Xây dựng phần mềm kế toán tiền lương tại Công ty Cổ phần và Dịch vụ Phát triển Công nghệ ALLSTARS

i

LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của tôi.
Các số liệu, kết quả trong đồ án tốt nghiệp của tôi là trung thực xuất phát
từ tình hình thực tế của đơn vị tôi thực tập.

Tác giả đồ án
Vũ Quỳnh Trang


ii

LỜI CẢM ƠN

Với vốn kiến thức tích luỹ được trong thời gian học tập tại Học viện tài
chính, dưới sự giảng dạy nhiệt tình của các thầy cô giáo cùng với những kiến
thức thực tế thu được trong quá trình thực tập tại Công ty Cổ phần và Dịch vụ
Phát triển Công nghệ ALLSTARS, em đã hoàn thành đồ án với đề tài: “Xây
dựng phần mềm kế toán tiền lương tại Công ty Cổ phần và Dịch vụ Phát
triển Công nghệ ALLSTARS”.
Để hoàn thành được đồ án này, em đã có sự giúp đỡ của rất nhiều
người. Trước hết em xin gửi lời cảm ơn đến thầy giáo HÀ VĂN SANG giảng viên khoa Hệ thống thông tin kinh tế - Học viện tài chính, người đã
chỉ giúp em cách thức làm bài một cách logic, đã chỉnh sửa chi tiết giúp em
phần phân tích và định hướng cho em phần thiết kế.
Em cũng xin gửi lời cảm ơn tới các thầy cô giáo trong toàn Học viện, và
đặc biệt là các thầy cô giáo trong khoa Hệ thống thông tin kinh tế đã giảng
dạy và truyền đạt cho em những kiến thức bổ ích trong bốn năm học vừa qua.
Ngoài ra, em cũng không thể không nhắc tới sự giúp đỡ nhiệt tình của
các anh chị ở phòng Kế toán - Công ty Cổ phần và Dịch vụ Phát triển Công
nghệ ALLSTARS đã tạo điều kiện thuận lợi trong suốt thời gian em thực tập,

và chỉ dẫn rất nhiều cho em phần nghiệp vụ, để em có thể hoàn thành được đồ
án này.
Em xin chân thành cảm ơn!


iii

MỤC LỤC

LỜI CAM ĐOAN ............................................................................................................................... i
LỜI CẢM ƠN .................................................................................................................................... ii
MỤC LỤC......................................................................................................................................... iii
DANH SÁCH CÁC KÝ HIỆU VIẾT TẮT .................................................................................... vi
DANH MỤC BẢNG BIỂU VÀ CÁC HÌNH ................................................................................. vii
PHẦN MỞ ĐẦU ................................................................................................................................ 1
CHƯƠNG 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN
VÀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG................................................................................... 5
1.1. KHÁI LUẬN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN ............................................ 5
1.1.1.

Khái niệm hệ thống thông tin. ................................................................................. 5

1.1.2.

Vai trò của hệ thống thông tin ................................................................................ 5

1.1.3.

Phương pháp phát triển một hệ thống thông tin ................................................... 6

1.2.

QUÁ TRÌNH PHÂN TÍCH MỘT HỆ THỐNG THÔNG TIN .................................... 7

1.2.1.

Khảo sát hiện trạng hệ thống .................................................................................. 7

1.2.2.

Xác định mô hình nghiệp vụ của hệ thống ............................................................. 8

1.2.2.1.

Biểu đồ ngữ cảnh .............................................................................................. 8

1.2.2.2.

Biểu đồ phân cấp chức năng.......................................................................... 10

1.2.2.3.

Ma trận thực thể chức năng. ......................................................................... 10

1.2.3.

Mô hình hóa quá trình xử lý ................................................................................. 11

1.2.4.

Thiết kế logic và thiết kế vật lý.............................................................................. 13

1.3.

1.2.4.1.

Thiết ế

gic ................................................................................................... 13

1.2.4.2.

Thiết kế vật lý ................................................................................................. 19

LÝ LUẬN CHUNG VỀ KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG ................................................... 20

1.3.1.

Chức năng, nhiệm vụ của kế toán tiền ương ...................................................... 20

1.3.2.

Hình thức tiền ương, quỹ tiền ương và các h ản trích the

ương ................ 21

1.3.2.1.

Các hình thức trả ương................................................................................. 21

1.3.2.2.

Quỹ tiền ương và cách tính ương................................................................ 23

1.3.3.

Kế toán tổng hợp tiền ương và các h ản trích the

ương .............................. 26

1.3.3.1.

Tài khoản sử dụng .......................................................................................... 26

1.3.3.2.

Chứng từ kế toán sử dụng ............................................................................. 28

1.3.3.3.
Trình tự kế toán các nghiệp vụ iên quan đến tiền ương và các h ản trích
the ương……….. ............................................................................................................. 29
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG TẠI
CÔNG TY CỔ PHẦN VÀ DỊCH VỤ PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ ALLSTARS .................. 30
2.1. KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN VÀ DỊCH VỤ PHÁT TRIỂN CÔNG
NGHỆ ALLSTARS .................................................................................................................... 30
2.1.1.

Giới thiệu về công ty .............................................................................................. 30

iv

2.1.2.

Sơ đồ cơ cấu tổ chức quản lý công ty.................................................................... 30

2.1.3.

