CƠ SỞ KHOA HỌC QUẢN LÝ

CƠ SỞ KHOA HỌC QUẢN LÝ
Chương 1: Khái niệm và chức năng của quản lý
1, Khái niệm: Quản lý là sự tác động có ý thức bằng quyền lực
theo quy định của chủ thể quản lý tới đối tượng quản lý để phối
hợp các nguồn lực nhằm thực hiện mục tiêu của tổ chức trong
điều kiện môi trường biến đổi.
2. Các chức năng của quản lý:
2.1 Lập kế hoạch:
Là chức năng đầu tiên trong tiến trình quản lý
Bao gồm:
Xác định mục tiêu hoạt động
Xây dựng chiến lược tổng thể để đạt mục tiêu
Thiết lập một hệ thống các kế hoạch để phối hợp các hoạt động
Nếu không lập kế hoạch thận trọng và đúng đắn thì dễ dẫn đến
thất bại trong quản lý.
Lập kế hoạch là chức năng của quản lý có mục đích xác lập một
mô hình tham chiếu cho tương lai nhờ đó ta nhận ra những cơ
hội và thách thức, những rủi ro, căn cứ vào đó phải làm những
việc ngay bây giờ để khai thác cơ hội và né tránh rủi ro.
2.2 Tổ chức
Là chức năng thiết kế cơ cấu, tổ chức công việc và tổ chức nhân
sự cho một tổ chức.
Bao gồm: Xác định những việc phải làm, người nào phải làm,
phối hợp hoạt động ra sao, bộ phận nào được hình thành, quan
hệ giữa các bộ phận được thiết lập thế nào và hệ thống quyền
hành trong tổ chức đó được thiết lập ra sao
Tổ chức đúng đắn sẽ tạo nên mt nội bộ thuận lợi thúc đẩy hoạt
động mục tiêu, tổ chức kém thì công ty sẽ thất bại, dù lập KH
tốt.
1

1


Tổ chức là chức năng quản lý có mục đích phân công nhiệm vụ
tạo thành một cơ cấu, thiết lập thẩm quyền và phân phối ngân
sách cần thiết để thực hiện kế hoạch.
2.3 Lãnh đạo
Nhiệm vụ của lãnh đạo là phải biết động cơ và hành vi của
những người dưới quyền, biết cách động viên, điều khiển, lãnh
đạo những người khác, chọn lọc những phong cách lãnh đạo phù
hợp với những đối tượng và hoàn cảnh cùng sở trường của
người lãnh đạo, nhằm giải quyết các xung đột giữa các thành
phần, thắng được sức ỳ của các thành viên trước những thay đổi.
Chức năng này liên quan đến hđ thúc đẩy quan hệ các nhân và
nhóm trong mối quan hệ quản lý nhằm xây dựng văn hóa trong
tổ chức.
Xây dựng các chính sách động viên các thành viên, các bộ phận
trong tổ chức để hoàn thành mục tiêu của mình một cách hiệu
quả nhất.
2.4 Kiểm tra
Theo dõi toàn bộ sự hoạt động của các thành viên, bộ phận và cả
tổ chức. So sánh kết quả đạt được với mục tiêu đề ra, nếu có
lệch hướng thì cần tìn nguyên nhân, đưa ra giải pháp sửa chữa
và điều chỉnh nhằm đưa tổ chức trở lại đúng hướng.
Kiểm tra để lường trước các rủi ro có thể xảy ra, đánh giá các
hoạt động và do lường hđ, tìm ra các nguyên nhân gây ra sai
lệch và đưa ra các giải pháp điều chỉnh thích hợp.
Đây là chức năng khép kín một chu kỳ, mở ra một chu kỳ quản
lý mới tạo ra sự liên tục trong quá trình quản lý.
3, Quản lý vừa là khoa học vừa là nghệ thuật và vừa là một

nghề
Tính khoa học:

2

2


Quản lý là hệ thống các tri thức lý luận bao gồm các khái niệm,
phạm trù, các quy luật, các nguyên tắc, phương pháp và kỹ năng
quản lý cần thiết.
Vì nó nghiên cứu, phân tích các mối quan hệ quản lý nhằm tìm
ra những quy luật và cơ chế vận dụng những quy luật đó trong
quản lý.
Quản lý còn là một khoa học liên ngành. Vì quản lý đã kết hợp
nhiều môn khoa học để giải quyết vấn đề.
Quản lý đã dựa trên cơ sở lý luận Triết học, Kinh tế học, đồng
thời phát triển trong mối quan hệ gắn bó chặt chẽ và sử dụng
nhiều thành tựu các ngành khoa học tự nhiên và KHKT như
Toán học, Tin học,…và cả các môn KHXH như Xã hội học,
Tâm lý học,..
Quản lý nói chung và khoa học quản lý của từng lĩnh vực, từng
ngành nói riêng có đối tượng, nhiệm vụ, nội dung và pp nghiên
cứu cụ thể của nó. Dựa trên các quy luật vận động và phát triển
của các hình thái kinh tế - xã hội mà lý luận khao học kinh tế
được hình thành. Đồng thời xuất phát từ những quy luật khoa
học quản lý mà các lĩnh vực, các ngành căn cứ vào dđ cụ thể để
xây dựng lý luận KH quản lý riêng cho ngành mình.
Tính nghệ thuật:
Quản lý là một nghệ thuật, người quản lý là người nghệ sĩ tài

năng.
Nghệ thuật quản lý là việc sử dụng các PP, các tiềm năng, các cơ
hội một cách khôn khéo, tài tình nhằm đạt được mục tiêu 1 cách
tốt nhất. Quản lý là một nghệ thuật vì nó lệ thuộc khá lớn và cá
nhân nhà quản lý.
Nghệ thuật quản lý còn thể hiện sự nhạy bén, sáng tạo, ứng phó
kịp thời với tình huống cụ thể của nhà quản lý.
Tính nghệ thuật của quản lý xuất phát từ tính đa dạng phong
phú, muôn hình muôn vẻ của các sự vật và hiện tượng quản lý.
3

