Bài giảng Quản trị ngoại thương: Các chứng từ sử dụng trong kinh doanh xuất nhập khẩu Võ Thị Xuân Hạnh

CÁC CHỨNG TỪ SỬ DỤNG TRONG
KINH DOANH XUẤT NHẬP KHẨU
(DOCUMENTS)

2/10/2015

1


CHỨNG TỪ TRONG THƯƠNG MẠI VÀ TTQT

CHỨNG TỪ THƯƠNG
MẠI

Chứng từ hàng
hóa

CHỨNG TỪ TÀI CHÍNH

Hối phiếu
Séc

Chứng từ vận
tải

Thẻ thanh
tốn

Chứng từ bảo
hiểm
2/10/2015

2

2


CHỨNG TỪ THƯƠNG MẠI
1. Chứng từ hàng hóa





Invoice
Packing List
Certificate of Quality (C/Q)
CO….

2. Chứng từ vận tải


Bill of Lading (B/L), Sea Waybills, Air Waybills (AWB)…..

3. Chứng từ bảo hiểm
Certificate of Insurance (C/I) ….
2/10/2015

3

BỘ CHỨNG TỪ THEO L/C
Phân loại chứng từ:
a/ Nhóm chứng từ cơ bản (thường không thể thiếu):
- Chứng từ vận tải.
- Chứng từ bảo hiểm (nếu nhà XK chịu trách nhiệm mua)
- Hóa đơn TM
- Hối phiếu
2/10/2015

4


BỘ CHỨNG TỪ THEO L/C
Phân loại chứng từ:
b/ Nhóm chứng từ phụ thuộc vào tính chất HH:
- Phiếu đóng gói/phân loại/bản kê chi tiết.
- Giấy chứng nhận số lượng/trọng lượng/chất lượng.
- Giấy kiểm định.
- Giấy kiểm dịch thực vật/động vật
- Giấy chứng nhận về sinh...
2/10/2015

5


c/ Theo yêu cầu của nước NK:
- C/O
- Giấy xác nhận hợp pháp hóa/thị thực
- Giấy phép XK
d/ Theo yêu cầu của nhà NK:

- Biên lai bưu điện/Fax XN các giao dịch người thụ
hưởng thực hiện.
2/10/2015

6


1. Chứng từ hàng hóa
1.1 Hóa đơn INVOICE (INV.)
a. Hóa đơn thương mại:







Là chứng từ do người bán lập đòi tiền người mua
Là cơ sở cho việc tính thuế XNK và tính số tiền bảo hiểm
Là căn cứ để đối chiếu và theo dõi việc thực hiện hợp đồng
thương mại
Không nhất thiết phải được ký

2/10/2015

7


1. Chứng từ hàng hóa
1.1. Hóa đơn – Phân loại

- Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice).
- Hóa đơn tạm tính (Provisional Invoice): thanh tóan sơ bộ tiền hàng
 Hóa đơn chính thức (Final Invoice): thanh tốn cuối cùng tiền hàng.
 Hóa đơn chi tiết (Detailed Invoice): phân tích chi tiết các bộ phận của
giá hàng.
 Hóa đơn chiếu lệ (Proforma): giống hóa đơn nhưng khơng dùng để
thanh tóan
 Hóa đơn trung lập: không ghi rõ tên người bán
b) Các loại hóa đơn khác
 Hóa đơn xác nhận: có chữ ký của Phịng Thương mại và Cơng nghiệp
nước XK
2/10/2015

8




Hóa đơn hải quan: tính tốn trị giá hàng theo giá tính
thuế của hải quan và tính tốn các khoản lệ phí của
hải quan.



Hóa đơn lãnh sự: có xác nhận của lãnh sự nước người
mua đang làm việc ở nước người bán



Nội dung hóa đơn: Chủ thể HĐMB, cảng đi cảng đến,

tàu, đặc điểm hàng hóa, đơn giá, tổng giá, đkcsgh,
phương thức thanh toán…
2/10/2015

9


INVOICE
Seller: (1)

Invoice No. and Date: (3)
Seller’s Reference:
Buyer’s Reference:

1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.

10.

2/10/2015

Tên và địa chỉ nhà XK

Tên và địa chỉ nhà NK
Số tham chiếu, cơ sở tính thuế,
nơi và ngày tháng phát hành.
Điều kiện cơ sở giao hàng
Ký hiệu mã hàng hóa
Mơ tả hàng hóa
Số lượng hàng hóa
Tổng số tiền nhà NK phải
trả
Chi tiết về cước vận chuyển
và phí bảo hiểm
Chữ ký của nhà XK

Consignee: (2)

Buyer (if not Consignee):

Country of Origin of Goods:

Country of Destination:

Terms of Delivery and Payment: (4)

Vessel/Aircraft etc.:
:

Marks and
numbers

Numbers and

Kind of
Packages;
Description of
Goods

Quantity

(5)

(6)

(7)

Price

Amount
(State
Currency)

Total (8)

Freight and Insurance: (9)

Name of Signatory:
Place and Date of Issue: (3)

It is hereby certified that this invoice
shown the actual price of the goods
described,that no other invoice has
been issued,and that all particulars

are true and correct.

Signature: (10)

10

41


2/10/2015

L/C yêu cầu “Invoice”- Lưu ý khi lập và kiểm tra
a/ Là bất kỳ loại hóa đơn nào sau đây:
– Commercial Invoice.
– Customs Invoice.
– Tax Invoice.
– Final Invoice.
– Consular Invoice...
b/ Không chấp nhận:
– Provisional.
– Proforma.
c/ L/C yêu cầu:
“Commercial Invoice” = “Invoice”

11


1.1. Hóa đơn

-

-

-

Lưu ý khi lập và kiểm tra Hóa đơn thương mại:
Người lập hóa đơn phải là người thụ hưởng được ghi
trong L/C?
Hóa đơn có lập cho người mua là người mở L/C khơng?
Tên người mua, địa chỉ có đúng khơng ?
Nếu L/C cho phép người lập hóa đơn khơng phải là
người thụ hưởng L/C thì phải ghi rõ “Commercial
Invoice issued by third party is acceptable”.

2/10/2015

12


1.1. Hóa đơn

-

-

Lưu ý khi lập và kiểm tra Hóa đơn thương mại:
Số phone, telex, fax không bắt buộc
Tên hàng hóa có thật đúng với tên hàng ghi trong L/C khơng?
xem mơ tả hàng hóa (về kiểu dáng, ký mã hiệu...) có phù hợp
với B/L, Packing list... Nếu trên Invoice mơ tả chi tiết hơn L/C

(nhưng đúng) thì được chấp nhận, ngược lại nếu mơ tả sơ sài
thì bị xem như là bán hàng không đạt tiêu chuẩn đã đề ra.
Số lượng hàng giao là bao nhiêu? Có vượt quá qui định của
L/C khơng? (Tính dung sai cho phép của L/C).
2/10/2015

13


1.1. Hóa đơn
- Đơn giá trong hóa đơn có nêu điều kiện cơ sở giao hàng,
loại tiền có phù hợp với giá ghi trong L/C?
- Tổng trị giá hóa đơn là bao nhiêu? Có vượt q giá trị của
L/C khơng?
- Hóa đơn khơng cần phải ký
2/10/2015

14


1.1. Hóa đơn
- Các chi tiết khác về nơi bốc hàng, nơi dỡ hàng, phương thức thanh
tốn... có phù hợp với qui định L/C khơng?
- Số bản của hóa đơn có đúng như yêu cầu của người mua được ghi
trong L/C khơng?

- Số hiệu của hóa đơn và ngày lập hóa đơn có được đề cập khơng?
Ngày lập phải trùng hoặc trước ngày giao hàng mới hợp lý. So sánh
với ngày giao hàng trên B/L
2/10/2015

15


1.2. Phiếu đóng gói và Phiếu đóng gói chi tiết
(PACKING LIST)

Là chứng từ hàng hóa liệt kê tất cả những mặt
hàng, loại hàng được đóng gói trong từng kiện
hàng (thùng hàng, container...) và tồn bộ lơ hàng
được giao. Phiếu đóng gói do người sản xuất/ xuất
khẩu lập ra khi đóng gói hàng hóa. Phiếu thường
được lập thành 3 bản
2/10/2015

16


1.2 Packing list
Nội dung Phiếu đóng gói:
Tên người Bán;
Tên người Mua;
Số hiệu của hóa đơn;
Số thứ tự của kiện hàng;
Cách thức đóng gói;
Loại hàng, số lượng hàng đóng trong từng kiện hàng,
trọng lượng tịnh, trọng lượng cả bì,…
2/10/2015

17

1.2 Packing list
Những nội dung cần lưu ý khi lập và kiểm tra Phiếu đóng gói:
Có ghi đầy đủ tất cả các đặc điểm mơ tả hàng hóa như L/C quy
định (về bao bì, ký mã hiệu, chủng loại, quy cách,…) khơng?
Có phải do người Bán lập khơng? Có được người Bán ký không?
Các chi tiết về tên người mua, số hóa đơn, số L/C (nếu thanh
tốn bằng L/C), tên phương tiện vận tải, lộ trình vận tải,.. có phù
hợp với B/L, Invoice, C/O,…không?
2/10/2015

18


1.3. Giấy chứng nhận phẩm chất (CERTIFICATE OF
QUALITY)
1.4. Giấy chứng nhận số lượng/ trọng lượng
(CERTIFICATE OF QUANTITY/ WEIGHT)
Là chứng từ xác nhận chất lượng/số lượng/trọng lượng
của hàng hóa thực giao. Giấy chứng nhận chất lượng/số
lượng/ trọng lượng cũng có thể do người cung cấp hoặc
tổ chức giám định hàng hóa cấp, tùy theo sự thỏa thuận
trong hợp đồng.
2/10/2015

19


Những nội dung cần lưu ý khi kiểm tra giấy chứng

nhận số lượng/ chất lượng:



2/10/2015

Cơ quan cấp giấy chứng nhận số lượng, chất lượng
có phải là nơi được chỉ định trong L/C? (Có thể
giấy chứng nhận số lượng, chất lượng riêng, có thể
chứng nhận chung, có thể do chính người bán/
người sản xuất cấp cũng có thể do một cơ quan
kiểm nghiệm/ giám định cấp tùy theo yêu cầu của
L/C).
Các yếu tố về người giao hàng, người mua, các
phụ chú (số L/C, số Invoice,...) có đúng với L/C và
các chứng từ khác không?

20


Những nội dung cần lưu ý khi kiểm tra giấy chứng nhận số
lượng/ chất lượng:


Các chứng nhận ghi rõ ràng loại hàng đã được kiểm
đủ, tốt, phù hợp với tiêu chuẩn kiểm nghiệm của nơi
cấp chứng nhận. Xác nhận đúng về qui cách đặt hàng.



Xác nhận đủ số lượng, ghi chú về trọng lượng

tịnh,trọng lượng cả bì.

2/10/2015

Giấy chứng nhận có được ký không?
21


1.5 Giấy chứng nhận kiểm dịch và giấy chứng nhận vệ sinh


Một số công ty Hun trùng được Úc công nhận và cấp
Số đăng ký:
Vietnam Fumigation Company (VFC) –AFASVN 001
Vietnam Fumigation Company-North Branch - 005
Vietnam Fumigation Company-Hai Phong - 008
Vietnam Fumigation Company-Quy Nhon - 009
Vietnam Fumigation Company-Nha Trang - 011
Vietnam Fumigation Company-Binh Duong - 012
Vietnam Fumigation Company-Da Nang - 014
Vietnam Fumigation Company-Can Tho - 015

2/10/2015

22


Termite Control and Fumigation Company-AFASVN 002

Termite Control and Fumigation Company-Hai Phong
Branch-AFASVN 005
Cafecontrol –AFASVN 003
Nam Việt Fumigation Joint Stock Company -AFASVN
004
Davicontrol - AFASVN 007
FCC –AFASVN 010
SGS –AFASVN 013
2/10/2015

23


1.6 GIẤY CHỨNG NHẬN XUẤT XỨ (CERTIFICATE OF
ORIGIN).




Giấy chứng nhận xuất xứ là chứng từ do nhà sản xuất hoặc
do cơ quan có thẩm quyền, thường là Phịng Thương mại/
Bộ Thương mại cấp để xác nhận nơi sản xuất hoặc khai
thác ra hàng hóa.
Nội dung của C/O bao gồm: tên và địa chỉ của người mua,
tên và địa chỉ của người bán; tên hàng; số lượng; ký mã
hiệu; lời khai của chủ hàng về nơi sản xuất hoặc khai thác
hàng; xác nhận của cơ quan có thẩm quyền.

2/10/2015

24


Tác dụng của C/O
Xác định mức thuế nhập khẩu
Nhằm mục đích chính trị và xã hội
Nhằm mục đích thị trường
2/10/2015

25