Thực trạng quy định của pháp luật về thẩm quyền quản lý công chứng, chứng thực ở nước ta hiện nay

A. ĐẶT VẤN ĐỀ.

Trong thời gian qua, hoạt động công chứng ở nước ta đã có những bước phát
triển, đóng góp tích cực cho sự phát triển kinh tế - xã hội của đất nước, khẳng định
ngày càng rõ hơn vị trí, vai trò quan trọng của công chứng trong đời sống xã hội, đáp
ứng nhu cầu ngày càng tăng về công chứng của nhân dân trong nền kinh tế thị trường
định hướng xã hội chủ nghĩa, đồng thời là công cụ đắc lực phục vụ quản lý nhà nước
có hiệu quả, bảo đảm an toàn pháp lý cho các giao dịch, góp phần tích cực vào việc
phòng ngừa tranh chấp, vi phạm pháp luật, tăng cường pháp chế xã hội chủ nghĩa. Do
vậy nên hoạt động quản lý về công chứng, chứng thực chiếm một vai trò vô cùng quan
trọng. Vậy thực trạng quản lý nhà nước về công chứng, chứng thực của nước ta hiện
nay ra sao? Bài luận dưới đây sẽ giải quyết vấn đề này.
B. GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ.
I.

Khái quát chung về công chứng, chứng thực và quản lý nhà nước về hoạt động công
chứng, chứng thực.
1. Khái niệm công chứng, chứng thực.
• Công chứng: Khái niệm về công chứng được thể hiện ngay trong Điều 2 Luật Công chứng
năm 2006, theo đó Công chứng là việc công chứng viên chứng nhận tính xác thực, tính hợp
pháp của hợp đồng, giao dịch khác (sau đây gọi là hợp đồng, giao dịch) bằng văn bản mà theo
quy định của pháp luật phải công chứng hoặc cá nhân, tổ chức tự nguyện yêu cầu công chứng.
• Chứng thực: Theo các quy định của Nghị Định 79/2007/NĐ-CP ngày 18 tháng 5 năm 2007 về
cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính thì có thể hiểu chứng thực là việc
những công chức có thẩm quyền chứng thực theo quy định của pháp luật xác nhận bản sao
hoàn toàn phù hợp với bản chính, với sổ gốc và xác nhận chữ kí của người kí.
Từ hai khái niệm trên có thể thấy sự khác biệt nhất định giữa công chứng và chứng
thực. Theo đó, công chứng là hoạt động mang tính chất dịch vụ công. Đối tượng của hoạt
động công chứng là các hợp đồng, giao dịch về dân sự, kinh tế, thương mại... Còn hoạt động
chứng thực là hành vi mang tính chất hành chính của cơ quan công quyền: chứng thực chính
là việc xác nhận bản sao hoàn toàn phù hợp với sổ gốc, với bản chính và chữ kí của người kí.

2. Quản lý Nhà nước về hoạt động công chứng, chứng thực.
Quản lý Nhà nước về công chứng, chứng thực là hoạt động mang tính chất quyền lực
hành chính nhà nước do các cơ quan có thẩm quyền theo quy định của pháp luật thực hiện
nhằm tác động lên quá trình tổ chức và thực hiện công chứng, chứng thực, đưa các hoạt động
này vào khuôn khổ của pháp luật, góp phầm bảo đảm an toàn pháp lý trong quan hệ dân sự,
kinh tế, thương mại và quan hệ khác, phòng ngừa vi phạm pháp luật, củng cố và tăng cường
pháp chế xã hội chủ nghĩa1.
Do công chứng, chứng thực là hai hoạt động khác nhau nên quản lý Nhà nước về công
chứng, chứng thực cũng có sự khác biệt. Điểm khác biệt cơ bản nhất là về cơ quan có thẩm
quyền quản lý, về phạm vi quản lý và được thể hiện cụ thể dưới dây.
II.
Thực trạng quản lý nhà nước về công chứng, chứng thực.
1

1


1. Thực trạng quy định của pháp luật về thẩm quyền quản lý công chứng, chứng thực

ở nước ta hiện nay.
1.1.
Đối với hoạt động công chứng.
Hoạt động quản lí nhà nước về công chứng được thể hiện thông qua các quy định rất cụ
thể của pháp luật về các chủ thể có thẩm quyền quản lý và phạm vi quản lý của họ. Theo đó,
tại Điều 11 Luật công chứng 2006 quy định các cơ quan có thẩm quyền quản lý về công
chứng đó là: Chính phủ, Bộ Tư Pháp, Bộ ngoại giao, Bộ, nghành có liên quan, UBND tỉnh và
thành phố trực thuộc trung ương. Các cơ quan này có thẩm quyền quản lí trong một phạm vi
nhất định. Cụ thể :
+ Chính Phủ thống nhất quản lí về công chứng : Ban hành chủ trương, kế hoạch để
hoạch đinh xu hướng phát triển, ban hành các nghị định để cụ thể hóa Luật Công chứng,

kiểm tra, thành tra, giám sát đối với các địa phương…
+ Bộ Tư Pháp : Là cơ quan trực tiếp thực hiện hoạt động quản lí trong lĩnh vực công
chứng và chịu trách nhiệm trước Chính phủ. Cụ thể, theo quy định tại khoản 2 Điều 11 Luật
công chứng 2006, thì Bộ tư pháp có nhiệm vụ, quyền hạn sau: Xây dựng và trình Chính phủ
chính sách phát triển công chứng; ban hành hoặc trình cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban
hành văn bản quy phạm pháp luật về công chứng; quy định chương trình khung đào tạo nghề
công chứng, quản lý việc tổ chức, đào tạo nghề công chứng; ban hành quy chế tập sự hành
nghề công chứng; ban hành quy tắc đạo đức hành nghề công chứng; bổ nhiệm, miễn nhiệm
công chứng viên; cấp thẻ công chứng viên; hướng dẫn nghiệp vụ công chứng; tuyên truyền,
phổ biến pháp luật về công chứng; kiểm tra, thanh tra, xử lý vi phạm, giải quyết khiếu nại, tố
cáo về công chứng; tổng kết, báo cáo Chính phủ về công chứng; quản lý và thực hiện hợp tác
quốc tế về công chứng.
+ Bộ Ngoại giao: có trách nhiệm phối hợp với Bộ Tư pháp trong việc hướng dẫn, kiểm
tra, thanh tra việc thực hiện công chứng của cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự của
Việt Nam ở nước ngoài và tổ chức bồi dưỡng nghiệp vụ công chứng cho viên chức lãnh sự,
viên chức ngoại giao được giao thực hiện công chứng (khoản 3 Điều 11Luật công chứng).
+ Bộ, cơ quan ngang Bộ : trong phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn của mình có trách nhiệm
phối hợp với Bộ Tư pháp trong việc thực hiện quản lý nhà nước về công chứng. Ví dụ như Bộ
công an quản lí con dấu của các Văn phòng công chứng…
+ UBND cấp tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương : thực hiện việc quản lý nhà nước
về công chứng tại địa phương. Cụ thể theo quy định tại khoản 5 Điều 11 có các nhiệm vụ,
quyền hạn sau: Thực hiện các biện pháp phát triển tổ chức hành nghề công chứng ở địa
phương để đáp ứng nhu cầu công chứng của tổ chức, cá nhân; tuyên truyền, phổ biến pháp
luật về công chứng; thành lập, giải thể Phòng công chứng; quyết định, thu hồi quyết định cho
phép thành lập Văn phòng công chứng; tổ chức việc cấp, thu hồi giấy đăng ký hoạt động của
Văn phòng công chứng; bảo đảm cơ sở vật chất và phương tiện làm việc ban đầu cho Phòng
công chứng; kiểm tra, thanh tra, xử lý vi phạm và giải quyết khiếu nại, tố cáo về công chứng;
tổng hợp tình hình và thống kê về công chứng trong địa phương gửi Bộ Tư pháp.
Ngoài ra, có Sở tư pháp là cơ quan chuyên môn thuộc UBND cấp tỉnh, giúp UBND cấp
tỉnh thực hiện hoạt động quản lí về công chứng (theo quy định tại Điều 2 Nghị định số

2


02/2008/NĐ-CP ngày 04 tháng 1 năm 2008 của Chính phủ về quy định chi tiết và hướng dẫn
thi hành một số điều của Luật Công chứng).
1.2.
Đối với hoạt động chứng thực.
Theo quy định tại Điều 20 Nghị định 79/2007/NĐ-CP, có thể thấy ngoài các chủ thể
quản lý giống như với chủ thể quản lý công chứng vừa nêu trên thì hoạt động chứng thực còn
có sự tham gia quản lý của UBND cấp huyện. Theo đó, chủ thể có thẩm quyền quản lý nhà
nước về chứng thực bao gôm: Chính phủ, Bộ Tư Pháp, Bộ ngoại giao, Bộ, nghành có liên
quan, UBND tỉnh và thành phố trực thuộc trung ương và UBND cấp huyện. Phạm vi quản lý
nhà nước về chứng thực được quy định cụ thể tại Điều 20 Nghị định 79 như sau:
+ Chính phủ: thống nhất quản lý nhà nước về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao
từ bản chính, chứng thực chữ ký.
+ Bộ Tư pháp: chịu trách nhiệm trực tiếp trước Chính phủ trong việc thực hiện quản lý
nhà nước về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký. Cụ
thể: Ban hành hoặc trình cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành văn bản quy phạm pháp
luật, chỉ đạo, hướng dẫn tổ chức thực hiện, kiểm tra, thanh tra, xử lý vi phạm về chứng thực.
+ Bộ Ngoại giao: có trách nhiệm phối hợp với Bộ Tư pháp trong việc hướng dẫn, kiểm
tra, thanh tra, tổ chức bồi dưỡng nghiệp vụ cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản
chính, chứng thực chữ ký của Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài và viên chức lãnh sự,
viên chức ngoại giao được giao thực hiện nhiệm vụ.
+ Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ: trong phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn
của mình có trách nhiệm phối hợp với Bộ Tư pháp trong việc thực hiện quản lý nhà nước về
cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký.
+ Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương: thực hiện việc quản lý nhà
nước về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký tại địa
phương. Cụ thể: Hướng dẫn, bồi dưỡng nghiệp vụ cho Ủy ban nhân dân cấp huyện, cấp xã;
Kiểm tra, thanh tra hoạt động cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng

thực chữ ký của Ủy ban nhân dân cấp huyện; Giải quyết khiếu nại, tố cáo liên quan đến vấn
đề chứng thực; Tổng hợp tình hình và thống kê số liệu chứng thực trong địa phương gửi Bộ
Tư pháp theo định kỳ 6 tháng và hàng năm.
+ Ủy ban nhân dân cấp huyện: thực hiện quản lý nhà nước về chứng thực trong địa
phương mình có nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: Hướng dẫn, bồi dưỡng nghiệp vụ cho Ủy ban
nhân dân cấp xã; kiểm tra, thanh tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo; tổng hợp tình hình và thống
kê số liệu của hoạt động chứng thực để báo cáo Ủy ban nhân dân cấp tỉnh theo định kỳ 6
tháng và hàng năm.
2. Thực trạng quản lý về công chứng, chứng thực ở nước ta hiện nay.
2.1.
Về công chứng.
a, Quản lý đối với các tổ chức hành nghề công chứng.
Theo quy định của pháp luật hiện nay thì có hai hình thức tổ chức hành nghề công chứng
đó là Phòng công chứng và Văn phòng công chứng (VPCC).
So với các văn bản trước, Luật Công chứng 2006 đã mở rộng thêm một hình thức tổ
chức hành nghề công chứng, đó là VPCC. Quy định này của pháp luật đã thể hiện chủ trương
xã hội hóa công chứng của nhà nước ta. Từ khi Luật Công chứng 2006 ra đời cùng với chủ
3


-

-

trương xã hội hóa này thì số lượng các tổ chức hành nghề công chứng, đặc biệt là văn phòng
công chứng tăng lên nhanh chóng. Theo thống kê của Vụ Bổ trợ Tư pháp Bộ Tư pháp trên cả
nước hiện nay có 505 tổ chức hành nghề công chứng trong đó có 369 Văn phòng công chứng
và 136 Phòng Công chứng với tổng số hơn 900 Công chứng viên đang hành nghề (2). Sự ra
đời của các VPCC đã đáp ứng tốt hơn nhu cầu của người dân, doanh nghiệp trong các giao
dịch dân sự. Tác phong phục vụ, lề lối làm việc cũng tốt hơn, bớt đi tình trạng cửa quyền, gây

khó khăn của các phòng công chứng trước kia. Nhưng bên cạch những tích cực cũng còn rất
nhiều bất cập, lỗ hổng trong hoạt động công chứng nói chung và trong hoạt động quản lý nhà
nước về công chứng nói riêng.
Hoạt động quản lý của nhà nước về công chứng không đáp ứng kịp thời được sự phát triển
mạnh mẽ về số lượng của các văn phòng công chứng. Do chưa có quy hoạch tổng thể, hợp lý
trên cả nước và trên từng địa phương nên dẫn đến sự phát triển các tổ chức hành nghề công
chứng còn mang nặng tính “tự phát” chưa có sự điều tiết của Nhà nước. Qua 2 năm thực hiện
Luật Công chứng, tính đến cuối năm 2009 trên cả nước mới chỉ có 28 địa phương có VPCC,
trong đó riêng Hà Nội có 42 Văn phòng, thành phố Hồ Chí Minh (TP.HCM) có 12 Văn
phòng, số tỉnh còn lại có từ 1 đến 3 Văn phòng (3). Đến nay, chỉ sau 3 năm thì con số này đã
tăng lên đáng kể, cả nước đã có thêm 21 tỉnh thành có VPCC, số VPCC của Hà Nội và TP.
HCM tăng không đáng kể, Hà Nội thêm 2 văn phòng và HCM thêm 6 văn phòng (4), số lượng
VPCC tăng chủ yếu ở các tỉnh thành. Cùng với đó là tình trạng trái ngược trong phát triển tổ
chức hành nghề công chứng trong cả nước và ở một số địa phương, điều này được thể hiện
qua sự phân phối không đồng đều, khập khiễng giữa các tỉnh thành trong cả nước, một thành
phố phát triển như Đà Nẵng hiện nay cũng chỉ có 5 VPCC, hay Quảng Ninh mới có 2 VPCC
nhưng những tỉnh như Thanh Hóa, Nghệ An hay Đồng Nai con số VPCC lại gấp đôi những
tỉnh trên, theo đó Nghệ An hiện có 12 VPCC; Thanh Hóa có đến 17 VPCC; hay sự chênh lệch
giữa con số VPCC ở Hà Nội với TP.HCM, TP.HCM chỉ có 18 văn phòng trong đó Hà Nội có
đến 44 văn phòng (5) – một con số chênh lệch tương đối lớn. Như vậy, từ những con số này có
thể thấy một thực trạng về quản lý ở các địa phương về việc cho thành lập các VPCC là có địa
phương cho phép thành lập các VPCC một cách tùy tiện, phát triển nóng, phân bố không hợp
lý các tổ chức hành nghề công chứng; một số địa phương lại chưa quan tâm đến chủ trương
xã hội hóa công chứng hoặc nhận thức chưa đầy đủ về vấn đề này, nên chưa có chính sách
phát triển các Văn phòng công chứng. Thực trạng này dẫn đến tình trạng cạnh tranh không
lành mạnh giữa các tổ chức hành nghề công chứng
Tình trạng cạnh tranh không lành mạnh của các tổ chức hành nghề công chứng làm phát sinh
nhiều bất ổn. Như chuyện thu phí dịch vụ theo thỏa thuận, vì cạnh tranh nên có chỗ thì cao,
chỗ thì lại thấp đến bất ngờ, làm sai lệch sự thống nhất và minh bạch cần phải có của hoạt
2 />3 Theo Đề án xây dựng quy hoạch tổng thể phát triển tổ chức hành nghề công chứng ở Việt Nam đến năm 2020.

4,5 Thống kê theo Bảng Danh sách các tổ chức hành nghề công chứng trong cả nước năm 2011 của Bộ Tư Pháp trên trang
web />
4


động này. Đáng chú ý hơn là để thu hút khách hàng, nhiều VPCC còn dễ dãi trong thẩm định
hồ sơ dẫn tới tình trạng công chứng ẩu, công chứng sai. Thiệt thòi cuối cùng vẫn là người
dân, doanh nghiệp phải chịu, ngoài việc chấp nhận móc túi trả phí cao thì có khi còn dở mếu
dở cười khi hồ sơ bị từ chối ở văn phòng này lại được chấp nhận ở văn phòng khác, hoặc khi
bản công chứng bị cơ quan chức năng phủ nhận.
b. Quản lý công chứng viên.
Thực tiễn hiện nay, ở hầu hết các địa phương trong cả nước, trừ Hà Nội và TP.HCM việc
bổ nhiệm, phát triển đội ngũ công chứng viên đạt tiêu chuẩn và có năng lực làm việc trên thực
tế là hết sức khó khăn. Đội ngũ công chứng viên làm việc tại các Văn phòng công chứng hiện
nay phần lớn đều đã cao tuổi, kiến thức nghề nghiệp công chứng hạn chế do được miễn đào
tạo, chủ yếu hoạt động từ kinh nghiệm thực tiễn.Ví dụ như trên địa bàn tỉnh Nghệ An đến nay
có 26/33 công chứng viên được bổ nhiệm không qua lớp đào tạo, đã hết tuổi phục vụ trong cơ
quan nhà nước nên phần lớn tuổi đời từ 60-65, cá biệt có trường hợp gần 70 tuổi và chủ yếu
số công chứng viên được bổ nhiệm là Điều tra viên, Kiểm sát viên, Thẩm phán nghỉ hưu 5.
Hơn nữa, để đáp ứng nhu cầu về công chứng, đáp ứng sự phát triển mạnh của các VPCC thì
việc bổ nhiệm công chứng viên cũng có phần dễ dãi hơn về tiêu chuẩn, điều kiện. Điều này
dẫn đến thực trạng trên thực tế là chất lượng một bộ phận công chứng viên tại các VPCC còn
chưa đáp ứng được yêu cầu, nhất là những người không qua đào tạo, tập sự nghề công chứng,
dẫn đến sự non kém hoặc tắc trách về chuyên môn nghiệp vụ mà sự việc xảy ra tại VPCC Việt
Tín ở Hà Nội năm 2010 vừa qua là một ví dụ hoặc các công chứng viên cao tuổi gặp phải
những hạn chế về sức khỏe cũng như trình độ chuyên môn nghiệp vụ.
c, Về công tác thanh tra, kiểm tra hoạt động của các tổ chức hành nghề công chứng.
Việc thanh tra, kiểm tra việc thực hiện hoạt động công chứng của các phòng công chứng,
VPCC. Công tác thanh tra, kiểm tra về công chứng đã được Bộ tư pháp và các cơ quan hữu
quan tổ chức thực hiện nhưng vẫn còn những hạn chế nhất định do các phòng công chứng là

cơ quan trực thuộc của các Sở tư pháp nên có những sai phạm đã không được đưa ra và xử lý
nghiêm minh theo quy định của pháp luật. Ngoài ra, trong việc phát hiện và xử lý triệt để các
sai phạm về công chứng ở các địa phương còn chưa được siết chặt, các cơ quan chức năng
vẫn chưa có những kế hoạch, biện pháp cụ thể để chấn chỉnh những sai phạm này.
2. Về chứng thực.
Khi tổ chức và công dân đến với UBND cấp Huyện, cấp xã có nhu cầu chứng thực sẽ
được phục vụ như một dịch vụ công theo quy định của pháp luật, nhưng có sự ràng buộc bởi
những quy định khác của cơ quan hành chính mà không thể đáp ứng các yêu cầu chính đáng
về dịch vụ của tổ chức và công dân. Chẳng hạn, việc thực hiện công chứng có thể được thực
hiện tại trụ sở phòng công chứng, VPCC hoặc ngoài trụ sở theo yêu cầu đề nghị dịch vụ, cả
trong và ngoài giờ hành chính nhưng việc thực hiện chứng thực bắt buộc phải thực hiện tại trụ
sở của UBND cấp huyện, cấp xã mà không có quy định thực hiện ngoài trụ sở (việc này là
khó khăn đối với cá nhân khi có yêu cầu chứng thực chữ kí mà người bị bệnh nằm liệt giường
5 Theo Tổng kết năm năm thi hành Luật Công chứng trên địa bàn tỉnh Nghệ An- Thực trạng và giải pháp trong

thời gian tới
5


hoặc người già yếu…). Thực trạng này sẽ dẫn đến một bộ phận người dân khó tiếp cận hoặc
gặp những vướng mắc nhất định khi cần chứng thực
III.
Những tồn tại, bất cập và giải pháp hoàn thiện nhằm nâng cao vai trò quản lý Nhà nước
trong hoạt động công chứng, chứng thực ở nước ta hiện nay.
1. Những tồn tại, bất cập trong hoạt động quản lý nhà nước về công chứng, chứng thực.
• Về công chứng: Từ thực trạng nêu trên, có thể thấy hoạt động quản lý nhà nước về công
chứng còn nhiều bất cập, đó là:
Thứ nhất, hệ thống pháp luật về công chứng ở nước ta hiện nay còn chưa đồng bộ, còn
nhiều mâu thuẫn dẫn đến khó khăn trong hoạt động công chứng đối với các chủ thể tham gia
công chứng, từ đó cũng dẫn đến vướng mắc trong hoạt động quản lý về công chứng.

Thứ hai, khoản 2, điều 27 Luật công chứng 2006 quy định việc Ủy ban nhân dân tỉnh là
cơ quan cho phép thành lập Văn phòng Công chứng, nhưng khi chấm dứt hoạt động, Luật chỉ
quy định Sở Tư pháp thông báo cho cơ quan liên quan (khoản 2, 3 điều 34, điều 29 Luật công
chứng năm 2006), mà không báo cáo UBND tỉnh là chưa hợp lý.
Thứ ba, Luật Công chứng quy định 02 loại hình được bổ nhiệm công chứng viên, đó là
người thuộc diện được miễn đào tạo, miễn tập sự và những người phải qua đào tạo lớp công
chứng viên và phải tập sự hành nghề công chứng – điều này gây khó khăn trong việc bổ
nhiệm công chứng viên có năng lực chuyên môn thực sự trong hành nghề công chứng, đặc
biệt là ở các địa phương. Vì ở loại hình được miễn đào tạo, tập sự thì các đối tượng được bổ
nhiệm chủ yếu là Điều tra viên, Kiểm sát viên, Thẩm phán nghỉ hưu tuy nhiên hàng năm trên
địa bàn các địa phương những người này nghỉ hưu không nhiều nên số lượng được bổ nhiệm
cũng rất hạn chế. Với loại hình thứ hai thì theo quy định những người này muốn được bổ
nhiệm phải có ít nhất 05 năm làm công tác trong cơ quan pháp luật. Trong thực tế, những
người đã làm việc ổn định trong cơ quan pháp luật lại không có nhu cầu chuyển sang hoạt
động công chứng.
Thứ tư, tại khoản 1 Điều 9 Nghị định số 02/2008/NĐ-CP quy định về Cơ sở đào tạo
nghề công chứng, theo đó bao gồm Học viện Tư pháp thuộc Bộ Tư pháp và cơ sở khác, nếu
có đủ tiêu chuẩn theo quy định tại khoản 2 Điều này. Tuy nhiên đến nay chưa có văn bản
pháp luật nào quy định cụ thể về cơ sở đào tạo khác này, cụ thể những cơ sở này là những cơ
quan, tổ chức nào, trình tự, thủ tục thành lập như thế nào, chịu trách nhiệm trước cơ quan nào,
hoạt động ra sao… do chưa có quy định cụ thể nên vấn đề này vẫn nằm trên lý thuyết mà
chưa có một cơ sở nào khác ngoài Học viện Tư pháp đào tạo công chứng viên cả.
Thứ năm, Về quy định việc khiếu nại trong hoạt động công chứng tại Điều 63 Luật
công chứng 2006: Điều 63 chỉ quy định duy nhất một trường hợp giải quyết khiếu nại về hành
vi từ chối công chứng của công chứng viên, trong khi đó hoạt động công chứng có rất nhiều
các trường hợp khiếu nại như: Hành vi công chứng trái pháp luật của công chứng viên; hành
vi thu phí công chứng sai quy định của tổ chức hành nghề công chứng…. Nếu rơi vào những
trường hợp trên, áp dụng Luật Công chứng sẽ có các những hiểu khác nhau: Một là: Giải
quyết theo Luật Khiếu nại tố cáo; Hai là: Khởi kiện ra Toà theo Điều 45 Luật Công chứng; Ba
là: Giải quyết tương tự theo Điều 63 Luật công chứng. Do quy định chưa rõ ràng nên các cơ

6


quan quản lý nhà nước về công chứng thường gặp khó khăn khi áp dụng việc giải quyết khiếu
nại những trường hợp trên.
Thứ tư, mặc dù pháp luật công chứng ở nước ta đã bắt đầu coi công chứng là một hoạt
động nghề nghiệp nhưng chúng ta lại chưa xây dựng cơ chế quản lý theo đúng mô hình quản
lý theo tính nghề nghiệp chuyên sâu. Cụ thể, trong Luật công chứng không có bất kì quy định
nào về sự ra đời hoặc tồn tại của tổ chức hiệp hội nghề nghiệp công chứng dưới mọi hình
thức, hiệp hội này sẽ trợ giúp đắc lực cho hoạt động quản lý của nhà nước về công chứng bởi
đây sẽ là nơi tập hợp tiếng nói chung để đóng góp cho Nhà nước những sáng kiến về quản lý,
những phát hiện những vướng mắc nảy sinh trong thực tế để tìm giải pháp khắc phục, đồng
thời trợ giúp các cơ quan quản lý trong quản lý các hoạt động của VPCC.
• Về chứng thực:
2. Giải pháp hoàn thiện những bất cập nêu trên để nâng cao vai trò quản lý của
Nhà nước đối với hoạt động công chứng, chứng thực.
a, Đối với hoạt động quản lý công chứng
Thứ nhất, cần nghiên cứu đề xuất sửa đổi, bổ sung Luật công chứng để khắc phục những
hạn chế, bất cập đã nảy sinh, tạo cơ sở pháp lý chặt chẽ và phù hợp hơn cho hoạt động phát
triển công chứng theo hướng chuyên nghiệp hóa. Bên cạnh đó, cần sửa đổi một số luật có các
vấn đề có liên quan đến hoạt động công chứng mà hiện đang có một số mâu thuẫn như Bộ
luật Dân sự năm 2005, Luật Thương mại năm 2005, Luật đất đai năm 2003, Luật Nhà ở 2006.
Thứ hai, cần ban hành một văn bản quy phạm quy định chi tiết các vấn đề liên quan đến
cơ sở đào tạo công chứng viên như điều kiện hành lập cơ sở đào tạo, vấn đề về chương trình
đào tạo, chất lượng đào tạo…
Thứ ba, sửa đổi quy định về công chứng viên và tổ chức hành nghề công chứng. Theo
đó, sẽ sửa đổi quy định về tiêu chuẩn công chứng viên theo hướng nên bổ sung thêm quy định
về độ tuổi; và sửa đổi quy định về “Miễn tập sự hành nghề công chứng” (Điều 17) thành
“giảm thời gian tập sự hành nghề công chứng", vì những người được miễn đào tạo nghề công
chứng là những người đã là thẩm phán, kiểm sát viên,... nhưng trong thực tế họ làm việc ở

những lĩnh vực khác, hoàn toàn không có kinh nghiệm trong hoạt động công chứng, nên cần
thiết phải có thời gian tập sự hành nghề công chứng. Tuy nhiên, có thể giảm thời gian tập sự
bằng 1/2 thời gian thông thường và các vấn đề về người được miễn đào tạo nghề công chứng.
Thứ tư, Xây dựng quy hoạch, kế hoạch phát triển các VPCC trên cả nước và trong từng
địa phương một cách hợp lý, để các VPCC được phân bố đồng đều hợp lý, đáp ứng được nhu
cầu công chứng của mọi người dân, khắc phục được tình trạng các VPCC được thành lập một
cách tự phát, lộn xộn như hiện nay. Đồng thời cần tăng cường các biện pháp kiểm tra, thanh
tra các hoạt động của các tổ chức hành nghề công chứng và công chứng viên; cần có một cơ
chế cụ thể xử lý thích hợp, triệt để đối với các vi phạm về công chứng.
Thứ năm, Cần nhanh chóng ban hành văn bản cho phép thành lập hiệp hội công chứng
với tư cách là tổ chức nghề nghiệp của công chứng viên và kèm theo đó là tiến hành xây dựng
quy chế cho hiệp hội này.
Thứ sáu, đối với việc chấm dứt hoạt động của VPCC thì nên quy định Sở Tư pháp có
trách nhiệm báo cáo bằng văn bản về việc chấm dứt hoạt động Văn phòng Công chứng cho
Ủy ban nhân dân tỉnh và Bộ trưởng Bộ tư pháp.
7


b. Đối với quản lý chứng thực.
Mở các khóa đào tạo nghiệp vụ chứng thực và cung cấp thông tin cần thiết liên quan
giúp người thực hiện chứng thực nhận biết chính xác các giấy tờ văn bản hợp pháp, hợp lệ
trong hoạt động chứng thực như quy định về mẫu dấu của các tổ chức cơ quan, các tổ chức
nước ngoài, thẩm quyền ban hành… Bên cạnh đó, cần có sự quan tâm đầu tư điều kiện cơ sở
vật chất, không gian và phương tiện làm việc cho công tác chứng thực tại UBND các quận,
huyện, xã, phường.
Theo Nghị định thì người thực hiện chứng thực là Chủ tịch UBND cấp huyện nhưng uỷ quyền cho trưởng
phòng Tư pháp thực hiện các việc chứng thực thuộc thẩm quyền của cấp huyện. Về vấn đề này, có ý kiến cho
rằng quy định như Nghị định là không rõ người thực hiện chứng thực là ai, Chủ tịch UBND cấp huyện hay
Trưởng phòng Tư pháp? Nếu quy định ngay trong Nghị định việc Chủ tịch UBND cấp huyện uỷ quyền cho
trưởng phòng Tư pháp thì tại sao không quy định ở cấp huyện người có thẩm quyền chứng thực là Trưởng

phòng Tư pháp. Theo cơ quan soạn thảo Nghị định, Phòng Tư pháp là cơ quan chuyên môn, giúp việc của
UBND cấp huyện nên không có con dấu hình quốc huy, trong khi đó việc chứng thực thuộc thẩm quyền của
UBND cấp huyện, cho nên người thực hiện chứng thực là trưởng phòng Tư pháp thì việc chứng thực này vẫn
phải sử dụng con dấu hình quốc huy (con dấu hình quốc huy được coi là biểu tượng của quyền lực nhà nước)
cho nên dự thảo Nghị định không thể gia cho Trưởng phòng Tư pháp là người thực hiện chứng thực được.
Thực tế việc uỷ quyền chứng thực theo Nghị định số 75 ở cấp huyện cho thấy các địa phương làm cũng khác
nhau, có địa phương uỷ quyền cho Trưởng phòng Tư pháp được ký văn bản chứng thực, có địa phương
không uỷ quyền cho Trưởng phòng Tư pháp mà giao cho Phó Chủ tịch UBND cấp huyện ký văn bản chứng
thực.
Theo tinh thần cải cách hành chính chúng tôi cho rằng, ở cấp huyện không tiếp tục giao cho Chủ tịch UBND là
người thực hiện chứng thực nữa, vì Chủ tịch UBND cấp huyện là người lãnh đạo và điều hành công việc của
UBND, chịu trách nhiệm quản lý nhà nước về mọi mặt ở địa phương, cho nên giao Chủ tịch UBND cấp huyện
trực tiếp thực hiện một loại hình dịch vụ công có thu phí là không hợp lý. Việc chứng thực ở cấp huyện nên
giao cho Phòng Tư pháp, bởi vì theo quy định của pháp luật hiện hành và thực tế ở các địa phương thì Phòng
Tư pháp đã và đang trưc tiếp giúp UBND cấp huyện làm công việc này. Mặt khác, không vì lý do Phòng Tư
pháp không có con dấu riêng phải sử dụng con dấu của UBND cấp huện để không giao cho Phòng Tư pháp
thực hiện việc chứng thực. Theo chúng tôi, Phòng Tư pháp là cơ quan chuyên môn của UBND cấp huyện
không có con dấu hình quốc huy là đúng. Nhưng trong hoạt động chứng thực bản sao giấy tờ, chữ ký thì vẫn
có con dấu riêng chỉ để phục vụ cho hoạt động này, con dấu này không nhất thiết phải là con dấu có hình quốc
huy, quan trọng nhất là việc con dấu này được pháp luật thừa nhận để khẳng định giá trị pháp lý của việc
chứng thực.
Một thực tế gần đây nhất là quá trình xây dựng Luật Công chứng cho thấy, vấn đề tổ chức hành nghề công
chứng (bao gồm Phòng Công chứng nhà nước và Văn phòng Công chứng tư nhân) có được sử dụng con dấu
hình quốc huy hay không là một trong những vấn đề còn có ý kiến khác nhau và nay theo quy định của Luật
Công chứng thì tổ chức hành nghề công chứng có con dấu riêng do Chính phủ quy định. Theo chúng tôi, con
dấu này không thể là con dấu hình quốc huy, vì luật không coi các tổ chức hành nghề công chứng là đại diện
cho công quyền.
Theo Báo Pháp luật Việt Nam

Có chính sách quan tâm đến đội ngũ thực hiện công tác chứng thực xứng đáng với

những quy định về trách nhiệm của họ trong việc kiểm nhiệm.
Ngoài các giải pháp trên thì cần phải đưa công nghệ thông tin vào công tác quản lý công
chứng, chứng thực để hệ thống các cơ quan thực hiện công chứng, chứng thực có điều kiện
8


thực hiện việc kiểm tra các thông tin liên quan cần thiết, tránh tình trạng sai sót và để lại hậu
quả pháp lý sau này.
XÃ HỘI

Email Print

Góc nhìn pháp luật

Vướng trong chứng thực chữ ký
03/12/2011, 06:55 (GMT+7)

(HNM) - Sau hơn 4 năm thực hiện, Nghị định số 79/2007/NĐ-CP của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ
gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký đã bộc lộ nhiều bất cập.
Tại Hà Nội, trong đợt kiểm tra về các hoạt động tư pháp mới đây, nhiều quận, huyện đã nêu lên
những khó khăn trong việc chứng thực chữ ký bởi sự "vênh" nhau trong các quy định hướng dẫn, tạo
ra những phức tạp không đáng có cho cán bộ tư pháp khi thực thi nhiệm vụ.
Theo khoản 2, Điều 17, Nghị định số 79/2007/NĐ-CP của Chính phủ "người yêu cầu chứng thực phải
ký trước mặt người thực hiện chứng thực". Nghị định 79 cũng nêu, trưởng phòng, phó trưởng phòng
tư pháp cấp huyện thực hiện chứng thực. Tuy nhiên, theo quy định về cơ chế "một cửa", "một cửa liên
thông" tại cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương hiện nay thì việc tiếp nhận hồ sơ yêu cầu của tổ
chức, công dân liên quan đến việc giải quyết thủ tục hành chính, trong đó có chứng thực chữ ký đều
phải qua bộ phận "một cửa". Theo đó, việc tiếp nhận hồ sơ được giao cho cán bộ là chuyên viên giúp
việc thụ lý, kiểm tra. Sau khi kiểm tra, hồ sơ mới được chuyển lên cho lãnh đạo phòng tư pháp ký
chứng thực. Điều này dẫn đến một thực tế là người yêu cầu chứng thực không thể thực hiện được việc

ký trước mặt lãnh đạo phòng tư pháp như quy định tại Nghị định 79/CP.
Mặt khác, do thực tế công việc nhiều, hầu hết lãnh đạo phòng tư pháp không thuộc biên chế bộ phận
"một cửa" nên họ cũng không thể có mặt tại bộ phận tiếp nhận hồ sơ để "chờ" người đến chứng thực
chữ ký. Còn công dân thì không được phép lên phòng lãnh đạo để yêu cầu ký chứng thực, bởi mục
tiêu của cơ chế "một cửa" nhằm tách bạch giữa người có thẩm quyền giải quyết với người dân để hạn
chế
tiêu
cực,
nhũng
nhiễu.
Một vấn đề nữa cũng đang là "nút thắt" cần tháo gỡ của Nghị định 79 là việc chứng thực sơ yếu lý
lịch. Cùng nội dung này có đơn vị thực hiện chứng thực theo hình thức chứng thực chữ ký, có cơ
quan chứng thực nơi đăng ký hộ khẩu thường trú của người khai sơ yếu lý lịch…
Điều đáng nói là những vướng mắc này các cơ quan quản lý đều đã biết nhưng việc đưa ra biện pháp
"tháo gỡ" lại đang gặp khó khăn bởi có những trường hợp chưa được điều chỉnh bằng pháp luật hoặc
có quy định nhưng chưa đầy đủ. Để giải quyết thấu đáo những bất cập nói trên, theo các chuyên gia
về pháp luật, chúng ta cần nhanh chóng xây dựng và ban hành Luật Chứng thực. Trong đó cần tập
trung vào một số vấn đề mới mang tính đột phá trong hoạt động chứng thực như chứng thực chữ ký,
chứng thực sơ yếu lý lịch… Đây sẽ là cơ sở pháp lý để cán bộ tư pháp thực hiện nhiệm vụ một cách
9


đồng bộ, thống nhất, tránh chồng chéo như hiện nay.
Nâng cao hiệu quả hoạt động của ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn trong lĩnh vực chứng thực

Uỷ ban nhân dân xã, phường, thị trấn (UBND cấp xã) là cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương, có chức năng quản lý hành
chính nhà nước trong các lĩnh vực hành chính - chính trị, an ninh, quốc phòng, văn hóa xã hội… trong phạm vi địa phương. Để thực
hiện tốt chức năng quản lý hành chính nhà nước, UBND cấp xã phải tiến hành nhiều hoạt động đa đạng và trên nhiều lĩnh vực.
Việc đánh giá hiệu quả hoạt động của UBND cấp xã trên các lĩnh vực thuộc chức năng của UBND cấp xã là vấn đề khá phức tạp, do
vậy trong phạm vi bài viết này, chúng tôi chỉ nghiên cứu về thực trạng hoạt động của UBND cấp xã trong lĩnh vực chứng thực và đề

xuất một số biện pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của UBND cấp xã trong lĩnh vực này.

Trong những năm trước đây hoạt động chứng thực của UBND cấp xã đã được quy định tại Nghị định 31/1996/NĐ-CP của Chính
phủ về tổ chức và hoạt động công chứng; Nghị định 75/2000/NĐ-CP của Chính phủ về công chứng, chứng thực. Các quy định về
trình tự, thủ tục, thẩm quyền và phạm vi các việc công chứng, chứng thực quy định tại hai Nghị định này còn nhiều vấn đề bất cập.
Hiện nay hoạt động chứng thực của UBND cấp xã được quy định tại Bộ luật Dân sự 2005, Luật Đất đai 2003, Nghị định
79/2007/NĐ-CP của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký; Thông tư
03/2008/TT-BTP hướng dẫn thi hành một số điều của Nghị định 79/2007/NĐ-CP và một số văn bản pháp luật khác. Trong đó Nghị
định 79/2007/NĐ-CP, Thông tư 03/2008/TT-BTP là hai văn bản quy định cụ thể, rõ ràng về thẩm quyền chứng thực, phạm vi các
việc chứng thực và trình tự, thủ tục thực hiện các việc chứng thực của UBND cấp xã. Theo quy định của Nghị định 79/2007/NĐ-CP
và Thông tư 03/2008/TT-BTP, Chủ tịch hoặc Phó chủ tịch UBND cấp xã có thẩm quyền, trách nhiệm: chứng thực bản sao từ bản
chính các giấy tờ, văn bản bằng tiếng Việt, chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản bằng tiếng Việt; chứng thực các giấy tờ có
tính chất song ngữ theo yêu cầu của người yêu cầu chứng thực.

Chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản bằng tiếng Việt là việc Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch UBND cấp xã căn cứ vào
yêu cầu chứng thực bản sao của người yêu cầu chứng thực, căn cứ vào bản chính (do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt
Nam cấp cho cá nhân, tổ chức để sử dụng) chứng thực bản sao có nội dung đúng với bản chính.

Bản chính là bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp lần đầu tiên, có giá trị pháp lý để sử dụng, là cơ sở để đối chiếu và chứng
thực bản sao. Bản chính được dùng để đối chiếu và chứng thực bản sao bao gồm: bản chính cấp lần đầu; bản chính cấp lại, bản
chính đăng ký lại. Bản sao là bản chụp, bản in, bản đánh máy, bản đánh máy vi tính hoặc bản viết tay có nội dung đầy đủ, chính xác
như bản chính. Bản sao đã được Chủ tịch hoặc Phó chủ tịch UBND cấp xã chứng thực theo đúng trình tự, thủ tục pháp luật quy
định có giá trị pháp lý sử dụng thay cho bản chính trong các giao dịch.

Chứng thực chữ ký trong các văn bản, giấy tờ bằng tiếng Việt là việc Chủ tịch hoặc Phó chủ tịch UBND cấp xã xác nhận chữ ký trong
giấy tờ, văn bản đúng là chữ ký của người đã yêu cầu chứng thực. Chữ ký được chứng thực theo trình tự, thủ tục pháp luật quy
định có giá trị chứng minh người yêu cầu chứng thực đã ký chữ ký đó, là căn cứ để xác định trách nhiệm của người ký về nội dung
của giấy tờ, văn bản. Nếu người yêu cầu chứng thực không ký được do khuyết tật hoặc không biết ký thì việc chứng thực chữ ký
được thay thế bằng việc chứng thực điểm chỉ. Trường hợp người yêu cầu chứng thực yêu cầu UBND cấp xã chứng thực văn bản có
tính chất song ngữ do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền tại Việt Nam cấp như: Hộ chiếu, chứng chỉ tốt nghiệp của các trường đại

học Việt Nam liên kết với trường đại học của nước ngoài... UBND cấp xã sẽ đáp ứng yêu cầu chứng thực đó.

UBND cấp xã thực hiện chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản bằng tiếng Việt; chứng thực chữ ký trong các giấy tờ,
văn bản bằng tiếng Việt không phụ thuộc vào nơi cư trú của người yêu cầu chứng thực.

Có thể nói, Nghị định 79/2007/NĐ-CP ra đời là sự thể chế hóa đường lối chính sách của Đảng, cụ thể hóa pháp luật của Nhà nước

10


về cải cách thủ tục hành chính, xã hội hóa hoạt động công chứng; đánh dấu sự quan tâm của Đảng và Nhà nước trong việc bảo vệ
có hiệu quả các quyền của công dân ở nước ta trong giai đoạn hiện nay. Nghị định này còn quy định về trình tự, thủ tục chứng
thực; phạm vi các việc chứng thực; thẩm quyền và trách nhiệm của UBND cấp huyện, UBND cấp xã, cơ quan đại diện ngoại giao, cơ
quan lãnh sự của nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam ở nước ngoài trong việc thực hiện các việc chứng thực thuộc thẩm
quyền. Chính nội dung mới này tạo nên phong cách làm việc tốt hơn, có hiệu quả hơn trong việc phục vụ người yêu cầu chứng
thực của các chủ thể có thẩm quyền chứng thực.

Nghị định 79/2007/NĐ-CP quy định việc chứng thực bản sao thuộc thẩm quyền và trách nhiệm UBND cấp xã, UBND cấp huyện và
cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự của nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam ở nước ngoài thực hiện, Phòng công
chứng không thực hiện công chứng bản sao do vậy đã giảm tải hoạt động công chứng cho Phòng công chứng. Quy định này đã tạo
điều kiện thuận lợi cho người yêu cầu chứng thực bản sao, chứng thực chữ ký không phải chờ đợi lâu, đồng thời tạo điều kiện
thuận lợi về thời gian cho các Công chứng viên của Phòng công chứng trong việc tiếp người cần công chứng hợp đồng giao dịch
được tốt hơn. Bên cạnh đó, người yêu cầu UBND cấp xã chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản bằng tiếng Việt,
chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản bằng tiếng Việt được phục vụ nhanh chóng, kịp thời do số lượng cơ quan có thẩm
quyền chứng thực lớn hơn rất nhiều so với số lượng các Phòng công chứng như trước đây. Hoạt động chứng thực được thực hiện
tại trụ sở của UBND cấp xã nên tạo nhiều thuận lợi cho người yêu cầu chứng thực như tâm lý gần gũi, gần nhà, không phải đi xa,
không phải lo lắng vì chờ đợi. Ngoài ra, Nghị định này cũng quy định người yêu cầu chứng thực có thể đến bất kỳ UBND cấp xã nào
yêu cầu chứng thực bản sao các giấy tờ, văn bản bằng tiếng Việt, chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản bằng tiếng Việt,
chứng thực giấy tờ có tính chất song ngữ nên người yêu cầu chứng thực cảm nhận được sự thoải mái khi lựa chọn cơ quan nào
đáp ứng yêu cầu chứng thực cho mình.

Tuy nhiên, bên cạnh những kết quả đạt được, hoạt động chứng thực của UBND cấp xã vẫn còn một số tồn tại cần phải khắc phục.
Đó là trình độ của Chủ tịch UBND hoặc phó Chủ tịch UBND cấp xã chưa đồng đều trong phạm vi cả nước, có người chưa có bằng cử
nhân Luật nên việc đáp ứng yêu cầu chứng thực của người yêu cầu chứng thực còn gặp nhiều khó khăn như không tuân thủ các
trình tự, thủ tục pháp luật quy định đối với mỗi loại việc chứng thực; việc chứng thực bản sao các giấy tờ, văn bản bằng tiếng Việt
không tuân thủ các quy định yêu cầu người yêu cầu chứng thực bản sao văn bản bằng tiếng Việt xuất trình bản chính để kiểm tra
giá trị pháp lý của văn bản đó, xem văn bản đó có được cấp đúng thẩm quyền không, có còn giá trị sử dụng không, văn bản đó là
văn bản do cơ tổ chức có thẩm quyền cấp hay văn bản giả… Cán bộ tư pháp-hộ tịch là người giúp Chủ tịch hoặc Phó chủ tịch UBND
cấp xã thụ lý hồ sơ, hướng dẫn lập hồ sơ chứng thực thuộc thẩm quyền của UBND cấp xã. Tại một số tỉnh, thành phố lớn cán bộ tư
pháp-hộ tịch có trình độ cử nhân Luật, trung cấp Luật nhưng một số địa phương cán bộ tư pháp-hộ tịch chỉ mới tốt nghiệp trung
học phổ thông do vậy năng lực trong lĩnh vực chuyên môn nghiệp vụ còn có nhiều điểm hạn chế dẫn đến việc hướng dẫn người
yêu cầu chứng thực còn gặp một số khó khăn nhất định. Hơn nữa, hiện nay, văn bản pháp luật do cơ quan nhà nước có thẩm
quyền ban hành có quy định liên quan đến hoạt động chứng thực chưa đồng bộ, thiếu tính thống nhất nên khi Chủ tịch hoặc Phó
chủ tịch UBND cấp xã áp dụng pháp luật để thực hiện chứng thực gặp nhiều khó khăn, gây ảnh hưởng đến hiệu quả của hoạt động
chứng thực. Bên cạnh những yếu tố ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động chứng thực đã nêu trên, cơ sở vật chất, trang thiết bị phục
vụ hoạt động chứng thực cũng gây ảnh hưởng không nhỏ đến hiệu quả hoạt động chứng thực của UBND cấp xã. Trụ sở tiếp người
yêu cầu chứng thực tại nhiều địa phương chưa sắp xếp hợp lý, máy photocopy chưa được trang bị kịp thời để phục vụ hoạt động
chứng thực khiến người yêu cầu chứng thực phải đi lại vất vả nhiều lần phô tô bản sao để yêu cầu chứng thực; kho lưu trữ văn
bản chứng thực không đáp ứng được yêu cầu lưu trữ bản sao chứng thực an toàn, không đảm bảo thuận tiện khi tra cứu bản sao
đã chứng thực tại UBND.

Từ thực trạng hoạt động chứng thực ở UBND cấp xã trong thời gian qua, có thể đề xuất một số biện pháp nhằm góp phần nâng cao
hiệu quả hoạt động của UBND cấp xã trong lĩnh vực chứng thực như sau:

- Tổ chức đào tạo mới, đào tạo lại nghiệp vụ chứng thực và cấp chứng chỉ cho Chủ tịch hoặc Phó chủ tịch UBND cấp xã;

- Những văn bản pháp luật do cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành nếu có quy định liên quan đến chứng thực phải đảm
bảo đồng bộ, thống nhất; trình tự, thủ tục chứng thực rõ ràng, xác định rõ thẩm quyền và trách nhiệm của Chủ tịch hoặc Phó chủ
tịch UBND cấp xã trong việc chứng thực; quyền và nghĩa vụ của người yêu cầu chứng thực; trường hợp cơ quan nhà nước có thẩm

11


quyền ban hành văn bản mới có quy định về chứng thực thì cần ban hành ngay văn bản hướng dẫn thi hành để đảm bảo việc triển
khai hoạt động chứng thực đồng bộ, thống nhất trong cả nước vào thời điểm văn bản đó có hiệu lực thi hành.

- Chủ tịch hoặc Phó chủ tịch UBND cấp xã thực hiện chứng thực là người có trình độ từ cử nhân Luật trở lên, cán bộ tư pháp-hộ
tịch có trình độ từ trung cấp Luật trở lên, nếu UBND cấp xã nào không đáp ứng được yêu cầu này thì trao cho Phòng Tư pháp cấp
quận, huyện thực hiện các việc chứng thực của UBND cấp xã.

- Trụ sở thực hiện chứng thực phải phù hợp các quy định của pháp luật về trụ sở tiếp công dân, đáp ứng được số lượt người đến
yêu cầu chứng thực hàng ngày; trang thiết bị, máy móc phù hợp với hoạt động chứng thực của UBND cấp xã; kho lưu trữ văn bản
chứng thực đảm bảo diện tích và thực hiện tốt các quy định về phòng chống cháy nổ.

- Tăng cường công tác tuyên truyền giáo dục pháp luật và nâng cao ý thức pháp luật cho người yêu cầu chứng thực, nhân dân địa
phương về chứng thực.

- Hàng năm trong phạm vi địa phương, UBND cấp tỉnh tổ chức tổng kết thi đua và giao lưu giữa các Phòng công chứng với Văn
phòng công chứng, trưởng phòng, phó trưởng phòng Tư pháp cấp huyện, Chủ tịch hoặc Phó chủ tịch UBND cấp xã để trao đổi về
chuyên môn nghiệp vụ và học hỏi kinh nghiệm trong lĩnh vực công chứng, chứng thực./.

Ths.Lê Thị Thuý
Viện Khoa học Thanh tra
(Nguồn Tạp chí Thanh tra)

12