Quản lý hiện vật viện bảo tàng HỒ CHÍ MINH

1

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC HUẾ
KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN


CÔNG NGHỆ PHẦN MỀM
ĐỀ TÀI

QUẢN LÝ HIỆN VẬT VIỆN

BẢO TÀNG HỒ CHÍ MINH
Giáo viên hướng dẫn: LÊ VĂN TƯỜNG LÂN
Thành viên nhóm:
1.Huỳnh Trọng Tấn (nhóm trưởng)
2.Bùi Phước Trung
3.Trần Xuân Nghĩa
4.Võ Đại Lợi
5.Trần Văn Sơn
6.Phạm Văn Thanh
7.Nguyễn Văn Châu

Huế 2011


2

Quản lý hiện vật bảo tàng Hồ Chí Minh
Thừa Thiên Huế
Mục lục
I.

II.

III.

IV.
V.
VI.

Đặt vấn đề……………………………………..3
a. Giới thiệu……………………………………3
b. Những câu hỏi thường gặp………………….3
Nghiên cứu hiện trạng………………………...4
a. Nội dung phỏng vấn………………………...4
b. Đặt tả hệ thống……………………………....5
c. Thuộc tính và các rằng buộc………………...9
Sơ đồ chức năng nghiệp vụ…………………...16
a. Sơ đồ chức năng nghiệp vụ BDF…………...16
b. Sơ đồ ngữ cảnh……………………………...17
c. Biểu đồ DFD………………………………...17
Mô hình quan niệm hệ thống…………………..21
Giao diện chương trình………………………...23
Kết luận………………………………………...23


3

Đặt vấn đề

I.

1. Giới thiệu
Trong thời đại bùng nổ thông tin, việc áp dụng công nghệ thông tin vào việc quản lý
ngày càng trở nên quan trọng và cấp bách. Phần mềm quản lý hiện vật ra đời nhằm phục vụ
công tác quản lý hiện vật trong các viện bảo tàng và di tích, cụ thể là hỗ trợ cho việc lưu
trữ, sắp xếp, tìm kiếm, thống kê, báo cáo và trao đổi thông tin về các hiện vật giữa các bảo
tàng, di tích cũng như với Cục văn hoá di sản trở nên nhanh chóng và hiệu quả hơn.
Ở đây cũng vậy, hệ thống quản lý hiện vật ở viện Bảo tàng Hồ Chí Minh- Thừa
Thiên Huế cũng đã được tin học hoá song vẫn còn những vấn để chưa thể đáp ứng tất cả
các yêu cầu của người sử dụng ,như: chưa hiện thực hoá tất cả các vấn đề cần quản lý, giao
diện không thân thiện với người sử dụng…….

2. Những câu hỏi thường gặp


Chương trình quản lý hiện vật có chức năng gì?
 Chương trình quản lý hiện vật có chức năng quản lý các phiếu hồ sơ
về các hiện vật (của các bảo tàng và di tích) cho phép khai thác các
thông tin đó như: tìm kiếm , tổng hợp, chiết xuất, báo cáo nhằm hỗ
trợ cho công tác quản lý và nghiên cứu.

Lâp kế hoạch - lập lịch
ID

Nội
dung

Bắt
đầu

Kết
thúc

Số
ngày

Tháng 3
2

2

2

2

2

Tháng 4
2

3

7 8 1

1

1

Tháng 5
1

2

2

5

6

7

8


4

4
Tham quan
viện bảo
tàng
Phân tích
yêu cầu

24/3/2011

27/3/2011

4đ

28/3/2011

30/3/2011

3đ

3

Đặc tả yêu
cầu

7/4/2011

8/4/2011

2đ

4

Phân tích
hệ thống

15/4/2011

15/4/2011

2đ

5

Thiết kế hệ

thống

18/4/2011

21/4/2011

4đ

6

Cài đặt hệ
thống

5/5/2011

8/5/2011

4đ

1
2

II.

