Tổ chức kế toán nguyên vật liệu và phân tích tình hình quản lý sử dụng nguyên vật liệu tại Xí nghiệp may Minh Hà

Lời nói đầu
Một trong những nhân tố có tính chất quyết định tới giá bán và chất lợng sản phẩm là chi phí sản xuất. Tiết kiệm chi phí sản xuất nhng vẫn đảm
bảo chất lợng sản phẩm đó là cơ sở quan trọng để doanh nghiệp có thể giảm
giá bán, tăng khả năng cạnh tranh trên thị trờng, tăng lợi nhuận thu đợc. Để
đạt đợc đợc mục đích này các đơn vị phải quan tâm đến các khâu của quá
trình các khâu của quá trình sản xuất kể từ khi bỏ vốn ra đến khi thu vốn về.
Nguyên vật liệu là một trong những yếu tố không thể thiếu đợc của quá
trình sản xuất đó là t liệu lao động chủ yếu cấu thành niên thực thể sản phẩm.
Chi phÝ vỊ nguyªn vËt liƯu chiÕm tû träng lín trong toàn bộ chi phí sản xuất
kinh doanh của doanh nghiệp sản xuất. Chỉ cần sự biến động nhỏ về chi phí
cũng là ảnh hởng đến giá thành sản phẩm, đến lợi nhuận thu đợc. Do đó nếu
tiết kiệm đợc chi phí nguyên vật liệu thì đây là một trong những biện pháp hữu
hiệu nhất để doanh nghiệp có thể đạt đựơc mục đích của mình. Muốn vậy có
một chế độ quản lý và sử dụng nguyên vật liệu hợp lý khoa học, có công
hạch toán vật liệu phù hợp với đặc điểm của doanh nghiệp là rất cần thiết.
Là một xí nghiệp may hoạt động trong nền kinh tế thị trờng có sự cạnh
tranh gay gắt của nhiều doanh nghiệp trong ngành dệt may trong cả nớc, Xí
nghiệp may Minh Hà cũng đứng trớc một vấn đề bức xúc trong công tác quản
lý và sử dụng nguyên vật liệu.
Trong những năm qua đợc tiếp thu về một lý luận của các thầy cô giáo
trờng Đại học Tài chính kế toán Hà Nội (nay là Học viện Tài chính) và qua
quá trình thực tại Xí nghiệp may Minh Hà, em nhận thấy vai trò quan trọng
của kế toán, đặc biệt là kế toán vật liệu đối với công tác quản lý của công tác
của xí nghiệp.
Sau thời gian đi sâu tìm hiểu công tác kế toán vật liệu ở Xí nghiệp may
Minh Hà, em đà nhận thấy những u điểm và những mặt còn hạn chế. Chính vì
vậy em đà mạnh dạn nghiên cứu đề tài: "Tổ chức kế toán nguyên vËt liƯu vµ


phân tích tình hình quản lý sử dụng nguyên vật liệu tại Xí nghiệp may
Minh Hà" làm chuyên đề cho thực tập thi tốt nghiệp.

Chuyên đề thực tập đợc chia thành 3 chơng:
Chơng I: Lý luận chung về công tác kế toán vật liệu trong các doanh
nghiệp sản xuất.
Chơng II: Thực trạng về tổ chức hạch toán nguyên vật liệu và tình hình
quản lý sử dụng nguyên vật liệu tại Xí nghiệp may Minh Hà.
Chơng III: Một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện công tác quản lý, sử
dụng và hạch toán nguyên vật liệu ở Xí nghiệp may Minh Hµ.


Phần I
Những vấn đề lý luận chung về tổ chức quản lý
nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất
I. Sự cần thiết phải hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật
liệu trong các doanh nghiệp sản xuất

1. Vị trí của nguyên vật liệu đối với quá trình sản xuất.
Quá trình sản xuất là sự kết hợp của ba yếu tố: sức lao động, t liệu lao
động và đối tợng lao động. Nguyên vật liệu là đối tợng lao động đà ®ỵc thay
®ỉi do lao ®éng cã Ých cđa con ngêi tác động vào. Theo Mac tất cả mọi vật
thiên nhiên ở quanh ta mà lao động có ích có thể tác động vào để tạo ra của
cải vật chất cho xà hội đều là đối tợng lao động. Trong quá trình sản xuất của
doanh nghiệp vật liệu chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất, bị tiêu hao toàn
bộ và chuyển toàn bộ giá trị một lần vào chi phí sản xuất cũng nh giá thành
sản phẩm. Giá thành sản phẩm là vấn đề quan tâm hàng đầu đầu của các
doanh nghiệp, nền kinh tế thị trờng chỉ cho phép các doanh nghiệp thực sự
làm ăn có lÃi đợc tồn tại và phát triển. Để đạt đợc điều đó thì nhất thiết các
doanh nghiệp phải quan tâm đến giá thành sản phẩm vì vậy phấn đấu hạ giá
thành sản phẩm có ý nghĩa sống còn đối với các doanh nghiệp sản phẩm của
các doanh nghiệp có đợc chấp nhận trên thị trờng hay không, không chỉ ở vấn
đề giá cả mà còn nhiều vấn đề khác quan trọng trong đó có vấn đề chất lợng.

Nguyên vật liệu đóng vai trò quan trọng trong việc tạo nên chất lợng sản
phẩm.
Mặt khác xét cả mặt hiện vật và giá trị thì vật liệu là một trong những
yếu tố không thể thiếu đợc của quá trình tái sản xuất kinh doanh nào. Dới hình
thái hiện vật nó là một bộ phận quan trọng của tài sản lu động định mức, còn
dới hình thái giá trị nó biểu hiện bằng vốn lu động của doanh nghiệp. Để nâng
cao hiệu quả sử dụng đồng vốn cần phải tăng tốc độ luân chuyển dòng vốn lu
động và việc đó không tách rời việc dự trữ và sử dụng vật liệu một cách tiết


kiệm và hợp lý. Từ những phân tích trên cho thấy vật liệu có vị trí đặc biệt
quan trọng trong quá trình sản xuất kinh doanh, là yếu tố chủ yếu trong chi
phí sản xuất và giá thành, là bộ phận của vốn lu động. Chính vì vậy các nhà
sản xuất rất quan tâm đến vấn đề quản lý và sử dụng nguyên vật liệu.
2. Vai trò của nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất.
Khác với quản lý bao cấp cơ chế thị trờng đà tạo nên sự chủ ®éng thùc
sù cđa c¸c doanh nghiƯp. Doanh nghiƯp chđ ®éng trong việc xây dựng các phơng án tiêu thụ sản phẩm, doanh nghiệp phải tự trang trải bù đắp chi phí, chịu
rủi ro chịu trách nhiệm về kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh.
Kế toán nói chung và kế toán nguyên vật liệu nói riêng là công tác đắc
lực giúp lÃnh đạo doanh nghiệp nắm đợc tình hình và chỉ đạo sản xuất kinh
doanh. Kế toán vật liệu có chính xác đầy đủ, công tác phân tích vật liệu có
đúng đắn thì lÃnh đạo mới nắm chính xác đợc tình hình thu mua dự trữ, sản
xuất vật liệu và tình hình thực hiện kế hoạch vật liệu để từ đó đề ra những biện
pháp quản lý thích hợp.
Đối với nền kinh tế sản xuất hàng hoá chi phí vật liệu là chi phí chủ yếu
cấu thành nên giá thành sản phẩm. Do vậy việc tổ chức công tác kịp thời có
chính xác khoa học hay không sẽ quyết định tới tính chính xác kịp thời của
giá thành sản phẩm sản xuất cũng nh kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh
của doanh nghiệp trong từng thời kỳ.
3. Yêu cầu quản lý nguyên liệu

Trong điều kiện nền kinh tế nớc ta cha phát triển, nguồn cung cấp
nguyên vật liệu cha ổn định, do đó yêu cầu công tác quản lý nguyên vật liệu
phải toàn diện ở tất cả các khâu, từ khâu thu mua bảo quản đến khâu sử dụng.
- ở khâu thu mua: mỗi loại vật liệu có tính chất lý hoá khác nhau, công
dụng và tỉ lệ hao hụt khác nhau do đó thu mua phải làm sao cho đủ số lợng,
đúng chủng loại, phẩm chất tốt, giá cả hợp lý, chi cho phép hao hụt trong định
mức, đặc biệt quan tâm đến chi phí thu mua nhằm hạ thấp chi phí.
- ở khâu dự trữ: Đối với doanh nghiệp phải xác định đợc mức dự trữ tối
thiểu, tối đa để đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh bình thờng, không


bị ngừng trệ gián đoạn do cung cấp không kịp thời hoặc gây tình trạng ứ đọng
do dự trữ quá nhiều.
- ở khâu dự trữ: Cần phải tổ chức tốt việc ghi chép, phản ánh tình hình
xuất dùng và sử dụng vật liệu trong sản xuất kinh doanh. Cần sử dụng vật liệu
hợp lý tiết kiệm trên cơ sở định mức và dự đoán chi. Điều này có ý nghĩa quan
trọng trong việc hạ thấp chi phí sản xuất, giá thành sản phẩm, tăng thu nhập,
tăng tích luỹ cho doanh nghiệp.
Do công tác quản lý vật liệu có tầm quan trọng nh vậy nên việc tăng cờng quản lý vật liệu là rất cần thiết. Phải luôn cải tiến công tác quản lý vật liệu
cho phù hợp với thực tế sản xuất coi đây là yêu cầu cần thiết đa công tác quản
lý vật liệu vào nề nếp khoa học.
4. NhiƯm vơ cđa kÕ to¸n vËt liƯu trong doanh nghiƯp sản xuất
Từ những đặc điểm và yêu cầu quản lý tổ chức tốt công tác hạch toán kế
toán là điều kiện không thể thiếu đợc trong quản lý. Kế toán vật liệu trong
doanh nghiệp sản xuất cần thực hiện tốt các nhiệm vụ sau:
- Thực hiện việc đánh giá, phân loại vật liệu phù hợp với nguyên tắc,
yêu cầu quản lý thống nhất của Nhà nớc và yêu cầu quản trị của doanh nghiệp.
- Tổ chức tốt chứng từ, tài khoản kế toán, sổ kế toán phù hợp với phơng
pháp hàng tồn kho áp dụng trong doanh nghiệp để ghi chép, phân loại, tổng
hợp số liệu về tình hình hiện có và số lợng tăng giảm vật liệu trong sản xuất

kinh doanh, cung cấp số liệu kịp thời để tập hợp chi phí sản xuất và tính giá
thành sản phẩm.
- Tham gia việc đánh giá phân tích tình hình thực hiện kế hoạch thu
mua, tình hình thanh toán với ngời bán, ngời cung cấp và tình hình sử dụng vật
liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh.
Trên đây là những yêu cầu về kế toán vật liệu trong doanh nghiệp sản
xuất. Để cụ thể hoá các yêu cầu đó cần phải đi sâu thực hiện nội dung công
tác tổ chức kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất.
II. Nội dung công tác tổ chức kế toán nguyên vật liƯu trong
doanh nghiƯp s¶n xt.


1. Phân loại vật liệu
- Tại sao phải phân loại vËt liƯu.
Trong doanh nghiƯp vËt liƯu thêng gåm nhiỊu lo¹i, nhóm, thứ khác nhau
với công dụng kinh tế, tính năng lý hoá học và yêu cầu quản lý khác nhau. Để
phục vụ yêu cầu tổ chức kế toán quản trị vật liệu, cần phải tiến hành, phân loại
vật liệu một cách chi tiết rõ ràng.
Việc phân loại này giúp cho doanh nghiệp tổ chức kế toán chi tiết dễ
dàng hơn trong việc quản lý hạch toán kế toán vật liệu. Ngoài ra còn giúp cho
doanh nghiệp nhận biết rõ nội dung kinh tế và vai trò chức năng của từng loại
vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh từ đó đề ra biện pháp thích hợp
trong việc tổ chức quản lý và sử dụng có hiệu quả các loại vật liệu.
Ngoài cách phân loại trên ta còn có những cách phân loại sau:
- Phân loại theo nguồn hình thành
- Phân loại theo nguồn sở hữu
- Phân loại theo nguồn tài trợ
- Phân loại theo tính năng lý học, hoá học, theo quy cách phẩm chất.
Trong kế toán quản trị, để tạo điều kiện cho cung cấp kịp thời về chi
phí, vật liệu thờng đợc chia ra NVL trực tiếp, NVL gián tiếp. Trên cơ sở hai

loại vật liệu này để hình thành hai loại chi phí: chi phí NVL trực tiếp, chi phí
NVL gián tiếp. Việc phân loại này cho phép nhà quản trị đa ra quyết định một
cách nhanh nhất.
Tóm lại vật liệu sử dụng trong các doanh nghiệp sản xuất có rất nhiều
loại với quy cách phẩm chÊt øng dơng kinh tÕ mơc ®Ých sư dơng, ngn hình
thành khác nhau. Để quản lý và đảm bảo có d vËt liƯu phơc vơ cho s¶n xt
kinh doanh nhÊt thiết phải nhận biết đợc từng thứ, từng loại vật liệu. Do đó
phân loại vật liệu là bớc đầu tiên, rất cần thiết của công tác hạch toán vật liệu.
2. Đánh giá vật liệu
Đánh giá vật liệu là dùng thớc đo tiền tệ để biểu hiện giá trị của vật liệu
theo những nguyên tắc nhất định đảm bảo yêu cầu chân thực thống nhất.
- Nguyên tắc đánh giá vật liệu


Giống nh các đối tợng kế toán khác, kế toán nguyên vật liệu cũng chịu
sự chi phối của các nguyên tắc kế toán nh: Nguyên tắc giá FOB, nguyên tắc
thận trọng, nguyên tắc nhất quán.
Theo quy định hiện hành đánh giá nguyên vật liệu khi nhập kho phản
ánh theo giá vốn thực tế và khi xuất kho cũng phải tính toán xác định giá thực
tế xuất kho theo đúng phơng pháp quy định. Tuy nhiên để đơn giản và giảm
bớt khối lợng ghi chép tính toán hàng ngày, kế toán có thể sử dụng giá hạch
toán để theo dõi tình hình nhập, xuất nguyên vật liệu.
2.1. Đánh giá vật liệu theo giá thực tế
2.1.1. Phơng pháp xác định giá vốn thực tế nhập kho
Trong các doanh nghiệp sản xuất nguyên vật liệu đợc nhập từ nhiều
nguồn khác nhau mà giá thực tế của chúng trong từng loại đợc xác định nh
sau:
- Đối với vật liệu mua ngoài: trị giá vốn thực tế của NVL nhập kho bằng
trị giá ghi trên hoá đơn (bao gồm cả các khoản thuế nhập khẩu) céng chi phÝ
mua thùc tÕ (bao gåm chi phÝ vËn chuyển, bốc xếp, bảo quản, phân loại, bảo

hiểm, chi phí thuê kho, thuê bÃi, tiền phạt, tiền bồi thờng) trừ đi các khoản
chiết khấu giảm giá (nếu có).
Trong đó:
- Nếu doanh nghiệp áp dụng phơng pháp khấu trừ thì giá trong hoá đơn
là giá mua cha có thuế GTGT.
- Nếu doanh nghiệp áp dụng phơng pháp trực tiếp hoặc vật t hàng hoá
mua về dùng cho việc sản xuất kinh doanh các mặt hàng không thuộc đối tợng
chịu thuế GTGT thì giá trên hoá đơn là tổng giá thanh toán. Thuế nhập kho đợc tính vào trị giá vốn thực tế nhập kho.
- Đối với vật liệu tự gia công chế biến: trị giá vốn thực tế nhập kho là
giá trị thực tế của vật liệu sản xuất gia công cộng với các chi phí gia công chế
biến.


Đối với vật liệu thuê ngoài gia công chế biến: trị giá vốn thực tế nhập
kho là giá vốn thực tế vật liệu xuất thuê gia công chế biến với tiền thuê gia
công chế biến phải trả và chi phí vận chuyển bốc dỡ trớc và sau thuế.
- Trờng hợp đơn vị khác góp vốn liên doanh bằng vật liệu thì trị giá vốn
thực tế của vật liệu nhận góp vốn liên doanh là do hội đồng liên doanh đánh
giá.
- Phế liệu thu hồi nếu có đợc đánh giá theo quy ớc có thể bán hoặc sử
dụng đợc.
2.1.2. Phơng pháp xác định trị giá vốn thực tế vật liệu xuất kho
Căn cứ theo quyết định số 149/2001/QĐ-BTC về việc ban hành và công
bố 04 chuẩn mực kế toán Việt Nam (đợt 1).
Trong đó có chuẩn mực số 02 - Hàng tồn kho. Nguyên liệu, vật liệu để
sử dụng trong quá trình sản xuất kinh doanh hoặc cung cấp dịch vụ là những
hàng tồn kho. Vì thế khi xác định giá thực tế vật liệu xuất kho thì áp dụng một
trong bốn phơng pháp đợc ghi nhận trong chuẩn mực sau đây:
2.1.2.1. Phơng pháp tính theo giá đích danh
Phơng pháp này đợc áp dụng đối với doanh nghiệp có ít loại mặt hàng

ổn định nhận diện đợc.
Theo phơng pháp này căn cứ vào số lợng xuất kho và đơn giá nhập kho
của lô hàng xuất kho để tính trị giá mua thực tế hàng xuất kho.
2.1.2.2. Phơng pháp bình quân gia quyền
Theo phơng pháp này, giá trị nguyên của nguyên vật liệu đợc tính theo
giá trung bình quân của nguyên vật liệu tồn đầu kỳ và giá trị nguyên vật liệu
đợc mua hoặc sản xuất trong kỳ. Giá trị trung bình có thể đợc tính theo thời kỳ
hoặc khi nhập một lô hàng về, phụ thuộc vào tình hình của doanh nghiệp.
= x
=
2.1.2.3. Phơng pháp nhập trớc xuất trớc
Phơng pháp này áp dụng dựa trên giả định là nguyên vật liệu đợc mua
trớc hoặc sản xuất trớc thì đợc xuất trớc và nguyên vật liệu còn lại là nguyên


vật liệu đợc mua hoặc sản xuất gần thời điểm cuối kỳ. Theo phơng pháp này
thì giá trị hàng xuất kho đợc tính theo giá của lô hàng nhập kho ở thời điểm
đầu kỳ, giá trị của hàng tồn kho đợc tính theo giá của hàng nhập kho ở thời
điểm cuối kỳ hoặc gần cuối kỳ của tồn kho.
2.1.2.4. Phơng pháp nhập sau - xuất trớc
Phơng pháp này đợc áp dụng dựa trên giả định là hàng tồn kho đợc mua
sau hoặc sản xuất trớc thì đợc xuất trớc và hàng tồn kho còn lại cuối kỳ là
hàng tồn kho đợc mua hoặc sản xuất trớc đó. Theo phơng pháp này thì giá trị
hàng xuất kho đợc tính theo giá của lô hàng nhập sau hoặc gần sau cùng, giá
trị của hàng tồn kho đợc tính theo giá của hàng nhập kho đầu kỳ hoặc gần đầu
kỳ còn tồn kho.
Theo chuẩn mực mới ban hành thì cách xác định giá thực tế vật liệu
xuất kho là bốn phơng pháp trên. Trong đó từng cách đánh giá và phơng pháp
đánh giá thùc tÕ xt kho ®èi víi vËt liƯu cã néi dung, u nhợc điểm và điều
kiện áp dụng phù hợp nhất định. Do vậy theo yêu cầu quản trị doanh nghiệp

đối với kế toán doanh nghiệp phải căn cứ vào đặc điểm áp dụng sản xuất kinh
doanh, khả năng, trình độ nghiệp vụ của cán bộ kế toán, yêu cầu quản lý cũng
nh điều kiện trang bị các phơng tiện kỹ thuật, tính toán xử lý thông tin mà
nghiên cứu tổ chức sao cho hợp lý không cần nhất thiết nhÊt theo nhÊt qu¸n.
3. KÕ to¸n chi tiÕt vËt liƯu.
3.1. Sự cần thiết phải kế toán chi tiết vật liệu.
Hạch toán chi tiết vật liệu là một bộ phận quan trọng trong tổ chức công
tác kế toán vật liệu. Vật liệu gồm nhiều thứ, nhiều loại có quy cách phẩm chất
khác nhau, đồng thời số lợng từng thứ vật liệu xuất dùng trong tháng cho các
đơn vị sử dụng cũng khác nhau. Do vậy muốn đáp ứng kịp thời yêu cầu sản
xuất, tính toán chính xác chi phí, giám đốc tình hình cung cấp sử dụng vật liệu
một cách có hiệu quả thì tất yếu phải tổ chức hạch toán chi tiÕt vËt liƯu.
3.2. Chøng tõ sư dơng.
Theo chÕ ®é kế toán quy định, các chứng từ kế toán về vËt liÖu bao gåm.


- PhiÕu nhËp kho (mÉu 01- VT)
- PhiÕu xuÊt kho (mÉu 02 - VT)
- PhiÕu xuÊt kho kiÓm vËn chuyÓn nội bộ (mẫu 03- VT)
- Biên bản kiểm kê vật t sản phẩm hàng hoá (mẫu 08- VT)
- Hoá đơn GT- GT
Ngoài các chứng từ bắt buộc sử dụng thống nhất theo quy định của nhà
nớc, các doanh nghiệp có thể sử dụng thêm các chứng từ kế toán hớng dẫn
thêm nh :
Phiếu xuất vật t theo hạn mức (mẫu 04- VT), biên bản kiểm nghiệm vật
t (mẫu 05- VT) Đối với các chứng từ kế toán thống nhất bắt buộc phải lập
kịp thời đầy đủ, đúng biểu mẫu, nội dung, phơng pháp lập. Mọi chứng từ kế
toán phải đợc tổ chức luân chuyển theo trình tự thời gian hợp lý do kế toán trởng quy định phục vụ cho việc phản ánh ghi chép tổng hợp số liệu kịp thời các
bộ phận có liên quan.
3.3. Các phơng pháp kế toán chi tiết vật liệu.

Để kế toán chi tiết vật liệu hiện nay ở nớc ta các doanh nghiệp đang áp
dụng một trong 3 phơng pháp sau:
- Phơng pháp thẻ song song
- Phơng pháp số đối chiếu luân chuyển
- Phơng pháp sổ số d
Mỗi phơng pháp có những u nhợc điểm khác nhau tuỳ theo từng đặc
điểm doanh nghiệp mà áp dụng phơng pháp nào cho phù hợp.
Trình tự hạch toán ở cả 3 phơng pháp này có thể khái quát nh sau:
- Hạch toán chi tiết vật liệu tại kho. Thủ kho đề sử dụng thẻ kho để ghi
chép tình hình nhập - xuất - tồn tại theo chỉ tiêu số lợng. Thẻ kho là sổ vật liệu
đợc mở chi tiÕt cho tõng lo¹i vËt liƯu, theo tõng kho ®Ĩ thđ kho theo dâi sè lỵng nhËp - xt - tồn hàng ngày. Thẻ kho do phòng kế toán tập hợp và ghi các
chi tiết nh, nhÃn hiệu, tên quy cách, đơn vị tính, mà số vật liệu. Sau đó giao
cho thủ kho ghi chép. Hàng ngày căn cứ vào các số liệu nhập xuất vật liệu, thủ
kho tiến hµnh ghi chÐp sè liƯu thùc nhËp, thùc xt vµo thẻ kho. Sau mỗi một


nghiệp vụ (hoặc cuối ngày) tính ra số tồn kho để ghi vào thẻ kho. Định kỳ thủ
kho gửi các chứng từ nhập xuất vật liệu (đà đợc phân loại cho phòng kế toán).
- Hạch toán chi tiết vật liệu tại phòng kế toán.
Về cơ bản thì kế toán ghi chÐp t×nh h×nh nhËp - xt - tån vËt liƯu theo
chỉ tiêu giá trị. Riêng đối với phơng pháp thẻ kho song song và phơng pháp sổ
đối chiếu luân chuyển thì ngoài việc theo dõi về mặt giá trị, kế toán còn theo
dõi về mặt khối lợng, sổ đối chiếu luân chuyển hay sổ số d để ghi chép tình
hình nhập - xuất - tồn vật liệu. Việc hạch toán cả ba phơng pháp này đợc khái
quát 3 sơ đồ sau:


Sơ đồ 1
Kế toán vật liệu theo phơng pháp thẻ song song.
Thẻ kho

Chứng từ xuất
Chứng từ nhập

Sổ kế toán chi tiết

Bảng kế toán tổng hợp
Sơ đồ 2
Kế toán vật liệu theo phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển
Thẻ kho

Chứng từ nhập

Bảng kê xuất

Chứng từ xuất

Sổ đối chiếu
luân chuyển

Bảng kê xuất


Sơ đồ 3
Kế toán vật liệu theo phơng pháp sổ số d
Thẻ kho

Chứng từ nhập

Chứng từ xuất

Bảng kê nhập

Sổ số d

Bảng kê xuất

Bảng luỹ kế
nhập

Bảng tổng hợp
N-X-T

Bảng luỹ kế
xuất

Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng
Đối chiếu kiểm tra
4. Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu
Nếu kế toán chi tiết phản ánh cả số lợng và giá trị thì kế toán tổng hợp
chỉ phản ánh về mặt giá trị của vật liệu. Tuy nhiên kế toán tổng hợp có vị trí
hết sức quan trọng vì ngoài mặt phản ánh biến động về mặt giá trị về vật liệu
còn cho thấy mối liên hệ tơng quan giữa các chỉ tiêu trong báo cáo tài chính,
là cơ sở để phân tích đánh giá tình hình tài chính, hiệu quả sử dụng vốn của
doanh nghiệp.
Kế toán tổng hợp các phần hành kế toán trong doanh nghiệp chỉ khác
nhau các phơng pháp hạch toán hàng tồn kho. Hàng tồn kho trong doanh
nghiệp bao gồm: NVL, CCDC, sản phẩm dở dang, thành phẩm. Trong đó vật
liệu chiếm tỷ trọng khá lớn. Hiện nay theo quy định của chế độ tài chính hiện
hành có hai phơng pháp để hạch toán hàng tồn kho. Phơng pháp kê khai thờng

xuyên và phơng pháp kiểm kê định kỳ. Mỗi doanh nghiệp chỉ ®ỵc sư dơng


một trong hai phơng pháp này. Sự lựa chọn một trong hai phơng pháp trên
phải căn cứ vào đặc điểm, tính chất, số lợng, chủng loại vật t và yêu cầu quản
lý để có sự vận dụng phù hợp và phải đợc thực hiện thống nhất trong niên độ
kế toán.
4.1. Kế toán tổng hợp vật liệu theo phơng pháp kê khai thờng xuyên
4.1.1. Đặc điểm
Phơng pháp kế khai thờng xuyên là phơng pháp theo dõi phản ánh thờng
xuyên liên tục cã hƯ thèng t×nh h×nh nhËp xt, tån kho vËt t hàng hoá trên sổ
kế toán. Việc tính toán xác định trị giá vốn của hàng xuất kho đợc dựa trên
các chứng từ xuất kho.
Sau mỗi nghiệp vụ tăng, giảm hàng tồn kho kế toán xác định đợc giá
hàng tồn kho giao ngay.
4.1.2. Chøng tõ kÕ to¸n sư dơng
- PhiÕu nhập kho
- Phiếu xuất kho
- Biên bản kiểm kê
- Hoá đơn bán hàng
- Biên bản kiểm nghiệm vật t.
4.1.3. Tài khoản kế toán sử dụng
- Tài khoản 152: Nguyên liệu, vật liệu
Nội dung: Phản ánh trị giá hàng mua đang đi trên đờng và tình hình
hàng mua đang đi đờng về nhập kho hoặc giao cho các bộ phận sử dụng hoặc
giao cho khách hàng.
Ngoài ra kế toán còn sử dụng các tài khoản 133, 331, 111, 112, 627
4.1.4. Trình tự kế toán vật liệu tổng hợp theo phơng pháp kê khai thờng xuyên
(Xem sơ đồ 4)
4.2. Kế toán tổng hợp vật liệu theo phơng pháp kiểm kê định kỳ

4.2.1. Đặc điểm sử dụng
Kế toán không phản ánh theo dõi một cách thờng xuyên liên tục tình


hình nhập, xuất, tồn các loại vật t hàng hoá trên các tài khoản hàng tồn kho
mà theo dõi, phản ánh giá trị hàng tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ căn cứ vào số
liệu kiểm kê định kỳ hàng tồn kho.
- Việc xác định giá trị vật liệu xuất dùng trên tài khoản kế toán tổng hợp
không căn cứ vào chứng từ xuất kho mà lại căn cứ vào giá trị thực tế vật liệu
tồn kho đầu kỳ, nhập trong kỳ và kết quả kiểm kê cuối kỳ để tÝnh theo c«ng
thøc sau:
= +-


Sơ đồ 4: Trình tự kế toán tổng hợp vật liệu
theo phơng pháp kê khai thờng xuyên
TK152

TK 151

Vật liệu đi ®­êng kú tr­íc

Xt dïng trùc tiÕp chÕ t¹o SP

TK111, 112, 231
241

TK627, 641, 642,
Tăng do mua ngoài

Tăng do
mua ngoài

TK3331

TK621

Xuất dùng trực tiếp chế tạo SP

TK133
VAT
khấu trừ
VAT
khấu trừ

Thuế GTGT hàng nhập khẩu

TK242
Xuất CCDC loại
phân bổ 2 lần
và nhiều lần

Phân bổ đầu
vào CPSXKD
trong kỳ

TK3333

Thuế nhập khẩu phải nộp

TK632, 157
Xuất bán, gửi bán

TK154

TK154
Nkho VL tự chế,
thuê ngoài gia công

TK128,222
Nhận lại vốn góp Liên doanh

Xuất tự chế,
thuê ngoài gia công

TK128,222
Xuất vốn góp liên doanh

TK411
Nhận vốn góp Liên doanh CP
cấp phát

TK338.1
Phát hiện thừa kiểm kê chờ xử lý

TK412

TK138.1
Phát hiện thiếu kiểm kê chờ
xử lý

TK412

Chênh lệch do đánh giá lại số dư Chênh lệch giảm do đánh gi¸
CK
TS


4.2.2. Tài khoản kế toán sử dụng
- TK 152 - Nguyên liệu, vật liệu
- TK 611 - Mua hàng
Nội dung: Phản ánh quá trình mua, nhập kho các loại vật t hàng hoá
trong doanh nghiệp.
4.2.3. Trình tự kế toán vật liệu theo phơng pháp kiểm kê định kỳ
Sơ đồ 5: Trình tự kế toán vật liệu theo phơng pháp kiểm kê định kỳ
TK 152,153,151

TK 611

Kết chuyển giá trị vật liệu
tồn kho đầu kỳ

TK111-112

TK152,153,151
Kết chuyển giá trị vật liệu
tồn kho cuối kỳ

TK111,112,138
mua trả tiền ngay

TK133

Giảm giá hàng mua trả lại

VAT đ
khấu trõ

TK33312

TK621

Th GTGT hµng
nhËp khÈu

Ci kú kÕt chun sè xt
dïng cho s¶n xt kinh doanh

TK331,311
Mua ch­a tr¶ tiỊn b»ng tiỊn vay

TK333.3

TK632
Th nhập khẩu

Xuất bán

TK411

TK111,138,338
Nhận vốn góp cổ phẩn

Thiếu hụt, mất mát

TK412
Chênh lệch đánh giá tăng

TK412
Chênh lệch đánh giá giảm


Chú thích: Trên đây là 2 sơ đồ biểu diễn trình tự kế toán vật liệu theo
hai phơng pháp: kê khai thờng xuyên và kiểm kê định kỳ trong trờng hợp
doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ còn nếu doanh
nghiệp áp dụng tính thuế GTGT trực tiếp thì giá trị mua thực tế là tổng giá
thanh toán bao gồm cả thuế GTGT đầu vào không đợc khấu trõ (nÕu cã).
4.3. Tỉ chøc hƯ thèng sỉ kÕ to¸n tổng hợp
Sổ kế toán áp dụng cho kế toán tổng hợp. Tuỳ theo hình thức kế toán mà
doanh nghiệp áp dụng hình thức nào cũng phải cần sổ tổng hợp và sổ chi tiết
chung ở sổ cái kế toán tổng hợp. Mỗi tài khoản kế toán tổng hợp đợc mở một
sổ cái và dĩ nhiên mỗi tài khoản đều phản ¸nh mét chØ tiªu vỊ nguyªn vËt liƯu.
Nã sÏ cung cấp các chỉ tiêu thông tin để lập báo cáo tài chính. Sổ kế toán phục
vụ kế toán chi tiết thì tuỳ theo yêu cầu quản lý của doanh nghiệp mà mở các
sổ kế toán chi tiết.
Trình tự ghi sổ kế toán để kế toán nguyên vật liệu theo từng hình thức
kế toán có thể khái quát theo sơ đồ sau: (Xem sơ đồ 6+7+8)
Tuỳ vào đặc điểm cụ thể của doanh nghiệp và đặc điểm tổ chức sản
xuất, quản lý sản xuất kinh doanh. Phân cấp quản lý, quy mô của doanh
nghiệp, trình độ quản lý mà doanh nghiệp lựa chọn hình thức kế toán cùng hệ

thống sổ kế toán tơng ứng thích hợp.


4.3.1. Nếu doanh nghiệp áp dụng hình thức sổ kế toán chứng từ ghi sổ
Sơ đồ 6

Chứng từ gốc: PNK
PXK, hoá đơn, biên
bản kiểm kê

Sổ kế toán
khác

Chứng từ
ghi sổ

Sổ đăng ký
chứng từ

Sổ chi tiết
vật t

Sổ cái kế
toán TK152

Thẻ kho

Bảng tổng hợp
sổ chi tiết

Báo cáo tài
chính, báo cáo
tổng hợp N-X-T
vật t


4.3.2. Nếu doanh nghiệp áp dụng hình thức sổ kế toán nhật ký chung
Sơ đồ 7
Chứng từ gốc

Nhật ký
mua hàng

Sổ cái tài khoản 152

Nhật ký
chung

Sổ chi tiết
vật tư

Bảng tổng hợp
chi tiết vật tư

Báo cáo tài chính, báo cáo
tổng hợp N-X-T vËt t­

ThỴ kho

4.3.4. Nếu doanh nghiệp áp dụng hình thức sổ kế toán nhật ký chứng từ
Sơ đồ 8

Chứng từ gốc

Sổ Chi tiết

Nhật ký
chứng từ số 5

Sổ kế toán
khác có

Bảng kê
số 3

Bảng kê chi phí sản
xuất. Nhật ký
chứng từ liên quan

Sổ Chi tiết
vật tư

Bảng phân
bổ vật liệu

Bảng tổng hợp sổ
chi tiết vật tư

Sổ cái tài

khoản 152

Báo cáo tài chính, báo cáo
tổng hợp N-X-T vËt t­

ThỴ kho


Phần II
Thực trạng về tổ chức công tác kế toán nguyên vật
liệu ở xí nghiệp may Minh Hà.
I- Đặc điểm tình hình tổ chức và quản lý sản xuất kinh doanh
ở xí nghiệp may Minh Hà.

1- Lịch sử hình thành và quá trình phát triển ở xí nghiệp may Minh
Hà:
Trởng thành và phát triển từ một tổ hợp may Vĩnh Oanh. Ngày 4/5/1996
theo Quyết định số 668/QĐ- UB Xí nghiệp may Minh Hà chính thức đợc
thành lập và đi vào hoạt động.
Tên giao dịch quốc tế:Vĩnh Oanh Gamen TLTĐ
Trụ sở xÝ nghiƯp: VÜnh Tù - Yªn Tù - ý yªn - Nam Định
Văn phòng tại Hà Nội: Số 221- Đờng Giáp Bát - Hà Nội.
Đến nay Xí nghiệp đà có quá trình phát triển trên 7 năm. Ngay từ ngày
có quyết định thành lập từ một tổ hợp dệt may chuyển thành Xí nghiệp may
Minh Hà đợc sự ủng hộ cđa UBND tØnh - HDND, UBND hun chđ tr¬ng đng
hé phát triển xây dựng một xí nghiệp may có quy m« lín ë mét tØnh cã trun
thèng dƯt may tõ lâu đời nhằm giải quyết công ăn việc làm cho một bộ phận
lao động nhàn rỗi của ngành dệt may tỉnh nhà đang gặp khó khăn đặc biệt là
lao động nữ. Là một xí nghiệp may độc lập để phát triển và tồn tại đợc trong
nền kinh tế thị trờng cạnh tranh khốc liệt đặc biệt là Hiệp định thơng mại Việt

- Mỹ đợc ký kết trong nớc và quốc tế của ngành dệt may luôn biến động và
khó khăn trong giải quyết bài toán tiêu thụ sản phẩm, nhất là thị trờng xuất
khẩu chúng ta luôn bị phía Mỹ gây khó khăn về mọi mặt.
Để khẳng định đợc mình trong nền kinh tế thị trờng trong sản xuất kinh
doanh xí nghiệp luôn lấy thơng hiệu chất lợng sản phẩm là trọng tâm. Đặc biệt
quan tâm đến khâu sắp xếp tổ chức lao động sao cho phù hợp với yêu cầu sản


xuất. Đầu t mua sắm may sắm máy móc mới, hiện đại đa dạng hoá sản phẩm
ngay từ ban đầu, nâng cao tay nghề cho công nhân.
Nhờ có những chủ trơng đầu t và chuẩn bị tốt ngay từ những ngày đầu
mà xí nghiệp may Minh Hà đang từng bớc khẳng định đợc mình trong nghành
dệt may.
Là một xí nghiệp hoạt động độc lập trong nghành dệt may trải qua hơn
7 năm hình thành và phát triển xí nghiệp may Minh Hà đà có những thành tích
đáng kể. Hiện nay xí nghiệp có một đội ngũ đông đảo CBCNC làm nghề, sản
phẩm của xí nghiệp đà có mặt tại một số thị trờng quan trọng trên thế giới nh:
Mỹ, Ba Lan, Nhật Bản. Những thành tựu đáng kể đạt đợc tuy còn khiêm tốn
nhng nó đà đánh dấu một cơ sở vững chắc cho sự phát triển lâu dài của xí
nghiệp may Minh Hà.
Dới đây là kết quả sản xuất kinh doanh của xí nghiệp trong 02 năm
(2001 - 2003)
Chỉ tiêu

ĐVT

Doanh thu thuần
Lợi nhuận trớc thuế
Tổng số vốn kinh

Năm 2001 Năm 2003

Tr.đ
Tr.đ

92.016
303,5
31.000

So sánh
Chênh lệch
%
116.387,5
24.371,5
26,49
119
422,5
+139,21
34.715,5
3.715,5
11,99

doanh. Trong đó:
- Vốn cố định

17.000

17.057

57

0,34

- Vốn lu động
Các khoản nộp ngân

14.000
1.051

17.658,5
2.074,5

3.658,5
473,5

26,13
38,21

sách
Tổng số lao động
ngời
1.625
17.000
75
4,62
TNBQ 1 lao động
/ngời
627.000
650.000
23.000

3,66
Nhìn vào bảng số liệu trên ta thấy sự tiến bộ vợt bậc của xí nghiệp trong
hoạt động sản xuất kinh doanh.
Doanh thu thuần tăng 26,49%, lợi nhuận trớc thuế tăng 139,21% đây la
kết quả rất đáng mừng thể hiện sự cố gắng của xí nghiệp trong sản xuất cũng
nh trong kinh doanh.


Việc tăng doanh thu và lợi nhuận trớc thuế làm các khoản nộp ngân
sách và thu thập bình quân của ngời lao động trong xí nghiệp tăng lên, góp
phần phát triển đất nớc, nâng cao đời sống cán bộ công nhân viên.
Tổng số vốn kinh doanh năm 2001 của xí nghiệp tăng lên so với năm
2003 là 11,99% trong đó:
Vốn cố định tăng: 57.000.000 tơng ứng với 0,34%
Vốn lu động tăng: 3.658.500.000 tơng ứng với 26,13%
Vốn lu động tăng phản ¸nh sù ph¸t triĨn cã lỵi lín cho xÝ nghiƯp có vốn
để đầu t cho sản xuất kinh doanh, tranh thủ đợc cơ hội trên thị trờng nhất là
không bị động trong sản xuất kinh doanh. Nói chung tình hình kết quả hoạt
động sản xuất kinh doanh của xí nghiệp trong hai năm 2001 - 2003 cho thấy
xí nghiệp đang làm ăn có lÃi đây là bớc tạo đà cho xí nghiệp tiếp tục phát triển
đạt kết quả cao hơn.
2- Phơng hớng phát triển của xí nghiệp trong những năm tới.
Cùng với sự phát triển đi lên của xà hội, xí nghiệp may Minh Hà không
ngừng hoàn thiện mình để có thể đáp ứng trong nền kinh tế thị trờng. Với mục
tiêu cải thiện đời sống cho CBCNV, góp phần thúc đẩy nền kinh tế xà hội. Ban
lÃnh đạo xí nghiệp đà đề ra phơng hớng phát triển trong những năm tới nh sau:
- Đẩy mạnh sản xuất, hàng năm tăng sản lợng phải tăng từ 7% đến 12%
so với năm trớc. Chất lợng hàng hoá cũng phải đợc nâng cao, nhất là cải tiến
mẫu mà sản phẩm, cố gắng chiếm lĩnh thị trờng nội địa, nâng cao xuất khẩu,
tranh thủ vốn, công nghệ trình độ quản lý của nớc ngoài, đảm bảo việc làm ổn

định cho CBCNV của xí nghiệp.
- Tìm những nguồn vốn có lợi nhất, thực hiện các mục tiêu đà đề ra, chú
trọng phát huy tốt các thiết bị đà đầu t làm cơ sở vững chắc để sản xuất.
- Tiếp tục đổi mới và củng cố tổ chức theo hớng gọn nhẹ mà công tác
quản lý lại đạt hiệu quả cao, phù hợp với tính năng động của cơ chế thị trờng.
Tăng cờng bồi dỡng kiến thức cho cán bộ, chú trọng tài năng và phẩm chất
của ngời cán bộ, khẩu trơng xây dựng đội ngũ cán bộ có năng lực để thực hiện
nhiệm vụ của xí nghiệp trong giai đoạn mới.


Những phơng hớng phát triển nêu trên thể hiện đầy đủ ý chí quyết tâm
đem lại sự hng thịnh cho xí nghiệp của ban lÃnh đạo xí nghiệp may Minh Hà.
Tuy trớc mắt còn rất nhiều khó khăn song với sự điều hành và quản lý tài năng
của các nhà quản lý của xí nghiệp may Minh Hà sẽ gặt hái đợc nhiều thành
công.
3- Đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh và quy trình công nghệ
của xí nghiệp may Minh Hà.
3.1- Đặc điểm tổ chức sản xuất:
Xí nghiệp may Minh Hà là xí nghiệp trực tiếp sản xuất kinh doanh các
mặt hàng vải sợi và may mặc cung cấp cho thị trờng trong và ngoài nớc, trong
đó có vải và sợi là 02 mặt hàng chính của xí nghiệp. Mặt hàng sợi chiếm 50%
doanh thu và 65% mặt hàng này để cung cấp cho các phân xởng dệt còn lại đợc bán ra ngoài các loại sản phẩm của xí nghiệp đợc tiêu dùng rộng rÃi nh vải
phin, vải ktê, vải chéo một số mặt hàng chất liệu 100% cotton. Ngoài ra, xí
nghiệp còn có mặt hàng quần áo may sẵn do phân xởng may sản xuất, những
mặt hàng này chủ yếu xuất khẩu sang thị trờng Mỹ va Ba Lan.
Bộ phận sản xuất chính gồm các phân xởng:
+ Phân xởng sợi bao gồm: Phân xởng sợi A.
Phân xởng sợi B
Phân xởng sợi II
+ Phân xởng sợi dệt

+ Phân xởng sợi nhuộm
- Bộ phận sản xuất phụ gồm các phân xởng:
+ Phân xởng may
+ Phân xởng cơ điện
+ Phòng dịch vụ
Các phân xởng này hoạt động độc lập và riêng biệt, sản phẩm làm ra đợc chuyển sang giai đoạn sản xuất trực tiếp hoặc có thể bán ra ngoài.
Sơ đồ 9
Sơ đồ tổ chức hoạt động sản xuất cđa xÝ nghiƯp may Minh Hµ.