Tiểu luận quy trình tuyển dụng lựa chọn lực lượng bán hàng

PHẦN 1: QUY TRÌNH TUYỂN DỤNG LỰA CHỌN LỰC
LƯỢNG BÁN HÀNG
Quy trình
Lên kế hoạch cho
việc tuyển chọn
•
•

1.

Phân tích
công việc
Chiến lược
tuyển dụng
và lựa chọn

Thu hút và tuyển
mộ các ứng viên
•

•

Tìm kiếm
nguồn tuyển
mộ các ứng
viên
Thông báo
tuyển dụng

Lên kế hoạch cho việc tuyển chọn
1.1. Phân tích công việc

Đánh giá và lựa
chọn các ứng viên
•
•

•

Sàng lọc hồ
sơ
Sử dụng các
kĩ thuật đánh
giá ứng viên
Kiểm tra sức
hỏa thể chất
và tinh thần


• Công ty TNHH Nước giải khát Cocacola Việt Nam là một trong

những công ty hàng đầu về sản xuất nước giải khát có ga trên thị
trường Việt Nam. Với những chiến lược của mình, Cocacola đang dần
đạt được thị phần lớn và tạo được nhiều thiện cảm với người tiêu dùng
Việt Nam.
• Với hệ thống phân phối rộng khắp cả nước bao gồm các tổng đại lí,

các nhà bán buôn, các Key Accounts và các nhà bán lẻ (Chỉ tính riêng
tại Hà Nội, Cocacola đã có tới 48 Wholesales, 130 Key Accouts, 56
Nhà phân phối độc quyền đang hoạt động); Cocacola có đội ngũ nhân
viên bán hàng với số lượng lớn, có kĩ năng và kinh nghiệm luôn sẵn

sàng phục vụ khách hàng một cách tốt nhất.
• Hiện nay Cocacola đang thực hiện chiến lược “phân phối đại trà, rộng

khắp từ thành thị tới nông thôn” nên lực lượng bán hàng của Cocacola
cần được bổ sung để có thể đáp ứng được tốt nhất mọi nhu cầu của
khách hàng.


Cocacola mở rộng hệ thống phân phối nên các nhân viên hiện tại
không đảm nhận được hết công việc do khối lượng công việc quá



lớn.
Việc thuyên chuyển nhân viên giữa các bộ phận gặp những khó



khăn nhất định, đặc biệt là vấn đề về chuyên môn.
Việc tăng thời gian làm việc của các nhân viên hiện tại cũng không
mang đến hiệu quả như mong muốn: thời gian làm việc của các
nhân viên hiện tại đã khá cao nếu tăng thêm có thể đem đến tác
động tiêu cực.
Vì vậy việc tuyển dụng thêm nhân viên bán hàng mới là cần thiết

trong trường hợp này.
1.2. Chiến lược tuyển dụng và lựa chọn
• Mục tiêu của tuyển dụng và lựa chọn ứng viên

•
•
•
•

Thời điểm tuyển dụng:
Thời gian tuyển dụng: 1 tháng
Số lượng: 2
Kĩ thuật sử dụng để đánh giá ứng viên: sàng lọc hồ sơ, phỏng vấn

•

trực tiếp
Trách nhiệm của công ty đối với ứng viên: Được nêu trong bản mô

•

tả công việc
Nguồn tuyển dụng:
 Thông qua các phương tiện thông tin đại chúng
 Thu hút nhân viên bán hàng từ các đối thủ cạnh tranh: Pepsi,
Tribeco…

1.3. Bản

mô tả công việc

BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC CỦA NHÂN VIÊN BÁN HÀNG
1.

Thông tin chung
Vị trí
Bộ phận
Quản lí trực tiếp
Thời gian làm việc
Khách hàng

2.

Mục đích công việc
• Thực hiện bán hàng và giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình
•

3.