5

6

7

8

9

0

4

5

8

9

0

1

Nghiên cứu hiện trạng
1. Nội dung phỏng vấn

-Hình thức phỏng vấn từng nhân viên trong việc quản lý hồ sơ hiện vật trong viện
bảo tàng Hồ Chí Minh – Thừa Thiên Huế nhằm hiểu rõ về hình thức và cách thức quản lý
các hiện vât:

2. Hoạt động của hệ thống quản lý hồ sơ hiện vật viện bảo
tàng Hồ Chí Minh


5

Hệ thống được tổ chức gồm 3 phần chính:
 Quản trị hệ thống: Cung cấp các chức năng quản trị hệ thống, trong đó
bao gồm chức năng quản trị người sử dụng, quản lý các danh mục, trích
xuất và ghép nhập dữ liệu
 Quản lý dữ liệu: Cung cấp các thao tác xử lý dữ liệu như: nhập thêm
bảng ghi hiện vật, xem thông tin hiện vật, sửa và cập nhật dữ liệu
 Khai thác dữ liệu: Cung cấp các chức năng khai thác thông tin hiện vật,
bao gồm: xem nội dung các bảng ghi về hiện vật trong cơ sở dữ liệu, tìm
kiếm hiện vật, tổng hợp dữ liệu vào kết xuất báo cáo

3. Đặt tả hệ thống
3.1
Quản trị hệ thống
Mục “Quản trị hệ thống” giúp cho người sử dụng biết các chức năng quản trị của
phần mềm để quản lý hệ thống, bao gồm: quản trị người dùng, thay đổi mật khẩu truy cập
vào hệ thống, thay đổi một số danh mục,…. Các chức năng quản trị hệ thống được tích hợp
vào chương trình quản lý hiện vật. Tuy nhiên, chỉ những người quản trị mới có quyền truy
nhập và sử dụng các chức năng này.
Nhóm các chức năng quản trị hệ thống bao gồm các chức năng con sau:
Khai báo danh sách cán bộ công chức
Khai báo phạm vi truy nhập dữ liệu
Khai báo tài khoản truy cập hệ thống
Quản lý các danh mục của chương trình






1)

Khai báo danh sách cán bộ

Mỗi một tài khoản đều được quản trị cấp phát cho mộ cán bộ. Do đó, quản trị phải
quản lý được danh sách cán bộ có trong đơn vị của mình, những người sẽ được họ cấp phát
tài khoản sử dụng phần mềm. Các thông tin của một cán bộ được cần được quản lý bao
gồm: Họ và tên, chức vụ, số điện thoại, địa chỉ email, địa chỉ liên lạc (cơ quan hay nhà
riêng) . Chức năng “Khai báo danh sách cán bộ” cho phép người quản trị có thể quản lý
thông tin về cán bộ, bao gồm các tác vụ tạo mới, huỷ bỏ,sửa đổi thông tin của một cán bộ.
2)

Khai báo nhóm phạm vi truy cập dữ liệu


6

Hầu hết các tài khoản người dùng trong hệ thống đều được thuộc một đơn vị quản lý:
một bảo tàng hay một di tích cụ thể. Khi đó, tài khoản của những người sử dụng phần mềm
thuộc một đơn vị hoặc một vài đơn vị quản lý có thể liên kết chặt chẽ với nhau sẽ được gộp
vào trong một nhóm phạm vi sử dụng, nhóm này sẽ liệt kê các đơn vị mà người dùng này
được phép truy câọ dữ liệu. Ví dụ các di tích “Lăng Khải Định”, “Chùa Linh Mụ” nếu được
đặt vào trong cùng nhóm phạm vi truy cập là ”Ban quản lý di tích Thừa Thiên Huế” thì bất
cứ tìa khoản người dùng nào thuộc vào nhóm “Ban quản lý di tích Thừa Thiên Huế” đều có
thể truy cập đến dữ liệu của 2 di tích trên.Để quản lý các nhóm phạm vi truy cập dữ liệu
thông qua các thông tin:nhóm phạm vi gốc, các nhóm phạm vi con,tên nhóm phạm vi con
hiện thời, các chủ sở hữu thuộc nhóm con . Thông qua chức năng này,quản trị có hẻ tạo
mới các nhóm phạm vi truy cập, phân phát người dùng vào các nhóm, thêm hoặc loại bỏ
bớt các dơn vị khỏi các nhóm, xoá bỏ các nhóm và những người dùng thuộc nhóm đấy,…
3)

Khai báo quyền truy cập hệ thống

Mỗi người dùng khi tham gia hệ thống đều phải sử dụng một tài khoản đăng nhập. Các tài
khoản mang thông tin về người dùng, bao gồm các thông tin cá nhân như: tên cán bộ sử
dụng tài khoản, tên đăng nhập, mậ khẩu đăng nhập,… và các thông tin bảo mật của hệ
thống: nhóm chủ sở hữu , cấp độ quyền truy cập. Mỗi tài khoản đề do một quản trị quản lý:
tạo dựng, thiếu lập các hạn chế về phạm vi dữ liệu và quyền truy cập, phân phát cho người
dùng cũng như thu hồi lại. Khi đó, quyền truy cập và phạm vi dữ liệu của tài khoản luôn
nằm trong giới hạn quyền truy cập và phạm vi dữ liệu (tức là ít quyền hơn và phạm vi dữ
liệu hẹp hơn)
4)

Cập nhật các danh mục của hệ thống

Các danh mục trong hệ thống được Quản trị hệ thống quản lý, có những danh mục được
phép thêm bớt danh mục, có những danh mục không được thêm bớt mà chỉ được xem

3.2 Quản lý dữ liệu
Dữ liệu về hiện vật là trung tâm của hệ thống. Việc quản lý dữ liệu của các hiện vật
được thông qua các tác vụ sau:




Thêm bản ghi hiện vật
Sửa đổi bản ghi hiện vật
Xoá bản ghi hiện vật

7




Quản lý ảnh hiện vật
In phiếu thông tin hiện vật

Ngoài ra, trong quá trình quản lý dữ liệu, người dùng thường sử dụng một số tác vụ
khai thác dữ liệu để hỗ trợ việc quản lý, chẳng hạn như tìm kiếm hiện vật, tạo báo cáo để
kiểm tra công tác nhập liệu,….
1)

Tạo thêm bản ghi hiện vật

Tác vụ tạo thêm bản ghi hiện vật cho phép người dùng có thể tạo một bản ghi mới
trong cơ sở dữ liệu và nhập các thông tin về một hiện vật vào các trường của bản ghi mới
tạo nó.
2)

Thay đổi nội dung bản ghi hiện vậy

Tác vụ thay đổi nội dung bản ghi hiện vật cho phép người dùng có thể sửa đổi, cập
nhật thông tin có trong các trường dữ liệu của một bản ghi hiện vật, dữ liệu về ảnh được xử
lý trong tác vụ quản lý danh sách ảnh của hiện vật
3)

Xoá bản ghi hiện vật

Tác vụ loại bỏ bản ghi hiện vật được dùng để xoá thông tin của một hiện vật ra khỏi

cơ sở dữ liệu. Sau khi xoá xong, dữ liệu về hiện vật bị xoá sẽ mất hoàn toàn khỏ cơ sở dữ
liệu, do đó người dùng phải rất cẩn thận khi sử dụng tác vụ này.
4)

Quản lý ảnh của hiện vật

Mỗi hiện vật đều được chụp dưới một số góc độ khác nhau, sau đó anh r của nó được lưu
trữ trong danh sách các anh của hiện vật. Chức năng quản lý ảnh của hiện vật cho phép
ngưoif dùng có thể duyệt ảnh,thêm mới,xoá bỏ và thay thế ảnh trong danh sách
5)

In phiếu thông tin hiện vật

Sau khi nội dung thông tin của hiện vật được nhập đầy đủ,người dùng có thể thức
hiện chức năng in phiếu hiện vật để in các thông tin của hiện vật đó ra giấy.

3.3. Khai thác dữ liệu


8

Khai thác dữ liệu là quá trình sử dụng dữ liệu hiện có trong cơ sở dữ liệu để trích rút
ra thông tin, phục vụ cho công tác quản lý và nghiên cứu. Quá trình khai thác dữ liệu khá đa
dạng,bao gồm từ việc tìm kiếm để kiểm tra xem một hiện vật có tồn tại trong cơ sở dữ liệu
không, cho đến việc kết xuất báo cáo thống kê để theo dõi tình hình quản lý hiện vật. Để
thực hiện chức năng đó ta xét các tác vụ khai thác dữ liệu sau:





1)

Hiển thị danh sách hiện vật
Tìm kiếm thông tin
Kết xuất báo cáo

Hiển thị danh sách hiện vật

Danh sách hiện vật nằm ngay trong vùng hiểu thị dữ liệu của hệ thống,chức năng
hiển thị danh sách hiện vật cho phép người sử dụng có thể thấy được tất cả các thông tin
của một hiện vật cụ thể nào đó trong hệ thống.
2)

Tìm kiếm hiện vật

Chức năng tìm kiếm hiện vật cho phép người dùng có thể xác định nhanh chóng
thông tin của một hoặc một số hiện vật theo một vài tiêu chí tìm kiếm nào đó.
3)

Kết xuất báo cáo

Tạo báo cáo là một trong những tác vụ quan trọng hàng đầu của một phần mềm quản
lý. Thông qua các báo cáo , phần mềm cũng cấp các thông tin tổng hợp cần thiết về các đối
tượng hiện đang quản lý cho người dùng dưới dạng văn bản.
Hệ thống quản lý hiện vật kết xuất 3 loại báo cáo sau:




Báo cáo tổng hợp về hiện vật: chức năng báo cáo tổng hợp cho phép người

dùng tạo ra các báo cáo tổng hợp về tình trạng các hiện vật theo nhiều tiêu chí
khác nhau(theo loại hiện vật, theo tình trạng hiện vật, theo nguồn gốc hiện vật,
theo thời kỳ,…)
Báo cáo về số lượng hiện vật: báo cáo này cung cấp thông tin về số lượng của
các hiện vật của đơn vị. Nó đưa ra các báo cáo thống kê về số lượng các hiện
vật theo các tiêu chí khác nhau (theo chất liệu, nguồn gốc, loại,….)


9



III.

In danh sách hiện vật: Với tác vụ này người dùng có thể chọn một số thông
tin cần được hiển thị trên lưới danh sách của hiện vật,nạp dữ liệu của từng hiện
vật lên các trang in,Người dùng có thể xem,chỉnh sửa trước khi in danh sách
hiện vật này.

Sơ đồ chức năng nghiệp vụ
1. Sơ đồ chức năng nghiệp vụ BDF
Quản lý hiện vật

Quản lý hệ thống

Cán bộ công chức

Phạm vi truy nhập dữ liệu

Quản lý dữ liệu

Tài khoản truy cập hệ
thống

Danh mục hệ thống

Thêm bản ghi hiện vât

Sửa bản ghi hiện vật

Khai thác dữ liệu

Xoá bản ghi hiện vật

Quản lý ảnh hiện vật

Hiển thị danh sách hiện vật

Bảng công việc và mối quan hệ giữa các công việc:
ST
T
1
2
3
4
5
6

Tên công việc

Ký hiệu Theo sau công việc

Tham quan viện bảo tàng
Thu thập thông tin
Phân tích yêu cầu
Đặc tả yêu cầu
Phân tích hệ thống
Quản lý hệ thống

A
B
C
D
E
F

A
B
A,B
D
C,D,E

Tìm kiếm thông tin

Kết xuất báo cáo


10

7

8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22

Quản lý dữ liệu
Khai thác dữ liệu
QL cán bộ công chức
QL phạm vi truy nhập dữ liệu
QL tài khoản truy cập hệ thống
QL danh mục hệ thống
Thêm bản ghi hiện vật
Sửa bản ghi hiện vật
Xóa bản ghi hiện vật
QL ảnh hiện vật
Hiển thị danh sách hiện vật
Tìm kiếm thông tin
Kết xuất báo cáo
Thiết kế hệ thống

