Viết một đề án chương trình cho sự thay đổi của tổ chức phải chịu trách nhiệm

Đề bài: Lập kế hoạch quản lý thay đổi. Viết một đề án, chương trình cho
sự thay đổi của tổ chức mà anh (chị) phải chịu trách nhiệm

Bài làm: Nghiên cứu, Xây dựng hệ thống quản lý hoạt động khoa chuyên
ngành Trường Đại học Điện lực


NHẬN DIỆN VẤN ĐỀ
Qui mô đào tạo, nghiên cứu khoa học, triển khai ứng dụng khoa học
công nghệ của trường Đại học Điện lực ngày càng tăng nhanh. Đồng
hành với việc mở rộng qui mô là khối lượng công việc. Muốn thực hiện
tốt công việc của nhà trường, năng lực quản lý của các khoa chuyên
ngành Công nghệ Thông tin cần được thay đổi, cần được nâng cao để đáp
ứng tốt nhu cầu ngày càng lớn trong quá trình quản lý và trong công tác
giảng dạy. Để thực hiện được điều này, cần thiết phải thay đổi về công
nghệ cụ thể đó là xây dựng phần mềm quản lý hoạt động của ngành Công
nghệ thông tin trong Trường Đại học Điện lực.
• Đảm bảo được qui trình quản lý của khoa chuyên ngành về hoạt
động đào tạo, nghiên cứu khoa học, triển khai ứng dụng và
chuyển giao khoa học và công nghệ.
• Nhập dữ liệu thông qua nhập trực tiếp từ bàn phím hoặc chuyển
đổi từ nguồn khác vào hệ thống thuận tiện, nhanh chóng.
• Có thể xuất dữ liệu sang các nguồn khác như excel, word, pdf,..
• Lưu trữ số liệu chính xác và đầy đủ, không dư thừa dữ liệu để
có thể tích luỹ dữ liệu trong nhiều năm nhằm sử dụng cho các
mục tiêu hoạch định chính sách, thống kê của khoa và nhà
trường.
• Sử dụng công nghệ hiện đại nhất để theo kịp xu hướng công
nghệ, tương thích với các sản phẩm mới, tối ưu phần mềm và
thuận tiện trong việc nâng cấp hệ thống về sau.
• Tìm kiếm theo các tiêu chí khác nhau một cách nhanh chóng.

• Có thể dễ dàng nâng cấp lên các phiên bản mới nhằm hoàn thiện
hệ thống hơn thông qua việc phân tích và thiết kế hệ thống khoa
học.
• Có giao diện thân thiện và dễ dàng sử dụng.
• Có thể theo dõi được lịch sử thao tác của người sử dụng.
-2-


•

Đảm bảo tính truy cập ổn định, nhanh chóng, hạn chế việc

vận hành quá tải khi lượng dữ liệu lớn.
• Đảm bảo được tính bảo mật của hệ thống.
• Thống kê, in các mẫu báo cáo theo mẫu của trường nhanh
chóng và thuận lợi.
NHỮNG KHÓ KHĂN MÀ NHÀ TRƯỜNG PHẢI ĐỐI MẶT
- Một số Cán bộ Giáo viên trong nhà trường có độ tuổi ngoài 50 ngại tiếp
cận với công nghệ thông tin, đa số là ngại tiếp cận với máy tính.
- Cán bộ quản lý chưa được bồi dưỡng nhiều về công nghệ thông tin
- Điều kiện cơ sở vật chất nhà trường chưa thực sự hiện đại để đáp ứng
được sự thay đổi lớn trong công nghệ phần mềm

