Thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ bộ giao thông vận tải thực trạng và giải pháp

LỜI CAM ĐOAN
Bán luận văn này được xây dựng trên cơ sỏ' độc lập nghiên cứu các
lài liệu có liên quan, các công trình nghiên cứu khoa học và khảo sát thực
lố tài liệu hình thành trong hoạt động của Bộ Giao thông Vận tải. Tôi xin
cam đoan những nội dung của luận văn không phải là sán phẩm của sự
sao chép.

s
Tác giá
rp

*7

Nguyễn Kim Dung

MỤC LỤC



CHƯƠNG 3: NHŨNG GIẢI PHÁP TRONG CÔNG TÁC THU THẬP, BỔ
SUNG TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ BỘ GIAO THÔNG VẬN TẢI.... 73
2. i. Kiện toàn hệ thống văn bản quy định vé thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ..
73
2.2.

Xác định nguồn và thành phần tài liệu phông lull trữ Bộ Giao thông Vận

tải.... 79
2.3.
2.4.

PHẨN MỞ ĐẦU
I. Mục đích, ỷ nghĩa của đề tài.
2.5.

2.6.

Tai liệu lưu trữ là di sán văn hoá của dân tộc, bởi trong đó, nó

chứa đựng những thông tin quá khứ, phản ánh các thành tựu lao động sáng tạo
của nhân dân iron g các thòi kỳ lịch sử khác nhau, ghi lại những sự kiện lịch
sử hoặc nhũng cống hiến to lớn của các anh hùng dân tộc, các nhà khoa học và
văn hoá nổi tiếng. Đây là những thông tin có tính chính xác cao vì nó là bản
chính, bản gốc của những tài liệu có giá trị. Chính vì thế, người ta có thể sử
dụng nguồn tài liệu này vào mọi lĩnh vực của đời sống xã hội như: chính trị,
kinh tế, văn hoá- xã hội, khoa học...
2.7.

Nhận thức được ý nghĩa quan trọng của tài liệu lưu trữ, ngay từ

những ngày đầu của Nhà nước dân chủ nhân dân, Đảng và Nhà nước ta đã ban
hành nhiều văn bản chỉ đạo về công tác lưu trữ. Trước hết, phải kể đến Thông
đạt số 1C/ VP ngày 3 tháng 1 năm 1946 gửi các Bộ trưởng Chính phủ. Trong
đó, Hổ Chủ tịch khẳng định: Tài liệu lưu trữ “có giá trị đặc biệt về phương;
diện kiến thiết Quốc gia” và nêu rõ: cấm các cơ quan, công sở, viên chức tự
tiện huỷ bỏ hồ sơ, lài liệu lưu trữ, "những hồ sơ hoặc công văn không cần
dùng sau này sẽ phải gửi về Sở Lưu trữ công văn thuộc Bộ Quốc gia Giáo dục
để tàng trữ" [38/257]. Qua đây, chúng ta thấy rằng, ngay từ rất sớm, Nhà nước
ta đã nhận thức được tầm quan Irọng của tài liệu lưu trữ và công tác lưu trữ.

Bước đầu Đảng và Nhà nước đã có những chủ trương, biện pháp để thu thập
và bảo quản tài liệu lưu trữ, tạo điều kiện cho lập trung quản lý thống nhất tài
liệu lưu trữ sau này.
2.8.

Tại Hội nghị tổng kết 10 năm thực hiện Quyết định của Ban Bí

thư trung ương Đảng về Phông lưu trữ Đáng cộng sản Việt Nam, đồng chí Lê
Khả Phiêu
-

nguyên Tổng Bí thư Đảng cộng sản Việt Nam đã khẳng định: “ Tài liệu lưu trữ
phải được quản lý theo nguyên tắc tập trung thống nhất trong hệ thống các cơ
quan lưu trữ của Nhà nước và của Đảng cộng sản nhằm bảo vệ an toàn và k'hai
Iháe sử dụng có hiệu qua lài liệu lưu trữ vì lợi ích của dàn tộc và của cách
mạng” 11 /2 Ị. Nhiệm vụ này đòi hỏi ngành lưu trữ phải cố gắng không ngừng
ironíi quá trình đổi mới và hoàn thiện công tác của mình. Đặc biệt, ớ đây,


chúng tôi muốn nhân mạnh tới công tác thu thập và bổ suns tài liệu, một trong
những nghiệp vụ quan trọn» có vai trò lớn trong việc thúc đẩy công tác lưu
trữ phát triển.
2.9.

Đất nước ta đang trên đà phát triển, sự nghiệp công nghiệp hoá và

hiện đại hoá đã và đang đạt được nhũng thành tựu đáng kể. Các cơ quan từ
trung ương đc'n địa phương đang dần được kiện toàn về tổ chức, đổi mới
phương thức làm việc. Chính trong quá trình này, tài liệu được hình thành ra
trong hoạt động điều hành và quản lý không ngùng tăng lên về số lượng, đa

dạng về loại hình, phong phú về nội dung. Bỏ'i vậy, nếu không có chỉ đạo về
công tác lưu trữ nói chung, thu thập hổ sung tài liệu nói riêng thì sẽ mất đi
nhiều tài liệu có giá trị và việc lổ chức sử dụng tài liệu sẽ không đáp ứng
được nhu cầu thực tế của xã hội.
2.10. Bộ Giao thông Vận tải là cơ quan của Chính phủ, thực hiện chức
năng quán lý nhà nước về giao thông đường bộ, đường sắt, đường sông, hàng
hái và hàng không trong phạm vi cá nước; quán !ý nhà nước các địch vụ và
thực hiện chủ sở hữu phần vốn của nhà nước tại doanh nghiệp có vốn nhà
nước thuộc Bộ quản lý theo quy định của pháp luật [29/11- Trong những năm
qua, được sự quan tâm của Đáng và Nhà nước ngành giao thông vận tải đã có
những bước tiên bộ vượt bậc. Hàng loạt công trình giao thông được mọc lên
trên khắp mọi miền của lổ quốc. Đây là những thành công không nhỏ góp phần
vào tiến trình hội nhập của đất nước. Tuy nhiên, bên cạnh những kết quả đạt
được, ngành giao thông vận tải hiện nay cũng đang đứng trước một thực trạng
đáng báo động, đòi hỏi các ngành, các cấp phải có sự quan tâm đặc biệt như:
tai nạn giao Ihông và nạn íham nhũng đã và đans diễn ra hàng ngày, hàng
giờ... Tất cả những vấn đề nêu trên đều được phản ánh rõ nét trong tài liệu lưu
trữ. Bởi vậy, đây là nguồn tài liệu có giá trị, không chỉ trong hoạt động của
ngành giao thông mà còn có ý nghĩa lớn đối với sự phát Iriển của quốc gia.
Chính vì thế, vịộc thu thập, bổ sung và bào quán an toàn khôi tài liệu này
không chí là trách của n^ành mà còn là trách nhiệm của nhiều cơ quan nhà
nước khác.
2.11. Thực hiện các văn bản chỉ đạo về công tác văn thư, lưu trữ, Lưu
trữ Bộ Giao thông Vận tải Irong thời gian gần đây đã có nhiều tiến bộ như:


