Khai thác, dùng tài liệu lưu trữ phục vụ công tác tổng hợp thông tin tại văn phòng trung ương đảng
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (1.95 MB, 124 trang )
Luận văn tốt nghiệp
Trần Thị Ngọc Lan
ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN
-------o0o-------
TRẦN THỊ NGỌC LAN
KHAI THÁC, SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ
PHỤC VỤ CÔNG TÁC TỔNG HỢP THÔNG TIN
TẠI VĂN PHÒNG TRUNG ƯƠNG ĐẢNG
LUẬN VĂN THẠC SĨ
Chuyên ngành : Lưu trữ học
Hà Nội - 2012
1
Luận văn tốt nghiệp
Trần Thị Ngọc Lan
ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN
-------o0o-------
TRẦN THỊ NGỌC LAN
KHAI THÁC, SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ
PHỤC VỤ CÔNG TÁC TỔNG HỢP THÔNG TIN
TẠI VĂN PHÒNG TRUNG ƯƠNG ĐẢNG
Luận văn Thạc sĩ chuyên ngành : Lưu trữ học
Mã số : 60 32 24
Người hướng dẫn khoa học : PGS.TS Đào Xuân Chúc
Hà Nội - 2012
2
Luận văn tốt nghiệp
Trần Thị Ngọc Lan
MỤC LỤC
________
Mở đầu
1. Lí do chọn đề tài ........................................................................................................................................................
8
2. Mục tiêu của đề tài...................................................................................................................................................
9
3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu...........................................................................................................
10
4. Nhiệm vụ nghiên cứu............................................................................................................................................
10
5. Lịch sử nghiên cứu vấn đề...............................................................................................................................
10
6. Các nguồn tài liệu tham khảo .......................................................................................................................
11
7. Phương pháp nghiên cứu...................................................................................................................................
12
8. Đóng góp của đề tài.................................................................................................................................................
12
9. Bố cục của đề tài.........................................................................................................................................................
13
Nội dung
Chương 1. Sự cần thiết khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ công
tác tổng hợp thông tin tại VPTW Đảng..............................................................................................
14
1.1. Khái quát về cơ quan VPTW Đảng..................................................................................................
14
1.1.1. Chức năng................................................................................................................................................................
14
1.1.2. Nhiệm vụ...................................................................................................................................................................
15
1.1.3. Tổ chức bộ máy.................................................................................................................................................
16
1.2. Công tác tổng hợp thông tin ………………………….……......................................................................
18
1.2.1. Khái niệm thông tin ...................................................................................................................................
18
1.2.2. Khái niệm công tác tổng hợp thông tin ……………………………...................................
24
1.3. Sự cần thiết khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ công tác tổng
hợp thông tin tại VPTW Đảng ............................................................................................................................
26
1.3.1. Khái niệm tài liệu lưu trữ.......................................................................................................................
26
1.3.2. Số lượng và thành phần tài liệu lưu trữ hiện được bảo quản tại
KLTTW Đảng.......................................................................................................................................................................
28
1.3.3. Vị trí, ý nghĩa của tài liệu lưu trữ đối với công tác tổng hợp thông
tin tại VPTW Đảng.........................................................................................................................................................
29
4
Luận văn tốt nghiệp
Trần Thị Ngọc Lan
1.3.4. Nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ công tác tổng
hợp thông tin tại VPTW Đảng...........................................................................................................................
31
Chương 2. Thực tiễn khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ công
tác tổng hợp thông tin tại VPTW Đảng................................................................................................
37
2.1. Đối tượng sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ công tác tổng hợp thông
tin tại VPTW Đảng..........................................................................................................................................................
37
2.1.1. Vai trò của chuyên viên tổng hợp.................................................................................................
37
2.1.2. Nhiệm vụ của chuyên viên tổng hợp.........................................................................................
39
2.1.3. Yêu cầu cơ bản đối với chuyên viên tổng hợp ...............................................................
41
2.2. Các hình thức tiếp cận thông tin trong tài liệu lưu trữ của chuyên
viên VPTW Đảng để phục vụ công tác tổng hợp thông tin................................................
41
2.2.1. Sử dụng tài liệu lưu trữ tại phòng đọc.....................................................................................
43
2.2.2. Sao chụp tài liệu lưu trữ..........................................................................................................................
45
2.2.3. Khai thác tài liệu lưu trữ qua mạng nội bộ .........................................................................
46
2.2.4. Đề nghị cung cấp tài liệu lưu trữ theo chủ đề hội nghị.........................................
47
2.3. Phương pháp tổng hợp thông tin tại VPTW Đảng.........................................................
50
2.3.1. Phương pháp xác minh độ tin cậy của thông tin..........................................................
51
2.3.2. Phương pháp tổng hợp thông tin....................................................................................................
53
2.3.3. Phương pháp bổ trợ.......................................................................................................................................
56
2.4. Hình thức cung cấp thông tin.................................................................................................................
59
2.5. Hiệu quả khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ công tác tổng
hợp thông tin tại VPTW Đảng ............................................................................................................................
62
2.6. Nhận xét về khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ công tác tổng
hợp thông tin tại VPTW Đảng ............................................................................................................................
66
2.6.1. Ưu điểm ....................................................................................................................................................................
66
2.6.2. Hạn chế.......................................................................................................................................................................
67
Chương 3. Các biện pháp nâng cao hiệu quả khai thác, sử dụng tài liệu
lưu trữ phục vụ công tác tổng hợp thông tin và nâng cao chất lượng
thông tin tổng hợp tại VPTW Đảng..........................................................................................................
70
5
Luận văn tốt nghiệp
Trần Thị Ngọc Lan
3.1. Về phía đối tượng khai thác, sử dụng thông tin tài liệu lưu trữ......................
70
3.1.1. Nâng cao nhận thức của chuyên viên về ý nghĩa của tài liệu lưu trữ
và công tác lưu trữ đem lại cho công tác tổng hợp thông tin..........................................
70
3.1.2. Chủ động liên hệ với Cục Lưu trữ Trung ương Đảng khi có nhu cầu
sử dụng tài liệu lưu trữ................................................................................................................................................
71
3.2. Về phía cơ quan lưu trữ.................................................................................................................................
71
3.2.1. Đẩy mạnh các hình thức tuyên truyền, giới thiệu về ý nghĩa, giá trị
của tài liệu lưu trữ và công tác lưu trữ.....................................................................................................
71
3.2.2. Tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ..................................................................................................
73
3.2.3. Đa dạng hoá các hình thức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ.....................
74
3.2.4. Hoàn thiện hệ thống văn bản về khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ..................
76
3.2.5. Nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ làm công tác lưu trữ...............................
78
3.2.6. Đầu tư trang thiết bị cơ sở vật chất.............................................................................................
79
3.2.7. Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ..................
79
3.2.8. Đẩy mạnh công tác tổng kết về khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ...................
81
3.3. Về phía cơ quan VPTW Đảng.................................................................................................................
82
3.3.1. Từng bước tiêu chuẩn hoá quy trình thông tin...............................................................
82
3.3.2. Nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ làm công tác tổng hợp thông tin................
85
3.3.3. Các giải pháp khác.........................................................................................................................................
87
Kết luận......................................................................................................................................................................................
89
Tài liệu tham khảo.......................................................................................................................................................
91
Phụ lục.........................................................................................................................................................................................
95
6
Luận văn tốt nghiệp
Trần Thị Ngọc Lan
BẢNG CHỮ VIẾT TẮT
DÙNG TRONG LUẬN VĂN
________
1.
BBT
Ban Bí thư
2.
BCHTW
Ban Chấp hành Trung ương
3.
BCT
Bộ Chính trị
4.
CSDL
Cơ sở dữ liệu
5.
KLTTW
Kho Lưu trữ Trung ương
6.
VPTW
Văn phòng Trung ương
____________________________
7
Luận văn tốt nghiệp
Trần Thị Ngọc Lan
MỞ ĐẦU
________
1. Lí do chọn đề tài.
Tài liệu lưu trữ là di sản văn hoá đặc biệt quý báu của mỗi dân tộc. Đó là
nguồn sử liệu quan trọng, đáng tin cậy để nghiên cứu lịch sử của mỗi dân tộc nói
riêng và nhân loại nói chung. Tài liệu lưu trữ có vai trò quan trọng trong đời sống
xã hội, chúng chứa đựng những thông tin có ý nghĩa nhiều mặt, trên các phương
diện như : chính trị, kinh tế, văn hoá, xã hội, khoa học, kỹ thuật…phục vụ cho việc
điều hành, ban hành quyết định quản lý, phục vụ công tác tổng hợp thông tin cho
lãnh đạo và các nhu cầu khác của xã hội. Do vậy, mỗi quốc gia đều tìm mọi
biện pháp để bảo quản an toàn và sử dụng có hiệu quả di sản văn hoá của quốc
gia mình.
Trước hết, cần khẳng định thông tin trong tài liệu lưu trữ là thông tin quá khứ
được sản sinh trong quá trình hoạt động của các cơ quan nhà nước, các tổ chức
chính trị, các tổ chức chính trị - xã hội - nghề nghiệp, có độ tin cậy và chính xác
cao, việc tổ chức khai thác, sử dụng thông tin trong tài liệu lưu trữ cũng chính là tổ
chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ. Tuy nhiên, việc khai thác, sử dụng thông tin
có thể rộng hơn, nhiều hơn và dễ tiếp cận hơn do thông tin trong tài liệu lưu trữ
được tổng hợp trong các văn bản, tài liệu hoặc những cuốn sách đã được kiểm định
về độ tin cậy. Để phát huy một cách có hiệu quả những giá trị tài liệu lưu trữ, Đảng
và Nhà nước ta đã ban hành nhiều văn bản liên quan đến vấn đề này như : Nghị
quyết Đại hội Đảng lần thứ X, Luật Lưu trữ năm 2011 và Chỉ thị 05/2007/CT-TTg,
ngày 02/3/2007 của Thủ tướng Chính phủ về tăng cường bảo vệ và phát huy tài
liệu lưu trữ…. Ngoài ra, trong lĩnh vực ngành cũng thường xuyên tổ chức các hội
thảo, hội nghị như : Hội nghị khoa học về phát huy giá trị tài liệu lưu trữ phục vụ
sự nghiệp xây dựng và bảo vệ tổ quốc được tổ chức năm 2008, Hội thảo chuyên đề
về công tác khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ của Đảng năm 2008, Hội thảo về
khai thác và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ trong nghiên cứu khoa học xã hội và
nhân văn năm 2010. Các hội nghị đã khẳng định ý nghĩa của tài liệu lưu trữ trong
hoạt động thực tiễn, hoạt động quản lý, hoạt động nghiên cứu khoa học và hoạt
động nghiên cứu lịch sử; đồng thời đưa ra các biện pháp nhằm phát huy các giá trị
của tài liệu lưu trữ.
Hiện nay, công tác tổng hợp thông tin là nhiệm vụ quan trọng hàng đầu được
các Văn phòng Trung ương Đảng đặc biệt quan tâm, nhất là khi Văn phòng Trung
ương Đảng (VPTW Đảng) hợp nhất từ bốn cơ quan theo tinh thần Quyết định số
45-QĐ/TW, ngày 11/4/2007 của Bộ Chính trị (khoá X) về việc hợp nhất Ban Kinh
tế Trung ương, Ban Nội chính Trung ương, Ban Tài chính - Quản trị Trung ương,
VPTW Đảng (cũ) thành VPTW Đảng thì nhiệm vụ này càng trở nên quan trọng và
nặng nề hơn, do nhu cầu tham mưu, tổng hợp tăng thêm về các lĩnh vực chuyên
8
Luận văn tốt nghiệp
Trần Thị Ngọc Lan
sâu như : kinh tế, nội chính, tài chính Đảng,…. Chính vì vậy, ngoài thông tin từ các
nguồn do thực tế đem lại và thông tin từ các nguồn khác như sách, báo, internet và
các phương tiện truyền thông… thì thông tin trong tài liệu lưu trữ có ý nghĩa đối
với chuyên viên của VPTW Đảng trong công tác tổng hợp thông tin phục vụ lãnh
đạo mà trực tiếp và chủ yếu là Ban Chấp hành Trung ương (BCHTW), Bộ Chính
trị (BCT), Ban Bí thư (BBT).
Tài liệu lưu trữ của Đảng nói chung, tài liệu trong Kho Lưu trữ Trung ương
Đảng (KLTTW) nói riêng đã và đang đóng vai trò đáng kể trong việc cung cấp
thông tin phục vụ công tác tổng hợp thông tin. Bản thân cơ quan VPTW Đảng và
những người làm công tác tổng hợp thông tin đều nhận thức rõ vị trí và tầm quan
trọng của tài liệu lưu trữ, coi đây là nguồn thông tin tin cậy để tiến hành công việc.
Vì vậy các yêu cầu về khai thác tài liệu trong KLTTW Đảng để phục vụ công tác
tổng hợp thông tin ngày càng tăng.
Là một học viên cao học của Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng đồng
thời là một cán bộ đang công tác ở VPTW Đảng, tôi hiểu về tài liệu lưu trữ Đảng
và ý nghĩa to lớn mà tài liệu lưu trữ đã, đang và sẽ đem lại. Trong thực tế, mục
đích cuối cùng của công tác lưu trữ là đưa tài liệu lưu trữ phục vụ có hiệu quả cho
xã hội, phục vụ nghiên cứu khoa học. Bởi vì "Tổ chức sử dụng tài liệu là công
đoạn cuối cùng của cả quá trình hoạt động nghiệp vụ lưu trữ. Sử dụng tài liệu là
công đoạn cuối cùng của cả quá trình hoạt động của ngành lưu trữ và là kết quả
cuối cùng để đánh giá độ phát triển của công tác lưu trữ xã hội và đánh giá kết quả
đóng góp của ngành lưu trữ vào sự nghiệp chung" [11,tr.1]. Vì vậy mọi nội dung
nghiệp vụ công tác trong Kho Lưu trữ đều nhằm mục tiêu : tổ chức khoa học tài
liệu trong Kho để tạo điều kiện sử dụng tài liệu lưu trữ một cách có hiệu quả nhất.
Tuy nhiên, trong thực tế công tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu trong Kho Lưu
trữ có một số vấn đề đặt ra cần được giải quyết để đáp ứng tốt hơn cho yêu cầu sử
dụng thông tin phục vụ công tác tổng hợp và ngược lại đối tượng sử dụng thông tin
trong tài liệu lưu trữ cũng cần có cách thức tiếp cận tài liệu nhanh nhất, hiệu quả nhất.
Để góp phần nâng cao hiệu quả sử dụng tài liệu lưu trữ trong KLTTW Đảng
phục vụ công tác tổng hợp thông tin, chúng tôi chọn đề tài : "Khai thác, sử dụng
tài liệu lưu trữ phục vụ công tác tổng hợp thông tin tại Văn phòng Trung ương
Đảng" để làm luận văn thạc sĩ.
2. Mục tiêu của đề tài.
Đề tài : "Khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ công tác tổng hợp
thông tin tại Văn phòng Trung ương Đảng" được nghiên cứu nhằm mục tiêu :
- Làm sáng tỏ vị trí và tầm quan trọng của tài liệu lưu trữ đối với công tác
tổng hợp thông tin tại VPTW Đảng phục vụ sự lãnh đạo, chỉ đạo của BCHTW mà
trực tiếp là BCT, BBT.
- Khảo sát tình hình và thực trạng khai thác, sử dụng cũng như công tác tổng
9
Luận văn tốt nghiệp
Trần Thị Ngọc Lan
hợp thông tin từ tài liệu lưu trữ; hiệu quả khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ của
chuyên viên phục vụ công tác tổng hợp thông tin tại VPTW Đảng.
Trên cơ sở đó, đề xuất một số biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả khai thác, sử
dụng tài liệu lưu trữ phục vụ công tác tổng hợp thông tin và chất lượng thông tin
tổng hợp tại VPTW Đảng nói riêng và công tác thông tin nói chung. Thông qua đề
tài tác giả mong muốn góp phần làm phong phú thêm nhận thức về công tác lưu trữ
và công tác văn phòng, đặc biệt là công tác khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ cũng
như công tác tổng hợp thông tin của chuyên viên văn phòng cấp uỷ nói chung và
của chuyên viên VPTW Đảng nói riêng.
3. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu.
+ Đối tượng nghiên cứu.
- Nghiên cứu vị trí và tầm quan trọng của tài liệu lưu trữ đối với công tác tổng
hợp thông tin tại VPTW Đảng.
- Nghiên cứu việc khai thác, sử dụng (gồm các cách thức và nhu cầu) và hiệu
quả mà thông tin trong tài liệu lưu trữ đem lại cho công tác tổng hợp thông tin
phục vụ yêu cầu của BCHTW, BCT, BBT
+ Phạm vi nghiên cứu.
- Đề tài chỉ giới hạn trong phạm vi các cục, vụ nghiên cứu, tham mưu của Văn
phòng Trung ương : Vụ Tổng hợp, Vụ Kinh tế, Vụ Xã hội, Vụ Nội chính, Vụ Pháp
luật và Cải cách tư pháp, Vụ Tài chính, Cục Quản trị A….. và nhiệm vụ của
chuyên viên các cục, vụ trong việc khai thác sử dụng thông tin trong tài liệu lưu trữ.
- Khối tài liệu nghiên cứu trong đề tài nằm trong KLTTW Đảng : chủ yếu là
khối tài liệu lưu trữ hiện hành (do Phòng Lưu trữ hiện hành quản lý) và khối tài
liệu lưu trữ lịch sử (do Phòng Bảo quản quản lý).
4. Nhiệm vụ nghiên cứu.
Từ những lý luận và thực tiễn về vị trí và tầm quan trọng của tài liệu lưu trữ
trong KLTTW Đảng, về cách thức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ để nghiên cứu
tìm ra các biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả khai thác, sử dụng thông tin trong tài
liệu lưu trữ phục vụ công tác tổng hợp thông tin và chất lượng thông tin tổng hợp
tại VPTW.
5. Lịch sử nghiên cứu vấn đề.
Qua việc tìm hiểu tài liệu, chúng tôi nhận thấy đã có nhiều công trình nghiên
cứu về việc phát huy giá trị tài liệu lưu trữ ở các góc độ khác nhau như cuốn Giáo
trình : "Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ" của các tác giả Đào Xuân Chúc,
Nguyễn Văn Hàm, Vương Đình Quyền, Nguyễn Văn Thâm do NXB Đại học và
Trung học chuyên nghiệp xuất bản năm 1990 hoặc trong các cuốn kỷ yếu Hội thảo
khoa học về khai thác, sử dụng tài liệu do Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước tổ
chức : "Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ yêu cầu chia sẻ nguồn lực thông
10
Luận văn tốt nghiệp
Trần Thị Ngọc Lan
tin theo tinh thần Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia" (năm 2004), " Phát huy giá trị của
tài liệu lưu trữ phục vụ sự nghiệp xây dựng và bảo vệ Tổ quốc" (năm 2008); "Hội
thảo chuyên đề về công tác khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ của Đảng" do Cục
Lưu trữ Trung ương Đảng (năm 2008), "Khai thác và phát huy giá trị của tài liệu
lưu trữ trong nghiên cứu khoa học xã hội và nhân văn" của Trường Đại học Khoa
học Khoa học Xã hội và Nhân văn thuộc Đại học Quốc gia Hà Nội (năm 2010)…
Ngoài ra, còn có công trình nghiên cứu khác như đề tài nghiên cứu cấp bộ của
Tiến sĩ Văn Tất Thu "Nghiên cứu hoàn thiện công tác tham mưu, tổng hợp của văn
phòng phục vụ chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo Bộ Nội vụ đáp ứng yêu cầu cải
cách hành chính" (tháng 6/2009) và các đề tài nghiên cứu khoa học của sinh viên
và học viên cao học Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng nghiên cứu về vấn đề
này phục vụ nghiên cứu lịch sử Đảng hoặc các lĩnh vực khác của đời sống xã hội
như : luận văn thạc sĩ của tác giả Hoàng Thị Bạch Yến " Tổ chức và sử dụng tài
liệu lưu trữ trong KLTTW Đảng phục vụ nghiên cứu lịch sử Đảng (giai đoạn 1930
- 1945)" (năm 2003), luận văn thạc sĩ của tác giả Nguyễn Thị Út Trang "Tổ chức
khoa học và khai thác sử dụng tài liệu Phông Lưu trữ Ủy ban Kiểm tra Trung ương
Đảng - Thực trạng và giải pháp" (năm 2008), khoá luận tốt nghiệp của tác giả
Lương Thị Tuyền "Khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ cho công tác phụ vận
tại cơ quan Trung ương Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam" (năm 2009) … nhưng có
thể khẳng định rằng cho đến nay chưa có tài liệu hay công trình nghiên cứu về vấn
đề khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ công tác tổng hợp thông tin tại
VPTW Đảng. Do đó, việc nghiên cứu đề tài này mang tính kế thừa nhưng không
trùng lặp.
6. Các nguồn tài liệu tham khảo.
Để thực hiện đề tài này, chúng tôi đã sử dụng các nguồn tư liệu sau :
- Một là, hệ thống các văn bản của Đảng và Nhà nước về khai thác, sử
dụng tài liệu lưu trữ như : Luật Lưu trữ năm 2011, Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia
năm 2001, Nghị định 111/NĐ-CP, ngày 08/4/2004 của Chính phủ hướng dẫn chi
tiết thi hành một số điều của Pháp lệnh lưu trữ Quốc gia; Chỉ thị số 05/CT-TTg
của Thủ tướng Chính phủ về tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu
trữ; Quy định 210-QĐ/TW, ngày 06/3/2009 của BBT về Phông Lưu trữ Đảng
Cộng sản Việt Nam, Quy định 212-QĐ/TW, ngày 16/3/2009 của BCHTW về
giải mật tài liệu của KLTTW Đảng quy định giải mật tài liệu lưu trữ; Quy định
số 611-QĐ/VPTW, ngày 25/9/2000 của VPTW Đảng về sử dụng và phục vụ
khai thác tài liệu KLTTW Đảng...;
- Hai là, các loại tài liệu lưu trữ đang bảo quản tại của Kho Lưu trữ cố định và
Kho Lưu trữ hiện hành;
- Ba là, hệ thống các tài liệu lý luận : các giáo trình, đề cương bài giảng, sách
tham khảo về tài liệu lưu trữ và công tác lưu trữ, đặc biệt là về công tác khai thác,
11
Luận văn tốt nghiệp
Trần Thị Ngọc Lan
sử dụng, về thông tin và quản trị văn phòng để giảng dạy trong các trường đại học,
học viện, các trường cao đẳng, trung cấp và các lớp ngắn hạn như : Lý luận và thực
tiễn công tác lưu trữ của tập thể tác giả : Đào Xuân Chúc, Nguyễn Văn Hàm,
Vương Đình Quyền, Nguyễn Văn Thâm; Tập bài giảng văn thư - lưu trữ Đảng của
Cục Lưu trữ Trung ương Đảng;
- Bốn là, các đề tài nghiên cứu khoa học, các luận văn thạc sĩ, các khoá luận
tốt nghiệp như : "Nghiên cứu lịch sử Đảng Cộng sản Việt Nam từ nguồn tài liệu
lưu trữ" của tác giả Đinh Văn Đường; " Tổ chức và sử dụng tài liệu lưu trữ trong
KLTTW Đảng phục vụ nghiên cứu lịch sử Đảng (giai đoạn 1930 - 1945)" của tác
giả Hoàng Thị Bạch Yến; "Khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ cho công tác
phụ vận tại cơ quan Trung ương Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam" của tác giả
Lương Thị Tuyền; đề tài nghiên cứu cấp bộ của Tiến sĩ Văn Tất Thu "Nghiên cứu
hoàn thiện công tác tham mưu, tổng hợp của văn phòng phục vụ chỉ đạo, điều hành
của lãnh đạo Bộ Nội vụ đáp ứng yếu cầu cải cách hành chính"…..; các kỷ yếu hội
nghị, hội thảo liên quan đến khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ.
- Các bài viết trên các báo, tạp chí, các website có liên quan như : Tạp chí Văn
thư - Lưu trữ, Tạp chí Văn phòng cấp uỷ, trang web : http ://www.archives.gov.vn...
Ngoài ra, chúng tôi còn sử dụng các thông tin từ phiếu khảo sát nghiên cứu
của chuyên viên tại VPTW Đảng về vị trí, ý nghĩa và tầm quan trọng của thông tin
trong tài liệu lưu trữ phục vụ công tác tổng hợp thông tin.
7. Phƣơng pháp nghiên cứu.
Ngoài các phương pháp của duy vật biện chứng và chủ nghĩa duy vật lịch sử,
chúng tôi tiến hành nghiên cứu đề tài với các phương pháp cụ thể sau :
Với mục tiêu, nhiệm vụ nghiên cứu đã đề ra, chúng tôi xác định nguồn, nội
dung tài liệu tham khảo có liên quan đến đề tài cần thu thập và tiến hành xử lý tài
liệu. Thông qua việc phân loại, nghiên cứu tài liệu có liên quan đến từng vấn đề và
lựa chọn những nội dung có giá trị trong tài liệu tham khảo để đưa vào đề tài bằng
phương pháp đối chiếu, so sánh.
- Phương pháp hệ thống, phân tích, tổng hợp kết hợp với phương pháp khảo
sát…được sử dụng trong cả ba chương của đề tài.
8. Đóng góp của đề tài.
Từ việc nghiên cứu sâu hơn về lý luận và thực tiễn khai thác, sử dụng tài liệu
lưu trữ phục vụ công tác tổng hợp thông tin tại VPTW Đảng để nghiên cứu tìm ra
các biện pháp nâng cao hiệu quả sử dụng thông tin trong tài liệu lưu trữ phục vụ
cho nhu cầu công việc hàng ngày tại cơ quan, đáp ứng được nhu cầu thông tin có
chất lượng nhanh chóng, kịp thời, chính xác của BCHTW, BCT, BBT.
9. Bố cục của đề tài.
Ngoài phần mở đầu, phần kết luận, phụ lục và tài liệu tham khảo, luận văn
12
Luận văn tốt nghiệp
Trần Thị Ngọc Lan
gồm có 3 chương :
- Chương 1 : Sự cần thiết khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ công tác
tổng hợp thông tin tại VPTW Đảng.
Chương này nhấn mạnh tầm trọng của tài liệu lưu trữ và nhu cầu sử dụng tài
liệu lưu trữ đối với công tác tổng hợp thông tin đồng thời đưa ra cái nhìn tổng quát
về chức năng, nhiệm vụ của VPTW Đảng vì suy cho cùng mọi hoạt động thông tin
trong công sở đều hướng tới mục đích hoàn thành chức năng, nhiệm vụ của cơ quan.
- Chương 2 : Thực tiễn khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ công tác
tổng hợp thông tin tại VPTW Đảng.
Chương này là chương chính của luận văn : nội dung của chương tập trung
vào đối tượng sử dụng tài liệu lưu trữ và cách thức khai thác, sử dụng tài liệu lưu
trữ, quy trình tổng hợp thông tin lưu trữ cùng với các nguồn tin khác tại VPTW
Đảng, hiệu quả mà chúng đem lại trong công việc và những nhược điểm cần phải
khắc phục.
- Chương 3 : Các biện pháp nâng cao hiệu quả việc khai thác, sử dụng tài
liệu lưu trữ phục vụ công tác tổng hợp thông tin và chất lượng thông tin tổng hợp
tại VPTW Đảng.
Trên cơ sở thực tế công tác khai thác, sử dụng thông tin trong tài liệu lưu trữ
phục vụ công tác tổng hợp thông tin tại VPTW Đảng, căn cứ vào những yêu cầu
mà công tác tổng hợp thông tin đưa ra, đề xuất một số biện pháp cụ thể mà Cục
Lưu trữ Trung ương Đảng và bản thân mỗi chuyên viên VPTW Đảng cần thực hiện
trong thời gian tới.
13
Luận văn tốt nghiệp
Trần Thị Ngọc Lan
CHƢƠNG 1-SỰ CẦN THIÉT KHAI THÁC,
SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƢU TRỮ PHỤC VỤ CÔNG TÁC
TỔNG HỢP THÔNG TIN TẠI VPTW ĐẢNG
1.1. Khái quát về cơ quan VPTW Đảng.
Lịch sử ra đời và phát triển của VPTW Đảng gắn liền với lịch sử vẻ vang
của Đảng Cộng sản Việt Nam, với hoạt động của BCHTW, BCT, BBT và các
đồng chí lãnh đạo cấp cao của Đảng. Ngay sau Hội nghị thành lập Đảng (tháng
02-1930) và Hội nghị Trung ương lần thứ nhất (tháng 10-1930), các bộ phận tham
mưu, giúp việc của Trung ương, trong đó có bộ phận văn phòng đã được hình thành.
Đến tháng 5-1947, tại căn cứ địa Việt Bắc, Ban Thường vụ Trung ương đã quyết
định thành lập Văn phòng Thường vụ Trung ương do đồng chí Lê Văn Lương làm
Bí thư Văn phòng. Quyết định này là một sự kiện đặc biệt quan trọng trong lịch sử
phát triển của VPTW Đảng và văn phòng các cấp uỷ trong cả nước.
Chỉ một thời gian ngắn sau khi thành lập VPTW Đảng, tháng 6-1949, tại căn
cứ địa Việt Bắc, Trung ương đã triệu tập Hội nghị văn phòng toàn quốc và thông
qua nghị quyết rất quan trọng, xác định những vấn đề cơ bản về công tác văn
phòng cấp uỷ, như : nguyên tắc và hình thức tổ chức, lề lối làm việc, quan hệ công
tác; vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, tổ chức bộ máy, cán bộ... của VPTW
Đảng và văn phòng cấp uỷ các cấp. Từ đây, chức năng và những nhiệm vụ chủ yếu
của VPTW Đảng được dần dần xác định rõ ràng qua mỗi giai đoạn cho phù hợp và
có bổ sung, điều chỉnh, về cơ bản đã được thực hiện cho đến thời gian đầu nhiệm
kỳ Đại hội X của Đảng.
Thực hiện Nghị quyết Hội nghị Trung ương 4 khoá X, bốn cơ quan Văn
phòng Trung ương, Ban Kinh tế Trung ương, Ban Tài Chính - Quản trị Trung
ương, Ban Nội Chính Trung ương được hợp nhất thành Văn phòng Trung ương. Ngày
21 tháng 8 năm 2007, BCT (khoá X) đã ra Quyết định số 79-QĐ/TW về chức năng,
nhiệm vụ, tổ chức bộ máy của Văn phòng Trung ương, theo đó, VPTW Đảng có
chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức như sau :
1.1.1. Chức năng
VPTW Đảng là cơ quan tham mưu, giúp việc BCHTW, trực tiếp là BCT,
BBT trong tổ chức, điều hành công việc lãnh đạo của Đảng, phối hợp, điều hoà
hoạt động của các cơ quan tham mưu của Trung ương Đảng; tham mưu về chủ
trương và các chính sách lớn thuộc lĩnh vực kinh tế - xã hội, nội chính; tham mưu
14
Luận văn tốt nghiệp
Trần Thị Ngọc Lan
về nguyên tắc và chế độ quản lí tài chính, tài sản của Đảng, trực tiếp quản lí tài
chính, tài sản của các cơ quan đảng Trung ương và bảo đảm hậu cần phục vụ hoạt
động của Trung ương Đảng; đồng thời là một trung tâm thông tin tổng hợp phục
vụ lãnh đạo.
1.1.2. Nhiệm vụ
(1)- Giúp BCHTW, BCT, BBT xây dựng, tổ chức thực hiện Quy chế làm
việc và chương trình công tác, sơ kết, tổng kết và sửa đổi, bổ sung Quy chế nếu
thấy cần thiết.
Là đầu mối phối hợp, điều hoà chương trình công tác của đồng chí Tổng Bí
thư, đồng chí Thường trực BBT và một số hoạt động của các đồng chí Uỷ viên BCT,
BBT để thực hiện Quy chế làm việc và chương trình công tác của BCT, BBT.
Tham gia tổ chức phục vụ Đại hội đại biểu toàn quốc của Đảng, các hội nghị
BCHTW, BCT, BBT, hội nghị do BCT, BBT triệu tập; các cuộc làm việc của đồng
chí Tổng Bí thư, đồng chí Thường trực BBT.
Giúp Thường trực BBT xử lí công việc hằng ngày của Đảng.
(2)- Tham mưu, tổng hợp và đề xuất ý kiến trong một số lĩnh vực công tác.
* Về lĩnh vực kinh tế - xã hội :
Tham gia phối hợp với các cơ quan hữu quan nghiên cứu, đề xuất một số
chủ trương về cơ chế, chính sách kinh tế - xã hội
*Chủ trì hoặc phối hợp tham gia xây dựng một số nghị quyết, chỉ thị và một
số đề án do BCT, BBT giao; Theo dõi, đôn đốc, thẩm tra việc chuẩn bị các đề án
trình Trung ương về yêu cầu, phạm vi, quy trình, tiến độ chuẩn bị và thể thức văn
bản của đề án.
*Theo dõi, đánh giá, tổng hợp tình hình tổ chức thực hiện các nghị quyết,
chỉ thị của Trung ương ở các tỉnh uỷ, thành uỷ; đề xuất với BCT, BBT những vấn đề
liên quan đến hoạt động của các tỉnh uỷ, thành uỷ, đảng uỷ trực thuộc Trung ương;
*Phối hợp với các ban đảng, ban cán sự đảng, đảng đoàn và đảng uỷ trực
thuộc Trung ương tham mưu, giúp BCT, BBT chỉ đạo kiểm tra, sơ kết, tổng kết
việc thục hiện nghị quyết, chỉ thị, quyết định của Đảng về kinh tế - xã hội, về công
tác nội chính; kiểm tra việc thực hiện chủ trương, chế độ, nguyên tắc quản lí tài
chính, tài sản của Đảng.