Nhân viên bán hàng
Phòng Kinh doanh- công ty TNHH Nước giải khát
Cocacola Việt Nam
Giám sát bán hàng
Full time
Tổng đại lí, Nhà bán buôn, Key Accounts

bán hàng
Thiết lập và duy trì mối quan hệ với khách hàng

Nhiệm vụ cụ thể

•
•
•

Các hoạt động bán hàng
Bán các sản phẩm
• Giải thích các chính sách của
Kiểm tra hàng tồn kho
doanh nghiệp: giá, công nợ,
Nhấn mạnh chất lượng sản
giao hàng…
phẩm, gải thích sảphẩm và các
• Trả lời những phản ứng của


•

•
•

•
•
•

•
•

4.

yếu tố có liên quan cho khách
khách hàng
hàng
• Nhận đơn đặt hàng

Chức năng dịch vụ
Báo cáo những phản hồi từ
• Xem xét các đơn hàng đặc biệt
khách hàng
• Thiết lập trật tự ưu tiên
Xúc tiến bán hàng
Tìm kiếm khách hàng tiềm
• Phân phối tài liệu, catalog cho
năng
các đại lí, nhà bán buôn,…
Phát triển khách hàng mới và
thực hiện chăm sóc khách
hàng
Hoạt động tác nghiệp
Xây dựng kế hoạch làm việc
• Tham gia trực tiếp bán hàng
từng ngày, tuần, tháng
• Tham gia các cuộc gặp gỡ
Thiết kế kế hoạch hoạt động
khách hàng
cho ngày tiếp theo
• Điều tra về doanh số, dự báo
Chuẩn bị và nộp các báo cáo
doanh số bán trong tương lai.
theo yêu cầu
Hoạt động duy trì mối quan hệ với khách hàng
Tư vấn cho khách hàng về
• Duy trì lòng trung thành của
những vấn đề họ gặp phải
khách hàng

Hỗ trợ đào tạo nhân viên cho
các tổng đại lí, nhà bán buôn.

Quyền hạn
• Lương cơ bản: 4.000.000 đồng/tháng
• Lương kinh doanh: 3.500.000 đồng/tháng.
• Tổng thu nhập: 7.500.000 đồng/tháng
• Phụ cấp: Theo quy định của công ty
Hàng năm công ty sẽ xét lại mức lương dựa theo năng lực từng nhân viên và
chính sách lương của công ty.
• Thưởng theo doanh số bán hàng.
• Được chi trả BHYT, BHXH… theo quy định của pháp luật.
• Được làm việc trong môi trường năng động, cạnh tranh cao.
• Được tham gia các khóa đào tạo của các chuyên gia giàu kinh nghiệm.
1.4. Bản đặc tính mong muốn
BẢN ĐẶC TÍNH MONG MUỐN CÁC ỨNG VIÊN


•
•

•
•
•

•

•
•
•

•
•
•

2.

Trình độ học vấn và các khả năng khác
Trình độ: đại học
• Khả năng đọc tình huống tốt
Khả năng giao tiếp tốt, đặc biệt
• Có kĩ năng giải quyết các vấn đề
ưu tiên ứng viên sử dụng tốt tiếng
phát sinh và sự cố trong quá trình
Anh
bán hàng
Không nói ngọng, nói lắp
• Kĩ năng dự báo nhu cầu khách
Sử dụng tốt tin học văn phòng
hàng tiềm năng, dự báo mức tăngCó thế mạnh về tư vấn, thuyết
giảm doanh số bán và đưa ra biện
phục khách hàng
pháp khắc phục
Kinh nghiệm
Yêu cầu ít nhất 1 năm kinh
• Ưu tiên ứng viên có kinh nghiệm
nghiệm ở vị trí nhân viên bán
làm việc trong ngành nước giải
hàng
khát
Tính cách cá nhân

Ứng viên có tính trung thực,
• Có ý thức học hỏi, vươn lên trong
thẳng thắn
công vệc
Có cá tính không quá mạnh
• Nhanh nhẹn, sáng tạo trong công
Có nhân cách tốt
việc
Sức khỏe thể chất và tinh thần
Có sức khỏe tốt
• Nhiệt tình và có trách nhiệm với
Sẵn sàng làm việc theo điều động
công việc được giao
của cấp trên
• Làm việc với tinh thần “Vì lợi ích
Sẵn sàng trợ giúp các nhà bán
của khách hàng và lợi ích chung
buôn khi được yêu cầu
của công ty”
• Tinh thần xây dựng đoàn kết
trong nội bộ công ty

Thu hút và tuyển mộ các ứng viên
2.1. Tìm nguồn tuyển mộ ứng viên
Cocacola tiến hành xây dựng thông báo tuyển dụng và gửi chủ yếu vào
nguồn thông qua các phương tiện thông tin, đại chúng: báo, các website
tìm kiếm việc làm…
• Ưu điểm:
 Thu hút được nhiều ứng viên quan tâm
 Chi phí cho hoạt động tuyển chọn khá cao nhưng chi phí

bình quân thấp


•
•

Nhược điểm: Đối tượng tiếp cận không có tính chọn lọc, gây sự
lãng phí về chi phí…
Yêu cầu:
 Mô tả các yêu cầu về công việc chính xác
 Ngắn gọn, rõ ràng
 Giải thích rõ rang các cơ hội, thuận lợi trong công việc
 Có tính thu hút đối với những ứng viên có phẩm chất và
năng lực giỏi

2.2. Thông
3.

báo tuyển dụng
Đánh giá và lựa chọn các ứng viên
3.1. Sàng lọc hồ sơ
Không phải hồ sơ nào cũng phù hợp với yêu cầu công việc, chưa kể
sẽ có nhiều ứng viên cứ nhắm mắt gửi đại dù vị trí công việc không hề
phù hợp với mình; vì vậy cần phải sàng lọc hồ sơ. Việc sàng lọc hồ sơ
cũng giống như phỏng vấn sơ tuyển, sẽ lựa chọn những hồ sơ phù hợp
nhất cho vị trí công việc sau đó lên kế hoạch phỏng vấn. Việc làm này sẽ
giúp tiết kiệm được rất nhiều thời gian của mình trong quá trình tuyển
dụng.
Hồ sơ xin việc gồm những giấy tờ sau đây theo mẫu thống nhất của nhà
nước:

•
•
•
•
•

Đơn xin việc.
Sơ yếu lý lịch có chứng thực
Giấy chứng nhận sức khỏe
CMND, bản sao hộ khẩu
Văn bằng chuyên môn, nghiệp vụ….

Nghiên cứu hồ sơ nhằm ghi lại các thông tin chủ yếu của ứng viên,
bao gồm: Học vấn, kinh nghiệm, các quá trình công tác, khả năng tri
thức, sức khỏe, mức độ lành nghề, tính tình, đạo đức, nguyện vọng...
3.2. Sử dụng các kĩ thuật đánh giá ứng viên
• Mục đích: lụa chọn những ứng viên ưu tú, phù hợp nhất với vị trí
cần tuyển dụng.


•

Quy trình:
 Bước 1: Kiểm tra, trắc nghiệm
 Đánh giá năng lực thực tế của ứng viên: Kiểm tra IQ,




logic, các bài test ngoại ngữ, kiểm tra chyên môn

Giúp nhà tuyển dụng tiếp tục loại bỏ được những ứng

viên không đủ tiêu chuẩn đi tiếp vào vòng tiếp theo.
Bước 2: Phỏng vấn
 Mục tiêu: đánh giá ứng viên ở nhiều khía cạnh: trình


độ và khả năng tiếp nhận công việc
Cần chuẩn bị những câu hỏi để khai thác thông tin về
tính cách cá nhân, phẩm chất có phù hợp với doah



nghiệp không.
Đề cập đến vấn đề lương, thưởng, chế độ của công ty

đối với các ứng viên được chọn thử việc
3.3. Kiểm tra sức khỏe thế chất và tinh thần
Dù có đáp ứng đầy đủ về trình độ học vấn, hiểu biết, thông minh, tư
cách tốt… nhưng nếu sức khỏe không đảm bảo thì cũng không nên tuyển
dụng.
Đặc biệt với tính chất và đặc thù công việc của vị trí tuyển dụng lần này
thì sức khỏe tốt, dẻo dai, tinh thần làm việc nhiệt huyết là các yếu tố quan
trọng không thể thiếu.


PHẦN 2: BUỔI PHỎNG VẤN
Mục đích: tìm được ứng viên phù hợp với các tiêu chí trong thông báo tuyển
dụng: Buổi phóng vấn sẽ đi sâu về tìm hiểu tích cách của ứng viên nhiều hơn và
khả năng xử lý tình huống của ứng viên xem ứng viên có là người phù hợp với

công ty hay không. Để có thể biết được những thông tin đó thì nhóm em sử dụng
một số câu hỏi như sau trong buổi phóng vấn:
Câu hỏi 1: Hãy kể cho chúng tôi nghe đôi điều về bạn? Mục đích câu hỏi này
mục đích là để hỏi thêm một số thông tin về ứng viên tính cách chung chung mà
ứng viên chưa nghi trong CV.
Câu hỏi 2: Tại sao bạn lai muốn làm việc ở công ty chúng tôi? Mục đích câu
hỏi này với mục đích là xem ứng viên đã tìm hiểu gì về công ty chưa, muốn được
làm việc tại một công ty thì phải hiểu biết về công ty và sản phẩm của công ty thì
mới tuyển dụng.
Câu hỏi 3: Tại sao bạn lại rời bỏ công việ cũ? Mục đích câu hỏi này đưa ra
mục đích là ứng viên là người như thế nào có hay nhảy việc không, có lòng trung
thành với công ty không.
Câu hỏi 4: Đối với công việc cũ điều gì khiến bạn thích nhất và không hài
lòng nhất? Mục đích: để đánh giá động lực và tính tình làm việc của ứng viên trong
công ty.
Câu hỏi 5: Bạn có thể lấy ví dụ về một tình huống khiến bạn căng thẳng ở nơi
làm việc và bạn xử lý tình huống đó như thế nào: mục đích của câu hỏi này là cho
nhà tuyền dụng biết thêm được tính cách của ứng viên có cố chấp hay là ôn hòa,
khả năng xử lý tình huống căng thẳng đó như thế nào. Ví dụ, nếu tình huống căng
thẳng đó là do lỗi của người khác thì liệu ứng viên có thể nói về nó bằng một thái


độ chuyên nghiệp và lịch sự hay không? Mặc khác, nếu tình huống đó do lỗi của
ứng viên thì sẽ rất tuyệt vời nếu ứng viên dám chịu trách nhiệm trong lời giải thích
của họ.
Câu hỏi 6: Nếu bạn thân nhất của bạn ngồi đây, họ sẽ nói điều gì là tốt nhất
khi làm bạn của bạn? Mục đích của câu hỏi này là tìm kiếm sự trung thực và thẳng
thắn ở một ứng viên. “Biết được điều gì làm cho ứng viên là một người bạn tốt cho
phép nhà tuyển dụng biết rằng họ có phù hợp với văn hóa của công ty hay không.
Câu hỏi 7: Bạn có bao giờ phải cùng lúc đảm trách nhiều dự án với cùng một

thời hạn hoàn thành? Nếu có thì bạn giải quyết nó bằng cách nào? Mục đích: Đánh
giá sự tận tâm, khả năng giải quyết tình huống và khả năng tổ chức công việc của
ứng viên.
Câu hỏi 8: Bạn đã bao giờ mâu thuần với đồng nghiệp chưa, và nếu có thì bạn
xử lý nó như thế nào? Mục đích: đây là câu hỏi để nêu lên tính cách của ứng viên
trong công ty khi có tranh chấp xảy ra, và xem được cách mà ứng viên xử lý xem
có phù hợp với văn hóa công ty hay không.
Câu hỏi 9: Làm thế nào để bạn xử lý công việc khi có yêu cầu thay đổi vào
phút chót? Mục đích là để đánh giá xem ứng viên có khả năng linh hoạt và ứng phó
có nhanh hay không.
Câu hỏi 10: Vui lòng kể cho chúng tôi tình huống khi bạn không hoàn thành
được nhiệm vụ được giao? Mục đích đánh giá xem ứng viên đối phó thế nào khi
gặp mục đích bất lợi.


Câu hỏi 11: Hãy cho chúng tôi biết về lần mà bạn đã đánh cược rủi ro và đã
thất bại. Lúc đó bạn cảm thấy thế nào? Mục đích đánh giá tính kiên cường và thái
độ của ứng viên trước những rủi ro gặp phải.
Câu hỏi 12: Bạn xử lý như thế nào khi khách hàng đang giận giữ? Mục đích
đánh giá về kỹ năng dịch vụ khách hàng của ứng viên vì đây là trường hợp rất hay
xảy ra với công ty Cocacola.
Câu hỏi 13: Câu hỏi tình huống: Bây giờ chúng tôi cho bạn một đại lý bán rất
nhiều sản phẩm của pepsi mà lại khá ít của Cocacola trong khi các chương trình
xúc tiến bán là như nhau, bạn làm thế nào để có thể nâng cao doanh số ở đại lý đó?
Mục đích là để xem được kĩ năng xử lý phản đối kỹ năng thuyết phục khách hàng,
kỹ năng tư vấn khách hàng của ứng viên với một khách hàng của công ty
Câu hỏi 14: Bạn nghĩ lý do gì chúng tôi nên tuyền dụng bạn? Mục đích là để
ứng viên nêu lên những điểm mạnh của mình khi làm việc ở đây.
Câu hỏi 15: Bạn có câu hỏi gì cho chúng tôi không?

Dưới đây là bảng đánh giá kết quả của ứng viên trong quá trình phỏng vấn:
Mục phẩm chất cá nhân và kỹ năng ứng xử là mục phản ánh trực tiếp trong quá
trình phỏng vấn còn, mục kiến thức đào tạo là mục đã kiểm tra ở bước thứ nhất:


BẢNG KẾT QUẢ ĐÁNH GIÁ PHỎNG VẤN
Ngày: 27-10-2015........................................ Vị trí phỏng vấn: NVBH......................
Họ tên: Vũ Thị Thảo Vi............................... Năm sinh: 1993.....................................
Quê quán: Hải Phòng..................................................................................................

Kết quả đánh giá

Ghi chú

Các yếu tố cần đánh giá
Trọn
g số
Phẩm
chất
cá
nhân
và
cách
xử lý
tình
huống

Ratin
g

Điểm

8.175

Khả năng lôi
kéo, thuyết
phục

0,15

Phong cách
(hành vi, cử
chỉ, lời nói)

0,1

Linh hoạt, tháo
vát

0,1

8

0.80

Trung thực,
thẳng thắn

0,15

8

1.20

Nhanh nhẹn,
sáng tạo

0,1

7.75

0.77
5

0,1

8

0.80

Có tinh thần
trách nhiệm

Tổng
điểm

8

1.20

-

8.25

0.82
5

-

-

Giọng nói chuẩn
Trả lời rõ ràng,
mạch lạc.
Ngoại hình ưa
nhìn, trang phục
đúng tiêu chuẩn
Phong thái tự tin
Mỗi câu hỏi đưa
ra về tính cách
ứng viên đã cho
thấy một phần
nào đó về ứng
viên.
Câu hỏi tình
huống cho thấy
ứng viên là
người sáng tạo,
nhanh nhẹn,
hoạt bát và là

người có tinh
thần trách nhiệm


Tự tin, quả
quyết

0,1

8.5

0.85

Ngoại hình,
trang phục

0,15

8.5

1.27
5
-

Có tham vọng
cầu tiến

0,05

9

0.45
-

Kiến
thức
đào
tạo

Kĩ
năng

Văn hóa

0,2

8

1.60

Chuyên môn

0,4

7.5

3.00

-

7.725
Ngoại ngữ

0,25

8

2.00

Vi tính

0,15

7.5

1.12
5

Thâm niên

0,1

7

0.7

Thành tích

0,15

8

1.2

-

7.975
Kĩ năng giao
tiếp
Kĩ năng phân
tích, ra quyết
định

0,3

8.25

2.47
5
-

0,45

8

3.6

cao.
Có tham vọng
cao trong công

việc: trong 5
năm có thể
thăng tiến
Ngoại
ngữ lên
khá
tốt: 6.0 IELTS
Chuyên môn: có
kinh nghiệm bán
hàng tại Co.op
Mart, tốt nghiệp
cử nhân mkt Đại
học KTQD

Giao tiếp tốt
Có khả năng
phân tích tình
huống, ra quyết
định phù hợp với
năng lực hiện có
của công ty: tình
huống tăng
doanh số của
Cocacola tại một
đại lí
Thành tích:
NVBH xuất sắc
của Co.op Mart

Người phỏng vấn: Đặng Văn Minh Đức......................Ký tên:...................................
Người phỏng vấn: Phạm Thị Hằng..............................Ký tên:...................................
Ý kiến của trưởng bộ phận:.........................................................................................
Ý kiến của phòng Nhân sự:.........................................................................................
Ý kiến của giám đốc:...................................................................................................
Nhận thử việc:

Trả hồ sơ:

Thời gian bắt đầu nhận việc:.......................................................................................
Thời gian thử việc:.......................................................................................................
Mức lương thử việc:....................................................................................................
Mức lương thỏa thuận sau thử việc:............................................................................
Trưởng BP

Giám đốc

Trưởng phòng NS


PHẦN 3: ĐÁNH GIÁ ƯU ĐIỂM, NHƯỢC ĐIỂM CỦA ỨNG
VIÊN
Như vậy qua cuộc phỏng vấn và kiểm tra ở bước một có thể thấy ứng viên có một
số điểm mạnh, điểm yếu:
Điểm mạnh:


Ứng viên ăn mặc gọn gàng sạch sẽ, giọng nói chuẩn trả lời rõ



ràng, mạch lạc, ngoại hình thì ưa nhìn.
Ứng viên là người trung thực, hoạt bát, có tinh thần trách nhiệm
cao trong công việc, là con người cầu tiến, và đặc biệt là có khả



năng chịu áp lực doanh số tốt.
Có kĩ năng giao tiếp bằng tiếng anh tốt phù hợp với một số
khách hàng là nước ngoài của công ty, có kỹ năng xử dụng máy



tính thành thạo.
Khả năng xử lý một số tình huống của ứng viên khá hay cho
thấy khả năng quan sát phán đoán tình huống, thuyết phục
khách hàng của ứng viên ở mức được, khá nhanh nhạy khi gặp
những khách hàng khó tính.

Điểm yếu:


Ứng viên là người không thích học lý thuyết, hay than phiền đôi




lúc còn hay nóng tính.
Chưa có kinh nghiệm nhiều trong lĩnh vực đồ uống.
Tìm hiểu về công ty còn chưa chi tiết đầy đủ nhưng cũng thể



coi ở mức tạm chấp nhận.
Khi phỏng vấn thì ứng viên cho cảm xúc của mình quá nhiều
trong lúc phỏng vấn chưa tiết chế được cảm xúc của mình: đôi
lúc có thể là lợi thế nhưng khi đi bán hàng thì đó có thể là bất


lợi khi luôn đòi hỏi nhân viên bán hàng phải là người luôn tươi
cười và niềm nở với khách hàng.
Như vậy qua những phân tích về điểm mạnh điểm yếu có thể thấy ứng viên Vũ
Thị Thảo Vi phù hợp với vị trí bán hàng của công ty, tuy còn một số vấn đề chưa
tốt nhưng nếu nhìn tổng thể thì đây là một ứng viên rất có năng lực, khả năng tiếng
anh, trình độ về máy tính đều rất tốt, có tham vọng cao trong công việc, luôn hết
mình cho công việc được giao, không sợ việc khó, sức ép doanh số và đặc biệt là
tính trung thực đây là một điều mà công ty rất cần ở một nhân viên bán hàng. Vì
vậy nhóm tuyển dụng quyết định tuyển Vũ Thị Thảo Vi vào vị trị nhân viên bán
hàng.