Tổ chức bộ máy kế toán tại công ty ...................................................................... 31

2.2. HIỆN TRẠNG HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG TẠI CÔNG
TY……… .................................................................................................................................... 32
2.2.1.

Hình thức kế toán sử dụng .................................................................................... 32

2.2.2.

Tài khoản kế toán sử dụng .................................................................................... 34

2.2.3.

Các tham số sử dụng để tính ương tại công ty.................................................... 35

2.2.4.

Công thức tính ương, thu nhập tại công ty ......................................................... 36

2.2.5.

Quy trình tính ương tại công ty ........................................................................... 38

2.2.6.

Chứng từ thu thập được ........................................................................................ 38

2.2.7.

Tình hình ứng dụng CNTT tại công ty ................................................................. 39

2.3.

ĐÁNH GIÁ HIỆN TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP KHẮC PHỤC ..................................... 39

2.3.1.

Đánh giá hiện trạng................................................................................................ 39

2.3.2.

Giải pháp khắc phục .............................................................................................. 41

CHƯƠNG 3: XÂY DỰNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG TẠI CÔNG TY CỔ
PHẦN VÀ DỊCH VỤ PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ ALLSTARS ............................................. 43
3.1. PHÂN TÍCH HỆ THỐNG............................................................................................. 43
3.1.1.

Mục tiêu của hệ thống ............................................................................................ 43

3.1.2.

Mô tả bài t án và xác định yêu cầu ...................................................................... 43

3.1.3.

Phân tích yêu cầu ................................................................................................... 45

3.1.4.

Dữ liệu vào và thông tin ra .................................................................................... 46

3.2.

MÔ HÌNH CHỨC NĂNG NGHIỆP VỤ CỦA HỆ THỐNG...................................... 47

3.2.1.

Biểu đồ ngữ cảnh .................................................................................................... 47

3.2.2.

Biểu đồ phân rã chức năng .................................................................................... 48

3.2.3.

Mô tả chi tiết chức năng á .................................................................................... 49

3.2.4.

Danh sách các hồ sơ dữ liệu sử dụng .................................................................... 50

3.2.5.

Ma trận thực thể chức năng .................................................................................. 50

3.3.

MÔ HÌNH KHÁI NIỆM LOGIC ................................................................................. 51

3.3.1.

Biểu đồ luồng dữ liệu mức 0 .................................................................................. 51

3.3.2.

Biểu đồ luồng dữ liệu mức 1 .................................................................................. 53

3.3.2.1.

Biểu đồ luồng dữ liệu mức 1 của tiến trình “cập nhật thông tin”. ............. 53

3.3.2.2.

Biểu đồ luồng dữ liệu mức 1 của tiến trình “Xử ý ương”......................... 54

3.3.2.3.

Biểu đồ luồng dữ liệu mức 1 của tiến trình “bá cá ” ................................ 54

3.3.3.

Mô hình thực thể liên kết – mô hình ER .............................................................. 55

3.3.3.1.

Liệt kê chính xác hóa và lựa chọn thông tin. ............................................... 56

3.3.3.2.

Xác định các thuộc tính và các thực thể. ...................................................... 59

3.3.3.3.

Xác định mối quan hệ và thuộc tính. ............................................................ 61

3.3.3.4.

Mô hình E – R. ................................................................................................ 63


v

3.4. THIẾT KẾ PHẦN MỀM KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN VÀ
DỊCH VỤ PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ ALLSTARS ........................................................... 64
3.4.1.

Chuyển mô hình E-R sang mô hình quan hệ ....................................................... 64

3.4.1.1.

Chuyển các thực thể ....................................................................................... 64

3.4.1.2.

Chuyển các kiểu liên kết. ............................................................................... 64

3.4.1.3.

Xác định các phụ thuộc hàm. ........................................................................ 64

3.4.1.4.

Chuẩn hóa các ược đồ quan hệ. ................................................................... 65

3.4.2.

Mô hình quan hệ..................................................................................................... 65

3.4.3.

Thiết kế cơ sở dữ liệu vật lý................................................................................... 66

3.6.

MÔ HÌNH VẬT LÝ ....................................................................................................... 69

3.6.1.

Xác định các giao diện ........................................................................................... 69

3.6.2.

Giao diện chính....................................................................................................... 70

3.6.3.

Một số form chính .................................................................................................. 70

3.6.3.1.

Đăng nhập hệ thống ....................................................................................... 70

3.6.3.2.

Giao diện menu của hệ thống ........................................................................ 71

3.6.3.3.

Giao diện các thao tác nghiệp vụ trong hệ thống ........................................ 72

3.6.3.4.

Giao diện thao tác tìm kiếm trong hệ thống ................................................ 73

3.6.3.5.

Giao diện in báo cáo ....................................................................................... 75

3.6.3.6.

Giao diện sa

3.6.3.7.

Giao diện xuất khẩu dữ liệu ......................................................................... 76

3.6.3.8.

