Tiểu luận tiêu chí đánh giá hiệu quả giao tiếp

BÀI THUYẾT TRÌNH
Môn: Giao tiếp và quan hệ công chúng
Lớp: KH12NS1

Đề bài: Tiêu chí đánh giá hiệu quả giao tiếp của một tổ chức

NỘI DUNG CHÍNH
I.

Đặt vấn đề

II.

Khái quát chung về giao tiếp

III.

Tiêu chí đánh giá hiệu quả giao tiếp của một tổ chức

IV.

1.

Khả năng đạt được mục tiêu;

2.

Yêu cầu đối với các bên tham gia giao tiếp;

3.

Yêu cầu đối với người lãnh đạo;

4.

Bầu không khí của cuộc giao tiếp.

Kết luận


I.

ĐẶT VẤN ĐỀ

Ngay từ khi sinh ra, chúng ta đã bắt đầu giao tiếp với môi trường xung
quanh và theo quá trình phát triển của con người, giao tiếp ngày càng được hoàn
thiện hơn. Nó dần dần trở thành cầu nối giữa con người với con người, giữa con
người với xã hội, là một trong những chìa khóa quan trọng giúp cho cá nhân, tổ
chức đạt được những mục tiêu đã đề ra.
Bất kỳ ai cũng có thể giao tiếp nhưng không phải ai cũng biết cách giao tiếp
hiệu quả. Giao tiếp là cả một nghệ thuật. Nó là yếu tố “cần” trên con đường thành
công của bất kỳ ai, đặc biệt là đối với một tổ chức và thực tiễn đã chứng minh điều
đó. Hiện nay, không chỉ các tổ chức tư nhân mà ngay cả các tổ chức Nhà nước thì


giao tiếp vẫn là một vấn đề đáng quan tâm khi mà ngày càng nhiều người dân
khiếu nại về chất lượng phục vụ ( khả năng giao tiếp, ứng xử) của cán bộ, công
chức…Từ đó, chúng ta thấy rằng ngay cả những người trưởng thành cũng có thể
không biết cách giao tiếp hiệu quả. Vậy, để đánh giá hiệu quả giao tiếp thì cần phải
đặt ra những tiêu chí gì, nhất là đối với một tổ chức?.
II.

KHÁI QUÁT CHUNG

Giao tiếp là quá trình tương tác qua lại giữa người nói và người nghe nhằm
trao đổi thông tin, chia sẻ cảm xúc hay những vấn đề hai bên quan tâm nhằm mục
đích giao tiếp nhất định.
Giao tiếp giúp chia sẻ và truyền đạt các mục đích mà tổ chức cần đạt đến
cũng như cách thức để đạt hiệu quả, giúp tổ chức tồn tại và phát triển trong xã hội.
Giao tiếp là chất keo dính lôi cuốn những người, những yếu tố có những
điểm chung căn bản lại với nhau để hình thành tổ chức. Nó chính là cơ chế trong
đó các ý tưởng, sáng kiến được hình thành, chia sẻ, thách thức và trải nghiệm.
Với những vai trò vô cùng to lớn của giao tiếp đối với mỗi cá nhân,tổ chức
và với toàn xã hội thì vấn đề hiệu quả giao tiếp luôn là vấn đề được đặt lên hàng
đầu.

III.

TIÊU CHÍ ĐÁNH GIÁ HIỆU QUẢ GIAO TIẾP
1.

Khả năng đạt được mục tiêu giao tiếp ( Mục đích)

Trong cuộc sống, trong giao tiếp hàng ngày con người luôn phải ứng phó với
biết bao tình huống, có lúc dễ dàng xử lý, có lúc thật phức tạp, khó xử. Xã hội càng
văn minh thì nhu cầu trong giao tiếp của con người càng cao. Ứng xử một cách


thông minh, khôn khéo, tế nhị, kịp thời, có hiệu quả, đạt tới mức độ nghệ thuật,
ngày nay còn được coi như bí quyết thành công trong cuộc đời, công việc.
Tuy nhiên, trong tất cả các cuộc giao tiếp, không phải cuộc giao tiếp nào

