tiểu luận tâm lý kinh doanh

Chủ đề 9: Giao dịch trong kinh doanh (Giao dịch thư tín, danh
thiếp, điện thoại,…). Vận dụng trong thực tiễn kinh doanh.
Mục lục
Lời mở đầu ............................................................................................................ 2
CƠ SỞ LÝ LUẬN ........................................................................................ 3

I.

1.1 Định nghĩa ................................................................................................... 3
1.2 Đặc điểm................................................................................................... 3
1.2.1

Giao dịch bằng danh thiếp .............................................................. 4

1.2.2

Giao dịch bằng thƣ tín .................................................................... 7

1.2.3

Giao dịch bằng điện thoại ............................................................... 8

1.2.4

Giao dịch với thƣơng gia nƣớc ngoài ........................................... 11

1.3 Ảnh hƣởng: ............................................................................................. 12
II.

VẬN DỤNG THỰC TIỄN ......................................................................... 14
2.1 Vận dụng giao dịch bằng danh thiếp ...................................................... 14

2.2 Vận dụng giao dịch bằng thƣ tín ............................................................ 17
2.3 Vận dụng giao dịch qua điện thoại:........................................................ 20
2.4 Vận dụng Giao dịch với thƣơng gia nƣớc ngoài: ................................... 21

III.

KẾT LUẬN ............................................................................................... 23

Tài liệu tham khảo .............................................................................................. 24

1|Page


Lời mở đầu
Con ngƣời phải sống trong xã hội loài ngƣời, sống đơn lẻ xa cách xã hội con
ngƣời không phát triển, không tồn tai đúng nghĩa con ngƣời. Hơn nữa con ngƣời
là tổng hoà các mối quan hệ xã hội, giao tiếp với nhau chính là phƣơng cách
sống, là nhu cầu không thể thiếu đƣợc trong cuộc sống. Xã hội càng văn minh
hiện đại thì yêu cầu của giao dịch ngày càng phát triển và các phƣơng tiện hỗ trợ
cho giao dịch càng phong phú và đa dạng
Hoạt động trên thƣơng trƣờng các nhà kinh doanh, các doanh nghiệp tất yếu nảy
sinh các giao dịch với nhau xuất phát từ hai lý do cơ bản sau :
Phân công lao động tất yếu dẫn đến chuyên môn hoá sản xuất và hình
thành các vùng, các ngành chỉ chuyên sâu và sản xuất kinh doanh một loại hàng
hoá nhất định. Trong khi đó các doanh nghiệp này trong quá trình tổ chức hoạt
động sản xuất kinh doanh lại cần dùng rất nhiều thứ loại khác nhau. Đó là sản
phẩm của các doanh nghiệp khác.
Trong nền kinh tế thị trƣờng mỗi một đơn vị kinh tế là một chủ thể kinh tế
độc lập, họ phải tự mình quyết định 3 vấn đề kinh tế cơ bản: Sản xuất cái gì?
Bao nhiêu? Cho ai? Chính vì vậy họ sẽ tự mình quyết định phân phối cũng nhƣ

tiêu thụ sản phẩm.
Hoạt động kinh doanh trong kinh tế thị trƣờng luôn đứng trƣớc những cơ hội và
nguy cơ. Làm thế nào để thành công trong kinh doanh ở xã hội hiện đại? Có thể
thích ứng với hàng trăm ngàn tình huống khác nhau để ít mắc sai lầm nhất, ứng
phó kịp thời và có hiệu quả nhất? Đó là vấn đề mà chủ thể kinh doanh rất quan
tâm. Một trong những điểm then chốt để đƣa đến thành công cho mỗi ngƣời là
phải giỏi giao dịch. Giao dịch trở thành một chức năng, hoạt động cơ bản của
nhà kinh doanh.
Bài tiểu luận nhằm làm rõ cơ sở lý luận và phƣơng pháp vận dụng giao dịch
trong kinh doanh.

2|Page


I. CƠ SỞ LÝ LUẬN
1.1 Định nghĩa
Giao dịch là sự tiếp xúc quan hệ giữa các cá nhân để trao đổi thông tin hay thoả
mãn một nhu cầu nào đó.
Kinh doanh là đầu tƣ vốn vào một lĩnh vực hoặc giai đoạn nào đó của quá trình
hoạt động kinh doanh (Sản xuất, phân phối, dịch vụ, tiêu thụ, quảng cáo sản
phẩm) nhằm mục đích mang lại lợi nhuận tối đa cho cá nhân và doanh nghiệp.
Giao dịch kinh doanh là sự tiếp xúc quan hệ giữa các chủ thể kinh doanh nhằm
trao đổi với nhau các thông tin về thị trƣờng hàng hoá, giá cả, kinh nghiệm kinh
doanh...
Giao dịch kinh doanh vừa mang bản chất của giao tiếp xã hội, đồng thời mang
những nét đặc thù. Mục đích của giao dịch kinh doanh cũng hƣớng vào mục
đích hiệu quả, mục đích lợi nhuận. Giao dịch trƣớc hết là để xác lập quan hệ,
thực hiện hành vi tiếp xúc với nhau. Giao dịch là cuộc đối thoại hai chiều làm
thay đổi cả ngƣời gửi lẫn ngƣời nhận. Giao dịch không phải là một thời điểm mà
là một quá trình. Có thể kết luận rằng: Quan hệ giao dịch kinh doanh là quan hệ

kinh tế; Quan hệ giao dịch kinh doanh là quan hệ mang tính tổ chức, lợi ích và
mang tính pháp lý; Quan hệ giao dịch kinh doanh là quan hệ tự do, bình đẳng
hai chiều; Giao dịch không phải là sản phẩm cuối cùng hoàn thiện mà là dòng
chảy luôn biến động.
1.2 Đặc điểm
Bản chất của giao dịch kinh doanh
Thứ nhất, chủ thể là các nhà kinh doanh. Họ là những ngƣời đang tiến hành
kinh doanh. Trong quá trình giao dịch nhà kinh doanh chịu ảnh hƣởng của
các yếu tố thuộc về yếu tố con ngƣời nhƣ tâm lý, nhu cầu, văn hoá. Mặt khác,
nhà kinh doanh lại có những phẩm chất đặc biệt, trong giao dịch họ mạnh mẽ
hơn, quyết đoán hơn. Đồng thời phong cách của họ cũng đa dạng, linh hoạt
và có chủ đích rõ ràng hơn với xã giao.
Thứ hai, giao dịch là một quá trình trao đổi thông tin, ý tƣởng và cảm xúc.
Quá trình này bao gồm nhiều yếu tố khác nhau nhƣ: nguồn thông tin (ngƣời
gửi), bản thông điệp, kênh (ngƣời nhận), phản hồi, các cản trở (nhiễu).
Thứ ba, thông tin, thông điệp các nhà kinh doanh gửi đến nhau chủ yếu thuộc
lĩnh vực kinh doanh, kinh tế, đầu tƣ,vốn,giá cả, lợi nhuận, tỷ lệ hoa hồng, thu
3|Page


nhập. Những thông tin đó có thể đƣa đến các nhà kinh doanh những ý tƣởng,
dự kiến, kế hoạch hoặc những quyết định đầu tƣ kinh doanh. Chính vì thế mà
các nhà kinh doanh rất chú ý đến nguồn thông tin trong giao tiếp, những
thông tin này có đƣợc thậm chí không thể có trong các tƣ liệu, tài liệu chính
thống.
Mục tiêu của giao dịch kinh doanh là cái đích hoặc kết quả cụ thể của cuộc giao
dịch phấn đấu đạt đƣợc. Mỗi cuộc giao dịch kinh doanh tùy thuộc vào đối tƣợng
và nội dung giao dịch ta có thể xác định đƣợc các mục tiêu khác nhau: mục tiêu
theo thời hạn( mục tiêu ngắn hạn, mục tiêu dài hạn), mục tiêu theo mức độ đạt
đƣợc, mục tiêu theo cấp độ( quan hệ xã giao bình thƣờng, hợp tác kinh doanh có

