Hoạt Động Nhập Khẩu Nguyên Liệu Của Công Ty Cổ Phần Kềm Nghĩa

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGOẠI THƯƠNG
CƠ SỞ II TẠI TP HỒ CHÍ MINH
CHUYÊN NGÀNH KINH DOANH QUỐC TẾ

BÁO CÁO KIẾN TẬP
ĐỀ TÀI:
HOẠT ĐỘNG NHẬP KHẨU NGUYÊN LIỆU CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN KỀM NGHĨA

SVTT:Bùi Ngọc Vy
Lớp: Anh 8
Khóa: K47B
GVHD:Tiến sĩ Võ Khắc Thường

TP. Hồ Chí Minh, tháng 08 năm 2011


MỤC LỤC

MỤC LỤC
DANH MỤC BẢNG BIỂU VÀ SƠ ĐỒ
DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT
Trang
LỜI MỞ ĐẦU...............................................................................................................1
CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN KỀM NGHĨA
I. Quá trình hình thành và phát triển công ty..........................................................3
1. Giới thiệu..............................................................................................................3
2. Lịch sử hình thành và phát triển ..........................................................................3
3. Chức năng, nhiệm vụ ...........................................................................................5
3.1. Chức năng....................................................................................................5
3.2. Nhiệm vụ......................................................................................................5
II. Cơ cấu tổ chức, quản trị nhân sự của công ty.....................................................6

1. Cơ cấu tổ chức .....................................................................................................6
2. Quản trị nhân sự ..................................................................................................7
2.1. Số lượng và phân bố nhân sự trong công ty................................................7
2.2. Tình hình lao động.......................................................................................7
2.3. Đánh giá sự phù hợp của lực lượng lao động, quy mô, cơ cấu tổ chức công ty
với lĩnh vực kinh doanh của công ty..................................................................7
III. Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty giai đoạn 2008 – 2010..................8


CHƯƠNG 2: HOẠT ĐỘNG NHẬP KHẨU NGUYÊN LIỆU CỦA CÔNG TY
I. Sơ đồ mô tả hoạt động nhập khẩu.........................................................................10
II. Mô tả chi tiết hoạt động nhập khẩu.....................................................................11
1. Lập phiếu yêu cầu mua .......................................................................................11
2.Xem xét phê duyệt ...............................................................................................11
3.Lựa chọn nhà cung cấp .......................................................................................11
4. Phê duyệt.............................................................................................................12
5. Lập hợp đồng/đơn đặt hàng và trình ban giám đốc kí duyệt..............................12
6. Gửi hợp đồng/đơn dặt hàng cho nhà cung cấp...................................................12
7. Mở L/C thanh toán cho nhà cung cấp(nếu có), theo dõi thực hiện....................12
8. Mua bảo hiểm và book tàu (nếu có)....................................................................13
9. Thanh toán tiền hàng cho nhà cung cấp .............................................................13
10. Khai báo hải quan và làm thủ tục nhận hàng ...................................................13
11.Kiểm tra nghiệm thu...........................................................................................15
12. Nhận hàng ........................................................................................................15
13. Thanh toán ........................................................................................................16
14. Hoàn tất..............................................................................................................17
Ví dụ :thủ tục nhập khẩu lô hàng Hạt cát pha lê dùng phun kềm No10................17
III. Đánh giá về hoạt động nhập khẩu của công ty.................................................18
1. Thuận lợi..............................................................................................................18
2. Khó khăn..............................................................................................................19

IV.So sánh lí thuyết với thực tiễn .............................................................................19


CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP KHẮC PHỤC MỘT SỐ VẤN ĐỀ CÒN TỒN ĐỌNG
TRONG HOẠT ĐỘNG NHẬP KHẨU CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN KỀM NGHĨA
I. Định hướng phát triển của công ty trong năm 2010............................................20
1Định hướng phát triển của công ty trong năm 2011.............................................20
2.Mục tiêu năm 20111 của công ty.........................................................................20
3.Chiến lược của công ty để thực hiện mục tiêu đề ra ..........................................20
II. Giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình nhập khẩu.............................................21
1. Giải pháp hoàn thiện nghiệp vụ hải quan............................................................22
2. Giải pháp cho điều kiện và hình thức thanh toán...............................................22
3. Giải pháp về nhân sự...........................................................................................22

KẾT LUẬN..................................................................................................................24
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
PHỤ LỤC


DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT
Từ viết tắt
B/L
CFR
CIF
CIP
CPT
CO
D/A
D/P
EXW

FCA
FOB
L/C
TT
WTO
BGĐ
NCC
TNHH
TP
VNĐ
XNK

Tiếng Anh
Bill Of Lading
Cost and Freight
Cost Insurance Freight
Carriage and Insurance Paid to
Carriage Paid To
Certificate of Origin
Document Acceptance
Documents against Payment
EX Works
Free Carrier
Free On Board
Letter of Credit
Telegraphic Transfer
Tổ chức thương mại thế giới

Tiếng Việt
Vận đơn đường biển

Tiền hàng và cước phí
Tiền hàng, bảo hiểm và cước phí
Cước và bảo hiểm trả tới điểm đến
Cước trả tới điểm đến
Giấy chứng nhận xuất xứ
Nhờ thu trả chậm
Chứng từ nhở thu trả ngay
Giá xuất xưởng
Giao cho người vận tải
Giao hàng lên tàu
Tín dụng thư
điện chuyển tiền
World Trade Organization
Ban Giám Đốc
Nhà cung cấp
Trách nhiệm hữu hạn
Thành phố
Việt Nam đồng
Xuất nhập khẩu


DANH MỤC BẢNG BIỂU VÀ SƠ ĐỒ
Trang
Sơ đồ 1.1: Cơ cấu tổ chức của công ty Cổ phần Kềm Nghĩa ....................................6
Bảng 1.1: Tình hình lao động của công ty năm 2008 – 2010....................................7
Bảng 1.2: Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty giai đoạn 2008 – 2010..........8
Sơ đồ 2.1: Sơ đồ mô tả hoạt động nhập khẩu nguyên liệu........................................10


Lời mở đầu

Gia nhập WTO đang mang đến cho Việt Nam một thời kì phát triển vượt trội hơn rất
nhiều so với những thời kì trước , khả năng tiếp cận với thế giới được mở rộng và cơ hội
đưa những sản phẩm chất lượng mang thương hiệu Việt Nam ra thế giới đang gần
kề.Trong sân chơi toàn cầu và trong thời đại hội nhập ngày nay, xuất nhập khẩu đang
đóng góp vai trò to lớn trong thang đo sự phát triển kinh tế đất nước và là con đường đưa
những thương hiệu Việt ngày càng vươn xa.
Trên con đường hội nhập, việc tạo ra những sản phẩm chất lượng mang đặc trưng thương
hiệu quốc gia đang là nỗi trăn trở lớn đối với những doanh nghiệp Việt. Chiếm được lòng
tin của thị trường nội địa từ đó tạo bước tiến mới vươn ra thị trường nước ngoài trở
thành xu hướng tất yếu mà các doanh nghiệp Việt Nam hiện nay đang hướng tới. Công ty
Kềm Nghĩa là một trong những doanh nghiệp đi đầu đưa hình ảnh hàng Việt Nam chất
lượng cao đến với người tiêu dùng.
Tuy là sản xuất sản phẩm làm đẹp cho chị em phụ nữ, nhưng Kềm Nghĩa vẫn liệt vào
danh mục ngành cơ khí. Nếu so doanh thu với các "đại gia" trong ngành cơ khí thì Kềm
Nghĩa quá nhỏ bé. Nhưng đứng "độc lập" thì Kềm Nghĩa trở thành đơn vị có tốc độ tăng
trưởng hàng năm bình quân 40% và chiếm tới 80% thị phần trong nước. Đặc biệt, doanh
thu xuất khẩu chiếm trên 30% doanh số bán hàng và sớm tiếp cận sản phẩm của mình ra
thị trường thế giới.
Nói đến Kềm Nghĩa, người tiêu dùng (đặc biệt là phụ nữ) thường nói đến các dụng cụ
làm đẹp: kìm (kềm)cắt da, móng tay, dũa, nhíp kéo... Những sản phẩm tưởng như rất nhỏ
nhặt này từ hơn 20 năm nay đã trở thành vật dụng không thể thiếu của tất cả những ai
quan tâm đến làm đẹp. Nhiều người có thể ngạc nhiên nếu biết rằng những sản phẩm bị
coi là rất "bình thường" như cây kìm sửa móng tay, rũa móng chân lại có thể mang lại bạc
tỷ và trở thành thương hiệu nổi tiếng trong và ngoài nước.
Chất lượng chính là nhân tố then chốt tạo nên tên tuổi của Kềm Nghĩa hôm nay và vì thế
khâu nhập khẩu nguyên đóng vai trò rất quan trọng để có thể tạo ra những sản phẩm uy


tín chất lượng. Nhằm có một cái nhìn khái quát về hoạt động nhập khẩu nguyên liệu của
các công ty Việt Nam nói chung và lĩnh vực gia công sản xuất sản nói riêng tôi chọn tên

đề tài là “Hoạt động nhập khẩu nguyên liệu của công ty cổ phẩn Kềm Nghĩa ”. Đề tài
nhằm nghiên cứu thực tế trình tự hoạt động nhập khẩu nguyên liệu của công ty cổ phần
Kềm Nghĩa đồng thời kết hợp quan sát những thuận lợi và khó khăn trong hoạt động
nhập khẩu của công ty để đưa ra kiến nghị và giải pháp cho những vấn đề còn tồn đọng.
Dựa trên cơ sở mục đích của đề tài, bài báo cáo gồm những phần sau:
 Chương 1: Tổng quan về công ty cổ phần Kềm Nghĩa.
 Chương 2: Hoạt động nhập khẩu nguyên liệu của công ty cổ phần Kềm Nghĩa và

ví dụ điển hình về việc nhập khẩu lô hàng….
 Chương 3: Giải pháp khắc phục một số tồn đọng trong hoạt động nhập khẩu của

công ty cổ phần Kềm Nghĩa.
Do những hạn chế về thời gian, trình độ và kiến thức, bài báo cáo không tránh khỏi
những thiếu sót. Rất mong nhận được sự góp ý tận tình của các thầy cô và hi vọng bài
báo cáo sẽ là một tổng hợp hữu ích giúp người đọc có cái nhìn khái quát hơn về hoạt
động nhập khẩu trong thực tế và những giải pháp khắc phục những vấn đề còn tồn đọng.

Chương 1 : TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN KỀM NGHĨA


I.

Quá trình hình thành và phát triển của công ty
1. Giới thiệu :

Tên doanh nghiệp : Công ty Cổ phần Kềm Nghĩa
Tên giao dịch: NGHIA NIPPERS CORPORATION
Tên viết tắt: NGHIANIPPERS CORP
Vốn điều lệ: 100.000.000.000 đồng
Giấy ĐKKD số: 4103009129 do Sở Kế hoạch Đầu tư TP Hồ Chí Minh cấp ngày

17/01/2008.
Mã số thuế: 0302099683
Trụ sở :
Trụ sở chính và là phân xưởng I
10/20 Lạc Long Quân, P.9, Q.Tân Bình, TP.Hồ Chí Minh.
Tel: 08.9740651, 08.9740652
Fax: 08.9740653
Phân xưởng sản xuất II
59/5E Ấp Tiền Lân, Xã Bà Điểm, Huyện Hóc Môn, TP.Hồ Chí Minh.
Tel: 08.2505252, 08.2505284
Fax: 08.2505286
Phân xưởng sản xuất III
Lô B1 – 7 Khu Công Nghiệp Tây Bắc Củ Chi, TP.Hồ Chí Minh.
Tel: 08.7921998, 08.7923316
Fax: 08.7923336
Quy mô hoạt động: Toàn quốc
2. Lịch sử hình thành và phát triển:

Vào những năm đầu của thập kỷ 90, sản phẩm Kềm Nghĩa đã bắt đầu góp mặt trên
thị trường với tên gọi Nghĩa Sài Gòn.
Theo đà phát triển chung của nền kinh tế thị trường, tháng 9 năm 2000 Kềm Nghĩa đã


chính thức hoạt động theo cơ chế Công ty TNHH, tên giao dịch là Kềm Nghĩa hay Nghia
Nippers. Với bề dày kinh nghiệm, cùng với đội ngũ công nhân viên có tay nghề kỹ thuật
cao, hiện Kềm Nghĩa tự hào là đơn vị dẫn đầu trong lĩnh vực sản xuất và kinh doanh
dụng cụ chuyên dùng làm móng tại Việt Nam. Thương hiệu Kềm Nghĩa được đông đảo
người tiêu dùng trong và ngoài nước tín nhiệm.
Năm 2001 sản phẩm Kềm Nghĩa chính thức xâm nhập thị trường Hoa Kỳ, khi các sản
phẩm được theo chân các Việt Kiều xuất ngoại.

Đầu năm 2003 sản phẩm kềm nghĩa đã có mặt tại những thị trường: Mỹ, Úc, Canada,
Trung Quốc, Hàn Quốc, Thái Lan, Philippines, Campuchia và một số nước Châu Âu như
Ý, Bồ Đào Nha, Nga…Chiếm 80% thị phần trong nước. Tỷ trọng xuất khẩu bình quân
đạt 30% trên tổng doanh số bán.
2006 thiết lập thành công mạng lưới phân phối sản phẩm tại thị trường Mỹ. Đồng thời
đăng ký bản quyền cho sản phẩm mang tên gọi Supper Nghĩa tại Mỹ.
Đầu năm 2008, Công ty đã tiến hành chuyển đổi từ TNHH lên Công ty cổ phần, mở ra
một giai đoạn phát triển mới và toàn diện về quy mô sản xuất cũng như đa dạng hóa sản
phẩm, tạo tiền đề cho sự phát triển bền vững và mạnh mẽ theo xu hướng phát triển của
nền kinh tế toàn cầu.
Trong quá trình tham gia thị trường, 7 năm liền Kềm Nghĩa được người tiêu dùng
bình chọn là Hàng Việt Nam Chất Lượng Cao, nhận được nhiều bằng khen, giấy khen từ
Trung ương đến địa phương trao tặng. Năm 2005, 2007 thương hiệu Kềm Nghĩa được
giải Sao Vàng Đất Việt, đứng trong Top 100 Thương Hiệu Mạnh trên toàn quốc. Năm
2006 vinh dự là một trong 98 “Thương Hiệu Mạnh Việt Nam 2006”, cúp vàng Chất
Lượng Hội Nhập Hàng Đầu Năm 2007 và là “100 Thương Hiệu Dẫn Đầu Hàng Việt Nam
Chất Lượng Cao 2007”…
Hiện nay, Kiềm Nghĩa đang hoạt động theo mô hình công ty cổ phần, với hơn 120 đại lý
kinh doanh và phân phối, sản phẩm Kềm Nghĩa đã chiếm đến 80% thị phần tại Việt Nam.
Hiện Công ty Kềm Nghĩa đang hoạt động theo hệ thống quản lý tiêu chuẩn chất lượng
ISO 9001:2000, cùng với những trang thiết bị hiện đại, dây chuyển công nghệ khép kín
và luốn được tối ưu hoá. Đội ngũ lao động của Công ty Kềm Nghĩa hiện nay gần 2000


người, trong đó đa phần là những người có nhiều kinh nghiệm trong công việc, luôn phát
huy tinh thần học hỏi, tư duy sáng tạo. Tổng mặt bằng sản xuất của Kềm Nghĩa hiện nay
gần 20.000 m2, được bố trí tại các điểm:
Trụ sở chính và là phân xưởng I: 10/20 Lạc Long Quân, P.9, Q. Tân Bình Tp HCM
Phân xưởng sản xuất II: 59/5E Ấp Tiền Lân, Xã Bà Điểm, Huyện Hóc Môn, Tp HCM
Phân xưởng sản xuất III: Lô B1- 7 Khu Công Nghiệp Tây Bắc Củ Chi, Tp HCM.

3. Chức năng, nhiệm vụ.

3.1 Chức năng
Sản xuất cơ khí gia dụng. Mua bán mỹ phẩm, hàng điện tử gia dụng. Sản xuất mỹ
phẩm. Mua bán máy móc, thiết bị, dụng cụ phục vụ cho uốn tóc và làm móng. Sản xuất
dụng cụ, phụ liệu làm móng-tóc; giũa giấy; dép mousse, gác ngón; sản phẩm làm bằng
mousse (trừ tái chế phế thải, gia công cơ khí, xi mạ điện). Ðào tạo nghề.
Sản phẩm chính: Kềm cắt da và móng với nhiều chủng loại, kiểu dáng.
Sản phẩm phụ: dũa móng, kéo cắt tóc, kéo tỉa lông mày, nhíp, dép mousse, gác ngón,
sủi da, chấm bi và các dụng cụ hỗ trợ cho việc làm móng.
3.2 Nhiệm vụ
-

Mở rộng mạng lưới phân phối sản phẩm trên toàn quốc

-

Tăng cường hợp tác quốc tế, tiếp tục nâng cao chất lượng và đa dạng hoá sản
phẩm để ngày càng đáp ứng tốt hơn nhu cầu của thị trường.

-

Duy trì và phát triển văn hoá công ty.

-

Nâng cao trình độ nhận thức và tay nghề của lục lượng lao động trong thời đại
hội nhập.

II Cơ cấu tổ chức, quản trị nhân sự của công ty

1

Cơ cấu tổ chức
Giám đốc


Phó giám đốc
điều hành sản xuất
Phó giám đốc
nội chính
Phân xưởng cơ điện
Phân xưởng sản xuất
Phòng vật tư và điều độ sản xuất
Phòng kiểm tra và quản lí chất lượng
Phòng Tổ chức hành chính
Phòng Tài chính
kế toán
Phòng Kế Hoạch và đầu tư
Phòng Đào tạo

Sơ đồ 1.1 Cơ cấu tổ chức của công ty Cổ phần Kềm Nghĩa

Trong đó chức năng của từng bộ phận


- Giám đốc: Là người điều hành đại diện pháp nhân của công ty và chịu trách nhiệm
cao nhất về toàn bộ kết quả hoạt động kinh doanh trong Công ty. Giám đốc điều hành
Công ty theo chế độ thủ trưởng, có quyền quyết định cơ cấu bộ máy quản lý của công ty
theo nguyên tắc tinh giảm gọn nhẹ, có hiệu quả.
- Phó giám đốc: Là người giúp đỡ giám đốc chỉ đạo các công tác cụ thể như kỹ thuật,

công nghệ, công tác marketing, khai thác htị trường và giải quyết các công việc thay
giám đốc khi có uỷ quyền.
- Phòng kinh doanh có nhiệm vụ tìm kiếm thị trường tiêu thụ sản phẩm; thực hiện các
giao dịch kinh doanh tiêu thụ sản phẩm và dịch vụ tiếp nhận vận chuyển.
- Phòng tổ chức hành chính có nhiệm vụ xây dựng và hoàn thiện bộ máy tổ chức công
ty phù hợp với yêu cầu tổ chức kinh doanh, xây dựng và tổ chức thực hịên các kế hoạch
về lao động tiền lương, giải quyết chính sách cho người lao động.
- Phòng kế toán tài vụ: có nhiệm vụ khai thác và tiếp cận các đơn đặt hàng và hợp
đồng kinh tế, theo dõi và đôn đốc kế hoạch thực hiện từ đó thiết lập và bóc tách bản vẽ,
triển khai xuống từng phân xưởng.
- Các phân xưởng sản xuất: Đứng đầu là các quản đốc có nhiệm vụ tôt chức thực hiện
kế hoạch sản xuất của công ty giao đảm bảo chát lượng và số lượng sản phẩm làm ra. Sử
dụng có hiệu quả các trang thiết bị được giao.
2

Quản trị nhân sự

2.1 Số lượng và phân bố nhân sự trong công ty

Bảng 1.1: Tình hình lao động của công ty cổ phần Kềm Nghĩa năm 2008 – 2010
Đơn vị: Người

Số lượng
Nhân viên
văn phòng

Năm

Năm

Năm

2008

2009

2010

120

127

131

So sánh 2008/2009
Tuyệt đối Tương đối

7

So sánh 2009/2010
Tuyệt
Tương đối

(%)

đối

(%)

5,83

4

3,15


Lao động
phổ thông

1989

2034

2183

45

2,26

149

7,33

“Nguồn: Phòng nhân sự”
2.2 Tình hình lao động

100% nhân viên văn phòng có trình độ cao đẳng trở lên
Về trình độ ngoại ngữ : 85% nhân viên văn phòng giao tiếp tiếng Anh tốt, ngoài ra số
lượng nhân viên biết them ngôn ngữ thứ 2 như tiếng Hoa, tiếng Nhật vv.. là 35%
100% nhân viên lao động phổ thong có trình độ trung cấp trở lên.

2.3 Đánh giá sự phù hợp của lực lượng lao động, quy mô, cơ cấu tổ chức công ty với

lĩnh vực kinh doanh của công ty.
Với định hướng mở rộng sản xuất để xuất khẩu các sản phẩm của Kềm Nghĩa ra thị
trường nước ngoài , đồng thời hợp tác với các công ty nước ngoài nhằm phân phối và làm
đa dạng hóa các sản phẩm chăm sóc sắc đẹp. Việc mở rộng thêm chi nhánh và tăng số
lượng nhân viên là hoàn toàn cần thiết.
Với số lượng nhân viên lao động phổ thông như hiện nay công ty cơ bản đã đáp ứng
được tình hình sản xuất để đáp ứng nhu cầu trong nước và mục tiêu tăng trưởng xuất
khẩu của công ty. Hơn thế nữa công ty đang có chiến lược tăng năng suất thông qua ứng
dụng máy móc kĩ thuật hiện đại nên nhu cầu về lao động phổ thông theo tình hình hiện
nay là tương đối phù hợp.
Nhân viên văn phòng hiện nay chiếm khoảng 6% tổng số lao động của công ty . Tuy
đã đáp ứng được nhu cầu hiện tại của công ty nhưng để giữ vững tốc độ tăng trưởng như
hiện nay của công ty đồng thời đáp ứng nhu cầu mở rộng hợp tác quốc tế vấn đề tăng
cường nhân viên văn phòng để quản lí các phòng ban và đàm phán với các đối tác là hoàn
toàn cần thiết.
III Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty giai đoạn 2008-2010
Bảng 1.2: Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty giai đoạn 2008 – 2010


Đơn vị : Tỉ VNĐ

Doanh thu
Chi phí
Lợi nhuận

Năm

Năm

Năm

2008

2009

2010

186,4
120,6
65,8

216,1
134,8
81,8

294,8
188,1
106,7

So sánh 2008/2009
Tuyệt đối Tương đối
29,7
14,2
16

(%)
15,93%
11,77%

24,32%

So sánh 2009/2010
Tuyệt
Tương đối
đối
78,7
53,3
24,9

(%)
36,41%
39,54%
30,44%

“Nguồn: Phòng Kế toán”

•

Năm 2008 : Năm 2008 Kềm Nghĩa trở thành Công ty cổ phần đa chức năng. Đó là sản
xuất cơ khí gia dụng, dụng cụ, phụ liệu làm móng và uốn tóc, mua bán mỹ phẩm, hàng
điện tử gia dụng, sản xuất mỹ phẩm, mua bán máy móc, thiết bị. Sản xuất giũa giấy, dép
mousse, gác ngón và cả lĩnh vực đào tạo nghề… cũng trong năm đó công ty Kềm
Nghĩa đã phát triển thương hiệu Nghia Beauty thuộc công ty TNHH một thành viên
Nghĩa Khương là công ty con của công ty cổ phần Kềm Nghĩa với chức năng chính là
kinh doanh phân phối các sản phẩm do công ty Kềm Nghĩa sản xuất, gia công và phân
phối các sản phẩm có chất lượng cao, các sản phẩm có thương hiệu nổi tiếng khác.
Doanh thu năm 2008 đạt 198,6 tỷ đồng, trong đó xuất khẩu hơn 3 triệu USD, tăng 14%,
lợi nhuận tăng 10% so với năm trước.

•

Năm 2009 Năm 2009 khi nền kinh tế đang lâm vào đỉnh điểm suy thoái, tốc độ tăng
trưởng có phần chậm lại nhưng công ty vẫn đạt tốc độ tăng trưởng 15% và ngày càng
khẳng định được tên tuổi và hình ảnh thương hiệu.

•

Năm 2010 :Năm 2010 đánh dấu mốc 5 năm liền công ty đoạt giải sao vàng đất Việt, tiếp
tục chiến lược tăng trưởng ổn định và đẩy mạnh tăng cường xuất khẩu sản phẩm ra nước
ngoài . Cùng với việc ứng dụng máy móc hiện đại, năng suất ngày càng được cải thiện .
Hiện nay công suất ở cả 3 nhà máy đã được khai thác tối đa , trung bình cho ra khoảng
500 nghìn sản phẩm/ tháng.


Chương 2 : HOẠT ĐỘNG NHẬP KHẨU NGUYÊN LIỆU CỦA CÔNG TY
I Sơ đồ mô tả hoạt động nhập khẩu

Yêu cầu mua hàng
Xem xét phê duyệt
Lựa chọn nhà cung cấp
Phê duyệt

Lập Sale Contract và trình Ban Giám Đốc ký duyệt
Gửi đơn đặt hàng / hợp đồng cho nhà cung cấp

Mở LC và thanh toán cho NCC( nếu có) và theo dõi
NCC thực hiện

Mua bảo hiểm và book tàu

Thanh toán tiền hàng NCC

Khai báo hải quan, làm thủ tục nhận hàng
Nhận hàng
Kiểm tra nghiệm thu

II II. Mô tả chi tiết hoạt động nhập khẩu
1. LẬP PHIẾU YÊU CẦU MUA

Thanh toán

Căn cứ vào nhu cầu Sản Xuất – Kinh
các bộ phận có yêu cầu mua hàng:
HoànDoanh
tất
Viết Phiếu yêu cầu mua hàng về nội dung yêu cầu, đơn vị tính, số lượng, mục đích
sử dụng, thời gian cần, đặt tính kỹ thuật, viết thành 04 liên . Phiếu yêu cầu mua
hàng phải có chữ ký duyệt TP. Kế Hoạch và BGĐ ký duyệt nếu trị giá hàng mua
vượt quá phân quyền do Công ty qui định.
Với quy mô hơn 2000 nhân viên và hệ thống phân phối trên toàn quốc nên nhu
cầu mua hàng đáp ứng hoạt động sản xuát kinh doanh diễn ra liên tục với nhiều
nguồn cung cấp từ tất cả các nước trên thể giới nhưng chủ yếu vẫn là Trung Quốc,
Thái lan…
2. XEM XÉT PHÊ DUYỆT

Trưởng bộ phận/BGĐ xem xét đề nghị, nếu:
Hợp lý: Phê duyệt.
Chưa hợp lý: Yêu cầu giải thích/điều chỉnh/không duyệt.

3. LỰA CHỌN NHÀ CUNG CẤP

Chọn nhà cung cấp thích hợp trong danh sách các NCC đã được phê duyệt.


Nếu chưa có nhà cung cấp thì chọn nhà ucng cấp theo bảng so sánh nhà cung cấp
và duyệt giá mua hàng.
-

Công ty vẫn thường xuyên nhập hàng từ những nhà cung cấp quen thuộc để đảm bảo chất
lượng nguyên liệu nhập khẩu. Tuy nhiên công ty cũng có những hợp đồng mua hàng với
những nhà cung cấp mới để có thể tiếp cận với những với những nguyên liệu có chất
lượng tốt hơn và giá cả cạnh tranh hơn.
Lập bảng trình duyệt giá ( Đơn đặt hàng)

-

Bộ phận mua hàng xem xét số lượng đặt hàng căn cứ vào số lượng yêu cầu, tình hình
thực tế kinh doanh, số lượng đặt hàng tối thiểu của nhà cung cấp, … lập bảng duyệt giá
kèm theo Phiếu mua cầu mua hàng + mail báo giá nhà cung cấp trình Trưởng đơn
vị/BGĐ duyệt (đối với nhà cung cấp đã ký hợp đồng nguyên tắc giá đã chốt/ giá không
thay đổi thì chỉ cần làm đơn đặt hàng)
4. PHÊ DUYỆT

Xem xét các nội dung cần thiết của phiếu yêu cầu, bảng kế hoạch, Bảng trình duyệt
giá, Đơn đặt hàng, hợp đồng về các yêu cầu sử dụng, giá cả, phương thức thanh tóan, …
Nếu phù hợp: Phê duyệt và chuyển bộ phận mua hàng.
Không phù hợp: Yêu cầu điểu chỉnh, sửa đổi.
5. LẬP HỢP ĐỒNG/ĐƠN ĐẶT HÀNG VÀ TRÌNH BAN GIÁM ĐỐC KÝ DUYỆT

Khi bảng duyệt giá được duyệt (hoặc Đơn đặt hàng nếu là nhà cung cấp đã ký hợp
đồng nguyên tắc giá đã chốt)
Đơn đặt hàng (hoặc Bảng trình duyệt giá ) sẽ được Scan files và chuyển cho phòng
kế toán, bộ phận kho (Chỉ chuyển một lần cho một nhân viên do trưởng phòng Kế toán
chỉ định).
Nhân viên phụ trách lập hợp đồng (nếu có) căn cứ vào các điều kiện Ban Giám Đốc
đã duyệt trong trình duyệt giá
6. GỬI HỢP ĐỒNG/ ĐƠN ĐẶT HÀNG CHO NHÀ CUNG CẤP


Khi hợp đồng được ký:
-

Chuyển đơn đặt hàng/hợp đồng cho nhà cung cấp ký xác nhận

-

Hình thức chuyển (Gồm: Fax, thư điện tử, Scan, chuyển trực tiếp, điện thoại)

-

Theo dõi và đôn đốc nhà cung cấp thực hiện.

7. MỞ LC, THANH TOÁN CHO NHÀ CUNG CẤP (NẾU CÓ), THEO DÕI THỰC

HIỆN
-

Đối với trường hợp thanh toán TT, làm thủ tục thanh toán trước nhà cung cấp.

-

Đối với trường hợp mở LC sau khi bộ phận Kế toán điền các chi tiết cần mở LC vào form
ngân hàng sau đó nhân viên phụ trách chuyển form mở LC cho nhà cung cấp xác nhận và
làm đề nghị thanh toán chuyển cho kế toán chính thức mở LC, sau khi có điện LC thì fax
điện LC cho khách hàng.

-

Nhân viên phụ trách kiểm tra trước invoice, packing list trước khi NCC gửi bảng chính.
Yêu cầu nhà cung cấp gửi shipment Advice và các chứng từ ship hàng qua fax sau 02
ngày gửi hàng cho hãng tàu.

8. MUA BẢO HIỂM VÀ BOOK TÀU (nếu có)

- Trường hợp mua giá Fob, Exw, FCA: Fax hợp đồng cho phía bên đơn vị bán bảo
hiểm và kèm theo đơn yêu cầu mua bảo hiểm, sau đó liên hệ hãng tàu để book tàu.
- Trường hợp mua giá CIF, CFR, CPT, CIP thì không cần thiết mua bảo hiểm, chuyển
thẳng bước 08 lên làm thủ tục thanh toán nhà cung cấp.
9. THANH TOÁN TIỀN HÀNG CHO NHÀ CUNG CẤP

- Đối với trường hợp thanh toán TT còn lại, yêu cầu nhà cung cấp gửi bảng thông báo
hàng xong và đính kèm theo bảng fax invoice, packing list , Bill of lading (nếu có)
- Đối với trường hợp thanh toán D/P at sight , D/A, L/c trả chậm , L/C at sight .kế toán
tự động sắp xếp lấy chứng từ nhập khẩu từ ngân hàng , được quyền trích lấy 01 bộ chứng
từ gốc bao gồm B/L , invoice, packing list trước khi chuyển trả các chứng từ nhập khẩu
cho nhân viên phụ trách đơn hàng nhân viên phụ trách .


10. KHAI BÁO HẢI QUAN VÀ LÀM THỦ TỤC NHẬN HÀNG

Khi nhận được chứng từ gốc gửi hàng của nhà cung cấp hoặc chứng từ nhập khẩu từ
kế toán và giấy thông báo hàng đến của hãng tàu. Nhân viên phụ trách chuyển cho dịch
vụ logictis các giấy tờ liên quan để khai điện tử . Nhân viên phụ trách phải kiểm tra chi
tiết hàng hóa khai trong tờ khai và ký nháy trước khi trình Trưởng bộ phận xem xét
chuyển lên Ban Giám Đốc ký.
Sau khi kiểm tra bộ hồ sơ chứng từ và đảm bảo không có sai sót gì, phòng Xuất nhập
khẩu tiến hành khai báo hải quan lô hàng sắp nhập về.
Việc làm thủ tục hải quan được tiến hành theo các bước như sau:
-

Mua tờ khai hải quan
Kê khai hải quan cùng với bộ chứng từ gồm: hợp đồng, hóa đơn, vận đơn, phiếu đóng

-

gói, chứng nhận xuất xứ hàng hóa
Mang tờ khai đến cửa khẩu thông quan hàng hóa nộp và xin giấy chấp nhận tờ khai
Đăng ký thời gian và lịch trình cho cán bộ hải quan kiểm hóa hàng hóa
Trình bộ hồ sơ cùng hảo quan kiểm hóa ký biên bản và kí vào tờ khai kiểm hóa để hàng

-

được thông qua
Những nội dung cần kê khai
Người xuất khẩu với đầy đủ địa chỉ
Người nhập khẩu với đầy đủ địa chỉ (kê khai cả mã số thuế nhập khẩu)
Phương tiện vận chuyển: tên, số hiệu phương tiện, ngày khởi hành, ngày đến cảng hoặc
sân bay, số vận đơn, cảng bốc hàng, cảng dỡ hàng, số giấy phép nhập khẩu, số hợp đồng,

-

ngày tháng ký hợp đồng, cửa khẩu thông quan hàng hóa, loại hình mua bán kinh doanh
Tên nước xuất khẩu và nhập khẩu, điều kiện và cơ sở giao hàng, số lượng mặt hàng,
phương thức thanh toán, loại hình thanh toán, tỷ giá thanh toán, tên hàng (ghi chính xác

-

theo hợp đồng và hóa đơn, xuất xứ, số lượng và trọng lượng
Các chứng từ kèm theo
Ký tên và đóng dấu
Hải quan sẽ kiểm tra mã số nhập khẩu, tính thuế và cử cán bộ kiểm tra trên thực tế.
Lưu ý khi điền tờ khai hải quan không được phép dùng hai loại mực
- Đối với trường hợp đóng thuế ngay ,nhân viên phụ trách chuyển tờ khai điện từ bản
cứng hoặc bản mền kèm theo giấy thông báo thuế và đề nghị thanh toán chuyển phòng kế


toán để đóng thuế..Sau đó, đính kèm bảng chính giấy nộp tờ và bản sao y gửi cho bên
giao nhận để lấy hàng
- Đối với trường hợp ân hận thuế 30 ngày sau khi thông qua tờ khai , nhân viên phụ
trách chuyển trả giấy thông báo nộp thuế kèm các chứng từ nhập khẩu bản gốc gồm tờ
khai , B/L invoice, packing list , giấy nộp tiền ( trường hợp thanh toán TT trước hoặc
sau ) cho phòng kế toán . Lưu ý không cần thiết làm giấy đề nghị thanh toán nộp thuế ,
Phòng kế toán sẽ tự động theo dõi thời gian để nộp thuế cho nhà nước
11.

KIỂM TRA NGHIỆM THU
Khi hàng được mua về Thủ kho báo với đơn vị liên quan về nghiệm thu tiến hành

kiểm tra theo quy định:

-

Tất cả những nguyên vật liệu khi nhập kho phải được kiểm tra nghiệm thu đầu vào theo
kế hoạch kiểm soát nguyên vật liệu.

-

Trong thời gian chậm nhất 07 ngày, nhân viên nghiệm thu có trách nhiệm chuyển hồ sơ
nghiệm thu cho bộ phận mua hàng. Tuy nhiên, đối với những sản phẩm không thể trả lại
sau khi nhập kho thì đơn vị liên quan phải nghiệm thu trước khi nhập kho.

-

Trường hợp thử nghiệm (bộ phận kỹ thuật/quy cách /sản xuất) dùng bảng so sánh vật tư –
Nguyên vật liệu
Trong quá trình kiểm tra phát hiện hàng kiểm thực tế không đúng với số lượng trên
bao bì nhân viên kho và quy cách ghi vào Phiếu Báo Cáo Và Xử Lý Không Phù Hợp, số
lượng thùng hàng bị thiếu trước và sau khi kiểm tra số kg và số lượng . Bắt buộc lập
thành 02 bản và gửi một bảnh chính cho nhân viên phụ trách mua hàng để xử lý+ kèm
theo hình ảnh ( nếu có )
Lập phiếu nhập kho trước, sau đó bộ phận nghiệm thu sẽ bổ sung phiếu kiểm tra
nghiệm thu cho Thủ Kho

12. NHẬN HÀNG


-

Trước khi hàng về nhân viên phụ trách fax chứng từ liên quan đến lô hàng về cho kho
(Packing list) trước 01 ngày hoặc trước 04 tiếng ngày làm việc (đối với hàng phải cho về

đột xuất) để kho chuẩn bị mặt bằng sắp xếp bố trí nhân sự nhận hàng

13. THANH TOÁN
-

Sau khi có đầy đủ các chứng từ xác nhận về hàng hóa nhập kho như liệt kê bên dưới thì
bộ phận Kế Toán có trách nhiệm theo dõi, thực hiện thanh toán cho NCC (hoặc cho các
phòng ban khác).



Bảng trình duyệt giá (đơn đặt hàng)– files Scan



Hợp đồng (nếu có)



Hóa đơn đỏ (nếu có)



Phiếu yêu cầu - files Scan



Phiếu nhập kho hoặc biên bản bàn giao



Phiếu thu (Nếu NCC nhỏ lẻ không có phiếu thu thì có thể thay bằng Phiếu thu viết tay và
được xác nhận bảo lãnh của nhân viên Phòng Cung ứng vật tư).



Giấy giới thiệu

-

Những trường hợp hàng hóa, dịch vụ không nhập kho (xuất thẳng cho sử dụng) sau khi
có ký nhận, nghiệm thu (nếu có) của bộ phận yêu cầu thì Bộ phận Kế Toán làm thủ tục
thanh toán cho NCC (hoặc các phòng ban khác).
Đối với hàng nhâp khẩu.
(áp dụng đối với hình thức thanh toán TT sau và D/A )

-

Sau khi có đầy đủ các chứng từ xác nhận về hàng hóa nhập kho như liệt kê bên dưới thì
nhân viên phụ trách thu mua làm thủ tục thanh toán .Bộ phận Kế Toán có trách nhiệm
theo dõi, thực hiện thanh toán cho NCC (hoặc cho các phòng ban khác).



Invoice bảng chính



Packing list bảng chính



Bill of landing bản chính hoặc bản sao



Tờ khai hàng hoá bảng chính



C/O ( nếu có)
Phiếu nhập kho hoặc phiếu nghiệm thu

14. HOÀN TẤT

Các hồ sơ liên quan đến việc mua hàng được lưu tại bộ phận liên quan đến việc mua
hàng.
Thủ tục nhập khẩu lô hàng Hạt cát pha lê dùng phun kềm No10
Sau khi bộ phận sản xuất lập phiếu yêu cầu mua Hạt cát pha lê dùng phun kềm và
được ban giám đốc phê duyệt
Bộ phận thu mua sau khi so sánh giá cả và chất lượng sản phẩm của các nhà cung cấp
và chọn công ty KEPLER INTERNATIONAL CO.,LTD của Thái Lan là nhà cung cấp lô
hàng Hạt cát pha lê và lập bảng trình duyệt giá báo cáo cho ban lãnh đạo .
Do công ty KEPLER INTERNATIONAL CO.,LTD là nhà cung cấp thường xuyên và
tình hình giá cả cũng không biến động nên sử dụng bản duyệt giá cũ đã duyệt. Tất cả
những giấy tờ liên quan như bảng bào giá của bên nhà cung cấp và bản duyệt giá được bộ
phận thu mua tổng hợp để tiến hành soạn thảo hợp đồng, trưởng phòng Kế hoạch duyệt
và được gửi qua bằng fax cho nhà cung cấp. Nhân viên thu mua chịu trách nhiệm đôn đốc
nhà cung cấp gửi các giấy tờ hợp lệ rồi tiến hành chuyển tiền trả trước cho nhà cung cấp

theo phương thức T/T( 30% giá trị hơp đồng).
Bộ phận thu mua tiến hành mua bảo hiểm và book tàu ( vì lô hàng này được nhập theo
điều kiện FOB)
Bộ phận thu mua yêu cầu NCC gửi bảng thông báo hàng xong và đính kèm theo bảng
fax invoice, packing list , Bill of lading rồi chuyển giao cho phòng kế toán để tiến hành
hoàn trả tiền hang còn lại cho nhà cung cấp .
Khi nhận được chứng từ gốc gửi hàng của NCC hoặc chứng từ nhập khẩu từ kế toán
và giấy thông báo hàng đến của hãng tàu. Nhân viên phụ trách chuyển cho dịch vụ


logictis các giấy tờ liên quan để khai điện tử . Nhân viên phụ trách phải kiểm tra chi tiết
hàng hóa khai trong tờ khai và ký nháy trước khi trình Trưởng bộ phận xem xét chuyển
lên Ban Giám Đốc ký.
,Nhân viên phụ trách chuyển tờ khai điện từ bản cứng hoặc bản mền kèm theo giấy
thông báo thuế và đề nghị thanh toán chuyển phòng kế toán để đóng thuế..Sau đó, đính
kèm bảng chính giấy nộp tờ và bản sao y gửi cho bên giao nhận để lấy hàng .
Chứng từ hợp lệ gồm có :
Tờ khai hải quan điện tử
Phiếu ghi kết quả kiểm tra chứng từ giấy
Hóa đơn thương mại (commercial invoice)
Packing list
Biil of lading
Certificate of origin (form D)
Giấy báo hàng đến
Certificate of Quantity
Purchase contract
Đơn bảo hiểm hàng hóa (2 bản chính và 1 bản phụ)
Phiếu nhập khẩu

III Đánh giá hoạt động nhập khẩu của công ty

1. Thuận lợi
 Là một công ty có quy mô lớn , thường xuyên nhập khẩu nguyên liệu với số lượng và giá

trị cao nên Kềm Nghĩa có đội ngũ nhân viên dày dạn kinh nghiệm trong việc khắc phục
những sự cố thường gặp trong quá trình nhập khẩu.
 Có quy trình nhập khẩu chặt chẽ sát sao nên hạn chế được những sai sót xuất phát từ

những lí do nội tại của doanh nghiệp. Kiểm soát được hoạt động nhập khẩu phù hợp với
tình hình sản xuất kinh doanh.


 Có kinh nghiệm nhập khẩu với nhiều quốc gia trên thế giới nên nguồn cung ứng nguyên

liệu ổn định và đảm bảo chất lượng đầu vào.
2. Khó khăn

 Do quy trình nhập khẩu chặt chẽ nên thời gian khá lâu thường mất khoảng 60-90 ngày kể

từ ngày đặt hàng đến khi hàng được nhập về kho.
 Thủ tục hành chính ở nước ta còn quá rườm ra nên mất thời gian cho việc hoàn thành thủ

tục hải quan. Vấn đề về thủ tục hải quan cũng là vấn đề chính yếu gây ra không ít khó
khắn cho hoạt động nhập khẩu nguyên liệu của Kềm Nghĩa.
 Khối lượng hợp đồng trên 1 tháng tương đối nhiều ( 15-20 hợp đồng ) nên nhân sự chỉ

đảm bảo tương đối .
 Nhà cung ứng của công ty từ khắp các nước trên thế giới nên hoạt động nhập khẩu cũng

gặp những khó khăn nhất định do khác biệt về tập quán mua bán quốc tế.Chính điều này
đã làm cho công ty gặp những rắc rối về tranh chấp thương mại .

IV. So sánh lí thuyết với thực tiễn :
Về phương thức thanh toán:
Trên lí thuyết thì mỗi hợp đồng nhập khẩu khác nhau thì các điều kiện bảo hiểm và
phương thức thanh toán sẽ được soạn thảo riêng . Nhưng trên thực tế , tất cả các đơn hàng
nhập thông thường đều có form mẫu và nhân viên bộ phận nhập khẩu chỉ điền những
thông số như tên mặt hàng, quy cách , số lượng, giá thành với những điều kiện khá giống
với những hợp đồng trước đó.
Về tranh chấp thương mại:
Trong thực tế , khi có sai sót xảy ra trong quá trình giao nhận hàng hóa, công ty thường
tránh những tranh chấp thương mại bằng cách thương lượng về giá cả( giảm giá hoặc
chiết khấu cao hơn cho lô hàng bị lỗi ) hơn là sử dụng tòa án trọng tài.
Về điều kiện nhập khẩu:
Các hình thức nhập FOB thường không phải lúc nào cũng được sử dụng vì có những lô
hàng mang tính đặc thù mà các điều khoán mà công ty bảo hiểm đối tác (Bảo hiểm Bảo