Chỉnh lý khoa học kv thuật khôi tài liệu được thu thập và bổ sung vào kho,
trang bị cơ so' vật chất hiện dại phục vụ cho công lác thu thập, bổ sung và bảo
quản tài liệu, ban hành được một số văn bán quy định về công tác văn thư, lưu
trữ...

2.12. Bèn cạnh những ưu điểm trên, công tác lưu trữ của Bộ vẫn còn
bộc lộ những hạn chế về thu thập, hổ sung tài liệu lưu trữ như: chưa có hệ
thống văn hán hoàn chinh quy định vẽ công tác lưu trữ nói chung, công tác
thu thập và bổ sung lài liệu nói ricng, thành phần giao nộp còn thiếu, chưa
hoàn chỉnh, nhiều lài liệu khi giao nộp còn chưa được lập thành hồ sơ. Mặt
khác, với sự phát triển nhanh chóng của khoa học công nghệ, tài liệu lưu trữ
điện tử đang được hình thành, nhưng thực tố Lưu trữ Bộ Giao thông Vận tải
lại chưa có biện pháp hữu hiệu đê thu thập, quán lý loại hình tài liệu này. Từ
đó, đã dẫn đến những hậu quá không thể tránh khỏi là tài liệu bị thất lạc, mất
mát, hư hỏng và việc phục vụ khai thác tài liệu không đạt hiệu quả cao.
2.13. Từ thực trạng nàv, chúng tôi dã chọn vân đề: " Thu thập, bổ sung
tài liệu vào Lưu trữ Bộ Giao thông Vặn lải - Thực trạng và giải pháp " làm
luận văn thạc sĩ chuyên ngành " Lưu trữ học và Tư liệu học" của mình. Thông
qua đề tài nàv, chúng tôi hv vọng các cấp lãnh đạo, quản lý trong ngành Giao
thông vận tái hiểu và quan tâm đến công tác lưu trữ của CO' quan mình nhiều
hơn nữa nhằm hoàn thiện Lưu trữ Bộ Ciiao thône Vận tải nói riêng, hướng tới
sự nghiệp lưu trữ nói chung.

2, Mục tiêu của đê tài
2.14.

Mục tiêu chủ yếu mà luận văn chúng tôi muốn hướng tới là những

nội dung sau đây:
-

Nghiên cứu ]ý luận chung về thu thập, bổ sung tài liệu vào các lưu trữ và
những yêu cầu mới trong lý luận về công tác này.

-

Nghiên cún về nguồn thu thập, bổ sung tài liệu vào Lưu trữ Bộ Giao thông vận
tái.

-

Tun hiéu vé thực trạng công tác lưu Irữ nói

chung,thu thập bổ sung tài

2.15. 1 ệu nói riêng tại Lưu trữ Bộ Giao Vạn tái.
-

Đé xuất các giai pháp, hiện pháp đê công tác thu

thậpvà bổsung tài liệu


2.16. Lưu trữ Bộ Giao thông Vận tái đạt hiệu quả nhất.

2. Phạm vi nghiên cứu
2.17.

Bộ Giao thông Vận tải có phạm vi hoạt động rộng, chức năng

nhiệm vụ có á ih hướníỉ đến nhiều lĩnh vực hoạt động khác của xã hội. Bởi
vậy, tài liệu được h nh thành ra trong hoạt động của Bộ chiếm một khối lượng
tương đối lớn mng phóng Lưu trù' nhà nước Việl Nam. Trong phạm vi của
luận văn này, chúng lôi tập irung nghicn cứu về những đơn vị, tổ chức giúp
Bộ trưởng thực hiện chút năng quán lý nhà nước trong ngành Giao thông vận

tải (Văn phòng, CcC Vụ, Thanh tra, Ban quản lý dự án) và tài liệu được hình
thành ra ở chính nlĩíng đơn vị. tổ chức đó (lài liệu hành chính, tài liệu khoa
học kỹ thuật và tài liíU điện lử, tài liệu nghe nhìn).

3. Đổi tượng nghiên cứu
2.18.
văn bao

Nhữnu dôi tượng mà chúng tỏi tạp trung nghiên cứu trong luận

2.19. gcm:
-

Lưu t'ữ Bộ Giao thông Vận tải;

-

Các đơn vị, tổ chức giúp Bộ trướng thực hiện chức năng quản ]ý Nhà nước
HS-inh giao ĩhónR vận tái và những tài liệu được hình thành ra ở những đơn
vị, tố :hức nà/.

4. Lịch sử nghiên cứu.
2.20.

Đối với chúng tôi, đề tài luận văn này không hoàn toàn mới mẻ.

Trước chi ng tôi (!ã có nhiều giáo trình và đề tài nghiên cứu về vấn đề này.
2.21.