mức độ, quan hệ đối tác phát triển theo thời gian lien minh chiến lƣợc đầu tƣ lẫn
nhau). Xác lập mục tiêu, thực hiện mục tiêu trong quá trình giao dịch, đánh giá
mục tiêu sau trong và khi cuộc giao dịch kết thúc, và thay đổi mục tiêu cho phù
hợp với hoàn cảnh và xu thế giao dịch.
Theo tính chất có hai hình thức giao dịch trong kinh doanh là giao dịch trực tiếp
và giao dịch gián tiếp.
Giao dịch trực tiếp là sự giao dịch giữa hai hay nhiều bên để cùng nhau bàn
bạc, thoả thuận, trao đổi về danh mục hàng hoá, về khối lƣợng hàng hoá, về
thanh toán và các dịch vụ kèm theo. Ƣu điểm của giao dịch trực tiếp là hiểu
đƣợc yêu cầu của nhau, quá trình giao dịch nhanh chóng, kịp thời điều chỉnh
khi có sự thay đổi, có thể hợp tác với nhau trong đầu tƣ, sản xuất kinh doanh
ở khâu khác. Tuy nhiên giao dịch trực tiếp tốn kém chi phí, dễ bộc lộ những
nhƣợc điểm, hạn chế.
Giao dịch gián tiếp là hình thức giao dịch mà các nhà kinh doanh thoả thuận
các điều kiện mua bán với nhau phải thông qua các trung gian nhƣ: điện
thoại, thƣ tín, danh thiếp, Internet,...Giao dịch gián tiếp có những ƣu điểm là
tiết kiệm chi phí, nhanh chóng, kịp thời. Bên cạnh đó thì giao dịch gián tiếp
có những nhƣợc điểm là không hiểu hết đƣợc vấn đề, dễ hiểu sai và cuộc
giao dịch dễ bị từ chối.
Trong bài tiểu luận này, tôi nghiên cứu 4 loại giao dịch trong kinh doanh: giao
dịch bằng danh thiếp, giao dịch bằng thƣ tín, giao dịch bằng điện thoại và giao
dịch với thƣơng gia nƣớc ngoài.
1.2.1 Giao dịch bằng danh thiếp

Không giống nhƣ ở Bắc Mỹ hay Châu Âu, nơi mà các danh thiếp có rất ít ý
nghĩa, danh thiếp chỉ là một hình thức thuận tiện chứa các thông tin cần thiết.
4|Page


Tại Châu Á, danh thiếp là một phần rất quan trọng trong kinh doanh. Ví dụ, ở

Nhật Bản, danh thiếp kinh doanh đƣợc xem nhƣ là một đại diện của chủ sở hữu.
Vì vậy, nghi thức danh thiếp và danh thiếp phù hợp sẽ thể hiện sự tôn trọng và
đem lại sự thành công cho cuộc giao tiếp.
Các thông tin ghi trên danh thiếp, ngoài những thông tin theo truyền thống
thƣờng phải có nhƣ: tên doanh nghiệp và logo (nếu có), tên thƣơng nhân và
chức vụ, địa chỉ, số điện thoại, fax, lĩnh vực hoạt động, còn có thêm các
thông tin nhƣ địa chỉ showroom, chi nhánh, số bƣu cục (Post Code), địa chỉ
hòm thƣ lƣu (P.O. Box), địa chỉ e-mail, website, số điện thoại di động, v.v...
Một số danh thiếp của các doanh nghiệp Việt Nam còn có địa chỉ nhà riêng,
điện thoại, fax nhà riêng, e-mail cá nhân, mã số thuế và thậm chí một số danh
thiếp còn có cả nickname dùng cho việc chat trên mạng.
Tại các gian hàng ở các hội chợ triển lãm trong nƣớc thời gian gần đây còn
thấy xuất hiện khá nhiều loại danh thiếp "vô danh". Đây thực chất là một
dạng tờ gấp (brochure) giới thiệu về doanh nghiệp đƣợc thu gọn lại dƣới hình
thức của một tấm danh thiếp với đầy đủ tên doanh nghiệp, địa chỉ liên hệ, sản
phẩm, dịch vụ, chỉ thiếu tên ngƣời và chức vụ.Một vài doanh nghiệp có mẫu
danh thiếp chung cho nhân viên, nhƣ ngân hàng, Bảo hiểm,….
Ngôn ngữ đƣợc ƣu tiên ghi trên danh thiếp là ngôn ngữ của quốc gia mà
doanh nghiệp có trụ sở hoặc đang hoạt động tại đó. Ngôn ngữ tiếp theo (nếu
có), đƣợc in tại mặt kia của danh thiếp, thƣờng là tiếng Anh hoặc tiếng của
quốc gia (vùng lãnh thổ) mà doanh nghiệp thƣờng có giao dịch.
Có một vài nguyên tắc chung khi sử dụng danh thiếp trong giao dịch nhƣ sau:
Nếu gặp gỡ lần đầu tiên, việc trao danh thiếp trƣớc thuộc về ngƣời chủ,
ngƣời có vị trí thấp hơn trao danh thiếp cho ngƣời có vị trí cao hơn.
Ngoài việc sử dụng danh thiếp trong các buổi đàm phán và gặp gỡ trực tiếp,
danh thiếp còn có rất nhiều những tác dụng linh động khác.
Khi đi thăm hỏi đối tác, khi đó ngƣời bạn cần gặp lại không có nhà, bạn có
thể lƣu danh thiếp của mình lại, khi họ về nhìn thấy danh thiếp của bạn, họ
có thể biết đƣợc rằng bạn đã đến.
Để kèm danh thiếp có ghi rõ địa điểm và thời gian theo thƣ rồi gửi đi có thể

thay một lời mời chính thức, và nó sẽ có tác dụng lớn hơn rất nhiều so với
5|Page


việc bạn nói bằng miệng hoặc gọi điện thoại mời họ tham dự.
Nếu nhƣ bạn muốn gửi một món quà nhỏ cho đối tác, nhƣng không thể đƣa
trực tiếp mà cần phải gửi qua một ngƣời khác, thì nên để kèm danh thiếp lƣu
tên họ của bạn trong gói quà.
Ngoài ra, bạn phải chú ý tới văn hóa danh thiếp quốc tế, nó sẽ giúp bạn trong
những chuyến đi kinh doanh ở nƣớc ngoài. Khi đi kinh doanh ở nƣớc ngoài, tốt
nhất nên trình bày một mặt của danh thiếp bằng ngôn ngữ của ngƣời bạn sẽ giao
dịch kinh doanh.
Phong tục danh thiếp kinh doanh ở Trung quốc:
Một mặt của danh thiếp của bạn phải đƣợc dịch sang tiếng Trung giản thể,
tốt nhất là các ký tự Trung Quốc đƣợc in bằng nhũ vàng, vì vàng là một
màu tốt lành đối với ngƣời Trung Quốc.
Đảm bảo bản dịch sử dụng ngôn ngữ địa phƣơng thích hợp, ví dụ là tiếng
Quảng Đông hay Quan Thoại.
Danh thiếp kinh doanh của bạn nên bao gồm chức vụ của bạn. Nếu công
ty của bạn là lâu đời hoặc lớn hơn trong quốc gia của bạn, bạn cần nhấn
mạnh trên danh thiếp của mình.
Trao danh thiếp bằng cả hai tay.
Không bao giờ ghi trên danh thiếp của một ai đó.
Phong tục danh thiếp ở Ấn Độ :
Nếu bạn có một bằng đại học hay một danh hiệu bất kỳ hãy ghi rõ trên
danh thiếp.
Luôn sử dụng tay phải để trao và nhận danh thiếp kinh doanh.
Danh thiếp không cần dịch thành tiếng Hin-đi vì tiếng Anh đƣợc dung
rộng rãi trong cộng đồng doanh nghiệp.
Khi nhận danh thiếp nên đọc qua một chút chứ đừng vội cất đi ngay.

