu khả năng kiểm soát căng thẳng)
– Tính cách nào khiến bạn ñi lùi trong công việc? Ví dụ,
sợ nói trước ñám ñống sẽ là cản lực lớn nếu bạn phải
tổ chức các cuộc họp ñịnh kì.
17




Kỹ năng phân tích SWOT cá nhân
• Chú ý:
– Nhớ nhận xét những yếu ñiểm ñó từ góc nhìn
của bản thân và của người ngoài cuộc.
– Điểm yếu nào bị mọi người nhìn ra mà bạn lại
không thấy?
– Đồng nghiệp có liên tục qua mặt bạn trong
những lĩnh vực quan trọng không?
– Tốt nhất là hãy chấp nhận thực tế và ñối mặt
sự thật càng sớm càng tốt.
18

Kỹ năng phân tích SWOT cá nhân
• Cơ hội
– Kỷ nguyên công nghệ mới giúp gì ñược cho bạn? Bạn có
nhận ñược sự giúp ñỡ từ người khác qua Internet không?
– Ngành của bạn có ñang tăng trưởng không? Nếu có, bạn
có thể tận dụng ñược ñiều gì từ thị trường hiện tại?
– Bạn cómối quan hệ ñối tác chiến lược nào ñể giúp ñỡ khi
cần thiết không?
– Bạn nhận thấy tổ chức ñang có xu hướng ra sao? Làm
sao ñể tận dụng cơ hội ñó?
– Đối thủ của bạn có thất bại khi giải quyết một vấn ñề quan
trọng nào không? Nếu có, liệu bạn có thể tận dụng sai lầm
ñó ñể làm tốt hơn không?
– Tổ chức hoặc thị trường ñang cần gì mà chưa ai ñáp ứng
ñược?
– Khách hàng và ñối tác có phàn nàn gì về tổ chức không?
Nếu có, liệu bạn có giải pháp không?
19




Hãy thử tìm kiếm cơ hội bằng một trong
những cách sau:
• Tham gia các buổi gặp gỡ xã giao, lớp học, hội thảo
• Đảm nhiệm một vài dự án khi ñồng nghiệp ñi nghỉ
phép dài hạn.
• Cố gắng học thêm một vài kỹ năng mới như nói

chuyện trước công chúng hoặc quan hệ quốc tế khi
ñược giao một dự án mới hoặc một vai trò mới
• Tận dụng kỹ năng ñặc biệt của mình (thông thạo
ngoại ngữ chẳng hạn) ñể tỏa sáng khi công ty mở
rộng hoặc sáp nhập.
Ghi nhớ: Quan trọng là bạn phải có khả năng nhận ra
và tận dụng ñiểm mạnh cũng như nhận biết và hạn
chế ñiểm yếu ñể nắm bắt cơ hội trong tầm tay. 20




Kỹ năng phân tích SWOT cá nhân
• Nguy cơ
– Bạn ñang phải ñối mặt với khó khăn gì trong
công việc?
– Bạn có ñang bị ñồng nghiệp cạnh tranh về
chức vụ hoặc dự án nào không?
– Liệu công việc (hoặc yêu cầu công việc) của
bạn có bị thay ñổi không?
– Công nghệ thay ñổi có ñe dọa tới vị trí của
bạn?
– Yếu ñiểm nào có thể dẫn bạn tới nguy cơ?
21




Kỹ năng phân tích SWOT cá nhân
Điểm cốt lõi:

Tóm lại, ma trận SWOT là một lược ñồ
hiệu quả ñể phân tích ñiểm mạnh và ñiểm
yếu của bản thân cũng như chỉ ra cơ hội
và nguy cơ mà bạn ñang ñối mặt. Từ ñó
giúp bạn tập trung phát huy ñiểm mạnh và
hạn chế ñiểm yếu ñể tận dụng cơ hội một
cách tốt nhất.
22




• Bằng công cụ phân tích swot bạn hãy
phân tích ñiểm mạnh, ñiểm yếu, cơ hội,
thách thức của chính bản thân bạn ?
vi du tham khao.ppt

23


Dùng SWOT phân tích môi trường bên trong
và bên ngoài của tổ chức:
ĐIỂM MẠNH

ĐIỂM YẾU

Các nhân tố bên trong của
tổ chức có tác dụng hỗ trợ
ñể ñạt ñược mục tiêu tổ
chức

CƠ HỘI

Các nhân tố bên trong của
tổ chức làm kìm hãm quá
trình giành ñược hiệu quả tổ
chức

Các nhân tố bên ngoài của
tổ chức có tác dụng hỗ trợ
ñể ñạt ñược hiệu quả tổ
chức

Các nhân tố bên ngoài của
tổ chức làm kìm hãm quá
trình giành ñược hiệu quả tổ
chức

CÁC NGUY CƠ

24


Phân tích bên trong
Đánh giá toàn diện các ñiểm mạnh và ñiểm yếu
của tổ chức.
• Sự thiếu kinh nghiệm
Văn hoá tổ chức
•Năng lực hoạt ñộng
Hình ảnh của tổ chức
• Nhận thức về chương

Cơ cấu của tổ chức
trình
• Thị phần
Đội ngũ nòng cốt
• Các nguồn tài chính
Tiếp cận các nguồn (4M)
(bao gồm nguồn thông tin) • Các ñồng minh
• Mạng lưới
Hiệu quả hoạt ñộng

Hiệu quả hoạt ñộng

25