Slide Quản lý dự án (QLDA) chương 3

Chương 3

QUẢN LÝ THỜI GIAN VÀ
TIẾN ĐỘ DỰ ÁN

1


Mục đích, yêu cầu




Mục đích
Nghiên cứu các công cụ quản lý thời gian của
dự án, nhằm chủ động trong quản lý tiến độ dự
án.
Yêu cầu
- Nắm được các phương pháp biểu diễn sơ đồ
mạng công việc.
- Các thông số cơ bản của sơ đồ mạng giúp kiểm
soát tiến độ dự án: Đường găng, thời gian bắt
đầu và kết thúc công việc, thời gian dự trữ…
- Các công cụ chủ yếu quản lý thời gian và tiến độ
dự án.
2


Nội dung
I. Khái niệm, ý nghĩa của quản lý thời
gian và tiến độ dự án

II. Mạng công việc
III. Kỹ thuật tổng quan và đánh giá dự
án (PERT) và phương pháp đường
găng (CPM)
IV. Phương pháp biểu đồ thanh ngang
(GANTT) và biểu đồ đường chéo
3


I. Khái niệm, ý nghĩa của quản lý
thời gian và tiến độ dự án


1.1. Khái niệm: Quản lý thời gian dự án bao gồm các
quá trình cần thiết phải thực hiện để hoàn thành dự án
đúng thời hạn trong phạm vi các nguồn lực cho phép,
đồng thời đảm bảo các yêu cầu về chất lượng đã định.



Quản lý thời gian dự án có tầm quan trọng đặc biệt vì:
- Thời gian là yếu tố ít có khả năng co giãn nhất, khi
thời gian đã trôi qua thì không lấy lại được nữa.

4


- Vấn đề lịch trình thực hiện dự án luôn là nguyên nhân chủ yếu của
những xung đột liên quan đến dự án.
- Quản lý thời gian là cơ sở để giám sát chi phí cũng như các nguồn

lực khác cần cho dự án.
- Quản lý thời gian là cơ sở hoàn thành dự án đúng thời hạn, trong
phạm vi các nguồn lực cho phép, đảm bảo các yêu cầu về chất
lượng.

5


Tần suất xuất hiện các tranh chấp theo các
nguyên nhân qua các giai đoạn của dự án
C onflict Intensity

0.40
0.35
0.30
0.25

Average
Total Conflict

0.20
0.15
0.10
0.05
0.00

Project
Formation

Early Phases

Middle Phases

End Phases

6

Schedules
Priorities
Manpower
Technical opinions
Procedures
Cost
Personality conflicts


Nội dung cơ bản quản lý thời gian
và tiến độ dự án


Xác định các công việc của dự án.



Xác định trình tự các công việc cần tiến hành.



Dự kiến nguồn lực cần thiết cho các công việc.



Ước tính thời gian cần thiết để thực hiện các công việc.



Xây dựng lịch trình thực hiện dự án.



Giám sát thực hiện lịch trình dự án.

7


II. Mạng công việc
1.

Khái niệm và tác dụng của mạng
công việc

2.

Các phương pháp biểu diễn mạng
công việc


Phương pháp đặt công việc trên
mũi tên (AOA)



Phương pháp đặt công việc trên
8
các nút (AON)


2.1. Khái niệm và tác dụng
của mạng công việc


Khái niệm: Mạng công việc là kỹ thuật trình bày dưới dạng sơ đồ kế
hoạch tiến độ các công việc, mối quan hệ phụ thuộc giữa các công
việc cả về thời gian và thứ tự trước sau.



Có 3 loại quan hệ phụ thuộc

- Phụ thuộc bắt buộc
- Phụ thuộc tùy ý
- Phụ thuộc bên ngoài

9


Ví dụ về mạng công việc của một dự án
2

C(3)

6

G(2)

A(6)
E(7)

1

4

B(3)

F(4)

3


7

Các đường công việc:
1. a, c, g: 11 tuần.
3. b, e:10 tuần.

D(5)

5

2. a, e: 13 tuần.

4. b, d, f: 12 tuần
10


Tác dụng của mạng công việc


Phản ánh MQH tương tác giữa các công việc của dự án.



Cho phép xác định thời gian hoàn thành dự án trên cơ sở
thời gian thực hiện những công việc mà nhất thiết phải
theo thứ tự trước sau (đường găng).



Là cơ sở xác định thời gian dự trữ các sự kiện, các công
việc và đường găng của dự án.



Cho phép lựa chọn thời gian bắt đầu và kết thúc của một
công việc cụ thể để vừa đảm bảo tiến độ dự án, vừa tiết
kiệm chi phí và phân phối đều các nguồn lực dự án.



Là cơ sở để lập kế hoạch, kiểm soát, theo dõi kế hoạch tiến
độ và thời gian hoàn thành dự án.

11


2.2. Các phương pháp biểu diễn mạng công việc
2.2.1. Phương pháp đặt công việc trên mũi tên (AOA)
Một số khái niệm


Công việc: Là một nhiệm vụ hoặc nhóm nhiệm vụ cụ thể
cần được thực hiện của dự án, có đòi hỏi thời gian,
nguồn lực và chi phí để hoàn thành.



Mỗi công việc được biểu diễn bằng một mũi tên, trên đó
ghi tên công việc và độ dài thời gian thực hiện (độ dài
thời gian không tỷ lệ thuận với chiều dài mũi tên).



Sự kiện (điểm nút): Là mốc đánh dấu sự bắt đầu hay kết
thúc của một hay nhiều công việc và được thể hiện bằng
một vòng tròn (hoặc ô vuông).
12




Công việc ảo: Là công việc không có nhu cầu nguồn lực và thời
gian, trên sơ đồ mạng vẽ bằng nét đứt, thể hiện MQH giữa các công

việc. Vì vậy, cũng có thể có sự kiện ảo.



Các công việc và sự kiện kết nối liên tục với nhau từ sự kiện đầu
đến sự kiện kết thúc tạo thành đường công việc.



Đường công việc có chiều dài lớn nhất là đường găng. Độ dài
đường găng quyết định thời gian thực hiện dự án.

13


Quy tắc lập sơ đồ mạng AOA








Sơ đồ được lập theo chiều từ trái sang phải.
Một công việc chỉ có thể bắt đầu khi tất cả các
công việc trước nó đã hoàn thành nhưng không
nhất thiết hoàn thành cùng một thời điểm.
Các sự kiện được đánh số thứ tự từ thấp đến cao
và không trùng lặp. Sự kiện ở đầu mũi tên mang

số lớn hơn sự kiện ở cuối mũi tên.
Các công việc phải được biểu diễn bằng một mũi
tên thẳng, các mũi tên không được cắt nhau.
Trên sơ đồ không có đường cụt; mọi công việc
đều phải có công việc kế tiếp, trừ những công
việc dẫn đến sự kiện hoàn thành.
14


Lưu ý khi lập sơ đồ mạng







Tất cả các công việc không có công việc đứng
trước sẽ xuất phát từ sự kiện 1 (bắt đầu).
Những công việc có chung một (hay nhiều) công
việc đứng sau sẽ hội tụ tại một sự kiện.
Những công việc có chung một (hay nhiều)
công việc đứng trước sẽ cùng xuất phát từ một
sự kiện.
Các công việc không có công việc đứng sau sẽ
hội tụ tại sự kiện hoàn thành.
Trên sơ đồ mạng chỉ có một điểm bắt đầu và một
điểm kết thúc.
15

Ví dụ sơ đồ mạng theo
phương pháp AOA của dự án X
D(4)

2
A(1)

1

5
H(6)

E(5)

B(2)

F(4)

3

7
I(2)

C(3)

4

G(6)

6
16

J(3)

8


2.2.2. Phương pháp đặt công việc
trong các nút (AON)





Sử dụng các nút (hình tròn hoặc hình chữ nhật) để biểu diễn các
công việc. Trong các nút ghi: Tên công việc, độ dài thời gian, thời
gian bắt đầu, thời gian kết thúc.
Các mũi tên được sử dụng để kết nối giữa các công việc và cho biết
mối quan hệ phụ thuộc giữa các công việc đó.
Phương pháp này biểu diễn tốt hơn các mối quan hệ phụ thuộc
giữa các công việc.

17


Ví dụ sơ đồ mạng AON của dự án X
CV: A
Ngày bắt đầu
Ngày kết thúc

Thời gian ht

CV: D
Ngày bắt đầu
Ngày kết thúc
Thời gian ht

CV: B
Ngày bắt đầu
Ngày kết thúc
Thời gian ht

CV: E
Ngày bắt đầu
Ngày kết thúc
Thời gian ht

CV: C
Ngày bắt đầu
Ngày kết thúc
Thời gian ht

CV: G
Ngày bắt đầu
Ngày kết thúc
Thời gian ht

CV: H
Ngày bắt đầu
Ngày kết thúc

Thời gian ht

CV: J
Ngày bắt đầu
Ngày kết thúc
Thời gian ht

CV: F
Ngày bắt đầu
Ngày kết thúc
Thời gian ht

CV: I
Ngày bắt đầu
Ngày kết thúc
Thời gian ht

18


MQH phụ thuộc giữa các công việc


Quan hệ “bắt đầu để bắt đầu”: Công việc B chỉ có thể bắt đầu khi
công việc A bắt đầu một thời gian.



Quan hệ “bắt đầu để kết thúc”: Công việc A chỉ có thể kết thúc sau
khi B bắt đầu một thời gian.

A

A
B

B
19


MQH phụ thuộc giữa các công việc
•
•

Quan hệ “kết thúc để bắt đầu”: A phải kết thúc sau một thời gian B
mới bắt đầu được. Ví dụ: Trát tường và sơn tường
Quan hệ “kết thúc để kết thúc”: A kết thúc một thời gian B mới kết
thúc

A

A

B

B
20


III. Kỹ thuật tổng quan và đánh giá dự án

(PERT) và phương pháp đường găng (CPM)
3.1. Khái niệm: Là kỹ thuật phân tích được sử dụng
để dự đoán tổng độ dài thời gian của dự án
(đường găng).
Nội dung gồm 6 bước
• Xác định các công việc cần thực hiện
• Xác định MQH phụ thuộc và trình tự các công việc
• Vẽ sơ đồ mạng công việc AOA (hay PERT/CPM)
• Tính thời gian và chi phí cho từng công việc
• Xác định thời gian dự trữ cho từng công việc và
sự kiện
• Xác định đường găng của dự án
21


3.2. Xây dựng sơ đồ PERT/CPM


PERT/CPM là một mạng công việc theo phương pháp AOA.



Mỗi công việc được thể hiện bằng một mũi tên thẳng, nối hai sự
kiện theo chiều từ trái sang phải.



Các sự kiện (điểm nút) biểu diễn bằng hình tròn và được đánh số
liên tục, không lặp lại, sự kiện ở đầu mũi tên có số lớn hơn ở đuôi
mũi tên.

22


3.3. Dự tính thời gian thực hiện
từng công việc
Hai phương pháp
3.3.1. Phương pháp ngẫu nhiên: Coi thời gian hoàn thành
một công việc nào đó là một đại lượng bất định chịu tác
động của nhiều yếu tố ngẫu nhiên
Chia làm 3 tình huống:
+ Tình huống xấu nhất (bi quan nhất): Thời gian thực hiện
công việc là b (cực đại).
+ Tình huống thuận lợi (lạc quan nhất): Thời gian thực hiện
công việc là a (cực tiểu).


+ Tình huống bình thường: Thời gian thực hiện công việc là

m.
Giả định thời gian hoàn thành công việc tuân theo quy luật
phân phối chuẩn thì:
TTB = (a + 4m + b)/6
23


3.3.2. Phương pháp tất định
Bao gồm một số phương pháp cụ thể:
- Phương pháp mô đun: Chia công việc thành các
thao tác, xác định thời gian từng thao tác dựa vào

kinh nghiệm. Thời gian công việc bằng tổng thời
gian các thao tác.
- Kỹ thuật đánh dấu công việc: Dựa vào số liệu thống
kê thời gian thực hiện các công việc chuẩn lặp lại.
- Kỹ thuật tham số: Đây là phương pháp ứng dụng
các mô hình toán học. Trên cơ sở xác định biến độc
lập, tìm mối quan hệ giữa biến độc lập với biến
phụ thuộc. Dựa vào phương pháp hồi quy, xác định
được các tham số về thời gian hoàn thành công
việc.
24


3.4. Thời gian dự trữ các sự kiện
Khái niệm: Là thời gian mà sự kiện đó có thể được
đẩy lùi lại chậm hơn, nhưng không làm kéo dài thời
gian thực hiện toàn dự án.
 Ý nghĩa (chung cho cả thời gian dự trữ các công
việc)
- Lựa chọn thời gian bắt đầu và kết thúc từng công
việc trong phạm vi thời gian dự trữ một cách hợp lý
mà vẫn không ảnh hưởng đến tiến độ dự án.
- Xác định được đường găng của dự án: Đường
găng là đường đi qua các sự kiện (cả công việc) có
thời gian dự trữ bằng 0 (không có thời gian dự trữ).
- Là căn cứ để bố trí đều công việc và phân phối
nguồn lực hợp lý trong các giai đoạn của dự án.


25