CÁC YẾU TỐ THUẬN LỢI
- Bộ giáo dục quan tâm tới phát triển công nghệ thông tin.
- Sở giáo dục tạo mọi điều kiện để phát triển công nghệ thông tin.
- Cán bộ giáo viên quan tâm làm thể nào để thu lượm được thông tin dễ
nhanh và đúng nhu cầu của mình.
MỤC TIÊU
Phần mềm quản lý hoạt động khoa chuyên ngành trường Đại học Điện

lực đã xây dựng thành công và đã được thử nghiệm tại khoa Công nghệ
thông tin đáp ứng được cụ thể công tác quản lý, công tác giảng dạy
trường Đại học Điện lực như sau:
Công tác quản lý số liệu của các phòng ban trong trường được thực
hiện nhanh chóng, khoa học và hiện đại. Quản lý nhập thông tin môn học,
chỉ ra giao diện phân công giảng dạy của khoa cho các giảng viên, thực
hiện việc đăng ký giờ thực hành thí nghiệm của các giảng viên, chỉ ra
chức năng quản lý thi cử trong khoa, hiển thị biểu đồ thực hiện khối

-3-


lượng của toàn khoa, thể hiện việc xuất ra báo cáo khối lượng cuối năm
học.
- Đáp ứng nhanh nhu cầu tìm thông tin.
ĐỐI TƯỢNG
- Đáp ứng nhu cầu của Cán bộ quản lý, Chuyên viên, giáo viên, học sinh,
sinh viên…
- Đáp ứng phần nào nhu cầu của các cá nhân, các tổ chức có nhu cầu tìm
hiểu để nâng cao trình độ về công nghệ phần mềm...

-4-


KẾ HOẠCH CHO SỰ THAY ĐỔI
I.

CHUẨN BỊ CHO SỰ THAY ĐỔI

Tin học hoá công tác quản lý đóng một vai trò quan trọng trong các cơ

quan, tổ chức và nhà trường. Với sự phát triển mạnh mẽ của tin học,
nhiều bài toán quản lý trong các trường Đại học như quản lý nhân sự,
quản lý đào tạo, quản lý tài chính, quản lý khoa học, quản lý công văn,
công việc,....đòi hỏi có những giải pháp hữu hiệu, đáp ứng được đòi hỏi
thực tế của công tác quản lý đặc thù của từng trường và thuận lợi về mặt
sử dụng.
Đại học Điện lực là trường công lập đa cấp, đa ngành có nhiệm vụ chủ
yếu là đào tạo nguồn nhân lực chất lượng cao cho ngành điện và xã hội,
đồng thời là một trung tâm nghiên cứu khoa học, công nghệ hàng đầu của
Tập đoàn Điện lực Việt Nam với cấu trúc bao gồm 10 khoa chuyên
ngành, 2 bộ môn trực thuộc, 1 xưởng thực hành. Đến nay, nhà trường có
lưu lượng sinh viên hàng năm lên đến gần 20.000 sinh viên được chia ra
gồm 11 ngành bậc đại học, 9 ngành bậc cao đẳng, 5 ngành bậc trung cấp,
đào tạo nghề. Bên cạnh sự đa dạng về cấp bậc đào tạo, nhà trường cũng
mở rộng các loại hình đào tạo khác nhau như chính qui, liên thông, tại
chức, ngắn hạn. Với lưu lượng sinh viên rất lớn, được phân chia ra nhiều
cấp bậc đào tạo, nhiều loại hình đào tạo khác nhau, công tác quản lý của
nhà trường ngày càng trở nên nặng nề và khó khăn hơn. Ngoài hoạt động
đào tạo, công tác nghiên cứu khoa học, chuyển giao công nghệ, triển khai
ứng dụng và các nhiệm vụ khác cũng đòi hỏi công tác quản lý của nhà
trường tăng thêm phần khó khăn. Để đảm bảo thực hiện được các nhiệm
vụ của nhà trường, các khoa chuyên ngành cần đóng vai trò chủ đạo và
cần thiết nâng cao năng lực quản lý.
Khoa chuyên ngành là một đơn vị trực tiếp thực hiện hoạt động đào
tạo, nghiên cứu khoa học, triển khai ứng dụng và các công việc khác.
Hoạt động quan trọng và khó khăn nhất là đào tạo, bao gồm nhiều công
-5-


