Báo cáo thực tập tổng hợp công ty TNHH sitech việt nam

LỜĨ MỞ ĐẦU
vị đồng thời giúp sinh viên liên hệ tình hình thực tế của đơn vị với những
kiến thức đã được học trong nhà trường. Những kiến thức này không chỉ
là chuyên ngành mà là kiến thức tổng hợp như : Marketinh, Ke toán - Tài chính,
Nhân sự,.. .Những thực tế tại đơn vị sẽ phần nào giúp cho sinh viên hiếu rõ hơn,
Khoa
Tinnhững
Học Kinh
Te của
Trường
ĐạibịHọc
Kinh
Te Quốc
nắm vững
hơn
kiến thức
đã đựơc
trang
trong
trường
học. Dân có mục
tiêu đào tạo một đội ngũ tri thức có kiến thức cơ bản về Quản Lý Kinh Te và
Quản Trị Kinh Doanh, có kiến thức chuyên sâu về tin học và công nghệ phần
mềm và
có năng
dụng
mới nhất
thông tin
Không
chỉ ởlực
cácứng

nước
phátthành
triển quả
mà ngay
cả ở của
Việtcông
Nam,nghệ
ảnh hưởng
và
trong
lợi
íchKinh
mà Te.
công nghệ thông tin đem lại đã buộc các tổ chức, doanh nghiệp
không ngưng đối mới, áp dụng triệt đế thông tin vào sản xuất kinh doanh. Sự
phát triến nhanh chóng của công nghệ thông tin và truyền thông đã đưa ra
Sau 7niệm,
kì nghiên
cứu bao
gồm tố
bachức
khối làm
kiếnviệc
thứcmới
“các
mônmột
đại tổcương”
nhiều khái
quan niệm
và cách

trong
chức.
36%,
môn tế
cơthị
bản”
36%,thì“các
môn
28%. vấn
Họcđềkìquyết
cuối cùng
Trong“các
nền kinh
trường
thông
tinchuyên
là một ngành”
trong những
định
dành
đợtcông
thựccủa
tậpcả
trong
gian
15 tuần.
Mục tố
đích
của đọt thực tập tốt
đến sựcho

thành
một thời
doanh
nghiệp,
cơ quan,
chức.
nghiệp là giúp cho sinh viên đi sâu vào thực tế, kết hợp các kiến thức đã được
học trong nhà trường vào việc giải quyết một vấn đề đang đặt ra trong lĩnh vực
Kinh TeDovàhạn
Quản
quacửđónhân)
làm cho
chếtrịvềkinh
tầmdoanh.
nghiênThông
cứu (bậc
cũngsinh
nhưviên
thờinắm
gianvững
thực hơn
tập.
các
chuyên
đã đựơc
trang
bị trong
trường
đạinhiều
học và

bị
Hơnkiến
nữa,thức
tầm hiếu
biếtmôn
của bản
thân về
lý luận
và thực
tế còn
hạnchuẩn
chế nên
cho họ bước vào cuộc đời nghề nghiệp của mình.

Em xin chân thành cảm ơn!
Quá trình thực tập được chia làm 2 giai đoạn : giai đoạn thực tập tổng
hợp (kéo dài trong 5 tuần đầu) và giai đoạn thực tập chuyên đề (trong 10 tuần
còn lại). Ket thúc giai đoạn thực tập tổng hợp, báo cáo thực tập tổng hợp không
chỉ là kết quả của giai đoạn này mà là tài liệu lưu trữ tất cả các thông tin chính,
tống hợp về cơ quan thực tập và những kiến thức đó sẽ là nền tảng cho việc
nghiên cứu chuyên đề thực tập trong giai đoạn thứ hai : giai đoạn thực tập
chuyên đề.

2
Giai đoạn thực tập tống họp là giai đoạn tìm hiếu khái quát về đặc điếm


Chương I:

Tổng quan về công ty thực tập

I. Quá trình hình thành và phát triến của công ty.

Công ty được thành lập theo quyết định của Sở Ke Hoạch & Đầu tư
thành phố Hà Nội, chuyên ngành kinh doanh là về máy tính, các trang thiết bị,
các linh kiện về máy tính. Ngoài ra, công ty còn kinh doanh, lắp đặt các thiết bị
bảo vệ giám sát.

Tên giao dịch: Công Ty TNHH Sitech Việt Nam
Tên

tiếng

anh:

System

International

lập:

12/2006

technologies
Ngày

thành

Mã sổ thuế: 01002122737

Địa chỉ : 110 E4 - Lê Thanh Nghị - Hai Bà Trưng - Hà Nội
Điện

Thoại

:

(04)8684877

-

04.8684881

Fax : 84-4-8680017

Website : http:// www.manhinh-lcd.com & http:// www.vinasitech.com.vn

Công ty TNHH Sitech Việt Nam là công ty con thuộc Công Ty mẹ là Công ty
Cổ Phần Tin Học WTT có Địa chỉ tại :311/283 - Trần Khát Chân - Hà Nội. Có


2.

Cơ cấu tổ chửc của công ty.
Máy tính và trang thiết bị về máy tính như : CPU - bộ vi xử lý, Fan

For CPU - Quạt cho CPU, HDD - Ổ đĩa cứng, Fan For HDD, HDD BOX Quạt làm mát ổ cứng, hộp đựng 0 cứng, RAM - Bộ nhớ trong, USB Flash - 0
cứng di động, MEMORY Card, READER Card - Thẻ nhớ, đầu đọc thẻ nhớ,
Giám đốc
MAINBOARD - bo mạch chủ, MONITOR - Màn hình máy tính, CASE - vỏ

máy tính, CDROM - Ổ đọc đĩa CD, VCD, CDREWRITE - ổ ghi đĩa CDROM,
P.Giám đốc- Loa, VGA Card - Cạc màn hình,
SOUND Card - Cạc âm thanh, SPEAKER
WEBCAM - Internet camera, Fax Modem - Modem ADSL & ROUTER,
MOUSE - chuột, KEYBOARD - Bàn phím, NET VORKING - Thiết bị mạng,
NIC Card - Cạc mạng, SWITCHS - Đầu nối mạng, Phụ kiện máy tính...

-

Giám đốc công ty: Là người đại diện pháp nhân của công ty. Là người có

quyền ra các quyết định quan trọng trong công ty. Và cũng là người chịu mọi
trách nhiệm trước pháp luật.

-

P.Giám đốc: Là người giám sát các hoạt động của công ty, giúp giám đốc

giải quyết các vấn đề phát sinh. Và cũng là người lên các báo cáo, kế hoạch cho
giám đốc.
45


Tìm nguồn phân phối các sản phẩm mà công ty kinh doanh. Do mới
thành lập nên thị trường của công ty còn hẹp và chưa phong phú. Do đó vấn
đề về thị trường rất đựơc ban lãnh đạo công ty chú ý và đầu tư.

kế toán trưởng: Có nhiệm vụ tổ chức, thực hiện hoạch toán kinh doanh và
phân tích tình hình kinh tế toàn đơn vị. Theo dõi tình hình hàng hoá, tài sản, lập
báo cáo tổ chức thống kê theo quy định của nhà nước.

-

Phòng dự án ỉ Tìm nguồn dự án trong hoạt động của công ty. Các dự án
mà
công ty có thể đáp ứng tôt. Ngoài ra phong còn tham gia đấu thầu các
chương
trình công ty dự thầu do các đơn vị tư nhân cũng như là của nhà nước tố
chức.

-

Phòng kĩ thuật: Xử lý và lắp đặt các hệ thống mạng máy tính, thiết bị
bảo

vệ

tự động ...Thực hiện việc triển khai phần còn lại của hợp đồng đối với
khách
hàng.

Chăm sóc khách hàng về vấn đề kĩ thuật. Bao gồm cả vấn đề bảo hành
cho khách hàng và sau bán hàng.

3. Tìm hiểu về hoạt động của công ty.
3.1 Lĩnh vưc kinh doanh

6

ty. Với mục tiêu là : Sự hài lòng của khách hàng là niềm cổ vũ mạnh mẽ, là
động lực thúc đẩy của chúng tôi. Không ngừng mở rộng, nâng cao năng
lực phục vụ khách hàng, khả năng cung cấp các dịch vụ bán hàng và sau bán
hàng ngày càng tốt hơn ngày càng hoàn thiện hơn.

Tương lai lĩnh vực chính mà công ty tập trung chủ yếu vào đầu tư và
phát triển kinh doanh sẽ là các thiết bị bảo vệ. Đây là lĩnh vực mới mẻ và có
nhiều tiềm năng do vấn đề về bảo vệ ngày càng được đề cao, nhất là khi công
nghệ thông tin phát triến vượt bậc, giá cả các thiết bị cũng giảm đi. Tạo điều
kiện cho doanh nghiệp trang bị các thiết bị bảo vệ tụ’ động. Phục vụ đắc lực cho
doanh nghiệp. Mặt khác, trong lĩnh vực này cũng có ít các đối thủ cạnh tranh,
do đó áp lực cạnh tranh cũng giảm đi.
3.3 Đoi thủ canh tranh.

Ngày nay, với sự phát triển như vũ bão của kinh tế thế giới. Khoa học kĩ
thuật cũng phát triển một cách vượt bậc. Ngày càng xuất hiện nhiều doanh
nghiệp, đơn vị kinh doanh trên lĩnh vực công nghệ thông tin. Do đó bên cạnh sự
phát triển của công ty thì đã có nhiều công ty ra đời kinh doanh trên cùng một
lĩnh vực và đó sẽ là những đối thủ cạnh tranh gay gắt trên lĩnh vực công nghệ
thông tin. Đó có thế là những công ty lớn, đơn vị có tiếng tăm trên thị trường,
hay những đơn vị vừa nhỏ nhưng cũng chứa sức cạnh tranh tiềm ấn, điển hình
như: Công ty máy tính Trần Anh, Công ty máy tính Nam Á, Công ty máy tính
Lan Phương...
3.4Thưc trang ứmỉ dung tin hoc của CÔỈĨ2 tv

7


- Phần mềm: Hệ điều hành Window XP, phần mềm Microsoữ

Offíce 2003, một số phần mềm ứng dụng chuyên biệt khác như: phần mềm
kế toán, phần mềm Manager...

- Tuy nhiên do đặc thù của công ty, nên phần mềm mà công ty đang sử dụng

chưa đáp ứng tốt nhu cầu về quản lý hàng hóa. Do đó yêu cầu tất yếu về một
phần mềm hiệu quả hon cho việc quản lý hàng hoá mà công ty đang kinh doanh.
II. Đề Tài Nghiên cứu.
1. Tên đề tài.

Xây Dựng Chương Trình Quản Lý Hàng Hoá Tại Công Ty TNHH Sitech Việt

Nam
2. Lý do chọn đề tài:

Hiện nay, Công ty có sử dụng 4 máy tính chủ yếu đế phục vụ cho việc
truy cập mạng. Việc lun trữ dữ liệu, chứng từ chủ yếu là thủ công hoặc có chăng
cũng chỉ ở các file riêng lẻ. Việc lên báo cáo tuần, báo cáo tháng hay quý mới
chỉ dừng lại ở việc sử dụng các phần mềm Word, Excel nên việc đưa dữ liệu
vào báo cáo là hoàn toàn thủ công. Hơn nưa, việc tìm kiếm các thông tin cần
thiết phục vụ cho các hoạt động nghiệp vụ, cho công tác quản lý là rất khó khăn
và mất nhiều thời gian. Đe soạn thảo một hợp đồng xuất khẩu cần rất nhiều
thông tin từ các bộ họp đồng trước đó, hay việc hoàn tất một giao dịch xuất
khâu cũng dẫn đến thay đôi các số liệu về hàng hoá cũng như công nợ ... Như
vậy rất cần có một hệ thống quản lý dữ liệu đế truy vấn khi cần thiết và ghi chép
8


hàng như: Tốn nhiều thời gian trong việc nhập dữ liệu, vấn đề quản lý hàng
hoá, khách hàng cũng gặp nhiều khó khăn và sự bất lợi, việc giải quyết bài

toán bằng phưong pháp thủ công trong nền kinh tế thị trường là rất khó và nhiều
khi là không thế nhất là trong xu thế phát trien của thế giới ngày nay, khi
màcông nghệ thông tin đóng vai trò hết sức quan trọng và được ứng dụng rộng
rãi. Trên thế giới tù' khi xuất hiện các phần mềm phục vụ cho hoạt động quản lý
sản xuất kinh doanh, tài chính, nhân sự, tín dụng, marketing... Các tổ chức
doanh nghiệp không những tiết kiệm được chi phí cũng như thời gian mà còn
nâng cao năng lực hoạt động, khắc phục được sai sót, nhầm lẫn trong quá trình
quản lý, đem lại hiệu quả cao trong quá trình sản xuất kinh doanh. Đó xu hướng
tất yếu của thòi đại ngày nay. Một điều rất cần thiết cho sự mở rộng của tố
chức doanh nghiệp trong hiện tại và tương lai.

Khi tố chức doanh nghiệp phát triến với quy mô nhất định nào đó, thì số
lượng dữ liệu phát sinh hàng ngày cần ghi nhận và xử lý sẽ vượt quá khả năng
xử lý của hệ thống thông tin thủ công, hay hệ thống thông tin đã lỗi thời, nhất là
đổi với tổ chức doanh nghiệp hoạt động theo mô hình công ty me - công ty con.
Với các chi nhánh và công ty con được phân bố ở các khu vực khác xa nhau.
Việc ứng dụng tin học lúc này sẽ giúp cho các tố chức doanh nghiệp đáp ứng
được nhu cầu về lưu trữ và xử lý một khối lượng dữ liệu ngày càng lớn và giải
quyết các bài toán có quy mô và độ phức tạp ngày càng tăng. Từ đó có thể đưa
ra các quyết định chính xác, kịp thời. Giảm được chi phí về thời gian một cách
đáng kể.

Một khi sử dụng các phần mềm ứng dụng cho công tác quản lý thì doanh
nghiệp có thế nhanh chóng có được các thông tin phản ánh mọi mặt về tổ chức,
cũng như là có thế giảm thiếu số lượng nhân công cần thiết đế thực hiện công
9


ngày/ tuần. Nó cho phép doanh nghiệp giảm được chi phí và thời gian
cho việc quảng cáo sản phẩm, tìm kiếm và kí kết hợp đồng với đổi tác.

Đây là một đề tài có tính ứng dụng rất cao, chương trình mà đề tài xây
dựng chỉ nhằm mục đích phục vụ cho việc kinh doanh ở mức tác nghiệp, cung
cấp thông tin một cách đều đặn, kịp thời tạo ra các báo cáo cho các cấp quản lý
khác và cho cấp trên, giúp họ có khả năng đưa ra các quyết định dựa trên tình
hình thực tế.

Vì vậy, cần phải có một chương trình máy tính trợ giúp quá trình kinh
doanh của công ty. Cũng chính vì vậy mà tôi chọn đề tài:
“Xây Dựng Chương Trình Quản Lý Hàng Ho ả Tại Công Ty TNHH
Sitech Việt Nam”
3. Mục tiêu của đề tài:

- Chuyên nghiệp hoá các hoạt động thương mại, các hoạt động liên quan

đến bán hàng, giảm thiếu thời gian tìm kiếm thông tin về đối tác, khách hàng, về
hàng tồn kho...

- Đơn giản hóa chứng từ: Các chứng từ đều đựơc hình thành theo mẫu.

vì
thế việc cập nhật các chứng tù' đơn gian và ít thời gian. Tạo điều kiện cho công
ty có thế có nhiều thời gian vào việc phát triến thị trường và quản lý quan hệ đối
tác.
10


Cập nhật số liệu một cách chính xác và nhanh chóng về hàng hoá đế
cung cấp thông tin cho khách hàng và cho nhân viên cũng như cho ban lãnh
đạo công ty khi cần thiết.

- Đáp ứng được nhu cầu ứng dụng được những thành tựu của quá trình
phát triến khoa học công nghệ.
4. Công cụ thực hiện đề tài.

Công cụ thiết kế: Sử dụng phương pháp thiết kế Top - Down Design. Đây
là phương pháp thiết kế từ đỉnh xuống, đi từ cái tống thế đến chi tiết cho từng
chức năng. Theo đó hệ thống thông tin sẽ đuợc mô hình hoá bằng các sơ đồ.
Các phương pháp thiết kế cơ sở dữ liệu cho chương trình như thiết kế thông tin
đầu ra sau đó thực hiện chuẩn hoá cho ra một cơ sở dữ liệu.

Đối với việc tạo lập cơ sở dữ liệu ta sẽ dùng phần mềm Visual Basic 6.0
và Microsoft Office Access 2003.

Sử dụng ngôn ngữ Visual Basic 6.0 để lập chương trình. Visuaĩ Basic là
sản phấm phần mềm của Micrsoít. Đây là ngôn ngữ lập trình hướng đối tượng.
Có chế độ bảo mật tương đối an toàn. Hiện nay phiên bản mới nhất là phiên bản
6.0(năm 1998) cung cấp một số tính năng mới phục vụ cho lập trình trên
Internet. Và cũng được sử dụng một cách phổ biến trong lập trình qsuản lý.

11


Bên cạnh đó Visual Basic cũng còn một số hạn chế cố hữu như các
ngôn ngữ lập trình khác. Visual Basic là chương trình 32 bit, chỉ chạy trên môi
trường Windows từ 95 trở lên. Việc Visual Basic phục vụ ngày càng tốt cho
việc lập trình nhưng nó cũng không thế nào trợ giúp hết được cho người lập
trình.
Các bước thưc hiên đề tài i

■ khảo sát hệ thống : khảo sát sơ bộ và khảo sát chi tiết.

■ Phân tích hệ thống sử dụng các sơ đồ: Sơ đồ chức năng kinh

doanh, sơ đồ luồng dữ liệu, sơ đồ quan hệ thực thể.

12


CHƯƠNG II:
MỘT SỐ PHƯƠNG PHÁP LUẬN cơ BẢN NGHIÊN cứu ĐÈ
TÀI VÀ CÔNG CỤ THỤC HIỆN

I: Tổng quan về phương pháp luận cơ bản
1. Tổ chức và thông tin trong tổ chức
a. Khái niệm thông tin.

Thông tin được hiểu theo nghĩa thông thường là một thông báo hay tin
nhận được làm tăng sự hiểu biết của đối tượng nhận tin về một vấn đề nào đó, là
sự thế hiện mối quan hệ giữa các sự kiện và hiện tượng.

Thông tin tồn tại dưới các hình thức:

- Bằng ngôn ngữ.

- Hình ảnh.

- Mã hiệu hay xung điện...

Thông tin là một yếu tố cơ bản của quá trình thành lập, lựa chọn và ra quyết

định để điều khiển một hệ thống thông tin nào đó. Hệ thống này có thể là trong
13


Quản lý Hệ
được
thống
hiếuthông
là tập
tin hợp
là một
cáctập
quáhợp
trình
những
biếncon
đổingười,
thôngcác
tinthiết
thành
bị hành
phần
Tài
chính
chiến
Tài
chính
chiến
Tài chính
tác

Nhân
lựcKinh
Marketin
động, một
cứng,
phần
việc
mềm,
tương
dữ đương
liệu doanh
...với
thực
quáhiện
trình
ra quyết
độngđịnh.
thu thập, lưu trữ, xử lí và
Hệhoạt
chiến
g
và sản xuất
thông tin trong một tập các ràng buộc được gọi là môi trường.
chiến phân phốilược
A
Cấp

Marketin
Nhân lựcKinh

doanh
g Hệ thống thông
chiếntin củavàmỗi
sảntổxuất
chức là khác nhau nhưng đều tuân thủ theo quy
chiến
thuật
chiến thuật
tắc sau: nó được thế hiện bởi con người, các thủ tục, dữ liệu và thiết bị tin học.
Đầu vào (Inputs) của hệ thống thông tin được lấy từ nguồn (Sources) và được
Marketin
Nhân lựcKinh doanh
g
tác

Kho dữ liệu
Mô hình hệ thống thông tin
Tháp quản lý
2.2 Phân loại hệ thống thông tin trong tố chức doanh nghiệp

Các thông tin trong một tố chức được phân chia theo cấp quản lý và trong
Các quyết định của một tố chức chia làm ba loại: quyết định chiến lược, quyết
định chiến thuật và quyết định tác nghiệp.

+ Quyết định chiến lược là những quyết định xác định mục tiêu và những quyết
định xây dựng nguồn lực cho tố chức.

+ Quyết định chiến thuật là những quyết định cụ thế hóa mục tiêu thành nhiệm
vụ, những quyết định kiếm soát và khai thác tối ưu nguồn lực.
14

15


- Những vấn đề quản lý.

- Những yêu cầu mới của nhà quản lý.

- Sự thay đổi của công nghệ.

2.3 Tầm quan trọng của hệ thống thông tin hoạt động tốt
- Thay đối sách luợc chính trị.

Quản lý có hiệu quả của một tố chức dựa phần lớn vào chất lượng thông
Những yêu cầu mới của quản lý có thế dẫn đến sự cần thiết của một dự án
tin do các hệ thống thông tin chính thức sản sinh ra. Sự hoạt động kém của một
phát triến một hệ thông thông tin quản lý mới, ví dụ việc chính phủ ban hành
hệ thống thông tin sẽ là nguồn gốc gây ra những hậu quả xấu nghiêm trọng.
một luật mới, hay hành động mới của doanh nghiệp cạnh tranh cũng là một
nguyên nhân dẫn đến sự phát triến của hệ thống thông tin quản lý.

Độ tin
thếnghệ
hiện các
về độ
và độviệc
chính
xác.
Việc xuất+hiện
cáccậy:
công

mớimặt
cũng
có xác
thể thực
dẫn đến
một
tổ chức phải
xét lại những thiết bị hiện có trong hệ thống thông tin của mình. Chẳng hạn khi
xuất hiện những hệ quản trị cơ sở dữ liệu mới buộc một tố chức doanh nghiệp
Tínhlạiđầy
hiệntinsựcủa
baohọquát
vấnđịnh
đề đáp
ứnggìyêu
phải rà+soát
cácđủ:
hệthế
thông
đế các
quyết
những
họ cầu
phảicủa
cài nhà
đặt
quản
lý. sử dụng những công nghệ mới này.
khi muốn

+ Tính
thích
dễcũng
hiểu. là một nguyên nhân dẫn đến phát triển một
Những thách
thức
về hợp
chínhvàtrị
hệ thong thông tin, đôi khi một hệ thống thông tin được phát triển chỉ vì người
quản lý biết rằng sự phát triến của hệ thống sẽ đem lại quyền lực và nhiều lợi
+ Tính được bảo vệ: thông tin là một nguồn lực quý báu của tổ chức, do
16
vậy nó phải được bảo vệ, những người 17
có quyền mới được tiếp nhận.
+


và hiệu qủa của một dự án phát triển hệ thống. Giai đoạn này được thực hiện
tương đối nhanh và không đòi hỏi chi phí lớn.

Nó bao gồm các công đoạn sau:

1. Lập kế hoạch đánh giá yêu cầu.

2. Làm rõ yêu cầu .

3. Đánh giá khả năng thực thi.

4. Chuẩn bị và trình bày báo cáo đánh giá yêu cầu.

Giai đoạn 2 : Phân tích chi tiết

Phân tích chi tiết được tiến hành sau khi có sự đánh giá thuận lợi về yêu
cầu. Những mục đích chính của phân tích chi tiết là hiểu rõ các vấn đề của hệ
thống đang nghiên cứu, xác định những nguyên nhân đích thực của những vấn
đề đó, xác định những đòi hỏi và những ràng buộc áp đặt với hệ thống và xác
định mục tiêu mà hệ thống thông tin mới phải đạt được. Trên cơ sở nội dung
báo cáo phân tích chi tiết sẽ quyết định sẽ tiếp tục tiến hành hay thôi phát triến
một hệ thống mới.
18


ược những mục tiêu đã được thiết lập ở giai đoạn trước. Mô hình lôgic của hệ
thống mới sẽ bao hàm thông tin mà hệ thống mới sẽ sản sinh ra (nội dung của
Outputs), nội dung của cơ sở dữ liệu (các tệp, các quan hệ giữa các tệp), các xử
lý và họp thức hoá sẽ phải thực hiện (các xử lý) và các dữ liệu sẽ được nhập vào
(các Inputs). Mô hình lôgic sẽ phải được người sử dụng xem xét và chuẩn y.

Thiết kế lôgic bao gồm những công đoạn sau:

3.1 Thiết kế cơ sở dữ liệu.

3.2 Thiết kế xử lý.

3.3 Thiết kế các luồng dữ liệu vào.

3.4 Chỉnh sửa tài liệu cho mức lôgic.

3.5 Hợp thức hoá mô hình lôgic.

Giai đoạn 4 : Đe xuất các phương án của giải pháp

Mô hình lôgic của hệ thống mới mô tả cái mà hệ thống này sẽ làm. Khi
mô hình này được xác định và chuẩn y bởi người sử dụng, thì phân tích viên
19


4.1 Xác định các ràng buộc tin học và ràng buộc tố chức.

4.2 Xây dựng các phuơng án của giải pháp.

4.3 Đánh giá các phương án của giải pháp.

4.4 Chuấn bị và trình bày báo cáo của giai đoạn đề xuất các phương án

giải pháp.
Giai đoạn 5: Thiết kế vật lý ngoài

Giai đoạn này được tiến hành sau khi một phương án giải pháp được lựa
chọn. Thiết kế vật lý bao gồm hai tài liệu kết quả cần có: Trước hết là một tài
liệu bao chứa tất cả đặc trưng của hệ thống mới sẽ cần cho việc thực hiện kỹ
thuật, và tiếp đó là tài liệu dành cho người sử dụng và nó mô tả phần thủ công
và cả những giao diện với những phần tin học hoá.

Những công đoạn chính của thiết kế vật lý ngoài là:

5.1 Lập kế hoạch thiết kế vật lý ngoài.

5.2 Thiết kế chi tiết các giao diện (vào/ ra).

20


6.4 Thử nghiệm hệ thống.

6.5 Chuẩn bị tài liệu.

Giai đoạn 7: Cài đặt và khai thác

Cài đặt hệ thống là phần công việc trong đó việc chuyến tù’ hệ thống cũ
sang hệ thống mới đuợc thực hiện. Để việc chuyển đối này được thực hiện với
những va chạm ít nhất, cần phải vạch kế hoạch một cách chi tiết tỉ mỉ.

Giai đoạn này bao gồm các công đoạn:

Mô hình ốn định nhất „

_,

Cái gì ở đâu?