Trước hết về lý luận chung: Công lác thu thập, bổ sung tài liệu đã

được đề cập đến trcns các cuốn giáo trình chuyên ngành Lun trữ như: " Lý
luận và thực tiỗr công lác Lưu trữ" (Vương Dinh Quyền - Chủ biên); “Phương
pháp lựa chrn và loiii huỷ tài liệu ở các cơ quan”- Dương Văn Khám; "Giáo
trình Lưu trữ" (Trường Truiu học Lưu trữ v;ì Nghiệp vụ văn Phòng I). Tiếp
đó, là những đê tài nghiên cứu khoa học cấp ngành đã tập trung nghiên cứu
giải quyết từng khía cạnh cụ thế thuộc lĩnh vực thu thập bổ sung tài liệu. Các
đề tài đó là: "Lý luận và thực tiễn ve tổ chức mạng lưới các kho lưu trữ ở Việt
Nam" (Vương Đình Quyền - Chu nhiệm); "Cơ sớ khoa học của việc xác định


giá trị tài liệu quán lv nhà nước thòi kỳ Dân chủ nhân dân và Xã hội chủ
nghĩa đế lựa chọn, bổ sung vào Tru n II làm lưu trữ Quốc gia" (Dươnơ Văn
Khảm - Chủ nhiệm); "Xác định thành phán tài liệu thiết kế xây dựng cần nộp
để bảo quản tại phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam" (Nguyễn cảnh Đưưng- Chủ
nhiệm); "Nghiên cứu xác định nguồn nộp lưu tài liệu (chủ yếu là cơ quan quản
lý Nhà nước) vào kho lưu trữ Nhà nước cấp tỉnh” (Nguyễn Quang Lệ - Chủ
nhiệm)...
2.22. Một số khoá luận tốt nghiệp, báo cáo nghiên cứu khoa học của
sinh viên khoa Lưu trữ học và Quản trị Văn phòng cũng đã đề cập đến vấn đề
này như: "Vấn đề hổ sunii tài liệu vào Lưu trừ tính Hà Tây" (Trịnh Ngọc Hùng
- Khoá luận tốt nghiệp năm 1998); "Vê công tác bổ sung tài liệu vào Trung
lâm Lưu trữ Quốc gia Ilí" (Trần Quang Hồng- Khoú luận tốt nghiệp năm
1998); "Nhận xéi vồ cóng tác thu thập, bổ sung tài liệu của Trung tâm Lưu trữ
Quốc gia III" (Nguycn Thị Thuỳ Dương- Khoá luận tốt nghiệp năm 2003);
"Xác định giá trị và bổ sung tài liệu vào lưu trữ Bộ Tài chính” (Trần Thị
Hương- Khoá luận tốt nghiệp năm 2003); "Tìm hiểu về công tác thu thập và
bổ sung tài liệu ở phòng Lưu trữ Bộ Giáo dục và Đào tạo" (Bùi Thị Thu Hàkhoá luận tốt nghiệp năm 2004); "Cơ sở ]ý luận và thực liẽn về xác định
nguồn tài liệu bổ sung vào Trung tàm lưu trữ tỉnh ,thành phố trực thuộc Trung
ương” (Đào Đức Thuận- Báo cáo Khoa học lần thứ IV tại khoa Lưu trữ học và

Quản trị Văn phòng năm 2000)...
2.23.
Đặc biệt liên quan đến nội dunu thu thập, bổ
sung tài liệu lưu trữ còn có luận văn của thạc sĩ Trần
Quang Hổng với đề tài: "Bổ sung tài liệu vào các Trung
tâm Lưu trữ lỉnh - Thực trạng và giái pháp" . Neoài ra,
liên quan đến lĩnh vực này, còn cổ nhiều bài viết, bài
nghiên cứu trên tạp chí chuyên ngành và các sách báo
khác.


-

lim hiếu vc Ihực trạns cổng tác lưu trữ' nói chung,

thu thập bổ sung

tài

2.24. liẹu nói riêng tai Lưu trữ Bộ Giao Vận lái.
-

Đổ xu rú các giải pháp, hiện pháp đê công lác thu

thập và bổ sung tàiliệu

2.25. Lưu trữ Bộ Giao thông Vận tái đạt hiệu quá nhất.

2. Phạm vi nghiên cứu
2.26.

Bộ Giao thông Vận tải có phạm vi hoạt động rộng, chức năng

nhiệm vụ có anh hướng đến nhiều lĩnh vực hoạt động khác của xã hội. Bởi
vậy, tài liệu được hình thành ra trong hoạt động của Bộ chiếm một khối lượng
tương đối lớn trorm phông Lưu trữ nhà nước Việt Nam. Trong phạm vi của
luận văn này, chúng tôi tập trung nghiên cứu về những đơn vị, tổ chức giúp
Bộ trưởng thực hiện chức năng quán lý nhà nước trong ngành Giao thông vận
tải (Văn phòng, các Vụ, Thanh tra, Ban quản lý dự án) và tài liệu được hình
thành ra ỏ' chính những dơn vị, tổ chức đó (tài liệu hành chính, tài liệu khoa
học kỹ thuật và tài liệu điện tử, tài liệu nghe nhìn).

3. Đôi tuọng nghiên cứu
2.27.
văn bao

Nhữnu (lối lượng mà chúng tôi tạp trung nghiên cứu trong luận

2.28. gồm:
-

Lưu trữ Bộ Giao thông Vận tái;

-

Các đon vị, tổ chức giúp Bộ trưởng thực hiện chức năng quản lý Nhà nước
nsành giao thông vận tái và những lài liệu dược hình thành ra ở những đưn vị,
lổ chức này.

4. Lịch sử nghiên cứu.

2.29.

Đối với chúng tôi, đề tài luận văn này không hoàn toàn mới mẻ.

Trước chúng tôi đã có nhiếu giáo trình và dề lài nghiên cứu về vấn đề này.
2.30.

