ke toan nha nuoc va cac dieu can biet

Chế độ phần mềm Kế toán hành chính sự nghiệp
I. Các văn bản pháp lí quy định:
Phần mềm Kế toán hành chính sự nghiệp (KTHC) đợc cập nhật theo:
+ Quyết định số 999-TC/QĐ/CĐKT ngày 2/11/1996 của Bộ Tài chính về chứng từ kế
toán, hệ thống tài khoản kế toán, sổ kế toán, báo cáo tài chính.
+Thông t số 03/2004/TT-BTC ngày 13/01/2004 của Bộ Tài chính.
+ Quyết định số 19/2006/QĐ-BTC ngày 30/03/2006 và Quyết định số 33/2008/QĐ-BTC
của Bộ Tài chính về chứng từ kế toán, hệ thống tài khoản kế toán, sổ kế toán, báo cáo tài chính.
+ Quyết định số 120/2008/QĐ-BTC ngày 22/12/2008 của Bộ Tài chính về việc ban hành
Chế độ kế toán nhà nớc và nghiệp vụ kho bạc nhà nớc.
(Chi tiết từng thông t, quyết định xem tệp gửi kèm)
II. Các dữ liệu đầu vào và kết xuất đầu ra của KTHC
- Đầu vào là các chứng từ kế toán, sổ sách đợc kế toán ghi tay tại đơn vị, trong đó các chứng từ đợc
sắp sếp theo nhóm.
- Sau khi nhận đợc các yêu cầu đầu vào, chơng trình đa ra các kết quả đầu ra nh sau:
+ Chứng từ kế toán:
LOI CHNG
T
S
TấN CHNG T
S HIU
K
TT
TO
N
BB
HD
1
2
3
4

5
A
Chng t k toỏn ban hnh theo Quyt nh ny
I
Ch tiờu lao ng tin lng
1
Bng chm cụng
C01a-HD
x
2
Bng thanh toỏn tin lng
C02a-HD
x
3
.....................
II
Ch tiờu vt t
1
Phiu nhp kho
C 20 - HD
x
2
Phiu xut kho
C 21 - HD
x
3
Bng kờ mua hng
C 24 - HD
x
6

..............................
x
III
Ch tiờu tin t
1
Phiu thu
C 30 - BB
x
2
Phiu chi
C 31 - BB
x
3
Giy ngh tm ng
C 32 - HD
x
4
Giy thanh toỏn tm ng
C 33 - BB
x
5
Giy ngh thanh toỏn
C 37 - HD
x
6
Biờn lai thu tin
C 38 - BB
x
7
...........................

C 40b- HD
x
IV Ch tiờu ti sn c nh
1
Biờn bn giao nhn TSC
C 50 - BD
x
2
Biờn bn thanh lý TSC
C 51 - HD
x
3
Biờn bn kim kờ TSC
C 53 - HD
x
4
.........................
B

Chng t k toỏn ban hnh theo cỏc vn bn phỏp
lut khỏc


1
2
3
4
5
6
7

8
9
10
11
12

Hoá đơn GTGT
Hoá đơn bán hàng thông thường
Bảng kê thu mua hàng hoá mua vào không có hoá đơn
Giấy rút dự toán ngân sách kiêm lĩnh tiền mặt
Giấy rút dự toán ngân sách kiêm chuyển khoản, chuyển
tiền thư- điện cấp séc bảo chi
Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng
Giấy nộp trả kinh phí bằng tiền mặt
Giấy nộp trả kinh phí bằng chuyển khoản
Uỷ nhiệm thu
Uỷ nhiệm chi
Giấy rút vốn đầu tư kiêm lĩnh tiền mặt
Giấy rút vốn đầu tư kiêm chuyển khoản, chuyển tiền thưđiện cấp séc bảo chi
.......................

+ Sæ s¸ch kÕ to¸n:
ST
TÊN SỔ
T
1
2
1 Nhật ký- Sổ Cái
2 Chứng từ ghi sổ
3 Sổ đăng ký Chứng từ ghi sổ

4 Sổ Cái (Dùng cho hình thức kế toán Chứng từ ghi
sổ)
5 Sổ Cái (Dùng cho hình thức kế toán Nhật ký
chung)
6 Sổ Nhật ký chung
7 Bảng cân đối số phát sinh
8 Sổ quỹ tiền mặt (Sổ chi tiết tiền mặt)
9 Sổ tiền gửi Ngân hàng, Kho bạc
10 Sổ theo dõi tiền mặt, tiền gửi bằng ngoại tệ
11 Sổ kho (Hoặc thẻ kho)
12
13
14
15
16
17
18
19

Sổ chi tiết nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ,
sản phẩm, hàng hoá
Bảng tổng hợp chi tiết nguyên liệu, vật liệu, công
cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá
Sổ tài sản cố định
Sổ theo dõi TSCĐ và công cụ, dụng cụ tại nơi sử
dụng
Sổ chi tiết các tài khoản
Sổ theo dõi cho vay (Dùng cho dự án tín dụng)
Sổ theo dõi dự toán ngân sách
Sổ theo dõi nguồn kinh phí

01 GTKT- 3LL
02 GTGT- 3LL
04/GTGT

Ký hiệu
mẫu sổ
3
S01- H
S02a- H
S02b- H
S02c- H

x
x
x

Phạm vi
áp dụng
4

S03- H
S04- H
S05-H
S11- H
S12- H
S13- H
S21- H
S22- H
S23- H

S31 - H
S32 - H
S33- H
S34- H
S41- H
S42- H

Đơn vị có ngoại tệ
Đơn vị có kho vật
liệu,
dụng cụ, sản phẩm,
hàng hoá


20
21
22
23

Sổ tổng hợp nguồn kinh phí
Sổ chi tiết các khoản thu
Sổ theo dõi thuế GTGT

S43- H
S52- H
S53- H

Sổ chi tiết chi hoạt động

S61- H

24
25

Sổ chi tiết chi dự án
S 62 - H
Sổ chi phí sản xuất, kinh doanh (Hoặc đầu tư
S63 - H
XDCB)
Sổ theo dõi chi phí trả trước
S71- H
Sổ theo dõi tạm ứng kinh phí của Kho bạc
S72- H
Sổ tổng hợp quyết toán ngân sách và nguồn khác của đơn vị
...................................

26
27
28

Đơn vị có nộp thuế
Đơn vị có dự án
Đơn vị có hoạt động
SXKD

Mẫu số S04/CT- H

+ Báo cáo tài chính và báo cáo quyết toán áp dụng cho các đơn vị kế toán cấp cơ sở:
NƠI NHẬN
KỲ HẠN

S
TÊN BIỂU BÁO CÁO
Tài
Ký hiệu
Kho Cấp Thống
LẬP
TT
chính
biểu
kê
bạc trên
BÁO
(*)
(*)
CÁO
1
2
3
4
7
8
5
6
1
B01- H
Bảng cân đối tài khoản
Quý, năm
x
x
2

B02- H
Tổng hợp tình hình kinh phí và Quý, năm
x
x
x
x
quyết toán kinh phí đã sử dụng
3
F02-1H
Báo cáo chi tiết kinh phí hoạt Quý, năm
x
x
x
x
động
4
F02-2H
Báo cáo chi tiết kinh phí dự án
Quý, năm
x
x
x
x
5
F02-3aH Bảng đối chiếu dự toán kinh phí Quý, năm
x
x
x
ngân sách tại KBNN
6

F02-3bH Bảng đối chiếu tình hình tạm Quý, năm
x
x
x
ứng và thanh toán tạm ứng kinh
phí ngân sách tại KBNN
7
B03- H
Báo cáo thu- chi hoạt động sự Quý, năm
x
x
x
nghiệp và hoạt động sản xuất,
kinh doanh
8
B04- H
Báo cáo tình hình tăng, giảm
Năm
x
x
x
TSCĐ
9
B05- H
Báo cáo số kinh phí chưa sử
Năm
x
x
x
dụng đã quyết toán năm trước

chuyển sang
10
B06- H
Thuyết minh báo cáo tài chính
Năm
x
x
+ Báo cáo tài chính tổng hợp và báo cáo tổng hợp quyết toán áp dụng cho đơn vị kế toán cấp I
và cấp II
Số
TÊN
Kỳ
NƠI NHẬN BÁO CÁO


TT

Ký hiu

BO CO TNG HP

hn
lp
4

Ti
chớnh
5

Kho

bc
6

Cp
trờn
7

Thng
kờ
8

1

2

3

1

Mu s B02/CT-H

Bỏo cỏo tng hp tỡnh
hỡnh kinh phớ v quyt
toỏn kinh phớ ó s dng

Nm

x

x

x

x

2

Mu s B03/CT-H

Bỏo cỏo tng hp thuchi hot ng s nghip
v hot ng sn xut,
kinh doanh

Nm

x

x

x

x

1

Mu s B04/CT-H

Bỏo cỏo tng hp quyt
toỏn ngõn sỏch v ngun
khỏc ca n v

Nm

x

x

x

x

III. Cỏc quy trỡnh c bn trong KTHC
1 Qui trình DT chi HĐ, nguồn hoạt động, chi hoạt động tiền lơng, bảo hiểm
Chứng từ
Dự toán kinh phí chi hoạt động
Tạm ứng kinh phí tại kho bạc (cha có dự toán)
Bảng tiền lơng
Phiếu chi (trả lơng)
Giấy giao DT chi hoạt động
Chuyển lơng trả BHXH
Chi trả BHXH
Chuyển khoản BHXH
Chi trả tiền điện, nớc
Giấy rút DT chi HĐ
Giấy rút DT chi HĐ
Công tác phí
Cuối quí quyết toán
2. Qui trình thực hiện khoán chi hành chính
a) Chi theo khoán chi
Chứng từ

TK Nợ
Giấy giao Khoán chi hành chính
004
Giấy rút Khoán chi hành chính
111
đồng thời
Bảng tiền lơng
661
Chi trả tiền điện, nớc
661
đồng thời
Kết chuyển số chi thực tế vào nguồn
461
b) Chi số tiền tiết kiệm chi
Chứng từ
TK Nợ
Giấy rút Khoán chi hành chính
111
đồng thời

đồng thời
đồng thời
đồng thời
đồng thời

TK Có
461
004
111
461

004
661
TK Có
461
004

TK Nợ

TK Có

111
661
334
008
334
661
3321

336
334
111

661
336
111
661
461

3321
3321

461
008
461
008
461
008
461
008
111
661


Chuyển số tiền tiết kiệm sang TK
chênh lệch
Bổ xung thu nhập cho cán bộ
Chi khen thởng
Chi phúc lợi
Chi mua sắm TSCĐ
Chi XDCB
Quyết toán số kinh phí tiết kiệm đã sử
dụng

461

421

661
661
661
661

661
421

334
4311
4312
466
441
661

3. Qui trình thu sự nghiệp

Chứng từ
Thu kinh phí từ hoạt động sự nghiệp (viện phí, học phí, lệ phí,...)
Trả lại tiền thu (viện phí, học phí, v.v...)
Nộp tiền vào tài khoản tiền gửi tại kho bạc
Xuất vật t, hàng hoá cho hoạt động sự nghiệp
Các chi phí cho hoạt động sự nghiệp theo quy định của chế độ tài chính

TK Nợ
111
511
112
511
511

TK Có
511
111
111

155
111

Số chênh lệch thu sự nghiệp sau đó dùng để nộp ngân sách, nộp lên cấp trên, bổ xung
nguồn hoạt động, bổ xung quĩ cơ quan. Dới đây sẽ tiếp tục việc phân phối chênh lệch này.
Chứng từ
Nộp thu sự nghiệp sang ngân sách nhà nớc
Nộp thu sự nghiệp lên cấp trên ghi
Bổ xung kinh phí thu sự nghiệp sang các nguồn hoạt động
Bổ xung kinh phí thu sự nghiệp sang quỹ cơ quan
Dùng quĩ cơ quan chi tổ chức thể thao cơ quan
Dùng quĩ ủng hộ đồng bào bị thiên tai

TK Nợ
511
511
511
511
431
431

TK Có
333
342
461
431
111
111

4. Quy trình kế toán vật liệu

a) Nhập kho vật liệu dụng cụ ghi: Nợ 152/ Có 111 (hoặc 112)
b) Xuất kho vật liệu dụng cụ cho hoạt động hành chính ghi: Nợ 661/ Có 152
5. Kế toán tài sản
a) Rút DT mua TSCĐ đa vào hoạt động ngay ghi
Định khoản
Nợ 211
Có 461
đồng thời
Nợ
Có 008
đồng thời
Nợ 661
Có 466
b) Hao mòn TSCĐ ghi
Định khoản
Nợ 466
Có 214
c) Thanh lý TSCĐ dùng cho hoạt động hành chính ghi
Định khoản
Nợ 466
Có 211
Nợ 214
Có 211
6. Kế toán mua bán hàng và thuế VAT
Đối với các cơ quan có phần hạch toán dịch vụ liên quan thuế VAT thì quá trình hạch toán nh
sau:
Chứng từ
Hoá đơn mua hàng về để làm dịch vụ
Bán hàng cung cấp dịch vụ cho khách

Thuế VAT

Thuế VAT
Kết chuyển thuế VAT đợc khấu trừ
Nộp thuế VAT
Đối với hoá đơn mua hàng thuế VAT không đợc khấu trừ
thì hạch toán vào chi phí

TK Nợ
631
3113
111
111
3331
3331
631

TK Có
111
111
511
3331
3113
111
3113

7. Qui trình hoạt động sản xuất, cung ứng dịch vụ
Đối với các đơn vị có hoạt động sản xuất, cung ứng dịch vụ gắn với các hoạt động sự
nghiệp thì quá trình hạch toán nh sau:

a) Nguồn vốn SXKD

Chứng từ
Nhận nguồn vốn do ngân sách cấp
Các thành viên đóng góp vốn SXKD

b) Sản xuất và chi phí SXKD
Chứng từ
Hoá đơn mua vật liệu dụng cụ về SXKD

Thuế VAT
Xuất vật liệu dụng cụ cho SXKD
Trích khấu hao TSCĐ dùng cho hoạt động SX
Tiền lơng của công nhân viên liên quan SXKD
Khi trả lơng công nhân
Chi phí dịch vụ mua ngoài phục vụ SXKD
Thuế VAT
Phân bổ chi phí trả trớc vào chi phí SX
Nhập kho sản phẩm SX ra tính theo định giá của sản
phẩm
Kết chuyển chi phí SX, dịch vụ còn lại sang doanh thu

TK Nợ
112
111

TK Có
411
411

TK Nợ
152
3113
631
631
631
334
631
3113
631
155

TK Có
112
112
152
4314
334
111
111
111
643
631

531

631

c) Bán hàng và chi phí bán hàng, kết chuyển chênh lệch

Qui trình nh sau:
- Sau khi bán đợc hàng, cần kết chuyển chi phí sang doanh thu
- Sau đó kết chuyển chênh lệch thu chi sang TK 4212
Chứng từ
Hoá đơn bán sản phẩm sản xuất ra

TK Nợ
111
111
631
631
3331
3331
531
531
(4212)

TK Có
531
3331
155
111
3113
111
631
4212
(531)

Chứng từ
Nộp thuế thu nhập doanh nghiệp

Bổ sung chênh lệch thu lớn hơn chi vào nguồn vốn hoạt
động cơ quan
Trích lập quĩ
Trích nộp cấp trên

TK Nợ
4212
4212

TK Có
3334
461

4212
4212

431
342

TK Nợ
0082

TK Có

111

46122

Thuế VAT
Xuất kho giá vốn hàng bán cho khách hàng

Chi phí bán hàng và Quản lý SXKD
Kết chuyển thuế VAT đợc khấu trừ
Nộp thuế VAT
Kết chuyển chi phí bán hàng, Quản lý và Giá vốn
Kết chuyển thu lớn hơn chi
(Kết chuyển chi lớn hơn thu)
d d) Phân phối thu nhập sau SX và cung ứng dịch vụ
Sau đó từ TK chênh lệch 4212 sẽ phân phối đi một trong các nơi: Nộp nhà nớc (thuế
TNDN), Bổ sung nguồn (461), Trích lập quĩ (431), Trích nộp cấp trên (342).

8. Qui trình hoạt động không thờng xuyên
Chứng từ
Giấy giao dự toán hoạt động không TX
Giấy rút dự toán
đồng thời
Chi hoạt động không TX

0082
66122

111


KÕt chuyÓn chi ho¹t ®éng kh«ng TX vµo nguån

46122

66122