Thực tế công ty triển khai thành công hệ thống ERP

Contents

MỞ ĐẦU

Hòa cùng sự phát triển không ngừng của nền kinh tế thế giới cũng như những tiến
bộ vượt bậc của khoa học kĩ thuật (đặc biệt là những ứng dụng công nghệ thông tin vào
công tác quản lý của các doanh nghiệp) luôn đặt ra cho doanh nghiệp bài toán làm thế
nào để tìm được một giải pháp hiệu quả làm giảm thiểu chi phí sản xuất, đưa ra các mức
giá thấp hơn, kiểm soát nguồn lực doanh nghiệp…nhằm nâng cao số lượng và chất lượng
sản phẩm, dịch vụ để cạnh tranh, thu hút khách hàng, tăng doanh thu. Và sự lựa chọn của
không ít các doanh nghiệp lớn là ứng dụng ERP.
Để ứng dụng thành công giải pháp ERP quả thật không đơn giản. ERP được gia
nhập vào Việt Nam năm 2006, việc tiếp thu và triển khai sản phẩm ERP là một bài toán
thực sự mạo hiểm, đòi hỏi doanh nghiệp phải thay đổi phong cách quản lý dựa trên nền
tảng công nghệ. Tuy nhiên sau 5 năm gia nhập, thị trường ERP Việt Nam đã có những
bước tiến mới: Nhận thức về ERP đã nâng cao hơn rất nhiều, hiểu rõ lợi ích mà ERP đem
lại nên số lượng doanh nghiệp triển khai hệ thống ERP tăng nhanh chóng.
Nắm bắt xu thế đó, Vinamilk đã “đi tắt đón đầu” và đã đưa vào sử dụng hệ thống ERP
lớn nhất Việt Nam. Hệ thống gồm các phân hệ chính là tài chính – kế toán, quản lý mua
sắm – quản lý bán hàng, quản lý sản xuất và phân tích kết quả hoạt động đã giúp
Vinamilk thực hiện chặt chẽ, tránh được rủi ro trong công tác kế toán, với sự phân cấp,
phân quyền rõ ràng, công tác tài chính – kế toán thuận lợi hơn nhiều so với trước đây.
Các khâu quản lý kho hàng, phân phối, điều hành doanh nghiệp, quan hệ khách hàng và
sản xuất đã được công ty quản lý tốt hơn, giảm đáng kể rủi ro, giữa bán hàng và phân
phối có sự nhịp nhàng, uyển chuyển hơn, các chức năng theo dõi đều tiến hành theo thời
gian thực. Vì thế, Vinamilk đã duy trì được vai trò chủ đạo của mình trên thị trường trong
nước và cạnh tranh có hiệu quả với các nhãn hiệu sữa của nước ngoài. Theo kết quả bình
chọn 100 thương hiệu mạnh nhất Việt Nam (Do Báo Sài Gòn Tiếp thị tổ chức), Vinamilk


là thương hiệu thực phẩm số 1 của Việt Nam chiếm thị phần hàng đầu, đạt tốc độ tăng

trưởng 30%/năm, được người tiêu dùng tín nhiệm và liên tiếp được bình chọn là sản
phẩm đứng đầu TOP TEN hàng Việt Nam chất lượng cao.

1. Hoạt động của công ty Vinamilk trước khi triển khai ERP:

Công ty cổ phần sữa Việt Nam (Vinamilk) là một doanh nghiệp lớn trong ngành công
nghiệp sản xuất sữa tại Việt Nam. Chiếm khoảng 80% thị phần trong nước và còn hướng
ra thị trường thế giới bằng việc xuất khẩu các sản phẩm Vinamilk sang các nước khu vực
Trung Đông, Ba Lan, Đức, Đông Nam Á. Với mạng lưới nhà phân phối rộng khắp. Vì
vậy mà quy trình sản xuất cũng như bộ máy tổ chức của Vinamilk vô cùng phức tạp. Khi
doanh nghiệp chưa ứng dụng ERP và hoạt động của công ty thì công ty gặp phải một số
khó khăn như sau:
• Quy trình quản lí hàng hóa đầu vào và đầu ra cũng hoàn toàn thủ công, điều này
đã dẫn đến một số hậu quả như lượng hàng tồn kho quá nhiều trong khi sản phẩm
đầu ra lại tiêu thụ quá chậm hay việc sử dụng máy móc và công nhân đều chưa
đạt hết công suất… tất cả những điều này đều đã gây ra tốn kém trong cả quá
trình sản xuất của Vinamilk, trực tiếp ảnh hưởng đến lợi nhuận của công ty.
• Việc kiểm soát quá trình sản xuất, xử lí đơn đặt hàng, hạch toán chi phí chưa đồng
bộ dẫn đến việc gia tăng chi phí sản xuất, chi phí lưu kho, hàng tồn kho.
• Trong hạch toán, kế toán thủ công Vinamilk vẫn thường gặp phải những sai sót
mà nhân viên thường mắc phải. Với hạch toán theo kiểu thủ công, các cán bộ
quản lí của Vinamilk cũng không dễ dàng gì khi kiểm tra các bước toán và các
quy trình. Lượng giấy tờ phải lưu trữ lớn, trong nhiều trường hợp không thể tránh
khỏi việc mất mát hoặc hư hại.
• Hệ thống thông tin phân phối của Vinamilk chủ yếu được thực hiện giữa Công ty
và các đại lí.
Trong tình hình đó, Vinamilk rất cần có 1 giải pháp cụ thể để khắc phục được các điểm
yếu kém, lãng phí nguồn lực của doanh nghiệp. Xu hướng chung của các doanh nghiệp
Việt Nam lúc đó là xây dựng hệ thống ERP để hoạch định tài nguyên của doanh nghiệp
một cách chính xác, truy xuất thông tin, dữ liệu trong doanh nghiệp một cách thống nhất,

