Khảo sát, phân tích, thiết kế hệ thống quản lý kho cho cửa hàng điện lạnh

Đồ án III - Hệ thống quản lý kho điện lạnh

2015

BÁO CÁO
KHẢO SÁT, PHÂN TÍCH, THIẾT KẾ
HỆ THỐNG QUẢN LÝ KHO CHO CỬA HÀNG ĐIỆN LẠNH

1


Đồ án III - Hệ thống quản lý kho điện lạnh

2015

MỤC LỤC

Lời nói đầu
Ngày nay công nghệ thông tin đã xâm nhập vào mọi lĩnh vực của đời sống xã hội, nhờ
đó mà nâng cao được hiệu quả công việc, giám bớt sức lao động của con người. Trong thời đại
nền kinh tế phát triển như hiện nay vấn đề sử dụng phần mềm quản lý cơ sở dữ liệu trở nên hết
sức phổ biến. Những công việc như quản lý nhân sự, quản lý tiền lương, thu chi, quản lý bệnh
viện, quản lý điểm... đang trở thành những bài toán cần giải quyết.

2


Đồ án III - Hệ thống quản lý kho điện lạnh

2015

Chính vì lẽ đó, với mong muốn đóng góp những phần mềm, giải pháp công nghệ trong
quản lý cho các hệ thống cửa hàng vừa và nhỏ, chúng em đã chọn đề tài khảo sát, phân tích và
thiết kế hệ thống quản lý kho dành cho cửa hàng điện lạnh.
Vì là lần đầu tiên tiếp xúc với một bài toán thực tế nên báo cáo này còn rất nhiều thiếu
sót. Nhưng với những cố gắng trong thời gian qua của các thành viên trong nhóm cùng sự
hướng dẫn tận tình của cô Ngô Thị Hiền, hy vọng báo cáo này sẽ là tiền đề để xây dựng những
hệ thống thông tin có ích cho người sử dụng.

I. KHẢO SÁT HỆ THỐNG QUẢN LÝ KHO ĐIỆN LẠNH
1. Tìm hiểu các cửa hàng điện lạnh
• Lĩnh vực kinh doanh chính
Kinh doanh các loại mặt hàng điện tử đã qua sử dụng.
 Tình hình hoạt động
3


Đồ án III - Hệ thống quản lý kho điện lạnh

•

2015

-

Hoạt động theo hướng thủ công, quản lý trên file Excel.
Số kho: 1 kho hàng.
Quản lý hàng hóa: quản lý bằng số seri, thông tin hàng hóa được thể hiện trên

-

file Excel.
Mỗi sản phẩm/hàng hóa được đánh mã số riêng, quản lý đến từng sản phẩm

-

(Không phải quản lý theo nhóm sản phẩm)
Quản lý nhân viên: sổ sách quản lý lưu trên một file Excel

Nhân sự

Thành phần nhân sự gồm có
- Giám đốc
- Nhân viên bán hàng
- Nhân viên sửa chữa, bảo hành
- Thủ kho
• Thời gian hoạt động của công ty
Đã hoạt động được 2 năm.
• Quy mô kinh doanh của công ty
Công ty hoạt động ở quy mô vừa phải, các bộ phận bán hàng, sửa chữa, kinh doanh
hoạt động độc lập.

2. Mong muốn của khách hàng
 Thống kê xuất/nhập/tồn trong tháng các mặt hàng theo nhóm (gồm nhóm cha,
nhóm con)
 Tính được lợi nhuận gộp theo mặt hàng/nhóm hàng, giá bán/giá nhập
 Quản lý được bảo hành. Có 02 loại bảo hành: bán hàng và bảo hành, sửa chữa và
bảo hành. Tìm kiếm thông qua phiếu bảo hành hoặc số seri bảo hành dán trên các
thiết bị để khi khách hàng đến có thể kiểm tra xem có bảo hành hay không.
 Tính được lương nhân viên theo hàng nhập, hàng xuất, công sửa chữa (chú ý: công
sửa chữa thì có nhiều người sửa chữa). Đi kèm là tên nhân viên nhập hàng, xuất

hàng, sửa chữa để tính lương cho người đó.
 Mong muốn chăm sóc khách hàng (qua số điện thoại, email, facebook, tên, địa
chỉ….)

