TỔ CHỨC bộ máy kế TOÁN tại CÔNG TY TNHH đầu tư và THƯƠNG mại hải an

1

CHƯƠNG 1:
TỔNG QUAN VỀ ĐẶC ĐIỂM KINH TẾ - KỸ THUẬT VÀ TỔ CHỨC BỘ
MÁY QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT KINH DOANH CỦA CÔNG
TY TNHH ĐẦU TƯ VÀ THƯƠNG MẠI HẢI AN
1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của Công ty TNHH Đầu Tư và
Thương Mại Hải An
Công ty TNHH Đầu Tư và Thương Mại Hải An là một công ty hoạch toán
độc lập có tư cách pháp nhân đầy đủ.
- Tên doanh nghiệp: Công ty TNHH Đầu Tư và Thương Mại Hải An.
- Tên giao dịch quốc tế: 26 Company.
- Trụ sở giao dịch: Số 54 ngõ 29 Khương Trung, phường Khương Trung,
quận Thanh Xuân, thành phố Hà Nội.
- Đăng ký kinh doanh thành lập: Doanh nghiệp tư nhân.
- Giấy phép kinh doanh số: 010203118 ngày 3 tháng 6 năm 2007 do sở
Kế Hoạch và Đầu Tư thành phố Hà Nội cấp.Đăng ký thay đổi 1 lần vào ngày
25 tháng 7 năm 2008).
- Mã số thuế: 0102286622
- SĐT: 0436617658
- Fax: 0436617659
- Ngành nghề kinh doanh: Công ty nhập khẩu và phân phối hàng tiêu
dùng và hóa mỹ phẩm ĐaBo Hàn Quốc.
Công ty TNHH Đầu Tư và Thương Mại Hải An luôn lấy chỉ tiêu chất
lượng, hiệu quả làm mục tiêu cho sự tồn tại và phát triển của công ty. Mặc dù
mới thành lập và đưa vào hoạt động với thời gian chưa phải là dài với bộ máy
lãnh đạo và thời gian gọn nhẹ, nhưng công ty TNHH Đầu Tư và Thường Mại
đã phát triển và tạo được uy tín cho người tiêu dùng. Do đó hiệu quả của công
ty ngày càng được nâng cao, thi trường mở rộng, uy tín ngày càng được nâng
cao.
1

2

1.2. Đặc điểm sản xuất kinh – kinh doanh của Công ty TNHH Đầu Tư và
Thương Mại Hải An
1.2.1. Chức năng nhiệm vụ của Công ty TNHH Đầu Tư và Thương Mại Hải An
Công ty TNHH Đầu Tư và Thương Mại Hải An là mội công ty TNHH
có đầy đủ tư cách pháp nhân,hoạch toán độc lập có con dấu riêng và có tài
khoản tiền gửi VNĐ và ngoại tệ tại ngân hàng ĐT và PT Việt Nam – chi nhánh
Hà Thành, ngân hàng Công Thương Việt Nam.
Nhiệm vụ chính của công ty là nhập khẩu và phân phối hàng tiêu dùng
và hóa mỹ phẩm có chất lượng cao để phục vụ và đáp ứng nhu cầu của người
tiêu dùng.
Trong nền kinh tế thị trường, một doanh nghiệp chỉ có thể tồn tại và phát
triển khi sản phẩm của doanh nghiệp đó có thể cạnh tranh và đứng vững trên thị
trường. Công ty TNHH Đầu Tư và Thương Mại Hải An đã xác định được vấn đề
hàng đầu đối với công ty. Đó là phải quản lý tốt khâu mua hàng hóa, chất lượng
hàng hóa. Bởi vì chúng gắn liền với kết quả hoạt động kinh doanh và uy tín của
công ty.
Ngoài ra trong bối cảnh hiện nay công ty còn có nhiệm vụ sau:
- Thực hiện đầy đủ nội dụng trong đơn xin thành lập doanh nghiệp nhà
nước và chịu trách nhiệm về hoạt động của mình trước pháp luật .
- Tự tạo ra nguồn quản lý, khai thác và sử dụng hiệu quả nguồn vốn đó,
đảm bảo công ty kinh doanh có lãi.
- Tuân thủ các chính sách chế độ của nhà nước. Không ngừng nâng cao
hiệu quả đời sống, nghề nghiệp của cán bộ công nhân và làm tốt công tác bảo vệ
lao động, trật tự xã hội, bảo vệ môi trường, bảo vệ an ninh.
- Tăng cường đối với hiệu quả kinh doanh, mở rộng thị trường nhằm phát
triển kinh doanh của công ty,tăng thu cho ngân sách.

1.2.2. Đặc điểm hoạt động sản xuất - kinh doanh của công ty TNHH
Đầu Tư và Thương Mại Hải An

2


3

Công ty TNHH Đầu Tư và Thương Mại Hải An là doanh nghiệp hoạt
động kinh doanh thương mại với nhiệm vụ chủ yếu là mua hàng và bán hàng
không qua khâu chế biến làm thay đổi hình thái vật chất của hàng hóa.
Xuất phát từ đặc điểm của hoạt động kinh doanh thương mại, quá trình
hoạt động kinh doanh của công ty TNHH Đầu Tư và Thương Mai Hải An cũng
mang đặc thù chung. Đó là công ty TNHH Đầu Tư và Thương Mại Hải An được
thực hiện theo hai phương thức bán buôn và bán lẻ trong đó: Bán buôn là bán
cho các công ty hóa mỹ phẩm, bán lẻ là bán cho người tiêu dùng cuối cùng.
Công ty TNHH Đầu tư và Thương mại Hải An có đội ngũ cán bộ nhân
viên có trình độ nhân viên, năng lực làm việc tốt, được phân công, phân việc
gọn gàng. Hệ thống quản lý được thiết lập rõ dàng, dễ quản lý.
Bên cạnh việc tổ chức gọn nhẹ chặt chẽ, công ty TNHH Đầu Tư và
Thương mại Hải An tăng cường mở rộng hệ thống bán lẻ cho khách lẻ và các
công ty mỹ phẩm trên toàn quốc, góp phần mở rộng thị trường.
Ngoài ra, công ty cũng không ngừng quản lý tốt khâu mua hàng và chất
lượng hàng mua nhằm thúc đẩy hoạt động kinh doanh có hiệu quả tiết kiệm chi
phí, tăng tính cạnh trạnh trên thị trường.
1.2.3. Đặc điểm tổ chức sản xuất- kinh doanh của công ty TNHH
Đầu Tư và Thương mại Hải An
Công ty TNHH Đầu Tư và Thương mại Hải An là đơn vị kinh doanh
thương mại do quá trình lưu chuyển hàng hóa bao gồm 2 giai đoạn: mua hàng
và bán hàng.

3


4

Nghiên cứu thi trường
tiêu dùng trong nước

Ký hợp đồng mua hàng
với người bán

Nhập khẩu hàng hóa

Lập kế hoạch bán hàng

Bán hàng cho công ty mỹ
phảm, người tiêu dùng

Sơ đồ 1.1: Quy trình sản xuất kinh doanh của công ty
Bước 1: Nghiên cứu thị trường tiêu dùng trong nước
Xác định đối tượng khách hàng mục tiêu: những phụ nữ có nhu cầu chăm sóc và
làm đẹp bản thân. Từ đó tiến hành tìm hiểu nhu cầu của họ về dòng chủng sản
phẩm mà họ ưa thích và tin dùng: về chủng loại, tính chất, về hương liệu và
kích cỡ,…Tìm hiểu nhu cầu của đối tượng khách hàng mục tiêu để đưa ra nhóm
sản phẩm phù hợp.
Bước 2: Khi đã tìm được nhóm sản phẩm phù hợp công ty tiến hành tìm
kiếm nhà cung cấp. Có thể tìm được một hoặc nhiều nhà cung cấp sản phẩm đó.
Tìm hiểu cách thức làm ăn và sự đãi ngộ của nhà cung cấp. Tiến hành thiết lập

4


5

mối quan hệ đàm phán, thương lượng để đi đến ký hợp đồng, hợp tác mua bán
với nhà cung cấp.
Bước 3: Công ty đặt phía đối tác những đơn hàng phù hợp, sau đó tiến hành
thủ tục hải quan để nhập khẩu và đưa hàng hóa về nước và nhập kho.
Bước 4: Lập kế hoạch bán hàng: Công ty đã có rất nhiều hàng hóa trong
kho. Để tiêu thụ được hàng hóa để thu hồi vốn và lợi nhuận công ty tính toán và
đưa ra kế hoạch bán hàng. Kế hoạch đó bao gồm các chính sách giá cá, kênh
phân phối, các hoạt động xúc tiến.
Bước 5: Công ty nghiên cứu và đưa ra kênh phân phối. Có thể là kênh phân
phối với hình thức bán lại qua các công ty mỹ phẩm, hoặc có thể bán trực tiếp
đến người tiêu dung qua các siêu thị, các cửa hàng mỹ phẩm.
1.3. Tổ chức bộ máy quản lý hoạt động sản xuất – kinh doanh của Công ty
TNHH Đầu Tư và Thương Mại Hải An
a, Mô hình tổ chức bộ máy của Công ty TNHH Đầu Tư và Thương Mại Hải
An
Công ty có bộ máy quản lý được tổ chức theo kiểu cơ cấu chức năng,
nghĩa là các phòng ban của công ty có mối liên hệ chặt chẽ với nhau cùng chịu
sự quản lý của giám đốc.
Giám đốc

Phòng
Phòng tài
chính kế
toán

5

Phòng

Phòng

Marketin

Kinh

g

doanh

Tổ chức
hành
chính


6

Sơ đồ 1.2: Bộ máy quản lý của công ty
b, Chức năng nhiệm vụ của từng phòng ban, bộ phận và mối quan hệ giữa
các phòng ban, bộ máy trong công ty
Nhằm phục vụ tốt cho công tác kinh doanh của công ty và đảm bảo
cho công tác quản lý được thuận lợi trong những năm qua cũng như hiện nay,
công ty đã xậy dựng được một bộ may gọn nhẹ và hiệu quả.
Mỗi cá nhân, phòng ban đều chịu trách nhiệm một phần công việc cụ thể
sau đây:
- Giám đốc: Là người chỉ đạo mọi hoạt động của công ty và trực tiếp chịu

trách nhiệm trước pháp luật về mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty
theo ngành nghề kinh doanh.
- Phòng kế toán: Là phòng chịu mọi trách nhiệm về công tác kế toán
của công ty bao gồm nhiều công tác điều hành các công tác kế toán và kho vật
tư. Trưởng phòng kế toán cùng các nhân viên kế toán và giúp giám đốc đưa ra
các quyết định tài chính đúng đắn và phù hợp với các điều kiện phát triển của
công ty.
- Phòng marketing: Có nhiệm vụ nghiên cứu thị trường , từ đó có kế
hoạch nhập khẩu những mặt hàng mà thị trường trong nước cần. Đồng thời lập
kế hoạch bán hàng cho thị trường trong nước và có chính sách bán hàng,chăm
sóc khách hàng hợp lý.
- Phòng kinh doanh: Có nhiệm vụ liên kết với nhà cung cấp và mở rộng
hệ thống phân phối. Đồng thời xem xét thị trường mục tiêu, xác định giá cả,
kiểm tra chất lượng của sản phẩm trên thị trường để đưa ra mức giá bán hợp lý.
Tiếp tục phát huy và duy trì các khách hàng cũ, lựa chon các khách hàng mới
với đơn hàng ổn định và hiệu quả kinh doanh cao,mạnh dạn nghiên cứu mở rộng
được thị trường để phát huy thêm nguồn hàng.
- Phòng tổ chức hành chính: Có chức năng tham mưu cho giám đốc công
ty về việc sắp xếp đội ngũ cán bộ công nhân viên trong công nhân viên trong
6


7

công ty một cách hợp lý theo khả năng của mỗi người. Chịu trách nhiệm về hoạt
động của các tổ chức hành chính, các vấn đề liên quan đến công nhân, tuyển
nhân viên và phụ trách quản lý các công tác liên quan đến nhà ăn ca, đội bảo vệ,
tổ chức các buổi hội họp của công ty.
Nhìn chung bộ máy của công ty được bố trí một cách tương đối hợp lý. Các
phòng ban có mối quan hệ chặt chẽ với nhau và với các đơn vị cấp dưới.

1.4. Tình hình tài chính và kết quả kinh doanh của công ty TNHH Đầu Tư
và Thương Mại Hải An
1.4.1. Kết quả kinh doanh của một số năm gần đây

7


8

Bảng 1.1: kết quả kinh doanh của công ty trong 3 năm 2010,2011,2012
ĐVT: Đồng
Chênh lệch 2011/1010
Chỉ tiêu

Năm 2010

Năm 2011

Chên lệch 2012/2010

Năm 2012

1. Doanh thu bán hàng
2. Các khoản giảm trừ doanh thu

9.621.210.059
0

11.956.761.900
0

14.760.362.972
0

+/2.335.551.841
0

%
24,28
0

+/5.139.152.911
0

%
53,41
0

3. Doanh thu thuần về BH và cung cấp DV
4. Gía vốn bán hàng
5. Lợi nhuận gộp về BH và cung cấp DV( 5= 3-4)
6. DT hoạt động tài chính
7. Chi phí tài chính

9.621.210.059
8.776.681.355
844.528.704
7.640.620
39.680.721

11.956.761.900
10.860.039.970
1.096.721.930
12.036.963
31.792.439

14.760.362.973
13.426.991.680
1.333.371.293
11.481.000
37.760.425

2.335.551.841
2.083.358.615
252.193.226
4.396.341
(7.888.282)

24,28
23,73
18,02
57,53
(80,12)

5.139.152.911
4.650.309.325
488.842.589
3.840.380
(1.920.296)

53,41
52,98
57,88
50,26
95,16

Trong đó: chi phí lãi vay
8. chi phí bán hàng

104.975.296

138.943.236

194.621.320

33.967.940

32,36

89.646.024

85,39

9. Chi phí quản lý doanh nghiệp

500.671.720

552.845.290

612.032.928

52.173.570

10,42

111.361.208

22,24

10. LN thuần từ hoạt động kinh doanh(10= 5+6-7-8-9)
11. Thu nhập khác
12. Chi phí khác
13. Lợi nhuận khác
14. Lợi nhuận trước thuế thu nhập DN (14= 10+13)
15. Thuế thu nhập DN(25%)
16. Lợi nhuận sau thuế thu nhập DN

209.841.587
6.071.080
0
6.071.080
211.921.667
52.798.166,75
158.943.500,25

385.177.928
7.981.732
0
7.981.732
393.159.660

98.289.915
294.869.745

500.437.062
9.790.627
0
9.790.627
510.228.247
127.557.061,8
382.671.185,3

175.336.341
1.910.652
0
1.910.652
181.237.993
45.491.748,25
135.326.244,05

84,99
31,37
0
31,47
85,52
85,53
85,52

209.596.033
3.719.547
0

3.710.547
298.306.580
74.758.895,05
196.727.685,1

38,48
61,27
0
61,27
140,76
140,76
140,76

Nguồn: Phòng tài chính-kế toán.

8


9

Nhận xét: Qua bảng báo cáo kết quả kinh doanh của công ty trên ta thấy
kết quả sản xuất kinh doanh của Công ty TNHH Đầu Tư và Thương Mại Hải An
giai đoạn từ năm 2010 tới 2012 có xu hướng tăng dần đều. Được thể hiện qua
tổng lợi nhuận trước thuế của doanh nghiệp hàng năm tăng:
-Năm 2011 so với năm 2010 lợi nhuận trước thuế thu nhập doanh nghiệp
tăng 181.237.993 đồng. Tương đương với tăng 85,52%.Ta có thể thấy qua một
số nguyên nhân sau:
+ Doanh thu hoạt động tài chính năm 2011 tăng so với năm 2010 là
1.910.652 đồng, tương đương với 57,53%.
+ Thu nhập khác của năm 2011 tăng so với năm 2010 là 911.731 đồng.

Tương đương với 31,47 %.
+ Chi phí tài chính năm 2011 giảm so với năm 2010 là 7.888.281 đồng,
tương đương với 19,88%.
- Năm 2012 so với năm 2010 lợi nhuận trước thuế thu nhập doanh
nghiệp tăng 298.306.580 đồng . Tương ứng với 140,7 %. Ta có thể thấy qua
một số nguyên nhân sau:
+ Doanh thu từ hoạt động tài chính của năm 2012 tăng so với năm 2010
là 3.840.380 đồng, tương đương với 50,26%.
+ Chi phí tài chính năm 2012 giảm so với năm 2010 là 1.920,196 đồng,
tương đương với 4,84%.
+ Thu nhập khác năm 2012 tăng so với năm 2010 là 3.719.547 đồng,
tương đương với 61,27%.
Nhờ vào khả năng nắm bắt được cơ hội và nhu cầu của thị trường dẫn tới
doanh thu của 3 năm tăng đáng kể. Doanh thu của năm 2011 tăng 24,28%. Năm
2012 tăng 53,41% có được kết quả đó là nhờ sự nhạy bén ứng phó kịp thời của
ban lãnh đạo công ty. Mặc dù trong nền kinh tế nhiều biến động và ảnh hưởng
và khủng hoảng kinh tế như hiện nay, nhưng ta thấy kết quả kinh doanh của
công ty vẫn đều đặn giữa các năm. Đây là một dấu hiệu tốt của công ty phát huy
9


10

hơn nữa ở các kỳ kinh doanh tiếp theo. Lợi nhuận cũng tăng góp phần mở rộng
quy mô kinh doanh. Năm 2011 tăng 85,52% so với năm 2010, năm 2012 tăng
140,7% so với năm 2010. Điều này chứng tỏ công ty hoạt động rất tốt, số lượng
sản phẩm bán ra mạnh quay vòng vốn nhanh tạo ra công ăn việc làm ổn định và
nâng cao đời sống ổn định cho nhân viên trong công ty.
Như vậy qua phân tích các chỉ tiêu của báo cáo kết quả kinh doanh ta thấy
được tình hình kinh doanh của công ty rất ổn định. Mặc dù nền kinh tế có nhiều

biến động, nhưng công ty vẫn duy trì được kết quả của mình đều qua các năm.
Đấy cũng là nhờ sự nỗ lực phấn đấu không ngừng của toàn thể cán bộ nhân viên
trong công ty.

10


11

1.4.2. Tình hình báo cáo tài chính của công ty TNHH Đầu Tư và Thương mại Hải An
Bảng 1.2: Tình hình tài chính của công ty
ĐVT: Đồng
Chỉ tiêu

Năm 2010

Năm 2011

Năm 2012

Chênh lệch 2011/1010
+/-

%

Chênh lệch 2012/2010
+/-

%

1. Tài sản

12.939.351.291

13.293.626.876

13.722.340.790

354.275.585

2,72

782.989.499

6,05

+ Tài sản dài hạn

10.162.329.070

11.628.899.009

12.239.462.277

1.466.569.930

14,43

2.077.133.207

20,43

+ Tài sản ngắn hạn

2.770.022.149

1.664.727.867

1.482.878.513

(1.105.294.282

(39,9

(1.287.143.636

(46,47)

)
2,72

)
782.989.499

6,05

2.Nguồn vốn

12.939.351.291

13.293.626.876

13.722.340.790

)
354.275.585

+ Nợ phải trả

6.139.720.000

5.511.589.208

5.599.735.019

(628.130.792)

10,23

(539.984.981)

(8,79)

+ Vốn chủ sở hữu

6.799.631.219

7.082.037.666

7.322.605.771

282.406,447

4,15

522.974.552

7,69

Nguồn: Phòng tài chính - kế toán

11


12

Qua một số chỉ tiêu mà công ty đạt được trong ba năm qua ta thấy công
ty hoạt động rất hiệu quả, ngày càng phát triển.
Tổng tài sản năm 2011 tăng 354.275.585 đồng tương đương với 2,72%
so với năm 2010. Đến năm 2012 tăng 782.989.499 đồng tương với 6,05% so
với năm 2010. Điều này chứng tỏ quy mô của công ty đang được mở rộng, công
ty kinh doanh nhiều mặt hàng.
Vốn chủ sở hữu năm 2011 tăng 282.406.447 đồng, tương đương với tăng
4,15% so với năm 2010. Đến năm 2012 tăng 522.974.552 đồng, tương đương
với 7,69% so với năm 2010. Cho thấy tình hình tài chính của công ty rất ổn định
đảm bảo cho quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh điều này cho thấy công ty
tự chủ về mặt tài chính và khả năng phát triển của công ty trong thời gian tới là
rất tốt.

12

13

CHƯƠNG 2:
TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN TẠI
CÔNG TY TNHH ĐẦU TƯ VÀ THƯƠNG MẠI HẢI An
Mô hình tổ chức kế toán của công ty TNHH đầu tư và thương mại Hải An
Có thể nói bộ máy kế toán của công ty đóng vai trò rất quan trọng với chức
năng quản lý, kiểm toán, giám sát mọi nghiệp vụ kinh tế diễn ra trong đơn vị.
Việc tổ chức một cách khoa học, hợp lý công tác kế toán nói chung và bộ máy
kế toán nói riêng không những đảm bảo được yêu cầu thu nhận, hệ thống hóa và
cung cấp thông tin kinh tế kế toán, phục vụ cho yêu cầu quản lý kế toán tài
chính mà còn giúp cho đơn vị quản lý chặt chẽ tài sản, ngăn ngừa những vi
phạm tổn hại của đơn vị. Xuất phát từ ttnh ht nh thực tế, công ty đã xây dựng bộ
máy kế toán gọn nhẹ, linh hoạt phù hợp với đặc điểm quy mô nội dung cũng như
hoạt động phù hợp với đội ngũ kế toán của công ty. Công ty TNHH đầu tư và
thương mại Hải An tổ chức bộ máy kế toán theo hình thức tập thể chung. Theo
hình thức này bộ máy kế toán của công ty thực hiện các công việc kế toán như:
phân loại chứng từ, kiểm tra chứng từ, định số kế toán ghi sổ kế toán chi tiết,
phù hợp lập báo cáo thuế, báo cáo tài chính tại phòng kế toán của công ty. Từ đó
giúp giám đốc đề ra các biện pháp phù hợp với đường lối của công ty.
Trưởng phòng tài
chính kế toán

Kế
toán
mua
hàng

Kế
toán
vốn
bằng
tiền

Kế
toán
tài sản
cố
định

Kế
toán
tiền
lương
và
BHX
H

Thủ
quỹ

Kế
toán
BH
và
công
nợ

Sơ đồ 2.1: Bộ máy kế toán công ty TNHH đầu tư và thương mại Hải An
13


14

Chức năng, nhiệm vụ của từng người, từng phần hành và quan hệ
tương tác
- Kế toán trưởng: Phụ trách kế toán chung của toàn bộ công ty, tổng hợp số liệu
gửi lên cấp trên và chịu trách nhiệm trước nhà nước, pháp luật giám đốc về mọi
hoạt động của phòng kế toán và công tác kế toán của công ty. Trực tiếp chỉ đạo
kiểm tra giám sát phần nghiệp vụ đối với các nhân viên kế toán .
- Kế toán mua hàng: Có nhiệm vụ căn hóa đơn chứng từ của hàng hóa mua
vaò, theo dõi tình hình tăng giảm hàng hóa. Cập nhập số liệu nhập xuất kho
hàng hóa cho các đối tượng thật chính xác, kịp thời kể cả hàng hóa xuất bán lẻ.
- Kế toán vốn bằng tiền: Có nhiệm vụ theo dõi phản ánh chi tiết các nghiệp vụ
liên quan đến tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, tiền đang chuyển sau khi thực hiện
các bút toán ghi sổ chi tiết phải thực hiện lưu trữ các chứng từ thuộc phần hành
kế toán của mình. Cuối kỳ lập bảng tổng hợp chi tiết để đối chiếu với số dư tồn
quỹ , sổ sách kế toán tổng hợp.
- Kế toán tài sản cố định: Có nhiệm vụ ghi chép tình hình tăng giảm, chi phí
sửa chữa tài sản cố định, cuối kỳ tính khấu hao tài sản cố định đang sử dụng vào
hoạt động sản xuất kinh doanh.
- Kế toán tiền lương: Có nhiệm vụ tính lương phải trả cho người lao động theo
bảng chấm công. Ngoài ra còn nhiệm vụ, trên cơ sở tiền lương phải trả cho công
nhân viên tính trích BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ thanh quyết toán với cơ quan
quản lý có liên quan, thực hiện lưu trữ chứng từ có liên quan, cuối kỳ lập bảng
tổng hợp chi tiết để đối chiếu với kế toán tổng hợp.
- Kế toán bán hàng và công nợ: Chịu trách nhiệm trong việc thanh toán và tình
hình thanh toán với tất cả khách hàng cộng thêm cả phần công nợ phải trả. Sau

khi kiểm tra tính hợp lệ hợp pháp của các chứng từ gốc, kế toán thanh toán viết
phiếu thu chi( đối với tiền mặt), séc, ủy nhiệm chi,( đối với tiền gửi ngân hàng)
hàng tháng lập bảng kê khai tổng hợp và sổ chi tiết đối với các sổ sách thủ quỹ,
sổ phụ ngân hàng, lập kế hoạch tiền mặt gửi lên cho ngân hàng có quan hệ giao
14


15

dịch. Quản lý các tài khoản công nợ phải thu, phải trả cho trong công ty và giữa
công ty với khách hàng … Đồng thời xác định kết quả kinh doanh. Lập báo cáo
kế toán định kỳ theo yêu cầu quản lý, lập báo cáo quyết toán hàng năm.
- Thủ quỹ: Nhiệm vụ của thủ quỹ là người lắm giữ tiền mặt của công ty, để đáp
ứng nhu cầu chi tiêu ngay thời điểm phát sinh của doanh nghiệp. Thủ quỹ phải
đảm bảo các khoản thu chi là đúng quy định, phải theo dõi và phản ánh các
khoản chi để đối chiếu với bộ phận kế toán khác để đảm bảo số tiền trong két,
chứng từ là hợp lý tiết kiệm.
2.1. Tổ chức hệ thống kế toán tại Công ty TNHH Đầu Tư và Thương Mại
Hải An
2.1.1. Các chính sách kế toán chung
- Niên độ kế toán: Niên độ kế toán của công ty được tinh theo năm tài chính từ
ngày 1/1 dương lịch đến ngày 31/12 dương lịch hàng năm.
- Đơn vị sử dụng tiền tệ: VNĐ.
- Hình thức ghi sổ kế toán: Công ty tổ chức hach toán kế toán theo hình thức
nhật ký chung.
- Phương pháp kế toán:
+ Cơ sở lập báo cáo tài chính tại công ty: Báo cáo tài chính được trình bày
theo nguyên tắc giá gốc.
+ Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Phương pháp kê khai thường xuyên.
+ Phương pháp tính khấu hao tài sản cố định theo phương pháp đường thẳng.

+ Phương pháp kế toán ngoại tệ: Ngoại tệ đơn vị được theo dõi trên sổ sách
ngoại tệ và ghi sổ theo tỉ giá thực tế tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ.
+ Phương pháp tính giá hàng hóa xuất kho: Phương pháp bình quân cả kỳ dự
trữ.
+ kỳ lập báo cáo: Các báo cáo được lập vào cuối mỗi quý.
+ Phương pháp tính thuế GTGT: Theo phương pháp khấu trừ.

15


16

2.1.2. Tổ chức vận dụng hệ thống kế toán
Hệ thống chứng từ mà kế toán tổng hợp đều có biểu mẫu của Bộ tái chính
ban hành. Các chứng từ được lập kiểm tra và luân chuyển theo một trật tự nhất
định giúp cho công tác theo dõi chứng từ chặt chẽ, hạch toán kế toán xác định.
Toàn bộ các thông tin kế toán phát sinh đều được phản ánh vào các chứng
từ kế toán.
- Đối với những chứng từ bên ngoài, Công ty tổ chức tiếp cận đầy đủ và
chuyển cho các bộ phân liên quan.
- Về mặt tổ chức và quản lý:
+ Luôn kiểm tra tính rõ ràng và trung thực, đầy đủ các chỉ tiêu hoặc các
yếu tố trong chứng từ kế toán.
+ Kiểm tra tính hợp pháp của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh ghi trên
chứng từ.
+ Kiểm tra tính chính xác của số liệu trong chứng từ kế toán.
+ Phân loại và ghi sổ sách.
+ Bảo quản và lưu trữ chứng từ.
2.1.3. Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán
Công ty TNHH Đầu Tư và Thương Mại Hải An áp dụng hệ thống tài

khoản kế toán thống nhất theo QĐ số 15 ban hành ngày 20/3/2006 của Bộ
Trưởng Bộ Tài Chính.
Với một số tài khoản công ty mở thêm tài khoản chi tiết cho các tài khoản
cho các đối tượng cụ thể để tiện theo dõi trên sổ kế toán.
Ví dụ:
Tài khoản 131: Phải thu khách hàng
- TK 1311: Phải thu khách hàng - Của hàng mỹ phẩm Tiến thời.
- TK 1312: Phải thu khách hàng - Cửa hàng mỹ phẩm tiện lợi Văn Khê
- TK 1313: Phải thu khách hàng- Siêu thị Hapro
- TK 1314: Phải thu khách hàng- Cửa hàng mỹ phẩm Xuân hàng
16


17

….
2.1.4. Tổ chức vận dụng hệ thống sổ sách kế toán
Công ty TNHH Đầu Tư và Thương Mại Hải An áp dụng hệ thống sổ
kế toán thống nhất theo quyết định số 15 ban hành ngày 20/3/2006 của Bộ
Trưởng Bộ Tài Chính. Để phù hợp với hệ thống sổ kế toán của các nước phát
triển và để thuận lợi cho việc sử dụng phần mềm kế toán, Công ty áp dụng hình
thức” sổ nhật ký chung”.
Sổ kế toán Công ty TNHH Đầu Tư và Thương mại Hải An sử dụng là:
- Sổ nhật ký chung, sổ nhật ký chung đặc biệt, sổ cái
- Sổ chi tiết: sổ chi tiết hàng hóa, sổ thanh toán với người bán, sổ chi
tiết với người mua, sổ chi tiết theo dõi phải trả vay ngắn hạn, sổ chi tiết theo dõi
phải trả vay dài hạn, sổ theo dõi giá trị gia tăng đầu vào, sổ quỹ tiền mặt, sổ theo
dõi bán hàng, sổ theo dõi doanh thu.
Việc luân chuyển chứng từ thể hiện qua sơ đồ sau.
Chứng từ gốc

Sổ nhật ký
đặc biệt

Sổ nhật ký
chung

Sổ thẻ kế toán
chi tiết

Sổ cái

Bảng tổng hợp
chi tiết

Bảng cân đối
số phát sinh
Báo cáo tài
chính
Sơ đồ 2.1: Hình thức sổ nhật ký chung tại công ty.
Trong đó:
17


18

: Ghi cuối tháng hoặc định kỳ
: Quan hệ đối chiếu
: Ghi hàng ngày
- Trình tự ghi sổ:
(1) Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ đã kiểm tra được dùng làm căn

cứ ghi sổ, trước khi ghi nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào sổ Nhật ký chung, sau
đó căn cứ ghi số liệu trên sổ nhật ký chung để ghi vào sổ cái theo các tài khoản
kế toán phù hợp. Đồng thời với việc ghi sổ Nhật ký chung, các nghiệp vụ phát
sinh được ghi vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan.
(2) Cuối tháng, cuối quý, cuối năm cộng số liệu trên sổ cái, lập bảng cân
đối phát sinh.
Sau khi đã kiểm tra đối chiếu khớp đúng số liệu ghi trên sổ cái và bảng
tổng hợp chi tiết ( lập từ thẻ, sổ kế toán chi tiết) được dùng để lập các Báo Cáo
Tài Chính.
Về nguyên tắc, tổng số phát sinh nợ và tổng số phát sinh có trên bảng
cân đối số phát sinh phải bằng tổng số phát sinh nợ và tổng số phát sinh có trên
sổ Nhật Ký Chung.
Cách mở sổ chi tiết:
+ Sổ thẻ kế toán chi tiết là sổ dùng để phản ánh chi tiết cụ thể từng
nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo từng đối tượng kế toán riêng biệt trên sổ kế toán
tổng hợp chưa phản ánh được.
+ Số liệu trên sổ kế toán chi tiết cụ thể từng nghiệp vụ, phân tích tình
hình tài sản, vật tư, tiền vốn, tình hình hoạt động, sản xuất kinh doanh của công
ty và làm căn cứ để lập báo cáo tài chính.
+ Theo hình thức này kế toán có thể mở các sổ, thẻ kế toán chi tiết sau:
Sổ quỹ tiền mặt, sổ chi tiết dụng cụ, hàng hóa, bảng tổng hợp chi tiết hàng hóa
dụng cụ, thẻ kho, theo dõi sổ ghi thuế GTGT, thẻ TSCĐ….

18


19

(1) Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ kế toán để ghi vào các sổ, thẻ kế
toán liên quan ở các cột phù hợp.

(2) Cuối tháng hoặc cuối quý phải tổng hợp số liệu và khóa các sổ, thẻ kế
toán chi tiết. Sau đó căn cứ vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết lập các bảng tổng hợp
chi tiết.
(3) Số liệu trên các bảng tổng hợp chi tiết phải được kiểm tra, đối chiếu
với số phát sinh Nợ, phát sinh Có và cột số dư cuối tháng của từng tài khoản.
(4) Mọi sai xót phát hiện trong quá trình kiểm tra, đối chiếu số liệu phải
được sửa chữa kịp thời theo đúng các phương pháp sửa chữa.
(5) Các bảng tổng hợp chi tiết sau khi kiểm tra, đối chiếu và chỉnh lý số
liệu được sử dụng để lập báo cáo tài chính.
2.1.5. Tổ chức báo cáo hệ thống báo cáo kế toán
Cuối tháng, kế toán tổng hợp lập báo cáo tài chính, được lập theo mẫu
mới theo Bộ Tài Chính quy định.
Hiện nay Công ty TNHH Đầu Tư và Thương Mại Hải An áp dụng hệ
thống báo cáo theo quyết định số 15 ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài
Chính.
Gồm 4 biểu mẫu sau:
- Bảng cân đối kế toán: Mẫu số B01- DN.
- Bảng báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh: Mẫu số B02 – DN.
- Báo cáo lưu chuyển tiền tệ: Mẫu số B03 – DN.
- Thuyết minh báo cáo tài chính: Mẫu số B09 – DN.
Ngoài những báo cáo trên công ty còn lập những báo cáo sau:
- Tờ khai chi tiết doanh thu,chi phí, thu nhập.
- Báo cáo quyết toán thuế.
- Quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp.
- Quyết toán thuế GTGT.

19


20

2.2. Kế toán các phần hành cụ thể
2.2.1. Tổ chức công việc hoạch toán
2.2.1.1. Tổ chức công việc kế toán vốn bằng tiền
a, Chứng từ: Phiếu thu, phiếu chi, giấy đề nghị tạm ứng, giấy đề nghị
thanh toán, bảng kê chi tiền, hộp đồng vay, khế ước vay.
b, Tài khoản.
- Công ty sử dụng tài khoản 111 để hoạch toán Tiền mặt với các tiểu
khoản như sau:
TK1111: tiền Việt Nam
TK 1112: Ngoại tệ
- Công ty sử dụng tài khoản 112 để hoạch toán tiền gửi ngân hàng với
các tiểu khoản sau:
TK 1121: tiền Việt Nam
- TK 113: Tiền đang chuyển.
c, Hạch toán chi tiết
Sổ chi tiết tiền mặt: Mở chi tiết cho từng loại tiền

20


21

Đơn vi:…

Mấu số: S07a-DN

Địa chỉ:…

( Ban hành theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC

Ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC)
SỔ KẾ TOÁN CHI TIẾT TÀI KHOẢN TIỀN MẶT
Tài khoản:…
Loại quỹ:…
Năm :…

Ngày

Ngày tháng

Số

tháng

chứng từ

hiệu

ghi sổ

Diễn giải

Tk

đối

ưng

Số

phát

sinh

Số

Ghi

tồn

chú

3

G

chừng
từ

A

Thu
B

Chi
C

B

E

Số tồn đầu kỳ
Số phát sinh trong kỳ

F

Nợ
1

Có
2

…..
Cộng số phát sinh trong kỳ
Số tồn cuối kỳ
- Sổ này có… trang, đánh số tử 01 đến trang…
- Ngày mở sổ:……
Ngày…tháng…năm ….
Người ghi sổ
( ký, họ tên)

Kế toán trưởng
( ký, họ tên)

Giám đốc
(ký, họ tên, đón dấu)

Sổ chi tiết tiền gửi ngân hàng: Mở chi tiết cho từng ngân hàng của công
ty mở giao dịch và chi tiết cho từng loại tiền gửi.
d, Hạch toán tổng hợp
Cuối tháng dựa vào sổ chi tiết, phiếu thu, phiếu chi, kế toán lên sổ cái tài

khoản 111, 112.

SỔ CÁI
21


22

Ngày Chứng từ
thán
Số
Ngày
g ghi
hiệu tháng
sổ
A

B

C

Năm:
Tên tài khoản: Tiền mặt
Số hiệu: 1111
Diễm giải
Số hiệu tài
khoản đối
ứng

D

Số dư đầu năm
Số phát sinh trong tháng
…
Cộng số phát sinh tháng
Số dư cuối tháng

H

Số này có số trang…, đánh từ trang số 01 đến số trang…
Mở sổ ngày:…
Ngày …tháng…năm…

Người ghi sổ
( ký, họ tên)

22

kế toán trưởng

( ký, họ tên)

giảm đốc
( ký, họ tên)

Số tiền
Nợ

Có

1

2


23

2.2.1.2. Tổ chức công việc kế toán thanh toán

a, Chứng từ
- Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, hóa đơn GTGT, bảng kiểm kê hàng hóa ,các
Chứng từ khác liên quan.
- Công ty TNHH Đầu tư và thương mại Hải An chủ yếu là nhập khẩu hàng hóa.
b, Tài khoản sử dụng:
- Tài khoản 151: “ hàng hóa mua đang đi đường”. tài khoản sử dụng hiện có
tình hình tăng giảm hàng hóa đang đi đường
- Tài khoản 156 “ hàng hóa”. Tài khoản phản ánh giá trị hiện cos, tình hình
tăng giảm của hàng hóa trong kỳ.
Mở chi tiết tk 156:
+ 1561: Gía mua hàng hóa
+ 1562: Chi phí thu mua hàng hóa
- Tài khoản 311” vay ngắn hạn”
- Tài khoản 331” Phải trả người bán”.
- Tài khoản 333 ‘thuế và các khoản phải nộp nhà nước”
Mở chi tiết TK 3333: thuế nhập khẩu”: Phản ánh tình xác định
Nộp thuế nhập khẩu cho nhà nước.
TK 33312 “ thuế GTGT” Phản ánh xác định nộp thuế GTGT
của hàng nhập khẩu cho nhà nước.

23

24

c , Hạch toán chi tiết:
- Sổ chi tiết tài khoản: 151, 156, 331, 333
- Sổ chi tiết thanh toán với ngươi bán.
Đơn vị:….
Địa chỉ:…

Mẫu số S31-DN
( Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC
Ngày 20/3 của Bộ trưởng BTC)
SỔ CHI TIẾT THANH TOÁN VỚI NGƯỜI BÁN
Tài khoản:331
Đối tượng:..
Loại tiền : VNĐ
Ngày
Chứng từ
Diễn giả
Tài
Thời điểm Số tiền
Tồn
tháng
khoản
được chiết Nợ có
Số
Ngày
Nợ
ghi sổ hiệu tháng
đối ứng khấu

A
B
C
D
E
1
2
3
4
Số phát sinh đầu kỳ
Số phát sinh trong
kỳ
……
Tổng số phát sinh
Số dư cuối
Số này có trang. Đánh số trang từ 01 đến số trang…
Ngày mở sổ:
Ngày… tháng…. Năm …
Người ghi sổ
kế toán trưởng
( ký, họ tên)
( ký, họ tên)

24

Có
5


25

d, Hạch toán tổng hợp
Cuối tháng dựa vào các phiếu chi, phiếu nhập kho, hóa đơn GTGT
kế toán lên sổ cái TK 156, 151, 331
SỔ CÁI
Năm:
Tên tài khoản: Hàng hóa
Số hiệu: 156
Ngày
tháng
ghi sổ

A

Chứng từ

Diễm giải

Số
hiệu

Ngày
tháng

B

C

D
Số dư đầu năm

Số phát sinh trong tháng
…
Cộng số phát sinh tháng
Số dư cuối tháng

Số hiệu tài
khoản đối ứng

H

Số tiền

Nợ

Có

1

2

Số này có số trang…, đánh từ trang số 01 đến số trang…
Mở sổ ngày:…
Ngày …tháng…năm…
Người ghi sổ
( ký, họ tên)

kế toán trưởng
( ký, họ tên)

giảm đốc

( ký, họ tên)

2.2.3. Tổ chức công việc kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương
a, Chứng từ
+ Bảng chấm công
+ Các khoản trích theo lương
+ Bảng phân bố lương và bảo hiểm xã hội

b, Tài khoản sử dụng
25