Tổ chức công tác kế toán vật liệu và phân tích tình hình quản lý, sử dụng vật liệu ở XNDPTWI

Lê Ngọc TàI D37- 21- 02

Luận văn tốt nghiệp

Lời nói đầu
Để tồn tại và phát triển trong điều kiện cạnh tranh gay gắt của nền kinh tế
thị trờng đòi hỏi mỗi doanh nghiệp phải không ngừng phấn đấu tiết kiệm chi phí,
hạ giá thành sản phẩm nhằm tăng lợi nhuận thì luôn tạo ra cho mình những thế
mạnh trong cạnh tranh. Để đạt đợc mục tiêu này các doanh nghiệp phải thực hiện
các biện pháp quản lý qúa trình hoạt động sản xuất, kinh doanh của mình từ khâu
đầu đến khâu cuối của quá trình tái sản xuất.
Hạch toán kế toán là một trong những công cụ quản lý kinh tế tài chính đối
với các doanh nghiệp sản xuất. Và một trong những khâu quan trọng trong toàn
bộ công tác hạch toán kế toán của doanh nghiệp là hạch toán nguyên vật liệu.
Muốn quản lý và sử dụng vốn một cách có hiệu quả phải tổ chức hạch toán
nguyên vật liệu một cách khoa học, đảm bảo yêu cầu cơ bản của công tác hạch
toán kế toán là chính xác, kịp thời, đầy đủ và toàn diện tình hình nhập xuất
nguyên vật liệu từ đó giúp công tác tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản
phẩm đợc chính xác.
Sau một thời gian thực tập, tìm hiểu công tác kế toán nguyên vật liệu ở xí
nghiệp. Đợc sự giúp đỡ của các cô, các chú, các chị phòng kế toán và sự hớng dẫn
tận tình của thầy giáo tôi đã hoàn thành bản luận văn với đề tài: "Tổ chức công
tác kế toán vật liệu và phân tích tình hình quản lý, sử dụng vật liệu ở
XNDPTWI".
Nội dung bản luận văn gồm ba phần:
Phần thứ nhất: lý luận chung về tổ chức kế toán nguyên vật liệu trong các
doanh nghiệp sản xuất.
Phần thứ hai: thực tế công tác vật liệu và phân tích tình hình quản lý, sử
dụng vật liệu ở XNDPTWI.

1

Lê Ngọc TàI D37- 21- 02

Luận văn tốt nghiệp

Phần thứ ba: một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện công tác kế toán vật
liệu và phân tích tình hình quản lý sử dụng vật liệu ở XNDPTWI.

phần thứ nhất
lý luận chung về tổ chức kế toán nguyên vật liệu trong
các dnsx
1.1. sự cần thiết phải tổ chức kế toán nguyên vật liệu
của cac dnsx trong nền kinh tế thị trờng :
1.1.1. Đặc điểm, vị trí nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất :
1.1.1.1. Đặc điểm của nguyên vật liệu :
Đặc điểm cơ bản của nguyên vật liệu là : nguyên vật liệu là đối tợng lao
động - một yếu tố cơ bản không thể thiếu đợc của quá trình sản xuất, là cơ sở vật
2


Lê Ngọc TàI D37- 21- 02

Luận văn tốt nghiệp

chất để cấu thành nên thực thể sản phẩm. Để sản xuất ra sản phẩm có chất lợng
tốt và đảm bảo cả về số lợng, đúng yêu cầu thiết kế kỹ thuật thì nguyên vật liệu
chiếm vị trí vô cùng quan trọng. Và chi phí về nguyên vật liệu trong các doanh
nghiệp sản xuất thờng chiếm tỷ trọng lớn trong tổng số chi phí sản xuất để tạo ra
sản phẩm.

Xét về mặt hiện vật thì nguyên vật liệu chỉ tham gia vào một chu kỳ sản
xuất và khi tham gia vào sản xuất thì nguyên vật liệu đợc tiêu dùng toàn bộ và
thay đổi hình thái hiện vật ban đầu, giá trị nguyên vật liệu đợc chuyển dịch toàn
bộ một lần vào giá trị sản phẩm mới tạo ra.
Xét về mặt giá trị thì nguyên vật liệu là một phần của toàn bộ vốn kinh
doanh.
Nguồn nguyên vật liệu chủ yếu là từ thiên nhiên nhng nó không phải là vô
tận, ngày nay con ngời đã có kế hoạch khai thác, sử dụng hợp lý nguồn nguyên
vật liệu từ thiên nhiên. Mặt khác, con ngời đã tìm và phát triển nguồn nguyên vật
liệu mới từ phát minh sáng chế khoa học kỹ thuật nh : chất dẻo...
1.1.1.2. Vị chí của nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất :
Nguyên vật liệu là một trong ba yếu tố không thể thiếu đợc của quá trình
sản xuất và nó là cơ sở vật chất để hình thành nên sản phẩm mới. Do đó, việc
cung cấp nguyên vật liệu có đầy đủ kịp thời hay không sẽ ảnh hởng trực tiếp đến
kế hoạch sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, đồng thời chất lợng sản phẩm có
đảm bảo đợc hay không lại phụ thuộc rất lớn vào chất lợng của nguyên vật liệu.
Nh vậy, sản xuất sẽ không tiến hành đợc nếu không có nguyên vật liệu, chất lợng
nguyên vật liệu kém thì chất lợng của sản phẩm cũng kém làm ảnh hởng đến giá
thành sản phẩm.
Chi phí nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng lớn trong toàn bộ chi phí sản xuất.
Từ đó cho thấy việc tiết kiệm chi phí nguyên vật liệu có ý nghĩa rất quan trọng
đến việc hạ giá thành. Nên việc tập trung quản lý nguyên vật liệu một cách chặt
chẽ ở tất cả các khâu từ khâu thu mua, bảo quản, dự trữ, sử dụng nhằm hạ thấp chi
phí nguyên vật liệu, giảm mức tiêu hao nguyên vật liệu trong sản xuất có ý nghĩa
3


