Báo cáo thực tập cơ sở tại đại học văn hóa

HỌC VIỆN QUẢN LÝ GIÁO DỤC
KHOA QUẢN LÝ
­­­­­­­­­­­­­­­ o0o ­­­­­­­­­­­­­­­­

BÁO CÁO THỰC TẬP CƠ SỞ
     ĐỊA ĐIỂM THỰC TẬP: ĐẠI HỌC VĂN HÓA HÀ NỘI
NHÓM 45
                                               Họ và tên sinh viên trong nhóm: K6C QLGD
                                                                 
                                                               1 Trần Lan Phương 
                                                                                             2 Nguyễn Thị Phương Thảo
                                                                                             3 Kha Thị Nhị
          Giảng viên hướng dẫn: gvc Đậu Thị Hồng Thắm
                                                              
Hà Nội ­ 2015


  LỜI MỞ ĐẦU
   Chủ tịch Hồ Chí Minh đã từng khẳng định: “Học phải đi đôi với hành. Học mà 
không hành thì học vô ích, hành mà không học thì hành không trôi chảy”. Quả 
đúng là như vậy, “ lý luận không được áp dụng vào thực tiễn là lý luận suông, đồng 
thời thực tiễn không có lý luận soi sáng là thực tiễn mù quáng”. 
      Thực tập cơ sở là hoạt động gắn lý luận vào với thực tiễn, là điều kiện cần để 
sinh viên hiểu rõ vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quy trình làm việc…gắn với lý thuyết 
các môn chuyên ngành mình đang theo học. Thực hiện lời dạy của Bác.
       Thực tập cơ sở giúp sinh viên tìm hiểu các hoạt động quản lý giáo dục trong 
thực tế của một cơ quan quản lý giáo dục, của nhà trường và các cơ sở giáo dục 
khác, hoạt động của một cá nhân cụ thể trong hệ thống quản lý. Từ đó sinh viên có 
điều kiện được khẳng định và bổ sung thêm những kiến thức cơ bản quản lý và 
quản lý giáo dục cũng như ý thức nghề nghiệp trong tương lai. Đồng thời giúp sinh 
viên vận dụng các kiến thức về quản lý và quản lý giáo dục để tìm hiểu, phân tích 

và đánh giá, rút kinh nghiệm các hoạt động của một công việc tác nghiệp cụ thể, 
cũng như các hoạt động của nhà trường, cơ sở giáo dục và cơ quan quản lý giáo 
dục.
Nhóm chúng em đã lựa chọn địa điểm thực tập tại Phòng Công tác sinh viên 
Đại  học  Văn  hóa  Hà  Nội  để  thực  hiện  những  mục  tiêu  trên.  Trong  quá  trình  tác 
nghiệp, chúng em đã nhận được sự quan tâm tận tình, chỉ bảo chu đáo của các thầy 
cô,  tạo  điều  kiện  cho  chúng  em  hoàn  thành  bản  báo  cáo  thực  tập  theo  đúng  yêu 
cầu. Bản báo cáo thực tập gồm 3 phần:
Phần 1: Giới thiệu chung về trường Đại học Văn hóa Hà Nội


Phần 2: Phân tích hoạt động Phòng Công tác sinh viên và vị trí quan sát
Phần 3: Kết luận, khuyến nghị, bài học kinh nghiệm.
Bản báo cáo này là sản  phẩm trí tuệ chung của cả nhóm nhưng do thời gian 
có giới hạn, là lần đầu tiên chúng em đi thực tập, nên chắc chắn bài báo cáo còn 
nhiều thiếu sót. Chúng em rất mong nhận được sự góp ý của các thầy cô cùng các 
bạn sinh viên để bản báo cáo của chúng em được hoàn thiện hơn, cũng như giúp 
chúng em có thêm những bài học kinh nghiệm bổ ích cho đợt thực tập tốt nghiệp 
sau này.
Chúng em xin chân thành cảm ơn!

DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT
SV:

sinh viên

BHYT:

bào hiểm y tế

CTSV:

Công tác sinh viên


Phần 1: Giới thiệu chung Đại học Văn hóa Hà Nội
1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của nhà trường.
Trường Đại học Văn hóa Hà Nội được thành lập ngày 26/3/1959, theo Quyết định 
số 134/VH­QĐ của Bộ Văn hoá (Nay là Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch). Trong 
quá trình phát triển của mình, trường đã trải qua những giai đoạn lịch sử như sau:
* Giai đoạn 1: Từ 1959 đến 1960
Trường mang tên “Trường Cán bộ văn hoá”. Nhiệm vụ của trường khi đó là bồi 
dưỡng kiến thức, chính trị và nghiệp vụ cho cán bộ văn hoá.
* Giai đoạn 2: Từ tháng 8/1960 đến 1977
Trường được đổi tên thành trường “Lý luận nghiệp vụ văn hoá” theo quyết định số 
127/VHQĐ của Bộ Văn hoá.
* Giai đoạn 3: Từ 5/9/1977 đến 1982
Trường được nâng cấp thành Trường Cao đẳng nghiệp vụ văn hoá theo quyết định 
số 246/CP của Thủ tướng Chính phủ với chức năng đào tạo cao đẳng các ngành 
nghiệp vụ văn hoá.
* Giai đoạn 4: Từ 4/9/1982 đến nay
Trường một lần nữa được nâng cấp thành Trường Đại học Văn hoá Hà Nội theo 
quyết định số 228/TC­QĐ của Thủ tướng Chính phủ. Chức năng của trường là đào 
tạo các cán bộ thư viện, cán bộ bảo tồn bảo tàng, phát hành sách, văn hoá du lịch 
và những người tổ chức hoạt động văn hoá.
1.2 Chức năng của trường.
Cũng như các trường đại học khác, Đại học Văn hóa Hà Nội thực hiện hai chức 
năng chính: Đào tạo và nghiên cứu khoa học.
Chức năng Đào tạo
 Bậc đại học:

­ Thời gian đào tạo: 4 năm
­ Loại hình đào tạo
    + Đào tạo chính quy tập trung
    +Đào tạo không chính quy
    + Vừa học vừa làm (tại chức)
­Bằng: Cử nhân văn hoá
­ Chuyên ngành đào tạo:
     + Ngành Bảo tàng
     + Ngành Phát hành Xuất bản phẩm
     + Ngành Văn hoá Dân tộc
     + Ngành Quản lý Văn hoá
           Chuyên ngành Quản lý nhà nước về văn hoá
           Chuyên ngành Quản lý Nghệ thuật
          Chuyên ngành Giáo dục Âm nhạc
          Chuyên ngành Mỹ thuật Quảng cáo
+ Ngành Văn hoá Du lịch
          Chuyên ngành Hướng dẫn du lịch
+ Ngành Khoa học Thư viện
+ Ngành Thông tin học
+ Ngành Văn hoá học
+ Ngành Viết báo.
 Bậc sau đại học:
­ Thạc sỹ:
   + Thời gian đào tạo: Chính quy tập trung 2 năm hoặc chính quy tập trung theo 
định kỳ 3 năm
   + Bằng Thạc sỹ
   + Chuyên ngành đào tạo:

         · Thư viện học
         · Văn hoá học
         . Quản lý Văn hoá
­ Tiến sỹ:
   + Thời gian đào tạo: 5 năm đối với người có bằng đại học và 3­4 năm đối   với 
người có bằng thạc sỹ
   + Bằng Tiến sỹ
   + Chuyên ngành đào tạo:
         · Thư viện học
         · Văn hoá học
         · Đào tạo ngắn hạn :
­Thời gian: Từ 1 tuần đến 6 tháng (tuỳ theo từng lớp)
­Cấp chứng chỉ
­ Chuyên ngành đào tạo: Một số chuyên ngành và chuyên đề của bậc đào tạo đại 
học
Chức năng Nghiên cứu khoa học: Gồm các hướng nghiên cứu
o Thư viện học
o Chính sách và Quản lý văn hóa
o Bảo tồn bảo tàng
o Kinh doanh Xuất bản phẩm
o Du lịch học
o Văn hóa Dân tộc thiểu số
o Văn hóa học
o Lý luận phê bình văn học
o Văn hoá Đương đại
o Di sản văn hoá
o Xã hội học văn hoá

o Văn hóa Thế giới

1.3 Nhiệm vụ và quyền hạn.
           1. Trình Bộ trưởng đề án xây dựng và phát triển Trường, kế hoạch đào tạo, 
bồi dưỡng, nghiên cứu khoa học dài hạn, hàng năm và tổ chức thực hiện sau khi 
được phê duyệt.
            2. Tổ chức đào tạo nguồn nhân lực các ngành được phép đào tạo ở bậc đại 
học, cao đẳng theo phương thức chính quy, không chính quy và sau đại học theo 
phương thức chính quy; đào tạo văn bằng hai và bồi dưỡng nghiệp vụ theo chỉ tiêu 
được phân bổ của Nhà nước và nhu cầu của xã hội.
            3. Xây dựng chương trình đào tạo, kế hoạch giảng dạy và học tập đối với 
các ngành được phép đào tạo trên cơ sở chương trình khung do Bộ Giáo dục và 
Đào tạo ban hành; tổ chức biên soạn, duyệt và phát hành giáo trình, đề cương bài 
giảng, tài liệu tham khảo và các ấn phẩm khoa học khác nhằm phục vụ hoạt động 
đào tạo, nghiên cứu khoa học của Trường theo quy định của pháp luật.
            4. Xây dựng chỉ tiêu tuyển sinh và tổ chức tuyển sinh theo chỉ tiêu được 
phê duyệt; tổ chức đào tạo, thi, kiểm tra, công nhận tết nghiệp và cấp văn bằng, 
chứng chỉ cho các ngành nghề được phép đào tạo theo quy định của pháp luật.
            5. Tiến hành nghiên cứu khoa học; triển khai, ứng dụng tiến bộ khoa học, 
công nghệ và kết quả nghiên cứu khoa học vào thực tiễn hoạt động của Trường; 
gắn nghiên cứu khoa học với đào tạo nhằm nâng cao chất lượng đào tạo.
            6. Tổ chức các hoạt động dịch vụ đào tạo, nghiên cứu khoa học phù hợp với 
chức năng, nhiệm vụ được giao và theo quy định của pháp luật.
            7. Xây dựng trang thông tin điện tử (Website) riêng, quản lý và cung cấp 
các nguồn thông tin khoa học của Trường, tham gia vào các hệ thống thông tin 
chung của các trường đại học, viện nghiên cứu, các Bộ, ngành có liên quan.
            8. Hợp tác, liên kết với các cơ sở đào tạo, các tổ chức nghiên cứu khoa học 


trong nước và nước ngoài nhằm nâng cao chất lượng đào tạo theo quy định của 

pháp luật.
            9. Xây dựng và phát triển đội ngũ cán bộ, giảng viên đủ về số lượng, đồng 
bộ về cơ cấu và chuẩn hoá về trình độ đào tạo.
            10. Cải tiến công tác quản lý, hoàn thiện bộ máy tổ chức của Trường theo 
hướng tinh giản, gọn nhẹ, hoạt động có hiệu quả; thực hiện các nội dung cải cách 
hành chính theo chương trình, kế hoạch công tác của Bộ.
           11. Tự đánh giá chất lượng đào tạo và chịu sự kiểm định chất lượng đào tạo 
của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền.
           12. Quản lý nhân sự và người học, thực hiện các chế độ, chính sách đối với 
cán bộ, viên chức, người lao động và người học thuộc phạm vi quản lý của Trường 
theo quy định của pháp luật.
           13. Quản lý, sử dụng nhà đất, tài chính, tài sản, ngân sách được phân bổ và 
các nguồn thu khác theo quy định của pháp luật.
           14. Thực hiện các nhiệm vụ khác trong Điều lệ trường đại học và được Bộ 
trưởng giao.
1.4 Cơ cấu tổ chức
1. Lãnh đạo trường:
            Hiệu trưởng và các Phó Hiệu trưởng.
            2. Các phòng, ban chức năng:
            a) Phòng Tổ chức cán bộ;
            b) Phòng Hành chính ­ Quản trị;
            c) Phòng Tài vụ;
            d) Phòng Đào tạo;
            đ) Phòng Quản lý khoa học và Hợp tác quốc tế,
            e) Phòng Công tác sinh viên.


            3. Các khoa và bộ môn:
            a) Khoa Bảo tàng;
            b) Khoa Phát hành xuất bản phẩm;

            c) Khoa Quản lý văn hóa ­ nghệ thuật;
            d) Khoa Sáng tác và Lý luận ­ Phê bình văn học;
            đ) Khoa Thư viện ­ Thông tin;
           e) Khoa Văn hóa dân tộc thiểu số,
            g) Khoa Văn hóa du lịch;
            h) Khoa Văn hóa học;
            l) Khoa Mác­Lênin;
            k) Khoa Sau đại học;
            l) Khoa Tại chức;
            m) Bộ môn Công nghệ thông tin;
            n) Bộ môn Giáo dục thể chất ­ Quốc phòng;
            o) Bộ môn Ngoại ngữ.
            4. Các tổ chức trực thuộc: 
            a) Viện Văn hóa;
            b) Trung tâm Thông tin ­ Thư viện;
            c) Ban quản lý Ký túc xá.
            Hiệu trưởng Trường Đại học Văn hóa có trách nhiệm quy định chức năng, 
nhiệm vụ cụ thể cho các phòng, khoa, bộ môn, tổ chức trực thuộc; sắp xếp, bố trí 
cán bộ, viên chức theo đúng cơ cấu chức danh và tiêu chuẩn nghiệp vụ; xây dựng 
do và ban hành Quy chế tổ chức và hoạt động của Trường.
1.6 Một số thành tựu của trường.
  Là trường đại học lớn nhất của Bộ Văn hoá, Thể thao và Du lịch, 50 năm qua, 
trường đã đào tạo được hàng chục nghìn cán bộ văn hoá hiện đang công tác trên 


khắp mọi miền đất nước. Hầu hết đội ngũ cán bộ văn hoá ở các cơ quan trung ương 
và địa phương đều đã hoặc đang là sinh viên Đại học Văn hoá Hà Nội. Trong số họ 
có  rất  nhiều  cán  bộ  đang  làm  công  tác  quản  lý  và  lãnh  đạo,  giữ  vai  trò  chủ  chốt 
trong các cơ quan của chính phủ và ngành văn hoá­ thông tin. Nhiều cán bộ văn 
hoá của Lào và Căm­ Pu­ Chia cũng đã được đào tạo tại trường.

  Trường có quan hệ hợp tác với nhiều trường đại học lớn và các tổ chức khoa học 
uy tín của nước ngoài, liên kết triển khai nhiều hoạt động hợp tác khoa học và đào 
tạo có hiệu quả.
  Hệ đào tạo sau đại học được hình thành từ năm 1991 với hai ngành Thông tin thư 
viện và Văn hoá học, đáp ứng nhu cầu nâng cao trình độ của hàng nghìn cán bộ thư 
viện và cán bộ văn hoá do nhà trường đào tạo trước đây. Đến nay, hệ sau đại học 
của trường đã đào tạo được hơn 200 thạc sỹ thuộc hai ngành này.
  Trường đã đẩy mạnh công tác nghiên cứu khoa học. Nhiều hội nghị khoa học có 
quy mô toàn ngành, toàn quốc đã được triển khai ngay cả trong thời kỳ chiến tranh. 
Các đề tài nghiên cứu của trường đã tiếp cận những vấn đề lý luận cơ bản về văn 
hoá truyền thống, đồng thời góp thêm tiếng nói vào việc nghiên cứu văn hoá hiện 
đại.
  Công tác nghiên cứu khoa học của sinh viên cũng phát triển mạnh mẽ. Năm nào 
cũng có những công trình nghiên cứu khoa học của sinh viên được trao giải thưởng 
“Sinh viên nghiên cứu khoa học” của ngành đại học. Hai năm liền trường được Bộ 
Giáo dục­ Đào tạo tặng Bằng khen là đơn vị “đạt thành tích cao trong phong trào 
sinh viên nghiên cứu khoa học”.
   Vì những thành tích trên, Trường Đại học Văn hoá đã đạt được nhiều Bằng khen 
và  ba  Huân  chương  Lao  động: Huân  chương  Lao  động  hạng  Ba (1984), Huân 
chương Lao động hạng Hai (1989), Huân chương Lao động hạng Nhất(1994) 
và Huân chương Độc lập hạng Ba (2004).


 1.7  Hướng phát triển của trường những năm tới

   Tiếp tục giữ vững mô hình đào tạo kết hợp nghiên cứu khoa học, từng bước mở 
rộng quy mô, nâng cao chất lượng, hiệu quả đào tạo và nghiên cứu khoa học; phấn 
đấu trở thành một trong những trung tâm nghiên cứu lớn về văn hoá nói chung, về 
khoa học quản lý và nghiệp vụ văn hoá nói riêng của cả nước.
Phần 2: Phân tích hoạt động Phòng Công tác sinh viên và vị trí quan sát

I.Tình hình hoạt động tổ chức
 1.1Quá trình hình thành và phát triển của phòng Công tác sinh viên – Đại 
học Văn hóa  Hà Nội
     Nhằm thực hiện mục tiêu hoạt động của nhà trường được thuận lợi, năm 1998, 
phòng Công tác chính trị – Đại học Văn hóa Hà Nội được thành lập năm dự trên cơ 
sở Phòng Tuyên huấn với mục đích làm công tác tuyên tuyên truyền, tư tưởng và 
công tác chính trị cho sinh viên, học viên của trường. Sau 4 năm, cùng với sự phát 
triển của trường, nhiều yêu cầu nhiệm vụ mới đặt ra cho Nhà trường và cán bộ, 
nhân viên trong phòng, do đó được sự chỉ đạo của nhà trường, phòng tiếp tục đổi 
tên thành Phòng Công tác chính trị và Quản lý sinh viên với nhiệm vụ vừa làm 
công tác chính trị ­ tư tưởng cho sinh viên, học viên và cán bộ nhân viên trong 
trường và thêm nhiệm vụ mới là làm công tác quản lý sinh viên, hỗ trợ sinh viên 
trong quá trình học tập tại trường. Từ năm 2006 đến nay Phòng có tên là phòng 
Công tác sinh viên. 
1.2 Chức năng.
         ­ Tham mưu cho Ban Giám hiệu về công tác chính trị ­ tư tưởng đối với cán 
bộ,  sinh  viên  hệ  chính  quy,  học  viên  hệ  vừa  làm  vừa  học,  học  viên  sau  đại  học, 
nghiên cứu sinh; chế độ chính sách của sinh viên; khen thưởng, kỷ luật sinh viên 
và quản lý sinh viên, học viên;


­ Tổ  chức  thực  hiện  các  hoạt  động  liên  quan  đến  giáo  dục  chính  trị  ­  tư 
tưởng, chế độ chính sách của sinh viên; khen thưởng, kỷ luật sinh viên và 
quản lý sinh viên, học viên.
1.3 Nhiệm vụ
        ­­ Công tác chính trị, tư tưởng:
  +  Tổ  chức  các  chương  trình  sinh  hoạt  chính  trị  ­  tư  tưởng;  các  hoạt  động 
thông tin tuyên truyền ­ giáo dục; các hoạt động kỷ niệm các ngày lễ lớn trong năm 
cho cán bộ và sinh viên, học viên; 
 + Tổ chức học tập quán triệt các chỉ thị, nghị quyết của Đảng và Nhà nước; 

các buổi nói chuyện thời sự ngoại khoá trong cán bộ và sinh viên, học viên;
 + Tổ chức Tuần sinh hoạt Công dân – Sinh viên hằng năm;
 + Tổ chức thi lại bài thu hoạch (hình thức thi viết) và đối với những sinh 
viên không nộp bài hoặc điểm bài đạt điểm dưới 5 (năm);
  +  Tổ  chức  học  lại  Tuần  sinh  hoạt  đối  với  những  sinh  viên  không  đủ  điều 
kiện chuyên cần hoặc không tham gia sinh hoạt đầu năm;
 + Tổ chức các hoạt động văn hóa, văn nghệ phục vụ cho việc giáo dục tư 
tưởng, xây dựng nếp sống văn hóa trong sinh viên, học viên.
 + Chụp ảnh, viết tin, bài trên mục Tin tức – Sự kiện trang website của nhà 
trường và tham gia Ban Quản trị trang web.
 + Thực hiện việc trang hoàng băng, cờ, khẩu hiệu trong khu vực trường và 
ở các Hội nghị do trường tổ chức.
­ Quản lý sinh viên:
+  Tiếp nhận hồ sơ học sinh sinh viên và quản lý lưu trữ, bổ sung, cập nhật hồ sơ 
học sinh, sinh viên trong suốt quá trình học tập, rèn luyện tại trường, xác minh tính 
hợp pháp của văn bằng đầu vào của học sinh sinh viên theo đúng quy định, chuyển 
trả hồ sơ cho học sinh sinh viên khi học sinh sinh viên có nhu cầu cá nhân và ra 
trường, lập danh sách trích ngang các lớp gửi phòng đào tạo làm bằng tốt nghiệp.


+ Tổ chức việc làm Thẻ sinh viên, Thẻ Học viên, làm thủ tục mua các loại bảo hiểm 
cho sinh viên (như thẻ Bảo hiểm Y tế, Bảo hiểm xã hội…).
+ Lập hồ sơ quản lý, theo dõi về tư tưởng, đạo đức, quá trình học tập và đánh giá 
kết quả điểm rèn luyện của sinh viên hệ chính quy;
+ Phát động phong trào thi đua trong sinh viên, tổ chức xét khen thưởng, kỷ luật 
sinh viên;
+ Nhận xét, đánh giá sinh viên hàng năm và cả quá trình học tập và đánh giá kết quả 
điểm rèn luyện trong trường;
+ Tổ chức việc xét học bổng khuyến khích học tập sinh viên và thực hiện một số 
chế độ, chính sách, trợ cấp xã hội khác đối với sinh viên;

+ Phối hợp với Hội sinh viên tổ chức Hội nghị đối thoại hàng năm giữa sinh viên 
với lãnh đạo nhà trường;
+ Giải quyết các vụ việc liên quan đến sinh viên, học viên.
 ­ Quản lý Nhà văn hóa:
 + Quản lý, sử dụng  trang thiết bị được nhà trường trang bị cho Nhà văn hoá và tổ 
chức hoạt động của Nhà văn hóa theo đúng quy định của nhà trường.
­ Soạn thảo và lưu trữ các văn bản liên quan đến nhiệm vụ của phòng.
­ Thực hiện các nhiệm vụ khác do Ban Giám hiệu giao.
1.4 Cơ cấu tổ chức.
­ Trưởng phòng: Ths. Lại Phú Hạnh
­ Phó Trưởng phòng:
­ Các bộ phận: 
+ Công tác chính trị, tư tưởng & Tổ chức sự kiện
          + Công tác văn phòng
          + Công tác Nhà văn hóa



II.Tình hình hoạt động của chuyên viên
2.1Tiếp nhận và xử lý giấy tờ cho sinh viên
Nội dung của công việc: Tiếp nhận giấy tờ:
­ Giấy xác nhận vay vốn
­ Đơn xin xét trợ cấp xã hội
­ Giầy đăng ký vé tháng xe bus
­ Sổ ưu đãi giáo dục đào tạo
­ Giấy xác nhận sinh viên
­ Phiếu yêu cầu xác nhận sinh viên
Mục đích: Giải quyết nhanh chóng, chính xác các giấy tờ của sinh viên tạo điều 
kiện thuận lợi cho sinh viên khi xin giấy.
Cách tiến hành: 

Bước 1: Kiểm tra thẻ sinh viên, đối chiếu thông tin trên thẻ sinh viên với thông tin 
trong đơn xin xác nhận. 
Bước 2: Sau khi kiểm tra thông tin đã đúng và đầy đủ, hẹn sinh viên thời gian quay 
lại phòng lấy giấy.
Bước 3: Phân loại và sắp xếp các loại đơn theo từng nhóm riêng:
o Nhóm đơn xin xác nhận để vay vốn
o Nhóm đơn xin xác nhận để làm vé xe bus
o Nhóm đơn xin xác nhận sinh viên… 
Bước4: Nộp lại cho Trưởng phòng  để xin chữ ký.
Bước5: Thứ 4 và thứ 6 đưa tập giấy tờ của sinh viên đã được trưởng phòng ký tới 
phòng văn thư xin giấu xác nhận.
Bước6: Sắp xếp các giấy tờ đã hoàn thiện cho sinh viên vào từng tập thuận tiện cho 
sinh viên tới lấy.
Phương pháp thực hiện:
+ Đối chiếu, so sánh


+ Tổng hợp.
Kết quả đạt được: Sắp xếp các loại đơn một cách khoa học, đầy đủ, thực hiện công 
tác tiếp nhận đơn đúng với quy trình làm việc của Phòng. Hoàn thành tốt việc 
chuyển giao các giấy tờ đến Trưởng phòng và tới văn thư.
2.2Quản lý quá trình học tuần sinh họat chính trị công dân cho sinh viên 
Tuần học công dân là hoạt động chính trị ý nghĩa đối với sinh viên được diễn 
ra  hàng  năm,  nhằm  phổ  biến  kiến  thức  chính  trị,  quán  triệt  nội  dung  Nghị  quyết 
Đại hội XI của Đảng, Nghị quyết Đại hội lần thứ XV Đảng bộ TP Hà Nội, Nghị 
quyết Đại hội Đảng bộ ĐHVH , tiếp tục đẩy mạnh thực hiện học tập và làm theo tư 
tưởng, tấm gương đạo đức, phong cách Hồ Chí Minh trong các hoạt động học tập 
và rèn luyện của HSSV gắn với các cuộc vận động khác của ngành theo hướng dẫn 
của Bộ Giáo dục & Đào tạo. Qua đó, sinh viên được cung cấp sâu hơn những kiến 
thức về chính trị, an ninh, về các hoạt động phong trào. Từ đó các em sẽ có những 

định hướng tốt và có kĩ năng vững vàng trong môi trường sống và học tập mới.
Nội dung của công việc
Bước 1 Mời báo cáo viên chấm bài 
Gửi giấy mời qua email và gọi điện thoại cho các báo cáo viên
Bước 2 Phân công cán bộ vào điểm
Phân công các cán bộ trong phòng Công tác sinh viên chọn khoa vào điểm.
Bước 3 Làm điểm bài thu hoạch khóa 55 
Nhập danh sách những sinh viên đạt/không đạt yêu cầu trong bài thu hoạch Khoa 
Bước 4 In danh sách kết quả bài thu hoạch 
+In danh sách kết quả bài thu hoạch
In toàn bộ những danh sách làm điểm đã hoàn thành theo mẫu quy định nội bộ
+Gửi lãnh đạo ký.


Gửi thầy trưởng phòng xét duyệt, ký và đưa về phòng Hành chính­Tổng hợp đóng 
dấu.
+Gửi danh sách về khoa
Gửi danh sách kết quả về các khoa để khoa chuyển về đơn vị lớp
+Lưu danh sách kết quả bài thu hoạch trong tài liệu phòng.
Bước 5 Gửi danh sách bảng điểm
Gửi danh sách bảng điểm bài thu hoạch tuần sinh hoạt chính trị công dân khóa 55 
về các khoa.
Bước 6 Thông báo lịch học lại, thi lại những sinh viên không đạt trong đợt 1
Làm thông báo lịch học lại, thi lại trình cho thầy trưởng phòng xét duyệt, sau đó 
đưa lên văn thư. Sau khi BGH ký duyệt, đóng dấu, ban hành gửi lại văn thư.
Văn thư gửi thông báo phòng Công tác sinh viên,  đảm nhận đưa thông báo đến các 
khoa
Bước 7 Lên kế hoạch học lại tuần sinh hoạt chính trị công dân khóa 55 
+Mời báo cáo viên
Gửi giấy mời qua email và gọi điện thoại cho các báo cáo viên

+Phân công cán bộ quản lý cho lớp học lại, thi lại.
Kết quả đạt được: Sắp xếp các bước một cách khoa học, đầy đủ, thực hiện công tác  
tổ chức quá trình học tuần sinh họat chính trị công dân cho sinh viên tốt, chính xác.
2.3Tiến hành thủ tục làm và trả thẻ sinh viên.
Mục đích: Sinh viên nào cũng cần có thẻ sinh viên để xác định sinh viên đó học 
trường nào, ngành nào và lớp nào. Việc làm và cung cấp thẻ đúng thời hạn là 
nhiệm vụ quan trọng, tạo điều kiện cho sinh viên được tham gia các hoạt động học 
tập, nghiên cứu trong trường  dễ dàng cũng như các hoạt động xã hội khác.
 Nội dung: Hưỡng dẫn sinh viên điền đầy đủ thông tin vào phiếu có sẵn sau đó thu 
tiền và phiếu của sinh viên, vào danh sách và gửi danh sách đi làm thẻ sinh viên.


Yêu cầu của công việc: 
1. Hoàn thành nhanh chóng và chính xác các thủ tục cho sinh viên.
2. Nhanh chóng gửi danh sách sinh viên làm thẻ tới ngân hàng vì đây là thẻ 
liên kết.
3.  Đảm bảo tính chính xác cao, tránh nhầm lẫn và sai xót.
Cách tiến hành: 
1. Phát mẫu đơn làm lại thẻ sinh viên cho sinh viên và hưỡng dẫn sinh 
viên điền đầy đủ thông tin vào mẫu đơn .
2. Thu mẫu đơn của sinh viên kèm một CMT phô tô, hai ảnh 3X4 và 
phí làm thẻ. Kiểm tra lại các thông tin thật chính xác và hẹn sinh viên 
bốn tuần sau tới phòng nhận lại giấy.
3. Điền đầy đủ thông tin của sinh viên ghi ở mâu đơn vào mẫu ở dưới 
để gửi lên ngân hàng xin làm lai thẻ cho sinh viên.
4. Sau khi hoàn thành xong mẫu đơn vào mỗi cuối tuần tiến hành gọi 
điện cho người đại diện của ngân hàng tới nhận mẫu đơn xin làm lại 
thẻ của sinh viên
5. Sau thời gian bốn tuần bên ngân hàng sẽ gửi thẻ sinh viên kèm danh 
sách về phòng sẽ tiến hành kiểm tra lại số lượng của thẻ theo danh 

sách.
6. Khi sinh viên tới nhận lại thi  yêu cầu sinh viên tìm đúng tên của 
mình, trình CMT của sinh viên để kiểm tra thông tin trên CMT với 
thẻ sinh viên mới và yêu càu sinh viên ký đúng tên của mình.
Phương pháp thực hiện:
+ Quan sát.
+ Ghi chép.
+ Tổng hợp.
Kết quả đạt được: 


Giải quyết thủ tục hành chính cho sinh viên trong trường, làm và trả thẻ 
sinh viên đúng thời hạn, tránh để xảy ra sai sót, nhầm lẫn , kỹ năng giao tiếp 
lih hoạt nơi văn phòng.
2.4Tổ chức làm thẻ BHYT
Căn cứ pháp lý.
­ Theo quy định của Luật bảo hiểm y tế (BHYT) từ ngày 01/01/2010 đối 
tượng HSSV (khoản 21 điều 12) có trách nhiệm phải tham gia BHYT. Nên 
làm thẻ bảo hiểm y tế kịp thời cho sinh viên là một nhiệm vụ quan trọng để 
thuận lợi cho việc khám chữa bệnh cá nhân. 
­ Căn cứ vào kế hoạch hoạt động của trường
Việc tổ chức làm thẻ BHYT cho sinh viên được phòng triển khai nhanh 
chóng.
Mô tả
 Quy trình tổ chức làm thẻ BHYT
+ Ra thông báo làm thẻ bảo hiểm y tế.
+ Danh sách đăng kí làm thẻ bảo hiểm y tế.
+Sinh viên kí xác nhận đã nộp tiền và bên tài vụ xác nhận sinh viên đã nộp tiền 
làm thẻ với phòng CTSV.
+ Lập danh sách, tổng hợp sinh viên làm thẻ BHYT.

+ Liên lạc với công ty BHYT.
+ Gửi Gmail danh sách SV làm thẻ BHYT cho công ty bảo hiểm.
 Trả thẻ BHYT
Sau khi nhận được thẻ từ công ty bảo hiểm, phòng tổ chức trả thẻ BHYT
1 Sau khi nhận được thẻ y tế tiến hành kiểm ra danh sách các lớp với số lượng thẻ
.Sắp xếp thẻ theo lớp, theo đơn vị khoa để thuận tiện khi trả thẻ cho sinh viên.


2 In danh sách các lớp có thẻ bảo hiểm y tế có lưu trong máy tính rồi kẹp tương 
ứng danh sách các lớp vào các khoa và thẻ tương ứng để sinh viên ký nhận.
3 Gọi điện cho các giáo vụ khoa với nội dung: nhắn lớp trưởng các lớp có thẻ y tế 
lên lấy thẻ.
4 Khi sinh viên xuống lấy thẻ hỏi sinh viên học lớp nào và khoa nào, tìm thẻ cùng 
danh sách sinh viên  kèm theo trong từng túi đã phân loại theo khoa, yêu cầu 
sinh viên kiểm tra số lượng thẻ cùng với danh sách đã trùng nhau chưa.
5 Sau đó yêu cầu sinh viên ký nhận gồm đầy đủ họ tên và số điên thoại vào bản 
danh sách các lớp tới nhận thẻ y tế.
6 Hướng dẫn sinh viên về lớp  cho các bạn ký tên vào bản danh sách đã in sẵn, 
nếu bạn nào có sai sót về ngày sinh, họ tên, giới tính...... thì ghi vào danh sách 
mình sai như thế nào,  đồng thời gạch chố sai trên bảo hiểm y tế và ghi thông 
tin đúng vào đó. Sau khi hoàn thành lớp trưởng ký tên ghi số lượng, ghi số điện 
thoại vào lớp trường dưới chố lớp trưởng ký tên... yêu cầu lớp trưởng muộn 
nhất sau hai ngày sau khi nhận danh sách phải nộp lại danh sách đã hoàn thiện 
và thẻ sai.
3, Đánh giá, nhận xét
­ Với cách làm việc khoa học, tỉ mỉ chi tiết, giúp quản lí chặt chẽ thông tin, 
tránh sai sót khi làm thẻ
Về chuyên môn, nghiệp vụ yêu cầu ở chuyên viên:
­ Xây dựng và thực hiện đúng quy trình.
­ Tạo lập các chứng cứ cho từng giai bước thực hiện phục vụ cho việc kiểm 

tra, đánh giá sau này.
­ Sơ kết từng giai đoạn, tổng kết khi thực hiện xong quy trình.
­ Ghi nhận kết quả, lập hồ sơ lưu.
2.5Tổ chức xét khen thưởng, kỷ luật sinh viên.


Mục đính:
Đây là hoạt động được tiến hành hàng năm, đảm bảo và thúc đẩy hơn nữa ý 
nghĩa của phong trào thi khen thưởng của phòng cũng như của trưởng, tạo 
động lực động viên, lôi cuốn, khuyến khích mọi cá nhân, tập thể phát huy 
truyền thống yêu nước, năng động, sáng tạo vươn lên hoàn thành tốt nhiệm 
vụ được giao.Bên cạnh đó phải thực hiện kỉ luật đối với những trường hợp 
vi phạm nặng để giáo dục , răn đe .
Quy trình 
Khen thưởng
o Thông báo v/v : Khen thưởng nâm học đối với sinh viên và tập thể năm 
1,2,3 bậc Đại học, Cao đẳng và liên thông)
o Biên bản xét họp khen thưởng năm học 2013­2014
o Quyết định v/v: Khen thưởng sinh viên năm 1,2,3 bậc Đại học, Cao đẳng và 
liên thông hệ chính quy đào tạo theo chương trình tín chỉ.
o Danh sách khen thưởng sinh viên năm học 2013­2014
Kỷ luật
o Bản tóm tắt hồ sơ kỷ luật sinh viên
o Biên bản họp xét kỷ luật
o Bản tường trình 
o Bản kiểm điểm
o Quyết định về kỷ luật sinh viên năm học 2014­2015
Nhận xét: 
Trong quá trình thực hiện cô đã thực hiện theo đúng qui trình ISO, đảm bảo đúng 
công tác thi đua khen thưởng, kỉ luật tạo sự công bằng, động lực để sinh viên phấn 

đấu nâng cao chất lượng dạy học cuả nhà trường.
2.6Quản lí hồ sơ sinh viên.


Sắp xếp hồ sơ lý lịch sinh viên Khóa 55 theo danh sách.
Mục đích, nội dung : Bất cứ một tài liệu nào trong văn phòng cũng phải được sắp 
xếp và lưu trữ một cách khoa học. Đặc biệt là hồ sơ của sinh viên. Việc sắp xếp và 
phân loại hồ sơ nhằm mục đích phân loại hồ sơ theo một trật tự, khoa học và không 
bị nhầm lẫn hay thất lạc giữa các lớp và các khoa trong trường với nhau. Dễ dàng 
trong việc tìm kiếm và công việc đó thể hiện lối làm việc khoa học, hiện đại trong 
công tác hành chính văn phòng.
Việc sắp xếp lý lịch sinh viên k55 được tiến hành theo các bước như sau:
Bước 1:
Phân loại các túi hồ sơ sinh viên có sẵn theo các khoa để dễ tìm đồng thời in tất cả 
danh sách các lớp khoa 55 và cũng sắp xếp theo khoa như túi hồ sơ.
Bước 2:
Lần lươt kiểm tra từng túi hồ sơ một, trong túi hồ sơ đầy đủ của một sinh viên sẽ 
có:
­ 1 Chứng minh thư phô tô của sinh viên
­ 1 Sơ yếu lý lịch của sinh viên có ảnh 3x4
­ 1 Thông tin sinh viên có ảnh 3x4
Lần lượt kiểm tra các túi hồ sơ tương ứng với danh sách lớp. Lần lượt theo danh 
sách sinh viên tìm trong tập hồ sơ đúng tên sinh viên đó đánh dấu thứ tự đúng theo 
trong danh sách và sắp xếp theo thứ tự.
Sinh viên nào thiếu giấy tờ nào thì ghi chú vào danh sách sinh viên đó.
Bước 3:
Thao tác như trên cho tới hết tất cả các khoa theo danh sách.
Bước 4: 
Từ cách sắp xếp chuẩn,nhập thông tin trên lí lịch vào phần mềm quản lí sinh viên 
theo tiêu chuẩn ISO

Bước 5: 


Cho toàn bộ giấy tờ vào túi đựng hồ sơ để đảm bảo mục đích lưu trữ và tra cứu và 
sử dụng.
Nhận xét: thực hiện theo đúng qui trình ISO, đảm bảo đúng thông tin người học tạo 
điều kiện quản lý sinh viên, không bị lẫn, nhầm, sót thông tin.
Đánh giá về hoạt động của chuyên viên
      Trong thời gian quan sát và tìm hiểu về vị trí chuyên viên phòng Công tác sinh viên­
cô Ông Thị Mai Huyền. Chúng em nhận thấy cô làm việc nghiêm túc, đúng thời gian, có 
kế hoạch rõ ràng và luôn hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao. Là một nhà quản lý có kinh 
nghiệm cô xử lý công việc rất thành thạo, linh hoạt và khoa học, đảm bảo đúng quy trình 
và đúng các qui định trong qui chế mà Bộ GD&ĐT ban hành.

Ưu điểm            
­ Làm tròn trách nhiệm của một chuyên viên phòng Công tác sinh viên, luôn hoàn 
thành nhiệm vụ được giao theo đúng chương trình và kế hoạch.
­ Nhiệt tình, say mê với công việc, tận tình với công việc nhà trường, luôn tạo điều 
kiện giúp đỡ các nhân viên trong phòng, đồng nghiệp… 
­  Có  kinh  nghiệm  lâu  năm  trong  nghề  và  nắm  vững  những  kiến  thức  cần  thiết 
trong việc quản lý. Vì vậy mọi công việc luôn được thực hiện một cách khoa học và đạt 
hiệu quả cao. 
­ Có thái độ hòa đồng với cấp trên, với đồng nghiệp và với môi trường xã hội. 
­ Phối hợp chặt chẽ, hội ý công tác với cấp trên.
Nhược điểm
 ­  Kiến thức về tiếng anh còn hạn chế.
­ Do thực hiện nhiều công việc nên sai sót, nhầm lẫn là khó tránh khỏi.

Phần 3: Kết luận, khuyến nghị, bài học kinh nghiệm.