3


Không phải mọi hiện tượng đều mang tính quy luật và cũng
không phải mọi quy luật về tổ chức, quản lý đều đã được nhận
thức thành lý luận.
Tính nghệ thuật của quản lý còn xuất phát từ bản chất của quản
lý, quản lý là sự tác động tới con người với những nhu cầu và
mối quan hệ hết sức đa dạng phong phú. Những mối quan hệ
của con người luôn đòi hỏi phải xử lý khéo léo, linh hoạt, và
điều đó khó có thể trả lời hay áp dụng chung cho mọi trường
hợp.
Tính nghệ thuật của quản lý còn phụ thuộc vào kinh nghiệm,
tâm lý cá nhân của từng nhà quản lý, phụ thuộc vào cơ may, vận
hội và rủi ro
Quản lý là một nghề
Hiện nay, quản lý có mặt ở mọi lĩnh vực của đời sống kinh tế,
văn hóa, chính trị, xã hội.
Đặc điểm này được hiểu theo nghĩa là có thể đi học nghề để

tham gia các hoạt động quản lý nhưng có thành công bằng nghề
này hay không lại còn tùy thuộc vào nhiều yếu tố của nghề.
Nhà quản lý tương lai cần phải được đào tạo về nghề nghiệp,
được phát huy năng lực, tích lũy kinh nghiệm để phát hiện, nhận
thức một cách chuẩn xác và đầy đủ các quy luật khách quan,
đồng thời có PP nghệ thuật thích hợp nhằm tuân thủ đúng những
đòi hỏi của các quy luật đó.
Chương 2: Môi trường quản lý
2.1 Môi trường bên ngoài tổ chức
- Yếu tố môi trường tự nhiên:
Đó là tài nguyên thiên nhiên, khí hậu, vấn đề ô nhiễm môi
trường và trách nhiệm của tổ chức.

4

4


Hai là vị trí địa – kinh tế và địa – chiến lược đặc biệt (nằm trên
tuyến hải hành và các luồng giao thương quốc tế chủ yếu trên
thế giới).
-Yếu tố môi trường kinh tế:
Môi trường kinh tế bao gồm các yếu tố của hệ thống kinh tế mà
các tổ chức hoạt động. Môi trường kinh tế bao gồm các yếu tố
nằm bên ngoài doanh nghiệp, chúng không chỉ định hướng và có
ảnh hưởng trực tiếp đến các hoạt động quản lý của doanh nghiệp
mà còn ảnh hưởng tới cả môi trường nội bộ bên trong doanh
nghiệp.
Tổng sản phẩm nội địa (GDP):
GDP tác động đến nhu cầu của gia đình, doanh nghiệp và Nhà

nước. GDP tăng kéo theo sự tăng lên về nhu cầu, về số lượng
sản phẩm hàng hóa, dịch vụ,..dẫn đến tăng quy mô thị trường.
=> Điều này đòi hỏi các doanh nghiệp phải đáp ứng trong từng
thời kỳ, nghĩa là nó tác động đến tất cả các mặt hđ quản lý như
lập kế hoạch, lãnh đạo, tổ chức, kiểm soát và rà các quyết định
ko chỉ về chiến lược và chính sách kinh doanh mà cả về các hđ
cụ thể như cần phải sx hàng hóa, dịch vụ gì, cho ai, bao nhiêu,..
Yếu tố lạm phát:
Nếu lạm phát gia tăng sẽ làm tăng giá cả yếu tố đầu vào dẫn tới
sẽ là tăng giá thành và tăng giá bán. Nhưng giá tăng cao lại khó
cạnh tranh
Khi lạm phát tăng cao, thì thu nhập thực tế của người dân giảm
đáng kể và làm giảm sức mua và nhu cầu thực tế của người tiêu
dung
Tiền lương tác động tới giá thành và nguồn nhân lực của tổ
chức.
Tỷ giá hối đoái và lãi suất: ảnh hưởng đến các hđ xuất nhập
khẩu; lãi suất ảnh hưởng đến các hoạt động đàu tư của tổ chức
và việc tiêu dung của người dân.
5

5


-Yếu tố môi trường văn hóa – xã hội:
-Dân số:
Các nhà quản lý phải phân tích cơ cấu dân số trên cơ sở giói
tính, tuổi tác để xác định thị trường mục tiêu, nhu cầu hàng
hóa,.. để có quyết định phù hợp.
Sự dịch chuyển dân số cũng là những yếu tố tác động đến các

hoạt động lập kế hoạch về các chiến lược và chính sách quản lý
nguồn nhân lực.
Văn hóa
Dưới ảnh hưởng của mỗi nền văn hóa, nhân cách, đạo đức, niềm
tin, thái độ, hệ thống các giá trị ở mỗi người được hình thành và
phát triển. Văn hóa quản lý nói chung và phong cách cùng
phương pháp quản lý ở mỗi tổ chức nói riêng cũng sẽ bị ảnh
hưởng trực tiếp bởi nhũng nền văn hóa mà những nhà quản lý
thuộc về.
Tôn giáo
Tôn giáo có ảnh hưởng rất lớn tới đạo đức, tư cách, văn hóa và
lối sống của không chỉ chính bản thân của các nhà quản lý mà cả
tới những cán bộ công nhân viên ưới quyền.
Các hoạt động lãnh đạo và điều hành của các nhà quản lý không
thể không tính tới ảnh hưởng của yếu tố tôn giáo trong nhận
thức, ứng xử, chấp hành và thực thi các quyết định của những
người dưới quyền.
Phong cách và lối sống:
Lối sống chi phối hình thành những nhu cầu về chủng loại chất
lượng và kiểu dáng hàng hóa.
Mỗi phong cách và lối sống lại có những đặc trưng riêng của
mình về cách mỗi cá thể suy nghĩ, hành động và thể hiện ra bên
ngoài.
Hôn nhân và gia đình:
6