Lê Ngọc TàI D37- 21- 02

Luận văn tốt nghiệp

rất quan trọng trong việc hạ giá thành sản phẩm và trong chừng mực nào đó còn
là cơ sở để tăng thêm sản phẩm cho xã hội.
Về mặt giá trị thì nguyên vật liệu là tài sản dự trữ thuộc tài sản lu động, do
vậy việc tăng tốc độ lu chuyển vốn kinh doanh không thể tách rời việc dự trữ và
sử dụng nguyên vật liệu một cách hợp lý tiết kiệm.
1.1.2.Nhiệm vụ và vai trò của kế toán nguyên vật liệu trong doanh
nghiệp sản xuất :
1.1.2.1. Chức năng, nhiệm vụ của kế toán vật liệu
Kế toán là công cụ phục vụ cho việc quản lý kinh tế tài chính của các doanh
nghiệp trong đó kế toán nguyên vật liệu đóng một vai trò hết sức quan trọng. Kế
toán NVL giúp cho lãnh đạo doanh nghiệp nắm đợc tình hình vật t để chỉ đạo tiến
độ sản xuất. Hạch toán nguyên vật liệu có phản ánh chính xác, kịp thời, đầy đủ thì
lãnh đạo mới nắm đợc một cách toàn diện, đầy đủ tình hình thu mua, nhập xuất,
dự trữ vật liệu. Tính chính xác của hạch toán kế toán nguyên vật liệu ảnh hởng
trực tiếp đến tính chính xác kịp thời của hạch toán giá thành.
Xuất phát từ yêu cầu quản lý nguyên vật liệu và từ vị trí của kế toán đối với
công tác quản lý tài chính trong các doanh nghiệp sản xuất, nhiệm vụ của kế toán
nguyên vật liệu cần phải:
+ Thực hiện việc đánh giá, phân loại vật liệu cho phù hợp với các nguyên
tắc, yêu cầu quản lý thống nhất của nhà nớc và yêu cầu quản trị của doanh
nghiệp.
+ Tổ chức chứng từ, tài khoản kế toán, sổ kế toán cho phù hợp với các ph ơng pháp kế toán hàng tồn kho áp dụng trong doanh nghiệp để ghi chép, phân
loại, tổng hợp số liệu về tình hình hiện có và sự biến động tăng giảm của vật liệu
trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh, cung cấp số liệu kịp tập hợp chi
phí và tính giá thành sản phẩm.

4

Lê Ngọc TàI D37- 21- 02

Luận văn tốt nghiệp

+ Tham gia vào phân tích đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch, tình hình
thanh toán với ngời bán, ngời cung cấp và tình hình sử dụng vật liệu trong quá
trình hoạt động sản xuất kinh doanh.
1.1.2.2. Vai trò của kế toán NVL:
- Tổ chức tốt công tác kế toán NVL đảm bảo cho quá trình sản xuất đợc
thông suốt, chất lợng, số lợng sản phẩm đợc đảm bảo. Tính đợc chính xác giá trị
vật liệu chiếm trong giá thành sản phẩm giúp cho việc quản lý và hạ giá thành sản
phẩm, nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh.
- Hạch toán vật liệu giúp cho doanh nghiệp nắm đợc tình hình sử dụng vốn
lu động từ đó sẽ có biện pháp nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lu động của doanh
nghiệp.
1.2. nội dung tổ chức kế toán nguyên vật liệu :
1.2.1.Chứng từ kế toán :
Để quản lý chặt chẽ và theo dõi tình hình biến động hiện có của nguyên vật
liệu, kế toán phải lập các chứng từ cần thiết một cách kịp thời, đầy đủ, chính xác
theo đúng chế độ ghi chép ban đầu về nguyên vật liệu đã đợc nhà nớc ban hành.
Những chứng từ hợp lệ, hợp pháp này là cơ sở tiến hành ghi chép trên thẻ kho,
trên sổ kế toán để kiểm tra, giám sát tình hình biến động và hiện có của từng thứ
vật liệu nhằm thực hiện có hiệu quả việc quản lý nguyên vật liệu phục vụ kịp thời,
đầy đủ nhu cầu cho hoạt động sản xuất kinh doanh.
Theo

chế

độ

chứng

từ

kế

toán

quy

định

ban

hành

theo

QĐ1141/TC/QĐ/CĐKT ngày 01/11/1995 BTC các chứng từ kế toán vật liệu bao
gồm:
- Phiếu nhập kho (Mẫu 01-VT)
- Phiếu xuất kho ( Mẫu 02-VT)
- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (Mẫu 03-VT)
- Biên bản kiểm kê vật t, sản phẩm, hàng hoá (Mẫu 04-VT)
5


Lê Ngọc TàI D37- 21- 02

Luận văn tốt nghiệp

- Hoá đơn vận chuyển (Mẫu 03-BH)
- Hoá đơn GTGT (Mẫu 01/GTKT)
- Hoá đơn bán hàng (Mẫu 02/GTTT)
- Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho (Mẫu 02/BH)

Ngoài các chứng từ mang tính chất bắt buộc sử dụng thống nhất theo quy
định của Nhà nớc kể trên, các doanh nghiệp có thể sử dung thêm các chứng từ hớng dẫn :
- Phiếu xuất vật t theo hạn mức (Mẫu 04-VT)
- Biên bản kiểm nghiệm vật t (Mẫu 05-VT)
- Phiếu báo vật t còn lại cuối kỳ (Mẫu 07-VT)...
Lu ý: Đối với các chứng từ kế toán thống nhất, bắt buộc phải đợc lập kịp
thời, đầy đủ theo đúng quy định về mẫu biểu, nội dung, phơng pháp lập. Những
ngời lập chứng từ phải chịu trách nhiệm về việc ghi chép chính xác về số liệu của
nghiệp vụ kinh tế- tài chính phát sinh.
Mọi chứng từ kế toán vật liệu phải đợc tổ chức luân chuyển theo trình tự, thời
gian do kế toán trởng quy định phục vụ cho việc phản ánh ghi chép, tổng hợp kịp
thời của các bộ phận và cá nhân có liên quan.

1.2.2.Phân loại và đánh giá nguyên vật liệu :
1.2.2.1.Phân loại nguyên vật liệu :
Phân loại nguyên vật liệu là căn cứ vào tiêu thức nào đó tuỳ theo yêu cầu
quản lý để sắp xếp từng thứ, loại vật liệu vào cùng một tiêu thức.
Để tiến hành hoạt động sản xuất kinh doanh các doanh nghiệp phải sử dụng
nhiều loại vật liệu khác nhau, mỗi loại vật liệu có tính năng lý hoá, công dụng
riêng. Để sử dụng có hiệu quả, quản lý, hạch toán chính xác nguyên vật liệu đòi
hỏi phải nhận biết từng loại, từng thứ vật liệu, cho nên cần thiết phải phân loại vật
liệu. Mỗi loại hình doanh nghiệp khác nhau có sự phân loại vật liệu khác nhau,
6

Lê Ngọc TàI D37- 21- 02

Luận văn tốt nghiệp

song nhìn chung căn cứ vào nội dung kinh tế và chức năng công dụng của vật
liệu trong quá trình sản xuất vật liệu đợc chia thành các loại sau :
- Nguyên vật liệu chính : Là những loại vật liệu trong quá trình gia công
chế biến sẽ cấu thành thực thể vật chất chủ yếu của sản phẩm. Ví dụ: trong ngành
xây dựng cơ bản thì nguyên vật liệu chính gồm các loại nh sắt, thép, xi măng,
gạch ... còn trong ngành dệt may thì nguyên vật liệu chính lại là sợi, vải....
- Nguyên vật liệu phụ : Là các loại vật liệu đợc sử dụng để làm tăng chất lợng sản phẩm, hoàn chỉnh sản phẩm hoặc phục vụ cho công việc quản lý sản
xuất, bao gói sản phẩm nh thuốc nhuộm, thuốc tẩy, sơn, dầu nhờn, cúc áo, chỉ
khâu...
- Nhiêu liệu : đợc sử dụng phục vụ cho công nghệ sản xuất sản phẩm, cho
phơng tiện vận tải, máy móc, thiết bị hoạt động trong quá trình sản xuất kinh
doanh nh xăng, dầu, than, củi, khí gas...
- Phụ tùng thay thế, gồm các loại phụ tùng, chi tiết đợc sử dụng để thay thế,
sửa chữa những máy móc, thiết bị sản xuất, phơng tiện vận tải...
- Thiết bị xây dựng cơ bản, bao gồm các thiết bị cần lắp và không cần lắp,
công cụ, khí cụ, vật kết cấu .... dùng trong công tác xây lắp , xây dựng cơ bản.
- Vật liệu khác, là các loại vật liệu không đợc xếp vào các loại kể trên, các
loại vật liệu này do quá trình sản xuất loại ra, phế liệu thu hồi từ việc thanh lý tài
sản cố định...
Căn cứ vào nguồn gốc nguyên vật liệu thì toàn bộ nguyên vật liệu của
doanh nghiệp đợc chia thành nguyên vật liệu mua ngoài và nguyên vật liệu tự chế
biến gia công.
Căn cứ vào mục đích và nơi sử dụng nguyên vật liệu thì toàn bộ nguyên vật
liệu của doanh nghiệp đợc chia thành nguyên vật liệu trực tiếp dùng vào sản xuất
kinh doanh và nguyên vật liệu dùng cho nhu cầu khác nh quản lý phân xởng,
quản lý doanh nghiệp, tiêu thụ sản phẩm..

1.2.2.2. Đánh giá nguyên vật liệu :

7


Lê Ngọc TàI D37- 21- 02

Luận văn tốt nghiệp

Đánh giá vật liệu là xác định giá trị của chúng theo những nguyên tắc nhất
định đảm bảo yêu cầu chính xác, kịp thời và đầy đủ.
+ Yêu cầu chính xác: đòi hỏi việc đánh giá vật liệu phải đợc tiến hành trên
cơ sở tổng hợp đầy đủ chi phí cấu thành nên vật liệu, đánh giá phải đảm bảo thống
nhất về nội dung và phơng pháp đánh giá giữa các kỳ.
+ Yêu cầu đầy đủ: đòi hỏi việc đánh giá vật liệu phải đánh giá toàn bộ từng
loại nguyên vật liệu, đủ các yếu tố chi phí, tránh tình trạng bỏ sót.
+ Yêu cầu kịp thời: đòi hỏi việc đánh giá vật liệu phải phù hợp với từng thời
kỳ cụ thể.
Về nguyên tắc: nguyên vật liệu phải đợc đánh giá theo giá vốn thực tế của
vật liệu mua sắm, gia công, chế biến...
* Đánh giá nguyên vật liệu theo giá thực tế nhập kho
+ Giá thực tế nguyên vật liệu mua ngoài:
- Đối với doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ
Giá thực tế
liệu

=

Giá mua cha
có thuế

nhập kho

Chi phí mua
+

thực tế

Thuế nhập
+

GTGT

khẩu

giảm giá vật
-

(nếu có)

hàng mua trả
lại (nếu có)

- Đối với doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phơng pháp trực tiếp
Giá thực tế
vật liệu

Giá mua có

Chi phí mua

= thuế GTGT + thực tế

nhập kho

Thuế nhập
+ khẩu

(giá thanh toán)

giảm giá
-

( nếu có )

hàng mua trả
lại ( nếu có )

Trờng hợp chi phí liên quan đến nhiều loại nguyên liệu vật liệu thì phải tính
toán phân bổ cho từng loại có liên quan theo tiêu chuẩn trọng lợng, giá kế hoạch
của nguyên vật liệu.
+ Giá thực tế của nguyên vật liệu tự chế biến bao gồm:
- Giá thực tế của vật liệu xuất gia công chế biến
8


Lê Ngọc TàI D37- 21- 02

Luận văn tốt nghiệp
- Chi phí gia công chế biến

+ Giá thực tế của nguyên vật liệu thuê ngoài gia công chế biến bao gồm:
- Giá thực tế của nguyên vật liệu xuất chế biến
- Chi phí vận chuyển ,bốc dỡ đến nơi thuê chế biến và từ đó về doanh
nghiệp
- Tiền công thuê ngoài gia công chế biến
+ Giá thực tế của nguyên vật liệu nhận góp vốn liên doanh: Trị giá vốn
thực tế của nguyên vật liệu nhận góp vốn liên doanh là giá do hội đồng liên doanh
đánh giá.
+ Giá thực tế của nguyên vật liệu thu nhận đợc từ phế liệu thù hồi đợc
đánh giá theo giá ớc tính .
* Đánh giá nguyên vật liệu theo giá thực tế xuất kho:
Do nguyên vật liệu đợc thu mua thờng xuyên từ nhiều nguồn khác nhau,
giá thực tế của từng lần nhập không hoàn toàn giống nhau . Để tính toán phân bổ
chính xác chi phí thực tế về vật liệu đã tiêu hao trong quá trình sản xuất kinh
doanh các doanh nghiệp sản xuất có thể sử dụng một trong 4 phơng pháp sau:
Phơng pháp 1 : Tính theo phơng pháp bình quân gia quyền :
Giá TT của NVL
Trị giá thực tế

tồn đầu kỳ

Giá TT của NVL
+ nhập trong kỳ

của nguyên vật =
liệu xuất kho

Số lợng
NVL xuất

x

Số lợngNVL
tồn đầu kỳ

+ Số lợng NVL

kho trong

kỳ

nhập trong kỳ

Trị giá thực tế xuất kho theo phơng pháp này có thể đợc tính theo thời kỳ
hoặc vào mỗi khi nhập một lô hàng về, phụ thuộc vào điều kiện của từng doanh
nghiệp.

9


Lê Ngọc TàI D37- 21- 02

Luận văn tốt nghiệp

Phơng pháp 2 : Tính theo giá thực tế nhập trớc - xuất trớc :
Theo phơng pháp này ngời ta tính đơn giá xuất chính bằng đơn giá nhập với
giả thiết nguyên vật liệu nào nhập trớc thì xuất trớc và nguyên vật liệu tồn kho
cuối kỳ đợc tính theo giá của những lần nhập sau cùng. Phơng pháp này đòi hỏi
doanh nghiệp phải xác định đợc đơn giá thực tế của từng lần nhập.
Phơng pháp 3 : Tính theo giá thực tế nhập sau - xuất trớc :

Theo phơng pháp này, kế toán cũng tính đơn giá nhập bằng chính đơn giá
xuất Nhng ngợc với phơng pháp nhập trớc xuất trớc, phơng pháp này giả thiết
nguyên vật liệu nào nhập sau thì xuất trớc, còn nguyên vật liệu tồn kho đợc tính
theo đơn giá của những lần nhập sớm nhất. Để áp dụng phơng pháp này kế toán
doanh nghiệp cũng phải xác định đợc đơn giá thực tế của từng lần nhập.

Phơng pháp 4 : Tính theo giá thực tế đích danh :
Theo phơng pháp này, đơn giá thực tế xuất kho chính bằng đơn giá thực tế nhập
kho của chính lô hàng đó. Phơng pháp này đợc áp dụng đối với các doanh nghiệp
có chủng loại nguyên vật liệu ít, ổn định và đặc biệt là phải nhận diện đợc từng
loại nguyên vật liệu.
*Đánh giá nguyên vật liệu theo giá hạch toán :
Đối với các doanh nghiệp mà chủng loại vật t nhiều, việc nhập, xuất diễn ra
thờng xuyên, nếu hạch toán hàng ngày theo giá thực tế thì công việc hạch toán
trở nên phức tạp, tốn nhiều công sức mà có khi không thể thực hiện đợc thì có thể
sử dụng giá hạch toán để hạch tóan tình hình nhập, xuất, tồn kho nguyên vật liệu.
Giá hạch toán của nguyên vật liệu là giá trị quy định thống nhất trong
phạm vi doanh nghiệp và đợc sử dụng lâu dài có thể là giá kế hoạch đã xây dựng.
Khi dùng giá hạch toán để kế toán chi tiết vật liệu thì kế toán phải tính chuyển giá
10


Lê Ngọc TàI D37- 21- 02

Luận văn tốt nghiệp

hạch toán theo giá thực tế của nguyên vật liệu trong kỳ trên cơ sở dùng hệ số
chênh lệch giữa giá thực tế và giá hạch toán của từng loại, từng nhóm nguyên vật
liệu.
Hệ số chênh lệch giữa giá thực tế và giá hạch toán ( H ) đợc xác định

Giá TT của NVL

+

Giá TT của NVL

tồn kho đầu kỳ

nhập kho trong kỳ

H =
Giá HT của NVL

Giá HT của NVL

tồn kho đầu kỳ

nhập kho trong kỳ

Tiếp theo ta tính giá thực tế của nguyên vật liệu xuất kho bằng cách :
Giá TT của NVL

=

xuất kho

Giá HT của NVL

x

H

xuất kho

Tuỳ vào đặc điểm, yêu cầu, trình độ quản lý của doanh nghiệp mà hệ số giá
vật liệu có thể tính theo từng nhóm hoặc từng thứ thứ vật liệu. Việc sử dụng giá
hạch toán của vật liệu trong công tác kế toán hàng ngày sẽ giảm nhẹ đợc công
việc tính toán giá vật liệu nhập kho, xuất kho, tồn kho hàng ngày, tạo ra những
thuận lợi cho việc tăng cờng chức năng kiểm tra của kế toán nhằm sử dụng tiết
kiệm có hiệu quả chi phí nguyên vật liệu trong sản xuất kinh doanh, trong giá
thành sản phẩm của doanh nghiệp.
1.2.3.kế toán chi tiết nguyên vật liệu:
Nguyên vật liệu có rất nhiều loại khác nhau mỗi loại lại có nhiều nhóm,
thứ, quy cách khác nhau. Để phục vụ kịp thời cho quá trình sản xuất phải tiến
hành tổ chức kế toán chi tiết nguyên vật liệu không chỉ về mặt giá trị mà cả hiện
vật, không chỉ theo từng kho mà phải chi tiết theo từng loại, nhóm, thứ.... và phải
11


Lê Ngọc TàI D37- 21- 02

Luận văn tốt nghiệp

đợc tiến hành đồng thời ở cả kho và phòng kế toán trên cùng cơ sở các chứng từ
nhập, xuất kho.
ở kho, thủ kho là ngời trực tiếp quản lý nhập, xuất, bảo quản vật liệu, đồng
thời thủ kho ghi vào thẻ kho theo chỉ tiêu hiện vật. ở phòng kế toán, với chức
năng nhiệm vụ của mình thông qua chứng từ để phản ánh, giám đốc, kiểm tra tình
hình nhập, xuất, dự trữ, bảo quản nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất.
Trong các doanh nghiệp sản xuất việc quản lý vật t liên quan đến nhiều bộ

phận khác nhau trong đó kế toán và thủ kho là những ngời trực tiếp quản lý tình
hình nhập, xuất, tồn kho nguyên vật liệu. Vì vậy giữa thủ kho và kế toán phải xây
dựng mối quan hệ với nhau trong việc sử dụng và luân chuyển các chứng từ nhập,
xuất nguyên vật liệu để ghi chép, phản ánh, theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn kho
nguyên vật liệu. Mối quan hệ này hình thành nên các phơng pháp chi tiết nguyên
vật liệu giữa kho và phòng kế toán. Kế toán doanh nghiệp có thể lựa chọn một
trong ba phơng pháp sau :
- Phơng pháp thẻ song song
- Phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển
- Phơng pháp sổ số d
Mỗi phơng pháp có u, nhợc điểm và phạm vi áp dụng riêng, song ta có thể
thấy : Đối với phơng pháp thẻ song song có u điểm là việc ghi chép đơn giản dễ
kiểm tra, đối chiếu, nhng có nhợc điểm là việc ghi chép giữa thủ kho và phòng kế
toán còn trùng lặp về chỉ tiêu số lợng, ngoài ra việc kiểm tra, đối chiếu chủ yếu
tiến hành vào cuối thàng nên nó hạn chế chức năng kiểm tra kịp thời của kế toán.
Nên nó chỉ thích hợp với các doanh nghiệp có chủng loại vật t ít, tình hình nhập
xuất vật t không thờng xuyên.
So với phơng pháp thẻ song song thì phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển
vẫn cha khắc phục đợc nhợc điểm trên. Nó chỉ giảm bớt đợc khối lợng ghi chép
của kế toán do chỉ ghi một lần vào cuối tháng. Do vậy phơng pháp sổ đối chiếu
luân chuyển chỉ áp dụng thích hợp trong các doanh nghiệp sản xuất có không
nhiều nghiệp vụ nhập xuất, không bố chí riêng nhân viên kế toán chi tiết vật liệu.

12


Lê Ngọc TàI D37- 21- 02

Luận văn tốt nghiệp

Còn phơng pháp sổ số d có nhiều u điểm hơn cả so với hai phơng pháp trên,
khắc phục đợc sự ghi chép trùng lặp giữa kho và phòng kế toán, nó còn giảm bớt
đợc khối lợng ghi chép kế toán, công việc đợc tiến hành đều trong tháng. Cho nên
phơng pháp này thích hợp với các doanh nghiệp sản xuất có khối lợng các nghiệp
vụ nhập xuất nhiều, thờng xuyên, nhiều chủng loại vật liệu và với điều kiện doanh
nghiệp sử dụng giá hạch toán để hạch toán nhập, xuất; đã xây dựng hệ thống danh
điểm vật liệu , trình độ nghiệp vụ và chuyên môn của cán bộ kế toán vững vàng.
Tuy nhiên, phơng pháp này có nhợc điểm : Do kế toán chỉ theo dõi về mặt giá trị
nên muốn biết số hiện có và tình hình tăng giảm của từng thứ vật liệu về mặt hiện
vật nhiều khi phải xem số liệu trên thẻ kho. Hơn nữa việc kiểm tra phát hiện sai
xót, nhầm lẫn giữa kho và phòng kế toán gặp khó khăn.

ở xí nghiệp dợc liệu TW1 thực hiện hạch toán chi tiết vật liệu theo phơng
pháp thẻ song song nên tôi xin trình bày cụ thể phơng pháp này.

Thẻ kho
(1) (1)

Chứng từ xuất

Chứng t nhập
(3)

Sổ KT chi tiết
(2) (2)

13


Lê Ngọc TàI D37- 21- 02

Luận văn tốt nghiệp
(4)
Bảng kê TH
N-X-T

Ghi hàng ngày hoặc định kỳ
Ghi cuối tháng
Đối chiếu kiểm tra

ở kho : Thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép phản ánh tình hình nhập xuất
tồn kho hàng ngày của từng thứ, loại nguyên vật liệu theo chỉ tiêu số lợng.
Khi nhận đợc các chứng từ kế toán, thủ kho phải kiểm tra tính hợp lệ hợp
pháp rồi ghi rõ số lơng thực nhập, thực xuất vào chứng từ. Cuối ngày thủ kho
phân loại chứng từ, căn cứ vào chứng từ đó để ghi vào thẻ kho và tính ra số tồn
cuối ngày. Định kỳ thủ kho gửi hoặc kế toán xuống kho nhận các chứng từ nhập xuất đã đợc phân loại theo từng thứ vật liệu.
ở phòng kế toán : Kế toán sử dụng sổ kế toán chi tiết nguyên vật liệu để
ghi chép tình hình nhập - xuất - tồn kho theo chỉ tiêu hiện vật và giá trị. Sổ kế
toán chi tiết nguyên vật liệu có kết cấu gần giống thẻ kho nhng có thêm các cột
để ghi chép theo chỉ tiêu giá trị. Khi nhận đợc các chứng từ ở kho kế toán hoàn
chỉnh chứng từ ( ghi gía trị nguyên vật liệu ), ghi vào sổ chi tiết nguyên vật liệu
và tính ra số tồn kho cuối ngày.
Cuối tháng kế toán và thủ kho tiến hành đối chiếu số liệu kế toán chi tiết.
Ngoài ra để có số liệu kiểm tra, đối chiếu với kế toán tổng hợp số liệu kế toán chi
tiết từ các sổ chi tiết vào bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn kho nguyên vật liệu theo
từng nhóm, loại nguyên vật liệu.
1.2.4 Kế toán tổng hợp vật liệu:

