Bài viết khoa học duy trì và quản lý các kho lưu trữ lịch sử huyện ở bắc giang – nhu cầu và giải pháp

DUY TRÌ VÀ QUẢN LÝ CÁC KHO LƯU TRỮ LỊCH SỬ
HUYỆN Ở BẮC GIANG – NHU CẦU VÀ GIẢI PHÁP *
(bài viết đã công bố tại Tọa đàm khoa học có chủ đề “Quản lý nhà nước công tác lưu trữ
ở Bắc Giang theo tinh thần của Luật Lưu trữ”, Bắc Giang, tháng 11 năm 2013)

Ths. PHẠM Thị Diệu Linh
Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng
Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn, ĐHQG HN

Cấp huyện ở Việt Nam đã được hình thành tương đối sớm và có vị trí
quan trọng trong việc thiết lập hệ thống cơ cấu hành chính ở địa phương.
Song song với sự tồn tại của đơn vị hành chính cấp huyện và các cơ quan
nhà nước cùng cấp đã làm xuất hiện nhiều tài liệu lưu trữ quan trọng, phản
ảnh một phần lịch sử của địa phương trong nhiều giai đoạn khác nhau.
Thông tư số 21/2005/TT-BNV ngày 01 tháng 02 năm 2005 của Bộ Nội vụ
công nhận sự tồn tại của kho lưu trữ lịch sử huyện, tạo điều kiện để cơ quan
hành chính cấp này quan tâm hơn nữa tới công tác lưu trữ, đồng thời cho
phép người dân được tiếp cận tốt hơn với những tài liệu có giá trị lịch sử.
Tuy vậy, Luật Lưu trữ Việt Nam năm 2011 đã không công nhận cấp huyện
là một đơn vị hành chính cần tổ chức kho lưu trữ lịch sử. Điều này gây ra
nhiều xáo trộn trong việc quản lý tài liệu lưu trữ ở cấp này.
Trong trường hợp của Bắc Giang, công tác lưu trữ ở cấp huyện đã
được quan tâm từ thời kỳ đầu của chính quyền hành chính sau giải phóng
năm 1954. Sự quan tâm của lãnh đạo ngành lưu trữ tại Bắc Giang đã đặt nền
tảng quan trọng cho công tác lưu trữ cấp huyện. Đến nay, hơn 9 huyện và 1
thành phố trực thuộc tỉnh tại Bắc Giang đều đã thiết lập được những cơ sở
Bài viết dựa trên kết quả luận văn thạc sĩ “Các giải pháp nâng cao hiệu quả lưu trữ cấp huyện của thành
phố Hà Nội”, thực hiện năm 2009 do PGS. Vương Đình Quyền hướng dẫn và các số liệu cung cấp bởi cán
bộ, lãnh đạo Chi Cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Bắc Giang, kỷ yếu “Văn thư – Lưu trữ tỉnh Bắc Giang, 65
năm xây dựng, phát triển và trưởng thành”.

*

1


quan trọng của công tác lưu trữ từ con người tới các điều kiện vật chất.
Song, quy định mới của Luật Lưu trữ Việt Nam năm 2011 đã khiến cho
công tác lưu trữ ở cấp này đang “đóng băng tạm thời” mà chưa có giải pháp
tháo gỡ. Bài tham luận sau đây đề cập tới một số gợi ý để khắc phục tình
trạng trên.
1. NHU CẦU QUẢN LÝ VÀ KHAI THÁC TÀI LIỆU LƯU TRỮ
CẤP HUYỆN
Việc quản lý và khai thác tài liệu lưu trữ cấp huyện của Bắc Giang
xuất phát từ thực tiễn sau đây:
1.1. Khối lượng tài liệu lớn, có giá trị quan trọng
Số liệu thống kê trong Kỷ yếu “Văn thư – Lưu trữ tỉnh Bắc Giang –
65 năm xây dựng, phát triển và trưởng thành” cho thấy các lưu trữ lịch sử
cấp huyện cũ của Bắc Giang đang bảo quản hàng vạn hồ sơ tài liệu được
hình thành trong nhiều giai đoạn khác nhau, có những huyện còn lưu giữ hồ
sơ từ những năm 1940 đến nay. Điều này chứng tỏ các lưu trữ huyện đang
lưu giữ khối lượng khá lớn nguồn lực thông tin quá khứ quan trọng, gắn liền
với sự hình thành, phát triển của địa phương và hoạt động của các cơ quan
nhà nước qua nhiều thời kỳ. Việc tăng cường quản lý và tổ chức khai thác,
sử dụng hiệu quả nguồn tài liệu này sẽ giúp cho các cơ quan quản lý nhà
nước có thêm thông tin hữu ích cho hoạt động hiện tại, đồng thời phục vụ tốt
cho công tác biên soạn lịch sử địa phương.
1.2. Thiếu hành lang pháp lý
Mặc dù các kho lưu trữ lịch sử huyện theo quy định của Thông tư
21/2005/BNV do Bộ Nội vụ ban hành đã và đang phát huy vai trò tích cực
trong việc bảo tồn một phần di sản của địa phương thông qua các hoạt động

chuyên môn tích cực mà Bắc Giang là một điển hình, nhưng Luật Lưu trữ
2


Việt Nam vẫn không công nhận vị trí của lưu trữ huyện trong hệ thống lưu
trữ nhà nước ở Việt Nam. Điều đó không chỉ gây lãng phí nguồn lực con
người, cơ sở vật chất,… mà còn tạo hiểm họa cao cho tài liệu lưu trữ đang
được bảo quản ở cấp này. Vì thế, chính quyền địa phương mà trước hết là
Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Bắc Giang cần có hoạt động tích cực để bảo
vệ những di sản đã có.
2. MỘT SỐ HƯỚNG GIẢI PHÁP CHO TÀI LIỆU LƯU TRỮ CẤP
HUYỆN TẠI BẮC GIANG
2.1. Duy trì công tác kiểm tra và hướng dẫn
Trước hết, Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh cần tham mưu cho Sở Nội
vụ để chỉ đạo cho các Phòng Nội vụ huyện bảo tòan nguyên trạng các kho và
tài liệu lưu trữ cấp huyện, đồng thời có tác động tích cực đối với các UBND
huyện để phân bổ kinh phí phù hợp nhằm duy trì chế độ bảo quản ổn định
đối với những tài liệu này.
Với những tài liệu tiếp tục hình thành từ UBND, HĐND và các cơ
quan chuyên môn khác, Chi cục cần có hướng dẫn để lưu trữ thuộc văn
phòng UBND huyện tiếp tục thực hiện thu thập, chỉnh lý với tư cách là lưu
trữ hiện hành của cơ quan.
2.2. Xây dựng danh mục tài liệu quan trọng của cấp huyện
Trên cơ sở họat động tích cực của các lưu trữ huyện, Chi cục cần xây
dựng danh mục thống kê những tài liệu quan trọng, có giá trị lịch sử của cấp
huyện để quản lý trên danh mục, tiến tới bố trí kho tàng để thu thập và bảo
quản.
2.3. Thành lập các phân kho bảo quản tập trung
Việc quản lý và tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ có giá trị
lịch sử là nhiệm vụ của Trung tâm Lưu trữ tỉnh thuộc Chi cục Văn thư – Lưu

3


trữ tỉnh. Trong khi đó, phương án lâu dài cho các tài liệu quý giá đang được
bảo quản tại các kho lưu trữ huyện là phải được bảo quản tập trung bởi một
cơ quan có thẩm quyền. Cho nên, Chi cục cần có sự tham mưu với Sở Nội
vụ và chỉ đạo cho Trung tâm lưu trữ tỉnh tiến hành thu thập các tài liệu quan
trọng của cấp huyện về bảo quản tại trung tâm. Trong trường hợp chưa thể
bảo quản tập trung hoặc những khó khăn do khoảng cách địa lý, Chi cục có
thể thành lập các phân kho của Trung tâm lưu trữ tỉnh để bảo quản cho phù
hợp.
Nhìn chung, quản lý và tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ cấp
huyện là nhu cầu bức thiết. Để làm được điều này, Chi cục Văn thư – Lưu
trữ tỉnh Bắc Giang cần nỗ lực hơn nữa trong việc tiếp cận với các bên liên
quan đển thực hiện từng giải pháp từ ngắn hạn tới dài hạn trong thời gian đợi
hướng dẫn từ Trung ương.

4