15
Luận văn tốt nghiệp
Trần Thị Ngọc Lan
* Tiếp nhận và xử lí đơn, thư gửi đến Trung ương; kiến nghị với BBT xử lí
đơn, thư; theo dõi đôn đốc việc giải quyết một số đơn, thư được BBT giao.
*Tiếp nhận, phát hành và quản lí các tài liệu, văn kiện của Trung ương; thực
hiện và kiểm tra việc thực hiện chế độ bảo vệ bí mật của Đảng và Nhà nước trong
hệ thống văn phòng cấp uỷ.
*Quản lí tập trung, thống nhất Phông Lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam; trực
tiếp quản lí Kho Lưu trữ của Trung ương Đảng; chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra nghiệp
vụ công tác văn thư, lưu trữ trong các cơ quan đảng và tổ chức chính trị - xã hội.
*Nghiên cứu, đề xuất ý kiến về chủ trương, chế độ quản lí tài chính, tài sản
của Đảng. Hướng dẫn chế độ quản lí, chi tiêu ngân sách trong các cơ quan đảng và
chế độ, chính sách chi tiêu tài chính, quản lí tài sản của các văn phòng cấp uỷ.
Tổ chức và quản lí các đơn vị sự nghiệp sử dụng, quản lí vốn, tài sản của
Đảng theo đúng pháp luật.
* Bảo đảm điều kiện vật chất, trang bị kỹ thuật phục vụ hoạt động của
BCHTW, BCT, BBT
* Thực hiện nhiệm vụ quan hệ quốc tế về tài chính với các đảng và các tổ
chức chính trị có quan hệ với Đảng ta theo sự chỉ đạo của BCT, BBT.
Phối hợp với Ban Đối ngoại Trung ương phục vụ hoạt động đối ngoại của Đảng.
* Phối hợp với các cơ quan chức năng nhà nước trong việc quản lí về quy
hoạch, kế hoạch đầu tư xây dựng cơ bản;
* Tổ chức quản lí, khai thác, bảo vệ mạng thông tin diện rộng của Đảng;
triển khai ứng dụng công nghệ thông tin ở VPTW;
* Phối hợp với các cơ quan chức năng có liên quan tổ chức công tác bảo vệ,
bảo đảm thông tin liên lạc tại trụ sở Trung ương Đảng.
* Thực hiện các nhiệm vụ khác do BCT, BBT giao.
1.1.3. Tổ chức bộ máy
- Lãnh đạo VPTW : là Chánh Văn phòng và các Phó Chánh Văn phòng
Trung ương
- Cơ cấu tổ chức của VPTW gồm :
1) Vụ Tổng hợp
2) Vụ Thư ký
3) Vụ Kinh tế
4) Vụ Xã hội
16
Luận văn tốt nghiệp
Trần Thị Ngọc Lan
5) Vụ Nội chính
6) Vụ Pháp luật và cải cách tư pháp
7) Vụ Địa phương I (tại Hà Nội)
8) Vụ Địa phương II (tại Thành phố Hồ Chí Minh)
9) Vụ Địa phương III (tại Đà Nẵng)
10) Vụ Hành chính
11) Vụ Thư từ - Tiếp dân
12) Vụ Tổ chức - Cán bộ
13) Vụ Tài chính
14) Vụ Quản lí đầu tư và xây dựng
15) Cục Quản trị A (tại Hà Nội)
16) Cục Quản trị T.78 (tại Thành phố Hồ Chí Minh)
17) Cục Quản trị T.26 (tại Đà Nẵng).
18) Cục Quản trị - Tài vụ (nội bộ Văn phòng Trung ương)
19) Cục Lưu trữ
20) Trung tâm Công nghệ thông tin
21) Tạp chí Văn phòng cấp uỷ
Ngoài 21 đơn vị trên, trước mắt giữ Ban Quản lý dự án các công trình của
Đảng ở Trung ương để tiếp tục quản lý một số dự án đang triển khai và sẽ giải thể
khi dự án hoàn thành.
Có thể nói, VPTW Đảng được giao chức năng, nhiệm vụ rất quan trọng, góp
phần bảo đảm và nâng cao chất lượng phục vụ sự lãnh đạo, chỉ đạo của BCHTW,
BCT, BBT, tạo nên truyền thống tốt đẹp của VPTW Đảng : tuyệt đối trung thành,
đoàn kết, sáng tạo, tận tuỵ, chu đáo, giữ vững nguyên tắc.
Các cán bộ, chuyên viên đảm nhiệm chức năng tham mưu chuyên sâu về một
số lĩnh vực như : kinh tế, pháp luật và cải cách tư pháp, nội chính,... có điều kiện tiếp
cận vấn đề một cách cơ bản, hệ thống, xuyên suốt hơn, từ lúc hình thành ý tưởng để
đưa vào chương trình làm việc đến khi chuẩn bị đề án, thảo luận và ban hành, tổ chức
thực hiện và kiểm tra việc thực hiện các nghị quyết, chỉ thị, kết luận,... của Trung
ương, BCT, BBT,
17
Luận văn tốt nghiệp
Trần Thị Ngọc Lan
Sự cố gắng không ngừng của các đơn vị và từng cá nhân trong cơ quan
nhằm đảm bảo thực hiện tốt nhiệm vụ của cơ quan : vừa là một cơ quan thực hiện
tham mưu hàng đầu của Đảng vừa là "một trung tâm thông tin tổng hợp". Muốn
hiểu thế nào là trung tâm thông tin tổng hợp cần có một cái nhìn khách quan và
toàn diện về mọi hoạt động của cơ quan, nhất là của các chuyên viên nghiên cứu họ là những người trực tiếp thu - phát thông tin đến lãnh đạo và là nhân tố chính
thực hiện nhiệm vụ này.
1.2- Công tác tổng hợp thông tin.
1.2.1- Khái niệm thông tin.
Để tổng hợp được thông tin trước hết chúng ta cần tìm hiểu về thông tin nói
chung và thông tin trong tài liệu lưu trữ nói riêng.
(1) Khái niệm thông tin : xuất hiện từ những năm 50 của thế kỷ XX, nó
luôn được phát triển theo sự phát triển của tư duy và thực tiễn. Trên nhiều giác độ
khác nhau, thông tin được nghiên cứu và sử dụng cũng khác nhau; trong đó, vấn đề
khái niệm thông tin cũng được nêu lên rất đa dạng. Tuy nhiên, có hai cách tiếp cận
khái niệm thông tin chủ yếu :
- Coi thông tin là đặc tính của mọi sự phản ánh thế giới từ giới vô cơ đến
giới hữu cơ, từ đơn giản đến phức tạp.
- Coi thông tin là đặc tính của phản ánh một dạng vật chất có tổ chức cao là
bộ óc con người.
Trong đề tài này, khái niệm thông tin được đề cập chủ yếu theo cách tiếp cận
thứ hai, tức là Thông tin đƣợc hiểu là tin tức, là thông báo, là một bộ phận tri
thức mới về một sự vật hay một hiện tƣợng đƣợc con ngƣời tiếp nhận và sử
dụng vào hoạt động có định hƣớng, có mục đích của mình dƣới các hình thức
thích hợp. Nhƣ vậy thông tin bao hàm các yếu tố cơ bản là tri thức, chủ thể,
quy trình, vật mang tin…
Thông tin là một mắt xích quan trọng của quá trình ra quyết định. Thông tin
phục vụ sự lãnh đạo phải là thông tin đã được lựa chọn để cung cấp cho lãnh đạo
những hiểu biết cần thiết, làm căn cứ ra quyết định, xử lý những vấn đề được đặt ra
trên các lĩnh vực. Nếu biểu diễn thông tin là khối hình chóp thì thông tin phục vụ
lãnh đạo của Đảng là phần trên của hình chóp, chúng là những thông tin đã được
xử lý và chắt lọc ở mức độ cao.
18
Luận văn tốt nghiệp
Trần Thị Ngọc Lan
Việc đáp ứng thông tin của các cơ quan lãnh đạo của Đảng có ý nghĩa quan
trọng và do nhiều cơ quan thông tin tổng hợp cùng làm trong đó VPTW Đảng có
trách nhiệm khai thác, chọn lọc các thông tin từ các nguồn (trong đó thông tin
trong tài liệu lưu trữ luôn là một trong những nguồn quan trọng nhất để tạo nên
thông tin tổng hợp), bảo đảm thông tin đến các đồng chí lãnh đạo đúng, đủ, kịp
thời, chính xác.
Nội dung tham mưu của văn phòng cấp uỷ có đặc điểm khác với chức năng
tham mưu của các ban đảng. Các ban đảng tham mưu chuyên sâu vào từng lĩnh
vực công tác được BCHTW giao : nghiên cứu đề xuất chủ trương, đường lối,
chính sách; thẩm định các đề án, kiểm tra việc thực hiện nhiệm vụ thuộc lĩnh vực
công tác được giao như : Ban Tuyên giáo Trung ương được giao nhiệm vụ tham
mưu, đề xuất với Trung ương về lĩnh vực tư tưởng, khoa giáo, báo chí tuyên
truyền….; Ban Tổ chức Trung ương được giao nhiệm vụ tham mưu, đề xuất về
lĩnh vực nhân sự của Trung ương và do Trung ương quản lý….Còn VPTW Đảng
vừa thực hiện chức năng tham mưu chuyên sâu về một số mặt công tác như : kinh
tế - xã hội, nội chính, pháp luật và cải cách tư pháp, tài chính Đảng vừa tham
mưu, tổng hợp về mặt tổ chức, điều hành công việc lãnh đạo, chỉ đạo của Trung
ương, tổ chức kế hoạch làm việc của Trung ương. Chức năng tham mưu thể hiện
cụ thể trong từng nhiệm vụ của Văn phòng Trung ương như xây dựng quy chế
làm việc và tổ chức làm việc theo quy chế; giúp BCHTW, BCT, BBT xây dựng
và tổ chức thực hiện chương trình công tác, kiến nghị xử lý các vấn đề thuộc chức
năng lãnh đạo của Đảng, biên tập, chỉnh lý các văn bản…. Nhưng để thực hiện
được các chức năng tham mưu trên, Văn phòng Trung ương Đảng cần làm tốt chức
năng là một trung tâm thông tin tổng hợp.
(2) Vai trò của thông tin :
Mọi hoạt động của con người không thể thiếu thông tin "Không có thông tin
thì không có thắng lợi trong bất cứ lĩnh vực nào của sản xuất vật chất và khoa học kỹ thuật" (Lênin). Ngày nay, thông tin đang trở thành nhu cầu của mọi quốc gia,
mọi dân tộc, là nhu cầu thường xuyên của từng cơ quan, các tổ chức và cá nhân.
Vai trò của thông tin trong các lĩnh vực của đời sống chính trị - xã hội có nhiều
nhưng có thể nhận thấy rõ vai trò của thông tin trong một số lĩnh vực như : chính
trị, kinh tế, văn hoá, xã hội và nghiên cứu khoa học … đặc biệt trong lãnh đạo, chỉ
đạo của BCHTW, BCT, BBT. Trong lãnh đạo, quản lý, thông tin không chỉ đơn
thuần là kết quả của phản ánh, là tri thức mà quan trọng là yếu tố quyết định cơ sở
19
Luận văn tốt nghiệp
Trần Thị Ngọc Lan
cho việc hoạch định đường lối, chính sách, các quyết định của cơ quan lãnh đạo.
Thông tin thâm nhập vào toàn bộ hoạt động lãnh đạo, quản lý, từ quy mô hoạch
định đến quy trình triển khai đường lối; từ việc xây dựng và hoàn thiện bộ máy
quản lý đến việc xây dựng và bố trí đội ngũ cán bộ lãnh đạo, quản lý; từ quản lý ở
cấp vĩ mô đến quản lý cấp vi mô.
Về phương diện chính trị, phương diện quyền lực, thông tin là một nhu cầu
thiết yếu của quá trình lãnh đạo. Thực chất của lãnh đạo, quản lý là sự chuẩn bị,
thông qua và thực hiện một chuỗi những quyết định kế tiếp nhau từ những cơ sở
thông tin đã được xử lý.
Và quyết định của lãnh đạo là sự thể hiện ý chí của người lãnh đạo dựa trên
thông tin của các sự kiện, hiện tượng đã, đang và sẽ diễn ra trong hoạt động của
đời sống xã hội... Như vậy, nhờ có thông tin mà các tổ chức chính trị, tổ chức
chính trị - xã hội mới duy trì và thực thi quyền lực của mình.
Đảng Cộng sản Việt Nam, với tư cách là một đảng cầm quyền, là một tổ
chức chính trị chặt chẽ, có trí tuệ tiên phong, Đảng phải xây dựng hệ thống thông
tin một cách khoa học nhằm cung cấp kịp thời, chính xác các thông tin thuộc tất cả
các lĩnh vực để giúp lãnh đạo đưa ra quyết định đúng đắn.
Thông tin phục vụ lãnh đạo là thông tin phục vụ công tác lãnh đạo của cấp
uỷ đảng các cấp, bao gồm thông tin cung cấp cho tập thể và cá nhân. Vai trò của
thông tin phục vụ lãnh đạo thể hiện trên các mặt sau :
+ Cung cấp dữ liệu và thông tin để lãnh đạo ra quyết định và kiểm tra việc
thực hiện quyết định. Thông tin càng đầy đủ, chính xác bao nhiêu thì việc ban hành
các quyết định càng có cơ sở chắc chắn bấy nhiêu.
+ Góp phần gợi mở đối với suy nghĩ của lãnh đạo. Nghệ thuật lãnh đạo
không chỉ là việc giải quyết thành công những vấn đề đặt ra trong hiện tại mà còn
phải dự báo những vấn đề xảy ra trong tương lai để có quyết định chuẩn xác nhằm
giải quyết và đưa ra biện pháp thực hiện nhiệm vụ của lãnh đạo, điều hành trong
thời gian tới được tốt hơn, đạt hiệu quả tối ưu.
+ Góp phần nâng cao chất lượng và hiệu quả lãnh đạo. Chất lượng và hiệu
quả lãnh đạo phụ thuộc rất nhiều vào chất lượng của thông tin như : tính tối ưu,
tính đầy đủ, tính chính xác và kịp thời càng cao thì hiệu quả lãnh đạo càng cao.
Ngược lại, chất lượng thông tin thấp, không đảm bảo độ tin cậy, thiếu kịp thời thì
việc lãnh đạo, điều hành trở nên khó khăn, phức tạp.
20
Luận văn tốt nghiệp
Trần Thị Ngọc Lan
+ Thông tin góp phần làm cho các ý kiến đề xuất, tham mưu có sức thuyết
phục hơn; thông tin được khai thác, xử lý thấu đáo khi đưa ra các ý kiến đề
xuất được minh hoạ bởi nhiều ví dụ cụ thể, sinh động, xác thực làm tăng tính
thuyết phục.
(3) Nội dung thông tin phục vụ BCHTW, BCT, BBT
- Nội dung thông tin của Văn phòng thể hiện ở 3 vấn đề cơ bản sau :
+ Thông tin để quyết định các chủ trương, biện pháp lớn, những thông tin
này giúp lãnh đạo nghiên cứu thảo luận, quyết định những chủ trương, chính sách
được đặt ra trong nghị quyết Đại hội Đảng, trong chương trình công tác toàn khoá,
nhiệm kỳ công tác hàng năm của Trung ương. Thông tin này có ý nghĩa chiến lược.
+ Thông tin kiểm tra việc thực hiện các quyết định của cấp uỷ bảo đảm sự
hoạt động ổn định của các tổ chức. Thông tin này có tính chất điều hành.
+ Thông tin phục vụ thường trực chỉ đạo, giải quyết công việc hàng ngày
của bộ máy Đảng và điều hoà phối hợp các hoạt động của cơ quan chính quyền,
đoàn thể quần chúng. Đó là những thông tin có ý nghĩa cơ sở, ban đầu, trong số
này có những thông tin không ngừng xuất hiện, trở thành thông tin chiến lược mà
văn phòng phải nắm bắt được kịp thời phản ánh cho lãnh đạo.
(4) Yêu cầu đối với thông tin phục vụ lãnh đạo
+ Một là, thông tin phải bảo đảm định hướng chính trị
Lấy nhiệm vụ chính trị của Đảng, nhiệm vụ lãnh đạo của BCHTW trong
từng thời gian làm định hướng và mục tiêu phục vụ.
Thông tin phải đúng với yêu cầu, sát với chức năng, nhiệm vụ lãnh đạo,
quản lý của cơ quan lãnh đạo.
Nội dung thông tin phải chú ý đến phương diện chính trị, nhất là những vấn
đề liên quan đến đời sống toàn xã hội; đối với uy tín của Đảng, Chính phủ; đến ổn
định chính trị
+ Hai là, thông tin phải bảo đảm tính tối ưu
Thông tin phục vụ lãnh đạo phải được phản ánh theo yêu cầu lãnh đạo, nhất
thiết phải chứa đựng những tin tức cần thiết về tình hình lãnh đạo, giải đáp được
những câu hỏi đã, đang và sẽ đặt ra trong lãnh đạo. Tránh được tình trạng thiếu
hoặc quá dư thừa thông tin. Sự thiếu thông tin trong lãnh đạo sẽ là nguồn gốc của
21
Luận văn tốt nghiệp
Trần Thị Ngọc Lan
bệnh chủ quan trong quản lý. Sự dư thừa thông tin sẽ gây lãng phí về thời gian và
sức lực để xử lý nó và có nguy cơ bị chìm ngập trong thông tin chưa được xử lý,
kết quả là tạo ra những quyết định không có căn cứ khoa học.
+ Ba là, thông tin phải bảo đảm chính xác, đầy đủ
Đây là yêu cầu quan trọng của thông tin phục vụ Trung ương, có tác động
rất lớn đến chất lượng và hiệu quả lãnh đạo.
Thông tin chính xác là phải phản ánh đúng hiện thực khách quan, người biên
tập tin không được tuỳ tiện thêm bớt, không được đưa ra những nhận định có tính
chất chủ quan của mình. Phải phân biệt rõ nội dung sự kiện, quá trình diễn ra và
những kiến nghị của người đưa tin.
Việc sử dụng thông tin trong tài liệu lưu trữ để phục vụ công tác thông tin
của Văn phòng là một trong những tiêu chí quan trọng nhất để đáp ứng yêu cầu
này của thông tin. Không ai có thể phủ nhận vai trò chân thực, chính xác của thông
tin trong tài liệu lưu trữ.
Những thông tin do các chuyên viên Văn phòng biên soạn, tổng hợp được
phản ánh trung thực sự việc, nếu không đúng so với thực tế, Văn phòng phải chịu
trách nhiệm. Đối với những thông tin do Văn phòng chuyển tải như những tin tóm
tắt, tổng hợp, Văn phòng chịu trách nhiệm phản ánh đúng nguồn tin, đúng bản chất
vấn đề trong bản gốc.
Tính đầy đủ của thông tin là bảo đảm không bỏ sót các tin tức thuộc phạm vi
thông tin. Nếu thông tin không đầy đủ thì sẽ đưa đến cho lãnh đạo cách nhìn không
toàn diện, nửa vời, không có căn cứ để cân nhắc, xử lý.
+ Bốn là, thông tin phải bảo đảm tính kịp thời, đúng lúc
Thông tin kịp thời, đòi hỏi phải cung cấp cho cấp uỷ và các cán bộ lãnh đạo
tin tức một cách nhanh nhất, đúng lúc nhất. Nếu không, nhiều khi thông tin trở nên
vô ích và xa lạ với thực tế, không có tác dụng nghiên cứu, chỉ đạo.
Tính kịp thời, đúng lúc còn quyết định bởi những điều kiện cụ thể, độ chín
muồi của vấn đề. Một tình huống xảy ra được nghiên cứu thấu đáo, lãnh đạo nắm
bắt được ngay thì sẽ có biện pháp xử lý để hạn chế hậu quả đến mức thấp nhất.
Văn phòng phải hiểu rõ yêu cầu của lãnh đạo, chương trình công tác của cấp
uỷ để đưa tin đúng lúc, kịp thời. Phải căn cứ vào nội dung và tính chất tin, căn cứ
22
Luận văn tốt nghiệp
Trần Thị Ngọc Lan
vào nhu cầu thông tin để xử lý và truyền tải. Đối với tin quan trọng phải xử lý ngay
không phụ thuộc vào bất kỳ yếu tố gì.
+ Năm là, thông tin phải có tính bảo mật
Đối với các thông tin quan trọng, chuyên viên cần vận dụng các kỹ năng,
nghiệp vụ và quy trình đảm bảo an toàn, bí mật thông tin. Đặc biệt, việc áp dụng
các phương tiện thông tin hiện đại càng phải lưu ý tới quy trình bảo mật thông tin.
+ Sáu là, thông tin phải cập nhật
Các thông tin hình thành trong hoạt động quản lý thường phong phú, đa
dạng và thay đổi liên tục. Để đảm bảo cung cấp thông tin cho lãnh đạo vừa kịp
thời, vừa chính xác, chuyên viên phải lưu ý cập nhật thông tin để thu thập được các
thông tin mới
+ Bảy là, thông tin đảm bảo tính tổng hợp và dự báo cáo
Lãnh đạo Đảng và Nhà nước cần các thông tin có dung lượng lớn, chất
lượng cao ở tầm vĩ mô và mang tính chiến lược, định hướng lớn, hoạch định cho
các kế hoạch phát triển trong tương lai, do vậy yêu cầu thông tin phải mang tính
tổng hợp và dự báo cao.
Nhìn chung, thông tin do chuyên viên cung cấp cho lãnh đạo phải đáp ứng
được các yêu cầu về cả hình thức, nội dung và thời gian của thông tin. Đáp ứng
được càng nhiều các yêu cầu trên thì thông tin tổng hợp càng có nhiều giá trị để
phục vụ cho sự lãnh đạo của Trung ương.
1.2.2. Khái niệm công tác tổng hợp thông tin.
(1) Về mặt lý luận
Trước hết về khái niệm tổng hợp, theo Từ điển Tiếng việt của Viện Ngôn
ngữ học : "Tổng hợp là sự xâu chuỗi, liên kết các hiện tượng, các yếu tố riêng rẽ
nào đó hoặc các thành phần có mối quan hệ chặt chẽ thành một chỉnh thể
[53,tr.1014]. Hiểu một cách đơn giản là tập hợp tất cả cái riêng lẻ thành cái chung
như tổng hợp các ý kiến thảo luận tại hội nghị, cuộc họp, tổng hợp tình hình hoạt
động của cơ quan, đơn vị, tổng hợp thông tin, số liệu…Tổng hợp trái với phân tích.
Trong khoa học tự nhiên, cụ thể như trong hoá học, tổng hợp được hiểu là việc
điều chế hợp chất phức tạp từ những chất đơn giản bằng phản ứng hoá học.
23
Luận văn tốt nghiệp
Trần Thị Ngọc Lan
Theo Từ điển Tiếng việt của tác giả Nguyễn Lân "Tổng hợp dưới góc độ
nghiên cứu được coi là phương pháp nghiên cứu đem tất cả các thuộc tính của một
vật hoặc một hiện tượng kết lại thành một thể thống nhất" [33,tr.1860].
Trong triết học, "Tổng hợp là phương pháp nhận thức liên kết, thống nhất
các yếu tố, các bộ phận hợp thành sự vật, hiện tượng, các mối liên hệ giữa chúng
để vạch ra cái chỉnh thể của sự vật, hiện tượng. Tổng hợp không phải là phép cộng
đơn giản các yếu tố cấu thành. Kết quả của sự tổng hợp cũng khác về chất so với
tổng số giản đơn của các bộ phận, nhiều thuộc tính của chỉnh thể không có trong
các bộ phận hợp thành. Tổng hợp có sự liên kết chặt chẽ với phân tích. Việc kết
thúc một quá trình phân tích là khởi đầu cho tổng hợp. Ngược lại sau một lần tổng
hợp lại bắt đầu cho một quá trình phân tích. Điều đó không có nghĩa rằng quá trình
nhận thức được bắt đầu phân tích, tiếp theo mới bắt đầu sự tổng hợp. Thực ra ngay
trước khi tiến hành phân tích, chủ thể nhận thức đã có sự tổng hợp nào đó. Trong
một quá trình nhận thức, tổng hợp và phân tích luôn bổ sung cho nhau, thống nhất
với nhau, giúp con người ngày càng nhận thức sâu sắc hơn bản chất của sự vật,
hiện tượng." [44,tr.494]
Trong thống kê, "tổng hợp số liệu điều tra tức là tiến hành sắp xếp, chỉnh lý
và hệ thống hoá toàn bộ tài liệu điều tra phân theo một tiêu thức nào đó đồng thời
tính các chỉ tiêu tổng hợp, biến các đặc trưng cá biệt của từng đơn vị tổng thể thành
đặc trưng chung của toàn thể tổng thể nghiên cứu" [27,tr.158].