14

Lê Ngọc TàI D37- 21- 02

Luận văn tốt nghiệp

Kế toán tổng hợp vật liệu là việc ghi chép kế toán về tình hình N-X-T của
kho vật liệu trên các tài khoản kế toán theo chỉ tiêu giá trị nhằm hệ thống hoá
thông tin theo chỉ tiêu kinh tế tổng hợp.
Có 2 phơng pháp kế toán hàng tồn kho là phơng pháp kê khai thờng xuyên
và phơng pháp kiểm kê định kỳ
1.2.4.1.Kế toán tổng hợp vật liệu theo phơng pháp kê khai thờng xuyên
(KKTX) :
Phơng pháp KKTX là phơng pháp ghi chép, phản ánh thờng xuyên, liên tục
và có hệ thống tình hình nhập- xuất- tồn kho các loại nguyên vật liệu trên các tài
khoản, sổ kế toán tổng hợp, trên các chứng từ nhập, xuất.
Phơng pháp này áp dụng trong các doanh nghiệp có quy mô lớn, chủng loại
nguyên vật liệu nhiều, giá trị tơng đối lớn.
* Tài khoản kế toán sử dụng chủ yếu:
+ Tài khoản 152 (nguyên liệu, vật liệu) : tài khoản này dùng để phản ánh
số hiện có và tình hình tăng, giảm các loại nguyên vật liệu theo giá thực tế.
Tài khoản 152 không quy định tài khoản cấp 2. Tuỳ theo đặc điểm của vật
liệu và yêu cầu quản trị của từng doanh nghiệp, tài khoản 152 có thể đợc mở
thành các tài khoản cấp 2 sau:
TK 1521 - nguyên vật liệu chính
TK 1522 - nguyên vật liệu phụ
TK 1523 - nhiên liệu
TK 1524 - phụ tùng thay thế
TK 1525 - thiết bị XDCB
TK 1528 - vật liệu khác
+ Tài khoản 151(hàng đang đi đờng): tài khoản này dùng để phản ánh các

loại nguyên vật liệu, hàng hoá mà doanh nghiệp đã mua, đã chấp nhận thanh toán
nhng cha nhập kho và hàng đi đờng cuối tháng trớc, tháng này đã về doanh
nghiệp.
15


Lê Ngọc TàI D37- 21- 02

Luận văn tốt nghiệp

+ Tài khoản 331 (phải trả cho ngời bán): Tài khoản này đợc sử dụng để
phản ánh quan hệ thanh toán giữa doanh nghiệp với ngời cung cấp vật t, hàng
hoá, lao vụ, dịch vụ... theo hợp đồng ký kết.
TK 331 đợc mở chi tiết cho từng đối tợng.
Ngoài ra còn sử dụng các tài khoản liên quan nh :TK111, TK112, TK157...

* Trình tự kế toán tổng hợp vật liệu theo phơng pháp KKTX:
Sơ đồ 1.4
Tổng hợp vật liệu
theo phơng pháp kê khai thờng xuyên
TK 111,112,
141,331,311...

Tài khoản 152

TK 331

Nhập kho VL mua ngoài (trong kỳ

Giảm giá, hàng mua trả lại

hàng và HĐ cùng về)

TK133

TK 133
thuế GTGT

TK 331

VAT đầu

khấu trừ

(KT) (nếu có)

TK621,627
641,642,241

VL mua về cha nhận đợc HĐ trong kỳ
Xuất VL dùng T2 cho sx, phục vụ

(ghi theo giá tạm tính)
Sang kỳ sau ,khi nhận đợc HĐ

quản lý sx,BH,QLDN,XDCB

Ghi âm theo giá tạm tính
Giá ghi trên

TK136(1)

hoá đơn
TK133
thuế GTGT

Xuất kho VL cấp vốn cho
đơn vị cấp dới

khấu trừ
TK151

Nhập kho
TK 154

VL đi đờng
kỳ trớc

TK632,157,621....

Xuất VLthuê ngoài

bán ngay, gửi bán

gia công , tự chế

16


Lê Ngọc TàI D37- 21- 02

Luận văn tốt nghiệp
ngay,đavào sx...
TK333(3)
Thuế nhập khẩu
TK333(12)

TK128,228
Thuế GTGT hàng NK

Xuất VL góp vốn LD

theo phơng pháp trực tiếp

trị giá

TK 411

trị giá

ghi sổ

TK412

vốn góp

Nhận vốn góp LD, cổ phần , đợc cấp

CL

CL

phát , biếu tặng...bằng vật liệu

giảm

tăng

TK154
Nhập kho vật liệu thuê ngoài gia công
chế biến hoặc tự chế

TK412
chênh lệch giảm do đánh giá

TK412
Chênh lệch tăng do đánh giá lại
TK338(1)

TK138(1)

VL phát hiện thừa khi kiểm

ngoài định mức

kê ngoài định mức

VL phát hiện

TK642

TK642
trong định mức

thiếu

17

trong định mức


LuËn v¨n tèt nghiÖp

Lª Ngäc Tµi - D37- 21- 02

12


Luận văn tốt nghiệp

Lê Ngọc Tài - D37- 21- 02

1.2.4.2. Kế toán tổng hợp vật liệu theo phơng pháp kiểm kê định kỳ:
Phơng pháp kiểm kê định kỳ (KKĐK) là phơng pháp mà kế toán căn cứ
vào kết quả kiểm kê cuối kỳ để tính ra giá trị của hàng tồn kho cuối kỳ; trên cơ sở
đó tính ra giá thực tế của hàng xuất trong kỳ theo phơng pháp cân đối.
Phơng pháp này thờng áp dụng trong các doanh nghiệp có chủng loại
nguyên vật liệu rất phong phú nhng giá trị đơn vị lại nhỏ, tình hình nhập xuất xảy
ra thờng xuyên.
* Tài khoản kế toán sử dụng chủ yếu:

+ Tài khoản 151 ( Hàng mua đang đi đờng) :
+ Tài khoản 152 ( Nguyên liệu vật liệu): dùng để phản ánh trị giá thực tế
nguyên vật liệu tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ.
+ Tài khoản 611 (Mua hàng) : dùng để phản ánh giá thực tế vật t, hàng hoá
mua
vào trong kỳ.
Tài khoản này không có số d và có 2 tài khoản cấp 2 là:
- Tài khoản 6111 : Mua nguyên vật liệu
- Tài khoản 6112 : Mua hàng hoá
Ngoài ra còn sử dụng các tài khoản liên quan khác nh TK111, TK112,
TK133...
* Trình tự kế toán tổng hợp vật liệu theo phơng pháp KKĐK :
Theo phơng pháp KKĐK, kế toán tổng hợp vật liệu không căn cứ vào các
phiếu nhập kho để đánh giá giá thực tế vật liệu xuất dùng mà căn cứ vào giá trị
thực tế tồn kho đầu kỳ, nhập trong kỳ và kết quả kiểm kê cuối kỳ để tính.
Trị giá thực tế
vât liệu
xuất dùng

Trị giá thực tế
=

vật liệu

Trị giá thực tế
+

tồn đầu kỳ

vật liệu

nhập trong kỳ

13

Trị giá thực tế
-

vật liệu
tồn cuối kỳ


Luận văn tốt nghiệp

Lê Ngọc Tài - D37- 21- 02

Sơ đồ 1.5
Kế toán tổng hợp vật liệu
theo phơng pháp kiểm kê định kỳ
TK151,152

TK611
Kết chuyển VL tồn đầu kỳ

TK151,152
kết chuyển vật liệu tồn cuối kỳ

TK111,112,
141,331...

TK111,112,331

VL mua ngoài nhập kho

Giảm giá, CK T/mại, hàng mua trả lại

TK133

TK133

Thuế GTGT

thuế GTGT

khấu trừ

(khấu trừ) (nếu có)

P2 khấu trừ

TK333(12)

TK621,627

Thuế GTGT
hàng NKhẩu

641,642
P2 trực tiếp

Xuất kho VL dùng trực tiếp sx, quản

TK333(3)

lý sx,phục vụ BH,QLDN
Thuế nhập khẩu
TK128,228

TK 411

trị giá

Nhận vốn góp liên doanh, cổ phần

trị giá

ghi sổ

đợc cấp phát bằng VL
TK711

TK412
CL

CL

giảm

tăng

vốn góp

VL đợc biếu tặng
TK412

TK412

Chênh lệch tăng do đánh giá lại VL

Chênh lệch do đánh giá lại VL

1.2.4.3.Hệ thống sổ kế toán trong kế toán tổng hợp vật liệu :

14


Luận văn tốt nghiệp

Lê Ngọc Tài - D37- 21- 02

- Tuỳ thuộc vào hình thức kế toán áp dụng mà doanh nghiệp sử dụng
hệ thống sổ sách kế toán khác nhau.
Chẳng hạn trong hình thức NKCT, kế toán tổng hợp vật liệu sử dụng
một số sổ sách kế toán chủ yếu nh :
- Sổ chi tiết thanh toán với ngời bán

- NKCT số 5 (ghi Có TK331) và các NKCT khác liên quan nh NKCT
số1,2,6.
- Bảng kê số 3 ( Bảng tính giá thành thực tế VL, CCDC )
- Sổ cái các TK 151,152...
1.2.5. Tổ chức công tác phân tích tình hình quản lý, sử dụng vật
liệu:

1.2.5.1.Phân tích tình hình đảm bảo NVL cho sản xuất:
Phân tích tình hình đảm bảo NVL cho sản xuất thực chất là nghiên cứu
một trong các yếu tố chủ yếu của sản xuất. Thông qua nghiên cứu vấn đề này
giúp cho doanh nghiệp thấy rõ u, nhợc điểm trong công tác dự trữ, cung cấp
NVL đồng thời có biện pháp đảm bảo cung cấp đầy đủ, kịp thời, đúng chủng
loại và qui cách phẩm chất, dự trữ hợp lý không để xẩy ra tình trạng cung cấp
thiếu NVL gây ngừng sản xuất, thừa NVL gây ứ đọng vốn.
Mặt khác, việc phân tích tình hình đảm bảo NVL còn giúp doanh
nghiệp nâng cao chất lợng công tác sản xuất. Đảm bảo NVL nh thế nào thì
việc tạo ra sản phẩm sẽ nh thế ấy. Số lợng, chất lợng, tính đồng bộ của sản
phẩm phụ thuộc trớc tiên vào số lợng, chất lợng và tính đồng bộ trong việc
đảm bảo NVL cho sản xuất. Tiến độ sản xuất, nhịp độ sản xuất phụ thuộc
vào tính kịp thời và nhịp điệu trong đảm bảo NVL.
15


Luận văn tốt nghiệp

Lê Ngọc Tài - D37- 21- 02

Ngoài ra, việc sử dụng tiết kiệm hay lãng phí, giá thành sản phẩm cao
hay thấp, hiệu quả kinh doanh nh thế nào cũng phụ thuộc không nhỏ vào
việc đảm bảo NVL cho sản xuất.
*Phân tích tình hình cung cấp về khối lợng NVL:
Vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất rất đa dạng, phong phú và có
những đặc tính phù hợp với đặc điểm sản xuất của mỗi doanh nghiệp. Hơn
nữa, chúng thờng đợc nhập từ nhiều nguồn khác nhau với những biểu giá và
thời gian khác nhau. Vì vậy, khi đánh giá tình hình cung cấp về tổng khối lợng NVL không thể dựa vào giá thực tế của chúng mà phải biểu hiện khối lợng NVL cung cấp theo giá kế hoạch.
Khi phân tích vấn đề này, cần dựa vào tỷ lệ hoàn thành kế hoạch cung
cấp về tổng khối lợng NVL.

