Tự học excel và thực hành tổ chức số liệu kế toán trên excel phần 2

Phần 2 – Tổ chức số liệu kế toán trên Excel
Phần này sẽ giúp các bạn làm kế toán trên Excel từ cách tổ chức
dữ liệu đến việc tạo các sổ kế toán tổng hợp và chi tiết. Để nắm
được phần này yêu cầu bạn phải nắm khá vững về nghiệp vụ kế
toán doanh nghiệp và có một số kiến thức cơ bản về Microsoft
office excel chủ yếu là phần đã được giới thiệu ở phần trên.
Trước tiên ta tạo 1 Sheet chứa danh sách các sổ kế toán, các
bảng biểu và các báo cáo của công ty để dễ dàng quản lý hơn,
từ Sheet này bạn có thể rất nhanh chóng nhảy tới các Sheet
khác bằng cách nhấp chuột.
Cách làm như sau:
- Khởi động Excel, chương trình sẽ tự động mở ra một
Wookbook mới với mặc định là 3 Sheet trắng. Bạn vào Menu
File\Save để lưu lại với tên KtExcel.
2.1. Sổ Nhật ký chung
Đây là sổ lưu trữ tất cả các nghiệp vụ phát sinh của doanh
nghiệp. Dữ liệu từ sổ này sẽ được sử dụng để tạo nên hầu hết tất
cả các sổ sách và báo cáo của doanh nghiệp.
2.1.1. Thiết kế sổ Nhật ký chung
Bước 1: Mở File KtExcel đã thiết kế ở trên, ở Sheet trắng bên
cạnh Sheet Menu ta đổi tên thành SoNKC bằng cách nhấp
chuột phải lên trên tên Sheet sau đó chọn Rename rồi nhập tên
sổ.




Bước 2: Thiết kế sổ Nhật ký chung
Bạn di chuột về góc phía trên bên trái của sheet và nhập vào tên
công ty. Sau đó di chuột xuống dòng bên dưới nhập vào tiêu đề
của sổ sao cho đẹp mắt và dễ nhìn.

Tiếp theo bạn tạo mẫu sổ theo mẫu dưới đây:

2.1.2. Cách nhập dữ liệu vào sổ Nhật ký chung
Khi công ty có các chứng từ kế toán phát sinh như hóa đơn mua




hàng, bán hàng, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho… ta lần lượt
nhập vào Sổ nhật ký chung với các thông tin có trên chứng từ
kế toán:
- Ngày tháng: Nhập ngày ghi sổ của chứng từ kế toán
- Chứng từ:
+ Số hiệu: Nhập vào số hiệu của chứng từ kế toán
+ Ngày, tháng: Ngày tháng của chứng từ kế toán
- Diễn giải: Nhập nội dung của chứng từ kế toán
- TK Nợ: Nhập số hiệu tài khoản bên nợ của nghiệp vụ kế toán
phát sinh trên chứng từ.
- TK Có: Nhập số hiệu tài khoản bên có của nghiệp vụ kế toán
phát sinh trên chứng từ.
- Số lượng: Nhập số lượng hàng hóa, dịch vụ phát sinh trên
chứng từ.
- Số tiền phát sinh: Nhập số tiền hàng hóa, dịch vụ phát sinh
trên chứng từ.
Lưu ý: Với mỗi dòng trên Sổ nhật ký chung ta chỉ nhập một
định khoản, với nghiệp vụ kế toán nhiều hơn một định khoản
thì mỗi định khoản sẽ được nhập vào một dòng.
Ví dụ:
Hóa đơn thanh toán tiền điện thoại cho Viễn thông Hà Nội số
012345 ngày 10/01/2009 số tiền 500.000đ, thuế GTGT

50.000đ.
Với nghiệp vụ này trong Sổ nhật ký chung bạn phải nhập thành
hai dòng như sau:
Nợ TK 642 500.000
Có TK 111 500.000
Và một dòng ghi nhận thuế GTGT đầu vào:




Định khoản:
Nợ TK 133 50.000
Có TK 111 50.000
Trong Sổ nhật ký chung sẽ được nhập vào như sau:

Cuối tháng khi đã nhập hết các chứng từ phát sinh trong tháng
ta sẽ làm các bút toán kết chuyển để xác định kết quả lãi lỗ.
Ở hàng nhập nghiệp vụ kết chuyển cuối kỳ tại cột Số tiền phát
sinh:
- Với nghiệp vụ kết chuyển thuế GTGT được khấu trừ:
=SUMIF($E$5:$E27;133;$G$5:$G27)+BCDSPS!D13
Trong đó BCDSPS!D13 chính là địa chỉ ô lưu số dư đầu kỳ của
Tài khoản 133 trong Bảng cân đối số phát sinh sẽ được giới
thiệu chi tiết sau.
- Với nghiệp vụ kết chuyển doanh thu:
Ví dụ với nghiệp vụ kết chuyển cuối kỳ là
Nợ TK 511

Có TK 911
Ta nhập vào công thức sau:
=SUMIF($F$7:$F25; 511; $H$7:$H25)
Tương tự với bút toán kết chuyển Nợ TK 515/Có TK 911 ta
cũng làm tương tự chỉ cần thay đổi điều kiện tính tổng.
- Với các bút toán kết chuyển chi phí:
Ví dụ với nghiệp vụ kết chuyển là
Nợ TK 911
Có TK 642
Ta nhập vào công thức sau:
=SUMIF($E$7:$E25;642;$G$7:$G25)
Tương tự với các bút toán kết chuyển chi phí khác ta cung làm
tương tự chỉ cần thay đổi điều kiện tính tổng.
- Với bút toán kết chuyển cuối cùng là kết chuyển lỗ, lãi:
+ Nếu lãi: Tại hàng nhập bút toán kết chuyển lãi ta nhập vào cột
Số tiền phát sinh (ví dụ là ô G32) công thức:
=SUMIF($F$7:$F31;911;$G$7:$G31)SUMIF($E$7:$E31;911;$G$7:$G31)
+ Nếu lỗ: Tại hàng nhập bút toán kết chuyển lãi ta nhập vào cột
Số tiền phát sinh (ví dụ là ô G32) công thức:
=SUMIF($E$7:$E31;911;$G$7:$G31)
SUMIF($F$7:$F31;911;$G$7:$G31)




Lưu ý: Tùy theo số lượng chứng từ phát sinh mà vùng tham
chiếu và vùng tính tổng trong các hàm trên sẽ có sự thay đổi.
Hàm trên chỉ có tính chất tham khảo.
2.2. Bảng cân đối số phát sinh

2.2.1. Thiết kế Danh mục tài khoản
Trước khi thiết kế Bảng cân đối số phát sinh, ta sẽ tạo một bảng
danh mục tài khoản để tiện cho các công việc về sau.
Bảng danh mục tài khoản được thiết kế như sau:
- Thêm một sheet vào trước sheet SoNKC, đổi tên sheet đó
thành DMTK. Thiết kế bảng danh mục tài khoản như sau:




Tiếp đó bạn nhập các tài khoản và tên tài khoản tương ứng vào
cột TK và Tên TK.
Ở cột Tên sổ cái bạn nhập bằng chữ in và thêm vào trước tên tài
khoản chữ “SỔ CÁI”. Ví dụ: Tương ứng với tài khoản 111 thì
Tên sổ cái là “SỔ CÁI TK 111 - TIỀN MẶT”. Mục đích của
việc này là khi ta thiết kế sổ cái cho các tài khoản thì ứng với
mỗi tài khoản thì tên của sổ cái sẽ được lấy ra từ đây để ta đỡ
mất công nhập đi nhập lại.




2.2.2. Thiết kế Bảng cân đối số phát sinh
Chuyển sang sheet bên cạnh sheet SoNKC sau đó đổi tên sheet
này thành BCDSPS.
Thiết kế Bảng cân đối số phát sinh trên sheet BCDSPS như sau:

2.2.3. Xử lý dữ liệu trong Bảng cân đối số phát sinh
Tại cột Mã TK ta lần lượt nhập theo thứ tự trong bảng danh
mục tài khoản các tài khoản phát sinh trong kỳ kế toán.
Tại cột Tên Tài khoản ta nhập vào công thức sau:
=IF(TYPE(VLOOKUP($C9;TAIKHOAN;2;0))=16;0;
VLOOKUP($C9;TAIKHOAN;2;0))




Hàm này sẽ trả về tên của các tài khoản tương ứng với mã tài
khoản được nhập trong cột Mã TK.
Di chuột về góc dưới bên phải của ô vừa nhập công thức đến
lúc chữ thập màu trắng chuyển thành màu đen (Fill handle), giữ
và kéo chuột đến hết hàng có số hiệu tài khoản tương ứng ở bên
cột Mã TK.