tăng tốc độ, hiệu quả của việc quản lý; hạn chế tối đa sự sai sót thông tin trong doanh
nghiệp.
Vì vậy, lãnh đạo của công ty nhận thấy ERP là giải pháp ứng dụng công nghệ thông tin
có thể giúp doanh nghiệp quản trị các công việc một cách toàn diện.
2. Hoạt động công ty khi triển khai và sau khi áp dụng hệ thống ERP


+ Thực trạng về việc triển khai hệ thống ERP tại Vinamilk
- Vinamilk hiện đang ứng dụng đồng thời ba giải pháp ERP quốc tế của
Oracle, SAP, và Microsoft. Các hệ thống nói trên đã được Vinamilk lựa
chọn cho từng yêu cầu cụ thể, tùy theo các chức năng, đặc điểm riêng của
từng hệ thống cho các công việc cụ thể do đó có thể tích hợp và làm chủ cả
3 giải pháp ERP quốc tế này và VINAMILK đã đưa ra được các giải pháp
tốt nhất nhằm giúp giải quyết bài toán kinh doanh. Vinamilk liên tục nâng
cấp hệ thống để đáp ứng nhu cầu sử dụng, tạo ra sự thuận tiện ngày càng
lớn cho nhân viên và nhà quản lý trong công ty.
• Thực trạng về ngân sách:
-Để triển khai hệ thống ERP vinamilk phải xác định là sẽ tốn một khoản
ngân sách khá lớn. Chi phí lớn nhất trong ngân sách chi tiêu cho ERP nằm
ở phần triển khai.
-Vinamilk xác định trước những khoản mục chi phí sẽ giúp việc triển khai
đảm bảo tiến độ và chất lượng, bằng không, sẽ dễ bị sa lầy và thất bại. Chi
phí triển khai phần mềm ERP gồm khá nhiều mục, tùy thuộc vào quá trình
triển khai. Tuy nhiên, chi phí cơ bản thường là chi phí bản quyền, hỗ trợ
triển khai, tư vấn, bảo trì vận hành hệ thống…
-Ngoài ra là các chi phí cho hạ tầng ứng dụng công nghệ nói chung như
phần cứng, hạ tầng mạng.
-Từ năm 2002 đến nay, Vinamilk đã đầu tư cho hệ thống công nghệ tổng
cộng 4 triệu $. Đa phần trong đó chủ yếu là đầu tư cho hệ thống ERP.
• Thực trạng về công nghệ:

- Phần cứng:
+ Hệ thống máy chủ thuộc dòng IBM Blade Center System X ( chạy bộ vi
xử lý Intel)
+ Hệ thống lưu trữ SAN của IBM DS8100: dung lượng 10 Terabyte nặng 1
tấn. Vinamilk là khách hàng đầu tiên của IBM tại Việt Nam ứng dụng hệ
thống này.
+ SAN được điều khiển bằng 2 máy chủ IBM system P
Máy có thể dễ dàng hỗ trợ cả lữu trữ, tạo bản sao lưu và tạo ra một môi
trường làm việc hiệu quả, bảo mật thông qua các chức năng bảo mật internet và
có khả năng chống các cuộc tấn công. Vinamilk đã chọn IBM system P vì mức
giá phải chăng, đáng tin cậy, độ bảo mật cao. Với tầm quan trọng đặc biệt,
Vinamilk đã phải đầu tư tới 2,5 triệu USD để sở hữu hệ thống lưu trữ SAN và
hai máy chủ.


-

Phần mềm
+ ERP Oracle EBS 11i: được đưa vào sử dụng kết nối tại 13 địa điểm,
gồm các trụ sở, nhà máy, kho hàng của Vinamilk trên toàn quốc. Được
triển khai bởi Pythis. Hạ tầng CNTT đã được đồng bộ hóa, chuẩn hóa và
cũng cố. Hệ thống Oracle EBS 11i gồm có 10 phân hệ:
•

Financials – Kế toán tài chính: Oracle Financials cung cấp cho
doanh nghiệp toàn bộ bức tranh về tình hình tài chính của mình và
cho phép kiểm soát toàn bộ các giao dịch nghiệp vụ, giúp tăng tốc
độ khai thác thông tin và tính minh bạch trong các báo cáo tài chính
từ đó tăng hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp. Doanh nghiệp có
thể đóng sổ cuối kì nhanh hơn, ra quyết định chính xác hơn dựa trên

số liệu tức thì do hệ thống cung cấp, góp phần làm giảm chi phí vận
hành doanh nghiệp.