Công thức tính:
n


i =1

Tvt =

Vli.gk
x 100%

i
n


i =1

Vki.gki

Trong đó:
Tvt : Tỷ lệ hoàn thành KH cung cấp về tổng khối lợng NVL.
Vli : Số lợng thực tế cung cấp về từng loại NVL.
Vki : Số lợng kế hoạch cung cấp về từng loại NVL.
gki : Đơn giá kế hoạch từng loại NVL.
- Nếu Tvt > 100% : chứng tỏ doanh nghiệp hoàn thành vợt mức kế
hoạch cung cấp về tổng khối lợng NVL.

16

Luận văn tốt nghiệp

Lê Ngọc Tài - D37- 21- 02

- Nếu Tvt = 100% : doanh nghiệp hoàn thành kế hoạch cung cấp về
tổng khối lợng NVL.
- Nếu Tvt < 100% : doanh nghiệp không hoàn thành kế hoạch cung cấp
về tổng khối lợng NVL. Đây là biểu hiện không tốt cần xác định nguyên
nhân.
*Phân tích tình hình dự trữ NVL:
Phân tích tình hình dự trữ NVL có ý nghĩa hết sức quan trọng đối với
việc thực hiện kế hoạch sản xuất. Số lợng NVL dự trữ quá mức sẽ gây tình
trạng ứ đọng vốn, ngợc lại NVL dự trữ quá thấp dẫn đến tình trạng ngừng
sản xuất do thiếu NVL.
Nội dung cần làm rõ khi phân tích:
- Kiểm tra số lợng NVL dự trữ tại kho có phù hợp với định mức dự trữ
hay không, trên cơ sở đó kịp thời phát hiện và giải quyết tình hình dự trữ
thừa, không hợp lý hoặc thiếu hụt.
- Xem xét tình hình cung cấp thực tế với nhà cung cấp theo hợp đồng
đã ký kết về mặt số lợng, chất lợng và thời hạn cung cấp.
- Xem xét số ngày dự trữ NVL thực tế với số ngày dự trữ kế hoạch và
số ngày giữa hai lần cung cấp thực tế để thấy rõ số ngày thừa, thiếu NVL.
Nếu số ngày dự trữ NVL thực tế thấp hơn số ngày giữa hai lần cung cấp
NVL thì xí nghiệp không có NVL để sản xuất trong những ngày đó.
Phơng pháp phân tích: áp dụng phơng pháp so sánh (so sánh giữa dự
trữ thực tế tại kho với định mức dự trữ đã xây dựng)
Khi phân tích tình hình đảm bảo sản xuất ngời ta thờng xét đến tính
kịp thời trong cung cấp NVL. Chỉ tiêu thờng đợc sử dụng khi phân tích vấn
đề này là chỉ tiêu số ngày đảm bảo sản xuất. Khi sử dụng chỉ tiêu này cần
xác định đợc:

- Mức tiêu hao bình quân một ngày về từng loại NVL.
17


Luận văn tốt nghiệp

Lê Ngọc Tài - D37- 21- 02

- Lợng tồn kho thực tế và dự trữ cuối kỳ về số lợng cũng nh thời gian.
- Ngày nhập và lợng nhập NVL.

Trên cơ sở những số liệu đã có, tiến hành phân tích và xác định số
ngày có NVL đảm bảo cho sản xuất:
Vc
Nđ =
m
Trong đó:
Nđ : Số ngày đảm bảo sản xuất.
Vc : Số lợng hiện còn về từng loại NVL.
m : Mức tiêu hao bình quân một ngày về từng loại NVL.
Bằng cách so sánh số ngày đảm bảo sản xuất (số ngày dự trữ) và
khoảng cách giữa hai lần cung cấp sẽ xác định đợc ảnh hởng của việc cung
cấp đến tình hình sản xuất và sử dụng vốn ở doanh nghiệp.
1.2.5.2.Phân tích tình hình sử dụng NVL:
*Phân tích hiệu suất sử dụng NVL:
Để đánh giá tổng quát nhất tình hình sử dụng NVL, ngời ta sử dụng
chỉ tiêu hiệu xuất sử dụng NVL:
Giá trị sản xuất
Hiệu suất sử dụng NVL =
Tổng chi phí NVL

18


Luận văn tốt nghiệp

Lê Ngọc Tài - D37- 21- 02

Hiệu suất sử dụng NVL cho ta biết một đồng NVL tham gia trong sản
xuất đem lại bao nhiêu đồng giá trị sản xuất. Hiệu suất sử dụng NVL càng
cao chứng tỏ công tác quản lý và sử dụng NVL ngày càng tốt.
*Phân tích khoản chi vật liệu trong giá thành:
Mỗi loại sản phẩm đợc sản xuất và chế tạo từ những loại vật liệu khác
nhau, với mức tiêu hao khác nhau và giá cả của từng loại vật liệu cũng khác
nhau. Do đó phải nghiên cứu phân tích khoản chi vật liệu trong giá thành
từng loại sản phẩm.
Phơng pháp phân tích:
- Phơng pháp so sánh
- Phơng pháp thay thế liên hoàn
Phân tích khoản chi vật liệu trong giá thành:
Khoản chi vật liệu trong giá thành thờng lớn hơn do đó tiết kiệm vật
liệu là tiền đề, cơ sở để hạ giá thành sản phẩm. Công tác phân tích lúc này rất
quan trọng bởi vì nhờ nó mà doanh nghiệp có thể thấy đợc việc sử dụng NVL
ở đơn vị mình là tiết kiệm hay lãng phí, từ đó có biện pháp hữu hiệu để quản
lý, sử dụng vật liệu, đảm bảo yêu cầu tiết kiệm, hiệu quả.
- Phân tích chung chi phí NVL
Ta có công thức:

CFNVL = m x p

Trong đó:
CFNVL : Chi phí NVL trong giá thành sản phẩm.
m

: Mức tiêu hao từng loại vật liệu

p

: Đơn giá vật liệu xuất dùng

Từ công thức trên khi thay vào số liệu thực tế hay kế hoạch ta có thể
tính đợc chi phí NVL thực tế hay kế hoạch:
CFNVL1 = m1 x p1
CFNVL0 = m0 x p0
19