Mô hình hay thay

Như

thế

Ba mô hình cùa hệ thống thông tin
3.1 Mô

hình
logic
21


Mô hình lôgíc mô tả hệ thống “đang làm gì”: dữ liệu mà nó thu thập,
xử lý mà nó phải thực hiện, các kho đế chứa các kết quả hoặc dữ liệu để lấy
ra cho các xử lý và những thông tin mà hệ thống sản sinh. Mô hình này trả lời
câu hỏi “ Cái gì? “ và “ Đe làm gì?”. Nó không quan tâm tới phương tiện được
sử dụng cũng như địa điểm hoặc thời điểm mà dữ liệu được xử lý.
3.2 Mô hình vật lý ngoài

Mô hình vật lý ngoài chú ý tới những khía cạnh nhìn thấy được của hệ thống
như các vật mang dữ liệu và vật mang kết quả. Mô hình này cũng chú ý tới mặt
thời gian của hệ thống. Nó trả lời cho câu hỏi “ Cái gì? “ “Ai?” “ Ở đâu ?” “Khi
nào?”.
3.3 Mô hình vật lý trong

Mô hình vật lý trong liên quan tới những khía cạnh vật lý của hệ thống.
Chang hạn đó là những thông tin liên quan tới loại trang thiết bị được dùng đế
thực hiện hệ thống, dung lượng kho lưu trữ và tốc độ xử lý của thiết bị... Mô
hình giải đáp câu hỏi “ Như thế nào?” .
4. Các công cụ mô hình hóa hệ thống thông tin

Có hai công cụ tưong đổi chuẩn dùng đế mô hình hóa và xây dựng tài
liệu

22

- Xử lý:
Thủ công

Bán thủ công Tin học hoá hoàn toàn

- Kho dữ liệu

Tin học hoá

Thủ Công

Điều khiển

- Dòng thông tin

Các phích vật lý là những mô tả chi tiết hơn bằng lời cho các đối tuợng
được biếu diễn trên sơ đồ. Có 3 loại phích: phích luồng thông tin, phích kho dữ
liệu, phích xử lý.

23


Tên tài liệu:
Mô tả:
Tên IFD có liên quan:
Vật mang:
Hình dạng:
Nguồn:
Đích:

Phích kho dữ liệu có mẫu:
Tên kho dữ liệu:
Mô tả:
Tên IFD có liên quan:
Vật mang:
Chương trinh hoặc người truy cập:

Phích xử lý có mẫu:
Tên xử lý:
Mô tả:
Tên IFD có liên quan:
Phân ra thành các IFD con:
Phương tiện thực hiện:
Sự kiện khởi sình:
Chu kỳ:
Cấu trúc cảu thực đơn:
Phương pháp xử lý:

4.2 Sơ đồ luồng dữ liệu DFD

Sơ đồ lun chuyển dữ liệu (Data flow diagram - DFD) là phuơng tiện để
mô tả các hệ thống thông tin (information System) ở mức độ chi tiết bất kỳ


(data flow), kho dữ liệu (data store), tiến trình xử lý dữ liệu (process) và các
nguồn cũng nhu đích đến của dữ liệu (data source/destination).

DFD là cung cấp một cầu nối ngữ nghĩa giữa nguời dùng hệ thống và nguời
phát triển hệ thống.

Quy tắc ngữ nghĩa cho đầu cuối:

•

Đầu cuối có thế là một nguồn dữ liệu (data source - khi nó cung cấp dữ
liệu cho hệ thống) hay một đích dữ liệu (data sink hay data destination khi nó nhận dữ liệu từ hệ thống) hay đồng thời là cả hai.

•

Đầu cuối phải có tên. Tên của đầu cuối là một danh từ. Tên đầu cuối thể
hiện chức năng của đầu cuối chứ không thế hiện chức danh hay tên riêng
của đầu cuối.

•

Neu vẽ một sơ đồ chỉ có một tiến trình lớn duy nhất là toàn bộ hệ thống
đang xét, tất cả các đầu cuối liên quan đến hệ thống đều phải xuất hiện
trên sơ đồ này.

Quy tắc ngữ nghĩa cho tiến trình

•

Mọi tiến trình đều có tối thiếu một luồng dữ liệu vào, một luồng dữ liệu
ra.
25


•

•

Kho dữ liệu chỉ có thể nối trực

tiếp với tiến trình (không thể nối

trực tiếp với đầu cuối hay kho

dữ liệu khác).

Phải có ít nhất một tiến trình cung cấp dữ liệu cho kho dữ liệu và một tiến
trình nhận dữ liệu từ kho.

•

Vài tiến trình đồng thời đua dữ liệu vào kho và lấy dữ liệu từ kho ra (điển
hình là các tiến trình điều chỉnh số liệu). Dùng hai luồng dữ liệu riêng rẽ
đế chỉ hai huớng chuyển dữ liệu này).

Quy tắc ngữ nghĩa cho luồng dữ liệu

•

Một luồng dữ liệu phải có tên nhung có thế ghi hay không ghi tên trong
so đồ. Tên luồng dữ liệu là một danh tù’ thế hiện nội dung gói dữ liệu
đuợc chuyển đi.

•

Chỉ thế hiện dữ liệu chứ không thể hiện điều khiến.

Quy tắc cân bằng (Balancỉng)

Một tiến trình có thế đuợc mô tả chi tiết hơn bằng cách vẽ một sơ đồ chi
tiết tách tiến trình thành các tiến trình con nhỏ hơn Khi vẽ sơ đồ chi tiết cho một
tiến trình, các luồng dữ liệu vào và ra khỏi tiến trình mẹ phải đuợc bảo toàn
không thêm bớt trong sơ đồ chi tiết. Quy tắc này gọi là quy tắc cân bằng.
26


DFD cấp hệ thống thường gồm dưới 10 tiến trình chính. Trong bước này các
chức năng chính của hệ thống cùng các luồng dữ liệu vào ra hệ thống nhóm
theo chức năng chính được xác định.

Trong cấp này, các tiến trình được đánh số 1,2,3...Tránh phân tích quá chi tiết ở
cấp này, bảy đến chín tiến trình trong một sơ đồ là nhiều ở tất cả các cấp DFD.
5. Một số nguyên tắc cho thiết kế phần mềm
5.1 Nguyên tắc thiết kế vật lý ngoài

Thiết kế vật lý ngoài là mô tả chi tiết phương án của giải pháp đã được chọn
trong giai đoạn đề xuất các phương án của giải pháp. Giai đoạn này có tầm ảnh
hưởng và tác động trực tiếp tới công việc của những người sử dụng. Do vậy
thiết kế vật lý ngoài theo Joseph Dusmas phải dựa vào 7 nguyên tắc chung sau
đây:

1. Đảm bảo rằng người sử dụng luôn đang kiểm soát hệ thống.

2. Thiết kế hệ thống theo thói quen và kinh nghiệm của người sử

dụng.

3. Gắn chặt chẽ với các thuật ngữ, dạng thức và các thủ tục đã được

dùng.

27


-

Theo Dumas và Galitz thì có những nguyên tắc cơ bản cho việc trình
bày thông tin trên màn hình như sau:

-

Đặt mọi thông tin gắn liền với một nhiệm vụ trên cùng một màn hình.
Người
sử dụng không phải nhớ thông tin từ màn hình này sang màn hình khác.

-

Chỉ dẫn rõ ràng cách thoát khỏi màn hình. Đặt giữa các tiêu đề và xếp
đặt
thông tin theo trục trung tâm.

-

Neu đầu ra thông tin gồm nhiều trang màn hình thì mỗi trang phải được
đánh
số thứ tự.

-

Viết văn bản theo quy ước chung bằng cách sử dụng chữ in hoa, in
thường,
chữ gạch chân... và ngắt câu hợp lý.

-

Đặt tên đầu cột cho mỗi cột.

-

Tố chức các phần tử của danh sách theo trật tự quen thuộc trong quản lý.

28


-

+ Các màn hình cập nhật dữ liệu về cơ bản phải thống nhất về các nút
lệnh cũng như về màu sắc, fonts chữ, ...

-

+ Các màn hình hỏi đáp điều kiện lọc báo cáo cũng phải thống nhất với
nhau.

-

+ Màn hình nhập thông tin đầu vào thiết kế một cách khoa học, dễ dàng
trong việc thay đổi font chữ.

-

+ Các phím nóng được sử dụng thống nhất trong toàn hệ thống, tiện lợi
cho
người sử dụng.

II: Tìm hiểu về công cụ nghiên cửu đề tài

Chương trình được viết bởi ngôn ngữ Visual Basic. Dùng Visual Basic
6.0 là cách nhanh và tốt nhất để lập trình cho Microsoft Windows. Cho dù bạn
là chuyên viên chuyên nghiệp hay là người mới học lập trình đối với chương
trình Windows, VB6 sẽ cung cấp cho bạn một bộ công cụ hoàn chỉnh đế đơn
giản hoá việc triến khai lập trình ứng dụng cho MS Windows.

VB đã được ra từ MS Basic, do Bill Gates viết từ thời dùng cho máy tính
8 bits 8080 hay Z80. Hiện nay nó chứa đến hàng trăm câu lệnh(), hàm() và từ
khoá(). Rất nhiều Commands, function liên hệ trực tiếp đến MSWindows Gui.
Những người mới bắt đầu có thế viết chương trình bằng cách chỉ học một vài
commands, íunction và keywords. Khả năng của ngôn ngữ này cho phép những
người chuyên nghiệp hoàn thành bất kì điều gì nhờ sử dụng ngôn ngữ lập trình