việc khác nhau. Chẳng hạn, xây dựng chương trình đào tạo, biên soạn

giáo trình, phân công môn học cho giảng viên, phân công giáo viên chủ
nhiệm, phân công danh sách coi thi, chấm thi, dọc phách, ghép phách,
theo dõi học lại, thi lại, phân công quản lý phòng thực hành, thí nghiệm,
đôn đốc thực hiện giảng dạy theo tiến độ, theo thời khóa biểu, phân công
hướng dẫn thực tập, phân công hướng dẫn đồ án môn học, phản biện đồ
án tốt nghiệp...Song hành với hoạt động đào tạo là nghiên cứu khoa học
và triển khai ứng dụng, bao gồm: đăng ký, phân công cán bộ, giảng viên
thực hiện đề tài nghiên cứu khoa học các cấp, viết bài báo khoa học công
bố trên các tạp chí, hội nghị khoa học ở trong và ngoài nước, tổ chức các
buổi hội thảo, seminar khoa học, xây dựng và phát triển các sản phẩm,
vận hành các hệ thống ứng dụng, các họat động chuyển giao khoa học và
công nghệ,...Ngoài ra, các khoa chuyên ngành còn thực hiện nhiều nhiệm
vụ khác dựa theo phân công của Hiệu trưởng và sự cần thiết cho phát
triển của khoa chuyên ngành như: tổ chức các kỳ thi học sinh giỏi,
Olympic sinh viên, Lập trình sinh viên quốc tế, cuộc thi Robocon, tham
gia các dự án, ban thanh tra đào tạo, tổ chức các sự kiện,...
Cho đến nay, các khoa chuyên ngành vẫn thực hiện quản lý khối
lượng công việc rất lớn theo cách thủ công, ghi chép các công việc trên sổ
sách một cách rời rạc, lưu trữ tính toán trên Word hoặc Excel. Mỗi khi
muốn thống kê, tìm kiếm số liệu của giảng viên để phân công giảng dạy,
phân công coi, chấm thi, tính giờ thừa, cử đi học tập nâng cao trình độ...
bộ phận quản lý của khoa phải mất rất nhiều thời gian và công sức để
thực hiện mà số liệu vẫn không đảm bảo độ chính xác. Khi qui mô đào
tạo, nghiên cứu khoa học, triển khai ứng dụng và các công việc khác tăng
thêm nữa, cách quản lý thủ công này sẽ không đáp ứng được đòi hỏi thực
tế đặt ra.
Để khắc phục các hạn chế đã được nêu ở trên, chúng tôi tiến hành xây
dựng phần mềm quản lý hoạt động khoa chuyên ngành thuộc trường Đại
học Điện lực. Phần mềm sử dụng công nghệ hiện đại ASP. Net 2010,
-6-

SQL SERVER 2008, cho phép quản lý các hoạt động đào tạo, nghiên cứu
khoa học, triển khai ứng dụng và các công việc khác của khoa chuyên
ngành một cách khoa học và nhanh chóng.
Khoa chuyên môn lên kế hoạch cho sự thay đổi theo từng giai đoạn.
Với cách chuẩn bị như vậy nhà trường đã được sự quan tâm và ủng hộ
kế hoạch thay đổi từng giai đoạn
II. KẾ HOẠCH
1. Chuẩn bị cơ sở vật chất. (1 đến 2 tháng) tháng 5 năm 2011
- Các Phòng ban đưa nhu cầu tài liệu cần. (tập hợp cả nhu cầu của 3 năm
trước)
- Các bộ thư viện phân loại nhu cầu của giáo viên theo hai dạng (dạng tài
liệu truyền thống, tài liệu dạng số), lên dự trù kinh phí.
- Chuẩn bị mua hosting, tên miền, tập hợp tư liêu số xây dựng trang web
riêng
2. Chuẩn bị kỹ năng cho cán bộ giáo viên. (3 đến 5 tháng) tháng 7 năm 2011
- Tập huấn đại trà kiến thức tin học cơ bản.
- Kỹ năng tìm kiếm thông tin trên web.
- Giới thiệu các phần mềm cần thiết cho các bộ môn.
- Giới thiệu trang web của trường.
- Cấp địa chỉ email, tập huấn sử dụng email nội bộ, sử dụng ổ đĩa ảo của
gmail.
3. Thực hiện hóa kế hoạch (1 đến 2 năm) từ tháng 9 năm 2011
Mục tiêu phải đem được nhu cầu áp dụng công nghệ thông tin,
tìm kiếm được thông tin phục vụ dạy học.
- Bổ xung cho tổ công tác thư viện cán bộ có kỹ năng công nghệ thông
tin.
- Tăng cường đưa thông tin hoạt động của nhà trường và thông báo lên
web.

