Thực trạng quản lý của nhà nước về công chứng, chứng thực ở nước ta hiện nay

Thực trạng quản lý của nhà nước về công chứng, chứng thực ở nước
ta hiện nay
A. Mở bài
Tổ chức và hoạt động công chứng, chứng thực là một dịch vụ công ích cần thiết
quan trọng, một thể chế không thể thiếu của Nhà nước pháp quyền để đảm bảo giá
trị pháp lý, sự an toàn của các giao dịch, các quan hệ dân sự liên quan. Nhưng trên
thực tế hoạt động này đang bị một số kẻ lợi dụng nhằm chiếm đoạt tài sản bất hợp
pháp, do đó việc quản lí của nhà nước về hoạt động công chứng, chứng thực là rất
cần thiết. Trong bài tập học kì này, em xin trình bày vấn đề “Thực trạng quản lý của
nhà nước về công chứng, chứng thực ở nước ta hiện nay” từ đó thấy được những
mặt đã đạt được, những tồn tại, hạn chế và giải pháp nào để nâng cao hoàn thiện .
B. Thân bài
1. Lý luận chung quản lý nhà nước về công chứng và chứng thực:
1.1 Khái niệm quản lý nhà nước về công chứng và chứng thực:
Quản lý chính là hành vi tác động bằng sức mạnh quyền uy của chủ thể quản lý lên
đối tượng chịu sự quản lý theo những mục tiêu, trật tự nhất định mà chủ thể quản lý
hướng tới. Quản lý nhà nước là một loại hoạt động quản lý đặc thù do các cơ quan
thuộc hệ thống hành chính có thẩm quyền tiến hành. Hoạt động quản lý công chứng,
chứng thực giúp cho hoạt động của các tổ chức hành nghề công chứng và những cơ
quan thực hiện hoạt động chứng thực đáp ứng nhu cầu của cá nhân, tổ chức trong xã
hội làm cho hoạt động công chứng, chứng thực đảm bảo theo đúng quy định của
pháp luật góp phần bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của các cá nhân, tổ chức.

Hoạt động công chứng, chứng thực ở nước ta hiện này bào gồm:


Thứ nhất, sự chứng nhận của các tổ chức hành nghề công chứng về tính xác thực
của hợp đồng giao kết hoặc giao dịch khác được xác lập trong quan hệ dân sự,
thương mại, và quan hệ xã hội khác.
Thứ hai, sự xác nhận của UBND cấp huyện, xã về việc sao y giấy tờ từ bản gốc và
chứng thực chữ ký của cá nhân trong các giấy tờ phục vụ cho việc thực hiện các

giao dịch của họ theo quy định của pháp luật.
1.2 Thẩm quyền của các cơ quan nhà nước về hoạt động công chứng, chứng
thực:
Các cơ quan có thẩm quyền quản lý về công chứng, chứng thực được pháp luật quy
định cụ thể có thẩm quyền và trách nhiệm cụ thể. Thẩm quyền và trách nhiệm này
được giới hạn theo quy định của pháp luật. Phạm vi đó được xác định là giới hạn
của thẩm quyền hay đó chính là quyền hạn của cơ quan quản lý về lĩnh vực này.
Thông qua quyền hạn đó mà các cơ quan quản lý về công chứng, chứng thực không
chồng chéo lên nhau, đảm bảo sự tách bạch và khoa học trong quản lý.
Theo quy định tại Luật Công chứng chứng 2006, nghị định 79/2007/ NĐ – CP, pháp
luật vẫn giao cho tổ chức thuộc hệ thống cơ quan hành pháp đóng vai trò chủ đạo
trong công tác quản lý công chứng và chứng thực. Về cơ bản, cơ chế quản lý công
chứng, chứng thực hiện được xây dựng theo trục dọc Chính phủ - Bộ Tư pháp (Bộ
Ngoại giao cũng như các bộ, cơ quan ngang bộ) - UBND cấp tỉnh, thành phố trực
thuộc Trung ương và UBND cấp huyện. Trách nhiệm cụ thể của từng cơ quan nói
trên được quy định tại Điều 11 Luật Công chứng 2006 và Điều 20 nghị định
79/2007/NĐ - CP.
2. Thực trạng quản lý nhà nước về công chứng, chứng thực:
2.1 Những kết quả đạt được:


Từ khi Luật công chứng và Nghị định số 79/2007/NĐ-CP có hiệu lực thi hành và đi
vào thực tiễn, công tác công chứng, chứng thực đã dần đi vào ổn định và đạt được
kết quả khả quan, tạo thuận lợi cho cá nhân, tổ chức có nhu cầu được công chứng,
chứng thực. Theo đó, Luật công chứng cho phép các công chứng viên có quyền
thành lập văn phòng công chứng; các phòng công chứng, văn phòng công chứng chỉ
nhận công chứng các hợp đồng, giao dịch bằng văn bản mà không được chứng thực
bản sao, chứng thực chữ ký như trước đây. Việc xin cấp bản sao từ sổ gốc được giao
cho chính cơ quan đã cấp bản chính, chứng thực bản sao từ bản chính bằng tiếng
việt được phân cấp tới UBND cấp xã, phòng tư pháp cấp huyện có thẩm quyền

chứng thực bản sao từ bản chính tiếng nước ngoài, chứng thực chữ ký trong các
giấy tờ bằng tiếng nước ngoài. Sự tách bạch giữa công chứng và chứng thực đã đem
lại hiệu quả cao trong công tác cải cách hành chính và cải cách tư pháp.
Việc phân cấp hoạt động chứng thực bản sao, chữ ký theo quy định tại Nghị định
79/2007/NĐ-CP đã được các cơ quan, tổ chức và người dân đánh giá là bước cải
cách thủ tục hành chính mạnh mẽ giúp xóa bỏ tình trạng quá tải ở phòng công
chứng, tiết kiệm thời gian công sức cho người dân. Bên cạnh đó, nghị định số
79/2007/NĐ-CP đã giao cho các cơ quan, tổ chức tiếp nhận hồ sơ tự mình đối chiếu
bản sao với bản chính, đã khắc phục được tình trạng ỷ lại của các cơ quan này với
cơ quan có thẩm quyền chứng thực, hạn chế xu hướng đời bản sao có chứng thực
khi nộp hồ sơ gây tốn kém không cần thiết cho người dân.
2.1.1 Quản lý nhà nước về công chứng:
Nhìn chung, cũng giống như quy định trong các văn bản quy phạm pháp luật trước
đó về công chứng, vai trò quản lý nhà nước của Tòa án, một cơ quan tư pháp, đối
với công chứng cũng chỉ dừng lại ở việc giải quyết yêu cầu bên có nghĩa vụ phải
thực hiện nghĩa vụ được quy định tại văn bản công chứng của một trong các bên
đương sự tham gia giao kết hợp đồng công chứng hoặc tuyên bố văn bản công
chứng vô hiệu (Điều 6 và Điều 45, Luật Công chứng ngày 29/11/2006). Điểm mới


đáng kể nhất trong vai trò quản lý của Tòa án đối với công chứng chính là quy định
"trong trường hợp giữa người yêu cầu công chứng và công chứng viên, tổ chức
hành nghề công chứng có tranh chấp liên quan đến hoạt động hành nghề công
chứng thì các bên có quyền khởi kiện vụ việc ra Tòa án để giải quyết tranh chấp đó"
được ghi nhận tại Điều 64, Luật Công chứng ngày 29/11/2006.
2.1.2 Quản lý nhà nước về chứng thực:
Để tăng cường công tác quản lý nhà nước về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản
sao từ bản chính, chứng thực chữ ký, bên cạnh việc xác định nội dung quản lý nhà
nước, Nghị định 79/2007/NĐ – CP phân định rõ nhiệm vụ, quyền hạn của các cơ
quan quản lý về hoạt động cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính,

chứng thực chữ ký theo hướng tăng cường vai trò quản lý trực tiếp của cấp tỉnh đối
với cấp huyện, cấp huyện đối với cấp xã đồng thời bảo đảm tính thống nhất trong
việc quản lý nhà nước về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính,
chứng thực chữ ký trong phạm vi cả nước.
2.2 Những tồn tại, hạn chế:
Trong Luật Công chứng 2006, mặc dù công chứng đã chính thức được coi là một
nghề nhưng ta không tìm thấy bất kỳ quy định nào về tổ chức và hoạt động của hiệp
hội nghề nghiệp dành cho công chứng viên hay vị trí và vai trò của công chứng viên
trong cơ chế quản lý công chứng. Nói theo cách khác, bên cạnh cơ chế quản lý nhà
nước, các nhà làm luật chưa xác định cơ cấu tổ chức cũng như chức năng quản lý
mang tính xã hội nghề nghiệp đối với hoạt động công chứng. Điều này khiến cho cơ
chế quản lý công chứng được tổ chức và vận hành giống như cơ chế quản lý các
hoạt động hành chính nhà nước thuần túy khác.
Hiện nay, pháp luật xếp công chứng là một chế định bổ trợ tư pháp còn về mặt tổ
chức, các phòng công chứng lại được xếp vào hệ thống cơ quan hành chính sự
nghiệp. Chúng ta dễ dàng nhận thấy công chứng gắn liền và song hành với cả hoạt


động quản lý hành chính lẫn hoạt động tư pháp nói chung (tư pháp ở đây được hiểu
theo nghĩa hoạt động xét xử của Tòa án). Tuy nhiên, cơ chế quản lý công chứng lại
thuần túy chỉ do cá nhân, tổ chức thuộc hệ thống cơ quan hành chính nhà nước thực
hiện trong khi cá nhân, tổ chức thuộc hệ thống cơ quan tư pháp hoặc bổ trợ tư pháp
lại không có bất kỳ một nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể, rõ ràng trong công tác quản lý
công chứng ngoài việc xem xét giá trị pháp lý của văn bản công chứng. Như vậy, cơ
chế quản lý hiện hành chưa phản ánh đúng bản chất công chứng. Khiếm khuyết này
đã được khắc phục phần nào theo quy định tại Luật Công chứng ngày 29/11/2006
nhưng vai trò quản lý của Tòa án đối với công chứng vẫn còn thụ động. Mặc dù đã
có những thay đổi nhất định, nhưng nhìn chung, cơ chế quản lý công chứng ở nước
ta vẫn chịu ảnh hưởng nặng nề từ cơ chế quản lý công chứng được quy định tại
pháp luật công chứng của các nước xã hội chủ nghĩa ở Đông Âu và Liên Xô cũ.

Ngay cả khi mô hình tổ chức công chứng hành nghề tự do đã ra đời thì cơ chế quản
lý công chứng của Việt Nam vẫn chưa thực sự có những thay đổi cho phù hợp.
3. Một số kiến nghị nhằm nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước về công chứng,
chứng thực:
Cần phải có đầy đủ hệ thống văn bản pháp quy từ trung ương đến địa phương để
điều chỉnh các hoạt động trong lĩnh vực này. Việc thực thi kiểm tra phải thường
xuyên, nghiêm túc, hệ thống các văn bản quy phạm pháp luật cũng phải rà soát, sửa
đổi để tránh tình trạng chồng chéo hoặc mẫu thuẫn. Cần có sự tách biệt hoạt động
công chứng với hoạt động chứng thực được thể hiện trong Luật công chứng và Nghị
định số 79/2007/NĐ-CP.
Trách nhiệm của Sở tư pháp trong việc quản lý, hướng dẫn công tác công chứng,
chứng thực phải được để cao để giúp cho các cơ quan thực hiện đảm bảo được đúng
theo quy định, tránh tình trạng không biết hướng dẫn công dân, tổ chức như thế nào
vì chưa có quy định cụ thể. Hơn nữa, xuất phát từ sự khác nhau giữa mục đích hoạt
động của các tổ chức hành nghề công chứng là tổ chức dịch vụ công đặt mục tiêu
lợi nhuận lên trên, còn UBND cấp huyện, xã là sự phục vụ tạo điều kiện của cơ


quan công quyền cho tổ chức và công dân nên phải có các quy định phù hợp để thắt
chặt việc quản lý đối với UBND cấp huyện, xã để đảm bảo thực hiện đúng theo tinh
thần cải cách hành chính là tuân thủ các quy định và tạo điều kiện cho các tổ chức,
công dân…
Mở các khóa đào tạo nghiệp vụ chứng thực và cung cấp thông tin cần thiết liên
quan giúp người thực hiện công chứng, chứng thực nhận biết chính xác các loại
giấy tờ, văn bản hợp pháp, hợp lệ trong hoạt động công chứng, chứng thực như quy
định về mẫu dấu của các tổ chức, cơ quan, các tổ chức nước ngoài, thẩm quyền ban
hành… Bên cạnh đó, cần có sự quan tâm đầu tư điều kiện cơ sở vật chất cho công
tác chứng thực tại UBND các quận, huyện, xã, phường.
Đẩy mạnh công tác tuyên truyền phổ biến kiến thức pháp luật về công chứng,
chứng thực tới các cơ quan, tổ chức, nhân dân để họ biết và hiểu thế nào là công

chứng, chứng thực, các thủ tục cần thiết khi đến yêu cầu các thực hiện hoạt động
này, tránh nhầm lẫn gây tốn kém thời gian, đi lại nhiều lần…
Tăng cường số lượng cán bộ tư pháp cho cơ sở phù hợp với khối lượng công việc
theo thẩm quyền giúp giảm thiểu áp lực công việc, tình trạng quá tải; phục vụ nhu
cầu của các cơ quan, tổ chức, người dân một cách chu đáo, nhanh chóng, thuận lợi
hơn.
C. Kết bài
Trong điều kiện chuyển sang nền kinh tế thị trường, theo định hướng xã hội chủ
nghĩa, công chứng, chứng thực ở Việt Nam đang chứng tỏ là một công cụ đắc lực
phục vụ quản lý nhà nước có hiệu quả góp phần tích cực phòng ngừa tranh chấp, tạo
ra sự an toàn cho các quan hệ pháp lý cho các quan hệ giao dịch trong xã hội. Do đó
cần chú trọng nâng cao quản lý nhà nước về công chứng, chức thực để làm cho hoạt
động công chứng, chứng thực để đảm bảo theo đúng quy định của pháp luật góp
phần bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của các cá nhân, tổ chức.