báo cáo thực hành nghề nghiệp KHẢO sát QUÁ TRÌNH và PHƯƠNG PHÁP tổ CHỨC THIẾT kế CÔNG VIỆC tại CTY TNHH TM DV NHẤT MINH NGUYÊN

GVHD:ThS Nguyễn Kiều Oanh

BỘ TÀI CHÍNH
1


GVHD:ThS Nguyễn Kiều Oanh
TRƯỜNG ĐẠI HỌC TÀI CHÍNH MARKETING
KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH

Đề tài: khảo sát về quá trình và phương pháp tổ chức,thiết kế
công việc tại công ty TNHH TM-DV NHẤT MINH NGUYÊN

GV hướng dẫn: Ths. Nguyễn Kiều Oanh
Sinh viên thực hiện: Nguyễn Hoàng Khải
Lớp: 13DQT4
MSSV: 1321000238

Thành phố Hồ Chí Minh, tháng 5-2015

2


GVHD:ThS Nguyễn Kiều Oanh

BỘ TÀI CHÍNH
TRƯỜNG ĐẠI HỌC TÀI CHÍNH MARKETING
3


GVHD:ThS Nguyễn Kiều Oanh

KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH

Đề tài: khảo sát về quá trình và phương pháp tổ chức,thiết kế
công việc tại công ty TNHH TM-DV NHẤT MINH NGUYÊN

GV hướng dẫn: Ths. Nguyễn Kiều Oanh
Sinh viên thực hiện: Nguyễn Hoàng Khải
Lớp: 13DQT4
MSSV: 1321000238

Thành phố Hồ Chí Minh, tháng 5-2015

4


GVHD:ThS Nguyễn Kiều Oanh

--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Tp Hồ Chí Minh, ngày … tháng…
năm 2015
Công ty TNHH TM-DV Nhất Minh Nguyên


GVHD:ThS Nguyễn Kiều Oanh

--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Tp Hồ Chí Minh, ngày … tháng…
năm 2015
Giáo viên hướng dẫn


GVHD:ThS Nguyễn Kiều Oanh

MỤC LỤC


GVHD:ThS Nguyễn Kiều Oanh
LỜI MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài:
Việt Nam đang chuyển sang cơ chế thị trường theo định hướng xã hội chủ nghĩa có
sự quản lý của nhà nước, trong điều kiện hội nhập kinh tế khu vực và thế giới.
Trước môi trường kinh doanh luôn biến đổi, cạnh tranh ngày càng gay gắt như hiện
nay, Hơn nữa, các doanh nghiệp lại thường xuyên có sự thay đổi như mở rộng quy
mô sản xuất, phát triển thêm các sản phẩm mới hay thay đổi công nghệ,… Khi
những thay đổi này xuất hiện kéo theo việc tổ chức thiết kế công việc cũng thay
đổi. Vì vậy,mỗi doanh nghiệp cần tìm cho mình một hướng đi đúng đắn để theo kịp
trào lưu mới, không ngừng nâng cao được vị thế của doanh nghiệp trên thương
trường.
Để làm được điều đó trong điều kiện kinh tế hiện nay là điều không hề đơn
giản, và một trong những điều kiện cần thiết để thực hiện nó chính là doanh nghiệp
phải xem xét, phân tích đến vấn đề tổ chức thiết kế công việc của mình.Để nâng cao
hiệu suất và chất lượng công việc, điều không thể thiếu đó chính là nhà quản trị phải
biết sắp xếp, bố trí đúng người đúng việc, dựa trên các nguồn lực để phân chia, sắp
xếp vị trí.
Bố trí đúng người đúng việc chính là nội dung của thiết kế công việc. Thiết kế
có hiệu quả là một quá trình tổng thể cần được xem xét từ nhiều giác độ. Kết hợp
các công việc với các mục tiêu của tổ chức, tạo động lực tới mức tối đa cho người
lao động, đạt được các tiêu chuẩn thực hiện công việc, phù hợp giữa các khả năng
và kỹ năng của người lao động với các đòi hỏi của công việc đều là những nhìn
nhận trong thiết kế công việc. Sự bỏ qua một trong những khía cạnh đó đều có thể
dẫn đến giảm hiệu quả và hiệu suất lao động của tổ chức cũng như sự thỏa mãn của
người lao động
Chính vì điều đó nên việc khảo sát mô quá trình và phương pháp tổ chức thiết kế

công việc là hoàn toàn cần thiết và quan trọng đối với mọi doanh nghiệp trong tình
hình kinh tế hiện nay. Để tồn tại, đứng vững và phát triển trong hoàn hình hiện nay,
8


GVHD:ThS Nguyễn Kiều Oanh
các doanh nghiệp cần có những định hướng, thiết kế, thay đổi, cải thiện,… quá trình
và phương pháp tổ chức thiết kế công việc sao cho phù hợp với nền kinh tế hiện
nay, chỉ có như vậy doanh nghiệp mới có thể nâng cao hiệu quả công việc, mở rộng
và phát triển qui mô của mình.
Tương tự, đối với công ty TNHH TM-DV NHẤT MINH NGUYÊN, việc xem
xét phân tích quá trình và phương pháp tổ chức thiết kế công việc là hết sức cần
thiết. Hiện nay, các yếu tố kinh tế không ngừng thay đổi, các yếu tố về nguồn lực
cũng dao động khá nhiều, khiến cho hoạt động phân bố công việc ở công ty không
còn phù hợp và hiệu quả, cần phải phân tích công tác thiết kế công việc để đưa ra
hướng giải pháp, kiến nghị mới, phù hợp hơn với sự biến đổi hiện nay và nâng cao
được hiệu suất công việc. Chính vì lý do đó, đề tài “Phân tích quá trình và phương
pháp tổ chức thiết kế công việc tại công ty TNHH TM-DV NHẤT MINH
NGUYÊN” được đưa ra thực hiện nhằm đề xuất các hướng giải pháp mới cho công
ty
2. Mục tiêu nghiên cứu:
o Hệ thồng hóa những vấn đề cơ bản về mặt lý thuyết của công tác tổ chức thiết
kế công việc, vai trò, yêu cầu, phương pháp và quy trình tổ chức thiết kế công
việc một cách khoa học và có hiệu quả
o Làm rõ quá trình và phương pháp tổ chức thiết kế công việc tại công ty TNHH
TM-DV Nhất Minh Nguyên…những ưu điểm, hạn chế cần giải quyết.
o Đề xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện quá trình và phương pháp tổ chức thiết
kế công việc tại công ty TNHH TM-DV Nhất Minh Nguyên.
3. Phạm vi và đối tượng nghiên cứu:
a. Phạm vi nghiên cứu:

− Nghiên cứu các nội dung theo quá trình và phương pháp tổ chức thiết kế công việc
tại Cty TNHH TM-DV Nhất Minh Nguyên.
− Đề xuất các biện pháp có ý nghĩa trong những năm sắp tới.
− Nghiên cứu dữ liệu từ năm 2012 đến 2014
9


GVHD:ThS Nguyễn Kiều Oanh
b. Đối tượng nghiên cứu:
− Là những vấn đề lí luận, thực tiễn liên quan tới công tác tổ chức, thiết kế công việc
tại Cty TNHH TM-DV Nhất Minh Nguyên.
− Bộ phận nghiên cứu là các phòng ban.
4. Phương pháp nghiên cứu
− Phương pháp quan sát trực tiếp: thông qua quan sát các công việc và cách tổ
chức công việc, tiến hành ghi chép, thu thập các thông tin về phương pháp, quy
trình tổ chức thiết kế công việc của công ty.
− Phương pháp phỏng vấn: đối tượng là nhân viên các phòng ban.
5. Bố cục bảng báo cáo:
•

Chương 1:cơ sở lý luận về quá trình và phương pháp tổ chức thiết
kế công

•

việc.

Chương 2:khảo sát về công tác tổ chức thiết kế công việc ở công ty
TNHH TM-DV Nhất Minh Nguyên.

•

Chương 3: đánh giá, nhận định ,đề xuất giải pháp,kiến nghị cho quá
trình và phương pháp thực hiện tổ chức thiết kế công việc ở công ty
TNHH TM-DV Nhất Minh Nguyên.

Là một sinh viên năm hai, kiến thức chuyên ngành còn chưa sâu cộng với thời gian
thực tập trong thời gian ngắn nên đề tài báo cáo còn nhiều thiếu sót, không thể tránh
khỏi một số hạn chế. Vì thế tôi rất mong sự góp ý của các thầy cô giáo, các bạn sinh
viên và cán bộ Cty TNHH TM-DV Nhất Minh Nguyên để chuyên đề hoàn thiện hơn.
Tôi xin trân trọng cảm ơn các cán bộ, công nhân viên của Cty TNHH TM-DV Nhất
Minh Nguyên đã tạo điều kiện cho tôi được thực tập tại đơn vị. Và đặc biệt tôi xin trân
trọng cảm ơn cô giáo viên hướng dẫn Th.S Nguyễn Kiều Oanh đã tận tình giúp đỡ tôi
thực hiện và hoàn thành báo cáo này.
Tôi xin chân thành cảm ơn!

10


GVHD:ThS Nguyễn Kiều Oanh
Sinh viên thực hiện

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUÁ TRÌNH VÀ PHƯƠNG PHÁP
TỔ
CHỨC THIẾT KẾ CÔNG VIỆC
1.1 Sự cần thiết khách quan phải tổ chức thiết kế công việc
1.1.1 Khái niệm tổ chức thiết kế công việc
1.1.1.1Khái niệm tổ chức
Với chức năng hoạch định , nhà quản trị vạch ra mục tiêu xây dựng chiến
lược và kế hoạch hành động. Nhưng kế hoạch muốn thành công cần phải có quá

trình thực hiện , chính chức năng tổ chức đảm nhân vai trò biến những mục tiêu
và ý tưởng của hoạch định thành kết quả cụ thể. Thực tế cho thấy , nếu tổ chức
không tốt thì mọi kế hoạch đều có thể vô nghĩa. Nói cách khác, tổ chức là một
trong những hoạt động quan trọng nhất của quản trị. Dick Cakson, một nhà quản trị
nổi tiến của Mỹ đã nhận xét , có tới 80% những khuyết điểm trong quá trình thực hiện
mục tiêu là do ảnh hưởng của công tác tổ chức và thực tế cũng chỉ ra rằng chỉ có
những doanh nghiệp nào làm tốt công tác tổ chức thì hoạt động sản xuất kinh doanh
mới thuận lợi và đạt hiệu quả cao. Nhưng tổ chức được định nghĩa như thế nào?
Trong thực tiễn có nhiều cách hiểu khác nhau về thuật ngữ này.
Tổ chức theo từ gốc Hy Lạp ‘Organon’ nghĩa là ‘hài hòa’, từ tổ chức nói lên
một quan điểm rất tổng quát “đó là cái đem lại bản chất thích nghi với sự sống” .
Theo Chester I. Barnard thì tổ chức là một hệ thống những hoạt động hay nỗ
lực của hai hay nhiều người được kết hợp với nhau một cách có ý thức.Theo Harold
Koontz, Cyril Odonnell và Heinz Weihrich thì công tác tổ chức là “việc nhóm gộp các
hoạt động cần thiết để đạt được các mục tiêu, là việc giao phó mỗi nhóm cho một
người quản lý với quyền hạn cần thiết để giám sát nó, và là việc tạo điều kiện cho sự
liên kết ngang và dọc trong cơ cấu của doanh nghiệp”.

11


GVHD:ThS Nguyễn Kiều Oanh
Nói chung, đây là chức năng thiết kế cơ cấu, tổ chức công việc và tổ chức
nhân sự cho một tổ chức. Công việc này bao gồm: xác định những việc phải làm,
người nào phải làm, phối hợp hoạt động ra sao, bộ phận nào được hình thành, quan hệ
giữa các bộ phận được thiết lập thế nào và hệ thống quyền hành trong tổ chức đó được
thiết lập ra sao? Tổ chức đúng đắn sẽ tạo nên môi trường nội bộ thuận lợi thúc đẩy
hoạt động đạt mục tiêu, tổ chức kém thì công ty sẽ thất bại, dù hoạch định tốt hay
không.

1.1.1.2 Khái niệm công việc
Trong tổ chức, do chuyên môn hóa lao động mà các nghề được chia thành
các công việc. Mỗi một công việc lại được tạo thành từ nhiều nhiệm vụ cụ thể và được
thực hiện bởi một hoặc một số người lao động tại một hoặc một số vị trí việc làm.
Công việc là tất cả những nhiệm vụ được thực hiện bởi một người lao động
hoặc tất cả những nhiệm vụ giống nhau được thực hiện bởi một số người lao động.
Chẳng hạn, các nhiệm vụ giống nhau được thực hiện bởi các nhân viên đánh máy
thuộc bộ phận đánh máy.Công việc có thể được xem như là một đơn vị mang tính tổ
chức nhỏ nhất trong một công ty và nó có những chức năng quan trọng. Thực hiện
công việc chính là phương tiện để người lao động có thể đóng góp sức mình vào việc
thực hiện các mục tiêu của tổ chức. Đồng thời, công việc là cơ sở để một tổ chức thực
hiện các hoạt động quản lý nhân lực đối với người lao động như: bố trí công việc, kế
hoạch hoá lao động, đánh giá thực hiện công việc, thù lao và đào tạo… Mặt khác, công
việc còn có những tác động rất quan trọng tới cá nhân người lao động như ảnh hưởng
tới vai trò, cương vị của họ trong tổ chức, cũng như tiền lương, sự thỏa mãn và thái độ
của họ trong lao động.

1.1.1.3 Khái niệm tổ chức thiết kế công việc

12


GVHD:ThS Nguyễn Kiều Oanh
Tổ chức thiết kế công việc là quá trình kết hợp các phần việc rời rạc lại với nhau
để hợp thành một công việc trọn vẹn nhằm giao phó cho một cá nhân hay một nhóm
nhân viên thực hiện.
Tổ chức thiết kế công việc là quá trình xác định các nhiệm vụ, các trách nhiệm
cụ thể được thực hiện bởi từng người lao động trong tổ chức cũng như các điều kiện
cụ thể để thực hiện các nhiệm vụ, trách nhiệm đó; tổng hợp các hoạt động xác định nội
dung, cách thức thực hiện công việc, các tiêu chuần về hiểu biết, kỹ năng, năng lực

cũng như các yếu tố cần thiết khác để thực hiện công việc một cách có hiệu quả tại
một nơi làm việc xác định.
Đối với công việc điều hành hoạt động của cơ quan, đơn vị, thiết kế công việc
được hiểu là một hoạt động cần tiến hành nhằm xác định một cách cụ thể mục tiêu cần
đạt tới, việc cần làm, những tiêu chí đánh giá kết quả thực hiện việc cần làm đó.
Để thiết kế công việc phải trả lời được các câu hỏi:
-

Mục tiêu phải đạt là gì ?
Công việc được thực hiện với đối tượng nào ?
Cần sử dụng các phương tiện gì ?
Các thao tác cụ thể là gì ?
Cần có các điều kiện cụ thể gì để thực hiện công việc một cách có hiệu quả ?

1.1.2 Mục đích và ý nghĩa của việc tổ chức thiết kế công việc
1.1.2.1 Mục đích
Mục tiêu chủ yếu của thiết kế công việc thường là:
-

Thực hiện được những nhiệm vụ mà chính bản thân công việc nhằm tới;

-

Tối ưu hóa quy trình sắp xếp và giải quyết công việc

-

Phát huy được tính năng động tự chủ và sáng tạo của mỗi cá nhân tham

gia vào quá trình này;

13


GVHD:ThS Nguyễn Kiều Oanh
-

Tạo nên sự nhất trí, đồng tâm hiệp lực, cố gắng khác phục khó khăn, tận

dụng thời cơ thời điểm để hoàn thành công việc có hiệu quả hiệu suất cao nhất;
Việc tổ chức thiết kế công việc khiến quá trình vận hành hoạt động trở nên dễ
dàng trôi chảy, quá trình hoạt động, thực hiện nhiệm vụ của người lao động cũng
không còn quá khó khăn vì mọi nhiệm vụ đã được vạch ra một cách rõ ràng.
1.1.2.2 Ý nghĩa
Các công trình của các nhà khoa học trên thế giới đều khẳng định rằng, tổ
chức làm việc khoa học là một phương pháp tăng năng suất lao động rất có hiệu
quả, nó cũng chính là phương cách sử dụng có hiệu quả vốn, vật tư và các nguồn
tài nguyên khác. Và xét trên phương diện tổng thể thì tổ chức thiết kế công việc
khoa học sẽ giúp cho các nhà quản trị tiết kiệm thời gian, công sức, nhân lực,
nâng cao năng suất lao động, tránh những lao động, những việc làm vô bổ không
cần thiết, tránh sự nhàm chán chồng chéo và nhất là làm cho các công việc vốn
phức tạp trở thành sự phối hợp chủ yếu của công việc đơn giản, nhẹ nhàng, hấp
dẫn và thích thú hơn.
1.1.3 Tầm quan trọng của việc tổ chức thiết kế công việc
Thiết kế công việc là bước đầu tiên, quan trọng trong quá trình tổ chức hoạt
động trong công sở. Để hoạt động của cơ quan, đơn vị được diễn ra trôi chảy và hiệu
quả thì nhà quản lý phải nắm được cụ thể nhiệm vụ và tiến hành sắp xếp, phân chia
nhiệm vụ đó cho hợp lý ngay từ khâu thiết
kế công việc. Nếu ngay từ khâu này không được thực hiện một cách chính
xác thì các công việc tiếp sau như: phân tích, lập kế hoạch, đánh giá công việc đều rất

khó thực hiện. Có thể coi đây là bộ khung cơ bản cho toàn bộ hoạt động của công ty
sau này.
Thiết kế công việc có những tầm quan trọng sau đây:

14


GVHD:ThS Nguyễn Kiều Oanh
-

Giúp thống nhất các hoạt động của công ty:
Việc xác định rõ ràng công việc của cơ quan và phân chia chúng một cách
hợp lý sẽ tạo nên một hệ thống các hoạt động tập trung vào thực hiện tốt chức năng
của công sở, hạn chế sự chồng chéo hoặc bỏ sót công việc.
Mỗi công việc được thiết kế cũng như quá trình thiết kế công việc nói chung
là một mắc xích quan trọng trong toàn bộ nỗ lực làm cho tổ chức vận hành được và

-

vận hành một cách trôi chảy.
Giúp nhà lãnh đạo quản lý hiệu quả
Thông qua việc thiết kế các nhiệm vụ cụ thể, nhà quản lý có cơ sở đánh giá
lại các mục tiêu chung, xem xét lại mối quan hệ giữa các bộ phận, phân công công

-

việc, kiểm tra, giám sát và đánh giá hoạt động của cá nhân, đơn vị.
Là cơ sở tạo ra thái độ chủ động, tích cực
Khi hệ thống công việc được xác định rõ ràng, hợp lý, người lao động sẽ có
cơ sở hiểu rõ về công việc của mình, về các yêu cầu cụ thể để họ có thể chủ động và

-

tích cực hoàn thành nhiệm vụ.
Sử dụng hiệu quả các nguồn lực
Trên cơ sở các công việc đã được thiết kế, công ty có cơ hội tận dụng, phát
huy tối đa các nguồn lực. Điều này giúp người lao động phát huy được hiệu suất lao
động để hoàn thành công việc được giao.

1.1.4 Sự cần thiết khách quan của tổ chức thiết kế công việc
Sau khi Việt Nam gia nhập WTO, trở thành thành viên chính thức của tổ
chức thương mại thế giới và bắt đầu mở rộng, phát triển thị trường kinh tế trong nước
thì hợp tác quốc tế mở ra nhiều cơ hội đầu tư cho các doanh nghiệp Việt. Bên cạnh đó,
sự khủng hoảng của nền kinh tế cũng phần nào cũng ảnh hưởng đến hoạt động kinh
doanh của doanh nghiệp. Để đứng vững và phát triển trong thời kỳ chứa đầy cơ hội và
thách thức này, các doanh nghiệp cần phải có một sự tổ chức hợp lý, đúng đắn và hiệu
quả nhằm năng cao năng suất, hiểu quả lao động lên mức cao nhất. Chính vì thế, việc
tổ chức thiết kế công việc là cần thiết cho các doanh nghiệp để đưa bộ máy công ty
vận hành trôi chảy, dễ dàng hơn, nâng khả năng và hiệu quả công việc lên mức cao
nhất.
15


GVHD:ThS Nguyễn Kiều Oanh
Thiết kế công việc một cách hợp lý làm tăng khả năng hoàn thành công việc,
giúp người lao động xác định rõ hoạt động của tổ chức và làm giảm nguy cơ khiến
người lao động nhàm chán với công việc hoặc thực hiện sai, nhầm lẫn nhiệm vụ được
giao. Việc tổ chức thiết kế công việc còn mang đến lợi ích và quyền lợi cho cả doanh
nghiệp nói chung và người lao động nói riêng.

Lợi ích của tổ chức

Quyền lợi của nhân viên

Tăng năng suất, hiệu quả công
Rõ ràng hơn về vai trò, mục đích
việc
và trách nhiệm đối với công việc.
Dễ dàng kiểm tra, kiểm soát công
Làm việc hiệu quả, gắn kết với
việc của nhân viên
các đồng nghiệp, tạo dựng mối quan
Các nhóm làm việc hiệu quả hơn hệ làm việc rõ ràng, thoải mái.
Phát triển kỹ năng làm việc, tính
Sử dụng tối ưu nguồn lực của
linh hoạt và kinh nghiệm
người lao động
Nơi làm việc thoải mái với những
Tạo môi trường làm việc lành
công việc đơn giản, nhẹ nhàng, hấp
mạnh, thoải mái.
dẫn hơn.
Thu hút, duy trì nguồn nhân lực
Hỗ trợ cho công việc và cuộc sống
cho công ty
được cân bằng
Tăng sự hài lòng và hứng thú đối
với công việc.
Bảng 1.1. Sự cần thiết khách quan của việc tổ chức thiết kế công việc
(nguồn:dịch từ trang web www.pscapabilities.nsw.gov.au)

1.2 Nội dung cơ bản của việc tổ chức thiết kế công việc
1.2.1 Những yêu cầu chung của việc tổ chức thiết kế công việc
Công việc phải phù hợp với mục tiêu chung của doanh nghiệp
Nội dung công việc phải rõ ràng, khi thiết kế phải tính đến sự ràng buộc của từng
công việc, khả năng hoàn thành chúng trong thực tế. Nếu công việc không được quy
định một cách rõ ràng thì nhiệm vụ đặt ra sẽ không thể hoàn thành tốt, không thể kiểm

16


GVHD:ThS Nguyễn Kiều Oanh
tra được mức độ hoàn thành của công việc. Ngoài ra, phải tính toán đến khả năng hoàn
thành các công việc cụ thể đó về thời gian cũng như yêu cầu về chất lượng.
Dự báo được khả năng phát triển công việc trong thực tiễn.
Tạo cho người lao động có thể hoàn thành công việc nhẹ nhàng, thú vị, hấp dẫn và
cần ít kỹ năng kỹ xảo hơn.
Tạo cơ sở cho khả năng sáng tạo khi thực hiện công việc, công việc được thiết kế
phải phù hợp với điều kiện thực tế về nguồn nhân lực, cơ sở vật chất kỹ thuật, khả
năng tài chính,… cho phép người lao động phát huy tính tự chủ để hoàn thành công
việc. Công việc không quá đơn giản hoặc không quá phức tạp, có quy định về thời
gian và cách thức giải quyết hợp lý, có quy định cụ thể về các điều kiện có thể thực
hiện công việc.
Tạo nên sự phối hợp thực hiện công việc, trong quá trình thực hiện cần có sự phối
hợp giữa các bộ phận để hỗ trợ lẫn nhau. Thiết kế công việc phải tạo nên mối liên hệ
giữa các công việc nhằm thúc đẩy sự hợp tác cùng giải quyết công việc một cách hiệu
quả.
Có khả năng kiểm tra việc thi hành công việc một cách thuận lợi, phải có cơ chế
đồng bộ. Cần chú ý đến các biện pháp thu nhận thông tin phản hồi, các biện pháp quan
sát quá trình thực hiện công việc trong thực tế.

Nâng cao được chất lượng công việc và tiết kiệm được chi phí lao động.

1.2.2 Nguyên tắc của việc tổ chức thiết kế công việc
Để thực hiện tổ chức thiết kế công việc một cách có hiệu quả và hợp lý,
người ta thường sử dụng các nguyên tắc tổ chức thiết kế công việc dưới đây:
-

Chuyên môn hóa công việc.
Phù hợp với năng lực và khả năng của con người và công nghệ máy móc, thiết bị, cơ

-

sở vật chất hiện có.
Tạo được hiệu quả trong việc thực hiện công việc.
Không quá đơn điệu hoặc phức tạp gây nhàm chán.
Phát huy được tính độc lập, tự chủ và sáng tạo của người lao động.
17


GVHD:ThS Nguyễn Kiều Oanh
Các nguyên tắc trên cần được tuân thủ khi tổ chức thiết kế công việc.

1.2.3 Các phương pháp để tổ chức thiết kế công việc
1.2.3.1Các phương pháp tổ chức thiết kế công việc theo cá nhân
a .Chuyên môn hoá công việc (CMHCV):
Đây là kiểu thiết kế công việc dựa trên cơ sở phân tích công việc thành các động tác,
thao tác, bước công việc sau đó giao phó cho mỗi cá nhân, mỗi cá nhân chỉ chuyên
phải thực hiện một bước công việc hoặc một vài thao tác nào đó với quy trình thực
hiện công việc đã được xây dựng một cách tối ưu. Bản chất của kiểu thiết kế này là
chia nhỏ công việc, giao cho mỗi cá nhân ít việc nhưng khối lượng cho mỗi phần việc

tăng lên. Với cách tiếp cận này, người thiết kế sẽ phân chia công việc thành những
thao tác, động tác, sau đó sắp xếp chúng nhằm tối thiểu thời gian và những nỗ lực của
người lao động. Một khi công việc đã được phân loại, một khối lượng phần việc được
nhóm gộp trong công việc. Kết quả phương pháp này là chuyên môn hóa công việc.
Ưu điểm:
CMHCV nhằm làm giảm phạm vi công việc, phân chia thời gian để hoàn thành công
việc,giúp tiết kiệm thời gian, cần ít đầu tư và cho phép người công nhân học việc
nhanh chóng. Chi phí đào tạo ở mức thấp nhất vì người công nhân chỉ cần thạo một
hoặc một số công việc bộ phận. Cách tiếp cận này nhấn mạnh đến tính hiệu quả trong
sự nỗ lực, thời gian, chi phí lao động, đào tạo và thời gian học việc. Ngày nay, kỹ thuật
này còn rất hữu hiệu và được sử dụng trong các hoạt động dây chuyền. Điều này đặc
biệt hữu ích khi phải đối phó với tình trạng công nhân thiếu kiến thức hoặc người công
nhân có ít kinh nghiệm trong hoạt động dây chuyền.
Khuyết điểm:
Việc chi công việc thành những phần càng nhỏ bao nhiêu thì càng có khả năng làm
cho công việc đơn điệu bấy nhiêu. Hậu quả của việc chuyên môn hóa công việc đến
mức cao độ, thái quá đã làm người lao động nhàm chán, không hứng thú, thậm chí là
chống lại.
b.Luân chuyển công việc:
18


GVHD:ThS Nguyễn Kiều Oanh
Đây là kiểu thiết kế công việc chuyên môn hóa trượt ngang. Về nguyên tắc,
mỗi công việc vẫn được thiết kế theo hướng chuyên môn hóa như đã trình bày trên,
song sự chuyên môn hóa chỉ áp dụng cho công việc còn người lao động lại thay đổi
bằng cách chuyển chỗ làm việc theo một quy trình nhất định. Thường thì nhân viên
làm việc ở mỗi vị trí công tác không quá 2-3 năm còn nhà quản trị thì khoảng 4-5 năm
sẽ được chuyển đổi vị trí công tác một lần, việc chuyển đổi vị trí này được thực hiện
chủ yếu trong phạm vi nhóm công việc có chuyên môn giống hoặc gần nhau, không

khác biệt quá xa về mặt năng lực chuyên môn nghiệp vụ, những đủ sự khác biệt để tạo
nên sự phong phú và hấp dẫn của công việc mới. Có 2 loại luân chuyển công việc, đó
là luân chuyển theo chiều dọc có thể gây ra cảm giác thăng và giáng cấp, loại thứ hai
khá thông dụng là luân chuyển theo chiều ngang.
Ưu điểm:
Khắc phục được sự nhàm chán, đơn điệu của phương pháp chuyên môn hóa
công việc thái quá. Bên cạnh đó, hạn chế sự chuyên quyền, tạo sự đa dạng trong công
việc, giúp người lao động thích nghi với nhiều dạng công việc khác nhau, nâng cao kỹ
năng và kinh nghiệm.
Khuyết điểm:
Nếu luân chuyển quá nhiều có thể gây ra sự không chú tâm vào một việc cụ
thể nào và không nâng cao được trình độ chuyên môn hóa trong một lĩnh vực nào cả.
Mặt khác, khi người lao động không hiểu dụng ý của việc luân chuyển, sẽ có cảm giác
bị chèn ép, tạo nên suy nghĩ tiêu cực ảnh hưởng đến chất lượng công việc. Phương
pháp này bị giới hạn trong nhóm công việc không có sự khác biệt quá nhiều.
c.Mở rộng công việc:
Đây là kiểu thiết kế công việc dựa trên việc mở rộng phạm vi thực hiện công
việc của nhân viên bằng cách tăng thêm việc và giảm khối lượng công việc trong mỗi
phần việc. Mở rộng công việc bằng cách nhóm những phần việc tương tự chính hoặc

19


GVHD:ThS Nguyễn Kiều Oanh
những phần việc mà sử dụng công cụ như nhau lại với nhau. Kiểu thiết kế công việc
này là kết quả của quá trình phát triển nhanh chóng của trình độ sản xuất xã hội và do
sự biến đổi không ngừng môi trường hoạt động của các doanh nghiệp, chu kỳ sống sản
phẩm bị rút ngắn, tất cả những điều này làm cho tính thông lệ hóa giảm xuống. Mặt
khác, trình độ của người lao động ngày càng tăng lên, họ có khả năng đảm nhiệm tốt
nhiều công việc khác nhau cùng lúc, do đó việc thiết kế công việc theo hướng mở rộng

công việc là cách thiết kế hợp lý nhằm đảm bảo thích ứng tốt với sự thay đổi, đồng
thời khai thác triệt để khả năng lao động của người nhân viên.
Ưu điểm:
Tận dụng được năng lực, sở trường, hiệu quả làm việc của những người thừa
hành và tránh cho họ bị mệt mỏi, nhàm chán, đơn điệu trong công việc. Khi thực hiện
phương pháp này, giúp công việc được mở rộng phạm vi, đa dạng, hấp dẫn và lôi cuốn
hơn.
Khuyết điểm:
Nếu công việc tồi tệ mà mở rộng thêm thì lại càng làm cho công việc tồi tệ
hơn. Phương pháp bị hạn chế ở một số nhóm công việc và chỉ có thể áp dụng khi có sự
biến đổi hoặc phát triển nhanh chóng.
d. Làm phong phú hoá công việc:
Đây là kiểu thiết kế công việc bằng cách mở rộng công việc theo chiều sâu.
Gia tăng thêm nhiệm vụ và quyền hạn theo chiều sâu cho người lao động, tạo điều
kiện cho người lao động được tự quyền quyết định nhiều hơn trong công việc của họ,
đồng thời tăng mức độ tự chịu trách nhiệm một cách tương ứng. Những trách nhiệm
được tăng thêm là không tương tự như những gì mà nhân viên đã làm. Phong phú hoá
công việc có thể giống như việc thăng tiến (ở mức độ ít).
Ví dụ: Trước đây một nhân viên bưu điện chuyên làm nhiệm vụ phân loại và
đóng dấu các loại bưu phẩm, giấy tờ, nay chuyển sang vừa chịu trách nhiệm tiếp nhận,
20


GVHD:ThS Nguyễn Kiều Oanh
phân loại, đóng dấu và phân phát bưu phẩm giấy tờ trong phạm vi một khu vực dân cư
nào đó.
Theo Fredrick Herzberg, khi tiến hành phong phú hóa công việc cần tuân
theo 5 nguyên tắc sau:
Gia tăng những đòi hỏi về công việc: Công việc nên thay đổi trong cách
thức gia tăng mức độ khó khăn và trách nhiệm.

Gia tăng trách nhiệm giải trình của người công nhân: Cho phép phân
chia nhiều quyền hành trong thực hiện công việc, và gia tăng sự kiểm soát cá nhân
trong khi trách nhiệm cuối cùng vẫn thuộc về người quản lý.
Tạo một thời gian biểu làm việc tự do và hợp lý: Trong giới hạn cho
phép, những cá nhân cũng có thể thực hiện công việc theo thời gian biểu riêng của
mình.
Cung cấp thông tin phản hồi: Tốt hơn là người công nhân báo cáo trực
tiếp tình hình thực hiện công việc một cách thường xuyên lên người giám sát.
Cung cấp những kinh nghiệm mới: Vị trí và hoàn cảnh làm việc nên bao
gồm cả những kinh nghiện mới và tạo sự phát triển cá nhân.
Phong phú hóa công việc vẫn dựa trên nền tảng của chuyên môn hóa nhưng
có sự cải tiến cơ bản bằng cách giao cho người lao động nhiều quyền quyết định hơn
kèm theo sự tự do, độc lập và trách nhiệm trong công việc của mình, qua đó làm
phong phú hóa công việc của họ tăng nhiệt tình lao động, giảm nhàm chán và căng
thẳng.
Ưu điểm:
Làm tăng tính phong phú cho công việc, khiến người lao động nhiệt tình,
giảm nhàm chán và căng thẳng, tăng tinh thần trách nhiệm, mỗi cá thể có thể tự đánh
giá công việc qua thông tin phản hồi và tự điều chỉnh công việc của mình một cách tự
do và độc lập.
Khuyết điểm:

21


GVHD:ThS Nguyễn Kiều Oanh
Quản trị những “việc làm phong phú” không dễ dàng, nó chỉ thích hợp đối
với những công việc tương đối độc lập và hoàn chỉnh. Rất khó kiểm soát và đánh giá
các công việc khi thực hiện phương pháp này.
e.Thiết kế công việc theo Modul:

Thiết kế công việc theo module là một phương pháp thiết kế rất mới mẻ.
Theo phương pháp thiết kế này, nhà thiết kế cần nghiên cứu kỹ lưỡng về các công việc
phải thực hiện sau đó họ tìm cách chia nhỏ công việc thành các phần việc nhỏ cố gắng
sao cho mỗi phần việc như vậy có thể được một người lao động hoàn thành trong vòng
vài giờ. Các phần việc phân chia phải mang tính đồng nhất. Sau đó người ta cho phép
người lao động được tự do lựa chọn phần việc của mình theo ý thích. Nếu có những
phần việc nhàm chán hoặc khó khăn không ai thích làm thì nhà quản trị sẽ tiến hành
chia đều cho mọi người.
1.2.3.2 Các phương pháp tổ chức thiết kế công việc theo nhóm
Hiện nay trên thế giới đang có xu hướng chuyển sang thiết kế công việc theo
nhóm, đây là kiểu thiết kế được xem là hiện đại nhất. Nó phù hợp với xu thế gia tăng
khả năng hợp tác lao động trong điều kiện phát triển mạnh mẽ của khoa học kỹ thuật.
Sau đây là các phương pháp thiết kế công việc theo nhóm thông dụng ở các quốc gia
phát triển:
• Nhóm lao động hội nhập:
Áp dụng cho các công việc đòi hỏi sự hợp tác ở cấp nhóm. Nhóm được tổ
chức bao gồm nhiều chuyên môn khác nhau để có khả năng thực hiện được một khối
lượng công việc hoàn chỉnh nhất định. Đứng đầu mỗi nhóm là trưởng nhóm có nhiệm
vụ điều khiển sự phối hợp hoạt động chung của cả nhóm, nhóm được giao quyền lực
rất lớn từ việc tổ chức sản xuất, mua bán nguyên vật liệu, cho đến việc lựa chọn nhân
sự và trả lương cho nhân viên.

22


GVHD:ThS Nguyễn Kiều Oanh
• Nhóm lao động tự quản:
Đây là kiểu tổ chức lao động bằng cách làm phong phú hóa công việc theo
chiều sâu. Các nhóm lao động hỗn hợp được giao cho các mục tiêu phải thực hiện
trong những khoảng thời gian nhất định với mức chi phí cho trước, nhóm có trách

nhiệm tự xác định các nhiệm vụ phải làm và tổ chức thực hiện các nhiệm vụ đó. Nhóm
được giao toàn quyền quyết định mọi vấn đề quản lý để thực hiện mục tiêu đặt ra. Đặc
điểm của nhóm lao động tự quản là không có người phụ trách chung, mọi công việc
của nhóm sẽ do tất cả mọi thành viên của nhóm cùng nhau thảo luận và quyết định.
• Nhóm chất lượng:
Đây là dạng của nhóm xung kích thu hút toàn những người tình nguyện,
được huấn luyện kỹ để khắc phục các nhiệm vụ đặc biệt quan trọng, khó khăn khi cần
thiết. Nhóm chất lượng không phải là một cấu trúc ổn định mà nó chỉ được hình thành
khi có nhu cầu, lúc đó các thành viên của nhóm liên quan đến vấn đề cần giải quyết sẽ
được triệu tập để tham gia giải quyết vấn đề, khi công việc hoàn thành nhóm sẽ tự giải
tán, các thành viên trở về làm việc tại bộ phận làm việc chính của mình. Nhóm này
chủ yếu hoạt động ngoài giờ, các thành viên của nhóm thường không đòi hưởng thù
lao mà là tự nguyện, họ được doanh nghiệp cấp kinh phí để nghiên cứu.

1.2.3 Đặc tính công việc trong tổ chức thiết kế công việc
1.2.4.1 Các yếu tố thuộc về công việc
Khi thiết kế công việc phải xác định 3 yếu tố thuộc về công việc:
- Nội dung công việc: các hoạt động, các nghĩa vụ, các nhiệm vụ, các
trách nhiệm thuộc công việc cần phải thực hiện, các máy móc, trang thiết bị,
dụng cụ cần phải sử dụng và các quan hệ cần phải thực hiện.
- Các trách nhiệm đối với tổ chức: các trách nhiệm có liên quan đến tổ
chức nói chung và mỗi người lao động phải thực hiện. Chẳng hạn như tuân
thủ các quy định và các chế độ làm việc.
23


GVHD:ThS Nguyễn Kiều Oanh
-

Các điều kiện lao động: tập hợp các yếu tố thuộc môi trường vật chất của

công việc như nhiệt độ, chiếu sáng, các điều kiện an toàn.
Trong 3 yếu tố thành phần thì nội dung công việc là yếu tố chủ yếu của công
việc và là yếu tố trung tâm của thiết kế công việc
1.2.4.2 Các đặc trưng cơ bản để tạo nên nội dung của công việc
J.Richard Hackman và Greg R. Oldham cho rằng có 5 đặc trưng cơ bản để
tạo nên nội dung của công việc:
Tính đa dạng của kĩ năng, kĩ xảo: là mức độ yêu cầu của công việc về một tập hợp các
hoạt động khác nhau cần được thực hiện để hoàn thành công việc, đòi hỏi sử dụng một
loạt các kỹ năng và sự khéo léo của con người.
Nhận biết thao tác, tác vụ: là mức độ yêu cầu của công việc về sự hoàn thành toàn bộ
hay một phần xác định các hoạt động lao động để thực hiện công việc từ bắt đầu cho
đến kết thúc với một kết quả cụ thể.
Ý nghĩa của thao tác: là mức độ ảnh hưởng của công việc tới những người khác, tới tổ
chức nói chung và với toàn xã hội.
Tính tự quản:Chỉ mức độ mà công việc mang lại sự tự do, độc lập thực sự và sự suy
xét khôn ngoan cho mỗi cá nhân trong chương trình làm việc cũng như thực hiện nó
hay công việc của họ như: sắp xếp lịch làm việc, lựa chọn cách thức thực hiện công
việc.
Mối liên hệ ngược (sự phản hồi): là mức độ mà sự thực hiện các hoạt động lao động
được đòi hỏi bởi việc cung cấp cho người lao động các thông tin về hiệu quả của các
hoạt động của họ.
Các công việc được thiết kế hợp lý là các công việc được thiết kế theo hướng có các
đòi hỏi hợp lý đối với con người cả về mặt thể lực và trí lực nhằm tạo điều kiện cho
người lao động làm việc với năng suất cao, sử dụng hợp lý quỹ thời gian làm việc và
có tính hấp dẫn, thách thức đối với con người nhằm tối đa hóa động lực làm việc.

24

GVHD:ThS Nguyễn Kiều Oanh

Hình 1.1 Mô hình đặc tính công việc

1.2.4 Quá trình tổ chức thiết kế công việc
1.2.4.1 Xác định bốn vấn đề cơ bản trong quá trình tổ chức thiết kế công việc
• Xác định mục tiêu của công việc sẽ được thiết kế
Để công việc đạt hiểu quả, người thiết kế cần xác định rõ mục tiêu của công
việc mình thiết kế cần đạt tới là gì? Chính mục tiêu được xác định sẽ quyết định tên
gọi, nội dung, cách thức,… của việc cần làm. Việc xác định mục tiêu một cách rõ ràng
cụ thể có ý nghĩa rất quan trọng, bảo đảm tính định hướng và hiệu quả cho việc cần
làm. Nếu mục tiêu không được xác định rõ ràng, cụ thể mà vẫn tiến hành việc cần làm
như trong thực tế vẫn diễn ra thì việc huy động các nguồn lực cần thiết; việc đôn đốc,
kiểm tra, đánh giá kết quả thực hiện sẽ gặp rất nhiều khó khăn, thậm chí không tiến
hành được.
25