•

Procurement – Quản lý mua sắm: Oracle Procurement gồm các phân
hệ được thiết kế nhằm quản lí hiệu quả việc mua sắm hàng hóa, dịch
vụ đa dạng và phức tạp. Các phân hệ Quản lí mua sắm cho phép
doanh nghiệp quản lí các yêu cầu mua sắm toàn doanh nghiệp, công
tác mua sắm, quản lí và lựa chọn nhà cũng cấp

•

Logistics – Cung ứng: Oracle Logistics hỗ trợ quản lí toàn bộ quy
trình cung ứng, từ quản lí kho đến vận chuyển và trả lại hàng

•

Order Fulfillment – Quản lý bán hàng: Oracle Order Fulfillment cho
phép quản lí các quy trình bán hàng rất mềm dẻo, cung cấp số liệu
kịp thời, góp phần tăng khả năng thực hiện đúng hạn các đơn hàng
của khách hàng, tự động hóa quy trình từ bán hàng đến thu tiền, góp
phần làm giảm các chi phí bán hàng và thực hiện đơn hàng

•

Manufacturing – Quản lý sản xuất: Oracle Manufacturing giúp tối
ưu hóa năng lực sản xuất, từ khâu nguyên vật liệu đến thành phẩm
cuối cùng. Hỗ trợ cả môi trường sản xuất lắp ráp giản đơn (Discrete
Manufacturing) và cả môi trường sản xuất chế biến phức tạp

(Process Manufacturing), Oracle Manufacturing giúp cải tiến và
kiểm soát quy trình sản xuất tốt hơn

•

Human Resources – Quản lý nhân sự: Các phân hệ Quản trị nhân sự
của Oracle sẽ giúp doanh nghiệp quản lí hiệu quả nguồn nhân lực
của mình. Oracle cung cấp các công cụ để gắn người lao động với
các mục tiêu của tổ chức, hỗ trợ tất cả các nghiệp vụ quản lí nhân
viên, tuyển dụng, đào tạo, lương…


•

Projects – Quản lý dự án: Oracle Projects giúp cải tiến công tác quản
lí dự án, cung cấp thông tin phù hợp cho những người liên quan, từ
đó doanh nghiệp có thể điều phối dự án nhịp nhàng, tối ưu hóa việc
sử dụng nguồn lực, ra quyết định kịp thời

•

Planning & Scheduling – Lập kế hoạch: Oracle Planning &
Scheduling gồm các phân hệ hỗ trợ việc lập kế hoạch cung ứng cũng
như kế hoạch sản xuất.

•

Intelligence – Báo cáo phân tích: Oracle E-Business Intelligence là
một bộ các ứng dụng lập báo cáo phân tích nhằm đem lại những
thông tin kịp thời, chính xác cho các cấp lãnh đạo, các cán bộ quản lí

và tác nghiệp. Oracle E-Business Intelligence được tích hợp sẵn
trong giải pháp Oracle nên giảm thiểu đáng kể công sức triển khai

•

Maintenance Management – Quản lý bảo dưỡng: Các phân hệ
Oracle Enterprise Asset Management và Oracle Maintenance,
Repair, and Overhaul hỗ trợ doanh nghiệp chủ động trong việc lên
kế hoạch và thực hiện duy tu, bảo dưỡng thiết bị, nhà xưởng, máy
móc, xe cộ… Công tác duy tu, bảo dưỡng được thực hiện tốt hơn sẽ
giúp tăng tuổi thọ của tài sản, đảm bảo tính an toàn và độ tin cậy của
máy móc, thiết bị
(Nguồn: )
Quy trình tích hợp giữa các phân hệ thống Oracle E – Business Suite


Nguồn FPT ERP Speech_ERP in Enterprises_V.pdf

+ SAP CRM: giải pháp quản trị mối quan hệ với khách hàng
Qua việc tối ưu hóa các chu trình và cung cấp cho nhân viên bán hàng
mọi thông tin đầy đủ liên quan đến khách hang và khách hang có thể trao
đổi thông tin với công ty theo bất cứ cách nào mà khách hàng thích, vào bất
cứ thời điểm nào, thông qua bất cứ kênh liên lạc nào, bằng bất cứ ngôn ngữ
nào………. Với phần mềm này, bạn có thể quản lý mọi mặt trong quan hệ
khách hàng và các quy trình hoạt động từ khi bắt đầu đến lúc kết thúc.
Vinamilk là một trong số ít doanh nghiệp Việt Nam ứng dụng giải pháp
quản trị mối quan hệ với khách hàng (Customer Relationship Management
- CRM) của SAP. Đây là dự án giai đoạn hai trong việc triển khai ERP của
công ty này. CRM gồm các tính năng:
•

Tiếp thị: Sắp xếp quy trình tiếp thị, thúc đẩy nhu cầu từ phía
khách hàng, và tang tỷ lệ hoàn vốn đầu tư (ROI) của các hoạt
động tiếp thị

•

Bán hàng – Nắm bắt, phát triển, và duy trì các mối quan hệ

có lợi.
• Dịch vụ – Thúc đẩy doanh thu dịch vụ và khả năng sinh lợi.
• Trung tâm tương tác – Xây dựng sự trung thành của khách
hàng, giảm chi phí, và tăng doanh thu; cũng như xử lý hiệu
quả các hoạt động như e-mail, tiếp thị qua điện thoại, bán
hàng qua điện thoại và dịch vụ khách hàng.


•

Báo cáo và phân tích – Đưa ra các quyết định kịp thời và
hiệu quả; xây dựng các mối khách hàng tiềm năng chuyển
hóa các khách hàng tiềm năng thành khách hàng thực tế; theo
dõi các cơ hội; và chốt được nhiều thương vụ hơn.

Tại Vinamilk, hệ thống phần mềm SAP đưỡc xây dựng theo công
nghệ SAP NetWeaver. NetWeaver đã tích hợp thông tin từ hệ thống ERP
sử dụng Oracle EBS, cùng với hệ thống Solomon sử dụng tại các nhà phân
phối và ứng dụng trên PDA cho nhân viên bán hàng. Ba ứng dụng này được
NetWeaver tích hợp thành hệ thống (Business Warehouse – BW) để phục
vụ cho hệ thống báo cáo thông minh, giúp ban lãnh đạo Vinamilk có được

thông tin chính xác và trực tuyến về tình hình hoạt động kinh doanh trên
toàn quốc.
Các báo cáo, phân tích, và Giải thích dữ liệu kinh doanh có tầm quan
trọng trung tâm của một công ty trong việc đảm bảo lợi thế cạnh tranh của
nó, tối ưu hóa quy trình, và cho phép nó phản ứng nhanh chóng và phù hợp
với thị trường. Với Business Intelligence (BI), SAP NetWeaver cung cấp
chức năng lưu trữ dữ liệu, kinh doanh thông minh là một nền tảng, và một
bộ công cụ tình báo kinh doanh mà doanh nghiệp có thể đạt được các mục
tiêu này. Có liên quan thông tin kinh doanh từ sản xuất ứng dụng SAP và
các nguồn dữ liệu tất cả các bên ngoài có thể được tích hợp, chuyển thể, và
hợp nhất trong BI với bộ công cụ cung cấp. BI cung cấp báo cáo linh hoạt,
phân tích, và các công cụ lập kế hoạch để hỗ trợ bạn trong việc đánh giá và
giải thích dữ liệu, cũng như tạo điều kiện phân phối của mình. Các doanh
nghiệp có thể đưa ra quyết định có cơ sở và xác định mục tiêu định hướng
hoạt động trên cơ sở phân tích này.
SAP NetWeaver Business Intelligence (BI SAP NetWeaver) kết hợp
một nền tảng kinh doanh tình báo mạnh mẽ, thiết lập một toàn diện của các
công cụ, lập kế hoạch và khả năng mô phỏng, và chức năng dữ liệu kho phân phối thông qua công nghệ tinh vi và người sử dụng cổng thông tin
doanh nghiệp làm trung tâm để cung cấp một giải pháp, thống nhất toàn
diện .
+ Microsoft Dynamics SL - Solomon


Microsoft Dynamics SL - Solomon trước đó chủ yếu tập trung vào các
doanh nghiệp dựa trên dự án và phân phối trung tâm. Chức năng Project
Accounting và Project Management của nó giúp các công ty hoạt động dựa
trên dự án quản lý riêng biệt mục tiêu từng dự án và những dự án ở những
khu vực khác nhau. Tùy chọn quản lý dự án của SL cung cấp tiện ích trong
việc lập kế hoạch cho Nguyên vật liệu, chi phí nhân công, quản lý nguyên
vật liệu với chi phí thấp hơn, dịch vụ và các tác vụ phức tạp mà không làm

chậm tiến độ dự án nhằm tăng khả năng làm hài long khách hàng. Đối với
các công ty dựa trên hoạt động phân phối, nó cung cấp tính năng để giảm
sự quá tải của kho hoặc nằm dưới ngưỡng an toàn. Giúp giảm chi phí phân
phối bởi quản lý vận tải và tinh giản các quy trình.
Theo qui trình kinh doanh, các sản phẩm sữa của Vinamilk được bán ra
đầu tiên cho các nhà phân phối. Đây vừa là khách hàng lớn của Vinamilk
vừa là điểm trung chuyển, phân phối sản phẩm của Vinamilk tới các đại lý,
hiệu tạp hóa nhỏ. Tuy nhiên, do mỗi nhà phân phối lại đồng thời phân phối
cho nhiều hãng khác nhau nên Vinamilk gặp khó khan khi muốn sử dụng
kênh này cho việc phát triển thị trường, tiếp thị sản phẩm. Vì vậy, việc kết
nối quy trình tiếp thị và nhận được đơn đặt hàng của Vinamilk với bộ phận
giao hàng của các nhà phân phối là một bài toán hơn ai hết, Vinamilk phải
tự giải quyết.
•

Thực trạng về nhân lực:
-Vinamilk đã có được sự quán triệt tư tưởng từ cấp lãnh đạo tới nhân viên
thừa hành về quyết tâm thay đổi mặc dù giai đoạn đầu là giai đoạn vô cùng
khó khăn. Nhưng nhà quản trị và nhân viên đã vượt qua được thử thách,
kiên trì thực hiện mục tiêu.
-Công ty đã có phương án triển khai nhằm đào tạo nguồn nhân lực vận
hành hệ thống bằng cách cử một nhóm người có trình độ, có năng lực đi
đào tạo, huấn luyện.
-Cấp lãnh đạo tạo nguồn động lực, niềm tin tưởng cho nhân viên, cùng vì
một mục tiêu chung. Cùng với các qui định, tinh thần kỉ luật trong việc tuân
thủ các qui trình hoạt động.

•

Thực trạng quy trình triển khai:

Hệ thống ERP sử dụng giải pháp Oracle E Business Suite của Oracle
do Pythis bắt đầu triển khai tại Vinamilk từ 15/3/2005 với vốn đầu tư
khoảng 4 triệu USD (bao gồm cả chi phí phần cứng), gồm các phân hệ
chính là tài chính – kế toán, quản lý mua sắm – quản lý bán hàng, quản lý
sản xuất và phân tích kết quả hoạt động (Business Intelligence – BI). Công
việc chuyển giao công nghệ diễn ra trên toàn công ty cổ phần Sữa Việt


Nam - Vinamilk với 13 địa điểm, bao gồm trụ sở chính tại TP.HCM, xí
nghiệp kho vận và các chi nhánh, nhà máy trên toàn quốc.
Đầu tháng 10/2006: công ty Vinamilk bắt đầu tiến hành dự án "Hệ
thống thông tin quản lí, hỗ trợ nhà phân phối – 2nd ERP" của SAP và
Solomon do FPT triển khai. Dự án được đầu tư 34 tỷ đồng để triển khai hệ
thống trên nền tảng giải pháp SAP và Solomon của Microsoft cho hệ thống
bao gồm khoảng 200 nhà phân phối, hơn 1.000 đại lý và hơn 70.000 khách
hàng lẻ. Hệ thống cho phép Vinamilk quản lý tất cả các số liệu từ hệ thống
các nhà phân phối trên các môi trường online hoặc offline.

Hệ thống ERP đã được Vinamilk đưa vào sử dụng chính thức từ
1/1/2007. Sau một thời gian chạy thử nghiệm song song ERP với phần mềm
kế toán cũ, tháng 4/2007 Vinamilk đưa ERP vào vận hành và từ tháng
1/2007, Vinamilk đã xem Oracle E-Business Suite (EBS) phiên bản 11.5 và
SAP CRM là các phần mềm chính thức. Chiều 7/9/2007, tại TP.HCM, nhà
triển khai Pythis đã cùng đơn vị ứng dụng Vinamilk tổ chức lễ bàn giao hệ
thống thông tin hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) lớn nhất Việt
Nam.
Bên cạnh 3 phân hệ ERP chính, Vinamilk còn tiếp nhận hệ thống
phần mềm trích xuất dữ liệu thông minh BI (Business Intelligence) cho cả 3
phân hệ đó. Pythis đã phải lập trình trên 300 biểu mẫu báo cáo theo quy
trình của Vinamilk. Sau 8 tháng vận hành ERP trên toàn công ty, Vinamilk

đã có thể sơ bộ kết luận về hiệu quả ứng dụng. Hệ thống giúp công ty thực
hiện chặt chẽ, tránh được rủi ro trong công tác kế toán; với sự phân cấp,
phân quyền rõ ràng, công tác tài chính – kế toán thuận lợi hơn nhiều so với
trước đây.
Thực hiện khảo sát mô tỏ qui trình hiện tại: Phòng CNTT của
Vinamilk được thành lập với 26 nhân viên chia ra thành nhiều nhóm: Nhóm
hỗ trợ máy tính , nhóm mạng, nhóm máy chủ - cơ sở dữ liệu, nhóm lập
trình và nhóm hỗ trợ Solomon.
Quy trình triển khai ERP tuân theo qui trình chuẩn ERP được áp
dụng rộng rãi trong các doanh nghiệp sản xuất – thương mại dưới sự giúp
đỡ tận tình của nhà triển khai Pythis, công ty tư vấn độc lập KPMG, nhà
cung cấp giải pháp Oracle và đặc biệt là đã tạo điều kiện tối đa từ ban lãnh
đạo Vinamilk.


Ông Nguyễn An Nhân, tổng giám đốc Pythis tâm sự: “Hệ thống
phần mềm triển khai tại 13 địa điểm cách xa nhau. Giao diện phần mềm
toàn bằng tiếng Anh, điều quan trọng là làm sao cho mọi nhân viên công ty
sử dụng hiểu được để vận hành? Rồi thì mọi thứ phải được huấn luyện, đào
tạo và không ít thì nhiều, sẽ có những xáo trộn trong đội ngũ nhân viên của
Vinamilk…”. Trước bối cảnh đó, phía Pythis đã thành lập đội dự án hơn 20
tư vấn nghiệp vụ và tư vấn kỹ thuật “làm việc với cường độ cao suốt 2 năm
trời với dự án”
Bên cạnh đó, Vinamilk đã trang bị cho các nhân viên bán hàng sử
dụng thiết bị cầm tay (PDA) để kết nối thông tin và báo cáo về trung tâm
những thông tin như tình trạng kho, hàng, doanh thu, công nợ... của mỗi
nhà phân phối. Tuy nhiên, PDA lúc đó chỉ có chức năng ghi nhận, cập nhật
thông tin dữ liệu của điểm bán, đến cuối ngày nhân viên bán hàng mới về
đại lý để thực hiện việc đồng bộ dữ liệu, để hôm sau có báo cáo tổng hợp.
Mặt khác, thiết bị PDA lại không tích hợp hệ thống bản đồ số GPS nên

khó giám sát được nhân viên bán hàng.
"Mở nút" bằng phần mềm sáng tạo nội địa
Khó khăn đã được giải quyết khi Vinamilk chọn Viettel làm đối tác xây
dựng giải pháp quản lý bán hàng trực tuyến. Bản thân Viettel cũng có một
mạng lưới phân phối lớn khắp cả nước nên rất đồng cảm với nỗi khổ của
Vinamilk.
Với sự hợp tác, chia sẻ kinh nghiệm của hai bên, giải pháp quản lý bán
hàng trực tuyến cho Vinamilk đã được hoàn thiện; trong đó, quản lý kênh
phân phối là một trong những module chính cùng với các module khác như
quản lý nhà cung cấp, quản lý tiêu thụ, quản lý chương trình khuyến mại,..

(Theo cập nhật mới nhất thì Vinamilk mua và triển khai hệ thống quản lý
phân phối lớn nhất Việt Nam của Viettel
Chiều 21.2, hai ông lớn trong ngành hàng tiêu dùng là Vinamilk và
viễn thông là Viettel đã chính thức công bố thỏa thuận xây dựng thành
công giải pháp phần mềm giúp công ty sữa này quản lý các điểm bán lẻ.
Ông Mai Hoài Anh - GĐ điều hành kinh doanh Vinamilk - cho biết, bản
thân công ty đã ứng dụng hệ thống quản lý phân phối rất hiện đại của
Solomon. Tuy nhiên, họ vẫn gặp một số bất cập như không kiểm soát được
hàng tồn kho tức thời, công nợ, quản lý các nhà phân phối do họ phân phối
cùng lúc nhiều mặt hàng, vị trí và tuyến của nhân viên bán hàng, hiệu quả
của các đợt khuyến mãi…


Theo bà Mai Kiều Liên – TGĐ Vinamilk - ở nước ngoài những doanh
nghiệp có 2.000-3.000 điểm bán là nhiều, nhưng công ty của bà có số điểm
bán lẻ gấp tới 100 lần và tới từng hộ gia đình và đó là một sự khác biệt cũng là khó khăn của doanh nghiệp trong khâu quản lý phân phối.
Với gần 300 nghìn điểm bán lẻ, hệ thống quản lý phân phối hàng tiêu dùng
của Viettel được đánh giá là hệ thống lớn nhất Việt Nam hiện nay và phân
phối chính là khâu then chốt giúp "trùm" sữa thành công.

Bà Mai Kiều Liên cho biết, sau 1 năm hợp tác và thử nghiệm tại TP HCM,
tỉ lệ hoàn thành của nhân viên bán hàng của công ty lần đầu tiên đã vượt
chỉ tiêu kế hoạch, doanh số tăng một cách ngoạn mục: Trong 2 tháng đầu
năm tăng tới 42% so với cùng kỳ; trong khi thị trường TPHCM là thị
trường trọng điểm của công ty, nhưng tỉ lệ hoàn thành luôn thấp nhất trên
toàn quốc vì không quản lý được.
Hiện, Viettel và Vinamilk đã triển khai xong tại khu vực thành phố HCM
cho 350 người dùng máy tính bảng và thí điểm thành công tại 7 tỉnh, 40
điểm giới thiệu sản phẩm trên toàn quốc.
Trao đổi với ông Trần Thế Cương - GĐ Trung tâm giải pháp CNTT và viễn
thông Viettel - bên lề cuộc họp báo, ông Cương cho biết, dự án lớn nhưng
tổng chi phí cho dự án này chỉ khoảng 4 triệu USD (hơn 85 tỉ đồng). Trong
quá trình triển khai dự án, bản thân phía Viettel cũng học hỏi được rất
nhiều kinh nghiệm bởi Vinamilk đã áp dụng các công cụ CNTT rất hiện đại
và bài bản.
Được biết, trong quý II/2013, hệ thống quản lý điểm bán hàng qua máy
tính bảng sẽ tăng lên 2.000 máy. Trong quý III, sẽ triển khai tổng thể tại
Vinamilk và tại nhà phân phối bán lẻ và đến năm 2015 mở rộng thêm các
lĩnh vực khác giữa hai công ty như giám sát logistic, ERP…)

3. Lợi ích của việc triển khai thành công ERP tại Vinamilk:
- Hệ thống giúp công ty thực hiện chặt chẽ, tránh được rủi ro trong công tác

kế toán; với sự phân cấp, phân quyền rõ ràng, công tác tài chính – kế toán
thuận lợi hơn nhiều so với trước đây. Các khâu quản lí kho hàng, phân
phối, điều hành doanh nghiệp, quan hệ khách hàng và sản xuất đã được
công ty quản lí tốt hơn, giảm đáng kể rủi ro; giữa bán hàng và phân phối có
sự nhịp nhàng, uyển chuyển hơn; các chức năng theo dõi đều tiến hành theo
thời gian thực.

Trình độ nhân viên CNTT tại Vinamilk đã được nâng cao hơn so với trước.
Hạ tầng CNTT được kiện toàn, đồng bộ, chuẩn hoá và củng cố. Bà Trang
(Phó giám đốc công ty) cho biết, từ năm 2002 đến nay, Vinamilk đã đầu tư
cho CNTT tổng cộng 4 triệu USD (trong đó có phần ERP) và khẳng định,
nhờ có đầu tư sâu, rộng nên Vinamilk đủ sức tiếp thu các giải pháp lớn.
- Về cơ cấu tổ chức của công ty, ngoài việc nâng cao kiến thức của nhân
viên, hệ thống đã đáp ứng tốt nhu cầu của người sử dụng. Việc quản lí trở
nên tập trung, xuyên suốt, có sự thừa hưởng và kịp thời.
- Vinamilk đã đặc biệt thành công trong các kênh phân phối. Trước khi có hệ
thống SAP CRM, thông tin chủ yếu được tập hợp dưới dạng thủ công giữa
công ty và các đại lý. Nhưng sau khi sử dụng hệ thống, các nhà phân phối
có thể kết nối trực tiếp vào hệ thống qua đường truyền Internet sử dụng
chương trình SAP, hoặc kết nối theo hình thức offline sử dụng phần mềm
Solomon của Microsoft. Trong năm 2010, VNM triển khai thành công hệ
thống ERP giúp hệ thống phân phối và kế hoạch sản xuất hiệu quả hơn.Tỷ
lệ CPQLBH/doanh thu đã giảm đáng kể từ 14,5% năm 2009 xuống 11,4%
năm 2010 dù sản lượng bán hàng và giá bán bình quân đều tang 42% và
8%. (Nguồn StockSymbolReport-VNM-BCPT-17022011.pdf).
- Một thực tế đang diễn ra với các doanh nghiệp Việt Nam đang niêm yết
trên sàn chứng khoán chính là việc đầu tư một hệ thống ERP để nâng tầm
quản lí doanh nghiệp và tạo lòng tin cho các cổ đông mà Vinamilk là một ví
dụ điển hình. Cùng với việc triển khai thành công hệ thống ERP và sau đó
niêm yết trên sàn chứng khoán TP.HCM vào tháng 01.2006, khi đó giá trị
cổ phiếu Vinamilk(513 triệu USD) đã vượt qua tổng giá trị cổ phiếu của tất
cả các đơn vị đang niêm yết trên sàn cộng lại, tạo ra một cú huých cho thị
trường chứng khoán Việt Nam.
- Trong 11 tháng đầu năm 2007: nhờ đầu tư mạnh vào công nghệ thông tin,
công ty đã triển khai phần mềm ERP Oracle EBS 11i, phần mềm SAP
CRM & BI nhằm nâng cao hiệu quả quản lí, kinh doanh. Vinamilk đạt

doanh thu 6.217 tỷ đồng. Lợi nhuận lũy kế 11 tháng đầu năm đạt 923 tỷ
đồng.
4. Kinh nghiệm triển khai ERP tại Vinamilk:
 Những khó khăn gặp phải trong quá trình triển khai:
• Tuy Pythis là một doanh nghiệp chuyên cung cấp các giải pháp phần mềm
tại Việt Nam nhưng khả năng đáp ứng của Pythis cho toàn bộ quá trình
ERP của Vinamilk là chưa đủ. Có thể thấy, là nhà cung cấp hàng đầu nhưng
nguồn nhân lực, công nghệ và năng lực của Pythis cũng chỉ có hạn. Tầm
của Pythis có thể là đối tác chiến lược của Oracle tại Việt Nam nhưng để
-


•

•

•


•

hoàn toàn phát huy hết khả năng của Oracle tại một doanh nghiệp lớn như
Vinamilk là chưa thể được.
Do đó, Vinamilk mua cả giải pháp phần mềm của Oracle và SAP để hoàn
thiện hơn khả năng quản lí công nghệ ở mức cao. Có thể Vinamilk muốn
mua giải pháp của Oracle cho các năng lực quản lí và riêng CRM
( Customer Relationship Management ) của SAP để củng cố khả năng quản
lí khách hàng ở mức cao nhất. Ở một mức nào đó, các chức năng ERP của
Oracle ở mảng CRM chưa được phát huy, một phần là do năng lực, nhân
lực không đủ (mà nguyên nhân chính là do Pythis) điều này khiến cho chi

phí dành cho ERP tại Vinamilk lại bị đội lên một lần nữa. Đồng thời, khả
năng đồng bộ hóa cho qua trình quản lí của các giải pháp cũng bị giảm
đáng kể. Những số liệu từ khách hàng và nhà cung cấp đưa vào vẫn thông
qua hệ thống nhập tay từ các nhân viên nghiệp vụ của mình nhận chứng từ
của nhân viên nghiệp vụ đối tác. Do vậy, có độ trễ và thiếu chính xác.
Chi phí để đầu tư cho ERP và để đưa nó vào hoạt độn g hoàn chỉnh là
tương đối lớn không chỉ về năng lực phần cứng, phần mềm mà còn cả năng
lực con người. Hệ thống phần cứng cần được đầu tư lớn để có khả năng
chạy được tất cả các module. Hệ thống phần mềm thì cũng cần thường
xuyên phải cập nhật các phiên bản mới nhất dùng cho việc quản lí một cách
hiệu quả nhất. Khi hệ thống phần cứng và phần mềm có thể mua được thì
một vấn đề khác cần được nhắc đến như là một vấn đề quan trọng, then
chốt. Đó là năng lực, nhân lực cần có để sử dụng được hệ thống đó. Việc
đầu tư cho nhân lực không phải ngày một ngày hai mà còn là một quá trình
dài. Vinamilk muốn sử dụng hệ thống ERP thì không chỉ phải đầu tư cho cơ
sở hạ tầng mà còn phải chú trọng đến nguồn nhân lực có đủ trình độ để
triển khai hệ thống. Nguồn nhân lực này không những phải am hiểu về tình
hình chung của Vinamilk mà còn phải đủ khả năng vận hành hệ thống.
Muốn vậy thì Vinamilk phải đào tạo nhân lực đủ trình độ để sử dụng hệ
thống và thêm vào đó là đưa nhân viên của mình thực hành trên hệ thống
thật sự để tích lũy thêm kinh nghiệm để đạt được hiệu quả cao nhất khi sử
dụng hệ thống.
Ngoài ra, điểm đặc biệt của Vinamilk là hiện công ty đang ứng dụng đồng
thời ba giải pháp ERP quốc tế của Oracle, SAP, và Microsoft. Do đó, làm
cách nào để kết hợp được 3 giải pháp một cách hiện quả cũng là một thách
thức.
Lý do thành công:
Sự cam kết và hỗ trợ mạnh mẽ của ban lãnh đạo Vinamilk - định hướng
đúng và đi đến cùng.