Theo chúng tôi, khái niệm tổng hợp trong triết học có phần chặt chẽ, cụ thể,
khoa học và phù hợp với tiêu chí Đề tài nghiên cứu mà chúng tôi lựa chọn. Vậy
công tác tổng hợp là toàn bộ công việc liên quan đến quá trình xâu chuỗi, liên kết,
tập hợp các sự vật, hiện tượng, cái riêng lẻ thành cái chung, cái chỉnh thể bằng
những phương pháp và kỹ thuật nhất định. Cụ thể như công tác tổng hợp thông tin
trong VPTW Đảng là toàn bộ công việc liên quan đến tổng hợp chương trình, kế
hoạch công tác, tổng hợp các hoạt động của cơ quan, đơn vị, tổng hợp tình hình,
thông tin, số liệu, nguồn nhân lực….phục vụ cho sự quản lý, điều hành công việc
của lãnh đạo Văn phòng. Vị trí của công tác tổng hợp thông tin trong Văn phòng là
vô cùng quan trọng, không có công tác này sẽ không thể tổng hợp thông tin để lên
chương trình, kế hoạch công tác chung của cơ quan cũng như của BCHTW, BCT,
BBT; lãnh đạo văn phòng cũng như lãnh đạo cấp uỷ không có cơ sở để quản lý và
điều hành công việc một cách khoa học và chặt chẽ. Nếu không tổng hợp thông tin,
số liệu từ các đơn vị, các tỉnh uỷ, thành uỷ, bộ, ban ngành thì khó có thể xây dựng
24
Luận văn tốt nghiệp
Trần Thị Ngọc Lan
được chương trình, kế hoạch công tác từng khoá, từng năm, quý, tháng….có chất
lượng và đảm bảo tính khả thi.
Đồng thời cũng phải khẳng định rằng, công tác tổng hợp luôn gắn kết với
công tác tham mưu của VPTW Đảng đối với BCHTW, BCT, BBT. Nếu không làm
tốt công tác tổng hợp thông tin khó có thể làm tốt công tham mưu, đây là hai mặt
của một quá trình : công tác tổng hợp trên tất cả các lĩnh vực hoạt động có tốt thì
mới có cơ sở để thực hiện công tác tham mưu chính xác và có chất lượng. Công tác
tổng hợp thông tin làm không tốt sẽ dẫn đến việc chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo
khó có thể có chất lượng.
Có thể định nghĩa một cách tổng quan Tổng hợp thông tin là phƣơng pháp
sắp xếp các thông tin (đã kiểm tra, xác minh và phân tích) vào một hệ thống
có mối quan hệ mạch lạc theo những tiêu chí nhất định. Tiêu chí đó là thời
gian, tầm quan trọng, tính phổ biến, sự đúng sai hay một tiêu chí nào khác tuỳ
theo sự quan tâm của cấp uỷ đối với loại thông tin đó. Trong nhiều trường
hợp hệ thống hoá thông tin cũng có tác dụng như tổng hợp thông tin giúp
cho người được cung cấp thông tin nắm vấn đề một cách rõ ràng.
Theo đó, Thông tin tổng hợp là các thông tin đã qua xử lý theo các
phƣơng pháp sắp xếp, thống nhất, liên kết các yếu tố cấu thành vào một hệ
thống có mối quan hệ mạch lạc theo những tiêu chí nhất định. Hay nói cách
khác đây là những thông tin đã được chắt lọc từ hệ thống các thông tin nguyên liệu
được con người tác động thông qua các hoạt động xử lý thông tin như : phân tích
và kiểm tra độ tin cậy, tổng hợp thông tin, tập hợp và hệ thống hoá thông tin.
Thông tin tổng hợp phải chính xác, không được lồng ý kiến chủ quan mang tính áp
đặt của người làm công tác tổng hợp.
Và Thông tin tổng hợp từ tài liệu lƣu trữ là những thông tin tổng hợp từ
các nguồn thông tin trong tài liệu lƣu trữ, nguồn thông tin hiện tại và nguồn
thông tin mang tính dự báo đã qua xử lý theo các phƣơng pháp sắp xếp, thống
nhất, liên kết các yếu tố cấu thành vào một hệ thống có mối quan hệ mạch lạc
theo những tiêu chí nhất định.
Thông tin tổng hợp từ tài liệu lưu trữ một trong những nguồn thông tin quan
trọng nhất trong hệ thống các nguồn tin. Phải khẳng định rằng thông tin đơn lẻ
trong tài liệu lưu trữ không phải là tất cả những gì Trung ương cần cho hoạt động
lãnh đạo, chỉ đạo mà cần kết hợp với các thông tin nguyên liệu khác để tạo thành
thông tin tổng hợp cần thiết theo yêu cầu của lãnh đạo.
25
Luận văn tốt nghiệp
Trần Thị Ngọc Lan
(2) Về mặt pháp lý
Từ nhận thức về tầm quan trọng của thông tin trong lãnh đạo, chỉ đạo, điều
hành, BCHTW đã có quy định về việc thực hiện chế độ thông tin, báo cáo. Quy
định số 251-QĐ/TW ngày 31 tháng 7 năm 2009 quy định các tỉnh uỷ, thành uỷ, các
ban đảng, đảng đoàn, đảng uỷ trực thuộc Trung ương, các đảng uỷ đơn vị nghiệp
Trung ương, Trung ương Đoàn Thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh, các Ban Chỉ
đạo : Tây Bắc, Tây Nguyên, Tây Nam Bộ và Văn phòng Ban Chỉ đạo Trung ương
về phòng, chống tham nhũng phải trực tiếp thực hiện chế độ báo cáo tháng, tuần,
ngày, báo cáo đột xuất, báo cáo chuyên đề với BCT, BBT. Trong Quyết định số
79-QĐ/TW ngày 21 tháng 8 năm 2007 của BCT (khoá X) về chức năng, nhiệm vụ,
tổ chức bộ máy của VPTW Đảng đã quy định rõ nhiệm vụ về tham mưu, tổng hợp
và đề xuất ý kiến trong một số lĩnh vực công tác. Để thực hiện nghiêm túc các quy
định của BCHTW về chế độ thông tin, báo cáo nhằm đảm bảo có đầy đủ thông tin
để phục vụ sự lãnh đạo, điều hành của lãnh đạo, VPTW Đảng đã ban hành hàng
loạt các quy chế, quy định liên quan đến công tác thông tin như : Quy chế làm việc
của VPTW Đảng kèm theo Quyết định 648-QĐ/VPTW ngày 10 tháng 9 năm 2007
đã quy định rõ nhiệm vụ về chế độ thông tin, báo cáo và chế độ công khai các
thông tin về hoạt động của cơ quan, đơn vị; Trong ngày 19 tháng 5 năm 2010
VPTW Đảng đã ra ba văn bản liên quan đến nhiệm vụ thông tin và tổng hợp thông
tin của chuyên viên Văn phòng : Quy chế 24-QC/VPTW về chuyên viên theo dõi
các cơ quan Trung ương, Quy chế 25-QC/VPTW về chuyên viên theo dõi địa
phương và Quy định 4137-QĐ/VPTW về giao ban thông tin, trong đó quy định rõ
về trách nhiệm phải thu thập, xử lý và cung cấp thông tin bằng mọi hình thức thuận
lợi nhất có thể nhằm đảm bảo nguồn thông tin đa chiều, đa lĩnh vực phục vụ cho
công tác lãnh đạo, chỉ đạo của lãnh đạo Đảng.
1.3. Sự cần thiết khai thác tài liệu lƣu trữ phục vụ công tác tổng hợp
thông tin tại VPTW.
1.3.1. Khái niệm tài liệu lƣu trữ.
Hiện nay trên thế giới chưa có sự định nghĩa thống nhất hoàn toàn về khái
niệm "tài liệu lưu trữ". Nhiều nước chỉ giới hạn tài liệu lưu trữ là sản phẩm tài liệu
được hình thành trong hoạt động của các cơ quan hoặc cá nhân nhưng có những
nước xác định tài liệu lưu trữ bao gồm cả các ấn phẩm, tác phẩm hội hoạ…, có thể
kể đến như Luật Lưu trữ của Cộng hoà Pháp - một quốc gia được coi là "Kinh đô
ánh sáng", là biểu tượng văn hoá của thế giới : "Tài liệu lưu trữ là toàn bộ tài liệu
không phụ thuộc vào bất kỳ thời gian nào, hình thức, vật mang tin và tình trạng vật
lý như thế nào, được sinh ra hay nhận được từ bất kỳ cá nhân hay tập thể nào, từ tất
26
