Kế toán nguyên vật liệu tại công ty cổ phần thương mại và xây dựng phương đông

Chuyên đề thực tập

DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT
BTC
ĐVT
GTGT
NVL
TNHH
CCDC
SXKD
BBKN

SV: Đào Thị Thu Hà

Bộ tài chính
Đơn vị tính
Giá trị gia tăng
Nguyên vật liệu
Trách nhiệm hữu hạn
Công cụ dụng cụ
Sản xuất kinh doanh
Biên bản kiểm nghiệm

1

Lớp: KT02 – MSV13122172


Chuyên đề thực tập
LỜI MỞ ĐẦU
Trên thế giới, ngành xây dựng luôn được coi là ngành kinh tế quan trọng,

là bộ phận không thể thiếu của nền kinh tế quốc dân. Ở nhiều nước trên thế giới,
trong bảng xếp loại các ngành tạo nguồn thu chủ yếu và sử dụng nhiều lao động
của nền kinh tế ta luôn thấy có tên ngành xây dựng.
Ở Việt Nam, khi tổng kết bức tranh toàn cảnh nền kinh tế người ta cũng
thấy ngành công nghiệp xây dựng chiếm tỷ trọng khá lớn trong GDP của cả
nước.
Như vậy, trong mối quan hệ nội tại ở nền kinh tế, ngành xây dựng đang
ngày càng mở rộng vị thế của mình so với các ngành khác trên cơ sở ngày càng
phát triển tỷ trọng đóng góp của ngành vào cuộc thu nhập quốc dân, tạo thêm
nhiều công ăn việc làm cho người lao động.
Cùng với sự phát triển và trường thành của ngành xây dựng, công ty
cổ phần thương mại và xây dựng Phương Đông cũng theo đuổi cho mình một
mục tiêu nhất định. Lĩnh vực hoạt động chủ yếu của công ty là xây dựng các
công trình dân sinh, giao thông, thủy lợi...Tuy ra đời chưa lâu, nhưng công ty
luôn đặt ra cho mình phương châm làm việc là luôn nỗ lực hết mình để tạo ra
những công trình vững chắc, kiên cố, tạo thêm công ăn việc làm cho người lao
động. Để làm được điều đó, kế toán nguyên vật liệu là yêu cầu quan trọng nhằm
cung cấp những nguyên vật liệu có chất lượng tốt cho từng công trình. Để thực
hiện mục tiêu trên đòi hỏi công tác kế toán nguyên, vật liệu phải chặt chẽ, khoa
học. Đây là công việc quan trọng để quản lý, dự trữ, cung cấp kịp thời nguyên
vật liệu cần thiết cho sản phẩm, nâng cao hiệu quả sử dụng vật tư. Điều này giúp
cho các doanh nghiệp có cơ sở tồn tại, phát triển và đạt mục tiêu lợi nhuận tối
đa.
Nhận thức được điều này, sau thời gian ngắn tìm hiểu thực tập về công tác
kế toán ở Công ty cổ phần thương mại và xây dựng Phương Đông em đã chọn
đề tài: ”Kế toán nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần thương mại và xây
dựng Phương Đông”.
SV: Đào Thị Thu Hà

2

Lớp: KT02 – MSV13122172


Chuyên đề thực tập
Nội dung đề tài gồm có ba chương:
Chương 1: Đặc điểm và tổ chức quản lý nguyên vật liệu tại Công ty cổ
phần thương mại và xây dựng Phương Đông.
Chương 2: Thực trạng kế toán nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần thương
mại và xây dựng Phương Đông.
Chương 3: Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần thương
mại và xây dựng Phương Đông.
Trong thời gian thực tập và viết báo cáo mặc dù đã có rất nhiều cố gắng
nhưng do trình độ và khả năng còn hạn chế. Trong khi đó thời gian tìm hiểu và
tiếp cận thực tế quá ngắn. Bản thân khỏi tránh khỏi những thiếu sót nhất định.
Kính mong thầy cô hướng dẫn, Ban Giám Đốc và các anh, chị phòng kế toán tài chính Công ty góp ý để chuyên đề hoàn thiện hơn.
Em xin chân thành cảm ơn thầy cô giáo ở tổ kế toán, giáo viên hướng dẫn
TS: Phạm Thị Thủy, ban lãnh đạo Công ty, phòng Tài chính - Ké toán đã tận
tịnh giúp đỡ em trong quá trình thực tập và hoàn thiện báo cáo này.
Hưng Yên, ngày 05 tháng 08 năm 2014
Sinh viên thực tập:
Đào Thị Thu Hà

CHƯƠNG 1
ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI
SV: Đào Thị Thu Hà

3

Lớp: KT02 – MSV13122172

Chuyên đề thực tập

CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI VÀ XÂY DỰNG
PHƯƠNG ĐÔNG
1.1 Đặc điểm nguyên vật liệu tại Công ty:
Công ty cổ phần thương mại và xây dựng Phương Đông là công ty hoạt động chủ yếu
trong lĩnh vực xây dựng vì vậy NVL tại công ty chiếm một tỷ trọng rất lớn. Công ty xây dựng
rất nhiều công trình khác nhau từ nhà ở dân sinh, cầu, đường, bệnh viện…vì vậy NVL tại
công ty rất đa dạng và phong phú cả về chủng loại và số lượng.

Cũng như các đơn vị sản xuất nói chung, chi phí vật liệu tại công ty cũng
chiếm một tỉ trọng lớn trong tổng chi phí sản xuất kinh doanh. Chiếm khoảng
60% trong tổng chi phí sản xuất kinh doanh. Do vậy bất kỳ sự biến động nào của
vật liệu đều ảnh hưởng rất lớn đến giá thành của từng công trình, hạng mục công
trình, do đó việc quản lý vật liệu và định mức sử dụng vật liệu tại công ty được
coi là một trong các biện pháp quản lý quan trọng. Mặt khác phải tính toán đúng
đắn các khoản chi phí vật liệu vào từng đối tượng sử dụng để đảm bảo tính
chính xác, chân thực của giá thành công trình, hạng mục công trình.
- Phân loại nguyên vật liệu:
Để thi công xây dựng nhiều công trình xây dựng khác nhau đáp ứng nhu
cầu thị trường Công ty cổ phần thương mại và xây dựng Phương Đông phải sử
dụng một khối lượng NVL rất lớn bao gồm nhiều thứ, nhiều loại khác nhau, mỗi
loại nguyên vật liệu cú vai trò, tính năng riêng. Muốn quản lý tốt và hạch toán
chính xác NVL thì phải tiến hành phân loại vật liệu một cách hợp lý và khoa
học. Cụ thể ở Công ty cổ phần thương mại và xây dựng Phương Đông sử dụng
việc phân loại NVL như sau:
Để tiến hành thi công công trình hạng mục công trình, Công ty cần phải
sử dụng một khối lượng lớn vật liệu và các chủng loại cũng rất phong phú đa

dạng. Muốn quản lý chặt chẽ, sử dụng vật liệu có hiệu quả thì cần tiến hành
phân loại vật liệu.
Biểu 1.1: Danh mục một số nguyên vật liệu chính của công ty

Mã vật tư
GACH

Tên vật tư
Gạch

SV: Đào Thị Thu Hà

4

Đơn vị tính
Kiêu
Lớp: KT02 – MSV13122172


Chuyên đề thực tập
CATV
CATD
DA12
DA24
DA46
XMANGSD
XMANGHT
THEP6
THEP12
THEP14

THEP18
.....

Cát vàng
Cát đen
Đá 1x2
Đá 2x4
Đá 4x6
Xi măng Sông Đà
Xi măng Hoàng Thạch
Thép Φ6
Thép Φ12
Thép Φ14
Thép Φ18
…..

m3
m3
m3
m3
m3
Tấn
Tấn
Kg
Kg
Kg
Kg

Như vậy nguyên vật liệu theo cách phân loại của Công ty được hiểu là:
*Nguyên vật liệu chính: Đây là đối tượng lao động chủ yếu của công ty, là

cơ sở vật chất chủ yếu hình thành nên sản phẩm xây dựng cơ bản. Nó bao gồm:
+ Xi măng:
Xi măng Sông Đà
Xi măng Hoàng Thạch
+ Thép Φ6, Φ12, Φ14, Φ18.
+ Cát đen, cát vàng
+ Đá 1x2, đá 2x4, đá 4x6, đá 4x6 phân cấp
…
*Nguyên vật liệu phụ: là những nguyên vật liệu có tác dụng phụ trong quá
trình sản xuất kinh doanh, được sử dụng kết hợp với sản phẩm chính để nâng
cao tính năng và chất lượng của sản phẩm như:
+ Thép ống nhựa
+ Bao tải
+ Bộc chống thấm
+ Đinh 5, đinh 1x2
+ Cột tre (làm kê chắn)
…
SV: Đào Thị Thu Hà

5

Lớp: KT02 – MSV13122172


Chuyên đề thực tập
*Nhiên liệu: Nhiên liệu được sử dụng phục vụ cho qúa trình sản xuất như
dùng trong các công tác khoan, bơm, phương tiện vận tải, máy móc thiết bị hoạt
động trong quá trình sản xuất kinh doanh như :
+ Dầu diezen:
+ Nhựa đường

+ Xăng
+Nhớt
…
*Phụ tùng thay thế: Gồm các loại phụ tùng chi tiết sử dụng thay thế sửa
chữa các loại máy móc của công ty như máy trộn vữa, máy bơm máy khoan
như: xăm lốp, má phanh các loại, ốc nhíp ô tô các loại, lưỡi khoan kim cương.
*Phương tiện vận tải nguyên vật liệu:
Các loại xe phục vụ chi vận chuyển nguyên vật liệu và tham gia vào quá
trình thi công nhằm tiết kiệm được nguồn lao động mà vẫn mang lại chất lượng
cho các công trình như: xe đào, sola110, xe ủi Komatsu, cattedilass, máy kinh
vĩ, xe tải..
Do hoạt động thi công các công trình dải khắp mọi nơi cho nên NVL thường được mua
sắm tại chỗ phục vụ cho công tác thi công điều này giúp cho Công ty giảm được chi phí vận
chuyển và hao hụt trong khi vận chuyển, giảm thiểu hỏng hóc trong quá trình vận chuyển.
Tuy nhiên do điều kiện như vậy Công ty thiếu kho bãi để bảo quản và cất trữ NVL vì vậy
chúng bị hỏng hóc và mất mát là điều khó tránh khỏi.

1.2. Đặc điểm luân chuyển Nguyên vật liệu của Công ty cổ phần thương mại
và xây dựng Phương Đông.
1.2.1 Phương thức hình thành:
Trong nền kinh tế thị trường hiện nay, lợi nhuận tối đa trở thành mục đích
của sản xuất kinh doanh. Mối quan hệ tỷ lệ nghịch giữa chi phí và lợi nhuận
ngày càng được quan tâm. Vì thế các doanh nghiệp đều ra sức tìm con đường
giảm chi phí sản xuất, hạ giá thành sản phẩm. Với vai trò như vậy nên yêu cầu

SV: Đào Thị Thu Hà

6

Lớp: KT02 – MSV13122172

Chuyên đề thực tập
quản lý nguyên vật liệu cần chặt chẽ hơn trong tất cả các khâu, từ khâu thu mua,
dự trữ và bảo quản đến khâu sử dụng
- Trong khâu thu mua: Công ty phải thường xuyên tiến hành thu mua
nguyên vật liệu để đáp ứng kịp thời cho quá trình sản xuất, chế tạo sản phẩm và
các nhu cầu khác của doanh nghiệp và tại đây luôn đòi hỏi phải quản lý chặt chẽ,
khối lượng sản phẩm, quy cách sản phẩm, chủng loại và giá cả.
- Trong khâu gia công, sử dụng: Doanh nghiệp cần tính toán đầy đủ chính
xác, kịp thời giá nguyên vật liệu có trong giá vốn của thành phẩm. Do vậy, trong
khâu sử dụng phải tổ chức tốt việc ghi chép phản ánh tình hình xuất dùng, gia
công và sử dụng NVL trong sản xuất kinh doanh đảm bảo sử dụng tiết kiệm,
hiệu quả.
1.2.2 Phương thức sử dụng
Trong quá trình hoạt động các phòng ban, các phân xưởng sản xuất phát
sinh các nhu cầu về nguyên vật liệu. Các cá nhân có trách nhiệm tại mỗi bộ phận
dựa trên tình hình thực tế tại bộ phận mình xác định nguyên vật liệu cần dùng về
chủng loại, số lượng… Từ đó lập giấy đề nghị xuất vật tư gửi lên phòng kế toán.
Sau khi được duyệt các bộ phận sẽ tiến hành nhận vật liệu từ kho nguyên vật
liệu của công ty.
Việc sử dụng nguyên vật liệu tại các phân xưởng, các bộ phận luôn phải
chú ý tới mức tiết kiệm, hiệu quả. Quá trình sử dụng nguyên vật liệu cũng được
ghi chép đầy đủ, tránh mất mát khi sử dụng. Trong các phân xưởng sản xuất việc
sử dụng nguyên vật liệu dựa trên các định mức tiêu hao nguyên vật liệu mà
phòng kỹ thuật đề ra. Mỗi cá nhân, thành viên trong công ty khi sử dụng nguyên
vật liệu đều phải dùng đúng mục đích sao cho tiết kiệm và đạt hiệu quả trên sự
giám sát của từng quản lý bộ phận .
1.2.3 Hệ thống kho tàng, bến bãi

Hiện nay Công ty sử dụng ba kho lớn mỗi công trình là một kho nhỏ nhằm
giữ cho vật liệu không bị hao hụt thuận tiện cho việc tiến hành thi công công
trình xây dựng.
SV: Đào Thị Thu Hà

7

Lớp: KT02 – MSV13122172


Chuyên đề thực tập
Vì vậy các kho bảo quản phải khô ráo, tránh bị ô xy hóa vật liệu, các kho
có thể chứa các chủng loại vật tư giống hoặc khác nhau. Riêng các loại cát ,sỏi,
đá được đưa thẳng tới công trình. Công ty xác định mức dự trữ cho sản xuất,
định mức hao hụt, hợp lý trong qúa trình vận chuyển bảo quản dựa kế hoạch sản
xuất do phòng kinh tế kế hoạch vật tư đưa ra. Để phục vụ tốt cho yêu cầu của
công tác hạch toán và quản lý nguyên vật liệu.
1.3. Tổ chức quản lý nguyên vật liệu của Công ty cổ phần thương mại và
xây dựng Phương Đông:
Nguyên vật liệu cùng các yếu tố đầu vào như vốn, lao động, công nghệ là
các yếu tố đầu vào của quá trình tạo sản phẩm và NVL liệu là một tài sản lưu
động chất lượng nguyên vật liệu ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng sản phẩm.
Chính vì vậy việc quản lý chặt chẽ nguyên vật liệu, có mức dự trữ cụ thể hợp lý
sẽ làm cho mỗi giai đoạn của quá trình sản xuất kinh doanh được phù hợp và
không bị lãng phí.
Do đó, việc quản lý nguyên vật liệu tại Công ty là rất cần thiết và phù hợp
với quy trình xây dựng. Trong đó không thể không kể đến chức năng và nhiệm
vụ các cá nhân bộ phận trong công ty
Nguyên vật liệu được nhập về doanh nghiệp từ nhiều nguồn khác nhau
như nhập khẩu , liên doanh liên kết, đối lưu vật tư…Nên việc quản lý vật liệu

càng trở nên cần thiết và quan trọng hơn. Yêu cầu đặt ra đối với việc quản lý vật
liệu là:
Ở tất cả các khâu của quá trình sản xuất ngay từ khâu thu mua bảo quản ,
nhập kho, hay xuất kho đều phải sử dụng một cách hợp lý nhất.
- Trong khâu thu mua : cần quản lý về mặt số lượng, khối lượng, đơn
giá chủng loại để làm sao đạt được chi phí vật liệu ở mức thấp nhất với sản
lượng, chất lượng sản phẩm cao nhất.
- Đối với khâu bảo quản: cần phải đảm bảo đúng chế độ quy định phù
hợp với từng tính chất lý hóa của mỗi loại nguyên vật liệu.Tránh tình trạng sử
dụng nguyên vật liệu kém chất lượng do khâu bảo quản không tốt.
SV: Đào Thị Thu Hà

8

Lớp: KT02 – MSV13122172


Chuyên đề thực tập
- Đối với khâu dự trữ: đảm bảo dự trữ một lượng nhất định vừa đủ để
quá trình sản xuất không bị gián đoạn, nghĩa là phải dự trữ sao cho không vượt
quá mức dự trữ tối đa, đảm bảo cho quá trình sản xuất thường xuyên liên tục
tránh tình trạng ngưng trệ sản xuất vì thiếu nguyên vật liệu.
- Đối với khâu sử dụng: cần thực hiện theo đúng các dịnh mức tiêu hao
theo bảng định mức sao cho việc sử dụng đó là hợp lý tiết kiệm và có hiệu qủa
nhất.
-Tổ chức kiểm kê nguyên vật liệu:
Công ty tiến hành kiểm kê kho nguyên vật liệu tại công ty nhằm mục đích
kiểm tra số lượng, chất lượng, giá trị của từng loại nguyên vật liệu có tại thời
điểm kiểm kê. Bên cạnh đó việc kiểm kê còn giúp cho công ty kiểm tra được
tình hình bảo quản, phát hiện các trường hợp hao hụt, hư hỏng, mất mát để có

biện pháp xử lý kịp thời.
Nguyên vật liệu của công ty có số lượng lớn, nhiều chủng loại nên quá trình
kiểm tra thường mất thời gian. Vì vậy công ty tiến hành kiểm kê theo định kỳ
một năm một lần ở tất cả các kho. Việc kiểm kê sẽ được phân ra định kỳ ở các
kho. Ví dụ như tháng 1 kiểm kê kho NVL chính, tháng 2 kiểm tra kho nhiên
liệu… Ban kiểm kê có bốn người bao gồm Phó giám đốc, thủ kho, cán bộ vật tư,
kế toán nguyên vật liệu. Ban kiểm kê sử dụng các biện pháp như cân, đong, đo,
đếm…để tính toán số liệu thực tế trong kho và thực hiện việc so sánh, đối chiếu
với Sổ chi tiết vật tư, thẻ kho. Kết quả kiểm kê được ghi vào Biên bản kiểm kê .
Trong đó ghi rõ số liệu theo sổ kế toán và số liệu thực tế kiểm kê và xác định
chênh lệch thừa thiếu cho từng loại.
Nếu có chênh lệch thiếu thì cần tìm xác định xem chênh lệch đó có trong định
mức không. Chênh lệch vượt ngoài định mức thì cần tìm ra nguyên nhân vật tư
bị thiếu hụt từ đó đưa ra biện pháp xử lý. Nếu là nguyên nhân khách quan như
do khí hậu hay bão lụt… thì phần thiếu hụt sẽ được tính vào chi phí. Còn thiếu
hụt do nguyên nhân chủ quan thì cần phải tìm ra người phải chịu trách nhiệm
chính để bồi thường như thủ kho không bảo quản cẩn thận gây mất mát thì thủ
SV: Đào Thị Thu Hà

9

Lớp: KT02 – MSV13122172


Chuyên đề thực tập
kho phải bồi thường, còn đối với chênh lệch thừa thì cũng cần phải tính toán lại sổ
sách xem có bỏ sót bút toán nào không hay là do khách hàng gửi.

Kế toán vật liệu: Làm nhiệm vụ hạch toán chi tiết nguyển vật liệu, công
cụ dụng cụ theo phương pháp ghi thẻ song song. Cuối tháng, tổng hợp các số

liệu lập bảng kê theo dõi nhập xuất tồn và nộp báo cáo cho bộ phận kế toán tính
giá thành. Phụ trách tài khoản 152, 153. Khi có yêu cầu bộ phận kế toán nguyên
vật liệu và các bộ phận chức năng khác tiến hành kiểm kê lại kho vật liệu, đối
chiếu với sổ kế toán. Nếu có thiếu hụt sẽ tìm nguyên nhân và biện pháp xử lý
ghi trong biên bản kiểm kê.
Thủ kho: Theo dõi, ghi chép vào sổ sách mỗi khi có hàng nhập kho, xuất
kho thực tế chi tiết theo từng vật tư, vật liệu và đối tượng sử dụng.

SV: Đào Thị Thu Hà

10

Lớp: KT02 – MSV13122172


Chuyên đề thực tập
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG
TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI VÀ XÂY DỰNG PHƯƠNG ĐÔNG.
2.1 Kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại công ty cổ phần thương mại và xây dựng
Phương Đông.

Nguyên vật liệu là một trong những yếu tố cấu thành nên hàng tồn kho, do
đó kế toán nguyên vật liệu phải tuân thủ theo chuẩn mực kế toán hàng tồn kho.
Hàng tồn kho được tính theo giá gốc. Giá gốc hàng tồn kho bao gồm chi phí
mua, chi phí chế biến và các chi phí liên quan trực tiếp khác phát sinh để có
được hàng tồn kho ở thời điểm và trạng thái hiện tại. Để có thể theo dõi sự biến
động của nguyên vật liệu và tổng hợp các chỉ tiêu kinh tế có liên quan đến NVL,
doanh nghiệp cần thực hiện việc tính giá NVL. Tính giá nguyên vật liệu là
phương pháp kế toán dùng thước đo tiền tệ để thể hiện trị giá của nguyên vật
liệu nhập - xuất và tồn kho trong kỳ.

2.1.1 Các thủ tục nhập kho, xuất kho NVL và quy trình ghi thẻ kho.
2.1.1.1 Thủ tục nhập kho:
a. Nhập kho mua ngoài:(Có hợp đồng mua bán giữa hai bên)
Bộ phận cung cấp vật tư căn cứ vào kế hoạch mua hàng và hợp đồng mua
hàng đã ký kết để tiến hành mua hàng. Khi hàng về đến nơi, ban kiểm nghiệm
vật tư sẽ kiểm tra, đánh giá hàng mua về về mặt số lượng, chất lượng, quy cách.
Căn cứ vào kết quả kiểm nghiệm, ban kiểm nghiệm lập “ Biên bản kiểm nghiệm
vật tư” sau đó bộ phận cung cấp hàng lập phiếu nhập kho giao cho thủ kho làm
thủ tục. Nếu phát hiện thấy thừa, thiếu hoặc sai quy cách thủ kho phải báo cáo
cho bộ phận cung cấp và người giao lập biên bản.
Chứng từ chủ yếu của Công ty về nhập kho gồm có:
Hoá đơn GTGT.
Biên bản kiểm nghiệm vật tư, sản phẩm hàng hoá.
Phiếu nhập kho.
Hoá đơn GTGT do nhà cung cấp lập. Hoá đơn mà Công ty nhận được là
liên 2 – giao cho khách hàng, trong đó phải ghi rõ các thông tin sau: tên, địa chỉ
11
SV: Đào Thị Thu Hà
Lớp: KT02 – MSV13122172


Chuyên đề thực tập
nhà cung cấp, tên địa chỉ người mua, hình thức thanh toán, tên hàng hoá dịch vụ,
đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền, thuế suất, tiền thuế GTGT, tổng số tiền
bằng số và bằng chữ. Hoá đơn GTGT phải có đầy đủ chức ký của 2 bên. Hoá
đơn GTGT phải có đầy đủ chữ ký của 2 bên. Hoá đơn GTGT được coi là chứng
từ gốc, là căn cứ để ghi sổ kế toán.
Khi hàng về, Công ty sẽ lập một ban kiểm nghiệm để tiến hành kiểm tra vật
tư. Kết quả kiểm nghiệm được ghi vào Biên bản kiểm nghiệm vật tư sản phẩm
hàng hoá.

Biên bản này được lập thành 03 liên:
- Liên 01 được giữ tại phòng vật tư kỹ thuật;
- Lliên 02 được gửi cho kế toán nguyên vật liệu;
- Liên 03 giao cho bên bán.
Đây là căn cứ để xác định số lượng, chất lượng, quy cách vật tư nhập kho
và cũng là căn cứ để quy trách nhiệm trong thanh toán và bảo quản. Sau khi
kiểm nghiệm những vật tư đạt yêu cầu sẽ được nhập kho, với những vật tư
không đạt yêu cầu công ty sẽ gửi biên bản này và các chứng từ liên quan khác
tới nhà cung cấp để giải quyết.
Trên cơ sở Hoá đơn GTGT và Biên bản kiểm nghiệm vật tư, sản phẩm hàng
hoá của Công ty tiến hành nhập kho nguyên vật liệu. Sau đó phòng kế toán, cụ
thể là kế toán nguyên vật liệu sẽ viết Phiếu nhập kho. Khi lập phiếu nhập kho
phải ghi rõ số phiếu nhập, ngày – tháng – năm lập phiếu, họ tên người giao vật
tư, tên kho, địa điểm kho nhập. Phiếu nhập kho có thể được viết cho nhiều vật
liệu cùng loại, cùng một lần giao nhận, nhận cùng một kho hoặc có thể lập riêng
cho từng thứ vật liệu nếu cần thiết, phiếu nhập kho ghi đầy đủ tên hàng, đơn vị
tính, số lượng thực nhập kho.
Phiếu nhập kho được lập thành 3 liên:
- Liên 1: Lưu ở phòng kế toán để ghi vào sổ kế toán chi tiết.
- Liên 2: Giao cho thủ kho để ghi vào thẻ kho.
- Liên 3: Giao cho phòng vật tư kỹ thuật giữ.
Nhập kho xong thì thủ kho ghi ngày – tháng – năm nhập kho và cùng
SV: Đào Thị Thu Hà

12

Lớp: KT02 – MSV13122172


Chuyên đề thực tập

người giao hàng ký vào phiếu. Thủ kho giữ liên 2 để ghi vào thẻ kho và sau đó
chuyển cho phòng kế toán để ghi vào sổ kế toán.
Giá thực tế NVL mua ngoài nhập kho của công ty được tính theo công thức sau:
Giá thực tế
NVL mua ngoài
Nhập kho

=

Giá mua chưa có
thuế GTGT

+

Chi phí thu mua
thực tế

Các khoản giảm
-

trừ (nếu có)

Ví dụ: Ngày 05/06/2013, theo hóa đơn số 0125452, ký hiệu VL/12P công ty cổ
phần thương mại và xây dựng Phương Đông mua 100 m3 cát vàng với giá mua
chưa thuế là 183.347 đồng /M3 của Công ty TNHH Vật liệu xây dựng Hưng
Yên.

SV: Đào Thị Thu Hà

13

Lớp: KT02 – MSV13122172


Chuyên đề thực tập
Bảng số 01: Hoá đơn GTGT của NVL
HOÁ ĐƠN
GIÁ TRỊ GIA TĂNG
Liên 2 (Giao cho khách hàng )
Ngày 05/06/2013

Mẫu số: 01GTKTT3/001
Ký hiệu: VL/12P
Số: 0125452

Đơn vị bán hàng : Công ty TNHH Vật liệu xây dựng Hưng Yên.
MST: 0504000038
Địa chỉ : Tân Hưng – Tiên Lữ - Hưng Yên.
Họ tên người mua :
Đơn vị : Công ty cổ phần thương mại và xây dựng Phương Đông.
Địa chỉ : Km3 – Đường 196 – Phan Đình Phùng – Mỹ Hào – Hưng Yên.
Hình thức thanh toán : CK
MST: 0503000117
STT Tên hàng hoá dịch vụ
A
1

B
Cát vàng

ĐVT Số lượng
C
m3

1
100

Đơn giá
2
183.347

Thành tiền
3=1x2
18.334.700

Cộng tiền hàng:
18.334.700
Thuế suất GTGT: 10%
Tiền thuế GTGT:
1.833.470
Tổng số tiền thanh toán:
20.168.170
Số viết bằng chữ: Hai mươi triệu một trăm sáu mươi tám nghìn một trăm
bảy mươi đồng chẵn.

Người mua hàng

Người bán hàng

(ký, họ tên)

(ký, họ tên)

Đã ký

SV: Đào Thị Thu Hà

Đã ký

14

Lớp: KT02 – MSV13122172


Chuyên đề thực tập
Căn cứ vào hóa đơn GTGT số 0125452 ta tính ra giá thực tế NVL nhập kho là
18.334.700 đồng. Ngày 05/06/2013 sau khi nhận được chứng từ trên, ngay lập
tức thành lập ban kiểm nghiệm để kiểm tra toàn bộ số NVL trên đã mua theo
hóa đơn kết quả kiểm nghiệm được ghi vào bảng kiểm nghiệm vật tư.
Bảng số 02: Biên bản kiểm nghiệm của NVL
CÔNG TY CP TM VÀ XD PHƯƠNG ĐÔNG
Mẫu số 03-VT
PHÒNG KỸ THUẬT VẬT TƯ
QĐ 15/2006/QĐ/BTC
BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM
(vật tư, sản phẩm, hàng hoá)
Ngày 05 tháng 06 năm 2013
Căn cứ vào hoá đơn số 0125452 ngày 06 tháng 06 năm 2013 của Công ty
TNHH vật liệu xây dựng Hưng Yên.
Chúng tôi tiến hành kiểm nghiệm và nghiệm thu các loại.

STT

Tên nhãn
hiệu hàng
hoá

Đơn
vị
tính

Số lượng theo
chứng từ

1

Cát vàng

m3

100

Số lượng kiểm
nghiệm
Lượng
Lượng
đúng quy sai quy
cách
cách
100

0

Kết quả
kiểm
nghiệm
Đạt yêu
cầu

Ý kiến của Ban kiểm nghiệm: Ban kiểm nghiệm đã kiểm tra mặt hang là cát
vàng, số lượng và kết quả kiểm nghiệm đúng quy cách, phẩm chất, không có
mặt hang sai quy cách, phẩm chất và đem vào nhập kho.
Phòng Kỹ Thuật
Đại diện bên giao hàng
Đã ký

Đã ký

Căn cứ vào hoá đơn GTGT và Biên bản kiểm nghiệm vật tư hàng hóa trên,
phòng kế toán tiến hành lập phiếu nhập kho cho số NVL đó.
SV: Đào Thị Thu Hà

15

Lớp: KT02 – MSV13122172


Chuyên đề thực tập
Bảng số 03: Phiếu nhập kho của NVL
CÔNG TY CP TM VÀ XD
PHƯƠNG ĐÔNG Địa chỉ: Đường

196 – Phan Đình Phùng – Mỹ Hào –
Hưng Yên

Mẫu sổ 02 – VT
QĐSỐ15/2006/QĐ/BTC.Ngày

20/03/2006 của bộ trưởng BTC

PhiÕu nhËp kho
Ngày 05 tháng 06 năm 2013
Nợ :1521
Số: 50
Có:331
Họ tên người giao: Trần Văn Anh
Theo hoá đơn GTGT số 0125452 và theo Biên bản kiểm nghiệm vật tư ngày 05
tháng 06 năm 2013 của Công ty TNHH vật liệu xây dựng Hưng Yên
Nhập tại: Công trường thi công công trình.
Số lượng
ST
T

Tên nhãn hiệu
vật tư hàng hoá

MS

ĐVT

A
1

B
Cát vàng

C
CATV

D
m3

Theo
chứng
từ
1

Thự
c
nhập
2

100

100

Đơn
giá
3
183.34
7

Thành tiền

4
18.334.700

Tổng số tiền bằng chữ: Mười tám triệu ba trăm ba mươi bốn nghìn bảy trăm
đồng chẵn.
Số chứng từ gốc kèm theo:01 HĐGTGT
Hưng Yên, ngày 05 tháng 06 năm 2013
Người lập phiếu Người giao hàng
Thủ kho
Kế toán trưởng
(Ký, họ tên)
(Ký, họ tên)
(Ký, họ tên)
(Ký, họ tên)
(Đã ký)
(Đã ký)
(Đã ký)
(Đã ký)
b. Nhập kho khi thu hồi từ các công trình ;

SV: Đào Thị Thu Hà

16

Lớp: KT02 – MSV13122172


Chuyên đề thực tập

Do tính chất đặc thù của ngành xây dựng nên các công trình, hạn học công
trình sau khi hoàn thành thì các phế liệu thu hồi, một số vật liệu chưa sử dụng
sẻ tiến hành nhập kho . Vật liêu nhập lại là do điều kiện hoạt động của công ty
trên địa bàn rộng không tập trung một chỗ, mà căn cứ vào dự toán chi phí
nguyên vật liệu cho từng dự án công trình, hạng mục công trình công ty mua
sắm và cấp phát cho các tổ xây dựng, khi thi công xong đơn vị tổ chức nghiệm
thu ngay tại hiện trường để xác định mức tiêu hao thực tế của nguyên vật liệu,
nếu có thừa thì tổ xây dựng phải có trách nhiệm mang đến tại kho của đơn vị để
nhập lại. Khi làm thủ tục nhập lại thì công ty lấy đúng giá nhập là giá xuất kho
khi xuất vật liệu đó
Ví dụ: Ngày 18/7/2013 tổ xây dựng do anh Nguyễn Duy Long làm tổ trưởng
thuộc công trình xây dựng đường thôn Văn Nhuế - Mỹ Hào – Hưng Yên nhập
lại 50 tấn xi măng . Khi làm thủ tục xuất kho lấy đơn giá lá 72.000 đ/tấn . Vậy:
Giá trị nhập lại của vật liệu xi măng là = 50 tấn x 72.000 đ/tấn = 3.600.000
đồng.
2.1.1.2 Thủ tục xuất kho:
Chứng từ xuất kho vật liệu tại Công ty thường dùng là Giấy đề nghị cấp vật
tư và Phiếu xuất kho.
Căn cứ định mức dự toán vật liệu từng bộ phận sử dụng vật liệu từng phân
xưởng lập kế hoạch, ghi rõ tên, lượng vật liệu cần dùng vào “Giấy đề nghị cấp
vật tư” Giấy đề nghị vật tư này phải được ban giám đốc Công ty xét duyệt nếu
thấy nguyên vật liệu xin cấp dùng là hợp lý và tuân theo định mức tiêu hao
nguyên vật liệu đã xây dựng.
Bộ phận sử dụng sẽ đề nghị gửi Giấy đề nghị vật tư tới phòng kế toán và
đây là căn cứ để phòng kế toán tiến hành lập “Phiếu xuất kho”.
Phiếu xuất kho được lập thành 03 liên:
- Liên 1 : Bộ phận vật tư giữ
- Liên 2 : Thủ kho sử dụng để hạch toán chi tiết, cuối tháng chuyển cho kế
toán vật liệu.
SV: Đào Thị Thu Hà

17

Lớp: KT02 – MSV13122172


Chuyên đề thực tập
- Liên 3 : Giao cho người vận chuyển về bộ phận sử dụng.
Căn cứ vào phiếu xuất kho thủ kho xuất vật tư và ghi sổ thực xuất vào phiếu
xuất sau đó ghi số lượng xuất và tồn kho của từng loại vật tư vào thẻ kho. Hàng
ngày hoặc định kỳ thủ kho chuyển phiếu xuất cho kế toán vật tư, kế toán tính giá
hoàn chỉnh phiếu xuất để ghi sổ.
Trị giá thực tế NVL xuất kho được công ty tính theo đơn giá bình quân gia
quyền với công thức sau:
Giá đơn vị bình quân

=

Cả kỳ dự trữ

Giá thực tế NVL tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ
Số lượng thực tế NVL tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ

Từ đơn giá bình quân cả kỳ dự trữ sau khi tính được vào cuối tháng, giá
trị thực tế của nguyên vật liệu xuất kho được tính:
Giá thực tế
NVL

=

Số lượng NVL

Xuất dùng

Xuất dùng

Giá đơn vị
x

bình quân

Ví dụ: Ngày 03 tháng 03 năm 2013 xuất 100 tấn xi măng, 8000 kg thép Ф
14 và 3000 kg thép Ф 18 cho công trình xây dựng trường tiểu học Phan Đình
Phùng – Mỹ Hào – Hưng Yên.

SV: Đào Thị Thu Hà

18

Lớp: KT02 – MSV13122172


Chuyên đề thực tập
Bảng Số 04: Giấy đề nghị cấp NVL
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

GIẤY ĐỀ NGHỊ CẤP VẬT TƯ
Kính gửi:

BAN GIÁM ĐỐC CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI VÀ

XÂY DỰNG PHƯƠNG ĐÔNG.
Tên tôi là: Lê Văn Ba
Bộ phận làm việc: Tổ xây dựng số 3
Đề nghị Ban giám đốc duyệt cấp cho bộ phận chúng tôi một số vật tư cụ thể như sau:
STT
DANH MỤC
1
Xi măng
2
Thép Ф 14
3
Thép Ф 18

ĐVT
3

m
Kg
Kg

SỐ LƯỢNG
100
800
300

Lý do sử dụng: Phục vụ xây dựng tại công trình xây dựng.
Kính đề nghị Ban giám đốc xem xét và giải quyết.

Hưng Yên, ngày 03 tháng 03 nănm 2013.
Ban giám đốc

Phụ trách bộ phận

Người đề nghị

(Ký, ghi rõ họ tên)

(ký, ghi rõ họ tên)

(ký, ghi rõ họ tên)

Đã ký

Đã ký

Đã ký

SV: Đào Thị Thu Hà

19

Lớp: KT02 – MSV13122172


Chuyên đề thực tập
Bảng Số 05: Phiếu xuất kho của NVL

CÔNG TY CỔ PHẦN TM VÀ XD

Mẫu số: 01-VT

PHƯƠNG ĐÔNG

(Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC)Ngày
20/03/2006 của Bộ trưởng BTC

Địa chỉ: Đường 196 – Phan Đình Phùng – Mỹ
Hào – Hưng Yên

PHIẾU XUẤT KHO
Ngày 03 tháng 03 năm 2013

Nợ:621

Số:18

Có:1521

Họ và tên người nhận hàng: Lê Văn Ba

TXD số 03

Lý do xuất kho: xây dựng công trình trường tiểu học Phan Đình Phùng.
Xuất tại kho Công ty Cổ phần thương mại và xây dựng Phương Đông.

STT

Tên, danh mục

nguyên vật liệu

1

Xi măng

2
3

Thép Ф 14
Thép Ф 18

Số lượng
MS

ĐVT

Đơn giá

Yêu

Thực

cầu

xuất

XMANG Tấn

100

100

72.000

THEP14
THEP18

800
300

800
300

14.200
14.200

Kg
Kg

Cộng

Thành tiền
7.200.000
11.360.000
4.260.000

22.820.000

Tổng số tiền viết bằng chữ: Hai mươi hai triệu tám trăm hai mươi nghìn đồng

chẵn.
Lưu ý: Kiểm tra hàng trước khi ra khỏi kho.
Người lập phiếu

Người nhận hàng

Thủ kho

Kế toán trưởng

(Ký, ghi rõ họ tên)

(Ký, ghi rõ họ tên)

(Ký, ghi rõ họ tên)

(Ký, ghi rõ họ tên)

Đã ký

SV: Đào Thị Thu Hà

Đã ký

Đã ký

20

Đã ký

Lớp: KT02 – MSV13122172


Chuyên đề thực tập
Phụ trách cung tiêu phải gửi phiếu xuất kho ( liên 2 ) xuống cho thủ kho,
sau đó tổ trưởng hay công nhân của đội đó xuống nhận vật tư theo phiếu xuất.
Đối với phụ tùng thay thế công ty không có định mức cụ thể. Khi phát sinh
nhu cầu sử dụng, tổ sản xuất lên bộ phận vật tư xin lĩnh theo yêu cầu thực tế.
Khi xuất vật tư theo định mức tổ sản xuất sẽ tiến hành sản xuất theo kế hoạch
(theo hợp đồng đã ký kết ). Trong quá trình sản xuất nếu thiếu vật tư thì tổ sản
xuất sẽ làm tờ trình xin cấp thêm. Sau khi giám đốc ký duyệt, tổ sản xuất sẽ cầm
tờ trình lên phòng kế toán để làm thủ tục xuất kho. Các bước tiếp theo được tiến
hành như trên.
2.1.2 Hạch toán chi tiết NVL
Công ty cổ phần thương mại và xây dựng Phương Đông hạch toán NVL theo
phương pháp thẻ song song.
Phiếu nhập
Thẻ kho
Phiếu xuất
Sổ kế toán chi tiết
Bảng tổng hợp N-X-T
Sổ kế toán tổng hợp

