tiểu luận tốt nghiệp văn thư lưu trữ

Báo cáo thực tập về công tác Văn thư – lưu trữ

PHẦN MỘT
KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA ỦY BAN
NHÂN DÂN XÃ THUẬN HÒA
I.ĐẶC ĐIỂM TÌNH HÌNH:
Thuận Hòa là một trong 15 xã, thị trấn thuộc huyện Cầu Ngang được
tách ra từ xã Mỹ Hòa vào ngày 14 tháng 11 năm 1996. Ủy ban nhân dân xã
Thuận Hòa nằm cặp Quốc lộ 53, nằm tiếp cận về phía Nam huyện Cầu
Ngang.
-Phía Đơng giáp với xã Mỹ Hịa và Hiệp Mỹ Đơng
- Phía Tây giáp với xã Nhị Trường và Hiệp Hịa
-Phía Nam giáp với xã Long Sơn
-Phía Bắc giáp với Thị Trấn Cầu Ngang.
- Diện tích đất tự nhiên là :1.559.21 ha, trong đó diện tích đất nơng
nghiệp là1196,25 ha.
Tồn xã có 07 ấp : Thuận Hiệp, Thuận An, Thủy Hịa, Sóc chùa, Nơ
cơng, Trà kim và ấp Rạch.
Dân số chung tồn xã có :1807 hộ gồm 8.432 nhân khẩu, trong đó dân
tộc khmer chiếm 56%, hộ nghèo là 673 hộ, chiếm 26,72% . Nhân dân sống
bằng nghề nơng nghiệp là chính. Tồn xã có 02 chùa khmer; 01 Thánh thất
Cao Đài, 03 Miễu và một Khổng thánh miếu.
Nhìn chung xã Thuận Hịa có vị trí khá thuận lợi trong việc đi lại, giao
lưu, phát triển kinh tế xã hội với các vùng lân cận nên đời sống của nhân dân
trong xã đã có từng bước phát triển đáng kể.
II.TỔ CHỨC BỘ MÁY, CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN,
CÁC HÌNH THỨC HOẠT ĐỘNG CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ
THUẬN HÒA:
1. Cơ cấu tổ chức bộ máy của ủy ban nhân dân xã Thuận Hòa

GVHD:

1

HVTH

: Trần Long Hoà


Báo cáo thực tập về công tác Văn thư – lưu trữ

Tại kỳ họp lần thứ nhất Hội đồng nhân dân xã Thuận Hòa khóa IV
nhiệm kỳ 2011- 2016 đã bầu ra Uỷ ban nhân dân xã gồm 05 thành viên, trong
đó có 01 Chủ tịch, 02 Phó Chủ tịch và 02 thành viên .
Uỷ ban nhân dân xã Thuận Hịa tở chức hoạt đợng theo ngun tắc tập
trung dân chủ, phát huy vai trò tập thể thành viên Uỷ ban nhân dân, đề cao
trách nhiệm, tinh thần sáng tạo của cá nhân do Chủ tịch Uỷ ban nhân dân điều
hành theo cơ cấu tổ chức: Chủ tịch Uỷ ban nhân dân, 01 Phó Chủ tịch phụ
trách khối kinh tế, 01 Phó Chủ tịch phụ trách khối văn hóa xã hội, 01 Trưởng
công an, 01 Chỉ huy trưởng quân sự, 01 cơng chức Văn phịng - Thống kê Uỷ
ban nhân dân, 02 công chức Tư pháp - Hộ tịch, 01 cơng chức Tài chính - Kế
tốn, 02 cơng chức Địa chính - xây dựng, 01 cơng chức Văn hóa thơng tin, 06
công chức quản lý Giáo dục (Mầm non, Tiểu học, Trung học cơ sở ). Đồng
thời, có 15 cán bộ hoạt động không chuyên trách phụ trách các lĩnh vực như:
lao động - thương binh xã hội - nông nghiệp, thủ quỹ - Văn thư lưu trữ, nhân
viên văn phịng, Cơng an, Qn sự, Dân số - Gia đình - trẻ em, Hội Khuyến
học, Trung tâm học tập cộng đồng.
SƠ ĐỒ BỘ MÁY ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ
CHỦ TỊCH

KHỐI

NỘI CHÍNH

PHĨ CHỦ TỊCH
PHỤ TRÁCH KINH TẾ

Tài

chính

- kế

toán

Địa
chínhxây
dựng

GVHD:

Tư
pháphộ
tịch

Văn
phịng
-Thớng
kê

Nơng
nghiệp

Cơng an

2

Xã
đội

PHĨ CHỦ TỊCH
PHỤ TRÁCH VH-XH

Văn hóa
TT-TT

HVTH

Y tế giáo dục

Dân
số

: Trần Long Hoà

Lao
động
TB&
XH

Chử
TB

Thậ
XH p
Đỏ


Báo cáo thực tập về công tác Văn thư – lưu trữ

Nhìn chung tổ chức bộ máy của Uỷ ban nhân dân hoạt động chất lượng
tốt và tham mưu tích cực cho Uỷ ban nhân dân điều hành trong quản lý nhà
nước của xã, đáp ứng yêu cầu công cuộc đổi mới, công nghiệp hóa, hiện đại
hóa đất nước hiện nay.
2.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Ủy ban nhân dân xã Thuận
Hòa:
Ủy ban nhân dân xã Thuận Hòa do Hội đồng nhân dân xã bầu ra, là cơ
quan chấp hành của Hội đồng nhân dân, là cơ quan hành chính nhà nước ở địa
phương, chịu sự lãnh đạo, trực tiếp của Ủy ban nhân dân huyện, đồng thời
chịu sự lãnh đạo toàn diện của Đảng ủy xã. Ủy ban nhân dân xã có trách
nhiệm báo cáo tồn bộ hoạt động của mình cho Ủy ban nhân dân huyện, Đảng
ủy xã và Hội đồng nhân dân xã theo định kỳ và đột xuất khi cần thiết.
Ủy ban nhân dân xã thực hiện chức năng quản lý hành chính nhà nước
tồn diện trên các lĩnh vực chính trị, kinh tế, văn hóa, xã hội, an ninh, quốc
phịng… Và được tổ chức và hoạt động theo nguyên tắc tập trung dân chủ.
Ủy ban nhân dân xã giải quyết công việc theo nhiệm vụ, quyền hạn quy
định của Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân năm 2003. Ủy
ban nhân dân xã thảo luận tập thể và quyết định theo đa số các vấn đề được
quy định tại Điều 124 Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân
năm 2003 và những vấn đề quan trọng khác mà pháp luật quy định thuộc
thẩm quyền của Ủy ban nhân dân, cụ thể: Chương trình làm việc của Ủy ban
nhân dân hàng tháng, quý và năm; Kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội, dự
toán ngân sách, quyết toán ngân sách hàng năm; Kế hoạch đầu tư xây dựng

những công trình trọng điểm của xã trình Hội đồng nhân dân quyết định; Các
biện pháp thực hiện Nghị quyết của Đảng ủy, Hội đồng nhân dân xã về kinh
tế - xã hội, an ninh, quốc phòng; thông qua báo cáo của Ủy ban nhân dân
trước khi trình Ban Thường vụ, Hội đồng nhân dân xã; Quyết định điều động,
bổ nhiệm cán bộ theo sự phân cấp quản lý. Chấp hành sự điều hành của cơ
quan Nhà nước cấp trên, sự lãnh đạo của Đảng ủy, Hội đồng nhân dân, phối
GVHD:

3

HVTH

: Trần Long Hoà


Báo cáo thực tập về công tác Văn thư – lưu trữ

hợp với Uỷ ban Mặt trận Tổ quốc và các đồn thể cùng cấp trong suốt q
trình triển khai thực hiện mọi nhiệm vụ được giao. Giải quyết kịp thời công
việc của công dân và tổ chức đúng pháp luật, thẩm quyền, trách nhiệm phạm
vi cho phép, đảm bảo công khai, minh bạch kịp thời, hiệu quả của công việc.
Từ đó phân cơng cụ thể cho từng cá nhân phụ trách như sau:
* Chủ tịch Uỷ ban nhân dân xã:Là người đứng đầu lãnh đạo và điều
hành công việc của Ủy ban nhân dân xã, chịu trách nhiệm cá nhân về việc
thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn của mình theo Quy định tại Điều 127 Luật tổ
chức Hội đồng nhân dân và Uỷ ban nhân dân năm 2003, đồng thời cùng Uỷ
ban nhân dân chịu trách nhiệm tập thể về hoạt động trước Đảng ủy – Hội
đồng nhân dân xã và Uỷ ban nhân dân huyện. Triệu tập các cuộc họp của Ủy
ban nhân dân xã. Quyết định những vấn đề quan trọng, những vấn đề vượt
quá thẩm quyền Phó Chủ tịch. Ký, ban hành các văn bản thuộc thẩm quyền

Uỷ ban nhân dân và thẩm quyền Chủ tịch theo quy định của pháp luật. Báo
cáo tình hình kinh tế, xã hội, mọi hoạt động Uỷ ban nhân dân và phương
hướng nhiệm vụ với Đảng ủy - Hội đồng nhân dân xã và Uỷ ban nhân dân
huyện. Tổ chức sắp xếp lịch tiếp dân hàng tuần, xem xét giải quyết các khiếu
nại tố cáo và kiến nghị của công dân theo quy định của pháp luật. Lãnh đạo,
chỉ đạo và điều hành hoạt động của Uỷ ban nhân dân và các thành viên,
trưởng các ngành và trưởng ban nhân dân các ấp. Đơn đốc thực hiện kế
hoạch, chương trình hành động của Ủy ban nhân dân xã, triển khai thực hiện
các chủ trương chính sách, Nghị quyết, Chỉ thị, quyết định của cấp trên. Phân
công các ngành phối hợp với ấp giải quyết các cơng việc. Chịu trách nhiệm
chính trong công tác tổ chức cán bộ. Về đảm bảo kinh phí hoạt động cho bộ
máy hành chính hoạt động có hiệu quả.
* Phó Chủ tịch phụ trách khối kinh tế: Được phân cơng là thường
trực, có trách nhiệm giúp Chủ tịch điều khiển giải quyết công việc của cơ
quan. Được Chủ tịch ủy quyền ký văn bản và giải quyết công việc do Chủ
tịch trực tiếp phụ trách khi Chủ tịch vắng mặt. Chỉ đạo các ngành điều hành
GVHD:

4

HVTH

: Trần Long Hoà


Báo cáo thực tập về công tác Văn thư – lưu trữ

thực hiện hoàn thành các chỉ tiêu thuộc lĩnh vực sau: Kế tốn - tài chính,
Thuế, Địa chính - xây dựng, Môi trường, Công nghiệp – tiểu thũ công nghiệp,
Nơng nghiệp, giao thơng – thủy lợi, Văn phịng - thống kê.

* Phó Chủ tịch phụ trách khối văn xã: Được phân công chỉ đạo các
ngành điều hành thực hiện hoàn thành các chỉ tiêu thuộc các lĩnh vực sau: Y
tế, Giáo dục, Văn hóa thơng tin, Thương binh xã hội, Dân số kế hoạch hóa
gia đình, Hợi Khún học, Trung tâm học tập cợng đờng.
Các Phó Chủ tịch thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn do Chủ tịch Ủy ban
nhân dân xã phân công và phải chịu trách nhiệm trước Chủ tịch Ủy ban nhân
dân xã về việc thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn được giao. Đồng thời chịu
trách nhiệm cá nhân và tập thể với các thành viên khác về hoạt động của Ủy
ban nhân dân trước Hội đồng nhân dân xã và trước Ủy ban nhân dân huyện
Cầu Ngang.
* Thành viên phụ trách an ninh - trật tự: Những công việc thuộc thẩm
quyền được quy định trong luật và các văn bản pháp luật. Xây dựng kế hoạch
lĩnh vực an ninh trật tự trình Uỷ ban nhân dân, Chủ tịch Uỷ ban nhân phê
duyệt. Chịu trách nhiệm về hoạt động của ngành và Công an các ấp trên các
lĩnh vực an ninh trật tự. Tham mưu cho Ủy ban nhân dân vấn đề quản lý Nhà
nước trên lĩnh vực an ninh chính trị, trật tự an tồn xã hội, phịng cháy chữa
cháy, trật tự an tồn giao thơng, phòng chống các loại tệ nạn xã hội. Chỉ đạo
ngành trực chiến 24/24.
* Thành viên phụ trách quốc phòng: Chịu trách nhiệm xây dựng kế
hoạch trình Ủy ban nhân dân phê duyệt. Thực hiện hoàn thành chỉ tiêu tuyển
quân,. Thường xuyên củng cố, huấn luyện dân quân tự vệ - dự bị động viên
theo pháp luật. Chỉ đạo phân công trực sẵn sàng chiến đấu tại cơ quan 24/24
cùng với lực lượng dân quân cơ động.
* Trách nhiệm, phạm vi giải quyết công việc của cán bộ công chức
và các trưởng Ban nhân dân ấp:

GVHD:

5

HVTH

: Trần Long Hoà


Báo cáo thực tập về công tác Văn thư – lưu trữ

-Giúp Ủy ban nhân dân và Chủ tịch thực hiện chức năng quyền lực Nhà
nước ở cấp xã bảo đảm sự thống nhất quyền lực theo lĩnh vực chuyên môn,
đồng thời chịu trách nhiệm trước Chủ tịch Ủy ban nhân dân và cơ quan
chuyên môn cấp huyện về lĩnh vực được phân công, kịp thời báo cáo Chủ tịch
hoặc Phó Chủ tịch phụ trách về những thuận lợi, khó khăn, để có ý kiến chỉ
đạo đạt hiệu quả cao trong công việc. Thực hiện chế độ báo cáo về lĩnh vực
cơng việc mình phụ trách theo quy định.
- Trưởng ban nhân dân ấp chịu trách nhiệm trước Chủ tịch về mọi mặt
hoạt động ở ấp, tổ chức thực hiện mọi nhiệm vụ cơng tác trên địa bàn ấp
mình, thường xun báo cáo tình hình cơng việc với Chủ tịch, Phó Chủ tịch
phụ trách. Đề xuất giải quyết kịp thời những kiến nghị của cơng dân, tổ chức
ấp mình quản lý.
3. Các hình thức hoạt động và kết quả đạt được trong năm 2011
của Ủy ban nhân dân xã Thuận Hịa:
3.1 Các hình thức hoạt đợng:
Ủy ban nhân dân thảo luận tập thể và quyết định theo đa số, các quyết

