ĐỀ CƯƠNG PHÂN LOẠI KHOA HỌC TÀI LIỆU LƯU TRỮ
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (189.86 KB, 18 trang )
Câu 1. Mỗi quan hệ giữa phân loại khoa học tài liệu lưu trữ với nghiệp vụ lưu trữ ?
-
Nhiều khoa học khác ngoài tài liệu học điều cần thiết phải phân loại khoa học các đối
tượng nghiên cứu trực tiếp. VD: trong sinh học phân loại các giống loài sinh vật, bảo tàng
-
phân loại các hiện vật gốc.
Trong lưu trữ học, phân loại tài liệu có vai trò quan trọng hang đầu trong tổ chức khoa
-
học tài liệu phông lưu trữ quốc gia việt nam.
Phân loại tài liệu liên quan chặt chẽ với nhiều nghiệp vụ liên quan khác nhau như:
XĐGTTL, BSTL, Thống kê TL => tiến hành thuận lợi.
Nếu công tác xác định giá trị tài liệu và bổ sung tài liệu được làm tốt sẽ tạo điều kiện để
phân loại tài liệu được khoa học.
Câu 2. Khái niệm, mục đích, yêu cầu, nguyên tắc của phân loại phông lưu trữ ?
-
Phông lưu trữ là toàn bộ tài liệu lưu trữ được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ
quan, tổ chức, cá nhân.
Mục đích:
+ Tổ chức khoa học tài liệu của phông lưu trữ. Ví dụ phông lưu trữ I, II, III.
+ Tạo thuận lợi cho công tác tra tìm, khai thác sử dụng tài liệu. ví dụ tìm kiếm tài liệu của
-
bộ công thương có thể tìm đầy đủ ở tài liệu lưu trữ quốc gia III.
+ Tạo thuận lợi cho công tác kiểm tra, quản lý nhân sự.
Yêu cầu :
Tính khoa học: sản xuất logic, để đảm bảo, dễ tra tìm; phản ánh nội dung và thành phần
tài liệu; thấy được chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn.
Tính triệt để: đảm bảo việc phân loại, tránh mất mát; tránh Bỏ sót tài liệu
Nguyên tắc :
Quản lý tập trung thống nhất : từ trung ương đến địa phương theo quy định của NN; phản
ánh lịch sử hình thành của quốc gia và cơ cấu tổ chức bộ máy qua trừng thời kỳ lịch sử;
-
đảm bảo không phân tán tài liệu trong phông, xuất sứ và mqh lịch sử.
Nguyên tắc thống nhất: tạo điều kiện thuận lợi cho công tác thu thập, bổ sung tài liệu;
thống nhất với công tác XĐGTTL; tránh mất mát tài liệu, bảo quản tài liệu hết giá trị.
Câu 3. Điều kiện thành lập phông lưu trữ cơ quan ?
-
Đơn vị thành lập phông phải là một cơ quan hoạt động độc lập: có văn bản quy định vè
thành lập, quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, phạm vi hoạt động của cơ quan, có
tài khoản riêng ( ngân sách độc lập ), Đảm bảo cho hoạt động của cơ quan, có tổ chức bộ
-
máy, biên chế riêng, con dấu riêng.
Tài liệu của cơ quan phải có giá trị, cần được bổ sung vào phông lưu trữ quốc gia VN
Tài liệu phải hoàn chỉnh và đối tượng hoàn chỉnh, phản ánh đầy đủ quá trình hoạt động
của đơn vị hình thành phông.
3 điều kiện có mỗi quan hệ chặt chẽ với nhau, phải có cả 3 điều kiện mới có thể thành lập
phông lưu trữ cơ quan.
Câu 4 : Thành phần phông LT ĐCS VN
-
Tài liệu của các tổ chức tiền thân của đảng, các tổ chức thiền thân của các tổ chức chính
-
trị xã hội
Tài liệu của đại hội Đảng toàn quốc và đại hội đảng bộ các cấp: tài liệu của các cấp ủy
-
đảng ,các cơ quan, tổ chức đảng ban cán sự đảng, đảng đoàn của ĐCSVN
Tài liệu của các tổ chức chính trị xã hội
Tài liệu về thân thế sự nghiệp và hoạt động của CT HCM ,các lãnh tụ tiền bối của Đảng
các nhân vật lịch sử, tiêu biểu của đảng, đồng thời là cán bộ lãnh đạo chủ chốt của nhà
-
nước, của các tổ chức chính trị xã hội
Tài liệu về hoạt động của các ĐCS và công nhân, của các tổ chức và phong trào quốc tế
-
của các chiến sỹ cộng sản và nhân vật lịch sử quốc tế có liên quan đến đảng ta
Tài liệu của các chế độ phong kiến thực dân đế quốc xâm lược và các chính quyền tay sai
phản động có liên quan trực tiếp đến hoạt động của đảng ta và các tổ chức đoàn thể cách
mạng
Câu 5 Khái niệm phông lưu trữ ĐCSVN
Khái niệm :Phông lưu trữ quốc gia VN là toàn bộ tài liệu lưu trữ của nước VN không
phụ thuộc vào thời gian hình thành nơi bảo quản chế độ chính trị xã hội kỹ thuật ghi tin
và vật mang tin
Phông lưu trữ QGVN gồm 2 loại: + Phông lưu trữ ĐCSVN, Phông lưu trữ nhà nước VN
Khái niệm : Phông lưu trữ ĐCSVN là một bộ phận quan trọng của phông LT-QGVN
Phông LTĐCSVN là toàn bộ tài liệu lưu trữ được hình thành trong quá trình hoạt động
của các cơ, tổ chức của ĐCSVN tổ chức tiền thân của đảng tổ chức chính trị xã hội, tài
liệu về thân thế sự nghiệp hoạt động của CT-HCM các nhân vật lịch sử tiêu biểu của
đảng đồng thời là cán bộ lãnh đạo chủ chốt của nhà nước của các tổ chức chính trị xã hội.
Câu 6: Khái niệm phông lưu trữ quốc gia việt nam
Vật mang tin: Là những vật chứa đựng thồn tin như sách báo ,…….
Tài liệu: là vật mang tin được hình thành trong quá trình phát triển và hình thành của cơ
quan tổ chức cá nhân
Tài liệu lưu trữ :là tài liệu có giá trị phục vụ haotj động thực tiễn nghiên cứu khoa học
lịch sử để chọn lưu trữ . Tài liệu lưu trữ bao gồm bản gốc bản chính . Trong trường hợp
không ci=òn bản chính , bản gốc thì được thay đổi bằng bản sao hợp pháp
Phông lưu trữ : là toàn bộ tài liệu lưu trữ được hình thành trong qua trình hoạt động của
cơ quan tổ chức hoặc cá nhân
Phông lưu trữ quốc gia việt nam : Là toàn bộ tài liệu lưu trữ được hình thành trong quá
trình hoạt động của Nhà nước không phụ thuộc vào chế độ chính trị xã hội kỹ thuật ghi
tin và vật mang tin
Phông lưu trữ quốc gia VN được chia làm hai loại:
+Phông lưu trữ ĐCSVN
+Phông lưu trữ Nhà nước VN
Câu 7: Đặc điểm của phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam.
Khái niệm: Phông lưu trữ QGVN là toàn bộ tài liệu lưu trữ được hình thành trong quá
trình hoạt động của nhà nước, không phụ thuộc vào chế độ chính trị,xã hội, kỹ thuật nghi
tin và kỹ thuật mang tin.
Đặc điểm:
-
Không có điều kiện thành lập phông.
Không có giới hạn thành lập phông.
Không phụ thuộc vào nơi bảo quản, thời gian hình thành
Không phụ thuộc vào kỹ thuật nghi tin và kỹ thuật mang tin
Gồm 2 loại
+ phông lưu trữ ĐCSVN
+Phông lưu trữ NNVN.
Câu 8: quá trình phân loại tài liệu phông lưu trữ QGVN
Quá trình phân loại tài liệu phông lưu trữ quốc gia vn được tiến hành qua 3 giai đoạn:
+ giai đoạn 1: là giai đoạn phân loại tài liệu phông lưu trữ quốc gia vn để xác định hệ
thống các lưu trữ nhà nước.
+giai đoạn 2: giai đoạn phân loại tài liệu theo các phông lưu trữ trong phạm vi một lưu
trữ nhà nước.
+giai đoạn 3: giai đoạn phân loại tài liệu lưu trữ trong phạm vi 1 phông lưu trữ
Câu 9:phân tích quá trình, phân loại tài liệu giai đoạn 1.
Giai đoạn 1 tài liệu được phân loại căn cứ vào những đặc trưng thời kì lịch sử, ý nghĩa
toàn quốc và ý nghĩa địa phương, đặc trưng lãnh thổ hành chính, đặc trưng ngành hoạt
động, đặc trưng kỹ thuật và phương pháp chế tác
1
Đặc trưng thời kỳ lịch sử.
Theo mác – lenin thời kì lịch sử là quãng thời gian được đánh dấu bằng bước quặt lịch sử
của một quốc gia, một dân tộc, hoặc của một thế giới, thường tương ứng với một hình
thái kinh tế xã hội.
Ví dụ: cm tháng 8 là phân lỳ ls cận đại và ls hiện đại vn , tài liệu hình thành trước cmt8
và tài liệu hình thành sau cm t8.
2
Đặc trưng ý nghĩa toàn quốc và ý nghĩa địa phương của tài liệu.a
+ đặc trưng ý nghĩa toàn quốc: tài liệu được hình thành ở các cơ quan nhà nươc và các
đoàn thể tw như chính phủ, cơ quan quốc hội các bộ, cơ quan ngang bộ …. Đây là những
cơ quan có chức năng nhiệm vụ quyền hạn bao quát cả quốc gia thì tài liệu hình thành
trong quá trình hoạt động sẽ mang ý nghĩa toàn quốc.
Ví dụ tài liệu hình thành trong quá trình sống và hoạt động của ct hồ chí minh
+ đặc trưng ý nghĩa địa phương: những taì liệu của các cơ quan đoàn thể cấp kỳ, liên khu,
các cơ quan toàn thế tỉn, các cơ quan đoàn thể xã thị trấn,…. Tài liệu ở địa phương có
mức đọ hẹp nên mang ý nghĩa địa phương
Ví dụ: trung tâm lưu trữ quốc gia 3 lưu giữa tài liệu của các cơ quan cấp bộ sau năm 1945
từ quảng bình trở ra- tài liệu này mang ý nghĩa địa phương vì sẽ là nguồn nộp lưu vào
trung tâm lưu trữ tỉnh thành phố
3
Đặc trưng lãnh thổ hành chính
Lãnh thổ hành chính là đơn vị thành lập chính quyền địa phương các cấp để thực hiện
quản lý nc theo lãnh thổ. Lãnh thổ hành chính manh tính chất giai cấp và lịch sử chúng có
thể xóa bỏ mở rộng hay thu hẹp tùy vào chức năng nhiệm vụ và quyền hạn của nhà nước
trong từng thời kì và giai đoạn lịch sử.