SV: Đào Thị Thu Hà

21

Lớp: KT02 – MSV13122172

Chuyên đề thực tập

Ghi chú:

Ghi hàng ngày
Quan hệ đối chiếu
Ghi cuối tháng

SV: Đào Thị Thu Hà

22

Lớp: KT02 – MSV13122172


Chuyên đề thực tập
Sơ đồ 2.1: Trình tự kế toán chi tiết nguyên vật liệu.
Trình tự tiến hành của phương pháp thẻ song song:
- Tại kho: Hàng ngày thủ kho căn cứ vào các chứng từ nhập xuất nguyên
vật liệu ghi số lượng thực nhập, thực xuất vào thẻ kho có liên quan. Thủ kho
phải thường xuyên đối chiếu số tồn trên thẻ kho với số tồn vật liệu thực tế còn ở
kho. Thủ kho dùng thẻ kho để ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn. Hàng ngày, thủ
kho tập hợp các phiếu nhập, xuất và đối chiếu với số thực nhập, thực xuất thủ
kho ghi vào thẻ kho, đến cuối ngày thủ kho tính ra số tồn kho của từng loại vật
liệu. Cuối tháng, thủ kho căn cứ vào số tồn trên thẻ kho của từng thứ loại vật
liệu ghi sang sổ số dư vào cột số lượng.Thẻ kho được mở cho từng thứ vật liệu,
mỗi thứ có một hoặc một số tờ căn cứ vào khối lượng ghi chép các nghiệp vụ
phát sinh, mỗi chứng từ ghi một dòng.Định kỳ, sau khi ghi thẻ kho, thủ kho phải
chuyển toàn bộ chứng từ nhập xuất kho về phòng kế toán.
- Tại phòng kế toán: Kế toán sử dụng sổ chi tiết vật tư để ghi tình hình nhập

- xuất - tồn kho vật liệu số lượng và giá trị .
Tại công ty cổ phần thương mại và xây dựng Phương Đông theo quy định
đối với việc kế toán chi tiết áp dụng theo phương pháp ghi thẻ song song thì tại
phòng kế toán phải ghi sổ kế toán chi tiết tiết đúng vào thời điểm phát sinh
nghiệp vụ. Kế toán nguyên vật liệu sử dụng sổ kế toán chi tiết để ghi chép tình
hình nhập - xuất - tồn kho vật tư. Sau khi nhận được các chứng từ nhập xuất
nguyên vật liệu, kế toán tiến hành nhập số liệu vào máy và thực hiện các lệnh
trên máy, máy sẽ tự động chạy và cho phép in ra các sổ chi tiết vật tư với từng
mã vật tư trong danh mục vật tư đã cài đặt sẵn. Phòng kế toán mở sổ chi tiết cho
từng danh điểm nguyên vật liệu tương ứng với thẻ kho của thủ kho để phản ánh
tình hình nhập - xuất - tồn nguyên vật liệu theo chỉ tiêu hiện vật và giá trị dựa
trên chứng từ nhập xuất thủ kho gửi lên. Cuối tháng kế toán thực hiện lệnh in ra
cho thủ kho đối chiếu và tiến hành đối chiếu với kế toán, kiểm tra các số liệu
trên sổ kế toán chi tiết với số liệu ghi chép trên thẻ kho của thủ kho, nếu có sai
lệch, kế toán và thủ kho sẽ điều chỉnh lại cho đúng. Sau khi đã đảm bảo số liệu
SV: Đào Thị Thu Hà

23

Lớp: KT02 – MSV13122172


Chuyên đề thực tập
khớp đúng, từ số liệu chi tiết đã nhập vào máy, máy sẽ cho phép xem, in ra Bảng
kê chi tiết nhập xuất vật liệu, Sổ chi tiết vật liệu, Bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn
vật liệu…

SV: Đào Thị Thu Hà

24

Lớp: KT02 – MSV13122172


Chuyên đề thực tập
Dưới đây là mẫu thẻ kho của 1 loại NVL do thủ kho lập:
Bảng số 06: Thẻ kho của NVL
CÔNG TY CP TM VÀ XD PHƯƠNG ĐÔNG
Địa chỉ:

Mẫu số : 02 - VT
Theo QĐ số : 15/2006/QĐ - BTC

Đường 196 – Phan Đình Phùng – Mỹ Hào – Hưng Yên

ngày 20 tháng 3 năm 2006

THẺ KHO
Ngày lập thẻ : 31/03/2013
Tờ số : 08
Tên nhãn hiệu, qui cách vật tư : Thép Ф14
Đơn vị tính : Kg

Mã số : THEP14

Chứng
Ngày

Số lượng

Ký xác nhận

từ

tháng

DIỄN

năm

GIẢI
Số hiệu
Ngày
Nhập

Nhập

Xuất

Tồn

tháng
Xuất

Tồn đầu
1

20

03/3

22918

T3
Xuất kho

800

22118

1000

21118

cho phân
2

21

09/3

xưởng 3
Xuất kho
cho phân

3

40

15/3

xưởng 1
Nhập

500

21618

mua CT
CP Hòa
4

22

18/3

Phát
Xuất kho

15000

6618

cho phân

SV: Đào Thị Thu Hà

25

Lớp: KT02 – MSV13122172