định của Ủy ban nhân dân phải được quá nửa tổng số thành viên Ủy ban
nhân dân biểu quyết tán thành. Hàng năm xây dựng chương trình làm việc

của Ủy ban nhân dân; kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội, dự toán ngân
sách, quyết toán ngân sách; kế hoạch đầu tư, xây dựng các cơng trình trọng
điểm của xã trình Hội đồng nhân dân xã quyết định. Sau đó tiến hành triển

khai, phân công nhiệm vụ cụ thể từng ngành, từng cán bộ tổ chức thực hiện
kế hoạch. Hàng tháng có tổ chức họp để đánh giá kết quả thực hiện tháng
qua và đề ra kế hoạch thực hiện tháng tới. Ngoài ra, Ủy ban nhân dân luôn
tạo điều kiện thuận lợi cho Uỷ ban Mặt trận tổ quốc và các đoàn thể nhân
dân tổ chức động viên nhân dân tham gia xây dựng và củng cố chính
quyền; tổ chức, thực hiện các chính sách, pháp luật của Nhà nước. Hội
đồng nhân dân giám sát các hoạt động của Ủy ban nhân dân, cán bộ, công
GVHD:

6

HVTH

: Trần Long Hoà


Báo cáo thực tập về công tác Văn thư – lưu trữ

chức, đồng thời, định kỳ 6 tháng Ủy ban nhân dân tở chức thơng báo tình
hình thực hiện nhiệm vụ phát triển kinh tế - xã hội cho Uỷ ban Mặt rận tổ
quốc và các đoàn thể nhân dân.
3.2 Kết quả đạt được trong năm 2011:
- Về kinh tế: Tổng sản phẩm nội địa (GDP) tăng 14% so năm 2010.
Trong đó: Giá trị nơng nghiệp đạt 100,5% kế hoạch, giá trị tiểu thủ công
nghiệp - thương mại - dịch vụ đạt 123% kế hoạch, giá trị khai thác, nuôi trồng
thủy sản đạt 74,9% kế hoạch. Thu ngân sách Nhà nước 5.681.118.783 đờng,
đạt 126,4%. Thu nhập bình qn đầu người đạt 12.000.000 đồng/người/năm,
đạt 100% kế hoạch.
- Về lĩnh vực văn hóa xã hội: Tái cơng nhận 7/7 ấp văn hóa. Cơng nhận
gia đình văn hóa đạt 95% so số hộ, đạt 100% kế hoạch. Huy động trẻ 6 tuổi

vào lớp 1, 11 tuổi vào lớp 6 đạt 100%. Tỷ lệ duy trì sỹ số ở bậc tiểu học đạt
99,5%; bậc trung học cơ sở đạt 99%. Tỷ lệ học sinh lên lớp đỗ tốt nghiệp đạt
98%. Giữ vững tỷ lệ phát triển dân số ở mức 1% . Giữ vững đạt chuẩn quốc
gia về chống mù chữ - phổ cập tiểu học đúng độ tuổi và phổ cập trung học cơ
sở. Thực hiện tốt công tác phổ cập trung học. Tỷ lệ hộ nghèo chiếm 26,72%
so với tổng dân số, đạt 100% kế hoạch.
- Về an ninh, quốc phòng, giải quyết đơn thư khiếu tố, khiếu nại của
cơng dân: Tình hình an ninh chính trị ổn định và bảo đảm trật tự an toàn xã
hội. Giữ vững xã vững mạnh về quốc phòng - an ninh. Đưa quân về trên đạt
100%. Xây dựng lực lượng dân quân tự vệ đạt 95% quân số. Huấn luyện lực
lượng dân quân tự vệ 100% kế hoạch. Giải quyết dứt điểm đơn thư khiếu nại,
tố cáo của công dân, không có đơn tồn đọng.
- Công tác giải quyết thủ tục hành chính: trong năm tiếp nhận 6.226
lượt hồ sơ hành chính các loại, giải quyết và hoàn trả đúng quy định.

GVHD:

7

HVTH

: Trần Long Hoà


Báo cáo thực tập về công tác Văn thư – lưu trữ

PHẦN HAI
HOÀN THIỆN CÔNG TÁC VĂN THƯ-LƯU TRỮ TẠI ỦY BAN
NHÂN DÂN XÃ THUẬN HÒA, HUYỆN CẦU NGANG.
I. CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ CƠ SỞ PHÁP LÝ VỀ CÔNG TÁC VĂN

THƯ- LƯU TRỮ:
Cùng với sự phát triển của công nghệ thông tin và sự cần thiết quan
trọng của công tác văn thư-lư trữ trong quá trình giải quyết công việc, sự quan
tâm, lãnh đạo, chỉ đạo của Trung ương về công tác văn thư lưu trữ rất kịp
thời, cụ thể như:
- Pháp lệnh lưu trữ quốc gia ngày 4/4/2001;
- Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về
công tác văn thư
- Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 8/02/2010 của Chính phủ về sửa
đổi bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP về công tác văn
thư;
- Nghị định số 111/2004/NĐ-CP ngày 8/4/2004 của Chính phủ về quy
định chi tiết một số điều của pháp lệnh lưu trữ Quốc gia;
-Thông tư số 02/2010/TT-BNV ngày 28/4/2010 của Bộ nội vụ về
hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ quyền hạn và tổ chức văn thư-lưu trữ Bộ, cơ
quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và Ủy ban nhân dân các cấp;
- Luật lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11/11/2011 của Quốc Hội;
-Thông tư số 09/2011/TT ngày 03/6/2011 của Bộ nội vụ quy định về
thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các
cơ quan, tổ chức;
-Thông tư số 14/2011/TT-BNV ngày 8/11/2011 của Bộ nội vụ quy định
quản lý hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của Hội đồng nhân dân và
Ủy ban nhân dân xã, thị trấn.
1. Công tác văn thư

GVHD:

8

HVTH

: Trần Long Hoà


Báo cáo thực tập về công tác Văn thư – lưu trữ

1.1. Khái niệm công tác văn thư: Công tác văn thư là hoạt động đảm
bảo thông tin bằng văn bản phục vụ cho công tác quản lý của các cơ quan nhà
nước, các tổ chức chính trị, kinh tế, xã hội, các đợn vị vũ trang. Là toàn bộ
các công việc về xây dựng văn bản và ban hành văn bản, tổ chức quản lý và
giải quyết văn bản hình thành trong hoạt động của cơ quan. Các văn bản hình
thành của cơng tác văn thư là phương tiện thiết yếu cho hoạt động của cơ
quan đạt hiệu quả.
1.2. Nội dung và nhiệm vụ của công tác văn thư
*Nội dung của công tác văn thư :là những công tác liên quan đến công
tác quản lý và giải quyết về văn bản trong các cơ quan và thường bao gồm 5
nội dung cơ bản sau:
- Soạn thảo, ban hành văn bản hành chính
- Quản lý văn bản
- Tổ chức và quản lý văn bản mật trong cơ quan
- Tổ chức và quản lý các tài liệu hồ sơ trong cơ quan
- Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu
Tiếp nhận giải quyết văn bản đến: Văn bản, tài liệu, thư từ mà cơ quan
nhận được từ các nơi khác gửi đến gọi tắ là “Văn bản đến”. Công tác tổ chức,
giải quyết quản lý văn bản đến được thực hiện theo nguyên tắc: Mọi văn bản,
giấy tờ đến cơ quan đều phải qua bộ phận văn thư, bộ phận này có nhiệm vụ
vào sổ, quản lý thống nhất yêu cầu xử lý nhanh chóng, chính xác, giữ bí mật.
Văn bản đến cơ quan, đều phải qua văn phòng xem xét trước khi phân phối
cho đơn vị hoặc cá nhân giải quyết. Việc tổ chức, tiếp nhận giải quyết văn bản
đến được thực hiện như sau:

- Sơ bộ phân loại văn bản.
- Bóc bì văn bản.
- Đóng dấu đến, ghi sổ đến và ngày đến vào văn bản
- Vào sổ và chuyển giao văn bản đến
- Giải quyết và theo dõi việc giải quyết văn bản đến
GVHD:

9

HVTH

: Trần Long Hoà


Báo cáo thực tập về công tác Văn thư – lưu trữ

Tổ chức quản lý giải quyết văn bản đi: Tất cả những văn bản giấy tờ,
tài liệu do cơ quan gửi đi gọi chung là “văn bản đi”. Việc tổ chức quản lý văn
bản đi cũng được thực hiện theo nguyên tắc: Các văn bản giấy tờ của cơ quan,
để gửi ra ngoài nhất thiết phải qua bộ phận văn thư, cán bộ văn thư phải có
trách nhiệm đăng ký vào sổ, đóng dấu và có trách nhiệm gửi đi. Thủ tục quản
lý gửi văn bản đi bao gồm :
- Đánh máy, in văn bản
- Ký và đóng dấu văn bản
- Đăng ký văn bản đi
-Chuyển giao văn bản đi
- Kiểm tra việc quản lý giải quyết văn bản đi
- Sắp xếp các bản lưu văn bản
Tổ chức quản lý các tài liệu, hồ sơ trong cơ quan : Công tác lập hồ sơ là
một khâu quan trọng, là khâu cuối cùng của công tác văn thư và là khâu bản

lề của công tác lưu trữ. Việc lập hồ sơ có ý nghĩa rất cần thiết cho việc phân
loại sắp xếp tài liệu trong cơ quan,được chủ động khoa học và thuận tiện.
Lập danh mục hồ sơ: Được tiến hành theo 6 bước
- Xác định danh mục hồ sơ
- Xây dựng đề cương phân loại hồ sơ, có thể phân loại theo vấn đề hoặc
theo đơn vị tổ chức.
- Dự kiến các tiêu đề hồ sơ
- Quy định ký hiệu hồ sơ
- Quy định người lập hồ sơ
- Thời hạn bảo quản hồ sơ
Tình hình quản lý và sử dụng con dấu đúng nguyên tắc, đúng theo quy
định của Nghị định 62/CP ngày 22/9/1993 của Chính phủ về quản lý và sử
dụng con dấu: Người giữ con dấu phải tự tay đóng vào các văn bản, khơng
được cho ai mượn. Dấu phải đóng bên trái trùm lên 1/3 của chữ ký, dấu đóng
phải rõ ràng ngay ngắn. Chỉ được đóng dấu vào văn bản giấy tờ khi đã có chữ
GVHD:

10

HVTH

: Trần Long Hoà


Báo cáo thực tập về công tác Văn thư – lưu trữ

ký hợp lệ, khơng được đóng dấu vào giấy trắng, giấy in sẵn có tiêu đề, giấy
giới thiệu chưa ghi rõ tên người và việc cụ thể. Những tài liệu gửi kèm theo
văn bản như đề án, chương trình, dự thảo, báo cáo … cần đóng dấu vào góc
trái ở phía trên trang. Dấu đóng trùm khoảng 1/4 mặt dấu lên chỗ có chữ để

đảm bảo độ tin cậy của tài liệu.
* Nhiệm vụ của công tác văn thư:
- Nhận và bóc bì văn bản
- Đóng dấu văn bản đến, ghi số, vào sổ đăng ký
- Phân loại và trình lãnh đạo
- chuyển giao và theo dõi việc giải quyết văn bản đến của các ngành
chức năng
- Đánh máy, rà soát văn bản, in văn bản tài liệu
- Gửi văn bản đi (vào sổ, ghi sổ, ghi ngày phát hành)
- Chuyển giao văn bản, tài liệu thư từ trong nội bộ cơ quan
- Cấp giấy giới thiệu, sử dụng và bảo quản dấu cơ quan.
Công tác văn thư nề nếp sẽ lưu giữ được toàn bộ hồ sơ tài liệu bằng văn
bản tạo điều kiện tốt nhất cho công tác lưu trữ của cơ quan. Trong các quá
trình hoạt động cần phải tổ chức tốt việc lập hồ sơ và nộp hồ sơ tài liệu vào
lưu trữ. Nếu chất lượng hồ sơ không tốt, văn bản giữ lại không đầy đủ thì chất
lượng hồ sơ nộp vào lưu trữ cơ quan thấp, nếu khơng sẽ gây khó khăn rất
nhiều cho cơng tác lưu trữ. Cơng tác văn thư góp phần làm giảm bớt các giấy
tờ vô dụng, tiết kiệm được công sức và tiền của cho cơ quan. Đồng thời cơng
tác này giữ gìn đầy đủ những hồ sơ, tài liệu cần thiết có giá trị để phục vụ cho
việc tra cứu, giải quyết công việc trước mắt và nộp vào lưu trữ để nghiên cứu
và sử dụng lâu dài.
2. Công tác lưu trữ
2.1. Khái niệm Lưu trữ: là khâu cuối cùng của qúa trình xử lý thơng
tin bằng văn bản. Tất cả những văn bản đến đã qua xử lý, bản lưu của văn bản

GVHD:

11

HVTH

: Trần Long Hoà


Báo cáo thực tập về công tác Văn thư – lưu trữ

đi (bản chính) và những hồ sơ, tài liệu liên quan đều phải được chuyển vào
lưu trữ qua chọn lọc.
2.2. Nhiệm vụ và nội dung của công tác lưu trữ:
Công tác lưu trữ gồm những nhiệm vụ sau: Thu thập, xử lý, phân loại
và sắp xếp các tài liệu. Đánh giá tài liệu, thống kê tài liệu, bảo quản tài liệu .
Phục vụ khai thác sử dụng tài liệu
Nguyên tắc quản lý cơng tác lưu trữ tập trung tồn bộ phông lưu trữ
vào bảo quản trong các kho lưu trữ dưới sự quản lý thống nhất của văn phòng
thống kê. Tập trung được hiểu là tài liệu không để phân tán ở từng cán bộ
nhân viên mà phải tập trung vào các kho lưu trữ để quản lý thống nhất theo
quy định của Nhà nước.
Nội dung của công tác lưu trữ thu thập và bổ sung tài liệu lưu trữ bổ
sung tài liệu lưu trữ bao gồm việc sưu tầm và thu thập tài liệu lưu trữ. Bổ
sung tài liệu là công tác nghiên cứu các biện pháp để giao nộp một cách có
chủ động hợp lý và khoa học các tài liệu trong các phòng, các kho lưu trữ bảo
quản và sử dụng theo quy định chung, theo các nguyên tắc đặt ra trong ngành
lưu trữ.
Công tác chỉnh lý tài liệu được hệ thống hóa theo một phương pháp
thích hợp và được sắp xếp trong các phòng, kho lưu trữ nhằm mục đích bảo
quản hoàn chỉnh và sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ.
Bỗ sung tài liệu là công tác sưu tầm thu thập thêm làm phong phú và
hoàn chỉnh tài liệu vào các kho lưu trữ của cơ quan
Công tác thống kê và kiểm tra tài liệu là biện pháp áp dụng các phương
pháp chuyên môn, nhằm nắm được một cách rỏ ràng, chính xác, kịp thời nội

dung, thành phần, số lượng, chất lượng của tài liệu lưu trữ.
Bảo quản tài liệu lưu trữ là toàn bộ những công việc được thực hiện
nhằm đảm bảo giữ gìn trạng thái vật chất của nó. Công tác này được quy định
cụ thể tại Pháp lệnh bảo vệ tài liệu lưu trữ Quốc gia

GVHD:

12

HVTH

: Trần Long Hoà


Báo cáo thực tập về công tác Văn thư – lưu trữ

Công tác văn thư là một bộ môn của cơng tác văn phịng nhằm tổ chức
quản lý và giải quyết công việc của mỗi cơ quan bằng văn bản giấy tờ hiện
hành. Công tác văn thư của cơ quan nhằm bảo đảm mối liên hệ chặt chẽ giữa
cơ quan này với cơ quan khác bằng văn bản giấy tờ. Đối với cấp trên, công
tác văn thư thực hiện việc soạn thảo các văn bản để truyền đạt, phổ biến chủ
chương, chính sách của Đảng, Nhà nước từ các cơ quan cấp trên đến các cơ
quan cấp dưới và ngược lại. Cơng tác văn thư có nhiệm vụ quản lý, tổ chức tài
liệu văn thư hình thành trong hoạt động hàng ngày của cơ quan, một nguồn
cung cấp chủ yếu thường xun cho kho lưu trữ. Vì vậy nó là tiền đề cho
công tác lưu trữ. Công tác văn thư và lưu trữ là hai cơng tác có nội dung, hình
thức, phương pháp kỹ thuật khác nhau nhưng có mối liên hệ mật thiết với
nhau. Phần lớn những tài liệu văn thư có giá trị sau khi giải quyết xong ở bộ
phận văn thư đều được lập hồ sơ, chọn lọc và nộp vào lưu trữ. Cho nên làm
tốt công tác văn thư sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho cơng tác lưu trữ sau này.

II. THỰC TRẠNG CƠNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI ỦY
BAN NHÂN DÂN XÃ THUẬN HÒA:
1. Thực hiện và kết quả đạt được trong công tác văn thư-lưu trữ tại
Ủy ban nhân dân xã Thuận Hịa:
1.1 Cơng tác văn thư:Trong thời gian thực tập nghiên cứu về thực
trạng văn thư-lưu trữ tại Ủy ban nhân dân xã Thuận Hòa. Tình hình công tác
văn thư được lãnh đạo Ủy ban quan tâm chỉ đạo đạt hiệu quả đáng kể và đã
khẳng định rằng:
Công tác văn thư là nhằm đảm bảo thông tin văn bản, phục vụ hoạt
động quản lý, điều hành của cơ quan, tổ chức. Nội dung công tác này bao
gồm: việc soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản; lập hồ sơ hiện hành,
giao nộp hồ sơ lưu trữu và quản lý, sử dụng con dấu.
Công tác văn thư-lưu trữ góp phần quan trọng đảm bảo thông tin cho
hoạt động quản lý; cung cấp tài liệu, tư liệu, số liệu đáng tin cậy phục vụ mục

GVHD:

13

HVTH

: Trần Long Hoà


Báo cáo thực tập về công tác Văn thư – lưu trữ

đích chính trị, kinh tế, văn hóa, xã hội. Đồng thời cung cấp thông tin những
căn cứ, phục vụ cho quản lý của cơ quan.
Công tác văn thư-lưu trữ giúp cho cán bộ, công chức cơ quan giải quyết
xử lý nhanh chóng và đáp ứng được các yêu cầu của tổ chức, cá nhân. Hồ sơ

tài liệu trở thành phương tiện theo dõi, kiểm tra công việc một cách có hệ
thống.
Nhận thấy tầm quan trọng của văn thư-lưu trữ trong xu thế hiện nay,
nhất là trong chủ trương về cải cách nền hành chính Nhà nước, lãnh đạo Ủy
ban nhân dân xã Thuận Hòa đã nhận rõ vai trò và sự tâm, nhận thức đúng đắn
về làm tốt công tác văn thư và lưu trữ bởi vì nó sẽ góp phần nâng cao hiệu
quả quản lý hành chính nhà nước và thúc đẩy nhanh chóng công cuộc cải
cách hành chính hiện nay.
Trong thời gian thực tập 1 tháng (từ ngày 16/7 đến 16/8/2012), em thấy
công tác văn thư – lưu trữ tại Ủy ban nhân dân xã Thuận Hòa có chuyển biến,
góp phần vào việc thực hiện xây dựng bộ máy hành chính ở cấp địa phương
đó là:
Tại văn phòng Ủy ban nhân dân xã đã có các tủ đựng lưu các công văn,
giấy tờ lưu lại từ các năm trước, có bố trí một cán bộ phụ trách công tác văn
thư-lưu trữ, các tập văn bản được sắp xếp theo từng năm, từng công việc giải
quyết, từng loại công văn. Công văn đến từ các cơ quan cấp trên gởi về cũng
được cán bộ văn thư-lưu trữ vào sổ đăng ký văn bản đến từng năm.
Văn bản sau khi đánh máy và in ấn xong cán bộ văn thư cho số và lưu
vào sổ đăng ký văn bản đi và lưu tại văn thư 01 bản, số văn bản cịn lại
chuyển cho các cấp các ngành có liên quan, sổ này được sử dụng lưu chung
cho tất cả các loại văn bản đi.
Các loại văn bản do Ủy ban nhân dân xã Thuận Hòa ban hành bao gồm
những loại văn bản sau đây : Chỉ thị, Nghị quyết, Quyết định, quy chế, đề án,
công văn, đề nghị, báo cáo, kế hoạch, thông báo, danh sách, giấy mời, giấy
giới thiệu, biên bản, hợp đồng …
GVHD:

14

HVTH

: Trần Long Hoà


Báo cáo thực tập về công tác Văn thư – lưu trữ

Ủy ban nhân dân xã Thuận Hòa đang sử dụng con dấu quốc huy đỏ và
được cán bộ văn thư quản lý, sử dụng. Tình hình quản lý và sử dụng con dấu
của cơ quan nhìn chung đúng theo quy định của Nhà nước .
Công tác văn thư nếu làm tốt sẽ góp phần tích cực, nâng cao hiệu lực,
hiệu quả hoạt động quản lý của hệ thống hành chính nhà nước, đảm bảo thông
tin chính xác, kịp thời cho hoạt động quản lý của cơ quan. Nếu các khâu của
công tác văn thư được triển khai tốt như: tiếp nhận, chuyển giao, giải quyết
văn bản được kịp thời và chính xác, vào sổ văn bản đi, đến được rõ ràng và
đầy đủ sẽ nâng cao hiệu quả chất lượng hoạt động của cơ quan nhà nước.
1.2. Công tác lưu trữ:
Công tác lưu trữ ra đời là do đòi hỏi khách quan đối với việc bảo quản
và tổ chức sử dụng tài liệu. Nhà nước ta luôn coi công tác này là một hoạt
động trong công tác quản lý nhà nước. Ngày nay, những yêu cầu mới của
công tác quản lý, nhà nước, quản lý xã hội, công tác lưu trữ có vai trò đặc biệt
quan trọng đối với các lĩnh vực của đời sống xã hội bởi thông tin trong tài liệu
lưu trữ là loại thông tin có độ tin cậy cao, do đặc trưng pháp lý và tính chất
lịch sử của tài liệu lưu trữ quy định.
Trong hoạt động lãnh đạo, quản lý điều hành của Ủy ban xã Thuận
Hòa, tài liệu lưu trữ phục vụ công tác hàng ngày của cán bộ lãnh đạo, cán bộ
chuyên môn, để phục vụ cho công việc như: xây dựng chương trình kế hoạch,
sơ kết, tổng kết, cụ thể đạt được mà Ủy ban nhân dân xã Thuận Hòa đã làm
trong những năm qua:
1.2.1 Cách lưu văn bản đi của Ủy ban nhân dân xã Thuận Hòa:
Tại Ủy ban nhân dân xã Thuận Hòa, việc vào sổ đăng ký văn bản đi

được thực hiện trên sổ, chưa đăng ký trên máy vi tính. Tuy nhiên, việc thực
hiện cũng đảm bảo các quy định. Văn bản được đăng ký theo tên loại, cơ
quan ban hành và thời gian ban hành văn bản. Tất cả các văn bản ở các bộ
phận thuộc văn phòng đều tập trung về bộ phận văn thư để lấy số chung.
Đăng ký văn bản bằng sổ đơn giản, dể thực hiện.
GVHD:

15

HVTH

: Trần Long Hoà


Báo cáo thực tập về công tác Văn thư – lưu trữ

Việc lưu văn bản đi tại văn phòng Ủy ban nhân dân xã Thuận Hòa
được thực hiện đúng quy định. Mỗi văn bản đi được lưu lại hai bản : một lưu
văn thư, một bản lưu hồ sơ. Văn bản lưu là văn bản gốc, bản chính.
Hiện nay Ủy ban nhân dân xã Thuận Hòa chỉ ứng dụng tin học vào việc
soạn thảo văn bản còn việc quản lý văn bản đi chưa được thực hiện.
1.2.2. Đối với văn bản đến:
Số lượng văn bản gởi đến hằng ngày không cố định, cơ quan thường
xuyên gởi đến là Ủy ban nhân dân huyện, Phịng Tài chính, Phịng Nơng
nghiệp, phịng Nội vụ … trong đó có nhiều loại như : cơng văn, quyết định,
báo cáo, thông báo, thư mời, … Ủy ban nhân dân xã sử dụng sổ đăng ký công
văn đến cho 01 năm ngày mở là ngày đầu tiên của tháng thứ nhất và ngày kết
thúc là ngày cuối cùng của tháng cuối năm. Quy trình tiếp nhận văn bản đến
gồm các bước sau: bước 1 cán bộ văn thư có trách nhiệm tiếp nhận và bóc bì
văn bản đến; bước 2 trình lãnh đạo xem và có ý kiến chỉ đạo hoặc chuyển

giao cho các ngành thực hiện; bước 3 cán bộ văn thư có trách nhiệm giúp lãnh
đạo đôn đốc , nhắc nhở các ngành thực hiện. Việc tiếp nhận văn bản đến tại
Uỷ ban nhân dân xã nhìn chung so với lý thuyết thì khơng có gì khác và cũng
chưa có ứng dụng tin học vào việc quản lý văn bản đến.
1.2.3 Tình hình tài liệu của cơ quan:
Tài liệu tại cơ quan chủ yếu là các văn bản hành chính thơng thường,
chưa có tài liệu khoa học kỹ thuật và tài liệu nghe nhìn. Tài liệu được lưu trữ
bằng cách bó gói và phân theo từng năm, chưa xác định được số lượng. Tài
liệu được thu thập, bổ sung từ nguồn nộp lưu của cơ quan (các ngành trực
thuộc) và của cấp trên (Ủy ban nhân dân huyện, các phịng ban của huyện).
2. Ưu điểm:
Nhìn chung công tác Văn thư – lưu trữ tại Ủy ban nhân dân xã thực
hiện tốt chức năng, nhiệm vụ được giao. Mối quan hệ giữa văn phòng lãnh
đạo cơ quan, các ban ngành được thiết lập tốt.

GVHD:

16

HVTH

: Trần Long Hoà


Báo cáo thực tập về công tác Văn thư – lưu trữ

Việc thực hiện đúng thẩm quyền, uỷ quyền trong quản lý có nhiều tiến
bộ, hoạt động văn thư lưu trữ ở văn phịng có xu hướng đi vào nề nếp. Cán bộ
văn thư lưu trữ trong văn phòng nhiệt tình cơng tác, thuận tiện cho việc cụ thể
hố cơng việc và tổ chức thực hiện nhiệm vụ.

Cán bộ văn thư-lưu trữ đã hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao và đảm
bảo đúng các quy định về công tác văn bản, giấy tờ. Trong quá trình hoạt
động Ủy ban nhân dân xã có xây dựng nội quy, quy chế làm việc riêng cho
mình. Những quy chế làm việc nhìn chung là tương đối khoa học, chi tiết đến
từng công việc, từng chức danh. Những quy định này là phù hợp với những
quy định hiện hành về quản lý hành chính Nhà nước. Như vậy việc quản lý
của cơ quan có căn cứ pháp luật cụ thể.
3.Hạn chế:
Bên cạnh những kết quả đạt được, công tác văn thư-lưu trữ tại Ủy ban
nhân dân xã Thuận Hòa vẫn còn biểu hiện một số tồn tại, thiếu sót, hiệu quả
chưa cao, nguyên nhân là:
Quá trình chuẩn bị ban hành văn bản phải làm đi làm lại nhiều lần do
không sát với thực tế hoặc thiếu sót trong q trình ban hành. Tình trạng văn
bản sai thể thức còn nhiều, sai về quy cách văn bản. Nội dung văn bản không
rõ ràng.
Việc quản lý văn bản quy định nộp tài liệu vào lưu trữ cuối năm chưa
thực hiện tốt, do đó văn bản cịn nằm rải rác ở các ngành chức năng. Khi cần
tra tìm thì khơng có hoặc mất nhiều thời gian.
- Sở lưu văn bản lập nhiều sổ nhất là cơ quan có nhiều cơng văn, giấy
tờ, khi tra tìm khơng được thuận lợi và mất nhiều thời gian…
- Việc tiến hành xác định giá trị tài liệu tại Uỷ ban nhân dân xã Thuận
Hòa chưa thường xuyên (01 lần/năm), cơ quan chưa xây dựng bảng thời hạn
bảo quản tài liệu. Trong quá trình thực hiện cơ quan đã vận dụng các nguyên
tắc xác định giá trị tài liệu vào thực tế, tuy nhiên cơ quan chưa thành lập Hội

GVHD:

17

HVTH

: Trần Long Hoà


Báo cáo thực tập về công tác Văn thư – lưu trữ

đồng xác định giá trị tài liệu mà chủ yếu là do Cán bộ Văn thư- Lưu trữ xem
xét và bó gói lưu trữ sau khi đã thơng qua ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo.
- Hiện nay ở Ủy ban nhân dân xã do chưa có (phịng, kho) nên việc lưu
trữ tài liệu chưa đúng nguyên tắc, tài liệu hiện cịn trong tình trạng bó gói và
lưu trữ trong tủ hồ sơ (tủ gỗ thường). Tuy nhiên, cơ quan vẫn thường xuyên
phun xịt thuốc chống mối, côn trùng, nắm móc … nhằm bảo quản tài sản
III. MỢT SỚ GIẢI PHÁP KIẾN NGHỊ ĐỂ THỰC HIỆN CÔNG
TÁC VĂN THƯ-LƯU TRỮ:
- Đội ngũ cán bộ mặc dù được đào tạo về nghiệp vụ chuyên môn nhưng
lại kém sự nhạy bén trong công việc cũng như không nắm bắt được thông tin
một cách nhanh nhất. Vì vậy để khắc phục tình trạng này nên tăng cường hơn
nữa việc đào tạo bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ cho đội ngũ nhân viên văn
thư-lưu trữ có ý thức trách nhiệm cao hơn, có năng lực hơn trong công việc.
- Đào tạo đội ngũ cán bộ trẻ, thường xuyên cử cán bộ Văn thư - lưu trữ
tập huấn chuyên môn để ngày càng nắm vững nghiệp vụ của mình trong q
trình giải quyết cơng việc có khoa học và đạt hiệu quả cao nhất, nhanh nhất.
- Giáo dục ý thức kỷ luật và tính tích cực trong lao động cho cán bộ
nhân viên Văn thư – lưu trữ.
- Cần quan tâm hơn đến môi trường làm việc như: ánh sáng, màu sắc,
điều kiện làm việc. Đảm bảo sự thoải mái khi làm việc cho nhân viên để họ
phát huy khả năng của mình trong cơng việc
- Hiện đại hố cơng tác văn thư - lưu trữ: Nâng cao hiệu quả hoạt động
công tác văn thư - lưu trữ đang đề cập đến ở đây khơng phải chỉ thực hiện cải
tiến các quy trình nghiệp vụ mà phải thay đổi các thiết bị, trong đó có máy

tính điện tử. Nhu cầu ứng dụng máy tính vào công tác văn thư-lưu trữ đang ở
mức độ cấp thiết do đòi hỏi khách quan trong việc xử lý thơng tin khi lượng
văn bản nhiều.
- Cần bố trí thêm máy tính hiện đại và yêu cầu đặt ra là xây dựng
chương trình cài đặt trong hệ thống máy tính cơ quan. Trình tự đơn giản thuận
GVHD:

18

HVTH

: Trần Long Hoà


Báo cáo thực tập về công tác Văn thư – lưu trữ

tiện khi thao tác nhập tin và tìm kiếm nhanh chóng những tài liệu và hạn chế
được những sai sót. Chúng ta biết rằng khả năng tin học mang lại cho công
tác văn thư - lưu trữ là rất lớn.
Trong việc hồn thiện cơng tác văn thư - lưu trữ phục vụ cho cơng cuộc
cải cách hành chính, thiết nghĩ chúng ta cần quan tâm đầu tư thích đáng để
cơng tác này thực sự phát huy được vai trị của nó. Nếu việc thực hiện những
nội dung cụ thể của công tác văn thư- lưu trữ gắn liền với việc sử dụng các
phương tiện kỹ thuật hiện đại theo u cầu hiện đại hố cơng tác văn thư - lưu
trữ đã và đang trở thành một trong những tiền đề cho công tác quản lý và hoạt
động chung của toàn cơ quan

GVHD:

19

HVTH

: Trần Long Hoà


Báo cáo thực tập về công tác Văn thư – lưu trữ

PHẦN BA
NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ VÀ KIẾN NGHỊ
I. NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ:
1.Về công tác văn thư cơ quan :
1.1 Ưu điểm :
Ngày nay với với sự phát triển mạnh mẽ của Khoa học kỹ thuật, các
trang thiết bị của văn phòng ngày càng đổi mới theo hướng hiện đại và tiện
lợi,vị trí văn phịng, cũng như soạn thảo văn bản, chuyển giao công văn giấy
tờ …
Lãnh đạo cơ quan có phân cơng cán bộ phụ trách cơng tác văn thư –lưu
trữ của cơ quan, trong quá trình lãnh đạo có tổ chức kiểm tra uốn nắn.
Việc sắp xếp, tổ chức bố trí cán bộ văn thư có nề nếp, có trật tự, việc
soạn thảo, phát hành, lưu trữ hồ sơ theo một trật tự nền nếp.
Có mở sổ theo dõi cơng văn đến, cơng văn đi, có ghi chép đầy đủ theo
nội dung quy định của trên.
Cán bộ phụ trách cơng tác văn thư có trình độ, năng lực để đảm bảo
trong việc soạn thảo văn bản đúng theo thể thức, thẩm quyền ban hành.
Thường xuyên đưa cán bộ văn thư-lưu trữ đi tập huấn nghiệp vụ công
tác văn thư - lưu trữ để nâng cao nghiệp vụ công tác. Cán bộ văn thư - lưu trữ
được đào tạo qua chun mơn, nghiệp vụ từ đó nhiệm vụ cơng tác văn thư cơ
quan ln được hồn thành nhiệm vụ được giao.
Đối với văn bản đi được ban hành đúng thẩm quyền, trình tự thủ tục,

nội dung và thể thức văn bản theo quy định của cấp trên.
Đối với văn bản đến công tác tiếp nhận, giải quyết văn bản đến và lưu
vào sổ đảm bảo đúng thủ tục.
1.2.Hạn chế :
Cơng tác văn thư tuy có phân cơng cán bộ phụ trách nhưng do, cán bộ
phụ trách còn kiêm thủ quỹ - văn thư lưu trữ, nên tiến độ hoàn thành công
việc chưa cao, công việc soạn thảo, ban hành văn bản đơi lúc cịn hạn chế.
GVHD:

20

HVTH

: Trần Long Hoà


Báo cáo thực tập về công tác Văn thư – lưu trữ

Việc mở sổ theo dõi chưa được thường xuyên. Việc đăng ký văn bản
đến tương đối chặt chẽ, nhưng nói chung cũng chưa đúng theo như mẫu quy
định của Nhà nước còn lộn xộn chưa rõ ràng.
- Biện pháp khắc phục :
Bố trí thêm cán bộ phụ trách cơng tác văn thư nhằm tránh tình trạng
kiêm nhiệm nhiều cơng việc, đào tạo cán bộ để có trình độ năng lực đảm bảo
công tác văn thư.
Trang bị thêm máy vi tính để giúp cho việc ban hành văn bản được kịp
thời.
2.Về công tác lưu trữ cơ quan :
2.1 Ưu điểm: cơ quan hoạt động đúng theo quy chế làm việc của cơ
quan thì cơng tác quản lý, tổ chức lưu trữ thực hiện tương đối tốt theo đúng

quy định của Nhà nước đem lại hiệu quả công việc như: thực hiện tốt cơ chế
“một cửa” trong công tác lưu trữ.
Cán bộ lưu trữ thường xuyên bồi dưỡng nâng cao tình độ chun mơn
và trí thức khoa học cần thiết để làm tốt nhiệm vụ, tự vươn lên để khẳng định
mình, từ đó cơng tác lưu trữ thực hiện đúng theo quy định và logic hơn.
Lưu trữ liên quan chặt chẽ với tổ chức quản lý Nhà nước, tài liệu lưu
trữ là một trong những di sản văn hóa quý báo của dân tộc, ngày nay khi xã
hội phát triển, thì công tác lưu trữ được Nhà nước rất coi trọng. Đối với
UBND xã Thuận Hịa thì tài liệu lưu trữ đã được quan tâm, phát huy giá trị
trong công tác quản lý nguồn tài liệu lịch sử của cơ quan.
2.2Hạn chế:
Bên cạnh những ưu điểm thì cịn gặp một số hạn chế trong tổ chức
công tác lưu trữ:
- Công tác lưu trữ của cơ quan chưa được tổ chức chặt chẽ, hồ sơ lưu
trữ cịn chất đóng khơng được phân loại.

GVHD:

21

HVTH

: Trần Long Hoà


Báo cáo thực tập về công tác Văn thư – lưu trữ

- Cơ quan chưa xây dựng được (phòng, kho) nên việc lưu trữ tài liệu
chưa đúng nguyên tắc, tài liệu hiện cịn trong tình trạng bó gói và lưu trữ
trong tủ hồ sơ (tủ gỗ thường).

- Do đó khâu lưu trữ củng cịn hạn chế gây khó khăn trong cơng tác tra
tìm cũng như nghiêm cứu về tài liệu lưu trữ.
* Biện pháp khắc phục
Cần quan tâm đến vấn đề tiêu chuẩn hố trong cơng tác lưu trữ;
Cải cách các văn bản về thủ tục hành chính trong ngành lưu trữ để giảm
bớt giấy tờ khi khai thác sử dụng tài liệu, đồng thời mở rộng tính cơng khai,
cần quy đinh thời hạn được công bố rộng rãi, đặt ra quy chế giải mật đối với
tài liệu mật khi hết hạn sử dụng;
Đẩy mạnh đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ, tổ chức thêm các lớp ứng
dụng tin học cho cán bộ lưu trữ để áp dụng các nhiệm vụ tin học quản lý hiệu
quả kho lưu trữ.
Tăng cường công tác kiểm tra, giám xác phát hiện những sai sót, kịp
thời uốn nắn, rút kinh nghiệm để đảm bảo cho hoạt động trong công tác lưu
trữ theo đúng quy định
Cần có đầu tư kinh phí cho hoạt động lưu trữ, có phương pháp chỉ đạo
từ các cấp lãnh đạo về nghiệp vụ lưu trữ;
Cần sắp xếp, bố trí một kho riêng để lưu trữ hồ sơ được ngăn nắp, đúng
thể thức, đúng quy trình lưu trữ.
Xây dựng hồn thiện các hệ thống văn bản chỉ đạo và quản lý công tác
lưu trữ phù hợp với yêu cầu hiện nay ở cấp xã.
II. KIẾN NGHỊ :
Qua thời gian thực tập cũng như thực hiện cơng tác văn phịng của đơn
vị xã Thuận Hòa đã đạt được một sốt kết quả như đã nêu, song vẫn còn những
hạn chế chưa được khắc phục. Nhân đây tôi xin kiến nghị một số vấn đề để
góp phần cải thiện những hạn chế, thiếu sót và nâng cao hiệu quả hoạt động
của công tác văn thư lưu trữ ở xã Thuận Hòa:
GVHD:

22

HVTH

: Trần Long Hoà


Báo cáo thực tập về công tác Văn thư – lưu trữ

- Lãnh đạo cấp trên phải thường xuyên tổ chức những cuộc kiểm tra,
chấn chỉnh những sai sót yếu kém, phát huy những mặt ưu điểm, coi trọng
khuyến khích những sáng kiến của cơ sở trong công tác văn thư – lưu trữ, có
thể coi đây là khâu đột phá trong cải cách hành chính để có những biện pháp
thúc đẩy nhân rộng.
- Cần bổ sung cán bộ nhằm tránh tình trạng cán bộ kiêm nhiệm nhiều
cơng việc.
- Đặc biệt quan tâm chăm lo đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ cán bộ trẻ có
hướng triển vọng, có năng lực, trình độ, có trí cầu tiến, phải coi đây là lực
lượng kế thừa. Đối với lãnh đạo phải hết sức quan tâm dẫn dắt, rèn luyện kỹ
năng, những kinh nghiệm mà mình đã gặt hái được trong thời gian cơng tác,
sẳn sàng truyền đạt lại cho đội ngũ trẻ để vận dụng vào thực tiễn công tácvăn
thư - lưu trữ, góp phần hồn thành nhiệm vụ chung của Đảng và nhà nước.
- Thực hiện tốt công tác khen thưởng, động viên, khuyến khích cho
những cán bộ thực hiện cơng tác văn thư-lưu trữ hoàn thành xuất sắc nhiệm
vụ được giao, nghiêm minh kỹ luật đối với những cán bộ cố tình sai sót, vơ
trách nhiệm dẫn đến sai phạm trong cơng tác.
- Hồn thiện hệ thống thể chế hành chính, cơ chế chính sách phù hợp
với thời kỳ cơng nghiệp hóa hiện đại hóa đất nước. Xây dựng quy trình soạn
thảo văn bản vi phạm pháp luật một cách ngắn gọn, đầy đủ nội dung, dễ hiểu,
vừa tầm hiểu biết theo trình độ nhận thức của người dân, để tiện cho việc thực
hiện mang lại hiệu quả cao.
- Cải cách mức phụ cấp phù hợp với nhu cầu cuộc sống của cán bộ

công tác văn thư – lưu trữ để họ yên tâm cống hiến năng lực của mình cho sự
nghiệp xây dựng và bảo vệ Tổ quốc, có chế độ bồi dưỡng phù hợp đối với
những tài năng có những phát minh mới trong công tác văn thư – lưu trữ
- Bố trí đầy đủ trang thiết bị phục vụ trong hoạt động của công tác văn
thư – lưu trữ của cơ quan nhằm đảm bảo tính kịp thời thông suốt, chú trọng
công tác thông tin điện tử đưa vào trong hoạt động.
GVHD:

23

HVTH

: Trần Long Hoà


Báo cáo thực tập về công tác Văn thư – lưu trữ

Trên đây là phần ý kiến đề xuất của tôi về công tác văn thư lưu trữ
trong thời gian thực tập cũng như công tác tại Ủy ban nhân dân xã Thuận
Hịa. Qua tìm hiểu đúc kết, đánh giá vẫn khơng tránh khỏi những thiếu sót rất
mong được sự nhiệt tình đóng góp ý kiến của tập thể cán bộ cơng chức tại Ủy
ban nhân dân xã, của q thầy, cô đặc biệt là của giảng viên hướng dẫn lập
báo cáo thực tập này .

GVHD:

24

HVTH

: Trần Long Hoà


Báo cáo thực tập về công tác Văn thư – lưu trữ

KẾT LUẬN
Công tác văn thư – lưu trữ ở Ủy ban nhân dân xã Thuận Hòa đã góp
phần vào việc cải cách hành chính của địa phương, và nhất là cán bộ lãnh đạo
cần có sự quan tâm chỉ đạo thiết thực hơn nữa trong công tác này.
Tuy nhiên bên cạnh những kết quả đạt được, cho đến nay vẫn còn nhiều
vấn đề trong lĩnh vực này còn chưa được giải quyết thoả đáng. Nó địi hỏi cần
có sự cải tiến, chấn chỉnh để phù hợp với tình hình hiện nay. Hoàn thiện công
tác văn thư – lưu trữ đã trở thành một nhiệm vụ quan trọng không chỉ ở Ủy
ban nhân xã Thuận Hòa mà còn ở các cấp, các ngành khác nhau. Qua đánh
giá hoạt động công tác văn thư – lưu trữ cần có sự quan tâm đặc biệt đối với
nhiệm vụ quan trọng này. Đó chính là việc xây dựng hồn chỉnh và thống
nhất hệ thống các văn bản chỉ đạo hướng dẫn về công tác này cũng như đổi
mới nghiên cứu lý luận và nghiệp vụ công tác văn thư - lưu trữ theo yêu cầu
phục vụ cho nhiệm vụ cải cách văn thư - lưu trữ ở mỗi cơ quan, đơn vị phù
hợp với sự phát triển kinh tế xã hôị của đất nước đang trong thời kỳ đổi mới.
Qua chuyến đi thực tập vừa qua tại Ủy ban nhân dân xã Thuận Hòa,
em đã được tiếp xúc với cơ cấu bộ máy cũng như tình hình hoạt động của Ủy
ban nhân dân xã Thuận Hòa. Qua đó em đã có được những kiến thức thực tế,
từ đó giúp em rút ra được những bài học kinh nghiệm quý báu về công tác
nghiệp vụ văn thư - lưu trữ giúp ích cho cơng việc sau này của mình.

GVHD:

25

HVTH

: Trần Long Hoà