Trong hàm nhập tại cột Tên Tài khoản ở phần trên TAIKHOAN
là một bảng tham chiếu thuộc bảng Danh mục tài khoản, sử
dụng kiểu bảng tham chiếu này rất tiện lợi vì bất cứ khi nào
muốn dùng bảng tham chiếu này bạn chỉ việc gõ đúng tên bảng
tham chiếu này trong các hàm cần sử dụng đến bảng tham
chiếu. Bảng tham chiếu này được tạo như sau:
Vào menu Insert/Name/Define…

Hộp thoại Define Name xuất hiện
Trong hộp Names in workbook nhập tên bảng tham chiếu.

Trong hộp Refers to nhập vào dấu bằng (=)
Nhấp chuột vào nút ở cuối hộp Refers to, sau đó bạn hãy chọn
vùng tham chiếu trên bất cứ sheet nào có dữ liệu mà bạn muốn
tạo vùng tham chiếu. Ở đây ta tạo vùng tham chiếu ở bảng
Danh mục tài khoản thuộc sheet DMTK.




Bảng tham chiếu TAIKHOAN ở đây sẽ là A4:C83 trong bảng
Danh mục tài khoản trong sheet DMTK.

Nhấp chuột vào OK.
Bảng tham chiếu này sẽ còn được sử dụng nhiều trong các hàm
ở các sổ kế toán sau.
- Cột Số dư đầu kỳ:
+ Bên Nợ: Nhập số dư Nợ đầu kỳ của các tài khoản có số dư
nợ. Số dư Nợ đầu kỳ này chính là số dư nợ cuối kỳ trước.




+ Bên Có: Nhập số dư Có đầu kỳ của các tài khoản có số dư có.
Số dư Có đầu kỳ này chính là số dư Có cuối kỳ trước.
Lưu ý: Nếu đây là Bảng cân đối phát sinh đầu tiên bạn lập thì
bạn phải nhập số dư nợ đầu kỳ của các tài khoản phát sinh vào.

Nhưng nếu bạn đã có Bảng cân đối phát sinh của kỳ trước thì
bạn chỉ việc lấy dữ liệu từ bảng cân đối phát sinh của kỳ kế toán
trước bằng cách nhập vào cột Số dư đầu kỳ:
Bên Nợ:
=VLOOKUP(C9;[KtExcel1.xls]BCDSPS!C$9:I$39;6;0)
Bên Có:
=VLOOKUP(C9;[KtExcel1.xls]BCDSPS!C$9:I$39;7;0)
Trong đó KtExcel1.xls là file sổ kế toán của kỳ kế toán trước.
Sau đó dung Fill handle kéo xuống hết bảng cân đối tài khoản.

- Cột Số phát sinh trong kỳ:
+ Bên Nợ: Nhập vào ô F9 hàm sau:
=SUMIF(SoNKC!$E$7:$E$32;C9;SoNKC!$G$7:$G$32)




Sau đó dùng Fill handle kéo xuống hết Bảng cân đối tài khoản.
+ Bên Có: Nhập vào ô G9 hàm sau:
=SUMIF(SoNKC!$F$7:$F$32;C9;SoNKC!$G$7:$G$32)
Sau đó dùng Fill handle kéo xuống hết Bảng cân đối tài khoản.

- Cột Số dư cuối kỳ:
+ Bên Nợ: Nhập vào ô H9 hàm sau:
=IF((D9+F9)-(E9+G9)<0;0;(D9+F9)-(E9+G9))
Sau đó dùng Fill handle kéo xuống hết Bảng cân đối tài khoản.
+ Bên Có: Nhập vào ô I9 hàm sau:
=IF((E9+G9)-(D9+F9)<0;0;(E9+G9)-(D9+F9))
Sau đó dùng Fill handle kéo xuống hết Bảng cân đối tài khoản.

Tại hàng cuối của Bảng cân đối số phát sinh ở cột Số dư đầu kỳ
bên Nợ nhập hàm:
=SUM(D9:D39)
Sau đó dùng Fill handle kéo sang ngang cho hết Bảng cân đối
số phát sinh.
Bạn phải lưu ý rằng một điều rất cơ bản của Bảng cân đối số
phát sinh là:
Số dư đầu kỳ bên Nợ = Số dư đầu kỳ bên Có
Số phát sinh trong kỳ bên Nợ = Số phát sinh trong kỳ bên Có
Số dư cuối kỳ bên Nợ = Số dư cuối kỳ bên Có
Vì vậy khi bạn thấy tổng bên Nợ và bên Có của cột Số dư đầu
kỳ, Số phát sinh trong kỳ hoặc Số dư cuối kỳ thì phải kiểm tra
lại ngay.




2.3. Sổ cái tài khoản
2.3.1. Thiết kế sổ cái tài khoản
Ta sẽ có 3 mẫu sổ cái:
- Sổ cái tài khoản có số dư bên Nợ
- Sổ cái tài khoản có số dư bên Có
- Sổ cái tài khoản không có số dư
Sổ cái có số dư bên nợ
Đổi tên sheet 3 thành SoCai1.
Sổ cái tài khoản có số dư bên Nợ sẽ có mẫu như sau:

Lưu ý: Bạn phải dùng AutoFilter cho vùng dữ liệu trong Sổ cái
như sau:
Chọn cả vùng sẽ chứa dữ liệu trong sổ cái sau đó vào menu
Data/Filter/AutoFilter.




Trong đó:
- Ngày tháng: Ngày tháng ghi sổ của chứng từ kế toán phát sinh
mà nghiệp vụ phản ánh có tài khoản trên sổ cái hiện hành.
- Chứng từ:
+ SH: Số hiệu chứng từ kế toán phát sinh mà nghiệp vụ phản
ánh có tài khoản trên sổ cái hiện hành.
+ Ngày: Ngày chứng từ kế toán phát sinh mà nghiệp vụ phản
ánh có tài khoản trên sổ cái hiện hành.
- Diễn giải: Nội dung chứng từ kế toán phát sinh mà nghiệp vụ
phản ánh có tài khoản trên sổ cái hiện hành.
- Ghi Nợ: Tài khoản đối ứng bên Nợ của tài khoản trên sổ cái
hiện hành.
- Ghi Có: Tài khoản đối ứng bên Có của tài khoản trên sổ cái
hiện hành.
- Số dư Nợ: Số dư nợ của tài khoản trên sổ cái hiện hành
- SDĐK: Số dư đầu kỳ

- SPSTK: Số phát sinh trong kỳ
- Cộng SPS: Cộng số phát sinh trong kỳ
- SDCK: Số dư cuối kỳ
Sổ cái có số dư bên Có
Thêm một sheet bên sheet SoCai1, đặt tên là SoCai2.
Sổ cái tài khoản có số dư bên Có sẽ có mẫu như sau:

Trong đó:
- Ngày tháng: Ngày tháng ghi sổ của chứng từ kế toán phát sinh
mà nghiệp vụ phản ánh có tài khoản trên sổ cái hiện hành.
- Chứng từ:
+ SH: Số hiệu chứng từ kế toán phát sinh mà nghiệp vụ phản
ánh có tài khoản trên sổ cái hiện hành.
+ Ngày: Ngày chứng từ kế toán phát sinh mà nghiệp vụ phản
ánh có tài khoản trên sổ cái hiện hành.




- Diễn giải: Nội dung chứng từ kế toán phát sinh mà nghiệp vụ
phản ánh có tài khoản trên sổ cái hiện hành.
- Ghi Nợ: Tài khoản đối ứng bên Nợ của tài khoản trên sổ cái
hiện hành.
- Ghi Có: Tài khoản đối ứng bên Có của tài khoản trên sổ cái
hiện hành.
- Số dư Có: Số dư Có của tài khoản trên sổ cái hiện hành
- SDĐK: Số dư đầu kỳ
- SPSTK: Số phát sinh trong kỳ
- Cộng SPS: Cộng số phát sinh trong kỳ

- SDCK: Số dư cuối kỳ
Sổ cái không có số dư
Thêm một sheet bên sheet SoCai2, đặt tên là SoCai3.
Sổ cái tài khoản không có số dư có mẫu như sau:




Trong đó:
- Ngày tháng: Ngày tháng ghi sổ của chứng từ kế toán phát sinh
mà nghiệp vụ phản ánh có tài khoản trên sổ cái hiện hành.
- Chứng từ:
+ SH: Số hiệu chứng từ kế toán phát sinh mà nghiệp vụ phản
ánh có tài khoản trên sổ cái hiện hành.
+ Ngày: Ngày chứng từ kế toán phát sinh mà nghiệp vụ phản
ánh có tài khoản trên sổ cái hiện hành.
- Diễn giải: Nội dung chứng từ kế toán phát sinh mà nghiệp vụ
phản ánh có tài khoản trên sổ cái hiện hành.
- Ghi Nợ: Tài khoản đối ứng bên Nợ của tài khoản trên sổ cái
hiện hành.
- Ghi Có: Tài khoản đối ứng bên Có của tài khoản trên sổ cái
hiện hành.
- SPSTK: Số phát sinh trong kỳ
- Cộng SPS: Cộng số phát sinh trong kỳ
Lưu ý: Bạn phải dùng AutoFilter cho vùng dữ liệu trong các Sổ
cái như sau:
Chọn cả vùng sẽ chứa dữ liệu trong sổ cái sau đó vào menu
Data/Filter/AutoFilter.

2.3.2. Xử lý dữ liệu trên sổ cái tài khoản
Ta thấy 3 mẫu sổ cái trên khá giống nhau và cách xử lý dữ liệu
trên cả 3 sổ này cũng vậy, chúng chỉ hơi khác nhau một chút về
cách lấy dữ liệu về số dư đầu và cuối từ một cơ sở dữ liệu khác
(cụ thể là từ Bảng cân đối số phát sinh).
Sổ cái có số dư bên Nợ
Nhập vào ô A7 tài khoản trên sổ cái mà bạn muốn xem.
Ô A7 được định dạng như sau:
Nhấp chuột vào ô A7 sau đó vào menu Format/Cells. Hộp thoại
Format Cells xuất hiện ta chọn trong hộp Category mục Custom
sau đó trong hộp danh sách định dạng bên cạnh ta chọn định
dạng là ba dấu chấm phẩy (;;;).




Định dạng này sẽ giúp ẩn dữ liệu trong ô A7 đi không xuất hiện
trên sổ nhưng vẫn tồn tại.
Trên dòng tiêu đề sổ ta nhập vào hàm sau:
=VLOOKUP($A$7,TAIKHOAN,3,0)
Hàm này sẽ trả về tên của sổ cái tương ứng với tài khoản mà
bạn đã nhập vào ô A7.




- Tại ô I8 (Số dư nợ đầu kỳ) ta nhập vào hàm sau:
=VLOOKUP($A$7,BCDSPS!$C$9:$I$39,2,0)

Hàm này sẽ trả về số dư nợ đầu kỳ của tài khoản mà bạn đã
nhập vào ô A7 được lấy từ Bảng cân đối tài khoản trong sheet
BCDSPS.
- Tại ô A10 nhập vào hàm sau:
=IF(OR(SoNKC!$E7=$A$7,SoNKC!$F7=$A$7),SoNKC!A7,"
")
Hàm này sẽ trả về ngày tháng ghi sổ của chứng từ phát sinh mà
nghiệp vụ phản ánh có chứa tài khoản đã nhập vào ô A7.
- Tại ô B10 nhập vào hàm sau:
=IF(OR(SoNKC!$E7=$A$7,SoNKC!$F7=$A$7),SoNKC!B7,"
")
Hàm này sẽ trả về số hiệu của chứng từ phát sinh mà nghiệp vụ
phản ánh có chứa tài khoản đã nhập vào ô A7.
- Tại ô C10 nhập vào hàm sau: