quản lý và sử dụng thông tin của Khoa Ung bướu – Bệnh viện Nhi Trung Ương

ĐẶT VẤN ĐỀ
Ung thư là một vấn đề mang tính toàn cầu. Nó đang là mối hiểm họa của toàn
nhân loại chứ không riêng của bất kì một nước nào bởi tính nguy hiểm và mức độ tử
vong do nó gây ra. Theo thống kê của Bộ Y tế, tại Việt Nam, mỗi năm phát hiện mới
khoảng 200.000 người bệnh bị ung thư và khoảng 70.000 người đã chết vì căn bệnh
này.
Đặc biệt hiện nay đó là tình trạng ung thư ở trẻ em đang gia tăng đáng kể. Khoa
Ung bướu – Bệnh viện Nhi Trung Ương là nơi tập trung khám và điều trị cho các trẻ
bị ung thư và các bệnh liên quan. Là một khoa lâm sàng, hàng ngày khoa có rất nhiều
lượt bệnh nhân được khám và điều trị. Để đáp ứng với số lượng bệnh nhân gia tăng,
đồng thời giúp cho các cán bộ y tế của khoa có thể dễ dàng quản lý tình trạng bệnh
tật của bệnh nhân và quá trình điều trị, đòi hỏi khoa cần có hệ thống thông tin quản lý
chi tiết và thường xuyên cập nhật.
Với vai trò hết sức quan trọng trong việc phòng chống Ung thư và các bệnh liên
quan ở trẻ em, nhóm chúng tôi đã quyết định tìm hiểu các thông tin về khoa. Tuy
nhiên, trong khả năng của mình, chúng tôi dừng lại ở việc mô tả việc quản lý và sử
dụng thông tin của Khoa Ung bướu – Bệnh viện Nhi Trung Ương.
Do quá trình thực hiện ngắn cũng như kinh nghiệm còn hạn chế, bản báo cáo
này còn mắc nhiều sai sót. Nhóm chúng tôi hi vọng nhận được sự đóng góp quý báu
từ phía các thầy cô và các bạn sinh viên để báo cáo có thể được hoàn thiện hơn.
Xin chân thành cảm ơn!
Nhóm 4 – K6C
1
NỘI DUNG
I. Mục tiêu
1. Mô tả các loại thông tin và cách thức quản lý thông tin tại khoa Ung bướu –
Bệnh viện Nhi Trung Ương.
2. Mô tả được cách thức sử dụng thông tin quản lý sức khỏe tại khoa Ung bướu
– Bệnh viện Nhi Trung Ương.
3. Đưa ra một số bàn luận về hệ thống quản lý và việc sử dụng thông tin tại
khoa Ung bướu.

II. Giới thiệu chung về khoa Ung bướu - Bệnh viện Nhi Trung Ương
1. Sơ lược về Bệnh viện Nhi Trung Ương
Bệnh viện Nhi Trung Ương được thành lập từ năm 1969 trên cơ sở khoa Nhi
Bệnh viện Bạch Mai với tên gọi là Viện Bảo vệ Sức khoẻ Trẻ em, năm 1997 được
đổi tên là Viện Nhi, tên gọi hiện nay có quyết định chính thức vào tháng 06 năm
2003. Trong khoảng giữa các giai đoạn trên Viện còn có các tên gọi không chính thức
là: Bệnh viện Nhi Việt Nam – Thuỵ Điển, Viện Nhi Olof Palmer.
Tổng số cán bộ hiện nay là 1023 người. Bệnh viện Nhi Trung Ương được Bộ
Y tế giao nhiệm vụ là đơn vị đầu ngành của hệ thống Nhi khoa toàn quốc. Bệnh
viện là trung tâm viện trường và là tuyến điều trị cao nhất về Nhi khoa trong cả
nước
Bệnh viện có 22 chuyên khoa lâm sàng bao gồm: Thần kinh, Hô hấp, Dinh
dưỡng, Ung bướu, Thận, Nội tiết, Máu, Tim mạch, Tiêu hoá, Ngoại khoa, Sơ sinh,
Điều trị tích cực, Hồi sức ngoại, PT Chỉnh hình Nhi, Liên khoa TMH- Mắt- RHM,
Cấp cứu, Lây, Tâm bệnh, Phẫu thuật gây mê - Hồi sức, Đông y, Khoa khám bệnh,
Phục hồi chức năng. Hàng năm Bệnh viện có khoảng 40.000 bệnh nhân nội trú,
350.000 lần khám ngoại trú. Mỗi năm Bệnh viện tiến hành hơn 6000 ca phẫu thuật
lớn bao gồm: Phẫu thuật Thần kinh, lồng ngực, Tim mạch, Tiết niệu, Tiêu hoá, Tạo
hình và chỉnh hình. Đặc biệt, trong những năm qua nhiều tiến bộ khoa học kỹ thuật
đã được áp dụng, tỷ lệ tử vong tại Bệnh viện liên tục giảm thấp.
Bên cạnh công tác điều trị, Bệnh viện còn kết hợp với Bộ môn Nhi trường Đại
2
học Y Hà Nội đào tạo sinh viên Nhi khoa, Bác sỹ chuyên khoa cấp I, cấp II, Thạc sỹ,
Tiến sỹ Nhi khoa. Bệnh viện là trung tâm nghiên cứu khoa học Nhi khoa cao nhất
của cả nước, là cơ quan đầu ngành Nhi khoa tập trung chỉ đạo ngành theo phương
hướng chăm sóc sức khoẻ ban đầu, nâng cao chất lượng chẩn đoán và điều trị, phấn
đấu giảm tỷ lệ tử vong trẻ sơ sinh.
2. Sơ lược về khoa Ung bướu – Bệnh viện Nhi Trung Ương
Khoa Ung bướu – Bệnh viện Nhi Trung Ương được thành lập từ tháng 3, năm
1998 với 10 giường bệnh, 2 bác sĩ, các điều dưỡng và tổ chức hành chính chung với

khoa Dinh dưỡng. Hiện nay, khoa có 20 người. Trong đó, có 6 bác sĩ, 13 điều dưỡng
và 1 hộ lý. Phụ trách khoa hiện tại gồm: TS. Bùi Ngọc Lan (Trưởng khoa), CN.
Nguyễn Thị Thanh Nhàn (Điều dưỡng trưởng).
Khoa Ung bướu có nhiệm vụ chính là chăm sóc và điều trị cho các bệnh nhân
các tỉnh phía Bắc và từ Hà Tĩnh trở ra bị mắc các bệnh ung thư máu và các bệnh lý u
đặc ác tính.
Ngoài ra, khoa còn phối hợp với các khoa phòng khác trong công tác chẩn đoán
bệnh cũng như thực hiện các nghiên cứu khoa học liên quan đến vấn đề ung thư ở trẻ
em
Về hoạt động điều trị, khoa tiếp nhận và điều trị nội trú các bệnh nhân ung thư
trẻ em. Khoa đã áp dụng các phác đồ tiên tiến, phối hợp chặt chẽ với các chuyên khoa
Ngoại, Huyết học xét nghiệm, Giải phẫu bệnh, Chẩn đoán hình ảnh, tìm mọi biện
pháp nâng cao chất lượng khám chữa bệnh, khám và điều trị ngoại trú 3 buổi/tuần.
Ngoài ra, khoa còn có các hoạt động nghiên cứu khoa học và đào tạo khác như
triển khai các lớp học cập nhật nâng cao kiến thức Ung thư nhi cho bác sĩ, điều
dưỡng tại khoa, tham dự các buổi Hội thảo, báo cáo khoa học, các lớp nâng cao kiến
thức do Bệnh viện tổ chức, liên hệ hợp tác bước đầu để đào tạo cán bộ chuyên về ung
thư ở Australia, Cộng hoà Pháp, Hoa Kỳ,...
III. Cách thức quản lý thông tin sức khỏe của khoa Ung bướu – Bệnh
viện Nhi Trung Ương
3
1. Nhóm thông tin chính tại khoa Ung bướu – Bệnh viện Nhi Trung Ương
Hệ thống thông tin được quản lý tại khoa Ung bướu – Bệnh viện Nhi Trung
Ương gồm 2 nhóm thông tin chính: thông tin hành chính và thông tin lâm sàng
 Thông tin hành chính
 Thông tin hành chính của bệnh nhân
- Thông tin hành chính về bệnh nhân: tên tuổi bệnh nhân, giới tính, tên bố (mẹ),
nghề nghiệp, địa chỉ liên lạc,…
- Thông tin chuyển giữa phòng khám và các khoa, các phòng bệnh của bệnh nhân
- Thông tin về nhập viện, xuất viện hoặc giấy chuyển viện (nếu bệnh nhân

chuyển từ tuyến dưới lên)
- Thông tin về số lượng bệnh nhân tử vong
- Thông tin về viện phí của bệnh nhân
- Thông tin về Bảo hiểm Y tế của bệnh nhân (trẻ trên 6 tuổi) và thẻ khám chữa
bệnh miễn phí (dành cho trẻ dưới 6 tuổi)
 Thông tin hành chính về cán bộ khoa
- Thông tin về số lượng cán bộ tại khoa
- Thông tin về số giờ làm việc và lương của cán bộ y tế thuộc khoa quản lý
 Thông tin lâm sàng
- Các kết quả xét nghiệm: sinh hóa, máu,…
- Thông tin chẩn đoán hình ảnh
2. Cách thức thu thập thông tin tại khoa
Khi bệnh nhân được chuyển đến khoa Ung bướu, bệnh nhân sẽ được tiếp đón và
phải khai báo một số thông tin cho điều dưỡng trưởng hoặc điều dưỡng hành chính:
thông tin bệnh nhân, về gia đình hoặc người giám hộ cho bệnh nhân (tên, tuổi, nghề
nghiệp, đối tượng được khám bệnh miễn phí hay được thanh toán bảo hiểm, địa chỉ
liên lạc khi cần thiết,…); giấy tờ tóm tắt quá trình điều trị hoặc chuyển viện (nếu có).
Các thông tin này sẽ được lưu vào sổ bệnh án hoặc lưu vào máy tính bằng các phần
mềm chuyên dụng (Medsoft). Đối với các bệnh nhân đã từng khám và đang điều trị
tại khoa, các thông tin của họ sẽ được tra thông qua mã khám bệnh những lần khám
trước. Sau đó, các thông tin sẽ được chuyển cho các bác sĩ chuyên trách để khám, chỉ
định các xét nghiệm cần thiết và đưa ra phác đồ điều trị thích hợp cho bệnh nhân. Các
thông tin về quá trình điều trị của bệnh nhân sẽ được lưu vào sổ theo dõi của bệnh
4
nhân, bệnh án và máy tính.
a. Đối với bệnh nhân nội trú
Công tác tiếp đón người bệnh được tiến hành tại khoa khám bệnh, khoa ngoại.
Tại đây, người bệnh phải nộp viện phí tạm ứng (đối với trẻ trên 6 tuổi). Sau đó người
bệnh được phân loại sơ bộ để khám, chẩn đoán ban đầu. Từ đó, bệnh nhân được phân
loại thành 2 loại: có chỉ định điều trị ngoại trú hay chuyển vào các khoa/phòng trong

bệnh viện để điều trị nội trú (cụ thể là những bệnh nhân được phân loại để chuyển
vào điều trị nội trú tại khoa Ung bướu)
Khi được chuyển đến khoa, bệnh nhân sẽ được chỉ định những xét nghiệm cần
thiết, phác đồ điều trị thích hợp và được kê toa thuốc cần thiết. Sau đó, những thông
tin về toa thuốc để điều trị cho bệnh nhân sẽ được điều dưỡng trưởng lưu vào máy
tính bằng phần mềm Medsoft và chuyển đến phòng Dược để được phê duyệt nhận
thuốc điều trị. Bệnh nhân được nhận thuốc kèm bảng in đơn thuốc đã được phê
duyệt.
Kết thúc điều trị, bệnh nhân phải thanh toán viện phí còn thiếu tại phòng kế toán.
b. Đối với bệnh nhân ngoại trú
Khi đến khám bệnh, bệnh nhân cần mang theo sổ theo dõi quá trình điều trị để
cung cấp những thông tin cần thiết về tiến triển bệnh, phác đồ điều trị, các loại thuốc
được sử dụng trong quá trình điều trị để cung cấp thông tin cơ bản và cần thiết cho
quá trình điều trị ngoại trú tại khoa.
3. Cách thức xử lý và phân tích thông tin
Các thông tin về điều trị được ghi lại trong bệnh án, các xét nghiệm được dán
vào trong bệnh án. Các nhân viên trong khoa đều có trách nhiệm quản lý hồ sơ bệnh
án và những người có trách nhiệm trực tiếp với hồ sơ đó là các nhân viên điều trị và
chăm sóc bệnh nhân đó.
Các thông tin của bệnh nhân nằm trong hồ sơ bệnh án nội trú, sau khi ra viện
được thu nhập và lưu trữ tại Khoa Lưu trữ bệnh viện (trực thuộc phòng Kế hoạch
tổng hợp). Các thông tin dùng để chia sẻ giữa các khoa với nhau, báo cáo cho cấp
trên để lập kế hoạch, đánh giá hoặc phục vụ cho công tác nghiên cứu khoa học trong
5
Viện.
Các thông tin của bệnh nhân, viện phí,… được xử lý qua phần mềm Medisoft do
Bộ Y tế cung cấp. Thông tin sau khi được thu thập sẽ được thống kê lại và tiến hành
phân tích. Việc phân tích sẽ phụ thuộc vào mục đích sử dụng thông tin: dùng để báo
cáo, nghiên cứu hay lập kế hoạch,…
Các thông tin của Viện được phòng kế hoạch tổng hợp lưu trữ và thống kê. Các

thông tin này được chuyển lên các cấp cao hơn như Viện trưởng, BYT và các nơi
khác như tổng cục thống kê,…Thông tin được báo cáo cho Viện trưởng, cán bộ, nhân
viên trong Viện theo định kỳ hàng tuần/ tháng/ hàng quý/ hàng năm. Mặt khác thông
tin được báo cáo lên BYT theo thường kỳ 6 tháng/ 1 lần (tháng 6 và tháng 12). Ngoài
việc báo cáo theo thường kỳ, thông tin còn được báo cáo khi được yêu cầu: Viện
trưởng, BYT yêu cầu…
4. Lưu trữ và bảo quản thông tin
Các thông tin như về quá trình thực hiện y lệnh,viện phí, bệnh nhân ra vào trong
viện được lưu giữ bằng số sách ghi chép hàng ngày. Điều dưỡng trưởng hoặc điều
dưỡng hành chính sẽ nhận những giấy tờ đó. Người nhận sẽ dán các giấy tờ đó vào
bệnh án và ghi lại các thông tin liên quan đến người bệnh: họ tên, ngày tháng năm
sinh, giới tính, quốc tịch, địa chỉ, họ tên bố, mẹ, nghề nghiệp, trình độ văn hoá, đối
tượng thanh toán (BHYT, viện phí…); thông tin của những người có liên quan: họ
tên, địa chỉ, điện thoại của gia đình hoặc người cần báo tin. Sổ sách này được lưu trữ
tại Khoa Lưu trữ bệnh viện trong 2 năm. Nếu bệnh nhân nhập viện thì sổ sách này sẽ
được chuyển xuống khoa mà bệnh nhân điều trị.
Các thông tin lưu trữ bệnh án của bệnh nhân thì được lưu trữ vào trong máy tính
của bệnh viện, máy tính riêng của khoa (dự án này được tài trợ bởi Bệnh viện của
trường đại học Lund, Thụy Điển). Những người có trách nhiệm ghi chép, lưu trữ hồ
sơ bệnh án là các nhân viên trực tiếp điều trị và chăm sóc bệnh nhân đó. Các thông
tin về điều trị được ghi lại trong bệnh án, các xét nghiệm được dán vào trong bệnh
án. Các thông tin này được lưu trữ bằng phần mềm máy tính Medsoft trong 20
năm... Các thông tin của bệnh nhân nằm trong hồ sơ bệnh án nội trú, sau khi ra viện
được nhập và lưu trữ tại Khoa Lưu trữ bệnh viện (trực thuộc phòng Kế hoạch tổng
6
hợp).
Thông tin về lương nhân viên, tiền thưởng; tiền đầu tư, bảo trì và vận hành máy
móc, vật tư, trang thiết bị y tế, thuốc men, phí vận chuyển được quản lý, lưu trữ bằng
phần mềm Excel trong 2 năm; được cập nhật vào mỗi cuối tuần, do cán bộ phòng Kế
hoạch tổng hợp phụ trách.

Ưu nhược điểm của các phương pháp lưu trữ thông tin
 Medisoft
Phần mềm này được sử dụng chủ yếu để lưu trữ các thông tin liên quan đến
bệnh nhân và đến khám và điều trị tại viện.
 Ưu điểm :
- Nhanh, đẹp, sạch, dễ phát hiện sai sót, tiết kiệm thời gian hơn so với dùng
sổ sách.
- Dễ quản lý và kiểm soát các bệnh nhân, ví dụ như: nhập thông tin bệnh
nhân đến Viện và tra cứu thông tin về các bệnh nhân đã từng đến khám, có thể
thống kê nhanh tổng số người ra, vào Viện trong ngày.
- Có thể chuyển thành tất cả các file: doc, exel, pdf…dễ dàng cho việc cung
cấp thông tin.
 Nhược điểm:
Sự thay đổi BHYT (thẻ bảo hiểm, cách chi trả)  chờ công ty phần mềm thay
đổi để có thể tính toán cho bệnh nhân đúng theo hiện hành của BYT
 Sổ sách:
Sổ sách được sử dụng song song với các phần mềm để lưu trữ một số thông tin,
dùng để phòng trường hợp máy bị mất dữ liệu.
 Ưu điểm:
- Không sợ bị ảnh hưởng do các sự cố máy tính và phần mềm.
- Có thể lưu trữ được tất cả các thông tin.
 Nhược điểm:
- Tốn thời gian trong việc nhập thông tin, và tra cứu lại thông tin.
- Sổ sách dễ bị ẩm mốc, hỏng,…
- Tốn diện tích để bảo quản..
7