Quy trình xây dựng và ban hành văn bản quản lý nhà nước của bộ giáo dục và đào tạo

Khoá luận tốt nghiệp

Học viện Hành chính Quốc gia

Li cm n
hon thnh khoỏ lun tt nghip ai hc Hnh chớnh vi ti:
Quy trỡnh xõy dng v ban hnh vn bn qun lý nh nc ca B Giỏo dc
v o to em ó nhn c s giỳp , ch bo tn tỡnh ca cụ giỏo Nguyn
Th Thu H, c s quan tõm, ch o ca Khoa Vn bn v Cụng ngh
Hnh chớnh-Hc vin Hnh chớnh Quc gia; c s giỳp nhit tỡnh ca
cỏc cỏn b B Giỏo dc v o to c bit l cỏn b phũng Vn th Lu
tr v cỏc cỏn b trong V Phỏp ch ca B.
Em xin by t lũng bit n sõu sc ti Hc vin Hnh chớnh Quc giani ó trang b cho em nhng kin thc, k nng c bn v qun lý nh nc
v to iu kin cho em c thc hin khoỏ lun. Em cng xin c gi li
cm n chõn thnh n cỏc thy, cụ giỏo ca Khoa Vn bn v Cụng ngh
Hnh chớnh , cỏc cỏn b B Giỏo dc v o to, c bit l Thc s Nguyn
Th Thu H - cụ giỏo hng dn ó úng gúp nhiu ý kin quý bỏu v giỳp
em gii quyt nhiu vng mc trong sut quỏ trỡnh lm khoỏ lun ny.
Em xin chõn thnh cm n!
H Ni, thỏng 6 nm 2015
Sinh viờn

T Thanh Huyn

Tạ Thanh Huyền - KH4D

1


Kho¸ luËn tèt nghiÖp

Häc viÖn Hµnh chÝnh Quèc gia

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT

Hội đồng nhân dân

: HĐND

Uỷ ban nhân dân

: UBND

Văn bản quy phạm pháp luật

: Văn bản QPPL

Quản lý nhà nước

: QLNN

T¹ Thanh HuyÒn - KH4D

2


Kho¸ luËn tèt nghiÖp

Häc viÖn Hµnh chÝnh Quèc gia
MỤC LỤC

PHẦN MỞ ĐẦU................................................................................................
6
1. Lý do chọn đề tài.............................................................................................
6
2. Tình hình nghiên cứu.......................................................................................
7
3. Mục đích và nhiệm vụ của đề tài....................................................................
8
4. Đối tượng và phương pháp nghiên cứu...........................................................
9
5. Kết cấu của khoá luận......................................................................................
9
CHƯƠNG I: LÝ LUẬN CHUNG VỀ VĂN BẢN VÀ CÔNG TÁC
XÂY DỰNG, BAN HÀNH VĂN BẢN............................................................
10
I. Tổng quan về văn bản QLNN.......................................................................
10
1. Khái niệm........................................................................................................
10
2. Chức năng của văn bản QLNN ......................................................................
11
3. Vai trò của văn bản QLNN .............................................................................
13
4. Phân loại văn bản QLNN ...............................................................................
15
II. Những yêu cầu về kỹ thuật soạn thảo văn bản QLNN..............................
20
1. Văn bản phải đảm bảo tính hợp pháp..............................................................
20

T¹ Thanh HuyÒn - KH4D

3


Kho¸ luËn tèt nghiÖp

Häc viÖn Hµnh chÝnh Quèc gia

2. Văn bản phải đảm bảo tính khoa học..............................................................
21
3. Văn bản phải đảm bảo tính khả thi..................................................................
26
III. Quy trình xây dựng và ban hành văn bản................................................
26
1. Khái niệm........................................................................................................
26
2. Hình thức thể chế hoá quy trình......................................................................
27
3. Trình tự chung xây dựng và ban hành văn bản...............................................
27
CHƯƠNG II: QUY TRÌNH XÂY DỰNG VÀ BAN HÀNH VĂN
BẢN QLNN CỦA BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO ......................................
33
I. Thẩm quyền ban hành và hình thức văn bản của Bộ Giáo dục
và Đào tạo...........................................................................................................
33
1. Văn bản QPPL.................................................................................................
36
2. Văn bản hành chính.........................................................................................

37

T¹ Thanh HuyÒn - KH4D

4


Kho¸ luËn tèt nghiÖp

Häc viÖn Hµnh chÝnh Quèc gia

II. Quy trình xây dựng và ban hành văn bản QLNN của Bộ Giáo dục
và Đào tạo ..........................................................................................................
37
1. Quy trình xây dựng và ban hành văn bản quy phạm pháp luật của Bộ Giáo
dục và Đào tạo.....................................................................................................
38
1.1. Quy trình xây dựng và ban hành văn bản quy phạm pháp luật thuộc
thẩm quyền ban hành của Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo...........................
38
1.1.1. Hình thức và nội dung của văn bản QPPL do Bộ trưởng Bộ Giáo dục
và Đào tạo ban hành...........................................................................................
38
1.1.2. Yêu cầu đối với văn bản QPPL do Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo
ban hành..............................................................................................................
40
1.1.3. Trình tự xây dựng và ban hành văn bản QPPL thuộc thẩm quyền ban
hành của Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo......................................................
40
1.1.4. Cơ cấu nội dung và thể thức các văn bản QPPL do bộ trưởng Bộ

Giáo dục và Đào tạo ban hành.............................................................................
54
1.2. Trình tự soạn thảo văn bản QPPL của Bộ Giáo dục và Đào tạo thuộc
thẩm quyền ban hành của Quốc hội, Uỷ ban Thường vụ Quốc hội,
Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ........................................................................
62
1.2.1. Cơ sở pháp lý.............................................................................................
62
1.2.2. Trình tự soạn thảo......................................................................................
62
2. Quy trình xây dựng và ban hành các văn bản hành chính của Bộ Giáo dục

T¹ Thanh HuyÒn - KH4D

5


Khoá luận tốt nghiệp

Học viện Hành chính Quốc gia

v o to............................................................................................................
70
2.1. Hỡnh thc ban hnh vn bn hnh chớnh ca B Giỏo dc v o to........
70
2.2. Trỡnh t son tho v ban hnh cỏc vn bn hnh chớnh ca B Giỏo dc
v o to............................................................................................................
71
CHNG III: MT S KIN NGH V XUT NHM HNG
TI HON THIN QUY TRèNH XY DNG V BAN HNH

VN BN QLNN CA B GIO DC V O TO..............................
77
I. Mt s nhn xột khỏi quỏt v quy trỡnh xõy dng v ban hnh
vn bn ca B Giỏo dc v o to...............................................................
77
1. Nhng kt qu t c..................................................................................
78
2. Nhng hn ch, thiu sút.................................................................................
82
3. Nguyờn nhõn ca nhng hn ch, thiu sút.....................................................
87
II. Mt s kin ngh v xut nhm hng ti hon thin quy trỡnh
xõy dng v ban hnh vn bn qun lý nh nc ca B Giỏo dc v
o to................................................................................................................
90
1. Lp d kin chng trỡnh son tho, ban hnh vn bn di hn v hng
nm ca B.........................................................................................................
91
2. Hon thin v th ch, t chc........................................................................
92
3. Hon thin cỏc bc trong quy trỡnh xõy dng v ban hnh vn bn ca

Tạ Thanh Huyền - KH4D

6


Kho¸ luËn tèt nghiÖp

Häc viÖn Hµnh chÝnh Quèc gia

Bộ Giáo dục và Đào tạo......................................................................................
94
4. Nâng cao nhận thức, năng lực, trình độ cho cán bộ làm công tác soạn thảo
văn bản................................................................................................................
97
5. Tăng cường sự phối hợp giữa các cơ quan, tổ chức và cá nhân vào việc
nâng cao chất lượng văn bản...............................................................................
99
6. Xây dựng kế hoạch kinh phí phục vụ cho việc xây dựng và ban hành
văn bản của Bộ....................................................................................................
100
7. Thường xuyên tổng kết, đúc rút kinh nghiệm.................................................
100
KẾT LUẬN........................................................................................................
101
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO.........................................................
102

T¹ Thanh HuyÒn - KH4D

7


Khoá luận tốt nghiệp

Học viện Hành chính Quốc gia
PHN M U

1. Lý do chn ti

ra ng li y mnh cụng cuc i mi ton din t nc,
a nc ta vo thi k phỏt trin mi, thi k y mnh Cụng nghip hoỏ,
Hin i hoỏ t nc, hi nhp quc t v khu vc, ng thi ỏp ng cỏc
yờu cu v tng cng qun lý nh nc i vi xó hi, vai trũ ca cụng tỏc
xõy dng v ban hnh vn bn trong cỏc c quan nh nc ngy cng gi v
trớ quan trng, c bit l cỏc c quan nh nc Trung ng. Vn bn va l
cụng c, va l phng tin cỏc c quan nh nc thc hin chc nng
qun lý ca mỡnh.
Nhng nm qua, nh nc ó quan tõm v tng bc hon thin cụng
tỏc xõy dng v ban hnh vn bn cho cỏc c quan nh nc Trung ng.
Th hin bng vic: nm 1996 Quc hi ó ban hnh Lut Ban hnh vn bn
QPPL v lut ny c sa i b sung nm 2002, nm 2005 Chớnh ph ban
hnh Ngh nh 161/2005/N-CP ngy 27/12/2005 quy nh chi tit v hng
dn thi hnh Lut ban hnh vn bn QPPL v Lut sa i b sung mt s
iu ca Lut Ban hnh vn bn QPPL. Cỏc vn bn phỏp lý nờu trờn ó hỡnh
thnh mt quy trỡnh tng i ng b v th tc, trỡnh t son tho cỏc vn
bn QPPL. Tuy nhiờn i vi cỏc vn bn hnh chớnh thỡ tu theo c im
hot ng ca tng c quan m cú quy trỡnh ban hnh tng ng, cha c
phỏp lut quy nh.
Thc t cho thy, hot ng xõy dng v ban hnh vn bn ca cỏc c
quan nh nc, c bit l cỏc c quan nh nc Trung ng ó mang li
nhiu kt qu ỏng k, ỏp ng c yờu cu qun lý nh nc trờn mi lnh
vc ca i sng xó hi. Tuy vy, trong hot ng xõy dng v ban hnh vn
bn vn cũn tn ti nhiu bt cp trờn nhiu phng din.
Nguyờn nhõn ca nhng tn ti ny chớnh l do vic xõy dng v ban
hnh vn bn khụng tuõn th y cỏc bc trong quy trỡnh xõy dng v
ban hnh vn bn, dn n cỏc vn bn c ban hnh kộm cht lng, lm
gim hiu qu qun lý ca cỏc c quan nh nc.

Tạ Thanh Huyền - KH4D

8


Khoá luận tốt nghiệp

Học viện Hành chính Quốc gia

Xut phỏt t thc trng nờu trờn, trong thi gian va qua cú nhiu nh
nghiờn cu v vn bn ó a ra nhiu ý kin, cụng trỡnh nghiờn cu gúp
phn hon thin quy trỡnh xõy dng v ban hnh vn bn nhm nõng cao cht
lng son tho vn bn QLNN. Tuy nhiờn, vic nghiờn cu v quy trỡnh xõy
dng v ban hnh vn bn trong cỏc c quan c th cũn ớt v cha ng b.
Cú th núi vic nghiờn cu v quy trỡnh xõy dng v ban hnh vn bn l yờu
cu cp thit t ra hin nay. Vỡ vy em ó chn ti Quy trỡnh xõy dng
v ban hnh vn bn QLNN ca B Giỏo dc v o to lm ti cho
khoỏ lun tt nghip ca mỡnh.
2. Tỡnh hỡnh nghiờn cu
Nm 1996, khi Lut ban hnh vn bn QPPL c ban hnh, ch
nghiờn cu v khung phỏp lut ca cỏc vn bn QPPL ó thu hỳt s quan tõm
ca nhiu nh khoa hc thuc cỏc chuyờn ngnh khỏc nhau: Lut hc, Hnh
chớnh hc, Vn bn hc nhng gúc v phm vi khỏc nhau. V vn bn
QPPL núi chung ó cú nhiu cụng trỡnh nghiờn cu c cụng b nh: Giỏo
trỡnh Lý lun chung v Nh nc v Phỏp lut ca Hc vin Hnh chớnh
Quc gia, Giỏo trỡnh Lý lun chung v Nh nc v phỏp lut ca i hc
Lut H Ni, Giỏo trỡnh K thut xõy dng v ban hnh vn bn ca Hc
vin Hnh chớnh Quc gia, Sỏch Son tho v x lý vn bn QLNN ca
Hc vin Hnh chớnh Quc gia,Ngoi ra cũn cú mt s cụng trỡnh nghiờn
cu cp lun vn Thc s chuyờn ngnh Qun lý Hnh chớnh cụng nh:
Hon thin th tc xõy dng v ban hnh vn bn QPPL ca UBND Thnh

ph H Ni ca Nguyn Cụng Long; Nõng cao cht lng ban hnh vn
bn QPPL cp B nc ta hin nay ca Nguyn Quc Vit; Ban hnh vn
bn QLNN ca cp xó ca Nguyn Vn Bỡnh; Hon thin quy trỡnh x lý
vn bn ca UBND qun, huyn ca Nguyn Lng BngMt s Khoỏ
lun tt nghip c nhõn Hnh chớnh nh: Tỡnh hỡnh ban hnh vn bn QLNN
v cụng tỏc thm nh vn bn QPPL ca S T phỏp H Tõy ca Phm Th
Dim, Hon thin cụng tỏc ban hnh vn bn trong hot ng ca V Thanh
tra Phỏp ch ( Ban T chc Cỏn b ca Chớnh ph) ca Doón Quc Trung,

Tạ Thanh Huyền - KH4D

9


Khoá luận tốt nghiệp

Học viện Hành chính Quốc gia

Quy trỡnh xõy dng v ban hnh vn bn QPPL ti b Thu sn ca Phm
th Kim Liờn.
Nhỡn chung cỏc cụng trỡnh nghiờn cu núi trờn ó cp trc tip hoc
giỏn tip n ni dung quy trỡnh xõy dng v ban hnh vn bn QLNN
nhng mc v phm vi khỏc nhau. Cú ti cp trc tip n quy trỡnh
xõy dng v ban hnh vn bn nh ti Quy trỡnh xõy dng v ban hnh
vn bn QPPL ti b Thu sn ca Phm Th Kim Liờn. Mt s ti khỏc
ch cp n mt phn nh v quy trỡnh xõy dng v ban hnh vn bn.
Tuy nhiờn vic nghiờn cu v quy trỡnh xõy dng v ban hnh vn bn
QLNN c bit l cỏc c quan nh nc Trung ng vn cũn ớt v cha h
thng. Cỏc ti nghiờn cu ch yu cp n quy trỡnh xõy dng v ban
hnh cỏc vn bn QPPL, trong khi quy trỡnh xõy dng v ban hnh cỏc vn

bn hnh chớnh li ớt c cp n. Vn cha cú ti no nghiờn cu mt
cỏch cú h thng v ton din v quy trỡnh xõy dng v ban hnh cỏc vn bn
QLNN ca B Giỏo dc v o to. Nhng nhng cụng trỡnh nghiờn cu núi
trờn l ngun ti liu quan trng c tham kho trong quỏ trỡnh lm khoỏ
lun ca mỡnh.
3. Mc ớch, nhim v ca ti
Trờn c s lý lun chung, nhim v ca khoỏ lun l:
- Mụ t quy trỡnh xõy dng v ban hnh vn bn QLNN ca B Giỏo
dc v o to.
- ỏnh giỏ thc trng quy trỡnh xõy dng v ban hnh vn bn ca B.
- Tỡm ra cỏc nguyờn nhõn ca nhng hn ch, tn ti trong quy trỡnh
xõy dng v ban hnh vn bn ca B.
- xut mt s gii phỏp nhm hng ti hon thin quy trỡnh xõy
dng v ban hnh vn bn ca B.
Nh vy, ti hng ti mc ớch l: nghiờn cu quy trỡnh xõy dng
v ban hnh vn bn qua ú lm rừ thc trng vic thc hin quy trỡnh xõy
dng v ban hnh vn bn ti B Giỏo dc v o to, t ú a ra mt s
kin ngh v xut gúp phn khc phc nhng tn ti, hn ch, phỏt huy

Tạ Thanh Huyền - KH4D

10


Khoá luận tốt nghiệp

Học viện Hành chính Quốc gia

nhng u im, tin ti hon thin quy trỡnh xõy dng v ban hnh vn bn
QLNN ca B.

4. i tng v phng phỏp nghiờn cu
4.1. i tng nghiờn cu
i tng nghiờn cu ca khoỏ lun l: Quy trỡnh xõy dng v ban
hnh vn bn QLNN ca B Giỏo dc v o to.
4.2. Phng phỏp nghiờn cu:
ti c tip cn theo phng phỏp t duy khoa hc, lụgic, da vo
ni dung ca cỏc vn bn phỏp lut ca nh nc v quy trỡnh xõy dng v
ban hnh vn bn lm nn tng. Sau ú qua quan sỏt, gn kt lý lun vi thc
tin hot ng xõy dng v ban hnh vn bn QLNN ca B Giỏo dc v
o to rỳt ra nhn xột, ỏnh giỏ.Trong quỏ trỡnh thc hin, tụi ó s dng
cỏc nhng phng phỏp sau õy:
- Phng phỏp phõn tớch.
- Phng phỏp so sỏnh.
- Phng phỏp tng hp t cỏc bỏo cỏo, ti liu tham kho, cỏc ti liu
thu thp c liờn quan n quy trỡnh xõy dng v ban hnh vn bn ca B
Giỏo dc v o to.
5. Kt cu ca khoỏ lun
Ngoi phn m u v phn kt lun, khoỏ lun gm 3 chng:
Chng I: Lý lun chung v vn bn v cụng tỏc xõy dng, ban hnh
vn bn.
Chng II: Quy trỡnh xõy dng v ban hnh vn bn QLNN ca B
Giỏo dc v o to
Chng III: Mt s kin ngh v xut nhm hng ti hon thin
quy trỡnh xõy dng v ban hnh vn bn QLNN ca B Giỏo dc v o to.

Tạ Thanh Huyền - KH4D

11

Khoá luận tốt nghiệp

Học viện Hành chính Quốc gia
Chng I :

Lí LUN CHUNG V VN BN V CễNG TC
XY DNG, BAN HNH VN BN
I. TNG QUAN V VN BN QUN Lí NH NC
Trong quỏ trỡnh hot ng qun lý nh nc, vn bn cú vai trũ quan
trng, vn bn va l phng tin, va l sn phm ca quỏ trỡnh ú. Vn bn
l phng tin ghi li v truyn t cỏc quyt nh qun lý, l hỡnh thc
c th hoỏ phỏp lut, l phng tin iu chnh cỏc quan h xó hi thuc
phm vi qun lý ca Nh nc. Vn bn l cụng c iu hnh khụng th thiu
v l sn phm tt yu ca hot ng qun lý nh nc.
1. Khỏi nim
Hot ng giao tip ca nhõn loi c thc hin ch yu bng ngụn
ng. Vi s ra i ca ch vit, con ngi ó thc hin c giao tip
nhng khong khụng gian cỏch bit nhau vụ tn qua cỏc th h. Hot ng
giao tip bng ngụn ng luụn c thc hin qua quỏ trỡnh phỏt v nhn cỏc
ngụn bn. L sn phm ca ngụn ng ca hot ụng giao tip, ngụn bn tn
ti dng õm thnh (l li núi ) hoc c ghi li dui dng ch vit. Ngụn
bn c ghi li di dng ch vit chớnh l vn bn.
Nh vy: Vn bn l phng tin ghi li v truyn t li thụng tin
bng mt ngụn ng ( hay ký hiu) nht nh. Vi cỏch hiu nh vy, vn bn
cũn cú th gi l vt mang tin c bng ký hiu ngụn ng.
Trong hot ng QLNN, giao dch gia cỏc c quan nh nc vi
nhau, c quan nh nc vi t chc, cụng dõn, vi cỏc yu t nc ngoi
vn bn l phng tin thụng tin c bn, l si dõy liờn lc chớnh, l mt trong
nhng yu t quan trng, nht thit kin to th ch ca nn hnh chớnh
nh nc. Cú th thy vn bn chớnh l phng tin xỏc nh v vn dng

cỏc chun mc phỏp lý vo quỏ trỡnh qun lý nh nc.

Tạ Thanh Huyền - KH4D

12


Kho¸ luËn tèt nghiÖp

Häc viÖn Hµnh chÝnh Quèc gia

Như vậy: Văn bản QLNN là những quyết định và thông tin quản lý
thành văn ( được văn bản hoá ) do các cơ quan quản lý nhà nước ban hành
theo thẩm quyền, trình tự, thủ tục, hình thức nhất định và được nhà nước đảm
bảo thi hành bằng những biện pháp khác nhau nhằm điều chỉnh các mối quan
hệ quản lý nội bộ nhà nước hoặc giữa các cơ quan nhà nước với các tổ chức
và công dân.
Văn bản QLNN có các đặc điểm nhận biết sau:
- Về chủ thể ban hành: Văn bản QLNN do cơ quan nhà nước có thẩm
quyền ban hành như: Quốc hội, Uỷ ban Thường vụ Quốc hội, Bộ, cơ quan
ngang Bộ Giáo dục và Đào tạo, UBND, HĐND các cấp.
- Về nội dung: Văn bản QLNN dùng để truyền đạt các quyết định quản
lý nhà nước và các thông tin quản lý thông thường của các chủ thể quản lý.
- Về cách thức ban hành: Văn bản QLNN được ban hành theo hình
thức, trình tự, thủ tục nhất định ( được Luật định hoặc các nguyên tắc khác).
Khi ban hành phải được đảm bảo thi hành bằng các biện pháp khác nhau kể
cả biện pháp cưỡng chế.
- Về mục đích ban hành: Văn bản QLNN được ban hành dùng để điều
chỉnh các mối quan hệ quản lý nội bộ nhà nước hoặc giữa cơ quan nhà nước
với các tổ chức và công dân.

2. Chức năng của văn bản QLNN
Văn bản có nhiều chức năng khác nhau. Mỗi loại văn bản có chức năng
nhất định. Tuỳ theo góc độ tác động và nội dung thực hiện của văn bản mà
các chức năng ấy phát huy tác dụng khác nhau. Nhìn chung, văn bản có các
chức năng cơ bản sau:
- Chức năng thông tin:
Thông tin là chức năng cơ bản nhất của mọi loại văn bản. các thông tin
chứa đựng trong văn bản là một trong những nguồn của cải quý giá của đất
nước; là yếu tố quyết định để đưa ra những chủ trương, chính sách, những
quyết định hành chính cá biệt nhằm giải quyết những công việc nội bộ nhà

T¹ Thanh HuyÒn - KH4D

13


Kho¸ luËn tèt nghiÖp

Häc viÖn Hµnh chÝnh Quèc gia

nước, cũng như những công việc liên quan đến quyền lợi và lợi ích hợp pháp
của chính phủ.
Dưới dạng văn bản, về thời điểm, nội dung thông báo thông tin thường
bao gồm 3 loại với những nét đặc thù riêng của mình:
+ Thông tin quá khứ: là những thông tin liên quan đến những sự việc
đã được giải quyết trong quá trình hoạt động của các cơ quan quản lý.
+ Thông tin hiện hành; là những thông tin liên quan đến những sự việc
đang xảy ra hàng ngày trong các cơ quan thuộc hệ thống bộ máy quản lý nhà
nước.
+ Thông tin dự báo: được phản ánh trong văn bản là những thông tin

mang tính kế hoạch tương lai, các dự báo chiến lược, hoạt động bộ máy nhà
nước cần dựa vào đó để hoạch định phương hướng hoạt động cho mình.
Cả ba thông tin trên đây có tầm quan trọng , có mối quan hệ mật thiết
với nhau, giúp cho toàn xã hội có thể hiểu được quá khứ, đánh giá, phân tích
được hiện tại và đinh hướng mục đích cho tương lai.
- Chức năng quản lý:
Là công cụ tổ chức các hoạt động QLNN , văn bản giúp cho các cơ
quan và lãnh đạo điều hành các hoạt động của bộ máy nhà nước trong nhiều
phạm vi không gian và thời gian.
Với chức năng thông tin và thực hiện chức năng quản lý, văn bản trở
thành một trong những cơ sở đảm bảo cung cấp cho hoạt động quản lý những
thông tin cần thiết giúp cho các nhà lãnh đạo nghiên cứu, ban hành các quyết
định quản lý chính xác, thuận lợi. Là phương tiện thiết yếu để các cơ quan
quản lý có thể truyền đạt chính xác các quyết định quản lý đến hệ thống bị
quản lý của mình, đồng thời cũng là đầu mối để kiểm tra, theo dõi các hoạt
động của các cơ quan cấp dưới.
- Chức năng pháp lý:
Văn bản được sử dụng để ghi lại những quy định pháp luật và các quan
hệ xã hội được gọi là văn bản luật hay văn bản dưới luật, được hình thành để
quy định những điều được phép hay không được phép của tất cả mọi người

T¹ Thanh HuyÒn - KH4D

14


Khoá luận tốt nghiệp

Học viện Hành chính Quốc gia

trong xó hi, nhm mc ớch iu chnh, duy trỡ s phỏt trin ca xó hi theo
ỳng chiu hng ó nh trc ca Nh nc.
Vn bn l sn phm ca hot ng ỏp dng phỏp lut, do ú l c s
phỏp lý vng chc nh nc gii quyt cú hiu qu cỏc nhim v qun lý
ht sc phc tp ca mỡnh. Vic nm vng chc nng phỏp lý ca vn bn
QLNN cú ý ngha rt thit thc. Nờn vic xõy dng v ban hnh chỳng ũi
hi phi cn thn v chun mc, m bo cỏc nguyờn tc phỏp ch, tớnh phự
hp vi thc tin khỏch quan, tit kim, d hiu v d thc hin.
- Chc nng vn hoỏ - xó hi:
Vn bn l sn phm sỏng to ca con ngi hỡnh thnh trong quỏ trỡnh
nhn thc, quỏ trỡnh lao ng t chc xó hi, ci to t nhiờn. Vn bn ghi
li, truyn bỏ li cho th h sau nhng truyn thng quý bỏu c tớch lu t
nhiu th h. Qua vn bn qun lý ta tỡm thy nhng nh ch c bn v cỏch
sng trong cỏc thi k lch s, i sng vn hoỏ phong phỳ giao tip hnh
chớnh. Vn bn ỳng yờu cu, chớnh xỏc v ni dung th hin trỡnh vn hoỏ
v tr thnh biu mu vn hoỏ.
- Ngoi cỏc chc nng c bn trờn vn bn cũn cú cỏc chc nng khỏc
nh: chc nng thụng kờ, chc nng s liu, chc nng kinh t
Nh vy, vn bn cú nhiu chc nng khỏc nhau v mi chc nng ca
vn bn c thc hin trong mt chnh th thng nht ca vic qun lý nh
nc núi riờng v iu chnh cỏc mi quan h xó hi núi chung.
3. Vai trũ ca vn bn QLNN
Vn bn cú vai trũ quan trng trong hot ng qun lý nh nc. Vi
trũ ú c th hin nh sau:
- Vn bn l phng tin m bo thụng tin cho hot ng qun lý:
Thc tin cho thy rng cht lng hot ng qun lý nh nc ph thuc rt
nhiu vo cỏch t chc v s dng mt cỏch khoa hc h thng thụng tin,
trong ú cú thụng tin vn bn. i vi ngi lónh o bt k cp no trong
c quan, t chc hay doanh nghip no, mun lm tt cụng vic cng cn
phi cú nhng thụng tin cn thit thụng qua h thng vn bn.

Tạ Thanh Huyền - KH4D

15


Kho¸ luËn tèt nghiÖp

Häc viÖn Hµnh chÝnh Quèc gia

- Văn bản là phương tiện truyền đạt các quyết định quản lý: Sau khi
thu thập đầy đủ và phân tích những thông tin cần thiết , người lãnh đạo phải
đưa ra những quyết định quản lý đối với đơn vị mình phụ trách thông qua văn
bản. Thông thường các quyết định hành chính được truyền đạt sau khi được
thể chế hoá thành các văn bản mang tính quản lý nhà nước. Các quyết định
quản lý cần phải được truyền đạt nhanh chóng và đúng đối tượng được đối
tượng bị quản lý thông suốt, hiểu được nhiệm vụ và nắm bắt được ý đồ của
lãnh đạo để nhiệt tình, yên tâm và phấn khởi thực hiện. Sử dụng văn bản với
nhiệm vụ truyền đạt quyết định quản lý là một mặt của tổ chức khoa học lao
động quản lý.
- Văn bản là phương tiện kiểm tra, theo dõi hoạt động của bộ máy lãnh
đạo và quản lý. Kiểm tra có ý nghĩa cực kỳ quan trọng đối với hoạt động quản
lý nhà nước. Kiểm tra là điều kiện tiên quyết và tất yếu nhằm đảm bảo cho bộ
máy quản lý hoạt động có hiệu quả, hạn chế được bệnh quan liêu, giáy tờ,
giúp cấp trên đánh giá đúng năng lực, tinh thần trách nhiêm của cán bộ cấp
dưới, để phát hiện và khắc phục kịp thời những thiếu sót, sai lầm. Không có
kiểm tra, theo dõi thường xuyên, thiết thực và chặt chẽ thì mọi nghị quyết, chỉ
thị, quyết định quản lý rất có thể chỉ là lý thuyết suông.
- Văn bản là công cụ xây dựng hệ thống pháp luật: Hệ thống pháp luật
hành chính gắn liền với việc đảm bảo quyền lực nhà nước trong hoạt động

quản lý của các cơ quan. Xây dựng hệ thống pháp luật hành chính là nhằm tạo
ra cơ sở cho các cơ quan hành chính nhà nước, các công dân có thể hoạt động
theo những chuẩn mực pháp lý thông nhất, phù hợp với sự phân chia quyền
hành trong quản lý nhà nước.
Khi xây dựng và ban hành các văn bản quản lý nhà nước cần chú ý
đảm bảo các yêu cầu về nội dung và hình thức phù hợp với chức năng, nhiệm
vụ, quyền hạn của mỗi cơ quan sao cho các văn bản ban hành có giá trị điều
hành thực tế chứ không chỉ mang tính hình thức và về nguyên tắc chỉ khi đó
các văn bản mới đảm bảo được quyền uy của cơ quan nhà nước.

T¹ Thanh HuyÒn - KH4D

16


Kho¸ luËn tèt nghiÖp

Häc viÖn Hµnh chÝnh Quèc gia

Như vậy, văn bản QLNN có vai trò quan trọng bậc nhất trong việc xây
dựng và định hình một chế độ pháp lý cần thiết cho việc xem xét các hành vi
hành chính trong quá trình thực hiện các nhiệm vụ quản lý của các cơ quan,
dặc biệt có ý nghĩa cực kỳ quan trọng đối với hoạt động quản lý nhà nước.
4. Phân loại văn bản QLNN
Hệ thống văn bản QLNN gồm nhiều loại, do nhiều chủ thể khác nhau
ban hành, mỗi loại có những tính chất đặc thù riêng. Để nâng cao chất lượng,
hiệu quả tác động của chúng cũng như tạo điều kiện cho công tác nghiên cứu,
soạn thảo, bên cạnh việc phải xem xét chúng một cách toàn diện, biện chứng
trong một hệ thống cần phải phân chia hệ thống phức tạp này thành những
nhóm nhỏ. Có nhiều tiêu chí để phân loại, một số tiêu chí phân loại cơ bản là :

- Phân loại theo tác giả: các văn bản được phân biệt với nhau theo từng
loại cơ quan đã xây dựng và ban hành chúng.
- Phân loại theo tên loại.
- Phân loại theo nội dung.
- Phân loại theo mục đích biên soạn.
- Phân loại theo địa điểm ban hành.
- Phân loại theo thời gian ban hành.
- Phân loại theo kĩ thuật chế tác, ngôn ngữ thể hiện,v.v…
- Phân loại theo hướng chu chuyển của văn bản.
- Phân loại theo hiệu lực pháp lý.
…
Với mục đích giúp cho người soạn thảo trong khi tiến hành công việc
soạn thảo xác định được mục tiêu biên soạn và sử dụng văn bản phù hợp, việc
phân loại ở đây dựa theo tiêu chí hiệu lực pháp lý và tên loại. Theo cách này
văn bản QLNN được phân làm bốn loại chính :
a. Văn bản quy phạm pháp luật (QPPL):
Văn bản QPPL là những văn bản do CQNN có thẩm quyền ban hành
theo thủ tục, trình tự, hinhg thức luật định, trong đó có chứa các quy tắc xử

T¹ Thanh HuyÒn - KH4D

17


Khoá luận tốt nghiệp

Học viện Hành chính Quốc gia

s chung nhm iu chnh cỏc mi quan h xó hi theo nh hng xó hi
ch ngha.

H thng vn bn QPPL c quy nh chi tit ti iu 1 Lut Ban
hnh vn bn QPPL ngy 12/11/1996, cú hiu lc thi hnh k t ngy
1/1/1997; ó c sa i, b sung theo Lut sa i, b sung mt s iu
ca Lut Ban hnh vn bn QPPL do Quc hi khoỏ IX, k hp th 2 thụng
qua 16/12/2002, cú hiu lc t 27/12/2002. Theo ú, h thng vn bn QPPL
bao gm:
1.Vn bn do Quc hi ban hnh : Hin phỏp, lut, ngh quyt
Vn bn do U ban Thng v Quc hi : Phỏp lnh. ngh quyt
2.Vn bn do cỏc CQNN cú thm quyn khỏc trung ng ban hnh
thi hnh vn bn QPPL ca Quc hi, U ban Thng v Quc hi :
a. Lnh, quyt nh ca Ch tch nc;
b. Ngh quyt, ngh nh ca Chớnh ph;
Quyt nh, ch th ca Th tng Chớnh ph;
c. Quyt nh, ch th, thụng t ca B trng, Th trng c quan
ngang b;
d. Ngh quyt ca Hi ng thm phỏn To ỏn nhõn dõn ti cao; Quyt
nh, ch th, thụng t ca Chỏnh ỏn To ỏn nhõn dõn ti cao, Vin trng
Vin kim sỏt nhõn dõn ti cao;
. Ngh quyt, thụng t liờn tch gia cỏc CQNN cú thm quyn gia
CQNN cú thm quyn vi t chc chớnh tr xó hi;
3. Vn bn do HND, UBND ban hnh thi hnh vn bn QPPL ca
Quc hi, U ban Thng v Quc hi v vn bn ca CQNN cp trờn; Vn
bn do UBND ban hnh cũn thi hnh ngh quyt ca HND cựng cp :
a. Ngh quyt ca HND.
b. Quyt nh, ch th ca UBND.
* c im ca vn bn QPPL : Vn bn QPPL cú cỏc c im sau:

Tạ Thanh Huyền - KH4D

18

Kho¸ luËn tèt nghiÖp

Häc viÖn Hµnh chÝnh Quèc gia

- Chứa đựng quy tắc xử sự chung, nghĩa là quy định các chuẩn mực
mà mọi cơ quan, tổ chức, cá nhân phải tuân theo khi tham gia vào mối quan
hệ xã hội mà quy tắc đó điều chỉnh.
- Có hiệu lực đối với toàn xã hội hay một bộ phận xã hội ( trên địa bàn
toàn quốc hay từng địa phương).
- Áp dụng lặp đi lặp lại nhiều lần trong thời gian dài.
- Được Nhà nước đảm bảo thi hành: việc đảm bảo thi hành được thực
hiện thông qua các biện pháp như: tuyên truyền, giáo dục, thuyết phục, hành
chính, kinh tế,.. trong những trường hợp cần thiết thì Nhà nước áp dụng các
biện pháp cưỡng chế bắt buộc phải thi hành và quy định chế tài đối với hành
vi vi phạm.
- Do cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành theo hình thức, trình
tự, thủ tục luật định (được quy định trong Luật ban hành văn bản QPPL và
Luật sửa đổi bổ sung một số điều trong Luật ban hành văn bản QPPL).
b. Văn bản cá biệt
Văn bản cá biệt là những văn bản do cơ quan nhà nước có thẩm quyền
ban hành theo trình tự, thủ tục nhất định nhằm đưa ra các quy tắc xử sự
riêng đối với từng trường hợp, vụ việc cụ thể .
Văn bản cá biệt là những văn bản có hình thức tên gọi giống như một
số văn bản lập quy, song chúng không chứa đựng QPPL mà chỉ bao hàm các
quy tắc xử sự riêng thuộc thẩm quyền của từng cơ quan, cá nhân ban hành
nhằm giải quyết các vụ việc cá biệt cụ thể như: quyết định xử phạt, nâng
lương, thuyên chuyển công tác, tiếp nhận cán bộ, …Thực chất nó là một loại
văn bản áp dụng pháp luật. Vì vậy nó có những đặc điểm khác với văn bản

lập quy.
Đặc điểm của văn bản cá biệt là:
- Do cơ quan nhà nước có thẩm quyền áp dụng pháp luật ban hành,
được bảo đảm thực hiện bằng cưỡng chế Nhà nước.
- Có tính chất cá biệt, được áp dụng một lần đối với cá nhân, tổ chức cụ
thể trong những trường hợp xác định và thời hạn định rõ.

T¹ Thanh HuyÒn - KH4D

19


Kho¸ luËn tèt nghiÖp

Häc viÖn Hµnh chÝnh Quèc gia

- Có cơ sở ban hành và phù hợp với luật và dựa trên những QPPL cụ
thể để đưa ra quy tắc xử sự riêng. Ngược lại nếu không đúng với các quy định
trong các văn bản QPPL sẽ bị huỷ bỏ, đình chỉ theo luật.
- Được thể hiện trong những hình thức pháp lý nhất định như quyết
định, chỉ thị, lệnh. Thể thức, trình tự ban hành theo những hình thức nhất định
chưa có luật điều chỉnh.
Các văn bản cá biệt như quyết định, chỉ thị, có cơ cấu và thể thức gần
giống như văn bản QPPL . Về cơ bản nó có các phần nội dung và cách trình
bày như văn bản QPPL. Tuy nhiên quy trình soan thảo văn bản cá biệt đơn
giản hơn nhiều so với quy trình của văn bản QPPL . Văn bản cá biệt là một
dạng của văn bản áp dụng pháp luật và để điều chỉnh các quan hệ cụ thể vì
vậy văn bản cá biệt được ban hành với tỷ lệ lớn hơn gấp nhiều lần so với văn
bản QPPL.
Thông thưòng văn bản cá biệt là những văn bản liên quan đến quyết

định nhân sự như quyết định tuyển dụng, bổ nhiệm, thuyên chuyển, điều
động, khen thưởng, kỷ luật cán bộ công chức,…liên quan đến quyết định xử
phạt vi phạm hành chính, quyết định phê duyệt dự án; chỉ thị về phát động
phong trào thi đua….
Có hai hình thức văn bản chủ yếu là : quyết định cá biệt và chỉ thị cá
biệt
Sự khác biệt giữa văn bản cá biệt và văn bản QPPL được thể hiện như
sau:
Văn bản quy phạm pháp luật
- Đưa ra quy tắc xử sự chung

Văn bản cá biệt
- Đưa ra quy tắc xử sự riêng ( trên cơ

- Có hiệu lực đối với toàn xã hội hoặc sở văn bản QPPL )
một bộ phận xã hội

- Có hiệu lực đối với đối tượng cụ thể

- áp dụng nhiều lần trong thời gian - áp dụng một lần, thời hạn định rõ
dài

- Giải quyết vụ việc cụ thể

- Điều chỉnh quan hệ xã hội nói - Thể thức, trình tự nhất định (chưa có
chung

T¹ Thanh HuyÒn - KH4D

luật định)

20


Kho¸ luËn tèt nghiÖp

Häc viÖn Hµnh chÝnh Quèc gia

- Thể thức, trình tự luật định
Được Nhà nước đảm bảo thi hành
c. Văn bản hành chính thông thường
Văn bản hành chính thông thường là những văn bản mang tính chất
thông tin điều hành nhằm thực hiện các văn bản QPPL hoặc dùng để giải
quyết các nghiệp vụ cụ thể. Nó thường dùng để phản ánh tình hình giao dịch,
trao đổi, ghi chép công việc, báo cáo công vụ của các cơ quan nhà nước,
đoàn thể, tổ chức với nhau hay trong cùng một đơn vị.
* Văn bản hành chính thông thường có đặc điểm là:
- Không quy định rõ thẩm quyền và không giới hạn thẩm quyền.
- Ra đời theo tính chất, yêu cầu của công việc;
- Không mang tính chế tài bắt buộc.
- Có nhiều biến thể bao gồm các văn bản có tên loại và các văn bản
không có tên loại.
Văn bản hành chính thông thường là phương tiện được dùng đến hàng
ngày do đó chiếm tỷ lệ rất lớn so với 2 loại trên, văn bản hành chính có nội
dung bao quát, phạm vi rông rãi, bố cục đa dạng tuỳ thuộc vào vấn đề của nội
dung cần trình bày.
Văn bản hành chính thông thường có một số hình thức cơ bản sau:
công văn, thông báo, thông cáo, báo cáo, tờ trình, biên bản, đề án, phương án,
kế hoạch chương trình, diễn văn, công điện, các loại giấy (giấy nghỉ phép,
giấy đi đường..), các loại phiếu (phiếu gửi, phiếu thu, phiếu chi…).
d. Văn bản chuyên môn – kỹ thuật : (Nghị định 110/2004/NĐ-CP

ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư gọi là văn bản chuyên
ngành).
Đây là hệ thống văn bản đặc thù thuộc thẩm quyền ban hành của một
số cơ quan nhà nước nhất định theo quy định của pháp luật. Những cơ quan,
tổ chức khác khi có nhu cầu sử dụng các loại văn bản này phải theo mẫu quy

T¹ Thanh HuyÒn - KH4D

21


Kho¸ luËn tèt nghiÖp

Häc viÖn Hµnh chÝnh Quèc gia

định của các cơ quan nói trên, không được tuỳ tiện thay đổi nội dung và hình
thức của những văn bản đã được mẫu hoá.
- Văn bản chuyên môn: trong các lĩnh vực như tài chính, tư pháp, ngoại
giao…
- Văn bản kỹ thuật: trong các lĩnh vực như xây dựng, kiến trúc, trắc địa,
bản đò, khí tượng, thuỷ văn…
Tóm lại, văn bản QLNN rất đa dạng do nhiều chủ thể ban hành dưới
các hình thức khác nhau để đưa pháp luật vào thực tiễn quản lý mọi mặt của
đời sống xã hôi như: chính trị, văn hoá, an ninh, giáo dục…Văn bản quản lý
giúp ổn định tổ chức nội bộ các cơ quan nhà nước trong việc xác định cơ chế,
lề lối làm việc, quan hệ giữa các bộ phận trong việc đặt ra và thực hiện các
quy định về quyền và nghĩa vụ của công dân. Văn bản quản lý giúp các cấp,
các cán bộ có thẩm quyền đặt ra những quy định cần thiết để điều chỉnh quan
hệ xã hội phát sinh trong quá trình quản lý hành chính nhà nước. Ban hành
văn bản QLNN trở thành hình thức hoạt động quan trọng của các chủ thể

quản lý Nhà nước.
II. NHỮNG YÊU CẦU VỀ KỸ THUẬT SOẠN THẢO VĂN BẢN
QLNN
Văn bản QLNN là công cụ để các cơ quan QLNN cụ thể hoá và truyền
đạt kịp thời các chủ trương, đường lối, chính sách của Đảng, Nhà nước vào
cuộc sống. Việc soạn thảo, ban hành văn bản đảm bảo các yêu cầu quy định
có vai trò quan trọng trong hoạt động quản lý của các cơ quan nhà nước từ
Trung ương đến cơ sở, giúp các cơ quan nhà nước có chuẩn mực trong việc
xây dựng văn bản cũng như phục vụ mọi nhu cầu chính đáng của đời sống xã
hội.
Những yêu cầu về kỹ thuật soạn thảo văn bản QLNN bao gồm những
yêu cầu sau:
1. Văn bản phải đảm bảo tính hợp pháp
Tính hợp pháp của văn bản được thể hiện ở chỗ:

T¹ Thanh HuyÒn - KH4D

22


Kho¸ luËn tèt nghiÖp

Häc viÖn Hµnh chÝnh Quèc gia

- Văn bản ban hành phải phù hợp với pháp luật hiện hành, không trái
với các văn bản của cấp trên.
- Văn bản được ban hành phải đảm bảo đúng thẩm quyền : thẩm quyền
ban hành văn bản bao gồm 2 mặt là thẩm quyền nội dung và thẩm quyền hình
thức.
Về thẩm quyền nội dung: văn bản phải phù hợp với chức năng, nhiệm

vụ, quyền hạn và phạm vi hoạt động của cơ quan ban hành. Có nghĩa là, hệ
thống văn bản phải được ban hành đúng thẩm quyền theo trật tự pháp lý quy
định, không có sự mâu thuẫn, chồng chéo giữa các cơ quan.
Về thẩm quyền hình thức: các cơ quan có thẩm quyền cần ban hành
những văn bản QPPL được quy định cho chính cơ quan mình, không sử dụng
những hình thức văn bản không được quy định theo pháp luật.
- Văn bản được ban hành theo đúng hình thức và trình tự do pháp luật
quy định.
2. Văn bản phải đảm bảo tính khoa học
Tính khoa học của văn bản được thể hiện ở các khía cạnh nội dung và
hình thức của văn bản.
- Về nội dung: một văn bản có tính khoa học phải đảm bảo:
+ Có đủ lượng thông tin quy phạm và thông tin thực tế cần thiết. Chức
năng thông tin là chức năng tổng quát nhất của văn bản. Thông tin quản lý
chuyển đạt văn bản được xem là đáng tin cậy nhất.
+ Các thông tin được sử dụng để đưa vào văn bản phải được xử lý và
đảm bảo chính xác: Sự kiện và số liệu chính xác, đúng thực tế và còn hiện
thời, không sử dụng sự kiện và số liệu quá cũ, các thông tin chung chung và
lặp lại từ văn bản khác.
+ Đảm bảo sự lôgic về nội dung, sự nhất quán về chủ đề, bố cục chặt
chẽ. Trong một văn bản cần khai triển những việc có quan hệ mật thiết với
nhau.

T¹ Thanh HuyÒn - KH4D

23


Kho¸ luËn tèt nghiÖp

Häc viÖn Hµnh chÝnh Quèc gia

+ Đảm bảo tính hệ thống của văn bản. Nội dung của văn bản phải là
một bộ phận cấu thành hữu cơ của hệ thống văn bản quản lý nhà nước nói
chung.
+ Phải có tính dự báo cao.
+ Hướng tới quốc tế hoá ở mức độ thích hợp.
- Về hình thức của văn bản: Hình thức của văn bản được thể hiện ở
việc sử dụng ngôn ngữ và thể thức của văn bản.
+ Sử dụng tốt ngôn ngữ hành chính- công vụ chuẩn mực. Ngôn ngữ và
hành văn phải đảm bảo sự nghiêm túc, chuẩn xác, khách quan, chuẩn mực và
phổ thông. Đối tượng thi hành chủ yếu của văn bản là các tầng lớp nhân dân
có trình độ học vấn khác nhau, trong đó phần lớn là trình độ văn hoá thấp. Vì
vậy phải sử dụng ngôn ngữ phổ thông đại chúng, tránh lạm dụng các thuật
ngữ hành chính – công vụ chuyên môn sâu.
+ Thể thức của văn bản: Văn bản có tính khoa học phải đảm bảo các
yêu cầu về thể thức như sau:
* Khái niệm:
Theo thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 6/5/2005
của Bộ Nội Vụ và Văn phòng Chính phủ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật
trình bày văn bản thì:
Thể thức văn bản là tập hợp các thành phần cấu thành văn bản, bao
gồm những thành phần chung áp dụng đối với các loại căn bản và thành
phần bổ sung trong những trường hợp cụ thể hoặc đối với một số loại văn
bản nhất định.
* Vùng trình bày:
Theo thông tư số 55/TTLT ngày 6/5/2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng
Chính phủ, văn bản QPPL và văn bản hành chính được trình bày trên giấy
khổ A4 (210 mm x 297 mm).
Các loại văn bản như giấy giới thiệu, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi,

phiếu chuyển có thể được trình bày trên giấy khổ A5 (148 mm x 210 mm)
hoặc trên giấy mẫu in sẵn.

T¹ Thanh HuyÒn - KH4D

24


Kho¸ luËn tèt nghiÖp

Häc viÖn Hµnh chÝnh Quèc gia

* Các yếu tố về thể thức:
Theo thông tư 55/TTLT và Điều 5 nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày
8/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư, thể thức văn bản QPPL và văn
bản hành chính bao gồm các thành phần sau :
- Quốc hiệu
- Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản
- Số và ký hiệu của văn bản
- Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản
- Tên loại và trích yếu nội dung của văn bản
- Nội dung văn bản
- Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền
- Dấu của cơ quan, tổ chức
- Nơi nhận
- Dấu chỉ mức độ khẩn, mật (đối với những văn bản loại khẩn, mật).
- Các thành phần thể thức khác như:
+ Địa chỉ cơ quan, tổ chức; địa chỉ e-mail, địa chỉ trên mạng, số điện
thoại, số Telex, số Fax.
+ Các chỉ dẫn về phạm vi lưu hành như “trả lại sau khi họp (hội

nghị)”, “xem xong trả kại”, “lưu hành nội bộ” hoặc chỉ dẫn về dự
thảo văn bản như “dự thảo” hay “dự thảo lần…”/
+ Ký hiệu người đánh máy và số lượng bản phát hành.
+ Phụ lục
+ Số trang
Cách viết các yếu tố của thể thức văn bản được hướng dẫn cụ thể tại
Thông tư liên tịch số 55/TTLT.
Các thành phần thể thức văn bản được bố trí theo sơ đồ sau: (Trang
sau)

T¹ Thanh HuyÒn - KH4D

25