Phân tích và thiết kế hệ thống quản lý Thư Viện Trường Cao Đẳng Kỹ Thuật Lý Tự Trọng

TRƯỜNG CAO ĐẲNG KỸ THUẬT LÝ TỰ TRỌNG TP. HCM
KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU KHOA HỌC SINH VIÊN:

Phân tích và thiết kế hệ thống quản lý Thư Viện Trường
Cao Đẳng Kỹ Thuật Lý Tự Trọng

SINH VIÊN THỰC HIỆN: Lê Nguyễn Tiến Đạt
Phạm Vũ An
Nhữ Hùynh Phi Anh

LỚP: 12CĐ-TP1 (NHÓM 15)
GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN: NGUYỄN NGỌC TRANG


Mục lục
I.Đề cương nghiên cứu
1) Lý do chọn đề tài…………………………………………………………………………Trang 1.
2) Mục tiêu nghiên cứu……………………………………………………………………..Trang 1.
3) Đối tượng nghiên cứu…………………………………………………………………...Trang 1.
4) Kế hoạch nghiên cứu…………………………………………………………………….Trang 2.
5) Vẽ sơ đồ tư duy…………………………………………………………………………..Trang 3.
6) Phương pháp nghiên cứu……………………………………………………………….Trang 4.
7) Năm tiêu chí đặt câu hỏi…………………………………………………………………Trang 4.
8) Tài liệu tham khảo………………………………………………………………………..Trang 4.

II.Khảo sát hiện trạng
1) Phiếu khảo sát…………………………………………………………………………..Trang 5.
2) Đồ thị thể hiện kết quả khảo sát……………………………………………………….Trang 7.
3) Đồ thị thể hiện năm tiêu chí đặt câu hỏi………………………………………………Trang 14.

III) Kế hoạch phỏng vấn tổng quan và phỏng vấn cụ thể
1) Kế hoạch phỏng vấn tổng quan……………………………………………………….Trang 16.
2) Kế hoạch phỏng vấn chi tiết……………………………………………………………Trang 17.
3) Khảo sát hiện trạng……………………………………………………………………..Trang 18.
4) Ưu và nhược điểm của hệ thống hiện tại và yêu cầu cho hệ thống mới…Trang 19.
5) Mô tả hệ thống…………………………………………………………………...Trang 20.
6) Biểu đồ phân rã chức năng (BFD)…………………………………………………….Trang 21.
7) Sơ đồ ERD……………………………………………………………………………….Trang 22.


I.

Đề cương nghiên cứu.

1) Lý do chọn đề tài :
Trong những năm gần đây, việc tin học hóa nhà trường đã trở thành việc khá phổ biến ở các
nước trên thế giới và nước ta cũng mới bắt đầu thực hiện vài năm gần đây.Thư Viện là một nơi
rất bổ ích và cần thiết cho mỗi học sinh sinh viên, là một kho tàn kiến thức vô giá, là một nền
tảng vững chắc cho chúng ta nghiên cứu, mài mò, tìm kiếm thông tin. Vì thế nhóm hiểu được
tầm quan trọng của việc nâng cao Quản Lý Thư Viện bằng máy tính là điều rất cần thiết và cấp
bách.
Hệ thống quản lý thư viện từ trước đến nay duy trì và tồn tại hoàn toàn bằng phương pháp thủ
công, các thao tác quản lý rất có tính khoa học và tổ chức hệ thống rất tốt. Tuy vậy hệ thống
quản lý còn đồi hỏi nhiều thời gian và công sức của nhân viên mà không tránh được sự sai sót
nhầm lẫn.
Quản Lý Thư Viện là một chuỗi công việc rất vất vả và tốn nhiều công sức. Việc đưa tin học vào
quản lý sẽ giúp công việc quản lý thư viện trở nên đơn giản và đặt biệt chính xác cao.Nó giúp
cho việc quản lý giữa nhân viên và học sinh sinh viên sẽ trở nên đơn giản, it tốn thời gian, hiệu
quả cao.

Quản Lý Thư Viện là một quá trình lưu trử, xử lý cần độ chính xác cao. Việc Tính toán, thống kê
thông tin từng loại sách phục vụ cho việc tìm kiếm, sắp xếp nhanh chóng cụ thể là việc không
dễ đối với công việc quản lý thư viện. Chính vì vậy việc đưa tin học hóa vào một số khâu trong
hệ thống quản lý thư viện sẽ làm tăng hiệu suất công việc và đáp ứng được phần nào nhu cầu
tìm hiểu và tra cứu của đọc giả.
Chính những lý do trên khiến nhóm yêu thích và quyết định chọn Đề Tài phân tích và thiết kế
hệ thống Quản Lý Thư Viện Trường Cao Đẳng Kỹ Thuật Lý Tự Trọng.
2) Mục tiêu nghiên cứu:
Phân tích và thiết kế hệ thống quản lý Thư Viện Trường Cao Đẳng Kỹ Thuật Lý Tự Trọng.
Kiểm tra bằng thực nghiệm về việc xử lý các vấn đề thường xuyên diễn ra trong công tác quản
lý thư viện như: mượn sách, tìm kiếm thong tin sách.
3) Đối tượng nghiên cứu:
Các loại sách.
Trang 1


4) Kế hoạch nghiên cứu:

STT

Nội Dung Nghiên Cứu

Thời Gian

Người Thực Hiện

Sản Phẩm DK

1

Chọn đề tài,tìm tài liệu,
Nghiên cứu đề tài

13/10/2014
20/10/2014

Cả Nhóm

Đề tài
cứu

2

Phỏng vấn, khảo sát trên
mạng

14/10/2014
16/0/2014

Lê Nguyễn Tiến Đạt

Đi sát vấn đề,
lập được phiếu
phỏng
vấn,
phiếu khảo sát

3

Nghiên cứu trực tuyến

phần mềm iMinMap,
Phần mềm google docs

14/10/2014
15/10/2014

Phạm Vũ An

Tìm hiểu cách
sử dụng, cách
nghiên
cứu,
hướng
dẫn
nhóm.

4

Nghiên cứu dùng power
designer
Dùng phần mềm SPPS
Dùng phần iMinMap

17/10/2014
19/10/2014

Nhữ Huỳnh Phi Anh

Thu thập thông
tin, vẽ sơ đồ tư

duy.

5

Soạn thảo bằng word
,chỉnh sữa lần cuối, nộp
bài.

17/10/2014
20/10/2014

Lê Nguyễn Tiến Đạt

Hoàn thành đề
tài

5)Vẽ sơ đồ tư duy
Trang 2

nghiên


Trang 3


6) Phương pháp nghiên cứu:
-

1.
2.

3.
4.
5.

Khảo sát trực tiếp trên mạng và phiếu hỏi.
Phỏng vấn trực tiếp trên mạng, dung google docs.
Nghiên cứu tài liệu tìm được và qua khảo sát.

7) Năm tiêu chí đặt câu hỏi:
Mục đích sử dụng thư viện.
Sử dụng tài liệu dưới hình thức.
Nâng cao hệ thống quản lý thư viện.
Nhu cầu loại sách đọc giả cần.
Thống kê được những hình thức tra cứu tài liệu tốt nhất.

8) Tài liệu tham khảo:

/> /> />
II.

Khảo sát hiện trạng

1) Phiếu khảo sát
Mục tiêu của việc khảo sát: thu thập thông tin và dữ liệu liên quan đến hệ thống tương
lai.
Nhóm đã phát ra 120 phiếu khảo sát.
Thu về được 81 phiếu khảo sát trong đó có 6 phiếu không hợp lệ.
 Kết quả khảo sát nhóm thu được 75 phiếu khảo sát và kết quả được thể hiện bằng
đồthị sau.
Trang 4

Phân Tích Và Thiết Kế Hệ Thống Quản Lý Thư Viện Trường Cao Đẳng Kỹ
Lý Tự Trọng


Nhóm chúng tôi đang thực hiện đề Tài Phân Tích Và Thiết Kế Hệ Thống Quản Lý Thư
Viện Trường Cao Đẳng Kỹ, chúng tôi mong bạn giành chút thời gian quý báu để trả lời
các câu hỏi dưới đây, sự đóng góp của bạn là nguôn tài liệu quý báu giúp chúng tôi
hoàn thành đề tài, xin chân thành cảm ơn.
Họ và tên:………………………………………………….
Nghề Nghiệp:……………………………………………...
Email:………………………………………………………
SĐT:……………………………………………………......
1) Sau thời gian học ở trường bạn có thường xuyên đến thư viện không?
o Ít khi
o Hàng Ngày
o 1-2 lần/ 1tuần
2) Mục đích sử dụng thư viện của bạn?
o Học tập
o Nghiên cứu khoa học
o Giải trí
3) Lý do bạn đến thư viện?
o Tài liệu phong phú, phù hợp với chương trình học
o Không gian học tập thuận lợi
o Khác………………………….
4) Bạn đọc những loại sách gì ở thư viện?
o Tài liệu tham khảo
o Tin học
o Sách văn học , kỹ năng sống, giải trí
o Khác…………………………………..

5) Bạn thích sử dụng tài liệu dưới hình thức nào?
o Tài liệu in giấy
o Tài liệu điện tử, trực tuyến
o Tài liệu trên CD ROM
6) Thời gian phục vụ hiện tại của thư viện có phù hợp với nhu cầu của bạn?
o Hợp lý
o Chưa hợp
o Khác…………………………..
Trang 5
7) Bạn thường sử dụng hình thức nào để tra cứu tài liệu?
o Chọn trực tiếp trên giá/kệ
o Hỏi trực tiếp nhân viên Thư viện
o Khác……………………………
8) Loại hình dịch vụ nào bạn đã sử dụng tại thư viện và mức độ hiệu quả?


Đọc tại chỗ
Mượn về nhà
Photo, in ấn
Khác…………………………….
9) Bạn thấy hệ thống quản lý Thư viện như thế nào?
o Tốt
o Chưa tốt
o Khác……………………………
10) Cơ sở vật chất trang thiết bị của Thư viện như thế nào?
o Đầy đủ
o Chưa đầy đủ
o Khác……………………………
11) Chất lượng hệ thống tra cứu của thư viện?
o Thông tin đầy đủ cập nhật

o Thông tin chinh xác
o Tra cứu nhanh, tiện lợi, dễ sử dụng
12) Thái độ, tin thần phục vụ của nhân viên như thế nào?
o Tốt
o Chưa tốt
o Khác……………………………
13) Điều gì bạn hài lòng nhất khi vào thư viện: *
………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………
………………………………………
14) Điều gì khiến bạn không hài lòng khi vào thư viện:*
………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………
………………………………………
15) Bạn có đề xuất gì để Thư viện cải tiến, bổ sung hoạt động tốt hơn trong thời
gian tới?*
………………………………………………………………………………………………
……………………………
• Những câu có dấu * phía sau, bạn vui lòng cho chúng tôi ý kiến đầy đủ,
bạn đừng bỏ qua. Xin cảm ơn ý kiến đóng góp của bạn!
o
o
o
o

Trang 6
2) Đồ thị thể hiện kết quả khảo sát

Trang 7

Trang 8

Trang 9

Trang 10

Trang 11

Trang 12

13) Điều gì bạn hài lòng nhất khi vào thư viện:

- Thoáng mát , yên tĩnh

62%

- Đầy đủ sách

25%

- Ý kiến khác

13%

14) Điều gì khiến bạn không hài lòng khi vào thư viện:

- Thông tin sử lý mượn trả sách thiểu chính xác

19%

- Không có gì hay

43%

- Thiếu sách

30%

- Thái độ phục vụ của nhân viên

8%

15) Bạn có đề xuất gì để Thư viện cải tiến, bổ sung hoạt động tốt hơn trong thời
gian tới?

- Bổ sung thêm sách mới

55%

- Thêm phần mềm quản lý mới

30%

- Mở cửa suốt tuần

10%

- Ý kiến khác

5%

Trang 13

3) Đồ thị thể hiện năm tiêu chí đặt câu hỏi
3.1 Dựa vào tiêu chí 1: Mục đích sử dụng thư viện.
Câu hỏi 2:Mục đích sử dụng thư viện của bạn?

3.2 Dựa vào tiêu chí 2: Sử dụng tài liệu dưới hình thức.
Câu hỏi 5:Bạn thích sử dụng tài liệu dưới hình thức nào?

3.3 Dựa vào tiêu chí 3: Nâng cao hệ thống quản lý thư viện.


Câu hỏi 11: Chất lượng hệ thống tra cứu của thư viện?

Trang 14
3.4 Dựa vào tiêu chí 4: Nhu cầu loại sách đọc giả cần.
Câu hỏi 4: Bạn thường đọc những loại sách gì ở thư viện?

3.5 Dựa vào tiêu chí 5: Thống kê được những hình thức tra cứu tài liệu tốt nhất.
Câu hỏi 7: Bạn thường sử dụng hình thức nào để tra cứu tài liệu?

Trang 15

III) Kế hoạch phỏng vấn tổng quan và phỏng vấn cụ thể:
1) Kế hoạch phỏng vấn tổng quan:

Người được hỏi: Thủ Thư

Người hỏi: Lê Nguyễn Tiến Đạt

Địa điểm: trường Cao Đẳng Kỹ Thuật Lý
Tự Trọng.

Thời gian: 60 phút
Bắt đầu: 80 giờ 30 phút
Kết thúc: 9 giờ 30 phút

Phỏng vấn

Dự kiến 60 phút

Giới thiệu mục đích phỏng vấn

5 phút

Chủ đề 1: Quản lý thông tin Thư viện như
thế nào?

15 phút

Chủ đề 2: Quy trình mượn trả sách như
thế nào?

15 phút

Chủ đề 3: Thông tin lưu trữ Thư viên
ra sao?

5 phút

Chủ đề 4: Các sự cố khi quản lý thông tin

10 phút


mượn trả sách của Thư viện?
Chủ đề 5: Hệ thống quản lý như thế nào? 10 phút
Tổng kế câu trả lời
Kết thúc
Tổng thời gian : 60 phút

Trang 16
2) Kế hoạch phỏng vấn chi tiết

Người hỏi: Lê Nguyễn Tiến Đạt

Người được hỏi: Thủ Thư

Câu 1 : Xin anh chị cho biết quy trình
nhập sách của Thư viện?

Trả lời: Mỗi năm Thư viện có hai đợt
nhập sách vào tháng 2 và tháng 8, khi đủ
Thủ Thư sẽ lập phiếu yêu cầu ấn phẩm,
trình ban lãnh đạo nhà trường duyệt và
gửi tới nhà cung cấp. Khi sách được
chuyển về sẽ được đánh mã cho sách rồi

đưa vào kho

Câu 2 : Xin anh chị cho biết quy trình
Mượn sách của Thư viện?

Trả lời: Khi sinh viên mượn sách thì phải
xuất trình thẻ Thư viện và tên sách muốn
mượn, nếu sách có trong Thư viện thì sẽ
được mượn sách.
Khi trả sách thì tôi sẽ kiểm tra sách và
thông tin người mượn.

Câu 3 : Nếu có sự cố xảy ra thì Thư viện
xử lý như thế nào?

Trả lời: Nếu sách mượn quá hạn hay bị
rách bị mất thì sẽ bị lập biên bản và phải
bồi thường tiền ghi trên bìa sách .

Câu 4 : Thông tin lưu trữ sách của Thư

Trả lời: Tất cả thông tin sách được Thư


viện như thế nào?

viện lưu trữ trên máy tính.

Câu 5 : Anh chị có cần một phần mềm
quản lý Thư viện không?

Nếu có , thì phần mềm đó có những chức
năng gi?

Trả lời: Có. Phần mềm đó phải xử lý
thông tin nhanh , chính xác , giao diện
đẹp mắt dễ sử dụng.

Trang 17

3) Khảo sát hiện trạng
Trong bước đầu của việc phân tích nghiệp vụ nhóm tiến hành khảo sát tại Thư viện
trường Cao Đẳng Kỹ Thuật Lý Tự Trọng.
Trong quá trình khảo sát nhóm thu thập được các thong tin về nghiệp vụ và quy trình
xử lý nghiệp vụ trong Thư viện qua công tác nhập tài liệu vào Thư viện, thực hiện thủ
tục mượn và trả sách của đọc giả, và tất cả nghiệp vụ xảy ra hằng ngày tại Thư viện.
Quy trình đọc giả mượn tài liệu ở Thư viện.
Khi đọc giả có nhu cầu mượn tài liệu thì đọc giả đưa yêu cầu mượn sách cho nhân viên
quản lý Thư viện, các yêu cầu này được chỉnh sữa theo dung quy ước của Thư viện.
Đến đây cán bộ Thư viện thực hiện tìm tài liệu theo dung yêu cầu của đọc giả. Nếu có
tài liệu trong Thư viện thì tiến hành thủ tục cho mượn tài liệu, nếu tài liệu không có trong
Thư viện thì thông báo cho đọc giả biết nhu cầu không được đáp ứng.
Quy trình đọc giả trả tài liệu cho Thư viện và xử lý sự cố.


Khi đã mượn được tài liệu và đến hạn phải trả cho Thư viện theo thỏa thuận, khi đó Thủ
Thư có nhiệm vụ kiểm tra tài liệu. Nếu có gì sai lệch hoặc bị mất thì Thủ Thư và đọc giả
phải tiến hành thương lượng thủ tục đền bù hoặc bồi thường tiền (đúng với số tiền in
trên sách đã mất).
Tổng kết.
Đến cuối quý hoặc cuối năm Thủ Thư thống kê lại số sách còn trong Thư viện và số

sách đọc giả chưa trả hay quá hạn trả, số sách bị rách, cho ban lãnh đạo nhà trường
xem xét.

Trang 18
4) Ưu và nhược điểm của hệ thống hiện tại và yêu cầu cho hệ thống mới

Ưu điểm:
-

Không tốn kém cho việc đầu tư cơ sở vật chất

-

Nhân viên Thư viện không cần phải hiểu biết nhiề về tin học cũng có thể làm việc được.

Nhược điểm:
-

Thông tin ghi trên sổ sách, giấy tờ dễ bị mất, không lưu trữ được lâu dài.

-

Quá trình tìm kiếm sách phục vụ cho việc mượn sách phải làm thủ công, do đó nên rất mất
thời gian
Nhân viên phải tốn nhiều thời gian và công sức trong việc thống kê sách.

-

Yêu cầu người dùng về hệ thống mới:
Từ những bất cập trong quá trình quản lý Thư viện hiện nay, nhóm đề xuất một phần mềm

quản lý để giúp cho việc quản lý và tra cứu sách được dễ dàng và ít tốn thời gian hơn.
+ Hệ thống quản lý Thư viện mới cần đạt được những yêu cầu sau:

-

Phần mềm có giao diện đẹp mắt dễ sử dụng.

-

Cho phép lưu trữ các thông tin về sách, báo, tập trí của cả Thư viện hiện tại và mở rộng
lượng tài liệu về sau.
Quản lý về việc mượn, trả tài liệu một cách dễ dàng, thuận tiện cho Thủ thư.

-

Tìm kiếm thông tin tài liệu, đọc giả một cách nhanh chóng, dễ dàng.

-

Cho phép thống kê, in ấn theo nhiều tiêu chí mới.


Trang 19
5) Mô tả hệ thống
Khi đọc giả vào Thư viện để tìm tài liệu, thì nhân viên Thư viện sẽ yêu cầu sinh viên
trình thẻ Thư viện, cùng những thông tin chi tiết về đọc giả. Nếu đọc giả muốn mượn
sách của Thư viện thì đọc giả sẽ tiến hành đăng ký mượn sách với nhân viên Thư viện,
nhân viên sẽ tiến hành kiểm tra sách trong Thư viện nếu sách mượn có thì sẽ tiến hành
đăng ký cho đọc giả mượn sách và ngược lại nếu không có sách sẽ thông báo với đọc
giả hết sách.

Mỗi loại sách điều có nhà xuất bản, tác giả, thể loại. Khi đọc giả mượn sách, thông tin
về sách bao gồm: mã sách, tên sách. Khi nhân viên Thư viện tiến hành đăng ký cho
mượn sách thì hệ thống sẽ ghi nhân lại thông tin đọc giả gồm: mã đọc giả, tên đọc giả,
phái, ngày sinh, địa chỉ.
Thông tin nhà xuất bản gồm: mã nhà xuất bản, tên nhà xuất bản.(ví dụ: sách mã số
01 thuộc nhà xuất bản Kim Đồng, tác giả Tô Hoài,…).Thông tin về tác giả gồm: mã tác
giả, tên tác giả.
Mỗi loại sách sẽ có một thể loại khác nhau gồm: mã thể loại, tên thể loại(ví dụ: sách
mã số 01 thuộc thể loại truyện tranh, sách mã số 02 thuộc thể loại tiểu thuyết, sách mã
số 03 thuộc thể loại tình cảm,…).
Mỗi đọc giả điều phải có một lớp và khoa có nhiệm vụ nhất định quản lý hay thông báo
cho đọc giả trả sách đúng hạn. Thông tin khoa gồm: mã khoa, tên khoa. Thông tin lớp
gồm: mã lớp, tên lớp.
Nếu vì lý do nào đó, đọc giả quá hạn trả sách hay làm rách sách, mất sách.Nhân viên
Thư viện sẽ tiến hành lập biên bản gửi lên khoa xử lý hoặc thương lượng với đọc giả
bồi thường tiền đúng với giá tiền in trên sách đã mất.


Trang 20
6) Biểu đồ phân rã chức năng (BFD)



Trang 21

7) Sơ đồ ERD


Trang 22
•

Nghị định

Số: 4987/BGDĐT-CNTT
Về việc hướng dẫn thực hiện nhiệm vụ CNTT năm 2014 – 2015
 Quán triệt văn bản quy phạm pháp luật về CNTT
•

•

Quán triệt tinh thần công tác ứng dụng CNTT và đào tạo nguồn nhân lực CNTT là công
tác thường xuyên và lâu dài của ngành giáo dục, tiếp tục phát huy các kết quả đạt được
trong các năm qua.
Các sở giáo dục và đào tạo (sở GDĐT) tổ chức quán triệt và nâng cao nhận thức, trách
nhiệm đến tòan thể cán bộ, giáo viên trong ngành ở địa phương, trước hết cho lãnh đạo
các đơn vị, các cơ sở giáo dục và đào tạo về tinh thần và nội dung của các văn bản
quan trọng sau:
- Quyết định số 698/QĐ-TTg ngày 1/6/2009 của Thủ tướng Chính phủ về việc phê
duyệt kế hoạch tổng thể phát triển nguồn nhân lực công nghệ thông tin đến năm 2015
và định hướng đến năm 2020.
- Chỉ thị số 15/CT-TTg ngày 22 tháng 5 năm 2012 của Thủ tướng Chính phủ về việc
tang cường sử dụng văn bản điện tử trong hoạt động của cơ quan nhà nước.
- Chỉ thị số 55/2008/CT-BGDĐT ngày 30/9/2008 của Bộ trưởng Bộ GDĐT về tang
cường giảng dạy, đào tạo và ứng dụng công nghệ thông tin trong ngành giáo dục giai
đoạn 2008-2014.
- Nghị định số 102/2009/NĐ-CP ngày 6 tháng 11 năm 2009 của Chính phủ về quản lý
đầu tư ứng dụng CNTT sử dụng nguồn vốn ngân sách nhà nước.
-Thông tư số 08/2010/TT-BGDĐT ngày 01/03/2010 của Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào
tạo quy định về sử dụng phần mềm tự do mã nguồn mở trong các cơ sở giáo dục.
 ứng dụng CNTT trong đổi mới phương pháp dạy và học

Các sở GDĐT chỉ đạo, tổ chức hướng dẫn cụ thể cho giáo viên các môn học tự triển khai
việc tích hợp, lồng ghép sử dụng các công cụ CNTT vào quá trình dạy các môn.

Trang 23