Một số Reports................................................................................................ 77

ưu ............................................................................................ 75

KẾT LUẬN ...................................................................................................................................... 83
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO ....................................................................................... 85


vi

DANH SÁCH CÁC KÝ HIỆU VIẾT TẮT

Ký hiệu viết tắt

Tên đầy đủ

BHXH

Bảo hiểm xã hội

BHYT

Bảo hiểm y tế

BHTN

Bảo hiểm thất nghiệp

KPCD

Kinh phí công đoàn

TNCN

Thu nhập cá nhân


vii

DANH MỤC BẢNG BIỂU VÀ CÁC HÌNH

Hình 2.1: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của công ty ..................................... 31
Hình 2.2: Sơ đồ bộ máy tổ chức kế toán tại công ty ....................................... 31
Hình 2.3: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán nhật ký chung ....... 34
Hình 2.4: Sơ đồ kế toán bằng phần mềm kế toán ........................................... 42
Hình 3.1. Biểu đồ ngữ cảnh ............................................................................ 47
Hình 3.2. Biểu đồ phân rã chức năng .............................................................. 48
Hình 3.3. Ma trận thực thể chức năng ............................................................. 51
Hình 3.4. Biểu đồ luồng dữ liệu mức 0 ........................................................... 52
Hình 3.5. Biểu đồ luồng dữ liệu mức 1 của tiến trình “ Cập nhật thông tin” . 53
Hình 3.6. Biểu đồ luồng dữ liệu mức 1 của tiến trình “ Xử lý lương” ........... 54
Hình 3.7. Biểu đồ luồng dữ liệu của tiến trình “ Báo cáo” ............................. 55

Hình 3.8. Mô hình E-R .................................................................................... 63
Hình 3.9. Mô hình quan hệ.............................................................................. 66


1

PHẦN MỞ ĐẦU

I. Đặt vấn đề
Cùng với sự phát triển vượt bậc của khoa học kỹ thuật, tin học ngày càng
trở thành một lĩnh vực quan trọng, thiết yếu trong thời đại ngày nay. Bất cứ
một lĩnh vực nào trong cuộc sống người ta cũng đều phải ứng dụng tin học để
có thể nâng cao chất lượng các hoạt động. Đặc biệt, đối với các doanh nghiệp,
việc ứng dụng tin học là bắt buộc nếu muốn tồn tại và đứng vững trên thị
trường. Khối lượng công việc đồ sộ của các doanh nghiệp không thể không có
sự trợ giúp của máy tính điện tử. Một máy tính điện tử giúp người ta thực hiện
hàng chục triệu phép tính chỉ trong vòng một giây, giảm thiểu thời gian cũng
như công sức con người bỏ ra nên tiết kiệm chi phí nhân công, lại có thông tin
nhanh chóng, chính xác, kịp thời. Vì vậy, ngày nay bất cứ một doanh nghiệp
nào cũng cần ứng dụng tin học. Xuất phát từ xu thế chung của xã hội, hàng
loạt các phần mềm phục vụ hoạt động sản xuất, kinh doanh, quản trị đã ra đời
và để đáp ứng nhu cầu cấp thiết của các doanh nghiệp hiện nay.
Thực tế cho thấy, từ khi áp dụng các phần mềm tin học, hoạt động quản
lý ngày càng nhẹ nhàng, hiệu quả, chính xác và đem lại thành công lớn cho
rất nhiều doanh nghiệp. Tuy nhiên, để có được một phần mềm phù hợp với
công tác quản lý, phù hợp với hoạt động của mỗi doanh nghiệp lại không phải
là một vấn đề dễ dàng.
Qua việc khảo sát hoạt động tại Công ty Cổ phần và Dịch vụ Phát triển
Công nghệ ALLSTARS, em đã chọn đề tài “Xây dựng phần mềm kế toán
tiền lương tại Công ty Cổ phần và Dịch vụ Phát triển công nghệ

ALLSTARS”.
II. Sự cần thiết của đề tài


2

Phần mềm kế toán tiền lương là một phần mềm vô cùng hữu ích đối với
mọi doanh nghiệp trong điều kiện hiện nay. Nhờ những tiện ích của phần
mềm này mà công việc tính lương, thu nhập cá nhân trở nên đơn giản, chính
xác, linh hoạt, tiết kiệm chi phí, thời gian và nhân lực cho doanh nghiệp đồng
thời nó còn được áp dụng rộng rãi cho các doanh nghiệp khác.
Đối với công ty phần mềm kế toán tiền lương mang lại những chức năng
riêng biệt quan trọng cho doanh nghiệp như: Tính toán lương phải trả cho
nhân viên, công nhân in phiếu thanh toán lương, tính thuế thu nhập cho các
cán bộ công nhân viên. Với hệ thống kế toán tiền lương riêng biệt cho phép
thực hiện khấu trừ các khoản phải trừ vào lương cơ bản và từ đó tính ra tổng
thu nhập mà cán bộ công nhân viên được hưởng để từ đó in báo cáo thuế thu
nhập cá nhân để nộp cho cơ quan thuế.
Hơn nữa đề tài kế toán tiền lương có ý nghĩa thực tiễn rất cao. Xây dựng
phần mềm kế toán tiền lương cho công ty sẽ giúp công ty có thêm một công
cụ quản lý lương hữu hiệu, phần mềm này thực hiện việc tính toán và chi trả
lương cho nhân viên một cách chính xác và nhanh chóng, đồng thời đưa ra
những báo cáo cần thiết về tiền lương sẽ giúp giám đốc công ty có những
quyết định đúng đắn về tiền lương và chế độ đãi ngộ với nhân viên. Mặt khác,
lương là một công cụ vật chất hữu hiệu để khuyến khích nhân viên. Việc công
ty trả lương đúng đắn, khen thưởng kịp thời sẽ tạo động lực mạnh mẽ cho
nhân viên làm việc hăng say và gắn bó hơn với công ty.
III. Mục đích của đề tài
- Được người sử dụng chấp nhận.
- Cung cấp thông tin cho lãnh đạo công ty, đặc biệt là bộ phận kế toán

tiền lương một cách chính xác, kịp thời, đầy đủ.