Trước hết về lý luận chung: Công lác thu thập, bổ sung tài liệu đã

được đề cập đến trong các cuốn giáo trình chuyên ngành Lưu trữ như: " Lý
luận và thực tiễn công tác Lưu Irữ" (Vương Đình Quyền - Chủ biên); “Phương
pháp lựa ciiọn và loại huỷ tài liệu ờ các cơ quan”- Dương Văn Khảm; "Giáo
trình Lun h ữ" (Trường Trung học Lưu trữ và Nghiệp vụ văn Phòng I). Tiếp


đó, là những dề tài rmhiên cứu khoa học cấp ngành đã tập trung nghiên cứu
giải quyết từng khía cạnh cụ thế thuộc lĩnh vực thu thập bổ sung lài liệu. Các
đề tài đó là: "Lý luận và thực tiễn về tổ chức mạng lưới các kho lưu trữ ở Việt
Nam" (Vương Đình Quyển - Chủ nhiệm); "Cơ sở khoa học của việc xác định
giá trị tài liệu quán lv nhà nước thời kỳ Dân chủ nhân dân và Xã hội chủ
nghĩa để lựa chọn, hổ sun« vào Trung tàm lưu trữ Quốc gia" (Dương Văn
Khảm - Chủ nhiệm); "Xác định Ihành phẩn tài liệu thiết kế xây dựng cần nộp
để bảo quản tại phông lưu trữ Ọuốc gia Việt Nam" (Nguyễn cảnh Đương- Chủ
nhiệm); "Nghiên cứu xác định nguồn nộp lưu tài liệu (chủ yếu là cơ quan quản
lý Nhà nước) vào kho lun trữ Nhà nước cấp tỉnh" (Nguyẻn Quang Lệ - Chủ
nhiệm)...
2.31. Một số khoá luận tốt nghiệp, báo cáo nghiên cứu khoa học của
sinh viên khoa Lưu trữ học và Quản trị Văn phòng cũng đã đề cập đến vấn đề
này như: "Vàn đc hổ sung tài liệu vào Lưu trữ tính Hà Tày" (Trịnh Ngọc Hùng
- Khoá luận tót nghiệp năm 1998); "Về công tác hổ sung tài liệu vào Trung

tâm Lưu trữ Quốc gia íỉĩ" (Trán Quang Hồng- Khoa luận tốt nghiệp năm
1998); "Nhận xét về công tác thu thập, bổ sung lài liệu của Trung tâm Lưu trữ
Quốc gia III" (Nguyền Thị Thuỳ Dương- Khoá luận tối nghiệp năm 2003);
"Xác định 2,iá trị và bổ sung tài liệu vào lưu trữ Bộ Tài chính" (Trần Thị
Hương- Khoá luận tốt nghiệp năm 2003); "Tìm hiểu về công tác thu thập và
bổ sung tài liệu ở phòng Lưu trữ Bộ Giáo dục và Đào tạo" (Bùi Thị Thu Hàkhoá luận tốt nghiệp năm 2.004); "Cơ sở lý luận và thực tiễn vé xác định
nguồn tài liệu bổ sung vào Trung tàm lưu trữ tỉnh ,thành phố trực thuộc Trung
ương” (Đào Đức Thuận- Báo cáo Khoa học lần thứ IV tại khoa Lưu trữ học và
Quản trị Văn phòng năm 2000)...
2.32.
Dặc biệt liên quan đốn nội dung thu thập, bổ
sung tài liệu lưu trữ còn có luận văn của Ihạc sĩ Trần
Quang Hồng với dề tài: "Bổ sung tài liệu vào các Trung
lâm Lưu trữ tỉnh - Thực trạng và giải pháp" . Ngoài ra,
liên quan đến lĩnh vực này, còn có nhiều bài viết, bài
nghiên cứu trên tạp chí chuyên ngành và các sách báo
khác.


2.33.

Nhìn chung, những vân dề. khía cạnh mà các đe tài nghiên cứu

khoa học, khóa luận lốt nghiệp, các bài viết trên báo, tạp chí Iu '11 trữ đề cập
tương đối nhiều và khá chi tiết nhưng nhìn chung chí dừng lại ở một số vấn đề
mang tính lv luận hay chí nêu ra thực trạnạ cúa công tác thu thập, bổ sung tài
liệu ở một CO' quan hoặc một số cơ quan, trong khi đó những giải pháp khắc
phục còn chưa sâu sát hoặc còn mang tính bao quát. Với đề tài của mình,
chúng tôi mong muốn đưa ra bức tranh toàn cảnh về thực trạng thu thập, bổ
sung tài liệu cua một cơ quan cụ thể, đó là Bộ Giao thông Vận tải, qua đó, đề

xuất những giải pháp hợp lý để công tác này ngày càng đạt hiệu quả cao.

5. Các nguồn tu liệu, tài liệu tham khảo
2.34. Đế thực hiện đề tài này, chúng tôi đã thu thập, sử dụng những
nguồn tư liệu, tài liệu tham kháo sau:
-

Tài liệu mang tính chất phương pháp luận gồm: sách kinh điển, sách lý luận
như: Chủ nơhTa duy vật biện chứng và chủ nghĩa duy vật lịch sử;

-

Giáo trình, tài liệu lý luận về khoa học nghiệp vụ lưu trữ như: Lý luận và thực
liễn công tác lưu Irữ , Phương pháp lựa chọn và loại huỷ tài liệu ở các cơ
quan, Giáo trình lưu trữ;
2.35. lai liệu vồ lịch sử, lổ chức bộ máy và hoạt động của Bộ Giao Thông Vận
tải

-

Tài liệu chỉ đạo, quy định về công tác lưu trữ của Nhà nước và của Bộ Giao
thông Vận tải.

6. Phương pháp nghiên cứu.
2.36.

Trong quá trình thực hiện đề lài này, chúng tôi đã sử dụng phương

pháp nghiên cứu sau:
-

Phương pháp luận của Chủ nghĩa Mác Lê nin: Chủ nghĩa duy vật biện chứng
và chủ nghĩa duy vật lịch sử;
2.37.

Phương pháp luận của lưu trữ học, đó là các nguyên tắc: Nguyên

tắc lịch sử, nguyên tắc chính trị, nguyên tắc toàn diện và tổng hợp.

2.38. 1)


2.39.

(S


-

Phương pháp lịch sử và logic, phương pháp phân tích tổng

hợp,phương

2.40. pháp đicu tra khao sát thực tê và phương pháp chuyên gia.

7. Đóng góp của luận văn:
2.41.