Phong tục danh thiếp ở Anh
Phong tục sử dụng danh thiếp ở Anh là khá thoải mái.
6|Page


Danh thiếp nên đƣợc giữ sạch sẽ.
Không nhất thiết phải trao danh thiếp cho tất cả mọi ngƣời bạn đang tiếp
xúc.
Cho dù ở bất kỳ nền văn hóa, quốc gia nào thì một danh thiếp đƣợc trình bày
đẹp và đầy đủ thông tin cần thiết và đƣợc in trên loại giấy cao cấp, bạn cũng sẽ
gây đƣợc ấn tƣợng tốt nơi ngƣời nhận. Bạn đầu tƣ nhiều cho danh thiếp của
mình cũng giống nhƣ là bạn rất nghiêm túc và toàn tâm với doanh nghiệp.
1.2.2 Giao dịch bằng thư tín

Ngày nay đất nƣớc ta mở rộng cửa đón nhận quan hệ kinh tế, văn hóa với nƣớc
ngoài. Nhà kinh doanh không phải chỉ làm ăn với các doanh nghiệp trong nƣớc,
mà còn có mối quan hệ với các doanh nghiệp ở nƣớc ngoài. Chính vì thế nhu
cầu trao đổi thƣ tín càng trở nên cấp bách.
Muốn viết một lá thƣ trong giao dịch thƣơng mại, chúng ta cần am hiểu một số
qui tắc cơ sau:
Có bảy nguyên tắc chính cần lƣu ý khi viết một lá thƣ trong giao dịch kinh
doanh:
Thứ nhất, Ý tứ của bức thƣ phải rõ ràng, làm cho ngƣời nhận hiểu đƣợc
thông tin và có thể giải quyết công việc với thông tin ấy.
Thứ hai, Thƣ nên đi thẳng vào vấn đề, nêu bật đƣợc các nét chính của vấn đề
định thảo luận, nêu vấn đề cần sự trả lời hoặc cần hành động nhanh chóng
đáp ứng các điều yêu cầu mong đợi của mình.
Thứ ba, Thƣ phải viết đúng, chính xác các sự việc nhất là đối với các chi tiết
nhƣ ngày, giờ hội họp, giao hang theo đơn hang, bảng giá. Phải kiểm tra thật
kỹ các điểm này trƣớc khi phát hành.

Thứ tƣ, Thƣ viết phải hoàn chỉnh, có nghĩa là phải có đầy đủ những điều kiện
cần thiết. Nếu thƣ không đạt đƣợc điều này thì thƣờng phải trả giá vì đã gây
ra những bực dọc không cần thiết.
Thứ năm, Các ý trong thƣ phải nhất quán với nhau.
Thứ sáu, Thƣ viết phải thật trọng sự, nhã nhặn vì hoạt động kinh doanh đem
lại lợi nhuận cho các bên tham gia. Cho nên nó chỉ có thể có kết quả tốt đẹp
7|Page


trong bầu không khí tôn trọng, hiểu biết lẫn nhau. Kể cả những xung đột gay
gắt cũng đƣợc thể hiện bằng lời lẽ ôn tồn, tế nhị.
Cuối cùng, Thƣ viết phải thận trọng, không đƣợc viết những điều mà bản
thân không nắm đƣợc chắc chắn.
Ngoài bảy nguyên tắc ở trên , khi viết thƣ giao dịch cũng cần phải lƣu ý một
vài điểm sau đây :
Xác định cho đƣợc những nội dung cần viết, sắp xếp trong đầu các điểm cần
viết theo một mối liên hệ tốt nhất.
Viết một cách tự nhiên và viết với giọng văn phù hợp với từng hoàn cảnh.
Dùng từ ngữ đơn giản, dễ hiểu, quen thuộc.
Lập đề cƣơng nếu muốn viết thƣ dài…
Hầu hết các loại thƣ giao dịch thƣờng ngày có thể đƣợc xếp vào một trong ba
loại sau đây, xét theo tâm lý ngƣời nhận thƣ:
Thƣ vui vẻ: Với loại thƣ này, ngay câu đầu chúng ta phải tạo đƣợc tâm lý
vui vẻ thoải mái nơi ngƣời đọc, làm họ dễ dàng chấp nhận đoạn giải thích
phía sau. Ví dụ nhƣ các thƣ đề nghị cung cấp thông tin : thông tin về sản
phẩm, giá cả, dịch vụ,…
Thƣ gay cấn: Là loại thƣ đem đến tin không vui, thƣờng kèm theo những lời
từ chối. Viết thƣ gay cấn khó hơn viết thƣ vui vẻ, cái khó không phải là ở chỗ
viết sao cho rõ ý mà ở chỗ làm sao duy trì mối quan hệ làm ăn. Thƣ gay cấn
phải quan tâm nhất tới các lý lẽ làm rõ mình vì sao từ chối. Cho nên trƣớc hết

phải làm cho ngƣời đọc hiểu ra vì sao bị từ chối, rồi mới đến tin không vui…
Thƣ từ xã giao khác: ví dụ nhƣ Thƣ chúc mừng, thƣ mời, thƣ cảm ơn, thƣ
thăm hỏi, thƣ chia buồn…
1.2.3 Giao dịch bằng điện thoại

Giao dịch qua điện thoại là hình thức giao tiếp phổ biến, đây là hình thức giao
tiếp nhanh và tiện lợi nhất hiện nay. Hình thức giao tiếp này thuận tiện ở chỗ
bạn có thể ngồi ở một nơi nhƣng vẫn có thể gọi điện để nói chuyện với bất kỳ
đối tƣợng nào bạn muốn mà không cần phải gặp mặt trực tiếp. Nhƣng chính
không cần gặp mặt trực tiếp nên việc giao dịch qua điện thoại đòi hỏi rất nhiều
8|Page


kỹ năng để làm thế nào đƣờng dây bên kia biết đƣợc thái độ của bạn trong cuộc
trò chuyện đó?
Khi là ngƣời tiếp nhận cuộc gọi, bạn cần giữ thái độ niềm nở và tích cực khi trả
lời cuộc gọi. Bạn nên nghe máy ở hồi chuông thứ 3, không nên để chuông đổ
quá lâu cũng không nên vội vàng bắt máy, vì bạn cần có thời gian chuẩn bị cho
cuộc trò chuyện đó. Ngoài ra, là ngƣời nghe bạn cũng cần một số kỹ năng khác
ở bên dƣới.
Thứ nhất, đừng để ngƣời gọi độc thoại. Ngƣời gọi đến thƣờng đã chuẩn bị rất
kỹ cho nội dung cuộc trò chuyện, họ chủ động đi vào vấn đề, đặt câu hỏi cho
bạn… Họ sẽ nói nhiều, nhƣng bạn đừng chỉ biết im lặng lắng nghe, hãy đáp
lại họ bằng những câu nhƣ: “Vâng, tôi hiểu, tôi đang nghe bạn (anh, chị)
nói…”. Những câu trả lời dù ngắn nhƣng điều đó thể hiện cho ngƣời nói biết
rằng bạn vẫn đang lắng nghe họ và hiểu họ muốn nói gì.
Thứ hai, giọng nói từ tốn, vừa phải. Khi ngƣời gọi tới có nhu cầu đƣợc tƣ vấn
hoặc bàn về vấn đề gì đó bạn hãy trả lời họ bằng giọng nói từ tốn, vừa phải,
đừng lớn quá sẽ khiến họ khó chịu, nhƣng cũng đừng quá nhỏ, bởi nhƣ vậy
họ sẽ không nghe rõ bạn nói gì khiến họ phải hỏi lại sẽ làm mất thời gian của

