Thực trạng phân tích công việc tại công ty cơ khí điện tàu thủy điện tử tàu thủy( công ty vinamarel)

Quản trị nhân lực căn bản-nhóm 1
LỜI MỞ ĐẦU
Như chúng ta cũng đã biết, trong các doanh nghiệp hiện nay việc bố trí nhân
lực có chuyên môn trình độ phù hợp với công việc của mình là một vấn đề hết sức
quan trọng và không hề dễ chút nào. Nó đòi hỏi mỗi người quản lý phải sắp xếp
công việc hợp lý hay phải có cách thức tuyển dụng để mang lại cho tổ chức có
nguồn nhân lực có trình độ chuyên môn cao. Vì vậy vấn đề đặt ra là cần phải phân
tích công việc như thế nào cho phù hợp và hiệu quả, nó chính là một phần không
thể thiếu cho bất kỳ tổ chức nào. Phân tích công việc giúp cho các tổ chức có được
hướng giải quyết đúng đắn trong mọi vấn đề liên quan đến quản trị nhân sự như các
vấn đề : kế hoạch hóa nguồn nhân lực, đánh giá thực hiện công việc, trả công lao
động...Những công việc trên để thực hiện một cách tốt nhất thì phân tích công việc
càng phải được chú trọng, phân tích công việc là chìa khóa của quản trị nhân lực
hay một công cụ quan trọng nhất của tổ chức. Nếu không có phân tích công việc ở
các tổ chức các doanh nghiệp thì người lao động không nắm rõ được mình phải làm
những công việc gì, phải có trách nhiệm và quyền hạn ra sao và công việc đó có
phù hợp với mình hay không. Phân tích công việc trong một tổ chức là rất quan
trọng nó giúp cho các doanh nghiệp có hướng giải quyết đúng đắn về nhân sự và là
kim chỉ nam cho sự phát triển của doanh nghiệp nếu doanh nghiệp áp dụng công tác
phân tích công việc một cách hợp lý và hiệu quả.

1


Quản trị nhân lực căn bản-nhóm 1
CHƯƠNG I: KHÁI QUÁT VỀ PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC.
1.1 Khái niệm và vai trò của phân tích công việc(SGT).
1.2 Quy trình của phân tích công việc.(SGT)
1.3 Các văn bản kết quả của phân tích công việc:

Các văn bản kết quả của phân tích công việc bao gồm: bản mô tả công việc và bản

tiêu chuẩn công việc. Hai sản phẩm này chính là cơ sở để: tuyển dụng nhân lực, bố
trí và sử dụng nhân lực, đào tạo và phát triển, quan hệ lao động.
1.3.1 Bản mô tả công việc:
- Khái niệm: Bản mô tả công việc là văn bản liệt kê các chức năng, nhiệm vụ, các
mối quan hệ trong công việc, các điều kiện làm việc, yêu cầu kiểm tra, giám sát và
các tiêu chuẩn cần đạt được khi thực hiện công việc. Bản mô tả công việc giúp cho
chúng ta hiểu được nội dung, yêu cầu của công việc và hiểu được quyền hạn, trách
nhiệm khi thực hiện công việc.
Bước 1: Chọn một công việc và mô tả chi tiết về:
+Chức danh: tên của công việc.
+Quan hệ báo cáo: báo cáo ai?, ai là quản lý trực tiếp, gián tiếp?
+Nơi làm việc: phòng (ban) nào của công ty.

Bước 2: Xác định cơ cấu tổ chức:
Giám sát trực tiếp( gián tiếp)

Vị trí công việc khác
báo cáo chung cho
giám sát (chức danh
khác ngang cấp)

Vị trí công việc được
phân tích

Vị trí công việc khác
báo cáo chung cho
2
giám sát (chức danh
khác ngang cấp)

Quản trị nhân lực căn bản-nhóm 1

Nhân viên dưới quyền
báo cáo cho người thực
hiện

Nhân viên dưới quyền
báo cáo cho người
thực hiện

Nhân viên dưới
quyền báo cáo cho
người thực hiện

Bước 3: Viết mục đích công việc:
-

Người thực hiện công việc làm gì?
Công việc này mang lại điều gì?
Kết quả là gì? Tại sao?

Bước 4 : Xác định nhiệm vụ, trách nhiệm chính.
Ví dụ :
Động từ chỉ hành
động
Định hướng

Mục tiêu

Kết quả

Công việc của nhân

Để tuân thủ quy định của các bộ
3


Quản trị nhân lực căn bản-nhóm 1
viên

phận

Truyền thông với
nhân viên

Lập kế hoạch
Tuyển dụng
Nghiên cứ và xử lý

Nhằm đảm bảo thông điệp được
truyền tải rõ ràng nhất
Nhằm đảm bảo tính liên tục của
Nhân viên bán hàng
nhóm kiểm tra
Để lập báo cáo kết quả xử lý hồ
Hồ sơ ứng viên
sơ và danh sách ứng viên thi
tuyển

Bước 5 : Xác định quyền hạn (gắn với nhiệm vụ).
Ví dụ :
-

Quyền về quản lý nhân lực :+ Tiếp nhận hồ sơ ứng viên.
+ Đề xuất : giải pháp, trả lương..
+ Quyết định : tuyển dụng, sa thải…

-

Quyền về sử dụng tài sản cố định: trang thiết bị, máy móc chuyên dùng...
Quyền liên quan đến ra quyết định về tài chính
Quyền liên quan đến hệ thống thông tin quản lý : truy cập, chỉnh sửa, hoàn thiện…
Quyền khác :
- Các mối quan hệ bên trong và bên ngoài công ty :
5.1. Phối hợp với các đơn vị bên trong công ty.
STT
1

Bộ phận phối hợp
Phòng tài chính

Công việc phối hợp
Trả công

2
…

5.2.Quan hệ trong công việc, giao dịch với khách hàng.