Một là: Khắc

hoạ một cách rõ nét về công tác lưu trữ nói

chungvà thu

2.42. thập, hổ sung tài liệu nói riêng ỏ' Lưu trữ Bộ Giao thông Vận tải.
2.43. Hai là: Đề ra các giải pháp nhằm thu thập, bổ sung tài liệu hình
thành trong hoại động của các đơn vị, tổ chức thuộc Bộ Giao thông Vận tải
một cách thống nhất và hiệu quả.

8. Bô cục của luận văn
2.44.

Chương 1: Co sở lỷ luận về công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào các

lưu trữ
2.45.

Chuông 2: Thực trạng công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào Lưu trữ

Bô Giao thông Vận tải
2.46.

Chương 3: Những giải pháp trong công tác thu thập, bổ sung tài liệu

vào Lưu trữ Bộ Giao thông Vận tấi
2.47.

Có thô nói, để hoàn thành luận văn này, chúng tôi đã gặp rất

nhiều khó khăn Irong viẹc kháo sát, khai thác lư liệu, tài liệu. Bởi lẽ, trong

thời gian thực hiện luận văn, Bộ Giao thông Vận tải đã xáy ra nhiều vấn đề rất
phức tạp, điển hình là vụ việc liên quan đến PMƯ18. Bên cạnh những khó
khăn khách quan, về mặt chủ quan, trình độ của bản thân còn nhiều hạn chế
nên mặc dù đã rất cố gắng song luận luận văn này chắc chắn không tránh khỏi
những hạn chế nhất định. Chúng tôi mong nhận được những ý kiến đóng góp
của các nhà nghiên cứu, các bạn đồng nghiệp và những người quan tâm để
luận văn chúng tôi đạt chấl lượn 2; tốt hơn.
2.48. Mặc dù còn gặp nhiều khó khăn nên trên nhưng chúng tôi lại luôn
nhận
2.49. dược sự giúp đỡ nhiệt tình của các cán bộ, cơ quan nơi chúng tôi đến
khai thác


2.50. lư liệu, tài liệu, khảo sát tình hình thực tế như: Cục Vãn thư- Lun trữ
Nhà nước,
2.51. Văn phònc Bộ Giao thông Vận tái, Lưu trữ Bộ Giao thông Vận tải,
Trường
2.52. Đào tạo Rồi tỉưỡnơ Cán bộ Công chức ngành Giao thông Vận tải.... Đặc
biệt,
2.53. 9
2.54. chúng tôi đã nhận được sự giúp đỡ, hướng dẫn tận tình của Thầy giáo
hướng dẫn- Phó Giáo sư, Tiến sĩ Dương Văn Khám trong suôi quá trình thực
hiện luận văn. Nhân dịp này, chúng tôi xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc nhất tới
Thầy eiáo hướng dẫn và những người đã giúp đỡ, động viên chúng tôi hoàn
thành luận văn cúa mình.

2.55. Hà nội, tháng 7 năm 2006
2.56. s
2.57. lác giá
rTH

2.58.

Nguyễn Kim Dung

*

?


2.59.

CHƯƠNG 1: CO SỞ LÝ LUẬN VẾ CÔNG TÁC THU
THẬP,
2.60.
2.61.

1. 1.

BỔ SUNG TÀI LIỆU VÀO CÁC LUU TRỮ

•
«

7

KHÁI NIỆM THU THẬP, Bổ SUNG TÀI LIỆU LUU TRỮ

2.62. Tài liệu gia tăng cùng với sự phát triển của khoa học và
công nghệ. Nếu như trong thời kỳ phong kiến, tài liệu ở nước ta chí là

Tàng thư triều đình, thì ngàv nay ngoài những tài liệu được hình thành
ra trong hoạt động của các cơ quan quyền lực nhà nước trung ương,
còn có tài liệu của các Bộ, các ngành và tài liệu của địa phương, đặc
biệt là tài liệu của các tỉnh và thành phố lớn. Nếu như ớ thời kỳ phono
kiến, tài liệu có thế được giũ' lại toàn bộ để bảo quản thì ngày nav
người ta chỉ giũ' lại những tài liệu có giá trị, báo quản trong các lưu
trữ hiện hành và lưu trữ lịch sử đổ phục vụ cho việc nghiên cứu, sử
dụng trước mắt và làu dài. Bới lẽ, nếu giũ' lại toàn bộ lài liệu được
hình thành ở các cơ quan và cá nhân thì chúng ta sẽ íĩặp khó khăn lớn
về: kho tàng, trang thiết bị bao quản, tiền của và nhân lực. Vậy một
vấn đề lớn đặt ra hiện nay là làm thế nào để biết được lài liệu nào có
giá trị và tài liệu nào đã hết giá trị. Để hiểu dirợc điều này chúnơ ta
phái nắm vững cơ sở lý luận về công tác lưu trữ nói chung và thu thập
hổ sung tài liệu nói riêng, ơ đây, chúng tôi muốn tập trung đốn vấn đề
thu thập, bổ sung tài liệu.
2.63. Khái niệm “Bổ sung tài liệu” được định nghĩa trong Giáo
trình Lý luận Vci r ỉliực tiễn công tác lưu trữ như sau:
2.64. “Bổ sung lài liệu là hệ thống các biện pháp có liên quan
tới việc xác định nguồn tài liệu thuộc thành phần Phông lưu trữ quốc
gia Việt Nam, lựa chọn, chuẩn bị và chuyển giao vào các phòng, kho
lưu trữ, trung tâm lưu trữ theo quvén hạn và phạm vi đã được Nhà
nước quy định” [7/130].


2.65. Cũng vố vấn đề này, trong cuốn Phương pháp lựa chọn và
loại huỷ tài liệu ở các co' quan lại đưa một khái niệm khác:
2.66.
“Thu thập tài liệu là việc tập hợp tài
liệu lưu trữ lù' các nguồn nộp lưu ihco danh mục
cơ quan, đơn vị đã được duyệt đê chuyển vào báo

quán ở các kho lưu trữ”[26/96 |.


