THỊ TRƯỜNG KINH DOANH DỊCH VỤ TỔ CHỨC SỰKIỆN VÀ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH DỊCH VỤ TỔ CHỨC SỰ KIỆN CỦA CÔNG TY TNHH LIÊN HIỆP NGUYỄN LÊ

Tài liệu này tải từ

1

MỤC LỤC
Địa điểm tổ chức.............................................................................................................35
Ngày đạt chỗ...................................................................................................................35
Người đặt........................................................................................................................35
Phương tiện quảng cáo và thông tin...............................................................................36
Ngày hoàn thành.........................................................................................................36


Tài liệu này tải từ

1

LỜI MỞ ĐẦU
Trước hết, em xin cám ơn nhà trường, các thầy cô giáo trong khoa, và thầy Nguyễn
Hoài Long – giảng viên chủ nhiệm, cũng như giảng viên hướng dẫn em trong suốt thời
gian qua. Trong thời gian thực tập tại công ty TNHH Nguyễn Lê, cùng với sự hướng dẫn
của giảng viên Nguyễn Hòai Long, em đã học hỏi được nhiều kinh nghiệm thực tế (công
việc tổ chức sự kiện, liên hệ gặp gỡ khách hàng, đàm phán, giao tiếp, tạo mối quan hệ,
xác định mục tiêu,…), có cái nhìn bao quát về hoạt động kinh doanh cũng như hoạt động
marketing trong một doanh nghiệp cụ thể, đặt trong điều kiện thực tế tại Việt Nam.
Trong thời điểm kinh tế toàn cầu đang trong tình trạng khủng hoảng kinh tế như
hiện nay, Việt Nam cũng là một quốc gia đang trong thời kỳ hội nhập không tránh khỏi bị
ít nhiều ảnh hưởng. Theo đánh giá chung, 2009 còn rơi vào trạng thái trì trệ hơn nữa, và
còn kéo dài, đánh giá khả quan nhất là tới cuối 2010 kinh tế Việt Nam mới bắt đầu có
những bước tiến triển mới.
Hơn lúc nào, vai trò của marketing trong mỗi doanh nghiệp quan trọng chưa bao
giờ quan trọng như lúc này, khách hàng thực sự trong vai trò là thượng đế đối với mỗi

doanh nghiệp. Trong đó, công ty TNHH Liên hiệp Nguyễn Lê là công ty chuyên về sự
kiện, một trong những công ty đi đầu trong lĩnh vực marketing ở Việt Nam, hỗ trợ các
doanh nghiệp và các buổi họp, hội đàm,… trong tổ chức sự kiện và các hoạt động xung
quanh tổ chức sự kiện.
Trong bản báo cáo chuyên đề thực tập, dựa trên cơ sở lý thuyết về tổ chức sự kiện,
cộng với nghiên cứu thực tiễn bằng quan sát, điều tra phỏng vấn, em xin đưa ra một số
thông tin, đánh giá tổng quát, và một số nghiên cứu cá nhân về tình hình thực trạng kinh
doanh dịch vụ tổ chức sự kiện và một vài ý kiến đóng góp nhằm nâng cao chất lượng kinh
doanh dịch vụ tổ chức sự kiện của công ty TNHH Liên hiệp Nguyễn Lê. Cụ thể gồm 3
chương như sau:
Chương 1: Tổng quan thị trường kinh doanh dịch vụ tổ chức sự kiện và giới thiệu
dịch vụ tổ chức sự kiện của công ty TNHH Liên hiệp Nguyễn Lê.


Tài liệu này tải từ

2

- Ngành và các doanh nghiệp chuyên tổ chức sự kiện: Giới thiệu chung về tổ chức
sự kiện (Khái niệm, loại hình); thị trường tổ chức sự kiện (Cầu và cung trên thị
trường).
- Hoạt động kinh doanh dịch vụ tổ chức sự kiện của Công ty TNHH Liên hiệp
Nguyễn Lê: Thông tin chung, hoạt động kinh doanh dịch vụ tổ chức sự kiện;
một số khách hàng hiện có.
Chương 2: Thực trạng hoạt động dịch vụ tổ chức sự kiện của Công ty TNHH Liên
hiệp Nguyễn Lê.
- Quy trình tổ chức sự kiện của Công ty: Mục tiêu đối với mỗi loại sự kiện của
Công ty; thực trạng quy trình tổ chức cùng đánh giá của đối tác.
- Đánh giá hiệu quả chương trình hoạt động tổ chức sự kiện của Nguyễn Lê:
Đánh giá chung của đối tác; đánh giá của công chúng tham dự.

Chương 3: Giải pháp nhằm nâng cao chất lượng dịch vụ tổ chức sự kiện cho công
ty TNHH Liên hiệp Nguyễn Lê.
- Hoàn thiện quy trình tổ chức sự kiện cho Nguyễn Lê.
- Một số yếu tố ảnh hưởng tới hiệu quả của hoạt động tổ chức sự kiện cần quan
tâm.

CHƯƠNG 1: THỊ TRƯỜNG KINH DOANH DỊCH VỤ TỔ CHỨC SỰ
KIỆN VÀ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH DỊCH VỤ TỔ CHỨC SỰ
KIỆN CỦA CÔNG TY TNHH LIÊN HIỆP NGUYỄN LÊ.
I. Ngành và các doanh nghiệp chuyên tổ chức sự kiện:
1. Giới thiệu chung về tổ chức sự kiện:


Tài liệu này tải từ

3

a. Khái niệm tổ chức sự kiện:
Khi nói đến tổ chức sự kiện, người ta thường nghĩ tới Thế vận hội Olympic, World
Cup, Sea Game, lễ trao giải Oscar, hay lễ hội Sài Gòn 300 năm. Trên thực tế, dịch vụ này
rất đa dạng, từ việc sắp xếp tổ chức một hội chợ triển lãm, hội thảo chuyên đề, lễ động
thổ, lễ khánh thành, đến các buổi tiệc chiêu đãi, họp mặt đại lý, ra mắt sản phẩm mới và
nhiều hoạt động khác.
Nhiều người còn ví von tổ chức sự kiện cũng giống như cũng như một bức tranh toàn
cảnh của trò chơi ghép hình và người chơi chỉ thành công khi ghép hoàn chỉnh bức tranh
đó bằng hàng trăm, hàng ngàn mẩu nhỏ chi tiết. Đẳng cấp của mỗi công ty thể hiện ở
chính sự hoàn hảo trong từng chi tiết ở mỗi event họ tổ chức. Bởi vậy, đòi hỏi đối với
những chuyên gia tổ chức sự kiện cũng thật không dễ dàng, ví dụ như phải có óc tổ chức
tốt, năng động, nhanh nhẹn, kiên nhãn, có khả năng thiết lập mối quan hệ tốt, có khả năng
tổ chức nhóm làm việc, có sức khỏe và niềm đam mê… Và cũng không biết bao nhiêu bài

báo nói đến mồ hôi nước mắt của những con người tham gia hoạt động tổ chức sự kiện để
có được một sự kiện thành công.
Tóm lại, ta có thể định nghĩ một cách tổng quát dưới góc nhìn marketing rằng:
“Tổ chức sự kiện là một quá trình bao gồm sự kết hợp các hoạt động với các tư liệu
lao động cùng với việc sử dụng máy móc thiết bị, công cụ lao động thực hiện các dịch vụ
đảm bảo toàn bộ các công việc chuẩn bị và các hoạt động sự kiện cụ thể nào đó trong
một thời gian và không gian cụ thể nhằm chuyển tới đối tượng tham dự sự kiện những
thông điệp truyền thông theo yêu cầu của khách hàng mục tiêu.
Các hoạt động dịch vụ cung cấp trực tiếp cho đối tượng nhận những giá trị miễn phí
nhằm truyền đạt một thông điệp nào đó của người chủ sở hữu đều thuộc tổ chức sự kiện.”
b. Một số loại hình:
-

Các phân loại thứ nhất, hay được các công ty sự kiện sử dụng như sau:
Lễ kỉ niệm:
o Khởi công, động thổ.
o Khai trương, khánh thành.
o Nhận huân chương.


Tài liệu này tải từ

4

o Thành lập công ty.
o ….
Hội nghị, hội thảo:
o Lễ ký kết.
o Họp báo
o Hội nghị

o Hội thảo.
o Ra mắt sản phẩm.
o Tiệc cảm ơn.
o …
Biểu diễn nghệ thuật:
o Hội diễn văn nghệ.
o Cuộc thi.
o Ca nhạc.
o Thời trang.
o Lễ hội văn hóa.
o …
Sự kiện khác:
o Hội chợ, triển lãm.
o Road show (triển lãm di động qua nhiều địa phương).
o Sự kiện cộng đồng.
o …
- Các phân loại thứ hai, một số các loại sự kiện điển hình và đi kèm với những mục tiêu
khác nhau:
Họp, hội thảo:
o Tập hợp một số thành viên trao đổi thông tin, quan điểm.
o Cung cấp thông tin về sản phẩm mới, ý tưởng mới.


Tài liệu này tải từ

5

o Trao đổi ý kiến.
o Tìm kiếm sự đồng thuận.
o Tìm các giải pháp cho vấn đề tồn động.

Sự kiện đoàn thể:
o Tuyên dương (thành tích công trạng).
o Cảm ơn (khách hàng, nhà cung cấp).
o Gặp gỡ, giao lưu.
o Giới thiệu sản phẩm.
o Ghi nhận thương hiệu.
o Kỷ niệm (các dấu mốc thời gian, không gian…)
Gây quỹ:
o Gây quỹ (nghiên cứu, từ thiện,…)
o Tạo ý thức trong công chúng.
o Thu hút nhà tài trợ mới.
o Thu hút người ủng hộ.
o Tăng tình nguyện viên.
Khuyến khích:
o Ghi nhận doanh số bán thảo luận.
o Tập hợp đội ngũ kinh doanh bàn chiến lược phát triển trong tương lai.
o Gặp gỡ giữa ban lãnh đạo với đội ngũ kinh doanh ngoài môi trường công viêc.
o Tranh thủ sự ủng hộ nội bộ và đối tác.
o Sự kiện đặc biệt:
o Gây sự chú ý trong giới truyền thông.
o Gây ý thức trong công chúng.
o Thu hút khách hàng mới.
o Giới thiệu sản phẩm.
o Trao phần thưởng, tặng phẩm (cho các thành viên tham gia tổ chức sự kiện).


Tài liệu này tải từ

6

Mục tiêu sự kiện ảnh hưởng tới phương thức lập kế hoạch và tổ chức thực hiện sự
kiện. Những mục tiêu cụ thể đòi hỏi những phương pháp cụ thể. Nó yêu cầu phải có kế
hoạch riêng cùng với chương trình hoạt động sát thực với chúng. Có như vậy, sự kiện mới
mang lại thành công cao. Chẳng hạn: mục tiêu thu hút công chúng tới tổ chức sự kiện để
ghi nhận thương hiệu có thể tạo ra những thứ gì đó (trò vui, trò chơi, tặng phẩm,…) để
thu hút công chúng tới sự kiện và giữ họ ở đó tham gia các chương trình của sự kiện.
Ví dụ: Những nhà đầu tư chứng khoán trong một cuộc hội thảo có chương trình dự
một buổi dạ tiệc với nhiều chương trình vui chơi giải trí tại khu liên hiệp mới xây. Mục
tiêu của buổi dạ tiệc là thu hút khách tham dự, giữ khách ở lại vui vẻ và giao tiếp với mọi
người.
Xe đã chờ sẵn để đưa khách tới dạ tiệc. Khi khách lên xe, họ được tặng một gói quà
với sự hướng dẫn là chỉ được mở khi tới tiệc cocktail. Gói quà đó là những cây gậy đánh
golf có in hình logo của công ty.
Mục đích đầu tiên của Nhà tổ chức đối với cây gậy đánh golf là phân chia khách thành
các đội theo màu sắc của cây gậy. Mỗi đội do một thành viên cao cấp của công ty chủ nhà
đứng đầu, giúp họ dành nhiều thời gian để tìm hiểu các thành viên trong đội của mình.
Loại gậy đánh golf này có thể gấp lại đeo vào thắt lưng hoặc xếp vào túi xách rất thuận
tiện. Trong tiệc cocktail, khách được hướng dẫn trước và sau tiệc sẽ tham gia vào các
cuộc vui chơi giải trí, tiếp đến họ ăn tối và đây là cơ hội để chia sẻ kinh nghiệm, điểm số
được tính ngay và phần thưởng cũng được trao nhanh chóng. Sau đó khách được tự do ở
lại thưởng thức những đồ ăn thức uống như café, nước suối khoáng, các món tráng miệng
và cứ ba mươi phút có một chuyến xe đưa họ về khách sạn nếu họ muốn.
Khách có một khoảng thời gian tuyệt vời vào cuối buổi tiệc khiến hầu hết họ đều
không muốn ra về sớm. Có những khoảng khắc mà sự kiện của công ty đạt được mục tiêu
là: khách dự dùng nhiều thời gian gian để giao tiếp với nhau và để tìm hiểu khách hàng.
Mục đích thức hai của Nhà tổ chức là biến cây gậy đánh golf thành quà chia tay.
Thông thường những loại quà này là những loại tặng phẩm rẻ tiền, giá trị thấp, ít được
quan tâm. Song phần lớn những người đầu tư và môi giới chứng khoán đều chơi golf nên
những cây gậy đánh golf này là những vật dụng họ có thể sử dụng trên thực tế và cũng có

Tài liệu này tải từ

7

giá trị kỷ niệm sự kiện. Nếu sự kiện được tổ chức chỉ để ăn tiệc cocktail và dạ tiệc, mọi
người vẫn có khoảng thời gian đáng nhớ nhưng mục tiêu của công ty sẽ không đạt được.
Nếu không có cơ cấu đội hình thi đấu, sẽ không có sự giao tiếp như mong đợi. Nếu để
khách tự tìm hiểu thế giới của mình, họ sẽ phân tán và chỉ có ít người tạt vào bữa tiệc
cocktail và tham gia một vài trò chơi ngắn mà thôi.
Nếu mục tiêu là gây sự chú ý của giới truyền thông thì yêu cầu đặt ra và phương pháp
thực hiện lại khác. Nhà tổ chức sự kiện có thể gửi thư mời trực tiếp, thư điện tử tới từng
địa chỉ, nhắc họ thời gian về ngày tổ chức sự kiện một cách tế nhị thông qua việc giới
thiệu công tác chuẩn bị một cách kỹ càng chu đáo, …
Cũng như mục tiêu tổ chức sự kiện, loại hình tổ chức sự kiện cũng cần phải xác định
rõ, bởi loại hình tổ chức sự kiện quyết định đối tượng khách mời:
-

Cần chú ý tới đúng đối tượng khách mời tham gia tổ chức sự kiện.

-

Cần chú ý tới những thành viên trong gia đình những đối tượng quan trọng

tham dự tổ chức sự kiện.
-

Loại sự kiện còn chi phối việc chọn quyết định thời điểm diễn ra sự kiện.

-

Loại sự kiện cũng chi phối việc quyết định địa điểm diễn ra sự kiện, những

loại sự kiện khác nhau sẽ phù hợp với địa điểm khác nhau.
-

Loại hình sự kiện còn chi phối phương thức thực hiện sự kiện.

Như vậy, mục tiêu cùng với loại hình tổ chức sự kiện cần phải xác định rõ trước khi
đưa ra chiến lược, lập kế hoạch tổ chức sự kiện.
2. Thị trường tổ chức sự kiện:
a. Cầu dịch vụ TCSK:
So với quảng cáo, thị trường tổ chức sự kiện có thể có quy mô nhu cầu lớn hơn nhiều,
không những bao gồm nhu cầu của các tổ chức xã hội, phi chính phủ, các doanh nghiệp
mà còn bao gồm nhu cầu của các gia đình, các cá nhân. Kinh tế xã hội càng phát triển,
nhu cầu về tổ chức sự kiện càng cao.
Việt Nam có gần 90 triệu dân, 63 tỉnh thành, hơn 500 quận huyện với hàng chục ngàn
thôn xã, nền kinh tế nước ta lại bao gồm nhiều thành phần với hàng trăm ngàn doanh
nghiệp thuộc các ngành với nhu cầu rất đa dạng về tổ chức sự kiện.


Tài liệu này tải từ

8

Là đất nước có truyền thống văn hóa lâu đời, với hơn 60 dân tộc ở các miền khác nhau
nên nền văn hóa Việt Nam rất phong phú và đa dạng. Hơn nữa, Việt Nam còn là nơi giao
thoa của các nền văn hóa lớn như Trung Hoa, Ấn Độ và phương Tây càng làm cho nền
văn hóa Việt Nam hiện đại phong phú hơn. Chính những yếu tố đó cũng tác động mạnh
vào nhu cầu tổ chức sự kiện, làm qui mô nhu cầu tăng cao hơn với nhiều phân đoạn hơn.

Nhu cầu và mong muốn là rất lớn. Mỗi năm có tới hàng triệu sự kiện lớn nhỏ có nhu cầu
tổ chức. Tuy nhiên khả năng cung ứng hiện nay là có hạn. Phần lớn cá sự kiện được tổ
chức đều rơi vào các tổ chức kinh tế xã hội, các doanh nghiệp, cơ quan thuộc khối công
quyền. Số còn lại là rất ít rơi vào khu vực tư nhân có nhu cầu cao hoặc rơi vào những loại
sự kiện bất khả kháng như ma chay, hiếu hỷ,… Tuy nhiên khi kinh tế phát triển, thu nhập
của người dân cao hơn thì khả năng thanh toán cho loại dịch vụ này sẽ tăng lên nhiều.
Từ những phân tích trên có thể dự đoán nhu cầu về chi tiêu cho tổ chức sự kiện ở nước
ta hằng năm lên tới hàng chục ngàn tỷ đồng. Trong hội nhập, thị trường mở rộng toàn khu
vực Đông Nam Á với văn hóa đa sắc tộc thì quy mô sẽ tăng lên nhiều và mức tăng trưởng
của thị trường này cũng rất cao. Đây là thị trường hấp dẫn đối với các nhà kinh doanh.
b. Cung dịch vụ TCSK:
Hoạt động cung ứng tổ chức sự kiện hiện nay chưa thành một ngành dịch vụ độc lập.
Số công ty chuyên nghiệp kinh doanh tổ chức sự kiện là rất ít. Các hoạt động tổ chức sự
kiện thường được các doanh nghiệp ngành khác kết hợp thực hiện như khách sạn, các
trung tâm hội nghị, các doanh nghiệp quảng cáo lớn. Những sự kiện lớn có tầm quốc gia,
quốc tế như lễ Quốc khánh, SEAGAMES, APEC, những ngày hội tôn giáo,… Đó là
những sự kiện dài ngày diễn ra trên phạm vi không gian rộng có cơ chế tổ chức riêng biệt
là Ban tổ chức. Ban tổ chức gồm nhiều thành phần khác nhau được hình thành để triển
khai và tổ chức hoạt động một sự kiện thuộc loại trên. Khi sự kiện được tổ chức hoàn tất
thì Ban tổ chức cũng hoàn thành nhiệm vụ và tự giải thể. Với tính không chuyên nghiệp
như vậy nên việc tổ chức các hoạt động tổ chức sự kiện trở nến rất tốn kém và lãng phí.
Nhìn chung, hoạt động cung ứng tổ chức sự kiện chưa sôi động, chất lượng dịch vụ
còn thấp, chi phí cao và thiếu tính chuyên nghiệp. Cạnh tranh trong lĩnh vực này chưa gay
gắt, các nhà kinh doanh nước ngoài chưa tham gia sâu vào thị trường này. Tuy nhiên


Tài liệu này tải từ

9

trong tương lai gần kinh tế xã hội phát triển, thu nhập của cư dân cao cùng với sự hội
nhập quốc tế sâu rộng trên nhiều lĩnh vực thì khả năng thanh toán của nhu cầu thị trường
này là rất lớn, thu hút các nhà đầu tư và cạnh tranh trên thị trường này sẽ rất gay gắt, nó
đòi hỏi những dịch vụ chất lượng cao của những công ty chuyên kinh doanh về tổ chức sự
kiện.
- Một số thông tin thị trường:
Xuất hiện ở Việt Nam khoảng năm 1995 chỉ với một số công ty của người nước ngoài,
đến nay số công ty làm nghề tổ chức sự kiện đã khá nhiều. Theo điều tra gần đây, chiếm
số đông hiện nay là trên 20 công ty nhỏ và vừa chuyên về PR/event của Việt Nam như
Max, Coon, Galaxy, Venus… (nhân viên ở các công ty thường là 2-4 người cho đến vài
chục). Còn số lượng các công ty quảng cáo và các công ty khác có kèm sự kiện thì vô số.
Theo kết quả nghiên cứu độc lập được thực hiện năm 2007 của Công ty nghiên cứu thị
trường FTA dựa trên phỏng vấn trực tiếp 70 doanh nghiệp lớn (như Pepsi, Unilever,
Tiger/Heineken, Thiên Long, Kinh Đô,…) ngành PR/event ở Việt Nam đang tăng trưởng
nhanh, ước tính 30% với hơn 20 công ty chuyên về PR/event và hàng trăm công ty quảng
cáo làm “kèm”. 66% các công ty tự làm và 77% công ty thuê làm các hoạt động PR/event.
Khách hàng được phỏng vấn cho biết họ “hài lòng” với kết quả đem lại. Những yếu tố mà
họ mong đợi là “có mối quan hệ tốt”(với báo chí, cơ quan chức năng), “nhiệt tình”,
“chuyên nghiệp”, “hiệu quả” và điều không hài lòng là các dịch vụ “thiếu sáng tạo”. Vì
vậy, 44% đặt yếu tố “sáng tạo” lên hàng đầu, sau đó đến “phục vụ khách hàng”, “kỹ năng
truyền đạt thông tin”, “kỹ năng giải quyết vấn đề”… cùng với yêu cầu “không đụng
hàng”.
Max Communications đứng đầu trong dánh sách 20 công ty được nhắc đến, theo sau
là Galaxy, Venus, XPR & Mai Thanh. Các công ty có lợi thế là thành lập từ lâu, am hiểu
thị trường nên đưa ra những ý tưởng vừa độc đáo vừa phù hợp với bản sắc dân tộc, quan
trọng hơn là chi phí cũng nhẹ hơn các công ty đa quốc gia. Hơn nữa, thị trường ở Việt
Nam dù phát triển manh song vẫn còn là “mẩu bánh quá nhỏ” không bõ để các đại gia này
nhảy vào.
II. Hoạt động kinh doanh tổ chức sự kiện của công ty TNHH Liên hiệp Nguyễn Lê:

Tài liệu này tải từ

10

1. Thông tin chung:
-

Tên công ty: Công ty TNHH liên hiệp Nguyễn Lê.

-

Tên giao dịch đối ngoại: Nguyen Le Association Company Limited.

-

Tên giao dịch viết tắt: Nguyenle Association Co.,Ltc

-

Thành lập: Ngày 01 tháng 06 năm 2002.

-

Trụ sở của công ty: số 32 ngõ 61, Trần Duy Hưng, Cầu Giấy, Hà Nội.

-

Điện thoại: 84 – 4 – 2660755

-

Fax: 84 – 4 – 7762391

-

Email:

-

Webside: www.nguyenle.com.vn

2. Hoạt động sự kiện của công ty Nguyễn Lê:
Nguyễn Lê cung cấp các dịch vụ đa dạng như kế hoạch chiến lược, truyền thông báo
chí, quan hệ với các cơ quan quản lý, và một số dịch vụ khác. Trong đó, tổ chức và quản
lý sự kiện là một dịch vụ được Nguyễn Lê cung cấp trong nhiều năm qua.
Công tác tổ chức và quản lý sự kiện của Nguyễn Lê là hình thức kinh doanh tổ chức
sự kiện bao gồm việc tổ chức trọn gói hoặc cho thuê tất cả các dịch vụ xung quanh tổ
chức sự kiện.
Cụ thể nội dung của hoạt động kinh doanh tổ chức và quản lý sự kiện như sau:
-

Phát triển các chương trình, kịch bản và dự toán tổ chức chương trình.

-

Phát triển và triển khai các chiến lược marketing.

-

Tổ chức các chương trình với sự phối hợp của khách hàng.

-

Tổ chức các hoạt động trước và sau sự kiện.

-

Soạn thảo, thiết kế, sản xuất, cung cấp các vật phẩm, thiết bị cần thiết cho việc tổ chức
sự kiện (Các thiết bị nghe nhìn hiện đại, đa dạng; các thiết bị dịch đa ngôn ngữ; các
thiết bị thông tin, vi tính.)

-

Phối hợp tổ chức tham dự triển lãm cho khách hàng, bao gồm việc đàm phán, giám sát
các nhà thầu dàn dựng, trang trí, âm thanh, ánh sáng, điện nước,…

-

Xác định và đàm phán với các nhà tài trợ.


11

Tài liệu này tải từ
-

Đàm phán giá cả với các nhà cung cấp: khách sạn, tour du lịch, ăn uống, vận
chuyển…

-

Điều phối thông tin báo chí, quảng cáo.

-

Xử lý và xác nhận đăng ký.

-

Điều phối, phối hợp thông tin, hành động giữa khách hàng và các bên có liên quan.

-

Triển khai, quản lý mọi công tác hậu cần chuẩn bị cho việc tổ chức sự kiện.

-

Báo cáo tiến độ công việc thường xuyên và những diễn biến đột xuất.

-

Cung cấp dịch vụ đưa và đón khách: Đón, tiễn tại sân bay; thủ tục nhập cảnh, nhập
phòng nhanh và riêng biệt.

-

Thiết kế và tổ chức các chương trình du lịch theo yêu cầu khách hàng.

-

Cung cấp phương tiện đi lại: Các loại ô tô đời mới từ 4 chỗ tới 45 chỗ; đội ngũ lái xe
chuyên nghiệp, có khả năng giao tiếp bằng Tiếng Anh.

-

Cung cấp quà tặng: lên ý tưởng, thiết kế theo ý tưởng, sản xuất.

-

Cung cấp dịch vụ tiệc theo yêu cầu: Tư vấn và cung cấp địa điểm; mời chuyên gia
nước ngoài tư vấn thiết kế trang trí cho các đại tiệc; đề xuất thực đơn (Thực đơn đa
dạng, phù hợp với nhiều đối tượng, đầu bếp cao cấp)
3. Một số dự án Nguyễn Lê thực hiện:
Trong những năm qua, Nguyễn Lê đã chính thức là một công ty chuyên tổ chức sự

kiện tiên phong trong lĩnh vực tổ chức hội nghị, hội thảo. Những dự án từng được Nguyễn
Lê thực hiện hầu như đều nhận được sự hài lòng từ phía khách hàng. Những dự án đó
phần lớn là các hội nghị quan trọng, mang tầm Quốc tế và có tính chính trị, ngoại giao đặc
biệt của Đảng, Chính phủ, các Bộ, Ban, Ngành của Việt Nam từ Bắc tới Nam. Một số sự
kiện nổi bật như:
STT
1

Tên dự án
APEC Việt Nam 2006

Tên khách hàng

Thời gian

Văn phòng chính phủ

Từ tháng 01 tới hết tháng

Tổng cục du lịch

11 năm 2006
11 tới 18 tháng 10 năm

2

Hội nghị Bộ trưởng Du lịch

3

2006
Diễn đàn doanh nghiệp thủ đô Hiệp hội Doanh nghiệp 15, 16 tháng 10 năm 2007
các nước Asian

Hà Nội


Tài liệu này tải từ

12

4

Hội nghị Thanh tra Châu Á Thanh tra chính phủ

26 tới 29 tháng 04 năm

5

Thái Bình Dương
Hội nghị Thứ trưởng tài chính Bộ tài chính

2007
24 tháng 02 tới 02 tháng

6

các nước ASEAN
Hội nghị Bộ trưởng tài chính Bộ tài chính

03 năm 2008
Từ 25 tháng 03 tới 02

7

các nước ASEAN
Hội nghị tín dụng Châu Á NHNo

tháng 04 năm 2008
Từ ngày 26 tháng 03 tới 29

8

Thái Bình Dương – APRACA

Diễn đàn doanh nghiệp Việt Euro Money

tháng 03 năm 2008
Ngày 12, 13 tháng 03 năm

9

Nam 2008
2008
Hội nghị khách hàng COCA - Công ty nước giải khát Tháng 2 năm 2008

10

COLA
Coca-Cola Việt Nam
Lễ động thổ khu nghỉ dưỡng Công ty Beverley Việt Tháng 04 năm 2008

11

Beverley Việt Nam
Nam
Lễ động thổ khu công nghệ Công ty FPT Việt Nam

Tháng 03 năm 2008

phần mềm và đào tạo đại học
12

FPT
Diễn đàn và triển lãm quốc tế Aqua Media

Ngày 10, 11 tháng 03 năm

lần thứ hai về phát triển thủy International và

2008

lợi và tái sử dụng năng lượng Publisher of
tại các nước Asia

Hydropower & Dams
Journal.

Cho thấy, những sự kiện Nguyễn Lê tổ chức phần lớn là các sự kiện chính trị, thuộc
ban ngành chính phủ. Tuy nhiên, những dự án sự kiện thuộc khối tư nhân ngày càng nhận
được nhiều hơn. Những dự án đó không chỉ thuộc lĩnh vực hội nghị hội thảo, đó còn là
những buổi họp báo, buổi lễ ký kết, lễ trao giải thưởng, khai trương, hội chợ triển lãm,
giới thiệu sản phẩm,…


Tài liệu này tải từ

13

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG KINH DOANH DỊCH VỤ
TỔ CHỨC SỰ KIỆN CỦA CÔNG TY TNHH LIÊN HIỆP NGUYỄN LÊ
Những thông tin đánh giá thực trạng được điều tra bằng:
Phương pháp thực hiện:
-

Điều tra bảng hỏi đối với công chúng tham dự.

-

Điều tra bảng hỏi, kết hợp phỏng vấn chuyên sâu với đối tác.

Mục tiêu:
-

Có được đánh giá, cảm nhận của đối tác, công chúng để đưa ra nhận xét về

chất lượng kinh doanh hoạt động dịch vụ tổ chức sự kiện của Công ty Nguyễn Lê.
Cơ cấu phỏng vấn:
-

Công chúng tham dự: 108 bảng hỏi. Thu thập trong 3 chương trình gần đây

(Lễ hội hoa anh đào, tiệc cưới ở khách sạn La Thành, chương trình hội thảo).
Trong đó, khoảng 40% là sinh viên, 40% là công nhân viên chức, 20% khác (người
về hưu, nhà báo, bộ đội…).
-

Đối tác (khách hàng của Nguyễn Lê): 40 bảng hỏi, kết hợp với phỏng vấn

chuyên sâu.
Xử lý dữ liệu bằng phần mềm SPSS (Bảng kết quả sau khi sử lý dữ liệu bằng phần
mềm SPSS được lưu ở phần phụ lục).
I.

Quy trình tổ chức sự kiện của Nguyễn Lê:

1. Mục tiêu của Nguyễn Lê đối với mỗi loại hình sự kiện:
Đối với một loại hình sự kiện, Nguyễn Lê đưa ra những đặc điểm riêng biệt, những
yếu tố cần coi trọng trong quá trình thực hiện để đạt được mục tiêu trong mỗi loại hình.
-

Hội nghị, hội thảo.

Nguyễn Lê đã đóng góp một phần không nhỏ vào thành công của các hội nghị quan
trọng, mang tầm quốc tế và có tính chính trị, ngoại giao đặc biệt của Đảng, Chính phủ,
các Bộ, Ban, Ngành của Việt Nam. Trong đó, có những sự kiện nổi bật như ở trên.
Nguyễn Lê được coi là một trong những Công ty tiên phong trong lĩnh vực tổ chức hội
nghị, hội thảo.


Tài liệu này tải từ
-

14

Họp báo.

Họp báo là một hình thức để kết nối chính phủ, các ban, ngành, cơ quan, đơn vị,
doanh nghiệp với giới truyền thông và cộng đồng. Tại buổi họp báo, những vấn đề thắc
mắc sẽ được giải đáp, đồng thời thông tin được chia sẻ một cách công khai, minh bạch.
Xác định được tầm quan trọng của họp báo, bằng kinh nghiệm tổ chức của mình, Nguyễn
Lê chú trọng vào các yếu tố: trang trọng, lịch sự, thông tin chính xác, khoa học và hấp dẫn
giới truyền thông. Nguyễn Lê hoàn toàn chủ động đóng vai trò là cầu nối giữa khách hàng
với báo chí.
-

Lễ ký kết.

Lễ ký kết được xem là nghi thức đánh dấu sự khởi đầu trong hợp tác giữa các tổ chức,
cơ quan, đơn vị, doanh nghiệp mà theo đó các bên tham gia đều cùng một mong muốn
chung là vì sự thịnh vượng và phát triển. Tính đến nay, Nguyễn Lê đứng ra tổ chức thành
công hàng trăm năm lễ ký kết, đem lại tín hiệu tốt đẹp cho các đối tác trên con đường
vươn tới mục tiêu của mình.
-

Lễ trao giải thưởng.

Lễ trao giải thưởng là một hoạt động cao quý nhằm tôn vinh những đơn vị, cá nhân có
thành tích xuất sắc và có nhiều cống hiến cho cộng đồng, tổ chức, cơ quan, doanh nghiệp.
Những sự kiện như vậy đòi hỏi tính chuyên nghiệp trong việc xây dựng kịch bản chương
trình, triển khai thực hiện một cách khoa học và hợp lý. Bằng những kinh nghiệm thực
tiễn, các lễ trao giải thưởng Nguyễn Lê thực hiện thường đảm bảo sự chính xác, trang
trọng và đầy ý nghĩa.
-

Khai trương.

Khai trương là hoạt động mang nhiều ý nghĩa tốt đẹp với mong ước có một sự khởi
đầu tấn tài, tấn lộc. Cùng với những ý tưởng độc đáo và kinh nghiệm dàn dựng, tổ chức,
Nguyễn Lê đặt ra những yêu cầu đối với sự kiện của khách hàng là một luồng sinh khí
mới, tưng bừng, rộn rã nhưng vẫn trang trọng và lịch sự, tôn trọng các bước truyền thống
của một lễ khai trương.
-

Hội chợ, triển lãm.

Tài liệu này tải từ

15

Hội chợ, triển lãm được xem là cơ hội rất tốt để các cơ quan, doanh nghiệp giới thiệu
sản phẩm và thương hiệu của mình tới quảng đại quần chúng. Ngoài việc xây dựng ngân
sách và chuẩn bị cơ sở vật chất bao gồm: Địa điểm tổ chức, thiết kế, cung cấp thiết bị cho
các gian hàng, Công ty Nguyễn Lê còn đóng vài trò là cầu nối giữa nhà tổ chức và khách
hàng, tạo nên sự phối hợp nhịp nhàng giữa các bên để đáp ứng tốt nhất mục tiêu của hội
chợ là nhằm giới thiệu và đưa thương hiệu cũng như sản phẩm tiếp cận gần hơn với người
tiêu dùng.
-

Giới thiệu sản phẩm, khuyến mại.

Giới thiệu sản phẩm và khuyến mại là một trong những chiêu thức giúp người tiêu
dùng định vị thương hiệu. Lễ giới thiệu sản phẩm, khuyến mại được tổ chức cả trong nhà
và ngoài trời. Với các hình thức tổ chức sáng tạo, hiệu quả, thú vị, Nguyễn Lê đã đưa tên
tuổi nhiều thương hiệu sản phẩm đến gần với người tiêu dùng và được người tiêu dùng tin
tưởng lựa chọn sử dụng.
-

Tiệc ngoài trời.

Một trong các hoạt động giao lưu và trao đổi bên lề đặc sắc đó chính là tổ chức tiệc
ngoài trời. Một không gian thoáng đãng mở ra cho các ý tưởng sáng tạo mới. Con người
hòa đồng với thiên nhiên, khoảng cách giao lưu gần gũi hơn, tạo cơ hội tìm hiểu thông tin
và mở rộng những mối liên kết kinh doanh mới. Với dịch vụ trọn gói của mình, Nguyễn

Lê có thể giúp khách hàng tổ chức các bữa tiệc ngoài trời kết hợp với các chương trình
giải trí độc đáo, tạo thêm một sự lựa chọn cho các nhà tổ chức trong việc xây dựng
chương trình cho các sự kiện, hội thảo, hội nghị.
Các buổi tiệc đám cưới hoặc liên hoan ngoài trời cũng sẽ là những lựa chọn có ý nghĩa
phù hợp với mục đích và sở thích của khách hàng.
Với một đội ngũ đầu bếp, phục vụ chuyên nghiệp từ các khách sạn 5 sao. Các thiết bị
phục vụ tiệc tiêu chuẩn cùng các ý tưởng sáng tạo trong trang trí, Nguyễn Lê cam kết
mang đến cho khách hàng sự hài lòng khi quyết định sử dụng dịch vụ của Nguyễn Lê.

-

Hoạt động ngoại khóa.


Tài liệu này tải từ

16

Cùng với quá trình phát triển nhanh chóng của môi trường làm việc, các công ty rất
cần thời gian để xây dựng, củng cố lòng tin, nâng cao tầm nhìn lãnh đạo và khả năng giao
tiếp giữa các thành viên trong cùng một Công ty.
Việc xây dựng các hoạt động ngoại khóa để tăng giao lưu giữa các nhân viên và lãnh
đạo là một nhu cầu tất yếu để làm vững mạnh nội lực của Công ty.
Nguyễn Lê sẽ cùng đối tác xác định mục tiêu cần đạt tới, từ đó xây dựng các chương
trình hoạt động cụ thể để đạt được những mục tiêu đó. Tất cả các yếu tố được xây dựng
phù hợp với tên tuổi và thương hiệu cũng như thông qua việc tìm hiểu nguyện vọng của
các thành viên trong Công ty của đối tác. Các thành viên trong Công ty của đối tác sẽ cảm
thấy lãnh đạo Công ty đã quan tâm đặc biệt để tạo ra những giá trị chỉ để dành cho họ. Và
như vậy, để đáp lại sự quan tâm của Công ty, họ sẽ nỗ lực hết mình để đóng góp vào sự
thành công của đối tác.

2. Thực trạng quy trình thực hiện:
Quy trình chung của Nguyễn Lê có thể đưa ra thành các bước tiến hành cơ bản sau:
Tìm kiếm khách hàng

Xác định yêu cầu và thương lượng

Chuẩn bị thực hiện

Thực hiện

Truyền thông sau sự kiện

Kết thúc hoạt động, đánh giá.

a. Tìm kiếm khách hàng:


Tài liệu này tải từ

17

Từ trước tới nay, khách hàng của công ty được tìm kiếm thông qua hoạt động PR và
bán hàng cá nhân của công ty. Những cá nhân tham gia vào quá trình tìm kiếm khách
hàng thường giám đốc, trưởng các bộ phận, đôi khi là những người có kinh nghiệm làm
việc lâu năm.
Nhân viên kinh doanh của Nguyễn Lê tuy nhiều, nhưng cá nhân tham gia tìm kiếm
khách hàng thì rất ít. Chủ yếu là làm các chương trình sự kiện, phụ trách những chương
trình đã được đặt hàng. Điều này dẫn đến sự lãng phí nguồn nhân lực của công ty, một là
do chính sách, hai là do sự chủ động của nhân viên Nguyễn Lê. Nguyên nhân của việc ít
nhân viên tham gia vào tìm kiếm khách hàng, theo em, thứ nhất là do tính chất của hoạt

động tổ chức sự kiện, cũng như các dịch vụ được cung cấp phục vụ cho hoạt động tổ chức
sự kiện khá phức tạp, đòi hỏi có kinh nghiệm và hiểu các dịch vụ công ty cung cấp. Trong
khi đó, lượng nhân viên đáp ứng được những nhu cầu này thì không nhiều, bởi nhân viên
của Nguyễn Lê ngày một nhiều hơn, tuy nhiên việc hợp tác lâu dài với Nguyễn Lê còn
nhiều hạn chế, nhân viên đa số là mới, chưa thạo việc, thời gian đào tạo tổ chức sự kiện
khá lâu, nhân viên chưa đủ khả năng tìm kiếm nguồn khách hàng cho công ty. Thứ hai,
phân đoạn thị trường của Nguyễn Lê đa số là thuộc khối nhà nước, khó tiếp xúc trực tiếp
nếu không có mối quan hệ rộng từ trước. Hiện nay, công ty đang mở rộng ra khối kinh tế,
cụ thể là các doanh nghiệp trong và ngoài nước, tuy nhiên, việc tiếp xúc với doanh nghiệp
để chào bán về dịch vụ tổ chức sự kiện cũng không đơn giản, yêu cầu cao đối với người
chào bán. Thứ ba, Nguyễn Lê chưa có bộ phận chuyên trách tìm kiếm khách hàng, mới
đây có bộ phận PR, hiện nay có 3 người, vẫn chưa tham gia được nhiều vào quá trình tìm
kiếm khách hàng, hay chưa có giải pháp cụ thể cho việc tìm kiếm khách hàng. Mới ở giai
đoạn xây dựng hệ thống cơ sở dữ liệu cho công ty để giới thiệu với khách hàng.
Tóm lại, về công tác tìm kiếm khách hàng, chủ yếu dựa trên các mối quan hệ của giám
đốc và các trưởng phòng phụ trách kinh doanh, truyền thông, cố vấn của công ty. Thị
trường tổ chức sự kiện đang ngày càng lớn, thiết nghĩ Nguyễn Lê cần có những giải pháp
để tận dụng nguồn lực một cách hiệu quả hơn, để hướng tới việc mở rộng thị trường dịch
vụ tổ chức sự kiện. Có thể là tăng lương theo kỳ hạn cho những nhân viên lâu năm, phát
huy các mối quan hệ của họ, đào tạo bộ phận chuyên phụ trách bán hàng, có biện pháp


Tài liệu này tải từ

18

khuyến khích với các hợp đồng được ký kết qua giới thiệu của các nhân viên, giao cho họ
quyền đàm phán, tiếp xúc khách hàng,…
b. Xác định yêu cầu và thương lượng:
Dưới góc nhìn của người làm marketing, điều quan trọng nhất của việc thực hiện

chương trình sự kiện là đáp ứng một cách tối ưu những mong muốn của khách hàng, hay
thông điệp gửi đến công chúng trong chương trình tổ chức sự kiện. Bởi vậy, xác định yêu
cầu, và hiểu đúng mong muốn của khách hàng là một trong những yếu tố quan trọng
quyết định sự thành bại cho cả chương trình sự kiện.
Nguyễn Lê đưa ra nội dung cần thiết đối với việc tìm hiểu yêu cầu của khách hàng và
thương lượng là: thông tin về đối tác như công ty chuyên về lĩnh vực gì, người mong
muốn thực hiện chương trình là ai, người tham gia đàm phán là ai, họ hiểu thế nào về
công tác tổ chức hoạt động sự kiện, đặc biệt là họ mong muốn tổ chức một chương trình
sự kiện như thế nào, khả năng chi phí của họ cho chương trình sự kiện đó, thời gian tổ
chức khi nào, đối tượng công chúng của họ là ai, mong muốn của họ đối với công chúng
mục tiêu là gì, họ yêu cầu Nguyễn Lê cung cấp dịch vụ tổ chức trọn gói, hay họ sẽ tham
gia vào phần nào của chương trình sự kiện,... Tất cả những yếu tố trên đều được coi trọng
để xác định lịch trình, địa điểm, kịch bản cho một chương trình, yêu cầu cho người đại
diện đàm phán cẩn thận, tỉ mỉ và nhanh chóng nắm được mong muốn của khách hàng,
cũng như khả năng đáp ứng nhu cầu của Nguyễn Lê.
Việc tham gia đàm phán do người phụ trách chương trình chịu trách nhiệm. Tham gia
đàm phán thường có 2 người trở lên, một là người có mối quan hệ sẵn với đối tác, hai là
người chịu trách nhiệm tổ chức chương trình. Hai đối tượng này cùng tham gia đàm phán
để có thể hỗ trợ lẫn nhau, cũng như để đáp ứng mong muốn của khách hàng một cách tốt
nhất.
Kết quả của quá trình tìm hiểu yêu cầu và thương lượng với khách hàng thường là xác
định sự kiện tổ chức thuộc loại hình sự kiện nào, chủ đề cho sự kiện là gì, chi phí cho sự
kiện là bao nhiêu, thông điệp khách hàng mong muốn gửi tới công chúng là gì, công
chúng tham dự là những ai, bao nhiêu người, thời lượng diễn ra trong bao lâu, địa điểm
thực hiện có thể là ở những đâu.


Tài liệu này tải từ

19

Theo đánh giá của đối tác (trong điều tra bảng hỏi) về việc Nguyễn Lê đáp ứng tốt
mong muốn của họ sau khi sự kiện diễn ra ở mức độ như sau:
Mức độ thỏa mãn mong muốn

(%
)

Hoàn toàn

62,
5

Chưa hoàn toàn

32,
5

Không như mong muốn

5

Điều này cho thấy kịch bản chương trình, công tác tổ chức, thực hiện của Nguyễn Lê
chưa hoàn toàn đáp ứng được mong muốn của họ. Phần lớn đối tác đều cho rằng Nguyễn
Lê khá cẩn thận, chi tiết, thuận tiện cho khách hàng trong công tác tổ chức vì hầu như làm
trọn gói, tuy nhiên phần kết nối với họ chưa tốt, chưa liên tục, thường là thực hiện theo
chủ quan, theo thói quen. Vậy nên, trong giai đoạn này, tuy đã thực hiện khá tốt, nhưng
Nguyễn Lê cũng cần có giải pháp trong tìm hiểu yêu cầu của khách hàng để tạo sự hài
lòng cao hơn như: tìm hiểu nhu cầu của họ về độ chuyên nghiệp, sáng tạo trong chương
trình, tìm hiểu mong muốn của đối tượng công chúng mục tiêu để đưa ra kịch bản sáng

tạo, ấn tượng gửi thông điệp đến họ, tránh làm theo thói quen. Ngoài việc đáp ứng đúng
mong muốn của đối tác, còn nhanh nhạy trong việc tìm hiểu nhu cầu, tư vấn cho họ
những giải pháp tối ưu dựa trên cơ sở mong muốn của công chúng tham dự, mục đích đạt
được sau chương trình sự kiện, và quảng bá hình ảnh của đối tác một cách tốt nhất, họ sẽ
cảm thấy thích thú hơn…
c. Chuẩn bị thực hiện:
- Sau khi đã có chủ đề cho sự kiện cần tổ chức, người tổ chức cần nắm được những
yếu tố vĩ mô ảnh hưởng tới chương trình như luật, khu vực tổ chức, văn hóa riêng của
khách hàng, nguồn lực, và những vấn đề vi mô như địa điểm, cách thức phục vụ, cách
trang trí, âm thanh ánh sáng, các kỹ xảo, hiệu ứng đặc biệt. Nguyễn Lê có bộ phận chuyên
phụ trách về sân khấu, về âm thanh, ánh sáng, về thiết bị phục vụ sự kiện, mối quan hệ
với các địa điểm nhà hàng, khách sạn, khu vui chơi giải trí,… nên việc huy động nguồn


Tài liệu này tải từ

20

lực khá nhanh và hiệu quả. Điều quan trọng hơn, đó là kết hợp nguồn lực cho phù hợp với
chủ đề của chương trình, mà người điều hành phải nắm rõ. Đôi khi, đối với những nhân
viên mới chưa quen việc, thì còn thiếu linh hoạt, người thực hiện chương trình cũng có sự
chia sẻ thông tin một cách cởi mở, thẳng thắn, tạo điều kiện cho đồng nghiệp học hỏi kinh
nghiệm và chủ động hợp tác trong quá trình thực hiện chương trình. Tuy nhiên, việc huy
động ý tưởng chưa được tốt cho lắm, thường là theo khuôn mẫu, và những cá nhân cũng
ngại chủ động đóng góp. Người chịu trách nhiệm chương trình cần huy động những ý
tưởng sáng tạo của đồng nghiệp một cách chủ động hơn.
- Tiếp sau đó là viết chương trình: là cách tạo sản phẩm sự kiện trên giấy tờ. Chương
trình này sẽ được gửi đến khách hàng với bảng báo giá và chờ phản hồi từ phía khách
hàng. Thông thường, đối với một sự kiện, đây là giai đoạn quan trọng tạo sự khác biệt với
các công ty sự kiện khác. Trong kịch bản chương trình của Nguyễn Lê, đa phần khách

hàng không đánh giá cao về mặt sáng tạo, cụ thể là:
Mức độ sáng tạo
Rất sáng tạo
Chưa sáng tạo lắm
Không sáng tạo

(%)
42,5
52,5
5,0

Ở Nguyễn lê, cũng như đa phần các công ty sự kiện ở Việt Nam đều bị đánh giá là
mức sáng tạo chưa cao, người Việt Nam ít có thói quen sáng tạo, hay làm theo khuôn
mẫu. Đôi khi, những ý tưởng sáng tạo cũng chưa được khuyến khích đúng mức bởi sự
ngại mạo hiểm trong mỗi chương trình tổ chức. Và cũng có thể, dịch vụ tổ chức sự kiện
vẫn còn là một lĩnh vực mới mẻ trên thị trường nên chưa có nhiều những ý tưởng sáng
tạo.
Bên cạnh việc đưa ra ý tưởng hay, còn phải đảm bảo khâu tổ chức được chu đáo.
- Kế tiếp, người thực hiện chương trình cần hoạch định trước trong đầu các công việc
cần thiết cho sự kiện. Kêt quả của việc hoạch định sẽ là các công việc cần (Ví dụ như:
Chuẩn bị đặt hàng cho dàn dựng và trang trí, tiến hành dàn dựng và trang trí địa điểm tổ
chức sự kiện, tổng dợt chương trình…); Bảng phân công công việc (Ai sẽ chịu trách
nhiệm đặt hàng và hối thúc các nhà cung cấp) và thời hạn hoàn thành công việc. Đa phần


Tài liệu này tải từ

21

đối tác khá hài lòng với khâu này, bởi bảng phân công công việc của Nguyễn Lê khá rõ

ràng, chi tiết, cụ thể, thời gian khá hợp lý. Tuy nhiên, với những sự kiện có nhiều bên
tham gia, sự phối hợp về thời gian đôi khi còn trục trặc, gây khó khăn trong việc thực hiện
chuơng trình. Với những sự kiện lớn, sự trao đổi vẫn còn những sơ sót thể hiện tính thiếu
chuyên nghiệp như việc âm thanh ánh sáng chưa kiểm tra lại trước khi chuẩn bị đưa ra sử
dụng do chủ quan như trong ngày hội Nguyễn Lê. Hợp đồng ký kết thuê địa điểm tổ chức
trước và sau không khớp gây hoang mang cho công chúng tham dự trong lễ hội hoa anh
đào chẳng hạn. Và kể cả việc ít khi đưa ra kế hoạch dự phòng đối với sự cố trong sự kiện
như mưa bão thì sân khấu ngoài trời có thể chuyển địa điểm hay không, hay là ngừng hoạt
động,… Điều này thể hiện trình độ chuyên môn của người tổ chức sự kiện, cũng như
đánh giá một phần sự chuyên nghiệp trong công tác tổ chức.
- Trên cơ sở, chương trình đã được hoạch định, đưa ra kế hoạch truyền thông cho sự
kiện. Đây cũng là một trong những yếu tố quan trọng trước khi tổ chức sự kiện, nhờ đó
mà đối tác có thể nắm bắt được tất cả các cơ hội tiềm năng, xác định được đối tượng
khách hàng mục tiêu của mình và thu hút họ tham dự. Kế hoạch truyền thông được dựa
vào chi phí cho truyền thông là bao nhiêu, tính chất sự kiện thuộc khối tư nhân, hay nhà
nước, nội bộ hay bên ngoài, các đầu mối liên lạc với báo chí, truyền hình, cơ quan truyền
thông khác phục vụ cho sự kiện được đưa ra cụ thể, chi tiết, và giao cho các cá nhân phụ
trách cụ thể từng công đoạn. Đặc biệt thời gian để thực hiện truyền thông là bao lâu, điều
này tùy thuộc vào nhu cầu của đối tác. Thông thường, kế hoạch thực hiện truyền thông
phải được hoàn thành trước 1 tháng đối với sự kiện thông thường, thuộc phạm vi doanh
nghiệp. Đối với những sự kiện thương mại có sự góp mặt của nhiều công ty khác nhau,
thì tổ chức hoạt động truyền thông cần thực hiện sớm để tranh thủ sự ưu tiên của công
chúng tham dự. Và Nguyễn Lê được đối tác đánh giá khá tốt trong công tác chuẩn bị này.

d. Thực hiện kế hoạch có kèm kiểm soát:


Tài liệu này tải từ

22

Lúc này mọi người sẽ thực hiện công việc đặt ngoài theo kế hoạch và có sự giám sát
của người phụ trách chương trình.
Người phụ trách sẽ điều phối nhân lực theo công việc đã được phân công. Những lúc
có phát sinh ngoài dự kiến, mọi người sẽ cùng tập hợp lại để cùng giải quyết tại chỗ.
Kết thúc sự kiện, tất cả cùng dọn dẹp nơi tổ chức, sửa lại các vật dụng đã sử dụng,
chuyển đồ đạc về kho, và xử lý tại chỗ một số yêu cầu của nhà cung cấp (Ví dụ như hợp
đồng sân bãi, chi phí phục vụ tiệc, đồ đạc được thuê phục vụ cho sự kiện,…)
Trong giai đoạn này, tính chuyên nghiệp của Nguyễn Lê được thể hiện ra ngoài. Nhất
là trong việc tổ chức tỉ mỉ, chu đáo, linh hoạt trong xử lý sự cố, cách kết hợp làm việc
giữa những người trong nhóm, và kết hợp với đối tác trong khâu tổ chức. Cụ thể, đối tác
đánh giá mức độ chuyên nghiệp của Nguyễn Lê như sau:
Mức độ chuyên nghiệp
Rất chuyên nghiệp
Còn có điểm chưa chuyên nghiệp
Không chuyên nghiệp

(%)
57,5
40,0
2,5

Mức độ rất chuyên nghiệp chiếm phần lớn (57,5%), còn có điểm chưa chuyên nghiệp
cũng được đánh giá khá cao (40%), và không chuyên nghiệp chỉ có 2,5%. Vậy hầu hết đối
tác đều đánh giá Nguyễn Lê có những điểm chuyên nghiệp, tuy nhiên vẫn còn nhiều yếu
tố cần xem xét để nâng cao khả năng chuyên nghiệp của Nguyễn Lê mà đối tác phản hồi
như: lịch trình diễn ra không chuẩn xác, cơ sở vật chất kém chất lượng, ánh sáng chưa đủ
độ sáng, không có đầu mối liên lạc rõ ràng làm đối tác cảm thấy khó khăn, nhân sự chồng
chéo, sắp xếp thời gian chưa hợp lý,… Nguyễn Lê cần quan tâm hơn tới những yếu tố
trên để có giải pháp thích hợp cho mỗi trường hợp xảy ra, hoàn thiện khả năng chuyên

nghiệp trong khâu tổ chức thực hiện sự kiện.
e. Truyền thông sau sự kiện:
Kết thúc sự kiện, thì công tác truyền thông sau sự kiện cũng không kém phần quan
trọng để tác động tới công chúng, tạo dựng hình ảnh của doanh nghiệp. Thường thì công
tác truyền thông đối với mỗi sự kiện lớn được các đơn vị truyền thông phụ trách như báo
chí, truyền hình do trách nhiệm của họ, hoặc đã được đơn vị tổ chức thuê từ trước. Ngoài


Tài liệu này tải từ

23

ra, Nguyễn Lê có thể đảm trách luôn nhiệm vụ này nếu đối tác có nhu cầu như: quay
phim, chụp ảnh, liên hệ báo chí truyền hình,…
Bên cạnh đó, việc chăm sóc khách hàng sau sự kiện của Nguyễn Lê cũng là một khâu
quan trọng, nhằm thiết lập và theo sát các mối quan hệ lâu dài, do người phụ trách chương
trình đảm trách. Đối với mỗi đối tượng khách hàng, Nguyễn Lê sẽ có những giải pháp
riêng, như tổ chức các tour du lịch, giới thiệu các spa để nghỉ ngơi chăm sóc sức khỏe,
các khu vui chơi giải trí cao cấp resort ở bãi biển,… Trên cơ sở đó, dẫn tới các hợp đồng,
những lần công tác tiếp theo, và những khách hàng khác được giới thiệu qua đối tác. Ở
khâu này, hoạt động của Nguyễn Lê vẫn chưa nhiều, thường là liên hệ cảm ơn và nhận
phản hồi từ phía đối tác về chương trình thực hiện. Những đánh giá của khách hàng, được
lưu giữ và đưa lên web của công ty.
f. Kết thúc sự kiên:
Kết thúc sự kiện, các bên hoạch toán ngân sách thực tế, những khoản phát sinh thừa,
hay thiếu so với dự tính ban đầu được kê khai.
Các cá nhân tham gia vào tổ chức sự kiện sẽ viết báo cáo kết quả chương trình về cảm
nhận của cá nhân, về hoạt động tại khâu mình phụ trách, thành công hay có trục trặc gì,
đánh giá của đối tác về khâu công việc đó… và gửi cho thư ký phòng, rồi tổng hợp gửi
cho phòng truyền thông. Đa phần đều đánh giá tốt các chương trình thực hiện. Đôi khi

cũng có một vài phát sinh nhỏ trong quá trình thực hiện chương trình bị đối tác phàn nàn,
như đã nói ở phần thực hiện chương trình.
Phần cảm nhận sau cùng của đối tác, đối với chất lượng sự kiện được tổ chức theo
điều tra cho thấy:
Còn mong muốn cộng tác lần tiếp theo
Có
Còn tùy
Không

(%)
60,0
40,0
0,0

Trong mẫu điều tra, ý kiến đồng ý là 60%, còn lại 40% ý kiến còn xem xét lại. Như
vậy, cho thấy Nguyễn Lê vẫn chưa hoàn toàn thỏa mãn mong muốn của đối tác. Mọi đánh
giá của đối tác đối với chương trình khi trao đổi với đơn vị tổ chức đều được lưu lại cẩn


Tài liệu này tải từ

24

thận, và đưa ra giải pháp để khắc phục, đặc biệt với những người trực tiếp tham gia tổ
chức sự kiện đó. Và công ty đánh giá cao với cá nhân nhận được sự khen ngợi của khách
hàng.
Theo em, Nguyễn Lê và các công ty sự kiện khác thường ít quan tâm là ý kiến đánh
giá của công chúng tham dự sự kiện. Thường đánh giá dựa trên cảm nhận chủ quan về
cảm xúc của người tham dự. Trong khi, đối tượng công chúng mục tiêu là đối tượng cuối
cùng mà đối tác hướng tới. Đánh giá của công chúng mục tiêu với chương trình cũng thể

hiện kết quả của quá trình làm việc của Nguyễn Lê có đáp ứng được mong muốn của
khách hàng hay không.
Ngoài ra, những cuộc họp đánh giá sau mỗi sự kiện thường không nhiều, hoặc mọi
người chưa cởi mở để đưa ra những ý tưởng cá nhân, những ý tưởng sáng tạo để nâng cao
tính chuyên nghiệp trong công tác cung cấp dịch vụ.
II. Đánh giá hoạt động kinh doanh tổ chức sự kiện của Công ty TNHH Liên hiệp
Nguyễn Lê:
1.
Đánh giá chung của đối tác với một chương trình sự kiện:
Những đánh giá của đối tác với chất lượng của sự kiện đã được phân tích ở phần (I). Ở
đây là những đánh giá khách quan của đối tác đối với một chương trình sự kiện nói
chung.
Những yếu tố được coi là mấu chốt để đem đến thành công cho một sự kiện, được
những đối tác thuộc mẫu lựa chọn như sau:
Yếu tố mấu chốt để thành công
Nhân sự
Sự chuyên nghiệp
Chất lượng kỹ thuật
Sáng tạo
Linh hoạt trong xử lý sự cố
Kinh nghiệm
Đúng với văn hóa
Yếu tố khác

Ý kiến đồng ý (%)
50,0
90,0
55,0
72,0
57,5

40,0
60,0
22,5

Chuyên nghiệp (90%), sáng tạo (72%), đúng với văn hóa (60%) là 3 yếu tố được đối
tác của Nguyễn Lê đánh giá cao nhất trong một sự kiện, điều này hợp lý với nhiều cách
nhìn nhận chung đối với thành công của một sự kiện ở Việt Nam nói riêng, thế giới nói
chung.