Cài đặt hệ thống
Kiểm thử hệ thống

G
H
I
K
L
M
N
O
P
Q
U
Ư
S
R
Y
W

C,D,E
C,D,E
E,F
E,F
E,F
E,F
E,G
E,G
E,G
E,G

E,H
E,H
E,H
F,G,H
R
R,Y

2. Sơ đồ ngữ cảnh
Thông báo
Quản lý hiện vật

Người quản lý
Đăng nhập

3. Biểu đồ luồng DFD:
3.1 Mức 0:


11

3.2

Mức 1:

3.3 Phân rã chức năng quản lý hệ thống:
Thông tin cán bộ
Cán Bộ

Danh sách
cán bộ

12

Nhập thông tin

Giới hạn

Người dùng

Tài khoản

Phạm vi truy cập dl

phạm vi

Truy cập hệ thống

Thông báo
Danh mục hệ thống

Cập nhật

3.4 Phân rã chức năng quản lý dữ liệu
Kích hoạt

Thêm bản ghi

Nhập tin
Thông tin hiện vật

Thay đổi

Người dùng

Sửa bản ghi

Kích hoạt thông tin hien vật
Loại bỏ

Xóa bản ghi

Thông tin hiện vật
Lưu trữ
Danh sách ảnh

Ảnh bản ghi

3.5 Phân rã chức năng khai thác dữ liệu
Thông tin
Hiển thị danh sách hiện vật

Dữ liệu


13

Kích hoạt

Thống kê đơn

Dữ liệu hiện vật

Người dùng

Thống kê hiện vật

Thống kê mở rộng
Thông tin cần thống kê

Tạo báo cáo

Kết xuất báo cáo

báo cáo tông quát
cung cấp thông tin cần thiết
báo cáo số lượng
in danh sách hiện vật

IV.

Mô hình quan niệm hệ thống
1. Mô hình E-R:


14

LoaiSohuu

TenCoQuan

ThoiGian

SohuuID

DiaChi

HoiDongID

HoiDongGiamDinh

ChuSoHuu

Quy định

TenChatLieu

ChatLieuID

Sở hữu bởi

DiaDanhID

MieuTa
SoLuong

ChatLieu

ThoiGian

TenDiaDanh

TenKhac

TenHienVat

HienvatID

NoiLuuTruHienTại

Làm bằng

HienVat

có

Lưu trữ tại

LoaiID
TenLoai

BaoMatID

LoaiHV

DonVi
SoLuong

Bảo mật

TenBaoMat

CheDoBaoMat

KichThuoc
Lưu trữ

ThuộcThời gian

NguonGoc

NguongocID

Xuất xứ

NienDai

TenNguonGoc

HinhAnh
ThoiDaiID

TheKy
ThoiGian

HinhAnhId

TenHinhAnh
HInhAnh

2. Mô hình dữ liệu

LoaiHinhAnh

TenThoiKy


15

3. Thuộc tính và các ràng buộc của hệ thống
3.1 Tên gọi:
Là tên thường gọi của hiện vật.ghi rõ tên gọi của hiện vật theo sổ kiểm kê hiện vật
của bảo tàng hoặc di tích.


Tên khác”ghi tên địa phương hoăc tên khoa học của hiện vật(đối với các
hiện vật thuộc lĩnh vực khoa học tự nhiên).

Ví dụ: Tên gọi : Bát sứ


Tên khác:Chén sứ

3.2 Chủ sở hữu:


16



Là cá nhân tổ chức hoặc nhóm người sở hữu hiện vật.Ghi rõ tên của chủ sở hữu
hiện vật
Loại sỡ hữu:Chủ sở hữu thuộc hình thức sở hữu nào thì đánh dấu (x) vào ô tương
ứng.

Bảo tàng quốc gia

Di tích quốc gia đặc biệt

Bảo tàng tỉnh,thành phố

Di tích quốc gia

Bảo tàng chuyên nghành

Di tích cấp tỉnh thành phố

Bảo tàng tư nhân
-

Địa chỉ|:ghi rõ địa chỉ chính thức của chủ sở hữu tới tận số nhà phố,ngõ...
o Xã/Phường/Thị trấn:
ghi địa chỉ hành chính đơn vị quản lý hiện vật
o Huyện/Quận:
o Tỉnh/Thành phố:
Ví dụ:chủ sở hữu:Bảo tàng Lịch sử việt nam
 Loại
sở hữu:+Bảo tàng quốc gia
 Địa
chỉ:số 01 Phạm Ngũ Lão

o Xã/Phường/Thị trấn:
Phan Chu Trinh
o Huyện/Quận:
Hoàn kiếm
o Tỉnh/Thành phố:
Hà nội

3.3 Mã số:
Mã số của hiện vật được quy định như sau
Mã số định danh

Số kiểm kê hiện vật

Mã số định danh:là mã số của bảo tàng hoặc di tích được cục di sản văn hóa quy
định thống nhất trong toàn quốc và cấp phát trong phần mềm máy tính để phục vụ
cho công tác quản lý của chương trình.
Số kiểm kê hiện vật:là số kiểm kê bước đầu của hiện vật tại bảo tàng và di tích(trong
trường hợp hiện vật có cả số phân loại thì sẽ được ghi thêm vào theo một quy ước
nhất định của đơn vị).
 Khi ghi chép phiếu thông tin hiện vật,người lập phiếu chỉ việc ghi số kiểm kê
hiện vật vào mục 3.Mã số trên phiếu hiện vật.


17



Khi nhập số liệu vào máy tinh,người lập phiếu sẽ nhập số kiểm kê hiện vật vào
và sau dãy mã số định danh đã được quy định sẵn trong phần mềm.

3.4 Nguồn gốc:
Cho biết hiện vật từ đâu hoặc bằng cách nào được lưu giữ trong bảo tàng hoặc di
tích.Ghi nguồn gốc của hiện vật theo một số thuật ngữ sau:
 Khai quật
 Hiến tặng
 Trao đổi
 Thu hồi
 Chuyển giao
 Mua
 Vố có
 Khác...(trong trường hợp không xác định rõ lai lịch hiện vật)
Ví dụ:Bát sứ men rạn vẽ lam được bảo tàng lịch sử việt nam lưu giữ qua đợt khai
quật tàu đắm tại Bình thuận thì sẽ ghi nguồn gốc là:Khai quật

3.5 Số lượng:
Là số lượng theo đơn vị kiểm kê hiện vật của bảo tàng hoặc di tích.Ghi số lượng
bằng chữ số.Nếu hiện vật chỉ gồm một đơn vị hiện vật thì ghi 01.
Ví dụ:Nghien mực chỉ là một hiện vật thì ghi:01
 Số thành phần hợp thành:là số lượng các bộ phận hợp thành một đơn vị kiểm
kê của hiện vật hay bộ hiện vật.Ghi số lượng các thành phần bằng chữ số.
Ví dụ:
o Hiện vật là”chân đèn”:thường có một đôi giống hệt nhau nhưng cùng
chung số kiểm kê thì ghi số lượng các đơn vị thanh phần:02
o Hiện vật là”Bộ ấm chén” gồm 01 ấm,04 chén,04 đĩa thì ghi số lượng các
thành phần là:09
 Các thành phần hợp thành:miêu tả ngắn gọn các thành phần của một hiện vật
hoặc một bộ hiện vật
Ví dụ:Hiện vật là”Bộ trang phục nam dân tộc Việt” thì ghi rõ các thành phần hợp
thành là quần,áo,khăn.

18

3.6 Thời gian đăng ký:
Là thời điểm hiện vật được đăng ký vào sổ kiểm kê hiện vật hoặc được đăng ký
vào sổ đăng ký di vật, cổ vật,bảo vật quốc gia.
Ghi ngày/tháng/năm hiện vật được chủ sở hữu chính thức đăng ký thuộc sỡ hữu
của mình
Ví dụ: 03/6/2003

3.7 Cơ quan/Hội đồng giám định:
Cơ quan hay hội đồng có thẩm quyền, chức năng về chuyên môn, khoa học giám
định hiện vật.ghi rõ tên Cơ quan/Hội đồng giám định theo một số thuật ngữ sau:
 Hội đồng giám định cổ vật-Bộ VHTT
 Cục di sản văn hóa-Bộ VHTT
 Hội đồng giám định-Sở VHTT
 Hội đồng giám định-Bảo tàng
 Hội đồng giám định-Di tích
 Các cơ quan,tổ chức khác
o Thời gian giám định:ghi ngày/tháng/năm giám định hiện vật(theo biên
bản giám định hiện vật).
Ví dụ:Cơ quan/Hội đồng giám định:Hội đồng giám định-Bảo tàng lịch
sử Việt Nam.
o Thời gian giám định:28/6/2003

3.8 Thời kỳ / Niên đại
Ghi thời kỳ hoặc niên đại của hiện vật theo một số thuật ngữ sau:


Thời kỳ

o
o
o
o
o
o
o
o

Mẫu vật
Tiền sơ sử
Bắc thuộc
Ngô, Đinh , Tiền Lê
Lý
Trần
Lê sơ
Mạc


19

o
o
o
o

Lê Trung Hưng
Nguyễn
Cận hiện đại
Hiện đại

Ví dụ: hiện vật “Bát sứ” được giám định là thời Lê thì ghi vào mục
này


Niên đại
o Tuyệt đối: ghi thời điểm hiện vật được chế tác hoặc hình thành chính
xác thứ năm.Ví dụ: năm 1458
o Tương đối: ghi thời điểm hiện vật được chế tác hoặc hình thành theo
thế kỷ. Ví dụ: thế kỷ 15

3.9 Loại hiện vật
Hiện vật sẽ thuộc vào một loại cụ thể nào đó được quy định sẵn trong viện bảo
tàng . Ví dụ: Hiện vật “Bát sứ” sau khi được giám định là cổ vật và được đăng ký vào sổ
kiểm kê hiện vật hoặc sổ đăng ký di vật,cổ vật,bảo tàng quốc gia thì đánh dấu (x) vào ô Cổ
Vật





Bảo
Cổ
Di

3.10 Chất

vật quốc gia
vật
vật

liệu

Là chất liệu chính được sử dụng để tạo nên hiện vật. Ghi theo một số thuật ngữ
sau:








Gốm, sành ,sứ
Kim loại
Gỗ ,tre , nứa
Giấy
Phim ảnh
Vải ,len ,lụa
Da


20












Lông thú
Xương ,sừng
Vỏ động vật, vỏ nhuyễn thể
Đá, đá quý
Thuỷ tinh , pha lê
Xi măng, thạch cao
Nhựa , cao su
Vỏ,sợi thực vật
Chất liệu khác….(mô tả thêm)

3. 11. Kích thước ,trọng lượng
Ghi kích thước hiện vật theo đơn vị đo lường Việt Nam (kích thước tính theo:
cm,trọng lượng tính theo:gam). Căn cứ theo tính chất và đặc điểm của hiện vật để ghi các
số liệu về kích thước hiện vật ghi theo các tiêu chí sau:
-Dài :

-Cao:

-Rộng:

-Dày:

-Đkm:

-Đkđáy

-Đkthân

-Chu vi:

-Trường hợp khác:

Trọng lượng:

-Trong trường hợp hiện vật khó xác định kích thước hoặc hiện vật có kích thước
không tương ứng với kích thước trên thì sẽ ghi kích thước hiện vật vào mục. Trường hợp
khác(có thể sử dụng một đoạn văn ngắn để mô tả).

3.12 Miêu tả
Miêu tả ngắn gọn đặc điểm hình dáng bên ngoài của hiện vật theo trình tự sau:





Hình dạng:
Màu sắc :
Đề tài trang trí:
Kỹ thuật trang trí :

-Dấu tích đặc biệt:

hình khối,hình dáng chính
màu sắc chính
đề tài trang trí chính
kỹ thuật trang trí chính

dấu tích riêng để nhận biết hiện vật

-Tình trạng bảo quản: đánh giá khái quát tình trạng của hiện vật theo một số thuật
ngữ đưuọc quy định như sau:
+Nguyên

+Sứt


21

+Nứt

+Vỡ

+Hỏng men

+Méo

+Rỉ

+Gẫy

+Mọt

+Thủng

+Xước

+Rách

+Sờn

+Bạc màu

+Ố bẩn

+Khác…

Ví dụ: hiện vật “Bát sứ” được miêu tả như sau:
Miệng bát tròn hơi loe, thân thuôn,đế liền; Bát màu trắng,trang trí hoa dây,mây
và sóng nước; Vẽ lam dưới men trắng;
+Dấu tích đặc biệt : có một vết xước dài 2cm ở thành bát;
+Tình trạng bảo quản: Nứt

3.13 Nơi lưu trữ hiện tại
Nơi hiện vật đang được lưu giữ voà thời điểm hiện tại. Ghi rõ vị trí hiện vật
lưu giữ ở đâu tương ứng với một trong các trường hợp sau:


Tại bảo tàng,di tích:

Ví dụ: hiện vật”Bát sứ” hiện đang lưu giữ trong kho Bảo tàng lịch sử
Việt Nam thì ghi nơi lưu giữ hiện tại là: Tại Bảo tàng ,di tích


Triển lãm, trưng bày ngoài bảo tàng:

Ví dụ: hiện vật “Bát sứ” của Bảo tàng Lịch sử Việt Nam đưa đi trưng bày tại

bảo tàng Lịch sử Việt Nam thành phố Huế thì ghi nơi lưu giữ hiện tại: Triển lãm ,trưng bày
ngoài bảo tàng


Cho mượn:


22

Ví dụ: hiện vật “Bát sứ” của Bảo tàng lịch sử VN cho Bảo tàng Nghệ thuật và
lịch sử Hoàng gia Bỉ mượn để trưng bày thì ghi là Cho mượn


Phục chế, tu sửa:

Ví dụ: hiện vật “Bộ xương người” của Bảo tàng HCM được đem đi tu sửa,
phục chế tại Đức thì ghi vào mục này là :Tu sửa ,phục chế

3.14 Chế độ bảo mật:
Là cấp độ cho phép khai thác thông tin về hiện vật do chủ sở hữu hiện vật quy
định. Căn cứ theo các cấp độ dưới đây:




Phổ biến
Hạn chế phổ biến
Không phổ biến

3.15 Hình ảnh

Mỗi dữ liệu có ít nhất 2 ảnh (9x12cm)




V.

Đối với những hiện vật đơn lẻ: 01 ảnh chụp chính diện, 01 ảnh chụp chi tiết
khác.
Đối với các hiện vật thuộc bộ hiện vật : 01 ảnh chụp tổng thể cả bộ, 01 ảnh
chụp thân hiện vật , có thể chụp thêm 01 ảnh chi tiết hiệnv ật nếu cần.
Đối với ảnh chụp kỹ thuật số yêu cầu chụp với chất lượng ảnh là: từ 150dpi
dưới dạng Jpeg đến 300dpi dưới dạng Tif

Giao diện hệ thống


23

VI.

Kết luận
Hệ thống thông tin quản lý hiện vật viện bảo tàng Hồ Chí Minh ở trên, chúng
em mới chỉ xây dựng một cách tổng quát và trên nền tảng lý thuyết,chưa hoàn
thành việc cài đặt chương trình. Chúng em sẽ hoàn thành vào một thời gian sắp
đến. Có vấn đề gì còn thiếu xin thầy góp ý thêm cho chúng em. Chúng em xin
cảm ơn!!!