3

- Tận dụng năng lực tài nguyên (hệ thống máy tính), năng lực con người
nhằm nâng cao hiệu quả công tác quản lý.
- Ngoài ra, thực tập còn là cầu nối giữa lý thuyết và thực tiễn, do đó việc
thực hiện đề tài này ngoài mục đích thực tế giúp cho công ty quản lý tốt hơn
mà đồng thời nó còn có mục đích giúp cho bản thân em có kinh nghiệm và
kiến thức làm việc thực tế. Đó là điều vô cùng quan trọng đối với mỗi sinh
viên trước khi ra trường.
IV. Đối tượng nghiên cứu của đề tài
Hệ thống kế toán tiền lương tại Công ty.
V. Phạm vi nghiên cứu đề tài
Phần mềm chỉ xử lý lương, các khoản trích theo lương và thuế thu nhập
cá nhân của cán bộ nhân viên.
Lên báo cáo liên quan tới tiền lương trong Công ty.
VI. Phương pháp nghiên cứu
- Thu thập thông tin( Phỏng vấn, điều tra, hỏi ý kiến chuyên gia).
- Phương pháp phân tích, thiết kế hệ thống thông tin quản lý.
VII. Kết cấu của đồ án
Đề tài “Xây dựng phần mềm kế toán tiền lương tại Công ty Cổ phần và
Dịch vụ Phát triển Công nghệ ALLSTARS”.
Ngoài lời mở đầu và kết luận, em xin phép được trình bày nội dung đồ
án làm ba chương như sau:
-Chương 1: Lý luận chung về phân tích thiết kế hệ thống thông tin và
công tác kế toán tiền lương.
-Chương 2: Thực trạng hệ thống thông tin kế toán tiền lương tại công ty
Cổ phần và Dịch vụ Phát triển Công nghệ ALLSTARS.

4

-Chương 3: Xây dựng phần mềm kế toán tiền lương tại công ty Cổ phần
và Dịch vụ Phát triển Công nghệ ALLSTARS.
Dưới góc độ của một sinh viên còn thiếu sót về kinh nghiệm và kiến thức
thực tiễn, đồ án của em không thể tránh khỏi những hạn chế. Do vậy, em rất
mong nhận được sự đánh giá và góp ý của các thầy cô Khoa Hệ Thống Thông
Tin Kinh Tế để giúp em hoàn thiện hơn những kiến thức đã được học và có
thể vận dụng vào thực tế.
Em xin chân thành cảm ơn sự hướng dẫn tận tình của thầy Hà Văn Sang
và sự giúp đỡ nhiệt tình của toàn thể nhân viên phòng kế toán tài chính Công
ty Cổ phần và Dịch vụ Phát triển Công nghệ ALLSTARS đã giúp em hoàn
thành đề tài này!


5

CHƯƠNG 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ
THỐNG THÔNG TIN VÀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG
1.1.

KHÁI LUẬN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN

1.1.1. Khái niệm hệ thống thông tin.
HTTT là tập hợp có tổ chức những con người, các thiết bị phần mềm, dữ
liệu, … để thực hiện hoạt động thu nhận, lưu trữ, xử lý, truyền tin trong một
tập hợp các ràng buộc gọi là môi trường.
Như trên đã minh họa, mỗi HTTT đều có 4 bộ phận: bộ phận đưa dữ liệu

vào, bộ phận xử lý, kho dữ liệu và bộ phận đưa thông tin đầu ra. Đầu vào
(Inputs) của HTTT được lấy từ các nguồn (source) và được xử lý bởi hệ thống
sử dụng nó cùng các dữ liệu đã được lưu trữ từ trước. Kết quả chưa xử lý
được chuyển đến các đích (destination) hoặc kho dữ liệu (Store).
1.1.2. Vai trò của hệ thống thông tin
Quản lý có hiệu quả của một tổ chức dựa phần lớn vào chất lượng thông
tin do hệ thống thông tin chính thức sản sinh ra. Dễ thấy rằng từ sự hoạt động
kém chất lượng của một hệ thống thông tin sẽ là nguồn gốc gây ra những hậu
quả nghiêm trọng.
Một hệ thông tin tốt hay xấu được đánh giá thông qua chất lượng
thông tin mà nó cung cấp. Tiêu chuẩn chất lượng như sau:
Độ tin cậy: Thể hiện qua độ chính xác và độ xác thực. Thông tin ít độ tin
cậy sẽ gây cho tổ chức những hậu quả xấu. Các hậu quả đó sẽ kéo theo hàng
loạt các vấn đề khác của tổ chức như uy tín, hình ảnh tổ chức.
Tính đầy đủ: Thể hiện sự bao quát các vấn đề để đáp ứng yêu cầu của
nhà quản lý. Nhà quản lý sử dụng thông tin không đầy đủ có thể dẫn tới các
quyết định hành động không đáp ứng đòi hỏi của tình hình thực tế. Điều này
sẽ gây tổn hại lớn cho tổ chức.