4


Quản trị nhân lực căn bản-nhóm 1
5.3. Phối hợp với các đơn vị bên ngoài công ty.
STT Đơn vị quan hệ

Lý do

1

Đào tạo nguồn nhân lực

Công ty A

2

Bước 6 : Ra quyết định.
6.1. Tần suất của việc ra quyết định.
Tần suất ra quyết định thường xuyên như thế nào, chịu áp lực ra sao ?
1.3.2. Bản tiêu chuẩn công việc.
- Khái niệm :
Là văn bản liệt kê những năng lực tối thiểu mà người thực hiện công việc cần có để
thực hiện công việc được giao.
•

Khung năng lực ASK.
KNOWLEDGES ( Kiến thức) :

-

Bằng cấp:+ Xếp hạng : xuất sắc, giỏi, khá, trung bình…
+ Bậc đào tạo: cao đẳng, đại học, sau đại học.
+ Ngành đào tạo: quản trị nhân lực……

-

Kiến thức chuyên môn: đánh giá mức độ về tri thức nghề nghiệp: hiểu biết ở mức

-

độ như thế nào?
Kiến thức xã hội: đánh giá về mức độ am hiểu.
Kinh nghiệm: trong lĩnh vực nào? Thời gian bao lâu?
SKILLS (Kĩ năng) :

5


Quản trị nhân lực căn bản-nhóm 1
-

Kĩ năng chyên môn (cứng).
Kĩ năng bổ trợ (mềm) : giao tiếp, thuyết phục, thuyết trình…
Kĩ năng ngoại ngữ: mức độ thành thạo như thế nào?
Kĩ năng tin học: mức độ thành thạo như thế nào?
ATTITUDES ( Thái độ, phẩm chất):
-

Phải có thái độ trung thực, quyết đoán, nhiệt tình, có trách nhiệm, ham học

hỏi, có tầm nhìn chiến lược, chịu được áp lưc trong công việc…

6


Quản trị nhân lực căn bản-nhóm 1
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC TẠI CÔNG TY CƠ
KHÍ ĐIỆN-TÀU THỦY-ĐIỆN TỬ TÀU THỦY( CÔNG TY VINAMAREL).
2.1 Giới thiệu tổng quan về công ty cơ khí điện-tàu thủy-điện tử tàu thủy.
2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của công ty.
- Quá trình hình thành.
Công ty cơ khí điện-tàu thủy-điện tử tàu thủy là doanh nghiệp trực thuộc bộ giao
thông vận tải. Là thành viên của VINASHIN-tập đoàn công nghiệp tàu thủy Việt
Nam.
Công ty được thành lập vào ngày 15/12/1993 với tiền thân là Xí nghiệp Nghiên cứu
kỹ thuật thông tin GTVT – vốn là doanh nghiệp thuộc nhà nước.
Ngày 25/12/1994 được đổi tên thành Xí nghiệp Thông tin GTVT theo quyết định số
2998/QĐ-TCCB của Bộ trưởng GTVT
Năm 1997: Là thành viên của VINASHIN.
Ngày 29/09/1997: Xí nghiệp Thông tin GTVT được tiếp nhận và đổi tên thành Xí
nghiệp Thiết bị điện tử và dịch vụ theo quyết định của TGĐ Liên hiệp các Xí
nghiệp cơ khí đóng tàu.
Năm 2002: Đổi tên thành Công ty Vinamarel.
Ngày 1/08/2002: Công ty Thiết bị điện tử GTVT được đổi tên thành Công ty cơ
khí-Điện-Điện tử tàu thủy (VINAMAREL).
Năm 2007: Công ty cơ khí-Điện-Điện tử tàu thủy là thành viên của Tổng công ty
Công nghiệp tàu thủy Bạch Đằng theo quyết định của Hội đồng quản tri tập đoàn
Công nghiệp tàu thủy Việt Nam.
-

Quá trình phát triển.
7


Quản trị nhân lực căn bản-nhóm 1
Cơ cấu pháp lý : Công ty là Doanh nghiệp nhà nước hạch toán độc lập do Tập đoàn
công nghiệp tàu thủy Việt Nam là chủ sở hữu.
Định hướng thị trường
•
•
•
•

Ngành công nghiệp tàu thủy
Ngành Điện tử, viễn thông
Nhà máy Công nghiệp
Ngành công nghiệp và dân dụng
Hệ thống hỗ trợ

•
•

Dịch vụ khách hàng
Xúc tiến kinh doanh
Lĩnh vực kinh doanh
Ngành nghề sản xuất kinh doanh

•
•

•
•
•
•
•

Kinh doanh thiết bị thông tin điện tử, cơ khí hàng hải
Sản xuất, phục hồi, lắp ráp sản phẩm điện tử, điện lạnh công nghiệp và dân dụng
Kinh doanh và lắp đặt hệ thống thông tin, điện tử trong các công trình xây dựng
sát, thiết kế, lắp đặt các hệ thống phòng chống cháy nổ,....
Xây dựng công trình công nghiệp và dân dụng
Cung cấp các thiết bị điện cao và hạ thế
Xây lắp các hệ thống đường dây và trạm điện hệ thống đến 110Kv
Sản phẩm
Thiết bị điện cho tàu thủy

•
•
•
•
•
•
•
•
•

Bảng điện chính
Bảng điện sự cố
Bảng điện động lực
Bảng điện chiếu sáng AC/DC

Bảng điện buồng lái AC/DC
Hộp khởi động
Hộp đựng ắc quy
Cáp điện điều khiển thông tin
Cáp điện
8


Quản trị nhân lực căn bản-nhóm 1
•
•

Cáp điều khiển
Cáp thông tin
Thiết bị vô tuyến

•
•
•
•
•

Trạm liên lạc di động qua vệ tinh
Hệ thống cảnh báo an ninh tàu biển
Máy thu trục canh
Máy vô tuyến điện cầm tay
Máy thu bản Fax về thời tiết qua vệ tinh
Thiết bị nghi khí hàng hải

•

•
•
•
•
•

Radar
Máy đo sâu
Máy thu GPS/DGPS
La bàn diện tử
Đồng hồ hàng hải
Máy lái tàu tự động
Thiết bị thông tin

•
•

Hệ thống thông tin nội bộ
Hệ thống truyền thanh công cộng và chỉ huy
Dịch vụ
Dịch vụ hỗ trợ khách hàng

•
•

Hướng dẫn thủ tục cấp phép tần số vô tuyến điện
Tài liệu hướng dẫn sử dụng
Một số thành tựu đạt được:

•

•

Được cấp chứng chỉ ISO 9001 : 2000
03 huy chương vàng cảu Vietchip – Triển lãm quốc tế về công nghệ thông tin-

Hàng hải và vận tải Việt Nam năm 2004, 2006, 2008
• 02 cúp vàng Techmart Việt Nam của Bộ Khoa học Công nghệ năm 2005 và 2007.
Và nhiều thành tích khác.
9


Quản trị nhân lực căn bản-nhóm 1
2.1.2 Đánh giá kết quả hoạt động của công ty.
Với mỗi một chức danh công việc thì có một bản mô tả nhiệm vụ. Liệt kê
các bản mô tả nhiệm vụ của một số chức danh tiêu biểu trong công ty. Một chức
danh cụ thể để có thể phân tích:
Chức danh: Trưởng Phòng
Trưởng Phòng: Phụ trách chung
1. Trách nhiệm :

Quản lý điều hành mọi hoạt động của Phòng trong lĩnh vực và nhiệm vụ được
giao.Giúp việc cho Giám đốc và tham mưu cho Giám đốc trong công tác tổ chức và
cán bộ. Kiểm tra, đôn đốc và xử lý những công việc như phục vụ, quản lý tài sản,
văn phòng, quản trị..., và các chế độ chính sách của Đảng và Nhà nước để vận dụng
vào đơn vị và người lao động thuộc phạm vi chức năng nhiệm vụ của Phòng.
2. Quyền hạn :

Được phân công công việc cho nhân viên dưới quyền thực hiện các nhiệm vụ của
Phòng
Được từ chối những công việc vượt quá khả năng và quyền hạn của Phòng hoặc

không đúng với chế độ chính sách đã ban hành.
3. Báo cáo :

Thường xuyên trực tiếp báo cáo với Giám đốc hoặc Phó giám đốc phụ trách
theo sự phân công về những việc đã hoàn thành và những công việc còn tồn tại
vướng mắc để xin ý kiến xử lý
Đề xuất với Giám đốc và Ban lãnh đạo Công ty những vấn đề, công việc còn bất
cập những vướng mắc cần tháo gỡ, cần giải quyết..
4. Thay thế khi vắng mặt :

Bàn giao việc quản lý và điều hành mọi hoạt động của phòng cho Phó trưởng
phòng
5. Yêu cầu về năng lực :

Trình độ : Tốt nghiệp đại học luật hoặc Quản trị kinh doanh
10


Quản trị nhân lực căn bản-nhóm 1
Ngoại ngữ: Chứng chỉ C tiếng anh
Kinh nghiệm: Có ít nhất 03 năm làm quản lý doanh nghiệp .
6. Quan hệ công tác :

Giữ mối quan hệ chặt chẽ với tất cả các Phòng, Ban, các đơn vị trong doanh nghiệp.
Mở rộng mối quan hệ trên, dưới để học hỏi kinh nghiệm trong xử lý, trong giao tiếp
với trong và ngoài cơ quan đơn vị.
Qua bản mô tả nhiệm vụ trên ta thấy được rằng, về cơ bản bản mô tả nhiệm
vụ đều thể hiện được chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cũng như yêu cầu của công
việc với người thực hiện. Tuy nhiên, những nội dung trên còn rất sơ sài, thông tin
mang tính chất chung chung không chi tiết cụ thể. Các văn bản của phân tích công

việc gộp lại thành một bản; thông thường gồm 2 bản, người ta chỉ nên gộp bản mô
tả công việc với bản yêu cầu của công việc với người thực hiện.
Có nhiều thông tin không được đề cập đến như: mã số công việc, điều kiện làm
việc, điều kiện trang thiết bị, chế độ về thù lao, và các tiêu chuẩn thực hiện công
việc. Trên thực tế, có thể gộp các văn bản kết quả của phân tích công việc lại với
nhau nhưng cần phải đầy đủ thông tin.
-

Ảnh hưởng của phân tích công việc đến các hoạt động quản trị nhân lực.
Như đã phân tích ở trên, chương trình phân tích công việc tại công ty
Vinamarel chưa đầy đủ, còn nhiều thiếu sót do đó việc áp dụng các kết quả của
phân tích công việc vào các hoạt động khác của quản trị nhân lực còn nhiều hạn
chế. Cụ thể:
1. Đối với hoạt động kế hoạch hóa nguồn nhân lực:

Với những thông tin trong bản mô tả nhiệm vụ của công ty chỉ cung cấp
những thông tin về loại công việc trong tổ chức đó thực hiện như thế nào. Về vấn
đề tiêu chuẩn thực hiện công việc chưa có để có thể xác định đề bạt hay thuyên
chuyển hoặc thay thế…
2. Đối với hoạt động tuyển dụng.

11


Quản trị nhân lực căn bản-nhóm 1
Như đã phân tích, phân tích công việc là hoạt động tiên quyết góp phần vào
thành công của tuyển dụng. Việc có tuyển dụng đúng người phù hợp với công việc
là mục đích cao nhất của công tác tuyển mộ, tuyển chọn. Để đạt được mục đích đó
thì các thông tin về công việc được đăng tuyển mộ phải đầy đủ, cụ thể, rõ ràng.
Tại công ty Vinamarel hàng năm đột xuất, giám đốc, trưởng các bộ phận xác

định nhu cầu tuyển dụng của công ty mình căn cứ vào:
3. Việc phát triển sản xuất kinh doanh của công ty
4. Khả năng đáp ứng được khối lượng được khối lượng công việc và trình độ
công nghệ của số công nhân viên hiện có
5. Khi công nhân viên nghỉ việc cần bổ sung nguồn để tuyển mộ hầu hết là sử
dụng nguồn nội bộ, do người quen giới thiệu; do đó việc sử dụng các văn bản phân
tích công việc vào tuyển dụng là ít được dùng đến.Trong khi đó bản mô tả công
việc sẽ đưa các thông tin đầu vào cho cán bộ tuyển dụng đăng quảng cáo về các vị
trí mà doanh nghiệp đang cần tuyển nhân viên; bản yêu cầu với người thực hiện
công việc là căn cứ để chọn ra ứng viên, và cũng là căn cứ để ứng viên quyết định
xem có nên gửi hồ sơ sự tuyển cho nhà tuyển dụng hay không. Bản tiêu chuẩn thực
hiện công việc giúp ứng viên định hình kết quả mà nhà tuyển dụng mong đợi ở họ,
đây cũng là cơ sở để đánh giá nhân viên mới trong thời gian thử việc.
=> Như vậy công tác phân tích công việc tại công ty sẽ không mang lại nhiều hiệu
quả với hoạt động tuyển dụng.
6. Đối với hoạt động đào tạo và phát triển nguồn nhân lực:
Việc đào tạo của công ty được thực hiện theo quy trình quản lý chất lượng
ISO 9001 : 2000. Công ty cũng đã tiến hành đào tạo nâng bậc cho công nhân và gửi
đi học ở nước ngoài hoặc các trường lớp cho các cán bộ quản lý.
Do không có hệ thống các bản phân tích công việc một cách đồng bộ của các
công việc, và các văn bản kết quả phân tích công việc tại công ty ít được thay đổi
nên không tiến hành đào tạo lại.

12


Quản trị nhân lực căn bản-nhóm 1
Phân tích công việc là cơ sở để xác định ra nhu cầu đào tạo, hình thức đào tạo, nội
dung của chương trình đào tạo cũng như đánh giá hiệu quả của chương trình đào
tạo mang lại. Trong khi đó, do còn thiếu các văn bản kết quả của phân tích công

việc nên để làm cơ sở của chương trình đào tạo thì phân tích công việc của công ty
không đáp ứng được.
7. Đối với hoạt động đánh giá thực hiện công việc.
Phân tích công việc là một trong những cơ sở quan trọng để doanh nghiệp
xây dựng hệ thống đánh giá thực hiện công việc. Đánh giá thực hiện công việc đo
lường các nhiệm vụ, trách nhiệm ghi trong bản mô tả công việc. Cơ sở để đo lường
các nhiệm vụ, trách nhiệm đó được cụ thể hóa trong bản tiêu chuẩn công việc.
Do thiếu bản tiêu chuẩn công việc nên việc xác định những cơ sở để đánh
giá nhânviên vẫn còn rất chung chung, chủ yếu việc đánh giá nhân viên là do người
quản lý trực tiếp giao việc và đánh giá. Các kết quả không được đo lường chi tiết cụ
thể. Như vậy phân tích công việc cũng không thực sự hiệu quả với hoạt động này.
8. Đối với hoạt động trả công lao động.
Trong công ty Vinamarel, lương của nhân viên bao gồm lương ( được trả
theo quy định của công ty) ngoài ra còn có phụ cấp và phúc lợi xã hội.
Trả công lao động có ảnh hưởng rất lớn đến sự thực hiện công việc của
người lao động, chất lượng sản phẩm, hiệu quả hoạt động của tổ chức. Phân tích
công việc là cơ sở sâu xa của hoạt động này. Có thể nói rằng, việc sử dụng không
hiệu quả của phân tích công việc với các hoạt động trên của quản trị nhân lực đã
làm ảnh hưởng đến hoạt động trả công lao động.
9. Đối với quan hệ lao động và vệ sinh lao động:
Phân tích công việc được sử dụng khá tốt vào việc thực hiện quan hệ giữa
sếp và nhân viên, giữa nhân viên và nhân viên.
Do chưa có những tiêu chuẩn thực hiện công việc cụ thể chi tiết nên việc tiến hành
công tác đánh giá công việc cụ thể không được hiệu quả vì vậy mà khó xác định
người thực hiện công việc có hoàn thành công việc theo đúng quy trình hay không
13


Quản trị nhân lực căn bản-nhóm 1
dẫn đến việc khen thưởng và kỷ luật sẽ không có cơ sở để đánh giá. Điều này có thể

gây ra những tị nạnh hoặc bất bình do việc đánh giá không đúng
Mặt khác, các văn bản phân tích công việc còn thiếu như: mã số công việc, điều
kiện làm việc, quy trình công nghệ sẽ dẫn đến tình trạng làm sai quy trình, làm cho
vấn đề an toàn lao động không được đảm bảo.
 Tóm lại