cả bạn và đối phƣơng.
Thứ ba, nghe với thái độ niềm nở, tích cực. Bạn đừng nghĩ khi giao tiếp qua
điện thoại đối phƣơng không nhìn thấy vẻ mặt của bạn thì mình muốn cau
có, khó chịu thế nào cũng đƣợc. Lời nói sẽ tố cáo tất cả cử chỉ, động thái của
bạn đó. Vì vậy, khi nhận điện thoại bạn hãy nghe với thái độ niềm nở, tích
cực, luôn nở nụ cƣời vì họ sẽ cảm nhận đƣợc thái độ của bạn đó.
Thứ tƣ, tránh ăn uống khi nói chuyện điện thoại. Khi nói chuyện điện thoại
bạn không nên ăn uống bất kỳ thứ gì, bởi điều đó có thể khiến cho giọng nói
của bạn bị thay đổi hoặc tệ hơn có thể khiến cho cuộc nói chuyện bị gián
đoạn, một điều chắc chắn rằng bên kia đầu máy sẽ dễ dàng nhận ra việc bạn
đang ăn uống khi nói chuyện với họ. Điều đó sẽ khiến đối phƣơng có ấn
tƣợng xấu vì họ nghĩ rằng bạn không tôn trọng họ và không xem trọng cuộc
trò chuyện đó.
Thứ năm, luôn chuẩn bị sổ và bút sẵn trƣớc mặt. Khi có điện thoại bạn hãy
luôn chuẩn bị cho mình cuốn sổ và cây bút để ghi lại những lời nói của khách
hàng, đối tác để chắc chắn rằng bạn không để sót chi tiết của cuộc trò
chuyện. Cách làm này cũng giúp cho bạn chủ động khi trả lời những câu hỏi,
thắc mắc của ngƣời gọi đến.
9|Page


Thứ sáu, không bất ngờ gác máy. Nếu bạn không muốn tiếp tục cuộc trò
chuyện hãy tìm cách từ chối khéo léo, không nên bất ngờ gác máy. Hành
động này sẽ khiến cho đối phƣơng cảm thấy khó chịu và nếu bạn làm việc
cho công ty, tổ chức nào đó có thể sẽ bị họ phản ánh lên cấp trên của bạn bởi
thái độ không lịch sự, không tôn trọng ngƣời khác của bạn.
Thứ bảy, nhắc lại nội cuộc trò chuyện. Là ngƣời nghe nên bạn cần nhắc lại
nội dung cuộc trò chuyện để chắc rằng bạn đã nắm đƣợc nội dung của cuộc
trò chuyện đó, đó cũng là cách bạn lấy đƣợc lòng tin của ngƣời gọi đến bởi
việc nhắc lại nội dung cuộc trò chuyện thể hiện bạn rất quan tâm tới vấn đề

của họ, điều đó khiến cho khách hàng cảm thấy mình đƣợc tôn trọng nhiều
hơn.
Khi bạn là ngƣời gọi, trƣớc khi gọi điện cho ngƣời khác bạn cần chuẩn bị trƣớc
nội dung cho cuộc nói chuyện đó, việc làm này vừa giúp bạn chủ động vừa giúp
bạn tiết kiệm đƣợc thời gian vàng ngọc của mình và cả của đối tác. Vậy để có
đƣợc cuộc giao tiếp qua điện thoại thành công bạn cần rèn luyện những kỹ năng
sau:
Thứ nhất, hãy xƣng danh tính và mục đích cuộc gọi. Khi gọi điện cho đối tác,
khách hàng việc đầu tiên bạn chào họ và xƣng danh tính rõ ràng (Tên, địa vị
hoặc tên công ty đại diện) để ngƣời nghe nắm đƣợc thông tin của bạn. Tiếp
đó hãy nhắc lại thông tin cá nhân của họ để chắc rằng bạn đã gọi đúng địa
chỉ. Đây là việc bạn cần phải làm trƣớc khi bắt đầu cho cuộc trò chuyện đƣợc
trôi chảy.
Thứ hai, cân nhắc giờ và thời điểm gọi. Bạn hãy cân nhắc thời gian và thời
điểm gọi điện thoại. Hãy tránh thời gian ngoài giờ làm việc nhƣ sáng sớm,
buổi tối hoặc giờ nghỉ trƣa. Bởi lúc này nhiều ngƣời đang bận việc riêng
không sẵn sàng tiếp chuyện, tệ hơn bạn sẽ khiến họ cảm thấy khó chịu vì bị
quấy rầy. Bạn cũng nên tránh gọi vào đầu giờ làm việc, vì thời điểm này
thông thƣờng mọi ngƣời đang phải lo giải quyết công việc, không có nhiều
thời gian rãnh để tiếp bạn. Vì vậy, hãy chọn thời điểm thích hợp để cuộc nói
chuyện qua điện thoại mang lại kết quả nhƣ mong muốn của bạn.
Thứ ba, giọng nói nhẹ nhàng và truyền cảm. Khi gọi điện cho ngƣời khác bạn
không nên quát tháo, giọng nói khó chịu với họ, bởi giọng nói chính là thủ
phạm tố cáo tính cách của bạn khi giao tiếp qua điện thoại. Một giọng nói
nhẹ nhàng và truyền cảm sẽ mang lại cảm giác thoải mái, dễ chịu cho ngƣời
nghe và để lại cho họ những ấn tƣợng tốt về bạn. Khi trò chuyện bạn cũng
10 | P a g e


nên luôn nở nụ cƣời, vì dù đối phƣơng không nhìn thấy bạn nhƣng họ vẫn

cảm thấy đƣợc bạn đang nói chuyện với họ bằng thái độ nhƣ thế nào.
Thứ tƣ, chuẩn bị trƣớc nội dung trao đổi. Bạn không thể gọi điện đến cho
khách hàng xong ậm ờ không biết nói gì, hoặc mất nhiều thời gian để suy
nghĩ câu hỏi, nhƣ vậy vừa làm mất thời gian của bạn vừa khiến cho ngƣời
nhận điện thoại cảm thấy không thoải mái, nếu gặp ngƣời khó tính có thể họ
sẽ từ chối cuộc gọi của bạn. Vì vậy, hãy viết trƣớc tất cả những gì bạn muốn
nói ra giấy để cuộc giao tiếp đƣợc suôn sẻ bạn nhé.
Thứ năm, không sử dụng thuật ngữ chuyên ngành. Khi gọi điện để tƣ vấn,
thƣơng lƣợng với đối tác, khách hàng bạn nên sử dụng ngôn ngữ dễ hiểu,
tránh dùng các thuật ngữ chuyên ngành, vì nhƣ vậy khách hàng của bạn sẽ
không hiểu bạn muốn nói gì hoặc cho rằng bạn là ngƣời thích thể hiện, nhƣng
lại thể hiện không đúng chỗ.
Thứ sáu, nói lời tạm biệt khi kết thúc cuộc gọi. Đừng kết thúc cuộc gọi khi
chƣa để lại lời tạm biệt nếu không bạn sẽ mất điểm trong mắt của đối
phƣơng. Một câu chúc tốt lành, hay một lời tạm biệt mở, lời cám ơn đến
ngƣời đã nghe điện thoại… sẽ giúp cho đối tác của bạn cảm thấy vui vẻ hơn
và cũng cho thấy bạn là ngƣời lịch sự, chu đáo trong công việc.
Giao tiếp qua điện thoại giúp chúng ta rút ngắn đƣợc khoảng cách với gia đình,
bạn bè, đồng nghiệp. Trong kinh doanh đó là một công cụ hỗ trợ đắc lực cho các
cuộc thƣơng lƣợng giữa các bên với nhau. Vì vậy, hãy luôn chuẩn bị tốt cho tất
cả những cuộc gọi của bạn và nhớ hãy luôn niềm nở cả khi gọi và nhận cuộc gọi
nhé, bởi thái độ tích cực sẽ giúp cho cuộc trò chuyện, trao đổi qua điện thoại
đƣợc suôn sẻ, mang lại kết quả tốt đẹp cho cả hai bên.
1.2.4 Giao dịch với thương gia nước ngoài

Trong nền kinh tế hội nhập hiện nay, giao dịch với các thƣơng gia nƣớc ngoài
ngày càng nhiều. Dƣới đây là một số nguyên tắc khi giao dịch với thƣơng gia
nƣớc ngoài:
Với ngƣời Mỹ: Phải luôn luôn đúng giờ; Sắp xếp, bố trí phòng họp, phòng làm
việc thoáng, sang, sạch; Thông báo các thành phần dự họp và các tài liệu cần

thiết cho cuộc họp; Nếu đối tác là phụ nữ, chỉ khi họ đƣa tay ra chúng ta mới
đƣợc bắt tay họ; Ngƣời Mỹ nói năng thoải mái, thƣờng đi trực tiếp vào vấn đề
của cuộc họp và nhanh chóng kết thúc; Ngƣời Mỹ mong đợi thông tin trung thực
11 | P a g e


ở bàn đàm phán, thích sự chính xác, cụ thể; Không nên tao dựng quan hệ bằng
những hoạt động giải trí nhƣ ăn uống, ca hát hay quà cáp.
Với ngƣời ở khu vực Đông Nam Á: Khi giao dịch không nên ngồi vắt chân chữ
ngũ, không lắc chân và để đế giày hƣớng về đối phƣơng.
Với ngƣời Anh : Mặc dù ngƣời Anh đƣợc coi là sáng tạo cái bắt tay nhƣng họ
chỉ dùng cho những dịp lớn, những buổi khen tặng, đi xa; Nên để ngƣời Anh
đƣa tay ra bắt trƣớc và không nên hôn tay phụ nữ ở nƣớc Anh; Ngƣời Anh xem
nhƣ là bất lịch sự khi nói chuyện với một ai đó mà họ không đƣợc giới thiệu;
Nên xƣng hô là Sir(Ông) và Madam(Bà) kèm theo cả họ và tên; Không nên liếc
nhìn hay thậm chí xem những giấy tờ, văn thƣ của họ; Chú ý thời gian làm việc
và nghỉ ngơi của ngƣời Anh; Tuyệt đối không đƣợc đùa về Nữ Hoàng Anh.
Với ngƣời Pháp : Nên nghiên cứu và dùng ngôn ngữ cơ thể với ngƣời Pháp; Bắt
tay trƣớc khi ra về; Ngƣời Pháp coi trọng những ngƣời biết ngôn ngữ Pháp dù
chỉ là một chút; Ngƣời Pháp nghiêm túc trong công việc, chú trọng giờ giấc, cẩn
trọng với những ngƣời đƣờng đột đến đề nghị làm ăn; Bắt buộc phải hẹn trƣớc
và nếu đƣợc phải có xác nhận bằng thƣ; Khi giao dịch với ngƣời Pháp, bạn cần
tế nhị, thong thả; Ăn mặc phải trang trọng, lịch sự; Nếu đƣợc mời đến nhà, nhớ
đem sô cô la hay hoa cho nữ chủ nhân; Còn nếu bạn dẫn họ đi ăn tối thì bạn cần
đến một nhà hàng thật sang và đắt tiền.
1.3 Ảnh hưởng:
Chủ thể giao dịch là con ngƣời. Mỗi ngƣời là một xã hội thu nhỏ, nhƣng có
những đặc điểm chung về tâm lý. Vì vậy khi tiến hành một cuộc giao dịch cần
nắm bắt đƣợc những đặc điểm tâm lý của đối tác, đặc biệt là khi giao dịch với
các đối tác nƣớc ngoài nhằm nâng cao hiệu quả, chất lƣợng của cuộc giao dịch.

Có những kiểu ngƣời thƣờng gặp trong giao dịch nhƣ sau:
Kiểu ngƣời cáu gắt, hay nóng nảy : Đối tác giao dịch này thƣờng đi ra ngoài
phạm vi chuyên môn của cuộc giao dịch. Trong quá trình giao dịch luôn nôn
nóng và mất bình tĩnh, thiếu tự chủ. Vì vậy cần phải có thái độ ứng xử nhƣ
sau : Thảo luận với họ về những vấn đề còn bàn cãi trƣớc khi bƣớc vào giao
dịch; Luôn tỏ ra bình tĩnh, thản nhiên và có hiểu biết; Tùy theo khả năng mà
nêu ra các quyết định bằng ngôn ngữ của họ; Nếu có điều kiện, hãy để các
đối tác khác bác bỏ ý kiến của họ, sau đó thì cự tuyệt ý kiến đó; Lôi kéo họ
về phía ta; Xếp đối tác này ngồi gần những ngƣời có uy quyền trong phòng
khi giao dịch.
12 | P a g e


Kiểu ngƣời đối thoại tích cực, thiết thực : Họ là những ngƣời dễ chịu, tốt
bụng. Họ bình tĩnh tiến hành tranh luận, cùng chúng ta tóm tắt kết quả giao
dịch. Đối với những ngƣời này, chúng ta cần : Tạo điều kiện cho những đối
tác khác đồng ý với phƣơng pháp, ý kiến họ đƣa ra; Tranh thủ sự đồng tình
của họ trong các vấn đề khó khan, tranh cãi; Xếp họ ngồi trung tâm giữa các
thành viên.
Kiểu ngƣời “Biết tất cả” : Họ luôn nghĩ rằng mình thông thạo hơn bất cứ ai
về mọi vấn đề, luôn có ý kiến về mọi thứ và luôn yêu cầu đƣợc phát biểu.
Khi giao dịch với họ cần: Đặt họ ngồi cạnh ngƣời chủ trì giao dịch; Thỉnh
thoảng nhắc nhở họ rằng mọi thành viên khác cũng có mong muốn đƣợc phát
biểu; Đôi khi đặt cho họ những câu hỏi chuyên môn phức tạp và khi cần thiết
ngƣời chủ trì giao dịch có thể trả lời câu hỏi của họ.
Kiểu ngƣời khoác lác: thƣờng thiếu tế nhị, vô cớ cắt ngang quá trình giao
dịch, và thƣờng không chú ý về thời gian cho lời phát biểu của họ. Vì vậy
nên quy định thời gian cho cuộc giao dịch và mỗi lời phát biểu; Không cho
họ lảng sang vấn đề khác.
Kiểu ngƣời nhút nhát: Thƣờng thiếu tự tin, hay im lặng, sợ phát biểu ý kiến

mà theo quan điểm của họ là ngu ngốc, buồn cƣời. Đối với những ngƣời này
cần xử sự tế nhị; Nên đặt những câu hỏi nhẹ nhàng có tính thông tin; Khuyến
khích họ phát biểu, đề xuất ý kiến, cảm ơn họ vì những đóng góp, nhận xét;
Ngăn chặn bất cứ sự cƣời nhạo nào đối với họ.
Kiểu ngƣời thờ ơ: Không quan tâm đến bất cứ vấn đề nào trong cuộc giao
dịch. Đối với họ cần đặt những câu hỏi mang tính chất thông tin; Làm cho đề
tài giao dịch lôi cuốn; Đặt những câu hỏi mang tính chất kích thích.
Kiểu ngƣời quan trọng hóa vấn đề: Thƣờng không chịu đƣợc sự phê bình. Vì
vậy không cho phép họ đóng vai trò làm khách trong cuộc giao dịch; Cần nhẹ
nhàng làm sao cho họ cảm thấy bình đẳng với mọi thành viên; Không cho
phép bất kỳ sự phê phán nào với họ.
Kiểu ngƣời hay vặn hỏi: Đối với những ngƣời này, chúng ta nên trả lƣời
ngay những câu hỏi mang tính thông tin thật cụ thể kèm theo các tƣ liệu, tài
liệu viện dẫn; Nếu không có điều kiện trả lời cụ thể, hãy thừa nhận lẽ phải và
quyền của họ.
Tìm hiểu và phân loại đối tác giao dịch giúp chúng ta trong quá trình chuẩn bị
và tiến hành giao dịch phân tích, phán đoán đặc điểm, tâm trạng của các thành
13 | P a g e


viên và có biện pháp xử lý thích đáng ngay cả trong giao dịch trực tiếp và gián
tiếp.

II. VẬN DỤNG THỰC TIỄN
2.1 Vận dụng giao dịch bằng danh thiếp
Trƣớc đây, danh thiếp chỉ xuất hiện trong giới quyền quý, trí thức... Đến nay,
danh thiếp đã trở thành một công cụ giao tiếp phổ biến và không thể thiếu của
nhiều giới. Tuy nhiên, xung quanh nội dung và hình thức của tấm danh thiếp còn
có khá nhiều chuyện đáng bàn.
Đã có những cuộc giao dịch kinh doanh diễn ra trong bầu không khí gƣợng gạo,

thậm chí thiếu tin tƣởng chỉ vì một nhân vật quan trọng nào đó quên hoặc không
mang theo danh thiếp.Tuy không phải là một loại giấy tờ có giá trị pháp lý,
nhƣng danh thiếp đã trở thành một thứ hành trang gần nhƣ không thể thiếu đƣợc
của các doanh nhân, một thứ "giấy thông hành" trong các giao dịch thƣơng mại,
chỉ vài giây để khách hàng và đối tác chú ý đến nó. Trong môi trƣờng kinh
doanh, tấm danh thiếp phải toát lên sự chuyên nghiệp và lịch sự.
Tuy nhiên, mức độ quan trọng và tiêu chuẩn cụ thể của danh thiếp cũng nhƣ
cách thức sử dụng nó trong từng trƣờng hợp ra sao thì cho đến nay vẫn chƣa có
sự thống nhất. Phần lớn các doanh nhân hiện nay vẫn in và sử dụng danh thiếp
theo phƣơng châm "ngƣời sao ta vậy".
Nếu coi danh thiếp là một phần của văn hóa thƣơng mại, thì nền văn hóa ấy
đƣợc xây dựng từ những quy ƣớc bất thành văn của giới thƣơng nhân và đƣợc
thay đổi, bổ sung theo thời gian và nền văn hóa của mỗi khu vực, quốc gia.Tuy
nhiên, nó cũng có những điểm chung và nguyên tắc cơ bản mà các loại danh
thiếp phải tuân theo.
Trƣớc hết về kích thƣớc, danh thiếp thƣờng có dạng hình chữ nhật
khoảng 5,0-5,5cm x 8,5-9,0cm. Trên thực tế, còn tồn tại một số loại danh
thiếp phi tiêu chuẩn (ngắn, dài, to, nhỏ, vuông, tròn, gập đôi, gập ba...).
Về mặt hình thức, thiết kế danh thiếp đơn giản luôn là sự lựa chọn an
toàn. Do đặc thù của danh thiếp là có kích thƣớc nhỏ, lại thƣờng đƣợc dùng
trong những phút chào hỏi đầu tiên với vai trò thay mặt chủ nhân cung cấp
các thông tin cô đọng về doanh nhân và doanh nghiệp, nên việc thiết kế màu
14 | P a g e


mè, phức tạp hoặc quá hoành tráng là không cần thiết. Đã từng có trƣờng hợp
đối tác phải vất vả xoay xở, xăm xoi tấm danh thiếp khá lâu mà vẫn không
biết đƣợc ngƣời đứng trƣớc mặt mình là ai, hoạt động trong lĩnh vực nào.
Nhƣng cũng có không ít doanh nhân sở hữu những tấm danh thiếp đƣợc thiết
kế tinh tế, tỉ mỉ đến từng chi tiết.

Ngôn ngữ ƣu tiên hàng đầu trong danh thiếp là ngôn ngữ của quốc gia mà
doanh nghiệp có trụ sở hoặc đang hoạt động tại đó. Ngôn ngữ tiếp theo (nếu
có), đƣợc in tại mặt kia của danh thiếp, thƣờng là tiếng Anh hoặc tiếng của
quốc gia (vùng lãnh thổ) mà doanh nghiệp thƣờng có giao dịch. Trong trƣờng
hợp cần in riêng danh thiếp cho những chuyến đi công tác hoặc tham dự hội
chợ, triển lãm, hội thảo tại nƣớc ngoài thì có thể chọn tiếng Anh và tiếng của
quốc gia sẽ đến thăm để in danh thiếp.
Nên chọn loại phông chữ thông dụng, dễ đọc để in danh thiếp. Việc chọn các
phông chữ theo kiểu thƣ pháp sẽ gây khó khăn cho đối tác, khách hàng, nhất
là những ngƣời từ các quốc gia không sử dụng hệ chữ Latinh.
Tên của doanh nghiệp phải in rõ ràng, dễ nhận biết để tiện cho việc giao dịch
về sau, tránh việc in tắt tên công ty hoặc in tên công ty theo kiểu gia phả liệt
kê từ tên bộ, ban, ngành, sở chủ quản đến tổng công ty, công ty, xí nghiệp rồi
đến nhà máy, trung tâm, cửa hàng... dễ gây nhầm lẫn cho khách hàng, đối
tác. Đối với các doanh nghiệp có hoạt động trên phạm vi cả nƣớc và nƣớc
ngoài, nên ghi đầy đủ mã số điện thoại của tỉnh, thành và quốc gia.
Việc in lĩnh vực hoạt động của doanh nghiệp trên danh thiếp cũng là điều
cần thiết vì không phải lúc nào doanh nhân cũng có điều kiện và thời gian để
giới thiệu về mình, nhất là trong những dịp tiếp xúc đông ngƣời, dẫn đến việc
bỏ lỡ cơ hội kinh doanh với các đối tác, khách hàng tiềm năng. Trên thực tế,
rất khó đoán đƣợc lĩnh vực hoạt động của một doanh nghiệp chỉ thông qua
tên công ty hoặc logo.
Một tấm danh thiếp tốt có thể nói rất nhiều về chủ nhân của nó. Trong môi
trƣờng kinh doanh, thể hiện phong cách của mình là điều rất cần thiết với doanh
nhân. Một ý tƣởng thiết kế danh thiếp sáng tạo có thể khởi nguồn từ rất nhiều
cách khác nhau nhƣ bố cục, sử dụng màu sắc,bố cục, kỹ thuật in, chất liệu in hay
sử dụng phông chữ. Thiết kế danh thiếp sao cho đẹp là rất quan trọng, nhƣng sử
dụng danh thiếp thế nào cho lịch sử, đúng chuẩn mực còn quan trọng hơn.

15 | P a g e

Một vài mẫu danh thiếp:

16 | P a g e


2.2 Vận dụng giao dịch bằng thư tín
Khi viết một bức thƣ giao dịch, phải tuân thủ theo cấu trúc sau:
Tên công ty

Địa danh, ngày…, tháng…, năm

Địa chỉ :

Kính gửi:…

Điện thoại, telex, fax.

(Địa chỉ ngƣời nhận thƣ)

Thƣ số:
Thƣa Ông (Bà),
…………………………
…………………………
Lời cuối thƣ
Chức vụ
Chữ ký
Họ và tên

Tiêu đề: Tên công ty, Xí nghiệp, địa chỉ, fax, điện thoại, thƣ số
Ngày tháng : Ghi rõ địa danh, ngày…, tháng…, năm
Tên và địa chỉ trong thƣ, ghi tên và địa chỉ ngƣời nhận thƣ ngay đầu lá thƣ.
Lời chào mở đầu : Lời chào mở đầu trong thƣ thƣơng mại thƣờng là Thƣa Ông,
hoặc Thƣa Bà.
Nội dung : Phần chính, quan trọng nhất của một lá thƣ. Trƣớc khi đặt bút viết,
bạn phải tự đặt những câu hỏi : Mục đích viết thƣ là gì? Hy vọng đạt đƣợc điều
gì qua lá thƣ này? Cách hay nhất để đạt đƣợc mục đích là gì?
Lời chào kết thúc : Giống nhƣ lời chào mở đầu, có tính phong tục và thể hiện
lịch sự để chấm dứt một lá thƣ. Lời chào phù hợp với từng hoàn cảnh và phải
tƣơng xứng với lời chảo mở đầu.
17 | P a g e


Ký tên và ghi chức vụ : Phải luôn ký tên bằng bút tự của mình và bằng bút mực.
Không nên ký tên bằng dấu đề tên mình, vì nó biểu hiện ngƣời nhận thƣ không
đáng quan trọng để ngƣời viết thƣ phải quan tâm, đích thân ký tên vào thƣ. Ghi
chức vụ xong mới ký tên.

Những lƣu ý khi viết một bức thƣ giao dịch là :
Xác định rõ mục đích viết thƣ.
Biết cách thu hút ngƣời đọc nhƣng không quá mức phóng đại, sáo rỗng.
Cân nhắc nội dung cần viết và sắp xếp chúng theo trình tự hợp lý.
Cố gắng lƣờng trƣớc phản ứng của ngƣời nhận thƣ.
Lối viết tự nhiên, phù hợp với hoàn cảnh.
Từ ngữ và cách lập luận phù hợp với trình độ của ngƣời nhận, những luận cứ
phải có tính khoa học và hợp lý mới có sức thuyết phục.
Phải thuyết phục đối tác chứ không phải áp đặt, dồn ép họ.
Chú ý tới ảnh hƣởng của văn hóa. Một bức thƣ giao dịch tốt nhất là bức thƣ đi
thẳng vào vấn đề, rõ ràng, đầy đủ, chính xác, nhất quán, thận trọng và lịch sự.

Dƣới đây là một bức thƣ công ty Công ty truyền thông kỹ thuật số DCC, đặt một
phòng họp tại khách sạn Grand:

18 | P a g e


Công ty truyền thông kỹ thuật số DCC

Hà Nội, ngày 15 tháng 8 năm 2015

958,Phan Huy Chú, Hà Đông , Hà Nội
Điện thoại : (84) 455-3201

Kính gửi: Ông Nguyễn An

Fax: (84) 455-6621

Quản lý khách sạn Grand

Web: www.dcc.com.vn

35, Trần Duy Hƣng, Cầu Giấy, Hà Nội

Thƣa ông,
Khách sạn Grand của ông có thể cung cấp cho chúng tôi một phòng họp cho 250 đại
diện bán hàng của DCC từ ngày 25 tháng 9 đến ngày 30 tháng 9 đƣợc không?
Khách sạn của ông thì đƣợc đánh giá cao vì các cơ sở nghỉ dƣỡng và hội nghị đƣợc tổ
chức chuyên nghiệp. Hội nghị bán hàng của chúng tôi nhằm lên kế hoạch bán hàng
cho những tháng cuối năm và tôi đang thu thập thông tin cho phòng kế hoạch của
chúng tôi. Làm ơn trả lời một vài câu hỏi dƣới đây về Khách sạn Grand:

 Khách sạn có phòng tiệc cho 250 ngƣời không?
 Có phải khách sạn có ít nhất 4 phòng họp nhỏ hơn, mỗi phòng có sức chứa lớn
nhất là 75 ngƣời?
 Trong phòng họp của khách sạn có đầy đủ hệ thống máy tính, máy chiếu
không?
 Bên ngài có cung cấp phƣơng tiện đi lại trong thời gian diễn ra hội nghị bán
hàng của chúng tôi không?
Làm ơn hãy trả lời các câu hỏi trên và cung cấp thêm cho chúng tôi những thông tin
cần thiết khác để giúp chúng tôi quyết định chọn lựa loại phòng phù hợp. Hãy hồi đáp
lại và gửi kèm bảng báo giá trƣớc ngày 20 tháng 8 để phòng kế hoạch của chúng tôi
lên kế hoạch cho buổi hội thảo diễn ra từ ngày 20 tháng 9.
Chân thành cảm ơn ngài !
Trƣởng phòng kế hoạch

Nguyễn Lân
19 | P a g e


2.3 Vận dụng giao dịch qua điện thoại:
Mẫu cuộc hội thoại khi bạn là thƣ ký của công ty ABC, có một đối tác gọi điện
thoại tới công ty cần nói chuyện với giám đốc của bạn – ông B để bàn về việc
kinh doanh. Tuy nhiên ông B đang có chuyến công tác và khách hàng yêu cầu
bạn nhắn lại với giám đốc gọi lại càng sớm càng tốt.
< Sau 3 hồi chuông>
Thƣ ký:

Xin chào. Công ty ABC xin nghe. Tôi có thể giúp gì cho quý khách?

Ông A:

Xin chào. Tôi tên là A – Trƣởng phòng kinh doanh công ty DCC . Tôi
có thể nói chuyện với giám đốc của chị, ông B đƣợc không? < Thƣ ký
ghi chép lại thông tin của ông A>

Thƣ ký:

Tôi rất lấy làm tiếc rằng ông B không có mặt tại văn phòng. Ông ấy
đang đi công tác và ông B sẽ không có mặt cho đến thứ tƣ tuần tới. Ông
có muốn để lại lời nhắn không?

Ông A:

Ồ thƣa có. Cô có thể nhắn với ông ấy rằng ông A gọi và nhắc ông ấy gọi
lại ngay cho tôi ngay khi có thể.
< Thƣ ký ghi chép lại lời nhắn của ông A>

Thƣ ký:

Vâng. Ông có thể cho tối số điện thoại của ông đƣợc chứ ạ?

Ông A:

Ồ đƣợc thôi. Số điện thoại của tôi là 0123 456 789
<Thƣ ký ghi chép lại số điện thoại của ông A>

Thƣ ký:

0123 456 789 phải không ạ?

Ông A:

Vâng đúng rồi!

Thƣ ký:

Cảm ơn ông. Ông có cần gì them nữa không ạ?

Ông A:

Tôi nghĩ đó là những gì tối cần rồi. Cảm ơn cô!

Thƣ ký:

Vậy để tôi nhắc lại thông tin của ông để chắc chắn rằng những gì tôi
hiểu là đúng nhé. Tên của ông là A, Trƣởng phòng kinh doanh của công

20 | P a g e


ty DCC, ông cần tôi nhắn lại với ông B rằng Ông đã gọi và nhắc ông ấy
gọi lại cho ông ngay khi có thể. Số điện thoại của ông là 0123 456 789.
Nhƣ vậy đã đúng chƣa ông A?
Ông A:

Vâng, đúng rồi. Cảm ơn cô nhiều nhé!

Thƣ ký:

Không có chi thƣa ông. Tôi sẽ nhắn ông B ngay khi ông ấy mở máy.

Ông A:

Cảm ơn! Tạm biệt cô!

Thƣ ký:

Tạm biệt ông, Ông A. < Đợi Ông A cúp máy rồi mới cúp máy>

Đối với bất cứ cuộc giao dịch qua điện thoại nào đều cần lƣu ý: Điều chỉnh
cƣờng độ giọng của bạn dễ nghe, thu hút đối tác; Chuẩn bị thật kỹ cho cuộc giao
dịch; Bình tĩnh với những đối tác khó tính; Luôn có thái độ tích cực, ngồi ngay
ngắn, tay cầm ống nghe thẳng, không làm việc riêng khi đang nghe điện thoại,
đáp “dạ”, “vâng” với khách hàng và tình thoảng nhắc lại nội dung đối tác vừa
nói để thể hiện sự tôn trọng và thái độ lắng nghe tích cực của bạn.
2.4 Vận dụng Giao dịch với thương gia nước ngoài:
Ngƣời Nhật đánh giá rất cao thị trƣờng Việt Nam và luôn sẵn sàng hợp tác khi
có cơ hội tốt. Nhƣng đa phần ngƣời Việt làm ăn với ngƣời Nhật lại thất bại. Nếu
muốn có kết quả tốt khi giao dịch với ngƣời Nhật cần chú ý các điểm sau đây:
Đặc điểm nổi bật khi làm việc với các doanh nhân Nhật Bản là giữ chữ tín,
giữ lời hứa dù là những việc nhỏ nhất. Đặc biệt, họ coi trọng ấn tƣợng trong
buổi gặp mặt đầu tiên hay trong đợt giao dịch đầu tiên. Điều này có nghĩa khi
các doanh nghiệp VN không thực hiện đƣợc lời hứa, thì việc đầu tiên là phải
xin lỗi, cho dù vì bất kỳ lý do gì. Việc giải thích lý do phải đƣợc thực hiện
hết sức khéo léo và vào những thời điểm phù hợp.
Trao đổi thông tin, đàm phán rất lâu và kỹ, làm việc rất máy móc. Cho dù là
công ty thƣơng mại đơn thuần, trong đại đa số trƣờng hợp, khách hàng Nhật
Bản vẫn yêu cầu đối tác làm ăn đƣa đến tận nơi sản xuất để tận mắt chứng
kiến tổ chức, năng lực sản xuất của bạn hay của đối tác sản xuất hàng cho
bạn. Nhƣng khi bắt đầu vào giao dịch chính thức thì các công ty Nhật Bản lại
21 | P a g e

nổi tiếng là ổn định và trung thành với bạn hàng.
Thời gian đặt hàng thử, số lƣợng nhỏ kéo dài rất lâu. Nhiều khi, sau vài đơn
hàng đầu tiên với số lƣợng ít, doanh nghiệp phía VN không đủ kiên trì để
tiếp tục nên đã không nhiệt tình trong giao tiếp kinh doanh, dẫn đến mất
khách hàng tốt trong tƣơng lai.
Việc tham gia hội chợ thƣơng mại tại Nhật Bản là rất quan trọng, nó không
chỉ giúp tìm kiếm khách hàng mới mà còn khẳng định tính thƣờng xuyên, ổn
định trong kinh doanh với khách hàng cũ. Tuy nhiên, việc tham gia hội chợ
tại Nhật Bản thƣờng rất tốn kém, chƣa kể những mẫu mã hàng hóa chọn để
trƣng bày nên có sự trao đổi và thống nhất trƣớc với những khách hàng
truyền thống của mình, tránh tình trạng vi phạm cam kết về mẫu mã trƣớc đó.
Khi giới thiệu hay bán hàng tại gian trƣng bày, ngƣời phụ trách bán hàng
không đƣợc ăn, uống trƣớc mặt khách hàng, cho dù phía trƣớc gian hàng chỉ
thấy có khách đi qua, lại. Phải luôn đứng, tƣơi cƣời mời chào khách với thái
độ thật niềm nở và cám ơn cho dù khách đó chỉ nhìn và gian hàng của ta rồi
lại đi luôn.
Ngƣời Nhật rất coi trọng chuyện gặp mặt trƣớc khi bàn bạc hợp tác và rất chu
đáo trong việc chăm sóc khách hàng. Việc mời ăn, đón, tiễn sân bay (đặc biệt
là nếu vào đƣợc tận trong máy bay để đón thì sẽ gây đƣợc ấn tƣợng đặc biệt
với bạn).
Văn hóa trao danh thiếp: Nhật Bản là một trong những nƣớc hay sử dụng
danh thiếp nhất thế giới. Việc không có hay hết danh thiếp khi giao dịch
không bao giờ để lại ấn tƣợng tốt với khách hàng.
Trực công ty: Ngƣời Nhật sẽ cảm thấy rất bất ổn về đối tác khi họ gọi điện
đến công ty mà không thấy có ngƣời trả lời máy điện thoại hoặc trả lời không
đúng mực.
Rất thích khi đối tác sử dụng đƣợc tiếng Nhật vì họ cảm thấy gần gũi
hơn. Hơn nữa ở những doanh nghiệp vừa và nhỏ, số ngƣời nói đƣợc tiếng

Anh rất ít.
Ngƣời Nhật Bản rất coi trọng giờ hẹn. Vì vậy, khi đi làm việc với khách
Nhật, ta phải chủ động lựa chọn phƣơng tiện hợp lý và thời gian đảm bảo
tránh bị muộn vì lý do tắc đƣờng.
22 | P a g e


Sau khi đàm phán hay thống nhất vấn đề gì đó dù là không quan trọng lắm
cũng cần phải làm bản tóm tắt nội dung đã thống nhất gửi lại cho đối tác., tốt
nhất là vào khoảng nửa đầu tháng 12).
Chú ý tặng quà khách vào một số dịp lễ của Nhật nhƣ dịp Ô Bôn (tháng 7),
dịp này nên gửi đồ ăn; dịp cuối năm dƣơng lịch nên tặng đồ uống. Gửi thiếp
chúc mừng nhân dịp ngày thành lập công ty; gửi thiếp chúc mừng Giáng sinh
và năm mới (lƣu ý thiếp chúc mừng phải đƣợc gửi tới tay đối tác trƣớc ngày
Giáng sinh.
Hàng hóa, cho dù bất kỳ loại gì cũng phải có hình thức đẹp, sạch sẽ. Bao bì
sản phẩm phải rất cẩn thận đúng tiêu chuẩn, hình thức đẹp, kích thƣớc hợp
tạo đƣợc sự lôi cuốn và tiện dụng cho ngƣời sử dụng.
Dù giao dịch với bất kỳ thƣơng gia nƣớc ngoài nào, chúng ta cũng phải lƣu ý
một số điểm sau: Tìm hiểu kĩ về văn hóa quốc gia, khu vực của đối tác; Chú ý
tới ngôn ngữ cơ thể, trang phục; Chuẩn bị trƣớc nội dung cuộc giao dịch; Luôn
có thái độ thân thiện; Sử dụng ngôn từ chuẩn mực và chính xác; Biết lắng nghe ;
Tôn trọng đối tác; Luôn rõ ràng và có thái độ chân thành; Làm chủ cảm xúc của
mình khi giao dịch với đối tác.

III. KẾT LUẬN
Trong nền kinh tế hội nhập hiện nay, các doanh nghiệp phụ thuộc vào nhau,
nâng đỡ lẫn nhau cùng tồn tại và phát triển, các mối quan hệ trong kinh doanh
thì ngày càng phức tạp, giao dịch trở thành yếu tố then chốt ảnh hƣởng trực tiếp
đến chinh phục khách hàng cũng nhƣ kết quả kinh doanh.

Việc hiểu biết, nghiên cứu chuyên sâu và vận dụng linh hoạt các hình thức giao
dịch là cực kỳ quan trọng, đem lại thành công cho doanh nghiệp và khả năng
thăng tiến trong nghề, đặc biệt là với sinh viên khoa quản trị kinh doanh trƣờng
Đại học Lao động Xã hội.

23 | P a g e


Tài liệu tham khảo
1. Hoàng Đức Thân(2001), Giáo trình Giao dịch và đàm phán kinh doanh,
NXB Thống kê
2. Nguyễn Hữu Thụ(2009), Tâm lý học quản trị kinh doanh, NXB Đại học
Quốc Gia Hà Nội
3. Bài giảng môn Kỹ năng giao tiếp và đàm phán trong kinh doanh , Trƣờng
ĐH Lao động Xã hội (2014)
4. Website : www.quantri.vn, www.tailieu.vn .

24 | P a g e