-7-


- Cung cấp tư liệu dạng số trên web chung và trang thư viện thừa hưởng
của violet. Chấm dứt việc cho mượn phần cứng chứa dữ liệu số ngay khi
trang web hoạt động.
- Giới thiệu các phần mềm khai thác dữ liệu mã nguồn mở miễn phí.
- Khai thác triệt để sự đóng góp dữ liệu của cộng đồng bạn đọc.
Bạn đọc đăng ký là thành viên có số điểm nhất định để khai thác
thông tin, khi bạn đọc đã hết số điểm vốn có ban đầu bắt buộc phải đóng
góp dữ liệu vào kho dữ liệu để có thể khai thác tiếp. Cán bộ thư viện cùng
tổ chuyên môn kiểm soát thông tin của bạn đọc cung cấp.
- Triển khai, lấy thông tin phản hồi trực tiếp và trên web.
- Phân tích các ý kiến đóng góp điều chỉnh kế hoạch nếu cần.
4. Kế hoạch hóa ( số ngày thực hiện căn cứ vào từng công việc) tháng 5 năm 2012
- Phân tích, đánh giá, rút kinh nghiệm để có thể kế hoạch hoá việc đổi
mới đặc biệt phải quan tâm đến nhu cầu cần thiết áp dụng công nghệ
thông tin trong việc bồi dưỡng nghiệp vụ chuyên môn. Lợi ích của công
nghệ số đem lại mà cán bộ giáo viên ứng dụng trong dạy học như thế nào.
- Khuyến khích nộp đề kiểm tra qua thư điện tử. ( tránh mất thời gian
giao nộp trực tiếp)
- Chuẩn hóa lại trang web. Phân vùng rõ ràng đại chỉ email, trang tin,
trang thư viện. ( triển khai trong 2 tháng dự kiến từ tháng 5 năm 2011. tùy thuộcvào
thưc tế )
Quán triệt văn bản quy phạm pháp luật về CNTT
Quán triệt tinh thần công tác ứng dụng CNTT và đào tạo nguồn
nhân lực CNTT là công tác thường xuyên và lâu dài của ngành giáo dục,
tiếp tục phát huy các kết quả đạt được trong các năm qua.
Các phòng GD&ĐT, các đơn vị, trường học trực thuộc tổ chức
quán triệt và nâng cao nhận thức, trách nhiệm đến toàn thể cán bộ, giáo

viên trong ngành ở địa phương, trước hết cho lãnh đạo các đơn vị, các cơ
-8-


sở giáo dục và đào tạo về tinh thần và nội dung của các văn bản quan
trọng sau:
a) Quyết định số 698/QĐ-TTg ngày 1/6/2009 của Thủ tướng Chính
phủ về việc phê duyệt Kế hoạch tổng thể phát triển nguồn nhân lực công
nghệ thông tin đến năm 2015 và định hướng đến năm 2020;
b) Chỉ thị số 55/2008/CT-BGDĐT ngày 30/9/2008 của Bộ trưởng
Bộ GDĐT về tăng cường giảng dạy, đào tạo và ứng dụng công nghệ
thông tin trong ngành giáo dục giai đoạn 2008-2012;
c) Nghị định số 102/2009/NĐ-CP ngày 6 tháng 11 năm 2009 của
Chính phủ về quản lý đầu tư ứng dụng CNTT sử dụng nguồn vốn ngân
sách nhà nước;
d) Thông tư số 08/2010/TT-BGDĐT ngày 01/03/2010 của Bộ
trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo quy định về sử dụng phần mềm tự do mã
nguồn mở trong các cơ sở giáo dục;
đ) Triển khai các văn bản quy phạm pháp luật và hướng dẫn về
quản lý game online;
e) Thống nhất sử dụng bộ mã tiếng Việt Unicode TCVN
6909:2002; Chấm dứt hẳn việc sử dụng các phần mềm quản lý giáo dục,
phần mềm quản lý thi sử dụng phông chữ ABC.
Các văn bản chỉ đạo có hiệu lực tại thời điểm triển khai.