2.67. “Bổ sung tài liệu là thu thập tài liệu theo hệ thống trong các khu
vực thẩm quyên của Phông lưu trữ quốc gia theo các cấp độ khác nhau. Bổ
sung tài liệu khác với thu thập tài liệu ó' cách xem xét tổng thể, bao quát
trong toàn hệ thống” 126/96 |.
2.68. Như vậy, có nhiều cách hiểu khác nhau về thu thập, bổ sung tài
liệu lun trữ. Tuy nhiên, tất cá các khái niệm trên đều liên quan việc xác định
nguồn nộp lưu tài liệu vào các lưu trữ. Bởi vậy, theo chúng tôi hiểu thu thập,
bổ sung tài liệu chính căn cứ vào những quy định của Nhà nước để tiến hành
thu nộp tài liệu vào các lưu trữ khác nhau. Đây là công tác liên quan đến quá
trình hoàn thiện không ngừng thành phần Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam và
được thực hiện dựa vào sự bố trí mạng lưới các lưu trữ hiện hành, lưu trữ
lịch sử troníĩ ca nước.
2.69. Thu thập, bổ sung tài liệu còn bao gồm công tác nghiên cứu các
biện pháp dể lổ chức giao nộp một cách chủ dộng, hợp lý và khoa học các tài
liệu cho lưu trũ' hiện hành và iưu trữ lịch sử. Nội dung của công tác thu thập,
bổ sung tài liệu ở đây bao hàm ý nghĩa là xác định và thu nhận các lài liệu từ
các nuuồn khác nhau và thu thập, hổ sung vào lưu trữ, tức là thu thập, bổ
sung các thành phẩn tài liệu có giá trị từ các cơ quan là nguồn nộp lưu vào
các phòng, kho lun trữ, trung tâm lun trữ.
2.70. Thu thập, bổ sung tài liệu bao gồm những nội dung chủ yếu sau:
-

Một là: Xác định ГЩ1ЮП thu thập, bổ sung tài liệu cho lưu trữ hiện hành và
lưu trữ lịch sử.

-

Hai là: Xác định thành phần nội dung tài liệu cần nộp vào lưu trữ hiện hành
và lưu trữ lịch sử theo phạm vi quyền hạn đã được nhà nước quy định.

-

Ba là: Quy định các thủ tục nộp lưu và tổ chức chuyển giao tài liệu theo đúng
các yêu cầu và nghiệp vụ lun trữ.

-

Bốn là: Phân bổ hợp lý tài liệu trong phạm vi từng kho, trung tâm lưu trữ
cũng như toàn bộ mạng lưới kho lull trữ toàn quốc.
2.71. Đế thực hiện tốt nhất những nội dung này, ngoài việc nghiên cứu
lý luận thì việc xây dựng lý luận và những biện pháp nghiệp vụ cần thiết


đồng thời, chí (lạo việc áp dụrm những biện pháp đó vào thực tế cũng rất
quan trọng.
2.72. Nhiệm vụ nshiên cứu lý luận nhằm mục đích xác định được
những nguyên tắc cơ bản của quá trình bổ sung và phân bổ tài liệu theo mạng
lưới các kho lưu trữ, chỉ rõ mối quan hệ giữa công tác bổ sung với các công
tác khác và khá năng áp dụng các phương pháp mới vằo lĩnh vực này.
2.73. Có thể nói rằng, công tác thu thập, bổ sung tài liệu của các lưu
trữ hiện hành và lưu trữ lịch sử có liên quan đến hầu hết các nghiệp vụ khác
của công tác lưu Irữ, đặc biệt là việc xác định giá định giá trị tài liệu và phân
loại tài liệu. Tuy không phái mọi nghiệp vụ đều chịu ánh hưởng của công tác
thu thập, hổ sung lài liệu một cách giống nhau, nhưng nhìn chung nếu việc
thu thập, bổ sung tài liệu không được Ihực hiện tốt thì các nghiệp vụ có liên
quan trực tiếp không thể có kết quả cao và hiệu quả của công tác lưu trữ nói
chung sẽ bị hạn chế.

2.74. Trong việc, thu thập, bổ sung tài liệu, chúng ta cũng cẩn tìm hiểu
rõ thêm một số khái niệm có licn quan đó là: nguồn tài liệu bổ sung; thành
phần tài liệu bổ suns; Ihẩm quyền thu thập tài liệu lưu trữ.
2.75. Từ điển Lưu trữ Viột Nam đã định nghĩa khái niêm: “Nguồn bổ
sung tài liệu” như sau: “Nguồn bổ sung tài liệu là những cơ quan, đơn vị, cá
nhân thuộc diộn giao nộp tài liệu vào một lưu trữ nào đó do Nhà nước quy
định”
2.76. Pháp lệnh lưu trữ quốc gia, do uỷ ban Thường vụ Quốc hội thông
qua ngày 04.04.2001 quy định: Phông Lưu trữ Nhà nước Việt Nam là toàn bộ
tài liệu được hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan nhà nước,
tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghể nghiệp, tổ chức kinh tế, đơn vị vũ trang
nhân dân, các nhàn vật lịch sử, tiêu biểu và tài liệu có giá trị về các lĩnh vực
chính trị, kinh tế, quốc phòng, an ninh, ngoại giao, văn hoá, giáo dục, khoa
— học và công nghệ...(Điều 1, Khoản 2, Điểu 2) [ 40/8 ].
2.77. Như vạy, nguồn tài liệu bổ sung chính là danh mục các cơ quan
hoặc cá nhàn là nguồn nộp lưu. Trong từns danh mục, nguòi ta sẽ xác định


những thành phấn tài liệu chủ yếu được hình thành ra trong hoạt động cúa
một cơ quan hoặc một cá nhân cụ thể được thu thập, bổ sung vào lưu trữ.
Nghĩa là, những thành phần tài liệu này phải có giá trị, phản ánh đúng chức
năng, nhiệm vụ của cơ quan hoặc quá trình hoạt động của một cá nhân.
2.78.