4


Đồ án III - Hệ thống quản lý kho điện lạnh

2015

3. Các quy trình nghiệp vụ quản lý kho
Vì quy trình quản lý kho ở công ty còn thủ công nên các quy trình chưa rõ ràng. Qua
quá trình khảo sát thực tế, ta có thể xây dựng các quy trình phù hợp với cách hoạt động của
công ty.
Để mô tả rõ ràng nhất các quy trình nghiệp vụ, ta sẽ dùng sơ đồ khối mô tả từ trạng
thái bắt đầu cho tới trạng thái kết thúc. Các thành phần chính trong sơ đồ khối là:

Hình 1.0. Các thành phần trong sơ đồ khối
3.1 Nhập kho
 Input: Phiếu giao nhận hàng, đơn đặt hàng

5


Đồ án III - Hệ thống quản lý kho điện lạnh

Hình 1.1. Phiếu giao hàng
 Quy trình

Hình 1.2. Quy trình nhập kho
Mô tả chi tiết quy trình nhập kho

6

2015


Đồ án III - Hệ thống quản lý kho điện lạnh

 Output của quy trình nhập kho:
- File quản lý nhập kho trên Excel

Hình 1.3. File quản lý nhập kho trên Excel

-

Phiếu nhập kho
7

2015


Đồ án III - Hệ thống quản lý kho điện lạnh

Hình 1.4. File quản lý nhập kho trên Excel
-

Phiếu trả lại hàng

Hình 1.5. Phiếu trả lại hàng
-

Phiếu chi
8

2015


Đồ án III - Hệ thống quản lý kho điện lạnh

Hình 1.6. Phiếu chi

3.2 Xuất kho
 Input: Yêu cầu xuất kho/phiếu yêu cầu xuất kho
9

2015


Đồ án III - Hệ thống quản lý kho điện lạnh

 Quy trình

Hình 1.7. Quy trình xuất kho

Mô tả chi tiết quy trình xuất kho

10

2015


Đồ án III - Hệ thống quản lý kho điện lạnh

 Output của quy trình xuất kho:
- File Excel quản lý xuất kho (bán hàng)

Hình 1.8a. File Excel quản lý xuất kho (bán hàng)

11

2015


Đồ án III - Hệ thống quản lý kho điện lạnh

Hình 1.8b. File Excel quản lý xuất kho (bán hàng)

Hình 1.8c. File Excel quản lý xuất kho (bán hàng)
-

Phiếu xuất kho

12

2015


Đồ án III - Hệ thống quản lý kho điện lạnh

Hình 1.9. Phiếu xuất kho
-

Phiếu bảo hành

Hình 1.10. Phiếu bảo hành
-

Phiếu thu

Hình 1.11. Phiếu thu
13

2015


Đồ án III - Hệ thống quản lý kho điện lạnh

3.3 Quản lý mã hàng
 Input: Yêu cầu lập mã, sửa mã
 Quy trình

14

2015


Đồ án III - Hệ thống quản lý kho điện lạnh

Hình 1.12. Quy trình quản lý mã hàng
Mô tả chi tiết quy trình quản lý mã hàng

 Output quy trình quản lý mã hàng
- File Excel lưu mã hàng

15

2015


Đồ án III - Hệ thống quản lý kho điện lạnh

Hình 1.13. Mã hàng lưu trên file Excel
3.4 Bảo hành sửa chữa
 Input: Yêu cầu sửa chữa, phiếu bảo hành
 Quy trình

Hình 1.14. Quy trình quản lý bảo hành sửa chữa
Diễn giải chi tiết quy trình quản lý bảo hành sửa chữa các mặt hàng:

16

2015


Đồ án III - Hệ thống quản lý kho điện lạnh

2015

 Output quy trình bảo hành sửa chữa:
- Phiếu bảo hành sửa chữa (tương đương với phiếu bảo hành)
- Hóa đơn

4. Đặt ra mục tiêu và yêu cầu của hệ thống mới
4.1 Yêu cầu hệ thống mới
Để khắc phục những hạn chế của hệ thống cũ, ta đặt ra những yêu cầu của hệ
thống mới như sau:
 Quản lý tất cả các quy trình nhập kho, xuất kho, bảo hành, sửa chữa, nhân viên bằng
phần mềm với giao diện thân thiện, dễ sử dụng, phù hợp với các quy trình nghiệp vụ
đang có ở công ty.
 Thực hiện các mong muốn của khách hàng.
4.2 Mục tiêu hệ thống mới
Xây dựng được hệ thống phần mềm chuyên nghiệp quản lý kho cho công ty
 Các chức năng của hệ thống:
 Quản lý hệ thống, phân quyền cho người sử dụng
 Quản lý danh mục mặt hàng, khách hàng, nhà cung cấp…
 Quản lý sửa chữa, bảo hành
 Quản lí nghiệp vụ xuất nhập
 Xuất được các báo cáo tồn kho, doanh thu, lợi nhuận…
 Yêu cầu về phần cứng và phầm mềm
 Yêu cầu về phần cứng:

17


Đồ án III - Hệ thống quản lý kho điện lạnh

Two Intel® Xeon™ Processors MP

Bộ xử lý

2.70GHz/2MB
1 GB
Two Intel® Xeon™ Processors MP

RAM
Bộ xử lý



2015

2.70GHz/2MB

Yêu cầu về phần mềm:

Hệ điều hành
.NET Framework (dành riêng cho môi trường
Windows)

5. Lợi ích của hệ thống mới

18

Windows XP, Vista, Windows 7
3.0 hoặc cao hơn


Đồ án III - Hệ thống quản lý kho điện lạnh

6. Sơ đồ tổng thể hệ thống cần xây dựng

19

2015


Đồ án III - Hệ thống quản lý kho điện lạnh

Hình 1.15. Sơ đồ tổng thể hệ thống cần xây dựng

20

2015


Đồ án III - Hệ thống quản lý kho điện lạnh

2015

II. PHÂN TÍCH HỆ THỐNG QUẢN LÝ KHO ĐIỆN LẠNH
1. Sơ đồ phân cấp chức năng

Hình 2.0. Sơ đồ phân cấp chức năng

21


Đồ án III - Hệ thống quản lý kho điện lạnh

2. Sơ đồ luồng dữ liệu
II.1 Sơ đồ luồng dữ liệu mức ngữ cảnh

Hình 2.1. Sơ đồ luồng dữ liệu mức ngữ cảnh

22

2015


Đồ án III - Hệ thống quản lý kho điện lạnh

II.2 Sơ đồ luồng mức 0

Hình 2.2. Sơ đồ luồng mức 0
*Lưu ý: Kho dữ liệu bao gồm tất cả các File dữ liệu của hệ thống.
Kho danh mục bao gồm tất cả các file danh mục của hệ thống.

23

2015


Đồ án III - Hệ thống quản lý kho điện lạnh

II.3 Sơ đồ phân rã mức 1
 Sơ đồ luồng quản lý danh mục

Hình 2.3. Sơ đồ phân rã mức 1 quản lý danh mục

24

2015


Đồ án III - Hệ thống quản lý kho điện lạnh

 Sơ đồ luồng quản lý nghiệp vụ

Hình 2.4. Sơ đồ phân rã mức 1 quản lý nghiệp vụ

25

2015