Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại Trường Cao đẳng nghề khu vực Long Thành – Nhơn Trạch

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
TRƯỜNG ĐẠI HỌC LẠC HỒNG

LUẬN VĂN THẠC SỸ KINH TẾ
CHUYÊN NGÀNH: Kế toán
Mã số : 60.34.03.01

HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ
TẠI TRƯỜNG CAO ĐẲNG NGHỀ KHU VỰC
LONG THÀNH – NHƠN TRẠCH
HVTH:

Vũ Hồng Núi

MSHV: 913000183
GVHD: TS.Trần Văn Tùng

Đồng Nai, tháng 09 năm 2015


LỜI CẢM ƠN

Qua thời gian học tập và nghiên cứu tại Trường Đại học Lạc Hồng, tôi đã
được Quý Thầy, Cô khoa Kế toán Trường Đại học Lạc Hồng giảng dạy giúp tôi có
được những kiến thức quý báu và cũng như hoàn thành luận văn tốt nghiệp.
Tôi xin chân thành cảm ơn TS. Trần Văn Tùng, đã trực tiếp hướng dẫn, giúp
đỡ tôi trong suốt thời gian qua để tôi có thể hoàn thành luận văn này.
Tôi xin chân thành cảm ơn Ban Giám hiệu, cùng toàn thể cán bộ giáo viên
trường CĐN KV Long Thành – Nhơn Trạch đã tạo điều kiện cho tôi khảo sát, trả lời
phỏng vấn và cung cấp thông tin hữu ích để tôi hoàn chỉnh luận văn này.
Trân trọng.

Ngày 15 tháng 10 năm 2015
Tác giả

Vũ Hồng Núi


LỜI CAM ĐOAN
Tôi cam đoan công trình nghiên cứu: “Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ
tại Trường Cao đẳng nghề khu vực Long Thành – Nhơn Trạch” là công trình nghiên
cứu của riêng tôi, dưới sự hướng dẫn khoa học của TS. Trần Văn Tùng.
Các số liệu, kết quả khảo sát nêu trong luận văn là trung thực và chưa từng được ai
công bố trong bất kỳ công trình nào khác.
Tác giả luận văn

Vũ Hồng Núi


MỤC LỤC
LỜI CẢM ƠN .............................................................................................................3
LỜI CAM ĐOAN .......................................................................................................4
MỤC LỤC ...................................................................................................................5
PHỤ LỤC ....................................................................................................................7
DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT ............................................................................8
DANH MỤC BẢNG .................................................................................................10
DANH MỤC HÌNH ..................................................................................................10
PHẦN MỞ ĐẦU .........................................................................................................1
1. Tính cấp thiết của đề tài ..........................................................................................1
2. Tổng quan về đề tài nghiên cứu: .............................................................................2
3. Mục tiêu nghiên cứu của đề tài ...............................................................................4
3.1 Mục tiêu chung:....................................................................................................4

3.2 Mục tiêu cụ thể: .....................................................................................................4
4. Đối tượng nghiên cứu..............................................................................................5
5. Phạm vi nghiên cứu .................................................................................................5
6 Phương pháp nghiên cứu:........................................................................................5
7 Ý nghĩa khoa học và thực tiễn của đề tài ................................................................5
8. Kết cấu của luận văn: ..............................................................................................6
CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG
ĐƠN VỊ CÔNG...........................................................................................................7
1.1 Lịch sử ra đời và phát triển của kiểm soát nội bộ .................................................7
1.1.1 Lịch sử ra đời và phát triển của các lý thuyết kiểm soát nội bộ ....................7
1.1.2 Lịch sử ra đời và phát triển của KSNB trong khu vực công .........................8
1.2 Định nghĩa về kiểm soát nội bộ và các yếu tố của KSNB theo INTOSAI ...........9
1.2.1 Định nghĩa về KSNB theo INTOSAI ............................................................9
1.2.2 Các yếu tố của hệ thống KSNB theo INTOSAI ..........................................10
1.2.2.3 Hoạt động kiểm soát ( Control activities) .................................................15
1.2.2.4 Thông tin và truyền thông( Information and Communication) ................17
1.2.2.5 Giám sát ( Monitorning) ...........................................................................18
1.3. Mục tiêu của kiểm soát nội bộ: ..........................................................................18


1.4 Đặc điểm kiểm soát nội bộ trong đơn vị hành chính sự nghiệp có thu và.........18
1.4.1 Đặc điểm đơn vị hành chính sự nghiệp có thu ............................................18
1.4.2 Nguồn tài chính đơn vị sự nghiệp có thu .....................................................19
1.5 Một số vấn đề trong đào tạo dạy nghề Việt Nam hiện nay có tác động đến hệ
thống kiểm soát nội bộ của các cơ sở giáo dục .........................................................21
1.5.1 Xã hội hóa giáo dục và toàn cầu hóa giáo dục ..........................................21
1.5.2 Hiệu quả và tài chính trong các đơn vị giáo dục công lập .........................21
1.5.3 Đào tạo theo chương trình khung của Tổng cục dạy nghề ..........................22
1.5.4 Chế độ tài chính kế toán hiện hành .............................................................22
1.5.5 Công tác kiểm định chất lượng dạy nghề ....................................................22

KẾT LUẬN CHƯƠNG 1..........................................................................................24
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI TRƯỜNG

CAO ĐẲNG NGHỀ KHU VỰC LONG THÀNH – NHƠN TRẠCH ......................25
2.1. Giới thiệu về Trường Cao đẳng nghề KV Long Thành – Nhơn Trạch:.............25
2.1.1. Lịch sử hình thành ......................................................................................25
2.1.2. Sơ đồ tổ chức trường Cao đẳng nghề khu vực Long Thành – Nhơn Trạch.27
2.1.3. Chức năng, nhiệm vụ của trường ...............................................................28
2.1.4. Chức năng và công tác kế toán tại Trường ................................................29
2.2. Tìm hiểu thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ tại Trường ...............................30
2.2.1. Khái quát về công tác khảo sát thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ tại
Trường ..................................................................................................................30
2.2.2 Thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ tại Trường .......................................33
2.2.2.1. Môi trường kiểm soát (Control Environment) ..........................................33
2.2.2.2. Đánh giá rủi ro ( Risk Assessment) ...........................................................39
2.2.2.3. Kiểm soát hoạt động ( Control activities): .................................................40
2.2.2.4. Thông tin và truyền thông (Information and Communication) .................42
2.2.2.5. Giám sát ( Morinote) ..................................................................................44
2.3 Đánh giá thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ tại Trường ...............................45
2.3.1 Môi trường kiểm soát của nhà Trường .......................................................46
2.3.1.1 Ưu điểm ....................................................................................................46


2.3.2 Đánh giá rủi ro .............................................................................................47
2.3.2.1 Ưu điểm ....................................................................................................47
2.3.3. Kiểm soát hoạt động ..................................................................................48
2.3.3.1. Ưu điểm ...................................................................................................48
2.3.4. Thông tin và truyền thông ...........................................................................49
2.3.5 Hoạt động giám sát ......................................................................................49
KẾT LUẬN CHƯƠNG 2..........................................................................................51

CHƯƠNG 3: HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI TRƯỜNG
CAO ĐẲNG NGHỀ KHU VỰC LONG THÀNH – NHƠN TRẠCH .....................52
3.1 Quan điểm hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ ..............................................52
3.2 Giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ trường CĐN khu vực Long
Thành – Nhơn Trạch .................................................................................................53
3.2.1 Môi trường kiểm soát...................................................................................53
3.2.2 Đánh giá rủi ro ...............................................................................................55
3.3 Đánh giá thực hiện quy trình ..........................................................................62
3.4 Một số giải pháp hỗ trợ nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại
Trường CĐN khu vực Long Thành – Nhơn Trạch ...............................................68
3.5 Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại trường ..........71
3.5.1 Từ phía Tổng cục dạy nghề .........................................................................71
3.5.2 Từ phía UBND tỉnh Đồng Nai và Sở Lao động Thương binh xã hội tỉnh
Đồng Nai ...............................................................................................................71
3.5.3 Từ phía Ban Giám hiệu nhà trường .............................................................72
3.5.4 Từ phía các bộ phận trong trường................................................................72
KẾT LUẬN CHƯƠNG 3..........................................................................................74
KẾT LUẬN CHUNG ................................................................................................75
TÀI LIỆU THAM KHẢO .........................................................................................76
PHỤ LỤC


DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT
Từ viết tắt

TT

Nội dung

1

BGH

Ban giám hiệu

2

TTGT-VL

Trung tâm giới thiê ̣u - viê ̣c làm

3

Bộ LĐ-TBXH

Bộ Lao động-Thương binh và Xã hội

4

CB, VC, GV, NV

Cán bộ, Viên chức, Giáo viên, Nhân viên

5

HS, SV

Học sinh, Sinh viên

6

TCKT

Tài chính kế toán

7

CNKT

Công nhân kỹ thuật

8

SCN

Sơ cấp nghề

9

TCN

Trung cấp nghề

10

CĐN

Cao đẳng nghề

11

TCHC

Tổ chức hành chính

12

THPT

Trung học phổ thông

13

THCS

Trung học cơ sở

14

CSVC

Cơ sở vật chất

15

QĐ

Quyết định

16

BCH

Ban chấp hành

17

QCCTNB

Quy chế chi tiêu nội bộ

18

KTX

Ký túc xá

19

CNTT

Công nghệ thông tin

20

PCCC

Phòng cháy chữa cháy

21

KTV

Kỹ thuật viên

22

VP

Văn phòng

23

CSDL

Cơ sở dữ liệu

25

ĐH

Đại học

26

CĐ

Cao đẳ ng

27

COSO

Committee of Spnsoring Organization


28

COBIT

Control Objectives for Information and
Related Technology
International Organization of Supreme Audit

29

INTOSAI

Institutions.
(Tổ chức quốc tế các cơ quan kiểm toán tối
cao)

30

GAO

31

ISA

32

IIA

Government Accountability Office
International standard in Auditing
(Hệ thống chuẩn mực kiểm toán quốc tế)
The instute of internal Auditors
(Hiệp hội kiểm toán viên nội bộ)


DANH MỤC BẢNG
Bảng 2.1 Số lượng học viên – sinh viên theo từng năm............................................24
Bảng 2.2 Trình độ đầu vào của giáo viên – giảng viên..............................................25
Bảng 2.3 Thành phẩn tham gia khảo sát.....................................................................32
Bảng 2.4 Tổng hợp kết quả khảo sát về “Tính chính trực và giá trị đạo đức” ........34
Bảng 2.5 Tổng hợp kết quả khảo sát về “Triết lý quản lý và phong cách lãnh đạo 36
Bảng 2.6 Tổng hợp kết quả khảo sát về “ Chính sách nhân sự ” ..............................39
Bảng 2.7 Tổng hợp kết quả khảo sát về “ Đánh giá rủi ro ” ....................................40
Bảng 2.8 Tổng hợp kết quả khảo sát về “Hoạt động kiểm soát” .............................42
Bảng 2.9 tổng hợp kết quả khảo sát về “ Thông tin và truyền thông ” .....................43
Bảng 2.10 Tổng hợp kết quả khảo sát về “Giám sát ” .............................................45

DANH MỤC HÌNH
Hình 1.1 Các yếu tố của hệ thống kiểm soát nội bộ theo INTOSAI ........................11
Hình 1.2 Các nhân tố môi trường kiểm soát
............................................................12
Hình 2.1 Mô hình Trường Cao đẳng nghề KV Long Thành Nhơn Trạch ................25
Hình 2.2 Sơ đồ tổ chức trường ....................................................................................25
Hình 2.3 Sơ đồ phòng kế toán tài chính....................................................................27

1

PHẦN MỞ ĐẦU
1. Tính cấp thiết của đề tài
Nền giáo dục Việt Nam đang ngày càng phát triển mạnh mẽ, cùng với việc
Việt Nam gia nhập các tổ chức kinh tế trong khu vực và thế giới như ASEAN,
APEC, WTO đã tạo ra cơ hội thuận lợi nhưng cũng không ít khó khăn và thách
thức cho nền giáo dục Việt Nam trong quá trình cạnh tranh và tồn tại. Công tác
kiểm soát nội bộ trong những năm qua có những chuyển biến tích cực trong việc
hình thành những tiêu chuẩn và chuẩn mực riêng, cơ chế tài chính đối với các
đơn vị sự nghiệp công ngày càng được sửa đổi, bổ sung và hoàn thiện, các hoạt
động thu chi tài chính ngày càng phức tạp, cơ chế tự chủ được giao ngày càng
cao, tay nghề của giáo viên vả học viên cần phải hội nhập với khu vực và thế
giới.
Trên yêu cầu chung đó, tỉnh Đồng Nai cũng đã đề ra nhiều chủ trương,
chính sách nhằm phát triển mạng lưới đào tạo nghề trong địa bàn tỉnh. Nghị
quyết Đảng bộ tỉnh Đồng Nai lần thứ IX (2010-2015) đã đề ra mục tiêu: ‘‘đổi
mới, nâng cao chất lượng, hiệu quả giáo dục – đào tạo và khoa học công nghệ”,
tiếp tục đổi mới và phát triển toàn diện, mạnh mẽ giáo dục – đào tạo, phát triển
nguồn nhân lực chất lượng cao.
Khu vực Long Thành-Nhơn Trạch nằm trong vùng kinh tế trọng điểm
phía Nam, có 60% khu công nghiệp của cả tỉnh Đồng Nai, quy mô dân số trên
310.017 người (chưa tính khoảng 80.000 lao động nơi khác về sinh sống và làm
việc ở khu vực này), trong độ tuổi lao động trên 172.668 người. Vấn đề đặt ra
cho khu vực trong quá trình phát triển là phải đào tạo đội ngũ lao động có tay
nghề, có trình độ kỹ thuật để cung cấp cho thị trường lao động, đáp ứng yêu cầu
phát triển công nghiệp, cũng đồng thời nâng cao chất lượng, hiệu quả lao động,
tạo lợi thế cạnh tranh trong thu hút đầu tư.( Nguồn: tổ chức hành chánh)

Trường Cao đẳng nghề khu vực Long Thành – Nhơn Trạch là một trong
những cơ sở đào tạo nghề đóng vai trò chủ chốt trong việc cung cấp nguồn nhân
lực có trình độ cao về kiến thức và kỹ năng nghề nghiệp, góp phần tạo nguồn
động lực thúc đẩy và phục vụ cho việc phát triển kinh tế của 15 khu công nghiệp
tại Long Thành-Nhơn Trạch và cả khu vực trong thời gian tới. Chính vì vậy,


2
Trường đã luôn ý thức phải đảm bảo chất lượng đào tạo, để đáp ứng được yêu
cầu của doanh nghiệp và Tỉnh đặt ra.
Ở đâu có sự hoạt động của tổ chức thì ở đó sẽ có sự tồn tại của hệ thống
kiể m soát nội bộ. Đánh giá rủi ro kiểm soát là đánh giá tính hiệu quả, hiệu lực
của hệ thống kiểm soát để phát hiện ra những khâu kiểm soát thiếu và yếu không
thể kiểm soát có hiệu quả các hoạt động, để tăng cường nhân lực, vật lực vào các
điểm xung yếu của hệ thống, tạo nên sự vững chắc của hệ thống kiểm soát. Công
tác kiểm soát nội bộ đã được triển khai trong nhiều các ngành nghề và lĩnh vực
khác nhau nhưng công tác kiểm soát nội bộ tại các Trường Cao đẳng Nghề chưa
được quan tâm đúng mức nên không thể tránh khỏi những rủi ro và sai sót cũng
như chưa thể đáp ứng được yêu cầu quản lý.
Theo quan sát của Tác giả nhận thấy hệ thống kiểm soát nội bộ tại Trường
Cao đẳng nghề khu vực Long Thành – Nhơn Trạch từ trước đến nay chưa có môt
nghiên cứu chuyên sâu nào về thực tiễn, chưa có sự đồng bộ từ trên xuống dưới.
Cụ thể như Phòng tổ chức hành chính chưa kiểm soát chặt chẽ giờ giấc làm việc
của cán bộ, công nhân viên, Phòng tài chính kế toán chưa đưa ra được những quy
trình thanh toán cụ thể, Phòng đào tạo chưa quản lý tốt quy trình đào tạo từ khâu
tuyển sinh, giám sát, kiểm tra...Các phòng ban trao đổi thông tin chưa đáp ứng
nhu cầu thực tế.
Với những lập luận đó, việc chọn đề tài “Hoàn thiện hệ thống kiểm soát
nội bộ tại Trường Cao đẳng nghề khu vực Long Thành – Nhơn Trạch” làm
luận văn tốt nghiệp với mong muốn tìm hiểu thực trạng và đề ra các giải pháp

hoàn thiện hệ thống kiể m soát nội bộ. Từ đó nhận thấy được tầm quan trọng của
việc tổ chức công tác kiể m soát nội bộ đối với sự phát triển của Trường Cao đẳ ng
nghề khu vực Long Thành – Nhơn Trạch nói riêng và các Trường Cao đẳng nghề
của Tỉnh Đồng Nai nói chung.

2. Tổng quan về đề tài nghiên cứu:
Nghiên cứu về hệ thống kiểm soát nội bộ ( HTKSNB) đã được rất nhiều tác
giả thực hiện, điển hình như:
[1] Đề tài luận văn Thạc sĩ kinh tế, Đại học Kinh tế TPHCM của tác giả Nguyễn
Thúy Hiề n (2013) “Công tác Kiể m soát nô ̣i bô ̣ thu, chi ngân sách tại các Trường


3
CĐN trên địa bàn tỉnh Đồng Nai thực trạng và giải pháp hoàn thiện”. Tác già đã
đánh giá các ưu điểm và nhược điểm trong công Công tác Kiể m soát nô ̣i bô ̣ thu, chi
ngân sách tại các Trường CĐN trên địa bàn tỉnh Đồng Nai từ đó nêu được một số
giải pháp nhằm nâng cao hoạt thu chi ngân sách tại các Trường CĐN. Hạn chế của
của luận văn là chưa đưa ra được các quy trình thống nhất trong các hoạt động thu chi. Tuy nhiên luận văn chưa đi sâu nghiên cứu quy trình thực hiện và một số chứng
từ liên quan.
[2] Đề tài luận văn Thạc sĩ kinh tế, Đại học Kinh tế Đà Nẵng của tác giả Đoàn Ngọc
Quang Minh (2013). “Tăng cường kiểm soát nội bộ công tác thu - chi tại trung
tâm đào tạo thường xuyên- Đại học Đà Nẵng”. Trong bài viết này tác giả đã trình
bày thực trạng công tác thu chi tại trung tâm đào tạo thường xuyên- Đại học Đà
Nẵng từ đó đề ra những giải pháp nhằm hoàn thiện công tác thu chi tại trung tâm đào
tạo thường xuyên- Đại học Đà Nẵng.
[3] Đề tài luận văn Thạc sĩ kinh tế, Đại học Kinh tế TPHCM của tác giả Hồ Thị
Thanh Ngọc (2012). “Giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động kiểm soát nội bộ
tại trường Cao đẳng xây dựng số 2”. Luận văn đã trình bày những ưu điểm và
nhược điểm hoạt động kiểm soát nội bộ tại trường Cao đẳng xây dựng số 2, đồng
thời tác giả tập trung đưa ra các giải pháp và các kiến nghị để nâng cao hiệu quả hoạt

động của nhà Trường.
[4] Đề tài luận văn Thạc sĩ kinh tế, Đại học Kinh tế TPHCM của tác giả Nguyễn
Thị Hoàng Anh (2014). “Hoàn thiêṇ hê ̣ thố ng kiể m soát nô ̣i bô ̣ tại Trường Cao
đẳng giao thông vận tải TP Hồ Chí Minh”. Vận dụng lý thuyết về kiểm soát nội
bộ theo hướng dẫn INTOSAI 2004. Tuy nhiên tác giả chưa đi sâu nghiên cứu và
hoàn thiện một quy trình nhất định của một trong các hoạt động của nhà trường.
[5] Đề tài luận văn Thạc sĩ kinh tế, Đại học Kinh tế TPHCM của tác giả Nguyễn Thị
Thanh Hương (2014). “Hoàn thiêṇ hê ̣ thố ng kiể m soát nô ̣i bô ̣ tại trường Đại Học
Sư Phạm Kỹ Thuật TP.HCM”. Tác giả phân tích các yếu tố để hình thành nên một
hê ̣ thố ng kiể m soát nô ̣i bô ̣ hoàn chỉnh cho nhà Trường. Tuy nhiên, tác giả chưa đi
sâu tìm hiểu cụ thể từng hoạt động và chưa đưa ra một quy trình chung nhất.
[6] Đề tài luận văn Thạc sĩ kinh tế, Đại học Kinh tế TPHCM của tác giả Phạm Thị
Hoàng (2013). “Hoàn thiêṇ hê ̣ thố ng kiể m soát nô ̣i bô ̣ tại Trường Cao đẳng công


4
nghệ thông tin TP Hồ Chí Minh”. Tác giả đã tìm hiểu, đánh giá hệ thống kiể m
soát nô ̣i bô ̣ tại Trường Cao đẳng công nghệ thông tin TP Hồ Chí Minh. Từ đó đưa ra
các giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống kiể m soát nô ̣i bô ̣ tại Trường.
[7] Hiểu biết về hệ thống kiểm soát nội bộ, Sephen J.Gauthier- Government
Finance Review, 2006 – gfoa.org. Tác giả phân tích bản chất và trách nhiệm của
kiểm soát nội bộ đối với người lãnh đạo và toàn thể nhân viên trong từng đơn vị.
Qua đó tác giả cho rằng một hệ thống kiểm soát nội bộ đầy đủ và toàn diện là phải
xác định được năm thành phần quan trọng theo khuôn khổ của báo cáo COSO.
[8] Các nhân tố liên quan đến việc công bố kiểm soát nội bộ: Một cuộc thảo
luận của Ashabaugh, Collins, and Kinney ( 2007), www.elsevier.com. Tác giả đã
cung cấp bằng chứng đầu tiên liên quan đến đặc điểm của doanh nghiệp thiếu kiểm
soát nội bộ theo yêu cầu công bố mới. Kiểm tra xem liệu các yếu tố liên quan đến
việc khuyến khích để phát hiện và báo cáo sự thiếu sót của kiểm soát nội bộ hay
không.

Tóm lại, chưa có tác giả nào nghiên cứu về hệ thống kiểm soát nội bộ ta ̣i Trường
Cao đẳng nghề khu vực Long Thành – Nhơn Trạch, chưa có sự nghiên cứu thực
tiễn để nâng cao nghiê ̣p vu ̣ và trách nhiê ̣m của từng Phòng, Ban, Khoa trong
Trường. Do đó HTKSNB còn gặp rất nhiều khó khăn, hạn chế. Xuất phát từ lý
luận và những vấn đề thực tiễn, hệ thống kiểm soát nội bộ Trường Cao đẳng
nghề khu vực Long Thành – Nhơn Trạch cần một số giải pháp nhằm hoàn thiện
phù hợp với điều kiện hoa ̣t đô ̣ng của Trường, để các hoạt động trong nhà trường
thực hiện hiệu quả hơn, hoàn thành tốt nhiệm vụ và mục tiêu đã đề ra.

3. Mục tiêu nghiên cứu của đề tài
3.1 Mục tiêu chung:
Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại Trường Cao đẳng nghề khu vực Long
Thành – Nhơn Trạch.

3.2 Mục tiêu cụ thể:
- Tổng hợp cơ sở lý thuyết về hệ thống kiểm soát nội bộ trong đơn vị công (Báo
cáo COSO ERM 2004 & 2010).
- Tìm hiểu và đánh giá thực trạng về quy trình hệ thống kiểm soát nội bộ tại
Trường Cao đẳng nghề khu vực Long Thành – Nhơn Trạch.


5
- Đề xuất các giải pháp để hoàn thiện quy trình hệ thống kiểm soát nội bộ tại
Trường Cao đẳng nghề khu vực Long Thành – Nhơn Trạch.

4. Đối tượng nghiên cứu
Hệ thống kiểm soát nội bộ trong đơn vị hành chính sự nghiệp, cụ thể tại Trường
Cao đẳng nghề khu vực Long Thành – Nhơn Trạch.

5. Phạm vi nghiên cứu

5.1.

Phạm vi về nội dung:

-

Lý thuyết về hệ thống kiểm soát nội bộ theo hướng dẫn INTOSAI

-

Kiểm soát nội bộ trong một số quy trình quản lý đào tạo, quản lý tài chính và
quản lý nhân sự tại Trường Cao đẳng nghề khu vực Long Thành – Nhơn Trạch
5.2.

Phạm vi về không gian: tại Trường Cao đẳng nghề khu vực Long
Thành – Nhơn Trạch

5.3.

Phạm vi về thời gian : Số liệu được sử dụng để nghiên cứu năm 2014.

6 Phương pháp nghiên cứu:
-

Để đạt được những mục tiêu nghiên cứu của đề tài như đã nêu ở trên, trong quá
trình thực hiện đề tài, Tác giả sẽ sử dụng một số phương pháp nghiên cứu
thuộc nhóm phương pháp nghiên cứu định tính như phương pháp tổng hợp,
phân tích, và các phương pháp kỹ thuật cụ thể như so sánh, đối chiếu, phỏng
vấn, thống kê, suy luận...vvv. Cụ thể như sau:

-

Cơ sở lý luận về hệ thống kiểm soát nội bộ trong đơn vị hành chính sự nghiệp.
Tác giả sử dụng phương pháp tổng hợp, phân tích, suy luận, thống kê.

-

Thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ tại Trường Cao đẳng nghề khu vực Long
Thành – Nhơn Trạch. Tác giả sử dụng phương pháp phỏng vấn trực tiếp ( gửi
bảng câu hỏi, điện thoại ), thu thập số liệu, mô tả, quan sát; sử dụng phương
pháp tổng hợp, phân tích, suy luận, thống kê.

-

Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại Trường Cao đẳng nghề khu vực
Long Thành – Nhơn Trạch. Tác giả sử dụng phương pháp tổng hợp, phân tích,
suy luận, thống kê.

7 Ý nghĩa khoa học và thực tiễn của đề tài
7.1 Về lý luận


6
Lý thuyết chung về hệ thống kiểm soát nội bộ trong đơn vị hành chính sự nghiệp,
tác giả đã đóng góp hoàn thiện quy trình các phòng ban trong Trường nhằm
mục đích tăng khả kiểm soát, phòng ngừa rủi ro, thực hiện theo trình tự của
công việc.
7.2 Về thực tiễn
Thông qua việc nghiên cứu và tìm hiểu thực tế tại các Trường Cao Đẳng
Nghề, luận văn đã đưa ra được những tồn tại trong HTKSNB các phòng, ban , khoa

tại Trường CĐN cũng như hướng khắc phục của các tồn tại này, từ đó giúp cho các
đơn vị hoàn thiện HTKSNB phòng, ban, khoa góp phần tăng cường công tác quản
lý, sử dụng có hiệu quả các nguồn lực góp phần tăng cường công tác quản lý, sử
dụng có hiệu quả các nguồn lực, chố ng lañ g phi,́ chố ng tiêu cực, thúc đẩy phát triển
sự nghiệp đào tạo dạy nghề.

8. Kết cấu của luận văn:
Ngoài phần mở đầu, kết luận, phụ lục, mục lục luận văn gồm 3 chương sau:
Chương 1: Cơ sở lý luận về hệ thống kiểm soát nội bộ trong đơn vị công
Chương 2: Thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ tại Trường Cao đẳng nghề
khu vực Long Thành – Nhơn Trạch.
Chương 3: Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại Trường Cao đẳng nghề
khu vực Long Thành – Nhơn Trạch.


7

CHƯƠNG 1
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ
TRONG ĐƠN VỊ CÔNG
1.1 Lịch sử ra đời và phát triển của kiểm soát nội bộ
1.1.1 Lịch sử ra đời và phát triển của các lý thuyết kiểm soát nội bộ
Trong một tổ chức, luôn có sự mâu thuẫn lợi ích: giữa lợi ích cá nhân với lợi ích
tập thể, lợi ích của người lao động với lợi ích chủ doanh nghiệp. Để dàn xếp các mâu
thuẫn này cần phải đặt ra quy định để kiểm soát ràng buộc sao cho cá nhân không vì lợi
ích riêng tư mà làm tổn hại đến lợi ích tập thể, người lao động không từ bỏ lợi ích cá
nhân mà vẫn không làm tổn hại đến lợi ích chủ doanh nghiệp…
Để thực hiện chức năng kiểm soát, nhà quản lý sử dụng công cụ chủ yếu là kiểm
soát nội bộ (KSNB) của đơn vị. Nhìn dưới góc độ chủ động phòng ngừa, ngăn chặn sai
phạm và yếu kém, một hệ thống KSNB hữu hiệu sẽ góp phần quan trọng cho việc nâng

cao chất lượng, hiệu quả hoạt động của tổ chức.
Khái niệm KSNB bắt đầu được sử dụng vào đầu thế kỷ 20 trong các tài liệu về
kiểm toán. Từ thập niên 1940, các tổ chức kế toán công và kiểm toán nội bộ Hoa Kỳ đã
xuất bản một loạt các báo cáo, hướng dẫn và tiêu chuẩn về tìm hiểu KSNB trong các
cuộc kiểm toán.Đến thập niên 1970, KSNB được quan tâm đặc biệt trong các lĩnh vực
thiết kế hệ thống và kiểm toán, chủ yếu hướng vào cách thức cải tiến hệ thống KSNB và
vận dụng trong các cuộc kiểm toán. Đạo luật chống hành vi hối lộ ở nước ngoài 1977,
các báo cáo của Cohen Commission và FEI (Financial Executive Institute) đều đề cập
đến việc hoàn thiện hệ thống kế toán và KSNB. Uỷ ban chứng khoán Hoa Kỳ (SEC)
cũng đưa ra các điều luật bắt buộc các nhà quản trị phải báo cáo về hệ thống kiểm soát
nội bộ của tổ chức. Năm 1979, Hiệp hội kế toán viên công chứng Hoa Kỳ (AICPA) đã
thành lập một Uỷ ban tư vấn đặc biệt về kiểm toán nội bộ nhằm đưa ra các hướng dẫn
về việc thiết lập và đánh giá hệ thống KSNB.
Giai đoạn từ năm 1980 đến 1985, Hiệp hội kế toán viên công chứng Hoa Kỳ đã
tiến hành sàng lọc, ban hành và sửa đổi các chuẩn mực về sự đánh giá của kiểm toán
độc lập về KSNB và báo cáo về KSNB. Hiệp hội kế toán nội bộ (IIA) cũng ban hành


8
chuẩn mực và hướng dẫn kiểm toán viên nội bộ về bản chất của kiểm toán và vai trò của
các bên liên quan trong việc thiết lập, duy trì và đánh giá HTKSNB.
Từ năm 1985 về sau, sự quan tâm tập trung vào KSNB càng mạnh mẽ hơn.
Hội đồng quốc gia chống gian lận báo cáo tài chính Hoa Kỳ (thường gọi là Uỷ ban
Treaway) được thành lập năm 1985. Uỷ ban các tổ chức đồng bảo trợ (COSO) của Hội
đồng quốc gia chống gian lận báo cáo tài chính Hoa Kỳ ra đời nhằm nghiên cứu KSNB
và đã công bố báo cáo COSO 1992:
Thống nhất định nghĩa về KSNB để phục vụ cho nhu cầu của các đối tượng khác
nhau.Cung cấp đầy đủ một hệ thống tiêu chuẩn để giúp các đơn vị có thể đánh giá hệ
thống KSNB để tìm giải pháp hoàn thiện.
Báo cáo COSO năm 1992 đã tạo lập một nền tảng lý luận cơ bản về KSNB.

Trên cơ sở đó, hàng loạt các nghiên cứu về KSNB ở nhiều lĩnh vực ra đời như:
Phát triển theo hướng quản trị: năm 2001, dựa trên báo cáo COSO 1992, COSO nghiên
cứu hệ thống đánh giá rủi ro doanh nghiệp.
Phát triển theo hướng chuyên sâu vào những ngành nghề cụ thể: báo cáo Basle 1998 của
Uỷ ban Basle các ngân hàng trung ương công bố về khuôn khổ KSNB trong ngân hàng.
Phát triển theo hướng quốc gia: nhiều quốc gia trên thế giới có khuynh hướng xây dựng
một khuôn khổ lý thuyết riêng về KSNB, điển hình là báo cáo COSO 1995 (Canada),
báo cáo Turnbull 1999 (Anh) (1).
1.1.2 Lịch sử ra đời và phát triển của KSNB trong khu vực công
Trong lĩnh vực công, KSNB rất được xem trọng, nó là một đối tượng được
quan tâm đặc biệt của kiểm toán viên nhà nước.
Một số quốc gia như Mỹ, Canada đã có những công bố chính thức về KSNB áp
dụng cho các cơ quan hành chính sự nghiệp. Chuẩn mực về kiểm toán của Tổng kế toán
nhà nước Hoa Kỳ (GAO) 1999 có đề cập đến vấn đề KSNB đặc thù trong tổ chức hành
chính sự nghiệp. GAO đưa ra năm yếu tố về KSNB bao gồm các quy định về môi
trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, các hoạt động kiểm soát, thông tin và truyền thông,
giám sát.1

(1) Tác giả Phạm Thị Hoàng ( 2013), Tr 9-Tr 10


9
Về kiểm toán nhà nước, hệ thống chuẩn mực kiểm toán nhà nước do Tổ chức
quốc tế các cơ quan kiểm toán tối cao (INTOSAI) ban hành bao gồm quy tắc đạo đức
nghề nghiệp và chuẩn mực kiểm toán.
Năm 1992, bản Hướng dẫn về chuẩn mực KSNB của INTOSAI đã hình thành
một tài liệu đề cập đến việc nâng cấp các chuẩn mực KSNB, hỗ trợ cho việc thực hiện
và đánh giá KSNB.
Năm 2001, bản hướng dẫn của INTOSAI 1992 đã cập nhật thêm về các chuẩn
mực KSNB để phù hợp với tất cả các đối tượng và phù hợp với sự phát triển gần đây

trong KSNB. Điều cần lưu ý là tài liệu này đã tích hợp các lý luận chung về KSNB của
báo cáo COSO.
Bên cạnh việc cải thiện định nghĩa KSNB và xây dựng một sự hiểu biết thông
thường về KSNB, tài liệu của INTOSAI trình bày những vấn đề đặc thù về khu vực
công. (2)
1.2 Định nghĩa về kiểm soát nội bộ và các yếu tố của KSNB theo INTOSAI
1.2.1 Định nghĩa về KSNB theo INTOSAI
Hướng dẫn chuẩn mực của KSNB của INTOSAI 1992 đưa ra định nghĩa về
KSNB như sau:
KSNB là cơ cấu của một tổ chức, bao gồm nhận thức, phương pháp, quy trình và các
biện pháp của người lãnh đạo nhằm bảo đảm sự hợp lý để đạt được các mục tiêu của tổ
chức:
Thúc đẩy các hoạt động hữu hiệu, hiệu quả và có kỷ cương cũng như chất lượng
của sản phẩm, dịch vụ phù hợp với nhiệm vụ của tổ chức.
Bảo vệ các nguồn lực không bị thất thoát, lạm dụng, lãng phí, tham ô và vi phạm
pháp luật.2
Khuyến khích tuân thủ pháp luật, quy định của nhà nước và nội bộ. Xây dựng và
duy trì các dữ liệu tài chính và hoạt động, lập báo cáo đúng đắn và kịp thời.
Tài liệu hướng dẫn của INTOSAI được cập nhật vào năm 2001, trình bày về
định nghĩa KSNB như sau: KSNB là một quá trình xử lý toàn bộ được thực hiện bởi nhà

(2) Tác giả Nguyễn Thúy Hiền (2013), Tr 8 - Tr 9


10
quản lý và các cá nhân trong tổ chức, quá trình này được thiết kế để phát hiện các rủi
ro và cung cấp một sự đảm bảo hợp lý để đạt được nhiệm vụ của tổ chức.3
So với định nghĩa của báo cáo COSO và hướng dẫn năm 1992, khía cạnh giá trị
đạo đức được thêm vào. Mục tiêu của KSNB được nhấn mạnh thêm, đó chính là tầm
quan trọng của hành vi đạo đức cũng như sự ngăn chặn và phát hiện sự gian trá và tham

nhũng trong khu vực công.
Ngân sách nhà nước được phân bố rộng rãi. Chính vì vậy cần có các kiểm soát
nhằm đảm bảo ngân sách được sử dụng đúng mục đích, các tài sản không bị thất thoát
hay lãng phí. Vì vậy, việc bảo vệ nguồn lực cần được nhấn mạnh thêm tầm quan trọng
trong KSNB đối với khu vực công.
Mục tiêu của tài liệu này là thiết lập và duy trì KSNB hữu hiệu trong khu vực
công. Vì vậy, các lãnh đạo của Chính phủ rất quan tâm đến tài liệu này. Các nhà lãnh
đạo các tổ chức của nhà nước xem tài liệu này là một nền tảng để thực hiện và giám sát
KSNB trong tổ chức.(3)
1.2.2 Các yếu tố của hệ thống KSNB theo INTOSAI
Tương ự như báo cáo COSO, INTOSAI đưa ra năm yếu tố của KSNB, gồm: môi
trường kiểm soát; đánh giá rủi ro; các hoạt động kiểm soát; thông tin và truyền thông;
và giám sát.
Môi trường kiểm soát
Đánh giá rủi ro
Hoạt động kiểm soát
Thông tin và truyền thông

Giám sát

(3) Tác giả Nguyễn Thị Hoàng Anh ( 2014), Tr 11-Tr 12


11

Hình 1.1 Các yếu tố của hệ thống kiểm soát nội bộ theo INTOSAI
(Nguồn: INTOSAI GOV 9100 )
1.2.2.1 Môi trường kiểm soát: ( Control environment)
Môi trường kiểm soát đã tạo nên một sắc thái chung cho một tổ chức, ảnh hưởng
đến ý thức kiểm soát của các nhân viên. Môi trường kiểm soát là nền tảng cho tất cả các

yếu tố khác trong KSNB, tạo lập một nền nếp kỷ cương, đạo đức và cơ cấu tổ chức. Các
nhân tố trong môi trường kiểm soát bao gồm:


12

Năng lực
nhân viên

Sự liêm
chính và giá
trị đạo đức

Triết lý quản
lý và phong
cách lãnh
đạo

Môi
trường
kiểm soát

Chính sách
nhân sự

Cơ cấu tổ
chức

Hình 1.2 Các nhân tố môi trường kiểm soát
( Nguồn: Tác giả tổng hợp )

 Sự liêm chính và giá trị đạo đức:
Sự liêm chính và tôn trọng giá trị đạo đức của nhà lãnh đạo và đội ngũ nhân viên xác
định thái độ cư xử chuẩn mực trong công việc của họ, thể hiện qua sự tuân thủ các điều
lệ, quy định và đạo đức về cách thức ứng xử của cán bộ công chức nhà nước. Thí dụ
như công khai tài sản, các vị trí kiêm nhiệm công việc bên ngoài, quà tặng và báo cáo
các mâu thuẫn về lợi ích.
Đồng thời, phải cho công chúng thấy được tinh thần này trong sứ mạng và tiêu
chuẩn đạo đức của tổ chức công thông qua các văn bản chính thức.
 Năng lực nhân viên:
Năng lực nhân viên bao gồm trình độ hiểu biết và kỹ năng làm việc cần thiết để đảm
bảo việc thực hiện có kỷ cương, trung thực, tiết kiệm, hiệu quả và hữu hiệu,cũng như có
sự am hiểu đúng đắn về trách nhiệm của bản thân trong việc thiết lập hệ thống KSNB
Lãnh đạo và nhân viên phải duy trì một trình độ đủ để hiểu được việc xây dựng thực
hiện, duy trì KSNB, vai trò của KSNB và trách nhiệm của họ trong việc thực hiện sứ


13
mạng chung của tổ chức. Mỗi cá nhân trong tổ chức đều giữ một vai trò trong hệ thống
KSNB bởi trách nhiệm của họ.
Lãnh đạo và nhân viên cũng cần có kỹ năng cần thiết để đánh giá rủi ro. Việc
đánh giá rủi ro đảm bảo hoàn thành trách nhiệm của họ trong tổ chức.
Đào tạo là một phương thức hữu hiệu để nâng cao trình độ cho các thành viên trong
tổ chức. Một trong những nội dung đào tạo là hướng dẫn về mục tiêu KSNB, phương
pháp giải quyết những tình huống khó xử trong công việc.
 Triết lý quản lý và phong cách lãnh đạo:
Triết lý quản lý và phong cách lãnh đạo thể hiện qua cá tính, tư cách và thái độ của
nhà lãnh đạo khi điều hành. Nếu nhà lãnh đạo cấp cao cho rằng KSNB là quan trọng thì
những thành viên khác trong tổ chức cũng sẽ cảm nhận được điều đó và sẽ theo đó mà
tận tâm xây dựng hệ thống KSNB. Tinh thần này biểu hiện ra thành những quy định đạo
đức ứng xử trong cơ quan. Ví dụ như việc xây dựng kiểm toán nội bộ trong KSNB thể

hiện sự quan tâm của lãnh đạo đến KSNB.
Ngược lại, nếu các thành viên trong tổ chức cho rằng KSNB không quan trọng có
nghĩa là lãnh đạo chưa quan tâm đúng mức đến KSNB. Kết quả là KSNB chỉ còn là
hình thức chứ không có ý nghĩa thật sự, dẫn đến mục tiêu, nhiệm vụ của đơn vị không
còn đạt được như mong muốn.
 Cơ cấu tổ chức
Một cơ cấu tổ chức hợp lý sẽ đảm bảo cho sự thông suốt trong việc ủy quyền và
phân công trách nhiệm. Cơ cấu tổ chức được thiết kế tổ chức sao cho có thể ngăn ngừa
được sự vi phạm các quy chế KSNB và loại được những hoạt động không phù hợp.
Hoạt động được xem là không phù hợp là những hoạt động mà sự kết hợp của chúng có
thể dẫn đến sự vi phạm và che dấu sai lầm và gian lận.
Cơ cấu tổ chức bao gồm:
-

Sự phân chia quyền và trách nhiệm báo cáo,

-

Hệ thống báo cáo phù hợp.

Trong cơ cấu tổ chức cũng bao gồm bộ phận kiểm toán nội bộ, ban kiểm soát, bộ
phận thanh tra, kiểm tra được tổ chức độc lập với các đối tượng kiểm toán và báo cáo
trực tiếp đến lãnh đạo cao nhất trong cơ quan.
 Chính sách nhân sự:


14
Chính sách nhân sự bao gồm việc tuyển dụng, huấn luyện, giáo dục, đánh giá, bổ
nhiệm, khen thưởng hay kỷ luật, hướng dẫn nhân viên.
Mỗi cá nhân đóng vai trò quan trọng trong KSNB. Khả năng, sự tin cậy của nhân

viên rất cần thiết để kiểm soát được hữu hiệu. Vì vậy, cách thức tuyển dụng, huấn
luyện, giáo dục, đánh giá, bổ nhiệm, khen thưởng hay kỷ luật là một phần quan trọng
trong môi trường kiểm soát. Nhân viên được tuyển dụng phải bảo đảm được về tư cách
đạo đức cũng như kinh nghiệm để thực hiện công việc được giao.
Nhà lãnh đạo cần thiết lập các chương trình động viên, khuyến khích bằng các hình thức
khen thưởng và nâng cao mức khuyến khích cho các hoạt động cụ thể.
Đồng thời, các hình thức kỷ luật nghiêm khắc cho các hành vi vi phạm cũng cần được
các nhà lãnh đạo quan tâm.
1.2.2.2 Đánh giá rủi ro ( Risk Assessment)
Kiểm soát nội bộ phục vụ để đạt mục tiêu tổ chức, việc đánh giá rủi ro là rất quan
trọng vì nó ghi nhận các sự kiện quan trọng đe dọa đến mục tiêu, nhiệm vụ của đơn vị.
Phân tích đánh giá rủi ro để thu hẹp vào những rủi ro chủ yếu. Việc nhận dạng
rủi ro chủ yếu hết sức quan trọng, vì nó liên quan đến những đe dọa của rủi ro và liên
quan đến sự phân chia trách nhiệm và nguồn lực đối phó rủi ro.
Đánh giá rủi ro bao gồm quá trình nhận dạng và phân tích các rủi ro đe dọa
mục tiêu của tổ chức và xác định biện pháp xử lý phù hợp.
 Nhận dạng rủi ro
Rủi ro bao gồm rủi ro bên ngoài và rủi ro bên trong, rủi ro ở cấp toàn đơn vị và rủi
ro từng hoạt động. Rủi ro được xem xét liên tục trong suốt quá trình hoạt động của đơn
vị. Liên quan đến khu vực công, các cơ quan nhà nước phải quản trị rủi ro ảnh hưởng
đến mục tiêu giao phó.
 Đánh giá rủi ro
Là đánh giá tầm quan trọng, ước tính thiệt hại mà rủi ro gây ra và khả năng xảy ra
rủi ro.Có nhiều phương pháp đánh giá rủi ro tùy theo mỗi loại rủi ro, tuy nhiên, phải
đánh giá rủi ro một cách có hệ thống. Ví dụ, phải xây dựng các tiêu chí đánh giá rủi ro,
sau đó sắp xếp thứ tự các rủi ro, dựa vào đó nhà lãnh đạo sẽ phân bổ nguồn lực đối phó
rủi ro.


15

 Phát triển các biện pháp đối phó
Có bốn biện pháp đối phó với rủi ro: phân tán rủi ro, chấp nhận rủi ro, tránhné r ủi ro
và xử lý hạn chế rủi ro. Trong phần lớn các trường hợp các rủi ro phải được xử lý hạn
chế và đơn vị duy trì KSNB để có biện pháp thích hợp, bởi vì đơn vị của nhà nước phải
làm theo nhiệm vụ được giao. Các biện pháp xử lý hạn chế rủi ro ở mức độ hợp lý vì
mối liên hệ giữa lợi ích và chi phí nhưng nếu nhận dạng được và đánh giá được rủi ro
thì có sự chuẩn bị tốt hơn.
Khi môi trường thay đổi như các điều kiện về kinh tế, chế độ của nhà nước, công
nghệ, luật pháp sẽ làm rủi ro thay đổi thì việc đánh giá rủi ro cũng nên thường xuyên
xem xét lại, điều chỉnh theo từng thời kỳ
1.2.2.3 Hoạt động kiểm soát ( Control activities)
Hoạt động kiểm soát là những chính sách và những thủ tục đối phó rủi ro và đảm
bảo đạt được mục tiêu, nhiệm vụ của đơn vị. Để đạt được hiệu quả, hoạt động kiểm soát
phải phù hợp, nhất quán giữa các thời kỳ, dễ hiểu, đáng tin cậy và liên hệ trực tiếp đến
mục tiêu kiểm soát. Hoạt động kiểm soát có mặt xuyên suốt trong tổ chức, ở các mức độ
và các chức năng. Hoạt động kiểm soát bao gồm kiểm soát phòng ngừa và phát hiện rủi
ro.
Cân bằng giữa thủ tục kiểm soát phát hiện và phòng ngừa là phối hợp các hoạt động
kiểm soát để hạn chế, bổ sung lẫn nhau giữa các thủ tục kiểm soát.
 Thủ tục phân quyền và xét duyệt
Việc thực hiện các nghiệp vụ chỉ được thực hiện bởi người được ủy quyền theo trách
nhiệm và phạm vi của họ. Ủy quyền là một cách thức chủ yếu để đảm bảo rằng chỉ có
những nghiệp vụ có thực mới được phê duyệt đúng mong muốn của người lãnh đạo.
Các thủ tục ủy quyền phải được tài liệu hóa và công bố rõ ràng,phải bao gồm những
điều kiện cụ thể.
Tuân thủ những quy định chi tiết của sự ủy quyền, nhân viên hành động đúng theo
hướng dẫn, trong giới hạn được quy định bởi người lãnh đạo và pháp luật
 Phân chia trách nhiệm
Một hệ thống kiểm soát đòi hỏi không có người nào được giao quá nhiều trách nhiệm và
quyền hạn. Một người không thể khách quan thấy được hết các sai phạm và cũng tạo

16
môi trường dễ xảy ra gian lận. Các chức năng bất kiêm kiệm mà một tổ chức cần phải
phân định cho từng người riêng biệt là:
Quyền được phê chuẩn và ra quyết định.
Ghi chép: gồm lập chúng từ gốc, ghi nhật ký, ghi sổ tài khoản, lập bảng đối chiếu, lập
báo cáo thực hiện.
Bảo vệ tài sản: trực tiếp như thủ quỹ, thủ kho; gián tiếp như người nhận séc khách hàng
trả…
Nếu các chức năng trên tập trung ở một người sẽ phát sinh tiêu cực, người tốt sẽ có
cơ hội phạm tội vì điều kiện quá dễ dàng để thực hiện hành vi gian lận
Để ngăn chặn các sai phạm hoặc gian lận thì rất cần phải phân công các chức năng
trên riêng biệt cho từng người. Tuy nhiên sự thông đồng, bắt tay nhau giữa một nhóm
người này sẽ làm giảm hoặc phá hủy sự hữu hiệu của HTKSNB.Trong một số trường
hợp đơn vị có quy mô nhỏ, công việc từng nhiệm vụ không nhiều, quá ít nhân viên để
thực hiện việc phân chia trách nhiệm, khi đó nhà lãnh đạo phải nhận biết được rủi ro và
sử dụng những biện pháp kiểm soát khác như luân chuyển nhân viên. Sự luân chuyển
nhân viên đảm bảo rằng một người không xử lý mọi mặt nghiệp vụ trong thời gian dài.
 Chứng từ và sổ sách ghi chép
Việc thiết kế mẫu chứng từ, sổ sách và sử dụng chúng một cách thích hợp giúp đảm
bảo sự ghi chép chính xác và đầy đủ tất cả các dữ liệu về nghiệp vụ xảy ra, các mẫu
chứng từ và sổ sách cần đơn giản và hữu hiệu cho việc ghi chép, giảm thiểu các sai sót,
ghi trùng lắp, dễ đối chiếu và xem lại khi cần thiết. Chứng từ cần để các khoảng trống
cho sự phê duyệt và xác nhận của những người có liên quan đến nghiệp vụ. Đánh số
thống nhất lại các chứng từ phát sinh ở đơn vị để dễ quản lý, dễ truy tìm và giảm thiểu
các gian lận, sai phạm có thể xảy ra.
 Bảo vệ tài sản
Tài sản của một tổ chức không chỉ là tiền, hàng hóa, máy móc thiết bị mà còn là
thông tin. Các thủ tục cần có để bảo vệ tài sản gồm:

-

Xét duyệt;

-

Bảo vệ tài sản;

-

Ghi chép;

-

Ngăn ngừa việc ghi nhận không đúng để che dấu nghiệp vụ không hợp lệ;