5. Hội thảo đánh giá rút kinh nghiệm.
Chủ trì lãnh đạo nhà trường phụ trách công tác thư viện và công nghệ thông tin
Thành phần mời dự:
+ Cán bộ giáo viên
+ Trưởng ban đại diện cha mẹ học sinh các lớp.

+ Lớp trưởng, bí thư chi đoàn các lớp.
-9-


- Tổ công tác thư viện báo cáo công tác thư viện cho lãnh đạo, tham mưu
phương hướng tiếp theo cho lãnh đạo.
- Phân tích, đánh giá, rút kinh nghiệm.
- Nêu rõ công tác thư viện đặc biệt là thư viện số trong giai đoạn tiếp
theo.
- Thu thập ý kiến để phát triển thư viện đáp ứng nhu cầu của đọc giả tại
hội nghị.
- Lãnh đạo lên phương án kế hoạch tiếp theo.
- Tổ công tác thư viện nhận kế hoạch bổ xung cho công tác thư viện.

- 10 -


KẾT LUẬN
Ngày nay sự phát triển của một quốc gia phụ thuộc chủ yếu vào
năng lực và kỹ năng của nguồn nhân lực. Các thư viện trường học có
nguồn tài liệu và trang thiết bị tốt đi đôi với đội ngũ cán bộ chuyên
nghiệp sẽ hỗ trợ đắc lực trong việc nâng cao nhận thức về mục tiêu cơ
bản của đất nước trong việc xây dựng và phát triển những thế hệ công dân
tương lai có tri thức, sáng tạo, độc lập và năng động, những người sẽ làm
chủ tương lai số hóa trong thế kỷ 21. Những con người đó sẽ giúp cho
Việt Nam nâng cao tính cạnh tranh trong nền kinh tế tri thức toàn cầu và
đảm bảo cho sự tăng trưởng và thành công bền vững của cả dân tộc.
Thay đổi nguồn dữ liệu cho thư viện là việc cần thiết nhưng đi kèm
với nó là hiệu quả của sự thay đổi đó đến đâu phụ thuộc vào kế hoạch đó
có khả thi hay không, điều này phụ thuộc lớn vào nhà quản lý của nhà

trường. Trường THPT Yên Viên đã hoàn thành kế hoạch và đang đưa kế
hoạch vào thực hiện và được sự ủng hộ mạnh mẽ của giáo viên và học
sinh, không chỉ là giáo viên trong trường mà giáo viên, học sinh trường
bạn cũng đang quan tâm. Đây cũng là niềm động viên cho cán bộ quản lý
nhà trường đã có thay đổi đúng đắn, kịp thời và phù hợp.
Dựa trên cơ sở lý thuyết được bồi dưỡng, được học tập và bài học
thực tế thì quản lý sự thay đổi có thể thành công lớn là phải khéo léo đưa
cả hệ thống quản lý của mình đi từ nhu cầu này đến nhu cầu khác và
chính các nhu cầu đó sẽ đưa đến đích của sự thay đổi cần đến. Phải chăng
đó cũng chính là kết luận “Chức năng chính của một người quản lý thay
đổi là làm sao để thay đổi đó diễn ra một có cách hiệu quả nhất và ít bị
xáo trộn nhất” mà nhà quản lý không thể được bỏ qua.

- 11 -