Về cơ bản, ban lãnh đạo và các cán bộ nhân sự đã nhận thức được vai trò, ý nghĩa
của chương trình phân tích công việc. Quy trình phân tích công việc tại công ty đơn
giản, ngắn gọn như vậy tiết kiệm được chi phí thời gian, sức người trong phân tích
công việc.
Tuy nhiên, phân tích công việc của công ty còn tồn tại nhiều hạn chế đó là hệ thống
các văn bản phân tích công việc còn chưa đầy đủ. Có nhiều vị trí còn chưa được
tiến hành phân tích công việc dẫn đến việc ứng dụng các văn bản này vào các hoạt
động quản lý khác chưa phát huy hết được các mặt tích cực của nó.
Có thể kể đến một số nguyên nhân cơ bản dẫn đến những hạn chế trên đó là:
Ban lãnh đạo chưa thực sự quan tâm đến hoạt động phân tích công việc; năng lực
chuyên môn các cán bộ nhân sự của công ty về phân tích công việc còn hạn chế.
Các mục đích cũng như ý nghĩa của phân tích công việc không được phổ biến đến
các quản lý trực tiếp và người thực hiện công việc làm ảnh hưởng đến sự thống
nhất của các bên và việc cung cấp thông tin về công việc cần phân tích. Quy trình
phân tích công việc của công ty cũng có nhiều thiếu sót về các bước tiến hành cũng
như về nội dung của từng bước.
2.1.3 Đánh giá hiệu quả sử dụng lao động của công ty
-

Quy mô, cơ cấu của công ty: Lực lượng lao động của công ty giảm dần qua

các năm và có tốc độ giảm tương đối lớn.
Theo cơ cấu giới tính: lao động nữ của công ty qua các năm chiếm không qua
45%, đây là một tỷ lệ hợp lý, phù hợp với lĩnh vực kinh doanh chính của công ty cơ

khí điện-điện tử-điện tử tàu thủy. Lao động nam chiếm tỷ lệ lớn hơn lao động nữ,
14


Quản trị nhân lực căn bản-nhóm 1
đáp ứng yêu cầu công việc của công ty đòi hỏi sức khỏe, kỹ thuật và phải di chuyển
nhiều về nơi làm việc.
Theo chức năng: chênh lệch giữa lao động trực tiếp và gián tiếp của công ty qua
các năm có sự thay đổi biến động, có năm thì tỷ lệ lao động trực tiếp lớn hơn gián
tiếp và ngược lại có năm thì tỷ lệ lao động gián tiếp lại lớn hơn. Điều này có thể do
chế độ của công ty khiến nguồn nhân lực này phải giảm hoặc do chính sách cắt
giảm biên chế của công ty.
-

Theo trình độ chuyên môn: số lượng lao động ở trình độ trên đại học và đại học
chiếm tỷ lệ tương đối cao. Tuy nhiên số lượng lao động này lại giảm qua các năm.
Lao động công nghệ kỹ thuật cũng chiếm tỷ lệ khá lớn.
Có thể đánh giá mức độ hài lòng của nhân viên với công việc là không được cao,
bởi tỷ lệ nghỉ việc qua các năm có xu hướng ngày càng gia tăng. Có thể có nhiều
nguyên nhân dẫn đến tình trạng này nhưng nguyên nhân cơ bản vẫn là lượng
thưởng.

-

Thu nhập của người lao động: Doanh thu của công ty giảm mạnh qua các năm, điều
này đã khiến cho thu nhập của người lao động cũng bị giảm qua các năm làm ảnh
hưởng đến đời sống của người lao động. Do tác động của cuộc khủng hoảng kinh
tế, khiến cho công ty làm ăn không có lãi, cùng với tốc độ tăng trưởng trong cả
nước, mặc dù tiền lương cơ bản đã được nhà nước điều chỉnh tăng dần trong khi đó
tiền lương bình quân của công ty Vinamarel lại giảm dần. Điều này sẽ ảnh hưởng

rất lớn đến tâm lý của người lao động bởi suy cho cùng họ đi làm cũng là để có thu
nhập đảm bảo cuộc sống, dẫn đến thái độ làm việc không nhiệt tình và làm ảnh
hưởng đến hiệu quả lao động. Do đó mà ảnh hưởng đến kết quả sản xuất kinh
doanh.
2.1.4. Các nhân tố và đặc điểm công ty ảnh hưởng đến phân tích công việc.
2.1.4.1. Các nhân tố ảnh hưởng đến phân tích công việc.

 Quan điểm của lãnh đạo: Ban giám đốc cũng đã nhận thức được vai trò của các

hoạt động QTNL nói chung cũng như hoạt động PTCV. Ban giám đốc cũng đã hết
15


Quản trị nhân lực căn bản-nhóm 1
sức tạo điều kiện để phòng Tổ chức- Hành chính tiến hành hoạt động này. Tuy
nhiên, Ban giám đốc cũng không thường xuyên kiểm tra các vấn đề về PTCV cho
lắm cho nên có nhiều sự đổi mới ở môi trường bên ngoài mà Ban giám đốc chưa
kịp cập nhật và chỉ đạo cho cấp dưới. Đây cũng là một trong những nguyên nhân
khiến chương trình PTCV của công ty còn nhiều thiếu sót.
 Người quản lý trực tiếp: Sự ảnh hưởng của người quản lý trực tiếp thể hiện trên
ba phương diện bởi họ là một kênh cung cấp thông tin PTCV, đồng thời cũng là
một kênh thẩm định độ chính xác của thông tin do người thực hiện công việc cung
cấp. Họ cũng chính là những người áp dụng các văn bản kết quả PTCV vào trong
công tác quản lý của mình. Trên thực tế, tại công ty Vinamarel cán bộ quản lý trực
tiếp cho rằng PTCV là công việc chỉ riêng của phòng nhân sự, họ không mấy quan
tâm đến vấn đề này và thường chỉ cung cấp thông tin cho phòng nhân sự theo phiếu
mô tả nhiệm vụ mà thôi. Điều này có thể dẫn đến việc cung cấp thông tin sẽ còn
nhiều thiếu sót và rất chung chung vì thái độ của họ.
 Cán bộ nhân sự: Có thể nói rằng chương trình PTCV sẽ không thể thành công nếu
thiếu cán bộ nhân sự có năng lực kiến thức chuyên môn về PTCV. Tại công ty

Vinamarel, các cán bộ phòng Tổ chức- Hành chính đều làm việc rất nhiệt tình và có
trách nhiệm, họ cũng đều nhận thức rõ về mục đích, vai trò quan trọng của PTCV,
từ đó đã tiến hành chương trình PTCV cho hầu hết các chức danh tại công ty. Tuy
nhiên, do chưa được đào tạo nghiệp vụ chuyên môn PTCV một cách chính quy và
bài bản nên việc tiến hành xây dựng chương trình còn rất đơn giản. Điều này khiến
cho các văn bản kết quả PTCV của công ty chưa có đầy đủ và nội dung vẫn còn sơ
sài.
 Người thực hiện công việc: Là người trực tiếp cung cấp thông tin về công việc của
họ đang làm để xây dựng các văn bản của PTCV. Trên thực tế, tại Vinamarel có
nhiều người họ vẫn chưa lắm được PTCV là hoạt động gì? Điều này chứng tỏ thiếu
từ phòng tổ chức hành chính và người lãnh đạo trực tiếp đã không phổ biến rõ cho
nhân viên. Nguyên nhân này dẫn đến việc thiếu sự hợp tác của người thực hiện

16


Quản trị nhân lực căn bản-nhóm 1
công việc như vậy ảnh hưởng rất lớn đến việc cung cấp thông tin cho PTCV cũng
như ảnh hưởng đến thái độ làm việc của người thực hiện công việc.
2.1.4.2 Những đặc điểm của công ty ảnh hưởng tới phân tích công việc.
Đặc điểm cơ cấu tổ chức:
-Chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận:

+Giám đốc: Phụ trách chung, điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh hàng
ngày, là người đại diện theo pháp luật của công ty, có nhiệm vụ tổ chức thực hiện
các quyết định của HĐQT, tổ chức thực hiện các kế hoạch sản xuất kinh doanh và
phương án đầu tư của công ty. Thường xuyên báo cáo hội đồng quản trị tình hình,
kết quả sản xuất của công ty.

+Phó giám đốc: Có nhiệm vụ hỗ trợ các công việc cho giám đốc. Thực hiện

nhiệm vụ tham mưu cho giám đốc trong từng hoạt động sản xuất kinh doanh: kinh
tế, kỹ thuật, thi công, công tác tổ chức…

+Phòng Tổ chức Hành chính: Được thành lập theo quyết định số: 149QĐ/
TCCB- LĐ ngày 28 tháng 5 năm 2001 của đốc Công ty. Thực hiện chức nưng tham
mưu giúp việc cho lãnh đạo công ty về công tác tổ chức, bố trí cán bộ, công tác lao
động, công tác tuyển dụng, đào tạo, tiền lương, thưởng, giải quyết các chế độ chính
sách cho người lao động, công tác thi đua khen thưởng, kỷ luật, quản lý hồ sơ nhân
sự, theo dõi công tác thanh tra, kiểm tra, giải quyết các khiếu tố, khiếu nại, thực
hiện công tác an ninh, bảo vệ chính trị nội bộ công ty. Do trong đê tài tiến hành
phân tích thí điểm hai vị trí trưởng phòng và phó trưởng phòng hành chính nên ta
cần sử dụng sơ đồ tổ chức của phòng Tổ chức – Hành chính để hiểu rõ những vị trí
công việc, các mối quan hệ được thực hiện.
Sơ đồ 2.1: sơ đồ tổ chức phòng Tổ chức – Hành chính

Trưởng phòng
Phó trưởng phòng
17


Quản trị nhân lực căn bản-nhóm 1

Văn thư
lưu trữ


Lao động
tiền
lương

Y tế

Quản trị
văn
phòng

Lái xe

Thường
trực - Bảo
vệ

Tạp vụ

-

Vệ sinh

-Đặc điểm của cơ cấu tổ chức ảnh hưởng đến PTCV:
Có thể nói, trước khi nghiên cứu chương trình PTCV tại một công ty, ta cần phải
nghiên cứu sơ đồ cơ cấu tổ chức tại công ty đó. Bởi sơ đồ cơ cấu tổ chức có thể cho

ta thấy vị trí các công việc và mối quan hệ báo cáo giữa chúng với nhau.

Nhìn vào sơ đồ CCTC của công ty Vinamarel ta thấy: công ty có nhiều văn
phòng cũng như cũng có nhiều công việc và vị trí các công việc, từ đó có thể thấy
các nhóm công việc tương tự nhau sẽ giúp tiết kiệm thời gian và chi phí phân tích
công việc.

18

Quản trị nhân lực căn bản-nhóm 1
2.2 Mô hình CCTC của công ty là mô hình cơ cấu trực tuyến – chức năng từ đó cho

thấy mối quan hệ báo cáo giữa các chức vụ với nhau. Cụ thể như: các phó giám đốc
đều phải báo cáo cho giám đốc. Bộ phận áp dụng ISO thì báo cáo cho Phó giám đốc
phụ trách nội dung chính. Các trung tâm, phòng KCS GMDSS và ban quản lý dự án
báo cáo trực tiếp cho Phó giám đốc phụ trách khoa học kỹ thuật và Phó giám đốc
phụ trách sản xuất. Các xí nghiệp, chi nhánh thì báo cáo trực tiếp cho Giám đốc.
Đây là nội dung quan trọng trong PTCV để xây dựng bản mô tả công việc.2.2 Quy
trình phân tích công việc tại công ty cơ khí điện - tàu thủy - điện tử tàu thủy..
2.2.1 Quy trình phân tích công việc tại công ty.

Lựa chọn các công việc cần phân tích
Lựa chọn phương pháp thu thập thông tin
Tiến hành thu thập thông tin
Xử lý các thông tin thu thập được

Kết quả của phân tích công việc
Bước 1: Lựa chọn các công việc cần phân tích
• Các công việc được lựa chọn để phân tích công việc ở các bộ phận :
 Lãnh đạo : Giám đốc công ty, Phó giám đốc phụ trách nội dung chính, Phó

giám đốc phụ trách khoa học kỹ thuật, Phó giám đốc phụ trách sản xuất.
 Các phòng ban khác: Văn phòng công ty, Phòng tổ chức hành chính,

Phòng tài chính kế toán, Phòng kế hoạch điều độ, Trung tâm thiết kế khoa
học công nghệ.
19

Quản trị nhân lực căn bản-nhóm 1
•

Các công việc chưa được lựa chọn để phân tích ở các bộ phận:
 Ban quản lý dự án, Trung tâm điều khiển tự động hóa, Trung tâm điện
lực viễn thông, trung tâm cơ điện lạnh, xưởng sản xuất tủ bảng điện.

Công ty đã lập được danh sách các công việc cần phân tích nhưng chưa thật sự
đúng đắn bởi tất cả các công việc phải được phân tích 1 cách cụ thể mới đạt được
hiệu quả trong công việc và trong kinh doanh.
Bước 2: Lựa chon phương pháp thu thập thông tin:
1. Ngày:
2. Họ và tên:
3. Đơn vị:
4. Tên công việc
5. Tóm tắt nội dung công việc
6. Các nhiệm vụ chính
7. Các nhiệm vụ phụ
8. Mối quan hệ chủ yếu trong công việc

Mối quan hệ với các tổ chức
Mối quan hệ với cá nhân
9. Trách nhiệm giám sát quản lý

Phạm vi giám sát, quản lý
Đối tượng giám sát, quản lý
10. Yêu cầu trình độ học vấn

Không cần học vấn:
PTTH:
Trung cấp, học nghề:
Đại học
……….
11. Chuyên ngành học
12. Kinh nghiệm làm việc cần thiết

20


Quản trị nhân lực căn bản-nhóm 1
13. Kiến thức /kỹ năng cần thiết
14. Yêu cầu về thể chất/điềukiện làm việc

Phòng Tổ chức – Hành chính đưa mẫu phiếu mô tả nhiệm vụ như trên đã được quy
định trong hệ thống quản lý ISO 9001 : 2000 cho người quản lý các bộ phận và
quản đốc phân xưởng. Những người này sẽ điền các thông tin cần thiết về công việc
của mình vào mẫu phiếu đã được đưa sẵn.
Bước 3: Tiến hành thu thập thông tin
Các thông tin mà doanh nghiệp tiến hành chủ yếu là các thông tin về:trách
nhiệm, quyền hạn, báo cáo, thay thế khi vắng mặt, yêu cầu về năng lực, quan hệ
công tác. Đây là các thông tin cần thu thập được ghi trong phiếu mô tả nhiệm vụ.
Bước 4: Xử lý các thông tin thu thập được
Sau khi nhân viên các phòng điền đầy đủ các thông tin cần thiết vào phiếu
mô tả nhiệm vụ, phòng TC – HC sẽ tập hợp lại tất cả các phiếu đã được gửi đến các
phòng ban chức năng.
Trưởng phòng TC – HC sẽ xem xét và phê duyệt các phiếu đó. Đưa cho các
cán bộ phòng TC – HC viết ra văn bản mô tả nhiệm vụ của các vị trí, sau đó sẽ đưa
lên Giám đốc để xem xét lại và phê duyệt.

Các phiếu mô tả nhiệm vụ đã được phê duyệt sẽ được phòng TC – HC phô
tô thành hai bản; một bản giữ ở phòng TC – HC, một bản sẽ được đưa lên các bộ
phận liên quan. Các phiếu mô tả này sẽ được sử dụng vào các việc khác nhau tùy
theo yêu cầu của từng thời kỳ.
Bước 5: Các kết quả của PTCV
Với mỗi một chức danh công việc thì có một bản mô tả công việc. Ví dụ về
chức danh phó trưởng phòng tổ chức hành chính ( TC – HC)
1. Bản Mô Tả công việc

TỔNG CÔNG TY CÔNG NGHIỆP TÀU THỦY VIỆT NAM
CÔNG TY CƠ KHÍ - ĐIỆN - ĐIỆN TỬ TÀU THỦY
21


Quản trị nhân lực căn bản-nhóm 1
Bản yêu cầu công việc với người thực hiện
Chức danh: Phó trưởng phòng TC – HC
Mã số CV: PPTC01
Phòng/ban: TC - HC
Quản lý trực tiếp: Trưởng phòng TC - HC
Quản lý gián tiếp: Giám đốc và phó giám đốc khác
Chế độ làm việc: Hành chính

Yêu cầu công việc với người thực hiện
Trình độ văn hóa: 12/12
Trình độ chuyên môn: Đại học luật, Đại học kinh tế hoặc tương đương về quản lý nhân lực
Kiến thức chuyên môn: Hiểu biết về những quy định của nhà nước về công tác lưu trữ, bảo quản và sử
dụng con dấu. Hiểu biết các hoạt động của Quản trị nhân lực.
Kinh nghiệm: 2 năm kinh nghiệm
Ngoại ngữ: Tiếng Anh giao tiếp

Tin học: sử dụng thành thạo tin học văn phòng
Kỹ năng: kỹ năng quản lý, tổ chức, làm việc nhóm và làm việc độc lập
Tính cách:vui vẻ, hòa đồng, dễ thích ứng với môi trường làm việc mới.
Tố chất: có khả năng giao tiếp, thuyết trình và quan hệ xã hội

Giám đốc

Trưởng phòng TC – HC

Trưởng bộ phận

2. Bản tiêu chuẩn công việc
22


Quản trị nhân lực căn bản-nhóm 1

TỔNG CÔNG TY CÔNG NGHIỆP TÀU THỦY VIỆT NAM
CÔNG TY CƠ KHÍ - ĐIỆN - ĐIỆN TỬ TÀU THỦY

Bản tiêu chuẩn thực hiện công việc
Chức danh: Phó trưởng phòng TC – HC
Mã số CV: PPTC01
Phòng/ban: TC - HC
Quản lý trực tiếp: Trưởng phòng TC - HC
Quản lý gián tiếp: Giám đốc và phó giám đốc khác
Chế độ làm việc: Hành chính

Các nhiệm vụ và trách nhiệm của công việc

Thứ thự

Tiêu chuẩn
Nhận đầy đủ công văn, vào sổ và bảo quản con dấu đúng theo yêu cầu

Trách nhiệm 1

quy định của pháp luật

Thực hiện đúng trách nhiệm trưởng phòng giao. Tư vấn và cung cấp
Trách nhiệm 2

Giám đốc

thông tin kịp thời cho trưởng phòng

Trưởng phòng TC – HC

Trưởng bộ phận

23


Quản trị nhân lực căn bản-nhóm 1
2.2.2

Trách nhiệm của bộ phận liên quan tới công tác phân tích công

việc của công ty.
 Ban lãnh đạo:

• Đưa ra những phương án chiến lược trong việc phân tích công việc của công
ty.
• Quan tâm đúng mức trong quá trình phân tích công ciệc của công ty.
• Đánh giá, xem xét và phê duyệt các bản mô tả công việc và tiêu chuẩn công
việc đã hoàn chỉnh. Nếu bản mô tả công việc và bản tiêu chuẩn công việc
hợp lý thỳ ban lãnh đạo cần ra quyết định để áp dụng thực hiện.
 Các phòng ban khác:
• Trách nhiệm áp dụng các bản mô tả công việc và tiêu chuẩn công việc cụ thể
đối với từng công việc trong công ty.
• Hợp tác với bộ phận phân tích công việc để cung cấp các thông tin liên quan.
 Trách nhiệm của phòng TC – HC
•
Trong quá trình tiến hành PTCV, phòng TC – HC có nhiệm vụ:
•
Lập kế hoạch PTCV: lựa chọn phương pháp thu thập thông tin, thiết
kế phiếu mô tả nhiệm vụ. Phiếu mô tả nhiệm vụ được thiết kế dựa trên tài
liệu tập huấn nghiệp vụ lao động – tiền lương của Bộ lao động – thương
•

binh và xã hội.
Cử cán bộ nhân sự đưa các phiếu này đến các phòng/ban để thu thập
thông tin, sau đó hướng dẫn trưởng phòng các bộ phận và quản đốc điền các
thông tin vào mẫu phiếu. Các trưởng phòng và quản đốc có trách nhiệm phổ

biến và hướng dẫn nhân viên của mình thực hiện.
•
Tập hợp lại để xem xét và trưởng phòng TC – HC sẽ ký duyệt, các
cán bộ nhân sự viết văn bản kết quả PTCV sau đó sẽ trình lên Giám đốc xem
xét và ký duyệt.
•

In các phiếu mô tả nhiệm vụ ra làm nhiều bản, sao lưu và gửi đi các
•

phòng/ban khác một bản.
Như vậy có thể thấy rằng, với hoạt động PTCV thì phòng TC – HC
đóng vai trò chủ yếu trong tất cả các công việc.

24


Quản trị nhân lực căn bản-nhóm 1

2.3.1 Những giải pháp chủ yếu của công ty nhằm hoàn thành nhiệm vụ kế
hoạch.
 Về sản xuất kinh doanh:

Tiếp tục lấy các sản phẩm của ngành đóng tàu là trọng tâm và chiến lược phát
triển lâu dài. Bao gồm: thiết kế, chế tạo, cung cấp, lắp đặt, sửa chữa, hoán cải các
dản phẩm:
-

Hệ thống điện, đo lường điều khiển báo động toàn tàu.
Hệ thống tủ bảng điện.
Hệ thống vô tuyến điện- nghi khí hàng hải.
Hệ thống thiết bị trên boong: máy lái, tời, cầu...
Hệ thống lạnh, điều hòa không khí.

Tiếp tục phát triển sản xuất kinh doanh sang các lĩnh vực khác mà công ty đang
có uy tín như:
-

Điện lực viễn thông.
Hệ thống đo lường điều khiển trong dầu khí, xi măng, hóa chất.
Hệ thống lạnh, điều hòa không khí tại các tòa nhà cao tầng, các kho
lạnh...

Tiếp tục phát huy thế mạnh về lĩnh vực khoa học kỹ thuật để đăng ký và thực
hiện các đề tài, dự án khoa học công nghệ để tiếp tục năng cao trình độ và uy tín
của công ty trong lĩnh vực nghiên cứu khoa học.
Tiếp tục đầu tư, hoàn thành dự án đầu tư xây dựng nhà máy, tìm đối tác liên
doanh, liên kết sản xuất, ché tạo các sản phẩm và bao tiêu đầu ra tại Việt Nam và
nước ngoài.
 Về tổ chức nhân sự:
- Cơ cấu lại bộ máy sản xuất, sắp xếp lại các phòng ban, trung tâm để phù

hợp với điều kiện sản xuất thực tế của công ty.
25