bài giảng công tác nhân sự văn phòng

Chương 7
CÔNG TÁC NHÂN SỰ
VĂN PHÒNG


1. Tuyển dụng nhân viên văn phòng
1.1. Các vị trí văn phòng tuyển dụng
- Trợ lý lãnh đạo
- Thư ký lãnh đạo
- Cán bộ tổng hợp
- Nhân viên đánh máy
- Nhân viên văn thư
- Nhân viên lưu trữ
- Nhân viên hành chính
- Nhân viên kế toán
- Nhân viên trực điện thoại
- Nhân viên phục vụ (kỹ thuật, lái xa, bảo vệ…)


Khi tuyển dụng người quản trị hành chính văn phòng
cần xác định
• - Vị trí cần người như thế nào?

- Vị trí đó có vai trò như thế nào trong hoạt
động của văn phòng, cơ quan?
• - Điều gì sẽ xảy ra nếu như không có ai làm ở
vị trí đó?
• - Công việc đó có thể chia sẻ cho các bộ phận
khác trong cơ quan?

1.2. Các hình thức tìm kiếm ứng cử viên
+ Đăng quảng cáo
+ Thuê dịch vụ tuyển dụng
+ Đề nghị nhân viên giới thiệu
+ Tham gia hội chợ việc làm
+ Tiếp cận các cơ sở đào tạo


1.3. Xét hồ sơ
Kiểm tra các thông tin ứng cử viên ghi
trong hồø sơ
+ Lịch sử làm việc không rõ ràng
+ Các khoảng trống trong công việc
+ Thay đổi chỗ làm liên tục
+ Thay đổi công việc
+ Hồ sơ cẩu thả
+ Và những thông tin không chính xác về
kinh nghiệm, về thành tích…


1.4. Tổ chức phỏng vấn
- Mục đích của phỏng vấn để đánh giá:
+ Kiến thức và kỹ năng
+ Trình độ và kinh nghiệm
+ Các yếu tố cá nhân
- Các hình thức phỏng vấn:
+ Phỏng vấn theo cấu trúc
+ Phỏng vấn tự do

- Điều kiện, tiêu chuẩn để lựa chọn cán bộ,
nhân viên văn phòng:
+ Vị trí trợ lý
+ Thư ký lãnh đạo
+ Nhân viên văn thư
+ Nhân viên lưu trữ
+ Nhân viên phục vụ
+ Nhân viên tổng hợp


Hình ảnh phỏng vấn


Một số câu hỏi thường gặp khi tuyển dụng các
vị trí văn phòng
• 1. Vì sao bạn chọn nghề văn phòng?
• 2. Có kỹ năng gì để thực hiện các công việc VP
• 3. Bạn có biết đặc điểm lao động văn phòng trong các

doanh nghiệp?
• 4. Bạn yêu cầu mức lương cơ bản bao nhiêu?
• 5. Bạn thích làm việc một mình hay cùng làm việc với
những người khác?
• 6. Bạn sẽ nghĩ gì nếu công ty yêu cầu bạn làm thêm
ngoài giờ hành chính.
• 7. Theo bạn để làm tốt công việc hành chính nhân viên
văn phòng cần có hiểu biết gì về cơ quan?


-Đặt câu hỏi/ tình huống kiểm tra kỹ năng

STVB?
- Đặt câu hỏi/ tình huống kiểm tra kỹ năng lập kế
hoạch?
- Đặt câu hỏi/tình huống kiểm tra kỹ năng thu
thập thông tin?
- Đặt câu hỏi/ tình huống kiểm tra kỹ năng giao
tiếp hành chính (Kỹ năng giao tiếp điện thoại, kỹ
năng ứng xử đối với các nhân viên)
- Đặt câu hỏi/ tình huống kiểm tra kỹ năng tổ
chức cuộc họp
- Đặt câu hỏi/ tình huống kiểm tra kỹ năng tiếp
khách…


2. Đánh giá, khen thưởng
• 2.1. Đánh giá
• - Phẩm chất cá nhân
• Các văn phòng sử dụng tiêu chí đánh giá này để

đánh giá sự hoà nhập của nhân viên với tổ
chức, tinh thần đồng đội …
• Ví dụ: nhân viên trực điện thoại phải có giọng
nói nhẹ nhàng, thư ký phải có tính cẩn thận,
trung thực và trách nhiệm


- Hoàn thành công việc
Dùng để đánh giá hiệu quả công việc
của nhân viên bằng cách so sánh kết quả
công việc với mục tiêu đã đặt trước, các

tiêu chí đánh giá là khối lượng công việc,
chất lượng công việc và thời hạn hoàn
thành công việc


- Kỹ năng làm việc
Đánh giá việc thực hiện các công việc
dựa trên các phương pháp thực hiện công
việc. Ví dụ đối với nhân viên giao tiếp thì
thực hiện các kỹ năng gì? Đối với công
việc tư vấn cần phải thực hiện kỹ năng
phân tích tình huống…


-Các lỗi thường gặp khi đánh giá
+ Đánh giá theo khuynh hướng bình quân
Khi đánh giá theo khuynh hướng này sẽ
không có hạng cao hoặc không có hạng thấp,
các nhân viên kết quả giống nhau.
Nguyên nhân của việc đánh giá như vậy là
do kết quả không rõ ràng hoặc người quản trị
muốn tránh rủi ro
+ Quá dễ dãi hoặc khắt khe
+ Thành kiến cá nhân


2.2. Khen thưởng
- Thăng chức cho nhân viên. Người quản trị
chú ý tới hai vấn đề liệu nhân viên có hoàn
thành công việc được giao hay không? Họ

có sẵn sàng tiếp nhận công việc được giao
hay không? Con người ham lực chức vụ


- Trả lương hiệu quả
Tiền không phải là động
cơ duy nhất kích thích
nhân viên của bạn,
nhưng nếu quá ít sẽ làm
giảm động cơ một cách
mạnh mẽ. Do đó, phần
thưởng về tài chính vẫn
được xem là nguồn động
viên lớn.


+ Trả lương theo kết quả công việc Hình thức
này theo sản phẩm, theo lý thuyết hình thức này
sẽ là động lực tốt nhất đẻ kích thích nhân viên
tăng năng xuất. Tuy nhiên, nhân viên văn phòng
khó áp dụng theo hình thức này. Bởi vì chức
năng của văn phòng là phục vụ do vậy khó có
thể đánh giá theo sản phẩm.


+ Tiền thưởng. Chế độ tiền thưởng có thể áp
dụng cho từng đối tượng, nếu nhân viên nào có
thành tích cao sẽ có tiền thưởng nhiều
Trong văn phòng ít sử dụng hình thức này vì sao
(không phải là đơn vị trực tiếp tạo ra sản phẩm,

nhưng tạo ra năng xuất ví dụ sáng kiến )


+ Sử dụng các phần thưởng khuyến khích
Trong nhiều trường hợp thì một phần quà,
tặng phẩm sẽ khuyến khích nhân viên một
cách hiệu quả, bằng khen, giấy khen…
Ngoài ra, những lời khen ngợi như cũng
chính là một hình thức thưởng.


3. Xử lý xung đột văn phòng
• + Xung đột trở nên tiêu cực khi các nhóm

làm việc với nhau không thể hiện sự hợp
tác, làm tăng thêm tính bất đồng, dẫn tới
các hành động vô trách nhiệm và các vấn
đề đạo đức bị xâm hại, trong cơ quan chia
bè cánh


Tuy nhiên, xung đột cũng có tính tích cực
của nó như là lôi kéo được mọi nguời tham
gia giải quyết các vấn đề quan trọng, giúp
các cá nhân phát triển sự hiểu biết và các
kỹ năng, xây dựng sự hợp tác giữa mọi
người thông qua việc học hỏi người khác


Mức độ xung đột văn phòng

Xung đột tối thiểu
Không có biểu hiện mất đoàn kết, không
bất đồng quan điểm, không chia bè cánh, thành
công của các nhân viên không làm tổn thương
đến nhau. Nhưng vẫn có sự cạnh tranh giữa các
nhân viên hoăïc các bộ phận trong văn phòng.


Xung đột trung bình
Môi trường làm việc các nhân viên có
thể tin cậy lẫn nhau, dung hòa, các thành
viên trong cùng nhóm hay cùng văn phòng
không phá nhau. Sự xung đột biểu hiện
ngầm nhưng khi phát hiện vẫn có thể phủ
nhận được.


•Xung đột căng thẳng
- Nguyên nhân của xung đột
+ Khả năng lãnh đạo yếu kém
+ Môi trường làm việ thiếu sự cởi mở
+ Quyền lợi của các bên bị đối lập
+ Quan điểm của các thành viên trong văn
phòng đặc biệt là nhân viên không được để ý.
+ Đối lập về văn hóa


Xử lý xung đột văn phòng
- Người quản trị sử dụng quyền lực
của người quản trị hoặc các mối quan hệ cá

nhân đối với đối tượng gây xung độ cũng
có thể sử dụng các kiến thức chuyên môn.