Hệ thống tổ chức hành chính nước ta gồm: tỉnh, thành phố, thành phố trực thuộc tỉnh,
xã thị trán trực thuộc huyện.
4
Đặc trưng ngành hoạt động
Ngành hoạt động là lĩnh vực hoạt động của nhà nước và xã hội như kt- vh, giáo dục ,
quốc phòng, an ninh, ngoại giao….trong đó ngành quốc phòng ,an ninh, ngoại giao tạo
nên các lưu trữ ngành: LT ngoại giao.LT công an. LT quốc phòng.
Tài liệu kho lưu truưc tổ chức theo ngành phản ánh một cách đầy đủ và có hệ thống hoạt
động của các ngành đó.
5
Đặc trưng kyc thuật và đặc trưng chế tác
Bên cạnh những tài liệu hành chính còn có các tài liệu về khoa học tài liệu phim ảnh,
phim điện ảnh tài liệu nghi âm, các loại này chiếm số lượng đáng kể và ngày càng gia
tăng về số lượng, phong phú về nội dung theo đà phát triển của kỹ thuật.chúng được làm
ra bằng kỹ thuật và phương pháp riêng, phản ánh các sự kiện, hiện tượng xh và tự nhiên
bằng những hình thức tài liệu thành văn => việc bảo quản và sử dựng phải có những điều
kiện máy móc, thiết bị thích hợp
6
Một số yếu tố khác cần xem xét khi xác định mạng lưới hệ thông các kho lưu trữ.
+ khối lượng tài liệu
+điều kiện sử dụng tài liệu.
Câu 10: Trình bày những hiểu biết về Phông lưu trữ gia đình, dòng họ?
Phông lưu trữ gia đình, dòng họạt là toàn bộ tài liệu hình thành trong quá trình
sống và hoạt động của một gia đình, dòng họ hoặc tài liệu hình thành trong quá trình hoạt
động của nhiều cá nhân tiêu biểu trong một gia đình, dòng họ.
Phông lưu trữ gia đình, dòng họ phản ánh quá trình sống và hoạt động của một
gia đình, một dòng họ hoặc nhiều cá nhân tiêu biểu trong một cá nhân, gia đình, dòng họ.
Vì vậy, thàn phần tài liệu trong phông lưu trữ gia đình, dòng họ rất đa dạng và phức tạp.
Do đó việc xây dựng và lựa chọn phương án phân loại cho loại hình phông lưu trữ này là
rất khó khăn và phức tạp.
- Phông gia đình: tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của gia đình.
- Phông dòng họ: tài liệu hình thành trong quá trình tồn tại của cả gia đình trong một số
thế hệ.
Phông lưu trữ gia đình và dòng họ khác nhau ở chỗ, phông gia đình gồm tài liệu
của không quá 3 thế hệ, phông dòng họ bảo quản tài liệu không ít hơn 4 thế hệ.
Câu 11: Trình bày những hiểu biết về phông lưu trữ gia đình dòng họ?
Phông lưu trữ cá nhân là toàn bộ tài liệu hình thành trong quá trình sống và lao
động của một cá nhân tiêu biểu được lựa chọn và bảo quản ở một lưu trữ nhất định
Phông lưu trữ cá nhân được bắt nguồn từ khi người ra và kết thúc khi người đó
qua đời.
Phông lưu trữ cá nhân bao gồm nhiều nhóm tài liệu phong phú đa dạng, từ tài liệu
về lịch sử đấn các tài liệu phản ánh quá trình học tập và làm việc , những tài liệu thư từ
trao đổi tài liệu của người khác viết về người đó.Trong đó có nhiều tài liệu khác nhau
như: tài liệu hành chính, tài liệu nghiên cứu khoa học kỹ thuật, tài liệu chuyên môn, tài
liệu phim ảnh, ghi âm,...
Người được lập phông cá nhân là cá nhà hoạt động nhà nước chính trị, xã hội, các
nhà khoa học kỹ thuật, nhà văn, nhà thơ, nhà sáng chế và những người đi đầu trong sản
xuất XHCN và của những người kết quả cuộc sống và hoạt động của họ hình thành các
tài liệu quý hiếm. Mỗi một phông cá nhân là một tập hợp độc lập những tài liệu hình
thành trong cuộc đời và sự nghiệp của cá nhân đó.
Xác định giới hạn phông cá nhân trước hết cần lưu ý xác định độ dài cuộc sống và
hoạt động của cá nhân được thành lập phông. Tuy nhiên, có những phông cá nhân có giới
hạn dài hơn cuộc sống của cá nhân được thành lập phông. Trong thành phần của phông
cá nhân, trong 1 số trường hợp có cả tài liệu được hình thành sau khi cá nhân ấy đã qua
đời: tài liệu tang lễ, các bài báo, hồi ký về cá nhân đó, tài liệu về tổ chức lễ kỷ niệm và
xuất bản các tác phẩm của cá nhân đó. Trong thành phần phông cá nhân, ngoài những tài
liệu lưu trữ cá nhân của người được thành lập phông (tài liệu riêng tư, bản thảo, thư từ,
v.v…) có thể có cả những tài liệu của những người than gần gũi của cá nhân đó (bố, mẹ,
vợ hoặc chồng, anh chị em và con cái, v.v…) nếu như những tài liệu này có ý nghĩa đối
với cá nhân đó, hoặc những tài liệu này có giá trị về mặt khoa học và các giá trị khác.
Nếu như những người thân của cá nhân được thành lập phông cũng là những
người hoạt động nổi tiếng và tài liệu của họ có với khối lượng lớn thì tập hợp các tài liệu
của các cá nhân này không gọi là phông cá nhân nữa mà là phông gia đình.
Cần lưu ý trong thành phần phông lưu trữ cá nhân không cần các loại tài liệu chính
thức có liên quan đến hoạt động của cơ quan, nơi cá nhân đó công tác, các tài liệu này
thuộc phông lưu trữ cơ quan
Có thể dựa vào 1 số tiêu chuẩn để đánh giá tài liệu phông cá nhân:
- Ý nghĩa cá nhân trong sự phát triển của cá lĩnh vực khoa học, chính trị, văn hóa, và các
lĩnh vực khác nhau của xã hội
- Vai trò của cá nhân như một thành viên hay 1 người đứng đầu 1 tổ chức như 1 chứng cứ
lịch sử
- Ý nghĩa của giai đoạn lịch sử mà cá nhân đó đã sống và hoạt động
- Ý nghĩa của cơ quan, tổ chức mà cá nhân đó làm việc
- Quan hệ dòng họ và gia đinh của cá nhân đó.
Sơ bộ bước đầu có thể đề xuất hệ thống hóa tài liệu trong phông cá nhân theo từng
nhóm như sau:
1. Tài liệu về tiểu sử
2. Tài liệu về hoạt động chuyên môn
3. Tài liệu về hoạt động trong các lĩnh vực xã hội khác: đoàn thể, tổ chức xã hội, câu lạc
bộ,…
5. Thư từ trao đổi giữa cá nhân với các cơ quan và các cá nhân khác bao gồm thư gửi đi
và thư nhận lại
6. Tài liệu về tài sản: các giấy chứng nhận quyền sở hữu, hóa đơn, chứng từ về mua bán
tài sản hoặc tài liệu có liên quan đến cá nhân đó về tài sản
7. Tài liệu tạo hình: ảnh chụp, ký họa, tranh vẽ về cá nhân.
Câu 12: Trình bày những hiểu biết về Phông lưu trữ liên hợp?
Phông lưu trữ liên hợp là khối tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của hai
hoặc nhiều đơn vị hình thành phông mà giữa chúng có mối liên hệ lịch sử hoặc logic
được đưa vaò bảo quản ở kho lưu trữ.
Mối liên hệ giữa các cơ quan được hình thành có thể là do cùng chức năng, cùng
cơ quan chủ quản, cùng địa bàn hoạt động, hoặc cùng kế thừa một nhiệm vụ nào đó...
Việc lập phông lưu trữ liên hợp thường chỉ được thực hiện với những đơn vị hình
do tài liệu bị phân tán hoặc bảo quản không tốt.
Tác dụng của việc thành lập phông lưu trữ liên hợp: loại bỏ những khối tài liệu có
nội dụng thông tin trùng lặp, giảm nhẹ khối lượng công tác chỉnh lý, thống kê tài liệu,
đơn giản hệ thống công cụ tra cứu khoa học.
Câu 13: trong giai đoạn 3 của quy trình phân lọai tài liệu phông lưu trữ QGVN, để
xác định được các đặc trưng phân loại cân phải nghiên cứu những nội dung gì?
Như chúng ta đã biết phân laoij tài liệu phông LTQG là dựa trên cơ sở lý luận chung của
LT học và đặc điểm cụ thể của tài liệu mà tiến hành phân loại chúng thành các nhóm tài
liệu thích hợp trên cơ sở đó tổ chức khoa học tài liệu nhằm mục đích bảo quản và phục
vụ khai thác, sử dụng tài liệu chính xác và thuận lợi.
Phân loại tài liệu phông LT được tiến hành theo 3 giai đoạn:
-giai đoạn 1: là giai đoạn phân loại tài liệu phông LTQGVN để xác định hệ thống các
LTNN
- giai đoạn 2: giai đoạn phân loại tài liệu theo các phông LT trong phạm vi nhà nước
- giai đoạn phân loại tài liệu lưu trữ trong phạm vi một phông LT.
Phông LT là toàn bộ tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của một cơ quan hoặc
cá nhân có ý nghĩa chính trị, khoa học, lịch sử và các ý nghĩa khác được đưa vào bảo
quản trong một kho LT nhất định.
Để phân loại tài liệu trong các kho LT thành các phông LT chúng ta cần đi sâu tìm hiểu
về các loại phông LT. Hiện nay ở nước ta có 4 loại phông LT, đó là: phông LTCQ, phông
LT cá nhân, phông LT liên hợp và các sưu tập lưu trữ. Trong 4 loại phông LT cần xác
định rõ điều kiện thành lập phông lưu trữ và xác định giớ hạn phông LT .
Câu 14: Tổ chức LTNN ở trung ương gồm những cơ quan nào? Phân tích chức năng
nhiệm vụ của từng nhóm cơ quan?
Tổ chức hệ thống LT nhà nước gồm những cơ quan:
-
Cục văn thư lưu trữ nhà nước: là cơ quan thuộc BNV thực hiện chức năng tham
mưu, giúp bộ trưởng BNV quản lý nhà nước về VTLT trong phạm vi cả nước.
Quản lý tài liệu LT quốc gia và thực hiện các dịch vụ công theo quy định của
pháp luật. Cục VTLT NN có tư cách pháp nhân con dấu hình quốc huy có tài
khoản riêng theo quy định của pháp luật, trụ sở làm việc tại thành phố HN.
Về cơ cấu tổ chức cục VTLT NN có 7 tổ chức: phòng nghiên cứu VTLT TW,
phòng nghiệp vụ VTLT địa phương, phòng hợp tác quốc tế, phòng kế hoạch tài
chính, phòng tổ chức cán bộ. có 10 tổ chức sự nghiệp trực thuộc, gồm 4 trung tâm
-
LTQG và 6 đơn vị sự nghiệp khác.
Các trung tâm LT quốc gia : là tổ chức sự nghiệp thuộc cục VTLTNN có chức
năng thu thập, sưu tầm, chỉnh lý, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu, tài liệu hình
thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân, gia đình dòng họ
tiêu biểu của VN trên địa bàn được phân công theo quy định của pháp luật vầ quy
-
định của cục VTLTNN.
các đơn vị sự nghiệp trực thuộc VTLTNN: Gồm trung tâm bảo hiểm tài liệu
LTQG, trung tâm khao học công nghệ VTLT, trung tâm tin học, trung tâm tu bổ-
-
phục chế VTLT, trường trung cấp VTLTTW, tạp chí VTLT ở VN/
Các phòng VTLT thuộc văn phòng bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc chính
phủ: có chức năng tham mưu cho bộ trưởng, thủ trưởng cơ quan ngang bộ, thủ
trưởng cơ quan trực thuộc chính phủ bổ nhiệm theo đề nghị của tránh văn phòng
bộ. Biên chế theo bộ trưởng, thủ truongr cơ quan ngang bộ, thủ truongr cơ quan
thuộc chính phủ quyết định trong tổng số biên chế hành chính và sự nghiệp của
văn phòng bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc chính phủ để đảm bảo hoàn thành
nhiệm vụ được quy định.
Câu 15: Tổ chức LTNN ở địa phương gồm những cơ quan nào? Phân tích chức năng
nhiệm vụ của từng nhóm cơ quan?
-
Tổ chức VTLT cấp tỉnh , chi cục VTLT:
+ chi cục VTLT là tổ chức trực thuộc sở nội vụ có chức năng giúp giám đốc sở nội vụ
tham mưu cho UBND tỉnh, TP trực thuộc TW quản lý nhà nước về VTLT của tỉnh và
trực tiếp quản lý tài liệu LT lịch sử của tỉnh theo quy định của pháp luật.
+ lãnh đạo chi cục có chi cục trưởng và không quá 2 phó chi cục trưởng chi cục
VTLT chị trách nhiệm trước giám đốc SNV và trước pháp luật về lĩnh vực công tác
được phân công. Việc bổ nhiễm, miễn nhiệm cách chức chi cục truongr, phó chi cục
truongr được thực hiện theo quy định của pháp luật và phân cấp của UBND tỉnh.
+ tổ chúc thuộc chi cục có các phòng chuyên môn, nghiệp vụ để quản lý và tổ chức
thực hiện các nhiệm vụ được giao. Căn cứ vào khối lượng công việc, tổ chức đặc
điểm cưa công tác VTLT tại địa phương, giám đốc SNV trình chủ tịch UBND cấp
tỉnh quyế định cụ thể về số lượng và tên gọi các phòng chuyên môn của chi cục theo
các lĩnh vực công tác sau: quản lý VTLT, kho LT chuyên dụng và công tác tổ chức
tổng hợp.
+ biên chế của chi cực VTLT do UBND tỉnh quyết định trong tổng số biên chế hành
chính và sự nghiệp của SNV.
-
Tổ chức VTLT cấp huyện:
+ phòng nội vụ bố trí công chức chuyên trách giúp trưởng phòng nội vụ thực hiện
chức năng tham mưu cho UBND cấp huyện quản lý nhà nước về VTLT của cấp
huyện
+ biên chế công chức chuyên trách làm VTLT do phòng nội vụ bố trí trong biên chế
đc giao.
+ công chức chuyên trách làm VTLT tại phòng nội vụ phải có đủ tiêu chuẩn nghiệp
vụ của ngạch công chức VTLT theo quy định của pháp luật.
-
Văn thư lưu trữ cấp xã: tại UBND xã phường, thị trấn bố trí công chức kiêm
nhiệm làm VTLT, người làm VTLT phải có đủ tiêu chuẩn nghiệp vujtheo quy
định của pháp luật và thực hiện nhiệm vụ theo hướng dẫn chuyên môn của SNV.
-
VTLT cơ quan nhà nước khác: Các cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh,
huyện, các dươn vị sự nghiệp nhà nước và các tổ chức kinh tế nhà nước trực thuộc
tỉnh, cấp huyện.
Câu 16. Trình bày đặc trưng ý nghĩa toàn quốc của tài liệu.
•
-
Những nội dung cần tiến hành xác định:
Xác định giới hạn phông lưu tức là xác dịnh thành phần lưu trữ của một phông lưu
trữ cụ thể.
1. Xác định thành phần tài liệu.
- Việc thay đổi thành phần tài liệu là do thự thay đổi địa giới hành chính, xác nhập
-
và chia tách cơ quan khiến cho phông lưu trữ thay đổi về thành phần lưu trữ
Cũng có những trường hợp, tuy địa giới hành chính thay đổi và những hoạt động
của cơ quan có những biến động, nhưng không làm ảnh hưởng tới giới hạn của
phông lưu trữ.
+ Phạm vi hoạt động của cơ quan dc mở rộn, nhưng chức năng nhiệm vụ vẫn như
cũ.
+ Hoạt động của cơ quan bị gián đoạn, nhưng chức năng nhiệm vụ chủ yếu không
thay đổi
2. Xác định nội dung tài liệu
- Sự thay đổi về nhiệm vụ và quyền hạn của cơ quan đã làm thay đổi ý nghĩa và vị
trí của cơ quan đó trong hệ thống chung của bộ máy nhà nước. Trong trường hợp
này sẽ hình thành phông lưu trữ mới hoặc thay đổi nội dung lưu trữ.
3. Xác dịnh giới hạn thời gian lưu trữ.
- Khi xác định giới hạn phông lưu trữ, phải căn cứ vào thời gian bắt đầu và kết thúc
-
hoạt động của đơn vị hình thành phông.
Nói chung thời gian bắt đầu hoạt động của một cơ quan đồng thời cũng là thời
gian bắt đầu ht LT của cơ quan đó. Khi cơ quan chấn dứt hoạt động thì đó cũng là
giới hạn thời gian kết thúc của nó. Sự bắt đầu và kết thúc của một cơ quan thường
-
dc thể hiện bằng pháp quy.
Để xác định thời gian của phông lưu trữ cần phải nghiên cứu những yếu tố ảnh
hưởng đến hoạt động của dịch vụ hình thành phông. Yếu tố quan trọng nhất là sự
thay đổi về chế dộ chính trị trong trường hợp này những cơ quan thuộc bộ máy
nhà nước cũng sẽ dc xóa bỏ, nhà nước của chế độ mới ra đời, làm xuất hiện hàng
-
loạt cơ quan mới, tạo nên một đơn vị hình thành phông mới .
Có thể thấy, việc xác định phông lưu trữ là nội dung chủ yếu trong phân loại khoa
học tài liệu lưu trữ ở các kho lưu trữ. Đối với những đơn vị hình thành plt chưa kết
thúc hoạt động thì công viecj này sẽ diễn ra trong quá trình lâu dài, đến khi đơn vị
hình thành phông ngừng hoạt động và tài liệu của nó dc giao nộp đầy đủ vào kho
-
lưu trữ mới chấm dứt.
Câu 17. Đặc trưng ý nghĩa toàn quốc của tài liệu.
Tài liệu phông lưu trữ quốc gia VN được chia làm hai loại. tài liệu có ý nghĩa toàn
quốc và tài liệu có ý nghĩa địa phương, cơ sở để phân chia loại tl theo hai ý nghĩa
trên là nội dung tài liệu và chức năng, nhiệm vụ và cơ quan đã hình thành ra
-
chúng.
Tài liệu có ý nghĩa toàn quốc là tài liệu đa phần dc hình thành ở cơ quan nhà nước
và các đoàn thể xã hội TW như cp, cq hốc hội các bộ và các cơ quan ngang bộ, cơ
quan trực thuộc chính phủ, xí nghiệp trực thuộc bộ, tổng công đoàn, trung ương
hội liên hiệp phụ nữ… đây là những cơ quan có chức năng, nhiệm vụ và quyền
-
hạn bao quát cả QG thì tài liệu hình thành sẽ có ý nghĩa toàn quốc.
Tài liệu có ý nghĩa toàn quốc gồm cả tài liệu hoạt động trong quá trình sống và
hoạt động cẩ các nhà chính trị văn hóa, khkt… nổi tiếng và pvi ảnh hưởng của họ
-
có tính chất rộng rãi, vượt khỏi giới hạn của một Đp.
Có những tài liệu tuy phản ánh các sự kiện xảy ra ở địa phương và liên quan đến
địa phương đó nhưng bản thân của sự kiện này lại có ý nghĩa to lớn vượt ra ngoài
phạm vi của một Đp thì những tài liệu đó thuộc về khối tài liệu có ý nghĩa toàn
-
quốc.
Ngoài ra tài liệu có ý nghĩa toàn quốc còn có thể bao gồm tài liệu của một cơ quan
mang tính chất khu vực nhưng nội dung của cúng mang ý nghĩa lớn được sử dụng
-
cho yêu cầu nc về nhiều mặt trong phạm vi toàn quốc.
Câu 18.Trình bày đặc trưng ý nghĩa địa phương của từng tài liệu.
Tài liệu mang ý nghĩa địa phương là những tài lieuj của các cơ quan đoàn thể cấp
kỳ liên khu và các cơ quan đoàn thể tỉnh, các cơ quan đoàn thể xã, thị trấn. như
vậy tài liệu mang ý nghĩa địa phương có mức độ rộng hẹp khác nhau phụ thuộc
vào chức năng, nhiệm vụ và các quyền hạn của các cơ quan httl.
-
Những cơ quan mà nhiệm vụ quyền hạn chỉ giới hạn trong phạm vi từng đon vị
-
hành chính nhất định mang ý nghĩa địa phương.
Khối tài liệu mang ý nghĩa dịa phương còn có cả tài liệu hình thành sống và hoạt
động của các nhà hoạt động chính trị, xã hội và các lĩnh vực khác nếu những tài
-
liệu đó có ý nghĩa địa phương.
Căn cứ vào những đặc trưng này, sẽ hình thành các kho lưu trữ trung ương tập
trung bảo quản khối tài liệu có ý nghĩa toàn quốc và kho lưu trữ tỉnh thành bảo
quản khối tài liệu có ý nghĩa địa phương. Những tài liệu có ý nghĩa toàn quốc sẽ là
nguồn nộp lưu trữ quốc gia.
Nếu kết hợp hai đặc trưng này sẽ thành lập dc 4 trung tâm lưu trữ quốc gia
Câu 19: Trình bày đặc trưng lãnh thổ hành chính của tài liệu ?
-
Lãnh thổ hành chính là đơn vị thành lập chính quyền địa phương các cấp để thực
-
hiện quản lý nhà nước theo lãnh thổ.
Lãnh thổ hành chính mang tính giai cấp & lịch sử, chúng có thể xóa bỏ, mở rộng
hoặc thu hợp tùy thuộc chức năng, nhiệm vụ quyền hạn của nhà nước trong từng
-
thời kỳ và từng giai đoạn lịch sử.
Đơn vụ tổ chức hành chính nước ta gồm có : tỉnh, thành phố trực thuộc tỉnh, xã,
-
thị trấn trực thuộc huyện.
Các tài liệu hình thành phản ánh tình hình kinh tế, chính trị, xã hội và các mặt
-
khác của tỉnh , thành phố or đặc khu,…
Căn cứ vào đặc trưng lãnh thổ hành chính để hình thành nên kho lưu trữ tỉnh,
-
thành phố, đặc khu và kho lưu trữ huyện, thị xã, thành phố thuộc tỉnh.
Khi phân loại phông lưu trưc quốc gia theo đặc trưng này cần chú ý tới một số đặc
điểm là tổ chức hành chính ở nước ta trong thời gian qua thường thay đổi, phổ
biến là giải thể các cấp, khu vực,tách & sáng lập tỉnh huyện xã.
Tài liệu này sẽ được đưa vào bảo quản ở kho lưu trữ thuộc đơn vị hành chính
-
mới mà khối tài liệu nàu liên quan chặt chẽ nhất.
Tài liệu của các khu, lien khu đã giải thể cũng là những tài liệu mang ý nghĩa địa
phương lien quan tới một số tỉnh nhất định nên đưa vào bảo quản trong kho lưu trữ
tỉnh mà trước đây các cơ quan,khu, liên khu, nếu thuận lợi cho việc bảo quản và sử
dụng chúng.
-
Nếu kết hợp đặc trưng ý nghĩa toàn quốc & ý nghĩa địa phương của tài liệu với
những đặc trưng lãnh thổ hành chính sẽ được thành lập 63 trung tâm lưu trữ tỉnh.
Câu 20: Trình bày đặc trưng ngành hoạt động của tài lệu?
-
Ngành hoạt động là những lĩnh vực hoạt động của nhà nước và xã hội như KT,
VH, quốc phòng, gnoaij giao,… Trong ngành hoạt động này có một số ngành hoạt
động đặc biệt là quốc phòng, an ninh, ngoại giao, và tạo ra các lưu trữ ngành: LT
-
ngoại giao, Lt công an, LT quốc phòng.
Vận dụng đặc trưng ngành hoạt động sẽ tạo nên các kho lưu trữ tập trung bảo quản
-
tài liệu của hệ thống cơ quan thuộc một ngành nhất định.
Tl của kho LT theo ngành hoạt động sẽ phản ánh một cách đầy đủ và có hệ thống
về hoạt động của ngành đó. Loại hình kho lưu trữ này được thành lập đối với
những ngành hoạt động mà tìa liệu hình thành, nếu tổ chức theo ngành thì sử dụng
được hiệu quả và toàn diện cao hơn .
VD: Ở Việt Nam hiện này đã hình thành một số kho Lt theo ngành như: Kho LT
TL ngoại giao ( bộ ngoại giao,), Kho LT tài liệu quân đội (Bộ Quốc phòng), Kho
-
LTTL công an (Bộ công an).
Theo quy định mới nhất gần đây Tl được lưu trữ chuyên ngành sau 30 năm sẽ
được đưa vào trung tâm lưu trưc Quốc gia (trên thực tế hoạt độngt hì chưa có vb
quy định)
VD: Trong lĩnh vực kinh tế có kho lưu trữ đầu khí, than,…mặc dù chưa có văn
bản công nhận nhưng nó vẫn hoạt động như một lưu trữ chuyên ngành.
Câu 21: Trình bày đặc trưng Kỹ thuật & phương pháp chế tác của tài lệu?
-
Trong thành phần phông lưu trữ quốc gia Việt Nam, bên cạnh tài liệu hành chính
là loại tài liệu có khối lượng lớn nhất và phổ biến nhất trong các cơ quan đoàn thể,
còn tài liệu có khoa học kỹ thuật, tài liệu phim ảnh ,…..Các loại tl này chiếm một
khối lượng lớn và ngày một gia tang về khối lượng phong phú, phong phú về nội
-
dung theo đà phát triển của khoa học kỹ thuật.
Chúng được làm ra bằng kỹ thuật và phương pháp riêng, phản ánh các sự kiện
hiện tượng xã hội, bằng những hình thưc, tài liệu khác với tài liệu hành văn.
-
Việc bảo quản tài liệu và sử dụng chúng đòi hỏi phải có những thiết bị máy móc,
thiết bị thích hợp. Chính vì thế có thể căn cứ vào đặc trưng kỹ thuật và phương
-
ohaos làm ra taì liệu mà tách chúng ra khỏi tl hành chính để lập kho lt riêng.
VD: kho LTTL phim ảnh, ghi âm, kho LTTL khoa học kỹ thuật.
Những tài liệu có kỹ thuật và phương pháp chế tác khác, có tính chất lý hóa khác
cho nên kỹ thuật bảo quản và hình thức khai thác nó khác. Cần kết hợp với đặc
trưng ngành hoạt động để tạo nên các kho lưu trữ kỹ thuật – công nghiệp (mang
tính chất chuyên ngành , mang tính kỹ thuật).
Câu 22: Vì sao phương án phân loại mặt hoạt động - thời gian và thời gian - mặt hoạt
động ít được sử dụng trong thực tế ?
-
Vì:
1 Phân loại theo mặt hoạt động – thời gian :
Phương án này không phản ánh rõ về cơ cấu tổ chức c ủa cơ quan, đơn vị.
Phương án phân loại này bị phụ thuộc vào ngành hoạt động của cơ quan; vì vậy
nếu ngành hoạt động (chức năng, nhiệm vụ) của cơ quan có sự thay đổi thì sẽ gây
-
nên sự cố xáo trộn, khó khan cho quá trình phân loại.
Có nhiều tài liệu liên quan tới nhiều ngành hoạt động vì vậy khó khan trong việc
-
phân loại tài liệu vào từng ngành.
2 Phân loại theo thời gian – mặt hoạt động
Phương án này không phản ánh được tổ chức của đơn vị hình thành phông do đó
-
nó ít được vận dụng trong thực tế ở các cơ quan.
Phân loại theo phương án này sao cho hợp lý, phản ánh đúng thực tiễn hoạt động
của đơn vị hình thành phông là vấn đề không hề đơn giản, dễ gây ra tình trạng
-
phân chia các ngành hoạt động một cách tùy tiện, không khao học.
Phương án này thường áp dụng để ohaan loại tài liệu của những đơn vị hình thành
-
phông có cơ cấu tổ chức thau đổi, đang hoạt động thực tế.
Phương án thời gian – mặt hoạt động cũng được áp dụng cho các phông lưu trữ có
đặc điểm giống như khi áp dụng phương án nhành hoạt động – thời gian, nhưng
điều đó khác biệt so với phương án đó là những đơn vị hình thành phông trong quá
-
trình hoạt động.
Các kiểu phương án phấn loại theo ngành họat động ít được vận dụng trong thực
tế.
Câu 23: Khi tiến hành phân loại cho một cơ quan đã ngừng hoạt động, cán bộ làm
công tác phân loại lựa chọn phân loại cơ cấu thời gian thì có hợp lý không? Giải
thích.
-
Khi tiến hành phân loại cho một cơ quan đã ngừng hoạt động, cán bộ làm công tác
-
phân loại lựa chọn phân loại cơ cấu thời gian thì có hợp lý
Vì : + Theo phương án này thì tài liệu sẽ dk chia làm các nhóm cơ bản theo các
nhóm tổ chức, đơn vị hình thành phông, sau đó nó lại được chia theo đặc trung
thời gian . Thời gian tính theo năm hoặc theo giai đoạn. Ngoài rat l có thể chia
-
nhỏ hơn.
Thể hiện một cách rõ nét về mặt logic và lịch sử nội dung của tài liệu lưu trữ.
Phản ánh được mối quan hệ hình thành trong hoạt động của cơ quan tổ chức đó.
Phương án này thường được áp dụng với đơn vị hình thành phông có cơ cấu tổ
chức ổn định ít thay dodirr. Thông thường áp dụng với những đơn vị hình thành
phông đã kết thúc hoạt động ;
Cơ quan ngừng hoạt động cơ cấu tổ chức bộ máy cũ ổn định phù hợp áp dụng
phương pháp này.
Câu 24: Khi tiến hành phân loại TL cho một cơ quan mà cơ cấu tổ chức thường
xuyên thay đổi cán bộ làm công tác phân loại lựa chọn phương pháp phân loại thời
gian – cơ cấu tổ chức thì có hộ lý không? Giải thích?
Có hợp lý
Vì:
-
Tài liệu phông sẽ được phân loại theo thời gian sau đó mới phân loại theo cơ cấu
-
tổ chức.
Đây là phương án phân loại đơn giản , dễ phân loại.
TL phông lưu trữ theo phương án này phản ánh lich sử hoạt động của đơn vị hình
-
thành phông nói chung , từng đơn vị tổ chức nói riêng, theo thời gian nhất định.
Phương án này được áp dụng với những phông lưu trữ mà đơn vị hình thành
phông có cơ cấu tổ chức không ổn định, trong từng thời gian có thay đổi nhưng
thay đổi có thể theo dõi được.
Hoàn toàn phù hợp.
Câu 25: Vì sao phải nghiên cứu biên soạn lịch sử đơn vị hình thành phông lưu trữ?
-
Thu thập những thông tin cần thiết về tình hình phông hoặc khối tài liệu đưa ra
chỉnh lý, những thông tin này làm cơ sở quan trọng và cần thiết cho việc biên soạn
-
các văn bản hướng dẫn chỉnh lý.
Lập kế hoạch và tiến hành sưu tầm, thu thập những tài liệu chủ yếu còn thiếu để
bổ sung cho phông và thực hiện chỉnh lý tài liệu đạt yêu cầu nghiệp vụ đặt ra.
Câu 26: Khi tiến hành phân loại tại cơ quan như trường mình, để thể hiện được lịch
sử của đơn vị hình thành và của các tổ chức trong trường thì chọn phương án thời
gian – mặt hoạt động có hợp lý không? Giải thích?
Không hợp lý .
Vì:
-
Trường mình là trường có cơ cấu hoạt động ổn định mà phương án này thì chỉ
dung phân loại tài liệu cho các đơn vị hình thành phông có cơ cấu tổ chứa thay
-
đổi, đang hoạt động trong thực tế.
PA này không phản ánh được tổ chức của đơn vị hình thành phông do đó nó ít
-
được vận dụng trong thực tế các cơ quan.
Phân loại theo phương án này sao cho hợp lý, phản ánh đúng thực tiễn hoạt động
của đơn vị hình thành phông là vấn đề không đơn giản, dễ gây ra tình trạng chia
các ngành hoạt động một cách tùy tiện, không khoa học.
Câu 27: Vẽ sơ đồ phân loại tài liệu trường mình theo phương án thời gian - mặt hoạt
động ?
“Cái này các bạn tự đưa ra sơ đồ riêng cho mình nhé”
