Tìm hiểu ứng dụng phần mềm và tổ chức dữ liệu của hệ thống thông tin hoạch định nguồn lực doanh nghiệp ERP

ĐỀ TÀI THẢO LUẬN
Mã đề 1. Môn Hệ thống thông tin quản lý.
Lý thuyết: Tìm hiểu ứng dụng phần mềm và tổ chức dữ liệu của hệ thông thông tin
hoạch định nguồn lực doanh nghiệp ERP.
Bài tập:
Cho mô tả hoạt động kinh doanh (bán hàng) của công ty thương mại Hoàng Kim.
Với mục tiêu tin hóa hóa đồng bộ các tiến trình xử lý thông tin, hỗ trợ hoạt động
kinh doanh và công tác quản lý trong doanh nghiệp, áp dụng các công nghệ của
CNTT và viễn thông thích hợp và phổ biến tại một số doanh nghiệp vừa và nhỏ tai
Việt Nam, hạn chế nhưng biến động lớn về nhân sự trong doanh nghiệp mang lại
hiệu quả kinh tế thiết thực, nhóm của bạn hãy:
-

Đưa ra một phương án xây dựng HTTT quản lý cho doanh nghiệp Hoàng
Kim phù hợp với mục tiêu. Phân tích tính khả thi của phương án
Xây dựng biểu đồ phân cấp chức năng và biểu đồ luồn dữ liệu cho hệ thống
mới theo phương án nhóm bạn đã lựa chọn.

1


MỤC LỤC

Kế hoạch họp nhóm…………………………………………………. Trang 3
Biên bản họp nhóm…………………………………………………... Trang 4
Bảng đánh giá mức độ đóng góp của thành viên…………………….. Trang 10
Khái niệm ERP ………………………………………………... Trang 11
Ứng dụng của ERP…………………………………………….. Trang 12
Đặc điểm của ERP……………………………………………... Trang 12
Các module chính của ERP……………………………………. Trang 13
Quy trình triển khai ứng dụng hệ thống ERP…………………. Trang 19

Tổ chức dữ liệu của ERP……………………………………….. Trang 24
Bài tập………………………………………………………….. .Trang 30
1. Xây dựng phương án HTTT cho công ty Hoàng Kim………………Trang 30
2. Vẽ biểu đồ phân cấp chức năng …………………………………… Trang 34
I.
II.
1.
2.
3.
III.
IV.

2


Kế hoạch họp nhóm
Lớp học phần: 1217ECIT0411
Khoa : Quản trị doanh nghiệp
Nhóm: 09

STT

Lớp hành chính

1

46K2

2

46K1

3

46K3

4

46K3

5

46K3

6

46K2

7

46K2

8

46K3

9

46K1

Biên bản họp nhóm
3

Mã sinh viên


lần 1
Lớp học phần: 1217ECIT0411
Khoa : Quản trị doanh nghiệp
Nhóm: 09
Họ tên nhóm trưởng:
Họ tên thư ký:
Số thành viên : 9

Có mặt : 9

Vắng mặt : 0

Địa điểm : V 301
Thời gian : 10h
Nội dung :
- Tập trung thành viên và nghiên cứu đề tài thảo luận
- Nhóm quyết định chia bài thành 2 phần là lý thuyết và bài tập

Hà nội , ngày 26 tháng 3 năm 2012
Thư ký

Nhóm trưởng

Biên bản họp nhóm

lần 2
4


Lớp học phần: 1217ECIT0411
Khoa : Quản trị doanh nghiệp
Nhóm: 09
Họ tên nhóm trưởng:
Họ tên thư ký :
Địa điểm : sân thư viện
Thời gian : 9 h 30
Số thành viên : 9

Có mặt : 9

Vắng mặt : 0

Nội dung :
Phân công công việc sau khi đã có đề cương
PHẦN 1: Lý thuyết ERP
I.Khái quát ERP
1. ERP
a. Khái niệm
b. Đặc điểm
c. Lợi ích
2. Triển khai
3. Ứng dụng phần mềm và tổ chức dữ liệu của ERP
PHẦN 2: Bài tập
1.

Đưa ra phương án dựng hệ thống thông tin quản lý cho doanh nghiêp phù hợp
với mục tiêu đã đề ra . Phân tích tính khả thi của phương án

2.
3.

xây dựng biểu đồ phân cấp chức năng và luồng dữ liệu cho hệ thống mới do
nhóm chọn
5


Hà Nội, ngày 2 tháng 4 năm 2012
Thư ký

Nhóm trưởng

Biên bản họp nhóm
lần 3
6


Lớp học phần: 1217ECIT0411
Khoa: Quản trị doanh nghiệp
Nhóm: 09
Họ tên nhóm trưởng
Họ tên thư ký:
Địa điểm : sân thư viện
Thời gian :
Số thành viên : 9

Có mặt : 9

Vắng mặt : 0

Nội dung :
Tổng hợp và lấy ý kiến của các thành viên
Chú trọng các bạn làm bài tập sẽ họp nhóm riêng để cùng vẽ biểu đồ gồm:

•

Các bạn họp nhóm riêng vào 12/ 4/ 2012 lúc 9h00 làm bài tập và đã tổng hợp
được.
•

Phân công làm slide:
Hà Nội, ngày 16 tháng 4 năm 2012

Thư ký

Nhóm trưởng

Biên bản họp nhóm
lần 4
Lớp học phần: 1217ECIT0411
7


Khoa: Quản trị kinh doanh
Nhóm:09
Họ tên nhóm trưởng

Họ tên thư ký:
Địa điểm : sân thư viện
Thời gian : 9h20
Số thành viên : 9
Nội dung :

Có mặt : 9

Vắng mặt : 0

- Thực hành và hoàn chỉnh công việc cuối cùng
- Đánh giá điểm cho từng cá nhân

Hà Nội, ngày 25 tháng 4 năm 2012

Thư ký

Nhóm trưởng

Biên bản họp nhóm
lần 5
Lớp học phần: 1217ECIT0411
Khoa: Quản trị kinh doanh
8


Nhóm:09
Họ tên nhóm trưởng:
Họ tên thư ký:
Địa điểm : sân thư viện

Thời gian : 14h
Số thành viên : 9

Có mặt : 9

Vắng mặt : 0

Nội dung : làm lại bài thảo luận
Các thành viên thống nhất làm lại với nội dung bố cục bài thảo luận như sau:
Khái niệm ERP
Ứng dụng của ERP
Đặc điểm của ERP
Các module chính của ERP
Quy trình triển khai ứng dụng hệ thống ERP
Tổ chức dữ liệu của ERP
Bài tập
1. Xây dựng phương án HTTT cho công ty Hoàng Kim
2. Vẽ biểu đồ phân cấp chức năng
I.
II.
1.
2.
3.
III.
IV.

Hà Nội, ngày 7 tháng 5 năm 2012

Thư ký

Nhóm trưởng

BẢNG ĐÁNH GIÁ MỨC ĐỘ ĐÓNG GÓP CỦA THÀNH VIÊN
Lớp học phần: 1217ECIT0411
Khoa : Quản trị doanh nghiệp
Nhóm: 09
Họ tên nhóm trưởng :
Họ tên thư ký :
9


MÃ SINH
VIÊN

I.

Khái niệm ERP

10

XẾP
LOẠI

GHI CHÚ

KÝ TÊN


ERP có thể mang nhiều ý nghĩa khác nhau tuỳ theo quan điểm của mọi người .
Theo quan điểm của Manager trong một công ty thì từ được nhấn mạnh là Planning

(hoạch định);ERP tượng trưng cho một tiếp cận phần mềm để hỗ trợ cho những
quyết định đi đôi với việc hoạch định và điều khiển business.Còn đối với dân IT thì
ERP là một từ để mô tả một hệ thống phần mềm cho phép tích hợp các chương
trình ứng dụng trong các lĩnh vực tài chính ,sản xuất ,hậu cần,tiều thụ và tiếp
thị,nhân sự và các chức năng khác trong công ty.
ERP là phần mềm trên máy tính tự động hoá các tác nghiệp của đội ngũ nhân viên
của doanh nghiệp nhằm mục đích nâng cao hiệu quả hoạt động và hiệu quả quản lý
toàn diện của doanh nghiệp. Đậy chỉ là cách nhìn dễ hiểu về khái niệm ERP. Trên
thực tế, khái niệm ERP theo chuẩn quốc tế giới hạn trong phạm vi hoach định
nguồn lực, bao gồn nhân lực (con người), vật lực (tài sản, thiết bị…), và tài lực (tài
chính). Hiện nay, khái niệm ERP đã được mở rộng rất nhiều trong nhiều giải pháp
ERP ngoại và nội. Ví dụ module CRM (quản lý mối quan hệ khách hàng) cũng
được tích hợp trong rất nhiều giải pháp ERP quốc tế mặc dù CRM là khái niệm
khác so với ERP.

 Tóm lại bạn chỉ nên hiểu khái niệm ERP một cách đơn giản nhất: ERP là PM

quản lý tổng thể DN, trong đó phần hoạch định nguồn lực là phần cơ bản.
Những gì quan trọng nhất trong hoạt động của DN đều được ERP quản lý, và
với mỗi ngành nghề kinh doanh, mỗi DN thì kiến trúc module hay chức năng
của hệ thống ERP có thể rất khác nhau.
11


Trên thực tế có rất nhiều phần mềm chuyên dụng của ERP như phần mềm
FESSOFT ERP của công ty phần mềm hoàn hảo (perfect erp) thiết kế, phần mềm
XMan (Xtra Mângement) của công ty FBS hay phần mềm OpenERP... Dường
như các phần mềm thường có chức năng cho việc quản lý của doanh nghiệp, phần
mềm của ERP còn có nhiều phân hệ, các phân hệ thường độc lập với nhau tuy
nhiên lại có sự liên kết giữa các phân hệ giúp cho nhà quản lý dễ dàng thực hiện,

theo dõi và kiểm soát...
II.
1.

Ứng dụng của ERP
Đặc điểm của ERP

Một hệ thống ERP có 5 đặc điểm chính sau:
•

•

•

•

•

ERP là một hệ thống tích hợp quản trị sản xuất kinh doanh (Integrated Business
Operating System). Tích hợp – có nghĩa là mọi công đoạn, mọi người, mọi
phòng ban chức năng đều được liên kết, cộng tác với nhau trong một quá trình
hoạt động sản xuất kinh doanh thống nhất.
ERP là một hệ thống do con người làm chủ với sự hỗ trợ của máy tính (People
System Supported by the Computer). Những cán bộ chức năng, nghiệp vụ mới
là chính, còn phần mềm và máy tính chỉ là hỗ trợ. Người sử dụng phải được đào
tạo cẩn thận, tính tích cực của từng nhân viên là các yếu tố quyết định.
ERP là một hệ thống hoạt động theo quy tắc (Formal System), có nghĩa là phải
hệ thống hoạt động theo các quy tắc và các kế hoạch rõ ràng. Kế hoạch sản xuất
kinh doanh phải được lập ra theo năm, tháng, tuần; hệ thống sẽ không hoạt
động khi không có kế hoạch; các quy tắc, quy trình xử lý phải được quy định

trước.
ERP là hệ thống với các tránh nhiệm được xác định rõ (Defined
Responsibilities). Ai làm việc gì, trách nhiệm ra sao phải được xác định rõ
trước.
ERP là hệ thống liên kết giữa các phòng ban trong công ty (Communication
among Departments). Các phòng ban làm việc, trao đổi, cộng tác với nhau chứ
không phải mỗi phòng ban là một cát cứ.
2.

Các module chính của ERP

Một phần mềm ERP cần phải thể hiện được tất cả các chu trình kinh doanh.
Việc tích hợp một cách xuyên suốt và từ bỏ các giải pháp cô lập dẫn đến một hệ

12


thống được trung tâm hóa trở lại mà qua đó các tài nguyên có thể được quản lý
bởi toàn bộ doanh nghiệp.

13


14


•

Quản lý kế toán

Kế Toán là một bộ phận không thể thiếu ở hầu hết các doanh nghiệp. Bộ phận Kế toán
phải phản ánh kịp thời, đầy đủ và chính xác mọi hoạt động kinh tế, tài chính phát sinh, là
nơi tập trung xử lý các thông tin cần thiết để thực hiện báo cáo thuế và một số nghiệp vụ
khác. Kế toán giữ vai trò như người đại diện của doanh nghiệp với Nhà Nước. Tự động
hóa tối đa hoạt động Kế toán, đó là những gì mà phân hệ làm được
-

-

-

-

Kế toán tiền mặt, tiền gửi ngân hàng
Kế toán tài sản cố định
Kế toán thành phẩm và giá thành:Tập hợp chi phí của từng phân xưởng hay công
trình;phân bổ chi phí nhân công và nguyên vật liệu theo phương pháp định mức hoặc
hệ số
Kế toán mua hàng và công nợ phải trả:Lập và theo dõi công nợ các phiếu mua
hàng:kết xuất các bảng báo cáo hàng hóa dịch vụ mua vào.theo dõi công nợ theo
nhiều ngoại tệ;kết xuất dữ liệu và lập các báo cáo liên quan.
Kế toán bán hàng và công nợ phải thu:Lập và in các phiếu bán hàng, bán thành
phẩm, theo dõi doanh thu;kết xuất báo cáo hàng hóa dịch vụ bán ra;theo dõi công nợ
phải thu theo nguyên tệ và nhiều ngoại tệ khác.
Kế toán tài khoản ngoài bảng: Lập và lưu trữ các phiếu liên quan đến tài khoản
ngoài bảng;tự động kết xuất lên bảng cân đối kế toán.
Kế toán tổng hợp:Cho phép nhập và in tất cả các bút toán kết chuyển, điều chỉnh và
tổng hợp;kết xuất số liệu báo cáo.

Xác định kết quả kinh doanh và tính lãi lỗ.Thực hiện tự động các báo cáo tài chính định

kỳ theo đúng yêu cầu của cơ quan thuế
•

Quản lý tài chính

Tài nguyên chính của doanh nghiệp: Tiền. Phân hệ này giúp lãnh đạo có cái nhìn tổng thể
về các họat động của doanh nghiệp thông qua các chỉ số tài chính, lập ngân sách. Trên cơ
sở các thông tin về tình hình thực hiện ngân sách, thông tin về nguồn tài chính (số dư,
công nợ,..), có các quyết định chính xác, kịp thời. Đây là phân hệ cốt lõi của hệ thống
quản lý Rinpoche.
•
•
•
•
•

Xây dựng ngân sách
Quản lý dự án
Theo dõi việc thực hiện ngân sách
Quản lý hoạt động thu chi
Quản lý các tài nguyên
15


Theo dõi công nợ khách hàng
Lập báo cáo tài chính

•
•
•

Quản lý hệ thống

•
•
•
•

Danh mục từ điển và tham số hệ thống
Quản lý và bảo trì số liệu
Quản lý người sử dụng
Trợ giúp

•

Quản lý bán hàng

Với phân hệ Quản lý Bán hàng, toàn bộ quá trình quan trọng và thú vị nhất của doanh
nghiệp sẽ nằm dưới sự quản lý hiệu quả của nhà lãnh đạo. Đồng thời, phân hệ cũng giúp
bộ phận Marketing, bán hàng thực hiện được tốt nhất nhiệm vụ của mình. Theo dõi các
hợp đồng và các thông tin liên quan như giao hàng, thanh toán công nợ; tự động hóa rất
nhiều các nghiệp vụ bán hàng.
Theo dõi và ghi nhận thông tin quá trình thực hiện đơn hàng
Thông tin hỗ trợ hoạt động bán hàng
Quản lý thông tin quan hệ khách hàng
Lập kế hoạch kinh doanh
Hệ thống báo cáo phân tích tình hình kinh doanh (doanh thu, chi phí bán hàng,
công nợ,…)
• Quản lý mua hàng
•

•
•
•
•

ERP cung cấp quy trình quản lí thông tin Từ mua hàng đến thanh toán bao gồm các chức
năng như: Quản lí yêu cầu mua hàng, Quản lí đơn đặt hàng, hóa đơn, thanh toán và hạch
toán kế toán nghiệp vụ mua hàng và thanh toán.
Quy trình này cho phép doanh nghiệp quản lí nghiệp vụ mua hàng một cách xuyên suốt
từ khi xuất phát yêu cầu mua hàng cho đến khi nhận được hàng và thanh toán. Quy trình
này được thực hiện thông qua các phân hệ Mua hàng, Kho hàng, Kế toán phải trả và sổ
cái tổng hợp. Quy trình này cho phép quản lí các thông tin như:
•

Các yêu cầu mua hàng

•

Quản lí các đơn đặt hàng và hợp đồng mua hàng

•

Quản lí việc theo dõi nhận hàng

•

Quản lí hóa đơn
16

Thanh toán:

•

Hạch toán kế toán: việc hạch toán kế toán liên quan đến quy trình mua hàng được thực
hiện tự động khi tạo các giao dịch như nhập kho, trả lại hàng, nhập hóa đơn và thanh
toán. Các bút toán này được lưu vào sổ phụ và sẽ được cập nhật lên sổ cái khi có lệnh của
kế toán tổng hợp.
Quản lý nguồn lực

•

Để biết ai là ai, làm gì, đã làm gì, khả năng đến đâu, hưởng lương bao nhiêu cũng như
các thông tin khác về nguồn lực quyết định của doanh nghiệp- Nhân sự. Phân hệ quản lý
nhân sự luôn là một cuốn lý lịch sống và động về toàn bộ thành viên của doanh nghiệp.
Các báo cáo nhiều mặt sẽ cho lãnh đạo doanh nghiệp thấy được những thông tin cần thiết
nhất cho hoạt động quản lý nhân sự của mình.
Thiết lập và điều chỉnh cơ cấu nhân sự
Lưu trữ thông tin cá nhân của nhân viên
Ghi nhận thông tin về quá trình làm việc và năng lực của nhân viên
Thực hiện chấm công và tính lương
Theo dõi hợp đồng lao động
Ghi nhận và theo dõi thông tin tuyển dụng
Thống kê, báo cáo và phân tích tình hình nhân sự

•
•
•
•
•

•
•
•

Quản lý kho hàng

Một phân hệ hoàn chỉnh, cung cấp đầy đủ các thông tin về hàng hóa, nguyên vật liệu, sản
phẩm trên toàn bộ hệ thống kho của công ty. Doanh nghiệp có bao nhiêu kho tùy ý,
nhưng sẽ không có gì bị bỏ quên. Phân hệ này là công cụ hỗ trợ đắc lực cho nhiệm vụ
nhập, xuất, di chuyển nội bộ, kiểm kê và thực hiện các chức năng nghiệp vụ theo yêu cầu
của doanh nghiệp.
•
-

Chức năng:

•

Quản lý sản xuất

Kế hoạch kho
Quản lý hàng hóa, vật tư, phụ tùng
Quản lý nhập/xuất/điều chuyển kho
Quản lý kho

Các phân xưởng sản xuất là trái tim của nhà máy, xí nghiệp – nơi đang được đầu tư nhiều
nhất, tập trung năng lực sản xuất lớn nhất. Phân hệ sản xuất của Rinpoche sẽ hỗ trợ từ
17

việc lập quy trình sản xuất, xác định nhu cầu nguyên vật liệu đến quản lý đơn hàng, kế
hoạch sản xuất và thực hiện việc theo dõi tiến độ sản xuất, những gì đang diễn ra tại các
phân xưởng. Đây cũng là một trong các phân hệ hay nhất của hệ thống Rinpoche! Hãy sử
dụng phân hệ này và tối ưu hóa hoạt động sản xuất của mình.
Thiết kế quy trình sản xuất và thông tin về sản phẩm:
1.Quản lý nguồn lực sản xuất: Ghi nhận thông tin về các loại danh mục sản phẩm,
nguyên vật liệu, bán sản phẩm theo danh mục sản phẩm, nhóm sản phẩm, đơn vị tính,
đơn vị quy đổi, mẫu mã, bao bì đóng gói, nước sản xuất, hãng sản xuất,…
2.Mô phỏng quy trình công nghệ
Quy trình được thiết kế theo dạng cây thư mục đồng thời với dạng sơ đồ có hỗ trợ các
thuộc tính đồ họa. Cho phép người dùng:
Kế hoạch sản xuất
1.Thiết lập kế hoạch sản xuất
Phân hệ hỗ trợ ghi nhận thông tin và quản lý kế hoạch sản xuất:
2.Triển khai kế hoạch sản xuất.Hỗ trợ việc tạo lập lô hàng cho từng loại sản phẩm, cho
phép: tạo lập lô hàng từ nhiều kế hoạch hoặc tạo lập nhiều lô hàng cho một kế hoạch.
3.Theo dõi kế hoạch sản xuất: Theo dõi số lượng sản phẩm trên kế hoạch và thực tế theo
từng mặt hàng.
•

Quản lý cung ứng

Ngược lại với phân hệ bán hàng, phân hệ này cho phép người dùng quản lý tốt nhất các
nhà cung cấp, cũng như toàn bộ quá trình mua hàng hóa, nguyên vật liệu, vật tư, thiết bị.
Phân hệ cũng giúp doanh nghiệp đánh giá được nhà cung cấp, tối ưu hóa quy trình kinh
doanh.
Theo dõi và ghi nhận thông tin về quá trình mua hàng
Thông tin hỗ trợ hoạt động mua hàng:ghi nhận và lưu trữ các thông tin liên quan
đến các yêu cầu về sản phẩm và dịch vụ của các bộ phận trong công ty như các
chức năng, đặc điểm của sản phẩm, giá cả, nhà cung cấp, …

• Quản lý thông tin quan hệ nhà cung cấp
•
•

18


•

Lập kế hoạch mua hàng

•

Quản lý cơ sở vật chất

Phân hệ Quản lý Cơ sở vật chất để giúp các Doanh nghiệp luôn nắm bắt được các thông
tin về tài sản Công ty như đang có những gì, ở trong tình trạng nào, do ai quản lý. Hãy
trang bị cho mình phân hệ Quản lý Cơ sở vật chất của chúng tôi và bạn sẽ là người chủ
thực sự của tất cả những máy móc thiết bị, nhà xưởng, phương tiện giao thông trong
phạm vi mà bạn đang quản lý.
Các chức năng cơ bản dành cho nhân viên
•

Ghi nhận thông tin về người quản lý, thời điểm bàn giao, lý do bàn giao, vị trí lắp
đặt, di dời.

•

Ghi nhận các thông tin về hư hỏng, các sự cố xảy ra cho cơ sở vật chất. Người gây
ra sự cố, thời gian vị trí của sự cố. Thông tin về tình hình tu dưỡng bảo trì và sửa

chữa. Ðơn vị, nhân viên thực hiện, chi phí sửa chữa, thời điểm, thời gian thực
hiện.

•

Quản lý thông tin về khách hàng thuê hoặc cho thuê, giá thuê, thời gian thuê.

•

Công cụ tra cứu, phân loại, lọc mọi thông tin cần thiết cho công việc hàng ngày về
tình hình sử dụng, di dời.

Các chức năng cần tính toán để hỗ trợ tăng hiệu quả công việc
•

Thực hiện các báo cáo cơ sở vật chất theo nhiều tham số khác nhau.

•

Thực hiện thống kê theo hai dạng: đồ thị và số liệu.

•

Thống kê cơ sở vật chất theo nhiều tiêu thức khác nhau.

•

Thông kê tình trạng cơ sở vật chất, quá trình cho thuê, di dời, quá trình quản lý.

3.

Quy trình triển khai ứng dụng hệ thống ERP

Các bước triển khai ứng dụng ERP
Theo tác giả Marcelino Tito Torres trong tài liệu hội thảo “Manufacturing
Resource Planning” năm 2003 và tác giả Phil Heenan trong tài liệu hội thảo
“Fundamentals of Manufacturing Resource Planning” năm 2001 thì quy trình triển
19


khai ứng dụng hệ thống ERP phải thông qua 16 bước. Dưới đây là sơ lược các nét
chính của một số bước quan trọng trong quá trình triển khai ERP.
Đánh giá các qui trình quản lý sản xuất kinh doanh (lần 1)
Trong bước này phải thực hiện đánh giá hiện trạng về tình hình quản trị SXKD của
doanh nghiệp, nêu lên được các vấn đề vướng mắc, cản trở… cũng như các cơ hội,
các yêu cầu, thách thức về việc phải hoàn thiện hệ thống hiện có.
Việc đánh giá được thực hiện ban giám đốc và phải đưa ra một kế hoạch hành
động.
Đào tạo cho các cán bộ chủ chốt
Những người tham gia đào tạo bao gồm: giám đốc công ty, các phó giám đốc, các
trưởng, phó các phòng ban.
Nội dung đào tạo gồm:
•
•
•
•
•
•

ERP là gì?

Tại sao chúng ta lại cần ERP?
Các đầu tư gồm những gì? (Tiền, nhân sự, thời gian, thiết bị…)
Lợi ích mang lại từ việc đầu tư cho ERP?
Chúng ta sẽ triển khai ứng dụng ERP như thế nào?
Chúng ta sẽ sử dụng ERP như thế nào trong SXKD hàng ngày?
Tổ chức dự án

Tổ chức của dự án ERP gồm có các thành phần sau:
Ban chỉ đạo dự án
Ban chỉ đạo dự án gồm có Giám đốc/Tổng giám đốc và ban giám đốc. Vì dự ERP
ảnh hưởng đến mọi hoạt động của công ty, có thể thay đổi lớn đến quy trình hoạt
động SXKD trong công ty nên người lãnh đạo dự án phải là người vừa có quyền
hành cao nhất và vừa là người có mong muốn ứng dụng ERP nhằm nâng cao hiệu
quả kinh doanh của công ty, nâng cao tính cạnh tranh trên thị trường của công ty.
Chỉ người có quyền hành cao nhất mới có thể huy động kịp thời các nguồn lực khi
cần thiết cũng kịp thời như ra những quyết định chỉ đạo khi gặp khó khăn, cản trở
trong quá trình triển khai ERP. Việc triển khai ERP thường kéo dài, nếu không kịp
thời huy động nguồn lực, không kịp thời chỉ đạo giải quyết khó khăn thì rất dễ thất
bại.
20


Ban chỉ đạo sẽ thường xuyên theo dõi sát tiến độ thực hiện công việc của đội thực
hiện dự án, thường xuyên họp kiểm tra hàng tháng hoặc nửa tháng 1 lần.
Công việc của ban chỉ đạo dự án là:
Một điều đặc biệt phải lưu ý là ban chỉ đạo, chứ không phải là một ai khác, là
người chịu trách nhiệm trước công ty về thành công của việc ứng dụng ERP.
Đội dự án
Tổ dự án phải gồm những người giỏi nhất và có tránh nhiệm nhất. Đó là các trưởng
phó phòng. Trưởng/phụ trách dự án phải làm việc cán bộ chuyên trách, 100% thời

gian làm cho dự án.
Đội dự án phải họp thường xuyên hàng tuần hoặc 2 lần trong 1 tuần để kiểm điểm
tình hình thực hiện dự án.
Công việc của đội dự án là:
Đội dự án có trách nhiệm báo cáo cho ban chỉ đạo dự án.
Các tổ chuyên trách
Công việc của các tổ chuyên trách gồm:
Việc tổ chức các tổ chuyên trách tùy theo tình hình tổ chức cụ thể của công ty.
Công ty tư vấn về ERP
Công ty tư vấn là những người có nhiều kinh nghiệm trong lĩnh vực triển khai ứng
dụng ERP sẽ trợ giúp trong các công việc sau:
Mục tiêu của việc sử dụng công ty tư vấn là độc lập, khách quan.Tiêu chí lựa chọn
công ty tư vấn là:
Đào tạo cho các cán bộ quản lý và các cán bộ nghiệp vụ
Mục tiêu chính của đào tạo là:
Làm cho mọi người thay đổi cách thức:
Các mục tiêu cụ thể của đào tạo là:
• Phương châm của đào tạo là:Chuyển giao kiến thức – thay đổi hành vi.
• Kiểm tra trước khi triển khai chạy thử
21


Trước khi triển khai chạy thử phải kiểm tra lại các vấn đề sau:
• Tất cả các quy trình đã xây dựng xong chưa?
• Tất cả các số liệu ban đầu đã có chưa?
• Ban lãnh đạo đã được đào tạo chưa?
• Ít nhất là 80% nhân viên đã được đào tạo chưa?
• Từng nhân viên chức năng, nghiệp vụ đã rõ về công việc và trách nhiệm của
mình chưa?
• Phương án chạy thử đã sẵn sàng chưa?

Chạy thử
Chạy thử được tiến hành theo 3 bước sau:

Các tiêu chí đánh giá thực hiện
Dưới đây là một số tiêu chí đánh giá về công tác lập kế hoạch và điều hành sản
xuất sau khi triển khai ứng dụng ERP:
• Kế hoạch sản xuất: sai số khoảng +/- 2%
• Lịch sản xuất: đúng đến 95-100%
• Lịch nhận hàng từ nhà cung cấp: đúng đến 95-100%.
22


Các tiêu chí đánh giá toàn công ty sau khi triển khai ứng dụng ERP:
• Giao hàng cho khách hàng: đạt 95-100%
• Chất lượng sản phẩm
• Giá thành
• Tốc độ
• Khả năng của các bộ quản lý sử dụng các tiêu chí đánh giá để hoàn thiện.
Đánh giá sau triển khai ứng dụng
Hiện trạng:
• Hiệu quả của ERP
• Mức độ đạt được của mục tiêu đề ra.
Các cơ hội và các vấn đề nảy sinh
Khoảng cách giữa hiện trạng và mục tiêu mong muốn.
Kế hoạch hành động tiếp theo để hoàn thiện nhằm đạt được mục tiêu mong muốn.
Ví dụ về Qui trình triển khai ERP của O2b Soft

23

∗

Quy trình trên đảm bảo

- Nắm rõ và đưa ra giải pháp khắc phục những vấn đề quan trọng nhất ảnh hưởng
đến quá trình kinh doanh và phát triển doanh nghiệp
- Cân bằng giữa đáp ứng các yêu cầu của doanh nghiệp hiện tại và cải thiện quy
trình quản lý doanh nghiệp theo các chuẩn mực quốc tế.
- Giúp doanh nghiệp làm quen và thích nghi với quy trình ứng dụng ERP nhằm
tránh xáo trộn trong hoạt động DN.
- Ứng dụng thử nghiệm trước khi nghiệm thu và áp dụng thực tế giúp tránh phát
sinh những vấn đề lớn khi triển khai hoạt động (Điều này rất quan trọng trong việc
bảo đảm trách nhiệm của đơn vị triển khai với DN ứng dụng)
III.

Tổ chức dữ liệu của ERP

Tổ chức dữ liệu của hệ thống hoạch định nguồn lực rất phù hợp vì ta có thể đặt
theo thiết kế của công ty.
Phần mềm quản lý khách sạn:
Phần mềm quản lý khách sạn là một trong những Phần mềm thuộc hệ thống
phân hệ bán hàng tuy nhiên hình thức bán hàng ở đây là mô hình khách sạn.
Phần mềm quản lý khách sạn giúp quản lý và theo dõi đầy đủ các thông tin từ
khi khách đặt thuê phòng đến khi khách đến thuê phòng, theo dõi quá trình phát
sinh các dịch vụ và nghiệp vụ trong khi khách thuê. Bên cạnh đó phân hệ quản
lý khách sạn còn giúp hỗ trợ các bộ phận như lễ tân, trực buồng quản lý các
nghiệp vụ của mình một cách đơn giản và hiệu quả.
Phần mềm quản lí khách sạn có các phân hệ con như sau:

24

Phần mềm quản lý khách sạn trong hệ thống phần mềm ERP có khả năng quản
lý các khách sạn từ 2 sao trở lên với khả năng quản lý không chỉ là phòng mà
còn nhiều dịch vụ xung quanh hệ thống khách sạn.
Khi có khách đặt phòng bộ phận tiếp nhận đặt phòng có thể check về mặt thời
gian, số phòng trống trên phân hệ đặt phòng từ đó có thể báo ngay cho khách
hàng. Sau khi tiếp nhận thông tin khách đặt phòng, bộ phận đặt phòng nhập các
thông tin này vào hệ thống, gần đến ngày đặt phòng hệ thống sẽ tự động nhắc
nhở bộ phận đặt phòng liên lạc với khách hàng để xác nhận đặt phòng. Phân hệ
đặt phòng có thể đưa lên Internet và tích hợp với website của khách sạn từ đó
giúp thao tác nhận đặt phòng của bộ phận đặt phòng đơn giản hơn. Phân hệ đặt
phòng cho phép hỗ trợ các tình huống như đặt phòng vượt quá giới hạn (over
booking), khách chờ phòng,…

25