Hoàn thiện hạch toán nguyên vật liệu với việc tăng cường quản lý nguyên vật liệu tại nhà máy in quân đội

Lời mở đầu
Nền kinh tế thị trờng với sự tự do cạnh tranh, bình đẳng giữa các thành
phần kinh tế mở ra cho các doanh nghiệp nhiều cơ hội vơn lên tự khẳng định
mình. Tuy nhiên, nó cũng đặt ra cho các doanh nghiệp nhiều khó khăn, thử
thách cần phải giải quyết. Các doanh nghiệp muốn đứng vững trên thị trờng
phải chấp nhận cạnh tranh và tìm cho mình một phơng án kinh doanh đạt hiệu
quả kinh tế cao nhất. Để thực hiện đợc điều đó, doanh nghiệp phải tiến hành
quản lý một cách đồng bộ các yếu tố cũng nh các khâu của quá trình sản xuất
kinh doanh. Hạch toán kế toán là một công cụ không thể thiếu đợc nhằm quản
lý việc sử dụng tài sản, vật t, tiền vốn một cách chủ động, sáng tạo và có hiệu
quả.
Trong các doanh nghiệp sản xuất, kế toán nguyên vật liệu là một khâu
quan trọng vì chi phí nguyên vật liệu thờng chiếm một tỷ trọng lớn trong giá
thành sản phẩm, cho nên một sự biến động nhỏ về nguyên vật liệu cũng ảnh hởng đến thu nhập, lợi nhuận của doanh nghiệp. Việc quản lý nguyên vật liệu
một cách hợp lý sẽ góp phần tiết kiệm nguyên vật liệu, giảm chi phí, hạ giá
thành, nâng cao sức cạnh tranh cho sản phẩm của doanh nghiệp. Hạch toán tốt
nguyên vật liệu sẽ đảm bảo cung cấp nguyên vật liệu một cách kịp thời cho
sản xuất, đồng thời kiểm tra và giám sát chặt chẽ việc chấp hành các định mức
dự trữ, tiêu hao vật liệu, ngăn chặn việc sử dụng lãng phí vật liệu trong sản
xuất, từ đó hạ thấp giá thành sản phẩm, đem lại lợi nhuận cao cho doanh
nghiệp.
Là một doanh nghiệp sản xuất, ý thức sâu sắc đợc vai trò quan trọng của
nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất, Nhà máy đã rất chú trọng đến công
tác kế toán nguyên vật liệu và coi nó là một bộ phận quản lý không thể thiếu
đợc trong toàn bộ công tác quản lý của Nhà máy.
Qua thời gian thực tập tại Nhà máy in Quân đội, nhận thức đợc tầm quan
trọng của công tác kế toán nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất, đợc sự hớng dẫn tận tình của thầy giáo Trần Đức Vinh cùng sự giúp đỡ, góp ý nhiệt
tình của các cô, chú trong phòng tài chính kế toán của Nhà máy, em đã chọn
đề tài:
Hoàn thiện hạch toán nguyên vật liệu với việc tăng cờng quản lý
vật liệu tại Nhà máy in Quân đội

1

nguyên


Đề tài đi sâu nghiên cứu nhằm làm sáng tỏ thực tiễn công tác kế toán
nguyên vật liệu tại Nhà máy in Quân đội, qua đó đa ra những kiến nghị và đề
xuất những giải pháp nhằm hoàn thiện hơn nữa công tác kế toán nguyên vật
liệu của Nhà máy.
Nội dung của Chuyên đề bao gồm 2 phần chính:
Phần I: Thực trạng hạch toán nguyên vật liệu với việc tăng cờng
công tác quản lý nguyên vật liệu tại Nhà máy in Quân đội.
Phần II: Phơng hớng hoàn thiện hạch toán nguyên vật liệu tại Nhà
máy in Quân đội.
Mặc dù đã rất cố gắng nhng do nhận thức và trình độ còn hạn chế nên
Chuyên đề chắc chắn không tránh khỏi những tồn tại và thiếu sót. Do vậy, em
rất mong nhận đợc sự đóng góp ý kiến của các thầy, cô giáo, các cô, chú trong
phòng Tài chính - Kế toán của Nhà máy nhằm hoàn thiện hơn nữa đề tài mà
em nghiên cứu.
Cuối cùng, em xin chân thành cảm ơn thầy giáo Trần Đức Vinh cùng các
cô chú trong phòng tài chính kế toán của Nhà máy in Quân đội đã tận tình
giúp đỡ em hoàn thành Chuyên đề này.
Hà nội, ngày 30 tháng 04 năm 2004
Sinh viên
Nguyễn Thị Kim Dung

2


Phần I

Thực trạng hạch toán nguyên vật liệu
tại Nhà máy in quân đội
i. giới thiệu kháI quát về Nhà máy in quân đội

1. Quá trình hình thành và phát triển của Nhà máy in Quân đội
Nhà máy in Quân đội thuộc Tổng cục Chính trị - Bộ Quốc phòng, đợc
thành lập ngày 17 tháng 12 năm 1946 trong điều kiện toàn Đảng, toàn dân và
toàn quân ta chuẩn bị bớc vào cuộc kháng chiến trờng kỳ gian khổ chống lại
thực dân Pháp xâm lợc. Cho đến nay, Nhà máy in Quân đội đã có đợc 58 năm
hoạt động. Do yêu cầu của Nhà nớc cũng nh để đáp ứng nhu cầu của thị trờng
và tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình sản xuất kinh doanh, Nhà máy in
Quân đội đã qua rất nhiều lần đổi tên, sáp nhập và hợp nhất.
Khi mới thành lập Nhà máy mang tên là Xởng in báo Sao Vàng. Lúc này,
chức năng và nhiệm vụ của Nhà máy chỉ là in sách báo, tạp chí, tài liệu truyền
đơn phục vụ cho cuộc kháng chiến. Và bát chữ đầu tiên của Nhà máy là lời
kêu gọi toàn quốc kháng chiến của Bác. Đây là niềm vinh dự và tự hào của
toàn bộ cán bộ, công nhân viên trong Nhà máy.
Trong những ngày đầu thành lập, toàn bộ cán bộ, công nhân viên trong
Nhà máy chỉ có 18 ngời. Với những cỗ máy cũ kỹ, thô sơ và những tạp chí,
sách báo ít ỏi, lại là nhà máy đầu tiên của Quân đội nên đã gặp không ít khó
khăn. Song toàn bộ cán bộ, công nhân viên của Nhà máy, đa số là sĩ quan bộ
đội, đã đồng tâm hiệp lực đa Nhà máy vào sản xuất với số lợng và chất lợng
ngày một nâng cao.
Ngày 19 tháng 1 năm 1947, tại Hội nghị chính trị viên toàn quốc lần thứ
nhất, Xởng in báo Sao Vàng đợc đổi tên thành Nhà in Vệ quốc quân.
Tháng 6 năm 1950, hai tờ báo Vệ quốc quân và Quân du kích hợp thành
tờ báo chung, tờ Quân đội nhân dân. Cùng thời gian này, Nhà máy in Quân du
kích sáp nhập về với Nhà máy in Vệ quốc quân và lấy tên là Nhà máy in Quân
đội.

3


Cuối năm 1954, Nhà in Quân sự cùng một số cơ sở in khác của đại đoàn 351,
liên khu Việt Bắc, miền Đông Nam bộ sáp nhập vào Nhà máy in Quân đội.
Trong cuộc kháng chiến chống thực dân Pháp thắng lợi có một phần
đóng góp của Nhà máy in Quân đội, đó là in những tài liệu tuyên truyền và
một số truyền đơn, sách báo phục vụ cho cuộc kháng chiến, động viên cổ vũ
tinh thần chiến đấu của quân và dân ta. Do tính chất công việc của thời kỳ đó
nên việc đảm bảo an toàn cho Nhà máy là tuyệt đối, vì vậy Nhà máy đã phải
di chuyển nhiều nơi. Khi cuộc kháng chiến giành thắng lợi, hòa bình lập lại ở
miền Bắc mang lại niềm vui cho toàn Đảng, toàn dân, toàn quân ta nói chung
và Nhà máy in Quân đội nói riêng. Đến đây, Nhà máy đợc xây dựng cố định
tại thị trấn Cầu Diễn, huyện Từ Liêm, Hà Nội. Nhà máy đợc khánh thành và đi
vào sản xuất tháng 6 năm 1960.
Sau một thời gian chuẩn bị và thực tập, bớc vào năm 1961, Tổng cục
chính trị chính thức giao nhiệm vụ cho Nhà máy in Quân đội bắt đầu thực
hiện hạch toán kinh tế. Điều này đánh dấu một bớc trởng thành của Nhà máy,
tạo điều kiện để Nhà máy cùng với cả nớc xây dựng kinh tế. Nếu nh từ năm
1961 trở về trớc, Nhà máy quản lý theo lối hành chính bao cấp, chỉ biết làm
mà không tính toán lỗ, lãi, không tiết kiệm nhân lực, vật t, miễn sao hoàn
thành nhiệm vụ, thì nay sản xuất có hiệu quả kinh tế, định mức về lao động,
vật t đợc quy định rõ ràng, chỉ tiêu về kế hoạch sản xuất phải đạt và vợt mức
trên đề ra. Cách quản lý khoa học đó đã góp phần thúc đẩy sản xuất của Nhà
máy.
Để phù hợp với xu thế chung của đất nớc khi bớc sang nền kinh tế thị trờng và do nhu cầu mở rộng hơn nữa trong lĩnh vực sản xuất kinh doanh, ngày
27 tháng7 năm 1993, Bộ Quốc phòng ra quyết định số 358/QĐ-QP thành lập
Doanh nghiệp Nhà nớc - Nhà máy in Quân đội. Thực tế trong thời kỳ này,
Nhà máy gặp không ít khó khăn. Sự cạnh tranh trong quá trình sản xuất thờng

xuyên diễn ra. Song với sự đồng tâm của cán bộ công nhân viên trong Nhà
máy, sự quan tâm của Đảng, của Tổng cục chính trị và đặc biệt là ban lãnh
đạo đã không ngừng tìm tòi đổi mới công nghệ in, nâng cao trình độ tay nghề
của đội ngũ công nhân viên, mở rộng thị trờng, Nhà máy đã hoà nhập với cơ
chế thị trờng hiện nay.

4


Nh vậy, hiện nay Nhà máy in Quân đội là một doanh nghiệp Nhà nớc, có
t cách pháp nhân, có con dấu riêng, thực hiện hạch toán độc lập và hoạt động
theo Luật doanh nghiệp Nhà nớc. Ngành nghề kinh doanh chính của Nhà máy
hiện nay là in ấn sách, tạp chí, biểu mẫu, sổ sách quản lý và các loại văn hoá
phẩm khác. Ngoài nhiệm vụ kinh doanh độc lập theo luật định nh trên thì Nhà
máy còn phải đảm bảo nhiệm vụ chính trị nh: phục vụ mọi nhu cầu in của
Quân đội, thờng xuyên duy trì đảm bảo sẵn sàng cơ động phục vụ hợp đồng
tác chiến khi có nhu cầu.
Với sự quan tâm giúp đỡ của Nhà nớc, của Tổng cục chính trị và sự năng
động, sáng tạo trong sản xuất kinh doanh nên tình hình sản xuất của Nhà máy
tơng đối hiệu quả, thể hiện qua một số chỉ tiêu chủ yếu sau:
Bảng số 1: Một số chỉ tiêu về kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh
của Nhà máy in Quân đội
(Nguồn: Báo cáo tài chính của Nhà máy in Quân đội năm 2001, 2002, 2003)

Đơn vị tính: Đồng
STT
1
2
3
4

5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18

Chỉ tiêu
Doanh thu bán hàng
Các khoản giảm trừ DThu
- Giảm giá hàng bán
Doanh thu thuần về BH
Giá vốn hàng bán
Lợi nhuận gộp về BHàng
Doanh thu hoạt động TC
Chi phí tài chính
Chi phí bán hàng
Chi phí quản lý DN
Lợi nhuận thuần từ HĐKD
Thu nhập khác
Chi phí khác
Lợi nhuận khác

Tổng LN trớc thuế
Các khoản nộp Ngân sách
Vốn kinh doanh
Tổng số cán bộ CNV

Năm 2001

Năm 2002

Năm 2003

32.802.157.868
47.415.000
47.415.000
32.754.742.868
28.836.947.067
3.917.795.801
25.189.320
91.947.725
648.865.148
1.939.460.978
1.262.711.270
150.786.159
94.792.253
55.993.906
1.318.705.176
884.958.685
9.751.329.573
217

32.837.547.796

29.559.106.447

32.837.547.796
29.302.301.747
3.535.246.049
19.468.970
30.816.861
587.505.531
1.600.900.403
1.335.492.224
123.591.156
39.687.760
83.903.396
1.419.395.620
840.632.784
10.120.598.379
235

29.559.106.447
25.875.735.288
3.683.371.159
18.821.334
80.027.170
601.963.800
1.653.271.872
1.366.929.651
30.940.510
591.770

30.348.740
1.397.278.391
831.055.736
10.519.053.317
234

1.398.000

1.506.000

1.604.000

Thu nhập bình quân (ngời/tháng)

5


2. Đặc điểm tổ chức hoạt động kinh doanh và tổ chức quản lý tại
Nhà máy in Quân đội
2.1. Đặc điểm quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm tại Nhà máy in
Quân đội
Đặc điểm nổi bật của hoạt động sản xuất kinh doanh tại Nhà máy in
Quân đội là Nhà máy sản xuất theo đơn đặt hàng. Việc dự toán chi phí cũng
nh xác định giá thành và kết quả kinh doanh đều dựa trên các hợp đồng kinh
tế. Do vậy, quá trình sản xuất là quá trình chủ đạo trong hoạt động của Nhà
máy. Để có đợc một sản phẩm in hoàn chỉnh thì quá trình sản xuất phải trải
qua quy trình công nghệ sau:
Sơ đồ 1: Sơ đồ quy trình công nghệ in của Nhà máy in Quân đội
Sắp chữ vi tính
Tách màu điện tử

Lập maket

Bình bản

Chế bản khuôn in

Giấy + Vật liệu khác

In

Hoàn thiện sản phẩm

+ Sắp chữ vi tính, tách màu điện tử: Từ những trang bản thảo của khách
hàng, bộ phận vi tính sẽ đánh máy vi tính, sắp xếp, trình bày và lựa chọn màu
sắc theo yêu cầu của khách hàng.

6


+ Lập maket: Trên cơ sở những trang đánh máy, bộ phận lập maket sẽ
tiến hành bố trí các trang in, trang ảnh, phụ bản và các chế độ trình bày khác.
+ Bình bản: Từ các maket tài liệu, bộ phận bình bản tài liệu làm nhiệm
vụ sắp xếp, bố trí tất cả các loại chữ, hình ảnh (dán khuôn) trên các đế phim
bằng mica theo từng trang in.
+ Chế bản khuôn in: Trên cơ sở các bản đế phim đợc bình bản xong, bộ
phận chế bản sẽ làm nhiệm vụ chế bản vào bản kẽm hoặc bản nhôm bằng cách
phơi bản và hiện lên bản kẽm hoặc bản nhôm.
+ In: Khi nhận đợc các bản kẽm hoặc bản nhôm do bộ phận chế bản
chuyển sang, lúc này bộ phận in offset sẽ tiến hành lên khuôn in và in hàng

loạt theo các chế bản khuôn in đó.
+ Hoàn thiện sản phẩm: Khi nhận đợc các trang in của máy in chuyển
sang, bộ phận thành phẩm (phân xởng hoàn thiện sách) sẽ tiến hành gấp các
trang in thành trang, thành các tay sách và đóng thành quyển, sau đó đóng bìa
xén gọn ba mặt sách cho đẹp, cuối cùng là kiểm tra, đóng gói sản phẩm để
xuất giao cho khách hàng.
2.2. Đặc điểm tổ chức hoạt động kinh doanh tại Nhà máy in Quân đội
Toàn bộ khu vực sản xuất của Nhà máy chia làm bốn phân xởng, đợc bố
trí sắp đặt theo dây chuyền công nghệ khép kín, có liên quan chặt chẽ với
nhau, bao gồm: phân xởng chế bản, phân xởng máy in, phân xởng hoàn thiện
sản phẩm, phân xởng tái sản xuất Presensitized Plate (P/S). Mối quan hệ giữa
Nhà máy với các phân xởng đợc biểu hiện qua sơ đồ 2.
- Phân xởng chế bản: Thực hiện công việc đầu tiên của một sản phẩm in,
đó là sắp chữ vi tính và tách màu điện tử. Sau khi thực hiện việc sắp chữ vi
tính và tách màu điện tử, công nhân phân xởng chế bản sẽ tiến hành lập maket
và bình bản.
- Phân xởng máy in: Có nhiệm vụ kết hợp bản in với giấy, mực để tạo ra
các trang in theo yêu cầu kỹ thuật. Phân xởng máy in đợc chia thành 3 tổ: Tổ
phơi bản, tổ máy 1, tổ máy 2.

7


Sơ đồ 2: Sơ đồ tổ chức hoạt động kinh doanh của Nhà máy in QĐ
Giám đốc

Phó giám đốc kế
hoạch sản xuất

Phòng kế hoạch

sản xuất

PX chế bản

PX máy in

PX hoàn
thiện SP

PX tái sản
xuất P/S

: Quan hệ chỉ đạo
: Trình tự dây truyền sản xuất
- Phân xởng hoàn thiện sản phẩm: bao gồm 4 tổ: Tổ sách 1, tổ sách 2, tổ
sách 3 và tổ kiểm tra chất lợng sản phẩm, có nhiệm vụ xén, gấp, đóng sách,
kiểm tra chất lợng để tạo ra sản phẩm hoàn chỉnh.
- Phân xởng tái sản xuất Presensitized Plate (P/S): Có nhiệm vụ sản xuất
các bản diazô trên cơ sở sử dụng các đế khuôn cũ, nhờ đó mà các bản diazô có
thể sử dụng thêm đợc 2 hoặc 3 lần nữa, nh vậy sẽ tiết kiệm đợc chi phí vì
không phải mua mới.
Các phân xởng này đều chịu sự giám sát trực tiếp của phó giám đốc phụ
trách về kế hoạch sản xuất và phòng kế hoạch sản xuất thông qua các quản
đốc phân xởng.
2.3. Đặc điểm tổ chức quản lý tại Nhà máy in Quân đội
Cùng với quá trình phát triển, Nhà máy in Quân đội không ngừng hoàn
thiện bộ máy tổ chức quản lý của mình. Cho đến nay, Nhà máy tổ chức bộ
8

máy quản lý theo một hệ thống chặt chẽ, bao gồm : 1 giám đốc, 2 phó giám
đốc, 4 phòng ban và 2 tổ trực thuộc. Mối quan hệ giữa Ban giám đốc với các
phòng ban trong Nhà máy in Quân đội đợc khái quát qua sơ đồ sau:
Sơ đồ 3: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của Nhà máy in Quân đội
Giám đốc

Phó giám đốc
kế hoạch sản xuất

Phòng
Kế
hoạch
SX

Phòng
Vật
tư

Phó giám đốc
chính trị

Phòng
Tài
chính

Phòng
Hành
chính
tổ chức

Tổ
cơ điện

Tổ
bảo
vệ

: Quan hệ chỉ đạo
: Quan hệ công tác phối hợp
Trong đó:
- Giám đốc: Là ngời đứng đầu và có quyền cao nhất trong Nhà máy.
Giám đốc có trách nhiệm quản lý, điều hành toàn bộ hoạt động sản xuất kinh
doanh, là ngời chỉ đạo trực tiếp công tác tài chính kế toán, hành chính tổ chức
của Nhà máy trên cơ sở chấp hành đúng đắn nguyên tắc, chủ tr ơng, chính
sách và chế độ của Nhà nớc.
- Phó giám đốc chính trị: Nhà máy là một doanh nghiệp trực thuộc
Tổng cục chính trị - Bộ quốc phòng cho nên việc giáo dục chính trị, t tởng cho
cán bộ công nhân viên trong Nhà máy là rất cần thiết. Vì vậy, Nhà máy đã bầu
ra một phó giám đốc chính trị làm nhiệm vụ tổ chức công tác chính trị, t tởng,
tuyên truyền những chủ trơng, chính sách mới của Đảng và của Nhà nớc cho
toàn Nhà máy.

9


- Phó giám đốc phụ trách về kế hoạch sản xuất kinh doanh: Là ngời
giúp giám đốc điều hành trong lĩnh vực sản xuất kinh doanh, có nhiệm vụ theo
dõi, chỉ đạo, giám sát mọi hoạt động của phòng kế hoạch sản xuất và các phân
xởng sản xuất, có trách nhiệm báo cáo mọi vấn đề liên quan đến hoạt động
sản xuất kinh doanh với giám đốc.

* Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban nh sau:
- Phòng kế hoạch sản xuất: Chịu sự quản lý của phó giám đốc phụ trách
kế hoạch sản xuất, có chức năng nhiệm vụ là tìm kiếm thị trờng, giao dịch trực
tiếp với khách hàng, ký kết các hợp đồng, lập kế hoạch sản xuất, phân bổ kế
hoạch sản xuất cho các phân xởng trực thuộc, theo dõi, kiểm tra quá trình sản
xuất.
- Phòng vật t: Có chức năng tìm kiếm các nguồn vật t, đảm bảo cung cấp
vật t đầy đủ cho quá trình sản xuất của Nhà máy. Trên cơ sở kết quả nghiên
cứu của phòng kế hoạch sản xuất, phòng vật t lập kế hoạch mua vật t, dự trữ,
bảo quản vật t sao cho đáp ứng đợc đầy đủ yêu cầu của quá trình sản xuất.
- Phòng tài chính: Có chức năng làm tham mu cho giám đốc về mặt tài
chính kế toán, lập và thực hiện tốt các kế hoạch tài chính, chịu trách nhiệm
phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong quá trình sản xuất kinh doanh
của Nhà máy, tính toán thu nhập, chi phí, lỗ lãi, lập các báo cáo tài chính, tiến
hành thanh quyết toán với Nhà nớc, với bạn hàng trên cơ sở chấp hành đúng
chế độ, quy định của Nhà Nớc.
- Phòng hành chính - tổ chức: Có trách nhiệm thực hiện, chỉ đạo công
tác hành chính, tổ chức, làm tham mu cho giám đốc về tổ chức bộ máy sản
xuất kinh doanh, quản lý, bố trí nhân sự cho phù hợp với yêu cầu của sản xuất,
chịu trách nhiệm tính và quản lý quỹ lơng, xem xét nâng bậc lơng cho cán bộ
công nhân viên theo chế độ quy định, theo dõi thi đua, chế độ Bảo hiểm xã
hội, bảo hộ lao động.
- Tổ cơ điện: Có nhiệm vụ sửa chữa, bảo dỡng máy móc, trang thiết bị
kỹ thuật, hệ thống điện của Nhà máy, chạy máy phát điện khi cần thiết, đảm
bảo cho hoạt động sản xuất đợc tiến hành liên tục theo đúng tiến độ.

10


- Tổ bảo vệ: Làm nhiệm vụ bảo vệ cơ sở vật chất, tài sản, đảm bảo an

ninh cho Nhà máy.
Nh vậy, Nhà máy in Quân đội có bộ máy quản lý theo quan hệ trực tuyến
- chức năng, là quan hệ từ trên xuống. Các phòng ban đợc tổ chức hết sức gọn
nhẹ, hợp lý, phù hợp với tình hình thực tế, đảm bảo tính thồng nhất khách
quan trong quản lý, điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh của Nhà máy.
3. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán tại Nhà máy in Quân đội
3.1. Tổ chức bộ máy kế toán tại Nhà máy in Quân đội
Bộ máy kế toán của Nhà máy in Quân đội đợc tổ chức theo mô hình kế
toán tập trung, tức là Nhà máy chỉ mở một bộ sổ kế toán, tổ chức một bộ máy
kế toán để thực hiện tất cả các giai đoạn hạch toán ở mọi phần hành kế toán.
Bộ máy kế toán của Nhà máy có 5 ngời, bao gồm: Kế toán trởng, 3 kế
toán viên phần hành và 1 kế toán tổng hợp. Mối quan hệ giữa kế toán trởng
với các bộ phận trong phòng tài chính - kế toán đợc khái quát theo sơ đồ sau:
Sơ đồ 4: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của Nhà máy in Quân đội
Kế toán trưởng

- KT Tổng
hợp
- KT TSCĐ
- Lập BCTC

- KT TMặt,
TGNH, tiền
vay
- KTTT với
ngân sách,
nhà cung cấp

- KT NVL &
CCDC

-Thủ quỹ

: Quan hệ chỉ đạo
: Quan hệ công tác phối hợp
Trong đó:
11

- KT chi phí
& giá thành
- KT tiêu thụ
- KTTT với
khách hàng


* Kế toán trởng: Kế toán trởng của Nhà máy kiêm chức vụ trởng phòng
tài chính, có chức năng tổ chức, kiểm tra công tác kế toán của Nhà máy. Với
chức năng này, kế toán trởng là ngời giúp việc trong lĩnh vực chuyên môn kế
toán, tài chính cho giám đốc điều hành.
* Nhân viên kế toán tổng hợp, tài sản cố định, lơng và phân bổ lơng có
chức năng, nhiệm vụ sau:
- Ghi chép, phản ánh chi tiết và tổng hợp một cách chính xác, kịp thời
số lợng, giá trị tài sản cố định hiện có, tình hình tăng giảm và hiện trạng tài
sản cố định trong phạm vi toàn Nhà máy, cũng nh tại từng bộ phận sử dụng tài
sản cố định. Tính toán và phân bổ đầy đủ, chính xác mức khấu hao tài sản cố
định vào chi phí sản xuất kinh doanh theo mức độ hao mòn của tài sản và chế
độ quy định. Tính toán, phản ánh kịp thời, chính xác tình hình xây dựng, trang
bị thêm, đổi mới, nâng cấp hoặc tháo dỡ bớt làm tăng, giảm nguyên giá tài sản
cố định cũng nh tình hình thanh lý, nhợng bán tài sản cố định.
- Theo dõi tổng hợp tất cả các phần hành kế toán của Nhà máy, lập các
báo cáo tài chính định kỳ gửi các cơ quan chức năng theo đúng quy định, đáp

ứng kịp thời các báo cáo về tài chính khi kế toán trởng, ban giám đốc yêu cầu.
- Dựa trên kết quả tiền lơng do phòng hành chính tổ chức tính đợc sẽ
tiến hành tính bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn phải thu từ
lơng và phân bổ đầy đủ, chính xác tiền lơng, các khoản trích nộp theo lơng
vào chi phí.
* Nhân viên kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ kiêm thủ quỹ có
nhiệm vụ sau:
- Theo dõi, giám sát tình hình nhập, xuất, tồn và sử dụng nguyên vật
liệu, công cụ dụng cụ, tính toán và phản ánh chính xác số lợng và giá trị
nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tồn kho, đối chiếu số tồn trên sổ sách với số
tồn thực tế trong kho, lập các chứng từ và các báo cáo liên quan đến nguyên
vật liệu, công cụ dụng cụ.
- Do đặc điểm của tổ chức bộ máy kế toán, nhân viên kế toán vật t kiêm
chức năng một thủ quỹ, quản lý tiền mặt của Nhà máy. Thủ quỹ có nhiệm vụ

12


thu, chi tiền mặt theo các phiếu thu, phiếu chi khi đã có đầy đủ thủ tục, có đủ
chữ ký của kế toán trởng, giám đốc.
* Nhân viên kế toán tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, tiền vay, thanh toán với
ngân sách, với nhà cung cấp có nhiệm vụ sau:
- Hàng ngày theo dõi và phản ánh tình hình thu chi và tồn quỹ tiền mặt,
viết các phiếu thu, phiếu chi sau khi có đầy đủ các chứng từ hợp lệ.
- Phản ánh tình hình tăng, giảm và số d tiền gửi ngân hàng hàng ngày,
tiến hành theo dõi và phản ánh vào sổ sách có liên quan sau khi nhân đợc giấy
báo nợ, giấy báo có của ngân hàng.
- Phản ánh chi tiết từng khoản vay, từng lần vay với từng đối tợng cho
vay, phản ánh tình hình trả nợ vốn và lãi theo quy định trong khế ớc vay.
- Tính, kê khai đúng các khoản thuế, các khoản phải nộp khác cho Nhà

nớc theo đúng chế độ quy định.
- Theo dõi tình hình thanh toán với nhà cung cấp, mở sổ theo dõi chi tiết
công nợ đến từng nhà cung cấp.
* Nhân viên kế toán chi phí, tính giá thành, tiêu thụ thành phẩm và thanh
toán với khách hàng có nhiệm vụ sau:
- Tập hợp và phân bổ chính xác, kịp thời các loại chi phí sản xuất theo
từng đơn đặt hàng, xác định chi phí sản xuất dở dang của những đơn đặt hàng
cha hoàn thành trong kỳ kế toán.
- Tính toán chính xác giá thành của các sản phẩm đã hoàn thành.
- Tiến hành tổng hợp doanh thu bán hàng hàng tháng, hàng quý, từ đó
xác định đợc lợi nhuận của từng đơn đặt hàng.
- Theo dõi tình hình thanh toán với các khách hàng, mở sổ theo dõi chi
tiết công nợ đến từng khách hàng.
3.2. Tổ chức vận dụng chứng từ kế toán tại Nhà máy in Quân đội

13


Nhà máy in Quân đội tổ chức vận dụng chứng từ thống nhất theo hệ
thống danh mục chứng từ do Bộ Tài chính ban hành theo quyết định số 1141QĐ/TC/CĐKT ngày 1 tháng 11 năm 1995 của Bộ Tài chính, bao gồm các loại
chứng từ sau:
* Chứng từ về lao động tiền lơng bao gồm: Bảng chấm công, Bảng thanh
toán tiền thởng, Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành, Phiếu
báo làm thêm giờ, Biên bản điều tra tai nạn lao động, Hợp đồng giao khoán,
Bảng thanh toán tiền lơng, Phiếu nghỉ hởng BHXH, Bảng thanh toán BHXH.
* Chứng từ về hàng tồn kho bao gồm: Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho,
Biên bản kiểm nghiệm, Thẻ kho, Biên bản kiểm kê vật t, sản phẩm, hàng hoá,
Phiếu báo vật t còn lại cuối kỳ.
* Chứng từ về bán hàng bao gồm: Hoá đơn GTGT.
* Chứng từ về tiền tệ bao gồm: Phiếu thu, Phiếu chi, Uỷ nhiệm thu, Uỷ

nhiệm chi, Giấy đề nghị tạm ứng, Giấy thanh toán tiền tạm ứng, Biên bản
kiểm kê quỹ tiền mặt.
* Chứng từ về tài sản cố định bao gồm: Biên bản giao nhận TSCĐ, Thẻ
TSCĐ, Biên bản thanh lý TSCĐ, Biên bản đánh giá lại TSCĐ.
Ngoài những chứng từ theo mẫu do Bộ Tài chính ban hành, Nhà máy còn
sử dụng một số chứng từ khác để phục vụ trong nội bộ Nhà máy, nh Biên bản
xác nhận sai hỏng để xác nhận số sản phẩm sai hỏng làm cơ sở để trừ lơng;
để theo dõi chi tiết tình hình sản xuất của từng công nhân, Nhà máy sử dụng
Phiếu sản xuất cá nhân; khi một đơn đặt hàng nào đó đã hoàn thành, kế toán
tiêu thụ sẽ lập Biên bản thanh lý hợp đồng.v.v.
3.3. Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán tại Nhà máy in Quân đội
Hiện nay, Nhà máy đang áp dụng hệ thống tài khoản kế toán theo quyết
định số 1141/QĐ/TC/CĐKT ngày 1 tháng 11 năm 1995 của Bộ Tài chính và
các thông t sửa đổi, bổ sung của Bộ Tài chính.
Là một đơn vị sản xuất, Nhà máy đã áp dụng phơng pháp kê khai thờng
xuyên để hạch toán hàng tồn kho. Theo phơng pháp này, Nhà máy sẽ theo dõi,
phản ánh đợc một cách thờng xuyên, liên tục, có hệ thống tình hình biến động
nhập, xuất, tồn kho vật t, hàng hoá trên sổ kế toán, nhờ vậy giá trị vật t, hàng
hoá trên sổ kế toán có thể xác định đợc ở bất cứ thời điểm nào trong kỳ hạch
toán.
14


Do đặc điểm sản xuất kinh doanh nên Nhà máy chỉ vận dụng khoảng 2/3
số tài khoản kế toán theo chế độ kế toán hiện hành. Dới đây là các tài khoản
tổng hợp mà Nhà máy đang sử dụng:
- Tài khoản loại 1 - Tài sản lu động bao gồm: TK 111, 112, 131, 133,
138, 141, 144, 152, 153, 154, 161.
- Tài khoản loại 2 - Tài sản cố định bao gồm: TK 211, 214, 241, 244.
- Tài khoản loại 3 - Nợ phải trả bao gồm: TK 311, 331, 333, 334, 335,

336, 338, 344.
- Tài khoản loại 4 - Nguồn vốn chủ sở hữu bao gồm: TK 411, 414, 415,
421, 431, 441.
- Tài khoản loại 5 - Doanh thu bao gồm: TK 511, 515, 532.
- Tài khoản loại 6 - Chi phí sản xuất, kinh doanh bao gồm: TK 621, 622,
627, 632, 635, 641, 642.
- Tài khoản loại 7 - Thu nhập khác bao gồm: TK 711.
- Tài khoản loại 8 - Chi phí khác bao gồm: TK 811.
- Tài khoản loại 9 - Xác định kết quả kinh doanh bao gồm: TK 911.
- Tài khoản loại 0 - Tài khoản ngoài bảng bao gồm: TK 009.
3.4. Tổ chức hệ thống sổ kế toán tại Nhà máy in Quân đội
Để phù hợp với quy mô cũng nh hoạt động sản xuất kinh doanh của
mình, Nhà máy in Quân đội thực hiện tổ chức hạch toán kế toán theo hình
thức Nhật ký chung. Nhà máy áp dụng niên độ kế toán theo năm, năm kế toán
trùng với năm dơng lịch (từ 01/01 đến 31/12), kỳ kế toán theo quý. Theo hình
thức Nhật ký chung, Nhà máy sử dụng các loại sổ kế toán sau:
- Sổ kế toán tổng hợp bao gồm: Sổ Nhật ký chung, Sổ Nhật ký thu tiền,
sổ Nhật ký chi tiền, Sổ Nhật ký mua hàng, sổ Nhật ký bán hàng, Sổ Cái các tài
khoản.
- Sổ kế toán chi tiết bao gồm: Sổ chi tiết tiền mặt, tiền gửi, tiền vay, Sổ
chi tiết tài sản cố định, Sổ chi tiết vật liệu, Sổ chi tiết chi phí sản xuất kinh
doanh, Thẻ tính giá thành sản phẩm, Thẻ kho, Sổ chi tiết theo dõi tạm ứng, Sổ
chi tiết phải thu của khách hàng (62 khách hàng), Sổ chi tiết phải trả ngời bán
(32 nhà cung cấp).

15


Các phần hành kế toán chủ yếu của Nhà máy nh phần hành kế toán
nguyên vật liệu, tài sản cố định, chi phí và giá thành, tiêu thụ, thanh toán đều

đợc áp dụng kế toán máy. Phần mềm kế toán Nhà máy sử dụng là phần mềm
do Nhà máy tự viết, phù hợp với công tác kế toán của Nhà máy. Tuy nhiên, sự
trợ giúp của máy tính chỉ dừng lại ở khâu hạch toán tổng hợp, còn khâu hạch
toán chi tiết vẫn đợc các kế toán viên phần hành làm bằng tay. Việc ghi sổ từ
các chứng từ lên sổ chi tiết đều là thủ công. Sau đó, kế toán tổng hợp sẽ tổng
hợp số liệu theo từng phần hành lên máy tính, cuối cùng máy tính sẽ cung cấp
cho kế toán viên các báo các tài chính.
Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung tại Nhà máy in
Quân đội đợc khái quát qua sơ đồ sau:
Sơ đồ 5: Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung
tại Nhà máy in Quân đội
Chứng từ
gốc
Sổ Nhật ký
đặc biệt

Sổ Nhật ký
chung

Sổ kế toán
chi tiết

Sổ Cái

Bảng tổng
hợp chi tiết

Bảng cân
đối SPS
Báo cáo

tài chính

: Ghi hàng ngày
: Ghi cuối tháng
: Đối chiếu
- Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ gốc, kế toán ghi các nghiệp vụ
kinh tế phát sinh vào sổ Nhật ký chung, Đối với các đối tợng cần hạch toán

16


chi tiết thì từ chứng từ gốc, kế toán ghi vào các sổ chi tiết. Do doanh nghiệp sử
dụng các Nhật ký đặc biệt nên hàng ngày, từ chứng từ gốc, kế toán ghi các
nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký đặc biệt liên quan. Sau đó căn cứ số liệu
đã ghi trên sổ Nhật ký chung và sổ Nhật ký đặc biệt để ghi vào sổ cái các tài
khoản liên quan.
- Cuối tháng, tổng hợp số liệu và khoá các sổ kế toán chi tiết, lấy số liệu
lập Bảng tổng hợp chi tiết; cộng số liệu trên sổ cái, đối chiếu số liệu trên sổ
cái với số liệu trên Bảng tổng hợp chi tiết để đảm bảo tính khớp đúng giữa kế
toán tổng hợp và kế toán chi tiết, sau đó lập Bảng cân đối số phát sinh. Sau khi
đã kiểm tra đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên sổ cái và Bảng tổng hợp chi
tiết đợc dùng để lập các Báo cáo tài chính.
3.5. Tổ chức hệ thống Báo cáo tài chính tại Nhà máy in Quân đội
Hiện nay, Nhà máy in Quân đội đang sử dụng 3 loại Báo cáo tài chính là
Bảng cân đối kế toán (Mẫu số B01 - DN), Báo cáo kết quả hoạt động kinh
doanh (Mẫu số B02 - DN), Thuyết minh báo cáo tài chính (Mẫu số B09 - DN).
Các Báo cáo này do kế toán tổng hợp lập vào cuối mỗi quý theo mẫu chung do
Bộ Tài chính quy định.
Cơ sở để lập các Báo cáo tài chính:
- Để lập Bảng cân đối kế toán, kế toán tổng hợp căn cứ vào số liệu của

các tài liệu sau đây: Bảng cân đối kế toán ngày 31/12 năm trớc, Sổ cái các tài
khoản , Sổ kế toán chi tiết, Bảng cân đối số phát sinh.
- Để lập Báo cáo kết quả kinh doanh, kế toán tổng hợp căn cứ vào số liệu
của các tài liệu sau: Báo cáo kết quả kinh doanh kỳ trớc, Sổ kế toán chi tiết
tình hình doanh thu, chi phí, kết quả theo từng hoạt động, Sổ kế toán chi tiết
các khoản thuế phải nộp, Sổ kế toán chi tiết thuế GTGT đợc khấu trừ, các
quan hệ đối ứng khi xác định kết quả kinh doanh.
- Để lập bản Thuyết minh báo cáo tài chính, kế toán tổng hợp căn cứ vào
số liệu của các tài liệu sau: Các sổ kế toán kỳ báo cáo, Bảng cân đối kế toán
kỳ báo cáo, Báo cáo kết quả kinh doanh kỳ báo cáo, Thuyết minh báo cáo tài
chính kỳ trớc, năm trớc.

17


Tất cả các Báo cáo tài chính đợc lập và gửi vào cuối mỗi quý theo quy
định của Nhà nớc. Thời hạn gửi báo cáo đối với báo cáo quý là chậm nhất 15
ngày kể từ ngày kết thúc quý, đối với báo cáo năm là chậm nhất 30 ngày kể từ
ngày kết thúc niên độ kế toán.
Ngoài các báo cáo kế toán đợc lập hàng quý theo quy định của Bộ Tài
chính, Nhà máy còn lập một số báo cáo kế toán khác phục vụ cho việc quản
trị nội bộ trong Nhà máy, bao gồm: Báo cáo chi tiết tăng, giảm TSCĐ và vốn
kinh doanh, Báo cáo thu chi, Báo cáo chi ngân sách và tăng giảm quân số, Báo
cáo sử dụng nguồn vốn khấu hao cơ bản, Báo cáo tình hình phân phối lợi
nhuận sau thuế, Bảng kê chi tiết nợ phải thu, Bảng kê chi tiết nợ phải trả, Bảng
kê chi tiết tạm ứng, Bảng kê chi tiết kê khai nộp thuế.
II. Thực trạng hạch toán nguyên vật liệu tại Nhà máy in
Quân đội

1. Đặc điểm và tình hình quản lý nguyên vật liệu tại Nhà máy in

Quân đội
1.1. Đặc điểm nguyên vật liệu tại Nhà máy in Quân đội
Mỗi loại sản phẩm có những đặc thù riêng, điều này quyết định tới yêu
cầu sử dụng nguyên vật liệu. Do những đặc điểm đặc thù trong ngành in ấn
nên nguyên vật liệu của Nhà máy in Quân đội có những đặc điểm riêng biệt so
với các ngành sản xuất khác. Vì Nhà máy tiến hành sản xuất theo đơn đặt
hàng, sản phẩm của mỗi đơn đặt hàng có quy cách, mẫu mã riêng nên yêu cầu
về nguyên vật liệu cũng không giống nhau. Do đó, nguyên vật liệu của Nhà
máy có rất nhiều chủng loại phong phú và đa dạng. Chẳng hạn: Giấy in có
giấy Bãi Bằng, giấy Tân Mai, ; riêng từng loại giấy lại đ ợc chia thành nhiều
loại khác nhau theo từng khổ giấy; mực in thì có rất nhiều màu nh xanh, đỏ ,
tím, vàng, đen,
Để tạo ra đợc một sản phẩm in hoàn chỉnh thì cần phải có rất nhiều loại
nguyên vật liệu khác nhau, trong đó giấy và mực in là những nguyên vật liệu
chính. Hiện nay, ở Việt Nam có rất nhiều Nhà máy sản xuất giấy với chất lợng, chủng loại không thua kém giấy ngoại nhập cho nên Nhà máy không
nhập giấy từ nớc ngoài mà tất cả các loại giấy in đều đợc mua của các nhà sản

18


xuất trong nớc nh Công ty Đông Đô, Công ty giấy Tân Mai, Còn mực in
hầu hết là các sản phẩm của nớc ngoài, Nhà máy mua lại của một số nhà cung
cấp trong nớc. Ngoài ra, để tạo ra một sản phẩm in còn cần phải có các loại
vật liệu phụ nh chỉ khâu, gim, thép đóng sách, vải, keo dán, Mỗi sản phẩm
của một đơn đặt hàng cần có các loại nguyên vật liệu khác nhau, chính điều
đó tạo nên sự phong phú và đa dạng về nguyên vật liệu của Nhà máy.
Nguyên vật liệu của Nhà máy là những loại nguyên vật liệu khó bảo
quản, dễ bị h hỏng và kém phẩm chất. Giấy dễ bị cháy, độ hút ẩm cao; mực in
dễ bị phai màu. Chính vì vậy, Nhà máy cần phải có biện pháp bảo quản, dự trữ
nguyên vật liệu hợp lý để đảm bảo cung cấp một cách đầy đủ và kịp thời cho

sản xuất.
1.2. Tổ chức quản lý nguyên vật liệu tại Nhà máy in Quân đội
Nguyên vật liệu là đối tợng lao động - một trong ba yếu tố cơ bản của
quá trình sản xuất. Tổng chi phí nguyên vật liệu của Nhà máy chiếm tới 60%
tổng chi phí sản xuất - kinh doanh. Vì vậy cần phải quản lý tốt việc thu mua,
dự trữ và sử dụng nguyên vật liệu để bảo đảm chất lợng sản phẩm, tiết kiệm
chi phí, hạ giá thành sản phẩm và tăng lợi nhuận cho Nhà máy.
* Tình hình thu mua nguyên vật liệu
Hiện nay, nguyên vật liệu của Nhà máy đều là mua ngoài. Đối với các
nguyên vật liệu chính nh giấy, mực in, khi nhận đợc một đơn đặt hàng của
khách hàng, căn cứ vào yêu cầu của khách hàng về quy cách và mẫu mã của
từng loại sản phẩm in, Nhà máy mới tiến hành mua nguyên vật liệu cho phù
hợp. Nhà máy ký kết hợp đồng với các nhà cung cấp thờng xuyên nh Công ty
Đông Đô, Công ty giấy Tân Mai, để thu mua. Các loại mực in đ ợc mua lại
của các nhà cung cấp trong nớc. Còn các vật liệu khác nh vải, chỉ khâu, keo
dán, đợc Nhà máy lập kế hoạch mua theo hàng tháng.
* Tình hình dự trữ, bảo quản nguyên vật liệu
Hiện nay, các loại nguyên vật liệu sử dụng trong ngành in đều có sẵn trên
thị trờng cho nên Nhà máy không dự trữ nhiều nguyên vật liệu ở trong kho mà
khi nào có đơn đặt hàng thì mới tiến hành thu mua. Tuy nhiên, Nhà máy cũng

19


đã xây dựng đợc định mức dự trữ hợp lý cho từng danh điểm nguyên vật liệu.
Việc dự trữ hợp lý, cân đối các loại nguyên vật liệu sẽ đảm bảo cho quá trình
sản xuất - kinh doanh của Nhà máy đợc liên tục, đồng thời tránh đợc sự tồn
đọng vốn trong kinh doanh.
Để bảo quản nguyên vật liệu, Nhà máy đã đầu t xây dựng 3 kho: Kho
nguyên vật liệu chính (1521), kho nguyên vật liệu phụ (1522) và kho công cụ

dụng cụ (153).
Kho nguyên vật liệu chính dự trữ và bảo quản nguyên vật liệu chính là
giấy, mực in, kẽm,... Kho này đợc xây dựng tơng đối rộng bởi vì giấy ở Nhà
máy có rất nhiều loại và nó là nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng lớn trong việc
hình thành nên sản phẩm in của Nhà máy. Do giấy dễ bị ẩm và cháy nên kho
nguyên vật liệu chính đợc trang bị các thiết bị phòng cháy chữa cháy hiện đại
và giấy ở trong kho đợc đặt trên các giá kê hàng cách xa mặt đất.
Kho nguyên vật liệu phụ dự trữ và bảo quản các loại nguyên vật liệu phụ,
nhiên liệu, phụ tùng thay thế nh chỉ khâu, keo dán, vải, xăng, dầu, vòng bi,
dây điện, bóng điện Kho nguyên vật liệu phụ lại đ ợc chia thành ba kho nhỏ:
một kho chứa các loại vật liệu phụ; một kho chứa các phụ tùng nh vòng bi,
con lăn, dây điện, bóng điện, ; một kho nhiên liệu xăng, dầu. Do giấy dễ
cháy nên kho nguyên vật liệu phụ đợc đặt cách xa kho nguyên vật liệu chính.
Kho công cụ dụng cụ dự trữ và bảo quản các loại công cụ dụng cụ sử
dụng trong Nhà máy.
Hệ thống kho tàng của Nhà máy đợc xây dựng quy mô, khang trang, đợc
trang bị các phơng tiện cân, đong, đo, đếm hiện đại, nhân viên thủ kho và bảo
vệ có tinh thần trách nhiệm cao và trình độ chuyên môn tốt. Các quá trình
nhập, xuất kho nguyên vật liệu trong Nhà máy đợc thực hiện đầy đủ và chặt
chẽ.
* Tình hình sử dụng nguyên vật liệu
Nhà máy luôn khuyến khích công nhân viên sử dụng tiết kiệm nguyên
vật liệu trên cơ sở các định mức về nguyên vật liệu đã đề ra. Tuy nhiên, Nhà
máy mới chỉ xây dựng định mức tiêu hao nguyên vật liệu chính là giấy cho
từng đơn đặt hàng, còn các loại nguyên vật khác ngoài giấy đợc xuất dùng
20


theo nhu cầu của các bộ phận. Ngoài ra, trong quá trình sản xuất, Nhà máy
còn tổ chức công tác thu hồi phế liệu nh giấy thừa khi quay giấy từ cuộn ra tờ,

giấy in hỏng, giấy rối, lõi giấy,
2. Phân loại và tính giá nguyên vật liệu tại Nhà máy in Quân đội
2.1. Phân loại nguyên vật liệu tại Nhà máy in Quân đội
Hiện nay, có rất nhiều cách phân loại nguyên vật liệu khác nhau nhng do
nguyên vật liệu sử dụng trong Nhà máy rất đa dạng và phong phú nên Nhà
máy đã tiến hành phân loại nguyên vật liệu dựa vào vai trò và công dụng của
chúng trong quá trình sản xuất - kinh doanh. Theo cách phân loại này, nguyên
vật liệu của Nhà máy đợc chia thành các loại sau:
- Nguyên liệu, vật liệu chính, bao gồm: Giấy, mực in các màu, kẽm,
- Vật liệu phụ, bao gồm: Vải, gim, thép đóng sách, chỉ khâu, keo dán,
chì, axit, cồn,
- Nhiên liệu, bao gồm: Các loại xăng (xăng A92, xăng A83), các loại
dầu, mỡ (dầu nhờn, dầu phanh, dầu thuỷ lực),
- Phụ tùng thay thế, bao gồm: Bi, vòng bi, con lăn, dây điện, bóng điện,
dùng để sửa chữa thay thế cho các loại máy in, máy xén giấy,
- Phế liệu thu hồi, bao gồm: Giấy thừa khi quay giấy, giấy in hỏng, giấy
rối, lõi giấy,
Việc phân loại nguyên vật liệu giúp cho Nhà máy có thể tổ chức tốt việc
quản lý và hạch toán nguyên vật liệu. Bên cạnh đó, để đảm bảo thuận tiện,
tránh nhầm lẫn cho công tác quản lý và hạch toán về số lợng và giá trị đối với
từng thứ nguyên vật liệu, trên cơ sở phân loại theo vai trò và công dụng của
nguyên vật liệu, phòng vật t của Nhà máy đã tiến hành lập Sổ danh điểm vật
liệu. Sổ này xác định thống nhất tên gọi, ký mã hiệu, quy cách, số hiệu, đơn
vị tính của từng danh điểm nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ đợc sử dụng
trong Nhà máy. Việc lập Sổ danh điểm vật liệu đã tạo điều kiện rất thuận lợi
cho Nhà máy khi áp dụng máy tính vào trong quá trình hạch toán nguyên vật
liệu. Hàng ngày, nhân viên kế toán vật t chỉ cần nhập thông tin theo nhóm và

21

mã vật liệu. Cuối tháng, máy tính sẽ tự động tổng hợp theo từng mã để biết đợc số nhập, xuất, tồn cả tháng của một danh điểm vật liệu, đồng thời máy tính
cũng sẽ tổng hợp cả nhóm để có số tổng hợp của cả một nhóm.
Bảng số 3:
Sổ danh điểm vật liệu

Nhóm
1521

Ký hiệu
Danh điểm NVL
1521.0101

1521.0501

1521.0601


1522
1522.0101

1522.0215

1522.0401

153

Nguyên liệu, vật liệu chính
Giấy cuộn Vĩnh Phú 84-58 gm2

Kg

Mực đen in cuốn Malayxia

Kg

Kẽm điazo 650*550

Tấm

Nguyên vật liệu phụ
Axit ôxalic

Kg

Chỉ khâu tay 2000m

Cuộn

Xăng A92

Lít

Công cụ, dụng cụ

2.2. Tính giá nguyên vật liệu tại Nhà máy
Tính giá nguyên vật liệu là một công tác quan trọng trong việc tổ chức
hạch toán nguyên vật liệu. Tính giá nguyên vật liệu là dùng tiền để biểu hiện
giá trị của chúng. Hiện nay, Nhà máy hạch toán nguyên vật liệu theo phơng
pháp kê khai thờng xuyên, tính thuế giá trị gia tăng theo phơng pháp khấu trừ

và nguyên vật liệu đợc tính theo giá gốc. Kế toán xác định giá nhập và xuất
kho nguyên vật liệu nh sau:
2.2.1. Đối với nguyên vật liệu nhập kho

22


Nguyên vật liệu của Nhà máy chủ yếu đợc nhập mua từ các nguồn trong
nớc. Đối với một số đơn đặt hàng nh đơn đặt hàng của Nhà xuất bản Giáo dục,
thì nguyên vật liệu do chính bên đặt hàng cung cấp. Các nguyên vật liệu
nhập kho của Nhà máy đợc đánh giá theo giá gốc, cụ thể nh sau:
+ Đối với nguyên vật liệu mua ngoài nhập kho: Giá gốc nguyên vật liệu
nhập kho là giá mua cha có thuế giá trị gia tăng cộng với chi phí thu mua (chi
phí vận chuyển, bốc dỡ, chi phí cho nhân viên đi mua,). Nếu Nhà máy đ ợc
hởng các khoản chiết khấu thơng mại, giảm giá hàng mua thì các khoản này
sẽ đợc trừ khỏi giá mua.
Hiện nay, Nhà máy thờng mua nguyên vật liệu của các nhà cung cấp thờng xuyên và mỗi lần mua thờng mua với khối lợng lớn nên việc mua hàng
hầu hết đợc nhà cung cấp đa đến tận kho của Nhà máy, chi phí vận chuyển,
bốc dỡ thờng do bên bán chịu. Chỉ trong trờng hợp những nguyên vật liệu do
nhân viên của phòng vật t trực tiếp đi mua thì mới có chi phí thu mua.
Ví dụ: Ngày 15/03/2004, Nhà máy mua 2607 kg giấy cuộn Bãi Bằng 8465gm2 của Công ty Đông Đô (theo HĐGTGT số 019939 của Công ty Đông
Đô bảng số 3 trang 27), đơn giá cha có thuế GTGT là 10.449 đồng/kg, thuế
GTGT 10%. Chi phí vận chuyển, bốc dỡ do Công ty Đông Đô chịu. Theo ví
dụ này, Nhà máy tính giá giấy cuộn Bãi Bằng 84-65gm2 nhập kho nh sau:
Giá gốc giấy cuộn BB nhập kho = Giá mua (không có thuế GTGT)
= Số lợng x Đơn giá
= 2607 kg x 10.449 = 27.240.543 đồng
+ Đối với nguyên vật liệu gia công (chủ yếu là giấy in): Với một số đơn
đạt hàng thì khách hàng mang giấy in đến để thuê Nhà máy gia công. Trong
trờng hợp này, Nhà máy cho nhập kho và chỉ theo dõi về mặt số lợng nguyên

vật liệu do khách hàng mang đến, còn về mặt giá trị không đợc theo dõi.
2.2.2. Đối với nguyên vật liệu xuất kho
Là một doanh nghiệp sản xuất nên ở Nhà máy nguyên vật liệu xuất kho
chủ yếu dùng cho sản xuất. Ngoài ra, đối với một số loại nguyên vật liệu còn
đợc xuất để sử dụng trong các phòng ban của Nhà máy.
23


Do đặc điểm nguyên vật liệu phong phú và đa dạng, số lợng danh điểm
nguyên vật liệu tơng đối nhiều cho nên Nhà máy đã lựa chọn phơng pháp
Nhập trớc - Xuất trớc để tính giá nguyên vật liệu xuất kho. Theo phơng pháp
này, giả thiết số nguyên vật liệu nào nhập trớc sẽ đợc xuất dùng trớc, xuất hết
số nhập trớc mới đến số nhập sau theo giá thực tế của từng số nguyên vật liệu
xuất. Nói cách khác, giá trị nguyên vật liệu xuất kho đợc tính theo giá của lô
nguyên vật liệu nhập kho ở thời điểm đầu kỳ hoặc gần đầu kỳ và do vậy, giá
trị nguyên vật liệu tồn kho cuối kỳ sẽ đợc tính theo giá của nguyên vật liệu
nhập kho ở thời điểm cuối kỳ hoặc gần cuối kỳ còn tồn kho.
Ví dụ:
- Ngày 1/1/2004, tồn kho giấy cuộn Bãi Bằng 84-65gm2 của Nhà máy là
2500 kg, đơn giá 10.445đ/kg.
- Ngày 19/3/2004, nhập kho giấy cuộn Bãi Bằng 84-65gm2 là 2607 kg,
đơn giá 10.449đ/kg.
- Ngày 29/3/2004, xuất kho giấy cuộn Bãi Bằng 84-65gm2 là 4192 kg.
Vởy giá thực tế 4192 kg giấy cuộn Bãi Bằng 84-65gm2 xuất kho ngày
29/3/2004 theo phơng pháp Nhập trớc - Xuất trớc là:
2500 kg x 10.445 + 1692 kg x 10.449 = 43.792.208 đồng
Phơng pháp này có u điểm là cho phép kế toán vật t của Nhà máy có thể
tính giá nguyên vật liệu xuất kho kịp thời.
Tuy nhiên, phơng pháp này lại có nhợc điểm là phải tính giá theo từng
danh điểm nguyên vật liệu và phải hạch toán chi tiết nguyên vật liệu tồn kho

theo từng loại giá nên tốn nhiều công sức. Ngoài ra, phơng pháp này còn làm
cho chi phí kinh doanh của Nhà máy không phản ứng kịp thời với giá cả thị trờng của nguyên vật liệu.
3. Tổ chức chứng từ kế toán nguyên vật liệu tại Nhà máy in Quân đội
3.1. Chứng từ sử dụng

24


Trong hoạt động sản xuất - kinh doanh, nguyên vật liệu của Nhà máy thờng xuyên biến động. Mọi trờng hợp nhập, xuất kho nguyên vật liệu Nhà máy
đều phải lập chứng từ kế toán để làm căn cứ pháp lý cho việc ghi chép và kiểm
tra.
+ Đối với nguyên vật liệu nhập kho: Nguyên vật liệu nhập kho của Nhà
máy tất cả đều là mua ngoài và đối với một số đơn đặt hàng thì nguyên vật
liệu do khách hàng mang đến. Khi có nguyên vật liệu nhập kho, căn cứ vào
hóa đơn bán hàng (Hóa đơn giá trị gia tăng) của nhà cung cấp, Nhà máy lập
Biên bản kiểm nghiệm (vật t, sản phẩm, hàng hóa). Biên bản kiểm nghiệm
do phòng vật t lập và là chứng từ chứng minh nghiệp vụ giao nhận nguyên vật
liệu giữa nhà cung cấp và Nhà máy về số lợng, chất lợng, quy cách và chủng
loại nguyên vật liệu trớc khi nhập kho. Tuy nhiên, chứng từ này chỉ đợc lập
trong trờng hợp nguyên vật liệu đợc nhập kho với một số lợng lớn. Một chứng
từ khác không thể thiếu khi tiến hành nhập kho nguyên vật liệu là Phiếu nhập
kho. Phiếu nhập kho cũng do phòng vật t lập và là chứng từ phản ánh lợng
hàng thực nhập qua kho trớc khi xuất dùng hoặc xuất bán, là căn cứ để ghi
Thẻ kho, thanh toán tiền hàng, xác định trách nhiệm với ngời có liên quan
và ghi sổ kế toán. Phiếu nhập kho đợc lập thành 3 liên, đặt giấy than viết một
lần, trong đó liên 1 lu tại phòng vật t, liên 2 giao cho ngời nhập nguyên vật
liệu và liên 3 chuyển cho thủ kho dùng để ghi Thẻ kho, sau đó chuyển cho kế
toán để ghi sổ.
+ Đối với nguyên vật liệu xuất kho, Nhà máy sử dụng các chứng từ sau:
Phiếu sản xuất dùng để phản ánh số lợng, chủng loại của từng loại nguyên

vật liệu sẽ đợc xuất dùng cho sản xuất sản phẩm của từng đơn đặt hàng. Còn
đối với các nguyên vật liệu xuất dùng chung cho phân xởng thì sử dụng Phiếu
xin lĩnh vật t. Phiếu sản xuất và Phiếu xin lĩnh vật t sẽ là cơ sở để lập Phiếu
xuất kho. Phiếu xuất kho là chứng từ theo dõi số nguyên vật liệu xuất ra khỏi
kho cho các bộ phận sử dụng trong Nhà máy. Đây cũng là chứng từ để xác
định giá thành sản phẩm, giá vốn hàng bán. Phiếu xuất kho do phòng vật t lập.
Đối với trờng hợp xuất nguyên vật liệu cho sản xuất thì Phiếu xuất kho đợc lập
thành 3 liên, đặt giấy than viết một lần, trong đó liên 1 lu tại phòng vật t, liên
2 giao cho bộ phận lĩnh nguyên vật liệu để mang xuống kho xin xuất nguyên
vật liệu, liên 3 giao cho thủ kho dùng để ghi Thẻ kho, sau đó chuyển cho kế

25