cũng đạt được mục tiêu đặt ra. Khả năng để đạt được là rất thấp, nó đòi hỏi kỹ
năng giao tiếp của các bên tham gia. Như vậy, câu hỏi đặt ra là: thế nào là đạt được
mục tiêu giao tiếp?
Trước hết, mục tiêu của giao tiếp là giúp người nghe hiểu được dự định của
chúng ta
Thứ 2: Có được sự phản hồi của người nghe
Thứ 3: Duy trì mối quan hệ tốt đẹp với người nghe
Thứ 4: Truyền tải được những thông điệp của các bên tham gia giao tiếp ( đây là
yêu cầu rất khó vì thông điệp đưa ra có thể bị các bên tham gia giao tiếp hiểu
nhầm, hiểu không đầy đủ hoặc hiểu sai vấn đề ….)
Khi cuộc giao tiếp bị sụp đổ cũng chính là lúc những ý tưởng, thông điệp và
mục tiêu đề ra ban đầu không được chấp nhận, không nhận được phản hồi, hoặc bị
hiểu sai. Hay khả năng đạt được mục tiêu của cuộc giao tiếp là rất thấp.
Khả năng đạt được mục tiêu của giao tiếp cao hay không là nhờ vào người
giao tiếp có khắc phục được các yếu tố ảnh hưởng đến cuộc giao tiếp hay không.
Vậy, các yếu tố nào ảnh hưởng tới khả năng đạt được mục tiêu của giao tiếp?
Thứ nhất: Người gửi thông điệp: phải có được sự tin tưởng của bên tham
gia giao tiếp. Trong lĩnh vực kinh doanh, điều này bao gồm việc thể hiện những
hiểu biết của người gửi thông điệp về chủ đề, người tiếp nhận và bối cảnh truyền
đạt thông điệp. Phải có sự hiểu biết về đối tượng tiếp nhận thông điệp, tránh tình
trạng đối tượng có thể hiểu sai vấn đề.
Thứ 2: Thông điệp: Các hình thức giao tiếp qua viết, nói hay các hình thức
khác đều bị chi phối bởi giọng điệu của người truyền đạt thông điệp, tính căn cứ
của lý luận, những gì được giao tiếp và những gì không nên được đưa vào, cũng


như phong cách giao tiếp riêng. Thông điệp luôn luôn có cả yếu tố trí tuệ và tình
cảm trong đó, yếu tố trí tuệ để có thể xem xét tính hợp lý của nó và yếu tố tình cảm
để có thể có những cuốn hút tình cảm, qua đó thay đổi được suy nghĩ và hành
động.

Thứ 3: Kênh truyền đạt thông điệp: Các thông điệp được truyền đạt qua
nhiều kênh, nói thì bằng cách gặp mặt đối mặt, gọi điện thoại, gặp qua video; viết
thì bằng thư từ, email, bản ghi nhớ hay báo cáo.
Có hai kênh chính là kênh giao tiếp chính thức và kênh giao tiếp không chính thức.
Kênh giao tiếp chính thức là từ cấp trên xuống cấp dưới, hướng dẫn công việc,
quan hệ công việc, quy trình, phản hồi; Từ cấp dưới lên cấp trên là các báo cáo, đề
nghị, …; Giữa các đồng nghiệp : hợp tác, giải quyết công việc, chia sẻ thông tin,
thực hiện báo cáo, …
Kênh giao tiếp không chính thức, bao gồm các chức năng: xác nhận thông tin: Mở
rộng thông tin; Lan truyền thông tin; Phủ nhận thông tin; Bổ sung thông tin.
Thứ 4: Người nhận thông điệp. Những thông điệp sau đó được truyền đạt
đến người nhận và khi đó cần một sự phản hồi từ họ. Bản thân người nhận thông
điệp cũng tham gia vào quá trình này với những ý tưởng và tình cảm có thể làm
ảnh hưởng đến cách họ hiểu thông điệp, cũng như cách họ phản hồi lại thông điệp
đó.
Thứ 5: Những phản hồi: Người tiếp nhận sẽ có những phản hồi, bằng lời
hay các hình thức khác đối với thông điệp. Hãy chú ý sát sao đến những phản hồi
này bởi nó thể hiện rõ ràng nhất việc người tiếp nhận thông điệp có hiểu chính xác
thông điệp hay không.
•

Thứ 6: Bối cảnh: Tình huống (thông điệp) được truyền đi chính là bối cảnh.

Nó có thể bao gồm yếu tố môi trường xung quanh hay rộng hơn là nền văn hóa
(ví dụ như văn hóa nơi làm việc, văn hóa quốc tế, vv.).


Chẳng hạn như cuộc giao tiếp giữa cấp trên với cấp dưới trong cùng một
tổ chức. Đây là kênh truyền đạt chính thức. Họ giao tiếp với nhiều mục tiêu
khác nhau, có thể là vì mục tiêu tổ chức hoặc có thể là vì mục tiêu cá nhân ( có

thể trao đổi, phản hồi về các quyết định của cấp trên truyền xuống, hướng dẫn,
chỉ đạo công việc hoặc có thể chỉ là cuộc nói chuyện bình thường nhằm giảm
căng thẳng trong công việc…) nhưng suy cho cùng họ đều nhằm mục đích là
trao đổi/chia sẻ thông tin, duy trì mối quan hệ…
Như vậy khi kết quả đạt được đúng với mục tiêu mà hai bên mong muốn thì
giao tiếp hiệu quả và ngược lại.
Tất cả những yếu tố đó đều có thể ảnh hưởng việc truyền đạt thông điệp
trong giao tiếp nên gián tiếp ảnh hưởng đến khả năng đạt được mục tiêu của cuộc
giao tiếp. Nghĩa là giao tiếp tốt thì khả năng đạt được mục tiêu giao tiếp cao và
ngược lại.
Chính vì vậy, khi tham gia giao tiếp chúng ta cần quan tâm 1 cách toàn diện,
biết vận dụng 1 cách chính xác những yếu tố thuận lợi, và tránh các yếu tố xấu có
thể ảnh hưởng đến cuộc giao tiếp, để đạt được kết quả giao tiếp cao, cũng như là
đạt được mục tiêu đã đặt ra.

2.

Yêu cầu đối với các bên tham gia giao tiếp

Các bên tham gia giao tiếp có thể là lãnh đạo, nhân viên hoặc đối tác/khách
hàng, người dân nhưng nhìn chung họ đều phải có những tiêu chí sau đây:
a. Khả năng thích ứng
Khả năng thích ứng là nhận thức về quan điểm, lợi ích, mục tiêu và phương
pháp giao tiếp của người khác, là khả năng người tham gia giao tiếp có thể đánh
giá tình hình và khi cần thiết thay đổi hành vi, mục tiêu để đáp ứng nhu cầu của sự
tương tác. Các chủ thể giao tiếp sẽ có kinh nghiệm xã hội khác nhau, sự tham gia


tương tác xã hội khác nhau. Tức là mỗi người có một phương pháp giao tiếp, có
những lời lẽ sử dụng, ngôn từ diễn đạt khác nhau, có tri thức để lái cuộc nói

chuyện theo suy nghĩ của mình. Chính vì vậy, chủ thể giao tiếp cần luôn sẵn sàng
để sửa đổi những hành vi và lời nói của chính mình để thích ứng với các tình
huống giao tiếp cụ thể và đối tượng mà mình tác động đến.
Với lãnh đạo, nhân viên cần có cách sử dụng ngôn ngữ và thái độ thể hiện sự
tôn trọng và địa vị của bản thân.Với đối tác, cần lịch sự và thể hiện sự chân thành.
Với đồng nghiệp, thái độ hòa nhã, cởi mở, hòa đồng là yếu tố vô cùng quan trọng.
Bằng sự quan tâm theo dõi những gì đang diễn ra trong tình huống giao tiếp, cả
hai bên có thể thay đổi hành vi của mình bằng lời nói hoặc không bằng lời nói (cử
chỉ, hành động, trạng thái, biểu cảm,…) để ăn khớp với nhau nhiều hơn trong quá
trình giao tiếp.
b. Có sự tương tác trong giao tiếp

Tương tác trong giao tiếp là một yếu tố xác định mức độ mà các cá nhân tham
gia vào giao tiếp với người khác. Các bên tham gia vào cuộc giao tiếp không giống
nhau về sự chăm chú và khả năng nhận thức, khả năng cảm thụ. Chính vì vậy,
muốn giao tiếp hiệu quả thì người giao tiếp phải biết cách làm thế nào để thu hút
sự chú ý của đối phương, cho họ cơ hội nói ra những suy nghĩ, nhận thức của mình
về những gì mà ta đang trình bày. Có như vậy ta mới biết được đối phương có hiểu
đúng về những thông tin mà ta đang trình bày hay không, tránh tình trạng hiểu
không hết hoặc hiểu sai về những thông tin đó.
Sự tương tác có thể thể hiện bằng lời nói, ánh mắt, cử chỉ. Một cái gật đầu hay
ánh mắt chăm chú cho thấy đối phương đang nghe mình nói. Đồng thời có sự bình
luận , nhận xét hay trao đổi lại vấn đề của đối phương về vấn đề mình đang bàn.
Trong cuộc giao tiếp cũng cần có sự trò chuyện, chia sẻ của hai bên. Chúng ta
không thể một mình độc thoại được vì như vậy sẽ làm cho đối phương cảm thấy


nhàm chán và chúng ta không biết được đối phương có hiểu những gì mà ta đang
nói hay không. Ví dụ như trong một buổi học, nếu giảng viên cứ chỉ chăm chú nói
mà không có sự tương tác qua lại với học viên/sinh viên thì sẽ làm cho họ cảm thấy

nhàm chán, không có hứng thú với bài giảng, mất tập trung và người giảng viên
cũng không biết được học viên/sinh viên của mình có hiểu về những gì mình đang
nói hay không… Như vậy cuộc giao tiếp không hiệu quả. Nhất là đối với một tổ
chức khi mà sự tương tác giữa mọi người là yếu tố không thể thiếu, nó quyết định
đến sự thành công hay thất bại của tổ chức đó. Thực tế đã chứng minh điều này,
ngay trong các cơ quan nhà nước, việc cấp dưới hiểu không đúng ý mà cấp trên
truyền đạt xuống đã dẫn đến việc đưa ra các quyết định không đúng. Điều này là
do quá trình tương tác trong giao tiếp không được diễn ra trọn vẹn dẫn đến hiểu
không đúng thông tin mà người truyền đạt đang muốn hướng tới. Như vậy, sự
tương tác trong giao tiếp là một trong những tiêu chí để đánh giá hiệu quả giao
tiếp.
c. Quản lý đàm thoại

Quản lý đàm thoại về bản chất là cách điều chỉnh về sự tương tác của những
người tham gia giao tiếp. Đây là một vấn đề hiểu biết về các quy tắc giao tiếp, trao
đổi với nhau. Các quy tắc giao tiếp cũng giống như hành vi xã hội khác có điều
kiện và đạt được theo cùng một cách.
Các quy tắc đó là:
- Không làm gián đoạn người nói: trong giao tiếp, khi có một người đang nói thì
ta không nên cắt ngang lời, phải để họ nói hết những gì mà mình muốn diễn đạt.
Cắt ngang như vậy vừa thể hiện rằng mình không tôn trọng họ vừa không hiểu hết
được nội dung mà người nói đang muốn trình bày;
- Một lúc chỉ có thể nghe một người: quá nhiều người nói có thể sẽ làm cuộc đối
thoại đi lệch vấn đề so với ban đầu, làm cho người nghe không hiểu được vấn đề


mà người nói đang muốn truyền đạt là gì, dễ dẫn đến các cuộc cãi nhau, xung đột
trong tổ chức: “ Người nói phải có người nghe”;
- Luân phiên thay đổi người nói hoặc trao đổi: Đây chính là sự tương tác trong
giao tiếp. Luân phiên thay đổi sẽ làm cho cuộc giao tiếp trở nên thú vị hơn, hai bên

có thể hiểu nhau hơn và những thông tin muốn truyền đạt cũng được hiểu đúng bản
chất hơn;
- Thường xuyên hay tạm dừng lâu dài là không thích hợp: Điều này không có
nghĩa là người nói không được tạm dừng cuộc nói chuyện. Tạm dừng để lắng nghe
đối phương chia sẻ, trao đổi xem họ hiểu như thế nào về vấn đề mà người nói đang
trình bày nhưng đừng dừng quá lâu hoặc nói liên tục vì như vậy sẽ làm cho cả hai
bên tham gia giao tiếp cảm thấy không còn hứng thú giao tiếp nữa và làm cho cuộc
giao tiếp thất bại. Lắng nghe cũng là yếu tố tạo nên sự thành công trong giao tiếp;
- Cả hai bên cần được bảo đảm rằng đang tập trung chú ý hoàn toàn về nhau:
Khi tập trung thì cả hai bên mới có thể nghe và hiểu đúng được những thông tin mà
người nói muốn truyền tải. Đây cũng là một trong những yếu tố dẫn đến sự thành
công trong giao tiếp.
- Mở đầu, kết thúc đúng thời điểm: Nếu bạn muốn thuyết phục ai đó trong khi họ
đang buồn bã, hay cáu gắt thì rất dễ đưa lại hậu quả tồi tệ. Đưa ra một vấn đề tranh
luận trong khi mọi người đều mù tịt về nó cũng là việc làm kém khôn ngoan. Nếu
muốn biết ý kiến của ai đó về vấn đề nào đó, trước hết hãy cung cấp thông tin đầy
đủ cho họ. Đừng bắt họ nêu lên quan điểm về ngày tận thế trong khi họ chưa tìm
hiểu kỹ và chỉ nghe “mang máng”. Và, khi vấn đề đã được trình bày, giải quyết
xong xuôi, hãy khéo léo kết thúc nó. Đừng cố gắng kéo dài hay thêm thắt quan
điểm, ý kiến này nọ…trừ khi bạn có thêm ý tưởng gì hay ho, độc đáo, bất ngờ.
d. Khả năng truyền cảm hứng
Khi bạn trò chuyện với ai đó, bạn đều mong muốn người đó hiểu được ý mình,
người đó tin vào những gì mình nói hay cao hơn là người đó phản ứng, hành động
đúng như những gì mình mong đợi. Ví dụ như bạn kể một câu chuyện cười, thì


điều bạn mong muốn là người nghe sẽ cười và hưởng ứng với bạn. Hoặc khi bạn
trò chuyện với một người bạn mới quen, bạn kể những câu chuyện về thành tích
của mình mong gây ấn tượng tốt với người bạn đó…Đó chính là đích đến của giao
tiếp, và làm được điều này chính là ý nghĩa của giao tiếp hiệu quả. Và khả năng

truyền cảm hứng là một trong những tiêu chí đánh giá hiệu quả giao tiếp.
Để truyền cảm hứng cho đối phương cần tạo ra bầu không khí thoải mái, vui vẻ.
Giọng nói là yếu tố quan trọng để truyền cảm hứng. Nếu bạn cứ nói chuyện bằng
một giọng đều đều thì người nghe sẽ chẳng biết điều quan trọng bạn muốn nhắn
gửi với họ là gì. Vì vậy, một giọng nói có tính trầm bổng, nhấn giọng, ngắt câu
đúng chỗ để làm nổi bật thông điệp của bạn.
Bên cạnh đó cũng nên biết cách khéo léo kết hợp ngôn ngữ cơ thể. Việc sử
dụng ngôn ngữ cơ thể phù hợp sẽ khiến người nghe cảm thấy được sức hút từ lời
mình nói, và không bị nhàm chán (hãy tưởng tượng bạn phải nghe một người diễn
thuyết đứng yên một chỗ từ đầu đến cuối với vẻ mặt không thay đổi thì rất chán).
Tuy nhiên, đừng nên lạm dụng ngôn ngữ cơ thể. Khi không cần thiết, việc hoa
chân múa tay, lắc đầu nhún vai quá nhiều sẽ khiến cho người nghe cảm giác bạn
đang cố ý thể hiện điều đó và từ đó cảm giác khó chịu với những gì bạn thể hiện.
Một yếu tố quan trong khác đó là thăm dò cảm xúc người nghe.Trong khi nói,
hãy để ý quan sát sự biểu cảm trên khuôn mặt, ngôn ngữ cơ thể của người nghe.
Nếu họ có phản ứng nào đó không hài lòng, khó chịu hay thích thú thì tùy theo đó
mà điều chỉnh chủ đề, phong cách nói cho phù hợp.

Yêu cầu đối với người lãnh đạo
3.1/ Khả năng thuyết phục
3.

Sử dụng ngôn ngữ nói: Nhà lãnh đạo có khả năng thuyết phục người khác
luôn biết cách đưa ra và truyền đi một định hướng ( thông tin, ý tưởng…) cụ thể,
thích hợp, và dễ nhớ. Họ có khả năng minh họa các ý tưởng, thông tin mà mình


muốn truyền đạt thành những câu chuyện dễ hiểu. Đây là một tiêu chí không hề dễ
dàng, nó đòi hỏi người lãnh đạo phải thực sự có khả năng sáng tạo, biết diễn đạt ý
để có thể biến những thông điệp của mình thành những câu chuyện dễ gặp trong

công việc hay trong đời sống hàng ngày. Mặt khác người lãnh đạo phải làm người
nghe hoàn toàn bị thuyết phục bởi những gì mình nói, tin rằng nó đúng và có thể
xảy ra trong tương lai. Tuy nhiên điều này không phải người lãnh đạo nào cũng có
thể làm được bởi thuyết phục được một người là điều không hề đơn giản, nhất là
trong một tổ chức khi mà “chỉ cần sai một ly, đi một dặm”. Chính vì vậy, người
lãnh đạo thực sự phải cần có khả năng giao tiếp tốt, am hiểu cả bên trong và bên
ngoài tổ chức.
Sử dụng ngôn ngữ cơ thể ( ánh mắt, nụ cười, cử chỉ của bàn tay, …): ngôn
ngữ cơ thể giúp người lãnh đạo có thể truyền đạt xuống nhân viên và đồng nghiệp
những thông điệp, ý nghĩ khó diễn đạt bằng lời nói trực tiếp. Với các nhà lãnh đạo
thì cử chỉ, động tác của họ lại càng thu được sự quan tâm, chú ý không những của
nhân viên mà còn của công chúng và giới truyền thôn, dường như trở thành “đặc
trưng” của mỗi người. Là tâm điểm của sự chú ý, mỗi cử chỉ, hành động của nhà
lãnh đạo dù có chủ ý hay không đều truyền đi một thông điệp nào đó đến những
người xung quanh. Chẳng hạn như trong lúc trò truyện với nhân viên, việc sử dụng
đôi mắt là cách thể hiện dễ dàng nhất để cấp dưới biết được bạn có đang thực sự
lắng nghe, chú ý đến họ hay đang chán ngấy. Nếu như trong quá trình giao tiếp,
bạn thường xuyên ngoảnh mặt đi nơi khác thì sẽ chẳng khó khăn mấy để nhân viên
đó nhận ra họ đang làm sếp chán nản như thế nào với những vấn đề mà họ đang
trình bày. Ngoài ra, nếu bạn luôn nhìn trực diện vào người nói, ánh mắt có thể toát
lên vẻ trang nghiêm hay thích thú thì cấp dưới sẽ hết sức phấn khởi vì họ cảm nhận
được rằng, sếp tôn trọng, thực tâm lắng nghe và hứng thú với những điều họ đang
nói.
3.2/

Thái độ

Sự tôn trọng
Cư xử lịch thiệp

Ham học hỏi
Sự tôn trọng
Tiêu chí này không chỉ nói đến sự tôn trọng của người khác đối với lãnh đạo mà
còn từ chiều ngược lại, sự tôn trọng của lãnh đạo giành cho mọi người xung quanh.
Điều quan trọng đối với một nhà lãnh đạo là phải có được sự tôn trọng của mọi
người. Một số vị sếp thường ép nhân viên phải tôn trọng họ trong khi, thực tế,
những việc họ làm chỉ khiến mọi người chướng tai gai mắt. Sự tôn trọng mang tính
ép buộc nhiều khi chỉ là “hữu danh vô thực” bởi nó xuất phát từ sự chân tình chứ
không nên do sợ sệt mà có.
Cư xử lịch thiệp
Một người lãnh đạo chuyên nghiệp luôn có cách ứng xử tuyệt vời trong mọi tình
huống, đặc biệt là với đồng nghiệp của mình. Đừng tự cho mình cái quyền làm sếp
mà thô lỗ, chửi mắng nhân viên. Hãy học cách cư xử lịch thiệp, để nhân viên của
bạn cảm thấy họ đã đặt niềm tin đúng chỗ. Chắc chắn, họ sẽ tận tâm tận lực với
bạn dù công ty gặp bất kỳ vấn đề gì.
Ham học hỏi
Người lãnh đạo càng giỏi giang bao nhiêu thì càng khiêm tốn bấy nhiêu. Họ không
bao giờ tỏ ra tự cao tự đại, ta đây hơn người về mọi mặt mà ngược lại luôn ham
muốn học hỏi không ngừng.
Trên đây chính là tiêu chí cần thiết để đánh giá về một nhà lãnh đạo. Nếu bạn là
một nhân viên, hi vong rằng sếp của bạn sẽ có những phẩn chất trên, nếu bạn là
một người quản lí, hãy rèn theo những tiêu chí trên để trở thành một nhà lãnh đạo
tuyệt vời nhé.
3.3/ Khiếu hài hước
Khi nhìn nhận một vấn đề, người làm sếp nên có cái nhìn tích cực và tìm sự
vui vẻ, hài hước trong đó. Cuộc tranh luận nảy lửa về một vấn đề hóc búa khiến
nhân viên căng thẳng nhưng lúc đó, nếu có sự dí dỏm, hài hước từ sếp, mọi người
sẽ cảm thấy thoải mái hơn và biết đâu, công việc sẽ có cơ hội thành công nhanh

hơn. Bởi sự hài hước có thể giúp mọi người tránh được căng thẳng và sẽ có được
sự sáng suốt để giải quyết vấn đề.
4.

Bầu không khí của cuộc giao tiếp

Bầu không khí trong tổ chức là trạng thái chung biểu hiện sắc thái tâm lý của
các thành viên, bộc lộ ra ngoài thông qua hành vi ứng xử, giao tiếp, thái độ giữa
các thành viên và người lãnh đạo.
Không khí của cuộc giao tiếp là một trong những yếu tố chịu ảnh hưởng của
bầu không khí trong tổ chức. Như ta đã biết, cá nhân chịu ảnh hưởng của tâm lý
đám đông, nó trực tiếp tác động đến hành vi của mỗi người. Cũng giống như vậy,
bầu không khí trong tổ chức sẽ tác động trực tiếp đến không khí của cuộc giao tiếp
giữa các thành viên trong tổ chức. Bởi vì, cá nhân khi tham gia vào tổ chức thì trở
thành thành viên của tổ chức do đó nó không tách rởi tổ chức. Nên những gì tác
động đến tổ chức thì cũng sẽ tác động đến các thành viên trong tổ chức. Do đó
không khí của cuộc giao tiếp chịu tác động của bầu không khí trong tổ chức.
Bầu không khí tác động đến tâm tư, tình cảm của mỗi người, ảnh hưởng đến
từng hoạt động của cá nhân và tập thể. Nó gián tiếp đánh giá hiệu quả giao tiếp
trong một tổ chức, hoạt động giao tiếp đạt hiệu quả cao hay không phụ thuộc vào
bầu không khí trong tổ chức.
•

Nếu bầu không khí lành mạnh:

Các thành viên của tổ chức có điều kiện và hăng hái tham gia các vấn đề liên
quan đến hoạt động tập thể. Mọi người cảm thấy vui vẻ, thoải mái khi làm việc, nói
chuyện. Họ sẵn sàng chia sẻ quan điểm, ý kiến của mình với cấp trên, với đồng
nghiệp. Mọi người tôn trọng ý kiến và nhân cách của nhau, những khó khăn, bất

cập, mâu thuẫn sẽ được trao đổi, thảo luận và tìm ra cái sai, đi theo hướng tích cực
để sửa chữa. Từ đó thì cuộc giao tiếp sẽ đạt hiệu quả cao.
•

Nếu bầu không khí không lành mạnh.


Mọi người không hăng say và nhiệt tình trong công việc, có những mâu thuẫn
trong nội bộ, không đoàn kết. Họ không muốn chia sẻ quan điểm, ý kiến với cấp
trên, đồng nghiệp ( trừ những người họ tin tưởng hoặc cùng phe trong tổ chức) vì ý
kiến của họ không được quan tâm, tôn trọng. Các thành viên ít hoặc không giao
tiếp với nhau vì họ cảm thấy không thoải mái. Như vậy, mọi mục tiêu của tổ chức
khó hoặc không hoàn thành được, xuất hiện các biểu hiện tiêu cực, ảnh hưởng xấu
đến tổ chức. Từ đó thì hiệu quả giao tiếp không cao.
Ta thấy rằng, không khí của buổi trò chuyện ảnh hưởng rất lớn đến tâm lý người
nghe và sự tiếp nhận của họ với các thông điệp của bạn. Không khí tự nhiên giúp
người nghe thoải mái hơn trong việc đưa ra các phản hồi và phản ứng cũng bớt
gượng ép hơn là không khí quá nghiêm túc, kém thoải mái.
Có rất nhiều các yếu tố ảnh hưởng đến bầu không khí của cuộc giao tiếp bao
gồm:
-Yếu tố bên trong: Nhân cách, phong cách cũng như quan hệ giao tiếp, ứng xử, quá
trình điều hành của người lãnh đạo. Xung đột giữa các thành viên, bè phái giữa các
nhóm tập thể.
-Yếu tố bên ngoài: Các thể chế, chính sách, chế độ đãi ngộ của tổ chức, tình hình
phát triển của tổ chức, bối cảnh xã hội chung.
Ví dụ: Trước khi đi vào giải quyết vấn đề chính của cuộc giao tiếp cần tạo được
bầu không khí không chỉ cho bản thân mà cả cho đối tác.
Khi tiếp dân, cán bộ công chức phải lấy tinh thần “ phục vụ” lên hàng đầu. Coi
người dân là khách hàng: “ Khách hàng là thượng đế”. Từ đó có thái độ tôn trọng,
quan tâm, có thiện chí, sẵn sàng phục vụ, thái độ niềm nở thông qua chào hỏi, xưng

hô, cử chỉ, nét mặt…tạo cho người dân cảm giác thoải mái, vui vẻ, mạnh dạn, sẵn
sàng đóng góp ý kiến . Đó chính là đảm bảo sự công bằng về quyền lực giữa 2 bên:
Chủ thể lãnh đạo, quản lý và người dân, khiến hai bên xích lại gần nhau hơn, từ đó
xây dựng sự đồng thuận xã hội thật sự, tạo nên khối đoàn kết toàn dân tộc để kiến


thiết đất nước vững mạnh dân chủ, công bằng, ấm no và hạnh phúc. Nhưng nếu
cán bộ lãnh đạo không chủ động dành thời gian để giao tiếp với dân, lắng nghe tâm
tư, nguyện vọng của dân thì những mơ ước về một nền hành chính thân thiện,
mang tinh thần “phục vụ” vẫn xa vời và khó trở thành hiện thực[1]. 1
Để tạo không khí tự nhiên, trước hết hãy chủ động cười tươi và pha trò một vài
câu nhẹ nhàng (kiểu như “hôm nay trời đẹp nhỉ, có ai có kế hoạch đi chơi vào tối
nay chưa…) Dĩ nhiên cũng tùy đối tượng mà bạn có cách tạo không khí tự nhiên
hợp lý. Khi mọi người đang có vẻ căng thẳng và tính chất buổi trò chuyện là
nghiêm túc, hãy tạo không khí tự nhiên bằng cách thể hiện sự chân thành của bạn.
Đừng cố gắng pha trò khi tất cả đang lo lắng, suy nghĩ về vấn đề gì đó.
Đây chính là tính phù hợp trong giao tiếp.

IV.

KẾT LUẬN

Giao tiếp là nhu cầu thiết yếu với mỗi con người khi sống trong cùng một tổ
chức, một tập thể. Đây là hoạt động đóng vai trò to lớn trong sự thành công của
mỗi người đồng thời nó là hoạt động không thể thiếu khi con người muốn trao đổi
thông tin, tâm tư, tình cảm, nhận thức. Tuy nhiên để có một cuộc giao tiếp hiệu quả
là điều không dễ dàng, chính vì vậy nó phải cần các tiêu chí cụ thể để đánh giá.
Dựa vào các tiêu chí đó, chúng ta có thể so sánh được cuộc giao tiếp đã hiệu quả
hay chưa và từ đó rút ra được bài học kinh nghiệm cho những lần giao tiếp sau.

1[] Giao tiếp trong công sở hành chính nhìn từ văn hóa ứng xử - Th.S. Lê Thị Trúc

Anh