Bài giảng Quản lý dự án Chương 3: Tổ chức dự án và các vấn đề trong qlda

CHƯƠNG 3:
TỔ CHỨC DỰ ÁN & CÁC
VẤN ĐỀ TRONG QLDA

1.

Cấu trúc tổ chức

2.

Nhóm dự án

3.

Lãnh đạo

4.

Phương pháp giải quyết vấn đề

5.

Quản lý xung đột


CẤU TRÚC TỔ CHỨC (1)
Khái niệm




Tổ chức là một nhóm người được sắp xếp theo một
trật tự nhất định để có thể cùng phối hợp hoạt động
với nhau để đạt đến mục tiêu của tổ chức.
Cấu trúc tổ chức là một kiểu mẫu được đặt ra để
phối hợp hoạt động giữa các người trong tổ chức.
Cấ
Cấuutrú
trúcc
Mụ
Mụcctiê
tiêuu
AA

BB

Nhiề
Nhiềuungườ
người i

2


CẤU TRÚC TỔ CHỨC (2)
Các dạng cấu trúc tổ chức
Mụctiêu
tiêu
Mục
Nângcao
caohiệu
hiệuquả

quảvà
và
Nâng
phânquyền:
quyền:
phân
Quyềnhạn
hạn
••Quyền
Tráchnhiệm
nhiệm
••Trách
Tínhchịu
chịutrách
trách
••Tính
nhiệm
nhiệm

Phânchia
chiabộ
bộ
Phân
phận
phận
Chứcnăng
năng
••Chức
Sảnphẩm
phẩm

••Sản
Kháchhàng
hàng
••Khách
Lãnhthổ
thổ
••Lãnh
Quátrình
trình
••Quá

Cấutrúc
trúctổ
tổchức
chức
Cấu
Dạngchức
chức
••Dạng
năng
năng
Dạngdự
dựán
án
••Dạng
Dạngma
matrận
trận
••Dạng

3


CẤU TRÚC TỔ CHỨC (3)
Cấu trúc tổ chức dạng chức năng: Dự án được chia ra làm nhiều
phần và được phân công tới các bộ phận chức năng hoặc các nhóm
trong bộ phận chức thích hợp. Dự án sẽ được tổng hợp bởi nhà quản
lý chức năng cấp cao
Chủ tịch /
Giám đốc

Phó GĐ
Tài chính

Phó GĐ

Phó GĐ

Phó GĐ

Marketing

Sản xuất

Kỹ thuật

Khuyến
mãi
Bán hàng
…

Nghiên
cứu thị
trường

Sản xuất
Kiểm tra
chất lượng
…

Quản lý
tồn kho

Kỹ thuật điện
Kỹ thuật
cơ
…

Thiết kế

4


CẤU TRÚC TỔ CHỨC (4)


Ưu điểm:











Sử dụng hiệu quả các kinh nghiệm và các phương tiện chung
Cơ cấu tổ chức cho hoạnh định và kiểm soát
Tất cả các hoạt động đều có lợi từ những công nghệ hiện đại nhất
Tiên liệu trước những hoạt động trong tương lai để phân bổ nguồn lực
Sử dụng hiệu quả các yếu tố sản xuất
Ổn định và phát triển nghề nghiệp lâu dài cho nhân viên
Phù hợp cho loại hình sản xuất đại trà

Nhược điểm:







Không có quyền lực dự án tập trung, do đó không có ai có trách nhiệm
cho dự án tổng thể.
Ít hoặc không có hoạch định và viết báo cáo dự án
Ít quan tâm đến yêu cầu của khách hàng
Việc thông tin liên lạc giữa các chức năng gặp khó khăn
Khó tổng hợp các nhiệm vụ đa chức năng
Có khuynh hướng quyết định theo những nhóm chức năng có ưu thế

nhất
5


CẤU TRÚC TỔ CHỨC (5)
Cấu trúc tổ chức dạng dự án: Một nhà quản lý phải chịu trách

nhiệm quản lý một nhóm/ tổ gồm những thành viên nòng cốt
được chọn từ những bộ phận chức năng khác nhau trên cơ sở
làm việc toàn phần (full-time). Các nhà quản lý chức năng không
có sự tham gia chính thức
Chủ tịch /
Giám đốc

Kỹ thuật
Sản xuất
…

Tiếp thị
Phó GĐ
Dự án 1

Phó GĐ
Dự án 1

…

Phó GĐ
Dự án 1

Kỹ thuật

Kỹ thuật

Kỹ thuật

Sản xuất

Sản xuất

…

…

Sản xuất

Tiếp thị

Tiếp thị

…

Tiếp thị

6


CẤU TRÚC TỔ CHỨC (6)


Ưu điểm:









Có sự kiểm soát chặt chẽ do có quyền lực dự án
Thời gian xúc tiến dự án nhanh chóng
Khuyến khích sự cân đối về thành quả, thời gian biểu và chi phí
Tạo sự trung thành của các thành viên trong dự án
Có mối quan hệ tốt với các đơn vị khác
Quan tâm đến yêu cầu của khách hàng

Nhược điểm:






Sử dụng nguồn lực không hiệu quả
Không chuẩn bị những công việc trong tương lai
Ít có cơ hội trao đổi kỹ thuật giữa các dự án
Ít ổn định nghề nghiệp cho những thành viên tham gia dự án
Khó khăn trong việc cân đối công việc khi dự án ở giai đoạn bắt
đầu và kết thúc.

7


CẤU TRÚC TỔ CHỨC (7)
Cấu trúc tổ chức dạng ma trận: Là sự kết hợp của hai dạng cấu
trúc tổ chức dạng chức năng và dự án.
Chủ tịch /
Giám đốc

Phó GĐ
Tài
chính

Phó GĐ
Marketi
ng

Phó GĐ
Sản
xuất

Phó GĐ
Kỹ
thuật

Phó GĐ
QL các dự
án
GĐ dự án 1

GĐ dự án
2

GĐ dự án
3

8


CẤU TRÚC TỔ CHỨC (8)


Ưu điểm:









Sử dụng hiệu quả nguồn lực
Tổng hợp dự án tốt
Luồng thông tin được cải thiện
Đáp ứng sự thích nghi nhanh chóng
Duy trì kỷ luật làm việc tốt
Động lực và cam kết được cải thiện

Nhược điểm:








Sự tranh chấp về quyền lực
Gia tăng các mâu thuẫn
Thời gian phản ứng lại chậm chạp
Khó khăn trong giám sát và kiểm soát
Quản lý phí tăng cao
Trải qua nhiều căng thẳng (stress)
9


CẤU TRÚC TỔ CHỨC (9)


Các nhân tố trong lựa chọn cấu trúc tổ chức


Số lượng dự án và mức độ quan trọng tương đối giữa các dự án





Mức độ không chắc chắn (không ổn định) trong các dự án









Hệ thống kiểm soát phản hồi

Các dạng công nghệ được sử dụng




Dự án có thường xuyên diễn ra?
Có mức độ quan trọng tương đối giữa các dự án?

Số lượng công nghệ sử dụng? Thời gian sử dụng?

Mức độ phức tạp của dự án
Thời gian của dự án
Nguồn lực được sử dụng trong các dự án
Chi phí cố định
Các yêu cầu về dữ liệu

10


NHÓM DỰ ÁN (1)

 Nhóm


dự án là gì? (What is a project team?)

Nhóm dự án là mọi người cùng làm việc với nhau để đạt được mục
tiêu chung



Mục đích là nhằm đạt được hiệu quả tổng hợp (Synergy), nghĩa là,
đạt được “tối ưu tổng thể” mà nó lớn hơn “tổng các tối ưu cục bộ”
Người
Người
phác
phác
họa
họa
Người
Người
thiết
thiết
kế
kế
Người
Người
thực
thực
hiện
hiện

Người
Người
lập kế
lập kế
hoạch
hoạch

Nhà
Nhà
QLDA
QLDA

Người
Người
mua
mua
sắm
sắm

Kỹ
Kỹsư
sư

Kế
Kế
toán
toán
Thư
Thư

ký
ký
11


NHÓM DỰ ÁN (2)


Các hoạt động trong 1 nhóm dự án






Nhóm thông tin: thu thập & đối chiếu thông tin
 đề xuất
Nhóm sản xuất: tạo ra sản phẩm/ dịch vụ
Nhóm quản lý: tổ chức, quản lý con người & tài nguyên

“Nhóm” & “Tập thể”?

Thành viên của một
tập thể
- Có các mục tiêu chung
- Thực hiện những hành động
cá nhân
- Tạo ra những thành quả cá
nhân
- Sử dụng những ảnh hưởng

Thành viên của một
nhóm
- Chia sẻ các mục đích
- Thực hiện những hành động
hợp tác
- Tạo ra những thành quả tập
thể
- Hình thành những sản phẩm
nhóm có thể xác định & đo
được

12


NHÓM DỰ ÁN (3)
Mục đích của nhóm
DA
– Để đạt được cam kết tiến
độ, khối lượng công việc
phải được phân công tới
nhiều người.
– Phạm vi của dự án đòi
hỏi phải có nhiều kỹ năng
mà một người không có
khả năng biết hết.
– Động não nhóm và thảo
luận là một cách làm việc
theo nhóm để đưa ra các ý
kiến, ý tưởng và giải quyết

vấn đề.

Mục đích của thành viên
nhóm DA
– Để thỏa mãn nhu cầu
xã hội của cá nhân, muốn
trở thành một cái gì đó
hay một phần của nhóm.
– Để chia sẻ rủi ro với các
thành viên khác.
– Để củng cố lòng tự
trọng. Mọi người muốn
giới thiệu chính họ. Theo
cách này họ sẽ xác định
được mối quan hệ với
người khác, như là một
thành viên của nhóm hay
công ty.

13


NHÓM DỰ ÁN (4)
Mục đích của nhóm
DA
– Mang mọi người trong
nhóm lại với nhau để thực
hiện quá trình ra quyết
định.
– Nhóm dự án thường đưa

ra những quyết định nhiều
rủi ro hơn những quyết
định của từng cá nhân.
– Gia tăng động lực thúc
đẩy
– Hỗ trợ cho các thành
viên nhóm khác khi họ yêu
cầu giúp đỡ.

Mục đích của thành viên
nhóm DA
– Đây là cách để nhận
được sự ủng hộ trong việc
thực hiện các mục tiêu
của họ.
– Nhóm tạo một ngôi nhà
tâm lý cho các cá nhân.

14


NHÓM DỰ ÁN (5)


Những lợi ích và khó khăn khi làm việc theo nhóm

LỢI ÍCH
- Nâng cao được thành quả
- Xây dựng hiệu quả tổng hợp
- Nâng cao khả năng sáng tạo

- Giảm bớt căng thẳng và các
mâu thuẫn
- Giải quyết vấn đề một cách
hiệu quả
- Nâng cao yếu tố đạo đức,
tinh thần, sự quan tâm và sự
tin tưởng
- Đương đầu với thử thách

KHÓ KHĂN
- Tốn thời gian và công sức
- Ra quyết định chậm
- Dẫn đến xu hướng nhóm
tách rời khỏi tổ chức “Mẹ”
- Hình thành bè phái

15


NHÓM DỰ ÁN (6)


Các yếu tố để xây dựng một nhóm hiệu quả





Kỹ năng của các thành viên trong nhóm
Cấu trúc tổ chức

Kiểu quản lý
Giao tiếp hiệu quả là yếu tố chủ yếu của việc xây dựng nhóm
hiệu quả
 Biết lắng nghe
Thái độ: quan tâm, chu ý, tôn trong
 Dáng điệu: nghe bằng mắt, không cat ngang lơi nói người khác
 Tập trung: nội dung, cảm xúc




Giải quyết mâu thuẫn

16


Quan điểm cũ về sự mâu thuẫn

11/01/16

NHÓM DỰ ÁN (7)
Quan điểm mới về sự mâu thuẫn
Không thể tránh được mâu thuẫn 
cần phải đương đầu với mâu thuẫn

Mâu thuẫn là do sai lầm của quản lý

Mâu thuẫn là do nhiều nguyên nhân
khác nhau

Mâu thuẫn là một dấu hiệu xấu

Mâu thuẫn có thể xấu, có thể tốt

Mâu thuẫn cần phải được loại bỏ

Mâu thuẫn cần phải được quản lý
và kiểm soát

TS. Nguyễn Thúy Quỳnh Loan

Tìm cách tránh mâu thuẫn

Các thất bại khi làm việc theo nhóm 
-  Mâu thuẫn nội bộ (mâu thuẫn không giải quyết được)
-  Các thành viên đều lo lắng và nản lòng
- Các quyết định tùy tiện được ra bởi một người hay một số người
không có sự chấp nhận của những người khác.
17


LÃNH ĐẠO (1)
 Lãnh

đạo và các nguồn gốc của quyền lực

Lãnh đạo là khả năng động viên, cưỡng ép, thúc đẩy, hướng
dẫn và chỉ đạo người khác hoàn thành một nhiệm vụ cụ thể để
đạt tới mục tiêu của tổ chức
 Nguồn gốc của quyền lực



Quyền lực chính thức
 Quyền lực do sự tưởng thưởng
 Quyền lực do cưỡng bức (hình phạt)
 Quyền lực chuyên môn
 Quyền lực tôn phục (uy tín)
 Thực tế: quyền lực thông tin, thuyết phục, liên kết…




Lý thuyết về lãnh đạo




Lý thuyết lãnh đạo theo cổ điển
Lý thuyết lãnh đạo theo hành vi
Lý thuyết lãnh đạo theo tình huống
18


LÃNH ĐẠO (2)
 Lý

thuyết lãnh đạo theo tình huống

Tình huống

1

Mối quan
hệ giữa nhà
QL và nhân
viên
Cấu trúc
nhiệm vụ

 
Tốt

2

3

4

 
Tốt

 
Tốt

 
Tốt

5

6

7

8

 
Xấu

 
Xấu

 
Xấu

 
Xấu

Rõ
ràng

Khôn
g rõ
ràng

Khôn
g rõ
ràng
Yếu

Rõ

ràng

Rõ
ràng

Khôn
g rõ
ràng

Khôn
g rõ
ràng

Rõ
ràng

Quyền lực
chính thức

Mạnh

Yếu

Mạnh

Yếu

Mạnh

Yếu

Mạnh

Phong cách
lãnh đạo
hiệu quả

T

T

T

R

R

R

 
 
R

T
19


LÃNH ĐẠO (3)
 Các

phong cách lãnh đạo
Cao

9

1.9

 

 

 

 

 

 

 

9.9

8

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Sự

7

 

 

 

 

 

 

 

 

 

quan
tâm
đến
con
ngườ
i

6

 

 

 

 

 

 

 

 

 

5

 

 

 

 

 

 

 

 

4

 

 

 

 

5.
5

 

 

 

 

 

3

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1

1.
1

 

 

 

 

 

 

 

9.1

 

1

2

3

4

5

6

7

8

9

Thấp

Thấp

Sự quan tâm đến

công việc

Cao
20


ỦY

O
Ạ
ỈĐ
H
C

Cao

HÀNH VI CHỈ ĐẠO

QU
YỀ

N

HÀNH VI HỖ TRỢ

Ợ
TR

G
Ợ

HỖ

IÝ

Cao

LÃNH ĐẠO THEO TÌNH HUỐNG

Thấp


HÀNH VI LÃNH ĐạO
Hành vi chỉ đạo: Hướng dẫn (chỉ+bảo) + Giám sát
 Tổ chức
 Kiểm soát
 Giám sát
Hành vi hỗ trợ:
 Khen ngợi, khuyến khích
 Lắng nghe
 Tạo điều kiện/ Thuận tiện hóa/ Dễ dàng hóa

NĂNG LỰC VÀ TẬN TÂM









Năng lực (Competent): phát triển nhờ rèn luyện,
hướng dẫn, hỗ trợ đặc biệt
Khả năng (Ability): là tại năng tự nhiên, giải thích vì
sao một người có thể dễ đạt một kỹ năng nào đó
Tận tâm (Commitment)= tự tin (Confidence) + động cơ
(motivation)
Tự tin: có thể thực hiện mà không cần giám sát
Động cơ: thích thú và nhiệt tình


Mức phát triển (M)
M1: Năng lực :Thấp
Tận tâm : Cao

Kiểu lãnh đạo (K)
K1:CHỈ ĐẠO
Hoạch định, Kiểm soát &
Giám sát

M2: Năng lực :Vừa
Tận tâm : Thấp

K2: GỢI Ý
Chỉ dẫn & Hỗ trợ

M3: Năng lực :Cao
Tận tâm : Biến đổi

K3: HỖ TRỢ-Khen
ngợi,Lắng nghe, Thuận
tiện hóa

M4: Năng lực :Cao
Tận tâm : Cao

K4: ỦY QUYỀN Trao
trách nhiệm


MỨC PHÁT TRIỂN CỦA CÁ NHÂN

NĂNG SUẤT

TINH THẦN

Cao

Cao

Hướng dẫn
(BẢO*CHỈ)

Kh.Kh. THỬ

QUAN SÁT

KH.KHÍCH

ực
l
g
n
Nă

(S
M1
Thấp

M2

n
ậ
t
ự

)
m
tâ

M3

M4

CÁC GIAI ĐOẠN PHÁT TRIỂN CỦA CÁ NHÂN

Thấp