Vinamilk đã phân công đội ngũ có chuyên môn tham gia tích cực vào dự
án.
• Đội ngũ CNTT của Vinamilk chuyên nghiệp, làm việc bài bản và qui củ.
• Ngoài ra, dự án còn được hỗ trợ bởi hệ thống quản lí sản xuất của
Vinamilk, của nhà cung cấp giải pháp là Oracle và nhà tư vấn độc lập là
công ty TNHH KPMG.
• Kinh nghiệm chính mà Pythis chia sẻ là các bên tham gia (Pythis,
Vinamilk, Oracle và cả KPMG) cùng xác định rõ mục tiêu nhưng không đi
quá chi tiết vào những vấn đề không quan trọng, đồng thời luôn luôn có
người đứng ra giải quyết các vấn đề phát sinh.
•

5. Kết luận:

Qua phân tích mô hình ứng dụng trong doanh nghiệp, chúng ta có thể hiểu
hơn về hệ thống ERP trong quản lý doanh nghiệp cũng như việc vận dụng đúng
cách có thể mang lại hiệu quả.
ERP được xem là một giải pháp tối ưu giúp cho doanh nghiệp nâng cao
năng lực của mình trong xu thế cạnh tranh gay gắt như hiện nay và đang được
nhiều doanh nghiệp quan tâm.
Từ thực tiễn triển khai ERP chúng tôi thấy nổi lên một số vấn đề chính như sau:
- DN phải có được mục tiêu rõ ràng khi mong muốn xây dựng hệ thống tin học hóa:
Ngoài việc giúp lựa chọn sản phẩm, điều này còn đảm bảo lãnh đạo đơn vị giữ cam kết
trong suốt quá trình thực thi dự án.
- Lựa chọn đúng sản phẩm và nhà triển khai: Tại đây vai trò của nhà tư vấn được thể hiện
rõ nét nhất. Giải pháp ở đây là DN có thể chủ động đưa các sản phẩm ERP Việt Nam vào
trong danh sách đánh giá thẩm định của nhà tư vấn.
- Lập phương án triển khai rõ ràng, chi tiết: DN cần chuẩn bị cho mình tư tưởng phải thay
đổi quy trình hiện tại bằng quy trình quản lý có trong giải pháp ERP. Sẽ xuất hiện sự phối

hợp giữa DN, nhà phát triển giải pháp, nhà triển khai giải pháp và nhà tư vấn. Với sản
phẩm đã được lựa chọn, nếu đơn vị triển khai có những hiểu biết rất sâu sắc về sản phẩm
họ sẽ hướng dẫn, triển khai giúp DN sử dụng tối đa các ưu việt của ERP.
- Chuẩn hóa và chuẩn bị dữ liệu: Một hệ thống ERP chỉ có hữu ích khi số liệu phân tích
đưa ra chính xác dựa trên các dữ liệu về nguồn lực DN đã được chuẩn hóa, đúng và đầy
đủ.


- Sự tham gia của nhân viên DN trong triển khai ERP: họ phải thay đổi thói quen làm
việc tùy tiện thành thói quen làm việc theo quy trình. Lãnh đạo DN cần chú ý tới việc đưa
ra các quy chế hành chính để nhân viên tuân theo. Ở đây lại một lần nữa xuất hiện yếu tố
tâm lý “tây nói ta nghe” còn “ta nói ta không nghe” dẫn đến tình trạng các giải pháp Việt
Nam dễ thất bại hơn các giải pháp từ nước ngoài.
- Hậu mãi sau bán hàng: ERP khi đưa vào hoạt động sẽ là công cụ tham gia điều hành
DN. Cần có sự đáp ứng nhanh chóng mỗi khi có sự cố hoặc thay đổi phát sinh. Chi phí
cho các dịch vụ này cũng là vấn đề rất lớn vì lúc này DN đã “gắn bó-lệ thuộc” với phần
mềm. Trong nhiều trường hợp chi phí này trở nên không kiểm soát. Đây thực sự là một
thế mạnh của các giải pháp Việt Nam.
Tóm lại, điều quan trọng nhất là DN sử dụng ERP và lựa chọn giải pháp theo quan điểm
“Tỷ suất chi phí/lợi ích thu được”. Việc tìm hiểu thông tin đa chiều sẽ giúp cho DN có
được lựa chọn tốt nhất. Đây cũng là nơi thể hiện được “con mắt tinh đời” của DN để
không lãng phí nhưng vẫn có hiệu quả cao nhất nâng cao năng lực cạnh tranh.