Ví dụ: Đối với một cơ quan

nộp lưu

vào

lưu

trữ

2.79.

thông thường thành phần tài liệu

định

trong

phông

lịch sử thì

lưutrữ của

cơ

2.80. quan đó bao gồm:
-

Tài liệu lãnh đạo, chí đạo

-

Tài liệu kế hoạch, thống kê

-

Tài liệu Tổ chức và Cán bộ

-

Tài liệu Lao động - Tiền lương

-

Tài liệu văn thư- lưu trữ

-

Tài liệu chuyên môn riêng...
2.81. Như vậy, rõ ràng hai khái niệm nguồn tài liệu bổ sung và thành

phẩn tài liệu bổ sung là hoàn toàn khác nhau.
2.82. Đối với các lưu trữ, nhất là lưu trữ lịch sử, muốn công tác thu
thập, bổ sung được thuận lợi thì trước hết phải xác định được nguồn tài liệu
bổ sung một cách đầy đủ và chính xác, nghĩa là phải xác định được những cơ
quan, đơn vị hoặc cá nhân nào thuộc diện giao nộp tài liệu vào lưu trữ. Để
làm được điều này, cũng cần phải nắm rõ được “phạm vi thu thập tài liệu”
hay “thẩm quyền thu thập tài liệu lưu trữ”.
2.83. Ớ đây, khái niệm “thẩm quyền” hoặc “khu vực thẩm quyền” là
một thuật ngữ chuyên ngành lưu trữ, là đặc trưng riêng cho công tác thu thập
và bổ sung lài liệu trong phạm vị hành chính- lãnh thổ nhất định. Thẩm
quyền và khu vực thẩm quyền chỉ rõ mối quan hệ về quyền hạn và trách
nhiệm giữa cơ quan lưu trữ và các cơ quan là nguồn nộp lun trong việc thunộp tài liệu lưu trữ. Thông thường khu vực thẩm quyền được pháp quy hoá để

các cơ quan thực hiện thống nhất và nghiêm chỉnh việc thu thập và bổ sung
tài liệu lưu trữ.
2.84. Trong các co' quan đang và cơ quan nhà nước, các quv định này được
áp dụng như sau:
2.85. Khu vực thám quyền của một lưu trữ hiện hành là các cơ quan,
đơn vị irực thuộc cơ quan chú quán có lưu trữ hiện hành. Các cơ quan, đơn vị
này là nguồn nộp lưu vào lưu Irữ hiện hành, cán hiểu rằng, không phải tất cả
các cơ quan trực thuộc đéu giao nộp tài liệu vào lưu trữ hiện hành của cơ
quan chủ quán vì lý do sau đây:
2.86. Phần lớn, tài liệu được hình thành ra hoạt động của các đơn vị
chức năng như: Vụ, Văn phòng, Thanh tra là nguồn nộp lưu chủ yếu vào lưu
trữ cơ quan vì dó là những tài liệu phán ánh đầy đủ, chức năng, nhiệm vụ cơ
bản của cơ quan. Ricng các cơ quan trực thuộc cơ quan chủ quản do có văn
thư và tài khoán độc lập thì phài xem xét rất kỹ đế quyết định xem tài liệu
của các cơ quan đó giao nộp vào lưu trữ co' quan hay vào lưu Irữ lịch sử
khác có thẩm quyền. Ví dụ, trong danh mục nguồn nộp lưu, Cục Đăng kiểm,
Tổng công ty Hàng không, Tổng công ty Hàng hải thuộc Bộ Giao thông Vận
tải, nhưne tài liệu những cơ quan này đến hạn nộp lưu phái giao nộp vào
Trung tâm Lưu trữ Ọuốc gia III chứ không phải giao nộp vào lưu trữ hiện
hành của các cơ quan đó.
2.87. Khu vực thẩm quyền của mộl lưu trữ lịch sử là các cơ quan, tổ
chức xã hội được Nhà nước quy định là nguồn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử.
2.88. Trong một khu vực hành chính-lãnh thổ, việc xác định rõ thẩm
quyền thu thập tài liệu Ill'Ll trữ rất quan trọn«; nhằm loại trừ khả năng tranh
chấp thu thập tài liệu hoặc bỏ sót tài liệu quý không có cơ quan nào có Irách
nhiệin thu thập.
2.89. Như vậy, vấn đề Ihu thập, bổ sung tài liệu vào các lưu trữ Nhà
nước mà trước hết là xác định phạm vi các cơ quan, đơn vị phải nộp trực tiếp
tài liệu cho lưu irữ Nhà nước có một ý nghĩa lý luận và thực tiễn hết sức sâu

sắc, trên cơ sở khu vực thám quyền đê xác định nguồn thu thập, hổ sung tài
liệu.
1.2.
l

MỤC ĐÍCH, Ý NGHĨA CỦA CÔNG TÁC гни THẬP, Bổ SUNG TÀI LIỆU

lì TRỮ

2.90. Như trên đã khẳng định, thu thập, bổ sung tài liệu vào các lưu
trữ là một iron g những nghiệp vụ chuyên môn quan trọng của công tác lun
trữ. Bởi lẽ, eiai quyết tốt nhiệm vụ thu thập, bổ sung tài liệu vào các lưu trữ
hiện hành và Ill'Ll trữ lịch sử khổng chỉ cỏ ý nghĩa đối với bân thân sự phát triển
của công tác lưu trữ. Trên một bình diện rộng lớn hơn, nếu thành phần Phông
lưu trữ quốc sia không ngừng được bổ sung, thu thập những tài liệu có giá trị
thì khả năng sứ dụng tài liệu lưu trữ sẽ được mở rộng, chúng sẽ có ý nghĩa
không chỉ cho hoạt dông quán lý trước mắt mà còn tạo nôn một cơ sở sử liệu
tốt để nghiên cứu lịch sử trong tương lai.
2.91. Đối với bán thân sự phát triển của công tác lưu trữ, có thể khẳng
định ràng, bổ sung tài liệu nhằm bảo quản tập trung thống nhất khối tài liệu
hình thành từ các cư quan, đơn vị và hoàn chỉnh dần các phông lưu trữ.
2.92. Do thu thập, bổ sung tài liệu cũng có liên quan đến nhiều nghiệp
vụ chuycn môn của còng tác lưu trữ cho nên 11Ó cũng có ảnh hưởng nhất định
đối với những nghiệp vự chiiycn môn này.
2.93.
Chẳng hạn: Người ta có thể kết hợp cồng tác
công tác thu thập, bổ sung lài liệu với phân loại tài
liệu, thống kê tài liệu và đặc biệt là với xác định giá
trị tài liệu. Vì trên thực tế, thu thập, bổ sung tài

liệu mà không lựa chọn thì tài liệu đưa vào bảo quản
tập trung tại các lưu trữ sẽ trong tình trạng lộn xộn
giữa tài liệu có giá trị và tài liệu không có giá trị.
Sau khi tài liệu đã được lựa chọn í rong quá trinh thu
thập, bổ sung, người ta sẽ tiến hành phân loại tài
liệu. Mục đích của phân loại tài liệu trong các lưu Irữ
là tổ chức khoa học tài liệu nhằm đưa tài liệu ra khai
thác và sử dụng có hiệu quá. Như vậy, thu thập, bổ sung
tài liệu cũng đã cắn liền với công tác tổ chức sử dụng
tài liệu- mục tiêu cuối cùng của công tác lưu trữ.
Không chí có quan hệ với các nghiệp vụ trên, thống kê
và kiểm tra tình hình tài liệu cũng là một nghiệp vụ
không tách rời đối với thu thập, bổ sung lài liệu. Dựa
vào các kết quá thống kê và kiểm tra tài liệu, các


2.94. lưu trữ mới xát' định được phương hướng, kế hoạch để thu thập,
bổ sung những tài liệu còn ihieii. lui'hóng...
2.95. Khi liên hành thu thập, bổ sun« tài liệu người ta cũng phải
lính đến khả năng sử dụng chúng vào thực tế. Nghĩa là, đối với mỗi loại
hình tài liệu khác nhau thì viẹc liến hành thu thập, bổ sung tài liệu cũng
khác nhau nhằm bảo quản an loàn, phục vụ lâu dài cho mục đích sử dụng
cho tài liệu tài liệu lưu trữ trong tương lai. Điều đó cho thấv rằng, thu
thập bổ sung tài liệu cũng có những quan hệ nhát định đối với công tác
bảo quản tài liệu lưu trữ.
2.96. Một khía cạnh khác, thu thập, bổ sung tài liệu được tiến
hành trên cơ sở các quy định cua Nhà nước và sự hướng dẫn của các cơ
quan quản lý lưu trữ, Iheơ các nguyên lắc và hiện pháp cần thiết. Nó báo
đảm quản lý lập trung thống nhàt tài liệu tại lưu trữ hiện hành, lưu trữ
lịch sử, phục vụ tốt nhất cho nhu cẩu của đời sống, xã hội. Thông qua,

thu thập, bổ sung, nguồn tài liệu của luu trữ hiện hành, lưu trữ lịch sử
luôn được mở rộng, thúc đẩy mọi mặt nghiệp vụ của cổng tác lưu trữ
phát triển, đặc biệl khá năng khai thác nguồn tài liệu QUÝ GIÁ NÀV SC
n«ày CÀNG TĂNG LÊN.
2.97. Nhu' vậy, (lể giải quyết tối được nhiệm vụ thu thập, bổ sung
tài liệu vào các lưu trữ thì cần phải có một cơ sở pháp lý hoàn chỉnh,
các nghiệp vụ khác có liên quan phải được giái quyết một cách đồng bộ
cộng với sự chuẩn bị một cách vững chác CO' sở vậl chất và nhân lực cho
công tác đó. Khi công tác thu thập, bổ sung tài liệu được giải quvết tốt sẽ
có tác động tích cực ngược trở lại tới các nghiệp vụ lưu trữ có liên quan
nói riêng và thúc đẩy sự phát triển của công tác lưu trữ nói chung.
1.3.

PHẨN CẤP THẨM QUYỂN THU THẬP, Bổ SUNG TÀI LIỆU PHỔNG

LƯU TRỬ QUỐC GIA VIỆT NAM.

2.98.

Phông Ill'll trữ

quốc gia Việt Nam là toàn bộ tài liệu lưu trữ được hình thành qua hoạt
động của các cơ quan đảng, cơ quan nhà nước, các tổ chức kinh

;

tế, tổ


chức chính Irị- xã hội, tổ chức xã hội và các cá nhân đã được thu thập và

quán ỉv ở các kho lưu trữ của Đãng và Nhà nước.

______________________


2.2.

2.99.
Nhằm qiuin lý tập Irunu, thống nhấl Phông lưu trữ
quốc gia Việt Nam, Nhà nước ta đã phân chia Phông lưu trữ
quốc gia Việt Nam thành 02 phông lớn: Phỏng lưu trữ nhà
nước Việi Nam, Phông lưu trữ Đảng cộng sản Việt Nam. Trong
dó, Phông lưu trữ nhà nước Việt Nam do Cục Văn thư - Lưu
trữ Nhà nước quan lv; Phông lưu trữ Đảng cộng sản Việt Nam
do Cục Lưu trữ - Văn phòng Trung ương Đảng quản lý. Chính
việc xác định rõ thẩm quyền quán lý này dã hình thành nên
khu vực thẩm quyền thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ
các càp. Tài liệu sán sinh ra trong hoạt động của các cơ
quan đảng, Đoàn thanh niên... được thu thập và bổ sung vào
hệ thống cơ quan lun trữ Đáng cộng sán Việt Nam. Tài liệu
hình thành ra trong hoạt động của các cơ quan nhì nước đã
giải thể hoặc đang hoạt động trên lãnh thổ Việt Nam, của
các cá nhân, gia đình dòng họ nổi tiếng... được Ihu thập,
bổ sung vào hệ thống cơ quan lưu trữ nhà nước Việl Nam.
Tuy nhiên, việc phân cấp thẩm quyền thu thập, bổ sung tài
liệu vào hai hệ thống lưu trữ đều được tổ chức thống nhất
từ trung ương đến địa phương. Điều đó được thể hiện một
cách rõ nét ở sơ đồ sau: