Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại Trường Cao đẳng nghề LILAMA 2

MỤC LỤC
TRANG PHỤ BÌA
Lời cảm ơn
Lời cam đoan
Tóm tắt luận văn
Mục lục
Danh mục các từ viết tắt
Danh mục các bảng
Danh mục các sơ đồ
Danh mục các đồ thị
PHẦN MỞ ĐẦU................................................................................................................... 1
1. Tính cấp thiết của đề tài ................................................................................................. 1
2. Tổng quan các nghiên cứu trƣớc .................................................................................... 1
3. Mục tiêu nghiên cứu ........................................................................................................ 2
4. Phƣơng pháp nghiên cứu ................................................................................................ 2
5. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu .................................................................................. 3
6. Các đóng góp của luận văn ............................................................................................. 3
7. Kết cấu của luận văn ....................................................................................................... 3
CHƢƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG KSNB VÀ ĐÁNH GIÁ HỆ THỐNG
KSNB..................................................................................................................................... 4
1.1 Tổng quan về hệ thống KSNB .................................................................................. 4
1.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của hệ thống KSNB ...................................... 4
1.1.2 Lịch sử ra đời và phát triển của KSNB trong khu vực công. ................................ 6
1.2 Khái niệm và mục tiêu của KSNB theo INTOSAI (1992) và INTOSAI (2004) ... 8
1.2.1 Theo hướng dẫn của INTOSAI năm 1992............................................................. 8
1.2.2 Theo hướng dẫn của INTOSAI năm 2004............................................................. 9
1.3 Các yếu tố của hệ thống KSNB theo INTOSAI (2004) ........................................ 10
1.3.1 Môi trường kiểm soát: ........................................................................................ 10
1.3.2 Đánh giá rủi ro ................................................................................................... 13
1.3.3 Hoạt động kiểm soát ........................................................................................... 14
1.3.4 Thông tin và truyền thông ................................................................................... 17

1.3.5 Giám sát .............................................................................................................. 17
1.4 Những hạn chế tiềm tàng của hệ thống kiểm soát nội bộ .................................... 18
KẾT LUẬN CHƢƠNG 1 .................................................................................................. 19


CHƢƠNG 2: THỰC TRẠNG VỀ HỆ THỐNG KSNB TẠI TRƢỜNG CAO ĐẲNG
NGHỀ LILAMA 2 ............................................................................................................. 21
2.1 Giới thiệu về Trƣờng Cao đẳng nghề LILAMA 2 ................................................ 21
2.1.1 Lịch sử hình thành .............................................................................................. 21
2.1.2 Chức năng ........................................................................................................... 21
2.1.3 Nhiệm vụ .............................................................................................................. 21
2.1.4 Cơ cấu tổ chức của nhà Trường ......................................................................... 22
2.1.4.1 Cơ cấu tổ chức ................................................................................................. 22
2.1.4.2 Chức năng, nhiệm vụ và mối quan hệ giữa các bộ phận phòng, ban và khoa. 24
2.2 Mục tiêu, phƣơng pháp, đối tƣợng và phƣơng pháp khảo sát tại Trƣờng Cao
đẳng nghề LILAMA 2 ................................................................................................... 25
2.2.1 Mục tiêu khảo sát ............................................................................................... 25
2.2.2 Phương pháp khảo sát ....................................................................................... 25
2.2.3 Đối tượng khảo sát.............................................................................................. 26
2.2.4 Phạm vi khảo sát ................................................................................................. 26
2.3 Thực trạng về KSNB tại Trƣờng Cao đẳng nghề LILAMA 2 ............................. 26
2.3.1 Thực trạng môi trường kiểm soát ....................................................................... 29
2.3.1.1 Sự liêm chính và giá trị đạo đức của cấp lãnh đạo và đội ngũ nhân viên ....... 29
2.3.1.2 Cam kết về năng lực và chính sách nhân sự .................................................... 32
2.3.1.3 Triết lý quản lý và phong cách điều hành của cấp lãnh đạo ........................... 33
2.3.2 Thực trạng hoạt động kiểm soát ......................................................................... 36
2.3.2.1 Hoạt động kiểm soát giáo vụ, giảng dạy ......................................................... 36
2.3.2.2 Hoạt động kiểm soát mua sắm vật tư, thiết bị giảng dạy và sửa chữa tài sản 38
2.3.3 Thông tin và truyền thông ................................................................................... 40
2.3.4 Thực trạng giám sát ............................................................................................ 42

2.4 Đánh giá hệ thống KSNB tại Trƣờng Cao đẳng nghề LILAMA 2...................... 44
2.4.1 Đánh giá chung ................................................................................................... 44
2.4.2 Đánh giá theo các bộ phận cấu thành hệ thống KSNB ...................................... 46
2.4.2.1 Môi trường kiểm soát ....................................................................................... 46
2.4.2.2 Hoạt động kiểm soát ........................................................................................ 48
2.4.2.3 Thông tin và truyền thông ................................................................................ 49
2.4.3 Nguyên nhân của những hạn chế ........................................................................ 50
KẾT LUẬN CHƢƠNG 2 .................................................................................................. 51
CHƢƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KSNB TẠI
TRƢỜNG CAO ĐẲNG NGHỀ LILAMA 2 .................................................................... 52
3.1 Tổng quan về định hƣớng phát triển giáo dục Đại học Việt Nam đến 2020 ...... 52


3.1.1 Định hướng phát triển giáo dục của Trung ương ............................................... 52
3.1.2 Định hướng phát triển của Trường Cao đẳng nghề LILAMA 2 ......................... 55
3.2 Căn cứ để hoàn thiện hệ thống KSNB tại Trƣờng Cao đẳng nghề LILAMA 2 . 56
3.2.1 Môi trường bên ngoài ........................................................................................ 56
3.2.2 Môi trường bên trong....................................................................................... 57
3.3 Các nguyên tắc, quan điểm cần tuân thủ khi xây dựng các giải pháp nhằm
hoàn thiện hệ thống KSNB tại Trƣờng Cao đẳng nghề LILAMA 2 .................. 58
3.3.1 Nguyên tắc ........................................................................................................ 58
3.3.2 Quan điểm ......................................................................................................... 58
3.4 Giải pháp hoàn thiện hệ thống KSNB tại Trƣờng Cao đẳng nghề LILAMA
2 59
3.4.1 Các giải pháp liên quan đến các yếu tố của hệ thống KSNB ...................... 59
3.4.1.1 Hoàn thiện môi trường kiểm soát ................................................................ 60
3.4.1.2 Hoàn thiện hoạt động kiểm soát .................................................................. 67
3.4.1.3 Hoàn thiện hệ thống thông tin và truyền thông ......................................... 69
3.4.1.4 Hoàn thiện hệ thống giám sát ...................................................................... 71
3.4.2 Kiến nghị ........................................................................................................... 71

3.4.2.1 Đối với ban Giám hiệu nhà Trường ............................................................ 71
3.4.2.2 Đối với nhà nước và các học giả, nhà nghiên cứu .................................... 72
3.4.2.3 Đối với cơ quan cấp trên ................................................................................. 72
KẾT LUẬN CHUNG ....................................................................................................... 73

TÀI LIỆU THAM KHẢO
PHỤ LỤC
PHỤ LỤC 1: BẢNG CÂU HỎI KHẢO SÁT VỀ HỆ THỐNG KSNB TẠI
TRƢỜNG CAO ĐẲNG NGHỀ LILAMA 2
PHỤ LỤC 2: KẾT QUẢ KHẢO SÁT
PHỤ LỤC 3: DANH SÁCH CÁN BỘ, GIÁO VIÊN ĐƢỢC KHẢO SÁT
PHỤ LỤC 4: BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC
PHỤ LỤC 5: PHIẾU ĐÁNH GIÁ GIẢNG VIÊN


1

PHẦN MỞ ĐẦU
1. Tính cấp thiết của đề tài
Hiện nay với xu thế hội nhâp, các trường dạy nghề đang phải đối mặt với rất
nhiều nguy cơ và thách thức. Vì vậy, để tồn tại và phát triển, các trường dạy nghề
phải không ngừng hoàn thiện và nâng cao giá trị khác biệt của mình. Bên cạnh việc
thường xuyên nâng cao chất lượng đào tạo, các nhà quản lý còn phải quan tâm đến
vấn đề kiểm soát trong nhà Trường. Trong mọi hoạt động của nhà Trường, hoạt
động kiểm tra, kiểm soát luôn giữ vai trò quan trọng trong quá trình quản lý và được
thực hiện chủ yếu bởi hệ thống kiểm soát nội bộ của đơn vị.
Hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) đang dần được áp dụng vào các nhà
Trường và ngày càng có hiệu quả hơn để nhà Trường có thể kiểm soát được các
hoạt động của mình, tồn tại vững mạnh hơn trong môi trường cạnh tranh mạnh mẽ
như hiện nay.

