Hệ thống thông tin kế toán chu trình bán hàng trong doanh nghiệp sản xuất thương mại dịch vụ hoàng dũng

MỤC LỤC
I

GIỚI THIỆU VỀ ĐẶC ĐIỂM CỦA CÔNG TY TNHH SX - TM -

MỤC LỤC..............................................................................................1
GIỚI THIỆU VỀ ĐẶC ĐIỂM CỦA CÔNG TY TNHH SX -.........................2
TM-XD HOÀNG DŨNG........................................................................2

1.1. Lịch sử quá trình hình thành và phát triển:......................................................2
1.2. Đặc điểm:..........................................................................................................2
Tên công ty: CÔNG TY TNHH SẢN XUẤT - THƯƠNG MẠI - XÂY...............3
DƯNG HOÀNG DŨNG ■......................................................................................3
1.3_ Sơ đồ công ty...................................................................................................5
2.2_ Quá trình thu tiền:............................................................................................6
Щ CẢC CHỬNG TỪ ĐƯƠC SỬ DUNG TRONG CHU TRÌNH DOANH
THU TẠI DOANH NGHIỆP...................................................................7
IVLưu ĐÒ XỬ LÝ CHU TRÌNH DOANH THU BỂN NGOÀI PHÒNG KẾ
TOÁN..............................................................................................16
VMỔ TẢ TÀI KHOẢN SỬ DUNG VẢ ĐÓI TƯƠNG THEO.....................19
DỔI CHI TIÉT...................................................................................19
VILưu ĐÒ XỬ LÝ CHU TRÌNH DOANH THU BỂN TRONG PHÒNG KẾ
TOÁN..............................................................................................21
VIIĐẢNH GIẢ KIỂM SOÁT CỦA CHU TRÌNH.......................................23

7.1_Kiểm soát nghiệp vụ.......................................................................................23
7.2_ Kiểm soát trong môi trường máy tính 7.2.1_ Đánh giá kiểm soát chung....27
7.2_ Tổ chức bộ máy kế toán xử lý chu trình tại doanh nghiệp...........................34
QUY TRÌNH XỬ LÝ CHU TRÌNH DOANH THU:...........................................35
xác:.........................................................................................................................50

1


GIỚI THIỆU VỀ ĐẶC ĐIỂM CỦA CÔNG TY TNHH SX T M-X D HOÀNG DŨNG
1.1. Lịch sử quá trình hình thành và phát triển:
Công ty TNHH sx - TM - TM - XD Hoàng Dũng được thành lập năm 1994,
với tên gọi là “Xưởng sản xuất thiết bị - học cụ và đồ chơi trẻ em” và chịu sự chi
phối của Luật công ty được Quốc hội Việt Nam thông qua ngày 21/12/1990.
Với những nỗ lực hết mình của toàn thể công ty, sự phát triển về chất đòi hỏi
phải có sự thay đổi tương ứng về lượng. Đáp ứng yêu cầu đó, năm 2002 công ty
đăng ký kinh doanh lại với tên gọi là “Công ty Trách nhiệm hữu hạn Sản xuất Thương mại - Xây dựng Hoàng Dũng”. Ngoài việc thể hiện sự lớn mạnh về
nguồn lực tài chính và quy mô sản xuất điều này còn thể hiện sự nhanh nhạy,
không ngừng thay đổi để phù hợp với xu thế chung của tình hình kinh tế - xã hội,
đặc biệt là sự thay đổi của các văn bản Luật hiện hành {Luật doanh nghiệp 1999
ra đời thay thế cho Luật công ty 1990).
Sau năm 2002, công ty có nhiều lần đăng ký thay đổi để tiếp tục phù hợp với
tình hình sản xuất kinh doanh và các văn bản Luật ( Luật doanh nghiệp 2005
thay thế cho Luật doanh nghiệp 1999).
Mặc dù tình hình kinh tế - xã hội trong những năm gần đây có nhiều biến
động phức tạp, thông qua thế lực và tiềm lực của mình công ty TNHH

sx - TM

- XD Hoàng Dũng vẫn luôn khẳng định vị thế cùng sự phát triển một cách bền
vững.
1.2. Đặc điểm:
- Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, số: 4102010603 (Đăng ký lần đầu ngày
04/07/2002, đăng ký thay đổi lần thứ 4 ngày 29/09/2005).
- Loại hình: Công ty hách nhiệm hữu hạn có hai thành viên hở lên.

2


- Tên công ty: CÔNG TY TNHH SẢN XUẤT - THƯƠNG MẠI - XÂY
DƯNG HOÀNG DŨNG
■
- Tên giao dịch: HOANG DUNG CO.,LTD
- Tên viết tắt: CÔNG TY TNHH HOÀNG DŨNG.
- Địa chỉ trụ sở chính: 114/27 Tô Ngọc Vân, Khu phố 1, Phường Thạnh
Xuân, Quận 12
- Điện thoại: (08) 37160575

- Fax: (08) 37160575.

- Email:
- Ngành,nghề kinh doanh: Sản xuất và mua bán thiết bị học cụ, đồ chơi trẻ em
(trừ đồ chơi có hại cho nhân cách, sức khỏe của trẻ em hoặc ảnh huởng đến an
ninh, trật tự, an toàn xã hội, đồng phục truờng học). Mua bán hàng may mặc,
sách vở các loại, hàng điện tử, hàng điện lạnh, hàng thủ công mỹ nghệ, thực
phẩm công nghệ, hàng trang trí nội thất, thiết bị văn phòng. Đại lý ký gởi hàng
hóa. Xây dựng dân dụng, công nghiệp. Trang trí nội thất. Sửa chữa nhà. Sản xuất
thiết bị bếp ăn công nghiệp, thang nâng, thang máy (trừ gia công cơ khí, xi mạ
điện, tái chế phế thải kim loại tại hụ sở).
- Vốn điều lệ: 3.000.000.000 đồng (Ba tỷ đồng).
Trong đó: - Hiện kim: 1.991.250.000 dồng -

Hiện

vật:

1.008.750.000 đồng.

- Danh sách thành viên góp vốn:

3


SỔ Tên thành viền
TT

1

Nơi đăng ký hộ khẩu thường
trú đếi với cá nhân hoặc địa

Giá tri
Vốn góp

m

Phần vốn
góp

chỉ trụ sở chính đối vói tể (triệu
đồng)
chức
2.400,00
Nguyễn Hoàng Dũng 414/54 Nơ Trang Long,

80%

Phường 13, Quận Bình Thạnh
2

Nguyễn Kim Oanh

414/54

Nơ

Trang

Long,

600,00

20%

Phường 13, Quận Bình Thạnh

- Người đại diện theo pháp luật của công ty:
Chức danh: Giám đốc
Họ và tên: NGUYỄN HOÀNG DŨNG

(Nam)

Sinh ngày: 12/07/1964 Dân tộc: Kinh Quốc tịch: Việt Nam.
Số chứng minh nhân dân (hoặc số hộ chiếu): 020823305 Ngày cấp:
07/08/2003

Nơi cấp: Công An tp Hồ Chí Minh.

Nơi đăng ký hộ khẩu thường trú: 414/54 Nơ Trang Long, Phường 13,
Quận Bình Thạnh.
Chỗ ở hiện tại: 414/54 Nơ Trang Long, Phường 13, Quận Bình Thạnh.
- Tên, địa chỉ chi nhánh: Xưởng sản xuất Học cụ Thiết bị trường học Hoàng
Dũng.
Địa chỉ: 14/27 Khu phố 1, Tô Ngọc Vân, Phường Thạnh Xuân, Quận 12.

4


1.3_ Sơ đồ công ty
XƯỞNG SON
XƯÕO VGMỌC
XƯỞNG
SÁT

XƯỞNG NHựA

KHO BẢN THÀNH PHẲM

KHO NG I ■UYÊN VẶT .IỆU
NHÀ KHO
THUÊ

CHO
PHÒNG
TOÁN

PHÒNG
PHÓ
GIÁM
ĐỐC

XƯỞNG LÁP RÁP

KHO
THÀNH
PHẲM

KỂ
B
Ả
I
X
E

M

I

VƯỜN
HOA

BẢO
VỆ

PHÒNG
GIÁM

ĐỐC

II CẢC HOAT ĐÔNG CỦA CHU TRÌNH DOANH THU 2.1_ Quá
trình bán hàng 2.1. l_Hoạt động xét duyệt
♦♦♦ Xét duvêt đơn đăt hàns :
Sau khi nhận được đơn đặt hàng từ khách hàng, đơn đặt hàng được đưa lên cho
giám đốc xử lý xét duyệt và lập họp đồng. Họp đồng được lập thành hai bản, 1 bản đưa
cho khách hàng, 1 bản kèm theo đơn đặt hàng đưa sang cho phó giám đốc.
Tại đây phó giám đốc lập danh mục bảng kê hàng hóa cần cung cấp. Lập xong
bảng kê được đưa sang cho quản lý phân xưởng, đơn đặt hàng và họp đồng được đưa
sang phòng kế toán.
♦♦♦

Xét duyêt vât tư :
Khi nhận được bảng kê hàng hóa, quản lý phân xưởng kiếm ha vật tư đồng thời

lập phiếu đề xuất vật tư. Sau đó bảng kê hàng hóa đưa sang cho thủ kho, còn phiếu đề
xuất vật tư đưa sang cho giám đốc xử lý xét duyệt vật tư rồi chuyển cho phòng kế toán.

5


2.1.2_ Cung cấp hang hóa:
Thủ kho sau khi nhận được bảng kê hàng hóa sẽ đối chiếu với số lượng vật tư
trong kho và lập phiếu xuất kho (2 liên). Căn cứ vào bảng kê hàng hóa và phiếu xuất
kho thủ kho nhập liệu vào bảng tính Excel số lượng hàng hóa xuất kho để cập nhật vào
tập tin hàng hóa đã lưu trong máy. Sau đó bảng kê hàng hóa được lưu lại theo số thứ tự,
bên cạnh đó phiếu xuất kho được đưa sang bộ phận giao hàng.
Bộ phận giao hàng cầm theo phiếu xuất kho, sau khi giao đủ số lượng bộ phận
giao hàng đưa phiếu xuất kho cho khách hàng ký, đưa khách hàng giữu 1 liên , 1 liên

còn lại đã được khách hàng ký đem về đưa cho phòng kế toán.
2.1.3 Hoạt động ghi nhận
Tại phòng kế toán, phiếu đề xuất vật tư từ giám đốc đưa sang được lưu tại đây
theo số thứ tự. Kế toán dựa vào phiếu xuất kho cùng với đơn đặt hàng và họp đồng, đối
chiếu lập hóa đơn bán hàng (3 liên). Liên 1 lưu lại theo số thứ tự, 2 liên còn lại đưa cho
khách hàng ký, sau đó 1 liên đưa khách hàng giữ, liên còn lại đưa lại về phòng kế toán.
Căn cứ vào các chứng từ (hóa đơn bán hàng , phiếu xuất kho, cùng với đơn đặt hàng và
họp đồng) kế toán nhập liệu vào phần mềm, cập nhật số liệu và các tập tin hàng hóa và
khách hàng. Các chứng từ được lưu lại theo số thứ tự.
2.2_ Quá trình thu tiền:
2.2.1_ Xác nhận nội dung thu tiền
Khi khách hang trả tiền, thủ quỹ (kế toán chi tiết) nhập thông tin khách
hàng vào phần mềm, truy xuất số hóa đơn ứng với khoản tiền đã nhận, đối chiếu. Sau đó
nhận tiền, lập phiếu thu tiền (3 liên). Liên 1 lưu lại

6


tại cùi, 1 liên giao cho khách hàng, liên còn lại có chữ kí của khách hang kế toán
chi tiết giữ lại.
2.2.2 Nhận tiền
Thủ quỹ (kế toán chi tiết) nhận tiền của khách hàng, đóng dấu đã thu tiền
và kí xác nhận lên phiếu thu.
2.2.3_ Ghi nhận/theo dõi
Kế toán dựa vào phiếu thu, cập nhật số liệu vào phần mềm, truy xuất và
đối chiếu với dữ liệu trong phần mềm. Sau đó phiếu thu tiền đuợc luu lại theo số
thứ tự.

Щ CẢC CHỬNG TỪ ĐƯƠC SỬ DUNG TRONG CHU
TRÌNH DOANH THU TẠI DOANH NGHIỆP

SỐ
TT

1

Bộ

Bộ

MỤC ĐÍCH

PHẬN

PHẬN
NHẬN
Phó
giám

TÊN
CHỨNG

NỘI DUNG

TỪ
Hợp đồng

- Căn cứ xác lập họp

Đe bảo đảm các

LẬP
Giám

mua bán

đồng: chịu sự điều

quan hệ kinh tế

đốc

hàng hóa.

chỉnh của văn bản

đuợc thiết lập

quy phạm pháp luật
nào nào của Nhà

và thực hiện
giữa các bên

nuớc, thông thuờng

tham gia ký kết

là Luật thuơng mại

hợp đồng. Ở

2005, Luật dân sự

đây là việc mua

2005, thông tu
134,...; nhu cầu của

bán hàng hóa
và thực hiện

các bên.

việc mua bán

đốc

7


- Ngày, tháng, năm

hàng hóa theo

ký họp đồng; tên,

thỏa thuận có

địa chỉ, số tài khoản

có căn cứ họp

và ngân hàng giao

lý, có cơ sở họp

dịch của các bên, họ, pháp.
tên người đại diện,
Đe bảo vệ các
người đứng tên đăng quyền và lợi
ký kinh doanh;
- Đối tượng của họp

ích họp pháp,
đề cao hách

đồng tính bằng số

nhiệm của các

lượng, khối lượng

bên trong quan

hoặc giá trị quy ước

hệ kinh tế

đã thoả thuận;
- Chất lượng, chủng

(quan hệ mua
bán hàng hóa

loại, quy sách, tính
đồng bộ của sản

này).

phẩm, hàng hoá
hoặc yêu cầu kỹ
thuật của công việc;
- Giá cả;
- Bảo hành;
- Điều kiện nghiệm
thu, giao nhận;
- Phương thức thanh
toán;
- Trách nhiệm do vi

8


phạm họp đồng kinh tế;
- Thời hạn có hiệu lực
của họp đồng;
- Các biện pháp bảo
đảm thực hiện họp
đồng;
- Các

thoả

thuận

khác.

2

Bảng kê

- Tên, địa chỉ của

Thông tin, kiểm

Phó

Quản lý

hàng

công ty, mã số thuế.

tra, đổi chiếu,

giám

phân

hóa.

- Tên chứng từ

xác nhận:

đốc

xuởng

(chứng từ

“Bảng kê hàng hóa”.

- Thông báo

nội bộ)

- Ngày, tháng lập

cho quản lý

bảng kê.

phân xuởng,

- Tên, địa chỉ đơn vị,

các bộ phận sản

cá nhân đặt hàng;

xuất đặc điểm,

ngày, tháng giao
hàng.

quy cách sản
phẩm, hàng hóa

- Tên, quy cách, số

cần sản xuất.

luợng, sản phẩm

- Làm căn cứ

(hàng hóa).

để quản lý phân

- Xác nhận của

xuởng kiểm ha

nguời lập, xác nhận

vật tu và đề

của nguời có hách

xuất kịp thời

9


nhiệm, quyền hạn.

lên Ban giám đốc.
- Làm căn cứ để
bộ phận sản xuất
lên kế hoạch sản
xuất.
- Xác nhận tính
hợp lệ của hoạt
động sản xuất của
bộ phận sản xuất.

3

Phiếu đề

- Tên, địa chỉ của

Thông tin, kiểm

Quản lý

Giám

xuất vật

công ty, mã số thuế.

tra, đổi chiếu,

phân

đốc

tu.
(chứng từ

- Tên chứng từ
“Phiếu đề xuất vật

xác nhận:
- Thông báo

xuởng

nội bộ)

tu”.

cho ban giám

- Họ tên nguời đề

đốc, bộ phận

nghị, bộ phận, lý do
đề nghị.

mua hàng đặc
điểm, quy cách

- Số thứ tự, tên quy

hàng hóa, vật tu

cách hàng hoá vật

cần mua về để

tu, đơn vị tính, số
luợng, ghi chú,...

thực hiện họp
đồng.

- Ngày, tháng, năm

- Làm căn cứ

lập phiếu.

để bộ phận mua

10

- Xác nhận của bộ phận hàng mua được
đề nghị.

hàng hóa phù hợp,
đầy đủ.
- Xác nhận tính
hợp lệ của hoạt
động mua hàng
của bộ phận mua
hàng.
- Là cơ sở để xác
nhận trách nhiệm
và kiếm soát quá
hình quản lý hàng
tồn kho (vật tư).

4

Phiếu

- Tên, địa chỉ của

Thông tin, cơ

thủ kho

Bộ phận

xuất kho.

công ty, mã số thuế.

sở ghi nhận kế

giao

(chứng từ

- Căn cứ lập (mẫu số

toán, kiểm tra,

hàng

nội bộ)

02 vt,... )

đổi chiếu, xác

- Tên chứng từ
“Phiếu xuất kho”.

nhận:
- Thông báo

- Ngày, tháng, năm
lập phiếu.

cho Ban giám
đốc, bộ phận

- Số chứng từ.

bán hàng, bộ

- Ghi nhận vào số

phận kế toán

sách kế toán

đặc điểm, quy

11


(Nợ:......Có:........)

r

- Họ tên người nhận
hàng,

địa

chỉ

cách, số lượng
hàng hóa xuât

(bộ

phận).
- Lý do xuất.
- Xuất tại kho (ngăn
lô).
- Số thứ tự; tên nhãn
hiệu, qui cách, phẩm
chất vật tư (sản phẩm,

ra.
- Là căn cứ để
kế

toán

ghi

nhận

vào

sổ

sách

kế toán

biến động của
hàng tồn kho và
các tài khoản

hàng hóa); mã số; đơn khác

có liên

vị tính; Số lượng (yêu quan.
- Là căn ' xác
cầu, thực xuất); đơn 1
cú
nhận
tính họp
giá; thành tiền.
-

Xác

nhận

của lệ, họp pháp
của hàng hóa
người lập phiếu,
ra
người nhận hàng, thủ được xuất ,
phục vụ cho
kho, giám đốc.
công tác quản

lý ] hàng
kho,

tồn

công

tá
c
kiểm soát nội
bộ của công ty.
- Là căn ' xác
1
cú
nhận sự chuyển
giao (quyền sở

12


hữu, quyền kiểm
soát)

hàng

hóa

giữa nguời bán và
nguời mua, làm
cơ sở lập hóa đơn

và thu tiền.
- Phục vụ cho
công tác kiếm tra,
đối chiếu việc ghi
nhận sổ sách của
kế toán, của thủ
kho, đối chiếu với
đơn đặt hàng của
khách

hàng

và

họp đồng.

5

Hóa

đơn - Tên hóa đơn “ HÓA Thông tin, cơ sở Kế toán

bán hàng

Kế toán

ĐƠN GIA TRỊ GIA ghi nhận kế toán, truởng (kế chi tiết
TĂNG”.

kiểm

tra,

đổi toán tổng (thủ quỹ)

- Căn cứ lập (mẫu số chiếu, xác nhận: họp)
01 GTKT-3LL)

- Chủ yếu phục

- Số hóa đơn.

13


- số liên

vụ cho mục

- Ngày, tháng, năm
lập háo đơn.

đích xác nhận
mang tính chất

- Tên, địa chỉ, số tài

pháp lý và làm

khoản, điện thoại

cơ sở ghi nhận

của đơn vị bán hàng
(công ty Hoàng

doanh thu và
các các tài

Dũng).
- Họ tên, đơn vị, địa

khoản liên quan
(tiền, khoản

chỉ, số tài khoản,

phải thu, thuế

hình thức thanh

GTGT,...),

toán, mã số thuế của
khách hàng.

cùng mục đích
kiểm tra của

- Số thứ tự, Tên

kiếm toán viên

hàng hóa, dịch vụ,
đơn vị tính, số

độc lập, cơ
quan thuế.

lượng, đơn giá,
thành tiền, tống

- Ngoài ra, đây
còn là cơ sở

cộng tiền hàng.

quan trọng để

- Thuế suất GTGT,

đối chiếu kế

tiền thuế, tổng cộng

toán giữa kế

tiền thanh toán.

toán tổng họp

- Xác nhận của

và chi tiết.

người mua hàng, của
người bán hàng, của
thủ trưởng đơn vị.

14


6

Phiếu thu

- Tên, địa chỉ của

Thông tin, cơ Thủ quỹ Thủ quỹ

công ty.
- Căn cứ lập (mẫu số

sở ghi nhận kế (Kê
toán, kiểm tra, toán chi

01 tt,...)

đổi chiếu, xác tiết)

- Tên chứng từ
“Phiếu thu”.
- Ngày, tháng, năm
lập phiếu.
- Số chứng từ.
- Ghi nhận vào số
sách kế toán

nhận:
Chủ yếu để xác
nhận và làm cơ
sở cho việc ghi
nhận kế toán
(tăng tiền hoặc
giảm khoản

(Nơ:......Có:........)

phải thu), đồng

- Họ tên nguời nộp
tiền, địa chỉ (bộ

thời cũng xác
nhận cho việc

phận).

thực hiện nghĩa

- Lý do nộp.
- Số tiền (bằng số,

nghĩa vụ thanh
toán tiền mua

bằng chữ).
- Số chứng từ gốc

hàng của nguời
mua hàng.

kèm theo.

Ngoài ra,

- Xác nhận của giám

phiếu thu cũng

đốc, kế toán truởng,

phục vụ cho

nguời nộp tiền,
nguời lập phiếu, thủ

(kê toán
chi tiết)

mục đích kiểm
tra, đối chiếu

15


quỹ.

công nợ của kế
toán các khoản
phải thu, kiểm tra
quỹ tiền mặt của
thủ quỹ.

IV Lưu ĐÒ XỬ LÝ CHU TRÌNH DOANH THU BỂN NGOÀI
PHÒNG KẾ TOÁN

16



18


V MỔ TẢ TÀI KHOẢN SỬ DUNG VẢ ĐÓI TƯƠNG THEO
DỔI CHI TIÉT

Tài khoản
Tài khoản

Tên

111

Tiền mặt

Kết cấu TK (mở mấy Đổi tượng theo
cấp, tên gọi cụ thể dõi chỉ tiết của
từng cấp
TK (nếu có)
Mở 2 cấp:
- Cấp 1: tài khoản 111
- tiền mặt.
- Cấp 2: Tài khoản
1111 Tiền mặt Việt
Nam.

112

Tiền gửi ngân hàng. Mở 2 cấp:
- Cấp 1: tài khoản 112
- Tiền gửi ngân hàng.
- Cấp 2:
+ Tài khoản 1121 - Tiền
Việt Nam.
+ Tài khoản 1122 Ngoại tệ.
- Tài khoản 1123 Vàng, bạc, kim khí quý,
đá quý.

131

Phải thu khách hàng

Khách hàng.

Mở 2 cấp:
- Cấp 1: Phải
khách hàng.
- Cấp 2:

thu

+ Tài khoản 1311: Phải
thu khách hàng sản
xuất.
+ Tài khoản 1312: Phải
thu khách hàng xây
dựng.

19


155

Thành phẩm

333

Thuế và các khoản
phải nộp Nhà nước

Mở 1 cấp: Tài khoản
155: Thành phẩm

Thành phẩm

Mở 3 cấp:
- Cấp 1: Tài khoản 333
- Thuế và các khoản
phải nộp Nhà nước.
- Cấp 2:
+ Tài khoản 3331 Thuế giá trị gia tăng
phải nộp.
+ Tài khoản 3334 Thuế thu nhập doanh
nghiệp.
+ Tài khoản 3335 Thuế thu nhập cá nhân.
+ Tài khoản 3336 Thuế tài nguyên.
+ Tài khoản 3337 Thuế nhà đất, tiền thuê
đất.
+ Tài khoản 3338 - Các
loại thuế khác.
+ Tài khoản 3339 - Phí,
lệ phí và các khoản phải
nộp khác.
- Cấp 3:
+ Tài khoản 33311 Thuế giá trị gia tăng đầu
ra.
+ Tài khoản 33381 Thuế môn bài.

511

Doanh thu bán hàng Mở 3 cấp

20


và cung cấp dịch vụ - Cấp 1: Tài khoản 511
- Doanh thu bán hàng
và cung cấp dịch vụ.
- Cấp 2: Tài khoản
5112- Doanh thu bán
các thành phẩm.
- Cấp 3:
+ Tài khoản 51121:
Doanh thu bán các
thành phẩm hoạt động
sản xuất.
+ Tài khoản 51122:
Doanh thu bán các
thành phẩm hoạt động
xây dựng.
632

Giá vốn hàng bán
Mở 2 cấp:
- Cấp 1: Tài khoản
-Giá vốn hàng bán.
- Cấp 2:
+ Tài khoản 6321:
vốn thành phẩm

xuất.
+ Tài khoản 6322:
vốn thành phẩm
dựng.

Chi tiết cho từng
thành phẩm sản
632 xuất và xây dựng

Giá
sản
Giá
xây

VI Lưu ĐÒ XỬ LÝ CHU TRÌNH DOANH
THU BỂN TRONG PHÒNG KẾ TOÁN

21


23


VII ĐẢNH GIẢ KIỂM SOÁT CỦA CHU TRÌNH
7.1_Kiểm soát nghiệp vụ
Quá
Nhận
trình
rủi ro

diện

Hoat đông
tiến nhân
đơn đăt
hàng và xét
duvêt bán
chiu:
• Doanh
nghiệp chấp
nhận những
đon đặt hàng
không có khả
năng thanh
toán.

Bán
hàng
• Ghi nhân
sai thông tin
về hàng hóa
(bao gồm mã
hàng, số
lượng hàng,
măt hàng...);
khách hàng
(bao gồm mã
khách hàng,
tên khách
hàng, địa chỉ

khách
hàng...) khi
nhập liệu

Nguyên
Thủ tục kiểm soát
nhân
đang áp dụng
Phòng kinh
doanh tiếp nhận
đơn đặt hàng.- Bộ phận
Đơn đặt hàng doxét duyệt
doanh nghiệp tựcủa công
thiết kế, nhiều khity chưa rà
theo mẫu củasoát, nhận
khách hàngdạng kỹ
(thông thường làđối tượng
hợp đồng hoặckhách
giấy đề nghị muahàng hoặc
hàng).
đánh giá
- Đơn đặt hàngsai khách
được giám đốchàng.
của đơn vị xét
duyệt trước khi
chuyển cho phó
giám đốc.
- Căn cứ vào các- Bộ
chính sách bánphận khai
hàng của đơn vị,báo khai

phó giám đốc lậpthông tin
lệnh bán hàngkhông hợp
(bản kê danh sáchlệ, không
hàng hóa sẽ cungtrung thực.
cấp),
- Sau khi lệnh bán
hàng đã được
giám đốc xét
duyệt, sẽ chuyển 1
liên cho phòng kế
toán, 1 liên cho bộ
phận kho, 1 liên
chuyển lên giám
đốc xem xét, 1

Đánh giá

- Không có sự
đối chiếu,
kiểm tra xem
giá trị đơn đặt
hàng có nằm
trong hạn
mức tín dụng
cho phép của
công ty hay
không.
- Sự xác minh
các thông tin
hơp lệ về sự

đặt hàng của
khách hàng
(mã khách
hàng, tên, địa
chỉ...) mang
tín ước lệ,
không kĩ
càng.
- không có sự
đối chiếu, so
sánh thông tin
mà khách
hàng cung
cấp về hàng
hóa (số
lượng, mẫu
mã, quy
cách...) cũng
như so sánh
giữa giá trên
đơn đặt hàng

Ảnh
hưởng
- Không
thu được
nợ.
-Lỗ do
nợ khó
đòi.

-Cung
cấp sai
hàng hóa.
-Giao sai
khách
hàng.
- Thông
tin về giá
cả giữa
khách
hàng và
đơn vị
nhiều khi
không
đồng nhất
tạo sự
mâu
thuẫn,
gây mất
uy tín cho
doanh
nghiệp

Đề xuất
- Xét duyệt
kỹ càng đối
tượng mua
hàng trước khi
đi đến quyết

định cung cấp
hàng hóa.
- Bộ phận
ghi chép cần
xem xét kỹ
trước đối
tượng hàng
hóa, khách
hàng, có thể
đối chiếu
thường xuyên
giữa sổ sách
và hệ thống kế
toán.
- Đối chiếu,
so sánh chi tiết
giữa thông tin
nhận được và
thông tin cung
cấp lại cho
khách hàng.
- lưu trữ đơn
đặt hàng cũ ,
ghi số đơn đặt
hàng mới của
khách hàng cũ
sau khi có sự
sữa chữa để

thông tin.

Hoat đông
xuất, giao
hàng, lâu
chứng từ
gm____hàng,
chứng từ
vân chuvển:
• Xuất kho,
giao hàng có
thể không
đúng đối
tượng nhận
do thông tin
về khách
hàng bị khai
báo không
chính xác.
• Xuất kho,
giao hàng có
thể sai số
liệu, sai mặt
hàng, kiểu
dáng do lúc
khai báo về
thông tin
hàng hóa bị
sai, thiếu
chính xác.

của khách hàng
với bảng giá
của đơn vị.

liên lưu tại phòng,
1 liên giao cho
khách hàng xác
nhận mặt hàng đã
đặt mua.

- Bộ phận kho
kiểm ha, xem xét
lệnh bán hàng từ
phòng kinh doanh
xem đã được xét
duyệt chưa, nếu
chưa có chữ ký và
dấu đã xét duyệt,
bộ phận kho
chuyển ngược lại
phòng kinh doanh.
- Neu đã được xét
duyệt, quản lý
xưởng sẽ liệt kê
những mặt hàng
cần phải xuất,
(chứng từ giao
hàng) chuyển lên
cho phòng kế

toán.
- Ke toán chi tiết
lập phiếu xuất kho
(2 liên), 1 liên
chuyển cho người
giao hàng, 1 liên
cho khách hàng
• Thời gian
giữ.
giao hàng có - Khi nhận hàng
thể bị sai
từ kho, nhân viên
lêch, hoăc bi giao hàng cần so
châm so với sánh các mặt hàng
thời gian ghi thực nhận với

- Do mất
hàng
- Do giao
nhầm cho
khách
hàng.

- Do sơ
suất của
thủ kho,
nhân viên
giao hàng.

- Do tiến

độ sản xuất
của công
ty chậm
bởi những
yếu kém
về mặt kỹ
thuật.
- Công
nghệ còn
non kém.
- Ý thức

- Sơ sài trong
việc đối chiếu
chi tiết về số
lượng hàng
giao, đặc điểm
về mặt hàng
của quản lý
kho.
- Đồng nhất
giữa phiếu
giao hàng với
chứng từ vận
chuyển khi
đơn vị đi, giao
hàng cho
khách hàng,
tạo ra sai sót
về số lượng,

quy cách, chất
lượng hàng
hóa, thời hạn.
- Không có sự
kiểm tra đối
chiếu về tính
chính xác trên
hóa đơn bán
hàng do kế
toán chi tiết
lập như số
lượng, số
lượng, thông

tiện lợi cho
việc theo dõi
công nợ

- Làm
- Rà soát kỹ
mất hàngđối tượng
hóa.
nhận hàng
- Khách hóa.
hàng bị
xáo trộn.
- Đối chiếu,
Làmkiểm tra số
mất uy tínlượng giao.
của công - Đầu tư kỹ

ty.
thuật công
- Không nghệ sản xuất.
đáp ứng
được yêu
cầu của
khách
hàng.
- Quản lý
chặt chẽ quá
- Giao
trình sản xuất
hàng trễ,để đáp ứng
phát sinhtiến độ sản
chi phí,xuất.
mất uy tín
của
doanh
nghiệp.
- Thắt chặt
thời gian giao
hàng, đảm bảo
- Làm
uy tín cho
mất mátdoanh nghiệp.

24


trên hợp đồng. chứng từ gửi hàng đạo đức của tin về khách tài sản của - Có thể đầu

(phiếu giao hàng), nhân viên hàng cũng như công ty, tư thêm công
• Có thể mất nếu có chênh lệch giao hàng. kiểm tra các ảnh hưởng nghệ
nhằm
hàng
trong thì thông báo cho - Yếu tố hóa đơn có số đến doanh giảm thiểu thời
quá trình xuất bộ phận xử lý đơn môi trường tiền vượt quá thu, lợi
gian chế tạo,
kho để giao hàng, hoặc nếu tác
động một giá trị nhất nhuận của cũng như nâng
hàng.
thiếu thì báo quản (mưa gió, định.
công ty. cao chất lượng
lý kho hàng xử lý. bão, lut
sản phẩm
- Căn cứ số luợng lội,..)
trên phiếu giao
hàng, nếu đã đủ số
- Kiểm tra,
hàng mà khách
đối chiếu số
hàng đặt mua, kế
lượng hàng hóa
toán chi tiết lập
khi xuất.
hóa đơn bán hàng
(3 liên), 1 liên
chuyển cho khách
hàng,
1
liên

chuyển kế toán
tổng hợp, 1 liên
lưu tại sổ.

Thu
tiền

Hoat đông
thu tiền.
• Có thể lúc
thu tiền bị
thiếu, con số
bị sai.
• Thũ quỹ
hoặc thu
ngân có thể
đánh cắp số
tiền khách
hàng thanh
toán truớc
khi ghi vào
sổ sách
• Có thể
không thu
đuơc tiền
của khách

• Bán hàng thu
tiền măt:
- Khuyến khích

khách hàng thanh
toán qua ngân
hàng hoặc thẻ tín
dụng.

- Sử dụng hóa
đơn mỗi khi bán
hàng cũng như
khuyến khích
khách hàng sử
sựng hóa đơn.
- Định kỳ kiểm

- Bộ
phận thu
tiền thu sai
số tiền trên
hóa đơn.
- Hệ
thống kiểm
soát nội bộ
của công
ty bị nới
lỏng.

- Chưa có sự
tách biệt giữa
chức năng ghi
chép việc thu
tiền tại điểm

bán hàng và
chức năng
hạch toán việc
thu tiền trên sổ
cái

- Làm
mất tài
sản của
doanh
nghiệp.

- Làm
mất mát
tài sản.

- Chưa có sự
thống nhất
- Làm
trong việc phải mất tài
tiến hành đối sản.

- Bộ phận
xét duyệt đánh
giá, rà soát lại
đối tượng
khách hàng.

- Thực hiện
các thủ tục xét

duyệt đầy đủ.
- Xây dựng
hệ thống sổ
sách chi tiết

25