6


Hôn nhân và gia đình có ảnh hưởng trực tiếp đến năng suất, chất

lượng và hiệu quả của mọi người, từ nhà quản lý cho đến người
lao động bình thường trong mỗi tổ chức.
-Yếu tố môi trường chính trị, pháp luật:
Môi trường chính trị - pháp luật bao gồm hệ thống các quan
điểm, đường lối chính sách, hệ thống luật pháp, các diễn biến
chính trị của một quốc gia, trong một khu vực và quốc tế. Những
sự kiện chính trị, sự thay đổi của hệ thống luật pháp có thể đưa
đến những thuận lợi hoặc rủi ro cho các tổ chức cùng chung mt
vĩ mô.
Sự định hướng đúng đắn và sự ổn định về chính trị là những
điều kiện cần thiết khách quan để phát triển toàn bộ nền kinh tế
ở mỗi nước và ở mỗi doanh nghiệp.
Các nhà quản lý giỏi phải là những người nhạy cảm với những
thay đổi về chính trị, am hiểu về luật pháp nhằm lập kế hoạch
mục tiêu, chiến lược phát triển của tổ chức một cách đúng đắn.
Pháp luật đưa ra những quy định cho phép hay không cho phép,
hoặc những rằng buộc đòi hỏi các doanh nghiệp phải tuân theo.
Yếu tố môi trường khoa học công nghệ:
Ứng dụng khoa học và công nghệ làm tăng chất lượng và hiệu
quả hoạt động của bất kỳ một tổ chức nào, trong đó có các cơ
quan nhà nước.
Trình độ tự động hóa, vi tính hóa, … các phương tiện truyền
thông và vận tải ngày càng hiện đại và rẻ tiền hơn dẫn đến
không gian hoạt động, sản xuất kinh doanh ngày càng rộng lớn.
Chu kỳ đổi mới công nghệ ngày càng ngắn hơn
Các nhà quản lý cần lưu ý cập nhật các kỹ thuật công nghệ tiên
tiến và đưa vào ứng dụng hoạt động chính của tổ chức để nâng
cao hoạt động của tổ chức. Nếu ko tổ chức sẽ nhanh chóng bị trở
nên lạc hậu, hđ bị trì trệ, kém hiệu quả.
Kết luận:

7

7


-

-

-

Môi trường bên ngoài tổ chức có ảnh hưởng lâu dài đến hoạt
động của tổ chức
Tổ chức khó kiểm soát đc các yếu tố này.
Mức độ tác động và tính chất tác động của loại môi trường nay
khác nhau theo từng ngành.
Môi trường bên ngoài tổ chức có ảnh hưởng đến mt nội bộ của
tổ chức.
2.2 Môi trường bên trong tổ chức:
Yếu tố nhân lực: có vai trò quan trọng trong sự thành công của
tổ chức. Con người cung cấp dữ liệu đầu vào để lập kế hoạch
mục tiêu; phân tích bối cảnh môi trường, lựa chọn, thực hiện,
kiểm tra các chiến lược của tổ chức.
Yếu tố nghiên cứu và phát triển:
Yếu tố tài chính:
Yếu tố văn hóa tổ chức
Yếu tố sản xuất:
Chương 3:
Các nguyên tắc quản lý cơ bản:
1, Tuân thủ pháp luật và thông lệ xã hội

Pháp luật đã tạo ra khung pháp lý cho tổ chức và hoạt động sản
xuất, kinh doanh, tạo mt cho phát triển kinh tế, củng cố vào bảo
vệ các nguyên tắc của nền kinh tế thị trường; quy định về kế
hoạch, giá cả, thuế, tài chính, tín dụng và tạo ra cơ chế quản lý
có hiệu quả.
Thể chế chính trị giữ vai trò định hướng chi phối toàn bộ các
hoạt động trong xã hội- trong đó có hoạt động kinh doanh.

8

8


Việc lựa chọn đúng đắn định hướng phát triển, đề ra cs kinh tế
thích hợp sẽ mở triển vọng, cơ hội cho các tổ chức, doanh
nghiệp có thể tham gia vào sự phát triển của đát nước
Mặt khác mỗi tổ chức kinh doanh hoạt động trong một mt xã hội
nhất định, giữa chúng có mối liên hệ chặt chẽ tác động qua lại
lẫn nhau. Các giá trị, thông lệ xã hội, các tập tục truyền thống,
lối sống của dân cư, cơ cấu dân số,.. đều có những tác động
nhiều mặt trực tiếp đến hoạt động của tổ chức kinh doanh. Do
đó trong quá trình hđ, đòi hỏi các nhà quản lý phải có sự sáng
tạo trong mỗi quyết định, xử lý linh hoạt các yếu tố của quá
trình sản xuất-kinh doanh, đảm bảo cho tổ chức tồn tại và phát
triển vững chắc.
2. Tập trung dân chủ
Là nguyên tắc cơ bản của quản lý, nguyên tắc tập trung dân chủ
phản ánh mối quan hệ giữa chủ thể và đối tượng quản lý cũng
như yêu cầu và mục tiêu của quản lý.
Nội dung nguyên tắc: phải đảm bảo mối quan hệ chặt chẽ và tối

ưu giữa tập trung và dân chủ; dân chủ phải được thực hiện trong
khuôn khổ tập trung. Đây là một nguyên tắc rất quan trọng, nó
có tính khách quan phổ biến song thực hiện không đơn giản, phụ
thuộc vào bản lĩnh, phẩm chất đạo đức và phong cách người
quản lý.
3. Kết hợp hài hòa các loại lợi ích
Nội dung nguyên tắc: phải kết hợp hài hòa các lợi ích có liên
quan đến tổ chức trên cơ sở những đòi hỏi của quy luật khách
quan.
Việc kết hợp hài hòa các lợi ích phải được xem xét và đề ra ngay
từ khi xây dựng các chiến lược, quy hoạch, kế hoạch kinh tế - xã
hội, quá trình hoạt động quản lý đến khâu phân phối tiêu dùng.
Giải quyết tốt mối quan hệ lợi ích trong quản lý sẽ bảo đảm cho
tổ chức vận hành thuận lợi và có hiệu quả.
9

9


4. Chuyên môn hóa
Nguyên tắc chuyên môn hóa đòi hỏi việc quản lý phải được thực
hiện bởi những người có chuyên môn, được đào tạo, có kinh
nghiệm và khả năng điều hành để thực hiện các mục tiêu của tổ
chức một cách có hiệu năng và hiệu quả.
Để có được những phẩm chất và năng lực này đòi hỏi các nhà
quản lý cần phải nỗ lực không ngừng.
5. Biết mạo hiểm
Mạo hiểm không phải là liều lĩnh mà là sự “phiêu lưu có tính
toán”. Nguyên tắc này đòi hỏi các nhà lãnh đạo tổ chức phải biết
tìm ra các giải pháp độc đáo để tăng sức cạnh tranh cho tổ chức.

Dám mạo hiểm phải đi đôi với dám chịu trách nhiệm về hậu quả
do nó đòi hỏi nhà quản lý phải tự tin trên cơ sở tỉnh táo xem xét
cân nhắc.
6. Hoàn thiện không ngừng
Trong thời đại toàn cầu hóa hiện nay, các tổ chức, các công ty,
các doanh nghiệp sẽ hoạt động trong môi trường cạnh tranh toàn
cầu…Trong bối cảnh đó, các tổ chức và các nhà quản lý cần
hoạch định chiến lược, ủy quyền tối đa, đổi mới liên tục về nhận
thức, hành động để thích nghi và phát triển bền vững trong 1 tg
luôn thay đổi.
Trong hoạt động nếu đợi một phương pháp đạt được sự hoàn mỹ
sẽ là ko tưởng và chậm trễ.
Người quản lý phải biết khai thác các thông tin có lợi từ mọi
nguồn để kịp thời có đối sách tận dụng thời cơ.
7. Tiết kiệm và hiệu quả
Là nguyên tắc quy định mục tiêu của quản lý, bao gồm cả hiệu
quả kinh tế và hiệu quả xã hội, nguyên tắc tiết kiệm và hiệu quả
đòi hỏi người quản lý phải có quan điểm hiệu quả đúng đắn, biết
phân tích hiệu quả trong từng tình huống khác nhau, biết đặt lợi
ích của tổ chức lên trên lợi ích cá nhân, từ đó ra các quyết định
10

10


tối ưu nhằm tạo được các thành quả có lợi nhất cho nhu cầu phát
triển của tổ chức.
Tiết kiệm và hiệu quả là vấn đề mang tính quy luật của các tổ
chức kinh tế- xã hội
Tiết kiệm không đồng nghĩa với hạn chế tiêu dùng. Vấn đề là

tiêu dùng hợp lý trên khả năng và điều kiện cho phép.
Hoạt động quản lý chỉ cần thiết và có ý nghĩa khi chủ thể quản
lý biết lấy vấn đề tiết kiệm và hiệu quả làm nguyên tắc hoạt
động của mình. Nguyên tắc này đòi hỏi nhà quản lý đưa ra các
quyết định quản lý sao cho với một lượng chi phí nhất định có
thể tạo ra nhiều giá trị sử dụng và lợi ích nhất để phục vụ cho
con người.
Chương 4: Yêu cầu đối với hệ thống thông tin quản lý
1, Phải bảo đảm tránh được sai lệch trong quá trình truyền tin
Hệ thống thong tin là một bộ phận của hệ thống quản lý, chất
lượng của nó tác động trực tiếp đến hiệu quả hoạt động của hệ
thống quản lý.
Để đảm bảo tránh sai lệch về tổ chức và kỹ thuật trong quá trình
truyền tin, phải từng bước hiện đại hóa hệ thống thông tin, áp
dụng các phương pháp và các phương tiện kỹ thuật vào việc thu
thaapk, phân tích, xử lý và truyền tải thông tin.
2, Phải bảo đảm bí mật và an toàn trong quá trình truyền tin
Bí mật và an toàn trong quá trình truyền tin luôn luôn la một
yêu cầu có tính nguyên tắc đối với hệ thốn TTQL
Dịch vụ thông tin cần được tổ chức sao cho phù hợp với quy chế
về chức năng, quyền hạn và trách nhiệm của từng cơ quan quản
lý và từng cán bộ lãnh đạo.
Muốn vật người sử dụng thông tin cần thông hiểu máy tính và
các phương pháp toán, và ngươi cung cấp thông tin cần nắm
11

11


vững yêu cầu của quản lý, để kết hợp chặt chẽ với nhau trong

việc thiết kế và xây dựng Hệ thống TTQL.
3, Phải bảo đảm cung cấp thông tin một cách nhanh chóng
Thời cơ là một vấn đề quan trọng trong công tác quản lý, để tận
dụng thời cơ, nhà quản lý cần được cung cấp thông tin một cách
nhanh chóng để có thể đưa ra quyết định kịp thời.
Điều đó đòi hỏi hệ thống thông tin quản lý cần áp dụng công
nghệ tiên tiến vào việc xử lý thông tin, đồng thời tiến hành lưu
trữ thông tin một cách khoa học, không làm hư hỏng, mất mát
đồng thời sắp xếp sao cho dễ thấy, dễ lấy, để khi cần sử dụng có
thể tìm kiếm được dễ dàng.
4, Phải phù hợp với con người và tổ chức sử dụng thông tin
Yêu cầu này đòi hỏi việc thiết kế và xây dựng hệ thống thông tin
quản lý phải xuất phát từ nhau cầu của quản lý đối với thông tin,
đồng thời phải phù hợp với trình độ chuyên môn, kỹ thuật,
truyền thống văn hóa và khả năng tài chính của con người và tổ
chức sử dụng thông tin.
Hệ thống TTQL cần được thiết kế và xây dựng theo hướng xử lý
kết hợp và tập trung thông tin, làm cho nhà quản lý kp bận tâm
vào việc xử lý thông tin, dành nhiều tg cho hoạt động sáng tạo..
5, Phải bảo đảm đem lại lợi thế cạnh tranh cho tổ chức
Là một yêu cầu có tính bức xúc đối với việc xây dựng và vận
hành hệ thống thông tin quản lý.
Muốn vậy, một vấn đề quan trong đặt ra là cần thực hiện mô
hình hóa các quá trình thông tin, chuyển hệ thống thông tin làm
việc theo chế độ thong tin tham khảo, trả lời các câu hỏi về hiện
trạng của đối tượng quản lý, sang hệ thống thông tin là việc theo
chế độ thông tin cố vấn, trả lời các câu hỏi về phương hướng
phát triển trong tương lai của đối tượng quản lý.
6, Phải bảo đám tính hiệu quả kinh tế
12

12


Hệ thống thông tin quản lý cần được xây dựng theo quan điểm
hệ thống, chú ý phối hợp các chức năng và các bộ phận của bộ
máy quản lý.
Mọi thay đổi trong hệ thống thông tin quản lý đều phải có luận
cứ khoa học, xác định rõ nhu cầu thông tin cho quản lý; chi phí
thu thập, xử lý và cung cấp thông tin; mục tiêu hoàn thiện hệ
thống TTQL và kết quả dự kiến có thể đem lại.
Tính hiệu quả kinh tế đòi hỏi giữa các hệ thống thông tin cần
phải có tính tương thích để có thể tiến hành trao đổi, sue dụng
chung TT với nhau. Muốn vậy, phải thống nhất việc phân loại
đối tượng nội dung chỉ tiêu, cách ghi chép, thu thập, phân tích
và hình thành các biểu mẫu thống kê.
Yêu cầu đối với thông tin quản lý
1, Tính chính xác
Thông tin cần phản ánh một cách khách quan, trung thực tình
hình hoạt động của tổ chức. Tính chính xác nói lên mức độ xấp
xỉ của nó so với nguyên bản mà nó biểu hiện. Sau nữa, nó cũng
đòi hỏi thông tin phải được chi tiết đến mức độ cân thiết nhất
định, làm căn cứ cho việc ra quyết định được đúng đắn, khả thi,
hữu hiệu.
2, Tính kịp thời
Tính kịp thời đòi hỏi phải nhanh nhậy nắm bắt thông tin, đồng
thời phải nhanh chóng gia công, điều chỉnh và truyền tải thông
tin. Tính kịp thời của thông tin được quyết định bở những điều
kiện cụ thể, chin muồi của vấn đề.
3, Tính đầy đủ, tổng hợp

Tính đầy đủ đòi hỏi phải cung cấp cho chủ thể quản lý những
thông tin cần và đủ để có thể ra quyết định quản lý có cơ sở
khoa học và tác động hữu hiệu đến đối tượng quản lý.
4, Tính cô đọng, dễ hiểu
13

13


Đòi hỏi phải cô đặc nội dung phong phú, đa dạng, phức tạp của
những sự kiện kinh tế xã hội trong những lập luận súc tích dễ
hiểu. Tính cô đọng dễ hiểu yêu cầu thông tin cần có tính đơn
nghĩa, nhằm tránh cách hiểu khác nhau về từ ngữ. Muốn vậy cần
phải chính xác hóa, thống nhất hóa, đồng nhất hóa nội dung của
các khái niệm và thuật ngữ.
5, Tính kinh tế
Tính kinh tế đòi hỏi thông tin phải giúp ích cho việc giải quyết
các nhiệm vụ đặt ra trước hệ thống, bằng chi phí nhỏ nhất. Điều
đó yêu cầu việc cung cấp thông tin cần có tọa độ ngắm rõ ràng
phù hợp với nhu cầu quản lý, thông tin phải mới, dễ hiểu và cần
thiết cho người sử dụng để hoàn thành thắng lợi nhiệm vụ quản
lý với chất lượng và hiệu quả cao.
6, Tính được bảo vệ
Thông tin đc coi là nguồn ts quý giá của mọi tc, vì vậy cần đc
bảo vệ và chỉ những ng có quyền hạn nhất định or có liên quan
đến việc sd thông tin ms đc phép tiếp cận vs thông tin đó. Nếu tt
k đc bảo vệ có thể gây lộ tt và gây tổn hại cho đơn vị tổ chức đó.
Bảo vệ tt cần:- phân loại tt, xem tt nào đc phép công bố, công
khai rộng rãi và tt nào cần đc bảo mật. - áp dụng các ô bảo vệ tt
phù hợp, sd các phương tiện, công cụ để thu thập truyền đạt lưu

trữ tt theo mục đích sd
Các nguyên tắc ra quyết địnhquản lý
1, Nguyên tắc hệ thống:
Nguyên tắc đòi hỏi:
1, Luôn xem tổ chức là một hệ thống kinh tế xã hội, khi đưa ra
một quyết định quản lý phải đồng thời tính đến 3 yếu tố là môi
trường bên ngoài, điều kiện bên trong và mục tiêu của tổ chức.
2, Phải có sự phối hợp chặt chẽ trong hệ thống cấu thành các bộ
phận có liên quan tới quyết định quản lý trong một tổ chức, bao
gồm: Hệ thống bảo đảm thông tin, hệ thống tham mưu, hệ thống
14

14


ra quyết định (có sự phân cấp), hệ thống chấp hành và hệ thống
phản hồi.
2, Nguyên tắc khả thi
Trong quá trình quyết định phải tổng hợp, xem xét tới tất cả các
loại nhân tố bên trong và bên ngoài có ảnh hưởng đến sự tồn tại
và phát triển của tổ chức. Nghĩa là vừa xem xét về nhu cầu, vừa
xem xét về khả năng, vừa xem xét về cơ hội có lợi và thành
công, vừa xem xét tới rủi ro, bất lợi và thất bại, cân nhắc toàn
diện, bảo đảm chắc chắn sự hợp lý về hiệu quả của phương án
quyết định, sự tiên tiến về kỹ thuật, khả năng về nguồn lực và
điều kiện.
3, Nguyên tắc khoa học
Yêu cầu của nguyên tắc này là:
1, phương án quyết định phải là phương án được mọi người ủng
hộ

2, phương án quyết định phải là phương án được lưa chọn từ
nhiều phương án
Một quyết định đảm bảo nguyên tắc khoa học là quyết định
được đưa ra theo một trình tự quyết định khoa học, một phương
pháp quyết định khoa học, tư duy và phán đoán khoa học.
4, Nguyên tắc dân chủ
Quá trình quyết định cần có sự tham gia của tập thể những
người trong tổ chức. Đối với những vấn đề quan trọng cần cần
cả sự tham gia của các cơ quan và chuyên gia bên ngoài tổ chức.
Trong quá trình quyết định cần tiếp thu các ý kiến trái ngược
nhau, đồng thời chú ý đến phương án mới.
5, Nguyên tắc kết hợp
Trong quá trình quyết định cần kết hợp giữa khoa học và kinh
nghiệm; giữa phân tích định tính và phân tích định lượng; giữa
lợi ích toàn cục và lợi ích cục bộ; giữa lợi ích ngắn hạn và lợi
15

15


ích dài hạn; giữa kinh tế và kỹ thuật; giữa lãnh đạo và tập thể;
giữa hiện thực và sáng tạo.
Chương 5: Các chức năng của quản lý
5.1 Chức năng lập kế hoạch
Phân loại kế hoạch có thể căn cứ vào tính chất của kế hoạch,
thời gian của kế hoạch, đối tượng điều chỉnh của kế hoạch..
Căn cứ vào thời gian, kế hoạch được phân chia thành: Kê hoạch
dài hạn, kế hoạch trung hạn và kế hoạch ngắn hạn.
Kế hoạch dài hạn là kế hoạch có mục tiêu dài hạn, sử dụng các
nguồn lực lớn và mang tính tổng hợp, có nhiều phương án thực

hiện lớn. Trong thực tế, một kế hoạch dài hạn thường được thực
hiện trong thời gian từ 5 năm trở lên. Những kế hoạch này chủ
yếu cải tiến bộ mặt của toàn bộ tổ chức như: Chiến lược, chính
sách…
Kế hoạch trung hạn được xây dựng để phục vụ cho việc thực
hiện các mục tiêu của các kế hoạch dài hạn. Kế hoạch trung hạn
thường có thời gian thực hiện từ 1 đến 5 năm.
Kế hoạch ngắn hạn thường được giới hạn trong 1 năm hoặc hơn
và được chia nhỏ thành các kế hoạch năm, nửa năm, quý, tháng,
tuần hoặc ngày. Kê hoạch ngắn hạn thường có mối quan hệ hữu
cơ với các kế hoạch trung và dài hạn. Đây là những kế hoạch
mang tính thực tế và có nhiệm vụ cụ thể hóa các kế hoạch trung
và dài hạn.
Phân loại kế hoạch dài hạn, trung hạn, ngắn hạn thường gắn với
quy mô của các mục tiêu cần đạt được. Kê hoạch càng dài hạn
thì việc xây dựng càng phức tạp, đòi hỏi sự nghiên cứu và phân
tích kỹ lưỡng hơn các kế hoạch ngắn hạn.
Căn cứ vào cấp độ của kế hoạch:
Kế hoạch chiến lược: là loại kế hoạch đặc biệt quan trọng, pham
vị hoạt động rông mang tính dài hạn, liên quan đến mối quan hệ
16

16


giữa con người của tổ chức với những con người bên ngoài tổ
chức.
Kê hoạch tác nghiệp: Là kế hoạch mang tính ngắn hạn, thường
trong khoảng thời gian 1 năm trở xuống, phạm vị hoạt động hẹp
ở một mảng hoạt động của tổ chức, chỉ liên quan đến những con

người trong tổ chức.



5.2 Chức năng tổ chức
Cơ cấu tổ chức trực tuyến
Đây là cơ cấu tổ chức đơn giản nhất, trong đó có một cấp trên và
một số cấp dưới. Toàn bộ vấn đề được giải quyết theo một kênh
liên hệ đường thẳng. Cấp lãnh đạo trực tiếp điều hành và chịu
toàn bộ trách nhiệm về sự hoạt động của tổ chức.
Giám đốc
Trưởng phòng 1
Trưởng phòng 2
Trưởng phòng 3
Tổ trưởng Tổ trưởng Tổ trưởng Tổ trưởng
Tổ
trưởng Tổ trưởng
Đặc điểm cơ bản:
Người lãnh đạo tổ chức thực hiện tất cả các chức năng quản lý,
các mối liên hệ giữa các thành viên trong tổ chức được thực hiện
theo đường thẳng, người thừa hành mệnh lệnh chỉ làm theo
mệnh lệnh của một cấp trên trực tiếp.
Ưu điểm:
Tạo thuận lợi cho việc thực hiện chế độ một nhà quản lý, người
lãnh đạo phải chịu trách nhiệm hoàn toàn về kq công việc người
dưới quyền.
Người thừa hành chỉ nhận mệnh lệnh từ một người lãnh đạo cấp
trên trực tiếp.
Phân chia trách nhiệm rõ ràng.
17

17




Nhược điểm:
Nó đòi hỏi người lãnh đạo cần phải có kiến thức toàn diện, tổng
hợp.
Hạn chế việc sử dụng các chuyên gia có trình độ cao về từng
mặt quản lý; khi cần phối hợp, hợp tác công việc giữa hai đơn
vị, hoặc cá nhân ngang quyền thuộc các tuyến khác nhau thì việc
báo cáo, thông tin, thỉnh thị phải đi đường vòng theo kênh liên
hệ đã quy định.
Dễ dẫn đến phong cách lãnh đạo chuyên quyền, độc đoán.
Cơ cấu tổ chức quản lý theo chức năng:

Cơ cấu chức năng được áp dụng với khối lượng công tác quản lý
lớn. Những nhiệm vụ quản lý được phân chia cho các đơn vị
riêng biệt theo các chức năng quản lý và hình thành nên những
người lãnh đạo đượ chuyên môn hóa chỉ đảm nhận thực hiện
một chức năng nhất định
Mối liên hệ giữa các nhân viên trong tổ chức rất phức tạp.Những
người thừa hành nhiệm vụ ở cấp dưới nhận mệnh lệnh chẳng
những từ người lãnh đạo của doanh nghiệp mà cả từ những
người lãnh đạo các chức năng khác nhau
Ưu điểm:
Thu hút được các chuyên gia giỏi vào công tác lãnh đạo, giải
quyết các vấn đề chuyên môn một cách thành thạo hơn.
Không yêu cầu nhà quản lý phải có kiến thức toàn diện, tổng

hợp.
Giảm bớt gánh nặng về quản lý cho người lãnh đạo doanh
nghiệp.
Nhược điểm:
18

18




Người lãnh đạo lãnh đạo chung phải phối hợp hoạt động của
những người lãnh đạo chức năng, nhưng do khối lượng công tác
quản lý lớn, nhà quản lý khó có thể phối hợp được tất cả các
mệnh lệnh của họ, dẫn đến tình trạng người thực hiện trong một
lúc có thể phải nhận nhiều mệnh lệnh, thậm chí các mệnh lệnh
trái ngược nhau.
Phân công trách nhiệm không rõ ràng.
Cơ cấu tổ chức quản lý – chức năng



Kiểu cơ cấu liên hợp ( trực tuyến – chức năng ) được áp dụng
rộng rãi trong tổ chức và phổ biến cho mọi doanh nghiệp.
Theo cơ cấu này, người lãnh đạo được sự giúp sức của người
lãnh đạo chức năng để chuẩn bị các quyết định, hướng dẫn và
kiểm tra việc thực hiện quyết định. Người lãnh đạo doanh
nghiệp vẫn chịu trách nhiệm về mọi mặt công việc và toàn
quyền quyết định trong phạm vi tổ chức. Việc truyền mệnh lệnh
vẫn theo tuyến đã quy định.

Ưu điểm:
Có được các ưu điểm của cơ cấu trực tuyến và cơ cấu theo chức
năng.
Tạo điều kiện cho những người trẻ tham gia quản lý.
Nhược điểm:
Người quản lý phải giải quyết thường xuyên mối quan hệ giữa
bộ phận trực tuyến với bộ phận chức năng.
Ngoài ra mỗi khi các người quản lý các bộ phận chức năng có
nhiều ý kiến khác nhau, nhà lãnh đạo có thể phải họp hành
nhiều, tranh luận căng thẳng để ra được những quyết định có
hiệu quả mong muốn.
Cơ cấu tổ chức ma trận

19

19


Đặc điểm của cơ cấu này là ngoài những người lãnh đạo theo
tuyến và các bộ phận chức năng, còn có những người lãnh đạo
đề án hay sản phẩm, phối hợp hoạt động các bộ phận thực hiện
một số dự thảo nào đó.
Trong cơ cấu này mỗi nhân viên ( hoặc bộ phận của bộ phận
trực tuyến được gắn với việc thực hiện một đề án nhất định.
Đồng thời mỗi một nhân viên của bộ phận chức năng cũng được
gắn với một đề án nhất định.
Sau khí hoàn thành đề án, những nhân viên trong các bộ phận
thực hiện đề án không chịu sự lãnh đạo của người lãnh đạo theo
đề án ấy nữa, mà trở về đơn vị trực tuyến hay chức năng cũ của
mình.

Ưu điểm:
Tổ chức linh động, vì vậy đáp ứng được tình hình sản xuất kinh
doanh nhiều biến động
Ít tốn kém, sử dụng nhân lực có hiệu quả
Hình thành và giải thể dễ dàng , nhanh chóng.
Nhược điểm:
Dễ xảy ra tranh chấp ảnh hưởng giữa người lãnh đạo và các bộ
phận.
Cơ cấu này đòi hỏi nhà quản lý phải có tầm ảnh hưởng lớn.



5,3 Chức năng lãnh đạo
Phong cách lãnh đạo độc đoán, chuyên quyền
Là phong cách mà theo đó nha quản lý triệt để sử dụng quyền
lực hay uy tín chức vụ của mình để tác động đến người dưới
quyền
Phong cách nay được đặc trưng bằng việc mọi quyền lực tập
trung vào tay một mình ngươi quản lý, người lãnh đạo – quản lý
bằng ý chí của mình, giao việc cho cấp dưới chủ yếu bằng mệnh
lệnh, ép buộc họ phải làm bằng quyền uy, bằng sự đe dọa trừng
20

20




phạt và đòi hỏi cấp dưới phải phục tùng tuyệt đối mọi mệnh lệnh
của mình.

Người lãnh đạo trấn áp ý chí và sáng kiến của mọi thành viên
trong tập thể, mọi quyết định đưa ra xuất phát từ kiến thức, kinh
nghiệm của người lãnh đạo. Cấp đưới phải chấp hành các chỉ
thị, mệnh lệnh một cách tập trung, chính xác, không được phép
để xảy ra sai sót.
Ưu điểm:
Cho phép giải quyết nhanh chóng công việc trên cơ sở kinh
nghiệm và ý chí của cá nhân người lãnh đạo, không có sự tham
gia của tập thể. Nếu người lãnh đạo giỏi sẽ mang lại thành công
cho tổ chức.
Nhược điểm:
Không tập trung được sự sáng tạo, kinh nghiệm của ngươi dưới
quyền, hiệu quả công việc không cao, phụ thuộc vào sự có mặt
của lãnh đạo.
Những người lãnh đạo độc đoán, chuyên quyền dễ gây ra tình
trạng bất ổn định của doanh nghiệp, bâu không khí căng thẳng,
tạo cơ sở phát sinh bè phái, ảnh hưởng đến công việc chung
Phong cách bày thường áp dụng khi tập thể mới hinh thành,
chưa có sự thống nhất trong tập thể về quan điểm chung, hoặc
những tập thể đang mất phương hướng hoạt động, thiếu chuyên
môn và mục tiêu rõ ràng. Hoặc có thể áp dụng vơi những cấp
dưới có thái độ chống đối, những người ko tự chủ.
Phong cách lãnh đạo dân chủ
Là phong cách mà theo đó nha quản lý chủ yếu sử dụng uy tín
cá nhân đưa ra những tác động đến những người dưới quyền.
Nói cách khác, họ rất ít sử dụng quyền lực hay uy tín chức vụ để
tác động đến những người dưới quyền.
Với phong cách này người lãnh đạo thu hút đông đảo nhân viên
cấp dưới tham gia vào việc thảo luận và lựa chọn các phương án
21

21




quyết định cũng như giải quyết nhiệm vụ của tập thể. Công việc
được phân công, giải quyết và đánh giá trên cơ sở có sự tham
gia của tập thể.
Những người lãnh đạo theo phong cách này thường sử dụng
hinh thức động viên khuyến khích là chính và không đoi hỏi cấp
dưới phải phục tùng tuyệt đối mệnh lệnh của mình.
Ưu điểm:
Phát huy tối đa các nguồn lực của tập thể, bởi nó tạo ra cho
những người dưới quyền tính độc lập, chủ động, phù hợp với
trình độ, năng lực của họ nhằm giúp họ thực hiện tốt các chức
năng nhiệm vụ của mình và giup họ tham gia hữu hiệu vào việc
đề xuất các quyết định
Năng suất lao động cao kể cả khi không có mặt lãnh đạo, nhân
viên chủ động bằng công việc của mình.
Bầu không khí thoải mái, dễ chịu, góp phần tạo ra sự gắn kết
bền chặt giữa các thành viên trong tập thể.
Nhược điểm:
Tốn nhiều thời gian để ra được một quyết định, cho nên đôi khi
bỏ lỡ thời cơ kinh doanh.
Trong nhiều trương hợp, thành viên nhóm không đủ năng lực để
có thể thảo luận sâu 1 vấn đê nêu ra thì có thể khó đi đến thống
nhất ý kiến. Và nếu ngươi lãnh đạo nhu nhược sẽ là người theo
chân cấp dưới.
Phong cách lãnh đạo dân chủ áp dụng hiệu quả trong một tập

thể có bầu không khí tốt đẹp, tinh thần đoàn kết, khả năng tự
quản, tự giác cao và đối với những người có lối sống tập thể,
tinh thần hợp tác.
Phong cách lãnh đạo tự do
Là phong cách mà theo đó nhà quản lý rất ít sử dụng quyền lực
để tác động đến người dưới quyền, thậm chí không có những tác
động đến họ. Phong cách này còn được gọi bằng những tên gọi
22

22


khác nhau như phong cách “thả nổi”, hay phong cách “Bản đồ
trắng”.
Người lãnh đạo có phong cách lãnh đạo tự do thường giao hết
quyền hạn và trách nhiệm cho mọi người và các thành viên được
phép tự do hành động theo điều họ nghĩ, theo cách thức mà họ
cho là tốt nhất. Người lãnh đạo cho phép nhân viên được quyền
ra quyết định, nhưng nhà lãnh đạo vẫn chịu trách nhiệm đối với
những quyết định đưa ra.
Ưu điểm:
Phát huy tối đa năng lực của người dưới quyền, cho phép cấp
dưới thực hiện công việc khi thấy phù hợp mà ko cần sự can
thiệp của lãnh đạo. Phong cách lãnh đạo này cũng tạo cho nhân
viên sự thoải mái trong công việc, không bị gò bó dẫn đến hiệu
quả công việc có thể sẽ cao hơn.
Nhược điểm:
Dễ dẫn đến hỗn loạn, vô tô chức do thiếu vắng những chỉ dẫn
của người lãnh đạo nên năng suất, hiệu quả công việc thường
thấp.

Phong cách lãnh đạo tự do áp dụng hiệu quả với những người
có đầu óc cá nhân, những người hướng nội.
5.3 Nguyên tắc kiểm tra
Kiểm tra phải mang tính khách quan: Công tác kiểm tra cần tôn
trọng các sự vật, hiện tượng một cách khách quan. Không nên
đưa ra ý kiến chủ quan của người kiểm tra vào công việc bởi vì
ý kiến chủ quan sẽ làm sai lệch thực trạng ma nhà quản lý cần
biết.
Kiểm tra phải dựa vào các chuẩn mực nhất định: Từ các chuẩn
mực đã định sẵn, ngươi kiểm tra dựa vào đó để kiểm tra các hoạt
động của hệ thống. Chỉ dựa vào các chuẩn mực thì mới tránh
được hiện tượng chủ quan trong kiểm tra.
23

23


•

Kiểm tra phải chính xác: Mọi công tác kiểm tra phải có độ
chuẩn xác nhất định. Hiệu quả của việc điều chỉnh phụ thuộc
nhiều vào độ chuẩn xác của kiểm tra.
Kiểm tra cần có độ đa dạng hợp lý: Để cho công tác kiểm tra
đạt hiệu quả, cần kết hợp kiểm tra theo mẫu và kiểm tra toàn bộ,
kiểm tra định ky và kiểm tra đột xuất, kiểm tra chiều dọc và
kiểm tra chiều ngang, kiểm tra từng mặt và kiểm tra toàn diện…
Nguyên tắc này thể hiện khả năng, năng lực của các nhà quản lý.
Mặt khác, cần tránh hiện tượng kiểm tra chồng chéo. Người đi
kiểm tra thì “cửa quyền”, sách nhiễu, người được kiểm tra thì
“đối phó”.

Kiểm tra cần có trọng tâm, trọng điểm: Tùy thuộc vào năng lực
kiểm tra và thực trạng hoạt động của hệ thống mà các nhà quản
lý đưa ra những trọng tâm kiểm tra tại những trọng điểm nhất
định nhằm vừa nâng cao hiệu quả kiểm tra, vừa tiết kiệm chi
phí.
Kiểm tra cần phải đồng bộ: Muốn cho việc kiểm tra đem
lại hiệu quả thiết thực thì cần tiến hành đồng bộ ở nhiều khâu,
kết hợp nhiều phương pháp với nhau. Tránh tình trạng kiểm tra
đơn lẻ gây tốn kém và không đạt được mục tiêu đề ra.

24

24