6

Tính thích hợp và dễ hiểu: Một hệ thống thông tin không thích hợp
hoặc khó hiểu do có quá nhiều thông tin không thích ứng với người nhận,
thiếu sự sáng sủa, dùng nhiều từ viết tắt hoặc đa nghĩa, do các phần tử thông
tin bố trí chưa hợp lý. Một HTTT như vậy sẽ dẫn đến hoặc làm hao tổn chi
phí cho việc tạo ra các thông tin không cần thiết hoặc ra các quyết định sai do
thiếu thông tin cần thiết.
Tính được bảo vệ: Thông tin vốn là nguồn lực quý giá của tổ chức. Vì
vậy không thể để cho bất kỳ ai cũng có thể tiếp cận thông tin. Do vậy, thông

tin cần được bảo vệ và chỉ những người có quyền mới được phép tiếp cận
thông tin. Sự thiếu an toàn về thông tin có thể cũng gây thiệt hại lớn cho tổ
chức.
Tính kịp thời: Thông tin có thể là đáng tin cậy, dễ hiểu, thích ứng và
được bảo vệ an toàn nhưng nó sẽ vẫn không có ích gì khi nó không được gửi
tới người sử dụng lúc cần thiết.
Để có được một hệ thống thông tin hoạt động tốt, có hiệu quả cao là một
trong những công việc của bất kỳ nhà quản lý nào. Để giải quyết được vấn đề
đó cần xem xét kỹ cơ sở kỹ thuật cho các hệ thống thông tin, phương pháp
phân tích thiết kế và cài đặt một HTTT.
1.1.3. Phương pháp phát triển một hệ thống thông tin
Thời đại ngày nay là một thời đại của khoa học Công nghệ thông tin
HTTT đóng vai trò rất quan trọng trong đời sống quản lý sản xuất xã hội.
HTTT mới sử dụng cung cấp cho các thành viên của tổ chức những công cụ
hỗ trợ quản lý một cách hữu hiệu nhất. Phát triển một HTTT bao gồm việc
phân tích HTTT đang tồn tại, thiết kế một HTTT mới, thực hiện và tiến hành
cài đặt HTTT mới.
Phương pháp phát triển một HTTT


7

Một phương pháp được định nghĩa như là một tập hợp các bước và các
công cụ cho phép tiến hành một quá trình phát triển hệ thống chặt chẽ nhưng
dễ quản lý hơn. Phương pháp phát triển một HTTT được đề nghị ở đây dựa
vào nguyên tắc cơ bản chung của nhiều phương pháp hiện đại có cấu trúc để
phát triển HTTT. Ba nguyên tắc đó là:
 Nguyên tắc 1: Sử dụng các mô hình. Đó là sử dụng các mô hình
logic, mô hình vật lý trong và mô hình vật lý ngoài.
 Nguyên tắc 2: Chuyển từ cái chung sang cái riêng. Đây là nguyên tắc

của sự đơn giản hóa. Thực tế chứng minh rằng để hiểu tốt một hệ thống trước
hết phải hiểu các mặt chung sau đó mới xem xét các chi tiết.
 Nguyên tắc 3: Chuyển từ mô hình logic sang mô hình vật lý khi thiết
kế, chuyển từ mô hình vật lý sang mô hình logic khi phân tích.
1.2.

QUÁ TRÌNH PHÂN TÍCH MỘT HỆ THỐNG THÔNG TIN

Quá trình phân tích HTTT gồm 4 giai đoạn:


Khảo sát hiện trạng của hệ thống.



Xác định mô hình nghiệp vụ của hệ thống



Phân tích hệ thống và đặc tả yêu cầu



Thiết kế logic và thiết kế vật lý

1.2.1. Khảo sát hiện trạng hệ thống
Trong phần này sẽ trình bày các bước thực hiện quá trình khảo sát các
công cụ được sử dụng để thu thập thông tin. Về nguyên tắc việc khảo sát hệ
thống được chia làm 2 giai đoạn:
Giai đ ạn khả sát sơ bộ: Nhằm hình thành dự án phát triển hệ thống

thông tin.


8

Giai đ ạn khảo sát chi tiết: Nhằm thu thập các thông tin chi tiết của hệ
thống phục vụ phân tích yêu cầu thông tin làm cơ sở cho bước thiết kế sau
này.
Các bước khảo sát thu thập thông tin: Quá trình khảo sát hệ thống cần
trải qua các bước sau:


Tiến hành thu thập thông tin bằng các phương pháp khác nhau.



Củng cố, bổ sung và hoàn thiện kết quả khảo sát.



Tổng hợp kết quả khảo sát.



Hợp thức hóa kết quả khảo sát.

1.2.2. Xác định mô hình nghiệp vụ của hệ thống
Mô hình nghiệp vụ là một mô tả về các chức năng nghiệp vụ của một
tổ chức (hay một miền được nghiên cứu của tổ chức) và những mối quan hệ
bên trong giữa các chức năng đó, cũng như các mối quan hệ của chúng với

môi trường bên ngoài.
Mô hình nghiệp vụ của hệ thống được thể hiện qua các thành phần
sau:


Biểu đồ ngữ cảnh của hệ thống



Biểu đồ phân cấp chức năng



Danh sách các hồ sơ dữ liệu sử dụng



Ma trận thực thể chức năng



Các mô tả chi tiết về mỗi chức năng

1.2.2.1. Biểu đồ ngữ cảnh
Là một cách mô tả hệ thống gồm ba thành phần: Tiến trình hệ thống, các
tác nhân, các luồng dữ liệu.


Tiến trình hệ thống: Mô tả toàn bộ hệ thống.

9

Kí pháp: Là một hình tròn chia làm hai phần: Phần trên ghi số 0, phần
dưới ghi tên hệ thống.

0
TÊN HỆ
THỐNG

Tên hệ thống: cụm động từ có chữ hệ thống.


Các tác nhân: Mô tả các yếu tố môi trường có tương tác với hệ

thống.
Tác nhân phải xác định 3 tiêu chí:
- Tác nhân phải là người, nhóm người, một tổ chức, một bộ phận của
một tổ chức hay một hệ thống thông tin khác.
- Nằm ngoài hệ thống: Không thực hiện chức năng của hệ thống.
- Có tương tác với hệ thống: Gửi dữ liệu vào hệ thống hoặc nhân dữ liệu
từ hệ thống.
Tên gọi: Phải là danh từ chỉ người, nhóm người hoặc tổ chức.
Kí pháp: Hình chữ nhật có tên bên trong.
TÊN TÁC NHÂN



Các luồng dữ liệu: Là các dữ liệu di chuyển từ nơi này sang nơi

khác (từ nơi nguồn sang nơi đích).
Tên gọi: là một danh từ, khi dữ liệu di chuyển thường ở trên vật mang
tin nên thường lấy tên vật mang tin làm tên luồng dữ liệu.
Kí pháp:


10

Nguồn

Tên luồng dữ liệu

Đích

1.2.2.2. Biểu đồ phân cấp chức năng
Biểu đồ phân rã chức năng bao gồm các chức năng và các liên kết.
Chức năng: Mô tả một dãy các hoạt động kết quả là một sản phẩm dịch
vụ thông tin.
Liên kết: Đường gấp khúc hình cây liên kết một chức năng ở trên với
một chức năng con của nó.
CHỨC
NĂNG CHA

Chức năng con

Chức năng con

Chức năng con

Nguyên tắc phân rã chức năng gộp:



Mỗi chức năng con phải thực sự tham gia thực hiện chức năng



Việc thực hiện chức năng con thì đảm bảo thực hiện chức được

cha.

chức năng cha.
1.2.2.3. Ma trận thực thể chức năng.
Các cột: Mỗi cột tương ứng với một hồ sơ dữ liệu.
Các dòng: Mỗi dòng tương ứng với một chức năng.
Các ô: Ghi vào một trong các chữ sau:


R (Read) Nếu chức năng dòng đọc hồ sơ cột.

 U (Update) Nếu chức năng dòng cập nhật hồ sơ cột.


C (Create) Nếu chức năng dòng tạo ra hồ sơ cột.


11

1.2.3. Mô hình hóa quá trình xử lý
Phần này làm rõ yêu cầu bằng cách sử dụng các mô hình và công cụ hình
thức hóa hơn, như các biểu đồ luồng dữ liệu để mô tả các tiến trình xử lý. Đến

đây ta được mô hình khái niệm của hệ thống.
Mô hình hóa tiến trình nghiệp vụ (modeling businees process) là sự biểu
diễn đồ thị các chức năng của quá trình để thu thập, thao tác, lưu trữ và phân
phối dữ liệu giữa các bộ phận trong hệ thống nghiệp vụ cũng như giữa hệ
thống và môi trường của nó.
- Biểu đồ luồng dữ liệu
Một biểu đồ luồng dữ liệu bao gồm: luồng dữ liệu, kho dữ liệu, tiến trình
và tác nhân.
Luồng dữ liệu (data flow): là các dữ liệu di chuyển từ một vị trí này đến
một vị trí khác trong hệ thống trên một vật mang tin nào đó.
Một luồng dữ liệu có thể biểu diễn các dữ liệu trên một vật mang tin
hoặc có thể là kết quả truy vấn nhận được từ một cơ sở dữ liệu truyền trên
mạng hay những dữ liệu cập nhật vào máy tính được thể hiện ra màn hình hay
in ra máy in. Như vậy, luồng dữ liệu có thể bao gồm nhiều mảng dữ liệu riêng
biệt được sinh ra ở cùng một thời gian và di chuyển đến cùng một đích.
Ký pháp
Tên luồng dữ liệu

Tên luồng dữ liệu

Tên luồng dữ liệu phải là một mệnh đề danh từ và phải thể hiện được sự
tổng hợp các phần tử dữ liệu riêng biệt chứa trong đó.
Kho dữ liệu (data store): là các dữ liệu được giữ tại một vị trí. Một kho
dữ liệu có thể biểu diễn các dữ liệu được lưu trữ ở nhiều vị trí không gian
khác nhau.


