Hoàn thiện hạch toán nguyên vật liệu với việc tăng cường quản lý nguyên vật liệu tại nhà máy in quân đội

LỜI MỞ ĐẦU
Nền kinh tế thị trường với sự tự do cạnh tranh, bình đẳng giữa các thành
phần kinh tế mở ra cho các doanh nghiệp nhiều cơ hội vươn lên tự khẳng định
mình. Tuy nhiên, nó cũng đặt ra cho các doanh nghiệp nhiều khó khăn, thử
thách cần phải giải quyết. Các doanh nghiệp muốn đứng vững trên thị trường
phải chấp nhận cạnh tranh và tìm cho mình một phương án kinh doanh đạt
hiệu quả kinh tế cao nhất. Để thực hiện được điều đó, doanh nghiệp phải tiến
hành quản lý một cách đồng bộ các yếu tố cũng như các khâu của quá trình
sản xuất kinh doanh. Hạch toán kế toán là một công cụ không thể thiếu được
nhằm quản lý việc sử dụng tài sản, vật tư, tiền vốn một cách chủ động, sáng
tạo và có hiệu quả.
Trong các doanh nghiệp sản xuất, kế toán nguyên vật liệu là một khâu
quan trọng vì chi phí nguyên vật liệu thường chiếm một tỷ trọng lớn trong giá
thành sản phẩm, cho nên một sự biến động nhỏ về nguyên vật liệu cũng ảnh
hưởng đến thu nhập, lợi nhuận của doanh nghiệp. Việc quản lý nguyên vật
liệu một cách hợp lý sẽ góp phần tiết kiệm nguyên vật liệu, giảm chi phí, hạ
giá thành, nâng cao sức cạnh tranh cho sản phẩm của doanh nghiệp. Hạch
toán tốt nguyên vật liệu sẽ đảm bảo cung cấp nguyên vật liệu một cách kịp
thời cho sản xuất, đồng thời kiểm tra và giám sát chặt chẽ việc chấp hành các
định mức dự trữ, tiêu hao vật liệu, ngăn chặn việc sử dụng lãng phí vật liệu
trong sản xuất, từ đó hạ thấp giá thành sản phẩm, đem lại lợi nhuận cao cho
doanh nghiệp.
Là một doanh nghiệp sản xuất, ý thức sâu sắc được vai trò quan trọng
của nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất, Nhà máy đã rất chú trọng đến
công tác kế toán nguyên vật liệu và coi nó là một bộ phận quản lý không thể
thiếu được trong toàn bộ công tác quản lý của Nhà máy.
Qua thời gian thực tập tại Nhà máy in Quân đội, nhận thức được tầm
quan trọng của công tác kế toán nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất,
được sự hướng dẫn tận tình của thầy giáo Trần Đức Vinh cùng sự giúp đỡ,
góp ý nhiệt tình của các cô, chú trong phòng tài chính kế toán của Nhà máy,
em đã chọn đề tài:

1


“Hoàn thiện hạch toán nguyên vật liệu với việc tăng cường quản lý
nguyên vật liệu tại Nhà máy in Quân đội”
Đề tài đi sâu nghiên cứu nhằm làm sáng tỏ thực tiễn công tác kế toán
nguyên vật liệu tại Nhà máy in Quân đội, qua đó đưa ra những kiến nghị và
đề xuất những giải pháp nhằm hoàn thiện hơn nữa công tác kế toán nguyên
vật liệu của Nhà máy.
Nội dung của Chuyên đề bao gồm 2 phần chính:
Phần I: Thực trạng hạch toán nguyên vật liệu với việc tăng cường
công tác quản lý nguyên vật liệu tại Nhà máy in Quân đội.
Phần II: Phương hướng hoàn thiện hạch toán nguyên vật liệu tại
Nhà máy in Quân đội.
Mặc dù đã rất cố gắng nhưng do nhận thức và trình độ còn hạn chế nên
Chuyên đề chắc chắn không tránh khỏi những tồn tại và thiếu sót. Do vậy, em
rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến của các thầy, cô giáo, các cô, chú
trong phòng Tài chính - Kế toán của Nhà máy nhằm hoàn thiện hơn nữa đề tài
mà em nghiên cứu.
Cuối cùng, em xin chân thành cảm ơn thầy giáo Trần Đức Vinh cùng các
cô chú trong phòng tài chính kế toán của Nhà máy in Quân đội đã tận tình
giúp đỡ em hoàn thành Chuyên đề này.
Hà nội, ngày 30 tháng 04 năm 2004
Sinh viên
Nguyễn Thị Kim Dung

2

PHẦN I

THỰC TRẠNG HẠCH TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU
TẠI NHÀ MÁY IN QUÂN ĐỘI
I. GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ NHÀ MÁY IN QUÂN ĐỘI

1. Quá trình hình thành và phát triển của Nhà máy in Quân đội
Nhà máy in Quân đội thuộc Tổng cục Chính trị - Bộ Quốc phòng, được
thành lập ngày 17 tháng 12 năm 1946 trong điều kiện toàn Đảng, toàn dân và
toàn quân ta chuẩn bị bước vào cuộc kháng chiến trường kỳ gian khổ chống
lại thực dân Pháp xâm lược. Cho đến nay, Nhà máy in Quân đội đã có được
58 năm hoạt động. Do yêu cầu của Nhà nước cũng như để đáp ứng nhu cầu
của thị trường và tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình sản xuất kinh doanh,
Nhà máy in Quân đội đã qua rất nhiều lần đổi tên, sáp nhập và hợp nhất.
Khi mới thành lập Nhà máy mang tên là Xưởng in báo Sao Vàng. Lúc
này, chức năng và nhiệm vụ của Nhà máy chỉ là in sách báo, tạp chí, tài liệu
truyền đơn phục vụ cho cuộc kháng chiến. Và bát chữ đầu tiên của Nhà máy
là lời kêu gọi toàn quốc kháng chiến của Bác. Đây là niềm vinh dự và tự hào
của toàn bộ cán bộ, công nhân viên trong Nhà máy.
Trong những ngày đầu thành lập, toàn bộ cán bộ, công nhân viên trong
Nhà máy chỉ có 18 người. Với những cỗ máy cũ kỹ, thô sơ và những tạp chí,
sách báo ít ỏi, lại là nhà máy đầu tiên của Quân đội nên đã gặp không ít khó
khăn. Song toàn bộ cán bộ, công nhân viên của Nhà máy, đa số là sĩ quan bộ
đội, đã đồng tâm hiệp lực đưa Nhà máy vào sản xuất với số lượng và chất
lượng ngày một nâng cao.
Ngày 19 tháng 1 năm 1947, tại Hội nghị chính trị viên toàn quốc lần thứ
nhất, Xưởng in báo Sao Vàng được đổi tên thành Nhà in Vệ quốc quân.
Tháng 6 năm 1950, hai tờ báo Vệ quốc quân và Quân du kích hợp thành
tờ báo chung, tờ Quân đội nhân dân. Cùng thời gian này, Nhà máy in Quân du

3


kích sáp nhập về với Nhà máy in Vệ quốc quân và lấy tên là Nhà máy in
Quân đội.
Cuối năm 1954, Nhà in Quân sự cùng một số cơ sở in khác của đại đoàn
351, liên khu Việt Bắc, miền Đông Nam bộ sáp nhập vào Nhà máy in Quân đội.
Trong cuộc kháng chiến chống thực dân Pháp thắng lợi có một phần
đóng góp của Nhà máy in Quân đội, đó là in những tài liệu tuyên truyền và
một số truyền đơn, sách báo phục vụ cho cuộc kháng chiến, động viên cổ vũ
tinh thần chiến đấu của quân và dân ta. Do tính chất công việc của thời kỳ đó
nên việc đảm bảo an toàn cho Nhà máy là tuyệt đối, vì vậy Nhà máy đã phải
di chuyển nhiều nơi. Khi cuộc kháng chiến giành thắng lợi, hòa bình lập lại ở
miền Bắc mang lại niềm vui cho toàn Đảng, toàn dân, toàn quân ta nói chung
và Nhà máy in Quân đội nói riêng. Đến đây, Nhà máy được xây dựng cố định
tại thị trấn Cầu Diễn, huyện Từ Liêm, Hà Nội. Nhà máy được khánh thành và
đi vào sản xuất tháng 6 năm 1960.
Sau một thời gian chuẩn bị và thực tập, bước vào năm 1961, Tổng cục
chính trị chính thức giao nhiệm vụ cho Nhà máy in Quân đội bắt đầu thực
hiện hạch toán kinh tế. Điều này đánh dấu một bước trưởng thành của Nhà
máy, tạo điều kiện để Nhà máy cùng với cả nước xây dựng kinh tế. Nếu như
từ năm 1961 trở về trước, Nhà máy quản lý theo lối hành chính bao cấp, chỉ
biết làm mà không tính toán lỗ, lãi, không tiết kiệm nhân lực, vật tư, miễn sao
hoàn thành nhiệm vụ, thì nay sản xuất có hiệu quả kinh tế, định mức về lao
động, vật tư được quy định rõ ràng, chỉ tiêu về kế hoạch sản xuất phải đạt và
vượt mức trên đề ra. Cách quản lý khoa học đó đã góp phần thúc đẩy sản xuất
của Nhà máy.
Để phù hợp với xu thế chung của đất nước khi bước sang nền kinh tế thị
trường và do nhu cầu mở rộng hơn nữa trong lĩnh vực sản xuất kinh doanh,
ngày 27 tháng7 năm 1993, Bộ Quốc phòng ra quyết định số 358/QĐ-QP

thành lập Doanh nghiệp Nhà nước - Nhà máy in Quân đội. Thực tế trong thời
kỳ này, Nhà máy gặp không ít khó khăn. Sự cạnh tranh trong quá trình sản
xuất thường xuyên diễn ra. Song với sự đồng tâm của cán bộ công nhân viên
trong Nhà máy, sự quan tâm của Đảng, của Tổng cục chính trị và đặc biệt là

4


ban lãnh đạo đã không ngừng tìm tòi đổi mới công nghệ in, nâng cao trình độ
tay nghề của đội ngũ công nhân viên, mở rộng thị trường, Nhà máy đã hoà
nhập với cơ chế thị trường hiện nay.
Như vậy, hiện nay Nhà máy in Quân đội là một doanh nghiệp Nhà nước,
có tư cách pháp nhân, có con dấu riêng, thực hiện hạch toán độc lập và hoạt
động theo Luật doanh nghiệp Nhà nước. Ngành nghề kinh doanh chính của
Nhà máy hiện nay là in ấn sách, tạp chí, biểu mẫu, sổ sách quản lý và các loại
văn hoá phẩm khác. Ngoài nhiệm vụ kinh doanh độc lập theo luật định như
trên thì Nhà máy còn phải đảm bảo nhiệm vụ chính trị như: phục vụ mọi nhu
cầu in của Quân đội, thường xuyên duy trì đảm bảo sẵn sàng cơ động phục vụ
hợp đồng tác chiến khi có nhu cầu.
Với sự quan tâm giúp đỡ của Nhà nước, của Tổng cục chính trị và sự
năng động, sáng tạo trong sản xuất kinh doanh nên tình hình sản xuất của Nhà
máy tương đối hiệu quả, thể hiện qua một số chỉ tiêu chủ yếu sau:
Bảng số 1: Một số chỉ tiêu về kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh
của Nhà máy in Quân đội
(Nguồn: Báo cáo tài chính của Nhà máy in Quân đội năm 2001, 2002, 2003)

Đơn vị tính: Đồng
STT
1
2

3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14

CHỈ TIÊU
Doanh thu bán hàng
Các khoản giảm trừ DThu
- Giảm giá hàng bán
Doanh thu thuần về BH
Giá vốn hàng bán
Lợi nhuận gộp về BHàng
Doanh thu hoạt động TC
Chi phí tài chính
Chi phí bán hàng
Chi phí quản lý DN
Lợi nhuận thuần từ HĐKD
Thu nhập khác
Chi phí khác
Lợi nhuận khác
Tổng LN trước thuế

NĂM 2001
32.802.157.868
47.415.000
47.415.000
32.754.742.868
28.836.947.067
3.917.795.801
25.189.320
91.947.725
648.865.148
1.939.460.978
1.262.711.270
150.786.159
94.792.253
55.993.906
1.318.705.176

5

NĂM 2002

NĂM 2003

32.837.547.796

29.559.106.447

32.837.547.796
29.302.301.747
3.535.246.049

19.468.970
30.816.861
587.505.531
1.600.900.403
1.335.492.224
123.591.156
39.687.760
83.903.396
1.419.395.620

29.559.106.447
25.875.735.288
3.683.371.159
18.821.334
80.027.170
601.963.800
1.653.271.872
1.366.929.651
30.940.510
591.770
30.348.740
1.397.278.391


15
16
17

Các khoản nộp Ngân sách
Vốn kinh doanh

Tổng số cán bộ CNV

18

Thu nhập bình quân
(người/tháng)

884.958.685
9.751.329.573
217

840.632.784
10.120.598.379
235

831.055.736
10.519.053.317
234

1.398.000

1.506.000

1.604.000

2. Đặc điểm tổ chức hoạt động kinh doanh và tổ chức quản lý tại
Nhà máy in Quân đội
2.1. Đặc điểm quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm tại Nhà máy in
Quân đội
Đặc điểm nổi bật của hoạt động sản xuất kinh doanh tại Nhà máy in

Quân đội là Nhà máy sản xuất theo đơn đặt hàng. Việc dự toán chi phí cũng
như xác định giá thành và kết quả kinh doanh đều dựa trên các hợp đồng kinh
tế. Do vậy, quá trình sản xuất là quá trình chủ đạo trong hoạt động của Nhà
máy. Để có được một sản phẩm in hoàn chỉnh thì quá trình sản xuất phải trải
qua quy trình công nghệ sau:
Sơ đồ 1: Sơ đồ quy trình công nghệ in của Nhà máy in Quân đội
Sắp chữ vi tính
Tách màu điện tử

Lập maket

Bình bản

Chế bản khuôn in

6


Giấy + Vật liệu
khác

In

Hoàn thiện sản
phẩm

+ Sắp chữ vi tính, tách màu điện tử: Từ những trang bản thảo của khách
hàng, bộ phận vi tính sẽ đánh máy vi tính, sắp xếp, trình bày và lựa chọn màu
sắc theo yêu cầu của khách hàng.
+ Lập maket: Trên cơ sở những trang đánh máy, bộ phận lập maket sẽ

tiến hành bố trí các trang in, trang ảnh, phụ bản và các chế độ trình bày khác.
+ Bình bản: Từ các maket tài liệu, bộ phận bình bản tài liệu làm nhiệm
vụ sắp xếp, bố trí tất cả các loại chữ, hình ảnh (dán khuôn) trên các đế phim
bằng mica theo từng trang in.
+ Chế bản khuôn in: Trên cơ sở các bản đế phim được bình bản xong, bộ
phận chế bản sẽ làm nhiệm vụ chế bản vào bản kẽm hoặc bản nhôm bằng
cách phơi bản và hiện lên bản kẽm hoặc bản nhôm.
+ In: Khi nhận được các bản kẽm hoặc bản nhôm do bộ phận chế bản
chuyển sang, lúc này bộ phận in offset sẽ tiến hành lên khuôn in và in hàng
loạt theo các chế bản khuôn in đó.
+ Hoàn thiện sản phẩm: Khi nhận được các trang in của máy in chuyển
sang, bộ phận thành phẩm (phân xưởng hoàn thiện sách) sẽ tiến hành gấp các
trang in thành trang, thành các tay sách và đóng thành quyển, sau đó đóng bìa
xén gọn ba mặt sách cho đẹp, cuối cùng là kiểm tra, đóng gói sản phẩm để
xuất giao cho khách hàng.
2.2. Đặc điểm tổ chức hoạt động kinh doanh tại Nhà máy in Quân đội
Toàn bộ khu vực sản xuất của Nhà máy chia làm bốn phân xưởng, được
bố trí sắp đặt theo dây chuyền công nghệ khép kín, có liên quan chặt chẽ với
nhau, bao gồm: phân xưởng chế bản, phân xưởng máy in, phân xưởng hoàn
thiện sản phẩm, phân xưởng tái sản xuất Presensitized Plate (P/S). Mối quan
hệ giữa Nhà máy với các phân xưởng được biểu hiện qua sơ đồ 2.

7


- Phân xưởng chế bản: Thực hiện công việc đầu tiên của một sản phẩm
in, đó là sắp chữ vi tính và tách màu điện tử. Sau khi thực hiện việc sắp chữ vi
tính và tách màu điện tử, công nhân phân xưởng chế bản sẽ tiến hành lập
maket và bình bản.
- Phân xưởng máy in: Có nhiệm vụ kết hợp bản in với giấy, mực để tạo

ra các trang in theo yêu cầu kỹ thuật. Phân xưởng máy in được chia thành 3
tổ: Tổ phơi bản, tổ máy 1, tổ máy 2.
Sơ đồ 2: Sơ đồ tổ chức hoạt động kinh doanh của Nhà máy in QĐ
Giám đốc

Phó giám đốc kế
hoạch sản xuất

Phòng kế hoạch
sản xuất

PX chế bản

PX hoàn
thiện SP

PX máy in

PX tái sản
xuất P/S

: Quan hệ chỉ đạo
: Trình tự dây truyền sản xuất
- Phân xưởng hoàn thiện sản phẩm: bao gồm 4 tổ: Tổ sách 1, tổ sách 2,
tổ sách 3 và tổ kiểm tra chất lượng sản phẩm, có nhiệm vụ xén, gấp, đóng
sách, kiểm tra chất lượng để tạo ra sản phẩm hoàn chỉnh.
- Phân xưởng tái sản xuất Presensitized Plate (P/S): Có nhiệm vụ sản
xuất các bản diazô trên cơ sở sử dụng các đế khuôn cũ, nhờ đó mà các bản
8

diazô có thể sử dụng thêm được 2 hoặc 3 lần nữa, như vậy sẽ tiết kiệm được
chi phí vì không phải mua mới.
Các phân xưởng này đều chịu sự giám sát trực tiếp của phó giám đốc
phụ trách về kế hoạch sản xuất và phòng kế hoạch sản xuất thông qua các
quản đốc phân xưởng.
2.3. Đặc điểm tổ chức quản lý tại Nhà máy in Quân đội
Cùng với quá trình phát triển, Nhà máy in Quân đội không ngừng hoàn
thiện bộ máy tổ chức quản lý của mình. Cho đến nay, Nhà máy tổ chức bộ
máy quản lý theo một hệ thống chặt chẽ, bao gồm : 1 giám đốc, 2 phó giám
đốc, 4 phòng ban và 2 tổ trực thuộc. Mối quan hệ giữa Ban giám đốc với các
phòng ban trong Nhà máy in Quân đội được khái quát qua sơ đồ sau:
Sơ đồ 3: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của Nhà máy in Quân đội
Giám đốc

Phó giám đốc
kế hoạch sản xuất

Phòng
Kế
hoạch
SX

Phòng
Vật
tư

Phó giám đốc
chính trị

Phòng
Tà i
chính

Phòng
Hành
chính
tổ
chức

: Quan hệ chỉ đạo
: Quan hệ công tác phối hợp
Trong đó:

9

Tổ
cơ
điện

Tổ
bảo
vệ


- Giám đốc: Là người đứng đầu và có quyền cao nhất trong Nhà máy.
Giám đốc có trách nhiệm quản lý, điều hành toàn bộ hoạt động sản xuất kinh
doanh, là người chỉ đạo trực tiếp công tác tài chính kế toán, hành chính tổ
chức … của Nhà máy trên cơ sở chấp hành đúng đắn nguyên tắc, chủ trương,
chính sách và chế độ của Nhà nước.

- Phó giám đốc chính trị: Nhà máy là một doanh nghiệp trực thuộc
Tổng cục chính trị - Bộ quốc phòng cho nên việc giáo dục chính trị, tư tưởng
cho cán bộ công nhân viên trong Nhà máy là rất cần thiết. Vì vậy, Nhà máy
đã bầu ra một phó giám đốc chính trị làm nhiệm vụ tổ chức công tác chính trị,
tư tưởng, tuyên truyền những chủ trương, chính sách mới của Đảng và của
Nhà nước cho toàn Nhà máy.
- Phó giám đốc phụ trách về kế hoạch sản xuất kinh doanh: Là người
giúp giám đốc điều hành trong lĩnh vực sản xuất kinh doanh, có nhiệm vụ
theo dõi, chỉ đạo, giám sát mọi hoạt động của phòng kế hoạch sản xuất và các
phân xưởng sản xuất, có trách nhiệm báo cáo mọi vấn đề liên quan đến hoạt
động sản xuất kinh doanh với giám đốc.
* Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban như sau:
- Phòng kế hoạch sản xuất: Chịu sự quản lý của phó giám đốc phụ trách
kế hoạch sản xuất, có chức năng nhiệm vụ là tìm kiếm thị trường, giao dịch
trực tiếp với khách hàng, ký kết các hợp đồng, lập kế hoạch sản xuất, phân bổ
kế hoạch sản xuất cho các phân xưởng trực thuộc, theo dõi, kiểm tra quá trình
sản xuất.
- Phòng vật tư: Có chức năng tìm kiếm các nguồn vật tư, đảm bảo cung
cấp vật tư đầy đủ cho quá trình sản xuất của Nhà máy. Trên cơ sở kết quả
nghiên cứu của phòng kế hoạch sản xuất, phòng vật tư lập kế hoạch mua vật
tư, dự trữ, bảo quản vật tư sao cho đáp ứng được đầy đủ yêu cầu của quá trình
sản xuất.
- Phòng tài chính: Có chức năng làm tham mưu cho giám đốc về mặt tài
chính kế toán, lập và thực hiện tốt các kế hoạch tài chính, chịu trách nhiệm
phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong quá trình sản xuất kinh doanh

10


của Nhà máy, tính toán thu nhập, chi phí, lỗ lãi, lập các báo cáo tài chính, tiến

hành thanh quyết toán với Nhà nước, với bạn hàng trên cơ sở chấp hành đúng
chế độ, quy định của Nhà Nước.
- Phòng hành chính - tổ chức: Có trách nhiệm thực hiện, chỉ đạo công
tác hành chính, tổ chức, làm tham mưu cho giám đốc về tổ chức bộ máy sản
xuất kinh doanh, quản lý, bố trí nhân sự cho phù hợp với yêu cầu của sản
xuất, chịu trách nhiệm tính và quản lý quỹ lương, xem xét nâng bậc lương cho
cán bộ công nhân viên theo chế độ quy định, theo dõi thi đua, chế độ Bảo
hiểm xã hội, bảo hộ lao động.
- Tổ cơ điện: Có nhiệm vụ sửa chữa, bảo dưỡng máy móc, trang thiết bị
kỹ thuật, hệ thống điện của Nhà máy, chạy máy phát điện khi cần thiết, đảm
bảo cho hoạt động sản xuất được tiến hành liên tục theo đúng tiến độ.
- Tổ bảo vệ: Làm nhiệm vụ bảo vệ cơ sở vật chất, tài sản, đảm bảo an
ninh cho Nhà máy.
Như vậy, Nhà máy in Quân đội có bộ máy quản lý theo quan hệ trực
tuyến - chức năng, là quan hệ từ trên xuống. Các phòng ban được tổ chức hết
sức gọn nhẹ, hợp lý, phù hợp với tình hình thực tế, đảm bảo tính thồng nhất
khách quan trong quản lý, điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh của Nhà
máy.
3. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán tại Nhà máy in Quân đội
3.1. Tổ chức bộ máy kế toán tại Nhà máy in Quân đội
Bộ máy kế toán của Nhà máy in Quân đội được tổ chức theo mô hình kế
toán tập trung, tức là Nhà máy chỉ mở một bộ sổ kế toán, tổ chức một bộ máy
kế toán để thực hiện tất cả các giai đoạn hạch toán ở mọi phần hành kế toán.
Bộ máy kế toán của Nhà máy có 5 người, bao gồm: Kế toán trưởng, 3 kế
toán viên phần hành và 1 kế toán tổng hợp. Mối quan hệ giữa kế toán trưởng
với các bộ phận trong phòng tài chính - kế toán được khái quát theo sơ đồ sau:
Sơ đồ 4: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của Nhà máy in Quân đội

11

Kế toán trưởng

- KT TMặt,
TGNH, tiền
vay
- KTTT với
ngân sách,
nhà cung cấp

- KT NVL &
CCDC
-Thủ quỹ

- KT Tổng
hợp
- KT TSCĐ
- Lập BCTC

- KT chi phí
& giá thành
- KT tiêu thụ
- KTTT với
khách hàng

: Quan hệ chỉ đạo
: Quan hệ công tác phối hợp
Trong đó:
* Kế toán trưởng: Kế toán trưởng của Nhà máy kiêm chức vụ trưởng
phòng tài chính, có chức năng tổ chức, kiểm tra công tác kế toán của Nhà

máy. Với chức năng này, kế toán trưởng là người giúp việc trong lĩnh vực
chuyên môn kế toán, tài chính cho giám đốc điều hành.
* Nhân viên kế toán tổng hợp, tài sản cố định, lương và phân bổ lương
có chức năng, nhiệm vụ sau:
- Ghi chép, phản ánh chi tiết và tổng hợp một cách chính xác, kịp thời
số lượng, giá trị tài sản cố định hiện có, tình hình tăng giảm và hiện trạng tài
sản cố định trong phạm vi toàn Nhà máy, cũng như tại từng bộ phận sử dụng
tài sản cố định. Tính toán và phân bổ đầy đủ, chính xác mức khấu hao tài sản
cố định vào chi phí sản xuất kinh doanh theo mức độ hao mòn của tài sản và
chế độ quy định. Tính toán, phản ánh kịp thời, chính xác tình hình xây dựng,
trang bị thêm, đổi mới, nâng cấp hoặc tháo dỡ bớt làm tăng, giảm nguyên giá
tài sản cố định cũng như tình hình thanh lý, nhượng bán tài sản cố định.
- Theo dõi tổng hợp tất cả các phần hành kế toán của Nhà máy, lập các
báo cáo tài chính định kỳ gửi các cơ quan chức năng theo đúng quy định, đáp

12


ứng kịp thời các báo cáo về tài chính khi kế toán trưởng, ban giám đốc yêu
cầu.
- Dựa trên kết quả tiền lương do phòng hành chính tổ chức tính được sẽ
tiến hành tính bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn phải thu từ
lương và phân bổ đầy đủ, chính xác tiền lương, các khoản trích nộp theo
lương vào chi phí.
* Nhân viên kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ kiêm thủ quỹ có
nhiệm vụ sau:
- Theo dõi, giám sát tình hình nhập, xuất, tồn và sử dụng nguyên vật
liệu, công cụ dụng cụ, tính toán và phản ánh chính xác số lượng và giá trị
nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tồn kho, đối chiếu số tồn trên sổ sách với số
tồn thực tế trong kho, lập các chứng từ và các báo cáo liên quan đến nguyên

vật liệu, công cụ dụng cụ.
- Do đặc điểm của tổ chức bộ máy kế toán, nhân viên kế toán vật tư
kiêm chức năng một thủ quỹ, quản lý tiền mặt của Nhà máy. Thủ quỹ có
nhiệm vụ thu, chi tiền mặt theo các phiếu thu, phiếu chi khi đã có đầy đủ thủ
tục, có đủ chữ ký của kế toán trưởng, giám đốc.
* Nhân viên kế toán tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, tiền vay, thanh toán
với ngân sách, với nhà cung cấp có nhiệm vụ sau:
- Hàng ngày theo dõi và phản ánh tình hình thu chi và tồn quỹ tiền mặt,
viết các phiếu thu, phiếu chi sau khi có đầy đủ các chứng từ hợp lệ.
- Phản ánh tình hình tăng, giảm và số dư tiền gửi ngân hàng hàng ngày,
tiến hành theo dõi và phản ánh vào sổ sách có liên quan sau khi nhân được
giấy báo nợ, giấy báo có của ngân hàng.
- Phản ánh chi tiết từng khoản vay, từng lần vay với từng đối tượng cho
vay, phản ánh tình hình trả nợ vốn và lãi theo quy định trong khế ước vay.
- Tính, kê khai đúng các khoản thuế, các khoản phải nộp khác cho Nhà
nước theo đúng chế độ quy định.

13


- Theo dõi tình hình thanh toán với nhà cung cấp, mở sổ theo dõi chi
tiết công nợ đến từng nhà cung cấp.
* Nhân viên kế toán chi phí, tính giá thành, tiêu thụ thành phẩm và thanh
toán với khách hàng có nhiệm vụ sau:
- Tập hợp và phân bổ chính xác, kịp thời các loại chi phí sản xuất theo
từng đơn đặt hàng, xác định chi phí sản xuất dở dang của những đơn đặt hàng
chưa hoàn thành trong kỳ kế toán.
- Tính toán chính xác giá thành của các sản phẩm đã hoàn thành.
- Tiến hành tổng hợp doanh thu bán hàng hàng tháng, hàng quý, từ đó
xác định được lợi nhuận của từng đơn đặt hàng.

- Theo dõi tình hình thanh toán với các khách hàng, mở sổ theo dõi chi
tiết công nợ đến từng khách hàng.
3.2. Tổ chức vận dụng chứng từ kế toán tại Nhà máy in Quân đội
Nhà máy in Quân đội tổ chức vận dụng chứng từ thống nhất theo hệ
thống danh mục chứng từ do Bộ Tài chính ban hành theo quyết định số 1141QĐ/TC/CĐKT ngày 1 tháng 11 năm 1995 của Bộ Tài chính, bao gồm các loại
chứng từ sau:
* Chứng từ về lao động tiền lương bao gồm: Bảng chấm công, Bảng
thanh toán tiền thưởng, Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành,
Phiếu báo làm thêm giờ, Biên bản điều tra tai nạn lao động, Hợp đồng giao
khoán, Bảng thanh toán tiền lương, Phiếu nghỉ hưởng BHXH, Bảng thanh
toán BHXH.
* Chứng từ về hàng tồn kho bao gồm: Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho,
Biên bản kiểm nghiệm, Thẻ kho, Biên bản kiểm kê vật tư, sản phẩm, hàng
hoá, Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ.
* Chứng từ về bán hàng bao gồm: Hoá đơn GTGT.
* Chứng từ về tiền tệ bao gồm: Phiếu thu, Phiếu chi, Uỷ nhiệm thu, Uỷ
nhiệm chi, Giấy đề nghị tạm ứng, Giấy thanh toán tiền tạm ứng, Biên bản
kiểm kê quỹ tiền mặt.
14


* Chứng từ về tài sản cố định bao gồm: Biên bản giao nhận TSCĐ, Thẻ
TSCĐ, Biên bản thanh lý TSCĐ, Biên bản đánh giá lại TSCĐ.
Ngoài những chứng từ theo mẫu do Bộ Tài chính ban hành, Nhà máy
còn sử dụng một số chứng từ khác để phục vụ trong nội bộ Nhà máy, như
“Biên bản xác nhận sai hỏng” để xác nhận số sản phẩm sai hỏng làm cơ sở để
trừ lương; để theo dõi chi tiết tình hình sản xuất của từng công nhân, Nhà máy
sử dụng “Phiếu sản xuất cá nhân”; khi một đơn đặt hàng nào đó đã hoàn
thành, kế toán tiêu thụ sẽ lập “Biên bản thanh lý hợp đồng”.v.v.
3.3. Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán tại Nhà máy in Quân đội

Hiện nay, Nhà máy đang áp dụng hệ thống tài khoản kế toán theo quyết
định số 1141/QĐ/TC/CĐKT ngày 1 tháng 11 năm 1995 của Bộ Tài chính và
các thông tư sửa đổi, bổ sung của Bộ Tài chính.
Là một đơn vị sản xuất, Nhà máy đã áp dụng phương pháp kê khai
thường xuyên để hạch toán hàng tồn kho. Theo phương pháp này, Nhà máy sẽ
theo dõi, phản ánh được một cách thường xuyên, liên tục, có hệ thống tình
hình biến động nhập, xuất, tồn kho vật tư, hàng hoá trên sổ kế toán, nhờ vậy
giá trị vật tư, hàng hoá trên sổ kế toán có thể xác định được ở bất cứ thời điểm
nào trong kỳ hạch toán.
Do đặc điểm sản xuất kinh doanh nên Nhà máy chỉ vận dụng khoảng 2/3
số tài khoản kế toán theo chế độ kế toán hiện hành. Dưới đây là các tài khoản
tổng hợp mà Nhà máy đang sử dụng:
- Tài khoản loại 1 - Tài sản lưu động bao gồm: TK 111, 112, 131, 133,
138, 141, 144, 152, 153, 154, 161.
- Tài khoản loại 2 - Tài sản cố định bao gồm: TK 211, 214, 241, 244.
- Tài khoản loại 3 - Nợ phải trả bao gồm: TK 311, 331, 333, 334, 335,
336, 338, 344.
- Tài khoản loại 4 - Nguồn vốn chủ sở hữu bao gồm: TK 411, 414, 415,
421, 431, 441.
- Tài khoản loại 5 - Doanh thu bao gồm: TK 511, 515, 532.
- Tài khoản loại 6 - Chi phí sản xuất, kinh doanh bao gồm: TK 621, 622,
627, 632, 635, 641, 642.
- Tài khoản loại 7 - Thu nhập khác bao gồm: TK 711.
15


- Tài khoản loại 8 - Chi phí khác bao gồm: TK 811.
- Tài khoản loại 9 - Xác định kết quả kinh doanh bao gồm: TK 911.
- Tài khoản loại 0 - Tài khoản ngoài bảng bao gồm: TK 009.
3.4. Tổ chức hệ thống sổ kế toán tại Nhà máy in Quân đội

Để phù hợp với quy mô cũng như hoạt động sản xuất kinh doanh của
mình, Nhà máy in Quân đội thực hiện tổ chức hạch toán kế toán theo hình
thức Nhật ký chung. Nhà máy áp dụng niên độ kế toán theo năm, năm kế toán
trùng với năm dương lịch (từ 01/01 đến 31/12), kỳ kế toán theo quý. Theo
hình thức Nhật ký chung, Nhà máy sử dụng các loại sổ kế toán sau:
- Sổ kế toán tổng hợp bao gồm: Sổ Nhật ký chung, Sổ Nhật ký thu tiền,
sổ Nhật ký chi tiền, Sổ Nhật ký mua hàng, sổ Nhật ký bán hàng, Sổ Cái các
tài khoản.
- Sổ kế toán chi tiết bao gồm: Sổ chi tiết tiền mặt, tiền gửi, tiền vay, Sổ
chi tiết tài sản cố định, Sổ chi tiết vật liệu, Sổ chi tiết chi phí sản xuất kinh
doanh, Thẻ tính giá thành sản phẩm, Thẻ kho, Sổ chi tiết theo dõi tạm ứng, Sổ
chi tiết phải thu của khách hàng (62 khách hàng), Sổ chi tiết phải trả người
bán (32 nhà cung cấp).
Các phần hành kế toán chủ yếu của Nhà máy như phần hành kế toán
nguyên vật liệu, tài sản cố định, chi phí và giá thành, tiêu thụ, thanh toán đều
được áp dụng kế toán máy. Phần mềm kế toán Nhà máy sử dụng là phần mềm
do Nhà máy tự viết, phù hợp với công tác kế toán của Nhà máy. Tuy nhiên,
sự trợ giúp của máy tính chỉ dừng lại ở khâu hạch toán tổng hợp, còn khâu
hạch toán chi tiết vẫn được các kế toán viên phần hành làm bằng tay. Việc ghi
sổ từ các chứng từ lên sổ chi tiết đều là thủ công. Sau đó, kế toán tổng hợp sẽ
tổng hợp số liệu theo từng phầnChứng
hành lên
từ máy tính, cuối cùng máy tính sẽ
gốctài chính.
cung cấp cho kế toán viên các báo các
Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung tại Nhà máy in
Sổ Nhật ký
Sổ Nhật ký
Sổ kế toán
Quân đội

sau:
đặcđược
biệt khái quát qua sơ đồ chung
chi tiết
Sơ đồ 5: Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung
Sổ Cái

tại Nhà máy in Quân đội
Bảng cân
đối SPS
16
Báo cáo
tài chính

Bảng tổng
hợp chi tiết


: Ghi hàng ngày
: Ghi cuối tháng
: Đối chiếu
- Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ gốc, kế toán ghi các nghiệp vụ
kinh tế phát sinh vào sổ Nhật ký chung, Đối với các đối tượng cần hạch toán
chi tiết thì từ chứng từ gốc, kế toán ghi vào các sổ chi tiết. Do doanh nghiệp
sử dụng các Nhật ký đặc biệt nên hàng ngày, từ chứng từ gốc, kế toán ghi các
nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký đặc biệt liên quan. Sau đó căn cứ số liệu
đã ghi trên sổ Nhật ký chung và sổ Nhật ký đặc biệt để ghi vào sổ cái các tài
khoản liên quan.
- Cuối tháng, tổng hợp số liệu và khoá các sổ kế toán chi tiết, lấy số liệu
lập Bảng tổng hợp chi tiết; cộng số liệu trên sổ cái, đối chiếu số liệu trên sổ

cái với số liệu trên Bảng tổng hợp chi tiết để đảm bảo tính khớp đúng giữa kế
toán tổng hợp và kế toán chi tiết, sau đó lập Bảng cân đối số phát sinh. Sau
khi đã kiểm tra đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên sổ cái và Bảng tổng hợp
chi tiết được dùng để lập các Báo cáo tài chính.
3.5. Tổ chức hệ thống Báo cáo tài chính tại Nhà máy in Quân đội

17


Hiện nay, Nhà máy in Quân đội đang sử dụng 3 loại Báo cáo tài chính là
Bảng cân đối kế toán (Mẫu số B01 - DN), Báo cáo kết quả hoạt động kinh
doanh (Mẫu số B02 - DN), Thuyết minh báo cáo tài chính (Mẫu số B09 DN). Các Báo cáo này do kế toán tổng hợp lập vào cuối mỗi quý theo mẫu
chung do Bộ Tài chính quy định.
Cơ sở để lập các Báo cáo tài chính:
- Để lập Bảng cân đối kế toán, kế toán tổng hợp căn cứ vào số liệu của
các tài liệu sau đây: Bảng cân đối kế toán ngày 31/12 năm trước, Sổ cái các
tài khoản , Sổ kế toán chi tiết, Bảng cân đối số phát sinh.
- Để lập Báo cáo kết quả kinh doanh, kế toán tổng hợp căn cứ vào số liệu
của các tài liệu sau: Báo cáo kết quả kinh doanh kỳ trước, Sổ kế toán chi tiết
tình hình doanh thu, chi phí, kết quả theo từng hoạt động, Sổ kế toán chi tiết
các khoản thuế phải nộp, Sổ kế toán chi tiết thuế GTGT được khấu trừ, các
quan hệ đối ứng khi xác định kết quả kinh doanh.
- Để lập bản Thuyết minh báo cáo tài chính, kế toán tổng hợp căn cứ vào
số liệu của các tài liệu sau: Các sổ kế toán kỳ báo cáo, Bảng cân đối kế toán
kỳ báo cáo, Báo cáo kết quả kinh doanh kỳ báo cáo, Thuyết minh báo cáo tài
chính kỳ trước, năm trước.
Tất cả các Báo cáo tài chính được lập và gửi vào cuối mỗi quý theo quy
định của Nhà nước. Thời hạn gửi báo cáo đối với báo cáo quý là chậm nhất
15 ngày kể từ ngày kết thúc quý, đối với báo cáo năm là chậm nhất 30 ngày
kể từ ngày kết thúc niên độ kế toán.

Ngoài các báo cáo kế toán được lập hàng quý theo quy định của Bộ Tài
chính, Nhà máy còn lập một số báo cáo kế toán khác phục vụ cho việc quản
trị nội bộ trong Nhà máy, bao gồm: Báo cáo chi tiết tăng, giảm TSCĐ và vốn
kinh doanh, Báo cáo thu chi, Báo cáo chi ngân sách và tăng giảm quân số,
Báo cáo sử dụng nguồn vốn khấu hao cơ bản, Báo cáo tình hình phân phối lợi
nhuận sau thuế, Bảng kê chi tiết nợ phải thu, Bảng kê chi tiết nợ phải trả,
Bảng kê chi tiết tạm ứng, Bảng kê chi tiết kê khai nộp thuế.
II. THỰC TRẠNG HẠCH TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI NHÀ MÁY IN
QUÂN ĐỘI

18


1. Đặc điểm và tình hình quản lý nguyên vật liệu tại Nhà máy in
Quân đội
1.1. Đặc điểm nguyên vật liệu tại Nhà máy in Quân đội
Mỗi loại sản phẩm có những đặc thù riêng, điều này quyết định tới yêu
cầu sử dụng nguyên vật liệu. Do những đặc điểm đặc thù trong ngành in ấn
nên nguyên vật liệu của Nhà máy in Quân đội có những đặc điểm riêng biệt
so với các ngành sản xuất khác. Vì Nhà máy tiến hành sản xuất theo đơn đặt
hàng, sản phẩm của mỗi đơn đặt hàng có quy cách, mẫu mã riêng nên yêu cầu
về nguyên vật liệu cũng không giống nhau. Do đó, nguyên vật liệu của Nhà
máy có rất nhiều chủng loại phong phú và đa dạng. Chẳng hạn: Giấy in có
giấy Bãi Bằng, giấy Tân Mai, …; riêng từng loại giấy lại được chia thành
nhiều loại khác nhau theo từng khổ giấy; mực in thì có rất nhiều màu như
xanh, đỏ , tím, vàng, đen, …
Để tạo ra được một sản phẩm in hoàn chỉnh thì cần phải có rất nhiều
loại nguyên vật liệu khác nhau, trong đó giấy và mực in là những nguyên vật
liệu chính. Hiện nay, ở Việt Nam có rất nhiều Nhà máy sản xuất giấy với chất
lượng, chủng loại không thua kém giấy ngoại nhập cho nên Nhà máy không

nhập giấy từ nước ngoài mà tất cả các loại giấy in đều được mua của các nhà
sản xuất trong nước như Công ty Đông Đô, Công ty giấy Tân Mai,… Còn
mực in hầu hết là các sản phẩm của nước ngoài, Nhà máy mua lại của một số
nhà cung cấp trong nước. Ngoài ra, để tạo ra một sản phẩm in còn cần phải có
các loại vật liệu phụ như chỉ khâu, gim, thép đóng sách, vải, keo dán, … Mỗi
sản phẩm của một đơn đặt hàng cần có các loại nguyên vật liệu khác nhau,
chính điều đó tạo nên sự phong phú và đa dạng về nguyên vật liệu của Nhà
máy.
Nguyên vật liệu của Nhà máy là những loại nguyên vật liệu khó bảo
quản, dễ bị hư hỏng và kém phẩm chất. Giấy dễ bị cháy, độ hút ẩm cao; mực
in dễ bị phai màu. Chính vì vậy, Nhà máy cần phải có biện pháp bảo quản, dự
trữ nguyên vật liệu hợp lý để đảm bảo cung cấp một cách đầy đủ và kịp thời
cho sản xuất.
1.2. Tổ chức quản lý nguyên vật liệu tại Nhà máy in Quân đội
19


Nguyên vật liệu là đối tượng lao động - một trong ba yếu tố cơ bản của
quá trình sản xuất. Tổng chi phí nguyên vật liệu của Nhà máy chiếm tới 60%
tổng chi phí sản xuất - kinh doanh. Vì vậy cần phải quản lý tốt việc thu mua,
dự trữ và sử dụng nguyên vật liệu để bảo đảm chất lượng sản phẩm, tiết kiệm
chi phí, hạ giá thành sản phẩm và tăng lợi nhuận cho Nhà máy.
* Tình hình thu mua nguyên vật liệu
Hiện nay, nguyên vật liệu của Nhà máy đều là mua ngoài. Đối với các
nguyên vật liệu chính như giấy, mực in, khi nhận được một đơn đặt hàng của
khách hàng, căn cứ vào yêu cầu của khách hàng về quy cách và mẫu mã của
từng loại sản phẩm in, Nhà máy mới tiến hành mua nguyên vật liệu cho phù
hợp. Nhà máy ký kết hợp đồng với các nhà cung cấp thường xuyên như Công
ty Đông Đô, Công ty giấy Tân Mai,… để thu mua. Các loại mực in được mua
lại của các nhà cung cấp trong nước. Còn các vật liệu khác như vải, chỉ khâu,

keo dán,… được Nhà máy lập kế hoạch mua theo hàng tháng.
* Tình hình dự trữ, bảo quản nguyên vật liệu
Hiện nay, các loại nguyên vật liệu sử dụng trong ngành in đều có sẵn
trên thị trường cho nên Nhà máy không dự trữ nhiều nguyên vật liệu ở trong
kho mà khi nào có đơn đặt hàng thì mới tiến hành thu mua. Tuy nhiên, Nhà
máy cũng đã xây dựng được định mức dự trữ hợp lý cho từng danh điểm
nguyên vật liệu. Việc dự trữ hợp lý, cân đối các loại nguyên vật liệu sẽ đảm
bảo cho quá trình sản xuất - kinh doanh của Nhà máy được liên tục, đồng thời
tránh được sự tồn đọng vốn trong kinh doanh.
Để bảo quản nguyên vật liệu, Nhà máy đã đầu tư xây dựng 3 kho: Kho
nguyên vật liệu chính (1521), kho nguyên vật liệu phụ (1522) và kho công cụ
dụng cụ (153).
Kho nguyên vật liệu chính dự trữ và bảo quản nguyên vật liệu chính là
giấy, mực in, kẽm,... Kho này được xây dựng tương đối rộng bởi vì giấy ở
Nhà máy có rất nhiều loại và nó là nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng lớn trong
việc hình thành nên sản phẩm in của Nhà máy. Do giấy dễ bị ẩm và cháy nên

20


kho nguyên vật liệu chính được trang bị các thiết bị phòng cháy chữa cháy
hiện đại và giấy ở trong kho được đặt trên các giá kê hàng cách xa mặt đất.
Kho nguyên vật liệu phụ dự trữ và bảo quản các loại nguyên vật liệu
phụ, nhiên liệu, phụ tùng thay thế như chỉ khâu, keo dán, vải, xăng, dầu,
vòng bi, dây điện, bóng điện… Kho nguyên vật liệu phụ lại được chia thành
ba kho nhỏ: một kho chứa các loại vật liệu phụ; một kho chứa các phụ tùng
như vòng bi, con lăn, dây điện, bóng điện, …; một kho nhiên liệu xăng, dầu.
Do giấy dễ cháy nên kho nguyên vật liệu phụ được đặt cách xa kho nguyên
vật liệu chính.
Kho công cụ dụng cụ dự trữ và bảo quản các loại công cụ dụng cụ sử

dụng trong Nhà máy.
Hệ thống kho tàng của Nhà máy được xây dựng quy mô, khang trang,
được trang bị các phương tiện cân, đong, đo, đếm hiện đại, nhân viên thủ kho
và bảo vệ có tinh thần trách nhiệm cao và trình độ chuyên môn tốt. Các quá
trình nhập, xuất kho nguyên vật liệu trong Nhà máy được thực hiện đầy đủ và
chặt chẽ.
* Tình hình sử dụng nguyên vật liệu
Nhà máy luôn khuyến khích công nhân viên sử dụng tiết kiệm nguyên
vật liệu trên cơ sở các định mức về nguyên vật liệu đã đề ra. Tuy nhiên, Nhà
máy mới chỉ xây dựng định mức tiêu hao nguyên vật liệu chính là giấy cho
từng đơn đặt hàng, còn các loại nguyên vật khác ngoài giấy được xuất dùng
theo nhu cầu của các bộ phận. Ngoài ra, trong quá trình sản xuất, Nhà máy
còn tổ chức công tác thu hồi phế liệu như giấy thừa khi quay giấy từ cuộn ra
tờ, giấy in hỏng, giấy rối, lõi giấy,…
2. Phân loại và tính giá nguyên vật liệu tại Nhà máy in Quân đội
2.1. Phân loại nguyên vật liệu tại Nhà máy in Quân đội
Hiện nay, có rất nhiều cách phân loại nguyên vật liệu khác nhau nhưng
do nguyên vật liệu sử dụng trong Nhà máy rất đa dạng và phong phú nên Nhà
máy đã tiến hành phân loại nguyên vật liệu dựa vào vai trò và công dụng của
21


chúng trong quá trình sản xuất - kinh doanh. Theo cách phân loại này, nguyên
vật liệu của Nhà máy được chia thành các loại sau:
- Nguyên liệu, vật liệu chính, bao gồm: Giấy, mực in các màu, kẽm,…
- Vật liệu phụ, bao gồm: Vải, gim, thép đóng sách, chỉ khâu, keo dán,
chì, axit, cồn,…
- Nhiên liệu, bao gồm: Các loại xăng (xăng A92, xăng A83), các loại
dầu, mỡ (dầu nhờn, dầu phanh, dầu thuỷ lực),…
- Phụ tùng thay thế, bao gồm: Bi, vòng bi, con lăn, dây điện, bóng điện,

… dùng để sửa chữa thay thế cho các loại máy in, máy xén giấy, …
- Phế liệu thu hồi, bao gồm: Giấy thừa khi quay giấy, giấy in hỏng, giấy
rối, lõi giấy,…
Việc phân loại nguyên vật liệu giúp cho Nhà máy có thể tổ chức tốt việc
quản lý và hạch toán nguyên vật liệu. Bên cạnh đó, để đảm bảo thuận tiện,
tránh nhầm lẫn cho công tác quản lý và hạch toán về số lượng và giá trị đối
với từng thứ nguyên vật liệu, trên cơ sở phân loại theo vai trò và công dụng
của nguyên vật liệu, phòng vật tư của Nhà máy đã tiến hành lập “Sổ danh
điểm vật liệu”. Sổ này xác định thống nhất tên gọi, ký mã hiệu, quy cách, số
hiệu, đơn vị tính của từng danh điểm nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ được
sử dụng trong Nhà máy. Việc lập Sổ danh điểm vật liệu đã tạo điều kiện rất
thuận lợi cho Nhà máy khi áp dụng máy tính vào trong quá trình hạch toán
nguyên vật liệu. Hàng ngày, nhân viên kế toán vật tư chỉ cần nhập thông tin
theo nhóm và mã vật liệu. Cuối tháng, máy tính sẽ tự động tổng hợp theo từng
mã để biết được số nhập, xuất, tồn cả tháng của một danh điểm vật liệu, đồng
thời máy tính cũng sẽ tổng hợp cả nhóm để có số tổng hợp của cả một nhóm.
Bảng số 3:
SỔ DANH ĐIỂM VẬT LIỆU

Nhóm
1521

Ký hiệu
Danh điểm NVL
Nguyên liệu, vật liệu chính
22


1521.0101
…

1521.0501
…
1521.0601
…
1522
1522.0101
…
1522.0215
…
1522.0401
…
153

Giấy cuộn Vĩnh Phú 84-58 gm2

Kg

Mực đen in cuốn Malayxia

Kg

Kẽm điazo 650*550

Tấm

Nguyên vật liệu phụ
Axit ôxalic

Kg

Chỉ khâu tay 2000m

Cuộn

Xăng A92

Lít

Công cụ, dụng cụ

2.2. Tính giá nguyên vật liệu tại Nhà máy
Tính giá nguyên vật liệu là một công tác quan trọng trong việc tổ chức
hạch toán nguyên vật liệu. Tính giá nguyên vật liệu là dùng tiền để biểu hiện
giá trị của chúng. Hiện nay, Nhà máy hạch toán nguyên vật liệu theo phương
pháp kê khai thường xuyên, tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu
trừ và nguyên vật liệu được tính theo giá gốc. Kế toán xác định giá nhập và
xuất kho nguyên vật liệu như sau:
2.2.1. Đối với nguyên vật liệu nhập kho
Nguyên vật liệu của Nhà máy chủ yếu được nhập mua từ các nguồn
trong nước. Đối với một số đơn đặt hàng như đơn đặt hàng của Nhà xuất bản
Giáo dục,… thì nguyên vật liệu do chính bên đặt hàng cung cấp. Các nguyên
vật liệu nhập kho của Nhà máy được đánh giá theo giá gốc, cụ thể như sau:
+ Đối với nguyên vật liệu mua ngoài nhập kho: Giá gốc nguyên vật liệu
nhập kho là giá mua chưa có thuế giá trị gia tăng cộng với chi phí thu mua
(chi phí vận chuyển, bốc dỡ, chi phí cho nhân viên đi mua,…). Nếu Nhà máy
được hưởng các khoản chiết khấu thương mại, giảm giá hàng mua thì các
khoản này sẽ được trừ khỏi giá mua.

23

Hiện nay, Nhà máy thường mua nguyên vật liệu của các nhà cung cấp
thường xuyên và mỗi lần mua thường mua với khối lượng lớn nên việc mua
hàng hầu hết được nhà cung cấp đưa đến tận kho của Nhà máy, chi phí vận
chuyển, bốc dỡ thường do bên bán chịu. Chỉ trong trường hợp những nguyên
vật liệu do nhân viên của phòng vật tư trực tiếp đi mua thì mới có chi phí thu
mua.
Ví dụ: Ngày 15/03/2004, Nhà máy mua 2607 kg giấy cuộn Bãi Bằng 8465gm2 của Công ty Đông Đô (theo HĐGTGT số 019939 của Công ty Đông
Đô bảng số 3 trang 27), đơn giá chưa có thuế GTGT là 10.449 đồng/kg, thuế
GTGT 10%. Chi phí vận chuyển, bốc dỡ do Công ty Đông Đô chịu. Theo ví
dụ này, Nhà máy tính giá giấy cuộn Bãi Bằng 84-65gm2 nhập kho như sau:
Giá gốc giấy cuộn BB nhập kho = Giá mua (không có thuế GTGT)
= Số lượng x Đơn giá
= 2607 kg x 10.449 = 27.240.543 đồng
+ Đối với nguyên vật liệu gia công (chủ yếu là giấy in): Với một số đơn
đạt hàng thì khách hàng mang giấy in đến để thuê Nhà máy gia công. Trong
trường hợp này, Nhà máy cho nhập kho và chỉ theo dõi về mặt số lượng
nguyên vật liệu do khách hàng mang đến, còn về mặt giá trị không được theo
dõi.
2.2.2. Đối với nguyên vật liệu xuất kho
Là một doanh nghiệp sản xuất nên ở Nhà máy nguyên vật liệu xuất kho
chủ yếu dùng cho sản xuất. Ngoài ra, đối với một số loại nguyên vật liệu còn
được xuất để sử dụng trong các phòng ban của Nhà máy.
Do đặc điểm nguyên vật liệu phong phú và đa dạng, số lượng danh điểm
nguyên vật liệu tương đối nhiều cho nên Nhà máy đã lựa chọn phương pháp
Nhập trước - Xuất trước để tính giá nguyên vật liệu xuất kho. Theo phương
pháp này, giả thiết số nguyên vật liệu nào nhập trước sẽ được xuất dùng
trước, xuất hết số nhập trước mới đến số nhập sau theo giá thực tế của từng số
nguyên vật liệu xuất. Nói cách khác, giá trị nguyên vật liệu xuất kho được

24


tính theo giá của lô nguyên vật liệu nhập kho ở thời điểm đầu kỳ hoặc gần đầu
kỳ và do vậy, giá trị nguyên vật liệu tồn kho cuối kỳ sẽ được tính theo giá của
nguyên vật liệu nhập kho ở thời điểm cuối kỳ hoặc gần cuối kỳ còn tồn kho.
Ví dụ:
- Ngày 1/1/2004, tồn kho giấy cuộn Bãi Bằng 84-65gm2 của Nhà máy là
2500 kg, đơn giá 10.445đ/kg.
- Ngày 19/3/2004, nhập kho giấy cuộn Bãi Bằng 84-65gm2 là 2607 kg,
đơn giá 10.449đ/kg.
- Ngày 29/3/2004, xuất kho giấy cuộn Bãi Bằng 84-65gm2 là 4192 kg.
Vởy giá thực tế 4192 kg giấy cuộn Bãi Bằng 84-65gm2 xuất kho ngày
29/3/2004 theo phương pháp Nhập trước - Xuất trước là:
2500 kg x 10.445 + 1692 kg x 10.449 = 43.792.208 đồng
Phương pháp này có ưu điểm là cho phép kế toán vật tư của Nhà máy có
thể tính giá nguyên vật liệu xuất kho kịp thời.
Tuy nhiên, phương pháp này lại có nhược điểm là phải tính giá theo từng
danh điểm nguyên vật liệu và phải hạch toán chi tiết nguyên vật liệu tồn kho
theo từng loại giá nên tốn nhiều công sức. Ngoài ra, phương pháp này còn
làm cho chi phí kinh doanh của Nhà máy không phản ứng kịp thời với giá cả
thị trường của nguyên vật liệu.
3. Tổ chức chứng từ kế toán nguyên vật liệu tại Nhà máy in Quân
đội
3.1. Chứng từ sử dụng
Trong hoạt động sản xuất - kinh doanh, nguyên vật liệu của Nhà máy
thường xuyên biến động. Mọi trường hợp nhập, xuất kho nguyên vật liệu Nhà
máy đều phải lập chứng từ kế toán để làm căn cứ pháp lý cho việc ghi chép và
kiểm tra.

25