Trường Cao đẳng nghề LILAMA 2, với lĩnh vực hoạt động là đào tạo nguồn
nhân lực chất lượng cao, trong thời gian vừa qua với xu hướng tuyển sinh đầu vào
còn khó khăn. Vì vậy, việc quản lý tốt các nguồn lực, kiểm soát hoạt động luôn là
vấn đề được đặt lên hàng đầu, điều này ảnh hưởng rất lớn đến hiệu quả quản lý,
đảm bảo hoạt động ổn định cho nhà Trường.
Nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động KSNB của Trường Cao đẳng nghề
LILAMA 2, tác giả quyết định chọn đề tài: “Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ
tại Trường Cao đẳng nghề LILAMA 2” để thực hiện luận văn tốt nghiệp nhằm
nghiên cứu về hệ thống lý luận và thực trạng hệ thống KSNB tại nhà Trường, từ đó
đưa ra một số giải pháp hoàn thiện hơn về hệ thống KSNB tại nhà Trường
2. Tổng quan các nghiên cứu trƣớc
-

“Hoàn thiện hệ thống KSNB tại Trường Đại học Thủ Dầu Một tỉnh Bình
Dương” của tác giả Nguyễn Thanh Trúc.

-

“Hoàn thiện hệ thống KSNB tại Trường Cao đẳng Sư phạm Trung ương Tp.
Hồ Chí Minh” của tác giả Nguyễn Thị Phương Trâm.

-

“Giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động KSNB tại Trường Cao đẳng Xây
dựng số 2” của tác giả Hồ Thị Thanh Ngọc.


2

-

“Hoàn thiện hệ thống KSNB tại Trường Đại học Sư phạm Kỹ thuật Tp. Hồ
Chí Minh” của tác giả Nguyễn Thị Hoàng Anh.

3. Mục tiêu nghiên cứu
Nhằm đánh giá thực trạng hệ thống KSNB của Trường Cao đẳng nghề
LILAMA 2, từ đó nhận diện những thuận lợi, khó khăn trong công tác tổ chức và
duy trì hệ thống KSNB hiệu quả. Dựa trên cơ sở này, tác giả sẽ phân tích và tìm
hiểu nguyên nhân từ đó đưa ra các giải pháp và kiến nghị để hoàn thiện hệ thống
KSNB tại nhà Trường.
Việc nghiên cứu nhằm tìm câu trả lời cho các câu trả lời sau:
-

Thực trạng tổ chức và vận hành hệ thống KSNB tại nhà Trường như thế nào?

-

Những thuận lợi và khó khăn khi triển khai và duy trì hệ thống KSNB tại nhà
Trường là gì?

-

Nguyên nhân nào dẫn đến những hạn chế triển khai hệ thống KSNB tại nhà
Trường?

-

Giải pháp nào giúp nhà Trường tháo gỡ khó khăn và triển khai hệ thống
KSNB có hiệu quả?

4. Phƣơng pháp nghiên cứu
Để hiểu được thực trạng kiểm soát KSNB tại nhà Trường, tác giả tiến hành
khảo sát để tìm hiểu thực trạng bằng phương pháp định tính như sau:
-

Thu thập các quy định liên quan đến các yếu tố thuộc hệ thống KSNB như
chính sách đạo đức, bảng mô tả công việc từng vị trí, các quy định của nhà
Trường liên quan đến KSNB.

-

Gửi bảng câu hỏi và phỏng vấn các cá nhân có trách nhiệm liên quan. Bảng
câu hỏi được xây dựng dựa trên công cụ đánh giá KSNB (evaluation tools)
nhằm thu thập thông tin về nhận thức của ban Giám hiệu và CBVC về cách tổ
chức và vận hành hệ thống KSNB. Ngoài các câu hỏi chung theo năm bộ phận
cấu thành KSNB, bảng câu hỏi còn đặt ra các thủ tục kiểm soát trong một số
chu trình chính của nhà Trường.
Dựa trên kết quả khảo sát, tác giả sử dụng phương pháp thống kê mô tả để

đánh giá chung về hệ thống KSNB tại Trường Cao đẳng nghề LILAMA 2.


3

5. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu
- Đối tượng nghiên cứu của đề tài là hệ thống KSNB tại Trường Cao đẳng
nghề LILAMA 2.
- Phạm vi nghiên cứu của đề tài chỉ thực hiện nghiên cứu tại Trường Cao
đẳng nghề LILAMA 2 từ tháng 12/2014 - 10/2015.
6. Các đóng góp của luận văn

Luận văn đã tổng hợp những nghiên cứu trước đây về KSNB.
Đánh giá thực tế việc thiết kế và vận hành hệ thống KSNB tại Trường Cao
đẳng nghề LILAMA 2. Từ đó, tác giả đề xuất một số giải pháp hoàn thiện hệ thống
KSNB tại nhà Trường.
7. Kết cấu của luận văn
 Phần mở đầu
 Chƣơng 1: Tổng quan về hệ thống KSNB và đánh giá hệ thống KSNB
 Chƣơng 2: Thực trạng về hệ thống KSNB tại Trƣờng Cao đẳng nghề
LILAMA 2
 Chƣơng 3: Một số giải pháp hoàn thiện hệ thống KSNB tại Trƣờng Cao
đẳng nghề LILAMA 2
 Kết luận


4

CHƢƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG KSNB VÀ ĐÁNH GIÁ HỆ THỐNG
KSNB
1.1

Tổng quan về hệ thống KSNB

1.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của hệ thống KSNB
Hoạt động kiểm soát luôn là khâu quan trọng trong quá trình quản lý, điều
hành của nhà quản trị nhằm đạt được các mục tiêu của tổ chức. Để thực hiện hoạt
động kiểm soát, nhà quản lý thường sử dụng công cụ chủ yếu là KSNB.
Trong hơn một thế kỷ qua, khái niệm KSNB đã phát triển từ chỗ được xem
là một phương pháp giúp cho kiểm toán viên độc lập xác định phương pháp hiệu
quả nhất trong việc lập kế hoạch kiểm toán đến chỗ được coi là một bộ phận chủ
yếu của hệ thống quản lý hữu hiệu. Khái niệm KSNB bắt đầu được sử dụng vào đầu

thế kỷ XX trong các tài liệu về kiểm toán. Các kiểm toán viên đã dần quan tâm đến
KSNB khi họ nhận thức được rằng không cần thiết phải kiểm tra tất cả các nghiệp
vụ kinh tế phát sinh mà chỉ cần chọn mẫu để kiểm tra dựa vào hệ thống KSNB của
đơn vị được kiểm toán. Tuy nhiên, vào thời điểm này, khái niệm KSNB chỉ được
nhắc đến như một công cụ bảo vệ tiền khỏi sự biển thủ của nhân viên. Năm 1929,
thuật ngữ KSNB được đề cập chính thức trong một công bố của Cục Dự trữ Liên
bang Hoa kỳ (Federal Reserve Bulletin), theo đó KSNB được định nghĩa là một
công cụ để bảo vệ tiền và các tài sản khác đồng thời nâng cao hiệu quả hoạt động,
và đây là một cơ sở để phục vụ cho việc lấy mẫu thử nghiệm của kiểm toán viên.
Năm 1936, trong một công bố của Hiệp hội kế toán viên công chứng Hoa Kỳ
(AICPA – American Institute of Certified Public Accountants), khái niệm này đã
được mở rộng: KSNB là “…là các biện pháp và cách thức được chấp nhận và được
thực hiện trong một tổ chức để bảo vệ tiền và các tài sản khác, cũng như kiểm tra sự
chính xác trong ghi chép sổ sách”. Từ thập niên 1940, các tổ chức kế toán công và
kiểm toán nội bộ Hoa Kỳ đã xuất bản một loạt các báo cáo, hướng dẫn và tiêu
chuẩn về tìm hiểu KSNB trong các cuộc kiểm toán như: Năm 1949, Hiệp hội Kế
toán viên công chứng Hoa Kỳ (AICPA) công bố công trình nghiên cứu với nhan đề
“KSNB, các nhân tố cấu thành và tầm quan trọng đối với việc quản trị doanh nghiệp
và đối với kiểm toán viên độc lập”. Trong báo cáo này, AICPA đã định nghĩa
KSNB là “…cơ cấu tổ chức và các biện pháp, cách thức liên quan được chấp nhận
và thực hiện trong một tổ chưc để bảo vệ tài sản. Kiểm tra sự chính xác và đáng tin


5

cậy của số liệu kế toán, thúc đẩy hoạt động có hiệu quả, khuyến khích sự tuân thủ
các chính sách của người quản lý”. Năm 1958, Ủy ban thủ tục kiểm toán (CAP –
Committee on Auditing Procedure) trực thuộc AICPA ban hành Báo cáo về thủ tục
kiểm toán 29 (SAP – Statement on Auditing Procedure) về “Phạm vi xem xét
KSNB của kiểm toán viên độc lập”, trong đó lần đầu tiên phân biệt KSNB về quản

lý và KSNB về kế toán; Năm 1962, CAP tiếp tục ban hành Báo cáo về thủ tục kiểm
toán 33 (SAP 33) nhằm làm rõ khái niệm về kiểm soát kế toán và kiểm soát quản lý;
đến thập niên 1970, KSNB được quan tâm đặc biệt trong các lĩnh vực thiết kế hệ
thống và kiểm toán, chủ yếu hướng vào cách thức cải tiến hệ thống KSNB và vận
dụng trong các cuộc kiểm toán. Năm 1972, CAP tiếp tục ban hành báo cáo về thủ
tục kiểm toán 54 (SAP 54) “Tìm hiểu và đánh giá KSNB”, trong đó đưa ra bốn thủ
tục kiểm soát kế toán, đó là đảm bảo nghiệp vụ chỉ được thực hiện khi đã được phê
chuẩn, ghi nhận đúng đắn mọi nghiệp vụ để lập báo cáo, hạn chế sự tiếp cận tài sản
và kiểm kê. Năm 1973, AICPA ban hành chuẩn mực kiểm toán 1 (SAS – Statement
on Auditing Standard) duyệt xét lại SAP 54 và đưa ra các định nghĩa về kiểm soát
quản lý và kiểm soát kế toán. Các định nghĩa đã khẳng định sự quan tâm của nghề
nghiệp kiểm toán đối với các bộ phận (yếu tố) cấu thành KSNB.
Đặc biệt vào năm 1977, khái niệm KSNB xuất hiện trong một văn bản luật Luật về chống hối lộ nước ngoài – trong đó nhấn mạnh vai trò của KSNB nhằm
ngăn ngừa những khoản thanh toán bất hợp pháp. Các báo cáo của Cohen
Commission và FEI (Financial Executive Institute) đều đề cập đến việc hoàn thiện
hệ thống kế toán và KSNB. Ủy ban chứng khoán Hoa Kỳ (SEC – Securities and
Exchange Commission) cũng đưa ra các điều luật bắt buộc các nhà quản trị phải báo
cáo về hệ thống KSNB của tổ chức. Năm 1979, Hiệp hội kế toán viên công chứng
Hoa Kỳ (AICPA) đã thành lập một Ủy ban tư vấn đặc biệt về kiểm toán nội bộ
nhằm đưa ra các hướng dẫn về việc thiết lập và đánh giá hệ thống KSNB. Giai đoạn
từ năm 1980 đến 1985, Hiệp hội kế toán viên công chứng Hoa Kỳ đã tiến hành sàng
lọc, ban hành và sửa đổi các chuẩn mực về sự đánh giá của kiểm toán viên độc lập
về KSNB và báo cáo về KSNB. Hiệp hội kế toán nội bộ (IIA – Institute of Internal
Auditor) cũng ban hành chuẩn mực và hướng dẫn kiểm toán viên nội bộ về bản chất
của kiểm soát và vai trò của các bên liên quan trong việc thiết lập, duy trì và đánh
giá hệ thống KSNB. Từ năm 1985 về sau, sự quan tâm tập trung vào KSNB càng


6

mạnh mẽ hơn. Hội đồng quốc gia chống gian lận về báo cáo tài chính (thuờng gọi là
Ủy ban Treadway) được thành lập năm 1985. Báo cáo về các quan sát và khuyến
nghị của Ủy ban, Treadway đã lưu ý rằng có nhiều quan điểm và khái niệm khác
nhau liên quan đến KSNB, do vậy cần có một tổ chức để nghiên cứu về KSNB,
nhằm thống nhất định nghĩa về KSNB để phục vụ cho nhu cầu của các đối tượng
khác nhau, đưa ra các bộ phận cấu thành để giúp các đơn vị có thể xây dựng một hệ
thống KSNB hữu hiệu, và đưa ra hướng dẫn nhằm giảm đi sự khác biệt về quan
điểm. Vì thế Ủy ban COSO (Committee of Sponsoring Organizations) được thành
lập vào năm 1985 dưới sự bảo trợ của năm tổ chức nghề nghiệp là: Hiệp hội kế toán
viên công chứng Hoa Kỳ (AICPA), Hiệp hội kế toán Hoa Kỳ (AAA – Amercican
Accouting Association), Hiệp hội quản trị viên tài chính (FEI – Financial
Executives Institute), Hiệp hội Kế toán viên quản trị (IMA – Institute of
Management Accountants), Hiệp hội Kiểm toán viên nội bộ (IIA – Institute of
Internal Auditors) nhằm nghiên cứu về KSNB.
Năm 1992, COSO phát hành báo cáo COSO và là tài liệu đầu tiên trên thế
giới đưa ra khuôn mẫu lý thuyết về KSNB một cách đầy đủ và có hệ thống. COSO
1992 đã định nghĩa đầy đủ về KSNB và dùng từ KSNB thay vì KSNB kế toán. Đặc
điểm nổi bật của báo cáo này là cung cấp một tầm nhìn rộng và mang tính quản trị,
trong đó KSNB không chỉ còn là một vấn đề liên quan đến báo cáo tài chính mà
được mở rộng ra cho tất cả các phương diện hoạt động và tuân thủ. Báo cáo COSO
1992 tuy chưa thật sự hoàn chỉnh nhưng đã tạo lập được cơ sở lý thuyết rất cơ bản
về KSNB. Sau đó, hàng loạt nghiên cứu phát triển về KSNB trong nhiều lĩnh vực
khác nhau đã ra đời. COSO 1992 phát triển về phía quản trị, phát triển cho doanh
nghiệp nhỏ, phát triển theo hướng công nghệ thông tin, phát triển theo hướng kiểm
toán độc lập, phát triển theo hướng kiểm toán nội bộ, phát triển theo hướng chuyên
sâu vào những ngành nghề cụ thể và hướng dẫn về giám sát hệ thống KSNB.
1.1.2 Lịch sử ra đời và phát triển của KSNB trong khu vực công.
Trong lĩnh vực công, KSNB rất được coi trọng, nó là đối tượng được quan
tâm đặc biệt của kiểm toán viên nhà nước.Một số quốc gia như Hoa Kỳ, Canada đã
có những công bố chính thức về KSNB áp dụng cho các cơ quan hành chính sự

nghiệp. Chuẩn mực về kiểm toán của Tổng kế toán nhà nước Hoa Kỳ (GAO) 1999
có đề cập đến vấn đề KSNB đặc thù trong tổ chức hành chính sự nghiệp. GAO đưa


7

ra năm yếu tố về KSNB bao gồm các quy định về môi trường kiểm soát, đánh giá
rủi ro, các hoạt động kiểm soát, thông tin và truyền thông, giám sát.
Hệ thống chuẩn mực kiểm toán nhà nước do Tổ chức Quốc tế các cơ quan Kiểm
toán tối cao (INTOSAI – International Organization of Superme Audit Institutions)
ban hành. Tổ chức này được thành lập năm 1953 tại Havana, Cuba và tính đến
tháng 3/2013 thì tổ chức này đã có 191 nước thành viên chính thức và 4 thành viên
dự bị. Trụ sở chính của tổ chức này được đặt tại thành phố Vienna, nước Áo. Đây là
cơ quan được lập nhằm để trao đổi kinh nghiệm, ý tưởng giữa các cơ quan Kiểm
toán tối cao (Superme Audit Institutions – SAIs) trong việc kiểm toán chính phủ.
Những cơ quan tham gia vào tổ chức này được thành lập do luật pháp của quốc gia
đó để thực thi pháp luật nhằm đảm bảo các chức năng cao nhất của kiểm toán các
đơn vị công. Tổ chức INTOSAI đã thiết lập nên những ủy ban, các nhóm làm việc
và các đội thực hiện nhiệm vụ nhằm nghiên cứu các vấn đề về chuyên môn đối với
các thành viên SAIs và từ đó phát triển các kết quả thành những văn bản chuyên
nghiệp của nghề nghiệp kiểm toán, cụ thể là các chuẩn mực hoặc các bản hướng
dẫn.
Năm 1992, bản hướng dẫn về chuẩn mực KSNB của INTOSAI đã hình thành
một tài liệu đề cập đến việc nâng cấp các chuẩn mực KSNB, hỗ trợ cho việc thực
hiện và đánh giá KSNB.
Năm 2001, bản hướng dẫn của INTOSAI 1992 (INTOSAI 1992) đã cập nhật
thêm về các chuẩn mực KSNB để phù hợp với tất cả các đối tượng và phù hợp với
sự phát triển gần đây trong KSNB và được công bố năm 2004 (INTOSAI 2004).
Điều cần lưu ý trong tài liệu này là đã tích hợp các lý luận chung về KSNB của báo
cáo COSO 1992. Cụ thể báo cáo COSO 1992 định nghĩa về KSNB như sau: “KSNB

là một quá trình bị chi phối bởi người quản lý, hội đồng quản trị và các nhân viên
của đơn vị, được thiết lập để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm đạt được các
mục tiêu sau đây: Sự hữu hiệu và hiệu quả hoạt động, sự tin cậy của báo cáo tài
chính, sự tuân thủ các luật lệ và quy định”. Trong định nghĩa này có bốn khái niệm
quan trọng, đó là: quá trình, con người, đảm bảo hợp lý và mục tiêu. Chúng được
hiểu như sau:


8

KSNB là một quá trình: Là một chuỗi các hoạt động hiện diện rộng khắp
trong doanh nghiệp và chúng kết hợp với nhau thành một thể thống nhất. Kiểm soát
là phương tiện để giúp đơn vị đạt được mục tiêu.
KSNB được thiết kế và vận hành bởi con người: KSNB không chỉ đơn
thuần là những thủ tục, chính sách, biểu mẫu,… mà nó còn bao gồm những con
người trong tổ chức.
Đảm bảo hợp lý: KSNB chỉ có thể cung cấp sự đảm bảo hợp lý cho ban
giám đốc và nhà quản lý việc đạt được các mục tiêu của đơn vị chứ không phải là
sự đảm bảo chắc chắn.
Các mục tiêu của KSNB: Hệ thống KSNB giúp doanh nghiệp đạt được các
mục tiêu nhưng không có nghĩa là đảm bảo sự thành công của doanh nghiệp. Doanh
nghiệp đặt ra mục tiêu mà mình cần đạt tới.
Bên cạnh việc cải thiện định nghĩa KSNB và xây dựng một sự hiểu biết
thông thường về KSNB, tài liệu INTOSAI trình bày những vấn đề đặc thù về khu
vực công.
1.2 Khái niệm và mục tiêu của KSNB theo INTOSAI (1992) và INTOSAI
(2004)
1.2.1 Theo hướng dẫn của INTOSAI năm 1992
Căn cứ theo chuẩn mực 9100 & 9140 của INTOSAI (1992) đưa ra định
nghĩa về KSNB như sau:

“KSNB là cơ cấu của một tổ chức, bao gồm nhận thức, phương pháp, quy
trình và các biện pháp của người lãnh đạo nhằm bảo đảm sự hợp lý để đạt được
các mục tiêu của tổ chức”.
Mục tiêu của tổ chức theo INTOSAI bao gồm:
-

Thúc đẩy hoạt động hữu hiệu, hiệu quả và có kỷ cương cũng như chất lượng
của sản phẩm, dịch vụ phù hợp với nhiệm vụ của tổ chức.

-

Bảo vệ các nguồn lực không bị thất thoát, lạm dụng, lãng phí, tham ô và vi
phạm pháp luật.

-

Khuyến khích tuân thủ pháp luật, quy định của nhà nước và nội bộ.

-

Xây dựng và duy trì các dữ liệu tài chính và hoạt động, lập báo cáo đúng đắn
và kịp thời.


9

1.2.2 Theo hướng dẫn của INTOSAI năm 2004
Định nghĩa về KSNB theo INTOSAI (2004) như sau: “Kiểm soát nội bộ là
một quá trình xử lý toàn bộ được thực hiện bởi nhà quản lý và các cá nhân trong
đơn vị, quá trình này được thiết lập để phát hiện các rủi ro và cung cấp một sự đảm

bảo hợp lý nhằm đạt được các mục tiêu, nhiệm vụ chung của tổ chức”.
Theo định nghĩa của INTOSAI (2004), có năm khái niệm quan trọng cần làm
rõ, đó là:
 KSNB là một quá trình: KSNB không phải là từng hoạt động riêng rẽ
mà nó một chuỗi các hoạt động kiểm soát hiện diện ở mọi bộ phận trong đơn vị và
được kết hợp với nhau thành một thể thống nhất. Chính quá trình này là phương tiện
giúp đơn vị đạt được mục tiêu của mình.
 KSNB chịu sự chi phối của con ngƣời: KSNB được thiết kế và vận
hành bởi con người, từ cấp lãnh đạo cao nhất đến tất cả các cán bộ, công chức, viên
chức. Chính họ sẽ định ra mục tiêu, thiết lập cơ chế kiểm soát và vận hành chúng.
Tuy vậy, muốn hệ thống KSNB thực sự hữu hiệu thì từng thành viên trong tổ chức
phải hiểu được trách nhiệm, quyền hạn của mình và hướng các hoạt động của họ
đến mục tiêu chung của tổ chức.
 KSNB đƣợc thiết lập để đối phó với rủi ro: Việc thực hiện sứ mạng
của tổ chức sẽ phải đối mặt với nhiều rủi ro. KSNB có thể giúp tổ chức nhận diện
và đối phó với rủi ro để tối đa hóa khả năng đạt được mục tiêu.
 KSNB cung cấp một sự đảm bảo hợp lý: KSNB chỉ có thể cung cấp
sự đảm bảo hợp lý cho các nhà quản lý trong việc đạt được các mục tiêu của đơn
vị chứ không thể đảm bảo tuyệt đối. Bởi hệ thống KSNB dù chặt chẽ đến đâu
cũng tồn tại những hạn chế tiềm tàng, đó là sự thông đồng của các cá nhân hay sự
lạm quyền của nhà quản lý…, KSNB có thể ngăn chặn và phát hiện những sai
phạm nhưng không thể đảm bảo là chúng không bao giờ xảy ra.
Các mục tiêu của KSNB:
Hoạt động của một tổ chức luôn hướng về các mục tiêu đã đề ra. Các mục
tiêu có ý nghĩa quan trọng đối với sự tồn tại và phát triển của tổ chức. Ở khu vực
công, mục tiêu của một tổ chức thường liên quan đến các dịch vụ công cộng và
lợi ích cộng đồng. Bao gồm các mục tiêu:


10

Mục tiêu hoạt động: Mục tiêu này liên quan đến tính hữu hiệu và hiệu quả
trong hoạt động của đơn vị, các hoạt động của đơn vị được thực hiện một cách có
kỷ cương, có đạo đức, có tính kinh tế, hiệu quả và thích hợp; thực hiện đúng
trách nhiệm.
Mục tiêu về báo cáo: Liên quan đến việc cung cấp và báo cáo các thông tin
tài chính và phi tài chính phù hợp, kịp thời cho các đối tượng bên trong, bên
ngoài đơn vị.
Mục tiêu tuân thủ: Liên quan đến việc tuân thủ pháp luật hiện hành, các
nguyên tắc, các điều ước quốc tế và các quy định có liên quan.
Mục tiêu về quản lý nguồn lực: Mục tiêu này là phần chi tiết hóa mục tiêu
về hoạt động của đơn vị, nhưng do đặc thù của khu vực công nên INTOSAI
muốn nhấn mạnh thêm tầm quan trọng của việc sử dụng hợp lý nguồn ngân sách,
tránh lạm dụng, lãng phí nguồn lực quốc gia, bảo vệ các nguồn lực chống thất
thoát, sử dụng sai mục đích và tổn thất. Có rất nhiều khái niệm về KSNB nhưng
trong đề tài này tác giả sử dụng khái niệm về hệ thống KSNB cũng như các yếu
tố của hệ thống KSNB theo INTOSAI (2004) làm cơ sở lý thuyết cho nghiên cứu
của mình.
1.3 Các yếu tố của hệ thống KSNB theo INTOSAI (2004)
Tương tự như báo cáo COSO, INTOSAI đưa ra năm yếu tố của KSNB, gồm:
Môi trường kiểm soát; đánh giá rủi ro; các hoạt động kiểm soát; thông tin và truyền
thông; và giám sát.
1.3.1 Môi trường kiểm soát:
Môi trường kiểm soát đã tạo nên sắc thái chung cho một tổ chức, ảnh hưởng
đến ý thức kiểm soát của các nhân viên. Môi trường kiểm soát là nền tảng cho tất cả
các yếu tố khác trong KSNB, tạo lập một nền nếp kỷ cương, đạo đức và cơ cấu tổ
chức. Các nhân tố trong môi trường kiểm soát bao gồm:
 Sự liêm chính và giá trị đạo đức:
Sự liêm chính và tôn trọng giá trị đạo đức của nhà lãnh đạo và đội ngũ nhân
viên xác định thái độ cư xử chuẩn mực trong công việc của họ, thể hiện qua sự tuân

thủ các điều lệ, quy định và đạo đức về cách thức ứng xử của cán bộ công chức nhà
nước. Thí dụ như công khai tài sản, các vị trí kiêm nhiệm công việc bên ngoài, quà
tặng và báo cáo các mâu thuẫn về lợi ích.


11

Đồng thời, phải cho công chúng thấy được tinh thần này trong sứ mạng và tiêu
chuẩn đạo đức của tổ chức thông qua các văn bản chính thức.
 Năng lực nhân viên:
Năng lực nhân viên bao gồm trình độ hiểu biết và kỹ năng làm việc cần thiết
để đảm bảo việc thực hiện có kỷ cương, trung thực, tiết kiệm, hiệu quả và hữu hiệu,
cũng như có sự am hiểu đúng đắn về trách nhiệm của bản thân trong việc thiết lập
hệ thống KSNB.
Lãnh đạo và nhân viên phải duy trì trình độ đủ để hiểu được hệ thống KSNB,
duy trì KSNB, vai trò của KSNB và trách nhiệm của họ trong việc thực hiện sứ
mạng chung của tổ chức. Mỗi cá nhân trong một tổ chức đều giữ một vai trò trong
hệ thống KSNB bởi trách nhiệm của họ.
Lãnh đạo và nhân viên cũng cần có kỹ năng cần thiết để đánh giá rủi ro. Việc
đánh giá rủi ro đảm bảo hoàn thành trách nhiệm của họ trong tổ chức.
Đào tạo là một phương thức hữu hiệu để nâng cao trình độ cho các thành viên
trong tổ chức. Một trong những nội dung đào tạo là hướng dẫn về mục tiêu KSNB,
phương pháp giải quyết các tình huống khó xử trong công việc.
 Triết lý quản lý và phong cách lãnh đạo:
Triết lý quản lý và phong cách lãnh đạo thể hiện qua cá tính, tư cách và thái độ
của nhà lãnh đạo khi điều hành. Nếu nhà lãnh đạo cấp cao cho rằng KSNB là quan
trọng thì những thành viên khác trong tổ chức sẽ cảm nhận được điều đó và sẽ theo
đó mà tận tâm xây dựng hệ thống KSNB. Tinh thần này thể hiện thành những quy
định đạo đức ứng xử trong cơ quan. Thí dụ như việc xây dựng kiểm toán nội bộ
trong KSNB thể hiện sự quan tâm của lãnh đạo đến KSNB.

Ngược lại, nếu các thành viên trong tổ chức cho rằng KSNB không quan trọng
có nghĩa là lãnh đạo chưa quan tâm đúng mức đến KSNB. Kết quả là KSNB chỉ là
hình thức chứ không có ý nghĩa thật sự, dẫn đến mục tiêu, nhiệm vụ của đơn vị
không còn đạt được như mong muốn.
 Cơ cấu tổ chức:
Cơ cấu tổ chức hợp lý sẽ đảm bảo cho việc thông suốt trong việc ủy quyền và
phân công trách nhiệm. Cơ cấu tổ chức được thiết kế, tổ chức sao cho có thể ngăn
ngừa được sự vi phạm các quy chế KSNB và loại được những hoạt động không phù


12

hợp. Hoạt động được xem là không phù hợp là những hoạt động mà sự kết hợp của
chúng có thể dẫn đến sự vi phạm, che giấu sai lầm và gian lận.
Cơ cấu tổ chức bao gồm:
-

Sự phân chia quyền và trách nhiệm báo cáo.

-

Hệ thống báo cáo phù hợp.

Trong cơ cấu tổ chức cũng bao gồm bộ phận kiểm toán nội bộ, ban kiểm soát,
bộ phận thanh tra, kiểm tra được tổ chức độc lập với các đối tượng kiểm toán và báo
cáo trực tiếp đến lãnh đạo cao nhất trong cơ quan.
Chính sách nhân sự:
Chính sách nhân sự bao gồm việc tuyển dụng, huấn luyện, giáo dục, đánh giá,
bổ nhiệm, khen thưởng hay kỷ luật, hướng dẫn nhân viên.
Mỗi cá nhân đóng vai trò quan trọng trong KSNB. Khả năng, sự tin cậy của

nhân viên rất cần thiết để kiểm soát được hữu hiệu. Vì vậy, cách thức tuyển dụng,
huấn luyện, giáo dục, đánh giá, bổ nhiệm, khen thưởng hay kỷ luật là một phần
quan trọng trong môi trường kiểm soát. Nhân viên được tuyển dụng phải bảo đảm
được về tư cách đạo đức cũng như kinh nghiệm để thực hiện công việc được giao.
Nhà lãnh đạo cần thiết lập các chương trình động viên, khuyến khích bằng các
hình thức khen thưởng và nâng cao mức khuyến khích cho những hoạt động cụ thể.
Đồng thời, những hình thức kỷ luật nghiêm khắc cho các hành vi vi phạm cũng cần
được các nhà lãnh đạo quan tâm.
Các yếu tố của môi trường kiểm soát được mô tả bằng sơ đồ:


13

Triết lý
quản lý
và phong
cách lãnh
Năng lực
nhân viên

Cơ cấu tổ
chức
Môi
trường
kiểm soát

Sự liêm
chính và
giá trị
đạo

Chính
sách
nhân sự

(Nguồn: Nghiên cứu của tác giả)
Sơ đồ 1.1: Các yếu tố của môi trường kiểm soát
1.3.2 Đánh giá rủi ro
KSNB phục vụ để đạt mục tiêu của tổ chức, việc đánh giá rủi ro là rất quan
trọng vì nó ghi nhận các sự kiện quan trọng đe dọa đến mục tiêu, nhiệm vụ của đơn
vị.
Phân tích đánh giá rủi ro để thu hẹp vào những rủi ro chủ yếu. Việc nhận dạng
rủi ro hết sức quan trọng, vì nó liên quan đến những đe dọa của rủi ro và liên quan
đến sự phân chia trách nhiệm và nguồn lực đối phó rủi ro.
Đánh giá rủi ro bao gồm quá trình nhận dạng và phân tích các rủi ro đe dọa
mục tiêu của tổ chức và xác định biện pháp xử lý phù hợp.
 Nhận dạng rủi ro:
Rủi ro bao gồm rủi ro bên ngoài và rủi ro bên trong, rủi ro ở cấp toàn đơn vị
và rủi ro từng hoạt động. Rủi ro được xem xét liên tục trong suốt quá trình hoạt
động của đơn vị. Liên quan đến khu vực công, các cơ quan nhà nước phải quản trị
rủi ro để không làm ảnh hưởng đến mục tiêu giao phó.
 Đánh giá rủi ro:
Là đánh giá tầm quan trọng, ước tính thiệt hại mà rủi ro gây ra và khả năng
xảy ra rủi ro.


14

Đồ thị biểu diễn mối quan hệ giữa tầm quan trọng của rủi ro với tổn thất ước
tính và khả năng xảy ra rủi ro:

Cao
Trọng yếu

% xảy ra
rủi ro

Thấp
Cao
Thấp

Tổn thất ước tính

(Nguồn: Nghiên cứu của tác giá)
Đồ thị 1.1: Mối quan hệ giữa rủi ro và tổn thất ước tính.
Có nhiều phương pháp đánh giá rủi ro tùy theo mỗi loại rủi ro, tuy nhiên, phải
đánh giá rủi ro một cách có hệ thống. Thí dụ, phải xây dựng các tiêu chí đánh giá
rủi ro, sau đó sắp xếp thứ tự các rủi ro, dựa vào đó nhà lãnh đạo sẽ phân bổ nguồn
lực đối phó với rủi ro.
 Phát triển các biện pháp đối phó:
Có bốn biện pháp đối phó với rủi ro: Phân tán rủi ro, chấp nhận rủi ro, tránh né
rủi ro và xử lý hạn chế rủi ro. Trong phần lớn các trường hợp các rủi ro phải được
xử lý hạn chế và đơn vị duy trì KSNB để có biện pháp thích hợp, bởi vì đơn vị của
nhà nước phải làm theo nhiệm vụ được giao. Các biện pháp xử lý hạn chế rủi ro ở
mức độ hợp lý vì mối liên hệ giữa lợi ích và chi phí nhưng nếu nhận dạng được và
đánh giá được rủi ro thì có sự chuẩn bị tốt hơn.
Khi môi trường thay đổi như các điều kiện về kinh tế, chế độ chính sách của
nhà nước, công nghệ sẽ làm rủi ro thay đổi thì việc đánh giá rủi ro cũng nên thường
xuyên xem xét lại, điều chỉnh cho phù hợp.
1.3.3 Hoạt động kiểm soát
Hoạt động kiểm soát là những chính sách và những thủ tục đối phó rủi ro và

đảm bảo đạt được mục tiêu, nhiệm vụ của đơn vị. Để đạt được hiệu quả, hoạt động
kiểm soát phải phù hợp, nhất quán giữa các thời kỳ, dễ hiểu, đáng tin cậy và liên hệ
trực tiếp đến mục tiêu kiểm soát. Hoạt động kiểm soát có mặt xuyên suốt trong tổ
chức, ở các mức độ và các chức năng. Hoạt động kiểm soát bao gồm kiểm soát
phòng ngừa và phát hiện rủi ro.


15

Cân bằng giữa thủ tục kiểm soát phát hiện và phòng ngừa là phối hợp các hoạt
động kiểm soát để hạn chế, bổ sung lẫn nhau giữa các thủ tục kiểm soát.
 Thủ tục phân quyền và xét duyệt:
Việc thực hiện các nghiệp vụ chỉ được thực hiện bởi người được ủy quyền
theo trách nhiệm và phạm vi của họ. Ủy quyền là một cách thức chủ yếu để đảm
bảo rằng chỉ có những nghiệp vụ có thực mới được phê duyệt đúng mong muốn của
người lãnh đạo. Các thủ tục ủy quyền phải được tài liệu hóa và công bố rõ ràng,
phải bao gồm những điều kiện cụ thể.
Tuân thủ những quy định chi tiết của sự ủy quyền, nhân viên hành động đúng
theo hướng dẫn, trong giới hạn được quy định bởi người lãnh đạo và pháp luật.
 Phân chia trách nhiệm:
Một hệ thống kiểm soát đòi hỏi không có người nào được giao quá nhiều trách
nhiệm và quyền hạn. Một người không thể khách quan thấy được hết các sai phạm
và cũng tạo ra môi trường dễ xảy ra gian lận. Các chức năng bất kiêm nhiệm mà
một tổ chức cần phải phân định cho từng người riêng biệt là:
-

Quyền được phê chuẩn và ra quyết định.

-

Ghi chép: Gồm lập chứng từ gốc, ghi nhật ký, ghi sổ tài khoản, lập bảng
đối chiếu, lập báo cáo thực hiện.

-

Bảo vệ tài sản: Trực tiếp như thủ quỹ, thủ kho; gián tiếp như người nhận
séc, khách hàng trả…

Ngăn ngừa việc ghi
nhận không đúng
để để che dấu
nghiệp vụ không
hợp lệ

Ngăn ngừa việc
xét duyệt nghiệp
vụ không hợp lệ
để tham ô tài sản

Xét
duyệt

Ghi
chép

Bảo
vệ tài
sản

Ngăn ngừa việc ghi nhận sai

để che dấu tài sản mất mát
(Nguồn: Nghiên cứu của tác giả)
Sơ đồ 1.2: Sơ đồ phân chia trách nhiệm


16

Nếu các chức năng trên tập trung ở một người sẽ phát sinh tiêu cực, người tốt
sẽ có cơ hội phạm tội vì điều kiện quá dễ dàng để thực hiện hành vi gian lận.
Để ngăn chặn các sai phạm hoặc gian lận thì rất cần phải phân công các chức
năng riêng biệt cho từng người. Tuy nhiên sự thông đồng, bắt tay nhau giữa một
nhóm người này sẽ làm giảm hoặc phá hủy sự hữu hiệu của hệ thống KSNB.
Trong một số trường hợp đơn vị có quy mô nhỏ, công việc từng nhiệm vụ
không nhiều, có quá ít nhân viên để thực hiện việc phân chia trách nhiệm, khi đó
nhà lãnh đạo phải nhận biết được rủi ro và sử dụng các biện pháp kiểm soát khác
như luân chuyển nhân viên. Sự luân chuyển nhân viên phải đảm bảo rằng một người
không xử lý mọi mặt nghiệp vụ trong thời gian dài.
 Chứng từ và sổ sách ghi chép:
Việc thiết kế mẫu chứng từ, sổ sách và sử dụng chúng một cách thích hợp giúp
đảm bảo sự ghi chép chính xác và đầy đủ tất cả các dữ liệu về nghiệp vụ xảy ra, các
mẫu chứng từ và sổ sách cần đơn giản và hữu hiệu cho việc ghi chép, giảm thiểu
các sai sót, ghi trùng lắp, dễ đối chiếu và xem lại khi cần thiết. Chứng từ cần để các
khoảng trống cho sự phê duyệt và xác nhận của những người có liên quan đến
nghiệp vụ. Đánh số thống nhất lại các chứng từ phát sinh ở đơn vị để dễ quản lý, dễ
truy tìm và giảm thiểu các gian lận, sai phạm có thể xảy ra.
 Bảo vệ tài sản:
Tài sản của một tổ chức không chỉ là tiền, hàng hóa, máy móc thiết bị … mà
còn là thông tin. Các thủ tục cần có để bảo vệ tài sản gồm:
-

Giám sát hiệu quả và phân định riêng biệt các chức năng.

-

Bảo quản và ghi chép về tài sản, bao gồm cả thông tin.

-

Giới hạn việc tiếp cận với tài sản.

-

Giữ tài sản ở nơi riêng biệt, đảm bảo an toàn, bảo quản con dấu và chữ ký
khắc sẵn (nếu có).

 Kiểm tra và đối chiếu:
Các nghiệp vụ và sự kiện phải được kiểm tra trước và sau khi xử lý. Thí dụ,
phải kiểm tra hàng hóa trước khi nhập kho … Sổ sách được đối chiếu với các chứng
từ thích hợp để kịp thời phát hiện và xử lý các sai sót.


17

1.3.4 Thông tin và truyền thông
Thông tin trong một tổ chức được nghiên cứu nhằm phục vụ cho quá trình ra
quyết định điều khiển các hoạt động của đơn vị. Như vậy, không phải bất kỳ tin tức
nào cũng trở thành thông tin cần thiết mà nó phải đáp ứng các yêu cầu:
-

Tính chính xác: Thông tin phải phản ánh đúng bản chất nội dung tình

huống.

-

Tính kịp thời: Thông tin được cung cấp đúng lúc, đúng thời điểm theo yêu
cầu của nhà quản trị.

-

Tính đầy đủ và hệ thống: Thông tin phải phản ánh đầy đủ mọi khía cạnh
của tình huống giúp người sử dụng có thể đánh giá vấn đề một cách toàn
diện.

-

Tính bảo mật: Đòi hỏi thông tin phải được cung cấp đúng người phù hợp
với quyền hạn và trách nhiệm của họ.

Thông tin được cung cấp qua hệ thống thông tin. Trong đó, hệ thống thông tin
kế toán là một phân hệ quan trọng. Ngoài ra các phân hệ thông tin khác như lưu trữ,
tra cứu cũng rất cần thiết đối với KSNB vì nó cung cấp cơ sở cho những nhận định,
phân tích tình hình hoạt động, về những rủi ro và cơ hội liên quan đến hoạt động
của đơn vị. Thông tin có thể thu thập từ nhiều nguồn: Từ internet, từ số liệu của các
cơ quan chức năng, từ báo đài hoặc tự tổ chức mạng lưới thu thập thông tin…
Truyền thông là một phần của hệ thống thông tin nhưng được nêu ra để nhấn
mạnh vai trò của việc truyền đạt thông tin. Các kênh truyền thông bao gồm truyền
thông từ cấp trên xuống cấp dưới, từ cấp dưới phản hồi lên cấp trên, trao đổi giữa
các bộ phận trong tổ chức, giữa tổ chức với các bộ phận bên ngoài…
1.3.5 Giám sát
Giám sát là quá trình mà người quản lý đánh giá chất lượng của hoạt động

kiểm soát. Điều quan trọng trong giám sát là phải xác định KSNB có vận hành đúng
như thiết kế không và có cần thiết phải sửa đổi chúng cho phù hợp với từng giai
đoạn không. Để đạt được kết quả, cần phải thực hiện các hoạt động giám sát thường
xuyên hoặc định kỳ.
Giám sát thường xuyên đạt được thông qua việc tiếp nhận các ý kiến góp ý
của khách hàng, nhà cung cấp … hoặc xem xét các báo cáo hoạt động và phát hiện
các biến động bất thường.


18

Giám sát định kỳ được thực hiện thông qua các cuộc kiểm toán định kỳ do các
kiểm toán viên nội bộ, hoặc do kiểm toán viên độc lập thực hiện.
1.4 Những hạn chế tiềm tàng của hệ thống kiểm soát nội bộ
Một hệ thống KSNB hiệu quả sẽ làm giảm xác suất không đạt đựợc các mục
tiêu. Tuy nhiên, một hệ thống KSNB dù có được thiết kế và vận hạnh tốt thế nào đi
nữa thì hệ thống KSNB đó cũng chỉ có thể cung cấp một sự đảm bảo hợp lý việc đạt
được các mục tiêu mong đợi. Vì hệ thống KSNB có hoàn hảo đến đâu cũng tồn tại
những hạn chế tiềm tàng xuất phát từ những nguyên nhân sau:
- Hạn chế xuất phát từ bản thân con người:
Sự vô ý, bất cẩn trong ghi chép, nhập liệu...gây sai sót trên sổ sách, báo cáo tài
chính;
Sự đánh giá, ước tính sai các ước tính kế toán, chỉ tiêu tài chính ảnh hưởng
đến các báo cáo của đơn vị;
Sự buông lỏng, thiếu sự quan tâm sâu sát trong quản lý gây thất thoát tài sản
của đơn vị;
Hiểu không đúng về chỉ dẫn của cấp trên hoặc các báo cáo của cấp dưới…gây
khó khăn cho việc ra quyết định và quá trình thực hiện dẫn đến các sai sót ngoài ý
muốn. Ngoài ra, nếu lãnh đạo đơn vị thiếu kinh nghiệm, không am hiểu sâu sắc mọi
khía cạnh của đơn vị mình thì hệ thống KSNB có tốt cũng không thể đảm bảo việc

đạt được mục tiêu của đơn vị.
- Hạn chế xuất phát từ sự thông đồng, lạm quyền:
KSNB phụ thuộc vào yếu tố con người, con người thiết kế và vận hành hệ
thống KSNB nên rất khó có thể phát hiện và ngăn cản được sai sót và gian lận nếu
nó xuất phát từ sự lạm quyền, thông đồng của nhà quản lý và các nhân viên, họ có
thể tìm cách bỏ qua một số thủ tục kiểm soát cần thiết từ đó tận dụng những lỗ hỏng
của hệ thống kiểm soát để thực hiện các hành vi gian lận hoặc không tuân thủ.
Sự thông đồng của một trong các thành viên Ban lãnh đạo hay một nhân viên
với người khác bên trong hoặc bên ngoài đơn vị để vụ lợi cho cá nhân, gây tổn hại
đến tài sản hoặc uy tín của đơn vị.
Sự lạm dụng quyền hạn của các cá nhân có trách nhiệm kiểm soát nhằm phục
vụ cho mưu đồ riêng làm ảnh hưởng tiêu cực đến hoạt động của đơn vị.


19

- Hạn chế từ việc kiểm soát thường chỉ nhằm vào các nghiệp vụ thường xuyên
phát sinh: mà ít chú ý đến những nghiệp vụ không thường xuyên, do đó, những sai
phạm trong các nghiệp vụ này thường hay bị bỏ qua.
- Hạn chế từ yêu cầu của nhà quản lý là chi phí nhỏ hơn lợi ích: Yêu cầu
thường xuyên và trên hết của người quản lý là chi phí bỏ ra cho hoạt động kiểm soát
phải nhỏ hơn giá trị thiệt hại ước tính do sai sót hay gian lận gây ra hay nói cách
khác lợi ích nhận được phải lớn hơn chi phí bỏ ra để phòng ngừa rủi ro.
- Hạn chế từ những thủ tục kiểm soát không còn phù hợp khi điều kiện hoạt
động của đơn vị bị thay đổi. Sự thay đổi có thể xuất phát từ yêu cầu quản lý của đơn
vị, thay đổi trong chính sách của nhà nước, các quy định, văn bản của các cơ quan
hữu quan hay sự thay đổi để phù hợp với yêu cầu, nhiệm vụ phát triển của đất nước,
của đơn vị. Sự thay đổi này là một tất yếu khách quan, do đó, khi môi trường thay
đổi thì hệ thống KSNB hiện tại phải được thiết kế lại, hoặc điều chỉnh các mức độ
rủi ro có thể chấp nhận được cho phù hợp với yêu cầu quản lý mới. Chính những

hạn chế nói trên là nguyên nhân khiến cho hệ thống kiểm soát nội bộ không đảm
bảo tuyệt đối, mà chỉ có thể đảm bảo hợp lý trong việc đạt được các mục tiêu của
mình
KẾT LUẬN CHƢƠNG 1
Ở chương 1, tác giả đã trình bày lịch sử hình thành, phát triển của các lý
thuyết về KSNB và lý luận về KSNB ở khu vực công theo hướng dẫn về KSNB của
INTOSAI năm 1992 (cập nhật năm 2001) và được công bố năm 2004. INTOSAI
(2004) đã trình bày các vấn đề đặc thù của KSNB trong khu vực công. Theo đó, hệ
thống KSNB được tạo thành bởi 5 yếu tố có quan hệ mật thiết với nhau gồm:
-

Môi trường kiểm soát;

-

Đánh giá rủi ro;

-

Hoạt động kiểm soát;

-

Thông tin và truyền thông; và

-

Giám sát.

Mỗi đơn vị có một mục đích hoạt động và đặc điểm riêng do đó hệ thống

KSNB tại mỗi đơn vị cũng được thiết kế riêng cho phù hợp với đặc thù của từng
đơn vị sao cho hệ thống KSNB đảm bảo được việc thực hiện các mục tiêu về hoạt


20

động, mục tiêu về báo cáo tài chính, mục tiêu quản lý nguồn lực và mục tiêu về tính
tuân thủ.
Việc hệ thống hóa cơ sở lý luận về KSNB dựa trên hướng dẫn về KSNB của
INTOSAI (2004) ở chương 1 là nền tảng cho việc đánh giá hệ thống KSNB tại
Trường Cao đẳng nghề LILAMA 2. Từ đó phân tích nguyên nhân và đề ra các giải
pháp hoàn thiện hệ thống KSNB tại nhà Trường nhằm phục vụ cho nhu cầu quản lý
và thực hiện sứ mạng của nhà Trường trong công tác đào tạo nguồn nhân lực.


21

CHƢƠNG 2: THỰC TRẠNG VỀ HỆ THỐNG KSNB TẠI TRƢỜNG CAO ĐẲNG
NGHỀ LILAMA 2
2.1 Giới thiệu về Trƣờng Cao đẳng nghề LILAMA 2
2.1.1 Lịch sử hình thành
-

Tên nhà Trường: Trường Cao đẳng nghề LILAMA 2

-

Tên giao dịch nước ngoài: LILAMA 2 Technical and Technology
College

-

Trụ sở hoạt động: Km32, Quốc lộ 51, Long Thành, Đồng Nai

-

Điện thoại: 0613558700 – Fax: 0613558711

-

Email: – Website: www.lilama2.edu.com

2.1.2 Chức năng
Trường Cao đẳng nghề LILAMA 2 là đơn vị sự nghiệp đào tạo, có tư cách
pháp nhân, có con dấu riêng, được mở tài khoản tại kho bạc, kinh phí hoạt động
theo cơ chế tự chủ một phần gồm: Kinh phí nhà nước cấp, thu học phí, thu hoạt
động dịch vụ và các khoản thu khác.
2.1.3 Nhiệm vụ
- Lập kế hoạch 5 năm, hàng năm và tổ chức thực hiện kế hoạch nhiệm vụ công
tác của Trường.
- Tổ chức nghiên cứu, xây dựng trình cấp có thẩm quyền ban hành hoặc ban
hành theo thẩm quyền và tổ chức thực hiện các chương trình, giáo trình, học liệu
dạy nghề đối với ngành nghề được phép đào tạo.
- Xây dựng kế hoạch tuyển sinh hàng năm, tổ chức tuyển sinh học nghề theo
kế hoạch.
- Tổ chức các hoạt động dạy và học, thi, kiểm tra, công nhận tốt nghiệp, cấp
bằng tốt nghiệp, chứng chỉ kỹ năng nghề theo quy định của Bộ Lao động – Thương
binh và Xã hội và các tổ chức giáo dục và đào tạo quốc tế mà Trường là thành viên
hoặc có liên kết, hợp tác đào tạo (đối với các chứng chỉ cấp quốc tế).
- Tuyển dụng, sử dụng, quản lý, đào tạo bồi dưỡng đội ngũ giáo viên, cán bộ,

viên chức của Trường đủ đảm bảo về số lượng, phù hợp với ngành nghề, quy mô và
trình độ đào tạo theo đúng quy định của pháp luật.


22

- Tổ chức nghiên cứu khoa học, ứng dụng tiến bộ kỹ thuật, chuyển giao công
nghệ; thực hiện sản xuất, kinh doanh và các dịch vụ khoa học kỹ thuật theo quy
định của pháp luật.
- Hợp tác, liên doanh, liên kết với các cơ sở giáo dục và đào tạo, nghiên cứu
khoa học, các doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân trong và ngoài nước trong hoạt động
dạy nghề, hoạt động khoa học công nghệ, sản xuất, kinh doanh, dịch vụ.
- Tư vấn học nghề, tư vấn việc làm miễn phí cho người học nghề; phối hợp với
các cơ quan nhà nước ở trung ương và địa phương, các doanh nghiệp, tổ chức và gia
đình người học nghề trong tổ chức hoạt động dạy nghề.
- Tổ chức cho người học nghề tham quan, thực tập tại doanh nghiệp, tổ chức
cho các giáo viên, cán bộ, viên chức và người học nghề tại nhà Trường tham gia các
hoạt động xã hội.
- Thực hiện dân chủ, công khai trong hoạt động dạy nghề, hoạt động nghiên
cứu khoa học, ứng dụng tiến bộ kỹ thuật, chuyển giao công nghệ, hoạt động tài
chính và các hoạt động khác tại nhà Trường.
- Quản lý tổ chức bộ máy, biên chế; thực hiện chế độ tiền lương, đãi ngộ, khen
thưởng, kỷ luật và các chế độ chính sách khác đối với giáo viên, cán bộ, viên chức
theo phân cấp hoặc thẩm quyền quản lý của Trường.
- Quản lý tài chính, tài sản được giao, quản lý các hoạt động có thu của nhà
Trường theo quy định của pháp luật và Bộ Xây dựng.
- Thực hiện chế độ báo cáo định kỳ, báo cáo đột xuất theo quy định hoặc theo
yêu cầu của Bộ Xây dựng, Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội về tình hình tổ
chức, hoạt động và các lĩnh vực công tác của nhà Trường.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác của Trường Cao đẳng nghề công lập theo quy

định của pháp luật và các nhiệm vụ khác do Bộ trưởng Bộ Xây dựng giao
2.1.4 Cơ cấu tổ chức của nhà Trường
2.1.4.1 Cơ cấu tổ chức