12

D Tên kho dữ liệu

Tên kho dữ liệu D

D là số hiệu kho dữ liệu. Tên kho dữ liệu phải là một mệnh đề danh từ
Tiến trình (Process): Là một hay một số công việc hoặc hành động có
tác động lên các dữ liệu làm cho chúng di chuyển, thay đổi được lưu trữ hay
phân phối.
Quá trình xử lí dữ liệu trong một hệ thống thường gồm nhiều tiến trình
khác nhau và mỗi tiến trình thực hiện một phần chức năng nghiệp vụ nào đó.
Tiến trình có thể là tiến trình vật lý nếu có chỉ ra con người hay phương tiện
thực thi chức năng đó. Trong trường hợp ngược lại ta có tiến trình logic.
Kí pháp:
N
Tên tiến
trình

n là số hiệu của tiến trình; Tên tiến trình phải là một mệnh đề động từ và
bổ ngữ.
Tác nhân (actor): Tác nhân của một phạm vi hệ thống được nghiên cứu
có thể là một người, một nhóm người, một bộ phận, một tổ chức hay một hệ
thống khác nằm ngoài phạm vi này và có tương tác với nó về mặt thông tin
(nhận hay ghi dữ liệu). Có thể nhận biết tác nhân là nơi xuất phát (nguồn) hay
nơi đến (đích) của dữ liệu từ phạm vi hệ thống được xem xét.
Ký pháp:

Tên tác nhân

Tên tác nhân phải là một danh từ như: “KháchHàng”

13

- Phát triển luồng dữ liệu mức 0.
Đầu vào:
Biểu đồ ngữ cảnh
Biểu đồ phân rã chức năng
Danh sách các hồ sơ dữ liệu sử dụng
Ma trận thực thể chức năng
Mô tả chi tiết chức năng lá
Qui trình: Xuất phát từ biểu đồ ngữ cảnh
Thay thế: Tiến trình hệ thống của biểu đồ ngữ cảnh bằng các tiến trình
con tương ứng với các chức năng mức 1 của biểu đồ phân rã chức năng.
Giữ nguyên: Tác nhân luồng dữ liệu từ biểu đồ ngữ cảnh chuyển sang
biểu đồ mới và đặt lại đầu mút của các luồng dữ liệu vào tiến trình con một
cách thích hợp.
Thêm vào: Các kho dữ liệu được thêm vào mỗi kho tương ứng với một
hồ sơ.
Các luồng dữ liệu từ các tiến trình đến các kho (dựa vào ma trận thực thể
chức năng) và giữa các tiến trình (dựa vào các Mô tả chi tiết chức năng lá).
1.2.4. Thiết kế logic và thiết kế vật lý
Trong bước này cần tìm giải pháp công nghệ cho các yêu cầu đã được
xác định ở bước phân tích. Các công cụ ở đây bao gồm: Mô hình dữ liệu quan
hệ E-R, mô hình luồng dữ liệu hệ thống, các phương pháp đặc tả nội dung xử
lý của mỗi tiến trình, các hướng dẫn thiết kế cụ thể.
1.2.4.1. Thiết ế

gic

Mô hình thực thể mối quan hệ E-R (Entity- Relationship model)

14

Mô hình E-R là mô hình mô tả dữ liệu của thế giới thực, không quan tâm
đến cách thức tổ chức và khai thác dữ liệu mục tiêu chủ yếu là mô tả thế giới
thực đúng như nó tồn tại.
Mô hình E-R gồm 3 thành phần: Thực thể dữ liệu, mối quan hệ giữa các
thực thể, các thuộc tính của thực thể và mối quan hệ.
Ký pháp sử dụng :
Ký hiệu
Thực thể

Tên

Giải thích

Tên thực thể (danh

Thực thể là một
khái niệm để chỉ một

từ)

lớp các đối tượng cụ thể
hay có cùng đặc trưng
chung.
Chỉ các đặc trưng

Thuộc tính tên gọi
Tên thuộc tính

thông thường của một
thực thể.
Thuộctính

Tên thuộc tính

danh

định

Là thuộc tính mà
giá trị của nó cho ta
phân biệt hai bản thể
khác nhau.
Là thuộc tính có

Tên thuộc tính

Thuộc tính lặp

thể nhận nhiều hơn một
giá trị đối với một bản
thể.


15

Mối quan hệ (động
Tên quan

hệ

từ, cụm danh động từ) .

Phản ánh mối quan
hệ vốn có giữa các bản
thể của các thực thể đó.

Các bản số của
,

Tương ứng với 0,

thực thể tham gia mối 1, nhiều.

,

quan hệ.



Các bước phát triển mô hình E-R từ các hồ sơ dữ liệu.

Gồm 4 bước:
Bước 1: Liệt kê, chính xác chọn lọc mục tin.
Liệt kê đầy đủ hoặc mục tin, không liệt kê dữ liệu.
Chính xác hóa: Thêm từ cho mục tin đủ nghĩa, 2 mục tin chỉ cùng một
đối tượng thì cùng tên, 2 mục tin chỉ 2 đối tượng khác nhau thì tên khác nhau.
Chọn lọc: Mỗi mục tin chỉ chọn 1 lần (loại mục tin lặp lại) Loại đi mục
tin không đặc trưng cho cả 2 lớp hồ sơ, loại mục tin có thể suy ra trực tiếp từ

các mục tin đã chọn.
Bước 2: Xác định thực thể, thuộc tính:
Tìm thuộc tính tên gọi: Tên thực thể.
Xác định thuộc tính của nó: Là thuộc tính có mang tên thực thể, không
mang tên thực thể khác và không chứa động từ.
Xác định định danh: Là thuộc tính có tính chất như định nghĩa, hoặc
thêm vào có tính chất như định nghĩa.
Bước 3: Xác định mối quan hệ và thuộc tính của nó:
Xác định mối quan hệ tương tác: Tìm các động từ và trả lời các câu hỏi
của các động từ: Ai ?, Cho ai ?, Cái gì ?, Cho cái gì ?, Ở đâu ?... Và tìm câu


16

trả lời trong các thực thể: Bằng cách nào ?. Khi nào ?, Bao nhiêu ?. Như thế
nào ?...
Xác định mối quan hệ phụ thuộc (sở hữu): Xét từng cặp thực thể và dựa
vào ngữ nghĩa và các thuộc tính còn lại để tìm ra các mối quan hệ phụ thuộc.
Bước 4: Vẽ biểu đồ mô hình.
Vẽ các thực thể: Mỗi thực thể là một hình chữ nhật + Tên
Xét từng quan hệ xem nó có liên quan đến thực thể nào vẽ xen vào các
thực thể đó và nối nó lại với các thực thể.
Bố trí lại biểu đồ cho hợp lí.
Xác định bản số của các thực thể.
Bổ sung các thuộc tính cho các thực thể và các mối quan hệ.


Mô hình quan hệ:

Để tạo ra các dữ liệu trên máy, lưu trữ, khai thác dữ liệu trên máy

người ta tạo ra phần mềm công cụ gọi là Hệ quản trị Cơ sở dữ liệu (database
management system-DBMD). Hệ thống này phải được xây dựng trên mô hình
dữ liệu, mô hình dữ liệu như vậy người ta gọi là mô hình dữ liệu logic hay mô
hình quan hệ.
Mô hình quan hệ gồm 2 thành phần cơ bản : Quan hệ (relation) và các
thuộc tính của quan hệ (attributes)
Quan hệ: quan hệ là một bảng dữ liệu gồm 2 chiều: Các cột có tên là
thuộc tính, các dòng không có tên là các bộ dữ liệu (bản ghi).
Thuộc tính:Thuộc tính của một quan hệ là tên các cột, các giá trị của
thuộc tính thuộc vào một miền xác định.
Các loại thuộc tính:


17

Thuộc tính lặp: là loại thuộc tính mà có giá trị của nó trên số dòng là
khác nhau còn giá trị còn lại của nó ở trên các dòng là như nhau.
Khóa dự tuyển: Là các giá trị xác định duy nhất ở mỗi dòng nếu có
nhiều hơn 1 thuộc tính khi bỏ đi 1 thuộc tính bất kỳ thì giá trị không xác định
duy nhất dòng. Trong các khóa dự tuyển chọn 1 khóa làm khóa chính của
quan hệ gọi là khóa quan hệ.
Các chuẩn cơ bản:
Chuẩn của một quan hệ là các đặc trưng, cấu trúc cho phép chúng ta
nhận biết được các cấu trúc đó.
Chuẩn 1- 1NF: là quan hệ không chứa thuộc tính lặp.
Chuẩn 2-2 NF: một quan hệ là 2 NF nếu đã là 1NF và không chứa
thuộc tính phụ thuộc vào một phần khóa.
Chuẩn 3-3NF: Một quan hệ là 3NF nếu đã là 2NF và không chứa
thuộc tính phụ thuộc bắc cầu vào khóa.
Chuẩn hóa: Chuẩn hóa là 1 quá trình để chuyển 1 quan hệ thành

những quan hệ đơn giản hơn và có thể có chuẩn cao hơn.
Tiến trình chuẩn hóa như sau:
Quan hệ chưa là 1NF: Tách các thuộc tính thành 2 quan hệ
QH1: Gồm các thuộc tính lặp và phần khóa xác định nó.
QH2:Gồm các thuộc tính còn lại và toàn bộ khóa nhưng không chứa
thuộc tính lặp
Quan hệ đã là 1NF nhưng chưa là 2NF: Tách thành 2 quan hệ: có thuộc
tính phụ thuộc vào một phần khóa. Chuẩn hóa bằng cách tách các thuộc tính
phụ thuộc vào một phần khóa để được hai quan hệ:


18

QH1: gồm các thuộc tính phụ thuộc vào một phần khóa và phần khóa
xác định.
QH2: gồm các thuộc tính còn lại và toàn bộ khóa.
Quan hệ là 2NF nhưng chưa là 3NF: Có thuộc tính phụ thuộc bắc cầu
vào khóa chuẩn hóa bằng cách tách thuộc tính phụ thuộc bắc cầu ta được 2
quan hệ:
QH1: gồm các thuộc tính phụ thuộc bắc cầu và thuộc tính cầu.
QH2: gồm các thuộc tính còn lại và thuộc tính cầu.
Thiết kế mô hình quan hệ.
Đầu vào: Mô hình E_R
Mô hình E_R

Biểu diễn thực
thể ->quan hệ

Biểu diễn mối
quan hệ ->

quan hệ

Chuẩn hóa

Vẽ biểu đồ mô

3NF

hình quan hệ

Kết quả
Chuẩn 3NF
Mô hình

Vẽ biểu đồ:
Mối quan hệ biểu diễn bằng HCN có chia làm 2 phần: Phần trên ghi tên
quan hệ, phần dưới ghi tên các thuộc tính khóa (khóa chính #, khóa ngoại
dùng dấu gạch chân)
Nối các cặp quan hệ với nhau nếu quan hệ chứa thuộc tính là khóa
chính của quan hệ kia.
Xác định bản số: